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MANUAL SISTEMA DE
GESTION INTEGRADO QHSE

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MANUAL
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD
OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

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Revis

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Aprob

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TABLA DE CONTENIDO
1 INTRODUCCION................................................................................................................................................3
2 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN..........................................................................................................3
3 REFERENCIAS NORMATIVAS......................................................................................................................3
4 PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL..............................................................................3
5 PROCESOS GERENCIALES............................................................................................................................4
6 PROCESOS OPERACIONALES......................................................................................................................8
7 PROCESOS DE APOYO..................................................................................................................................15

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1 INTRODUCCION
Da a da crece el inters de las organizaciones por alcanzar y demostrar un slido
desempeo en todas sus reas con el fin de incrementar la satisfaccin de las partes
interesadas en su gestin, dar cumplimiento a la legislacin que cada vez es ms exigente,
atender los requerimientos del mercado nacional y contribuir al mejoramiento de la calidad
de vida de colaboradores y vinculados a la gestin de la empresa.

PRESENTACION DE LA EMPRESA
XXXX es una empresa etc. .

2 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

Este manual establece la forma como la Empresa XXXX da cumplimiento a cada uno de
los requisitos del sistema de gestin integrado para sus servicios ofrecidos a los clientes a
nivel nacional.
No se presentan exclusiones.

3 REFERENCIAS NORMATIVAS
El Sistema de Gestin Integrado de la Empresa XXXX, se elabor con base en las normas
ISO 9001:2001, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:1999, teniendo en cuenta su
compatibilidad.

4 PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

Los procesos del sistema de gestin integrado se han dividido en gerenciales, operacionales
y de apoyo, as:
Anexar Mapas de Procesos e interrelaciones y caracterizaciones (si las hubiere).

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5 PROCESOS GERENCIALES
5.1

PROCESO DE COMUNICACIN

De la comunicacin con las partes interesadas se obtiene la informacin necesaria para la

gestin de todo el sistema y de los proyectos realizados por XXXX.
5.1.1 Comunicacin con las partes interesadas.
Las partes interesadas en el sistema de gestin de XXXX son:

ISO 9001: Cliente, Socios, accionistas.

ISO 14001: Cliente, Comunidad, gobierno, proveedores, entes de control.
OHSAS 18001: Trabajadores, gobierno, proveedores, entidades responsables del
sistema de seguridad social.

Las comunicaciones con el cliente o su representante se realizan a travs de

correspondencia, comits, reuniones y libro de obra. Las comunicaciones con las otras
partes interesadas se realizan a travs de correspondencia o reuniones.
A continuacin se relacionan los responsables de atender las comunicaciones en los temas
que impactan la gestin de los proyectos. Cualquier disposicin adicional se define en el
plan de calidad de los proyectos:
Tema
Aclaraciones durante el proceso de licitacin
Modificaciones al contrato (alcance, precio, plazo, etc.).
Aspectos tcnicos de la ejecucin del proyecto.
Atencin de relaciones con la comunidad (incluye quejas).
Atencin de requerimientos legales.
Atencin de quejas del cliente
Relaciones con proveedores y contratistas
Relaciones con entidades ambientales y de S&SO
Relaciones con entes de control
Informacin a terceros sobre avances del proyecto

Responsable
Director tcnico
Gerente de Proyecto
Director de Proyecto.
Se define en plan de calidad.
Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto
Se define en plan de calidad
Directora de Calidad
Gerente de Proyecto
Se define en plan de calidad

5.1.2 Comunicacin interna.

La comunicacin de los trabajadores con la Gerencia, se realiza a travs de comits
internos, Comit Paritario de Salud Ocupacional, carteleras, reuniones y boletn interno. Si
es necesario, en los planes de calidad se definen otros canales de comunicacin.
La periodicidad de las reuniones se define en cada plan de calidad y en la administracin se
realizan mnimo de dos veces por mes.
Otros canales de comunicacin interna son las carteleras, reuniones y boletn interno. Si es
necesario, en los planes de calidad se definen otros.

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Documentos de apoyo al proceso:

5.2

SC-000-000 - Caracterizacin Proceso de Comunicaciones.

