COMIT DE INFORMACIN DIRECCIN GENERAL DE TECNOLOGA DE INFORMACIN CENTRO DE DOCUMENTACIN INSTITUCIONAL MANUAL PARA LA OPERACIN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS INDICE

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Presentacin Objetivos y Alcance Polticas Generales Trminos y Definiciones Organizacin y funciones bsicas de archivos de trmite en las unidades administrativas La Administracin de documentos y los documentos de archivo. Introduccin y conceptos bsicos Procesos para la operacin de archivos Vigencias documentales para archivos Gua simple de archivos Manejo y disposicin de otros materiales documentales Consultas y Asesorias Anexos Bibliografa Base legal 2 3 4 6 13 15 21 37 43 47 50 51 102 103

ISBN 970-721-178-4 7 de abril del 2004

1.

PRESENTACIN

La informacin institucional de la Secretara de Salud es muy amplia. Es, por una parte, el legado del esfuerzo de las generaciones pasadas, y por otro lado es un acervo que crece constantemente. Se alimenta a diario de documentos y la correspondencia que se generan como reflejo propio de las funciones de la Dependencia, y se conservan en los archivos para servir como fuente de informacin y evidencia de sus labores. Vale la pena destacar que este valioso patrimonio nos presenta ciertos desafos. Uno de los mayores problemas en el manejo de archivos es la falta de instrumentos adecuados para su organizacin y control, as como el escaso conocimiento que se tiene sobre sus prcticas y principios. Muchas veces no existe claridad sobre lo que constituye un documento de archivo, y por eso cualquier documento que se incorpora a una carpeta se considera como tal. En ocasiones, tambin, los documentos que se integran en un expediente no se organizan en forma correcta, lo cual dificulta el acceso a los documentos y entorpece la rendicin de cuentas y la transparencia de la gestin. Adems, el uso de las modernas tecnologas de la informacin conlleva nuevos problemas en el manejo de archivos, ya que hay muy pocos modelos para la automatizacin de los acervos, y no existen polticas definidas en cuanto a la organizacin, preservacin o uso de los documentos como evidencias. No obstante, la importancia de los archivos como fuente de informacin en el mbito de la administracin pblica es indiscutible, tal y como seala la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, en su Artculo 32: Corresponder al Archivo General de la Nacin elaborar, en coordinacin con el Instituto, los criterios para la catalogacin y conservacin de los documentos administrativos, as como la organizacin de los archivos de las dependencias y entidades. Dichos criterios tomarn en cuenta los estndares y mejores prcticas internacionales en la materia. Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, debern asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, debern elaborar y poner a disposicin del pblico una gua simple de sus sistemas de clasificacin y catalogacin, as como de la organizacin del archivo. El propsito del Manual es que las unidades administrativas cuenten con una herramienta til para la organizacin de sus archivos y facilitar el uso paulatino de tecnologas de la informacin en su manejo. El artculo 29, fraccin V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, seala que compete al Comit de Informacin establecer y supervisar la aplicacin de criterios especficos para la dependencia en materia de clasificacin y conservacin de documentos administrativos, as como la organizacin de archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el Instituto y el Archivo General de la Nacin, segn corresponda. Es as que el Comit de Informacin expide el presente manual de operacin de archivos el cual ha sido elaborado con base en prcticas y mtodos archivsticos internacionales.

El Manual fue aprobado por el Comit de Informacin en su sesin ordinaria del 25 de marzo de 2004 y se ha elaborado conforme a los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades del de la Administracin Pblica Federal, emitidos por el Archivo General de la Nacin y el Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica, publicados en el Diario Oficial de la Federacin el 20 de febrero de 2004. 2. 2.1 Objetivo General OBJETIVOS Y ALCANCE

Establecer lineamientos especficos destinados al manejo y flujo eficiente de archivos en cuanto a su descripcin, registro clasificacin y organizacin corresponde, as como determinar vigencias y transferencias de archivos que se conservan en unidades administrativas y los mecanismos para disponer de otros materiales documentales de apoyo informativo o publicaciones. 2.2 Objetivos especficos Proporcionar elementos bsicos de la administracin de documentos y archivstica. Definir el esquema bsico de organizacin y funciones de las reas responsables del manejo de archivos en las unidades administrativas de la Secretara de Salud. Estandarizar el registro y descripcin de documentos y expedientes de archivo, a fin de estar en posibilidades de contar con bases de datos y sistemas automatizados que faciliten el acceso y control de los archivos. Aplicar a los archivos un esquema de clasificacin homogneo para toda la Secretara, con el fin de contar con un instrumento simplificado de acceso y control de archivos, as como facilitar el desarrollo de procesos de seleccin y valoracin histrica y de baja de archivos. Instrumentar la elaboracin de un inventario de archivos para conocer su ubicacin. Identificar cules documentos son parte de un archivo y cules no lo son, a fin de simplificar el trmite de baja de stos ltimos y evitar la acumulacin innecesaria de papel en oficinas. Establecer las vigencias documentales para los archivos de la Secretara de Salud de acuerdo con sus valores primarios a fin de que stos puedan transferirse al Archivo de Concentracin cuando su uso es espordico.



Determinar las actividades a realizar en las transferencias primarias de archivos al Archivo de Concentracin. Establecer actividades a desarrollar para el desalojo peridico de otros materiales documentales que no forman parte de los archivos a fin de evitar la acumulacin innecesaria de los mismos en oficinas.

2.3

Alcance

Los lineamientos establecidos en este Manual son de carcter obligatorio para todas las unidades administrativas de la Secretara de Salud del nivel central y rganos desconcentrados. Podr ser adoptada por los organismos pblicos descentralizados de salud en las entidades federativas, los institutos nacionales de salud y la empresa Laboratorios de Biolgicos y Reactivos de Mxico, S.A. de C.V. El manual proporciona elementos bsicos para la organizacin y funciones de reas de archivos en oficinas, as como conceptos y prcticas destinadas a identificar los documentos de archivo; registrarlos, describirlos y clasificarlos; tambin proporciona los elementos para la elaboracin de una gua simple de series y del inventario de uso mltiple, el cuadro de clasificacin especfico de la unidad administrativa para identificar las secciones, series documentales, en su caso subseries y expedientes, al igual que al rea responsable de la conservacin de los mismos. El manual aplica a los archivos, documentos y material documental que ms adelante se describa, sin importar el formato o medio en el que se encuentre y que se localiza en las unidades administrativas y rganos desconcentrados de la Secretara de Salud. El manual establece las vigencias documentales para archivos, as como los tiempos mximos de conservacin de otros materiales documentales. 3. POLTICAS GENERALES El Centro de Documentacin Institucional de la Direccin General de Tecnologa de la Informacin es el rea responsable de instrumentar las acciones destinadas a coordinar, promover, asesorar a las unidades administrativas y rganos desconcentrados en la instrumentacin de este Manual. Asimismo, anualmente presentar un informe de los avances al Comit de Informacin. El responsable de los servicios de archivo de la unidad administrativa u rgano desconcentrado ser el encargado de coordinar y vigilar el cumplimiento de las acciones que se deriven de la instrumentacin del manual. Cada unidad administrativa elaborar un cuadro de clasificacin especfico, el cual estar basado en el Cuadro de Clasificacin de Archivos de la Secretara de Salud que forma parte de este Manual.

Cada unidad administrativa elaborar una Gua Simple que describa las secciones y series, as como otras caractersticas de los archivos que obran en su poder en la aplicacin de internet que para ello se establezca, la cual se deber actualizarse durante los primeros 10 das hbiles del mes de diciembre. Las unidades administrativas utilizarn la aplicacin de internet para integrar su gua simple y notificarn de ello, mediante oficio, al Centro de Documentacin Institucional. Por nica ocasin y como ejercicio de prueba se llevar a cabo una primera integracin en el mes de octubre, la actualizacin definitiva se llevar a cabo durante los primeros 10 das hbiles de diciembre de 2004, a fin de dar cumplimiento a lo establecido con loa Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos ya sealada. Cada unidad administrativa deber contar con inventario que describa los expedientes, series, secciones de los archivos que tiene en resguardo. El inventario ser levantado por seccin, serie en lo que corresponde a archivos generados hasta diciembre de 2004 a tres niveles (seccin, serie y expediente) en los archivos que se generen a partir del 1. de enero de 2005. Cada unidad administrativa elaborar un programa de trabajo donde se establecer el calendario en el que se establezcan las fechas de organizacin y de levantamiento de inventarios de archivos anteriores al 1. de enero de 2005 que se encuentran ubicados en la unidad administrativa y lo entregar al Centro de Documentacin Institucional a ms tardar el 31 de septiembre de 2004. El titular de cada unidad administrativa u rgano desconcentrado designar a un coordinador de archivos y al responsable(s) de archivos que sean necesarios. Cada unidad administrativa determinar y registrar ante el CDI el rea donde se localizar el archivo o archivos, nombre y datos de los encargados de los mismos, as como el nombre. Los archivos debern estar identificados y preservados y no se mezclarn con otros materiales documentales El material documental que no forma parte de archivo ser responsabilidad de quien lo genera y lo conserva, por lo que cuando requiera disponer del mismo, solicitar al responsable de servicios de archivo proceder, conforme lo seala este Manual. En el caso de otro material documental el Centro de Documentacin Institucional (CDI), llevar procesos de valoracin y seleccin que permita recuperar aquel que sirva de evidencia legal, histrica o informativa de acciones de la institucin y que no se encuentra registrada como archivo, pero que pueden formar parte de otros acervos a cargo del CDI

4. Acceso.

TERMINOS Y DEFINCIONES

1. Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental de acuerdo con normas vigentes 2. En el procesamiento de datos, se refiere al mtodo utilizado de una memoria para la entrada y salida de datos, en un orden independiente de su posicin en el soporte 3. Derecho, oportunidad, instrumentos de acceso, uso o recuperacin de la informacin. Activo fijo. Las propiedades, bienes materiales o derechos que en el curso normal de los negocios no estn destinados a la venta, sino que representan la inversin de capital o patrimonio de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella, de modo permanente o semi-permanente, en la produccin o en la fabricacin de artculos para la venta o prestacin de servicios de la propia entidad a su clientela o al pblico en general. Administracin de documentos. Conjunto de mtodos y prcticas destinadas a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, conservacin, uso, seleccin y disposicin final de los documentos de archivo con el propsito de lograr eficiencia y eficacia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Archivstica. Disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos de los archivos y la administracin de documentos. Archivo. 1. Conjunto organizado de documentos en cualquier soporte que son producidos y/o recibidos en el ejercicio de, atribuciones, funciones o actividades por personas fsicas o morales, pblicas o privadas. 2. Institucin donde se renen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgnicos de documentos para la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. 3. Local donde se conservan y consultan archivos.

Archivo de concentracin. Unidad de archivo encargada del proceso y operaciones para el manejo de archivos semiactivos de uso espordico. Recibe de las oficinas los archivos de trmite y los conserva de manera precautoria hasta que cumplen su vigencia.

Archivo de trmite. Unidad archivstica responsable de procesos y tcnicas destinadas a los archivos que se encuentran en etapa activa en las oficinas donde los archivos son de uso constante. Conserva archivos en forma temporal, posteriormente los transfiere a un archivo de concentracin. Archivo electrnico. Cualquier informacin registrada de tal forma que solo puede ser procesada por la computadora y que tiene calidad de documento de archivo (ver documento electrnico de archivo). Archivo histrico. Unidad archivstica responsable de la conservacin y divulgacin de archivos con valor permanente que previamente han sido valorados y transferidos por el archivo de concentracin. Tambin puede recibir donaciones, depsitos o adquirir por compra archivos. Asunto. 1. Contenido especfico de cada una de las unidades documentales (documento de archivo, expediente) de una serie que permite la individualizacin dentro del conjunto de caractersticas homogneas al que estn integrados. 2. Tema, motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que se trata un expediente o documento de archivo y que se genera en consecuencia de una accin administrativa. Baja documental. Eliminacin de aquellos archivos cuyos valores administrativos, legales o contables hayan prescrito y que no contengan valor histrico. Bienes nacionales. Son aquellos cuyo dominio pertenece a la nacin, es decir, aquellos que estando situados dentro del territorio nacional, pertenecen a todos sus habitantes. Bienes muebles. Conjunto de activo fijo de una entidad o dependencia. Su importe queda consignado en el captulo presupuestario del mismo nombre. Cartula. Frente del expediente donde se establecern los elementos mnimos para describir su contenido. Carpeta. Contenedor formado por dos tapas de papel de material flexible que sirve para integrar documentos de archivo. Se le conoce como folder. Catlogo de disposicin documental. Registro general y sistemtico que establece los periodos durante los cuales un documento de archivo se mantiene con sus valores primarios

Ciclo vital de archivos electrnicos. Etapas por las que cursan los archivos en medios electrnicos: diseo del sistema que conservar los archivos, creacin y mantenimiento del sistema que incluye preservacin y uso. Ciclo vital de los documentos. Etapas en las que se divide al documento de archivo conforme a su uso, valor y ubicacin: etapa activa: uso constante por el rea generadora, valores primarios, archivo de trmite; etapa semiactiva: uso espordico por el rea generadora, con valores primarios, archivo de concentracin; etapa histrica: valores permanentes, uso pblico, archivo histrico. Clasificacin. Proceso de identificar y organizar archivos en categoras de acuerdo con esquemas previamente establecidos, mtodos y reglas determinados en un sistema de clasificacin. Conservacin de archivos. Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservacin y la prevencin de alteraciones fsicas de los documentos de archivo. Conservacin precautoria. Disposicin que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentracin antes de proceder a la seleccin y valoracin histrica para su conservacin permanente o baja definitiva.

Consulta. 1. Revisin de los documentos de archivo por parte de los usuarios conforme a normas polticas establecidas para ello.

2. Funcin bsica del archivo que consiste en poner los documentos que conserva a disposicin de sus usuarios, dentro de las normas establecidas. 3. Acceso a archivos a fin de conocer su contenido.

Copia. Reproduccin simultnea o no del texto de un documento. Copia dirigida. Es la copia de una comunicacin que se enva una persona o institucin diferente al destinatario y que tiene tambin competencia en el asunto determinado. Cuadro de clasificacin. Instrumento tcnico y de consulta que refleja la estructuracin de los grupos documentales de un archivo (fondo, seccin, serie, en su caso subserie y expediente) y aporta datos esenciales sobre dicha estructura como claves y niveles que apoyan a la organizacin de los archivos.

Derecho a la informacin. Reconocimiento por el que se autoriza a acceder a la informacin y archivos que no se encuentre sujetos a restriccin alguna. Descripcin. Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos. Disposicin. Producto final de la valoracin y vigencia de los documentos: transferencia primaria o secundaria, conservacin precautoria o permanente o baja documental. Documento. Unidad de informacin registrada en un soporte, sirve de consulta. Documento de apoyo informativo. Documentacin que se genera o conserva en oficina y que se constituye por ejemplares de origen y caractersticas diversas cuya utilidad reside en la informacin que contiene para apoyar a las tareas administrativas. Dentro de sus caractersticas se encuentran las siguientes: 1. No forma parte de un archivo ni se encuentra registrado como tal. 2. Tiene uso temporal 3. Carece de valores primarios (administrativo, contable o legal) 4. La mayora tiene pronta obsolescencia 5. No refleja acciones o trmites de la dependencia 6. Se trata de controles internos para diferentes operaciones (llamadas telefnicas, agendas, faxes, asistencia, control de correspondencia, etc.) Documento de archivo. 1. Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo u organizacin en cumplimiento de sus obligaciones legales o en el ejercicio de su actividad o funcin. 2. Aquel que tiene carcter seriado, se genera dentro del proceso natural de una actividad o funcin, son exclusivos, tienen autoridad, son estticos y se interrelaciona con otros. Documento electrnico de archivo. Pieza especfica de informacin producida o recibida en el inicio, desarrollo o conclusin de una actividad individual o institucional que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia de la actividad.

Expediente. 1. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados y/o recibidos en una oficina, por una persona fsica o moral con el fin de iniciar, desarrollar y concluir un trmite. 2. Pieza documental constituida por un conjunto de piezas que se interrelacionan y acumulan en forma natural a lo largo del desarrollo de un asunto. Facsmil. Reproduccin fidedigna de un original (firma, escrito o dibujo) generalmente elaborada a travs de medios mecnicos y, en la actualidad, electrnicos. Foliacin. Folio. Numeracin que se da a las fojas de una unidad documental o expediente. Pieza documental numerada que forma parte de un documento de archivo o expediente.

Funcin. Conjunto de actividades homogneas relacionadas entre si que delimitan cada una de las etapas del proceso administrativo o de las administraciones pblicas o privadas. Gua simple de archivo. Esquema general de descripcin de las series documentales de una dependencia; indica sus caractersticas fundamentales conforme al cuadro general de clasificacin archivstica y sus datos generales. Seccin. Cada una de las divisiones primarias de un cuadro de clasificacin de archivos.

Indizacin. Proceso tcnico destinado a la representacin del contenido de un documento mediante una palabra clave o trmino que se expresa en un lenguaje de bsqueda de la informacin. Organizacin Conjunto de actividades destinadas a ordenar y clasificar grupos o secciones, subgrupos o series documentales. Perodo de tramitacin. Fechas extremas que indican el ao en que se abre y cierra un expediente, sin importar las fechas que contienen los documentos.

10

Principio de procedencia. 1. Principio fundamental de la archivstica que establece que los documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros. 2. Principio archivstico que consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier naturaleza recibidos y o generados por un organismo pblico o privado determinado, sin mezclarlos con otros. Principio de respeto al orden original. Principio bsico de la archivonoma que establece que los documentos de archivo debern conservarse de acuerdo con el orden que le dio el rea productora de los mismos. Procesamiento automatizado de datos. Operaciones informticas ejecutadas por computadoras que permiten la rpida utilizacin de grandes cantidades de informacin para agilizar la gestin y tratamiento de informacin de diversa ndole y de los archivos en particular.

