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COORDINACIN GENERAL DE VINCULACIN DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN CONTINUA

CURSO TALLER: MICROSOFT EXCEL AVANZADO


OBJETIVO GENERAL Al finalizar este evento el participante sern capaz de aplicar los conocimientos tericos y prcticos necesarios para la realizacin de operaciones en Excel 2007 as como editar y realizar operaciones que requieran la aplicacin de formulas, tablas, grficos y diversos formatos mediante el uso de la hoja de clculo, permitiendo mejorar sus actividades laborales. CONTENIDO TEMTICO
1 2 3 4 5 6 7 8 Entorno de una hoja de clculo Empezar a trabajar en Excel 2007 Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar Frmulas y funciones Grficos Esquemas y vistas Tablas de Excel Tablas dinmicas

INSTRUCTOR MIGUEL ANGEL FLORES MALDONADO Pasante de Ingeniero en Sistemas Computacionales, cuenta con amplia experiencia en imparticin de cursos y ponencias a nivel nacional e internacional y se ha desempeado como analista de datos, catalogador y fundador y jefe del departamento de control de virus, soporte tcnico e investigacin de la Universidad de Colima. Instructor certificado de SIABUC 8 y SIABUC 9 DIRIGIDO A: Personal de Embotelladora de Colima, S.A. de C.V. DURACIN: 20 horas contacto

FECHAS Y HORARIO: 5 sbados: 31 de julio,7,14, 21 de agosto de 2010, en horario 9:00 a 14:00 LUGAR: CIAM, Villa de lvarez

PRESENTACIN

La Universidad de Colima dado su liderazgo en la entidad genera los espacios que brindan oportunidades de crecimiento y desarrollo de sus egresados, de los sectores social y productivo, a partir de eventos acadmicos que tienen como premisa principal la p romocin de una cultura de la educacin para toda la vida; lo cual se articula con la promocin y generacin de mejores oportunidades de crecimiento, desarrollo de habilidades y competencias que orienten a detener conocimientos tericos para su formacin profesional; as como tambin enfocndose al desarrollo humano, de valores, entre otros, que nos permiten ser cada da mejores, buscando por tanto impulsar modalidades de enseanza aprendizaje no formales.

Por ello la Coordinacin General de Vinculacin a travs de la Direccin General de Educacin Continua (DGEC), para el programa Atencin al Sector Productivo implementa el curso taller Microsoft Excel avanzado donde el participante, adquiere herramientas que le servirn de apoyo para realizar operaciones en Excel en su trabajo diario en la Institucin que labora; adems de que estamos contribuyendo a los compromisos que hemos adquirido con la sociedad. Con este evento acadmico se contribuye hacia en la promocin de la actualizacin y formacin permanente, as como la renovacin de los vnculos que existen entre la educacin formal y el mundo del trabajo, con la participacin directa del personal de Embotelladora de Colima, S.A. de C.V.

Bienvenidos a la Universidad de Colima

Dra. Susana Aurelia Preciado Jimnez Directora General

INDICE DE CONTENIDO TEMTICO


TEMA 1 ENTORNO DE UNA HOJA DE CLCULO 1.1 Introduccin ....................................................................................................................................... 5 1.2 Qu ha cambiado y porqu ............................................................................................................... 5

1.3 Qu hay en la cinta de opciones? ................................................................................................... 6 1.4 Ms comandos pero slo cuando se necesitan ................................................................................ 7 1.5 Ms opciones si las necesita ............................................................................................................. 8 1.6 Como se agrega un botn a la barra de herramientas de acceso rpido y como se elimina ........... 9 1.7 Dnde estn los mtodos abreviados de teclado? ......................................................................... 9 1.8 Una vista nueva ................................................................................................................................. 11 1.9 Con una resolucin de pantalla distinta cambia lo que se ve ........................................................... 12 TEMA 2 EMPEZAR A TRABAJAR EN EXCEL 2007 2.1 Abrir el archivo ................................................................................................................................... 14 2.2 Insertar una columna ......................................................................................................................... 15 2.3 Modificar y dar formato a datos ........................................................................................................ 17 2.4 Escribir una formula ........................................................................................................................... 18 2.5 Agregar encabezados y pies de pgina ............................................................................................ 19 2.6 Imprimir .............................................................................................................................................. 20 2.7 La ventana: nuevo libro ..................................................................................................................... 21 TEMA 3 NUEVOS FORMATOS DE ARCHIVO Y NUEVAS OPCIONES AL GUARDAR 3.1 Tipos de archivos que puede elegir cuando guarde archivos en Excel 2007 ................................... 22 3.2 Lo nuevo de Excel 2007 .................................................................................................................... 23 3.3 Ponga a prueba sus conocimientos................................................................................................... 24 TEMA 4 FORMULAS Y FUNCIONES 4.1 Introducir Frmulas y Funciones ....................................................................................................... 26 4.2 Operadores ms utilizados en las frmulas o funciones ................................................................... 27 4.3 Precedencia de los operadores ......................................................................................................... 28 4.4 Insertar funcin con el asistente ........................................................................................................ 29 4.5 Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones ................................................................. 31 4.6 Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones .................................................................... 32 4.7 Funciones de fecha y hora ................................................................................................................ 32 4.8 Practicar el uso de las funciones de fechas y horas ......................................................................... 33 4.9 Funciones de texto............................................................................................................................. 34 4.10 Practicar el uso de las funciones de texto ....................................................................................... 35 4.11 Funciones de bsqueda .................................................................................................................. 37 4.12 Practicar el uso de las funciones que buscan valores..................................................................... 38 4.13 Funciones financieras ...................................................................................................................... 39 4.14 Practicar el uso de las Funciones Financieras ................................................................................ 40 4.15 Otras funciones ................................................................................................................................ 45 4.16 Practicar el uso de otras funciones.................................................................................................. 47 4.17 Manejo de la funcin SI ................................................................................................................... 48 4.18 Manejo de la funcin SI anidada ..................................................................................................... 49 4.19 Manejo de la funcin como Y,O ....................................................................................................... 50 4.20 Referencias ...................................................................................................................................... 52 4.21 Como cambiar el tipo de referencia ................................................................................................. 53 4.22 Referencias a otras hojas o libros ................................................................................................... 54 TEMA 5 GRFICOS 5.1 Crear grficos .................................................................................................................................... 55 5.2 Aadir una serie de datos .................................................................................................................. 56 5.3 Modificar las caractersticas del grfico ............................................................................................. 58 5.4 Modificar el tamao de un grfico ...................................................................................................... 60 5.5 Modificar la posicin de un grfico .................................................................................................... 60

5.6 Crear tipos personalizados de grfico ............................................................................................... 61 5.7 Practicar la realizacin de grficos a partir de unos datos ya creados en Excel .............................. 62 TEMA 6 ESQUEMAS Y VISTAS 6.1 Creacin automtica de esquemas ................................................................................................... 66 6.2 Practicar cmo crear un esquema automticamente ........................................................................ 69 6.3 Creacin manual de esquemas ......................................................................................................... 71 6.4 Borrar y ocultar un esquema ............................................................................................................. 71 6.5 Ver una hoja en varias ventanas ....................................................................................................... 72 6.6 Dividir una hoja en paneles ............................................................................................................... 73 6.7 Inmovilizar paneles ............................................................................................................................ 74 TEMA 7 TABLAS DE EXCEL 7.1 Crear una tabla .................................................................................................................................. 75 7.2 Modificar los datos de una tabla ........................................................................................................ 77 7.3 Modificar la estructura de la tabla ...................................................................................................... 78 7.4 Estilo de la tabla................................................................................................................................. 79 7.5 Ordenar una tabla de datos ............................................................................................................... 79 TEMA 8 TABLAS DINMICAS 8.1 Creacin de una tabla dinmica ........................................................................................................ 81 8.2 Eliminar una tabla dinmica............................................................................................................... 86 8.3 Aplicar filtros a una tabla dinmica .................................................................................................... 86 8.4 Obtener promedios en una tabla dinmica ........................................................................................ 86 8.5 Grficos con tablas dinmicas ........................................................................................................... 87 8.6 Practicar cmo trabajar con tablas dinmicas ................................................................................... 88

ENTORNO DE UNA HOJA DE CLCULO

OBJETIVO:
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Al finalizar, el alumno registrar el nuevo aspecto de Microsoft Excel 2007, buscar comandos habituales en la cinta de opciones: Cortar, Copiar, Pegar, Insertar filas de hoja, Insertar columnas de hoja y Suma y guardar libros con los nuevos formatos de archivo de Excel.

1.1 Introduccin Se presenta una nueva versin de Excel. Cuando abra Excel ver la hoja de clculo que le es familiar. Tambin notar que hay nuevos elementos en la parte superior de la ventana. Los mens y los botones anteriores de Excel han sido reemplazados por esta nueva banda de opciones, con fichas en las que hacer clic para llegar a los comandos. La banda se pens para facilitar el uso de Excel y la bsqueda de los comandos que ms se utilizan. Cmo se trabaja con la banda de opciones? Siga este curso y descbralo. Vea lo que ha cambiado y por qu los cambios ayudan a crear mejores hojas de clculo en menos tiempo.

1.2 Qu ha cambiado y porqu

S, es mucho lo que ha cambiado, sobre todo en el rea superior de la ventana. Pero es un buen cambio, porque lo que se necesita est ms visible y ms a mano. En lugar de tener unas 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos entre mens, hay un centro de control, la cinta de opciones, que aglutina los elementos esenciales y los presenta en primer plano.
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Cuando pruebe el nuevo diseo, descubrir que tiene sentido la forma en que se han agrupado los comandos que ya sabe utilizar. Conozca ms detalles sobre el nuevo diseo y preprese para trabajar con la nueva versin de Excel.

1.3 Qu hay en la cinta de opciones?

Son tres los componentes bsicos de la cinta de opciones: Fichas Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas bsicas que se hacen en Excel. Grupos Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre s. Comandos Un comando es un botn, un cuadro en el que se escribe informacin o un men. Por dnde se empieza? Se empieza por el principio, por la primera ficha. Los comandos ms importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la ficha Inicio. Estos comandos son los que se han identificado en Microsoft como los ms empleados para llevar a cabo tareas bsicas en hojas de clculo. Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen en primer lugar en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el formato de fuentes aparecen despus, dentro del grupo Fuente. Los comandos que centran o alinean texto a la derecha o a la izquierda estn en el grupo Alineacin y los comandos que insertan y borran celdas, filas, columnas y hojas de clculo se encuentran en el grupo Celdas.
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Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y se mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de permanecer escondidos en los mens. Estos comandos esenciales estn a la vista en la parte superior del rea de trabajo. He aqu un ejemplo de las ventajas que presenta: si desea mostrar texto en varias lneas de un celda, no es necesario hacer clic en un comando de un men, en una ficha de un cuadro de dilogo y, por ltimo, en una opcin. Sencillamente se hace clic en el botn Ajustar texto del grupo Alineacin, de la ficha Inicio. Lo ver en el ejercicio prctico.

