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WO/GA/39/1 ORIGINAL : ANGLAIS DATE : 20 AOUT 2010

Assemble gnrale de lOMPI


Trente-neuvime session (20e session extraordinaire) Genve, 20 29 septembre 2010

VALUATION DE LA FONCTION DAUDIT INTERNE


Document tabli par le Secrtariat

1.

Le prsent document contient des informations sur lvaluation de la fonction daudit interne (document WO/PBC/15/12), qui est soumis au Comit du programme et budget er (PBC) sa quinzime session (1 3 septembre 2010). La recommandation du PBC concernant ce document figurera dans le Rsum des recommandations formul par le Comit du programme et budget sa er quinzime session tenue du 1 au 3 septembre 2010 (document A/48/24).

2.

3. LAssemble gnrale est invite approuver la recommandation du Comit du programme et budget concernant le document WO/PBC/15/12, telle quelle figure dans le document A/48/24.

[Lannexe suit]

WO/GA/39/1 ANNEXE

WO/PBC/15/12 ORIGINAL : ANGLAIS DATE : 8 JUILLET 2010

Comit du programme et budget


Quinzime session Genve, 1er 3 septembre 2010

EVALUATION DE LA FONCTION DAUDIT INTERNE Document tabli par le Secrtariat

1.

Conformment larticle 11.10) de la Convention instituant lOrganisation Mondiale de la Proprit Intellectuelle (OMPI), le Contrle fdral suisse des finances, vrificateur externe des comptes dsign, a tabli en aot 2009 un rapport sur lvaluation de la fonction daudit interne, qui figure en annexe. Les observations du Secrtariat au sujet des recommandations formules par les vrificateurs externes des comptes sont indiques ci-aprs, dans lordre o ces recommandations figurent dans le rapport daudit. Recommandation n 1 : Jinvite le Directeur gnral prsenter l Assemble gnrale de lOMPI une modification du nom de la Charte daudit interne en Charte de laudit et de la supervision internes, laquelle devrait galement englober les activits de la Section de lvaluation. Cette charte pourrait dcrire les tches de la Division de faon gnrale et de chaque Section de manire plus dtaille (Directeur, Audit interne, Enqutes et valuations/inspection).

2.

3.

4.

Cette recommandation a t accepte. La Division de laudit et de la supervision internes appuie pleinement cette recommandation car elle contribuera dfinir plus prcisment les rles distincts des trois principales fonctions de supervision, cest--dire laudit interne, lenqute et lvaluation, et promouvoir le rle de supervision lOMPI.

WO/GA/39/1 Annexe, page 2

WO/PBC/15/12 page 2 Une rvision de la Charte de laudit interne de lOMPI sera propose pour examen par le Comit du programme et budget ce qui aboutira une charte de laudit et de la supervision internes. 5. Recommandation n 2 : Jestime que le Directeur de lIAOD devrait tablir une liste des formations suivies par lensemble de son personnel et actualiser ce fichier au fur et mesure. 6. 7. Cette recommandation a t accepte. Elle va contribuer un meilleur suivi des formations professionnelles proposes. Recommandation n 3 : Jinvite le Directeur de lIAOD laborer un programme (concept) d assurance et damlioration qualit comprenant la documentation des valuations internes continues et priodiques sur tous les domaines d activit de laudit interne. Ce concept une fois dcrit, doit figurer dans le Manuel d audit interne. Il parat vident que les valuations continues n ont de sens que dans la mesure o la Section de lAudit interne disposerait de deux personnes qualifies au moins, ce qui devrait prochainement tre le cas. 8. Cette recommandation a t accepte. Tous les audits sont raliss conformment aux normes de lInstitut des auditeurs internes (IIA) et font lobjet dun examen et dun contrle de qualit. La Division de laudit et de la supervision internes est dj dote dune procdure interne et externe dassurance qualit rpondant aux normes de lIIA. Des demandes ont t formules en ce qui concerne le renforcement des effectifs affects laudit interne. Recommandation n 4 : Jinvite lIAOD : a. b. c. 10. a. fixer dans la planification annuelle des thmes prcis d audits dont les titres se retrouveront dans les rapports finaux, poursuivre ltablissement de la liste des audits planifis, effectus et reports qui devra tre actualise au fur et mesure, mettre en place une planification pluriannuelle des audits.

9.

Cette recommandation a t accepte. Bien que la situation ne se prsente pas trs souvent, il est vrai que les titres des audits planifis peuvent prsenter des diffrences par rapport aux titres des rapports daudit finaux en raison de changements dans la porte de chaque audit et jusqu ce que laudit spcifique soit lanc et un rapport final rdig. La Division de laudit et de la supervision internes sassurera, dans la mesure du possible, que les titres des audits raliss soient le plus proche possible des titres des audits planifis, moins que la porte de laudit planifi ne fasse lobjet dun changement important. Cette recommandation a t accepte. Afin de faciliter le rapprochement entre les audits planifis et les audits effectus, la liste sera maintenue jour. Cette recommandation a t accepte. Les audits internes seront planifis sur une base biennale partir de 2010, linstar du cycle budgtaire.

b. c.

WO/GA/39/1 Annexe, page 3

WO/PBC/15/12 page 3 11. Recommandation n 5 : Je suis davis que la Division de lIAOD devrait terminer llaboration du manuel daudit commenc en 2007 et le mettre disposition des collaborateurs de l OMPI sur intranet. Ce manuel devrait couvrir tous les lments essentiels spcifis dans les Normes daudit. 12. Cette recommandation a t accepte. La Section de laudit interne reprsente actuellement la plus petite fonction daudit quil est possible davoir (1 personne lheure actuelle, mais avec un nouveau poste allou en 2008 qui reste actuellement vacant). La recommandation 2040-1 de lIIA offre une certaine souplesse nous permettant de grer et de contrler de manire plus informelle les activits daudit moyennant une supervision quotidienne et rapproche, ce qui constitue notre faon de faire. Cest pourquoi nous estimons quil nest pas essentiel de disposer de procdures et de manuels absolument formels. Nous avons pris note du fait que lIIA a mis sur pied en 2008 un projet visant laborer un guide pratique lusage des petites structures daudit interne qui, nous lesprons, nous sera utile dans ce domaine. LIIA nous a indiqu que ce guide sera disponible en 2010. Cependant, le projet de manuel daudit interne est dsormais disponible sur lintranet de lOMPI et le manuel sera termin et actualis compte tenu de la rcente rvision des normes de lIIA en 2010. Recommandation n 6 : Dans le respect de la Norme 2060, je suggre l IAOD de mentionner dornavant dans ses rapports une apprciation a. b. c. 14. sur lexposition aux risques significatifs et aux contrles correspondants, sur des sujets relatifs au gouvernement dentreprise et sur tout autre problme rpondant un besoin ou une demande de la Direction gnrale ou du Comit d audit.

