ANEXO 06

TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA DEL MINISTERIO DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES

ANEXO 06

TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA DEL MINISTERIO DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Organizacin responsable de la aplicacin de la poltica archivistica a travs de la direccin, planificacin y control de los programas establecidos. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS Deposito de los documentos en estantera, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservacin fsica y con el fin de ser extrados posteriormente para su utilizacin (denominado unidades de conservacin). ANLISIS INFORMATIVO Etapa del procesamiento cientfico tcnico de la informacin que consiste en el estudio de los documentos para extraer de ellos los datos esenciales. ANAQUEL Cada una de las divisiones horizontales de un estante destinada a la colocacin de los documentos. Tambin se llama entrepao. ARCHIVADOR Mueble que contiene debidamente ordenada fichas, microfichas, carretes de microfilme, etc., comnmente llamado fichero. ARCHIVAR 1. Conjunto de operaciones intelectuales y fsicas que componen las diferente fases del tratamiento archivstico propias de cada uno de los tipos de archivo, segn la etapa del ciclo vital de los documentos. 2. Dar por terminado un expediente o asunto dentro de un procedimiento administrativo o judicial, es decir, transferirlo al archivo. ARCHIVERO Profesional con titulacin superior, cuyo campo de actividad se centra en la direccin, investigacin, programacin y desarrollo de las tcnicas adecuadas para el tratamiento archivstico de los fondos documentales. Sustentado en el Decreto Supremo Reglamento 008-92-JUS de la Ley 25323 Reglamento del Sistema Nacional de Archivos.

ARCHIVISTICA Disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos (topologa, organizacin, funcionamiento, planificacin, etc.) de los archivos y el tratamiento archivstico de sus fondos. ARCHIVO 1. Institucin o una parte estructural de ella, que realiza la recepcin, conservacin y organizacin de los documentos para su utilizacin. 2. Conjunto de documentos producidos y/o acumulados por una persona o entidad. 3. Recinto donde se guardan documentos pblicos y privados. 4. Mueble de oficina dispuesto para archivar documentos. ARCHIVO CENTRAL Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferido o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizados su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. En el Per el equivalente es rgano de Administracin de Archivos segn la SNA 01 ADMINISTRACION DE ARCHIVOS RJ 073-85-AGN-J. ARCHIVO DE GESTION Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las solicitan. ARCHIVO GENERAL Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categora de archivos oficiales, es el establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la poltica archivistica a nivel nacional, organismo de direccin y coordinacin del Sistema Nacional de Archivo. ARCHIVO HISTRICO Es donde se encuentra la documentacin de carcter permanente (ms de 30 aos de antigedad) que sirven para la investigacin cientfica e histrica. ARCHIVO INTERMEDIO Los elementos que influyen en la permanencia de los documentos en esta fase son: que no se usen ya en la fase de archivo central y que son susceptibles de reserva y, por tanto, de autorizacin para su consulta.

ARCHIVO PERIFRICO El Archivo Perifrico, son de nivel especializado, dependiendo de las caractersticas especiales de las funciones de la oficina generadora de documentos, sern instaurados por la variable cuantitativa (crecimiento documental y consultas). COMIT EVALUADOR DE DOCUMENTOS Conjunto de personas encargadas de evaluar los documentos generados en una institucin por medio de un Programa de Control Documental. El Comit Evaluador de Documentos esta integrado por las siguientes personas: Un representante de la Alta Direccin de la Entidad quien la presidir. El jefe de la Oficina de Asesora Jurdica o representante El jefe de la Unidad Orgnica de la documentacin a evaluar El jefe del Archivo Central del MTC (rgano Administrativo de Archivos)