1.4 Ms comandos pero slo cuando se necesitan

Cree un grfico haciendo clic en un botn de la ficha Insertar del grupo Grficos. A continuacin, aparecern las fichas de las Herramientas de grficos: Diseo, Presentacin y Formato. Los comandos de la cinta de opciones son los que ms se utilizan. En lugar de mostrar todos los comandos todo el tiempo, Excel 2007 muestra algunos comandos en respuesta a las acciones que se realizan. Por ejemplo, si no hay un grfico en una hoja de clculo, los comandos que se usan para trabajar con grficos no son necesarios.

Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de grficos con tres fichas: Diseo, Presentacin y Formato. En dichas fichas estn los comandos que se precisan para trabajar con un grfico. La cinta de opciones responde a la accin del usuario. Use la ficha Diseo para cambiar el tipo de grfico o moverlo a otra ubicacin; la ficha Presentacin para cambiar los ttulos y otros elementos del grfico y la ficha Formato para agregar relleno de color y cambiar el estilo de las lneas. Cuando termine el grfico, haga clic fuera del rea del grfico. Desaparecern las Herramientas de grficos. Para volver a verlas, haga clic dentro del grfico y se mostrarn. As que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. D los primeros pasos y los comandos necesarios estarn a mano.

1.5 Ms opciones si las necesita

Haga clic en la flecha necesita. Haga clic en la flecha

en la parte inferior de un grupo para obtener ms opciones si las en el grupo Fuente.

Se abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. Cuando vea esta flecha (denominada iniciador de cuadros de dilogo) en la esquina inferior derecha de un grupo, significa que hay ms opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha y se mostrar un cuadro de dilogo o panel de tareas.

Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, se encuentran todos los comandos que ms se utilizan para efectuar cambios en las fuentes: cambio de fuente, cambio del tamao de fuente y formato de negrita, cursiva o subrayado. Si desea ms opciones, por ejemplo, superndice, haga clic en la flecha de la derecha de Fuente y aparecer el cuadro de dilogo Formato de celdas, con sta y otras opciones relativas a las fuentes.

1.6 Cmo se agrega un botn a la barra de herramientas de acceso rpido y como se elimina Si utiliza con frecuencia comandos que no estn tan a mano como le gustara, es muy sencillo agregarlos a la barra de herramientas de acceso rpido, que se encuentra sobre la cinta de opciones cuando se inicia Excel 2007. En dicha barra, los comandos estn siempre visibles y cercanos. Por ejemplo, si utiliza todos los das el Autofiltro y prefiere evitar hacer clic en la ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas de acceso rpido. Para ello, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en Filtro de la ficha Datos y despus haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Para quitar un botn de esa barra, haga clic en ella con el botn secundario del mouse y despus haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido.

1.7 Dnde estn los mtodos abreviados de teclado?

Puede usar las sugerencias de teclas para, por ejemplo, centrar el texto en Excel. Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas de mtodo abreviado. Despus presione H para seleccionar la ficha Inicio. Presione A y despus C en el grupo Alineacin para centrar el texto seleccionado.

Si trabaja con el teclado ms que con el mouse (ratn), le gustar conocer los mtodos abreviados de Excel 2007. El diseo de la cinta de opciones trae consigo nuevos mtodos abreviados. Por qu? Porque supone dos grandes ventajas con respecto a versiones anteriores: Mtodos abreviados para cada botn de la cinta de opciones. Mtodos abreviados que requieren menor combinacin de teclas.

Uso de nuevos mtodos abreviados Los nuevos mtodos abreviados tambin tienen nombre: Sugerencias de teclas, que aparecen al presionar ALT. Todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de las fichas, la barra de herramientas de acceso rpido y el botn de Microsoft Office tienen sugerencias de teclas. Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecern todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. Utilice la tecla correspondiente al botn que desea.

Dnde estn los antiguos mtodos abreviados? Los antiguos mtodos de teclado que comienzan con CTRL se mantienen intactos y los puede seguir utilizando como antes. Por ejemplo, la combinacin CTRL+C an copia algo en el portapapeles y la combinacin CTRL+V pega algo del portapapeles.

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1.8 Una vista nueva

La nueva vista Diseo de pgina de Excel. Encabezados de columna. Encabezados de fila. Reglas de margen. La cinta de opciones no es la nica novedad de Excel 2007. La vista Diseo de pgina tambin es nueva. Si ha trabajado en la vista Diseo de pgina de Microsoft Office Word, se alegrar de disfrutar de las mismas ventajas en Excel. Para llegar a la nueva vista, haga clic en Vista Diseo de pgina, en la barra de herramientas Ver en la parte inferior derecha de la pantalla. O haga clic en la ficha Vista de la cinta de opciones y despus en Vista Diseo de pgina, en el grupo Vistas de libro. En la vista Diseo de pgina hay mrgenes de pgina en la parte superior, lateral e inferior de la hoja de clculo, adems de un espacio azul entre las hojas. La regla lateral y superior ayudan a ajustar los mrgenes. Es posible mostrar y ocultar las reglas segn convenga (haga clic en Regla, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Vista). Con esta nueva vista, no hace falta la vista preliminar para hacer ajustes en la hoja de clculo antes de imprimirla. Obtendr ms informacin sobre ello en la siguiente leccin. Es fcil agregar encabezados y pies de pgina en la vista Diseo de pgina. A medida que escribe en la nueva rea de encabezados y pies de pgina en la parte superior o inferior de la pgina, se abre la ficha Diseo con todos los comandos que necesita para crear los
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encabezados y pies de pgina. Comprobar exactamente cmo funciona en la siguiente leccin. Es posible ver cada hoja de un libro en la vista que mejor se ajusta a las peculiaridades de la hoja. Simplemente seleccione una vista en la barra de herramientas Ver o en el grupo Vistas de libro en la ficha Vista de cada hoja de clculo. La vista Normal y la vista previa de salto de pgina se encuentran ah. Sugerencia Si prefiere la vista Diseo de pgina, pero con un poco menos de espacio blanco en los mrgenes, oculte parte de ese espacio blanco. Le mostraremos cmo hacerlo en el ejercicio prctico al final de la leccin.

1.9 Con una resolucin de pantalla distinta, cambia lo que se ve

El grupo Mostrar u ocultar en la ficha Vista. Todos los comandos del grupo se muestran en alta resolucin. En resolucin baja tendr que hacer clic en la flecha del botn del grupo para mostrar los comandos.

Todo lo descrito hasta ahora es de aplicacin cuando la pantalla tiene la mxima resolucin y la ventana de Excel est maximizada. Si no es as, la apariencia cambia. Cmo? Del modo siguiente: Resolucin baja Si la pantalla tiene una resolucin de 800 por 600 pxeles, por ejemplo, algunos grupos de la cinta de opciones slo mostrarn el nombre del grupo, no de los comandos, y es necesario hacer clic en la flecha del botn para verlos. Por ejemplo, en la ficha Vista, el grupo Mostrar u ocultar tiene diversos comandos para mostrar u ocultar elementos. Con una resolucin mayor, ver todos los comandos del grupo
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Mostrar u ocultar. Con una resolucin de 800 por 600, se ve el botn Mostrar u ocultar, pero no los comandos del grupo. En ese caso, haga clic en la flecha del botn del grupo Mostrar u ocultar para mostrarlos. Los grupos que, con una resolucin menor, muestran slo el nombre del grupo son los que tienen los comandos menos utilizados. Minimizada Con cualquier resolucin, si reduce el tamao de la ventana de Excel, hay un tamao en el que algunos grupos slo muestran el nombre y es preciso hacer clic en la flecha del botn del grupo para mostrar los comandos. Tablet PC Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequea, comprobar que la cinta de opciones se ajusta y muestra versiones ms reducidas de las fichas y los grupos. Si tiene un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones ms grandes.

Conclusin: Conocer el entorno de la hoja de clculo y la ubicacin de los comandos es esencial para poder trabajar con Excel 2007

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2 en Excel EMPEZAR A TRABAJAR EN EXCEL 2007 Empezar a trabajar

Ha llegado la hora de poner Excel 2007 a trabajar.

OBJETIVO: El participante revisar r algunas opciones bsicas que necesita saber en Excel 2007

2.1 Abrir el archivo

Haga clic en el botn de Microsoft Office para abrir este men.


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En el men, haga clic en Abrir para abrir un libro existente. O bien, haga clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del men para configurar las opciones del programa. Est abriendo un libro creado en una versin anterior de Excel. Haga clic en el botn de Microsoft Office en la esquina superior izquierda de la ventana. Ah se encuentran algunos comandos que ha usado para abrir y guardar libros. Antes de entrar en materia, observe que este men presenta ms opciones, por ejemplo, encontrar la configuracin que controla aspectos como activar o desactivar el estilo de referencia F1C1, o mostrar la barra de frmulas en la ventana del programa. Haga clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del men para tener acceso a ellas. En versiones anteriores de Excel se establecan dichas opciones en el cuadro de dilogo Opciones, que se abra en el men Herramientas. En esta versin, muchas de esas opciones estn aqu, ms visibles y ms cerca para trabajar con archivos viejos o nuevos. Ahora, volviendo al libro, haga clic en Abrir, seleccione el libro que desee y despus haga clic en Abrir. Eso es todo lo que hay que hacer para abrir un archivo creado en una versin anterior. Ya puede empezar a trabajar.

2.2 Insertar una columna La hoja de clculo contiene filas de productos que se han pedido a varios proveedores. Tiene que agregar una columna de categoras para identificar los diferentes productos como lcteos, cereales, frutas, etc. Esa columna ir entre dos de las columnas de datos que hay en la hoja. Desea agregar la columna a la derecha de la columna Cantidad, as que hace clic en la columna Proveedor. Despus, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha en Insertar. En el men que se muestra, haga clic en Insertar columnas de hoja. Se insertar una nueva columna en blanco donde podr escribir los datos nuevos. Una vez agregada la columna y nuevos datos, si necesita ajustar el ancho de columna para encajar los datos, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y en la lista que se muestra haga clic en Autoajustar ancho de columna. En la lista Formato se encuentran todos los comandos necesarios para ajustar el alto de columna y el ancho de fila, as como para mostrar u ocultar filas, columnas y hojas.