13.

Cette recommandation a t accepte. Le rapport de synthse annuel du directeur de la Division de laudit et de la supervision internes lAssemble gnrale pour la priode 2008-2009 contenait des informations spcifiques sur les principaux risques et faiblesses en matire de contrle relevs dans les rapports daudit. Ce rapport contenait galement des rfrences la gestion des risques, la gouvernance et lthique. La Division de laudit et de la supervision internes note que les rapports trimestriels seront rviss de manire faire rfrence aux questions susmentionnes. La Section de lvaluation a galement formul des recommandations relatives lthique, la gouvernance, la gestion des risques, la stratgie et la planification. Le rapport de synthse annuel fait galement tat du problme de lindpendance de son mode de fonctionnement en raison de linsuffisance de personnel affect laudit interne. Tous les rapports de synthse annuels prsents lAssemble gnrale, de mme que les rapports dactivit trimestriels de la Division de laudit et de la supervision internes prsents au directeur gnral, feront dornavant rfrence, dans la mesure du possible, aux questions relatives la gestion des risques, la gouvernance et aux questions de contrle lOMPI. Un rapport daudit interne rcent sur les mesures de contrle interne a soulev plusieurs questions importantes cet gard.

WO/GA/39/1 Annexe, page 4

WO/PBC/15/12 page 4 15. Recommandation n 7 : Jinvite lIAOD revoir sa stratgie en matire de planification d audits prsentant des risques moyens faibles pour se consacrer plutt sur des missions prsentant des risques plus levs. 16. Cette recommandation a t accepte. Une approche cyclique a t adopte pour les audits raliser dans tous les secteurs oprationnels pour couvrir tous les secteurs de lunivers de laudit intervalles rguliers et sur la base de la priorit qui leur a t accorde la suite dune valuation rigoureuse et annuelle des risques et des besoins en matire daudit. Faute de personnel suffisant, la Division de laudit et de la supervision internes na pas t en mesure de couvrir tous les secteurs haut risque figurant dans le programme de travail annuel dtaill de laudit interne. La stratgie daudit interne pour 2010 a t modifie de manire tenir compte de cette recommandation et le programme de travail dtaill de laudit interne va continuer denglober uniquement les secteurs haut risque jusqu que la Division de laudit et de la supervision internes dispose dun effectif adquat pour couvrir, sur un cycle raisonnable, les secteurs daudit prsentant un risque moyen faible. Recommandation n 8 : Jestime que la Section de laudit interne devrait : a. b. c. d. e. 18. dcrire plus clairement le programme de travail en faisant le lien avec lanalyse de risque, faire apparatre dans le programme de travail les priorits et lallocation des ressources pour chaque sujet auditer, sassurer que le programme de travail permette d tablir le lien avec les papiers de travail et les recommandations, faire ressortir du plan d audit les rflexions concernant limplication dexperts externes et leur mandat, faire apposer systmatiquement le visa du Directeur de l IAOD et la date dapprobation sur le programme daudit avant le dbut de laudit.

17.

Cette recommandation a t accepte. Il ressort des discussions avec le vrificateur externe des comptes que ces questions nont pas eu dincidence majeure sur le contenu et la qualit des rapports daudit qui, par ailleurs, ont t considrs comme trs utiles pour lOrganisation. Le vrificateur externe des comptes a reconnu dans son rapport lutilit des rapports daudit afin dviter tout malentendu sur cette recommandation. Les preuves concernant lexamen et le contrle de qualit existent clairement dans les dossiers daudit et il en sera tenu dment compte pour sassurer que lexamen et le contrle de qualit soient raliss plus systmatiquement et soient mieux documents. Recommandation n 9 : Jinvite lIAOD : a. mieux formaliser la documentation de travail de manire ce qu un tiers professionnel en audit puisse toujours rapprocher les objectifs de la mission, le contenu des examens raliss, les rsultats, l opinion de lauditeur et les recommandations. La standardisation des papiers de travail et son classement peut apporter un lment de solution,

19.

WO/GA/39/1 Annexe, page 5

WO/PBC/15/12 page 5 b. intgrer dans le Manuel daudit interne une rglementation relative la documentation des audits, aux informations archiver et la priode durant laquelle les dossiers doivent tre conservs; les rgles daccs par des tiers aux papiers de travail devront aussi y tre prvues, tablir des notes de rvision comportant une synthse des travaux effectus et permettant de faire le lien entre le programme de travail, les interviews, les documents analyss, puis les constatations et les recommandations mentionnes dans le rapport, tablir une systmatique pour la revue des papiers de travail et de les dater et viser, prvoir dans le manuel d audit ltablissement de standards concernant la documentation.

c.

d. e. 20.

Cette recommandation a t accepte. Voir galement la rponse la recommandation n 8 ci-dessus. La structure des documents de travail a t rvise de manire mieux tablir la relation entre les programmes daudit, les preuves et le rapport daudit. Tous les documents de travail relatifs laudit sont examins par le directeur de la Division de laudit et de la supervision internes. Le Manuel daudit interne, qui est en cours dachvement, contribuera assurer une conformit satisfaisante avec les normes de lIIA. Le projet de manuel est disponible sur lintranet de lOMPI et le manuel sera en conformit avec les normes de lIIA et la recommandation PA 2040-1 de lIIA relative aux petites structures daudit. Cette recommandation offre une certaine souplesse permettant aux petites sections daudit interne de grer et de contrler de manire plus informelle les activits daudit par une supervision quotidienne et rapproche. Les documents de travail ont t rviss de manire contenir des questions ou des recommandations en matire daudit permettant de mieux tablir la relation entre le programme daudit et le rapport daudit interne. Les documents types actuels en matire daudit ont t labors en 2007 et sont utiliss rgulirement depuis. Recommandation n 10 : Afin de pouvoir livrer les rapports d audit en temps utile ds la fin de laudit, je suis davis quil serait ncessaire de dfinir une marche suivre en cas de retard significatif dans la rception des observations des services audits. Paralllement, je pense quil faudrait promouvoir le rle de lIAOD en gnral et amliorer la communication avec les audits, afin de garantir l attention ncessaire du management.