Publicacin 1. Escrito impreso ya sea como libro, revista, peridico etc. que ha sido publicado. 2. Para su aplicacin en esta Gua, las publicaciones debern, adems, reunir las siguientes caractersticas. a. Ser publicadas por la Secretara de Salud y no estar registradas en el Acervo Memoria Tcnica a cargo del Centro de Documentacin Institucional b. Las entregadas a la Secretara de Salud por otros organismos gubernamentales, no gubernamentales, empresariales o acadmicos sin ningn cargo o costo. c. No estar registradas como activo fijo de la dependencia o en las bases de datos y catlogos de los acervos a cargo del Centro de Documentacin Institucional d. Las revistas, peridicos, el Diario Oficial de la Federacin y otro material no registrado como: bien mueble dentro del activo fijo de la dependencia, bien nacional del dominio pblico o monumento histrico. e. Otros impresos como folletera, papelera obsoleta, formas continuas, formatos, carteles, etc.

11

3. Tambin, aunque no se les define necesariamente como publicaciones, se incluyen a las fotografas, pelculas, videos o documentos en soporte electrnico que no fueron registrados como un bien mueble, que tampoco son considerados un bien nacional del dominio pblico o monumento histrico, ni fueron clasificados y conservados como archivo. 4. En general, se incorporan en este rubro todos aquellos materiales con valor de desecho de los cuales no hay constancia en los registros contables de la unidad administrativa de los ltimos 6 aos y que no se encuentran en el inventario de bienes muebles de la Dependencia, ni renen las caractersticas arriba sealadas. . Publicar. Difundir por medio de la imprenta o de otro procedimiento cualquiera un escrito, una estampa, etc. Registro. Conjunto de actividades destinadas identificacin y organizacin de un documento de archivo dentro del conjunto de archivos y conforme a un cuadro de clasificacin. Soporte. Material en que se registra la informacin.

Tramitacin. Paso de un asunto oficial por los procedimientos o actividades que requiere su resolucin. Trmite. 1. 2. Forma y actuacin concreta del procedimiento administrativo. Cualquier solicitud o entrega de informacin que las personas fsicas o morales hacen ante una dependencia u organismo descentralizado, ya sea para cumplir una obligacin, obtener un beneficio o servicio o, en general a fin de que se emita una resolucin

Transferencia. Procedimiento archivstico a travs del cual y conforme al ciclo vital de los documentos de archivo son transferidos de un archivo de trmite a un archivo de concentracin (transferencia primaria) y, en su caso de ste a un archivo histrico (transferencia secundaria), segn las polticas y criterios de vigencia. Unidad de correspondencia. rea que coordina y desarrolla funciones de recepcin y despacho de correspondencia. Unidad documental. Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios y que forman un documento de archivo o expediente como unidad documental mnima (ver expediente). Valor administrativo. Es aquel que posee un documento, serie o seccin documental para el rea productora, relacionada con un trmite, asunto o tema. El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una institucin u organismo, responden a procesos y actividades administrativas.

12

Valor contable. Valor de los documentos que sirven de explicacin, justificacin comprobacin de las operaciones contables y financieras. Valor histrico. Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia. Valor jurdico. Es el valor que tienen los documentos que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurdicas. Valor legal. Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante la ley.

Valor primario. Aquel que tiene el documento a partir de su creacin o recepcin, puede ser legal, jurdico, administrativo y contable. Valor secundario. Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tiene utilidad histrica y social. Vigencia. Perodo durante el cual un documento de archivo se mantiene con sus valores primarios. 5. 5.1 5.2 ORGANIZACIN Y FUNCIONES BASICAS DE LOS ARCHIVOS DE TRMITE EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Polticas generales Cada unidad administrativa existir un responsable de archivo(s) de trmite el cual ser nombrado por el titular de la unidad administrativa. Cada unidad administrativa contar con un cuadro de clasificacin especfico de archivos, una gua simple, un inventario de los mismos, as como con los controles de acceso a los archivos. Cada unidad administrativa registrar ante el Centro de Documentacin Institucional al responsable, y en su caso, encargados de los diferentes archivos que se establezcan. Cada unidad administrativa efectuar, al menos una vez al ao transferencias de archivos de uso espordico al Archivo de Concentracin. De la organizacin de los archivos de trmite

Las unidades administrativas conforme a los volmenes y requerimientos particulares organizarn sus archivos bajo dos esquemas: Centralizado cuando solo exista un archivo central donde se localicen todos los archivos que genera la unidad administrativa.

13

Descentralizado cuando conforme a las atribuciones, ubicacin fsica y necesidades de las unidades administrativas sea necesario que exista ms de un archivo.

Sin importar el nmero de archivos siempre existir un responsable de archivos de la unidad administrativa, el cual ser registrado ante el Centro de Documentacin Institucional. 5.3 De las funciones bsicas de los responsables de los archivos de trmite Elaborar el cuadro de clasificacin especfico de la unidad administrativa y actualizarlo cada 6 meses. Elaborar y mantener actualizado la gua simple de sus archivos Recibir y/o despachar la correspondencia de la unidad administrativa de forma centralizada Registrar la entrada y salida de la correspondencia conforme a los elementos de descripcin que se incluyen en este manual Clasificar, describir y integrar, archivar y resguardar en su caso, los expedientes de archivo Coordinar actividades de clasificacin, archivo y resguardo cuando existan diferentes archivos en la unidad administrativa. Mantener un control de prstamos de los expedientes de archivo Mantener en forma separada y bajo resguardo especial los expedientes que contienen informacin reservada y confidencial Llevar a cabo al menos una vez al ao, transferencias primarias al Archivo de Concentracin de la Dependencia Participar en los eventos y reuniones que les convoque el Centro de Documentacin Institucional.

Las unidades administrativas elaborarn los procedimientos que conforme a su organizacin de archivos correspondan, en todo caso se contemplarn los procesos para recibir o despachar, registrar, clasificar, archivar, preservar, brindar el servicio de prstamo y transferir los archivos que tienen a su cargo conforme a los lineamientos de este Manual. Los procedimientos para el manejo de archivos debern incorporarse al manual de procedimientos de la unidad administrativa.

14

6.

LA ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS Y LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO. INTRODUCCIN Y CONCEPTOS BASICOS

Antes de introducir el tema de la Administracin de Documentos, es importante insistir en ciertos conceptos y definiciones de los archivos, esto con el fin de que stos cada vez se inserten ms en el vocabulario de las oficinas. Se entiende por documento de archivo al documento que sin importar su forma o medio, ha sido creado, recibido manejado y usado por un individuo u organizacin en el cumplimiento de sus obligaciones legales o en el ejercicio de su actividad o funcin. El documento de archivo tiene carcter seriado, se genera dentro del proceso natural de una actividad o funcin, es nico, tiene autoridad, es esttico y se interrelaciona entre si. En la Administracin de Documentos se conjuntan mtodos y prcticas destinadas a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, conservacin, uso, seleccin y disposicin final de los documentos de archivo con el propsito de lograr eficiencia y eficacia en su manejo a lo largo de su ciclo de vida, as como para garantizar la transparencia y el acceso a la informacin que se genera en la Secretara de Salud para dar cumplimiento a sus funciones. Dentro de las administraciones pblicas ante medidas de austeridad, resulta indispensable que los archivos sean manejados de forma eficaz para optimizar los recursos destinados a su manejo. Asimismo, la eficiencia y la calidad con la que se prestan los servicios de archivo apoyarn sin duda a la transparencia en la rendicin de cuentas y facilitar el acceso a la informacin gubernamental que demanda la ciudadana. Es pues, un ejercicio de planeacin, con base en principios y prcticas archivsticas el que conducir a la instrumentacin de procesos destinados a mejorar la operacin de los archivos. La administracin de documentos establece prcticas tiles para alcanzar la eficiencia y eficacia en los servicios de archivos. La operacin de los archivos a travs de un ciclo de vida permite que en cada etapa stos sean manejados en forma racional y accesible. El desarrollo e instrumentacin de un cuadro de clasificacin Un esquema o tabla de vigencias documentales que garantice el flujo adecuado y la disposicin final de los mismos conforme a sus valores Los instrumentos de control que permitan acceder a los archivos tales como inventarios y catlogos; o controles de prstamo de expedientes y acceso a documentos Un proceso para las transferencias de archivos de uso espordico en oficinas al Archivo de Concentracin.

15

Asimismo, la administracin de documentos regula la prctica de los administradores de documentos y de cualquier funcionario que crea o usa archivos en el transcurso de las funciones delegadas Los archivos contienen informacin que se constituye en un recurso valioso y en un activo importante de las instituciones que permiten a stas: Conducir sus funciones de manera ordenada, eficiente y transparente Prestar servicios de forma consistente y equitativa Fundamentar y documentar el desarrollo de polticas y la toma de decisiones administrativas Proporcionar consistencia, continuidad y productividad en la direccin y administracin Facilitar el desarrollo efectivo de actividades a travs de la institucin Proteger los intereses de una institucin y los derechos de servidores pblicos, usuarios o de sus representantes legales Proporcionar evidencia de las funciones de la institucin y de la actividad personal y acadmica de sus funcionarios Establecer la identidad institucional, y Mantener la memoria institucional y colectiva.

En los siguientes cuadros 1 y 2 se sintetizan elementos importantes a considerar dentro del ciclo vital de los documentos de archivo en soporte tradicional y el correspondiente a archivos en formato electrnico

16

Cuadro 1

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS EN SOPORTES TRADICIONALES

ETAPA UBICACION USUARIOS VALORES TIEMPO DE CONSERVACIN O TRATAMIENTO Se conservan en oficinas durante el tiempo que dura el trmite y hasta su conclusin y son de uso frecuente Cuando el uso es espordico se lleva a cabo una transferencia primaria para enviarlos al Archivo de Concentracin INSTRUMENTOS TECNICOS PARA SU MANEJO Registro Cuadro de Clasificacin Inventario Control de prstamos Tabla de vigencias documentales

Activa a partir de la creacin o recepcin del documento, durante su gestin y hasta la conclusin del asunto o tema Semiactiva, an no prescriben los valores primarios pero su uso es espordico

Archivos de trmite o archivos centrales en cada unidad administrativa

Los generadores o responsables del trmite del documento o pblico conforme a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica

Primarios: Administrativo Contable Legal

Archivo de Concentracin

Las unidades administrativas que hacen la transferencia, a travs de las cuales las Unidad de Enlace solicitar los archivos que le demande la ciudadana en atencin a lo que seala la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin. Pblico en general, investigadores e historiadores

Valores primarios Administrativo Contable Legal

Permanecen en este archivo hasta cumplir sus vigencias, posteriormente se realizan procesos de valoracin secundaria para determinar su baja o transferencia secundaria al archivo histrico

Registro y control Tabla de vigencias documentales Inventarios Formatos de prstamo

Inactiva o histrica Baja o envo al han prescrito archivo sus valores histrico primarios

Valores secundarios Informativos Testimoniales Evidencial

Sin valores secundarios se tramita la Control y Registro autorizacin para su baja, en caso contrario, pasan a formar parte del Inventarios, Guas y otros Archivo Histrico de la Secretara de instrumentos de divulgacin Salud, para conservacin permanente.

17

Cuadro 2 CICLO DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO ELECTRNICO

PROCESOS Desde la generacin, registro, trmite y conclusin hasta cumplir su vigencia documental UBICACIN Servidor central de la Secretara de Salud o servidores de unidades administrativas que cuentan con sistemas de manejo y conservacin de archivos validados USUARIOS Los autorizados para acceder a todos los servicios del sistema o parte de los mismos. Abiertos a la consulta ciudadana cuando no se encuentran dentro de las reservas que marca la Ley Federal de Acceso y Transparencia a la Informacin Pblica Gubernamental En su control y manejo la Direccin General de Tecnologas de Informacin y el Centro de Documentacin Institucional En acceso y consulta al pblico en general TIEMPO DE CONSERVACIN Y TRATAMIENTO El que corresponde a las vigencias documentales establecidas para los archivos de la Secretara de Salud, concluido ste interviene el sistema el Centro de Documentacin Institucional para determinar si procede baja o se transfiere al Archivo Histrico de la Secretara de Salud De proceder baja solicita la autorizacin correspondiente al Archivo General de la Nacin El sistema deber garantizar que los archivos son Sistema de manejo y preservacin de archivos electrnicos INSTRUMENTO DE MANEJO Sistema de manejo y preservacin de archivos electrnicos

ETAPA HISTORICA

Servidor asignado para la conservacin permanente de documentos y archivos institucionales

En si, las etapas del ciclo vital contemplan el establecimiento de procesos y ubicacin de archivos en tres diferentes etapas y espacios fsicos a los archivos en soporte papel. En el ambiente electrnico los procesos archivsticos son continuos y pueden ser desarrollados en cualquier momento, lo que les da una continuidad y un ambiente donde podrn convivir archivos administrativos y archivos histricos, as como disponer de stos cuando su vigencia se haya cumplido. Los sistemas de archivos en ambiente electrnico permite la coexistencia de archivos en soporte papel y electrnicos.

18

6.1 I.

Principios y nociones bsicas de los archivos y los documentos de archivo Los documentos de archivo se basan en dos principios fundamentales

El principio de procedencia consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier naturaleza recibidos y/o generados por una unidad responsable, rea, oficina o de una personal moral y fsica determinados, sin mezclarlos con otros. La procedencia proporciona la base para la recuperacin de informacin contenida en los archivos. El principio de respeto al orden original se refiere al orden en el cual los documentos fueron creados, organizados y mantenidos por la oficina de origen. Su organizacin obedecer a un proceso natural conforme se inicia un asunto o trmite continuando durante su desarrollo y hasta su conclusin. El documento de archivo. Definiciones

Informacin Documento

Conocimiento que es comunicado Una unidad de informacin registrada en un soporte, sirve de consulta Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo u organizacin en cumplimiento de sus obligaciones legales o en el ejercicio de su actividad o funcin.

Documento de archivo

Las caractersticas de un documento de archivo hacen que ste sea diferente a cualquier otro tipo de documento (libro, peridico, revista, etc.). o o Los documentos de archivo tienen un carcter seriado, ya que cada documento se produce uno a uno y al paso del tiempo constituyen series (documentos sobre un asunto o temas tales como juntas, acuerdos, etc.). Los documentos de archivo se generan dentro del proceso natural de una actividad y surgen como producto o reflejo de las tareas de su productor, es decir no son ajenos a l. As, los documentos del rea de recursos humanos que se generan o reciben no tienen que ver con los generados o recibidos por recursos financieros.

19

La informacin que contiene el documento de archivo es nica, es decir, no existen documentos de archivo iguales. Pueden existir expedientes con trmites similares pero siempre diferenciados por la persona moral o fsica de quien se trate el asunto o por tema y poca del mismo. Un documento de archivo es esttico. Esto quiere decir que es definitivo y no puede ser cambiado o corregido. En el caso de los borradores y notas, stos se consideran documentos de archivo como tales y se respetan dentro del expediente como parte del desarrollo de una accin o trmite. El documento de archivo tiene autoridad. Los documentos de archivo proporcionan la evidencia oficial de la actividad que registran por lo cual deben ser confiables. Su confiabilidad estar vinculada a su creacin, al generador y a la autoridad que tiene para producirlo. Tambin las firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivo. Como principio general, las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido, o tienen muy poco, la razn del documento de archivo se da por su pertenencia a un conjunto- la unidad documental o expediente, serie o seccin- y por las relaciones que entre los documentos se establece.

Con base en lo anterior solo se considerarn documentos de archivo

Aquellos que tienen un carcter seriado, se generan dentro del proceso natural de una actividad o funcin, son nicos, tienen autoridad, son estticos y se interrelacionan entre si.

Por otra parte, los documentos de archivo deben reflejar clara y correctamente las acciones sobre las funciones que tienen delegadas sus creadores o generadores, lo anterior con el propsito de garantizar: La correcta toma de decisiones La rendicin de cuentas La transparencia de acciones

El acceso a la informacin Con base en lo anterior es que los documentos de archivo deben ser autnticos, es decir deben probar:

20

Que cumplen con el propsito para el cual fueron elaborados Que son creados o enviados por la persona que realmente los creo y envi Que fueron creados y enviados en el tiempo indicado

As, un documento de archivo es confiable cuando su contenido refleja en forma clara y completa las acciones y hechos por las que fueron elaborados conforme a las funciones asignadas; es ntegro por estar completo y sin alteraciones. Tambin ste debe estar a disposicin del usuario, es decir, puede ser fcilmente localizado, recuperado, presentado o interpretado. Para uniformar criterios se definir: o A la serie de documentos de archivo como el grupo de expedientes que encuentran interrelacionados por una funcin o actividad o que tienen cierta relacin al crearse, recibirse o utilizarse. Se les conoce tambin como series, clase o grupo de expedientes de archivo 7. PROCESOS PARA LA OPERACIN DE ARCHIVOS 7.1 Recepcin y registro de los documentos de archivo La recepcin y despacho de documentos constituye un acto jurdico y administrativo que compromete a las unidades administrativas en el cumplimiento eficaz y eficiente de los trmites y acciones derivadas de atribuciones delegadas. 7.1.1 Polticas de operacin En cada unidad administrativa la recepcin y despacho de documentos se har a travs de una sola ventanilla, con el fin de establecer su control. En los procesos de recepcin y registro de documentos se contemplara el establecimiento de elementos de descripcin (metadatos) obligatorios que permitan: Garantizar el control y seguimiento de la documentacin que se recibe o genera Garantizar que el documento de archivo sea captado y organizado sistemticamente

21

Los formatos para el registro de de recepcin y despacho de documentos en soportes tradicionales ser la ficha, registro o carpeta que se instrumentar en dos versiones, una para la entrada y otra para el despacho de correspondencia. Ambos registros establecern al menos los elementos de descripcin obligatorios de la correspondencia que se recibe y despacha y que se definen ms adelante, sin menoscabo de incluir, adems, elementos no obligatorios u otros elementos sean necesarios para la unidad administrativa. Asimismo se incluyen los elementos de descripcin para informacin reservada y confidencial que aplicarn cuando as proceda. En el caso de un sistema de archivos o de control de gestin en ambiente electrnico, el sistema contar con los elementos de descripcin obligatorios y no obligatorios para el registro y descripcin de documentos que se generan o reciben El registro y descripcin inicial de documentos podr llevarse a cabo en una o en dos etapas: En una etapa cuando se establece que todo documento que ingresa o se despacha es registrado como documento de archivo y desde la recepcin se describen todos los metadatos obligatorios y no obligatorios. En dos etapas cuando el responsable de recepcin y despacho describe los metadatos obligatorios y en una segunda etapa se analiza el documento y se describe el resto de los elementos de descripcin no obligatorios tiles para su trmite y control. Este esquema es el recomendado para agilizar la recepcin y despacho de los documentos.