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2.3 Modificar y dar formato a datos

Modificar y dar formato a datos mediante los comandos de los grupos de la ficha Inicio. Los ttulos de columna resaltarn ms si estn en negrita. Seleccione la fila de los ttulos y, a continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Negrita. Con los ttulos an seleccionados, decide cambiarles de color y de tamao, para que resalten an ms. En el grupo Fuente, haga clic en la flecha de Color de fuente y aparecern muchos ms colores entre los que elegir. Podr ver qu aspecto tendrn los ttulos con distintos colores si seala cualquier color y espera un momento. Con esta visualizacin previa, ya no es necesario hacer una seleccin para ver el color y despus deshacerla si no es lo que se buscaba. Cuando vea un color que le guste, haga clic en l. Para cambiar el tamao de fuente, puede hacer clic en el botn Aumentar tamao de fuente o puede hacer clic en la flecha situada junto al cuadro Tamao de fuente para ver los tamaos (este mtodo tambin ofrece la presentacin previa). Teniendo los ttulos seleccionados, decide centrarlos en las celdas. En el grupo Alineacin, hace clic en el botn Centrar y listo.

Por ltimo, descubre que necesita escribir un nuevo pedido de la Salsa de pimiento picante de Luisiana. As que selecciona el nombre del producto y en el grupo Portapapeles, hace clic en el botn Copiar . Despus hace clic en la fila inferior y en el grupo Portapapeles .
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de nuevo hace clic en el botn Pegar

En el ejercicio prctico ver cmo se utilizan los Estilos de celda del grupo Estilo para agregar otro formato rpido. 2.4 Escribir una formula

Para escribir una frmula sencilla, en la ficha Inicio, del grupo Modificar, haga clic en el botn Suma. Botn Suma de la ficha Inicio. Resultado de la frmula.

Antes de entregar el informe, desea sumar los nmeros de la columna Cantidad. Esto se consigue fcilmente usando el botn Suma .

Se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio. Coloque el cursor en la ltima celda de la columna Cantidad y haga clic en el botn Suma. A continuacin, presione ENTRAR y Excel calcular la suma de los nmeros mediante la funcin SUMA. Si desea realizar algo ms que sumar, haga clic en la flecha del botn Suma . Despus haga clic en alguna de las funciones de la lista que se muestra: Promedio, Contar, Mx o Mn. Si hace clic en Ms funciones, se abrir el cuadro de dilogo Insertar funcin, en el que puede elegir entre todas las funciones de Excel. O bien, haga clic en la ficha Frmulas y eche un vistazo a los grupos Biblioteca de funciones y Clculo.

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2.5 Agregar encabezados y pies de pgina

Para agregar un encabezado, en la vista Diseo de pgina, haga clic en el rea "Haga clic para agregar encabezado". Aparecern las Herramientas de encabezado y pie de pgina y la ficha Diseo en la parte superior de la cinta de opciones.

Como toque final, suponga que decide agregar encabezados y pies de pgina a la hoja de clculo para que se vea claro de qu tratan los datos. Primero, cambie a la vista Diseo de pgina. Haga clic en la ficha Vista y despus en Vista Diseo de pgina en el grupo Vistas de libro. (O haga clic en el botn central de la barra de herramientas Ver , en la parte inferior de la ventana).

Es muy fcil agregar encabezados y pies de pgina en la vista Diseo de pgina. En lugar de abrir un cuadro de dilogo para agregar un encabezado, slo tiene que colocar el punto de insercin en el rea situada en la parte superior de la pgina que dice Haga clic para agregar encabezado. En cuanto hace clic, las fichas Herramientas para encabezado y pie de pgina y Diseo aparecen en la cinta de opciones. Contienen todos los comandos necesarios para trabajar con los encabezados y pies de pgina. Tambin existe un comando nuevo en Excel 2007 para agregar encabezados y pies de pgina diferentes en las pginas pares e impares. Como encabezado de este informe, escriba Informe de ventas de Junio y ya est. En cuanto haga clic en la hoja de clculo, desaparecern las Herramientas para encabezado y pie de pgina y Diseo, con sus comandos, hasta que vuelva a necesitarlos. Para volver a mostrarlos, haga clic en el rea del encabezado o del pie.
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En el ejercicio prctico ver cmo se trabaja con encabezados y pies de pgina. 2.6 Imprimir

Hacer ajustes en la hoja de clculo en la ficha Diseo de pgina antes de imprimir.

Ha llegado el momento de imprimir el informe para llevar las copias que necesita a la reunin. En versiones anteriores de Excel, seguramente tena que pasar varias veces de la vista Diseo de pgina a la vista Normal para ajustar la hoja de clculo antes de imprimir. O quiz haca varios intentos hasta conseguir que las hojas impresas tuviesen el aspecto final esperado. En la vista Diseo de pgina, puede realizar ajustes y ver los cambios en la pantalla antes de imprimir. Haga clic en la ficha Diseo de pgina para definir las opciones de impresin. En esta ficha, en el grupo Configurar pgina, haga clic en Orientacin y seleccione Horizontal o Vertical. En la pgina Diseo de pgina, ver cmo cambia la orientacin y la apariencia de los datos. Estando en el grupo Configurar pgina, haga clic en Tamao para elegir el tamao del papel. Observar el resultado de las opciones elegidas segn las va aplicando. Lo que ve en pantalla es lo que se imprimir.

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En el ejercicio prctico ver ms cosas relacionadas con los comandos de la ficha Diseo de pgina 2.7 La ventana Nuevo Libro

La ventana Nuevo libro incluye todas las opciones, desde un libro en blanco hasta plantillas en lnea de Excel. Cuando hace clic en el botn de Microsoft Office y despus en Nuevo, se abre la ventana Nuevo libro. En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un nuevo libro en blanco o una plantilla. A la izquierda encontrar diferentes categoras de plantillas instaladas con Excel 2007. Haga clic en Destacado bajo Microsoft Office Online a la izquierda para obtener vnculos a demostraciones de vdeo y plantillas en lnea para presupuestos, calendarios, informes de gastos, etc.

Conclusin: Aprender la utilidad del botn de Microsoft Office y explorar los nuevos pasos para la creacin de un nuevo libro y darle diseo son opciones bsicas que se deben de identificar en Excel 2007
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3 NUEVOS FORMATOS DE ARCHIVO Y NUEVAS OPCIONES AL GUARDAR

OBJETIVO: El participante identificar los diversos tipos de archivos que se pueden almacenar con Excel 2007 3.1 Tipos de archivos que puede elegir cuando guarde archivos en Excel 2007 Puede elegir entre varios tipos de archivos para guardar en Excel 2007. Libro de Excel (*.xlsx) Guarde libros que no contengan macros ni cdigo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) como libros de Excel. Si intenta guardar como Libro de Excel un libro que contiene comandos de macros o proyectos de VBA, Excel le notificar que se eliminar la macro o el cdigo VBA. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm) Guarde un libro con este formato de archivo cuando contenga macros o cdigo VBA. Si intenta guardar un libro que contiene macros o VBA como Libro de Excel, Excel le advertir para que no elija esta opcin. Plantilla de Excel (*.xltx) Guarde el libro como este tipo cuando necesite una plantilla. Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm) Guarde un libro como este tipo de archivo cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o cdigo de VBA.

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Libro binario de Excel (*.xlsb) Guarde el libro como este tipo de archivo cuando tenga un libro especialmente grande; este tipo de archivo se abrir antes que un libro de Excel grande. Este formato mantiene las nuevas caractersticas de Excel salvo XML. Libro de Excel 97-2003 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con alguien que trabaja con versiones anteriores del programa y no cuenta con el Paquete de compatibilidad de Microsoft para Office 2007. Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayor parte de las caractersticas de Excel 2007 no estarn disponibles.

3.2 Lo nuevo de Excel 2007

El nuevo formato de archivo incluye mejoras en Excel. El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel. Las ventajas principales son: Nuevas caractersticas Adems de las caractersticas vistas en las lecciones anteriores, el nmero de filas ha crecido de 65.536 a 1.048.576 y el nmero de columnas ha aumentado de 256 a 16.384. Puede escribir frmulas ms largas en la nueva barra de frmulas de tamao variable. Y si hace clic en grandes fragmentos de texto en una celda, la barra de frmulas ya no ocupa parte de la cuadrcula de la hoja de clculo. Archivos ms seguros Los libros que contienen macros o cdigo no deseado se identifican y bloquean ms fcilmente.
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Menor riesgo de que los archivos se daen Excel ha mejorado la capacidad de abrir archivos daados y recuperar una parte del trabajo que, de otro modo, se perdera. Menor tamao de archivo Los libros estn comprimidos; el tamao de archivo es entre 50 y 75 por ciento ms pequeo que en versiones anteriores de Excel. Los archivos comprimidos se abren y se guardan del mismo modo que abra y guardaba cualquier archivo de Excel. Datos ms tiles Se puede hacer ms con los datos porque la base de XML facilita la tarea de integrarlos con conjuntos de datos de otros programas y equipos. Por ejemplo, almacenar los datos presupuestarios en un programa especializado, seleccionar la informacin que necesita e importarla a un documento de Word, a una hoja de Excel y a una base de datos de Access. 3.3 Ponga a prueba sus conocimientos Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Si guarda un archivo creado en una versin anterior de Excel como archivo de Excel 2007, dicho archivo usar todas las nuevas caractersticas de Excel. Verdadero. Falso.

El formato de archivo de Excel 2007 cambia a XML porque: Permite agregar nuevas caractersticas a Excel. S, hay nuevas ca Los archivos son ms seguros. Un tamao de archivo menor. Todo lo anterior.
S, cuesta menos S, Excel ha mejor

Un riesgo menor de que los archivos se daen.


S, los libros est

Con el Paquete de compatibilidad de Microsoft instalado, los archivos de Excel 2007 pueden abrirse en las siguientes versiones de Excel: Excel 95- Excel 2003. No; vuelva a inten Excel 97- Excel 2003.
No, intntelo de n

Excel 2000- Excel 2003.

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Alguien le enva un archivo de Excel 2003 y usted lo abre en Excel 2007. Cuando termina de trabajar con el archivo en la versin 2007, el archivo se guardar automticamente como Excel 2007, a menos que cambie la opcin. Verdadero. No, no es correct Falso.

Conclusin: Identificar los diferentes tipos de archivo que podemos crear con Excel 2007 y conocer las nuevas mejoras nos ampla la visin para conocer la potencialidad de la hoja de clculo.

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FRMULAS Y FUNCIONES

OBJETIVO: Que el participante adquiera los conocimientos tericos y prcticos que le permitan realizar formulas y diversos tipos de funciones. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener que re-calcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.