21.

22.

Cette recommandation a t accepte. Les sites intranet et Internet ont t actualiss. Les chefs ont t informs que le vrificateur externe des comptes a mis des commentaires ngatifs sur le temps quil leur a fallu pour rpondre aux projets de rapport. Les communications transmises relatives aux projets de rapport contiennent dj un message davertissement lintention des chefs leur indiquant que si leurs observations ne sont pas reues la date requise le rapport est mis en forme finale. Recommandation n 11 : Dans le but daccrotre la visibilit de la fonction d audit interne au sein de lOMPI, jinvite le Directeur de l IAOD accrotre les contacts avec le Directeur gnral de lOMPI.

23.

WO/GA/39/1 Annexe, page 6

WO/PBC/15/12 page 6 24. Cette recommandation a t accepte. Il sagit l dune pratique courante. Des runions sont organises rgulirement avec le directeur gnral pour changer des vues et aborder les principales questions lies la supervision et aux principaux risques auxquels est confronte lOrganisation. Ces runions ont donn de bons rsultats. Ces bonnes relations avec le directeur gnral ont permis la Division de laudit et de la supervision internes daccrotre sa visibilit et au directeur gnral de recevoir directement et de manire moins formelle des conseils prcieux de la part du directeur de la Division de laudit et de la supervision internes en matire de gestion des risques, de contrle et de gouvernance. Recommandation n 12 : Jinvite le Directeur gnral donner une suite la demande de l IAOD du 27 mai 2009 concernant le projet de document Office instruction, 24/2008, Implementation of Oversight Recommendations. 26. Cette recommandation a t accepte. Lordre de service dans lequel sont prciss les rles et les responsabilits des chefs de programme et la manire dassurer un suivi efficace de toutes les recommandations en matire de supervision a t approuv par le directeur gnral et est en vigueur. Les conclusions gnrales du vrificateur externe des comptes (paragraphes 48-53) sont acceptes. En particulier, le recrutement dun chef la Section de laudit interne contribuera amliorer le contrle de qualit et lassurance qualit. Le rapport fait tat dun taux dapplication des normes dun peu plus de 80%. Ce rsultat est plus quacceptable pour une fonction daudit interne aussi petite et relativement nouvelle. Selon le vrificateur externe des comptes, cette fonction daudit interne est celle qui a obtenu le meilleur rsultat sur lensemble des fonctions daudit examines. Lvaluation de la fonction daudit interne par le vrificateur externe des comptes a t trs utile. Le travail des vrificateurs externes des comptes est trs apprci et la collaboration et la coordination au niveau professionnel avec laudit interne sont efficaces et profitables. 27. Le Comit du programme et budget est invit recommander lAssemble gnrale de prendre note du contenu du prsent document et de son annexe.

25.

27.

28.

[Lappendice suit]

WO/GA/39/1 APPENDICE

WO/PBC/15/12 ANNEXE

ORGANISATION MONDIALE DE LA PROPRIT INTELLECTUELLE (OMPI) GENVE

VALUATION DE LA FONCTION DAUDIT INTERNE

Rapport du Vrificateur extrieur l'Assemble gnrale de l'OMPI

No enreg. 1.9208.944.0033.xx dear/nede 11 aot 2009

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WO/PBC/15/12 Annexe, page 2

GNRALITS

Mandat
1. Lors de la quarante-troisime srie de runions qui sest tenue Genve du 24 septembre au 3 octobre 2007, lAssemble gnrale de lOrganisation mondiale de la proprit intellectuelle (OMPI), le Comit de coordination de lOMPI et les Assembles des Unions de Paris, de Berne, de Madrid, de la Haye, de Nice, de Lisbonne, de Locarno, de l IPC, du PCT et de Vienne, ont renouvel le mandat du Gouvernement suisse jusqu lanne 2011 incluse, en tant que Vrificateur des comptes de lOMPI et des Unions administres par lOMPI ainsi que des comptes des projets dassistance technique excuts par lOrganisation (paragraphe 273 du document A/43/16). Le Gouvernement de la Confdration suisse m a confi, en tant que Directeur du Contrle fdral des finances, le mandat de vrification des comptes de l OMPI et des Unions mentionnes ci-dessus. Jai charg plusieurs collaborateurs qualifis du Contrle fdral des finances de procder, au sige du Bureau international (BI) Genve, l valuation de la fonction daudit interne assure par la Section de laudit interne qui fait partie de la Division de l audit et de la supervision internes (Internal Audit and Oversight Division, IAOD). Les travaux de rvision se sont achevs le 31 juillet 2009. Mon mandat est dfini larticle 6.2 du Rglement financier de lOMPI, respectivement dans le Mandat pour la vrification des comptes annex ce Rglement.

2.

3.

Objet de la vrification
4. Lvaluation de la fonction daudit interne lOMPI se conforme aux Normes ISA qui prcisent que lauditeur externe doit revoir les activits de l audit interne et leur incidence potentielle sur les procdures daudit externe. Lannexe II du Rglement financier de lOMPI prvoit dailleurs implicitement ce genre danalyses. De plus, les Normes professionnelles pour la pratique de l audit 2 interne de lInstitute of Internal Auditors (IIA) prconisent que des valuations externes du service daudit interne soient ralises priodiquement par des personnes indpendantes l organisation. Le fait que le Vrificateur extrieur procde de telles valuations est un principe reconnu dans le systme des Nations Unies.
1

Principes de contrle et approche de lvaluation


5. Afin de se forger une opinion sur la Section de l audit interne de lOMPI, mes collaborateurs ont compar la situation actuelle avec les bonnes pratiques gnralement reconnues en la matire. Ils se sont ainsi rfrs aux Normes professionnelles pour la pratique de l audit interne de lIIA dj mentionnes.

1 2

International Standards on Auditing. Rfrence la norme ISA 610 Considering the work of Internal auditing . Rfrence la norme 1312.