SC-000-000 - Procedimiento de correspondencia.
SC-000-000 - Procedimiento de atencin de quejas.
PLANEACION ESTRATEGICA Y DE PROYECTOS

XXXX estableci, document e implement un sistema de gestin integral de acuerdo con

los requisitos de las Normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001. Para el efecto, XXXX:
Identific los procesos necesarios para su gestin y su interaccin y los document en la
Red de Procesos SC-000-000.
Se elabor una caracterizacin para cada proceso, que incluye los criterios y mtodos
para garantizar que la gestin del mismo se lleve a cabo de una manera eficaz. As
mismo incluye los mtodos de medicin de cada uno de los procesos.
Asegura la disponibilidad de recursos para la gestin del SGI, a travs del presupuesto
de cada proyecto y de la administracin y del seguimiento al mismo.
En los planes de calidad de cada proyecto y en los contratos suscritos con los
contratistas, se establecen las actividades para garantizar que los procesos contratados
externamente se mantengan bajo control.
5.2.1 Responsabilidad y Autoridad
Las responsabilidades generales del personal estn relacionadas en el manual de cargos
SC-000-000 y las especficas en cada plan de calidad, teniendo en cuenta que cada
proyecto tiene su propia estructura organizacional de acuerdo con el alcance del contrato y
las actividades a ejecutar. Los niveles de autoridad estn definidos en el organigrama de
XXXXX y en el de cada proyecto.
La difusin de las responsabilidades se realiza por medio de la induccin y capacitacin en
el plan de calidad. Su cumplimiento y entendimiento se verifica en las auditorias internas,
inspecciones y en los comits tcnicos.
5.2.2 Representante de la Direccin
La Gerencia de XXXXX ha designado como su representante para el sistema de gestin
integral a la Direccin del SGI quien es responsable de:

Asegurarse de que se establecen, implementan, mantienen y mejoran los procesos

necesarios para el SGI, de conformidad con lo establecido en las normas ISO 9001, ISO
14001 y OHSAS 18001.

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Informar a la Gerencia sobre el desempeo del sistema de gestin y cualquier necesidad

de mejora.
Asegurarse de la toma de conciencia de los requisitos del cliente y las partes interesadas
en todos los niveles de la empresa.
Representar a XXXXX ante clientes, partes interesadas y terceros, en temas
relacionados con el SGI.

5.2.3

Planificacin del SGI.

La planificacin general del SGI se realiza a partir de los resultados de la revisin por la
gerencia donde se definen acciones para garantizar su conveniencia, modificaciones u
oportunidades de mejora.
El compromiso de la gerencia con la implementacin y mejora del sistema de gestin SGI se
evidencia a travs de:

Asignacin de recursos necesarios para identificar, comunicar y dar cumplimiento a los

requisitos del cliente, a los legales y a los reglamentarios en cada uno de los proyectos y
en la administracin de XXXX.
Establecimiento y divulgacin de la poltica y objetivos de calidad.
Realizacin de revisiones gerenciales.
Seguimiento permanente al cumplimiento de los compromisos adquiridos con el cliente y
las partes interesadas, a travs del Comit Tcnico.
Documentacin del SGI.

5.2.4 Poltica del sistema de gestin integral -SGI

Las directrices y compromisos organizacionales en cuanto a calidad, S&SO y medio
ambiente se encuentran plasmados en la Poltica Integral , SC-000-000, la cual fue
construida a partir de las necesidades del cliente y las partes interesadas y est alineada
con la misin de XXXX.
A travs de actividades de capacitacin se divulga la poltica integral SGI, en auditorias
internas se verifica su entendimiento y aplicacin en los puestos de trabajo y en la revisin
gerencial se evala su adecuacin a las necesidades y expectativas de XXXX.
5.2.5 Objetivos del sistema de gestin integral SGI
Los objetivos y las metas del sistema de gestin de XXXX y se establecieron con base en la
visin de la empresa y la poltica integral SGI. Su cumplimiento se mide a travs de
indicadores que se revisan en los Comits Tcnicos y en la revisin gerencial.
Al inicio de cada proyecto se establecen sus objetivos y metas de calidad, ambientales y de
SSO, teniendo en cuenta el alcance de las actividades a realizar, los requisitos legales y de
las partes interesadas, los recursos y los compromisos de la poltica del sistema de gestin
integral SGI.

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5.2.6

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Revisin por la Direccin.

La Gerencia revisa permanentemente el desempeo del sistema de gestin SGI en las

reuniones de Comit Tcnico y a travs del Comit de Administracin y Pagos verifica la
asignacin y suministro de recursos para el sistema.
Sin embargo la revisin general al sistema de gestin se realiza anualmente con el fin de
verificar su conveniencia, adecuacin y eficacia.
Informacin para revisin: La Direccin del SGI, es responsable de recopilar y presentar a
la Gerencia para la revisin anual, la siguiente informacin del sistema de gestin SGI:

Informe de cumplimiento de objetivos y metas de calidad, medio ambiente y S&SO.