4.1 Introducir Frmulas y Funciones Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

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Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1 +C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

4.2 Operadores ms utilizados en las frmulas o funciones Excel permite que en una funcin tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son smbolos que identifica Excel con operaciones aritmticas y es el enlace entre 2 argumentos. En la tabla podemos ver los operadores ms utilizados SIMBOLO DEL OPERADOR + * / ^ & = > < OPERACIN QUE REALIZA SUMA RESTA MULTIPLICA DIVIDE EXPONENCIACIN UNIN / CONCATENAR Comparacin IGUAL QUE Comparacin MAYOR QUE Comparacin MENOR QUE
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>=

Comparacin MAYOR IGUAL QUE Comparacin MENOR IGUAL QUE Comparacin DISTINTO

<= <>

En una frmula o funcin pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden crearse frmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo. = ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) / (SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))

4.3 Precedencia de los operadores Hemos visto que una frmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador matemtico tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto. En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel SIMBOLO DEL OPERADOR ^ * / + & = > < >= <= OPERACIN QUE REALIZA EXPONENCIACIN MULTIPLICA DIVIDE SUMA RESTA UNIN / CONCATENAR Comparacin IGUAL QUE Comparacin MAYOR QUE Comparacin MENOR QUE Comparacin MAYOR IGUAL QUE Comparacin PRECEDENCIA 1 2 2 3 3 4 5 5 5 5 5
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MENOR IGUAL QUE <> Comparacin DISTINTO 5

Adems de esta tabla de precedencias la precedencia mxima, es decir la operacin que antes se evala, es aquella que va entre parntesis.

4.4 Insertar funcin con el asistente Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer clic en la ficha Frmulas. Elegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn

de la barra de frmulas.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

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Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar. Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para
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seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla ENTER para volver al cuadro de dilogo. En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5). En la ficha Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida. que

Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha: Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Ademas de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...

4.5 Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3
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Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.

4.6 Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

4.7 Funciones de fecha y hora De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Funcin AHORA() AO(nm_de_serie) DIA(nm_de_serie) DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo) DIASEM(nm_de_serie;tipo) FECHA(ao;mes;da) FECHANUMERO(texto_de_fecha) HORA(nm_de_serie) HORANUMERO(texto_de_fecha) HOY() MES(nm_de_serie)

Descripcin Devuelve la fecha y la hora actual Devuelve el ao en formato ao Devuelve el da del mes Calcula el nmero de das entre las dos fechas Devuelve un nmero del 1 al 7 Devuelve la fecha en formato fecha Devuelve la fecha en formato de fecha Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23 Convierte una hora de texto en un nmero Devuelve la fecha actual Devuelve el nmero del mes en el
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rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) MINUTO(nm_de_serie) NSHORA(hora;minuto;segundo) SEGUNDO(nm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 Convierte horas, minutos y segundos dados como nmeros Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

4.8 Practicar el uso de las funciones de fechas y horas Ejercicio paso a paso. 1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Sitate en la celda A1 y pulsa sobre elige la funcin AHORA(). 3 Pulsa el botn Aceptar. Aparece un cuadro de dilogo indicando que la funcin no tiene argumentos. 4 Pulsa de nuevo sobre Aceptar. 5 Sitate en la celda B2 y escribe el da de hoy en nmero. Ej. 7 6 Sitate en la celda B3 y escribe el mes actual en nmero. Ej. 8 7 Sitate en la celda B4 y escribe el ao actual en nmero. Ej. 2010 8 Sitate en la celda C5 y pulsa sobre Aceptar. , escoge la funcin FECHA() y pulsa el botn , selecciona la categora de fecha y hora y

9 Selecciona como argumentos las celdas B4 --> para ao, B3 --> para mes y B2 --> para da, pulsa Aceptar. Vamos a calcular nuestra edad. 10 Sitate en la celda D1 y escribe tu fecha de nacimiento en formato (da/mes/ao) 11 En la celda E1 escribe =HOY() 12 En la celda E2 selecciona la funcin DIAS360, como fecha inicial la celda D1 (fecha nacimiento), como fecha final E1 (el da de hoy) y en mtodo escribe Verdadero. Como resultado nos aparece los das transcurridos desde la fecha D1 y la fecha E1. 13 Ahora en la celda F3 escribe =E2/360 para obtener los aos.
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El resultado aparece con decimales, para que nos salga solo la parte entera podemos utilizar la funcin =ENTERO(E2/360). Hemos utilizado cuatro de las funciones ms utilizadas y que ofrecen muchas posibilidades. 14 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Funciones con fechas. 15 Cierra el libro de trabajo.

4.9 Funciones de texto Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel. Funcin CARACTER(nmero) CODIGO(texto) CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares) DERECHA(texto;nm_de_caracteres) Descripcin Devuelve el carcter especificado por el nmero Devuelve el cdigo ASCII del primer carcter del texto Devuelve una cadena de caracteres con la unin Redondea un nmero pasado como parmetro Devuelve el nmero de caracteres especificados

ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inici Devuelve la posicin inicial del al) texto buscado ESPACIOS(texto) EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres) HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) IGUAL(texto1;texto2) IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres) LARGO(texto) LIMPIAR(texto) Devuelve el mismo texto pero sin espacios Devuelve los caracteres indicados de una cadena Encuentra una cadena dentro de un texto Devuelve un valor lgico (verdadero/falso) Devuelve el nmero de caracteres especificados Devuelve la longitud del texto Limpia el texto de caracteres no imprimibles
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MAYUSC(texto) MINUSC(texto) MONEDA(nmero;nm_de_decimales) NOMPROPIO(texto) REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_caract eres;texto_nuevo) REPETIR(texto;nm_de_veces) SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_oc urrencia) T(valor) TEXTO(valor;formato) TEXTOBAHT(nmero) VALOR(texto)

Convierte a maysculas Convierte a minsculas Convierte a moneda Convierte a mayscula la primera letra del texto Reemplaza parte de una cadena de texto por otra Repite el texto Reemplaza el texto con texto nuevo Comprueba que el valor es texto Convierte un valor a texto Convierte un nmero a texto tailands (Baht) Convierte un texto a nmero

4.10 Practicar el uso de las funciones de texto Ejercicio paso a paso. 1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Sitate en la celda A1 y pulsa sobre funcin CODIGO(), pulsa sobre Aceptar. , selecciona la Categora Texto y elige la

3 Escribe como argumento de esa funcin la letra a y pulsa Intro. Vemos que obtenemos el cdigo 97, este es el nmero asignado a la letra a, ahora vamos a comprobar que es cierto con la funcin CARACTER(). 4 Sitate en la celda B1 y pulsa sobre selecciona la funcin CARACTER(). , selecciona la Categora Texto y

5 Como argumento escribe 97. Comprobamos que efectivamente nos devuelve la letra "a". 6 Sitate en la celda B2 y escribe "Hoy es ". Fjate en dejar los espacios en blanco. 7 Sitate en la celda B3 y escribe " Agosto ". Fjate en dejar los espacios en blanco.
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8 En la celda B4 escribe 7 y en la celda B5 escribe 2010. Ahora vamos a crear una frase concatenando varias celdas. 9 Sitate en la celda C5 y pulsa sobre , selecciona la Categora Texto

10 Selecciona la funcin CONCATENAR() y como argumentos escribe en el primer argumento B2, en el segundo B4, como tercer argumento escribe " de", como cuarto argumento escribe B3, como quinto argumento escribe "de " y como ltimo argumento escribe B5. 11 Para que nos indique la fecha en una sola celda la funcin debe quedar as =CONCATENAR(B2;B4;" de";B3;"de ";B5). Vamos a utilizar ahora la Funcin NOMPROPIO() que tambin es de gran utilidad para formatear una cadena de texto. 12 Sitate en la celda A6 y escribe "pepe" en la celda B6 escribe "gutierrez" y en la celda C6 escribe "ruiz". No escribas maysculas. 13 Ahora en la celda D6 pulsa sobre , selecciona la categoria de Texto, selecciona la Funcin CONCATENAR() pulsa Aceptar y escoge como parmetros A6, B6 y C6. Debemos aadir los espacios para separar el nombre completo. La frmula debe quedar as =CONCATENAR(A6;" ";B6;" ";C6). Ya tenemos el nombre completo en una celda, ahora s podemos hacer uso de la Funcin NOMPROPIO(). 14 Sitate en la celda G6 y selecciona la Funcin NOMPROPIO() y psale como parmetro la celda D6. Debemos obtener en la celda G6 Pepe Gutierrez Ruiz. Nos ha puesto las iniciales en maysculas. 15 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre Funciones con texto. 16 Cierra el libro de trabajo.

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4.11 Funciones de bsqueda En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos. Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos. Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas: Funcin AREAS(ref) BUSCAR(...) BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en; indicador_filas;ordenado) BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en; indicador_columnas;ordenado) COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en ;tipo_de_coincidencia) COLUMNA(ref) COLUMNAS(matriz) DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) FILA(ref) FILAS(matriz) Descripcin Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas Busca valores de un rango de una columna o una fila Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores Busca un valor en la primera columna de la izquierda Devuelve la posicin relativa de un elemento Devuelve el nmero de columna de una referencia Devuelve el nmero de columnas que componen la matriz Devuelve una referencia a un rango Crea una referencia de celda en forma de texto Elige un valor o una accion de una lista de valores Devuelve el nmero de fila Devuelve el nmero de filas

HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombre Crea un acceso directo a un documento _descriptivo) IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;t Extrae datos almacenados en una tabla ablas_dinmicas;campo1;elemento1;campo2 dinmica ;elemento2...)
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INDICE(matriz;num_fila;num_columna) INDIRECTO(ref;a1) TRANSPONER(matriz)

Devuelve el valor de una celda en la interseccin de una fila y una columna Devuelve una referencia especificada Intercambia las filas por las columnas en una matriz

4.12 Practicar el uso de las funciones que buscan valores Ejercicio paso a paso. 1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Escribe en la Columna B unos 10 nombres de personas conocidas e imaginarias, por ejemplo Jos, Juan, Javi, Mara... Cada uno en una celda, pero ten en cuenta de ponerlos siempre en la columna B. 3 Ahora en la Columna C escribe nmeros de telfono al lado de cada nombre que has introducido antes. Vamos a hacer uso de la funcin BUSCAR(), utilizaremos la celda D5 para introducir el nombre a buscar y la celda D11 para albergar el telfono de la persona buscada. 4 As pues, sitate en la celda D11 y pulsa sobre bsqueda y referencia y elige la funcin BUSCAR(). 5 Pulsa Aceptar. 6 En el parmetro valor_buscado introduce o selecciona la celda D5, en vector_de_comparacin escribe "B:B" o selecciona la Columna B y en el parmetro vector_resultado escribe "C:C" o selecciona la Columna C. 7 Introduce un nombre en la celda D5, un valor que se encuentre en la columna B y mira que ocurre. En la celda D11 debe aparecer el telfono de la persona. Ahora vamos a utilizar la funcin TRANSPONER(), que es una poco ms compleja. Recordemos que transponer significa cambiar filas por columnas y viceversa. Es decir si tenemos los datos en fila, al transponer obtendremos los datos en columna. 8 Sitate en la celda A15 y pulsa sobre , selecciona la categora de bsqueda y referencia y elige la funcin TRANSPONER(). Pulsa Aceptar. En el nico parmetro que nos pide "Matriz" debemos seleccionar la matriz de filas y columnas que vamos a transponer. 9 Seleccionar la matriz de B1:C10.
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, selecciona la categora de

La formula ya est hecha, pero vemos que nos da un error de valor, esto se debe a que la frmula hace referencia a una matriz y no a una nica celda. Para que la transposicin se realice correctamente debemos repetir la frmula para todas las celdas a transponer siguiendo los siguientes pasos. 10 A partir de la celda de la frmula (A15) est incluida, selecciona las celdas necesarias para cubrir la matriz transpuesta, es decir una matriz de 2 filas por 10 columnas que se correspondern con la matriz A15:J16, pulsar F2 y seguidamente Ctrl+Mayus+Enter. De este modo la formula se copia al resto de celdas y se ejecuta correctamente. 11 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Funciones de bsqueda. 12 Cierra el libro de trabajo.