7.1.2 Elementos de descripcin en la recepcin y despacho de documentos en unidades administrativas. A continuacin se establecen los elementos de descripcin (metadatos) obligatorios y no obligatorios para el registro y control del los documentos que se reciben o generan, as como los relacionados a informacin reservada o confidencial que aplican cuando as corresponda. Se especifican los metadatos que se registran inicialmente y aquellos a incorporar en una segunda etapa: Metadatos iniciales para una primera etapa de descripcin. Obligatorios Nmero identificador (folio consecutivo de ingreso o nmero asignado por el registro en computadora, uno por cada unidad administrativa y renovable anualmente), este nmero se podr elaborar en dos series (entrada y salida) o una sola que contemple al mismo tiempo la salida y la entrada. El folio ser renovable anualmente. Asunto (breve descripcin del contenido del documento) Fecha y hora de recepcin o salida Generador del documento (nombre, en su caso, cargo o puesto)

22

 Receptor del documento (nombre, en su caso, cargo o puesto) Segunda etapa de descripcin. Elementos no obligatorios Otros destinatarios (nombre, cargo o puesto) Fecha de creacin del documento. El que aparece impreso en el documento Nmero de folio de creacin del documento. El que corresponde a oficios Medio. material o ambiente: papel, electrnico, etc. Formato. Aplica a documentos electrnicos, (word, excell, u otros) rea generadora. Aplica cuando el generador es diferente al funcionario que firma el documento Ubicacin del documento clave y nombre del expediente o expedientes donde se archivar el documento de acuerdo con el cuadro de clasificacin de archivos, adems tipo de repositorio: archivero o repositorio electrnico Nivel de seguridad de la informacin del documento de archivo (son obligatorios segn corresponda) o o o o o o o o o Carcter de la informacin* Pblica ___ reservado ___ confidencial___ (cuando es pblica no requiere llenado de los siguientes metadatos) Fecha de la clasificacin Descripcin de partes o secciones reservadas o confidenciales Fundamento legal. Nombre del o los ordenamientos jurdicos, fraccin y prrafos con base en los cuales se sustenta la reserva. Perodo de reserva. Nmero de aos por los que se mantendr el documento reservado. Ampliacin del perodo de reserva si___ No. de aos ____, no ___. En caso de haber solicitado ampliacin de reserva se anotar el nmero de aos por el que sta se amplia. Rbrica del titular de la unidad administrativa. Fecha de desclasificacin. Se anotar la fecha en que la informacin se desclasifica Rbrica y puesto del responsable de la desclasificacin

23

7.2

Seguimiento de asuntos en trmite

A travs del proceso de seguimiento de asuntos en trmite es posible. Garantizar que los trmites derivados de un documento de archivo se lleven a cabo con oportunidad y calidad Lograr que los documentos de archivo sean sistemticamente recuperados y conservados para brindar antecedentes completos y precisos para la rendicin de cuentas. Para el seguimiento del trmite que se deriva del documento recibido o generado se podr incluir en la ficha de entrada o sistema de control documental automatizado adems, elementos adicionales de descripcin, tales como: Se turna a ____ para ____ o o o o o Preparar respuesta Contestar directamente Asistir a reunin en representacin Prxima reunin Por escrito

Dar seguimiento e informar en

Fecha lmite para su resolucin Estos elementos sern definidos conforme a los requerimientos de las unidades administrativas o al sistema de control de asuntos que se tengan establecidos.

7.3

Apertura y descripcin de un expediente de archivo 7.3.1 Polticas de operacin

Un expediente de archivo se abrir cuando: o No existan antecedentes del asunto en los archivos de la unidad administrativa.

24

o o

Cuando se trate de un asunto o materia nuevos. Cuando la materia o asunto de que se trate el documento exista en el archivo pero no corresponda a la gestin gubernamental actual, como programas, proyectos, o informes que reflejan las tareas de un periodo de gobierno. Lo anterior sin menoscabo de la existencia de expedientes que se encuentran en trmite o en etapa activa por un mayor tiempo al cambio de administracin gubernamental.

Los expedientes de archivo se integrarn: o o o o Por asunto. Por materia (ejemplo: produccin de vacunas, leyes, reglamentos). Por tipo de documentos (acuerdos, actas, informes, reportes, etc.), siempre y cuando sean seriados y correspondan a un mismo tema o materia. Por el carcter tcnico sustantivo o conforme a funciones administrativas internas. Es decir, se abrirn expedientes con documentacin y correspondencia relacionada entre s, sobre los temas y programas sustantivos de la Secretara de Salud. Pero tambin se integrarn expedientes sobre tpicos de administracin interna como solicitudes de papelera, solicitudes de viticos.

Tambin en la integracin de un expediente de archivo se deber considerar que los documentos: Se refieran a una accin, trmite o gestin delegada a la unidad administrativa. Documentan cualquier obligacin o responsabilidad. Comprendan informacin relacionada con la transparencia y la rendicin de cuentas dentro de la Secretara de Salud.

De igual manera se tomar en cuenta Que los documentos tengan relacin entre s, ya sea por el asunto, materia, tipo documental o el carcter de la informacin que contienen, sea tcnico sustantivas o administrativas internas. Que los documentos se integren secuencialmente conforme se generen (copia de los mismos) o reciban (originales).

25



Que las copias de oficios cuenten, en su caso, con el nmero de oficio, fecha y facsmil del funcionario responsable de su envo y firma. Que en el caso de que se integren al expediente correos electrnicos impresos, stos cuenten con la informacin completa acerca del remitente, destinatario, fecha de elaboracin y envo, asunto, as como el nombre y la firma autgrafa de quin lo recibe e indica que se archive en formato de papel, de ser el caso se imprimir en el correo electrnico impreso sello de entrada. Que los borradores que se integren cuenten con fecha de elaboracin. Que slo se archive un ejemplar de copias o borradores de un mismo documento. Que el expediente no rebase mas de 3 cm. de grosor con el propsito de que su manejo sea gil. De rebasar el grosor se abrirn legajos en forma progresiva. Que los documentos de archivo cuenten con anexos o documentos tcnicos que se mencionan en la correspondencia del mismo. Que todo documento tcnico o anexo de otro tipo cuente con la identificacin del rea que lo elabora, as como con la fecha de elaboracin. Que los documentos a que haga mencin la correspondencia sin importar el soporte (disquetes, fotografas, CDROM, revistas o publicaciones), en todo caso se integrarn al expediente; de ser necesario, en sobres o carpetas que se adhieran al expediente. Que los documentos no cuenten con clips para evitar su maltrato. Que los documentos sean numerados conforme se integran al expediente o, de no ser posible, que el nmero de folios o pginas se anote en el anverso del expediente y se actualice conforme se integren los documentos

Nota. Cabe destacar que los soportes de los documentos que se integran a un documento de archivo deben necesariamente tener relacin con el tema o asunto, por lo tanto los disquetes, fotografas, revistas, mapas o publicaciones que no estn relacionados con un asunto o materia se considerarn documentos de apoyo administrativo. 7.3.2 Preguntas a contestar antes de abrir un expediente de archivo:

El asunto del documento compete a un programa, proyecto, funcin o accin del rea?

26

Ejemplos: programas o proyectos de trabajo, informes, documentos tcnicos tales como guas, instructivos, manuales (comprende al documento as como a la correspondencia y otros documentos generados en el curso de su desarrollo). El asunto demanda un trmite o una accin conforme a las atribuciones del rea? Ejemplos: solicitudes de autorizacin sanitaria, juicios, responsabilidades. El documento forma parte de la serie de un tema o asunto? Ejemplos: Acuerdos de trabajo con funcionarios superiores, actas, acuerdos o documentos de comisiones, comits o similares, series estadsticas. Se incluirn los anexos a que se hace referencia y por un perodo gubernamental de 6 aos, abriendo el nmero de legajos que sean necesarios. El documento refleja acciones o trmites sobre administracin y finanzas de la dependencia? Ejemplos: licitaciones, cuentas por liquidar, anteproyecto y proyectos de presupuesto, auditorias, solicitudes de recursos. Si alguna de las respuestas es afirmativa, entonces se abrir un expediente de archivo. 7.3.3 Registro y descripcin del expediente de archivo El propsito de registrar un expediente es el de asentar que ste forma parte de los archivos de la Secretara de Salud con informacin confiable y relevante para sustentar las tareas que tiene asignadas. El registro y descripcin de un expediente de archivo en soportes tradicionales comprende describir en la cartula del mismo la mayor informacin posible para su mejor manejo, as como para el desarrollo de una base de datos o inventario que facilite su control y acceso. En el caso de archivos en ambiente electrnico, las bases de datos debern adems, contener los metadatos o elementos de descripcin que den contexto a la informacin de las mismas; de igual manera en sistemas de control documental en ambiente electrnico los elementos de descripcin servirn para que los documentos de archivo sean accesibles y confiables. El registro y descripcin de un expediente servir para homologar sistemas de acceso y recuperacin, as mismo facilitar el control y ubicacin dentro de la unidad administrativa en particular y dentro de la dependencia en general, al incorporarse su registro a una base de datos de la dependencia. Es preciso sealar que no se registrarn ni describirn expedientes que fueron abiertos antes de la instrumentacin de esta gua. De no contar con una base de datos, es recomendable que las unidades administrativas impriman los elementos a describir en las cartulas de las carpetas.

27

A continuacin se establecen los elementos mnimos de descripcin de expedientes de archivo obligatorios. 7.3.4. Elementos de descripcin del expediente de archivo ELEMENTOS DE DESCRIPCIN PARA EL EXPEDIENTE DE ARCHIVO 1. NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE* Se indicar el nombre oficial de la unidad administrativa, conforme a Reglamento Interior vigente.

2. NOMBRE Y CLASIFICACIN DEL EXPEDIENTE (Ver clasificacin de archivos)

Obligatoriamente se anotar Clave y nombre de la seccin. Clave y nombre de la serie De ser el caso, clave y nombre de clasificacin de la subserie Clave y nombre de clasificacin del expediente y nmero secuencial dentro de la serie Con excepcin de la clave y nombre de seccin y serie que corresponden al Cuadro de Clasificacin de Archivos de la Secretara de Salud, los dems podrn determinarse por el rea productora.

6. RESUMEN DE CONTENIDO

En un mximo de tres lneas se escribir el asunto o tema del expediente considerando: personas morales o fsicas, lugares (ubicaciones), fechas, asuntos o materias.

28

7. FECHAS EXTREMAS*

Ao de apertura del expediente, cuando corresponda, ao en el que se cierra el expediente. Existen expedientes que por el asunto que tratan solo tendrn la duracin del ao en el que se gestion el trmite. Incluir nota sobre el tipo de soportes que se localizan en el expediente, ejemplo: papel, fotografas, libros, disquetes, engargolados, CDROM, etc. En caso de archivos electrnicos se indicar el nombre del sistema, paquetera o direccin electrnica donde se localiza el expediente.

8. FORMATO O SOPORTE

9. VALOR DOCUMENTAL* 10. PLAZOS DE CONSERVACIN (vigencias documentales)

Administrativo ___, legal ___ o contable ___ Marcar con X el o los valores. Conforme al Catlogo de Disposicin Documental vigente en la Secretara de Salud se anotar el nmero de aos que se conservar en: Vigencia completa ( nmero de aos de la vigencia documenta a la que en su caso, se suma el plazo de reserva ) ______ Oficina o archivo de trmite (nmero de aos que el expediente permaneci en la unidad administrativa) ______ Archivo de Concentracin (nmero de aos restantes para cumplir vigencia completa) ______

11. NMERO DE FOJAS

Este dato se anotar al cerrar el expediente.

29

12. NIVEL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN CONTENIDA EN EL EXPEDIENTE.*

Carcter de la informacin o Pblica ___ reservada ___ confidencial ___ (cuando la informacin que contiene el expediente es pblica no requiere llenado de los siguientes metadatos)

Fecha de la clasificacin Descripcin de partes o secciones reservadas o confidenciales Fundamento legal Perodo de reserva Ampliacin del perodo de reserva si___ No. de aos___ no ___ Rbrica del titular de la unidad administrativa o funcionario autorizado Fecha de desclasificacin Rbrica y puesto del responsable de la desclasificacin

30

7.4. 7.4.1

Clasificacin de archivos Introduccin

Se entiende por clasificacin:

Al proceso de identificar y organizar archivos en categoras de acuerdo con esquemas previamente establecidos, mtodos y reglas determinados en un sistema de clasificacin. As, a un sistema de clasificacin de expedientes se le define como:

Un cuadro o esquema lgico para la organizacin fsica e intelectual del almacenamiento y recuperacin de expedientes de archivo.

La clasificacin permite la categorizacin de secciones, series y expedientes basados en atribuciones o funciones y actividades representadas en los documentos de archivo, a fin de que la organizacin, almacenamiento y disposicin de los archivos sea contemplada desde un marco general.

7.4.2. El Cuadro Bsico de Clasificacin de Archivos de la Secretara de Salud El Cuadro Bsico de Clasificacin de Archivos de la Secretara de Salud es la herramienta para: Organizar, describir y vincular sus documentos de archivo. Vincular y compartir expedientes interdisciplinarios ya sea de forma interna o externa a la dependencia. Proporcionar el acceso, recuperacin, uso y diseminacin de los archivos en forma adecuada. Establecer polticas de conservacin y depuracin de archivos.

31

En la Secretara de Salud desde 1996 se dise el Cuadro Bsico de Clasificacin de Archivos, el cual no ha sido utilizado en forma general. Sin embargo, en la actualidad resulta imprescindible su uso, tanto para garantizar acceso a la informacin que se encuentra en los archivos, como para normalizar y certificar procesos tcnico-administrativos donde se demandan esquemas precisos en cuanto a la documentacin que se genera o maneja dentro del propio proceso. El Cuadro de Clasificacin de Archivos de la Secretara de Salud est organizado con base en atribuciones o funciones o actividades y refleja sus tareas y acciones, divididas en aquellas de carcter comn a la Administracin Pblica Federal y las correspondientes a atribuciones sustantivas en la dependencia. Se ha estructurado en forma jerrquica y su elaboracin se bas en la Ley General de Salud, as como en el Reglamento Interior vigente de la dependencia. El cuadro bsico de clasificacin forma parte de este manual en el Anexo No. 1 El Cuadro de Clasificacin est basado en un esquema abierto y puede ser utilizado en diferentes niveles segn lo determine la complejidad de la funcin y las acciones o temas que se deriven de sta. En la actualizacin del Cuadro se incorporan 33 secciones, las 13 primeras, corresponden a funciones comunes de las dependencias del Poder Ejecutivo Federal, identificadas con C y fueron elaborados por un grupo de dependencias, a partir de los trabajos que viene desarrollando el Comit Tcnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo del Poder Ejecutivo Federal en su conjunto con el apoyo del Archivo General de la Nacin. Con S se identifican las 21 secciones que corresponden a atribuciones de la Secretara de Salud. As, el Cuadro de Clasificacin de la Secretara de Salud incluye cuatro niveles, de los cuales los dos primeros deben ser respetados tal y como se presentan, y los dos siguientes sern determinados por la propia unidad administrativa que los utilizar cuando as lo considere necesario. Para incorporar nuevas secciones o series las unidades responsables solicitarn su inclusin al Centro de Documentacin Institucional, rea que en conjunto con la unidad solicitante llevar a cabo el anlisis sobre la pertinencia de su apertura. Tambin en el Anexo No. 2 se proporcionan ejemplos para la clasificacin de archivos. 7.5 Control de archivos

7.5.1 Formatos de control de archivos Con el propsito de mantener un adecuado control nico y acceso de archivos en soportes tradicionales, cada unidad responsable mantendr:

32

Un inventario de uso mltiple que podr ser elaborado para el control de expedientes en la unidad administrativa o para llevar a cabo transferencias al Archivo de Concentracin y para el trmite de baja o transferencia al Archivo Histrico. En el anexo 3 se localiza el formato de inventario, su instructivo de llenado y ejemplos de elaboracin Una Gua Simple de Archivos

Ambos formatos inventario y gua sern actualizados los primeros 20 das hbiles del mes de enero, en su caso la gua simple de archivos especfica de la unidad administrativa ser actualizada durante los siguientes 10 das hbiles del mismo mes, a travs de la aplicacin diseada para este propsito y se notificar por escrito de su actualizacin al Centro de Documentacin Institucional. 7.5.2 Control y prstamo de expedientes Las reas responsables de archivos contarn con mecanismos de control y prstamo de expedientes, para lo cual observarn lo siguiente: El responsable de archivos de cada unidad administrativa contar con un registro actualizado del o los servidores pblicos cuya firma est autorizada para solicitar prstamos En el prstamo de expedientes la unidad administrativa entregar un vale o libreta de control el cual incorporar la firma autorizada para hacer prstamos. Cada unidad administrativa, establecer y difundir los horarios de prstamo de expedientes. Cada unidad administrativa establecer el tiempo mximo de prstamo, el cual podr previa solicitud extenderse hasta por un tiempo igual, transcurrido el mismo, se solicitar por escrito la devolucin de los archivos en un mximo de 10 das hbiles. De no recibirse el expediente en este plazo, los responsables de archivo, mediante escrito al titular de la unidad administrativa se deslindarn del uso que pueda darse al expediente prestado. Los expedientes devueltos debern reunir las caractersticas con las cuales fueron prestados, en caso contrario, cuando el o los expedientes prestados sean devueltos en mal estado o incompletos se notificar de ello por escrito al titular de la unidad administrativa, a la Unidad de Enlace y al Comit de Informacin a fin deslindar responsabilidades. A la devolucin de los expedientes se devolver el vale cancelado o se har la cancelacin correspondiente.