CONSERVACIN DOCUMENTAL Es un proceso archivistico que consiste en mantener la integridad fsica del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a travs del diseo de planes de preservacin y restauracin. CLASIFICACIN DOCUMENTAL Labor intelectual mediante el cual se identifica y establecen las series documentales que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la institucin. DESCRIPCIN DOCUMENTAL Es un proceso archivistico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos. DIGITALIZACIN Conversin de datos o una imagen en un formato discreto que puede ser interpretado por las computadoras. DOCUMENTOS Se entienden por documento cualquier objeto que contenga una informacin, que narra, hace conocer o representa un hecho, cualquiera que sea su naturaleza, su soporte o su proceso de elaboracin clasificndolos en: Documento textual Documento grafico Documento magntico (Impresos en soporte papel) (Fotografa y planos) (Cassete, discos compactos y diskettes y videos)

DOCUMENTO DE ARCHIVO Aquel que independientemente de su soporte o formato, registra un hecho, un trmite o transaccin de valor administrativo, jurdico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de una institucin. DOCUMENTO ELECTRONICO Informacin que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta especfica para leerse o recuperarse FECHAS EXTREMAS Se refiere a la fecha ms antigua y a la ms reciente que puedan encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental FOLIACION DOCUMENTAL Actividad donde se proceder a enumerar cada hoja que forma una unidad documental. FONDO DOCUMENTAL Conjunto orgnico de documentos generados por cualquier institucin pblica o privada, persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus funciones, que son testimonio de las actividades que realizan, y que han de dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia e informacin de sus derechos e intereses, la buena gestin de las instituciones y el fomento de la investigacin que ayude al progreso y promueva la cultura. ELIMINACION DOCUMENTAL La eliminacin de documentos es un procedimiento archivistico que consiste en la destruccin de los documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la Nacin (AGN). Obsrvese la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneracin del Sector Publico Decreto Legislativo 276 y Delito Contra los Bienes Culturales Decreto Legislativo N 635. EXPEDIENTE Conjunto ordenado de documentos o piezas documentales que materializan actuaciones secuenciales y de procedimiento de la administracin, encaminadas a la resolucin de un asunto, que reflejan una situacin continuada en el tiempo o que estn dotadas de una cierta autonoma. Expediente de procedimientos administrativos Conjunto de documentos tramitados en las entidades, conducentes a la emisin de un acto administrativo que produzca efectos jurdicos individuales o individualizadles sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados.

Expediente tcnico de obra Conjunto de documentos que sustentan la construccin o una obra.

remodelacin

de

Expediente de contratacin Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una determinada adquisicin o contratacin, desde la adquisicin de adquirir o contratar hasta la culminacin del contrato.

INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales, existen tres clases de instrumentos descriptivos: Inventario Esquemtico Inventario Registro Inventario Analtico (Se describe el fondo documental) (Se describe la serie documental) (Se describe la pieza documental)

NIVELES DE ARCHIVOS Espacios donde se conservan las series documentales luego de concluir sus plazos de retencin. Archivo de Gestin Archivo Perifrico Archivo Central Archivo General

METROS LINEALES Unidad de medida de longitud del sistema mtrico utilizada en la archivstica para medir la documentacin que esta instalada en un estante de forma horizontal o vertical. METROS CUBICOS Unidad de medida de longitud del sistema mtrico utilizada en la archivstica para medir la documentacin que se encuentra apilada o amontonada. MICROFORMA Imagen reducida y condensada de un documento, que se encuentra grabada en un medio fsico tcnicamente idneo, mediante un proceso fotoqumico, electrnico o que emplee alguna otra tecnologa de efectos equivalentes, de modo que la imagen se conserve y tenga alta resolucin.

