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4.12 Organigramas y diagramas

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Curso de Microsoft Word 2010. p12 organigrama

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Introduccin
Al igual que en Word podemos insertar imgenes, dibujos y otros tipos de elementos grficos. Un organigrama es un elemento grfico que representa una organizacin, normalmente jerrquica, por ejemplo la organizacin de cargos en una empresa.

Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene porqu ser obligatoriamente una

Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene porqu ser obligatoriamente una organizacin jerrquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre s, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representacin grfica se explica los pasos o componentes con una secuencia lgica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas caractersticas especficas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.

12.2. Crear un organigrama

Crear organigrama Para insertar un diagrama debemos: - Acceder a la pestaa Insertar y seleccionar SmartArt.

- Se abrir este cuadro de dilogo, donde debers seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar el botn Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarqua.

Nos dibuja un organigrama bsico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que deseemos. Al insertar un organigrama nos aparecen las pestaas Diseo y Formato.

Agregar formas

Este botn sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando sobre el tringulo negro de la derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en que nivel estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es nico no puede tener compaero de trabajo.

Un Subordinado es un recuadro que est claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son subordinados de A. Un Compaero se sita al lado del recuadro. Por ejemplo B es compaero de C y viceversa. Un Asistente est un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es asistente de A.

12.3. Modificar el diseo

El botn Diseo

sirve para modificar el diseo del organigrama.

Podemos seleccionar entre diversos diseos que modifican la estructura de colocacin de los recuadros.

Estndar. Es el diseo que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el aspecto que vemos en la imagen.

Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea vertical desde el recuadro principal y el resto se sitan o bien a la izquierda o bien a la derecha.

Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitan a la izquierda.

Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitan a la derecha salvo los ayudantes.

Autodiseo. Tambin podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del recuadro del organigrama. Es tan fcil como hacer clic, arrastrar y soltar.

Unidad 12. Organigramas y diagramas (IV)

12.4. Modificar el aspecto del diagrama

Modificar el aspecto de tus diagramas es muy sencillo, en este apartado veremos todo lo relacionado con cmo hacerlo. Con un poco de imaginacin podrs crear organigramas, diagramas y grficos muy vistosos. En primer lugar seguiremos viendo las opciones que tenemos en la pestaa Diseo. SmartArt ofrece, adems de muchas formas de estructuras, un rango muy amplio de diferentes estilos y colores para cada una de ellas. Para modificar esto utilizaremos las opciones que se encuentran en la seccin Estilos SmartArt:

Podemos escoger una combinacin de colores preestablecida para nuestro grfico, para ello, simplemente despliega el men Cambiar colores y selecciona el que ms te guste.

Vers que a medida que vas pasando el ratn por cada una de las opciones, tu grfico mostrar la previsualizacin de cmo quedara si aceptases esa opcin. Estos colores estan clasificados por diferentes categoras, por lo que lo ms recomendable es que en un mismo documento todos los grficos que introduzcas sigan la misma lnea para conseguir un aspecto ms homogneo. Ms adelante veremos que podemos modificar estos colores de forma personalizada.

La segunda opcin que nos ser ms til todava es la de los estilos de grfico predefinido. Estos no cambian los colores del grfico, sino que modifican la forma en que se visualizan. Existen diferentes formas de visualizacin para cada uno de los grficos, de hecho hay algunos que tienen un nmero sorprendente de posibilidades, y lo mejor de todo: en esta ltima edicin de Word, los grficos 3D tienen una calidad impresionante. Para seleccionar un tipo de visualizacin despliega la lista y del mismo modo que antes selecciona uno. Mientras vayas pasando con el ratn vers la previsualizacin en tu grfico.

En cualquier momento puedes hacer clic en la opcin Restablecer grfico de la pestaa Diseo para devolver el diagrama a su configuracin inicial. La informacin se mantendr, pero se eliminarn los cambios en la estructura y el estilo. En la pestaa Formato tambin encontraremos opciones para configurar la esttica del diagrama.

En los casos en que hayamos seleccionado una visualizacin en 3D podremos seleccionar el modo Editar en 2D para pasar el grfico temporalmente a 2 dimensiones y poder trabajar con ms comodidad. Cuando hayas temirminado vuelve a hacer clic sobre ese botn y el grfico tomar de nuevo la apariencia 3D. Los otros tres botones que se encuentran en la seccin Formas nos ayudarn a diferentes tareas: Mayor. Este botn aumenta el tamao de la forma en el organigrama. Cuantas ms veces lo pulses ms grande se har. Menor. Estre botn disminuye el tamao de la forma en el organigrama. Cuantas ms veces lo pulses ms pequeo se har. Cambiar forma. Este botn despliega un men desde donde podrs cambiar la forma de un elemento cualquiera del diagrama, gbastar con seleccionarlo, desplegar este men y seleccionar la forma que quieres que tome. Podrs escoger entre todas las autoformas disponibles en Word.

12.5. Tamao y organizacin

Tambin en la pestaa Diseo encontramos las opciones referentes a la organizacin y tamao de los diagramas.

Como puedes ver, las opciones del grupo Tamao son muy fciles de comprender. Con ellas puedes establecer el alto y ancho del grfico con un par de clics. Para ajustar mejor tus objetos es muy til, pues a pesar de que podramos definir el tamao del grfico colocando el cursor en uno de los bordes o esquinas hasta que cambiase su forma y luego haciendo clic y arrastrando. El resultado que lograramos as no sera tan exacto pero es mucho ms visual. El resto de opciones tienen que ver con cmo se comportar el grfico con el resto del documento. Como observars, son las mismas opciones que se utilizan para trabajar con los grficos e imgenes, que ya vimos en su correspondiente tema. Posicin te permite seleccionar la ubicacin exacta del grfico dentro de la pgina. Y en Ajuste de texto establecer cmo se comportar el objeto grfico con respecto al resto del texto que lo rodea.