33

7.6 Transferencias primarias de archivos La transferencia primaria de archivos consiste en llevar a cabo las actividades necesarias para que los archivos de uso espordico en las unidades administrativas puedan enviarse al Archivo de Concentracin para su conservacin precautoria hasta cumplir su vigencia documental y, en su caso, llevar a cabo valoracin documental o realizar trmites para obtener la autorizacin de baja de los archivos. A continuacin se establecen las polticas y actividades que las unidades administrativas, a travs del responsable de servicios de archivo, debern llevar a cabo para la transferencia primaria de archivos. 7.6.1 Polticas Todos los archivos de uso espordico en oficinas administrativas del nivel central y desconcentrado de la Secretara de Salud se transferirn al Archivo de Concentracin de la dependencia, con excepcin de aquellos cuya vigencia es indeterminada y de uso regular. Todo archivo que se transfiere se encontrar respaldado en un inventario de uso mltiple (Anexo No. 3), por lo que por ningn motivo se recibirn archivos sin inventario. El inventario de archivos a transferir ser revisado y autorizado por el CDI antes de llevarse a cabo la transferencia fsica por lo que el Archivo de Concentracin no recibir archivos si los inventarios no han sido revisados y autorizados previamente. Es responsabilidad de cada unidad administrativa llevar a cabo la transferencia fsica de los archivos al Archivo de Concentracin. El responsable de archivos de la unidad administrativa se encargar de solicitar revisin de inventarios y, en su caso, a hacer ajustes y acudir a la entrega de los archivos cuando se ha obtenido la autorizacin correspondiente. Una vez autorizada la transferencia, sta se llevar a cabo mediante oficio (Anexo No. 5) El Archivo de Concentracin recibir transferencias a partir del 1. de febrero y hasta el 15 de octubre de cada ao, con excepcin del ao de transicin gubernamental, cuando se harn lo ajustes que se consideren necesarios. El CDI en su calidad rea coordinadora del manejo de archivos de la Secretara de Salud es la nica rea responsable de tramitar autorizaciones de bajas ante el Archivo General de la Nacin.

34

7.6.3 Trmites para la autorizacin y transferencia de archivos al Archivo de Concentracin Conforme a lo sealado cada unidad administrativa elabora el o los inventarios para transferir archivos al Archivo de Concentracin. Cuando as lo requiera, el responsable de archivos solicitar asesora para el llenado de inventarios. Una vez elaborados los inventarios de archivos el responsable de los servicios de archivos de la unidad administrativa acude directamente al Centro de Documentacin Institucional o al Archivo Histrico y solicita revisin de inventarios (no requiere oficio). El personal autorizado revisa inventarios del Centro en un plazo no mayor a 72 horas en das hbiles, o hasta tres semanas en inventarios de archivos de gran volumen, por lo que en todo caso se notificar al usuario cuando puede regresar por su inventario. En su caso, se autorizan los inventarios y se procede a la transferencia de archivos o se devuelven para ajustes y se vuelven a presentar al CDI para nueva revisin. La unidad administrativa prepara sus cajas de archivos y elabora oficio de transferencia (Anexo 4, dirigido al Centro de Documentacin Institucional con copia al jefe del Departamento de Archivos de Concentracin e Histrico a la cual se anexa dos juegos de inventarios). El responsable de archivos de la unidad administrativa acude al Archivo de Concentracin con las cajas de archivos, copia del oficio de transferencia y dos juegos de los inventarios. El responsable del Archivo de Concentracin lleva a cabo verificacin inicial y otorga acuse de recibo con la leyenda Se tienen por recibidas ___ cajas, mismas que sern revisadas en su contenido contra inventario. De encontrarse anomalas se reportarn por escrito. En caso de que el Archivo de Concentracin encuentre errores en inventario o en expedientes despus de su revisin, stos sern reportados, mediante oficio, a la unidad administrativa correspondiente a fin de que se lleven a cabo los ajustes, de no recibirse respuesta en un lapso de 30 das hbiles, el Archivo de Concentracin se deslinda de cualquier responsabilidad con respecto a lo reportado. La unidad administrativa conservar el expediente de transferencia de archivos hasta por un ao despus de vencido el periodo de conservacin El Archivo de Concentracin mantendr hasta por 10 aos los archivos de transferencias y trmites de baja.

35

7.6.4 Embalaje de expedientes Una vez autorizada la transferencia de archivos, stos sern colocados en cajas de cartn de 60 cms. de longitud. En el embalaje se observar lo siguiente: Los expedientes se colocarn conforme al orden en el que aparecen en el inventario La caja se identificar con la siguiente informacin: Nmero secuencial de la caja Unidad administrativa que realiza la transferencia Nmero y fecha del oficio de transferencia Nmero de expedientes que contiene la caja La caja no se cerrar con cinta adhesiva o similar

7.6.5 Prstamo de expedientes que se conservan en el Archivo de Concentracin Las unidades que transfieren archivos al Archivo de Concentracin podrn consultarlos antes de que cumplan su vigencia documental y se proceda a su valoracin para baja y/o transferencia al Archivo Histrico de la Secretara de Salud. A fin de brindar un servicio de prstamo eficiente se debern tomar en consideracin los siguientes lineamientos. Cada unidad administrativa registrar a los servidores pblicos cuya firma est autorizada para solicitar prstamos al Archivo de Concentracin, se recomienda que el responsable de los servicios de archivo de la unidad sea el encargado de efectuar las solicitudes de prstamo. En el prstamo de expedientes, la unidad administrativa entregar un vale (Anexo 5) debidamente llenado y con la firma autorizada. El servicio de prstamo se llevar en de lunes a viernes de 8:30 a 14:30 hs., con excepcin de las vacaciones de diciembre, perodo durante el cual el Archivo de Concentracin permanecer cerrado. El tiempo mximo de prstamo ser de 15 das hbiles, concluido el plazo el rea solicitante pedir por escrito la extensin de prstamo por un mximo de 15 das hbiles. Transcurrido el tiempo de prstamo, en su caso la extensin, y de no haberse

36

realizado la devolucin, el Centro de Documentacin Institucional comunicar por escrito a la unidad administrativa que de no devolverse el expediente en un plazo adicional de 15 das hbiles el Archivo de Concentracin se deslinda del mal uso que pueda darse a stos En casos excepcionales la unidad administrativa fundamentar por escrito la extensin del prstamo de expedientes. Cuando la unidad administrativa no justifique la devolucin de un expediente tambin se notificar de ello a la Unidad de Enlace y al Comit de Informacin de la dependencia. Los expedientes devueltos debern reunir las caractersticas con las cuales fueron prestados, en caso contrario, cuando el o los expedientes prestados sean devueltos en mal estado o incompletos se informar de ello por escrito a la unidad administrativa, a la Unidad de Enlace y al Comit de Informacin a fin deslindar responsabilidades del Archivo de Concentracin. A la devolucin de los expedientes se devolver el vale cancelado al solicitante. 8. VIGENCIAS DOCUMENTALES PARA ARCHIVOS Las vigencias documentales de archivos se establecen con propsito de:

Establecer los tiempos mximos de conservacin de archivos para lograr un manejo racional y ptimo de los mismos. Facilitar el flujo de archivos para evitar su acumulacin innecesaria en oficinas Facilitar el proceso de valoracin y disposicin de archivos

Las vigencias documentales consisten en establecer los perodos que los archivos se conservarn en las instituciones. En el establecimiento de tiempos de conservacin de archivos se han contemplado sus valores (administrativo, contable o legal), las disposiciones jurdicas aplicables a los mismos, as como aquellas emitidas por el Archivo General de la Nacin. Con base en lo anterior, se han establecido vigencias generales (Cuadro 3) mismas que aplican a los archivos de la Secretara de Salud de forma general y segn sus valores documentales.

37

Tambin se determinaron vigencias especficas (Cuadro 4) que corresponden a asuntos o expedientes y grupos de expedientes que segn disposiciones jurdicas emitidas, tienen vigencias documentales diferentes a las generales. Las vigencias documentales especficas no estn agotadas y podrn incrementarse cuando as lo indique una disposicin especfica. A fin de identificar valores documentales y estar en posibilidades de aplicar las vigencias que correspondan, en el Anexo 1 del Cuadro de Clasificacin de Archivos, se indica en la primera columna el valor o valores documentales de cada serie, en la segunda columna se indica si vigencia es general o especfica. Asimismo, se incorpora la columna para aquellas series donde pueden existir expedientes o grupos de expedientes que contienen informacin reservada o confidencial. En archivos electrnicos aplican las mismas vigencias aunque no hay transferencia al Archivo de Concentracin, por lo que una vez prescrita su vigencia, corresponde al CDI revisar los archivos y obtener un inventario del mismo, as como efectuar la valoracin de los archivos y, en su caso, efectuar el trmite de autorizacin de baja o su transferencia al Archivo Histrico de la Secretara de Salud. Cuando una unidad administrativa considere que deben establecerse vigencias documentales especficas a archivos que genera por las atribuciones delegadas, solicitar su inclusin al CDI, que de ser el caso, har las consultas tcnicas pertinentes y registrar el cuadro de vigencias especficas En la aplicacin de vigencias documentales se tomarn en consideracin los siguientes factores: En el caso de expedientes con ms de un valor siempre aplicar el mayor tiempo de conservacin. Las vigencias documentales son aplicables a series de expedientes segn el Cuadro de Clasificacin de Archivos de la Secretara de Salud, de existir desagregaciones de las series, clasificaciones a 3. (subserie) y 4. (expediente), derivado de una serie aplicar el valor de sta ltima y slo podrn aplicarse otras vigencias al 3. y 4. posiciones cuando se trate de vigencias especficas o cuando se trate de expedientes con informacin reservada, en cuyo caso el plazo de conservacin ser mayor como se indica ms adelante Se considera original al documento que cuenta con firmas autgrafas y que se localiza en el rea responsable de la o atribucin funcin que lo genera o registra para su control. Por ejemplo:

38

DOCUMENTOS O EXPEDIENTES EN ORIGINAL Contratos Licitaciones

UBICACIN Direccin General de Asuntos Jurdicos Direccin General de Recursos Materiales y Servicios Generales Direccin General de Desarrollo de la Infraestructura Fsica Direcciones de administracin o equivalentes de reas desconcentradas que cuentan con subcomit de adquisiciones

Expedientes contables

Archivo contable de la Direccin General de Programacin Organizacin y Presupuesto Otras reas que manejan fondos o recursos en forma directa como los rganos desconcentrados

Nminas con firma autgrafa (contable)

Direccin General de Recursos Humanos

39

Cuadro 3 VIGENCIAS DOCUMENTALES GENERALES VALOR PRIMARIO DE LOS EXPEDIENTES TIEMPO DE CONSERVACIN ARCHIVO DONDE SE CONSERVA

Original u Original y copia Contables Copia Original u Original y copia Copia Original u Original y copia Jurdico o legal

6 aos

Archivo Contable de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, Direccin General de Recursos Humanos, otras reas que manejan recursos financieros en forma directa como los rganos desconcentrados Archivo de trmite y concentracin. Archivos de trmite y concentracin* Archivos de trmite y concentracin Archivo de trmite Archivo de concentracin

3 aos 6 aos 3 aos Durante su vigencia 12 aos Al concluir se transfiere al archivo de concentracin para su valoracin histrica

Administrativo

Copia

Durante su vigencia

Archivo de trmite

Al concluir se transfiere para Archivo de concentracin su baja Los archivos podrn permanecer el tiempo de conservacin establecido en el archivo de trmite o, cuando los archivos son de uso espordico, se transferirn antes de concluir la vigencia al Archivo de Concentracin para su conservacin precautoria hasta que prescriba la vigencia

40

Cuadro 4 VIGENCIAS DOCUMENTALES ESPECFICAS ARCHIVOS Expedientes de personal CARACTERSTICAS Se refiere a los archivos que establece el Instructivo para el manejo del Expediente de Personal vigente Se refiere aquellos que contiene la documentacin o registros originales sobre cada uno de los bienes muebles de la dependencia Expedientes de valores financieros, aportaciones a capital, emprstitos, financiamiento externo Contiene la contabilidad general de la Secretara de Salud TIEMPO DE CONSEVACIN Tiempo indeterminado ARCHIVO DONDE SE CONSERVA Archivo de Personal de la Direccin General de Recursos Humanos Archivo de trmite Archivo de Concentracin Archivo de trmite Archivo de concentracin Archivo contable de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto Archivo Histrico de la Secretara de Salud Archivo de trmite y concentracin Archivo Histrico Archivo de trmite Archivo de concentracin

Expedientes de activo fijo de bienes muebles

Durante la vida til del bien 12 aos despus de la baja del bien Hasta su finiquito 12 aos 12 aos

Valores financieros, aportaciones a capital, emprstitos, financiamiento externo Libros de mayor, inventarios y balances

Conservacin permanente Expedientes o carpetas de comits, subcomits, consejos, comisiones En original (el que conserva el presidente o, en su caso, el secretario del rgano colegiado) En copia (los que conservan los miembros del rgano colegiado) 6 aos Al concluir su vigencia se conserva de forma permanente 3 aos Al concluir su vigencia se transfiere para baja

41

Contina cuadro 4.
ARCHIVOS Expediente clnico NOM-168-SSA1-1998 CARACTERSTICAS Contiene los documentos relacionados con el diagnstico, tratamiento y pronstico de un paciente TIEMPO DE CONSEVACIN Tiempo mnimo 5 aos despus del ltimo contacto con el paciente Al concluir el perodo se transfiere para su baja Licencias sanitarias Documentacin relacionada con el trmite Indefinido ARCHIVO DONDE SE CONSERVA Archivo clnico en unidades mdicas

Archivo de concentracin Archivo de trmite

Registros sanitarios Permisos de importaciones

Documentacin relacionada con el trmite Documentacin relacionada con el trmite

Indefinido Hasta un ao despus de la vigencia del permiso Al concluir este perodo se transfiere para su baja

Archivo de trmite Archivo de trmite Archivo de concentracin Archivo de trmite Archivo de concentracin Archivo de trmite Archivo de concentracin Archivo de trmite Archivo de trmite

Permisos de exportaciones

Documentacin relacionada con el trmite

Hasta un ao despus de la vigencia del permiso Al concluir la vigencia se transfiere para su baja En activo 5 aos En semiactivo 5 aos a partir de su cancelacin En activo 5 aos En semiactivo 5 aos Conservacin mxima 90 das posteriores a su elaboracin, posteriormente se transfieren para su baja al Archivo de Concentracin Tiempo mximo de conservacin 5 aos

Archivos y registros de transfusin sangunea NOM-003-SSA2-1993

Libros para el registro de ingreso y egresos de sangre y sus componentes, autorizados por la Secretara de Salud Historias clnicas de candidatos o disponentes de sangre Historias clnicas rechazadas

Registro de pruebas de deteccin de enfermedades trasmisibles por transfusin de sangre

Archivo de Trmite y Concentracin

42

8.1 Vigencias documentales y plazos de informacin reservada Cuando la informacin contenida en los expedientes de una serie contiene informacin reservada, concluido el perodo de reserva la vigencia documental ser por un perodo igual al de reserva o al que marque la vigencia cuando esta sea mayor al perodo de reserva. Ejemplo: Si la serie fue reservada por un plazo de 4 aos y la vigencia documental es de 3, a partir de la desclasificacin de la informacin reservada la serie se conservar por un periodo de 4 aos ms. Si la serie fue reservada por un plazo de 3 aos y la vigencia documental que le corresponde es de 6 aos, entonces el expediente se conservar por 6 aos ms.

8.2 Vigencias documentales de expedientes que han sido objeto de solicitudes de acceso a solicitudes de informacin Los expedientes de archivo que contienen documentos que fueron objeto de una solicitud de informacin sern conservados por dos aos mas a la vigencia que establecida. 9. GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS La Gua simple tiene por objeto dar cumplimiento a lo establecido en los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal que a continuacin se transcriben: Artculo segundo, fraccin XVIII, Gua simple de archivo, esquema general de descripcin de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus caractersticas fundamentales conforme al cuadro general de clasificacin archivstica y sus datos generales Artculo sptimo. Las dependencias y entidades elaborarn una gua simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificacin archivstica de sus series documentales, la relacin de los archivos de trmite, de concentracin e histrico, as como el nombre y cargo del responsable, la direccin, telfono y correo electrnico de cada uno de ellos Toda vez que segn el lineamiento cuarto transitorio de los citados Lineamientos seala que la Gua simple deber estar publicada en los sitios de internet de las dependencias y entidades, la elaboracin de la gua se llevar a cabo a mediante una aplicacin de internet que permita su llenado y actualizacin por ese medio. A continuacin se presentan los objetivos especficos, disposiciones generales y elementos de descripcin para la elaboracin de la Gua Simple en archivos de trmite de las unidades administrativas.

43

9.1

Objetivos especficos de la Gua Simple Identificar el contexto y contenido de los archivos con base en el Cuadro de Clasificacin de Archivos de la Secretara de Salud. Asegurar la creacin de descripciones consistentes y apropiadas para facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin

9.2

Disposiciones Generales De aplicacin A todos los archivos de la Secretara de Salud

Cada unidad administrativa elaborar la gua de sus series documentales generadas A partir de la gua de cada unidad administrativa se integrar la Gua Simple de la Secretara de Salud Los elementos de descripcin aplicables del modo ms amplio posible sin tener en cuenta su volumen o espacio fsico La unidad de descripcin ser la serie documental La gua de cada unidad administrativa, as como las correspondientes al archivo de concentracin e histrico sern actualizadas anualmente, durante los primeros 20 das hbiles del mes de enero Dentro de los elementos de descripcin y a partir de la primera actualizacin de la Gua (enero de 2006) se incorporarn los movimientos o transferencias que sufrieron los archivos durante el perodo. Adems de los elementos de descripcin que establece el Instructivo publicado por el Archivo General de la Nacin, se incluyen tambin como obligatorios los recomendados en el propio Instructivo. De responsabilidades Corresponde al responsable de archivos de la unidad administrativa integrar la Gua Simple y entregarla al rea coordinadora de archivos.

44

 El Centro de Documentacin Institucional es el rea responsable de integrar la gua simple de la dependencia por unidad administrativa y entregarla a la Unidad de Enlace de la Dependencia para su divulgacin a travs del Portal de Transparencia.

