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Crer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007

Version 1.1 Publication : Juin 2008 Auteur : Sylvie Duchateau (Association BrailleNet), Philippe Beraud (Microsoft France) Contributeurs : Dominique Burger (INSERM, Association BrailleNet), Jrme Adam (Easylife conseil) Copyright 2008 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

Rsum
Ce guide prsente les volutions significatives de Microsoft Office Word 2007 dans le contexte de laccessibilit. Sur cette base, il dmontre qu'en suivant un certain nombre de rgles il est possible de crer un document accessible et utilisable par tous, notamment par des personnes ayant une incapacit physique ou sensorielle (mobilit restreinte ou ccit, par exemple). .

2008 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

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Sommaire
1 INTRODUCTION ........................................................................................................................1 1.1 OBJECTIFS DE CE GUIDE ....................................................................................................1 1.2 AUDIENCE DE CE GUIDE .....................................................................................................2 1.3 PRINCIPAUX LOGICIELS ILLUSTRES DANS CE GUIDE ..............................................................3 1.4 OPTIONS ET APIS DACCESSIBILITE AU SEIN DE LA PLATEFORME W INDOWS ..........................4 1.5 PROPOS DE CE GUIDE .....................................................................................................6 1.6 ORGANISATION DU GUIDE ...................................................................................................6 QUELQUES EVOLUTIONS SIGNIFICATIVES DE MICROSOFT OFFICE WORD 2007 .........8 2.1 NOUVELLE INTERFACE UTILISATEUR....................................................................................8 2.2 NOUVEAU FORMAT DE FICHIER OUVERT............................................................................ 10 2.3 SUPPORT AMELIORE DES AIDES TECHNIQUES ................................................................... 12 BIEN STRUCTURER UN DOCUMENT .................................................................................. 13 3.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 13 3.2 PROCEDURES................................................................................................................. 14 3.3 VALUATION ................................................................................................................... 17 3.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 19 DONNER UNE ALTERNATIVE AUX ELEMENTS NON TEXTUELS .................................... 21 4.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 21 4.2 PROCEDURES................................................................................................................. 21 4.3 VALUATION ................................................................................................................... 25 4.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 26 UTILISER LES TABLEAUX A BON ESCIENT ...................................................................... 27 5.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 27 5.2 PROCEDURES................................................................................................................. 28 5.3 VALUATION ................................................................................................................... 31 5.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 31 CREER DES AIDES A LA NAVIGATION............................................................................... 33 6.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 33 6.2 PROCEDURES................................................................................................................. 34 6.3 VALUATION ................................................................................................................... 41 6.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 42 CREER DES FORMULAIRES ACCESSIBLES...................................................................... 43 7.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 43 7.2 PROCEDURES................................................................................................................. 43 7.3 VALUATION ................................................................................................................... 50 7.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 50 DONNER DES INFORMATIONS SUPPLEMENTAIRES ....................................................... 52 8.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 52 8.2 PROCEDURES................................................................................................................. 52 8.3 VALUATION ................................................................................................................... 55 8.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 56 UTILISER UNE PRESENTATION APPROPRIEE .................................................................. 57 9.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 57 9.2 PROCEDURES................................................................................................................. 58

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9.3 VALUATION ................................................................................................................... 65 9.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 65 PUBLIER LE DOCUMENT WORD DANS DAUTRES FORMATS ....................................... 66 10.1 PUBLIER AU FORMAT HTML ............................................................................................ 67 10.2 PUBLIER AU FORMAT PDF ............................................................................................... 69 10.3 PUBLIER AU FORMAT DOCUMENT XPS ............................................................................. 72 10.4 PUBLIER AU FORMAT DAISY XML ................................................................................... 75 REMARQUES EN GUISE DE CONCLUSION ........................................................................ 81 POUR ALLER PLUS LOIN ..................................................................................................... 82

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1 Introduction
1.1 Objectifs de ce guide
Un document est accessible s'il peut tre lu et utilis par n'importe quel utilisateur, quel que soit l'outil informatique dont il dispose : cran, synthtiseur vocal, terminal braille, clavier ou dispositif de pointage spcial. Quelques considrations et principes simples doivent tre pris en compte pour que le document soit accessible comme notamment : Structurer le document en sparant le contenu (et les ventuelles donnes XML associes) de la prsentation ; Donner des alternatives textuelles aux lments graphiques ; Faire des tableaux accessibles pour afficher les donnes avec une organisation en facilitant lapprhension avec une aide technique ; Proposer des aides pour faciliter la navigation l'intrieur du document ; Utiliser des couleurs assez contrastes et des polices standards. Le prsent document vise dmontrer qu'en suivant un certain nombre de rgles il est possible de facilement crer un document accessible et utilisable par tous, notamment par des personnes ayant une incapacit physique ou sensorielle (mobilit restreinte ou ccit, par exemple). Au travers des diffrentes thmatiques proposes par le guide, il sagit donc : De mieux comprendre ce qu'est un document accessible ; Dobserver l'impact et l'intrt de l'accessibilit sur des exemples ; Dapprendre crer un document accessible avec Microsoft Office Word 2007 ; Dtre capable de vrifier ses productions ; De savoir valuer l'accessibilit d'un document. Nous avons tout gagner faire de l'accessibilit (numrique) un critre explicite de qualit, la fois parce que cela permet des personnes handicapes ou mobilit rduite daccder facilement linformation, mais aussi parce que madame ou monsieur tout le monde trouvera des contenus accessibles plus conviviaux et plus faciles d'utilisation. De plus en plus de personnes sont concernes. Une simple rflexion sur les perspectives dmographiques (le fameux papy boom ), nous amne songer quune informatique qui soit plus utilisable par tous est une imprieuse ncessit pour des seniors actifs et qui dsirent le rester. En effet les seniors sont de plus en plus adeptes des Technologies de lInformation et de la Communication (TIC en abrg), mais peuvent souffrir davantage que les jeunes gnrations de limitations physiques ou sensorielles. Laccessibilit est un instrument de lutte contre lexclusion des personnes handicapes et des personnes ges.

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Ncessit, laccessibilit numrique garantit non seulement un accs gal tous mais contribue galement la qualit, lergonomie et la facilit dutilisation. Laccessibilit numrique est galement une obligation lgale. Nous pouvons citer ce titre : La rsolution du Parlement Europen sur laccessibilit des sites Web publics et de leur contenus (EP resolution (2002)0325) ; La loi n 2005-1021 pour l'galit des droits et des chances, la participation et la citoyennet des personnes handicapes adopte le 11 fvrier 2005 avec son article 47 : Les services de communication publique en ligne des services de ltat, des collectivits territoriales et des tablissements publics qui en dpendent doivent tre accessibles aux personnes handicapes. L'accessibilit des services de communication publique en ligne concerne l'accs tout type d'information sous forme numrique quels que soient le moyen d'accs, les contenus et le mode de consultation. Les recommandations internationales pour l'accessibilit de l'internet doivent tre appliques pour les services de communication publique en ligne. Ou encore, ladoption par les Nations Unies de la Convention relative aux droits des personnes handicapes 2 le 13 dcembre 2006, signe par 119 pays dont la France ainsi que par la Commission Europenne. Nous vous invitons ce titre consulter le livre blanc LACCESSIBILITE, DE QUOI SAGIT-IL ? 3, de faon mieux apprhender les enjeux de laccessibilit numrique et rflchir sur cet lment essentiel pour lutter contre la fracture numrique. Il pourra aussi se rfrer aux travaux du consortium W3C4 sur laccessibilit numrique, ou ceux de lassociation BrailleNet5 en consultant le site AccessiWeb6. Enfin, le contenu dun mme document lectronique sert de multiples usages ; les plateformes de consultation tant aujourdhui de plus en plus diverses. Si un document produit par le traitement de texte Microsoft Office Word est accessible, il pourra tre non seulement lu par des personnes handicapes avec un afficheur braille ou l'aide d'une synthse vocale par exemple mais galement plus facilement publi sous dautres formats tels quHTML ou encore le format XML DAISY7 (Digital Access Information SYstem). Le traitement de texte est le premier outil de cration de documents lectroniques : cest le premier outil dans la chane ditoriale.

1.2 Audience de ce guide


Ce guide est principalement destin aux trois audiences suivantes : 1. Les personnes qui souhaitent produire des documents Word directement accessibles ; 2. Les personnes qui souhaitent amliorer laccessibilit de documents Word existants ; 3. Les personnes qui souhaitent tester le niveau daccessibilit de documents Word quelles ont dj crs.

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Loi n 2005-102 : http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/UnTexteDeJorf?numjo=SANX0300217L Convention relative aux droits des personnes handicapes : http://www.un.org/french/disabilities/convention/index.shtml

Livre blanc LACCESSIBILITE, DE QUOI SAGIT-IL ? : http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=b7864e09be31-49d4-a608-9907d72e8720&displaylang=fr


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W3C/WAI : http://www.w3.org/WAI/ Association BrailleNet : http://www.braillenet.org/ Site AccessiWeb : http://www.accessiweb.org/ Consortium Daisy : http://www.daisy.org

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1.3 Principaux logiciels illustrs dans ce guide


1.3.1 Microsoft Office Word 2007
Comme le titre lindique, ce guide prend en considration la version 2007 de Microsoft Office Word. Les illustrations donnes respectent la version Microsoft Office Word 2007 en version franaise. Il convient cependant de noter que les considrations abordes dans ce guide restent valables pour les versions prcdentes de Microsoft Office Word. A ce titre, vous pouvez consulter : Le guide en ligne CREER UN DOCUMENT ACCESSIBLE AVEC W ORD 20038 de l'Association BrailleNet9, coditeur de ce guide, La formation en ligne CREER UN DOCUMENT ACCESSIBLE10. Ceci tant dit, et de faon tirer le meilleur profit de ce guide, il est ncessaire de disposer en parallle de Microsoft Office Word 2007 dont une version dvaluation gratuite11 est disponible en tlchargement sur le site Microsoft. Microsoft Office Word 2007 fonctionne sous Microsoft Windows XP Service Pack 2 (SP2), Windows Server 2003 Service Pack 1 (SP1), Windows Vista ou systme d'exploitation ultrieur. Pour de plus amples informations sur la configuration requise, nous vous invitons vous reporter la page CONFIGURATION REQUISE POUR MICROSOFT OFFICE SYSTEM 200712 sur le site Microsoft Office Online.