Propuestas o recomendaciones para mejoras a la poltica integral.
Balance de los resultados de las auditorias internas.
Anlisis de los resultados de la medicin de satisfaccin del cliente.
Anlisis de los resultados de los indicadores de gestin de los procesos, incluyendo los
de los programas ambientales y de S&SO.
Informe de acciones correctivas y preventivas implementadas.
Informe de seguimiento a las revisiones gerenciales anteriores.
Relacin de cambios que podran afectar el sistema de gestin con su correspondiente
justificacin.
Recomendaciones para la mejora del sistema.
Evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales.
Cuadro resumen de las comunicaciones sostenidas con las partes interesadas en temas
ambientales y de S&SO y el estado de las mismas.
Cuadro resumen de quejas de las partes interesadas en relacin con el sistema de
gestin y el estado de las mismas.

Resultados de la revisin: Los resultados de la revisin gerencial se documentan en un

acta que incluye las decisiones de la gerencia sobre:

Cambios a las polticas, objetivos y metas del sistema de gestin SGI.

Mejoras a los procesos y al sistema de gestin.
Mejoras a los productos en relacin con los requisitos del cliente y los requisitos legales.
Necesidades de recursos.

5.2.7 Planificacin de los Proyectos

La planificacin de los proyectos se realiza de acuerdo con lo establecido en el
procedimiento de Planeacin de proyectos SC-000-000, e incluye la definicin de:
Objetivos de calidad, medio ambiente y S&SO.
Identificacin de actividades a realizar.
Recursos para ejecucin de actividades, S&SO y medio ambiente.
Sistema de seguimiento y control de calidad, medio ambiente y S&SO.

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Identificacin de requisitos legales aplicables al proyecto.

Los resultados de la planificacin se presentan en los siguientes documentos:

DOCUMENTO

Plan de Calidad

Programa de salud
ocupacional

Programa de
gestin ambiental
Presupuesto
Cronograma de
actividades

CONTENIDO
Estructura organizacional y responsabilidades.
Objetivos de calidad.
Actividades crticas y su sistema de control.
Normas tcnicas aplicables al proyecto.
Procedimientos e instructivos especficos para la ejecucin del
proyecto.
Matriz o panorama de riesgos.
Subprogramas de gestin bsica, medicina preventiva y del trabajo,
vigilancia epidemiolgica (para proyectos de ms de un ao de
duracin) e higiene y seguridad industrial.
Procedimientos especficos para el control de riesgos es decir,
procedimientos de control operacional.
Matriz de impactos ambientales.
Procedimientos especficos para el control de impactos ambientales
significativos (Fichas ambientales)
Polticas, objetivos y metas de gestin ambiental.
Asigna los recursos para la ejecucin del proyecto, incluyendo las
actividades de calidad, S&SO y medio ambiente.
Secuencia ordenada de actividades a desarrollar durante el proyecto,
incluyendo responsables, fecha de inicio y fecha de terminacin.

Documentos de apoyo al proceso:

SC-000-000 - Caracterizacin del proceso Planeacin Estratgica y de Proyectos.

SC-000-000 - Poltica del sistema de gestin integral.
SC-000-000 - Objetivos del sistema de gestin integral.
SC-000-000 - Procedimiento Planeacin de Proyectos.
SC-000-000 - Procedimiento identificacin de peligros y evaluacin de riesgos.
SC-000-000 - Procedimiento identificacin y valoracin de aspectos ambientales y su
impacto.
SC-000-000 Red de procesos del sistema de gestin integral.

6 PROCESOS OPERACIONALES
6.1

PROCESO DE LICITACION Y CONTRATACION

El objetivo de este proceso es obtener contratos, previa revisin de la capacidad que tiene
XXXX para cumplir los requisitos de los clientes. Los requisitos del cliente y la capacidad

