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CAPITULO III

CARACTERIZACIN DE LA EMPRESA

3.1 PRESTACION DEL SERVICIO

American Chemical Company S.R.L., es una empresa productora de productos qumicos, como ser pinturas, thinners, selladores, lacas, adhesivos y diversos productos qumicos. Al ser una empresa productora, se abastece de materia prima, planifica su produccin y por ultimo distribuye sus productos al cliente. Ver figura 3.1 FIGURA 3.1 : Prestacin del servicio
ABASTECIMIENTO PRODUCCION DISTRIBUCION

Fuente: Elaboracin propia

3.1.1 Prestacin del servicio de distribucin Una de las responsabilidades del rea de distribucin en la empresa, es llevar los productos terminados a los clientes. Para poder realizar la distribucin se cuenta con cinco factores relacionados: procesamiento de pedidos, preparacin de pedido y transporte. Para lo anterior tiene que tener producto almacenado y adems tiene que realizar la gestin de sus inventarios, es decir controlar sus saldos. Ver figura 3.2

FIGURA 3.2 : Sistema logstico

ALMACENAMIENTO

DISTRIBUCION
INVENTARIO

ABASTECIMIENTO

PRODUCCION
CLIENTE
PROCESAMIENTO DE PEDIDOS PREPARACION DE PEDIDOS TRANSPORTE

Fuente: Elaboracin propia

3.1.2 Organigrama En los siguientes organigramas se identifican los responsables a cargo de los procesos de: procesamiento de pedidos, preparacin de pedidos, transporte, almacenamiento e inventario

Almacn de producto terminado y thinner.

FIGURA 3. 3 : Organigrama del almacn de producto terminado y thinner.

ENCARGADO DE ALMACEN DE PRODUCTO TERMINADO Y THINNER

AUXILIAR DE CARGA

AUXILIAR DE RECEPCION

CHOFER

OPERARIOS DE CARGA

AYUDANTE DE CHOFER

Fuente: American Chemical Company S.R.L.

Los procesos que se realizan esta estructura orgnica son: Preparacin de pedidos Transporte Almacenamiento Inventario.

rea de ventas:

FIGURA 3. 4 : Organigrama del rea de Ventas.

JEFA DE VENTAS

SECRETARIA

RESPONSABLE SUCURSALES

VENDEDORES

Fuente: American Chemical Company S.R.L.

El personal de ventas se encarga de visitar los clientes, levantar pedidos, procesar los mismos, gestionar la aprobacin, hasta la Emisin de Nota de Pedido y Nota de Despacho, adems de la emisin de la factura.

3.2 PROCESAMIENTO DE PEDIDOS

3.2.1 Proceso de pedidos A continuacin se describe en forma grfica, el procesamiento de pedidos.

FIGURA 3.5 : Procesamiento de pedidos

1. VISITA AL
CLIENTE

2. LEVANTA EL
PEDIDO

3. APRUEBA EL PEDIDO

4. DIGITALIZA EL
PEDIDO

5. FACTURA EL
PEDIDO

Fuente: Elaboracin propia

1. Visita al cliente: En la primera etapa el vendedor visita al cliente para obtener una venta. 2. Levanta el pedido: El vendedor transcribe los productos solicitados por el cliente en una Nota de Pedido. Ver anexo A.1.1 3. Aprueba el pedido: La Nota de Pedido es verificado por el Jefe de Ventas y aprobado segn el historial del cliente. Ver anexo A.1.2 4. Digitaliza el pedido El pedido aprobado es digitalizado e ingresado a la base de datos por medio del Sistema Administrativo Integrado (S.A.I) para su posterior facturacin. Esta etapa lo realiza la secretaria. Ver anexo A.1.3 5. Factura el pedido Se emite la factura del pedido solicitado y aprobado. El responsable de la facturacin es la Secretaria de Ventas Ver anexo A.1.3

3.2.2 Ventas Vendedores: Visitan a sus clientes en: Puntos de venta: Presenta sus productos a la venta, en la central y en dos sucursales que se encuentran distribuidas en la ciudad. Central: Parque Industrial / Calle Va Diagonal 4 PI 30 Sucursal 1 :Av. Santa Cruz esa. uflo de Chaves N 600 Sucursal 2 : Av. Banzer No. 370 entre 2do y 3er anillo La ciudad: Cuatro vendedores Las provincias: Un vendedor

3.2.3 Canales de distribucin La venta de los productos se lo realiza por medio de dos tipos de canales; canal directo que se interrelaciona directamente con el consumidor final y canal indirecto que se interrelaciona con las ferreteras, casas de pintura y tiendas de construccin antes de llegar al consumidor final. Ver figura 3.3

FIGURA 3.3 : Canales de distribucin de la empresa American Chemical Company S.R.L.