La opcin Ms opciones de diseo abrir el cuadro de dilogo Diseo avanzado. Desde l podrs colocar el grfico en la posicin exacta que desees, escogiendo la posicin vertical y horizontal del objeto respecto a otros objetos (hoja, prrafos, caracteres, etc).

Crear un organigrama
Vamos a crear un organigrama tpico en el mbito empresarial. 1. Abre un nuevo documento en blanco. 2. En la pestaa Insertar selecciona la opcin SmartArt. Aparece el dilogo Elegir un grfico SmartArt. 3. Selecciona la categora Jerarqua y escoge el primer elemento que se corresponde con un Organigrama. Luego, pulsa Aceptar. Se dibuja el organigrama en el documento y aparecen sus pestaas especficas en la cinta. 4. En la pestaa Diseo, grupo Crear grfico, haz clic sobre la herramienta Panel de texto. Se mostrar el panel con el esquema de contenido del diagrama. Trabajaremos con l. 5. En el primer elemento, escribe Direccin. 6. El segundo elemento es de tipo asistente, no un subordinado. En este caso no lo necesitamos, as que hacemos clic en l y pulsamos dos veces RETROCESO para eliminarlo. 7. Los siguientes tres elementos sern, por orden, Departamento RRHH, Departamento financiero y Produccin.

8. Vamos a aadir los subordinados Mercado y Marketing a Direccin. Lo haremos desde el Panel de texto. Para ello, haz clic al final del texto Produccin y pulsa INTRO. Se crear un nuevo elemento donde podrs introducir el texto Mercado. Pulsa INTRO de nuevo y escribe Marketing. Observa cmo ha cambiado el diagrama. Esto mismo se podra haber realizado grficamente, seleccionando el elemento padre y

pulsando el botn 9. En el Panel de texto, sita el punto de insercin tras la palabra Mercado y pulsa INTRO. Se crear un nuevo elemento al mismo nivel. Para indicar que se trata de un subordinado, pulsa la tecla TAB. Ahora, escribe Compra. Pulsa INTRO y se crear otro elemento al mismo nivel que Compra, esta vez escribe Venta. El resultado ser el siguiente:

Formato de un diagrama

Ejercicio 1: Estilos SmartArt

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Abre el documento Organigrama empresa que has creado en el ejercicio anterior. Haz clic en el organigrama para que se muestren las fichas especficas en la cinta. Muestra la ficha Diseo. Escoge uno de los Estilos SmartArt. Por ejemplo, el tercer estilo: Efecto sutil. Haz clic sobre el botn Cambiar colores que hay en este mismo grupo. Selecciona el segundo diseo de la seccin Multicolor. Observa el resultado. Pulsa el botn Restablecer grfico. El diagrama volver a tomar el formato predefinido. Pulsa CTRL+Z o Deshacer para recuperar el estilo aplicado. El resultado ser:

9. Cierra el documento guardando los cambios.

Ejercicio 2: Formato del diagrama

En este ejercicio vamos a crear un diagrama que represente grficamente la elaboracin de nuestra receta. Luego jugaremos con sus opciones de formato. 1. 2. 3. 4. 5. Abre el archivo Plato de la semana. Haz doble clic algo ms abajo del ltimo texto, tras las instrucciones de preparacin. Haz clic en Insertar > SmartArt. En la categora Proceso escoge el primero, Proceso bsico y pulsa Aceptar. Utiliza el Panel de texto para introducir los distintos elementos. En orden sern: Lavar, Cortar, Sazonar, Reposar 30 min, Enharinar, Frer 5 min. Recuerda que tras introducir los tres elementos que vienen por defecto, slo hay que pulsar INTRO para crear un nuevo elemento.

6. Muestra la ficha Formato. 7. Vamos a modificar su posicin y ajuste. En el grupo Organizar, selecciona la Posicin inferior centrada y el Ajuste de texto Detrs del texto. As, si modificamos alguna vez el texto o el tamao del papel y el diagrama se solapa con el contenido, nos aseguraremos de que el texto no se reajuste ni se vea afectado. 8. Reduce su tamao situando el cursor en la esquina y arrastrndola. Tambin puedes utilizar las opciones del grupo Tamao de la cinta. Nosotros, por ejemplo, hemos establecido una altura de 2cm y una anchura de 14cm. De momento, el resultado ser el siguiente:

9. Muestra la ficha Diseo. En ella, pulsa Cambiar colores y escoge el primer diseo de la seccin nfasis 3. Ahora, los elementos y las flechas que los separan sern verdes, en vez de azules. 10. Volvamos a la ficha Formato. Puesto que los elementos del proceso se distinguan en la receta en dos grupos: Preparar los ingredientes y Coccin, representaremos esta diferencia coloreando el fondo de los elementos de cada proceso de forma distinta. 11. Selecciona los primeros cuatro elementos haciendo clic en ellos mientras pulsas la tecla CTRL. 12. En el grupo Estilos de forma, selecciona la herramienta Relleno de forma y escoge un color morado claro. 13. Selecciona los otros dos elementos restantes, de la misma forma. Esta vez su Relleno de forma ser naranja claro. El resultado final ser el siguiente:

14. Pulsa CTRL+G para guardar y cierra el documento.

Organigramas y diagramas
Crea un nuevo documento y llmalo Diagrama de mi rutina. Deber contener el siguiente diagrama:

El formato se ha modificado utilizando las herramientas de estilo de la cinta, no es necesario colorear cada elemento individualmente. Slo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la URL para abrir el cuestionario. . ev_12_5_1.htm

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