1.3.2 Freedom Scientific JAWS pour Windows version 8.0.2173


Le logiciel de lecture dcran JAWS (Job Access With Speech) pour Windows de la socit Freedom Scientific13, distribu en France notamment par la socit CECIAA14, est utilis titre dillustration dans le cadre de ce guide. Il permettra deffectuer un certain nombre de vrifications fonctionnelles proposes pour lvaluation de laccessibilit des documents. Dans sa version 8.0.2173, JAWS pour Windows rend disponible le support de Windows Vista en franais. La version 8.0.2173 du logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows15 est tlchargeable depuis le site Web de la socit CECIAA. Lespace de tlchargement dcrit galement les nouvelles fonctionnalits ou les volutions de fonctionnalit introduites par cette version comme notamment la lecture des lignes de tableaux, lindication des types de puces, etc. Une liste de discussion consacre au logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows , version franaise, en loccurrence JFWFR est disponible. Labonnement requiert lenvoi dun simple courriel l'adresse de messagerie jfwfr-abonnement@yahoogroupes.fr.

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Guide en ligne CREER UN DOCUMENT ACCESSIBLE AVEC W ORD 2003 : http://www.braillenet.org/guides/msword2003/ Association BrailleNet : http://www.braillenet.org

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Formation en ligne CREER UN DOCUMENT ACCESSIBLE : HTTP://OFFICE.MICROSOFT.COM/TRAINING/TRAINING.ASPX?ASSETID=RC063800961033


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Version dvaluation Microsoft Office Word 2007 : http://france.trymicrosoftoffice.com/product.aspx?re_ms=oo&family=officestandard&culture=fr-FR


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Configuration requise pour Microsoft Office System 2007 : http://office.microsoft.com/frfr/word/HA101668651036.aspx#19


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Socit Freedom Scientific : http://www.freedomscientific.com Socit CECIAA : http://www.ceciaa.com Version 8.0.2173 du logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows : http://www.ceciaa.com/?cat=supt&page=jaws8

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1.4 Options et APIs daccessibilit au sein de la plateforme Windows


Depuis plus de deux dcennies, Microsoft sest efforc de rendre les ordinateurs accessibles aux personnes handicapes. Pendant toute cette priode, nous avons cout, et appliqu ce que nous avons appris afin dessayer de rendre les ordinateurs plus accessibles et plus utiles au plus grand nombre.

Dune faon gnrale, si votre ordinateur utilise le systme dexploitation Windows, il est possible de dfinir ou de modifier les options d'accessibilit ou dergonomie intgres du systme qui procurent un accs amlior ou alternatif linformation affiche lcran. Les options dergonomie de Windows Vista peuvent tre affiches directement avec la combinaison Touche reprsentant le logo Windows + U. Parmi ces options, beaucoup affectent la manire dont on travaille avec la plupart des logiciels, par exemple, dans le contexte de ce guide, le programme Microsoft Office Word 2007. Ainsi, la fonction touches rmanentes (Sticky Keys en anglais) de Windows est conue pour les personnes qui ont des difficults appuyer sur plusieurs touches en mme temps. Lorsqu'un raccourci de Microsoft Office Word 2007 requiert une combinaison de touches, telle que CTRL + P pour ouvrir la bote de dialogue Imprimer, cette fonction permet d'appuyer sur une seule touche la fois au lieu de les presser simultanment. Nous pourrions citer de la mme faon les fonctions touches filtres (Filter Keys en anglais) pour ignorer certaines frappes clavier, et touches bascules (Toggle Keys en anglais) de faon entendre la frappe des touches VERR.MAJ, VERR.NUM, ou ARR DF. Dautres options comme la loupe, le narrateur, le clavier virtuel, le contraste lev sont proposes par le systme Windows. Par ailleurs, Microsoft travaille troitement au travers du Programme pour les fournisseurs d'outils 16 d'assistance technologique (en abrg MATvp) avec les entreprises qui conoivent et fabriquent les quipements innovants adapts aux diffrents handicaps. Les partenaires fournisseurs de technologies dassistance (en abrg FTA) impliqus disposent dune exp rience dmontre dans la conception, la ralisation, et le support de technologies d'assistance. Ces aides techniques sont trs varies (avec des centaines de produits disponibles) et concernent, par exemple, les dispositifs de zoom, de lecture vocale du n texte, de reconnaissance vocale (dicte vocale) ou bien encore les claviers spcifiques (claviers adapts, claviers virtuels), etc.

Figure . Illustration d'un afficheur braille phmre

Autant de types de technologie dassistance 17 actuellement disponibles sur le march qui permettent tout un large ensemble dutilisateurs de communiquer, de sinformer, de suivre des tudes et de travailler.
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Programme MATvp : http://www.microsoft.com/france/accessibilite/at/atvinfo.aspx Types de technologie dassistance : http://www.microsoft.com/france/accessibilite/at/types.aspx

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Si vous utilisez une aide technique, vous pouvez contacter le fabricant18 pour vous assurer de sa compatibilit avec les produits Microsoft et vous informer sur la manire de la paramtrer pour optimiser la compatibilit. Une aide technique, comme le logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows, est une interface entre un utilisateur et une application, ici Microsoft Office Word 2007, et permet lutilisateur dinteragir avec lapplication. Laide technique se situe donc entre un utilisateur et une application et permet ce dernier de mieux interagir avec lapplication. Laide technique traduit les donnes de lapplication dans un format avec lequel l'utilisateur peut accder et interagir et, en retour, convertit les entres utilisateur dans un format que lapplicati on peut interprter. Pour fonctionner efficacement, les aides techniques doivent tre compatibles avec le systme dexploitation de lordinateur et les applications utiliss sur cette machine. Fort heureusement, les dveloppeurs n'ont pas besoin de comprendre les rouages de chaque aide technique. Les aides techniques sappuient, en effet, sur une base commune ou cadre daccessibilit qui propose un modle objet standard, comme le modle objet de document (en abrg DOM pour Document Object Model en anglais) et/ou un ensemble d'interfaces qui permettent d'exposer des informations smantiques importantes relatives l'interface graphique homme - machine (IHM) du systme dexploitation ou d'une application, mais galement d'utiliser ces informations pour crer des technologies d'assistance. Une telle approche fournit une source unique et fiable d'informations sur l'IHM pour toutes les applications et permet aux dveloppeurs de technologie d'assistance d'crire dans un modle cohrent qui fonctionne avec toutes les applications disposant d'une interface graphique utilisateur. Il sagit dun accs (par programmation) la plupart des lments de lIHM. Ceci permet non seulement de fournir des informations sur chaque lment de l'IHM ainsi que des notifications de changements de statut et des informations smantiques relatives aux comportements des contrles (y compris pour les contrles personnaliss), mais galement de manipuler directement des lments de linterface graphique utilisateur au moyen de classes bien dfinies. Pour faire court, cet accs par programmation permet aux dveloppeurs dcrire du code qui : Permet de naviguer entre les lments de lIHM, Collecte des informations au sujet de lIHM, Interagit avec les lments de lIHM, Reoit des notifications lors des changements de lIHM. Les aides techniques peuvent alors utiliser cette information pour communiquer avec linterface graphique utilisateur sous des formats alternatifs, comme la voix ou le Braille, et des applications de contrle et de commande vocales peuvent manipuler distance linterface graphique utilisateur. Une large varit daides techniques est ainsi construite sur cette base commune. La technologie Microsoft Active Accessibility (en abrg MSAA) dont la premire version remonte 1997 constitue, pour le systme dexploitation Windows, le premier Framework daccessibilit pour communiquer avec une application. Conformment la description prcdente, MSAA constitue un ensemble d'interfaces de programmation (APIs) qui fournit une manire fiable d'exposer et de collecter des informations sur les lments dune IHM Windows comme celle de Microsoft Office Word 2007. Les aides techniques peuvent alors utiliser cette information pour communiquer avec lIHM sous des formats alternatifs, comme la voix de synthse ou le braille, et des applications de contrle et de commandes vocales peuvent manipuler distance lUI.
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18 19

Liste des fabricants : http://www.microsoft.com/france/accessibilite/at/matvplist.aspx

Microsoft MSAA 2.0: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=9b14f6e1-888a-4f1d-b1a1da08ee4077df

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Microsoft User Interface Automation (en abrg UI Automation) constitue le nouveau modle daccessibilit pour Microsoft Windows qui est appel remplacer progressivement MSAA dont la version 2.0 actuelle remonte 2003. Le Framework UI Automation propose un accs programmatique uniforme indpendamment des environnements (.NET, Win32, HTML) sousjacents. Pour de plus amples informations sur les solutions daccessibilit proposes par Microsoft, nous vous invitons consulter le site Microsoft France Accessibilit21.

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1.5 propos de ce guide

Ce guide a t dvelopp en collaboration avec l'Association BrailleNet22 qui regroupe des associations, des personnes morales, des industriels dont les actions visent encourager le dveloppement de laccessibilit numrique pour un meilleur accs des personnes handicapes linformation, lducation et la culture. Ce document reprend pour partie la trame dune premire version d'un guide en ligne23 concernant les prcdentes versions de Microsoft Office Word.