MICRODUPLICADO Reproduccin exacta o copia de elemento original que contiene microformas, efectuada sobre un soporte material similar, en el mismo tamao y formato. MICROGRABACION Proceso tcnico por el cual se obtienen microformas a partir de documentos originales en papel o material similar, o bien directamente de los medios en que se almacena informacin producida por computadora. MICROARCHIVO Conjunto ordenado y codificado de los elementos materiales de soporte portadores de microformas grabadas, provistos de sistemas de ndice medios de recuperacin que permitan encontrar, examinar visualmente y reproducir en copias exactas los documentos almacenados como microformas. ORDENAMIENTO DOCUMENTAL Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecidas en la generacin de documentos de archivo. PIEZA DOCUMENTAL Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser consideradas documento. Por ejemplo: Oficio, carta, factura, etc. PLAZO DE RETENCION Es el trmino de tiempo que se le otorga a los documentos para que permanezca en un determinado nivel de archivo PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Tarea que consiste en colocar los documentos dentro de sus series y de su fondo de acuerdo a un orden convenido segn el criterio que resulte ms cmodo y lgico para la localizacin y recuperacin de los documentos en sus carpetas, en sus archivadores, en sus estantes. Se realiza en dos niveles: ordenacin de las unidades documentales dentro de cada serie documental y ordenacin de las series documentales una vez clasificadas. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Es el principio por el que se respeta la jerarqua externa de los fondos, es decir, que hace mantener y no mezclar los documentos producidos por una Institucin u Organismo con los que proceden de otra Institucin o de otro Organismo, aunque los tipos documentales sean semejantes. Tambin supone el respeto de la jerarqua interna de los fondos (o principio de respeto a la estructura en que se generan los fondos), es decir, respetar las series producidas por las diferentes divisiones de un fondo de archivo (por ejemplo: Direcciones Generales y la

Secretara General Tcnica de una Consejera, para formar el Fondo de Archivo de esa institucin que es la Consejera PROGRAMA DE CONTROL DOCUMENTAL Es un documento de gestin archivistica que establece las series documentales que genera una entidad pblica como resultado de sus funciones precisando el nmero de aos que debe conservarse y los periodos de retencin en cada nivel de archivo hasta la transferencia al Archivo General de la Nacin o su eliminacin. El PCD estar conformado por el Inventario de Series Documentales, Tabla General de Retencin de Documentos y el ndice Alfabtico de Series Documentales. SELECCIN DOCUMENTAL Proceso archivistico que consiste analizar y evaluar todas las series documentales de cada entidad de cada oficina para establecer los periodos de retencin. SERIE DOCUMENTAL Conjunto de documentos que responden a un mismo tipo documental producido por un mismo rgano en el ejercicio sus funciones, constituido por un antecedente y su consecuente (siempre y cuando no forme parte ya de otro fondo de Archivo). SERVICIO ARCHIVISTICO Proceso archivistico que consiste en poner a disposicin de los usuarios la documentacin de cada unidad con fines de informacin. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Integracin estructural, normativa y funcionalmente de los archivos de las entidades pblicas existentes en el mbito nacional, mediante la aplicacin de principios, normas archivistica garantizando la defensa y conservacin del Patrimonio Documental de la nacin. TIPO DOCUMENTAL Expresin tipificada de unidades documentales con unas caractersticas estructurales, en general, homognea, de actuaciones nicas o secuenciales normalmente reguladas por una norma de procedimiento, derivadas del ejercicio de una misma funcin y realizadas por un determinado rgano, unidad o persona. TABLA GENERAL DE RETENCION DOCUMENTAL Es un documento de gestin archivstica que ser utilizada para registrar esquemticamente los asuntos principales y los ttulos de las series documentales que las integran, as como sus correspondientes periodos de retencin.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Es un procedimiento archivistico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo a otro al vencimiento de los periodos de retencin establecidos en el Programa de Control Documental. VALOR DOCUMENTAL Es la informacin importante para la toma de decisiones en determinados temas. Valor documental temporal Es cuando la informacin solo ser utilizada por la institucin generadora de documentos en el cumplimiento de sus funciones, su existencia es limitada. Valor documental permanente Es la informacin que servir para la investigacin y de antecedentes para el cumplimiento de sus derechos y deberes, su existencia es ilimitada.