CANAL DIRECTO CENTRAL SUCURSAL 1 SUCURSAL 2 CONSUMIDOR FINAL

CANAL INDIRECTO

CENTRAL SUCURSAL 1 SUCURSAL 2

FERRETERIAS CASAS DE PINTURA TIENDAS DE MATERIAL DE CONSTRUCCION

CONSUMIDOR FINAL

Fuente: Elaboracin propia En los dos tipos de canales, los vendedores visitan tanto al consumidor final como a los intermediario.

3.3 PREPARACIN DE PEDIDOS

3.3.1 Proceso de preparacin de pedidos A continuacin se muestra en forma grfica la preparacin de pedidos, que se realiza en instalaciones del almacn de producto terminado o thinner.

FIGURA 3.6 : Proceso de preparacin de pedidos

1. RECEPCION EL
PEDIDO

2. CUANTIFICACION DE
PRODUCTOS PEDIDOS

3. RECORRIDO Y EXTRACCION
DE LOS PRODUCTO

4. TRASLADO A LA
ZONA DE CARGA

Fuente: Elaboracin propia 1. Recepcin de pedidos: La Nota de Pedido manual, tres ejemplares de la Nota de Despacho, impreso por el SAI y la correspondiente Factura, son recibidos por el Encargado de Almacn para su preparacin y despacho. Ver anexo A.1.2, A.1.3 y A.1.4 2. Cuantificacin de productos pedidos: El Auxiliar de Carga realiza la suma manual de los productos pedidos, utilizando como referencia las Notas de Despacho. Ver anexo A.1.3. Posteriormente, llena la cantidad de productos pedidos en el formulario de Salidas Diarias de Almacn. Ver anexo A.2.1 3. Recorrido y extraccin de los producto: En base a las Notas de Salida Diarias de Almacn, se extraen los productos para cada cliente. Ver anexo A.2.1 El operario utilizando como referencia esta nota, prepara y separa la carga para el cliente respectivo. 4. Embalaje de los productos: En esta etapa se realiza el embalaje solamente a algunos productos. El embalaje se lo realiza a los productos que se encuentran en envases pequeos: bigalon, galn, litro, 0,5 l y 0,3 l. Los dems productos no son embalados. 5. Traslado a la zona de carga: Despus de recorrer por el almacn de producto terminado o thinner para la extraccin del producto solicitado, se agrupa todos los productos

pedidos en la zona de carga. En esta etapa se realiza el control de los productos, para su posterior carga al camin.

3.3.2 Ubicacin de los productos Los productos se encuentran ubicados en: Almacn de Producto Terminado Lnea Decorativa Lnea Automotiva Lnea Madera Lnea Industrial Lnea Flexografica

Almacn de Thinner Lnea Thinner

3.3.3 Envase El material de los envases depende el tamao del envase y de la lnea del producto. Tenemos envases metlicos y de plstico. Ver cuadro 3. 1

CUADRO 3.1 : Proceso de preparacin de pedidos Tambor Lnea Decorativa Lnea Automotiva Lnea Madera Lnea Industrial Lnea Flexografica Lnea Thinner N/E N/E N/E N/E N/E Metlico Balde de 18 L Plstico Plstico Plstico Plstico Plstico N/E Bigalon Metlico Metlico Metlico Metlico Metlico N/E Galn Metlico Metlico Metlico Metlico Metlico N/E Litro Metlico Metlico Metlico Metlico Metlico N/E

Fuente: Elaboracin propia * N/E : No existe Tenemos que tener en cuenta que los envases grandes que son los tambores, son retornables. Son los nicos tipos de envases que vuelven a reutilizar.