4.13 Funciones financieras Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y clculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa". Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Financieras. Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel: Funcin DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes) Descripcin y Ejemplo Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, mtodo de depreciacin de saldo fijo

Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, mediante el DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor) mtodo de depreciacin por doble disminucin de saldo DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial; periodo_final;factor;sin_cambios) INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va) NPER(tasa;pago;va;vf;tipo) PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, incluyendo periodos parciales Calcula el inters pagado durante un perodo especfico de una inversin Devuelve el nmero de pagos de una inversin Devuelve el pago de un prstamo basado en pagos y tasas de inters constantes Devuelve el inters pagado por una inversin durante periodo determinado Devuelve el pago de un capital de una
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inversin determinada SLN(costo;valor_residual;vida) Devuelve la depreciacin por mtodo directo de un bien durante un perodo dado Devuelve la depreciacin por mtodo de anualidades de un bien durante un perodo especfico Devuelve la tasa de inters por periodo de un prstamo o una inversin Devuelve la tasa interna de retorno de una inversin para una serie de valores en efectivo Devuelve la tasa interna de retorno modificada Devuelve el valor actual de una inversin Devuelve el valor futuro de una inversin basada en pagos peridicos y constantes ms una tasa de inters constante Devuelve el valor neto actual de una inversin a partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros

SYD(costo;valor_residual;vida;periodo) TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) TIR(valores;estimar) TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinve rsin) VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)

VNA(tasa;valor1;valor2;...)

4.14 Practicar el uso de las Funciones Financieras Ejercicio paso a paso. Vamos a desarrollar un ejemplo prctico para calcular el pago de un prstamo basndonos en pagos constantes y una tasa de inters constante. 1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para realizar el ejercicio. Para realizar este ejercicio haremos uso de la funcin PAGO. 2 Haz clic sobre el botn de la barra de frmulas.

Aparecer el cuadro de dilogo Insertar funcin. 3 Selecciona del recuadro Selecciona una categora la opcin Financieras. 4 Elige del recuadro Selecciona una funcin, PAGO.

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La sintaxis de la funcin PAGO es PAGO(tasa,nper,va,vf,tipo), vamos a describir cada uno de sus parmetros: tasa = es el tipo de inters del prstamo. nper = es el nmero total de pagos del prstamo. va = es el valor actual del total de pagos vf = es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr tras el ltimo pago. Si vf se omite, se asume que vale 0, es decir, tras el ltimo pago no queda ningn saldo pendiente lo que ocurre cuando se trata de un prstamo. tipo = indica el vencimiento de pagos. (tipo = 0) --> al final del perodo (tipo = 1) --> al inicio del perodo Ahora que ya conocemos los parmetros que necesita la funcin, podemos crear el ejemplo: Vamos a pedir un prstamo de $ 100,000.00, en un perodo de 30 aos, es decir 30*12=360 n de pagos mensuales, a un inters del 12%. As pues, ya tenemos un ejemplo de un prstamo. 5 Sitate en la celda A1 y escribe Prstamo 6 Sitate en la celda A2 y escribe Tasa 7 Sitate en la celda A3 y escribe N Pagos 8 Sitate en la celda A4 y escribe Tipo 9 Sitate en la celda A5 y escribe Cuota Mensual 10 Sitate en la celda B1 y escribe 100,000 11 Sitate en la celda B2 y escribe 12 % 12 Sitate en la celda B3 y escribe 360 13 Sitate en la celda B4 y escribe 0
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14 Sitate en la celda B5 y escribe =PAGO(B2/12;B3;B1;0;B4) Con esta funcin indicamos que el vencimiento del pago se realiza al final del perodo y que no existen cuotas al finalizar los pagos. Como resultado debemos obtener -$1,028.61 que ser la cuota mensual. El nmero sale negativo porque el efectivo que se paga, por ejemplo depsitos en cuentas de ahorros, cuotas de un prstamo, se representa con nmeros negativos; el efectivo que se recibe, se representa con nmeros positivos. Con la funcin PAGO tambin podemos calcular qu cuota mensual debemos ingresar para ahorrar una cantidad de dinero en X aos. Vamos a calcular cmo podemos ahorrar $ 30,000 en 5 aos, con un inters del 6%. 15 Sitate en la celda C1 y escribe Ahorro 16 Sitate en la celda C2 y escribe Tasa Anual 17 Sitate en la celda C3 y escribe Aos 18 Sitate en la celda C4 y escribe Ingresos Mensuales 19 Sitate en la celda D1 y escribe $ 30,000 20 Sitate en la celda D2 y escribe 6% 21 Sitate en la celda D3 y escribe 5 22 Sitate en la celda D4 y escribe PAGO(D2/12,D3*12,0,D1) Como resultado debemos obtener en la celda D4 la cantidad de -$429.98 Vamos a calcular ahora los intereses pagados en un perodo de tiempo por un prstamo, por ejemplo los intereses del primer ejemplo. Para realizar este ejercicio utilizaremos la funcin PAGOINT Esta funcin tiene la siguiente sintaxis PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) tasa = es el tipo de inters del prstamo. perodo = es el perodo para el que se desea calcular el inters y debe estar entre 1 y el parmetro nper nper = es el nmero total de pagos del prstamo. va = es el valor actual del total de pagos
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vf = es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr trs el ltimo pago. Si vf se omite, se asume que vale 0, es decir, trs el ltimo pago no queda ningn saldo pendiente. tipo = indica el vencimiento de pagos. (tipo = 0) --> al final del perodo (tipo = 1) --> al inicio del perodo 23 Sitate en la celda E1 y escribe Prstamo 24 Sitate en la celda E2 y escribe Tasa Anual 25 Sitate en la celda E3 y escribe Inters en la Cuota N 26 Sitate en la celda E4 y escribe Cantidad de Cuotas 27 Sitate en la celda E5 y escribe Inters 28 Sitate en la celda F1 y escribe $ 100.000 29 Sitate en la celda F2 y escribe 6% 30 Sitate en la celda F3 y escribe 1 31 Sitate en la celda F4 y escribe 360 32 Sitate en la celda F5 y escribe PAGO(F2/12,F3,F4) Esta funcin nos debe devolver -$361.80 que es el inters pagado en la primera cuota del prstamo. Cambiando el valor en F3 podrs ver el inters pagado en cada caso. Vamos a calcular ahora las cuotas amortizadas para un prstamo, seguimos basndonos en el primer ejercicio. Para realizar este ejercicio utilizaremos la funcin PAGOPRIN Esta funcin tiene la siguiente sintaxis PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) tasa = es el tipo de inters del prstamo. perodo = es el perodo para el que se desea calcular la amortizacin y debe estar entre 1 y el parmetro nper nper = es el nmero total de pagos del prstamo. va = es el valor actual del total de pagos vf = es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr trs el ltimo pago. Si vf se omite, se asume que vale 0, es decir, trs el ltimo pago no queda ningn saldo pendiente.
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tipo = indica el vencimiento de pagos. (tipo = 0) --> al final del perodo (tipo = 1) --> al inicio del perodo

33 Sitate en la celda A8 y escribe Prstamo 34 Sitate en la celda A9 y escribe Tasa Anual 35 Sitate en la celda A10 y escribe Clculo amortizacin en cuota n 36 Sitate en la celda A11 y escribe Cuotas Totales 37 Sitate en la celda A12 y escribe Amortizado 38 Sitate en la celda B8 y escribe $ 100,000 39 Sitate en la celda B9 y escribe 6 % 40 Sitate en la celda B10 y escribe 1 41 Sitate en la celda B11 y escribe 360 42 Sitate en la celda B12 y escribe PAGOPRIN(B9/12,B10,B11,B8) Como resultado debemos obtener en la celda B12 la cantidad de -$99.55 que si nos fijamos es el resultado de la diferencia de quitar los intereses a la cuota total del prstamo. Como vemos en la primera cuota de la amortizacin los intereses son ms del 80% y la amortizacin propia del prstamo no llega al 20%. 43 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Funciones Financieras. 44 Cierra el libro de trabajo.

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4.15 Otras funciones Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categoras que nos pueden ser de gran utilidad. En este captulo veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras. Funcin Funciones matemticas y trigonomtricas ABS(nmero) ALEATORIO() COMBINAT(nmero;tamao) COS(nmero) ENTERO(nmero) EXP(nmero) FACT(nmero) NUMERO.ROMANO(nmero,forma) PI() POTENCIA(nmero;potencia) Devuelve el valor absoluto de un nmero Devuelve un nmero entre 0 y 1 Devuelve el nmero de combinaciones para un nmero determinado de elementos Devuelve el coseno de un ngulo Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia de un nmero determinado Devuelve el factorial de un nmero Devuelve el nmero pasado en formato decimal a nmero Romano Devuelve el valor de la constante pi Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia indicada Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los nmeros pasados como argumentos Devuelve la raz cuadrada del nmero indicado Devuelve el resto de la divisin Devuelve la media armnica de un conjunto de nmeros positivos Devuelve el valor mximo de la lista de valores
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Descripcin

PRODUCTO(nmero1;nmero2;...)

RAIZ(nmero) RESIDUO(nmero;nm_divisor) Funciones estadsticas MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...) MAX(nmero1;nmero2;...)

