Procedimiento de almacn

CONTENlDO
l. OBJETlVO
2. GLOSARlO
3. ALCANCE, RESPONSABlLlDAD Y AUTORlDAD
4. COMO REALlZAR LA ACTlVlDAD
4.l. ADMlNlSTRAClN DE PRODUCTOS REClBlDOS
4.2. ENVlO DE PRODUCTOS A LAS FlNCAS
4.3. MANEJO DE lNVENTARlOS
4.4. MANEJO DE ARCHlVO
5. DOCUMENTOS ASOClADOS
6. MANEJO AMBlENTAL
7. SALUD OCUPAClONAL
8. CONTROL DE CAMBlOS
1. OBJETIVO
Administrar los productos comprados y coordinar la logstica necesaria para que estos
lleguen a su destino, garantizando la proteccin y la ubicacin correcta de los productos
teniendo en cuenta las normas de distribucin, conservacin y cumpliendo las normas de
seguridad para su almacenamiento y manipulacin.
2. GLOSARIO:
Producto Terminado:
Resultado de la transformacin de materia prima para la obtencin de un producto
determinado y su empaque correspondiente e identificado.
erti!icado de Producto:
Documento escrito que garantiza que las especificaciones de un producto se cumplen.
Almacena"e:
Accin en la que se ubica organizadamente los materiales de una bodega con el fin de
facilitar su acceso y ubicacin.
E#tado de Rec$a%o:
Estado en el que el producto ingresa al no cumplir con los estndares de calidad definidos
como composicin de ingrediente activo y/o calidad de material de empaque y envase,
luego de recibir los certificados correspondientes; en este caso se debe identificar su
estado, evitar su uso y definir las acciones necesarias.
&ue#treo de Producto:
Toma aleatoria de cierta cantidad del producto para poder determinar la calidad del
mismo.
&aterial de En'a#e:
Material que se utiliza para almacenar las materias primas y/o productos manufacturados,
es el que tiene contacto con el producto como frascos, tarros, bolsas, bidones, y
contenedores de materiales a granel.
&aterial de Em(a)ue:
Material que se utiliza para proteger las materias primas y/o productos manufacturados,
como por ejemplo recubrimiento plsticos de envases, maderas, cajas, cubetas, bosas.
*. ALA+E, RESPO+SABILI-A- . A/TORI-A-
Este procedimiento est dirigido al Almacenista de insumos, materiales y refacciones. Es
responsabilidad del Contralor de Mina verificar el cumplimiento de este documento. El
almacenista es responsable por la administracin de los materiales, insumos, refacciones
y el proceso logstico de entrega.
0.1 A-&I+ISTRAI1+ -E PRO-/TOS REIBI-OS
l. El almacenista al recibir los productos debe verificar que le entreguen una factura o la
remisin, la orden de compra, toda la documentacin debe estar completa y debidamente
aprobada.
Dejando evidencia del recibido con fecha y firma.
2. El almacenista No debe recibir productos que no corresponda al relacionado en la
orden de compra
3. El almacenista recibe los productos verificando:
Eti)uetado:
Etiqueta correspondiente, codificada con el nmero de lote, fecha de fabricacin y
fecha de vencimiento correspondiente al orden del producto
Em(a)ue:
Debe estar en buen estado, sin roturas, sucio o vencido
Em2ala"e:
Cajas correspondientes al producto y en buen estado. Muestrear en caso de ser
requerido por la naturaleza del material y los procesos lo requieren, y verificar si la
calidad corresponde a lo relacionado en la orden de compra.
4. Si los productos cumplen con los requisitos establecidos, el almacenista recibe la
remisin del proveedor o transportista; elabora la entrada al sistema y anexara a la
documentacin del producto recibido, colocando el cdigo correspondiente. Certifica el
formato de recepcin del producto mediante la firma del Contralor de Mina segn el
certificado o factura entregado por el proveedor.
5. Si el producto terminado no cumple con los requisitos establecidos el almacenista
devuelve el producto al proveedor, emitiendo el formato Tratamiento de producto no
conforme
6. Si el producto est dentro de especificaciones, el almacenista hace la entrada al
sistema de inventario, del producto, y ubica e identifica la estiba o estantera. En caso de
entradas equivocadas de inventario, el almacenista pasa los soportes correspondientes a
Contralora para que audite dicho movimiento y autorice la correccin sobre el inventario.
7. La copia de la orden de compra debe permanecer a la mano en el archivo del
almacenista durante el lapso de tiempo en que se tenga pendiente el surtimiento de la
misma, una ves surtida pasara a formar parte del archivo de recepciones con la ltima
entrada de artculos para cerrar el pedido.
8. El almacenista debe garantizar que:
El producto almacenado con fecha ms antigua sea de ms facilidad de acceso al
despacho inmediato.
Se ubiquen los productos terminados de mayor peso en la parte ms baja de los
estantes y los ms livianos en las zonas superiores.
Los productos lquidos separados de los slidos.
El producto recibido debe quedar todo en el mismo lugar.
Las estibas deben estar en perfecto estado.