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que tiene XXXX para atenderlos se evala en los Comits Tcnicos y durante el proceso
licitatorio o de presentacin de ofertas (Procedimiento Licitaciones SC-000-000). Cuando
los contratos son adjudicados, se realiza una evaluacin detallada de los requisitos del
cliente tanto tcnicos, como ambientales y de S&SO y se define la forma de atenderlos
adecuadamente.
6.1.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto.
A travs de Internet, publicaciones o reuniones, el Director del Departamento Tcnico revisa
requerimientos de clientes actuales y potenciales e identifica los proyectos podra ejecutar
XXXX de acuerdo con su experiencia y capacidad. Cada una de estas oportunidades se
identifica como un LE (Licitacin en estudio) y el Comit Tcnico selecciona los proyectos
que resultan de inters para XXXX.
6.1.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto.
Los proyectos de inters se identifican como un PT (Propuesta en Trmite). El Director del
Departamento Tcnico, realiza una revisin detallada de los trminos de referencia o pliegos
de condiciones de los clientes y verifica la capacidad que tiene XXXX para ejecutarlos, la
experiencia requerida, los requisitos legales y de otra ndole y los aspectos econmicos.
Todo lo anterior, se realiza antes de presentar una oferta al cliente.
Documentos de apoyo al proceso:
SC-000-000 -Caracterizacin del proceso Licitacin y Contratacin.
SC-000-000 - Procedimiento de Licitaciones.
6.2

PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

6.2.1 Provisin de los recursos

Los recursos necesarios para la implementacin, mantenimiento y mejora del sistema de
gestin se asignan en el presupuesto de cada proyecto y en el de la administracin. Su
control es realizado por el Comit de Administracin y Pagos, el cual es responsable de
evaluar, suministrar y controlar los recursos tcnicos, financieros y de logstica necesarios
para la gestin de la empresa y el cumplimiento de los requisitos legales, del cliente y los
dems aplicables.
6.2.2

Compras de materiales y contratacin de servicios.

En los documentos de planificacin se definen los materiales y servicios necesarios para la

ejecucin del proyecto. As mismo se establecen los requisitos especficos de calidad,
medio ambiente y S&SO exigibles a los proveedores, teniendo en cuenta las disposiciones
legales y los requisitos especficos del cliente.
La informacin sobre necesidades de compras o contrataciones para el proyecto, son
documentadas en requisiciones. Los compromisos entre XXXX y los proveedores o
contratistas se establecen a travs de contratos, ordenes de compra u ordenes de trabajo,

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donde se definen las condiciones especficas de calidad, medio ambiente y S&SO, para
cada uno, acuerdo con los productos o servicios a suministrar.
Evaluacin de proveedores y contratistas: Se realiza a proveedores o contratistas no
registrados en la base de datos de Proveedores, que suministran productos o servicios que
tienen un impacto significativo en el proyecto, bien sea econmico o sobre el producto. La
evaluacin tiene una vigencia de tres aos, al trmino de los cuales el proveedor debe
evaluarse nuevamente. Los criterios que se consideran al momento de realizar la
evaluacin son:
Reconocimiento en el mercado.
Capacidad operativa.
Calidad del producto o servicio.
Experiencia anterior con XXXX.
Seleccin de proveedores y contratistas: Se realiza con base en un comparativo de
cotizaciones y con los siguientes criterios:

Precio.
Tiempo de entrega.
Lugar de entrega.
Experiencia anterior con XXXX.
Recomendacin de otras empresas del sector.

La seleccin tiene vigencia mientras el proveedor o contratista mantenga las condiciones de

precio y calidad. Cuando stas se desmejoran, debe realizarse una nueva seleccin.
Re-evaluacin de proveedores y contratistas: En las reuniones de Comit Tcnico se
evala el desempeo de los contratistas en cuanto a calidad, medio ambiente y S&SO y se
registran en las actas las acciones a tomar en caso de desviaciones. Una vez concluye la
relacin contractual se realiza una calificacin de desempeo de los contratistas cuyas
actividades tuvieron un alto impacto en el proyecto, bien sea econmico o en la calidad del
producto, con base en los siguientes criterios:

Cumplimiento de especificaciones.
Cumplimiento en la entrega.
Calidad del producto o servicio.
Relaciones con la empresa.

Verificacin de los productos comprados o servicios contratados: La verificacin a los

productos comprados se realiza de acuerdo con:

Comparacin de las caractersticas del producto suministrado con lo solicitado.

Instructivo de inspeccin de materiales SC-000-000.
Hojas de seguridad del producto.