1.6 Organisation du guide


De faon couvrir lensemble des considrations relatives la constitution dun document Word accessible, le prsent document adopte, au-del dune prsentation rapide des volutions de Microsoft Office Word 2007, une organisation selon les thmatiques suivantes, chacune delles tant abordes dans le cadre dune section ponyme : Bien structurer un document (et des donnes); Donner une alternative aux lments non textuels ; Utiliser les tableaux bon escient ; Crer des aides la navigation ; Crer des formulaires accessibles ; Donner des informations supplmentaires (telles que la langue du document, l'auteur, le type de caractres utiliss) ; Utiliser une prsentation approprie. Ces thmatiques sont compltes dans un second temps par les considrations relatives la publication dun document Word dans dautres formats de fichiers. Enfin, des rfrences fournies en annexe permettent de retrouver sur le Web des informations complmentaires. Les exemples illustrs dans ce guide peuvent tre tlchargs depuis le site Microsoft France Accessibilit24. Ces diffrents exemples contenus dans le fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip reprennent, une fois extrait dans un rpertoire
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MICROSOFT UI AUTOMATION : http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/ms747327.aspx Site Microsoft France Accessibilit : http://www.microsoft.com/france/accessibilite Association BrailleNet : http://www.braillenet.org Guide en ligne : http://www.braillenet.org/guides/msword2003/

Page de tlchargement CREER DES DOCUMENTS ACCESSIBLES AVEC MICROSOFT OFFICE W ORD 2007 : http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=CABBA7DA-4E34-4FFC-AC3B596110CF9BC9&displaylang=fr

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dextraction cible, lorganisation du guide, avec un rpertoire spcifique pour chacune des thmatiques prcdentes ; chaque rpertoire pouvant contenir un ou plusieurs fichiers.

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2 Quelques volutions significatives de Microsoft Office Word 2007


Ce chapitre prsente les volutions significatives de Microsoft Office Word 2007 dans le contexte prcis de ce guide. Vous trouverez sur le site Office Online une formation en ligne sur lensemble des apports fonctionnels et avantages de Word 2007 25.

2.1 Nouvelle interface utilisateur


Cette version introduit une nouvelle interface utilisateur conue de faon trouver plus facilement les fonctionnalits appropries pour les diffrentes tches, dcouvrir de nouvelles fonctionnalits et gagner en efficacit. Les menus, les barres d'outils et la plupart des volets Office des versions antrieures de Word sont ainsi remplacs par un mcanisme simple et facile dcouvrir : le ruban. Conu pour faciliter la navigation avec un dispositif de pointage ou au clavier, le ruban comporte des onglets organiss autour de scnarios ou d'objets spcifiques :

Figure . Anatomie du ruban

1. Les onglets sont conus de manire tre axs sur les tches et acclrer la recherche des commandes dans ce cadre. Pour cela, ils ont trait un type d'activit (comme l'criture ou la mise en forme d'une page). De faon viter l'encombrement, certains onglets ne s'affichent que lorsqu'ils sont ncessaires. Par exemple, l'onglet Outils Image apparat uniquement lorsqu'une image est slectionne ; 2. Les groupes (logiques) de chaque onglet divisent une tche en plusieurs sous-tches et organisent ainsi les commandes ; 3. Les boutons de commande de chaque groupe comportent une commande ou affichent un menu de commandes. Avec cette nouvelle approche, le ruban peut comporter du contenu plus complet que les menus et les barres d'outils, notamment des boutons, des galeries et du contenu de bote de dialogue. Ainsi, certains groupes ont une petite flche en diagonale dans le coin infrieur droit appel Lanceur de bote de dialogue . Un clic dessus permet dafficher d'autres options associes au groupe considr. Elles apparaissent dans une bote de dialogue ou un volet Office d'apparence familire par rapport une version prcdente de Word. Si vous matrisez dj l'interface de Word 2003, ses menus et raccourcis, et souhaitez retrouver rapidement les anciennes commandes dans Word 2007, nous vous invitons consulter larticle EMPLACEMENT DES COMMANDES DE W ORD 2003 DANS W ORD 200726 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online.
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Formation en ligne sur lensemble des apports fonctionnels et avantages de Word 2007 : http://office.microsoft.com/frfr/templates/TC102026341036.aspx
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Article EMPLACEMENT DES COMMANDES DE W ORD 2003 DANS WORD 2007 : http://office.microsoft.com/frfr/word/HA100625841036.aspx

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Le ruban propose deux approches de navigation au clavier. Ainsi, la nouvelle fonction touches daccs (KeyTips en anglais) permet de naviguer rapidement et facilement au sein du ruban et daccder toute commande souhaite, sans avoir besoin de mmoriser de touches de raccourci. Deux quatre frappes de touches suffisent pour accder la plupart des commandes. Les touches daccs sont actives en pressant puis en relchant la touche ALT ou F10. Ces touches acclratrices sont affiches au-dessus de chaque fonctionnalit disponible dans l'affichage actif via des badges, et galement disponibles/exposes avec une aide technique par le biais de la technologie MSAA (Cf. section Options et APIs daccessibilit au sein de la plateforme Windows ).

Figure . Touches d'accs et badges associs

Aprs avoir appuy sur ALT ou F10, il convient dappuyer sur la lettre figurant dans le badge audessus de la fonction utiliser/activer : F par exemple pour accder au bouton Microsoft Office Fichier des prcdentes versions de Word ; Ou encore F + I pour afficher les options de Word. Au final, les raccourcis rsultants ncessitent souvent moins de touches presser. Il convient de noter quil demeure possible dutiliser les raccourcis clavier et les acclrateurs des versions prcdentes de Microsoft Office que vous pouvez avoir l'habitude d'utiliser : Les anciens raccourcis ALT + qui permettaient d'accder aux menus et aux commandes des versions prcdentes de Word demeurent disponibles, mais comme les anciens menus ont laiss la place au ruban, aucune indication ne saffiche lcran pour rappeler sur quelles lettres appuyer. Il est donc ncessaire de connatre toutes les touches de chacun des raccourcis pour pouvoir les utiliser. Un message invite continuer la squence pour le raccourci souhait ou appuyer sur la touche ECHAP ; qui remplace le menu

Figure . Ancien raccourci via la touche ALT

Les raccourcis qui commencent par la touche CTRL restent inchangs par rapport aux versions prcdentes de Word et, ce indpendamment de la prsence du ruban. titre d'exemple, citons par exemple les combinaisons CTRL + C pour copier ou CTRL + ALT + 1 pour appliquer le style Titre 1, CTRL + MAJ + N pour le style normal ou encore CTRL + MAJ + L pour le style liste puces. Pour de plus amples informations, nous vous invitons consulter larticle RACCOURCIS CLAVIER POUR MICROSOFT OFFICE WORD27 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online.

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Article RACCOURCIS CLAVIER POUR MICROSOFT OFFICE W ORD : http://office.microsoft.com/fr-fr/word/HP101476261036.aspx

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Il est enfin possible de personnaliser les raccourcis comme dcrit dans l article PERSONNALISER DES RACCOURCIS CLAVIER28 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online. Le ruban prend galement en charge la navigation en 2 dimensions l'aide : Des touches FLCHE GAUCHE ou FLCHE DROITE pour accder aux onglets adjacents du ruban ; De la touche FLCHE HAUT pour activer la mini-barre doutils contextuelle Accs rapide (lorsquun texte est slectionn) ; De la touche FLCHE BAS pour accder longlet actif puis de se dplacer laide des autres touches de direction ; De la touche TAB (ou de la combinaison MAJ + TAB) pour dplacer le focus chaque commande du ruban (en avant ou arrire) au sein dun groupe, avant de passer au groupe suivant ; Et de la touche F6 pour activer successivement le document ouvert, les volets Office ouverts, la barre d'tat en bas de la fentre et le ruban. Pour de plus amples informations, nous vous invitons consulter larticle UTILISER LE CLAVIER AVEC LES PROGRAMMES DE RUBAN29 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online. Une petite formation en ligne30 est galement disponible sur ce mme site Microsoft Office Online. Par ailleurs, nous souhaitons mentionner le composant plug-in Search Commands (en anglais) qui permet dafficher les commandes correspondant votre recherche ; il est alors possible de copier les boutons de commandes dans une barre doutils personnalis. Ce composant est tlchargeable gratuitement depuis le site Microsoft Office Labs31.

2.2 Nouveau format de fichier ouvert


Microsoft Office Word 2007 introduit le support dun nouveau format de fichier amlior et ouvert bas sur la technologie XML (Extensible Markup Language). Ce format de fichier, qui constitue le format par dfaut de Word 2007 pour un document, procure de nombreux avantages ; il : Permet de rduire de faon sensible la taille des documents ; Contribue rduire les risques d'altration des documents et amliore le potentiel de rcupration ; Aide rendre vos documents plus srs. Par ailleurs, ce format de fichier prend en charge de nombreuses autres fonctionnalits32, telles que des quations mathmatiques, des outils graphiques SmartArt, des thmes et des contrles de contenu. Ce format de fichier utilise les extensions de fichier suivantes : .docx pour un document Word standard sans macro ni code ; .dotx pour un modle Word sans macro ni code ; .docm pour un document Word susceptible de contenir des macros ou du code ; .dotm pour un modle Word susceptible de contenir des macros ou du code.
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Article PERSONNALISER DES RACCOURCIS CLAVIER : http://office.microsoft.com/fr-fr/word/HA102117341036.aspx Article UTILISER LE CLAVIER AVEC LES PROGRAMMES DE RUBAN : http://office.microsoft.com/fr-fr/word/HA100919081036.aspx

Formation en ligne sur le ruban de Word 2007 : http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC101562731036


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Composant plug-in SEARCH COMMANDS : http://www.officelabs.com/projects/searchcommands/Pages/default.aspx

Une prsentation de ce nouveau format est disponible sur le site Microsoft France ladresse Internet http://www.microsoft.com/france/office/2007/LivreBlanc.mspx.