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WO/PBC/15/12 Annexe, page 3 6. Les Normes dfinissent les principes fondamentaux et les conditions-cadre pour la pratique de laudit interne. Ils exigent un niveau minimal du point de vue de la forme et des processus-mtier et cela, indpendamment de la grandeur de lunit daudit interne. Le respect des Normes par laudit interne constitue un gage de qualit et de transparence des prestations d audit. Lvaluation de la qualit des prestations daudit, de conseil et autres activits similaires de la Section de laudit interne a t ralise laide de linstrument dautovaluation Quality Self-assessment Tool (Q-SAT) dvelopp par lAssociation Suisse dAudit Interne (ASAI). Mes collaborateurs se sont galement inspirs du document Ligne de conduite de laudit interne tabli en 2005 par ladite organisation. Ces documents de rfrence se basent tous deux sur les standards professionnels internationaux reconnus labors par lIIA. Loutil Q-SAT permet de passer rapidement en revue les activits dun institut daudit interne au moyen dun tableau dvaluation rfrenc. Pour lexcution de la prsente rvision, le standard dvaluation a t actualis avec les modifications y relatives er entres en vigueur au 1 janvier 2009. Lvaluation de laudit interne de lOMPI sest droule en plusieurs phases, soit la prparation et la planification de laudit, une sance dinformation commune avec lIAOD et la remise du questionnaire dtaill Q-SAT. Avant la sance mentionne ci-dessus, la Section de lAudit interne avait procd sa propre autovaluation, de manire globale, sur la base dun outil similaire Q-SAT appel Tool 19. Mes collaborateurs ont analys cette autovaluation et examin par sondages des activits et des dossiers de cette Section. Ils ont ensuite port une apprciation gnrale et identifi le potentiel doptimisation. Mes collaborateurs ont valu le travail de la Section de lAudit interne subordonn au Directeur de lIAOD en fonction de chaque Norme et ont mis une opinion sur leur respect, leur respect partiel ou leur non-respect. Les rsultats sont consigns dans les dossiers de travail, dont je renonce prsenter les dtails dans le prsent rapport. Lobjectif du prsent rapport est dvaluer le cadre daudit et les activits de laudit interne de lOMPI uniquement. En consquence, il porte exclusivement sur les incidences essentielles du fonctionnement de la Section de lAudit interne. Mes collaborateurs nont procd aucune analyse des tches de la Section des enqutes ni de celles de la Section de lvaluation et de linspection, lesquelles dpendent structurellement de lIAOD (voir lorganigramme la page suivante).

7.

8.

9.

10.

Informations et documents
11. Je remercie M. N. Treen, Directeur de lIAOD, et M. T. Efendioglu, Auditeur principal de la Section de laudit interne, pour lappui fourni et lobligeance avec laquelle ils ont mis disposition les renseignements et les documents utiles laccomplissement de ce mandat. La discussion finale a eu lieu le 14 aot 2009 en prsence de Mme Elisabeth March, Conseillre principale au Cabinet du Directeur gnral, et des deux agents mentionns ci-dessus.

12.

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WO/PBC/15/12 Annexe, page 4

VERIFICATIONS ET CONSTATATIONS

Informations sur lAudit interne


13. Les activits de lAudit interne ont dbut dans le courant de lanne 2000. La Division de laudit et de la supervision internes (Internal Auditing and Oversight Division, IAOD), dont dpend la Section de laudit er interne, est dirige par un Directeur qui est entr en fonction le 1 janvier 2007. Aux moments des contrles, la Section de laudit interne tait constitue par un seul auditeur; ce dernier est en fonction depuis mai 2007. La structure de la division de lIAOD se prsente comme de la faon suivante :

Organigramme actuel de lIAOD


Directeur Nicholas Treen, D 1

Secrtariat

Section de l'audit interne Chef = Vacant, P5 Auditeur principal Tuncay Efendioglu, P4

Section des enqutes

Section de l'valuation et de l'inspection

14.

Le contrat de travail du Directeur de l IAOD, sign en juin 2006, prcise quil est nomm pour une priode de quatre ans, renouvelable pour une priode supplmentaire de quatre ans. La Section de lAudit interne est constitue dun poste de chef qui, la date de laudit, tait vacant et dun poste dauditeur principal. Lunivers de lAudit interne comprend un volume financier suprieur 530 millions de francs suisses selon les comptes de lexercice biennal 2006-2007.

15.

Normes de qualification
1000 Missions, pouvoirs et responsabilits 16. La mission, les pouvoirs et les responsabilits de l Audit interne sont dcrits, conformment la Norme professionnelle, dans la Charte daudit interne. Le Directeur de lIAOD a revu la charte daudit interne dans le courant de lanne 2007. Sur proposition dautres instances (Direction gnrale et Comit daudit notamment), la charte a t valide par l Assemble gnrale de lOMPI en