De excepcin Los archivos sern descritos por serie y solamente se aceptar la descripcin de archivos para la gua por procedencia (unidad administrativa y rea generadora) en archivos que fueron abiertos con anterioridad a enero de 2005. La primera gua se entregar a durante los primeros 10 das hbiles del mes de diciembre. En la actualizacin de enero de 2006, la descripcin de series por la de procedencia ser sustituida paulatinamente en archivos de trmite y en Archivo de Concentracin cuando se efecten transferencias que identifican a las series conforme al Cuadro de Clasificacin de Archivos de la Secretara de Salud. 9.3 Elementos de descripcin. Identificacin UNIDAD ADMINISTRATIVA Indicar el nombre de la Unidad administrativa responsable del archivo

NOMBRE DEL RESPONSABLE Y Indicar el nombre y puesto del responsable de archivos de la unidad administrativa PUESTO DOMICILIO Indicar callen, nmero, colonia, cdigo postal, delegacin, ciudad, telfono (con clave lada) y, en su caso nmero de fax y correo electrnico del responsable de archivos Se anotar el nombre del fondo que corresponde a nombre de la dependencia: Secretara de Salud, con excepcin del Archivo Histrico, donde se localizan diferentes fondos Se anotar el nombre de la seccin a la que pertenece la serie que se describe. Cuando se trate de archivos que an no han sido clasificados conforme a un cuadro de clasificacin se anotar el nombre de la unidad administrativa de donde procede la documentacin

Contexto
FONDO SECCIN/PROCEDENCIA

45

SERIE/REA RESPONSABLE LOS ARCHIVOS

DE Se anotar nombre y clave de la serie Cuando se trate de archivos que an no han sido clasificados conforme a un cuadro de clasificacin se anotar el nombre del rea productora de los archivos (direccin de rea, subdireccin, departamento o equivalentes)

FECHAS

En su caso: a) Archivos de trmite se anotar el ao de apertura de la serie

VOLUMEN

En su caso: Para archivo de trmite, nmero de expedientes que conforman la serie y que se localizan en la unidad administrativa

MOVIMIENTOS y/o Archivos de trmite TRANSFERENCIAS DE LA SERIE durante el perodo de actualizacin En el perodo Se llev a cabo transferencia primaria de la serie al Archivo de Concentracin: Si __ No __. El nmero de expedientes transferidos de la serie fue de ______ Durante el perodo de reporte se abrieron ______ expedientes Al cierre del reporte el nmero de expedientes de la serie es de ______ (esta cifra es igual a la consignada en Volumen) UBICACIN FISCA Indicar domicilio completo de la ubicacin fsica, cuando sta es diferente a la de la unidad administrativa

46

10. MANEJO Y DISPOSICIN DE OTROS MATERIALES DOCUMENTALES 10.1 El documento de archivo y el documento de apoyo informativo

Dentro de las oficinas existen, adems de los documentos de archivo, los documentos de apoyo informativo ambos son tiles aunque son diferentes en cuanto a su tratamiento y manejo. Este captulo aborda el manejo de otros materiales documentales, para lo cual a continuacin se establecen las diferencias entre los documentos de archivo y los de apoyo informativo.
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo o organizacin en cumplimiento de obligaciones legales y el ejercicio de su actividad. Son documentos creados o recibidos por una institucin o individuos en el curso de trmites administrativos o ejecutivos. Son producidos en forma natural en funcin de una actividad administrativa. Constituye el nico testimonio y garanta documental del acto administrativo, por tanto se trata de documentacin nica. Estn estructurados en conjuntos de documentos organizados que se interrelacionan. Son o pueden ser patrimonio documental. Cumplida su vigencia administrativa, contable o legal y su uso en oficinas pasan al Archivo de Concentracin para su conservacin precautoria. Posteriormente, previa valoracin documental, pasan al Archivo Histrico para su conservacin permanente, o se tramita su baja por carecer de valor evidencial o testimonial. Generalmente son ejemplares mltiples que proporcionan informacin. No son nicos: se trata de ediciones o reprografias o acumulacin de copias y fotocopias que sirven de control sin un tema o asunto, y sin interrelacin alguna. Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temticas de inters exclusivo a quien los organiza. Por lo general no se consideran patrimonio documental se destruyen y solo se conservan aquellos por su valor de informacin. No pasan al archivo de concentracin. Carecen de vigencias o valores documentales

DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO

Se trata de documentacin constituida por ejemplares de origen y caractersticas diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la informacin que contiene para apoyar en las tareas asignadas.

Administrativo Temporal Contable Documento de Archivo Permanente Histrico Valor Legal Documento de apoyo informativo Informativo Se conserva conforme a plazos fijados por la utilidad de la informacin Valor Permanente Informativo No tiene Es de rpida obsolescencia Legal Conservacin conforme a plazos establecidos por normas o leyes Temporal Administrativo Contable No Tiene

47

Con base en lo anterior, no se consideran documentos de archivo, los documentos de apoyo informativo, as como aquellas carpetas que se integran por documentos sueltos de control interno temporal tales como: o o o Los controles de correspondencia de entrada y salida, a excepcin de los minutarios que integran los documentos, correspondencia y oficios firmados por el mismo funcionario. Las carpetas que contienen documentos sin interrelacin alguna. Las carpetas donde se integran copias de documentos que ya se encuentran en un expediente de archivo, como aquellos que renen copias de talonarios, de faxes, de vales al almacn, de fotocopias o tarjetas utilizadas para registrar entrada y salida del personal, entre otros. Las carpetas que solamente contienen copias o fotocopias de diversos temas y sin interrelacin. Las carpetas a las que se les da el nombre de una unidad responsable, servicio de salud o dependencia pero con contenido diverso y variado sin relacin entre si. Las carpetas con informacin incompleta y sin orden alguno.

o o o

Adems del material de apoyo informativo, en las oficinas tambin se localizan otros materiales documentales tales como, revistas, peridicos, Diario Oficial de la Federacin, publicaciones u otro tipo de documentos que no forman parte del documento de archivo, es decir, conjuntos de documentos similares o de semejantes caractersticas que no reflejan una accin o trmite. En relacin con este tipo de documentos a continuacin se establecen los criterios y conceptos que definen a este material documental Publicacin Escrito impreso como libro, revista, peridico etc. que ha sido publicado.

Para su aplicacin en este Manual, las publicaciones debern, adems, reunir las siguientes caractersticas. Ser publicadas por la Secretara de Salud Las entregadas a la Secretara de Salud por otros organismos gubernamentales, no gubernamentales, privados o acadmicos sin ningn cargo

48



No estar registradas como activo fijo de la dependencia Las revistas, peridicos, el Diario Oficial de la Federacin y otro material no registrado como: bien mueble dentro del activo fijo de la dependencia, bien nacional del dominio pblico o un monumento histrico. Otros impresos como folletera, papelera obsoleta, formas continuas, formatos, carteles, etc. Tambin, aunque no se les define como publicaciones, lo dispuesto en esta manual aplica a las fotografas, pelculas, videos o documentos en soporte electrnico que: no fueron registrados como un bien mueble, que tampoco son considerados un bien nacional del dominio pblico o monumento histrico, ni fueron clasificados y conservados como archivo. En general se considera otro material documental a aquellos materiales con valor de desecho de los cuales no hay constancia en los registros contables de la unidad administrativa de los ltimos 6 aos ni se encuentran en el inventario de bienes muebles de la Dependencia

10.2.

Polticas

La disposicin final de los documentos de apoyo informativo y de control interno temporal, al igual que de otros no considerados como documentos de archivo, no estarn sujetos al tratamiento que se da a los archivos en cuanto al levantamiento de inventario, transferencia al Archivo de Concentracin y autorizaciones de baja por parte del Archivo General de la Nacin aunque para su descarte o enajenacin debern observarse las siguientes polticas de operacin: Ningn material documental de apoyo informativo o publicacin podr desecharse sin la opinin tcnica del Centro de Documentacin Institucional. Los documentos de apoyo administrativo y publicaciones podrn ser manejados por cualquier persona dentro de la unidad administrativa Cuando en la unidad administrativa se decida prescindir de este tipo de material debido a que ya no es requerido o ya no es de uso en el rea, el responsable de archivos solicitar la intervencin del CDI para disponer del mismo El CDI revisar y valorar el material documental de apoyo informativo y publicaciones, en su caso, solicitar asesora externa y seleccionar aqul que rena las caractersticas para incorporarse al Acervo Memoria Tcnica, de lo contrario emitir mediante oficio la opinin tcnica para que ste pueda ser enajenado.

49

La unidad administrativa responsable del material documental, segn el caso, enviar al CDI el material seleccionado para su incorporacin al Acervo Memoria Tcnica, o solicitar su enajenacin, conforme a las disposiciones vigentes, a la Direccin de Suministros de la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretara de Salud, anexando para ello la opinin tcnica del Centro Los materiales documentales y publicaciones no requieren inventariarse y se describirn conforme lo seale el CDI en la opinin tcnica que emita.

Trmites para la disposicin final de otros materiales documentales La unidad administrativa solicita (por telfono, correo electrnico, personalmente) la intervencin del CDI para disponer de material documental y publicaciones. El CDI revisa el material, si ste rene los criterios de inclusin en los Acervos del CDI, solicita le sean enviados para su registro y difusin, de lo contrario, emite opinin tcnica con copia a la Direccin del Suministros para que ste pueda enajenarse como publicaciones y material documental sin valor institucional Segn el caso, la unidad administrativa transfiere el material al CDI o procede conforme a las disposiciones vigentes para la enajenacin de bienes y transfiere el material a la Direccin de Suministros. 11. CONSULTAS Y ASESORIAS

En la instrumentacin e interpretacin del Manual, las unidades administrativas podrn solicitar informacin y asesora al CDI, sobre Destino del material documental cuando no se trate de archivos Embalaje e identificacin de cajas Elaboracin de inventarios de archivos Separacin de materiales no textuales, tales como mapas, material de difusin, pelculas, fotografas, etc. Las solicitudes de consulta y asesora pueden realizarse por cualquier medio y sern atendidas en tiempo y forma que se acuerde con el solicitante.

50

ANEXOS

51

ANEXO 1 CUADRO DE CLASIFICACIN DE ARCHIVOS DE LA SECRETARA DE SALUD

SECCION DOCUMENTAL

1C. LEGISLACIN 2C ASUNTOS JURDICOS 3C PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTACIN 4C RECURSOS HUMANOS 5C RECURSOS FINANCIEROS 6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PBLICA 7C SERVICIOS GENERALES 8C TECNOLOGAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIN 9C COMUNICACIN SOCIAL 10C CONTROL Y AUDITORA DE ACTIVIDADES PBLICAS 11C PLANEACIN, INFORMACIN Y EVALUACIN 12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN

52

1S CALIDAD Y EDUCACIN EN SALUD 2S DESARROLLO EN SALUD 3S ECONOMA DE LA SALUD 4S PROMOCIN DE LA SALUD 5S SALUD REPRODUCTIVA Y EQUIDAD DE GENERO 6S VIGILANCIA EPIDEMIOLGICA 7S SALUD DE LA INFANCIA Y LA ADOLESCENCIA 8S PREVENCIN Y CONTROL DEL VIH/SIDA 9S VINCULACION COORDINACIN Y PARTICIPACIN SOCIAL 10S TRASPLANTES 11S TRANSFUSIN SANGUNEA 12S ADICCIONES 13S BENEFICENCIA PUBLICA 14S PROTECCIN CONTRA RIESGOS SANITARIOS 15S ARBITRAJE MDICO 16S ATENCIN MDICA Y HOSPITALARIA 17S INVESTIGACIN EN SALUD 18S SALUD MENTAL 19S PROTECCIN SOCIAL EN SALUD 20S TECNOLOGA EN SALUD 21S BIOTICA

53

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

1C 1C.1 1C.2 1C.3 1C.4 1C.5 1C.6 1C.7 1C.8 1C.9 1C.10 1C.11 1C.12 1C.13 1C.14 1C.15

LEGISLACIN Disposiciones legales en materia Programas y proyectos sobre legislacin Leyes Cdigos Convenios y tratados internacionales Decretos Reglamentos Acuerdos generales Circulares Instrumentos jurdicos consensuales (convenios, bases de colaboracin, acuerdos, etc) Resoluciones Compilaciones jurdicas Diario Oficial de la Federacin (publicaciones en el) Normas Oficiales Mexicanas* Comits y subcomits de normalizacin * Expediente sobre el desarrollo de una norma oficial mexicana Legal Legal Legal Legal Legal Legal Legal Legal Legal Legal Legal Legal Legal Legal Legal General General General General General General General General General General General General General General General SI SI

54

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

2C 2C.1 2C.2 2C.3 2C.4 2C.5 2C.6 2C.7 2C.8 2C.9 2C.10 2C.11 2C.12 2C.13 2C.14 2C.15 2C.16 2C.17 2C.18

ASUNTOS JURDICOS Disposiciones jurdicas en la materia Programas y proyectos en la materia Registro y certificacin de firmas Registro y certificacin de firmas acreditadas ante la dependencia Actuaciones y representaciones es en materia legal Asistencia consulta y asesoras Estudios, dictmenes e informes Juicios contra la dependencia Juicios de la dependencia Amparos Interposicin de recursos administrativos Opiniones tcnico jurdicas Inspeccin y designacin de peritos Desfalcos, peculados, fraudes y cohechos Notificaciones Inconformidades y peticiones Delitos y faltas Derechos Humanos Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico General General General General General General General General General General General General General General General General General General SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI

55

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

3C 3C.1 3C.2 3C.3 3C.4 3C.5 3C.6 3C.7 3C.8 3C.9 3C.10 3C.11 3C.12 3C.13 3C.14 3C.15 3C.16 3C.17

PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTACIN Disposiciones en materia de programacin Programas y proyectos en materia de programacin Proceso de programacin Programa anual de inversiones Registro programtico de proyectos institucionales Registro programtico de proyectos especiales Programas operativos anuales Disposiciones en materia de organizacin Programas y proyectos en materia de organizacin Dictamen tcnica de estructuras Integracin y dictamen de manuales de organizacin Integracin y dictamen de manuales, normas y lineamientos, de procesos y procedimientos Acciones de modernizacin administrativa Certificacin de calidad de procesos y servicios administrativos Desconcentracin de funciones Descentralizacin Disposiciones en materia de presupuestacin Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo General General General General General General General General General General General General General General General General General

56

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

3C,18 3C,19 3C,20 4C 4C.1 4C.2 4C.3 4C.4 4C.5 4C.6 4C.7 4C.8 4C.9 4C.10 4C.11 4C.12 4C.13 4C.14

Programas y proyectos en materia de presupuesto Anlisis financiero y presupuestal Evaluacin y control del ejercicio presupuestal RECURSOS HUMANOS Disposiciones en materia de recursos humanos Programas y proyectos en materia de recursos humanos Expediente nico de personal Registro y control de puestos y plazas Nmina de pago de personal Reclutamiento y seleccin de personal Identificacin y acreditacin de personal Control de asistencia (vacaciones, descansos y licencias, incapacidades, etc.) Control disciplinario Descuentos Estmulos y recompensas Evaluaciones y promociones Productividad en el trabajo Evaluacin del desempeo de servidores de mando

Administrativo Administrativo Administrativo

General General General

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Contable Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General General General General General General General SI SI SI SI SI

57

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI SI SI SI SI

4C.15 4C.16 4C.17 4C.18 4C.19 4C.20 4C.21 4C.22 4C.23 4C.24 4C.25 4C.26 4C.27 4C.28 5C 5C.1 5C.2

Filiaciones al ISSSTE Control de prestaciones en materia econmica (FONAC, sistema de ahorro para el retiro, seguros, etc.) Jubilaciones y pensiones Programas de retiro voluntario Becas Relaciones Laborales (comisiones mixtas, Sindicato Nacional de Trabajadores, Federacin de Sindicatos de Trabajadores al Servicio del Estado, condiciones laborales) Servicios sociales, culturales, de seguridad e higiene en el trabajo Capacitacin continua y desarrollo profesional del personal de reas administrativas Servicio Social de reas administrativas Curricula de personal Censo de personal Expedicin de constancias y credenciales Coordinacin laboral con organismos descentralizados y paraestatales Servicio Profesional de Carrera RECURSOS FINANCIEROS Disposiciones en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental Programas y proyectos sobre recursos financieros y contabilidad gubernamental

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General General General General General General General

SI SI

Jurdico Administrativo

General General

58

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

5C.3 5C.4 5C.5 5C.6 5C.7 5C.8 5C.9 5C.10 5C.11 5C.12 5C.13 5C.14 5C.15 5C.16 5C.17 5C.18 5C.19 5C.20

Gastos o egresos por partida presupuestal Ingresos Libros contables Registros contables (glosa) Valores financieros Aportaciones a capital Emprstitos Financiamiento externo Esquemas de financiamiento Asignacin y optimizacin de recursos financieros Crditos concedidos Cuentas por liquidar certificadas Transferencias de presupuesto Ampliaciones presupuesto Registro y control de plizas de egresos Registro y control de plizas de ingresos Plizas de diario Compras directas

Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable

General General General / Especifico General Especfico Especfico Especfico Especfico Especfico General General General General General General General General General

59

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

5C.21 5C.22 5C.23 5C.24 5C.25 5C.26 5C.27 5C.28 6C 6C.1 6C.2 6C.3 6C.4 6C.5 6C.6 6C.7 6C.8

Garantas, fianzas y depsitos Control de cheques Conciliaciones Estados financieros Auxiliares de cuentas Estado del ejercicio del presupuesto Fondo rotatorio Pago de derechos RECURSOS MATERIALES Y OBRA PBLICA Disposiciones en materia de recursos materiales, obra pblica, conservacin y mantenimiento Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra pblica, conservacin y mantenimiento Licitaciones Adquisiciones Sanciones, inconformidades y conciliaciones derivados de contratos Contratos Seguros y Fianzas Suspensin, rescisin, terminacin de obra pblica

Contable Administrativo Administrativo Contable Contable Administrativo Contable Contable

General General General General General General General General

Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo / Jurdico Administrativo / Jurdico Administrativo / Contable / Jurdico Administrativo / Jurdico

General General General General General General General General SI SI

60

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

6C.9 6C.10 6C.11 6C.12 6C.13 6C.14 6C.15 6C.16 6C.17 6C.18 6C.19 6C.20 6C.21 6C.22 6C.23 6C.24 6C.25 6C.26

Bitcoras de obra pblica Calidad en materia de obras, conservacin y equipamiento Precios unitarios en obra pblica y servicios Asesora tcnica en materia de obra pblica Conservacin y mantenimiento de la infraestructura fsica Registro de proveedores y contratistas Arrendamientos Disposiciones de activo fijo Inventario fsico y control de bienes muebles Inventario fsico de bienes inmuebles Almacenamiento, control y distribucin de bienes muebles Disposiciones y sistemas de abastecimiento y almacenes Control de calidad de bienes e insumos Control y seguimiento de obras y remodelaciones Comits y Subcomits de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Comit de Enajenacin de Bienes Muebles e Inmuebles Comit de Obra Pblica Comisiones consultivas mixtas de abastecimiento