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Ce format de fichier correspond au standard international ECMA-376 Office Open XML de lEcma International. Les procdures indiques dans ce guide prennent en considration les caractristiques de ce format. Pour de plus amples informations, la spcification de ce format ouvert33 peut tre tlcharge sur le site de lEcma International. Vous pouvez, ce titre, consulter un premier niveau danalyse (en langue anglaise) ralis par Microsoft sur laccessibilit du format ECMA-376 Office Open XML au regard des directives WCAG (Web Content Accessibility Guidelines)34 1.0 et XAG (XML Accessibility Guidelines)35 de l'initiative pour l'accessibilit du Web (Web Accessibility Initiative) du consortium W3C. Ce document36 est propos en tlchargement sous forme de contribution sur le site OpenXML Developer.org. Depuis le 2 avril 2008, ce format ECMA-376 Office Open XML a donn lieu la norme ISO IS 29500:2008. Les versions prcdentes de Microsoft Office Word peuvent ouvrir, modifier et enregistrer des fichiers dans ce format avec le PACK DE COMPATIBILITE POUR MICROSOFT OFFICE 2000, OFFICE XP OU OFFICE 200337. Il sagit dune conversion de fichiers au cas par cas. Le pack de compatibilit peut galement tre utilis en association avec MICROSOFT OFFICE W ORD VIEWER 2003 pour afficher les fichiers enregistrs dans ce format. Pour plus d'informations sur le pack de compatibilit, vous pouvez consulter larticle 923505 COMMENT FAIRE POUR INSTALLER LE PACK DE COMPATIBILITE MICROSOFT OFFICE DE FAON A POUVOIR OUVRIR ET ENREGISTRER DES FICHIERS A PARTIR DE PROGRAMMES OFFICE 2007 DANS DES VERSIONS ANTERIEURES D'EXCEL, DE POWERPOINT ET DE W ORD38 de la base de connaissances Microsoft.

Microsoft Office 2000, XP, 2003

Format binaire Office 97-2003

Pack de compatibilit

Mode de compatibilit et vrificateur de compatibilit

Format Open XML

Microsoft Office 2007

Figure . Compatibilit avec les anciens formats binaires

Par ailleurs, comme illustr ci-dessus, lorsquun document cr avec une version prcdente de Microsoft Office Word (*.doc) est ouvert dans Word 2007, le mode de compatibilit est activ et la mention Mode de compatibilit apparat dans la barre de titre de la fentre contenant le document. Le mode de compatibilit permet ldition et la sauvegarde des fichiers dans lancien format binaire dOffice 97-2003. Pour de plus amples informations, la spcification du format binaire (*.doc) 39 peut tre tlcharge sur le site de Microsoft.
33 34 35 36

Standard ECMA-376 : http://www.ecma-international.org/publications/standards/Ecma-376.htm Directives WCAG : http://www.w3.org/TR/WAI-WEBCONTENT Directives XAG : http://www.w3.org/TR/xag

Analyse sur laccessibilit des formats Ecma Office Open XML : http://openxmldeveloper.org/archive/2007/07/02/Accessibility_of_Open_XML.aspx
37

PACK DE COMPATIBILITE POUR MICROSOFT OFFICE 2000, OFFICE XP OU OFFICE 2003 : http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=fr&FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466
38

Article 923505 COMMENT FAIRE POUR INSTALLER LE PACK DE COMPATIBILITE MICROSOFT OFFICE DE FAON A POUVOIR OUVRIR ET ENREGISTRER DES FICHIERS A PARTIR DE PROGRAMMES OFFICE 2007 DANS DES VERSIONS ANTERIEURES D'EXCEL, DE POWERPOINT ET DE W ORD : http://support.microsoft.com/kb/923505/fr
39

Spcifications Formats binaires de Microsoft Office 97-2003 : http://www.microsoft.com/interop/docs/OfficeBinaryFormats.mspx

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Si le Mode de compatibilit est activ, aucune nouvelle fonctionnalit ou fonctionnalit amliore dOffice Word 2007 permise notamment par les caractristiques dOffice Open XML n'est disponible pour travailler dans le document. La conversion du document au format Office Open XML par dfaut (*.docx) permet d'accder lensemble des fonctionnalits de Word 2007 . La migration en masse dun fond documentaire constitu de documents Word au format binaire (*.doc) peut tre ralise au travers de lensemble doutils propos par OFFICE MIGRATION PLANNING MANAGER (OMPM en abrg)40 et notamment lutilitaire OFFICE FILE CONVERTER (OFC en abrg) qui permet spcifiquement la conversion par lot au format Office Open XML par dfaut (*.docx) de Word 2007. Si, au contraire, un document au format Office Open XML par dfaut (*.docx) est sauvegard dans lancien format binaire, le vrificateur de compatibilit de Word 2007 liste les donnes qui seront perdues lors de lenregistrement.

2.3 Support amlior des aides techniques


Microsoft Office Word 2007 incorpore un support amlior pour les lecteurs et agrandisseurs d'cran, la reconnaissance vocale, l'affichage de substitution et dautres aides techniques permettant aux personnes atteintes de handicaps et de troubles d'utiliser leur ordinateur. Ce support est rendu possible au travers des APIs MSAA ou UI Automation de la plateforme Windows (Cf. section Options et APIs daccessibilit au sein de la plateforme Windows ). Typiquement, le logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows sappuie sur le jeu dAPIs MSAA. Pour de plus amples informations, nous vous invitons vous reporter larticle FONCTIONNALITES DACCESSIBILITE DANS W ORD41 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online.

40 41

Office Migration Planning Manager : http://go.microsoft.com/fwlink?linkid=75727 Article FONCTIONNALITES DACCESSIBILITE DANS W ORD : http://office.microsoft.com/fr-fr/word/HP101320101036.aspx

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3 Bien structurer un document


3.1 Conseils
Il est primordial que l'organisation hirarchique du document soit bien dfinie. Cela permet au lecteur avec ou sans lassistance dune aide technique, de se faire immdiatement une ide claire de la faon dont le document est construit, de sa logique. Pour un lecteur voyant, la structure du document est mise en vidence par la mise en page et la typographie. Pour des lecteurs utilisant le braille ou la synthse vocale, la structure n'est perceptible que si le texte lectronique contient des balises indiquant o sont les titres, sous-titres, ou autres lments de la structure.

3.1.1 Utiliser les fonctions permettant de hirarchiser le texte


Il est important d'utiliser correctement les fonctionnalits offertes par Word, pour structurer un document. L'avantage de cette pratique est triple : 1. La navigation dans le document est alors possible pour une personne utilisant le braille ou la synthse vocale ; 2. La gestion du style graphique du document sera beaucoup plus facile, ainsi que sa modification/volution ultrieure comme abord dans le chapitre Utiliser une prsentation approprie ; 3. Cette structure pourra tre conserve lorsque le document Word sera converti dans d'autres formats que celui de Word comme abord dans le chapitre Publier le document Word dans dautres formats ;

3.1.2 Paragraphes
Un paragraphe est, par dfinition, une portion de texte comprise entre deux retours la ligne. Il est inutile d'arer les paragraphes successifs l'aide d'un double, voire triple, retour la ligne. La bonne mthode consiste paramtrer l'espacement avant et aprs le texte au travers de la dfinition dun style appropri.

3.1.3 Titres et sous-titres


Word propose diffrentes procdures trs simples pour structurer et hirarchiser un texte. Il est prfrable dintgrer cette dimension au moment o l'on commence crer le document, et non pas aprs coup.

3.1.4 Listes
Si le document contient des numrations, il convient dutiliser sous l'onglet Accueil du ruban Word, dans le groupe Paragraphe, la fonctionnalit de liste puces ou de liste numrote directement accessible depuis les icnes Puces ou Numrotation.

Figure . Commandes du groupe Paragraphe de l'onglet Accueil

Des puces ou des numros aux lignes de texte existantes peuvent ainsi tre trs rapidement ajouts des lignes de texte existantes.

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3.2 Procdures
3.2.1 Utiliser correctement les paragraphes
Dune faon gnrale, il existe deux types de styles : s tyle de paragraphe vs. style de caractres. Un paragraphe peut se dcrire comme tout ce qui est compris entre deux retours chariot (touche ENTRE). Les styles de paragraphe sont utiliss pour dfinir et formater des blocs de texte regroups entre des retours chariot. Les styles de caractres mettent en forme, le cas chant, des mots ou des groupes de mots. Pour mettre en vidence les paragraphes dans la page, slectionner le Lanceur de bote de dialogue du bloc Paragraphe de longlet Accueil. La bote de dialogue Paragraphes permet de dterminer la mise en forme des paragraphes. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur L pour slectionner longlet Accueil puis sur les touches P et G pour ouvrir la bote de dialogue Paragraphes. 3. Prciser les caractristiques du paragraphe. 4. Valider en appuyant sur ENTRE. Lorsquun texte est mis en forme, indpendamment des styles, l'aide des options de mise en forme de longlet Accueil ou via la mini-barre doutils contextuelle Accs rapide (lorsquun texte est slectionn), une mise en forme des caractres est applique.