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La verificacin a los servicios contratados se realiza como un pre-requisito para los pagos
parciales a los contratistas.
Documentos de apoyo al proceso:
SC-000-000 - Caracterizacin del proceso Adquisicin de bienes y servicios.
SC-000-000 - Procedimiento de compras.
SC-000-000 - Procedimiento de contratacin.
6.3

PROCESO DE EJECUCION DE PROYECTOS

6.3.1 Control a la ejecucin de proyectos.

La ejecucin de los proyectos se realiza con base en las especificaciones tcnicas y los
documentos de planificacin. El seguimiento se realiza a travs de los Comits Tcnico y de
Administracin y Pagos, en donde de manera permanente se verifica el avance tcnico y
econmico del proyecto y se establecen las acciones correctivas y preventivas a que haya
lugar. Los Comits estn conformados as:
Comit Tcnico:

Gerente de Proyecto.
Director de proyecto.
Profesionales de proyecto (Tcnicos, ambientales,
de S&SO y de Calidad).
Otros invitados que indique la Gerencia.

Comit de Administracin y pagos:

Gerente.
Profesional de Costos.
Profesional de Compras.
Otros invitados que indique la Gerencia.

Los asistentes a los Comits son responsables de recopilar y presentar informacin sobre
los siguientes temas, segn aplique:
Tema
Resultados de gestin econmica de los proyectos
Necesidades de capacitacin
Requerimientos laborales de trabajadores
Necesidades de recursos
Documentos de compras: Requisiciones, contratos, ordenes de
compra, etc.
Informacin financiera y documentos para realizacin de pagos.
Requerimientos de los trabajadores en S&SO y medio ambiente.
Sugerencias de mejoras a documentos, planes y programas.

Responsable

Comit al que
se presenta

Gerente o segn
se defina en Plan
de Calidad.

Administracin
y pagos

Direccin
Administrativa o
segn se defina
en Plan de
Calidad

Administracin
y pagos.

Direccin de
Calidad o segn

Tcnico

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Tema
Resultados de encuestas, consultas o evaluaciones realizadas a
los trabajadores
Resultados de auditorias internas de calidad
Propuestas de mejoras al sistema de gestin integral SGI
Resultados de indicadores de gestin
Resultado de anlisis de accidentes e incidentes de trabajo y
ambientales
Informacin sobre avance del proyecto, problemas, logros,
productos no conformes.

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Responsable

DE

Comit al que
se presenta

Plan de Calidad

Director de
Proyecto o segn
Plan de Calidad

Tcnico

La periodicidad de las reuniones se define en cada Plan de Calidad y en la Administracin

se realizan mnimo de dos veces por mes.
Otros mtodos de control utilizados en los proyectos son:
-

Seguimiento a cumplimiento de instructivos de procesos.

Auditorias Internas.
Inspecciones planeadas.
Aplicacin de listas de chequeo de requisitos contractuales, ambientales y de S&SO.
Verificacin de certificados de calidad y ensayos de laboratorio.
Encuestas y evaluaciones.

Si aplica, en el plan de calidad se establecen otros aspectos a controlar, segn el alcance y

actividades del proyecto. De todos los aspectos controlados se prepararan y presentan
informes a los Comits.
6.3.2

Validacin de procesos de la produccin y prestacin del servicio.

En los proyectos de construccin ste requisito no aplica ya que durante el proceso

constructivo se puede verificar la conformidad de la obra con las especificaciones del cliente
por medio de ensayos o inspecciones.
Para los proyectos de diseo, en el plan de calidad se definen los mtodos para validarlo.
En el caso de proyectos de Interventora o Gerencia donde el resultado es la gestin de los
profesionales plasmada en informes o conceptos, se valida la competencia del personal, los
mtodos y procedimientos utilizados o las especificaciones de los equipos utilizados.
6.3.3

Identificacin y trazabilidad.

La trazabilidad se realiza a partir de registros que permiten reconstruir la historia de las

actividades realizadas. Entre los registros que aportan a la trazabilidad se encuentran:

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Documentos de materiales: Requisiciones, entradas y salidas de almacn, certificados

de calidad, resultados de ensayos, hojas de seguridad.
Seguimiento a proyectos: Actas de Comits, correspondencia, resultados de ensayo de
laboratorio, registros fotogrficos.
Accidentes e incidentes de personal y ambientales: Registros de entrenamiento e
inspecciones, actas de reunin, formatos de investigacin, registros de inspecciones,
documentacin legal y laboral.

