CAPITULO V PLAN DE IMPLEMENTACION DE PROPUESTA

5.- GUIA PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL PARA LA INDUSTRIA GRAFICA DEL SECTOR PEQUEA Y MEDIANA EMPRESA El manual presentado ser la principal herramienta para la implementacin del SGA. Esto se realizara mediante una estrategia de implementacin, en la que el interesado de implantar el sistema (Propietario de Imprenta) tomara en cuenta todas las recomendaciones necesarias para llevar a cabo la puesta en marcha y desarrollarlo de la mejor manera posible. Previamente al interesado se le ha dado a conocer los beneficios del SGA y la inversin requerida, ser este mismo quien decidir si asume el compromiso para la implantacin del sistema, si es as se le proporcionaran los manuales que son la base del sistema, los cuales son el Manual del SGA y el Manual de Procedimientos y Operaciones. Posteriormente se le capacitara para la interpretacin adecuada de su contenido y la implantacin. Una vez capacitado el personal, para la ejecucin del sistema, se revisaran los manuales adquiridos y ser el interesado quien podr adaptarlo a las necesidades de operacin del la imprenta.

Para facilitar la implementacin del SGA se ha elaborado un documento gua, en el cual se establecen los pasos a seguir para la ejecucin del SGA que ha sido propuesto. y es as, que se hace necesario el seguimiento de cuatro fases consecutivas las cuales se presentan a continuacin:

I.- Sensibilizacin y compromiso de la alta gerencia. II.- Establecimiento del comit de gestin ambiental. III.- Sensibilizacin y capacitacin a los empleados de la imprenta VI.- Implementacin de la planeacin del Sistema de Gestin.

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En el diagrama de flujo se muestran las cuatro fases del proceso de implementacin.

INICIO

Sensibilizacion del propietario o juntadirectiva hacia l la necesidad del SGA FASE I No Si Se pacta compromiso hacia el S GA Termina y no acepta compromiso

Se elabora y establece politica ambiental

FASE II

Asignar responsables de comite ambiental sensibilizacion y capacitacion a integrantes de comite ambiental

FASE III

sensibilizacion empleados de imprenta

Revision de objetivos y metas del plan ambienal

Analisis del estado inicial de la empresa en relacion al S GA

Puesta en marcha y ejecucion del plan ambiental

FASE IV

Revision de la implementacion y acciones correctivas

Auditorias Internas

* Proceso de Certificacion

FIN

Figura 5.1. Fases del proceso de implementacin. * (Ver Proceso para certificacin bajo la norma ISO 14000 . Pg. 333) 319

5.1.- Sensibilizacin y compromiso de la alta gerencia.

Objetivo: Lograr el compromiso de la junta directiva o propietarios para la implantacin del sistema de gestin ambiental

Procesos que comprende la primera etapa

Elementos

Duracin 2 semanas.

Convocar a junta directiva y propietarios

Desarrollo de reuniones de sensibilizacin Situacin del marco legal y responsabilidad ambiental de las imprentas de El salvador. Desempeo ambiental de la organizacin en relacin al marco legal. Presentacin del SGA como una alternativa de solucin para la mejora del desempeo y conciencia ambiental. Costos y beneficios del sistema de gestin ambiental. 1 hora. 1 hora. 1 da.

Obtencin del compromiso del propietario. Establecimiento de la poltica ambiental.

1 semana. 1 semana.

Tabla 5.1. Procesos de la primera etapa de implementacin. 5.1.1 Convocar a propietario o junta directiva de imprentas. El interesado en la implementacin del SGA debe convocar a los propietarios o dueos a reuniones, con la finalidad de presentar los principales elementos del SGA, ya que el interesado es la nica autoridad que decidir sobre la implementacin del mismo.

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5.1.2 Desarrollo de reuniones de sensibilizacin. Se buscara promover el inters a los Propietarios hacia el SGA , a travs de reuniones para presentar aspectos iniciales bsicos que permitan lograr la sensibilizacin y el compromiso ambiental: Situacin del marco legal y responsabilidad ambiental de las imprentas de El Salvador. Se expondr la situacin actual del marco legal vigente, as como las expectativas a futuro del mismo y las consecuencias que implicara el incumplimiento por parte de las imprentas de dichas normativas, as como la responsabilidad ambiental que posee el sector. Desempeo ambiental de la organizacin en relacin al marco legal. Presentacin del SGA como una alternativa de solucin para mejorar el desempeo ambiental del sector. Se expondrn las generalidades del SGA propuestos para el sector y la forma como est propuesta facilita mejoras en el desempeo ambienta. Costos y beneficios del SGA.

5.1.3 Compromiso de la alta direccin o gerencia Previamente el gerente o propietario muestre su inters por el SGA, ser quien decidir si continuar con el proceso de implementacin del sistema o no. Si continuase adelante se tendr que emitir un compromiso oficial, el cual se plasmara en el establecimiento de la poltica ambiental de la empresa, la cual conducir a la organizacin dentro de un marco que regule su interaccin con el medio ambiente de manera responsable.

5.1.4 Establecimiento de la poltica ambiental El gerente o propietario, debe manifestar por escrito y de manera pblica el compromiso ambiental adquirido, el cual esta basado en la poltica ambiental propuesta, y a travs del cual se establecer el marco de accin del Sistema de Gestin. (ver seccin 4.2 del manual)

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5.2.- Establecimiento del comit de gestin ambiental Objetivo: Establecer una estructura organizativa que permita una adecuada y exitosa implementacin del SGA.