Figure . Mini-barre Accs rapide

La mise en forme des caractres signifie qu'au dpart, tout texte de la page se voit attribuer le style de paragraphe Normal pour le jeu de style courant. Au fur et mesure que le texte slectionn est mis en forme au sein du document, un ensemble particulier dinstructions de mise en forme est ajout la dfinition Normal. Lors, par exemple, de la conversion dans dautres formats (Cf. chapitre Publier le document Word dans dautres formats ), le texte ainsi format est converti comme un long paragraphe avec une multitude de codes de style pour grer chaque modification de mise en forme spcifique. Ces instructions de mise en forme sont souvent mal interprtes ou interprtes diffremment dans l'ensemble du document. Lutilisation des styles garantit au contraire que la structure est correctement conserve. Un style de paragraphe permet de contrler lalignement, la justification, linterligne, lespacement entre paragraphes, etc. Microsoft Office Word 2007 propose diffrents jeux de styles rapides. Il s'agit de jeux de styles conus pour tre utiliss ensemble et permettant de crer des documents de niveau professionnel attrayants. Ces styles peuvent directement tre activs l'aide des icnes correspondantes du groupe Style de l'onglet Accueil du ruban Word.

Figure . Styles rapides du groupe Style de l'onglet Accueil

Ces styles s'appliquent tout un paragraphe. Pour cela, placer le curseur dans le paragraphe souhait.

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Avec un dispositif de pointage, slectionner le niveau hirarchique dans la liste affiche. Les styles rapides les plus frquemment utiliss apparaissent directement sur le ruban. Si le style souhait nest pas affich, cliquer sur le bouton Autres pour dvelopper la galerie Styles rapides. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur CTRL + MAJ + S pour ouvrir le volet Office Appliquer les styles. 2. Sous Nom de style, taper le nom du style voulu. La liste affiche uniquement les styles utiliss dans le document, mais il est possible de taper le nom de tout autre style dfini pour ce document. La combinaison CTRL + MAJ + N permet dappliquer le style Normal au paragraphe.

3.2.2 Hirarchiser le texte laide des titres


La dfinition de la structure logique dun document suppose la hirarchisation du texte laide de titres et de sous-titres. Une telle dfinition suppose dappliquer, pour les titres et sous-titres, un style de niveau hirarchique. Pour cela, la cration d'un document, avec le modle par dfaut Word propose, pour un jeu de style rapide donn, des styles de niveau hirarchique, Titre, Titre 1, Titre 2, etc. prts l'emploi pour les titres qu'il est possible d'utiliser pour dfinir la structure d'un texte. Lapplication dun style pour formater les titres et les s ous-titres est en tout point similaire la procdure dcrite pour les paragraphes la section prcdente. Lapplication dun style pour les titres appelle les deux remarques suivantes : 1. Il ne faut jamais utiliser les styles de titres des fins de mise en forme uniquement ; 2. La structure logique du document doit primer et tre hirarchique : un titre de niveau 2 doit tre prcd d'un titre de niveau 1, un titre de niveau 3 d'un titre de niveau 2, et ainsi de suite. Il est impratif de ne pas passer dun titre de niveau 2 un titre niveau 4 sous prtexte que le style du titre de niveau 4 vous parait plus appropri cet endroit. En rsum, lapplication dun style pour les titres doit respecter la hirarchie sans sauter de niveau de titre. La combinaison CTRL + MAJ + <niveau> (1, 2, 3) permet de raliser la mme opration avec le clavier. Pour rester dans le domaine des raccourcis, la combinaison ALT + MAJ + FLCHE GAUCHE permet de hausser le niveau de titre (c'est--dire de passer dun titre 2 un titre 1) alors que la combinaison ALT + MAJ + FLCHE DROITE permet inversement dabaisser le niveau du titre (c'est--dire de passer dun titre 1 un titre 2). Au-del de permettre la dfinition dune structure logique pour le document vis --vis de son contenu qui est lobjet central de notre propose, l'utilisation des styles d'un bout l'autre dun document offre galement un bnfice apprciable : permettre des transformations extrmement simplifies. En effet, les styles rapides sont fonctions du thme de document qui est appliqu au document courant. Ce point est dvelopp au chapitre Utiliser une prsentation approprie .

3.2.3 Crer des listes puces ou numros


Il ne faut surtout pas crer de pseudo-listes en insrant des tirets sous forme de signes - ou autres caractres spciaux peu standards dans la mesure o de telles listes ne pourront pas tre lues correctement, ni converties dans d'autres formats (Cf. chapitre Publier le document Word dans dautres formats ). Microsoft Office Word 2007 permet de crer des listes puces ou des listes numrotes de faon automatique, grce aux icnes Puces ou Numrotation dans le groupe Paragraphe sous l'onglet Accueil du ruban Word. On peut aussi utiliser la fonctionnalit de cration automatique en cours de frappe. En effet, si vous commencez un paragraphe par un astrisque ou le chiffre 1. , Word comprend que vous essayez de commencer une liste puces ou une liste numrote. Si vous ne souhaitez pas que le texte soit transform en liste, vous pouvez cliquer sur le bouton Options de correction

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automatique qui s'affiche alors et choisir loption approprie. Pour constituer une liste, procder de la faon suivante : 1. Taper * (astrisque) pour commencer une liste puces ou 1. pour commencer une liste numrote, puis appuyer sur ESPACE ou TAB. 2. Taper le texte voulu. 3. Appuyer sur la touche ENTRE pour ajouter l'lment suivant la liste. Word insre automatiquement le numro ou la puce qui suit. 4. Pour terminer la liste, appuyer deux fois sur ENTRE, ou appuyer sur RETOUR ARRIRE pour supprimer la dernire puce ou le dernier numro de la liste. Une sous-liste peut tre cre lintrieur dune liste via la touche TAB. La squence MAJ + TAB permet de revenir au niveau suprieur. Il est possible dappliquer (ou de crer si ncessaire) des styles de liste. Il convient de noter que, dans sa version 8.0.2173, le logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows peut dsormais lire une liste puces. Si la liste contient des puces avec plusieurs styles de puces diffrentes, JAWS pour Windows annonce leur forme : puce rond plein, puce rond vide, puce toile, et ainsi de suite. L'indication des types de puce est active par dfaut. Pour dsactiver l'indication des types de puce par JAWS pour Windows, procder de la faon suivante : Appuyer sur TOUCHE JAWS + V pour ouvrir la bote de dialogue de verbosit. Appuyer sur les FLCHES de direction pour slectionner l'option Indiquer le type de puce. Appuyer sur la BARRE D'ESPACE pour la dsactiver. Fermer la fentre de verbosit.

3.2.4 Insrer des notes de bas de page et des notes de fin


Microsoft Office Word 2007 permet d'insrer des notes de bas de page et les notes de fin dans le texte ; ces dernires s'utilisent dans les documents pour expliquer, annoter ou fournir des rfrences sur le texte d'un document. Il est, par exemple, possible de recourir des notes de bas de page pour des commentaires dtaills et des notes de fin pour citer des sources. En effet, par dfaut, Word place les notes de bas de page la fin de chaque page et les notes de fin la fin du document. Une note de bas de page ou une note de fin est constitue de deux parties lies, savoir la marque d'appel42 et le texte de la note correspondante. Cette technique est trs facile mettre en uvre et permet de naviguer entre texte et note, facilement, l'aide des aides techniques usuelles. Ces notes sont conserves si on convertit le document dans dautres formats (Cf. chapitre Publier le document Word dans dautres formats ). On utilise pour cela le groupe Notes de bas de page de longlet Rfrences. Procder de la faon suivante : Cliquer l'endroit o l'appel de note doit tre insr. a. Sous l'onglet Rfrences, dans le groupe Notes de bas de page, cliquer sur Insrer une note de bas de page ou Insrer une note de fin.

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Nombre, caractre ou combinaison de caractres qui indique que des informations complmentaires sont contenues dans une note de bas de page ou une note de fin.

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Figure . Commandes du groupe Notes de bas de page de l'onglet Rfrences

-oua. Pour modifier le format des notes de bas de page ou des notes de fin, cliquer sur le Lanceur de bote de dialogue du bloc Notes de bas de page. b. Dans la zone Format, cliquer sur le format souhait. c. Pour utiliser une marque personnalise au lieu d'un format numrique traditionnel, cliquer sur Symbole, en regard de Personnalise puis choisir une marque dans les symboles disponibles.

d. Cliquer sur Insrer. Avec le clavier, procder de la faon suivante : Appuyer sur CTRL + ALT + B pour insrer une note de bas de page. -ouAppuyer sur CTRL + ALT + F pour insrer une note de fin. Lorsque l'option de verbosit Commentaires, notes de bas de page et notes de fin est active, le logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows dans sa version 8.0.2173 permet dsormais de dtecter la prsence de ces lments mme si la commande Dire tout est excute. Pour que JAWS pour Windows annonce le contenu d'une note de bas de page ou d'une note de fin, procder de la faon suivante : 1. Placer le curseur sur une note de bas de page ou sur une rfrence de note de fin. 2. Appuyer sur ALT + MAJ + E. JAWS pour Windows lit alors la rfrence de note de bas de page ou la note de fin.

3.3 valuation
Comme le montre les sections prcdentes, la bonne structuration dun document suppose dviter les points suivants : Fausse structuration logique du document par des fonctions de mise en forme du texte ; Gestion de la mise en page par des espaces ou des retours la ligne ; Cration de listes avec des tirets ou symboles spciaux. Le passage en mode Plan permet de naviguer facilement au sein du document et den vrifier rapidement sa structure hirarchique (logique) et sa cohrence. Le mode Plan est accessible via licne Plan depuis le groupe Affichages document dans longlet Affichage. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur N pour slectionner longlet Affichage puis sur P et L pour le passage en mode Plan. On pourra visualiser le dcoupage en paragraphe en activant les marques de mise en forme lcran comme les marques de paragraphe. Pour afficher les marques de paragraphe, procder de la faon suivante :

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1. Cliquer sur le bouton Microsoft Office

, cliquer sur le bouton Options Word

. La bote de dialogue Options Word. 2. Slectionner Affichage dans la liste des types doptions. 3. Dans le panneau Modifier laffichage du contenu du document lcran et lors de limpression, cocher la case Marques de paragraphes dans la rubrique Toujours afficher ces marques de mise en forme lcran.