Cualquier desperfecto que tenga se debe avisar a Contralora para la autorizacin
de reparacin o reemplazo

9. Siempre que se realice el transporte de productos desde bodegas a las otras minas o
proyectos, tener en cuenta que esta debe documentarse y procesarse debidamente, y de
realizar cualquier movimiento interno, este debe ser aprobado por Contralora.
Asimismo antes de que se realice la carga de productos debe verificar el estado del
vehculo y preparar lista de embarque para cada vehculo. Si el vehculo cumple con los
requerimientos de seguridad, peso y dems para efectuar la maniobra, se aprueba el
traslado, de lo contrario se rechaza haciendo firmar el formato al transportador, en calidad
de aceptacin de la situacin, comunicando de inmediato al Jefe de Mantenimiento y
control vehicular para que tome las medidas correspondientes.
l0. Luego que el almacenista revise la remisin y la factura (en el caso en el que la
factura no sea radicada en el mismo sitio de entrega del producto el transporte solo se
har con la remisin) aprobadas por el Contralor de Mina, el almacenista analiza el
producto teniendo en cuenta: producto, presentacin, cantidades relacionadas en la
remisin; Adicional a esto revisa el embalaje que se encuentre en perfecto estado. En
ningn caso la remisin podr ser tachada o sobrescrita.
ll. El proveedor debe entregar la mercanca simultneamente para la revisin de la
remisin y la factura, por parte del almacenista. As mismo debe hacer firmar y sellar la
remisin o factura como aceptacin del pedido entregado y adjuntara copia de la Orden
de Compra para el debido proceso de recepcin de documentos para programacin del
pago. Esto es requisito indispensable para el reconocimiento por parte de la empresa, del
cumplimiento en la entrega.
l2. El almacenista debe entregar la documentacin al auxiliar administrativo asignado a
procesos para su revisin y posterior archivo, debe dejar evidencia en esta revisin.
l3. El almacenista debe hacer la entrada del producto al sistema inmediatamente sea
recibido, anotando datos exactos del producto recibido. As mismo, debe hacer firmar y
sellar la revisin, como aceptacin del pedido entregado y sellar la factura.
l4. El auxiliar administrativo recibe los documentos por parte del almacenista y verifica
que:
Lo remisionado sea lo que est recibiendo en fsico en cantidad y tipo
Las cajas y los envases correspondan al producto y estn en buen estado
l5. El almacenista en la bodega debe hacer cuidadosamente el ingreso al sistema de
inventarios, incluyendo la fecha y posteriormente debe imprimir la entrada, firmarla y
enviarla a contabilidad con la periodicidad que se le requiera para su revisin.
Adicionalmente debe quedarse con un control de lo remitido a contabilidad colocando los
cdigos de entrada de almacn en el formato de orden de compra.
l6. La organizacin de los productos en todas las bodegas debe permitir que sea
fcilmente identificable, minimizar el riesgo de cadas y permitir primero la salida del
producto con la fecha de fabricacin ms antigua y despus el ms reciente.
0.2 E+V3O -E PRO-/TOS A O+S/&O, OTRAS &I+AS O PRO.ETOS
l. El almacenista luego recibe el formato Requisicin de productos autorizado por el jefe
o supervisor del rea previamente autorizado para este fin y cuya firma deber aparecer
en parrilla de firmas autorizadas, indicando las existencias y la cantidad requerida y su
firma; al recibir el formato, el almacenista verifica las existencias del producto, entrega la
cantidad solicitada y hace el movimiento de inventarios en el sistema e imprime el cdigo
de transaccin en la requisicin; genera los reportes del sistema en donde estar
relacionado los datos del producto y anexa una copia de requisicin aprobada.
2. Los materiales sern entregados de acuerdo a como sean solicitados. En caso de
presentarse una deficiencia de materiales, estos debern ser solicitados a Compras para
su procuramiento, dejando evidencia del desabasto con reporte de transacciones de
almacn.
3. El producto que sea transferido internamente desde cada almacn o bodega deber
ser identificado con una remisin que incluya el origen o proveedor, la ubicacin del
material transferido y la ubicacin en el almacn a recibir, a efectos de adecuado rastreo.
4. El almacenista debe enviar el producto relacionado con copia de la requisicin;
adicional a esto debe revisar el embalaje que se encuentre en perfecto estado. El
conductor debe confirmar la revisin enviada por la almacenista.
5. El conductor entrega los productos y la remisin enviada por el almacenista, haciendo
firmar el recibido por el responsable con la fecha y hora en el formato.
6. El auxiliar administrativo en almacn receptor verificara que la mercanca relacionada
en las remisiones sea la que est recibiendo en fsico, junto con el personal de almacn
asignado.
7. Si hay faltantes dentro de la transferencia recibida, el jefe del Almacn receptor llama al
almacenista para verificar de nuevo las cantidades enviadas y hace la anotacin
respectiva en el documento que enva con la transferencia. Si dentro del producto
recibido, se encuentran unidades o cajas en mal estado, hace la anotacin respectiva en
el documento que queda para el transportador y comunica a Contralora la situacin
presentada. Posteriormente hace la devolucin al almacn, marcando la caja o unidad
como no conforme.