En el sistema propuesto se ha establecido que la estructura necesaria para la implementacin del SGA requiere la creacin de un comit encargado de la coordinacin, planificacin, verificacin y seguimiento de todas las actividades que necesita el SGA para poder llevarse a cabo.

A continuacin se presenta la estructura organizativa propuesta para el comit tanto de la pequea como de la mediana empresa:

MEDIANA EMPRESA

PEQUEA EMPRESA

GERENTE O PROPIETARIO(S)

JEFE DE PRODUCCION

JEFE DE PLANIFICACION O INGENIERIA DEL PRODUCTO (ENCARGADO DE SGA)

GERENTE O PROPIETARIO(S) (ENCARGADO DE SGA)

Figura 5.2. Eestructura organizativa propuesta

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Tabla 5.2. Funciones de comit ambiental

PERSONAL RESPONSABLE FUNCIONES DE COMIT AMBIENTAL MEDIANA EMPRESA Seleccionar los medios necesarios para capacitar a l y al resto de sus empleados en materia ambiental Seleccionar temas para capacitacin Establecer contacto con entidades con las que se gestionen las capacitaciones. Entablar comunicacin con empresas recolectoras de desechos (ver listado de empresas anexo # 8 Revisin e interpretacin de manuales propuestos Comunicar responsabilidades ambientales al personal Gerente o propietario(s) (Encargado de SGA) (Encargado de SGA) (Encargado de SGA) (Encargado de SGA) (Encargado de SGA) Gerente Propietario(s). (Encargado de SGA) Gerente o propietario(S) (Encargado de SGA) Gerente o propietario(S) (Encargado de SGA). . Gerente o propietario(S) (Encargado de SGA). . Gerente o propietario(S) (Encargado de SGA). . Gerente o propietario(S) (Encargado de SGA PEQUEA EMPRESA

Para tener una mayor claridad de las responsabilidades (ver seccin 4.4.4.2 del manual) 5.3.- Sensibilizacin y capacitacin al propietario y/o empleados de la imprenta El objetivo principal de este es: capacitar y concientizar al personal de la organizacin sobre su responsabilidad ambiental, con el fin de obtener el compromiso pleno de todos ellos con el Sistema de Gestin Ambiental para su fiel cumplimiento.(ver seccin 4.4.2 del manual)

5.3.1.- Responsable El gerente o propietario, persona jefe de planificacin o Asignado del Sistema de Gestin Ambiental, buscarn los medios necesarios para capacitarse y capacitar al resto de sus empleados.

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Tabla 5.3. Actividades que comprenden la tercera fase..

Actividades a realizar Dirigido a Responsable Duracin del proceso Conceptos Generales de la Norma ISO 14001 Relacin e Interpretacin de los Requisitos de la Norma ISO 14001 Directrices y Administracin para el Diseo del SGA. Medios a utilizar y procedimientos para Asumir el Compromiso Gerencial; Definir la Visin, Misin, Polticas y Objetivos ambientales. Mtodos y procesos de Gestin para el Funcionamiento del SGA. Junta Directiva, Gerente General o Propietario Consultor Externo 3 semanas

Sensibilizacin al personal involucrado en el SGA Responsabilidad ambiental de la Imprenta y poltica ambiental establecida

Empleados departamento planificacin o Ingeniera del producto, produccin y operaciones Encargado del SGA 4 semanas

Formacin Medio Ambiental al personal. Comunicacin de los requisitos legales y desempeo de la Imprenta en relacin al medio ambiente. Capacitacin sobre aspectos e impactos ambientales. Capacitacin sobre auditorias ambientales internas. Junta Directiva, Gerente General o Propietario Consultor Externo 2 semanas

Revisin de los objetivos, metas, alcances y procesos del programa ambiental. Presentacin de los objetivos, metas, alcances y procesos del programa ambiental.

Junta Directiva, Gerente General o Propietario

Encargado del SGA 2 semanas

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5.3.2.- Capacitacin y entrenamiento Son necesarios los servicios de una Capacitacin y entrenamiento para comprender el funcionamiento de un sistema de gestin ambiental, basada en la norma internacional ISO 14001 aplicado a la Industria Grfica. Se recomienda consultar la siguiente temtica:

Conceptos Generales de las Normas ISO 14001 Relacin e Interpretacin de los Requisitos de la Norma ISO 14001 Directrices y Administracin del Diseo del SGA. Concientizacin para Asumir el Compromiso Gerencial, Establecimiento de la Visin, Misin, Polticas y Objetivos ambientales. Mtodos y procesos de Gestin para el Funcionamiento del SGA.

Nota: (ver seccin 4.4.2 del manual)

5.3.3.- Sensibilizacin y Responsabilidad a todos los involucrados en el SGA. Para obtener una participacin responsable de los involucrados en el SGA ser necesario utilizar las siguientes herramientas: Sensibilizar e Identificar a los Responsables e involucrados en la conservacin del medio ambiente y sus resultados en la Industria Grfica, lo anterior con el fin de motivar al personal en la preservacin Medio Ambiental organizacional.(ver seccin 4.4.2 del manual)

5.3.4.- Capacitacin a todos los involucrados con el SGA. El Objetivo principal es brindar conocimiento acerca de polticas y prcticas medio ambientales para optimizar la ejecucin del Sistema de Gestin Ambiental para lo cual se ha considerado comunicar la siguiente temtica: Comunicacin de los requisitos legales y desempeo ambiental de la Imprenta en relacin al medio ambiente. Comunicacin sobre aspectos e impactos ambientales generados por la Imprenta. Capacitacin sobre auditorias ambientales internas.