Figure . Dfinition des options d'affichage de Microsoft Office Word 2007

4. Cliquer sur le bouton OK. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur F pour cliquer le bouton Microsoft Office puis sur la touche I pour cliquer le bouton Options Word. La bote de dialogue Options Word souvre. 3. Se dplacer avec la touche FLCHE BAS sur loption Affichage. 4. Appuyer sur la squence de touches ALT + M pour cocher la case Marques de paragraphes. 5. Appuyer sur ENTRE pour valider. On vrifiera ensuite la nature des listes en plaant par exemple le curseur sur un lment, lic ne (commande) correspondante dans le groupe Paragraphe de longlet Accueil devant alors tre active.

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Enfin, on vrifiera avec la souris, le bon fonctionnement des appels de notes et du retour au texte d'origine.

3.4 Exemples
Cette section suppose davoir tlcharg au pralable les exemples de ce guide (Cf. section Organisation du guide ). Les exemples proposs pour cette thmatique sont situs dans le dossier 3. Bien structurer un document la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip. Ces exemples prennent comme fil conducteur un document non accessible disponible sur Internet, en loccurrence le rapport LES TELEPHONES MOBILES, LEURS STATIONS DE BASE ET LA SANTE - ETAT DES CONNAISSANCES ET RECOMMANDATIONS43. Le rapport complet teleph_01_01.doc, au format binaire 97-2003 des versions prcdentes de Microsoft Office Word tel quil peut tre tlcharg, a t converti au nouveau format .docx (Cf. section Nouveau format de fichier ouvert ). Ce document sert galement illustrer les thmatiques abordes dans la suite de ce guide. En guise de prambule, nous vous proposons do uvrir le document rsultant teleph_01_01.docx et de passer en mode plan comme explicit auparavant, et de nafficher alors que le niveau 1 puis le niveau 2. Il est alors facile de constater que lusage des styles ne reflte pas du tout la structure du document. De faon vous en convaincre dfinitivement, nous vous proposons prsent di nsrer une table des matires dans ce document. Vous pouvez alors aisment identifier toutes les incohrences. Si vous disposez dune version complte ou dune version dvaluation du logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows (Cf. section Freedom Scientific JAWS pour Windows version 8.0.2173 ), vous pouvez complter cette exploration en lisant lintroduction avec JAWS pour Windows. Vous pouvez alors vous rendre compte comment les sauts de paragraphe utiliss pour le formatage visuel peuvent savrer alors gnants. De faon poursuivre cette exploration, nous vous proposons prsent douvrir le document Extrait teleph_01_01 - Titres et paragraphes.docx, qui, comme son nom lindique contient une srie dextraits du prcdent document choisis pour la circonstance. Ce document contient deux extraits, chacun tant identifi par le terme Illustration x : 1. Lillustration 1 montre que ce document na pas de structure logique cohrente et que la table des matires est construire la main. Par ailleurs, les espacements entre les paragraphes sont crs artificiellement par des sauts de paragraphes. Vous pouvez le vrifier en affichant les marques de paragraphe via les options de Word. 2. Lillustration 2 montre quant elle, lutilisation de listes puce avec des sous -titres sur deux niveaux. On peut remarquer une mauvaise utilisation des styles Titre, une numrotation peu claire, etc. Sur la base des procdures proposes dans cette thmatique, vous pouvez vous essayer corriger ce document ainsi que les ventuels effets de bords que cela peut induire. Vous disposez dune version corrige avec le fichier intitul Extrait_teleph_01_01 Titres et paragraphes aprs.docx. A prsent, nous vous proposons douvrir une autre srie dextraits avec le document Extrait teleph_01_01 - Listes.docx. Comme prcdemment, ce document contient nouveau deux extraits, chacun tant identifi par le terme Illustration x : 1. Lillustration 1 prsente une pseudo liste numrote. Si vous disposez dun logiciel de lecture dcran, vous pouvez vous rendre compte du rendu. Sur la base des procdures prcdentes, vous pouvez vous essayer corriger cette partie.

43

LES TELEPHONES MOBILES, LEURS STATIONS DE BASE ET LA SANTE - ETAT DES CONNAISSANCES ET RECOMMANDATIONS : http://www.sante.gouv.fr/htm/dossiers/telephon_mobil/rapport_zmirou.htm

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2. Lillustration 2 propose une premire liste puces correctement dclare. Par contre, les suivantes sont dclares comme listes numrotes alors quelles sappuient (vi suellement) sur des puces ou nont au contraire aucune puce ou numro. L encore, nhsitez pas corriger cette partie.

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4 Donner une alternative aux lments non textuels


4.1 Conseils
Les lments non textuels peuvent tre des photos, des diagrammes, des cartes, des graphiques (SmartArt), des dessins, des formules mathmatiques, etc. Ces lments ne sont restitus ni vocalement par un synthtiseur de parole, ni en braille, s'ils ne sont pas dcrits. Ces lments doivent donc comporter une description approprie. On parlera d'alternative textuelle ou texte de remplacement. La lgende qui accompagne en gnral l'lment non textuel ne contient pas toujours la mme information que lalternative prcdente, et dune faon gnrale, le texte de remplacement associ llment non textuel ne doit pas rpter la lgende. Dune faon gnrale, il conviendra donc de dcrire au plus juste un lment non textuel en se posant la question de sa signification dans le contexte. Il convient dvaluer prcisment les informations quun lment non textuel vhicule. Cela peut s'avrer dlicat si l'lment est complexe, comme un diagramme, une carte de gographie, ou un camembert statistique. Ces informations sont-elles dj prsentes dans le texte ? Est-ce que llment non textuel amne simplement de la couleur et des images qui ne sont pas essentielles au message transmis par le texte ? Au-del des ces considrations en termes de pertinence de linformation, l 'avantage de cette pratique est triple : 1. Le contenu des lments non textuels devient accessible pour celles ou ceux qui nont pas accs lcran ; 2. Les alternatives textuelles ainsi que les lgendes sont conserves lors de la conversion dans dautres formats. Ainsi, une alternative textuelle se retrouvera dans latt ribut ALT de lillustration lorsque le document sera publi en HTML (Cf. section Publier au format HTML ) ; 3. Cette pratique permet la cl une meilleure gestion : a. Des illustrations en offrant non seulement une possibilit de navigation vers une illustration donne via linsertion dun renvoi mais galement la capacit de constituer une table des illustrations, b. Des formules mathmatiques avec une possibilit de navigation vers une quation donne via linsertion dun renvoi. Nous dveloppons ces lments au chapitre Crer des aides la navigation .

4.2 Procdures
4.2.1 Insrer un graphique SmartArt et utiliser un style rapide SmartArt
Les outils graphiques SmartArt constituent une nouveaut de Word 2007 avec le nouveau format de fichier (*.docx) (Cf. section Nouveau format de fichier ). Ces outils graphiques SmartArt permettent une reprsentation graphique dinformations de faon vhiculer un message ou une ide et proposent de multiples types de graphique : listes, processus, cycles, hirarchies, relations, matrices, et pyramides.

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Pour de plus amples informations sur les graphiques ainsi proposs, nous vous invitons vous reporter larticle DESCRIPTION DES GRAPHIQUES SMARTART44 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online. Au-del des types de graphiques, il est possible dappliquer des styles SmartArt disponibles en fonction du thme du document sous-jacent (Cf. chapitre Utiliser une prsentation approprie ). Un thme est une combinaison de couleurs de thme, de polices de thme et d'effets de thme. Un thme peut tre appliqu un fichier en une seule slection. Pour insrer un graphique SmartArt : 1. Slectionner longlet Insertion et cliquer sur licne SmartArt dans le bloc Illustrations. La bote de dialogue Choisir un graphique SmartArt souvre.

Figure . Types de graphique SmartArt disponibles

2. Slectionner la disposition souhaite dans le volet Office Disposition et cliquer sur OK pour insrer la disposition slectionne. 3. Prciser le texte en procdant de la faon suivante : a. Cliquer dans une forme du graphique SmartArt, puis taper le texte. b. Dans le volet Texte, cliquer sur [Texte], puis taper ou coller votre texte. c. Copier du texte partir d'un autre programme, cliquer sur [Texte], puis coller le texte dans le volet Texte.

Un style SmartArt associe plusieurs effets, tels qu'un style de trait, un relief ou un style 3D. Un tel style peut tre appliqu aux formes contenues dans le graphique SmartArt insr en lui donnant un aspect professionnel et unique. Pour cela : 1. Cliquer sur le graphique SmartArt considr. 2. Sous l'onglet Cration, cliquer sur le style rapide dsir dans le groupe Styles SmartArt. 3. Pour afficher d'autres styles SmartArt, cliquer sur le bouton Autres .

Compte tenu de la richesse fonctionnelle offerte par les graphiques Smart Art et les styles SmartArt associs, nous vous invitons consulter larticle CREER UN GRAPHIQUE SMARTART45 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online.

44 45

Article DESCRIPTION DES GRAPHIQUES SMARTART : http://office.microsoft.com/fr-fr/help/HA100570651036.aspx Article CREER UN GRAPHIQUE SMARTART : http://office.microsoft.com/fr-fr/help/HA012058671036.aspx

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Les graphiques SmartArt permettent de crer des graphiques et des diagrammes complexes sans l'aide d'un dispositif de pointage. Les diffrents raccourcis clavier sont prciss dans larticle RACCOURCIS CLAVIER POUR LES GRAPHIQUES SMARTART46 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online. Par exemple, pour insrer une disposition donne avec le clavier, procder de la faon suivante: 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur S pour slectionner lon glet Insertion, puis M pour ouvrir la bote de dialogue Choisir un graphique SmartArt. 3. Appuyer sur la FLCHE HAUT ou FLCHE BAS pour slectionner le type de graphique souhait. 4. Appuyer sur TAB pour accder au volet Office Disposition. 5. Appuyer sur les touches de direction pour slectionner la disposition souhaite. 6. Appuyer sur ENTRE pour insrer la disposition slectionne. Le volet Texte est une reprsentation hirarchique des informations disponibles dans le graphique SmartArt. Ce volet peut tre utilis directement pour crer et manipuler des formes dans le graphique SmartArt. La plupart des logiciels de synthse vocale indiquent le niveau et la hirarchie des informations dans les formes. Larticle CONSEILS D'ACCESSIBILITE LIES A L'UTILISATION D'UN GRAPHIQUE SMARTART47 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online donne, comme son titre lindique, des conseils pour utiliser les graphiques SmartArt avec le clavier et des aides techniques. Nous vous invitons vivement vous y reporter.