MIN(nmero1;nmero2;...) MEDIANA(nmero1;nmero2;...) MODA(nmero1;nmero2;...) PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) VAR(nmero1;nmero2;...) K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Funciones lgicas FALSO() VERDADERO

Devuelve el valor mnimo de la lista de valores Devuelve la mediana de la lista de valores Devuelve el valor que ms se repite en la lista de valores Devuelve la media aritmtica de la lista de valores Devuelve la varianza de una lista de valores Devuelve el valor k-simo mayor de un conjunto de datos Devuelve el valor k-simo menor de un conjunto de datos Devuelve el valor lgico Falso Devuelve el valor lgico Verdadero

SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_ Devuelve un valor u otro, segn si_falso) se cumpla o no una condicin NO(valor_lgico) Y(valor_logico1;valor_logico2;...) O(valor_logico1;valor_logico2;...) Funciones de informacin ESBLANCO(valor) ESERR(valor) ESLOGICO(valor) ESNOTEXTO(valor) ESTEXTO(valor) ESNUMERO(valor) TIPO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vaca Comprueba si un valor es un error Comprueba si un valor es lgico Comprueba si un valor no es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo numrico Devuelve un nmero que representa el tipo de datos del valor
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Invierte el valor lgico proporcionado Comprueba si todos los valores son verdaderos Comprueba si algn valor lgico es verdadero y devuelve VERDADERO

4.16 Practicar el uso de otras funciones Ejercicio paso a paso. 1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Escribe en la Columna B unos 5 nmeros enteros (mejor para el ejercicio si son de un solo dgito). Cada uno en una celda, pero ten en cuenta de ponerlos siempre en la columna B. Vamos a multiplicar todos los valores de la columna B, 3 Sitate en la celda C6 y pulsa sobre , selecciona la categora de Matemticas y trigonometra y elige la funcin PRODUCTO(). Pulsa Aceptar. 4 Selecciona la columna B como parmetro. Pulsa Aceptar. Ya tenemos el resultado del producto en la celda C6. Ahora vamos a pasar el resultado a nmeros romanos. (Por esto mejor nmeros de un dgito). 5 Sitate en la celda D6 y pulsa sobre , selecciona la categora de Matemticas y trigonometra, selecciona la funcin NUMERO.ROMANO. 6 Selecciona como parmetro la celda donde tenemos el resultado del producto, la celda C6 y pulsa Aceptar. Debe de aparecer el resultado en nmeros romanos. Trabajemos un poco de estadstica. 7 Aade 5 nmeros ms en la columna B y modifica los que existen por nmeros ms grandes, de ms de un dgito. 8 Sitate en la celda B12 y pulsa sobre categora Estadsticas. , selecciona la funcin PROMEDIO de la

9 Selecciona como parmetro las 10 celdas de la columna B. Y pulsa sobre Aceptar. Ahora vamos a ver la MEDIANA. 10 Sitate en la celda B13 y pulsa sobre categora Estadsticas. , selecciona la funcin MEDIANA de la

11 Selecciona como parmetro las 10 celdas de la columna B. Y pulsa sobre Aceptar. Y vamos a ver la MODA. 12 Sitate en la celda B11 y pulsa sobre categora Estadsticas. , selecciona la funcin MODA de la

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13 Selecciona como parmetro las 10 celdas de la columna B. Y pulsa sobre Aceptar. 14 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Otras Funciones de Excel. 15 Cierra el libro de trabajo.

4.17 Manejo de la funcin SI Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.

Sintaxis Para hojas de clculo y de macros SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero es el valor que se devolver si prueba_lgica es VERDADERO. Si prueba_lgica es VERDADERO y se omite el argumento valor_si_verdadero, la funcin devuelve VERDADERO. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula. Valor_si_falso es el valor que se devolver si prueba_lgica es FALSO. Si prueba_lgica
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es FALSO y se omite el argumento valor_si_falso, la funcin devuelve FALSO. Valor_si_falso puede ser otra frmula. Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones. Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI. Cuando alguno de los argumentos valor_si_verdadero o valor_si_falso es una funcin que ejecuta una accin, se ejecutan todas las acciones.

Ejemplos Si el valor en la celda A:10 es 100, prueba_lgica ser VERDADERO y se calcular el valor total del rango B5:B15. De lo contrario, prueba_lgica ser FALSO y se devolver una cadena de texto vaca ("") que borrar el contenido de la celda que contenga la funcin SI. SI(A10=100;SUMA(B5:B15);"") En la grfica se muestra un ejemplo clsico de uso del SI , en el se compara si la cantidad sobrepasa o es igual a 5 se cobra a 250 la unidad en caso contrario la unidad vale 300.

4.18 Manejo de la funcin SI anidada Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI
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devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones. Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI. Supongamos que desea calificar con letras los nmeros de referencia con el nombre Promedio.

Si Promedio es La funcin devuelve: Mayor que 89 = A De 80 a 89 = B De 70 a 79 = C De 60 a 69 = D Menor que 60 = F

Se podra utilizar la siguiente funcin anidada SI: =SI(A1>89,"A",SI(A1>79,"B",SI(A1>69,"C",SI(A1>59,"D","F")))) En el ejemplo anterior, la segunda instruccin SI representa tambin el argumento valor_si_falso de la primera instruccin SI. De manera similar, la tercera instruccin SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instruccin SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lgica (A1>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lgica es FALSO, se evala la segunda instruccin SI y as sucesivamente.

4.19 Manejo de la funcin como Y,O Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO. Sintaxis Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)

Valor_lgico1;valor_lgico2; ... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos (VERDADERO O FALSO), o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, esos valores se pasan por alto.
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Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de error #VALOR!

Ejemplos Y(VERDADERO; VERDADERO) es igual a VERDADERO Y(VERDADERO; FALSO) es igual a FALSO Y(2+2=4; 2+3=5) es igual a VERDADERO Si B1:B3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces: Y(B1:B3) es igual a FALSO Si B4 contiene un nmero entre 1 y 100, entonces: Y(1<B4; B4<100) es igual a VERDADERO Supongamos que desea mostrar la celda B4 slo si contiene un nmero entre 1 y 100, y que desea mostrar un mensaje si no lo contiene. Si B4 contiene 104, entonces: SI(Y(1<B4; B4<100); B4; "El valor queda fuera del rango") es igual a "El valor queda fuera del rango." Si B4 contiene 50, entonces: SI(Y(1<B4; B4<100); B4; "El valor queda fuera del rango") es igual a 50

O Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...) Valor_lgico1; valor_lgico2; ... son entre 1 y 30 condiciones que se desean comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Los argumentos deben ser valores lgicos como VERDADERO O FALSO, o matrices o referencias que contengan valores lgicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, dichos valores se pasarn por alto. Si el rango especificado no contiene valores lgicos, O devolver el valor de error #VALOR! O(VERDADERO) es igual a VERDADERO O(1+1=1;2+2=5) es igual a FALSO
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Si el rango A1:A3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces: O(A1:A3) es igual a VERDADERO

4.20 Referencias Cuando trabajamos en Excel y ms concretamente cuando hacemos usos de frmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula. Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1. Existen 3 tipos de referencias: Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto. Supongamos el ejemplo: A 1 2 3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la frmula cambiar por: =B2+2 . Lo que variar es la referencia a la celda A1 , al copiarla una columna hacia la derecha se incrementar el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondr B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2 , resultado =B2+2 . Para mantener en la frmula sumar 2 al contenido de la celda superior. Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. Supongamos el ejemplo: 15 =A1+2 B 20 30

A 1 2 3 15 =$A$1+2

B 20 30

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Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variar la frmula y en B3 pondr =$A$1+2 .

Referencia Mixta: Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Supongamos el ejemplo: A 1 2 3 15 =$A1+2 B 20 30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna ms a la derecha sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiar por 2 en vez de 1 y el resultado ser =$A2+2 . Supongamos el ejemplo: A 1 2 3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila hacia abajo sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna ms a la derecha la columna cambiar por B en vez de A y el resultado ser =B$1+2 . 15 =A$1+2 B 20 30

4.21 Como cambiar el tipo de referencia Una opcin para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre los diferentes tipos de referencias que existen y la que ms nos interesa en cada momento es hacerlo a mano. Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la interseccin de la celda con la columna y la fila (A2, B3, D1...). Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...).

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Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...). Otra opcin, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la formula, en el momento en el que se incluyan las celdas referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a los posibles tipos de referencias que podemos hacer con la celda.

4.22 Referencias a otras hojas o libros Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros. Referencia a otras hojas Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamacin y el nombre de la celda. Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia est diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sera de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habra que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '. Referencia a otros libros Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver. Por ejemplo: '[presupuesto 2007]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2007", en la Hoja1 y en la celda B2. Muy importante: Fjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '.

Conclusin: Ahora que has aprendido el uso de las formulas y funciones en Excel se ampliar tu panorama para poder resolver cualquier reto que se te presente en la hoja de clculo. 54

GRFICOS

OBJETIVO: El participante ser capaz de elaborar grficas utilizando el asistente e identificar los diversos tipos que existen. Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. Vamos a ver cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo: - Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. - Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto. Veamos cmo crear de un grfico.

5.1 Crear grficos Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la ficha Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita.

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Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico... Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.

Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo. Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo insertar en la hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenas celdas seleccionadas, debers seguir leyendo los siguientes apartados.

5.2 Aadir una serie de datos Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico. Una vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas fichas para mostrarnos nuevas opciones.
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Si observamos la ficha Diseo encontraremos dos opciones muy tiles:

Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de dilogo:

Observa detenidamente el contenido de esta ventana. Como ya hemos dicho es la ms importante porque se encargar de generar el grfico. As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenan los valores 445, 453, 545, 453 y 345.

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Pulsa el botn y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo de texto con el rango correcto. Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal (categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse (por ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo. Utiliza el botn Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda del grfico. Del mismo modo tambin podrs modificar el rango de celdas que se incluirn tanto en las series como en las categoras.

Haciendo clic en el botn Cambiar fila/columna podremos permutar los datos de las series y pasarlas a las categoras y viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas (ficha Diseo). Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de dilogo desde donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas.

5.3 Modificar las caractersticas del grfico En la ficha Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del grfico. Por ejemplo, podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrcula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la seccin Ejes:

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Utiliza las opciones del grupo Etiquetas para establecer qu literales de texto se mostrarn en el grfico:

De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico y arrastrarlas para colocarlas en la posicin deseada. Desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda del grfico. Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar el modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.

La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior). Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos tridimensionales disponibles:

Excel 2007 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders perfectamente sus comportamientos y resultados. Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la ficha Formato, donde encontrars el grupo Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms adelante para enriquecer la visualizacin de los objetos que insertemos).
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Estas opciones te permitirn aplicar diversos estilos sobre tus grficos. Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus componentes (reas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que ms se ajuste a lo que buscas. Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar an ms el estilo del grfico.

5.4 Modificar el tamao de un grfico Tambin puedes seleccionar un elemento del grfico para modificarlo. Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que explicaremos a continuacin: Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrstralos para modificar sus dimensiones. Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrs modificar su tamao manteniendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrs escalar el objeto y hacerlo ms grande o pequeo. Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta forma podrs hacer clic y arrastrarlo a la posicin deseada.

5.5 Modificar la posicin de un grfico Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento. Adems de poder establecer su tamao y moverlo por la hoja de clculo tambin podrs establecer su ubicacin.
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Para ello haz clic en el botn Mover grfico que encontrars en la ficha Diseo

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

La primera opcin Hoja nueva te permite establecer el grfico como una hoja nueva. Tendrs la ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs contrastar los datos numricos si la mantienes en una hoja aparte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar. Utilizando la segunda opcin, Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente. Si utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin y con el tamao que t elijas.