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(ver seccin 4.4.2 del manual) 5.3.5. Revisin de los objetivos, metas y programa ambiental. Ser responsabilidad del Gerente General, Propietario, o ambos y el Encargado de la

implantacin del SGA, de la revisin y difusin de los objetivos, metas y programa ambiental, mediante la siguiente actividad: Presentacin de los objetivos, metas alcances y procesos del programa ambiental: Dicha presentacin ser realizada por medio de exposiciones y documentos escritos necesarios.

5.4.- Ejecucin del SGA. Objetivo: Garantizar que los procedimientos y practicas del Sistema de Gestin Ambiental a implementar alcancen los objetivos y metas descritos previamente utilizando para ello las herramientas necesarias establecidas; cuya finalidad ser registrar la conformidad con los requisitos establecidos por la Norma ISO-14001.La figura 5.3. Presenta los elementos que comprende la etapa IV.

Revisin y adecuacin de manuales de procedimientos e ndices de documentos

Tiempo de ejecucin 4 semanas Tiempo de ejecucin 2 Aos

Ejecucin del programa ambiental

Seguimiento actualizado de las herramientas y procesos administrativos del SGA. Figura 5.3. Elementos que comprende la etapa IV

Tiempo de ejecucin de carcter indefinido.

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5.4.1 Revisin y adecuacin de manuales de procedimiento e ndices de documento. El Gerente General, Propietario y el Encargado del SGA priorizarn los aspectos de impacto ambiental generados por la Imprenta, esto ser documentado para luego evaluar y adecuar los procedimientos propuestos con la finalidad de tomar las acciones correctivas necesarias que minimicen las no conformidades y eliminen los impactos ambientales existentes.

5.4.2 Responsable La ejecucin involucra a todo el personal de la organizacin con responsabilidades ambientales asignadas por el SGA.

5.4.3 Revisin y adecuacin de manuales de procedimiento Con el fin de documentar todas las actividades y procedimientos, que puedan ocasionar un impacto ambiental negativo, el gerente o propietario, jefe de produccin o ambos debern evaluar y adaptar los procedimientos, con el objeto de minimizar o eliminar el impacto ambiental negativo.

5.4.4 Ejecucin del programa ambiental Para lograr el cumplimiento de la poltica, objetivos y metas ambientales, es necesaria la ejecucin del programa ambiental en el cual este involucrado todo el personal de la empresa, la estructura y responsabilidad ambiental para la ejecucin del programa deben ser definidas y comunicadas al personal que le corresponda (ver seccin 4.3.4 seccin del manual)

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5.4.5 Seguimiento de los mtodos y procesos administrativos del SGA. Con el fin de ejecutar de manera exitosa el programa ambiental, dar seguimiento, as como de documentar las actividades referentes al SGA, se tiene que establecer, comunicar y capacitar al personal en relacin a : Comunicacin externa e interna, documentacin e informes, control de los documentos, registros y controles de operaciones. Estos han sido desarrollados en la seccin 4.4.5 y 4.4.6 del manual.

5.5.- PROCESO DE MEJORA CONTINUA El objetivo de la mejora continua es retroalimentar el SGA, de tal forma que permita que el sistema mejore continuamente, permitiendo esto que tambin mejore el desempeo ambiental, por esto mismo se tienen que realizar de manera ordenada y planificada los siguientes apartados:

o Acciones correctivas y preventivas (ver seccin 4.5 del Manual del SGA). o Auditorias ambientales (ver seccin 4.5.4 del Manual del SGA). o Revisin gerencial (ver seccin 4.6 del Manual del SGA).

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5.5.1 CRONOGRAMA DE DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACION SISTEMA GESTION AMBIENTAL PROPUESTO PARA LA INDUSTRIA GRAFICA

Actividad Fases
Sensibilizacin y compromiso de la alta gerencia
Convocar a Propietarios o junta directiva

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto
I

Septiembre
II III IV

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

I
Desarrollo de reuniones de Sensibilizacin

Obtencin del compromiso de propietario o junta directiva

Establecimiento de la poltica ambiental Creacin y asignacin de responsables de comit ambiental

Asesoria y capacitacin a personal de comit ambiental

II

III

Capacitacin al personal(Empleados)

Revisin de los objetivos, metas y programa ambiental

Anlisis de estado actual de la empresa en referencia al SGA

Puesta en marcha y ejecucin de plan ambiental

IV

Revisin de la implementacin y acciones correctivas

Auditorias internas

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5.6.- COSTO PARA EL PROCESO DE IMPLEMENTACIN

Se muestra en la tabla 5.5 los costos para la implementacin del sistema de gestin ambiental, esto incluye capacitacin, papelera y otros rubros importantes dentro del proceso. Tambin es importante resaltar que se incluyen costos de certificacin para aquellas empresas que tengan inters en la certificacin. La institucin encargada de impartir los cursos o capacitar, financia un porcentaje del costo total y colabora con la consecucin de lo necesario para poder realizar los procesos mencionados anteriormente, tal es el caso de INSAFORP (Instituto Salvadoreo de Formacin Profesional), a continuacin se presentan las polticas con las que trabaja esta institucin para el apoyo a las empresas, as como el proceso para solicitar dicho apoyo.

5.6.1 POLITICAS DE APOYO GENERALES

Se co-financian las solicitudes de cursos cerrados (capacitacin a la medida), orientados a la productividad individual, organizacional, con indicadores medibles, con lineamientos de la Alta Direccin de las empresas desde 8 hasta 120 horas en temas de carcter administrativos y, desde 8 hasta 180 horas en cursos eminentemente tcnicos, que impliquen la realizacin de talleres y prcticas y, el uso de maquinaria, equipos y herramientas.