4.2.2 Prciser une alternative textuelle


Pour dcrire en alternative au plus juste la fonction de lillustration (photos, diagrammes, cartes, graphiques (SmartArt), dessins, etc.) dans le contexte o elle se trouve, procder de la faon suivante : 1. Slectionner l'illustration qui doit tre commente, 2. Effectuer un clic droit sur cette illustration, 3. Choisir la fonction Taille ou Format de la forme automatique selon le type de lillustration, la bote de dialogue correspondante souvre. 4. Slectionner l'onglet Texte de remplacement,

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Article RACCOURCIS CLAVIER POUR LES GRAPHIQUES SMARTART : http://office.microsoft.com/frfr/help/HA100571021036.aspx


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Article CONSEILS D'ACCESSIBILITE LIES A L'UTILISATION D'UN GRAPHIQUE SMARTART : http://office.microsoft.com/frfr/help/HA012058671036.aspx

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Figure . Dfinition du texte de remplacement pour une image ou un graphique

5. Dans le champ de saisie Texte de remplacement, taper le contenu du texte de remplacement, 6. Cliquer sur le bouton Fermer.

4.2.3 Complter lalternative textuelle par une lgende


Pour insrer une lgende qui accompagne en gnral l'lment textuel au plus juste la fonction de lillustration dans le contexte o elle se trouve, procder de la faon suivante : 1. Slectionner l'illustration laquelle une lgende doit tre associe. 2. Sous l'onglet Rfrences, dans le groupe Lgendes, cliquer sur Insrer une lgende. 3. Dans la bote de dialogue Lgende, prciser le texte de la lgende sous Lgende. Vrifier galement que : a. Ltiquette est de type Figure comme illustr. b. La position est Sous la slection comme illustr. Ceci est ncessaire pour que la lgende de lillustration soit correctement retranscrite lorsque le document est publi au format DAISY XML (Cf. section Le document Coupon d'invitation Sminaire Word 2007.docx ralis pour le sminaire gratuit propos par lAssociation BrailleNet et Microsoft France en complment de ce guide est utilis comme exemple. Ce document situ dans le dossier 10. Publier le document Word dans d'autres formats la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip. De faon mettre en pratique la procdure prcdente, nous vous proposons de publier ce document au format Document XPS. A lissue de la publication, vous devez obtenir un rsultat similaire au fichier Coupon d'invitation Sminaire Word 2007.xps situ dans le sous-rpertoire intitul XPS. Pour visualiser le rsultat, vous devez disposer du MICROSOFT XPS VIEWER ou du complment MICROSOFT XPS ESSENTIALS PACK qui sont tous deux tlchargeables gratuitement depuis le site Microsoft. Une fois lun de ces lments tlchargs, vous pouvez visualiser le fichier .xps. c. Publier au format DAISY XML ).

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Figure . Dfinition d'une lgende pour une image ou un graphique

4. Cliquer sur OK pour insrer la lgende. Pour insrer une lgende avec le clavier, procder de la faon suivante: 1. Cliquer sur limage ou le graphique (Smart Art). 2. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 3. Appuyer sur pour slectionner longlet Rfrences, puis R pour ouvrir la bote de dialogue Lgende. 4. Prciser le texte de la lgende. 5. Appuyer sur ENTRE pour valider.

4.2.4 Considrer le cas particulier dune formule mathmatique


Pour crire une formule mathmatique, procder comme suit : 1. Cliquer lendroit o la formule mathmatique doit tre crite. 2. Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Symboles, cliquer sur la flche en regard de quation, puis sur Insrer une nouvelle quation.

Figure . Commandes du groupe Symboles de l'onglet Insertion

3. Taper une quation dans lobjet nouvellement cr. 4. Insrer une lgende en respectant les mmes tapes que celles dcrites la section prcdente la seule diffrence prs que ltiquette est de type Equation. Il convient de noter ici, que dans la version courante de Word 2007, il nest pas possible de prciser une alternative textuelle sur une quation. Une approche peut consister remplacer la formule par son image et procder comme pour les illustrations. Pour crire une quation avec le clavier, procder de la faon suivante: 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur S pour slectionner longlet Insertion, puis pour slectionner quations et enfin I pour Insrer une nouvelle quation. 3. Taper une quation dans lobjet nouvellement cr. Pour insrer une formule mathmatique, procder comme suit : 1. Cliquer lendroit o la formule mathmatique doit tre insre.

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2. Dans le groupe Symboles de l'onglet Insertion, cliquer sur la flche situe en regard de quation, puis sur l'quation souhaite dans la galerie des quations.

4.3 valuation
Pour une illustration, lvaluation est possible au travers de trois mthodes : 1. Vrification via longlet Texte de remplacement. Depuis Microsoft Office Word 2007, procder de la faon suivante : a. Reprer dans le document tous les lments non textuels, b. Effectuer un clic droit sur l'lment pour activer la fonction Taille ou Format de la forme automatique selon le type de lillustration, c. Slectionner l'onglet Texte de remplacement, d. Vrifier si le texte de remplacement est prsent et restitue bien l'information fournie par cet lment. Si ce n'est pas le cas, vrifier si la lgende de l'lment non textuel peut suffire. 2. Conversion au format HTML et vrification de la prsence de lattribut ALT (Cf. section Publier au format HTML ) ; 3. Vrification avec un logiciel de lecture dcran du texte prononc ou affich en braille, pour chaque lment non textuel.

4.4 Exemples
Cette section suppose davoir tlcharg au pralable les exemples de ce guide (Cf. section Organisation du guide ). Le premier fichier exemple Extrait teleph_01_01 - Images et graphiques.docx propos pour cette thmatique est situ dans le dossier 4. Donner une alternative aux lments non textuels la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip. Ce document, comme son nom lindique, contient une srie dextraits choisis pour la circonstance du rapport qui nous sert de fil conducteur. Ce document contient deux extraits, chacun tant identifi par le terme Illustration x : 1. Lillustration 1 contient une premire image intgre dans un tableau deux lignes o la seconde ligne est une pseudo lgende qui ne pourra pas tre utilise pour construire une table des illustrations par exemple. Le tableau nest prsent ici qu des fins de prsentation. Si vous disposez dune version complte ou dune version dvaluation du logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows (Cf. section Freedom Scientific JAWS pour Windows version 8.0.2173 ), vous pouvez vous rendre compte de limpact sur la restitution vocale o seule une information de barre oblique est donne. Vous pouvez rechercher limage avec les raccourcis du logiciel de lecture dcran : INSERT + Z pour activer la navigation par raccourci, puis G pour rechercher le graphique. En labsence dalternative, seules les dimensions de limage sont restitues . 2. Lillustration 2, qui correspond la seconde page de ce document, montre, quant elle, lutilisation dun objet graphique intgr dans la page. Aucune alternative textuelle nest disponible. Dans ce contexte, un logiciel de lecture dcran signale simplement champ embed . Cet objet dispose par contre dune lgende. A prsent, considrons le second fichier BrailleNet-article-structure.docx situ dans le mme rpertoire. Dans ce fichier, la photo d'un utilisateur et de son afficheur braille peut tre vue la page 3 dans le chapitre VII la bibliothque Hlne . En effectuant les oprations dcrites cidessus, on voit bien le texte de remplacement de l'image : photo d'un utilisateur sur poste IRIS . Au-dessous de l'image se trouve la lgende. Ces deux informations sont parfaitement lues par un logiciel de lecture d'cran et proposent ainsi une alternative complte lillustration.

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5 Utiliser les tableaux bon escient


5.1 Conseils
Dune faon gnrale, il convient de ne JAMAIS utiliser les tableaux pour effectuer une mise en forme du texte, ou pour le rpartir en plusieurs colonnes. De faon mettre en colonne le texte, il convient au contraire dutiliser la fonction Colonnes sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page (Cf. section Rpartir le texte sur plusieurs colonnes ). Par dfinition, un tableau de donnes est une structure plusieurs dimensions, difficile apprhender pour un lecteur travaillant sur un terminal braille ou avec une synthse vocale. Il convient donc de sinterroger sur la pertinence dun tableau dans le contexte quant linformation vhiculer. Sagit-il de donnes formates ? A deux dimensions ? Le volume de donnes est-il compatible avec ce type de structure pour retranscrire corr ectement linformation ? Si en dfinitive, un tableau de donnes savre la meilleure approche pour restituer linformation , il est ncessaire de respecter quelques rgles simples, pour que le tableau soit accessible ou tout simplement comprhensible : Utiliser la fonction Insrer un tableau du bloc Tableau de longlet Insertion et NON PAS la fonction Dessiner un tableau de ce mme bloc ; Crer un tableau uniforme de faon offrir une capacit identifier chaque cellule et sa signification dans le contexte ; Donner un titre aux lignes et aux colonnes ; viter d'imbriquer des tableaux les uns dans les autres et, un degr moindre, de fusionner des cellules ; viter de couper les lignes ; Ne pas inclure de cellules vides. Si une donne manque, la remplacer par une mention explicite ; Ne pas utiliser des lignes blanches, ou des espaces pour arer le tableau, mais crer l'espace requis, grce aux fonctions de formatage ; Ne pas inclure dillustrations au sein dun tableau ; Si cela est possible, organiser les donnes en plusieurs tableaux simples, plutt qu'un seul tableau complexe48 (mme le lecteur voyant vous en sera reconnaissant !) ; Fournir une description gnrale ou d'ensemble du tableau sous forme dune lgende. Lobservation de ces quelques rgles simples procure les avantages suivants : 1. Des structures de donnes plus claires pour tous les utilisateurs ; 2. Une meilleure identification du contenu d'un tableau et de facto, une meilleure exploitation par une aide technique ; 3. Et enfin, vis--vis de la prsence dune lgende, une meilleure gestion des tableaux aussi bien en termes de navigation vers un tableau donn donne via linsertion dun renvoi que de constitution dune table des illustrations (tableaux) . Nous dveloppons ces lments au chapitre Crer des aides la navigation .