3.3.4 Embalaje El proceso de embalaje se lo realiza a los envases de menor tamao, tomando en cuenta que esto productos que son lo mas frgiles al momento de ser transportados. No embalados Balde 18 Litros Tambor

Embalados Big galn Galn Litro Envases de 0.5 L Envases de 0.3 L

3.4 TRANSPORTE

3.4.1 Proceso de transporte Este proceso de transporte comienza con la carga de los productos hasta la entrega de los productos pedidos al cliente. Ver figura 3.7

CUADRO 3.7 Proceso de transporte

1. CARGA DE
LOS PRDUCTOS

2. RECORRIDO AL
PUNTO DE ENTREGA

3. DESCARGO EN EL
PUNTO DE ENTREGA

4. ENTREGA DEL
PRODUCTO AL CLIENTE

Fuente: Elaboracin propia

1. Carga de los productos: Despus que los productos se encuentren en la zona de carga, los operarios proceden a realizar la carga de los productos. Esta carga implica montacargas, accesorios como plataformas, etc. Para controlar la asignacin de choferes responsables de la carga, se les pide firmar un ejemplar de la Nota de Despacho. Ver Anexo A.1.3 2. Recorrido al punto de entrega: El camin se dirige al punto de entrega, donde la ruta que seguir par el reparto la define el mismo chofer. 3. Descargo en el punto de entrega Una vez el camin llega al punto de entrega se procede a hacer el descargo de los productos pedidos. 4. Entrega del producto al cliente Finalmente se entrega el pedido al cliente, para el control de la entrega se pide la firma del cliente en dos de los ejemplares de la Nota de Despacho y en el Reporte de Visitas y Entrega a Clientes. Las notas de despacho sirven para que uno lo conserve el cliente y la otra que regresa a la empresa para su registro. Ver anexo A.1.3 y A.3.1 En esta etapa tambin se recogen los envases retornables, que en nuestro caso serian los tambores de thinner. El nico control se lo realiza en la Reporte de Visitas y Entregas a Clientes, indicando en la sptima columna. Ver Anexo A.3.1

3.4.2 Vehculos y accesorios Los vehculos utilizados para la distribucin de productos son tres, las especificaciones sealadas a continuacin. Ver cuadro 3.1 CUADRO 3.1 Especificaciones De Los Vehculos Vehculo Movil Tipo De Combustible Accesorios Cargador Plataforma Manual (Unidad) Acenso Lateral Acenso Trasera Sin 1 Capacidad De Carga (Kg) Buen Estado Buen Estado Deteriorado

Estado

Marca

Modelo

Mitsubishi Canter Hino Fc Ford Trasit

2002

Gasolina

5000

2 3

2010 1998

Gasolina Gasolina

1 1

7500 4000

Plataforma (Abertura Lateral) Fuente: Elaboracin propia

Necesita Reparacin Constante

FIGURA 3.8: Mviles De La Empresa American Chemical Company S.R.L.

Fuente: American Chemical Company S.R.L.

3.5 ALMACENAMIENTO

3.5.1 Proceso de almacenamiento El proceso de almacenamiento comienza con la llegada de los productos terminados a almacn, donde se controlan las cantidades ingresadas. posteriormente se ubican en forma catica, sin orden. Ver figura 3.9

FIGURA 3.9: Mviles De La Empresa American Chemical Company S.R.L.

1. LLEGADA DE LOS PRODUCTOS

2. CONTROL DE LOS PRODUCTOS

3. UBICACIN DE
LOS PRODUCTOS

Fuente: Elaboracin propia

1. Llegada de los productos: Los productos llegan a almacn en un montacargas o en cargadores manuales segn la caracterstica de la produccin. 2. Control de los productos: Mediante la ficha de produccin se controla la cantidad de productos que ingresan al almacn. Ver Anexo A.4.1 3. Ubicacin de los productos: Los productos son ubicados en distintos lugares segn sus caractersticas en el almacn de producto terminado o thinner, sin planificacin.

3.5.2 Equipo

Montacargas

La empresa cuenta con cuatro montacargas. Sus especificaciones tcnicas son las siguientes.

CUADRO 3.2: Especificaciones Tcnicas De Los Montacargas NN Detalle Modelo C3000 Extintores (5 kg) Tipo CO2 BC CO2 BC CO2 BC CO2 BC Capacidad de carga (Kg) 1125

Tipo de Combustible Cantidad Marca Gasolina 1 CAT

C3000

Gasolina

CAT

1125

GC35K

GLP

CAT

1125

GC45Kswb

GLP

CAT

1125

Fuente: American Chemical Company S.R.L.