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Contable Contable Contable Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General Especfico Especfico Especfico General General General General Especfico General General General X X X X

61

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

7C 7C.1 7C.2 7C.3 7C.4 7C.5 7C.6 7C.7 7C.8 7C.9 7C.10 7C.11 7C.12 7C.13 7C.14 7C.15 7C.16

SERVICIOS GENERALES Disposiciones en materia de servicios generales Programas y proyectos en servicios generales Servicios bsicos (energa elctrica, agua, predial, etc.)* Servicios de embalaje, fletes y maniobras* Servicios de seguridad y vigilancia* Servicios de lavandera, limpieza, higiene y fumigacin* Servicios de transportacin* Servicios de telefona, telefona celular y radiolocalizacin* Servicio postal * Servicios especializados de mensajera* Mantenimiento, conservacin e instalacin de mobiliario* Mantenimiento, conservacin e instalacin de equipo de cmputo* Control del parque vehicular Vales de combustibles* Control y servicio en auditorios y salas Proteccin Civil * Si contienen comprobaciones de egresos, tiene valor contable y vigencia general Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo General General General General General General General General General General General General General General General General

62

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

8C 8C.1 8C.2 8C.3 8C.4 8C.5 8C.6 8C.7 8C.8 8C.9 8C.10 8C.11 8C.12 8C.14 8C.15 8C.16 8C.17 8C.18

TECNOLOGAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIN Disposiciones en materia de telecomunicaciones Programas y proyectos en materia de telecomunicaciones Normatividad tecnolgica Desarrollo e infraestructura de telecomunicaciones Desarrollo e infraestructura del portal de Internet de la dependencia Desarrollo redes de comunicaciones de datos y voz Disposiciones en materia de informtica Programas y proyectos sobre informtica Desarrollo informtico Seguridad informtica Desarrollo de sistemas Automatizacin de procesos Disposiciones en materia de servicios de informacin Programas y proyectos en materia de servicios de informacin Administracin y servicios de archivo Administracin y servicios de bibliotecas Administracin y servicios de otros centros documentales Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo General General General General General General General General General General General General General General General General General

63

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

8C.19 8C.20 8C.21 8C.23 8C.24 9C 9C.1 9C.2 9C.3 9C.4 9C.5 9C.6 9C.7 9C.8 9C.9 9C.10 9C.11 9C.12

Administracin y preservacin de acervos digitales Instrumentos de consulta Procesos tcnicos en los servicios de informacin Productos para la divulgacin de servicios Servicios y productos en Internet e Intranet COMUNICACIN SOCIAL Disposiciones en materia de comunicacin social y relaciones pblicas Programas y proyectos de comunicacin social Publicaciones e impresos institucionales Material multimedia Publicidad institucional Boletines y entrevistas para medios Boletines informativos para medios Inserciones y anuncios en peridicos y revistas Agencias periodsticas, de noticias, reporteros, articulistas, cadenas televisivas y otros medios de comunicacin social Notas para medios Publicidad institucional Campaas

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General

Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General General General General General

64

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

9C.13 9C.14 9C.15 9C.16 9C.17 9C.18 9C.19 9C.20 10C 10C.1 10C.2 10C.3 10C.4 10C.5 10C.6 10C.7 10C.8 10C.9

Prensa internacional Disposiciones en materia de relaciones pblicas Comparecencias ante el Poder Legislativo Actos y eventos oficiales Registro de audiencias pblicas Invitaciones y felicitaciones Servicio de edecanes Encuestas de opinin CONTROL Y AUDITORIA DE ACTIVIDADES PBLICAS Disposiciones en materia de control y auditoria Programas y proyectos en materia de control y auditoria Auditoria Visitadurias Revisiones de rubros especficos Seguimiento a la aplicacin de medidas y/o recomendaciones Participacin en Comits Requerimientos de informacin a dependencias y entidades Quejas y denuncias de actividades pblicas

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General

Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Jurdico

General General General General General General General General General SI SI SI SI SI SI

65

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI SI SI SI SI

10C.10 10C.11 10C.12 10C.13 10C.14 10C.15 11C 11C.1 11C.2 11C.3 11C.4 11C.5 11C.6 11C.7 11C.8 11C.9 11C.10 11C.11

Peticiones, sugerencias y recomendaciones Responsabilidades Inconformidades Inhabilitaciones Declaraciones patrimoniales Proceso entrega recepcin PLANEACIN, INFORMACIN Y EVALUACIN Disposiciones en materia de planeacin Planes nacionales Programas a mediano plazo Programas de accin o prioritarios Disposiciones en materia de informacin Programas y Proyectos de Informacin Sistemas de informacin estadstica de la dependencia Sistema Nacional de Informacin en Salud Normatividad tecnolgica y procesos de la informacin estadstica Captacin, produccin y difusin de la informacin estadstica Desarrollo de Encuestas de Informacin en Salud

Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico

General General General General General General

Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General General General General SI SI

66

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI SI SI

11C.12 11C.13 11C.14 11C.15 11C.16 11C.17 11C.18 11C.19 11C.20 11C.21 11C.22 11C,23 11C,24 11C,25 11C,26 11C,27

Comit de informacin Estadstica del Sector Salud Grupo Interinstitucional de Informacin en Salud Centro Mexicano para la Clasificacin de Enfermedades Disposiciones en materia de evaluacin para el desempeo Programas y proyectos en materia de evaluacin para el desempeo Normas para la evaluacin del desempeo Sistema de Indicadores de Salud Evaluacin de sistemas nacional y estatales de salud Evaluacin de programas prioritarios y especiales de salud Evaluacin de sistemas no personales (salud pblica) Evaluacin de hospitales Seguimiento de metas Informes anuales Informe de ejecucin Informe de gobierno Informes institucionales

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General General General General General General General General General

67

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

12C 12C.1 12C.2 12C.3 12C.4 12C.5 12C.6 12C.7 12C.8 12C.9 12C.10 12C.11

TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION Disposiciones en materia de acceso a la informacin Programas y proyectos de acceso a la informacin Programas y proyectos en materia de transparencia y combate a la corrupcin Unidad de Enlace Comit de Informacin Solicitudes de acceso a la informacin Portal de Transparencia Clasificacin de informacin reservada Clasificacin de informacin confidencial Sistemas de datos personales Instituto Federal de Acceso a la Informacin Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo/ jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo General General General General General General General General General General General SI SI

68

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

1S 1S.1 1S.2 1S.3 1S.4 1S.5 1S.6 1S.7 1S.8 1S.9 1S.10 1S.11 1S.12 1S.13 1S.14 1S.15 1S.16

CALIDAD Y EDUCACIN EN SALUD Disposiciones en materia de servicios de salud Programas y proyectos sobre calidad de los servicios de salud Normas y estndares de calidad en la prestacin de servicios de atencin mdica y asistencia social Normas y estndares para la formacin, capacitacin y actualizacin de recursos humanos Monitoreo y evaluacin en la prestacin de servicios de atencin mdica y asistencia social Normas y estndares de establecimientos para la prestacin de servicios de atencin mdica y asistencia social Reconocimiento al desempeo de los establecimientos. Disposiciones en materia de educacin en salud Programas y proyectos sobre desarrollos educativos en salud, guas clnicas y medicina basada en evidencias Programas y proyectos de evaluacin de la educacin en salud Estadsticas en educacin en salud Modelos educativos en salud Programa de capacitacin para profesionales de la salud Educacin continua para profesionales de la salud Educacin en salud Campos clnicos e internado de pregrado Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo General General General General General General General General General General General General General General General General

69

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

1S.17 1S.18 1S.19 1S.20 2S 2S.1 2S.2 2S.3 2S.4 2S.5 2S.6 2S.7 2S.8 2S.9 2S.10 2S.11 2S.12 2S.13

Servicio social mdico y paramdico Residencias mdicas Reconocimiento al desempeo de profesionales de la salud Sistemas de calidad DESARROLLO EN SALUD Disposiciones en materia de desarrollo en salud Programas y proyectos sobre desarrollo en salud Sistemas gerenciales de atencin a la salud Innovacin y modernizacin de los servicios de salud Innovacin y modernizacin de los sistemas de abasto para los servicios de salud Modelos de atencin a la salud Plan maestro de infraestructura fsica Reestructuracin organizacional de procesos y funciones de los servicios de salud Certificado de Necesidad Desarrollo de habilidades gerenciales y profesionalizacin de directivos Gestin para financiamiento de servicios de salud Salud y nutricin de los pueblos indgenas PROGRESA en el componente de salud

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General

Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General

70

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

2S.14 2S.15 2S.16 2S.17 3S 3S.1 3S.2 3S.3 3S.4 3S.5 3S.6 3S,7 3S.8 3S.9 4S 4S.1 4S.2 4S.3

Fortalecimiento de los servicios esenciales de salud Atencin mdica especializada en reas marginadas Participacin social por equidad y desarrollo de grupos vulnerables Fortalecimiento de la medicina tradicional y herbolaria ECONOMIA DE LA SALUD Disposiciones en materia de economa de la salud Programas y proyectos en materia de economa de la salud Consultora en materia de economa de la salud Polticas e instrumentos para la sustentabilidad financiera Reforma y modernizacin financiera del sistema Nacional de Salud Poltica de precios de medicamentos, insumos y servicios de salud Pronsticos y proyecciones de necesidades de salud Sistemas de pago, financiamiento y contenido econmico en la gestin de servicios de salud Estudios econmicos en salud, condiciones de salud y bienes pblicos de la salud PROMOCIN DE LA SALUD Disposiciones sobre promocin de la salud Programas y proyectos de promocin de la salud Normas y estndares de promocin de la salud

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General

Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General General

Jurdico Administrativo Administrativo

General General General

71

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

4S.4 4S.5 4S.6 4S.7 4S.8 4S.9 4S.10 4S.11 5S 5S.1 5S.2 5S.3 5S.4 5S.5 5S.6 5S.7 5S.8 5S.9

Educacin saludable Prevencin de accidentes Comunidades saludables Investigacin sobre promocin de la salud Diseo, produccin y difusin de materiales para la promocin de la salud Red Mexicana de Municipios por la Salud Sistema de Cartillas Nacionales de Salud Campaas de informacin y de promocin para la prevencin de enfermedades SALUD REPRODUCTIVA Y EQUIDAD DE GENERO Disposiciones en materia de salud reproductiva Programas y proyectos sobre salud reproductiva Normas y estndares de salud reproductiva Desarrollo de contenidos tcnicos sobre salud reproductiva Capacitacin y educacin sobre salud reproductiva Investigacin de salud reproductiva Planificacin Familiar Atencin del embarazo, el parto y el puerperio Atencin del Recin Nacido

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General

Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General General

72

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

5S.10 5S.11 5S.12 5S.13 5S.14 5S.15 5S.16 5S.17 5S.18 5S.19 5S.20 6S 6S.1 6S.2 6S.3 6S.4 6S.5 6S.6

Prevencin y control de defectos congnitos al nacimiento Atencin y prevencin del cncer crvico uterino Atencin y prevencin del cncer mamario Criterios para la Evaluacin de programas Grupo interinstitucional de salud reproductiva Disposiciones en materia de equidad de gnero Programas y proyectos sobre equidad de gnero Polticas, lineamientos y estrategias para la equidad de gnero en materia de salud Violencia Familiar, sexual y contra las mujeres como problema de salud Derechos sexuales y reproductivos Investigacin en equidad de gnero VIGILANCIA EPIDEMIOLGICA Disposiciones en materia de vigilancia epidemiolgica Programas y proyectos sobre vigilancia epidemiolgica Investigacin epidemiolgica y sobre prevencin y control de enfermedades Capacitacin sobre prevencin y control de enfermedades y accidentes Normas y estndares sobre prevencin y control de enfermedades Atencin del adulto

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General General General General SI SI SI

Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General

73

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

6S.7 6S.8 6S.9 6S.10 6S.11 6S.12 6S.13 6S.14 6S.15 6S.16 6S,17 6S,18 6S,19 6S,20 6S,21 7S 7S.1 7S.2

Atencin del envejecimiento Prevencin y control de enfermedades transmisibles Prevencin y control de enfermedades no transmisibles (crnico degenerativas) Prevencin y atencin en casos de urgencias y desastres Prevencin y control de enfermedades transmisibles por vectores Prevencin y tratamiento de salud bucal Sistema nacional de vigilancia epidemiolgica Diagnstico y referencia epidemiolgica y accidentes Vigilancia epidemiolgica internacional Desarrollo de encuestas epidemiolgicas Consejo Nacional de Accidentes Registro nominales de datos de enfermedades Tcnicas y mtodos y laboratorios de referencia epidemiolgica Procesos y Procedimientos de laboratorios de Salud Pblica Red Nacional de Laboratorios de Salud Pblica SALUD DE LA INFANCIA Y LA ADOLESCENCIA Disposiciones en materia de salud de la infancia y la adolescencia Programas y proyectos sobre salud de la infancia y la adolescencia

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General General General General General General General General SI SI

Jurdico Administrativo

General General

74

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

7S.3 7S.4 7S.5 7S.6 7S.7 7S.8 7S.9 7S.10 7S.11 8S 8S.1 8S.2 8S.3 8S.4 8S.5 8S.6

Normas sobre salud de la infancia y la adolescencia Investigacin e informacin sobre salud de la infancia y la adolescencia Normas sobre administracin de vacunas, sueros, antitoxinas e inmunoglobulinas en el humano Especificaciones tcnicas de vacunas, insumos y equipo para vacunacin. Suministro y distribucin de vacunas, insumos y equipo para la vacunacin Consejo Nacional de Vacunacin Campaas de vacunacin Contenidos tcnicos y materiales didcticos sobre infancia y adolescencia Programa Vete Sano y Regresa Sano PREVENCIN Y CONTROL DEL VIH/SIDA Disposiciones sobre prevencin y control del VIH/SIDA e infecciones de transmisin sexual Programas y proyectos sobre prevencin y control de VIH/SIDA e infecciones de transmisin sexual Investigacin sobre la prevencin y control de VIH/SIDA e infecciones de transmisin sexual Normas sobre prevencin y control de la infeccin por VIH, VIH/SIDA e infecciones de transmisin sexual Contenidos Tcnicos y materiales didcticos sobre prevencin y control del VIH/SIDA e infecciones de transmisin sexual Recursos externos para el combate a la epidemia del VIH/SIDA e infecciones de transmisin sexual

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General General SI

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General SI

75

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI SI

8S,7 9S 9S 1 9S.2 9S.3 9S.4 9S.5 9S.6 9S.7 9S.8 9S.9 9S.10 9S.11 9S.12 9S.13 9S.14 9S.15 9S.16

Consejo Nacional para la Prevencin y Control de Sndrome de la Inmunodeficiencia Adquirida VINCULACIN, COORDINACIN Y PARTICIPACIN SOCIAL Disposiciones en materia de vinculacin y coordinacin Programas y proyectos en materia de vinculacin y coordinacin racional Programas y proyectos de vinculacin coordinacin internacio Programas y proyectos de vinculacin y coordinacin con organismos no gubernamentales Programas y proyectos de vinculacin coordinacin con instituciones de educacin superior Programas y proyectos de vinculacin y coordinacin con la iniciativa privada Evaluacin de programas y proyectos de coordinacin y relaciones institucionales Interrelacin con servicios estatales de Salud Seguimiento de compromisos Coordinacin Regional Consejo Nacional de Salud Federalizacin de los servicios de salud Comisiones y comits interinstitucionales Asuntos internacionales Becas e intercambio con especialistas del extranjero Asuntos multilater

Administrativo

General

Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General General General General General General General General General SI SI SI SI

76

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

9S.17 9S.19 9S.20 9S.21 10S 10S.1 10S.2 10S.3 10S.4 10S.5 10S.6 10S.7 10S.8 11S 11S.1 11S.2 11S.3

Cooperacin tcnica internacional Programas y proyectos con la sociedad civil Giras de trabajo Salud y apoyo a migrantes TRASPLANTES Programas y proyectos en materia de transplantes Control y vigilancia sanitaria de donaciones y transplantes de rganos, tejidos y clulas de seres humanos Normas en materia de transplantes de rganos, tejidos, clulas y cadveres Normas para la donacin y transplante de rganos, tejidos y clulas Normas para los establecimientos dedicados a realizar transplantes Consejo Nacional de Transplantes Registro Nacional de Transplantes Mrito y altruismo a donadores TRANSFUSIN SANGUNEA, Disposiciones en materia de transfusin sangunea Programas y proyectos sobre transfusin sangunea Investigacin de mtodos para el manejo de sangre, sus componentes y clulas progenitoras hematopoyticas

Administrativo Administrativo Administrativo Administativo

General General General General SI

Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General SI SI SI

Jurdico Administrativo Administrativo

General General General

77

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

11S.4 11S.5 11S.6 11S.7 11S.8 11S.9 11S.10 12S 12S.1 12S.2 12S.3 12S.4 12S.5 12S.6 12S.7 12S.8 12S.9

Normas sobre disposicin de sangre humana, sus componentes y clulas progenitoras hematopoyticas, bancos de sangre, puestos de recoleccin y servicios Recoleccin de unidades de sangre, componentes sanguneos y clulas progenitoras hematopoyticas Captacin , fraccionamiento y distribucin de sangre Campaas de captacin Voluntaria de Sangre Acopio, procesamiento, almacenamiento y abastecimiento de unidades de sangre, componentes sanguneos y clulas progenitoras hematopoyticas Registro de disponentes de sangre, componentes sanguneos y de clulas Red Nacional de Centros Estatales de Transfusin ADICCIONES Disposiciones en materia de adicciones Programas y proyectos en materia de adicciones Orientacin e informacin en materia de adicciones Programas contra el tabaquismo Programas contra el alcoholismo y abuso de bebidas alcohlicas Programas contra la farmacodependencia Consejo Nacional contra las Adicciones Gestin de recursos para programas en materia de adicciones Diagnsticos sobre uso y abuso de sustancias psicoactivas