Se financian los costos de instruccin y material didctico hasta con el 85 % del costo total de la accin formativa. Los gastos de representacin, alojamiento, transporte y alimentacin corrern por cuenta del solicitante.

Se requiere de un mnimo de 15 participantes y mximo de 30 participantes para desarrollar una accin formativa, salvo casos especiales los cuales sern analizados por INSAFORP.

Se apoya la ejecucin de cursos cerrados nicamente dentro del territorio nacional.

330

Tabla 5.4. Informacin referente a apoyo de INSAFORP 5.6.2 PROCESOS PARA HACER LLEGAR UNA SOLICITUD DE CURSO CERRADO Y COSTOS PARA LA IMPLEMENTACION DEL SGA.

A. PRESENTACION PREVIA POR MEDIO DE CORREO ELECTRONICO 1. Empresa accede a Formulario Solicitud de Apoyo para Accin Formativa Curso cerrado. 2. Empresa completa formulario, el cual deber contener la informacin solicitada, a fin de que la solicitud este debidamente sustentada. 3. Empresa enva la Solicitud de Capacitacin y sus anexos a la ventanilla de la Gerencia de Asesora a Empresas, junto con la carta compromiso y la fotocopia de pago de la cotizacin a INSAFORP del mes recin pasado, para el trmite interno.

331

COSTOS PARA EL PROCESO DE IMPLEMENTACIN Tabla 5.5 Estos son los costos en los que la empresa incurrira para implementar el SGA.
Tiempo Procesos Orientado de duracin
Conceptos Generales de las Normas ISO 14001 (Costos de Reproduccin de la informacin) Relacin e Interpretacin de los Requisitos de la Norma ISO 14001(Costos de Reproduccin de la informacin) Directrices y Administracin del Diseo del SGA. Concientizacin para Asumir el Compromiso Gerencial, Establecimiento de la Visin, Misin, Polticas y Objetivos ambientales. Mtodos y procesos de Gestin para el Funcionamiento del SGA.
Propietarios, Junta directiva y Comit ambiental 6 hrs. $540.00

Costo

Clculo de costos para esta seccin Ref. A, Pgina 331

Sensibilizacin al personal involucrado en el SGA Responsabilidad ambiental de la Imprenta y poltica ambiental establecida
Empleados 8 hrs. $3600.00

Clculo de costos para esta seccin Ref. B, Pgina 331

Formacin Medio Ambiental al personal. Comunicacin de los requisitos legales y desempeo de la Imprenta en relacin al medio ambiente. Capacitacin sobre aspectos e impactos ambientales. Capacitacin sobre auditorias ambientales internas
Propietarios , junta directiva y empleados 2 hrs. $900.00

Clculo de costos para esta seccin Ref. C, Pgina 331

Costo total

16 hrs.

$5040.00

DETALLE DECOSTO DE IMPLEMENTACION DEL SGA. PROCAMPOLY ofrece el servicio de asesoria capacitacin y consultoria, el servicio, la charla de sensibilizacin de la Norma ISO 14000, Puede ser en jornadas de 4 horas.El costo es de $ 90.00 la hora por grupo. INSAFORP, apoya el 85 % del valor total de las capacitaciones teniendo un mximo 30 personas en cada reunin.

332

Al solicitarle a PROCAMPOLY la sensibilizacin por medio de INSAFORP, la entidad no cobra la diferencia de 15% restante a lo que aporta INSAFORP teniendo un valor cero de costo para la Empresa solicitante. PROCAMPOLY se encarga de completar el formulario de solicitud a INSAFORP, teniendo en la aprobacin por parte de esta entidad en aproximadamente 4 semanas. Calculo de Costos: Se tomo de referencia 5 grupos de 30 personas cada uno, asumiendo una Mediana Empresa de 150 empleados, a continuacin se detalla el clculo respectivo a cada Capacitacin:

Referencia A

$90 x 6 hrs = $ 540.00

Referencia B

$ 90 x 5 grupos x 9 hrs c/u = $ 3,600.00

Referencia C

$ 90 x 5 grupos x 2 hrs c/u = $ 900

Referencia de Contactos en PROCAMPOLY Licenciada Yanira Olivo de Rodrguez Email: yrodriguez@rocampoly.com.sv Tels: 2221-4870,2221-0189 Cel ; 7885-7665

Tabla 5.6
COSTO DE PAPELERIA Elementos que lo integran
Manual del SGA (Reproduccin del Manual del Sistema) Norma ISO 14001 (Compra de la Norma en CONACYT) Costo total de papelera

N de pginas
200 -

$ 0.03 / pgina
$6.00 -

Cantidad de copias
5 -

Total
$30.00 $60.00 $90.00

333

A partir de los costos establecidos para el proceso de capacitacin, as como los de papelera se obtienen el total del proceso de implementacin, los cuales se detallan a continuacin:
COSTO TOTAL PARA LA IMPLEMENTACION DEL SGA Elementos Capacitacin y Sensibilizacin Costo total de papelera Costo Total Valor en Dlares $ 5,040.00 $ 90.00 $ 5,130.00

Tabla 5.7. Costo total para la Implementacin del SGA. Nota: es importante aclarar que estos son costos solo para implementar el SGA El solo implementar el sistema de gestin ambiental es el primer paso, pues la empresa puede optar posteriormente por lograr la certificacin ambiental bajo la norma ISO 14001, esto tambin agrega costos adicionales. Es importante aclarar que en El Salvador existen alrededor de tres entes certificadores acreditados segn informacin proporcionada por el CONACYT, para

efectos del manual se muestra el siguiente cuadro con los costos aproximados de dos de ellos y lo que cobran para la certificacin:

CUADRO DE COSTOS DE ENTES CERTIFICADORES Ente Certificador Sector de empresa

Pequea AENOR Mediana Pequea SGS Mediana 12 a 18 meses $ 17,000 12 a 18 meses 12 a 14 meses $ 17,000 $ 10,000

Tiempo aproximado para Certificacin

12 a 14 meses

Costos (Valor aproximado)

$ 12,000

Tabla 5.8. Cuadro de costos de Entes certificadores Lo anterior para la obtencin del certificado bajo norma ISO 14001, incluye: a. Pre-auditoria. b. Auditoria de Certificacin. c. Visitas anuales (Viajes, Alojamiento). d. Certificado.