6.3.4

Control de dispositivos de seguimiento y medicin

Teniendo en cuenta que XXXX no cuenta con equipos de medicin de su propiedad, se

solicita a los contratistas o proveedores los certificados de calibracin de los equipos que
utilicen para realizar las mediciones de calidad, ambiental y S&SO, establecidas en los
documentos de planificacin
6.3.5 Ambiente de trabajo.
A travs de los programas de S&SO y ambiental se realiza el control las condiciones del
ambiente de trabajo que afectan la ejecucin del proyecto, el personal o el medio ambiente.
6.3.6 Diseo y desarrollo
Los proyectos diseo se ejecutan de conformidad con lo establecido en el procedimiento
Control de diseo SC-000-000 y el instructivo Codificacin de productos del diseo SC000-000.
Planificacin del diseo y desarrollo: La planificacin de los diseos realizados por XXXX
se realiza a travs de un plan de calidad que contiene las etapas del diseo, las
responsabilidades y autoridades para el diseo y las revisiones, verificaciones y validaciones
a realizar en cada etapa.
Elementos de entrada para el diseo y desarrollo: Las entradas del diseo se definen en
plan de calidad con base en los requisitos del cliente, estudios previos, requisitos legales,
estudios de impacto ambiental y de otra ndole y los requisitos establecidos por XXXX.
Resultados del diseo y desarrollo: Las salidas o resultados del diseo se especifican en
el plan de calidad de acuerdo con los requisitos del cliente. Los diseos pueden presentarse
como planos, presupuestos, hojas de datos u otros documentos segn el alcance del
contrato.
Revisin del diseo y desarrollo: Las revisiones que se deben realizar al diseo se
documentan en el plan de calidad y se realizan a lo largo de la ejecucin del proyecto.
Verificacin del diseo y desarrollo: El mtodo a utilizar para verificar que los resultados
del diseo corresponden a lo planificado se establece en el plan de calidad, de acuerdo con
el alcance del proyecto a realizar.

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Validacin del diseo y desarrollo: La validacin del diseo es realizada por los
especialistas de cada una de las reas a travs de software o modelos matemticos. Las
validaciones a realizar se definen en el plan de calidad.
Cambios al diseo: Como resultado de las revisiones y verificaciones del diseo surgen
cambios o modificaciones los cuales se realizan cumpliendo todo el ciclo del diseo.

6.3.7

Propiedad de las partes interesadas.

Durante la fase de planeacin de los proyectos se identifica la propiedad de las partes

interesadas y en el plan de calidad se documenta el tratamiento que se dar a cada una de
ellas.
6.3.8

Preservacin del producto.

Las disposiciones para garantizar la manipulacin, embalaje, almacenamiento, preservacin

y proteccin de los materiales estn definidas en el Instructivo de materiales o en las hojas
de seguridad.
En los proyectos de Diseo, Interventora y Gerencia, el producto est representado en
informacin fsica y magntica, la cual se administra de acuerdo con el procedimiento de
control de registros de calidad.
Cuando es necesario, en el plan de calidad se establecen otros criterios para preservacin
del producto durante la ejecucin del proyecto y las disposiciones para su preservacin
hasta la entrega al cliente.
6.3.9

Control de producto o actividades no conformes

El producto o actividad no conforme se detecta a travs del seguimiento realizado a los

proyectos, bien sea durante su ejecucin o despus de haber sido entregado al cliente. Un
producto o actividad no conforme se origina por:
Origen del Producto o actividad No Conforme
Rechazos o devoluciones por incumplimiento de
especificaciones tcnicas.
Emergencias de S&SO y ambientales.
Sanciones o multas
Accidentes e incidentes de trabajo
Enfermedades profesionales

Tratamiento
Segn procedimiento de Control de
Producto No Conforme
Segn procedimiento para atencin de
emergencias
Segn disposiciones de Comit Tcnico.
Investigacin de causas y disposiciones de
Comit Tcnico.
Investigacin de causas y disposiciones de
ARP.

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Documentos de apoyo al proceso:

SC-000-000 - Caracterizacin del proceso Ejecucin de proyectos.

SC-000-000 - Procedimiento Control del diseo.
SC-000-000 - Procedimiento de control a contratistas.
SC-000-000 - Procedimiento Ejecucin de Proyectos.
SC-000-000 - Procedimiento Ejecucin de Interventoras.
SC-000-000 - Procedimiento Control de Producto No Conforme.
SC-000-000 - Procedimiento Recepcin y Aprobacin de Pagos.
SC-000-000 - Procedimiento para atencin de emergencias.
Procedimientos de control operacional para control de peligros, riesgos e impactos
ambientales significativos.
Instructivos de: Procesos constructivos, manejo de materiales.
SC-000-XXX - Plan de calidad
SC-000-XXX - Programa de salud ocupacional.
SC-000-XXX - Programa de gestin ambiental.
(XXX) No. del proyecto (CE).