Administrativo

General

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General SI

Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General General SI

78

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

12S.10 12S.11 12S.12 12S.13 12S.14 12S,15 12S.16 13S 13S.1 13S.2 13S.3 13S.4 13S.5 13S.6 13S.7 13S.8 13S.9 13S.10

Prevencin, tratamiento y rehabilitacin en materia de adicciones Investigacin en materia de adicciones y salud mental Control de la oferta de bebidas alcohlicas y tabaco Certificacin de las Unidades de Atencin de las adicciones Sistema estadstico nacional sobre adicciones Evaluacin y Supervisin de la calidad de la prestacin de servicios en materia de salud mental y adicciones Participacin social en adicciones BENEFICENCIA PBLICA Disposiciones en materia de beneficencia pblica Programas y proyectos de beneficencia pblica Cuotas de recuperacin Representacin jurdica de la Beneficencia Aportaciones y subvenciones Inversiones y operaciones Enajenacin de bienes de la Beneficencia Lotera Nacional Pronsticos para la Asistencia Pblica Distribucin de recursos

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General SI

Jurdico Administrativo Contable Jurdico Contable Contable Contable Contable Contable Contable

General General General General General Especfico Especfico General General General SI

79

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

13S.11 13S.12 13S.13 13S.14 14S 14S.1 14S.2 14S.3 14S.4 14S.5 14S.6 14S.7 14S.8 14S.9 14S.10 14S.11 14S.12 14S.13

Apoyos y subsidios de la Beneficencia Registro de bienes inmuebles Regulacin y operacin de bienes inmuebles Control legal de bienes inmuebles PROTECCIN CONTRA RIESGOS SANITARIOS Normatividad en materia de proteccin contra riesgos sanitarios Disposiciones jurdico-administrativas en materia de proteccin contra riesgos sanitarios Sistema Federal Sanitario Vinculacin internacional en materia riesgos sanitarios Consejos y Comits relacionados con la proteccin contra riesgos sanitarios Acciones de mejora regulatoria Frmacovigilancia, farmacopea y catlogos bsicos Red Nacional de Laboratorios de Salud Pblica Evidencia y manejo de riesgos Fomento Sanitario Salud ocupacional, ambiental y saneamiento bsico Ampliacin de cobertura Emergencias sanitarias

Contable Contable Contable Contable

General Especfico Especfico Especfico SI

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General Especifico General General General General General General General General SI SI

80

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI SI

14S.14 15S 15S.1 15S.2 15S.3 15S.4 15S.5 15S.6 15S.7 15S.8 15S.9 16S 16S.1 16S.2 16S.3 16S.4 16S.5

Avisos, autorizaciones y vigilancia sanitaria de las actividades, productos y servicios regulados por la COFEPRIS, as como de los terceros autorizados ARBITRAJE MEDICO Programas, proyectos y procedimientos sobre arbitraje mdico Consejo de la Comisin Nacional de Arbitraje Mdico

Administrativo / Legal

Especifico

Administrativo Administrativo

General General SI General General General General General General General General Especfico General General

SI

Asesoras en materia de controversias mdicas Jurdico Gestin de atencin mdica Proceso Arbitral Mdico Opiniones Tcnicas y Recomendaciones Servicios profesionales prestados por especialistas para arbitraje mdico y gestin pericial Gestin Pericial Consejo Mexicano de Arbitraje Mdico Administrativo ATENCIN MDICA Y HOSPITALARIA Institutos Nacionales de Salud Hospitales Federales de Referencia Registro mdicos Consulta externa Hospitalizacin Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Jurdico Jurdico Jurdico Jurdico

SI SI SI SI SI

SI

81

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

16S.6 16S.7 16S.8 16S.9 16S.10 17S 17S.1 17S.2 17S.3 17S.4 17S.5 17S.6 17S.7 17S.8 17S.9 17S.10 17S,11 17S,12

Servicios de diagnstico y gabinete Servicio de ciruga Servicios extramuros Servicios de rehabilitacin Promocin de la salud en centros de salud y unidades mdicas INVESTIGACIN EN SALUD Disposiciones en materia de investigacin Programas y proyectos de investigacin en salud Registro de proyectos de investigacin Registro de investigadores Registro de Investigacin en Salud Fondo Sectorial de Investigacin en Salud Becas y estmulos a investigadores Publicaciones cientficas Intercambios acadmico-cientficos Sistema Nacional de Investigadores Evaluacin a investigadores Financiamiento de proyectos de investigacin

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General

Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General General General General General SI

82

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

17S,13 18S 18S,1 18S,2 18S,3 18S,4 18S,5 18S,6 18S,7 18S,8 18S,9 18S,10 18S.11 19S 19S.1 19S.2 19S .3 19S.4

Comisin Externa en Investigacin en salud SALUD MENTAL Disposiciones sobre salud mental Gestin de recursos para programas en materia de salud mental Diagnstico en materia de trastornos mentales y del comportamiento Investigacin, formacin y actualizacin de recursos humanos en materia de salud mental Atencin y control de trastornos mentales y neurolgicos Prevencin, tratamiento y rehabilitacin de servicios de salud mental Hospitales psiquitricos Modelos de organizacin y operacin de servicios de salud mental Estudios e investigaciones sobre salud mental Centros de salud mental Consejo Nacional de Salud Mental PROTECCION SOCIAL EN SALUD Disposiciones en materia de Proteccin Social en Salud Programas y proyectos de Proteccin Social en Salud Regmenes Estatales de Proteccin Social en Salud Padrn de usuarios al Sistema de Proteccin Social en Salud

Administrativo

General

Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General General General General SI SI

Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General SI

83

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

19S.5 19S.6 19S.7 19S.8 19S.9 19S.10 19S.11 19S.12 19S.13 19S.14 19S.15 19S.17 19S.18 20S 20S,1 20S,2 20S,3 20S,4

Cuotas del Sistema de Proteccin Social en Salud Centros pblicos prestadores de servicios del Sistema de Proteccin Social en Salud Aportaciones del Sistema de Proteccin Social Fondo de proteccin contra gastos catastrficos Fondo de aportaciones para los Servicios de Salud a la Comunidad Cuotas Familiares Control y supervisin de recursos Consejo Nacional de Proteccin Social en Salud Beneficios del Sistema de Proteccin Social en Salud Salud y Nutricin de Pueblos indgenas Medicina especializada en zonas indgenas Progresa componente salud Nutricin TECNOLOGIA EN SALUD Disposiciones en materia en Tecnologas de Salud Programas y Proyectos sobre Tecnologas de Salud Banco de Informacin sobre Tecnologas de Salud Polticas de Evaluacin y gestin de salud

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo/ Contable Administrativo/ Contable Administrativo/ Contable Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General General General General General General General General General SI

Jurdico Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General

84

SECCIN Y SERIES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

VIGENCIA DOCUMENTAL

PUEDE CONTENER INFORMACIN RESERVADA O CONFIDENCIAL SI

20S.5 20S,6 20S,7 20S,8 20S,9

Comit Interinstitucional de Tecnologas en Salud Evaluacin de Tecnologas en Salud e-Salud-Telemedicina Ingeniera Biomdica e ingeniera clnica Especificaciones de Tecnologas para la salud

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

General General General General General

21S 21S,1 21S,2 21S,3 21S,4 21S,5 21S,6

BIOTICA Criterios y Principios ticos en atencin mdica y Salud Divulgacin de principios ticos en la actividad mdica Opiniones sobre principios ticos en la actividad mdica Comisiones de tica bioseguridad Investigacin en seres humanos Comisin Nacional de Biotica Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo General General General General General General

85

ANEXO 2 EJEMPLOS DE CLASIFICACIN DE ARCHIVOS

A continuacin se proporcionan ejemplos de cmo clasificar los expedientes de archivo: Clasificacin a nivel de serie La planificacin familiar (clasificacin 5S) es una subfuncin de Salud Reproductiva y Equidad de Gnero. Por otra parte, la Direccin General de Promocin de la Salud genera o recibe documentos sobre planificacin familiar en forma peridica y regular, debido a la relacin que la planificacin familiar tiene con las acciones de promocin de la salud, esto obliga la apertura de un expediente con clasificacin a dos niveles (serie) derivado del la seccin 5S Salud Reproductiva y Equidad de Gnero. En el archivo la carpeta, se identificar:

5S.7 Planificacin Familiar

Clasificacin a tres niveles (subserie) Al ser los mtodos anticonceptivos un tpico relacionado con acciones en materia de planificacin familiar, funcin a cargo de la Direccin General de Salud Reproductiva, es seguro que esta unidad administrativa requiera de una mayor definicin en lo que a mtodos anticonceptivos se refiere, por lo que a partir de la serie 5S.7 Planificacin familiar (dos niveles), el rea responsable podr crear una subdivisin a tres niveles, derivado de la seccin 5S Salud Reproductiva y Equidad de Gnero. Un ejemplo de esta subdivisin sera:

86

5S.7.4 Dispositivos Intrauterinos 5S.7.3 Mtodos quirrgicos 5S.7.2 Mtodos de Bloqueo 5S.7.1 Mtodos orales

Primer nivel

5S.7.1
Tercer nivel

Segundo nivel

Los tres niveles de la clasificacin se separan por medio de puntos.

Clasificacin a tres niveles. Un caso de clasificacin a mayor detalle puede ser el caso de la Direccin General Adjunta de Epidemiologa, que tiene como funcin el desarrollo de encuestas epidemiolgicas. Debido a la variedad de encuestas y los diferentes asuntos que de stas pueden derivarse, la unidad responsable de los archivos podr establecer mayor precisin para la identificacin de sus expedientes. El grupo documental bsico o seccin involucrada es el 6S (Vigilancia Epidemiolgica). Los apartados correspondientes en el archivo de la Direccin General Adjunta de Epidemiologa podrn agruparse de la siguiente manera:

87

6S.16.2 Encuesta Nacional de .... 6S.16.2/ 5 Procesamiento de la informacin 6S.16.2 / 4 Levantamiento de encuestas 6S.16.2 / 3 Entrenamiento de encuestadores 6S.16.2 / 2 Formas de captura 6S.16.2 / 1 Diseo 6S.16.2 Encuesta Nacional de Enfermedades Diarreicas 6S.16.1 / 5 Procesamiento de la informacin 6S.16.1 / 4 Levantamiento de encuestas 6S.16.1 / 3 Entrenamiento de encuestadores 6.S.16.1 / 2 Formas de captura 6.S.16.1 / 1 Productos de la encuesta 6S.16.1 Encuesta Nacional de Adicciones

6S.16 Desarrollo de Encuestas Epidemiolgicas

6S.16.1/1
A diferencia de las primeras tres posiciones, la cuarta se separa con una diagonal ( / ).

Es importante sealar que cada rea encargada del manejo de archivos en una unidad administrativa, de acuerdo con sus funciones, podr tener abiertos en su archivo nicamente los expedientes con las secciones o series que le sean necesarios para clasificar sus expedientes, por lo que no se requiere utilizar todas las claves del Cuadro de Clasificacin, ni solamente aquellas que competen a las atribuciones especficas de la una unidad administrativa en particular.

88

ANEXO 3 INVENTARIO DE ARCHIVOS DE USO MLTIPLE

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA NOMBRE DEL REA NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS NOMBRE Y CLAVE DE LA SECCION
No. NOMBRE DEL EXPEDIENTE CLAVE DE CLASIFICACIN (serie, subserie, expediente) FECHAS EXTREMAS VALOR DOCUMENTAL

FECHA HOJA HOJA DE

VIGENCIAS DOCUMENTALES
VIGENCIA COMPLETA ARCHIVO ARCHIVO DE DE TRMITE CONCENTRACIN

(Ao de (Administrativo, apertura y en legal, jurdico o su caso el contable) ao de cierre)

OBSERVACIONES
BAJA

AUTORIZA _______________________

ENTREGA DOCUMENTACIN __________________________

RECIBE DOCUMENTACIN __________________________

FECHA DE ENTREGA ___________________

89

ANEXO 3

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA (1) NOMBRE DEL REA (2) NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS (5) NOMBRE Y CLAVE DE LA SECCION (6)
No. (7) Nombre del Expediente (8) CLAVE DE CLASIFICACIN FECHAS EXTREMAS VALOR DOCUMENTAL VIGENCIA COMPLETA (12.1)

FECHA (3) HOJA (4) VIGENCIAS DOCUMENTALES

(12)

HOJA DE

(Ao de (Administrativo, (serie, subserie, o apertura y en legal, jurdico o su caso el expediente) contable) ao de cierre) (9) (11) (10)

OBSERVACIONES
ARCHIVO DE ARCHIVO DE TRMITE CONCENTRACIN (12.3) (12.2) BAJA (12.4) (13)

AUTORIZA TRANSFERENCIA (14) _______________________

ENTREGA DOCUMENTACIN (15) __________________________

RECIBE DOCUMENTACIN (16) __________________________

FECHA DE ENTREGA (17) ___________________

ANEXO 3

90

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS 1. Unidad administrativa Nombre de la unidad administrativa que hace la 2. rea. Nombre del rea de donde procede la transferencia (direccin de rea, transferencia. subdireccin, departamento, etc. 3. Fecha de elaboracin o actualizacin del inventario 5. Nombre del responsable de los archivos 4. Hoja ___ de ____ Nmero de la hoja que corresponda a la hoja y al conjunto de hojas del inventario 6. Se anotar el nombre y clave de la seccin, de acuerdo al cuadro de clasificacin de archivos vigente

7. Nmero secuencial del expediente dentro del inventario. En el caso de 8 Nombre del expediente. Denominacin del expediente de acuerdo con el asunto. No incluir archivos genricos, se podr incluir No. de caja. los trminos generalidades o diversos. En su caso se anotar el nmero de legajos 9. Clave de clasificacin: clave que corresponde a la clasificacin del 10. Fechas extremas. Periodo que cubre el expediente a partir del ao del primer documento expediente conforme al Cuadro de Clasificacin de Archivos de la Secretara de y el ao del ltimo documento que concluy el trmite. En la Elaboracin de inventario para Salud. Cuando no se han clasificado los expedientes se indicar S/C uso de unidades administrativas solo se anotar el ao de apertura (*). 11. Valor. Se anotarn el o los valores de los documentos que tiene el 12. Vigencia documental expediente 12.1 Vigencia completa, se har la anotacin que corresponda segn el caso -Se anotar el nmero completo de aos a que corresponde la vigencia documental. - Se anotar el nmero de aos a que corresponda el plazo de reserva ms un perodo igual a este plazo o, el plazo de reserva ms el nmero de aos que corresponda a la vigencia documental cuando sta sea superior al plazo de reserva. - Se anotar la vigencia documental ms dos aos cuando la informacin del expediente fue objeto de una solicitud de informacin. 12. 2 Archivo de Trmite. Nmero de aos durante los cuales el expediente permaneci en la unidad administrativa Archivo de concentracin. Conforme a las vigencias documentales vigentes o plazos de reserva, corresponde al nmero de aos restantes al nmero de aos que el expediente se conserv en el archivo de trmite (*) 12.3 Archivo de Concentracin por lo que se anotar 1 en la columna. (*) 12.4 Baja. Con X cuando el expediente cumpli su vigencia documental en el archivo de trmite, por lo que no se anotar nmero alguno en la columna archivo de concentracin (*)

91

13. Observaciones. Se anotar a. Si el expediente contiene informacin reservada o confidencial del inventario y otras indicaciones que se consideren tiles (*). b. Si el expediente contiene originales y copias o solamente copias c. El nmero de caja al que corresponde la pgina 14. Entrega documentacin. Nombre y firma del responsable de archivos de la unidad administrativa, encargado de realizar la transferencia fsica (*)

14. Autoriza transferencia. Nombre y puesto del funcionario que autoriza la transferencia

15. Entrega documentacin. Nombre del responsable de hacer la entrega fsica 16. Recibe documentacin. Nombre y firma del responsable de recibir los archivos e de los archivos en el Archivo de Concentracin (*) inventarios en el Archivo de Concentracin (*) 17. Fecha . Fecha en la que se en la realiza la entrega fsica de archivos en el Archivo de Concentracin (*)

Ejemplos para la elaboracin de inventarios para el control de expedientes en la unidad administrativa Lineamientos generales En todos los casos se elaborar un inventario por seccin, conforme al Cuadro de Clasificacin de Archivos. En ste se describirn en orden secuencial, los expedientes que correspondan a series y subseries de la misma seccin. Cuando los archivos an no se encuentran clasificados stos se describirn en el inventario sin clasificacin y se levantar un inventario por el rea responsable (direccin de rea, subdireccin, departamento o equivalentes) de los mismos. El la columna Fechas Extremas inicialmente se anotar el ao de apertura del expediente, al cierre se anotara el ao que corresponda. Existen expedientes que tienen un ao de apertura y cierre, en este caso solo se indicar el ao que corresponda. En las columnas que corresponden a vigencias documentales: en la de vigencia completa (segn corresponda se anotar el nmero de aos de la vigencia documental, el plazo de reserva + plazo de reserva, la vigencia documental + plazo de reserva, o la vigencia documental ms 2 aos. En archivo de trmite se anotar el nmero de aos que el expediente permaneci en la unidad administrativa. En la columna observaciones se anotar si los expedientes o grupo de expedientes contienen informacin reservada o confidencial.

92

INVENTARIO DE ARCHIVOS DE USO MULTIPLE

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: Direccin General de Tecnologa de la Informacin NOMRE DEL EA : Centro de Documentacin Institucional NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS: Alicia Barnard Amozorrutia NOMBRE Y CLAVE DE LA SECCION : Recursos humanos
N o. NOMBRE DEL EXPEDIENTE

FECHA

Enero 7, 2004 HOJA 1 DE 20

CLAVE DE CLASIFICACIN

FECHAS EXTREMAS (ao de apertura y en su caso el ao de cierre)

VALOR DOCUMENTAL Administrativo legal, juridico o contable

VIGENCIAS DOCUMENTALES
VIGENCIA COMPLETA ARCHIVO DE TRAMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIN B A J A

OBSERVACIONES

1 2 3 4 5

Estimulos y Recompensas al personal Capacitacin del personal Becas Festejo del da del nio Curricula del personal del Centro

04C.11 04C22 04C.19 04C.21.1 04C.24.1

1999 1999 1999 1999 1999

administrativo administrativo administrativo administrativo administrtivo

6 6 3 6 6

Originales y copias Originales y copias Datos personales Copias Original y copias Originales y copias

7.6.2.1 Elaboracin de inventarios para transferencias de archivos al Archivo de Concentracin Adems de las columnas llenadas en el inventario el control de expedientes en la unidad administrativa a continuacin se indica la informacin complementaria que se llenarn en las columnas cuando se lleve cabo una transferencia primaria al Archivo de Concentracin.

