FLORES, Jos

TEXTOS DE CORRESPONDENCIA 1. Definicin.- Son textos que se utilizan dentro de la administracin pblica o privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la Constitucin Poltica y dems normas. Expresan jerarquas, acuerdos, obligaciones, rdenes, etc. Se caracterizan por su solemnidad, seriedad y dignidad. Solicitud: Es un documento que una persona natural dirige a otra que ostenta un cargo o una funcin pblica o privada, con el objeto de solicitar el goce de un derecho, beneficio o servicio. Clases: Individual. Colectiva (Memorial). Oficial.

2.

Solicitud Formulario. Carta Solicitud.

Partes: 1. Sumilla. 2. Destinatario. 3. Datos personales del solicitante. 4. Texto o cuerpo. 3.

5. 6. 7.

Pie, conclusin, o prrafo final. Lugar y fecha. Firma y pos firma.

Oficio.- Este documento es una comunicacin escrita de carcter netamente oficial, protocolar; utilizado por autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias pblicas o privadas. Tiene la funcin de relacionar a los rganos administrativos de la ms alta jerarqua y, por consiguiente, debe ir firmado por el mximo representante legal de la institucin. El oficio se usa para comunicar: disposiciones, consultas, rdenes informes o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento. Clases: Simple o directo: Va dirigido a una sola persona, se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones y para proporcionar cualquier informacin a un solo destinatario. Mltiple: Va dirigido a varios destinatarios, la estructura es la misma del oficio simple, no obstante es importante recordar que: - El nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares. - En el oficio mltiple se escribe la palabra Distribucin. - El cdigo inicia con OFICIO MULTIPLE Oficio de transcripcin: Es un documento que sirve para transcribir el contenido de otro documento tal como se da en el original. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Partes: 1. 2. 3. Membrete Lugar y fecha Cdigo o Numeracin (orden correlativo, siglas de la oficina o entidad de procedencia y el ao de expedicin). Destinatario (nombre completo, cargo y lugar) 5. 6. 7. 8. 9. 10. Asunto (Sntesis del cuerpo) Cuerpo o Texto Despedida y Antefirma (atentamente) Firma, pos firma con copia o distribucin Inciales o pie de pgina.

4. 4.

Memorando.- (Latn, memorare = recordar, mencionar); es un documento de carcter interno, de uso muy difundido en la administracin pblica, se redacta en papel A5 y sirve de relacin en una institucin entre el jefe y el subalterno o entre dependencias de la misma institucin. Se caracteriza por ser: Directo y breve, funcional y prctico, interno (circula dentro de una entidad) y es de accin inmediata.

Clases: Simple: Va dirigido a un solo destinatario, para informar asuntos de trabajo como la realizacin de actividades o la ejecucin de tareas, y en general, para informar asuntos de trabajo a un solo destinatario. Mltiple: Va dirigido simultneamente a varios destinatarios Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin. Partes: 1. Cdigo o numeracin. 2. Informacin (compuesto por el remitente -Dedestinatario -A- asunto y lugar y fecha) 3. Cuerpo o texto. 5. 4. 5. 6. 7. Despedida y Antefirma (atentamente) Firma, pos firma. con copia o distribucin. Inciales o pie de pgina.

Informe.- Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminacin de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados de inters, va dirigido de un subordinado a uno superior, o de la misma jerarqua cuando el caso lo requiera. Tiene carcter de declaracin jurada; quiere decir que la persona que informa debe informar la verdad, de lo contrario, podr ser sancionada administrativa y judicialmente. Clases: Partes: 1. Cdigo o numeracin 2. Encabezamiento (Lugar y fecha, Destinatario AL-, Remitente (DE) y Asunto) 3. Cuerpo o Texto 4. Terminacin o conclusin 5. Despedida y Antefirma (atentamente) 6. Firma, pos firma 7. Inciales o pie de pgina. Ordinario: Es de uso permanente: Diario, semanal, quincenal o mensual. Extraordinario: Es el que se utiliza ocasionalmente, cuando se presenta algn asunto imprevisto.

6.

Acta: Es un documento que contiene el testimonio de las acciones ms importantes que ha acontecido en la realizacin formal de determinados actos administrativos, como reuniones o sesiones de personas. Libro de actas debe estar foliado y firmado, en la primera pgina, por un Notario Pblico. Clases: Partes: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Acta de Sesin. Acta de Comparendo. Acta de Conciliacin. Acta de Inspeccin.

Acta de Fundacin. de Sociedad. Acta de Trabajo.

Titulo Introduccin o encabezamiento (comprende el lugar, fecha, hora, cantidad y nombre de los asistentes o de los que actan si son numerosos). Cuerpo o texto: En esta se considera: Control de asistencia, despacho (correspondencia enviada y recibida), informes de los miembros, lectura de la agenda, pedidos, (cuando no est en la agenda), Orden del da (se debate agenda y los pedidos), tratamiento de pedidos y votacin. Finalizacin o cierre del acta. Firmas de los que aprueban el acta.

7.

Aviso: Es una nota breve que contiene informacin diversa sobre el desarrollo de las actividades cotidianas de una institucin, para dar a conocer en forma simultnea, a varios destinatarios. Su redaccin es gil, directa y respetuosa, como si fuera una carta breve. Partes: La estructura, puede estar compuesta por: 1. 2. 3. Membrete (si acaso existe). Lugar y fecha. Cuerpo o Texto. 4. 5. Despedida y Antefirma (atentamente). Firma, pos firma.