7 PROCESOS DE APOYO
7.1

ADMINISTRACION Y FINANZAS

7.1.1

Se realiza de acuerdo con los requerimientos de los proyectos y el procedimiento de

seleccin y contratacin de personal.
Teniendo en cuenta que cada proyecto es diferente, las competencias se definen
durante la etapa de planeacin de acuerdo con los requisitos del cliente, actividades a
realizar y riesgos de S&SO y ambientales asociados a la operacin.
Las competencias para el personal administrativo, no formuladas por el cliente, estn
definidas en el Manual de cargos.

7.1.2

Seleccin y contratacin de personal

Capacitacin, toma de conciencia y formacin.

Las actividades para toma de conciencia se realizan a travs de induccin, capacitacin

interna, inspecciones planeadas, participacin del personal en actividades de S&SO y
ambientales y retroalimentacin en Comits Tcnicos. La efectividad de estas
actividades se verifica mediante auditorias internas y resultados de los indicadores de
gestin del proceso de ejecucin de proyecto.
Las necesidades de formacin adicional se detectan en Comits Tcnicos, inspecciones
y auditorias internas y se informan a la Gerencia para la gestin de los recursos
correspondientes.

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7.1.3 Evaluacin de personal

La evaluacin del desempeo de personal y del cumplimiento de sus obligaciones en el rea
ambiental y de S&SO se realiza antes del vencimiento del perodo de prueba y al concluir la
relacin contractual. En los proyectos con duracin superior a un ao y al personal de
administracin se le realiza adicionalmente una evaluacin anual.
7.1.4 Control de la infraestructura.
Para su gestin administrativa XXXX cuenta con oficinas debidamente dotadas de equipos
de cmputo, software, mobiliario y ayudas audio-visuales para la ejecucin de las
actividades y el desarrollo de programas de capacitacin.
En los proyectos de construccin, la maquinaria y equipo definido en la planeacin, se
contrata y a travs del programa de gestin ambiental se realiza control a las actividades de
mantenimiento.
Para los proyectos de diseo, interventora y gerencia, la infraestructura est representada
en equipos de cmputo, a los cuales se les realiza mantenimiento de acuerdo con un
programa. Es responsabilidad de la Direccin Administrativa garantizar el cumplimiento de
dicho programa.
Documentos de apoyo al proceso:
SC-000-000 - Caracterizacin del proceso Administracin y Finanzas.
SC-000-000 - Seleccin y contratacin de personal.
SC-000-000 - Procedimiento para Administracin de Activos.
7.2

GESTION SGI

7.2.1 Control de documentos

El control de los documentos del sistema de gestin y los documentos externos es
responsabilidad de la Directora de Calidad y HSE, con base en los siguientes
procedimientos:
Procedimiento
Control de documentos
externos SC-000-000

Control de Documentos del

Sistema
de
Gestin
Integral SGI SC-000-000

Alcance
Normas, especificaciones, manuales, documentos tcnicos que se
utilizarn para ejecutar los Proyectos o actividades de la Empresa y
que pueden estar presentados en forma impresa, CD, Video, folleto,
etc.
Manual Sistema de Gestin Integral SGI.
Poltica Integral SGI
Red de Procesos.
Objetivos del Sistema de Gestin Integral SGI.
Procedimientos, instructivos, planes y programas del sistema de
gestin integral SGI.
Caracterizaciones de procesos.

CODIGO

MANUAL DEL SISTEMA DE

GESTION INTEGRADO

REVISIN
(No. Y Fecha)
PGINA

Procedimiento
Identificacin y acceso a
requisitos legales SC000-000.

SC-001-001

DE

Alcance
Legislacin de S&SO, Ambiental y la dems aplicable al sector.

Los documentos del sistema de gestin se elaboran con base en los criterios definidos en el
Instructivo Norma Fundamental donde se establecen las disposiciones de XXX en cuanto a
presentacin y contenido de los documentos.
7.2.2

Control de Registros.

Los registros de calidad se organizan de acuerdo con una estructura de archivo que divide
los registros en grupos de acuerdo con el tema, define las carpetas que deben existir por
cada uno de los temas y asigna los responsables de su almacenamiento. (Estructura de
archivo de proyectos y estructura de archivo de administracin).
Las disposiciones sobre identificacin, conservacin, proteccin y recuperacin se
establecen en el procedimiento control de registros SC-000-000.
7.2.3

Satisfaccin del cliente y de las partes interesadas.