334

Nota: Los costos anteriores varan de acuerdo a las caractersticas de la empresa que desea certificarse, y para ello dicha empresa tiene primero que llenar un cuestionario el cual debe entregarse al organismo certificador, para que estos elaboren una cotizacin. Es por eso que los costos anteriores son solamente un estimado.

Pre-auditoria. Las Pre-auditoria, es el proceso de revisin de las diversas actividades que la organizacin realiza para medir el nivel de implantacin del Sistema de Gestin Ambiental, y as determinar si se esta cumpliendo con los requerimientos de la norma ISO 14001. Es importante sealar, que cuando se ha seleccionado el ente certificador se deber contactarse con ellos para solicitar el desarrollo de la pre-auditoria.

Pre-auditoria es un ejercicio previo a la auditoria oficial de certificacin y consiste en la revisin contra la norma ISO 14001, la duracin de la pre-auditoria varia con el tamao y complejidad de la empresa. La pre-auditoria podra sealar deficiencias, dentro de los puntos la norma ISO 14001, en la pre-auditoria se pueden dar dos resultados y estos son: 1. La no conformidad del Sistema de Gestin Ambiental de acuerdo a la norma ISO 14001 Cuando el ente u organismo certificador realice la pre-auditoria y encuentre no conformidades en el Sistema de Gestin Ambiental, las documentar, y las dar a conocer a la alta Direccin de la empresa para que se realicen las correcciones en el Sistema, fijando un plazo aproximado de tres meses para solucionar las no conformidades, y una vez realizada las correcciones, la alta Direccin las enviar al organismo u ente certificador, luego este fijar una fecha de aproximadamente quince das, para visitar nuevamente a la empresa y verificar si se han hecho las correcciones en el Sistema. Si se determina que el Sistema esta conforme con los Requisitos de la norma ISO 14001, se pasa al proceso de auditoria de certificacin.

2. Conformidad del Sistema de Gestin Ambiental. De acuerdo a los puntos de la norma ISO 14001. Si el Sistema de Gestin Ambiental esta conforme con los requisitos de la norma, entonces se pasa al proceso de certificacin. auditoria de

335

5.6.3 AUDITORIA DE CERTIFICACIN. La auditoria de certificacin se debe realizar hasta que se tenga la plena seguridad de que la organizacin ha implementado el Sistema de Gestin Ambiental, y que este cumple con los requisitos de la norma ISO 14001, tomando como base las normas ISO 14010, 14011, 14012, correspondientes a auditorias ambientales, si los requisitos se cumplen correctamente, entonces en ese momento el ente u organismo certificador otorga la certificacin.

5.6.4 OBTENCIN DEL CERTIFICADO DE LA NORMA ISO 14001. Cuando las empresas u organizaciones han cumplido con los requisitos exigidos por la norma ISO 14001, el organismo o ente certificador extiende la certificacin la cual confirma que la empresa tiene la certificacin ambiental bajo la norma ISO 14001.

Beneficios de la implantacin del SGA propuesto Se espera que con la propuesta se facilite: La elaboracin de procedimientos La elaboracin del programa de gestin Elaboracin de manuales Formulacin de poltica, objetivos y metas ambientales La elaboracin de formularios La identificacin de las leyes aplicables La identificacin de los aspectos ambientales del sector

Adems se espera obtener un mejor aprovechamiento de los recursos, tales como: Pintura, agua, energa, gasolina, etc. De igual forma se pueden obtener ingresos adicionales, a travs de la venta de residuos tales como: Aceite, bateras, metales, etc.

336

5.7 PROCESO DE CERTIFICACION BAJO LA NORMA ISO

14001

FLUJOGRAMA DE PASOS PARA PROCESO DE CERTIFICACION

INICIO

Contactar a los rganos Certificadores para Cotizar Precios.

Elegir al rgano Certificador

Envi de la Documentacin al rgano Certificador.

Pre-Auditorias.

Auditoria de Certificacin

Obtencin del Certificado Bajo Norma ISO 14001

FIN

Figura 5.4. Proceso de certificacin bajo la norma ISO

14001

337

5.7.1 PASOS PARA EL PROCESO DE CERTIFICACIN 1- Contactar a los rganos Certificadores para Cotizar Precios. 2- Elegir al rgano Certificador. 3- Envi de la Documentacin al rgano Certificador. 4- Pre-Auditorias. 5- Auditoria de Certificacin. 6- Obtencin del Certificado Bajo Norma ISO 14001 Para un mayor detalle, ver anexo # 9

5.7.1.1 CONTACTO CON ORGANOS CERTIFICADORES En el mundo existe diversidad de entes certificadores de la norma ISO 14001, y segn datos del CONACYT, en El Salvador se tiene a tres entes certificadores, los cuales son: AENOR, SGC e INCOTEC, cualquiera de estos puede ser seleccionado como rgano certificador de acuerdo a las necesidades de la empresa. Durante la bsqueda de una compaa de la certificacin a ISO 14001, los procesos de auditora externa e interna tiene que repetirse mientras se clasifica el proceso. Una vez que el SGA se ha implementado y es operativo durante un periodo de tiempo adecuado generalmente de 3 a 6 meses es hora de comenzar el proceso de certificacin. El proceso de certificacin a ISO 14001 ha sido establecido. La certificacin incluye los siguientes pasos bsicos:

Llenar una solicitud Manual o revisin de poltica Pre-asesora (opcional) Evaluacin / Auditora de certificacin Certificacin Seguimiento

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5.7.1.2 ELEGIR AL RGANO CERTIFICADOR Una vez se haya implantado el Sistema de Gestin Ambiental bajo la norma ISO 14001 se debe elegir el ente certificador. Por lo cual, el organismo certificador debe estar acreditado ante un organismo reconocido a nivel internacional. La alta direccin o el propietario de la empresa, para elegir a los rganos certificadores deben de auxiliarse de los diferentes medios informativos que existen: Internet Revistas Industriales Consultando a las instituciones que apoyan a la certificacin Consultando empresas ya certificadas Pedir cotizaciones y evaluar Tomar decisiones y enviar la documentacin requerida al organismo.

5.7.1.3 ENVI DE DOCUMENTACIN AL ENTE CERTIFICADOR Cuando se ha elegido el ente certificador y tomando un acuerdo con este, se le enva la documentacin, para demostrar que ya se cuenta con un Sistema de Gestin Ambiental, para que ellos hagan las revisiones correspondientes a la documentacin y puedan remitir las observaciones referentes al sistema si las encontraran. Todas las entidades de certificacin (oficinas de certificacin) requieren que se complete una solicitud por la organizacin que busca la certificacin a la norma una vez que la solicitud se ha completado, la oficina de certificacin llevar a cabo una revisin minuciosa de la documentacin de la instalacin. Es en este momento cuando algunas oficinas de certificacin puede que sugieran una pre-auditora del SGA para determinar el estado actual del sistema. La pre-asesora es opcional.

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La documentacin que se debe enviar al ente Certificador es:

Procedimientos e instrucciones. Declaraciones de la Poltica Ambiental y Objetivos Ambientales. Manual de Gestin Ambiental Los Procedimientos requeridos por la norma ISO 14000. Los Documentos necesarios para asegurar la planificacin, operacin y control de los procesos.

Los registros requeridos por la norma ISO 14000

5.7.1.4 PRE-AUDITORIAS. Las Pre-auditorias, son una revisin de las actividades que las empresas realizan para medir la implantacin del Sistema de Gestin Ambiental, y determinar si se esta cumpliendo con las exigencias de la norma ISO 14000. . Una vez seleccionado el organismo certificador deber contactrsele para la pre-auditoria. Sin embargo no necesariamente el organismo puede ser elegido para llevarla a cabo, siempre que la persona o institucin elegida tenga la experiencia y capacidad suficiente para hacerlo. El objetivo principal de la Auditoria Ambiental es recoger informacin suficiente, fiable,

relevante y til sobre: Informacin general de la empresa Documentacin de la planta Permisos y autorizaciones Descripcin de los procesos industriales

En base a esta informacin puede realizar: Anlisis de entrada de materiales Identificacin de materias primas Anlisis de salidas de productos y subproductos Identificacin y caracterizacin de residuos y emisiones Anlisis de los sistemas y actividades de tratamiento de residuos Evaluacin de la informacin recogida

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Los elementos considerados en las Auditoras Medioambientales son:

Aire: emisiones y fuentes Agua: abastecimiento, contaminacin Residuos: tipo, cantidad, tratamiento, almacenaje Suelos: uso, derrames, hidrologa, capas freticas Usos de la energa: consumo, utilizacin, ahorros, cogeneracin, aprovechamiento Ruido: medicin, niveles, informacin, proteccin, quejas exteriores Flora y fauna: inventario e impacto sobre la zona

5.7.1.5 AUDITORIA DE CERTIFICACIN. Una auditoria de certificacin debe realizarse hasta que se tenga la seguridad que la empresa ha implementado el Sistema de Gestin Ambiental, y que este cumple con requisitos de la norma ISO 14000, Despus de que la oficina de certificacin determina que el manual o poltica ambiental de una compaa refleja todos los requisitos de la norma ISO 14001, se lleva a cabo una evaluacin completa o auditora de certificacin en la planta. Si la compaa es aprobada, se certificar a la norma si se garantiza una certificacin condicional o provisional, la compaa debe responder a las no conformidades detectadas antes de que se le conceda la certificacin. Si una compaa no es aprobada para la certificacin, eso generalmente quiere decir que su SGA no ha sido totalmente implementado o que no trata debidamente los requisitos de la norma.

5.7.1.6 OBTENCIN DEL CERTIFICADO BAJO NORMA ISO 14000 Cuando las empresas cumplen con los requisitos exigidos por la norma ISO 14000 el ente certificador extiende LA CERTIFICACION BAJO LA NORMA ISO 14000

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5.7.2 SEGUIMIENTO DE LA CERTIFICACION Las empresas deben de dar un seguimiento al Sistema de Gestin Ambiental, para establecer si se estn cumpliendo con los requisitos establecidos y determinar el punto en que se encuentran; haciendo constantemente las mejoras continuas del sistema ambiental. Todas las empresas que obtienen la certificacin deben de hacer un seguimiento al Sistema de Gestin Ambiental, para que puedan mantener el certificado, ya que la certificacin tiene valides por tres aos . Despus de este tiempo se vuelve a realizar una auditoria completa para la renovacin de la certificacin. Algunas oficinas de certificacin ofrecen certificados que son vlidos indefinidamente, supeditados a satisfactorias visitas continuas de seguimiento. y si la empresa presenta no conformidades pierden la certificacin.

