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Procesos en la industria hotelera

Por JORGE ENRIQUE GAMBA NIO
En la industria hotelera se han venido desarrollado Descripcin de procesos en reas para el control y produccin de A&B Proceso Compras. Proceso de Recibo de materias primas y Mercancas Proceso de Almacenamiento y distribucin Proceso de Produccin

Proceso Compras
Es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto, la palabra correcto(a), se puede sustituir por las de adecuado, justo y/o preciso. El proceso de compras tiene que asegurar la recepcin de la materia prima y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder producir y realizar la entrega a tiempo del producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe cuidar de mantener el stock pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable y no caer en costos de almacenamiento por la obsolescencia y los costos de espacio. El proceso de compras consta de las siguientes fases: Requisiciones para la planificacin de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad. Para este estudio se deben tener en cuenta los niveles de stock, inventarios en general, requisiciones y solicitudes de compra; esto depende de la organizacin en quien recae la funcin de realizar la compra. Estos subprocesos deben estar soportados por un formato el cual debe quedar por escrito y archivado para el respectivo control por parte de la supervisin.

Las especificaciones estndar de compra se disean de tal forma que el proveedor nos cumpla con nuestra solicitud ya que en ellas estn impresas las caractersticas con que nuestros productos deben llegar para poder satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

Seleccin de Proveedor: Se realiza una solicitud de cotizaciones la cual se confronta con el presupuesto asignado, se hace evaluacin de estas cotizaciones recibidas y se selecciona el proveedor. Para la seleccin y evaluacin del proveedor tenemos en cuenta las condiciones con que l nos asegura la disposicin del producto en nuestras instalaciones. Los factores que se comparan durante la fase de seleccin son el precio, la calidad, las condiciones y las garantas personales de la empresa que suministrar el producto.

Solicitud de Compra: en algunas organizaciones la persona que recibe las requisiciones no es la encargada de realizar las compras, por tal motivo este subproceso es realizado en muchas ocasiones por el almacenista, quien remitir a la persona encargada de la realizacin de la orden de compra. Orden de Compra: una vez recibidas las solicitudes de compra se hace un anlisis de necesidades y da prioridad de las peticiones para tramitar su gestin.Cuando comprador y el vendedor llegan a un acuerdo se formaliza mediante el formato creacin de proveedor y orden de compra la cual debe llevar impresas especificaciones estndar de compra. las el de las

En algunas oportunidades se formaliza mediante un documento de compraventa con pagar en blanco y soporte de papeles legales del comprador (RUT, cmara de comercio, extractos bancarios, referencias comerciales, formato de factura, entre otros). Este proceso finaliza una vez es aceptada la orden de compra y aceptadas las condiciones all implcitas

Proceso de recibo
Es la etapa del proceso donde se verifica se est realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en la orden de compra con la cantidad correcta y las especificaciones estipuladas. En la actividad de recibo de materia prima, se procede a realizar un reporte de mercanca, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, nmero de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida, descripcin, observaciones y autorizaciones correspondientes

Especificaciones estndar de compras: es de gran importancia contar con los formatos para poder hacer el seguimiento de la orden de compra y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido lo solicitado, que se corresponde a las especificaciones estndar de compra detalladas en la orden de compra y que se han suministrado a tiempo. Se debe centrar la compra en materia prima que tenga un precio competitivo y que sea el adecuado para satisfacer las necesidades del cliente. Cuando las facturas tienen diferencias en cuanto calidad, cantidad, precio, de lo estipulado en la orden de compra verificando de igual manera con las especificaciones estndar, se debe informar al proveedor con el fin acordar las modificaciones pertinentes. Esta revisin debe quedar registrada en original y copias de la factura del proveedor para que contabilidad realice los cambios en forma de pago como la realizacin de notas crdito.

Proceso de Almacenamiento
Una vez que ha sido aceptado el producto, este debe ser almacenado si no va a utilizarse inmediatamente. Las condiciones de temperatura, humedad y ventilacin son muy importantes para conservar en buen estado los ingredientes, sin embargo estas pueden variar de acuerdo al tipo de materia prima de que se trate (granos y abarrotes, productos lquidos o con alto contenido de humedad, carnes, fruver entre otros productos); a la presentacin (en sacos, pacas o a granel); y el tiempo durante el cual van a estar almacenados. Estos productos son registrados en el reporte de recepcin de mercancas y posteriormente sern distribuidos a sus respectivas zonas de almacenamiento. Reporte Recepcin de Mercancas: continuando con el proceso de recibo, se distribuye en las diferentes reas y se registra en los formatos para dicho fin los cuales son los inventarios de reas.