La satisfaccin del cliente y de las partes interesadas se realiza durante la ejecucin de los
proyectos, a travs de los siguientes instrumentos:
Parte interesada
Accionistas
Socios de proyectos
Cliente
Empleados
Comunidad
Gobierno

7.2.4

Instrumento de medicin
Resultados financieros de XXXX.
Resultados financieros de proyectos.
Resultados de encuestas de satisfaccin
Resultados de medicin de clima laboral
Indicador de atencin de quejas.
Indicador de multas y sanciones.

Auditoria Interna.

Las auditorias internas al sistema de gestin SGI se realizan segn lo establecido en el

procedimiento de auditora interna SC-000-000. Anualmente se elabora un programa de
auditorias el cual se actualiza cada vez que inicia un nuevo proyecto.
7.2.5

Seguimiento y medicin de los procesos.

En la caracterizacin de cada proceso se establecieron los indicadores que permitirn

realizar su medicin y en el tablero de indicadores se define:
Frmula para cada indicador.
Frecuencia de medicin.
Meta

CODIGO

MANUAL DEL SISTEMA DE

GESTION INTEGRADO

SC-001-001

REVISIN
(No. Y Fecha)
PGINA

DE

Origen de los datos.

Responsable de la recoleccin de datos.
El anlisis de los datos es responsabilidad de la Direccin del SGI en conjunto con los
dueos de cada proceso. Los resultados de los anlisis se presentan a los Comits Tcnico
o de Administracin y Pagos para que all se establezcan las medidas correctivas o
preventivas a que haya lugar.
7.2.6

Seguimiento y medicin al producto

En el plan de calidad se definen los mtodos para realizar seguimiento a la ejecucin del
proyecto y las respectivas mediciones. En general se realiza seguimiento a:
Producto

7.2.7

Tema de seguimiento

Obras civiles

Especificaciones tcnicas

Informes de Interventora
Diseos
Gerencia de proyectos

Compromisos contractuales
Entradas y salidas del diseo
Compromisos contractuales

Registros
Certificados de calidad
de materiales, ensayos.
Listas de chequeo
Registros de revisiones.
Actas de reunin

Anlisis de datos.

En XXXX se recopilan datos sobre:

Satisfaccin del cliente.

Ejecucin de proyectos.
Desempeo de los procesos.
Gestin de los proveedores.
Accidentalidad.
Cumplimiento legal.

Los datos son analizados en primera instancia por la Direccin del SGI y presentados luego
a los Comits Tcnico y de Administracin y pagos en donde se definen las acciones a
seguir.
7.2.8

Mejora continua.

La mejora continua del sistema de gestin integral SGI se evidencia en el crecimiento de la

empresa, la disminucin de las contingencias y en el mejoramiento de los procesos a travs
del tiempo.
7.2.9

Accin correctiva.

Las acciones correctivas se originan en problemas reales presentados en la gestin de los

procesos o del sistema. Se inician a partir de no conformidades detectadas en auditorias

CODIGO

MANUAL DEL SISTEMA DE

GESTION INTEGRADO

SC-001-001

REVISIN
(No. Y Fecha)
PGINA

DE

internas, seguimiento a los indicadores de gestin, accidentes e incidentes, incumplimientos

legales, resultados de evaluaciones o mediciones.
El tratamiento a una no conformidad se realiza segn los procedimientos Acciones
Correctivas SC-000-000 e Investigacin de Accidentes, SC-000-XXX, mediante los cuales
cual se busca encontrar la causa raz para eliminarla y evitar su repeticin.
7.2.10 Accin preventiva.
Las acciones preventivas se inician como consecuencia de anlisis de tendencias, similitud
de situaciones presentadas en proyectos anteriores o en otras empresas, riesgos asociados
a la gestin de empresa, repeticin de incidentes.
En el procedimiento Acciones Preventivas, se define la secuencia de actividades para
realizar la investigacin de las causas que podran generar un problema en el futuro y
establecer las acciones para evitarlo.

Documentos de apoyo al proceso:

SC-000-000 - Caracterizacin del proceso gestin SGI..
SC-000-000 - Procedimiento Control de documentos del Sistema de Gestin Integral.
SC-000-000 - Procedimiento Acciones Correctivas.
SC-000-000 - Procedimiento Control de Registros.
SC-000-000 - Procedimiento Auditorias Internas
SC-000-000 - Procedimiento Acciones Preventivas.
SC-000-000 - Procedimiento Control de documentos externos.
SC-000-000 - Procedimiento Identificacin y acceso a requisitos legales.
SC-000-000- Norma fundamental.