Cuando la compaa se certifica, recibe un certificado y es incluida en un registro o directorio publicado por el cuerpo de certificacin. La instalacin tambin ser sometida a un seguimiento peridico por parte de la oficina de certificacin. La oficina de certificacin volver a inspeccionar el SGA para buscar evidencia objetiva de que el sistema est an en conformidad con la norma ISO 14001. La mayora de las oficinas de certificacin llevan a cabo visitas de seguimiento una vez al ao.

Seguimiento Interno Realizacin de auditorias internas, como herramienta para encontrar posibles desviaciones y tambin para mejorar el sistema. Ejecucin de acciones correctivas y preventivas, como consecuencia de las desviaciones encontradas en las auditorias internas. Revisin del sistema por la direccin. Para esto se utilizarn como datos de partida, entre otros, la informacin obtenida de la ejecucin de acciones correctoras y de las auditorias internas. La realizacin de planes de formacin para el personal involucrado en tareas que puedan afectar el medio ambiente.

Seguimiento Externo La actuacin del ente certificador no termina con la concesin del certificado, este certificado necesita un "mantenimiento" por parte de dicho organismo:

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Auditorias de Seguimiento La frecuencia de las auditorias depende del organismo certificador, en cada auditoria de seguimiento el organismo certificador genera el correspondiente informe de auditoria, basndose en este se elabora el plan de acciones correctivas o se realiza una auditoria extraordinaria

Auditorias de Renovacin La frecuencia de estas auditorias es menor que las de seguimiento, pero son de mayor intensidad. Despus de una auditoria extraordinaria o de renovacin, el ente certificador puede considerar que la empresa no cumple los requisitos para mantener el certificado; en este caso dicho ente certificador tiene la potestad y puede proceder a la retirada del mismo.

Resumiendo los pasos para la Certificacin son:

Presentar solicitud Recibir cotizacin Hacer el contrato Pre-evaluacin (opcional) Revisin de documentos Reunin de apertura Auditoria de certificacin Reunin de clausura Accin correctiva Decisin del comit ejecutivo Certificacin Auditorias de seguimiento.

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CONCLUSIONES De acuerdo al estudio realizado en la empresa tipo en relacin a polticas de medio ambiente podemos concluir:

a) El nivel en el que se encuentra la empresa tipo en relacin a polticas medioambientales es elemental y bsico ya que estas polticas no se encuentran definidas en forma especfica y puntual. b) La implementacin de polticas medioambientales debe tener inicio desde la alta gerencia de tal manera que este sea el punto de partida para involucrar a toda la empresa y garantizar el fiel cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por esta. c) Es importante establecer documentacin en forma escrita acerca de la operatividad de la Empresa (manuales de funciones, manuales de puestos y manuales de procedimientos) que ayudan a tener una visualizacin mas clara del desarrollo de la Empresa. d) Los accidentes de trabajo no han sido documentados y no se tiene una poltica establecida de seguridad ocupacional que regule el cumplimiento de normativas de seguridad y que informe acerca de los orgenes de los accidentes dentro de los cuales podran identificarse los relacionados con situaciones medioambientales, que sirvan de apoyo a preparacin y prevencin de emergencias. e) El proceso de manejo de materias primas, producto terminado, almacenamiento y manejo de desechos no tiene criterio de conservacin medioambiental por tal razn se desarrolla de forma prctica sin poseer una gua definida. f) No existe identificacin de residuos para su apropiado manejo. g) El establecimiento de un modelo de gestin ambiental la empresa tipo implica establecer un comit medioambiental asignado por la Alta Gerencia que se encargue de indicar y corroborar cada uno de los pasos establecidos en la gua de implementacin del Sistema de Gestin Ambiental para lograr los objetivos y metas a alcanzar. El Manual recolecta la informacin de cada uno de las Gerencias y Departamentos que toman parte activa en la implementacin de Sistema de Gestin Ambiental determinando las actividades que se realizan en el momento de la evaluacin de la Empresa que adoptar la Norma ISO-14001.

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El Manual presenta una gua de resumen que ordena toda la informacin obtenida por relacin de jerarquas en la Empresa, y al mismo tiempo por relacin de departamentos, estableciendo los impactos ambientales de desechos slidos, lquidos y emisiones atmosfricas, para facilitar las acciones correctivas a implementar en las operaciones y actividades que se desarrollan dentro de la Empresa.

Los Criterios de impacto ambiental tomados en cuenta en el Manual y Gua De Implementacin del Sistema de Gestin Ambiental tienen su respaldo en la informacin obtenida de la investigacin referente a las caractersticas de cada una de las materias primas utilizadas en el proceso propio de la Industria Grfica, a partir de esta informacin se determina la forma de almacenamiento, manejo del material, equipo a utilizar en el momento de manipularlo teniendo como resultado una visin mas clara de las acciones correctivas a implementar para estos procedimientos.

El resumen proporcionado por el manual facilita establecer la situacin actual en la que se encuentra la Empresa en relacin con la Norma ISO 14001, el anlisis posterior del Sistema de Gestin Ambiental depende directamente de la similitud y/o grado de relacin existente de los procesos desarrollados, ya que el objetivo es disear un Sistema de Gestin Ambiental que permita finalizar el proceso con la certificacin de la Empresa bajo la Norma ISO-14001.