5.6 Crear tipos personalizados de grfico Excel nos ofrece distintos tipos de grficos, con unas propiedades predefinidas y que nos permiten crear un grfico en cuestin de segundos, seleccionando los datos a incluir en el grfico y seleccionando el tipo de grfico, sin necesidad de definir todas sus propiedades. Excel nos ofrece por defecto sus propios tipos de grfico pero nosotros podemos crear un grfico con las propiedades que nos convengan y luego asignar sus propiedades a un tipo de grfico personalizado y as poder utilizarlo como tipo de grfico para crear nuevos grficos con esas mismas caractersticas creando una plantilla.

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Una vez hemos terminado de crear el grfico, para guardar el estilo personalizado de nuestro grfico debemos seguir los siguientes pasos: Seleccionar la ficha Diseo en la banda de opciones. Hacer clic en la opcin Guardar como plantilla.

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs escribir un nombre para tu tipo de grfico, pulsa el botn Guardar y se almacenar. Ms tarde cuando quieras crear un grfico utilizando esta plantilla, slo tendrs que seleccionar la categora Plantillas del listado de todos los grficos disponibles:

5.7 Practicar la realizacin de grficos a partir de unos datos

Ejercicio paso a paso. 1 Si no tienes abierto Excel, brelo para realizar el ejercicio. 2 Crea un libro de trabajo con el nombre Robos.
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Vamos a realizar un grfico de lneas para representar la evolucin del nmero de robos en las municipios de Colima y Villa de lvarez. 3. Ingresa la siguiente tabla de datos:

3 Selecciona los datos a representar, es decir A2:C5. 4 Ve a la ficha Insertar. 5 Selecciona uno de los grficos incluidos en el men Lnea. 6 Haz clic sobre el tipo de grfico a realizar, en nuestro caso el de lneas. Observa como aparece cmo aparece nuestro grfico.
600 500 400 300 200 100 0 2007 2008 2009 Colima Villa de Alvarez

7 Vamos a cambiar de grfico, haz clic en el botn Cambiar tipo de grfico de la ficha Diseo. 8 Se abrir un cuadro de dilogo, selecciona la categora Columna y escoge el diseo de barras sencillo. 9 Haz clic sobre el botn Aceptar para ejecutar los cambios.

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Vamos a cambiar los datos que queremos que se muestren, aadiremos tambin los robos en Manzanillo con los datos 2007, 2008 y 2009 con 370, 393 y 412 respectivamente. 10 Haz clic en el botn Seleccionar datos de la ficha Diseo. 11 Se abrir un cuadro de dilogo, no escribiremos nada, simplemente seleccionaremos el rango A2:D5 en la hoja de clculo. Si el grfico tapa los datos, debers moverlo primero. 12 Pulsamos el botn Aceptar para ver los cambios. Para cambiar nombre a la serie de datos: Escribe en las celdas B1 Tecomn, C1 Comala y D1 Coquimatln 13 Vuelve a hacer clic en el botn Seleccionar datos. 14 En el cuadro de dilogo selecciona la primer serie a cambiar (Colima) y pulsa el botn Editar. 15 Coloca el cursor en el cuadro de texto Nombre de la serie y haz clic en la celda B1 de la hoja de clculo para decirle a Excel que el nombre de esta serie se encuentra en esa celda. 16 Pulsa el botn Aceptar. 17 Repite los pasos 14 a 16 para las dos otras series con las celdas C1 y D1. 18 Pulsa el botn Aceptar y observa los cambios. Hemos puesto los nombres de los pueblos en la leyenda para saber a cual corresponde cada barra. Vamos a hacer lo mismo para los literales del eje horizontal. 19 Volvemos a hacer clic en el botn Seleccionar datos. 20 Haz clic en el botn Editar de la columna Etiquetas del eje horizontal (categora). 21 En este caso, como no se trata de series no tendremos que indicarle una a una cual es su nomenclatura, bastar con darle el rango de los literales para los datos que hemos seleccionado. Selecciona el rango de celdas A3:A5 y pulsa Aceptar.
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22 Pulsa el botn Aceptar y observa los cambios.

Ahora, desde las fichas Diseo, Presentacin y Formato podrs mejorar su visualizacin cambiando los estilos del grfico. Deber quedarte algo as:
600 500 400 Tecomn 300 200 100 0 2007 2008 2009 Comala Coquimatln

Conclusin: Esta valiosa herramienta mejorada le da un aspecto ms profesional a nuestros datos para interpretarlos de una mejor manera

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ESQUEMAS Y VISTAS

OBJETIVO: El participante aplicar los conocimientos para crear esquemas e identificar la estructura y jerarqua de los datos. Un esquema podramos definirlo como un resumen preciso que refleja los conceptos ms importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado. As pues, un esquema puede ser perfectamente un ndice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el libro, tambin podemos ver como ejemplo de esquema el ndice de este curso, el cual contiene los puntos ms importantes que se tratan en l y adems est estructurado por niveles de profundizacin sobre un tema en concreto, vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema. Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos. - Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un esquema debe tener una jerarqua o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las precipitaciones ocurridas a lo largo del ao en toda Espaa con las precipitaciones mensuales de todas las provincias, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema. Pero si nicamente tenemos datos sobre los gastos efectuados en una compra, con una estructura compuesta por Producto---Precio, no disponemos de niveles suficientes para hacer un esquema. - En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener ms de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja. - Para crear esquemas automticamente debemos preparar lo hoja con un formato adecuado como veremos ms adelante. Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2007: Manual y Automtica.

6.1 Creacin automtica de esquemas La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que hacindolo manualmente. Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear automticamente el esquema: - Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados.
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- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados. Si la disposicin de los datos no se corresponde con estas caractersticas nos veremos obligados a definir el esquema manualmente.

En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:

Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20, C20, D20 y la columna E est llena de subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran. En las celdas B21, C21, D21 y E21 son los totales de los subtotales. En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se ha organizado los subtotales de cada comunidad autnoma (filas) y se ha calculado los subtotales de cada trimestre (columnas). Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema. Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y seleccionamos la opcin Autoesquema del men Agrupar que se encuentra en la ficha Datos.

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Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a continuacin:

En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas lneas en la zona izquierda de las celdas y otra lnea sobre las columnas de la tabla. Adems, vemos en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos niveles tiene el esquema.

Por columnas podemos ver que existen dos niveles:


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- La tabla desplegada por completo - y la tabla con los datos trimestrales.

Por filas tenemos tres niveles: - La tabla desplegada completamente - Por autonomas - y solo por Espaa.

Para comprimir y expander el esquema slo tenemos que hacer clic en los smbolos - y + de cada nivel. Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el - encima del primer trimestre, comprimiremos ese trimestre, si hacemos lo mismo sobre los niveles de cada autonoma, el esquema se nos quedara como podemos ver en la imagen.

6.2 Practicar cmo crear un esquema automticamente

Ejercicio paso a paso. 1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Empieza un nuevo libro de trabajo. Desarrolla una hoja de trabajo lo ms parecida a la mostrada en la imagen, el formato no es necesario, lo que nos interesa es el contenido de los datos. Incluso si lo deseas puedes ampliar los datos.

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Los valores resaltados en negrita son frmulas de sumas, por ejemplo la celda B6 es =SUMA(B3:B5), as sucesivamente con el resto de las celdas sumario. Las celdas sumarios de la columna E son sumatorias de las columnas B,C y D de su correspondiente fila, por ejemplo la celda E3 es =SUMA(B3:D3). Las nicas que cambian un poco son las de totales de Espaa-Mes, por ejemplo la celda B21 que se corresponde con las precipitaciones en Espaa en el mes de enero es =Suma(B6;B11;B20) que son los subtotales correspondientes a las comunidades autnomas que disponemos. 3 Selecciona la ficha Datos. 4 Elige la opcin Agrupar. Se abrir otro submen. 5 Elige la opcin Autoesquema. 6 Pliega y despliega los niveles para ver cmo funcionan.
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7 Por ltimo cierra el libro de trabajo y guarda el libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, con el nombre de Ejemplo_esquemas.

6.3 Creacin manual de esquemas La segunda opcin es la de crear el esquema manualmente. Para crear un esquema manualmente debemos crear grupos de filas o de columnas dependiendo del tipo de esquema que queramos hacer. Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los nmeros de las filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos a crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas que contengan frmulas de sumario. Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al men Agrupar de la ficha Datos y seleccionamos Agrupar. Para trabajar un poco ms rpido podemos utilizar las teclas para agrupar y desagrupar. Para agrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos Alt+Shift+Flecha derecha. Para desagrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos Alt+Shift+Flecha izquierda.

6.4 Borrar y ocultar un esquema Borrar un esquema Para borrar un esquema debemos acceder a la opcin Desagrupar y seleccionar la opcin Borrar esquema. Antes de eliminar un esquema, debemos estar seguros de que es lo que realmente deseamos, pues una vez dada la orden, Excel no nos ofrece la posibilidad de deshacer. As pues si no estamos seguros de querer eliminar el esquema es mejor ocultarlo. Ocultar un esquema Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer un esquema, pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con presionar las teclas Ctrl+8 y automticamente desaparecen las marcas del esquema, para volverlas a mostrar volvemos a pulsar la combinacin de teclas Ctrl+8.

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6.5 Ver una hoja en varias ventanas Suele suceder de forma muy comn que al estar realizando hojas de clculo vayamos ampliando cada vez ms el campo de visin de la pantalla, llegando a ocupar ms de una pgina por hoja, y cuando se trata de estar cotejando datos resulta bastante incmodo tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un lado al otro. Vamos a ver las distintas opciones que Excel 2007 nos ofrece para minimizar el problema y as trabajar de una manera ms cmoda con los datos introducidos. Podemos utilizar la opcin de ver la misma hoja en varias ventanas, o utilizar la opcin de ver la misma hoja en varios paneles. Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos acceder a la ficha Vista y pulsar el botn Nueva ventana, si la ventana que tenamos estaba maximizada no nos daremos cuenta de que haya ocurrido algn cambio en la ventana, pero si nos fijamos en la barra de ttulo podemos ver que ahora el nombre del documento adems tiene aadido al final ":2" indicando que es la segunda ventana del mismo documento.

Para ver las dos ventanas al mismo tiempo hacemos clic en Organizar todo y seleccionamos Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de cmo estn situados los datos en la hoja. Ahora podemos desplazarnos independientemente de la otra. sobre una ventana

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6.6 Dividir una hoja en paneles Podemos utilizar tambin la opcin de dividir la hoja por paneles. Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla, podemos utilizar la opcin de dividir la hoja en 2 4 paneles. Para dividir la hoja en paneles podemos hacer clic en el botn Dividir en la ficha Vista y automticamente nos aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal las cuales podemos desplazar para ajustar el tamao de las porciones de ventana a nuestro gusto.