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WO/PBC/15/12 Annexe, page 5 septembre 2007. Elle figure en annexe I du Rglement financier et rglement dexcution du er rglement financier de lOMPI valable depuis le 1 janvier 2008. 17. Mes collaborateurs ont constat que l Audit interne de lOMPI reoit des demandes dintervention qui lui ont t adresses par le Directeur gnral comme le prvoit le point 4 de la Charte de laudit interne de lOMPI. La Charte daudit interne couvre les activits d audit interne, dinspection et dinvestigation. Les activits daudit interne ambitionnent de donner l OMPI une assurance sur le degr de matrise de ses oprations, de lui apporter ses conseils pour les amliorer, de contribuer crer une valeur ajoute. Les activits dinspection permettent de vrifier sur une base ad hoc une forte prsomption de gaspillage des ressources ou de mauvaise gestion des rsultats. De son ct, linvestigation consiste en une procdure juridique permettant d examiner les allgations dactes illicites et rprhensibles afin de dterminer sils ont t commis et, le cas chant, d identifier la ou les personnes responsables. Les activits dvaluation ne sont pas incluses dans la charte de laudit interne de lOMPI; elles ambitionnent mesurer lefficacit des politiques, des programmes et des projets mis en uvre par lorganisation. Le responsable de lIAOD a une fonction de Directeur. Conformment la Charte de laudit interne (chiffre 4), il est appel Auditeur interne dans celle-ci. Une telle dnomination pour lexercice des diverses fonctions distinctes lune de lautre peut prter confusion. En effet, comme dcrit ci-dessus, les activits daudit interne, dinspection et dinvestigation sont rellement diffrentes. Compte tenu de cela, je suis davis quune adaptation de la Charte visant clairement diffrencier les diverses activits et les fonctions savre ncessaire. Recommandation n 1 : Jinvite le Directeur gnral prsenter lAssemble gnrale de lOMPI une modification du nom de la Charte daudit interne en Charte de laudit et de la supervision internes, laquelle devrait galement englober les activits de la Section de lvaluation. Cette charte pourrait dcrire les tches de la Division de faon gnrale et de chaque Section de manire plus dtaille (Directeur, Audit interne, Enqutes et Evaluations/inspection). 1100 Indpendance et objectivits 20. LAssemble gnrale de lOMPI est lorgane suprme qui surveille les activits de lIAOD. Sur le principe, tous les rapports de lIAOD sont adresss au Directeur gnral, au Comit d audit et au Vrificateur extrieur. Dans le cadre des contrles des documents daudits, mes collaborateurs ont constat que deux rapports (novembre 2008 et janvier 2009) relevant de cas spcifiques danalyses avaient t excuts la demande de la Direction gnrale. Par contre, ces deux rapports nont pas t transmis au Comit daudit, ni au Vrificateur extrieur. Selon les explications reues, il s agissait de deux petits mandats qui relevaient dune situation tout fait exceptionnelle. lavenir, jestime que pour garantir la transparence dans les activits de lIAOD, tous les rapports de missions devraient suivre le principe de distribution ordinaire aux intresss. Dans lintrt dune bonne gouvernance et conformment aux recommandations des Nations Unies concernant les politiques de contrle, lOMPI a mis sur pied un Comit daudit. Les fonctions et les responsabilits du Comit daudit sont dfinies lannexe III du Rglement financier et rglement er dexcution du rglement financier de lOMPI valable depuis le 1 janvier 2008. La cration de ce Comit daudit a t approuve par lAssemble gnrale de lOMPI de septembre 2005. Il est form de neuf membres lus dont sept ont t nomms par le Comit du programme et budget lors de la dixime session de celui-ci. Les membres du Comit daudit ont ensuite dsign eux-mmes deux membres supplmentaires. Depuis sa cration, le Comit daudit sest runi 13 fois, ce qui correspond quelque quatre fois par anne. La charte du Comit daudit dfinit les exigences concernant les qualifications et les expriences souhaites remplir au niveau individuel dans les domaines daudit, de comptabilit, de la gestion des risques, de connaissances juridiques ou en finances et administration. Les comptences au niveau collectif sont plus lies la nature de

18.

19.

21.

WO/GA/39/1 Appendice, page 6

WO/PBC/15/12 Annexe, page 6 lorganisation (taille, savoir-faire technique, secteur public). facteurs de gographie et de rotation. 22. Dans la slection interviennent des

Dans son activit quotidienne, lAudit interne doit avoir une attitude impartiale et dpourvue de prjugs; il doit aussi viter les conflits dintrts. Cette Norme pose les bases visant crer des relations de confiance stables entre auditeur et audits, afin dassurer un fonctionnement optimal de lactivit daudit au sein de lorganisation. La structure organisationnelle de lIAOD peut reprsenter un conflit dintrts en soi, partant du principe que lAudit interne ne peut pas auditer les services des investigations et des valuations / inspections. Dans le contexte actuel avec des capacits restreintes au niveau de lAudit interne, cette situation peut tre considre comme marginale en termes de risques ce niveau. 1200 Comptence et conscience professionnelle

23.

LAuditeur principal dispose de comptences thoriques et pratiques solides pour raliser les audits de manire professionnelle. Avec une formation en sciences conomiques, complte de divers certificats professionnels utiles la profession (CIA, CISA, CFSA et CCSA), il a occup diffrents postes daudit au sein de socits ou autres organismes spcialiss en la matire. Mes collaborateurs ont regrett que lIAOD ne dispose pas dune liste rcapitulative des formations et des cours frquents par ses collaborateurs permettant de justifier l actualit des connaissances ncessaires ce genre de fonction. Recommandation n 2 : Jestime que le Directeur de lIAOD devrait tablir une liste des formations suivies par de lensemble de son personnel et dactualiser ce fichier au fur et mesure. 1300 Programme dassurance et damlioration qualit

24.

LIAOD na jusqu ce jour pas jug opportun de mettre en place un programme d assurance et damlioration qualit portant sur tous les aspects de l audit interne et permettant un contrle continu de son efficacit. Ce programme inclut normalement la ralisation priodique d valuations internes et externes de la qualit ainsi quun suivi interne continu. Chaque partie du programme tant conue dans un double but : aider lAudit interne apporter une valeur ajoute aux oprations de lorganisation et les amliorer, et garantir quil est men en conformit avec les Normes. Recommandation n 3 : Jinvite le Directeur de lIAOD laborer un programme (concept) dassurance et damlioration qualit comprenant la documentation des valuations internes continues et priodiques sur tous les domaines d activit de laudit interne. Ce concept une fois dcrit, doit figurer dans le Manuel daudit interne. Il parat vident que les valuations continues nont de sens que dans la mesure o la Section de lAudit interne disposerait de deux personnes qualifies au moins, ce qui devrait prochainement tre le cas.

Normes de fonctionnement
2000 Gestion de laudit interne 25. Mes collaborateurs ont parcouru plusieurs rapports tablis par l IAOD et consult son dossier de correspondance. Les conclusions de cette analyse mettent en exergue la contribution importante de lIAOD lamlioration de la gestion des activits financires et administratives de l OMPI. Les interventions cibles mettent jour des potentiels d conomie et de simplification des processus. Lors de chaque planification annuelle, lIAOD tablit une analyse de risques concernant les diverses entits de lOMPI, pour des projets, ainsi que pour la nouvelle construction. Cette analyse de risques

26.