Anlisis de carnicera: en los productos crnicos una vez realizado el proceso de compra y recibo de mercancas debe ser porcionada para su respectivo almacenamiento, al realizar este subproceso se determina para que tipo de preparacin se utilizar.

Inventarios en general: se diferencian segn tipo de producto, materia prima, como vimos en el proceso de recibo hay productos que van directamente a su rea de almacenamiento o de produccin; como es el caso de fruver, (frutas y verduras) a continuacin detallamos algunos tipos de inventarios que nos ayudarn a comprender y diferenciar el manejo que se debe dar a cada producto: Suministros: artculos de costo indirecto que se consumen en las operaciones de las organizaciones. (copas y vasos desechables, pitillos etc.) Materias Primas: son los productos en bruto en un trmino relativo, pues es el contenido principal que utilizar en el proceso de produccin para obtener el producto producido por la empresa. Son los productos que no se les ha aadido ningn factor o componente en la empresa. (carnes, fruver) Productos en proceso: Aquellos que estn en perodos de transformacin, antes de convertirse en productos terminados y su costo se encuentra en aumento por lo que se lleva mano de obra y gastos indirectos. Materiales de produccin: Piezas o componentes que pueden obtenerse en fuentes externas a la empresa, o pueden ser producidas en la organizacin y almacenadas para su uso futuro. (bebidas, ) Miscelneos Material de trabajo: Son los que se usan en el funcionamiento de la empresa o en la produccin del restaurante, pero que no llegan a formar parte integrante de los productos terminados. (detergentes,) Productos terminados: Son los productos terminados que se almacenan para su venta y entrega a los clientes. (postre, tortas...)

Kardex tarjeta de existencias: es el documento donde se registra la entrada de productos al almacn, es de vital importancia que se diligencie en su totalidad ya que en el momento de presentarse salidas de almacn estas deben ser registradas de acuerdo al sistema de inventario con el que se est diligenciando; el ideal en productos de este tipo de rotacin es el sistema PEPS.

Meat Tag: Al realizar los diferentes cortes y porcionamientos estos se deben almacenar por medio del Meat Tag, es un documento donde queda registrado el tipo de carne, la cantidad en grs., la cantidad de porciones, los costos finales de cada porcin.

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Registro de Meat Tag: es un documento donde se relacionan en orden secuencial los diferentes meat tag realizados y almacenados, este subproceso se realiza directamente en el rea de produccin.

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Stock: en el proceso debemos alimentar y verificar nuestro manejo de stock, ya que nos permite identificar las necesidades de compra, la rotacin de productos, el control de estos con el fin de minimizar costos en su registro y manejo. Recordemos que cada subproceso tiene un formato que nos sirve de evidencia y que nos ayuda al proceso de supervisin y control, ya que en ellos quedan registrados todos los datos necesarios para la elaboracin de los diferentes informes de costos que ayudarn a la construccin de la contabilidad del establecimiento y ser base fundamental para la toma de decisiones en cuanto a la construccin de presupuestos, elaboracin de cartas del restaurante, etc.

Proceso de Produccin
Es la responsabilidad de transformar las materias primas y materiales en productos terminados. Requisicin Chef/Barman: En este subproceso se debe realizar de acuerdo al men del da, a la orden de servicios a directamente al manejo del stock; identificando en primer orden cuales son los productos a suplir preparar segn su orden de servicio, una vez identificado esto, se debe revisar la estantera y depsito, se verifica el nmero de ingredientes, productos y de la cantidad a utilizar, en caso de ser necesario elaborar una requisicin al rea de almacn para cubrir cualquier posible deficiencia. Generalmente las requisiciones se elaboran con previsin al nivel de consumo de productos y se realizan semanalmente, lo que quiere decir que a medida que un producto se agota ms rpido se prev de forma inmediata para surtirlo y as mantener el stock en el depsito

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de cocina. Una vez checada la disposicin de ingredientes se procede entonces a la preparacin de lo correspondiente para el da.