Otra opcin para definir los paneles y dividir la pantalla a nuestro gusto es utilizando las barras de divisin: Tenemos dos disponibles: - La barra de divisin horizontal que aparece en la barra de desplazamiento vertical arriba del todo. Al situar el puntero del ratn sobre la lnea gris que est encima de la flecha de desplazamiente el puntero del ratn toma el aspecto , indicando el desplazamiento hacia arriba y hacia abajo.
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- La barra de divisin vertical que aparece en la barra de desplazamiento horizontal a la derecha del todo. Al situar el puntero del ratn sobre la lnea gris vertical que est a la derecha de la flecha de desplazamiento, el puntero del ratn adopta la forma , indicando el desplazamiento de la barra hacia la derecha y hacia la izquierda.

6.7 Inmovilizar paneles Podemos utilizar la opcin de inmovilizar los paneles. Si lo que nos interesa es dejar inmviles las cabeceras de los datos y as desplazarnos nicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, podemos utilizar la opcin de inmovilizar los paneles. Para realizar esto, simplemente despliega el men Inmovilizar paneles que se encuentra en la ficha Vista. Si te interesa mantener la primera fila (como cabecera) o la primera columna (para que ejerza la misma funcin) selecciona la opcin correspondiente En el caso de que lo que quisieses inmovilizar no se encontrase en esas posiciones selecciona el rango de celdas y pulsa la opcin Inmovilizar paneles. La zona seleccionada podr desplazarse, el resto permanecer inmovilizado.

Para desactivar la inmovilizacin de los paneles vuelve a seleccionar esta opcin y haz clic sobre Movilizar paneles.

Conclusin: Otra herramienta sencilla pero de gran uso es el conocimiento de los esquemas y el uso de los paneles para aplicarse en actividades laborales

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TABLAS DE EXCEL

OBJETIVO: Que el participante ser capaz de manejar herramientas para almacenar informacin utilizando creando tablas en Excel Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros. Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda. Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: - Ordenar la los registros. - Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio. - Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado. - Crear un resumen de los datos. - Aplicar formatos a todos los datos.

Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el trmino Listas de datos. Incluso encontrars, que en algunos cuadros de dilogo, se refiere a las tablas como listas. A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas.

7.1 Crear una tabla Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos: - Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista.

- Seleccionar del Tabla en la ficha Insertar.


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Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla .

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora. - Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificacin La lista tiene encabezados. - Al final hacer clic en Aceptar. Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la ficha Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de clculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

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7.2 Modificar los datos de una tabla Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande. Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con informacin de nuestros amig@s. Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que est activa, y pulsar en el icono Formulario . Como esta opcin no est directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos aadirla a la Barra de acceso rpido, de la forma que ya vimos. Pulsando el Botn Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la seccin de Comandos que no estn en la cinta de opciones.

Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que est activo. Restaurar: efectuados. Deshace los cambios

Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: siguiente registro. Se desplaza al

Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda. Cerrar: Cierra el formulario.


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Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botn Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro. Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se posicionar en un registro vaco, slo nos quedar rellenarlo y pulsar Enter o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. Despus de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar. Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de bsqueda. Pulsamos en el botn Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de bsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios. Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.

7.3 Modificar la estructura de la tabla

Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posicin, as que slo podremos aumentar y disminuir filas. Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha. Cuando necesitemos aadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, slo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la ltima celda y aparecer una fila nueva. Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opcin correspondiente desde el men Insertar, en la ficha de Inicio o en el men contextual de la tabla. Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el men Eliminar, disponible en la ficha de Inicio y en el men contextual de la tabla.
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Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla. Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsamos 7.4 Estilo de la tabla en la ficha de Diseo de la tabla.

Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la ficha Diseo de la tabla. En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o ltima columna. Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla. Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de clculo.

En esta tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y ltima columna.

7.5 Ordenar una tabla de datos A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un nico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez. Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos acceder a la ficha Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin o bien pulsar sobre uno de los botones de la seccin Ordenar y filtrar para que la ordenacin sea
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ascendente o descendente respectivamente. Estos botones tambin estn disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la ficha junto al encabezado de la columna. Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido ms la fecha de nacimiento, en la ficha Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de dilogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para aadir un campo), si ordenamos segn el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Segn), y el Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden es alfabtico (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de das de la semana o meses, la ordenacin alfabtica no sera correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y as el criterio de ordenacin seguir el mismo patrn.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente. En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.

Conclusin: El uso y manejo de tablas en Excel nos ayudan a organizar las series de datos a fin de poder obtener diferentes resultados utilizando los filtros.
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TABLAS DINMICAS

OBJETIVO: Que el participante demuestre el uso de una tabla dinmica as como su diseo y aplicando diversos tipos de filtros. Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.. En Access es lo ms parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad. Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos.

8.1 Creacin de una tabla dinmica Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.

Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes.

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Para ello vamos a la ficha Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva. Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir.

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Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica. Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura: - Una fila para cada una de las Referencias de la tabla. - Una columna para cada uno de los Meses de la tabla. - En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.
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Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a , el campo MES a y finalmente el campo IMPORTE a la seccin .

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la ficha Opciones:

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera.

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Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en la seccin Valores el rtulo aparecer en una las secciones de rtulos, si te aparece en Rtulos de columna despliega la lista asociada a l y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila.

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8.2 Eliminar una tabla dinmica Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.

8.3 Aplicar filtros a una tabla dinmica Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visualizar nicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Rtulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artculos con referencia 1236 de Abril.

8.4 Obtener promedios en una tabla dinmica Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc.

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Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un men emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opcin Configuracin de campo de valor... y nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn

de la ficha Opciones.

8.5 Grficos con tablas dinmicas Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la ficha Opciones.

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn los datos que tenemos. Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el grfico que ms nos convenga.

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8.6 Practicar cmo trabajar con tablas dinmicas

Ejercicio paso a paso. 1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Crea una Tabla_dinamica con los siguientes datos.

3 Guarda el libro en tu carpeta Mis documentos. Vamos a crear una tabla dinmica para interpretar mejor estos datos. 4 Selecciona el rango A1:G15. 5 Haz clic en el botn Tabla dinmica de la ficha Insertar. 6 La opcin Seleccione una tabla o rango debera estar marcada y con el rango A1:G15 en la caja de texto. 7 Marca Nueva hoja de clculo. 8 Pulsa en Aceptar. 9 Se abrir el panel lateral de tablas dinmicas. 10 Arrastra el campo SEMANA a .
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11 Arrastra el campo CLIENTE a 12 Arrastra el campo TOTAL a 13 Arrastra el campo ARTICULO a . .

El campo ARTICULO se aadir a los rtulos de columna, vamos a cambiar esto porque o queremos en los rtulos de fila. 14 En el rea de Rtulos de columna despliega el campo Valores y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila. 15 Haz clic en el botn Encabezados de campo de la ficha Opciones para quietar los encabezados de la tabla dinmica.

Deber quedarte algo as:

En estos momentos tenemos una tabla en la que se nos muestra por cada semana qu ha comprado cada cliente.
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La fila Suma de TOTAL nos da lo que se ha gastado cada cliente en cada semana. Sin embargo la fila Suma de ARTICULO nos muestra la suma del nmero de artculo para cada semana, esto no es lo que queremos. Nuestro objetivo es que esta ltima fila muestre el nmero de artculos que se han comprado, as podramos saber para cada semana cunto se ha gastado cada cliente y cuntos artculos ha comprado. 16 Haz clic derecho sobre cualquier celda de la fila Suma de ARTICULO y en el men emergente selecciona Configuracin de campo de valor. 17 En el cuadro de dilogo selecciona la funcin Cuenta y pulsa Aceptar. Ya tenemos lo que queramos. Ahora desde la ficha Diseo modifica el aspecto de la tabla, deber quedarte algo como esto:

Nosotros simplemente hemos seleccionado la opcin Columnas con bandas. Ahora vamos a filtrar los resultados. Queremos ver solamente los datos del cliente 14. 18 Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel lateral. 19 Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista de campos. 20 Deselecciona todos los clientes menos el 14. 21 Pulsa Aceptar. 22 Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados. Conclusin: Las tablas dinmicas son fundamentales por su facilidad de recalcular e interpretar rpidamente datos numricos para llevar un control adecuado de la empresa.

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CONCLUSIN GENERAL DEL EVENTO

Durante todo este curso has ejercitado numerosas tcnicas bsicas y avanzadas para trabajar con Microsoft Excel 2007. Al disear este curso, he hecho un esfuerzo para facilitarte el trabajo, proporcionndote herramientas de trabajo y la mayora de las soluciones, adems de distintas visiones de la integracin de las Tecnologas de la Informacin y de la Comunicacin para que te vayas poniendo al da.

Has aprendido Excel 2007, que era el objetivo principal de este curso, si es cierto que la creatividad es el resultado de encontrar relaciones entre experiencias que antes no las tenan, lo que te pido es que conjugues lo aprendido en este curso y tu conocimiento y experiencia de la materia en la que te desarrollas para facilitarte tus tareas cotidianas

Mide la utilidad en provecho propio: vas a dedicar unas horas a este trabajo, no las tires por la borda y piensa en qu situacin de tus tareas cotidianas puedes usar la hoja de clculo y disea la prctica, la unidad didctica, la evaluacin, el cuestionario.

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BIBLIOGRAFIA
FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2007 - Microsoft Excel 2007 NELSON, S. (1993). EXCEL 4 PARA WINDOWS A SU ALCANCE. MADRID: MCGRAWHILL. [QA76.76 .G72 N4418] MATTEHEWS, M. (1993). EXCEL 3 PARA WINDOWS A SU ALCANCE. MADRID: MCGRAW-HILL. [HF5548.4 M37] PIERDANT RODRIGUEZ, A. (1997). ESTADISTICA DESCRIPTIVA USANDO EXCEL. MEXICO: UAM-XOCHIMILCO. [HA29 P53] PIERDANT RODRIGUEZ, A. (1997). MODELOS ADMINISTRATIVOS USANDO EXCEL. MEXICO: UAM-XOCHIMILCO. [HD30.25 P53] DODGE, M. (1996). GUIA COMPLETA DE MICROSOFT EXCEL PARA WINDOWS 95. BUENOS AIRES, ARGENTINA: MCGRAW-HILL. [QA76.76 .G72 D6218] HARVEY, G. (1995). EXCEL FOR WINDOWS 95 FOR DUMMIES. USA: IDG BOOKS WORLDWIDE. [HF5548.4 .M523 H37 1995] WALKENBANCH, J. (1995). EXCEL FOR WINDOWS 95 FOR DUMMIES: QUICK REFERENCE. FOSTER, CITY: IDG BOOKS WORLDWIDE. [HF5548.4 .M523 W34] BOTT, E. (1999). DESCUBRE MICROSOFT OFFICE 2000. MEXICO: PRENTICE HALL. [HF5548.4 .M525 B6718] BOTT, E. & MORENO, I. (1999). DESCUBRE MICROSOFT OFFICE 2000. MADRID, ESPAA: PRENTICE HALL. [HF5548.4 M525 B6718] Ferreyra Corts, G. (2000). Office 2000 paso a paso. Mxico: Alfaomega. [HF5548.4 .M525 F47]
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