WO/GA/39/1 Appendice, page 7

WO/PBC/15/12 Annexe, page 7 sappuie sur un standard thorique dvelopp par lIAOD et des critres dvaluation des risques. Les documents reus Detailed Internal Audit Planing 2009 du 2 5 novembre 2008 et Revised Annual Internal Audit Plan 2008 du 19 aot 2008 contiennent chacun lanalyse de risques et la mthodologie applique en la matire. Les divers documents prsents sont partiellement redondants en matire de thorie. Le systme en soi donne une vue densemble des risques valus de l OMPI concernant les entits. Nanmoins, mes collaborateurs ont trouv inutile de mentionner dans ces documents la mthodologie et la thorie applicable en la matire. ce sujet, ils pensent que ce genre d information devrait figurer dans le manuel daudit, ce qui viterait de surcharger inutilement les documents du plan annuel. 27. lappui des planifications annuelles 2008 et 2009, il est apparu que certains thmes reviennent frquence rgulire. Mes collaborateurs ont remarqu que la nouvelle construction fait lobjet dun suivi semestriel de la part de lIAOD. De son ct, le Comit daudit sintresse aussi lvolution de la nouvelle construction. Pour ma part, je mandate galement lun de mes collaborateurs pour assurer un suivi rgulier des travaux lis cette construction. La situation qui prvaut lheure actuelle est susceptible dentraner des doublons dans le suivi des affaires touchant la nouvelle construction. Lors de lexamen des documents de la planification des mandats d audits 2008 et 2009, mes collaborateurs nont pas t mme de faire facilement la corrlation entre les audits planifis et les rapports daudits finaux, afin de vrifier si les audits prvus taient en finalit raliss. Par ailleurs, il nexistait pas de liste des audits planifis, raliss, reports, annuls et en cours depuis 2007 ce jour. Une telle liste a t tablie au cours de la rvision par lAuditeur principal. LIAOD ntablit pas de programme pluriannuel. Bien que le manque de ressources puisse expliquer en partie cette situation, jestime quune planification pluriannuelle devrait tre tablie, ce qui permettrait de garantir une rotation dans lapproche de certains audits lavenir. Recommandations n 4 : Jinvite lIAOD : fixer dans la planification annuelle des thmes prcis d audits dont les titres se retrouveront dans les rapports finaux, poursuivre ltablissement de la liste des audits planifis, effectus et reports qui devra tre actualise au fur et mesure, mettre en place une planification pluriannuelle des audits. 30. Conformment aux standards internationaux en la matire, le chiffre 13 c) de la Charte de l audit interne de lOMPI prcise que lIAOD doit rdiger, publier, distribuer et tenir jour un manuel d audit interne. Dans les faits, un manuel daudit existe depuis 2007 ltat de projet non termin. Le manque de ressources en personnel et le fait que lAuditeur principal travaille en solo ont t invoqus par lIAOD pour justifier cette situation. Pour ma part, je pense que le manuel daudit devrait

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WO/GA/39/1 Appendice, page 8

WO/PBC/15/12 Annexe, page 8 absolument tre rdig et mis disposition du personnel de lOMPI sur intranet. Cela permettrait daccrotre la visibilit de la fonction d audit interne au sein de lOMPI et de diffrencier clairement le systme de contrle interne et les tches de lIAOD. Recommandation n 5 : Je suis davis que la Division de lIAOD devrait terminer llaboration du manuel daudit commenc en 2007 et le mettre disposition des collaborateurs de l OMPI sur intranet. Ce manuel devrait couvrir tous les lments essentiels spcifis dans les Normes d audit. 31. Dans le respect de la Norme 2020 et dans le cadre de sa planification annuelle, lIAOD a inform le Directeur gnral et le Comit daudit sur le manque de ressources auquel il est confront. lautomne 2008, un poste de chef de la Section de l Audit interne a t mis au concours. Ce poste tait toujours vacant la date du prsent audit. Il serait souhaitable que cette vacance soit repourvue, ce qui permettrait dassurer une meilleure couverture des secteurs dactivits jugs avec des risques levs et dans lesquels des audits ne pouvaient pas jusqu prsent tre excuts par manque de capacits en personnel, ceci malgr le recours des consultants externes qualifis. Le Directeur de lIAOD tablit trimestriellement pour la Direction gnrale et pour le Comit d audit, respectivement annuellement pour lAssemble gnrale de lOMPI, un rapport sur les rsultats des audits. Toutefois, ces rapports ninforment pas sur lexposition aux risques significatifs (y compris des risques de fraude) et des contrles correspondants, ni sur les sujets relatifs au gouvernement dentreprise, ni sur tout autre problme rpondant un besoin ou une demande de la Direction gnrale ou du Comit daudit. En outre, aucune remarque sur les raisons de labsence dinformation des lments mentionns ci-dessus nest indique. Recommandation n 6 : Dans le respect de la Norme 2060, je suggre lIAOD de mentionner dornavant dans ses rapports une apprciation sur lexposition aux risques significatifs et aux contrles correspondants, sur des sujets relatifs au gouvernement dentreprise et sur tout autre problme rpondant un besoin ou une demande de la Direction gnrale ou du Comit daudit.

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2100 Nature du travail valuation des processus de gouvernement dentreprise, de management des risques et de contrle 33. Selon cette norme, lAudit interne doit valuer les processus de gouvernement d entreprise (dfinition des objectifs de lorganisation, promotion et conservation des rgles dthique de lorganisation, garantir une gestion efficace des performances, attester une information adquate et exacte, etc.) et sassurer quils sont efficaces. Mes collaborateurs ont pris note que lIAOD navait pas encore pu procder une telle analyse. Toutefois, afin de remdier cette situation et conscient de limportance quelle reprsente, lIAOD a mandat un groupe de consultants externes pour procder une telle mission. 55 jours de travail ont t planifis depuis aot 2009 pour excuter laudit Internal Control Gap Assessment. La planification des audits sappuie sur lanalyse de risques tablie par lIAOD. La majeure partie des mandats daudit fixs dans le plan annuel de travail se base sur des activits juges hauts risques. Il nen demeure pas moins que des missions prsentant des risques moyens ou plus faibles sont aussi prvues, malgr le manque de capacits en personnel. Le suivi de limplmentation des recommandations formules dans tous les rapports de rvisions internes et externes, de mme que celles qui manent du Comit daudit font galement partie des tches annuelles de lIAOD, linstar daudits touchant la nouvelle construction. Dans le contexte de prcarit en matire de personnel je me demande sil est judicieux de procder des audits dans des secteurs d activits dont lanalyse de risque ne voit que des risques moyens faibles.