Por medio del Manual y Gua de Implementacin se puede establecer un cronograma de actividades a seguir para la implementacin del Sistema de Gestin Ambiental que refleje el tiempo de cada proceso necesario a desarrollar para de esta forma proyectar la fecha de finalizacin de dicho proceso. El Manual y Gua de Implementacin, adapta cada uno de los requerimientos establecidos por la Norma ISO 14001 a las caractersticas de la Industria Grfica tomando en cuenta los procesos utilizados en la Mediana y Pequea Empresa.

Para una exitosa implementacin del SGA propuesto, es necesario el compromiso y apoyo: humano, financiero y estratgico por parte de los propietarios y junta directiva.

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En el sector de la mediana y pequea empresa no existe como prioridad la consideracin de la proteccin del medio ambiente como una variable importante.

El proceso de produccin en la pequea y mediana empresa de la industria grafica es similar, y difiere en que la mediana empresa posee mejor tecnologa para brindar los diferentes servicios y una mayor diversificacin.

La materia prima e insumo que necesitan ser controlados para reducir los niveles de contaminacin causados por su uso son: Pintura, Barniz, Thinner, Aceite lubricantes, Soluciones, gasolina, anticongelantes entre otros.

Los

residuos generados dentro de la imprenta son lquidos, slidos y emisiones. Algunos y en su manejo actual y

contienen caractersticas de peligrosidad, como la inflamabilidad,

disposicin final es inadecuado y este consiste en: almacenamiento, vertido en las aceras y entrega al tren de aseo si ninguna clasificacin. Causando un impacto negativo en el aire, agua y suelo, as como el entorno que les rodea.

El sector de la mediana y la pequea empresa no establece ningn tipo de control, de la generacin y la disposicin de desechos finales.

El equipo de proteccin utilizado tanto en la pequea como la mediana empresa consiste en guantes, respiradores, lentes, gabachas por lo que se observa adems que los trabajadores no hacen uso adecuado de este.

En el sector de la mediana y pequea empresa, la sealizacin es casi inexistente o totalmente nula, y no se le da la importancia necesaria.

Las reas de almacenamiento en ocasiones son muy limitadas, por lo cual se observa producto , materia prima y desperdicios ubicados inadecuadamente por toda la instalacin de la fbrica. La inadecuada ubicacin de productos y materia prima, as como el no cumplimiento de medidas de seguridad ocupacional , puede provocar accidentes, tales como perdidas de miembros,

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cortaduras o fracturas, as como enfermedades ocupacionales, tales como respiratorias, visuales, y cutneas.

En la actualidad en El Salvador solo existen dos empresas registradas bajo normas ambientales ISO 14000, las cuales son AMANCO, y CESSA, por lo cual tambin la medianas y pequeas empresas del sector grfico no cuentan con un modelo de Gestin Ambiental, el cual les de la orientacin necesaria para implementar un sistema adecuado para el manejo de recursos y regulaciones ambientales.

La creacin de un SGA en las imprentas requiere el uso de una normativa internacional estndar de carcter internacional, como la ISO 14000, con el propsito de emitir una auto declaracin o lograr una certificacin del mismo por parte de terceros.

Los lineamientos propuestos por la norma ISO 14001 para la creacin de un SGA, son una herramienta til para la administracin ambiental por lo cual no exige un determinado nivel de desempeo ambiental. Esto permite a imprentas del sector establecer el nivel de desempeo deseado, procurando cumplir con el marco legal aplicable a estos.

Con el objeto de establecer los elementos que componen el SGA, se hace necesaria la elaboracin de un manual del SGA.

El Manual recolecta la informacin de cada uno de las Gerencias y Departamentos que toman parte activa en la implementacin de Sistema de Gestin Ambiental determinando las actividades que se realizan en el momento de la evaluacin de la Empresa que adoptar la Norma ISO-14001.

El sector de la mediana y la pequea empresa no establece ningn tipo de control, de la generacin y la disposicin de desechos finales.

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RECOMENDACIONES

Es importante el correcto uso del manual, as como el cumplimiento de los pasos establecidos dentro de este, para el adecuado funcionamiento del sistema de Gestin Ambiental

La administracin general debe establecer un compromiso de cumplimiento de lo establecido en el SGA, para que el funcionamiento del mismo no tenga inconvenientes grandes.

Para la adquisicin de materia prima, estas deben ser evaluadas a travs de las hojas de caractersticas del material, proporcionadas previamente por el proveedor, para establecer el manejo de los mismos, evitando de esta forma poner en riesgo la salud de los trabajadores y el medio ambiente.

Como paso previo a la implementacin realice una revisin ambiental inicial basada en el procedimiento propuesto para la identificacin de aspectos e impactos ambientales.

Para la implementacin del sistema de gestin ambiental se debe realizar una revisin de cada uno de los elementos del sistema, de tal manera que estos puedan ser adaptados a la organizacin de acuerdo a sus caractersticas y necesidades.

Es importante que el proceso de implementacin, se utilice e interprete adecuadamente la gua de implementacin del SGA.

Es necesario que antes de implementar el sistema de gestin ambiental se elabore un Auto diagnostico, para determinar el punto de partida por el cual se empezara a trabajar.

Luego de implementado el SGA es necesario que se mantenga en constante monitoreo y actualizacin el sistema, para evitar perder la certificacin, si esta se ha logra o caer en la desactualizacin y descuido del mismo.

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Es importante que las empresas no solo busquen nuevas tecnologas de produccin, sino que agreguen a esta bsqueda, que las tecnologas sean limpias, es decir que sean amigables al medio ambiente.

Existen una serie de tcnicas, para el manejo de materias primas, materiales y residuos de las empresas de la industria grafica., y es recomendable que algunas de estas se implementen en las empresas dentro de lo posible, es por esto que se detallan algunas de ellas en anexo 10

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