0.*.&A+EJO -E I+VE+TARIOS
l El almacenista debe garantizar que:
2 Al almacenar siempre se dejen los productos de fecha ms antigua este debe ser
organizado de tal manera que sea el primero en salir.
3 Se ubiquen los productos terminados de mayor peso en la parte ms baja de los
estantes y los ms livianos en las zonas superiores y los productos lquidos separados de
los slidos.
4 El lote recibido quede todo en un mismo lugar.
5 Las estibas estn en perfecto estado. Cualquier desperfecto que tengan se debe se
retirarda para su reparacin o reemplazo.
6 El Auxiliar Administrativo asignado debe verificar las entradas al sistema realizadas por
el almacenista y compararlas con las salidas. Debe verificar que coincidan las cantidades
presentaciones, consecutivo, orden cronolgico, y orden numrico, en caso de que
existan diferencias, debe notificarlo a Contralora y solicitar al almacenista la explicacin
correspondiente con copia a la Gerencia Administrativa y Financiera para que tome las
medidas necesarias. Si no se recibe pronta respuesta y solucin a la misma, se informa a
la Gerencia General para iniciar una investigacin a partir de los soportes encontrados.
7Estos son los nicos movimientos permitidos en lo referente a la entrada y salida de
productos
&OVI&IE+TO -E E+TRA-A AL SISTE&A
Entrada de Productos:
Esto se refiere a los productos comprados que llegan al almacn
Entrada mercanca por Devolucin:
Esto se refiere a las devoluciones de los usuarios de productos.
&OVI&IE+TO -E SALI-A -E LA BO-EGA PRI+IPAL
Entrega de productos:
Esto se refiere al momento en que se realiza una entrega o salida de almacn.
&OVI&IE+TOS -E TRASLA-O E+TRE BO-EGAS
Para realizar el traslado de la mercanca entre bodegas. Tener en cuenta que se debe
remisionar desde la bodega correspondiente a de destino, de lo contrario se vern
cruzado los inventarios y se tendrn problemas de existencias.
&OVI&IE+TOS -E TRASLA-O E+TRE BO-EGAS -E -I4ERE+TES &I+AS 5
PRO.ETOS
Este caso se presenta cuando se requieran productos de los cuales no haya en existencia
en otros sitios de la misma empresa y que se tenga exceso de existencia. En caso de no
haber exceso de existencia, se proceder a surtir va compras.
0.0&A+EJO -E AR6IVO
El manejo del archivo de la informacin financiera debe cumplir con las siguientes
condiciones:
l. Realizarse diariamente por los Auxiliares Administrativos, la revisin de los documentos
entregados por el almacenista, todos deben tener los soportes y aprobaciones
correspondientes.
2. Para verificar que los consecutivos de los formatos Orden de compra, confirmar que el
almacenista entregue los registros completos, debe entregar inclusive los que fueron
anulados para completar los consecutivos,
3. Todos los registros recibidos deben tener su correspondiente revisin y aprobacin.
4. Sern organizados en orden cronolgico y garantizando solo el almacenamiento de
originales firmados, y solo hasta ese momento pasaran a archivo.
5. En el Archivo central duraran mximo 2 aos despus de los cuales se establecer su
digitalizacin u otra metodologa de conservacin vigente que determine la empresa.
7. O+TROL . SEG/I&IE+TO
6. Mensualmente, Contralora, evaluara la efectividad del procedimiento de almacn
evaluando entradas y salidas aleatoriamente para efectuar la revisin
7. Contralora evaluara el control y seguimiento de almacn y efectuar las observaciones
correspondientes para plantearlas y solucionarlas en el comit de revisin gerencial.
8.-O/&E+TOS ASOIA-OS
Requisicin
Orden de Compra
Remisin entre almacenes
9. &A+EJO A&BIE+TAL
9. &A+EJO A&BIE+TAL
A#(ecto am2iental
Generacin de residuos slidos
-e#cri(ci:n del a#(ecto
Generacin de residuos reciclables como papel, cartn, plsticos de empaque
Im(acto Am2iental
Contaminacin del suelo por disposicin de residuos slidos
ontrol del Im(acto
Reutilizar papel para elaboracin de cdigos o en la fotocopiadora, separar plstico y
disponerlo en el centro de acopio para su reciclaje.
;.RIESGOS ASOIA-OS
Rie#<o
Riesgo ergonmico
RlESGO QUlMlCO
-e#cri(ci:n
Carga dinmica del almacenista
Manipulacin de materiales qumicos peligrosos, combustibles y reactivos.
ontrol del rie#<o
Programa de ergonoma, pausas activas. Diseo antropomtrico del puesto del trabajo.
Utilizar siempre los EPPS. Conocer el contenido de la hoja de seguridad de los materiales
a manejar.
;. O+TROL -E A&BIOS
VERSlON
FECHA
CAMBlOS
REALlZADOS
RESPONSABLE