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WO/GA/39/1 Appendice, page 9

WO/PBC/15/12 Annexe, page 9 Recommandation n 7 : Jinvite lIAOD revoir sa stratgie en matire de planification d audits prsentant des risques moyens faibles pour se consacrer plutt sur des missions prsentant des risques plus levs. 35. Mes collaborateurs ont pris connaissance avec satisfaction que lOMPI avait mandat un consultant externe charg dvaluer lthique et lintgrit de lOrganisation. Cet audit a fait lobjet du rapport dvaluation UN WIPO Integrity and Ethics System dat de dcembre 2008. Ce document a t transmis au Comit daudit au mois de juillet 2009. Les examens de lIAOD aident lOrganisation renforcer le systme de contrle interne; ils contribuent amliorer lefficacit et lefficience des oprations, de la protection du patrimoine (matriel et immatriel) ainsi que du respect des lois, des rglements et des contrats. Complmentairement cela, lOMPI a dcid de formaliser le systme de contrle interne. Cette mesure est corrle lintroduction des nouvelles normes comptables IPSAS et incombe en finalit la ligne. 2200 Planification de la mission plan de mission avec objectifs et champ dintervention 37. Lors de lanalyse des documents de rvision, mes collaborateurs ont constat que les classeurs contiennent le plan daudit et le programme daudit. Le programme de travail indique les objectifs daudit et les points auditer, nanmoins sans faire de lien avec les risques recenss. Ces documents sont brefs et la corrlation avec les papiers de travail nest pas toujours vidente. Selon les explications que mes collaborateurs ont reues, il ressort que le manque de ressources ne permet pas dtayer la documentation de planification des audits. Les rviseurs ont remarqu que le programme daudit ne prcise pas les priorits des points rviser, ni le dtail des ressources alloues. Comme la Section de laudit interne ne compte quun seul auditeur, il est parfois fait appel des ressources externes. Dans ce cas, les rflexions menant mandater des consultants externes et leur implication oprationnelle dans la mission ne ressortent pas clairement du plan d audit. Par ailleurs, lapprobation par le Directeur de lIAOD du plan et du programme daudit avant le dbut de la rvision napparat pas visiblement dans tous les documents. Recommandations n 8 : Jestime que la Section de laudit interne devrait : dcrire plus clairement le programme de travail en faisant le lien avec l analyse de risque, faire apparatre dans le programme de travail les priorits et lallocation des ressources pour chaque sujet auditer, sassurer que le programme de travail permette d tablir le lien avec les papiers de travail et les recommandations, faire ressortir du plan daudit les rflexions concernant limplication dexperts externes et leur mandat, faire apposer systmatiquement le visa du Directeur de lIAOD et la date dapprobation sur le programme daudit avant le dbut de laudit.

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2300 Accomplissement de la mission 38. En labsence dun standard de documentation, lAuditeur principal tablit les classeurs de travail de manire comparable depuis son entre en fonction en 2007; ils sont complts par une check-list qui est vise par le Directeur de lIAOD. Mes collaborateurs ont remarqu que la documentation consiste surtout en des notes dinterviews ne comportant pas de conclusion, de copies de documents

WO/GA/39/1 Appendice, page 10

WO/PBC/15/12 Annexe, page 10 analyss, voire loccasion de notes synthtiques. lappui de cette documentation, il savre difficile pour un tiers de faire facilement le lien entre les papiers de travail et les conclusions, respectivement les recommandations. 39. LIAOD na pas tabli de rglement darchivage et daccs aux papiers de travail. La Charte de laudit interne rgle laccs aux rapports (qui peut tre lu dans les bureaux de lIAOD), mais pas celui aux papiers de travail. La documentation de la surveillance de lactivit daudit par le Directeur de lIAOD se limite son visa sur le programme, le plan daudit et la check-list de contrle. Les vrifications ont permis de constater que la chronologie des documents et des visas ne peut pas tre reconstitue dans tous les cas. Recommandations n 9 : Jinvite lIAOD : mieux formaliser la documentation de travail de manire ce qu un tiers professionnel en audit puisse toujours rapprocher les objectifs de la mission, le contenu des examens raliss, les rsultats, lopinion de lauditeur et les recommandations. La standardisation des papiers de travail et son classement peuvent apporter un lment de solution, intgrer dans le Manuel daudit interne une rglementation relative la documentation des audits, aux informations archiver et la priode durant laquelle les dossiers doivent tre conservs; les rgles daccs par des tiers aux papiers de travail devront aussi y tre prvues, tablir des notes de rvision comportant une synthse des travaux effectus et permettant de faire le lien entre le programme de travail, les interviews, les documents analyss, puis les constatations et les recommandations mentionnes dans le rapport, tablir une systmatique pour la revue des papiers de travail et de les dater et viser, prvoir dans le manuel daudit ltablissement de standards concernant la documentation.

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2400 Communication des rsultats 41. LIAOD communique les rsultats de laudit aux services audits dans une runion de clture. Ensuite, le projet de rapport est transmis aux audits en leur indiquant un dlai pour communiquer leurs observations et pour proposer les mesures envisages. LIAOD leur offre toutefois encore la possibilit de discuter du rapport dans une ou plusieurs runions supplmentaires, au besoin. Mes collaborateurs ont relev que le processus entre ltablissement du projet de rapport jusqu lmission du rapport final est parfois beaucoup trop long, puisquil peut durer jusqu plusieurs mois. Les rapports finaux contiennent des informations et des constatations compltes ventuellement par des recommandations relatives au mandat effectu; ils sont complts par les observations et les mesures envisages par les audits. La forme des rapports volue et dpend galement de limplication on non dexperts externes. Celle-ci peut toutefois tre considre comme stable et homogne. Le modle de rapport utilis attribue un niveau de contrle (control effectiveness) aux domaines rviss, afin de pondrer les constatations. LIAOD nattribue pas de priorits aux recommandations formules. Dans le condens (management summary) des rapports analyss, l IAOD indique que laudit a t effectu daprs les standards daudit. Il tait prvu de renoncer mentionner cette remarque, car aucune rvision externe du respect des standards n avait t effectue ce jour. Compte tenu de la situation actuelle, je suis davis que lIAOD peut continuer mentionner les standards comme tant la base des audits effectus, condition de signaler toute dviation significative, le cas chant.