Lineamientos generales Para efectuar transferencias se elaborarn inventarios por seccin y conforme al nmero de aos que restan para cumplir su vigencia documental completa o por separado cuando ya han cumplido su vigencia en el archivo de trmite y corresponde su baja.

93

En vigencias documentales en la columna de archivo de trmite se indicar el nmero de aos que el expediente se conserv en la unidad administrativa, en la columna archivo de concentracin se indicar el nmero de aos que, conforme a la vigencia completa, resta por conservar en el Archivo de Concentracin, cuando la vigencia completa haya prescrito, no se harn anotaciones en esta columna y se marcar X en la columna de baja, con esta indicacin se procede a valoracin documental para baja o transferencia al Archivo Histrico. Si en la seccin existen expedientes de archivo con valores administrativo o legal (jurdico) en original y copia as como contable en copia se elaborar un inventario de acuerdo con el nmero de aos que restan para cumplir su vigencia documental, mismos que correspondern al tiempo que sern conservados en el Archivo de Concentracin. Es decir, si los expedientes de la serie tienen que conservarse por 3 aos mas les corresponder un inventario, si se requieren conservar por dos aos ms se elaborar otro inventario. En la ordenacin de expedientes dentro del inventario, en todo caso se considerar el orden secuencial ascendente de las de las series, subseries y expediente que correspondan.

INVENTARIO DE ARCHIVOS DE USO MULTIPLE

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Direccin General de Promocin de la Salud NOMRE DEL EA Coordinacin Administrativa NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS Lic. Fernando Ruiz NOMBRE DE LA SECCION: RECURSOS FINANCIEROS No. NOMBRE DEL EXPEDIENTE CLAVE DE CLASIFICACIN (Grupo, subgrupo, tercer nivel, cuarto nivel) FECHAS EXTREMAS (ao de apertura y en su caso el ao de cierre) 2001 Contable 3 Ampliaciones presupuestales Ampliaciones Presupuestales 5.C 5C.15 2001 Contable 2001 Contable 3 3 2 1 2 1 VALOR DOCUMENTAL Administrativo legal, juridico o contable

FECHA HOJA

HOJA DE

VIGENCIAS DOCUMENTALES

OBSERVACIONES
VIGENCIA COMPLETA ARCHIVO DE TRAMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIN B A J A Contable en copia Contable en copias Contable en copias

Cuentas por liquidar

5C.14

5C.16

94

Cuando los expedientes corresponden a series que requieran ser conservados por perodos diferentes ser necesario elaborar un inventario individual por cada perodo de conservacin. Es decir, si se tienen 30 expedientes para conservar dos aos y 50 expedientes para conservar por tres aos, se elaborarn dos inventarios. Si en la seccin existen archivos con valor contable en original se elaborar, por separado un inventario o los necesarios, segn el nmero de aos que les resta para cumplir su vigencia documental, mismos que correspondern al tiempo que sern conservados en el Archivo de Concentracin. Es importante enfatizar que en este caso no pueden mezclarse archivos con otros valores, ya que los trmites de autorizacin de baja de archivo contable en original as lo exigen.

INVENTARIO DE ARCHIVOS DE USO MULTIPLE

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: NOMRE DEL EA NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS NOMBRE DE LA SECCIN: RECURSOS FINANCIEROS No. NOMBRE DEL EXPEDIENTE CLAVE DE CLASIFICACIN (Grupo, subgrupo, tercer nivel, cuarto nivel) 1 2 3 Cuentas por liquidar Plizas de diario Compras directas 5C.14 5C.19 5C.20 FECHAS EXTREMAS (ao de apertura y en su caso el ao de cierre) 2000 2000 2000 VALOR DOCUMENTAL Administrativo legal, juridico o contable contable contable contable

DE HOJA

HOJA DE

VIGENCIAS DOCUMENTALES

OBSERVACIONES
VIGENCIA COMPLETA 6 5 5 ARCHIVO DE TRAMITE 3 3 3 ARCHIVO DE CONCENTRACIN 3 3 3 B A J A originales originales originales

De acuerdo con los lineamientos anteriores tambin se elaborarn inventarios por separado cuando las vigencias documentales prescribieron durante su conservacin en el archivo de trmite, es decir, cuando los archivos ya no requieren conservarse en el Archivo de Concentracin y procede baja de los mismos.

95

INVENTARIO DE ARCHIVOS DE USO MULTIPLE

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA NOMRE DEL EA NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS NOMBRE DE LA SECCION: SALUD DE LA INFANCIA Y LA ADOLESCENCIA No. NOMBRE DEL EXPEDIENTE CLAVE DE CLASIFICACIN (Grupo, subgrupo, tercer nivel, cuarto nivel) 1 2 3 Actas del Consejo Nacional de Vacunacin Campaa de vacunacin abril 1996 Desarrollo de trpticos de vacunas 7S.8.1 7S.9.1 7S.9.3 FECHAS EXTREMAS (ao de apertura y en su caso el ao de cierre) 1996-2002 1996 2000 VALOR DOCUMENTAL Administrativo legal, juridico o contable Administrativo, originales administrativo 6 Admnistrativo 3 4 7

FECHA HOJA

HOJA DE

VIGENCIAS DOCUMENTALES
VIGENCIA COMPLETA ARCHIVO DE TRAMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIN B A J A X

OBSERVACIONES

originales X X Originales y copias Copias

Los inventarios podrn elaborarse en forma individual (descripcin de cada expediente) o genrica (descripcin por serie) El inventario individual se elabora cuando cada expediente contiene temas, asuntos o trmites de ndole diversa. El inventario genrico se elabora por caja cuando se trata de series homlogas y los expedientes pertenecen tienen contenido semejante, aunque pertenezcan a personas fsicas o morales diferentes (ejemplos: expedientes clnicos, expedientes de juicios del mismo tipo, expedientes de licencias, permisos y autorizaciones).

96

En la descripcin de expedientes se observar: En el caso de expedientes debidamente clasificados: se anotar el nombre completo del expediente en la columna de descripcin del expediente, su clasificacin en la columna correspondiente y, cuando el ttulo no refleje claramente el contenido en la columna observaciones se incluir el resumen de contenido del expediente, segn se establece en la descripcin de expedientes. Cuando los expedientes no se encuentran an clasificados, en la columna descripcin del expediente se explicitar en forma clara y concisa el nombre del expediente y si es necesario informacin adicional sobre el contenido del mismo en la columna observaciones. No est permitido usar trminos como generalidades o diversos

INVENTARIO DE ARCHIVOS DE USO MULTIPLE

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA NOMRE DEL EA NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS No. NOMBRE DEL EXPEDIENTE CLAVE DE CLASIFICACIN (Grupo, subgrupo, tercer nivel, cuarto nivel) 1 1 1 Capacitacin al personal del rea Vacaciones otorgadas al personal Compras efectuadas por el rea S/c S/c S/c FECHAS EXTREMAS (ao de apertura y en su caso el ao de cierre) 1999-2000 1999-2000 2002 VALOR DOCUMENTAL Administrativo legal, juridico o contable Administrativo, 6 Administrativo 6 Contable 3 2 1 5 1

FECHA HOJA

HOJA DE

VIGENCIAS DOCUMENTALES
VIGENCIA COMPLETA ARCHIVO DE TRAMITE 5 ARCHIVO DE CONCENTRACIN 1 B A J A

OBSERVACIONES

original y copia Original y copia Copia

En los inventarios genricos en la columna Nmero se anotar adems caja para indicar que se describirn cajas en forma genrica. En la columna descripcin del expediente en forma clara y concisa se describir el contenido de los expedientes y el nmero de stos que contiene la caja.

97

INVENTARIO DE ARCHIVOS DE USO MULTIPLE

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA NOMRE DEL EA NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS NOMBRE DE LA SECCION: Atencin Mdica y Hospitalaria No. NOMBRE DE LA SERIE CLAVE DE CLASIFICACIN (Grupo, subgrupo, tercer nivel, cuarto nivel) 1 Caja con 63 expedientes clnicos del Nmero 1500 al 1562 Caja con 100xpedientes clnicos del Nmero 1562 al 1662 Caja con 40 expedientes clnicos del Nmero 1662-1702 S/c FECHAS EXTREMAS (ao de apertura y en su caso el ao de cierre) 1992-1997 VALOR DOCUMENTAL Administrativo legal, juridico o contable

FECHA HOJA

HOJA DE

VIGENCIAS DOCUMENTALES
VIGENCIA COMPLETA ARCHIVO DE TRAMITE 5 ARCHIVO DE CONCENTRACIN B A J A X

OBSERVACIONES

Contiene datos personales Se promueve su baja conforme a NOM- 168-SSA2-1998 S/c 1992-1997 5 X

S/c

1992-1997

Los trmites de autorizacin de baja, los prstamos de expedientes, as como los procesos de valoracin histrica de archivo estn sujetos a la elaboracin adecuada de los inventarios de archivos por lo que el Centro de Documentacin Institucional tiene como actividad permanente el brindar la asesora que as le demanden para la elaboracin de inventarios

98

ANEXO 4 OFICIO DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS DATOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA REMITENTE OFICIO NO.

SECRETARIA DE SALUD
Asunto: Transferencia de archivos Mxico, D.F. Alicia Barnard Amozorrutia Directora del Centro de Documentacin Institucional Lieja No. 7, primer piso Col. Jurez 06696 Mxico, D.F. Solicito a usted se reciban en el Archivo de Concentracin de esta dependencia los archivos que a continuacin se describen: Unidad administrativa que transfiere: (anotar nombre) Nombre de la seccin o subgrupo (un oficio por cada seccin o subgrupo) Nombre y clave de la(s) serie(s) que se transfieren Nmero de inventarios por serie(s) Nmero de cajas (anotar nmero) Metros lineales (anotar suma longitudinal de las cajas) Fechas extremas (anotar el perodo de aos que abarcan los archivos que se transfieren) Valores primarios (administrativo, legal o jurdico, o contable) Conservacin precautoria por ___ aos (o baja definitiva por haber cumplido su vigencia documental) Los expedientes se han relacionado en los inventarios que se anexan en dos ejemplares y se autoriza su baja una vez cumplida su vigencia documental. Atentamente (Coordinador Administrativo o mando medio responsable de la coordinacin de archivos) c.c. Lic. Irma Betanzos Cervantes, Jefe del Departamento de Archivos de Concentracin e Histrico

99

ANEXO 5 Vale de prstamo de expedientes del Archivo de Concentracin

VALE DE PRSTAMO DE EXPEDIENTES Nombre del expediente ___________________________________________________ Clave de clasificacin _______________ No. de legajos _______________________ Unidad administrativa solicitante ____________________________________________ ______________________________________________________________________ Nombre y puesto del funcionario solicitante ___________________________________ ______________________________________________________________________ Telfono del funcionario solicitante _________________________________________ No. y fecha del oficio de transferencia. ______________________________________

Fecha de prstamo ____________ Fecha de devolucin ______________________

AUTORIZA

ENTREGA

RECIBE

_____________________

____________________

_________________________

100

ANEXO 5 Instructivo de llenado del vale de prstamo de expedientes del Archivo de Concentracin

Nombre del expediente Clave de Clasificacin

Denominacin que tiene el expediente que se solicita para prstamo, segn aparece mismo y en el inventario de transferencia. Clave de clasificacin que le corresponde al expediente segn se anota en el mismo y en el inventario de transferencia. Anotar s/c cuando carece de clasificacin Nombre de la unidad administrativa de donde procede el expediente

Unidad administrativa solicitante

Nombre y puesto del funcionario solicitante Telfono del funcionario solicitante

Datos acerca del funcionario que requiere en prstamo el expediente

No. y fecha del oficio de transferencia

Fecha de prstamo

Da, mes y ao en el que se efecta la transferencia

Fecha de devolucin Autoriza

Da, mes y ao de devolucin del expediente Nombre, firma y puesto del servidor pblico autorizado que efecta fsicamente el prstamo

Recibe

Nombre del responsable del Archivo de Concentracin que recibe en devolucin el expediente

101

BIBLIOGRAFA

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Secretara de Hacienda y Crdito Pblico: Glosario de trminos ms usuales en la Administracin Pblica Federal. Mxico, D.F. 2001 Secretara de Salud: Gua para la organizacin y control del expediente de archivo. Mxico, D.F., 2002 Cruz Mundet, Jos Ramn: Manual de archivstica, Segunda Edicin. Fundacin Germn Snchez Ruiprez. Madrid. Ediciones Pirmide, Madrid 1996, 408 p. Nez Fernndez, Eduardo: Organizacin y gestin de archivos. Ediciones Trea,S.L. Gijn, 1999, 660 p. Secretara de Salud: Archivo y Correspondencia. Documentos Tcnicos. Mxico, 1996, 105 p. Public Record Office, The National Archives. Electronic Records in Office Systems: Management, appraisal and preservation of Electrnic Records.. United Kingdom, 1999, pp 65 http://www.pro.gob.uk/recordsmanagement. International Records Management Trust/International Council on Archives: The management of public sector records: Principles and Context. Managing public sector records, a study program. London 1999. 153 p. ISO 15489-1 Information and documentation - Records management- Part 1. General. Primera edicin 15 de septiembre de 2001. Ginebra, 39 p. ISO/TR 15489-2 Information and documentation-Records Management-Part 2. Guidelines. Primera edicin 15 de septiembre de 2001. Ginebra. p. 39

102

BASE LEGAL PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS 1 Ley General de Bienes Nacionales, artculo 2o., fracciones VI y XI, DOF 8-I-1982 Artculo 2o.. Son bienes del dominio pblico: VI. Los monumentos histricos o artsticos, muebles e inmuebles de propiedad federal.

XI. Los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean normalmente substituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas; los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones peridicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, as como las colecciones de estos bienes; las piezas etnolgicas y paleontolgicas, las colecciones cientficas o tcnicas, de armas, numismticas y filatlicas, los archivos, las fonograbaciones, pelculas, archivos fotogrficos, cintas magnetofnicas y cualquier otro objeto que contenga imgenes y sonidos, y las piezas artsticas o histricas de los museos. 2. Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticos e Histricos, Art. 36, Fracciones II, III y IV (DOD 6-V-1972) II. Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la Federacin, de los Estados o de los Municipios y de las casas curiales. III. Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de Mxico y los libros, folletos y otros impresos en Mxico o en el extranjero, durante los Siglos XVI y XX que por su rareza importancia para la historia mexicana, merezcan ser conservados en el pas. IV. 3. Las colecciones cientficas y tcnicas podrn elevarse a esta categora, mediante declaratoria correspondiente.

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, artculo 20 , DOF 29-XII-1976 Artculo 20. Las secretaras de estado y los departamentos administrativos establecern sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de ....archivos y los dems que sean necesarios en los trminos que fije el Ejecutivo Federal.

4.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos, Artculo 8, fraccin IV, DOF 13-III-2002 Artculo 8. Todo servidor pblico tendr las siguientes obligaciones Fraccin V. Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o comisin, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, sustraccin, destruccin, ocultamiento o inutilizacin indebidos.

103

5.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, Artculo 32, DOF 11-VI-2002 Artculo 32: Corresponder al Archivo General de la Nacin elaborar, en coordinacin con el Instituto, los criterios para la catalogacin, clasificacin y conservacin de los documentos administrativos, as como la organizacin de los archivos de las dependencias y entidades. Dichos criterios tomarn en cuenta los estndares y mejores prcticas internacionales en la materia. Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, debern asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, debern elaborar y poner a disposicin del pblico una gua simple de sus sistemas de clasificacin y catalogacin, asi como de la organizacin del archivo.

6.

Cdigo penal para el Distrito Federal en materia de fuero comn y para toda la Repblica en materia del fuero Federal Artculo 214. Comete el delito de ejercicio indebido del servicio pblico, el servidor pblico que: Fraccin IV. Por si o por interpsita persona, sustraiga, destruya, oculte, utilice ilcitamente la informacin o documentacin que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisin.

7.

Reglamento Interior de la Secretara de Salud, artculo 11, fraccin XIX, y artculo 32, fracciones II, X y XI: Artculo 11. Corresponde al Subsecretario de Administracin y Finanzas Fraccin XIX. Coordinar el sistema de administracin de documentos y archivos de la Secretara y proporcionar la informacin institucional derivada de ste a las unidades administrativas que lo requieran. Articulo 32. Corresponde a la Direccin General de Tecnologas de la Informacin Fraccin II. Establecer las polticas y la normatividad tcnica aplicables para el uso innovador de las tecnologas de la informacin y el manejo de documentos y archivos de la Secretara, as como sus rganos desconcentrados y promover su establecimiento en los organismos descentralizados agrupados en el sector coordinado y en los Servicios Estatales de Salud Fraccin X. Representar a la Secretara ante rganos normativos del Gobierno Federal en materia de archivos y administracin de documentos y ser el enlace con el Archivo General de la Nacin Fraccin XI. Normar los procedimientos conducentes a la identificacin, acopio, y en su caso, la disposicin final de la documentacin institucional generada por las unidades administrativas centrales y rganos desconcentrados y someterlos al Comit de Informacin.

104

8. Reglamento de la Ley General de Salud en materia de servicios de atencin mdica. Artculo 32. Los establecimientos para el internamiento de enfermos, estarn obligados a conservar los expedientes clnicos de los usuarios, por un periodo mnimo de cinco aos. 9. Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades del la Administracin Pblica Federal, DOF 20-II-2004 Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nacin, ser la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal, DOF (14-VII-80) Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetar la guarda, custodia y plazo de conservacin del Archivo Contable Gubernamental DOF 25-VIII-1998 Acuerdo nmero 109 por el que se reestructura el Sistema de Documentacin y Archivo de la Secretara de Salud y el Centro que lo coordina, as como el comit Tcnico Interno de Administracin de Documentos. DOF 19-IV-1993, Artculo V, fraccin I.

10.

11.

12.

Artculo V. Corresponde al Centro de Documentacin Institucional: I. Determinar e instrumentar las normas, lineamientos, metodologa y tcnicas especficas para regular la produccin y el control del Sistema de Documentacin y Archivo de la Secretara, as como supervisar su funcionamiento y evaluar su desempeo

105