FIGURA 3.10: Montacargas

Fuente: American Chemical Company S.R.L. Cargadores manuales

Se cuenta con seis cargadores manuales dentro de almacn de producto terminado. Se especifica las caractersticas a continuacin. Ver Cuadro 3.2

Cuadro 4.2 : Especificaciones Tcnicas De Los Cargadores Manuales FORMA DEL Cant. CARGADOR MANUAL 3 Plataforma curveada Baldes de 18 lts Todo tipo de productos 55 Kg Dos necesitan reparacin Buen estado USO ESPECIFICO CAPACIDAD OBSERVACIN

Plataforma cuadrada

60 Kg

Fuente: Elaboracin propia FIGURA 3.10: Cargadores manuales

Fuente: American Chemical Company S.R.L.

3.6 DISTRIBUCION FISICA DE LA EMPRESA

FIGURA 3.11 Lay out de la empresa American Chemical Company S.R.L.

POZO DE AGUA PORTERIA ANTIGUA MOTO BOMBA INCENDIARIA

COMEDOR ADMINISTRACION BAOS

ALMACEN DE THINNER

PRODUCCION THINNER

RECUPERADORA

ALMACEN DE P.T.

PRODUCCION

AREA VERDE ALMACEN DE TAMBORES

PARQUEO 1

10500mm

RESIDUOS SOLIDOS

4850mm

PARQUE 2 CAMIONES
PORTERIA

ALMACEN DE MATERIA PRIMA

POLVORIN

PILETA API

PUNTO DE REUNION PULSADOR DE ALARMAS DE INCENDIO RUTAS DE EMERGENCIA SALIDAS DE EMERGENCIA (LUGARES CRRADOS) EXTINTORES CAON DE AGUA HIDRATANTE

Fuente: Elaboracin propia

3.6.1 Media de los almacenes

Almacn de producto terminado Ancho: 45 m Largo: 35 m

Almacn de Thinner Ancho: 67 m Largo: 25 m

En general para el almacenamiento no siguen ningn criterio, originando demasiados traslados. Al manipular en forma excesiva se deterioran los envases, con las prdidas consecuentes por derrame de productos principalmente.

Otro aspecto, es que los almacenes no estn sealizados, no hay pasillos de circulacin. Se percibe un tipo de sealizacin antigua.

Los estantes de almacenamiento no estn bajo ninguna norma, tampoco indica que peso pueden soportar. Los baldes de productos se almacenan sin criterio. Esto ocasiona mezclas de productos y dificulta la preparacin y despacho.

3.7 GESTION DE INVENTARIOS

3.7.1 Tipos De Inventarios Los tipos de inventarios que maneja la empresa se refiere a los tipos de producto terminado que almacena. Los tipos de productos que almacena estan dividido por lneas: decorativa, automotiva, madera, flexografica y thinner

Los inventarios, tambin denominados stock de productos, son aquellos que estn almacenados para su venta.

La gestin de inventarios, se refiere al control de las cantidades para informar de su existencia para la venta. Los Encargados de Almacenes son los responsables de dos actividades:

Que no se agote el stock Impulsar la venta indicando la cantidad de productos de los que se dispone, es decir indicar por ejemplo que productos no se estn vendiendo y necesitan promocionar e impulsar la venta.

En la empresa no existen mecanismos para el cuidado del stock disponible, as mismo, no existen procedimientos para conocer el ndice de rotacin. No existen anlisis de records de ventas, por lo que el clculo del consumo para un perodo determinado no se puede realizar.

3.7.2 Toma Fsica De Inventarios.

El control de saldos, lo efecta el Encargado de Almacn en forma emprica. La actualizacin de las tarjetas kardex no es oportuno, se perciben muchos errores, en general el control de los saldo en fsico, no es sistemtica.

Otro aspecto es el coteo fsico. El personal de almacenes no dispone de instructivos para realizar los inventarios fsicos. Es decir no existe un metodologa escrita para realizar estos controles. El SAI, es un software que provee datos valiosos, pero el personal no est capacitado para interactuar correctamente, se atrasan en la actualizacin, se comenten errores de transcripcin, que al final va a repercutir en que las cantidades en fsico no coinciden con los del sistema.

Los inventarios que realizan en forma peridica no son completados, es decir no se completan los procesos, puesto que siguen las diferencias entre la cantidad en fsico y lo que se muestra en listados del sistema.