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WO/PBC/15/12 Annexe, page 11 Recommandations n 10 : Afin de pouvoir livrer les rapports daudit en temps utile ds la fin de laudit, je suis davis quil serait ncessaire de dfinir une marche suivre en cas de retard significatif dans la rception des observations des services audits. Paralllement, je pense quil faudrait promouvoir le rle de lIAOD en gnral et amliorer la communication avec les audits, afin de garantir lattention ncessaire du management. 44. Lchange dinformation entre les organes dirigeants dune organisation est trs important. La fonction daudit interne nchappe pas cette rgle. Ce service peut dailleurs jouer un rle important dans le soutien la gestion de la socit. Eu gard ce principe, je pense que le Directeur de lIAOD devrait rencontrer le Directeur gnral de lOMPI frquence rgulire. Recommandation n 11 : Dans le but daccrotre la visibilit de la fonction daudit interne au sein de lOMPI, jinvite le Directeur de lIAOD accrotre les contacts avec le Directeur gnral de lOMPI. 2500 Surveillance des actions de progrs 45. La Charte de laudit interne stipule que lIAOD doit assurer le suivi des recommandations formules dans les rapports du Vrificateur extrieur. Dans les faits, lIAOD procde un suivi trimestriel de toutes les recommandations figurant dans des rapports de rvisions internes (IAOD), externes (Vrificateur extrieur, Corps commun dinspection, cabinets daudits, etc.) et dans les procs-verbaux des runions du Comit daudit, ce qui reprsente une charge de travail non ngligeable. Au 30 juin 2009, la liste des recommandations ouvertes tait prsente dans un document de 120 pages Part I: List of Open Oversight Recommendations with Outstanding Implementation Status . Celui-ci contient un tableau avec les colonnes Recommendation not yet fully implemented, Management comments on the status of implementation, Benchmark, List to risk Register et IAOD Comments . Mes collaborateurs ont relev quaucune mention ne figurait dans les colonnes Benchmark et List to risk Register. Par contre, pour faciliter la vision des recommandations, il leur paratrait judicieux de prciser dans des colonnes spciales le nom du service responsable de la mise en uvre des recommandations et le dlai y relatif. Cette information figure parfois dans la colonne Management comments on the status of implementation, mais pas de manire systmatique. Par contre, cette manire de faire noffre pas de vue densemble prcise et rapide sur ces informations. LIAOD tudie dailleurs la possibilit de grer cette liste au moyen d un outil de travail plus pratique. Dans sa planification annuelle, lIAOD prvoit plusieurs jours de travail pour assurer la mise jour du document mentionn ci-dessus, ce qui lempche deffectuer en contrepartie dautres missions daudit. La liste susmentionne est soumise plus ou moins trimestriellement au Comit daudit. Le processus actuel est assez lourd dun point de vue strictement administratif pour l IAOD. Son Directeur avait adress un message lancien Directeur gnral le 19 septembre 2008 accompagn du projet de document Office instruction, 24/2008, Implementation of Oversight Recommendations . Un autre message faisant rfrence ce projet dinstruction a t transmis au nouveau Directeur gnral le 27 mai 2009. fin juillet 2009, aucune suite ce document navait t donne par la Direction gnrale. Recommandations n 12 : Jinvite le Directeur gnral donner une suite la demande de l IAOD du 27 mai 2009 concernant le projet de document Office instruction, 24/2008, Implementation of Oversight Recommendations.

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2600 Acceptation des risques par la Direction gnrale 47. La Norme 2600 prcise que lorsque le responsable de l Audit interne estime que la Direction gnrale a accept un niveau de risque rsiduel qui pourrait s avrer inacceptable pour lorganisation, il doit examiner la question avec elle. Si aucune dcision concernant le risque rsiduel n est prise, le responsable de laudit interne doit soumettre la question au Comit daudit, voire lAssemble gnrale de lOMPI aux fins de rsolution. Aucun processus descalade concernant lapplication de cette Norme na t port ma connaissance jusqu ce jour.

CONCLUSION

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Les rsultats de lvaluation donnent une image positive du point de vue de la pertinence de l action de lAudit interne de lOMPI. Il contribue de manire certaine lamlioration de la gestion des activits financires et administratives ainsi que du systme de contrle interne de l Organisation. Ses interventions cibles mettent jour des potentiels d conomies et de simplification des processus. Il satisfait de ce fait la Norme relative la cration d une valeur ajoute pour lorganisation. Toutefois, en comparaison avec les Normes professionnelles en matire d audit interne, jestime que la situation actuelle lOMPI dmontre certaines faiblesses dans les domaines de la formalisation des documents daudit (contrle de qualit des missions, clart dans l vidence des lments constats, condens des notes de rvision, p. ex.) et dans le contrle qualit des travaux de lAudit interne OMPI (absence de programme dassurance et damlioration qualit). Dans son ensemble, le constat de lvaluation qui portait sur plus de 120 points met en vidence qu il existe un potentiel damlioration, du point de vue formel, des prestations daudit par rapport chacune des normes afin de remplir les conditions requises. LAudit interne respecte quelque 60% des normes et suit partiellement environ 33% de celles-ci. 7% des normes ne sont pas appliques. Ces pourcentages permettent de situer le rsultat global de lapplication des normes un peu plus de 80%. Jattends encore la rdaction du manuel daudit et sa mise en ligne sur intranet, laquelle devrait contribuer laccroissement de la visibilit de lAudit interne au sein de lOMPI. Certaines des lacunes constates sont inhrentes au fait que le service d audit interne est prsentement compos dune seule personne oprationnelle en audit. Je suis davis que la modification de la Charte daudit avec une dlimitation claire de la fonction d audit interne par rapport aux Sections des enqutes, de l valuation et de linspection et sera bnfique pour la transparence et la distinction des diffrentes missions. Le renforcement prvu de la Section de laudit interne devrait permettre une mise en application encore plus stricte des normes applicables en matire daudit interne.

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53.

K. Grter Directeur du

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WO/PBC/15/12 Annexe, page 13 CONTROLE FEDERAL DES FINANCES


DE LA CONFEDERATION SUISSE

(Vrificateur extrieur)

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