Mise in place: Proceso previo a la preparacin de alimentos en lo relacionado con la higiene, alistamiento de insumos, materia prima, utensilios, equipos y montaje de reas, en este caso, es el prealistamiento de los productos y materias primas que se va a utilizar en el proceso de produccin en el rea de A&B, este se realiza todos los das y se debe estar guiado segn las rdenes de servicio; la planificacin de los diferentes mens, peticin y reposicin de suministros, como: la bodega del da, especias, salsas, bebidas para preparacin de platos, preparacin de cartas y mens en coordinacin con el servicio a la mesa para sugerir al cliente los platos que requieran una mayor e inmediata venta y que influyen directamente en el subproceso ya que de ello depende el ptimo manejo de la materia prima evitando las prdidas por el mal uso de sta; en esta etapa se necesita tener en cuenta los siguientes aspectos para materias primas congeladas y para los fruver: Descongelar: En el caso de los alimentos congelados, se deben poner a descongelar horas antes de la preparacin ya sea en el refrigerador o en agua fra, e inmediatamente proceder a cocinarlos, para evitar su descomposicin. Separar porcionar y limpiar los alimentos: Se deben apartar los alimentos que son para su consumo natural (frutas y hortalizas) y los alimentos que se deben procesar, pues las carnes, aves y pescados crudos pueden propiciar la contaminacin de otros alimentos.

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Se porcionaran los alimentos de acuerdo a las condiciones establecidas en la receta estndar de cada plato. Hay alimentos como las frutas, hortalizas y verduras que se deben limpiar con agua potable antes de consumirlos para evitar la presencia de grmenes. Receta Estndar: Una vez realizado el mise in place, antes de la preparacin de cada plato es recomendable verificar la receta estndar tanto en cantidades como en procedimientos, con el fin de eliminar la posible prdida de materia prima y desperdicios mal utilizados. Es un formato diseado para determinar el costo exacto de cada producto que se elabora para consumo inmediato con alimentos y bebidas; en esta queda plasmado el proceso de produccin de alimentos y bebidas en lo relacionado con ingredientes, medidas, preparacin, presentacin y tipo de servicio.

Comanda: es el formato en el cual el matre toma el pedido del cliente o husped, que tiene varios canales de proceso hacia la cocina rea de produccin. Se divulga (canta) a travs de alta voz citfono para el alistamiento y despacho mientras se realiza la facturacin el mise in place en el rea de servicio, este formato se constituye en una orden de salida de producto terminado.

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Orden de Servicios: La planificacin de los mens para los diferentes tipos de eventos de acuerdo a las condicionantes del mercado que incluye la configuracin del producto, descriptivo de preparacin y determinacin de precios, constituye la funcin de planificacin ms relevante que incide sustancialmente el proceso de control de calidad y en general en la manipulacin de alimentos y bebidas. Este subproceso queda plasmado en un documento llamado orden de servicio banquete el cual es utilizado como lo mencionamos anteriormente para la planificacin del proceso productivo.

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En el desarrollo de la operacin de alimentos y bebidas, se presentan diferentes actividades las cuales deben ser realizadas por personas altamente capacitadas y calificadas ya que se trata de una fuente de ingresos muy importante dentro de la organizacin, por esto debe ser operada en forma eficiente para lograr los objetivos. El control sobre la operacin de alimentos y bebidas es vital para la empresa ya que a travs de de los diferentes anlisis de supervisin, la parte administrativa podr tomar las diferentes decisiones en busca del objetivo deseado. La supervisin debe ser llevada a cabo en toda la operacin logrando un excelente manejo de los productos, su empleo adecuado, obteniendo su mejor rendimiento y evitando cualquier mal uso o prdida. La supervisin y control ayudan a asegurar a que la empresa logre los objetivos. El proceso de control comienza a establecer normas para el desempeo, contina asegurando el desempeo real y luego involucra hacer una comparacin entre las normas de desempeo y el desempeo real para determinar si y hasta qu punto- es necesaria una accin correctiva. El control se basa en varios principios: Los presupuestos de operacin son las herramientas ms importantes del control. Los controles preventivos son ms efectivos que los controles impuestos despus de que las cosas van mal. El control no puede efectuarse sin haber establecido antes restricciones presupuestales y normas para el desempeo. El control depende del establecimiento de plazos o metas intermedias para ayudar a saber si se est en el camino correcto. La accin correctiva es necesaria cuando el desempeo de un empleado no encaja con las normas de la empresa. Una vez desarrollados los diferentes procesos y subprocesos del rea de alimentos y bebidas, debemos entender claramente el proceso de control que se tiene que ejercer para lograr los ptimos resultados de la operacin; con lo cual lo ilustraremos de una mejor manera por intermedio de flujogramas de cada uno de los procesos; para tener una mayor claridad se darn algunas indicaciones para el manejo de smbolos utilizados.

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