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Il est possible d'insrer un tableau dans un autre tableau pour crer un tableau plus complexe.

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5.2 Procdures
5.2.1 Crer un tableau uniforme
Microsoft Office Word 2007 propose un certain nombre de tableaux pr-formats (fonction Tableaux rapides). Il est galement possible de slectionner le nombre de lignes et de colonnes souhait. Il est possible d'insrer un tableau dans un document ou dans un autre tableau pour crer un tableau plus complexe Comme mentionn ci-avant, il convient dutiliser utiliser la fonction Insrer un tableau du bloc Tableau de longlet Insertion et NON PAS la fonction Dessiner un tableau de ce mme bloc. Pour insrer un tableau, procder de la faon suivante : 1. Cliquer l'emplacement o insrer un tableau. 2. Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Tableaux, cliquer sur Tableau. 3. Slectionner avec la souris le nombre de lignes et de colonnes souhait ou cliquer sur Insrer un tableau Dans le premier cas, le tableau correspondant saffiche au fur et mesure de la slection. Une fois le bouton gauche de la souris relch, le tableau est insr. Dans le second cas, la bote de dialogue Insrer un tableau souvre. a. Prciser le nombre de colonnes souhait dans le champ ponyme ainsi que le nombre de lignes souhait dans le champ ponyme. b. Cliquer sur OK pour valider.

Figure . Insertion d'un tableau

Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Placer le curseur l'emplacement o insrer un tableau. 2. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 3. Appuyer sur S puis sur B. 4. Utiliser les FLCHES de direction pour slectionner le nombre de lignes et de colonnes souhait ou appuyer sur I pour Insrer un tableau Dans le premier cas, le tableau correspond saffiche au fur et mesure de la slection. Appuyer sur ENTRE pour insrer le tableau. Dans le second cas, la bote de dialogue Insrer un tableau souvre.

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a. Prciser le nombre de colonnes souhait puis appuyer sur TAB et prciser le nombre de lignes souhait. b. Appuyer sur ENTRE pour valider.

5.2.2 Donner un titre aux lignes et aux colonnes d'un tableau


Bien qu'il ne soit pas possible sous Word de crer spcifiquement des en-ttes de lignes ou de colonnes comme on le ferait en HTML, il est possible de prciser la ou les lignes den -tte par le biais de loption Rpter les lignes d'en-tte. Ceci amne les bnfices suivants : Pour un tableau trs long, le titre ainsi dfini se rpte sur chaque page. Word rpte automatiquement les titres dun tableau sur chaque nouvelle page conscutive un saut de page automatique. Il ne rpte par contre pas les titres si un saut de page manuel est insr dans le tableau. Il convient donc de ne pas forcer un saut de page au niveau d'une ligne de tableau spcifique (CTRL + ENTRE) ; Des balises sont alors ajoutes permettant une meilleure restitution par les lecteurs d'cran. Pour cela, procder de la faon suivante : 1. Slectionner la ou les lignes de titres. La slection doit inclure la premire ligne du tableau. 2. Sous Outils de tableau, sous l'onglet Disposition, dans le groupe Donnes, cliquer sur Rpter les lignes d'en-tte. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Placer le curseur dans le tableau considr. 2. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 3. Appuyer sur J et D pour Disposition Outils de tableau puis sur P pour Rpter les lignes d'en-tte.

5.2.3 Empcher la coupure des lignes dans un tableau


Par dfaut, si un saut de page se produit l'intrieur d'une longue ligne, Word autorise la division de la ligne entre les deux pages. Pour empcher une ligne de tableau de passer sur une autre page, procder de la faon suivante : 1. Cliquer dans le tableau considr. 2. Sous Outils de tableau, cliquer sur l'onglet Disposition. 3. Dans le groupe Tableau, cliquer sur Proprits, puis sur l'onglet Ligne. 4. Dsactiver la case cocher Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Placer le curseur dans le tableau considr. 2. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 3. Appuyer sur J et D pour Disposition Outils de tableau puis sur O. La bote de dialogue Proprits du tableau souvre. 4. Appuyer sur ALT + L pour slectionner longlet Ligne. 5. Appuyer sur ALT + U pour dsactiver la case cocher Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages. 6. Appuyer sur ENTRE pour valider.

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5.2.4 Utiliser les fonctions de formatage proposes


La dfinition des marges d'une cellule permet de crer un espace autour d'une cellule sans tre oblig d'insrer des lignes vides, ou des espaces. Pour configurer les marges d'une cellule, procder de la faon suivante : 1. Slectionner la cellule. 2. Sous Outils de tableau, cliquer sur l'onglet Disposition. 3. Dans le groupe Tableau, cliquer sur Proprits, puis sur l'onglet Cellule. 4. Cliquer sur le bouton Options Dans les options de cette bote de dialogue, toutes les marges des cellules ou d'une cellule pralablement slectionnes peuvent tre dfinies. 5. Aprs avoir saisi les paramtres des diffrentes marges des cellules, cliquer sur le bouton OK pour valider. 6. Cliquer de nouveau le bouton OK pour sortir de la bote de dialogue des proprits. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Placer le curseur dans le tableau considr. 2. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaitre les touches daccs. 3. Appuyer sur J et D pour Disposition Outils de tableau puis sur O. La bote de dialogue Proprits du tableau souvre. 4. Appuyer sur ALT + E pour slectionner longlet Cellule. 5. Appuyer sur ALT + O pour accder aux options. 6. Aprs avoir saisi les paramtres des diffrentes marges des cellules, appuyer sur ENTRE pour valider. 7. Appuyer nouveau sur ENTRE pour sortir de la bote de dialogue des proprits.

5.2.5 Insrer une lgende de tableau


Pour insrer une lgende qui accompagne en gnral l'lment textuel au plus juste la fonction de lillustration dans le contexte o elle se trouve, procder de la faon suivante : 1. Cliquer dans le tableau considr. 2. Sous l'onglet Rfrences, dans le groupe Lgendes, cliquer sur Insrer une lgende. 3. Dans la bote de dialogue Lgende, prciser le texte de la lgende sous Lgende. Vrifier galement que : a. Ltiquette est de type Tableau comme illustr. b. La position est Au-dessus de la slection comme illustr. Ceci est ncessaire pour que la lgende de tableau soit correctement retranscrite lorsque le document est publi au format DAISY XML (Cf. section Le document Coupon d'invitation Sminaire Word 2007.docx ralis pour le sminaire gratuit propos par lAssociation BrailleNet et Microsoft France en complment de ce guide est utilis comme exemple. Ce document situ dans le dossier 10. Publier le document Word dans d'autres formats la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip. De faon mettre en pratique la procdure prcdente, nous vous proposons de publier ce document au format Document XPS. A lissue de la publication, vous devez obtenir un rsultat similaire au fichier Coupon d'invitation Sminaire Word 2007.xps situ dans le sous-rpertoire intitul XPS. Pour visualiser le rsultat, vous devez disposer du MICROSOFT XPS VIEWER ou du complment MICROSOFT XPS ESSENTIALS PACK qui sont tous deux tlchargeables gratuitement depuis le site Microsoft. Une fois lun de ces lments tlchargs, vous pouvez visualiser le fichier .xps.

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c.

Publier au format DAISY XML ).

Figure . Dfinition d'une lgende pour un tableau

4. Cliquer sur OK pour insrer la lgende. Pour insrer une lgende avec le clavier, procder de la faon suivante: 1. Placer le curseur dans le tableau considr. 2. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 3. Appuyer sur pour slectionner longlet Rfrences, puis R pour ouvrir la bote de dialogue Lgende. 4. Prciser le texte de la lgende. 5. Appuyer sur ENTRE pour valider.

5.3 valuation
Un tableau respectant les explications donnes dans la section Procdures peut tre parfaitement lu par une aide technique. Nanmoins, il peut rester quelques lments amliorer pour qu'il soit compltement accessible. En effet, en fonction de la complexit du tableau, il peut savrer ncessaire de diviser ce tableau en plusieurs tableaux distincts, pour ne pas donner trop d'informations la fois. De mme, il sera peut-tre ncessaire de rflchir une adaptation du tableau pour qu'il soit correctement lu par une personne ne voyant pas l'cran dans sa totalit. Si le logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows est utilis pour lvaluation du tableau, il convient de noter que, dans la version 8.0.2173, les combinaisons de touches suivantes peuvent tre utilises dans les tableaux Word : Dire la ligne suivante : Touche reprsentant le logo Windows Dire la ligne prcdente : Touche reprsentant le logo Windows Dire la ligne en cours : Touche reprsentant le logo Windows Dire la ligne en cours : Touche reprsentant le logo Windows Dire la colonne en cours : Touche reprsentant le logo Windows Dire la colonne suivante : Touche reprsentant le logo Windows + FLCHE BAS ; + FLCHE HAUT ; +5; + POINT VIRGULE ; + DEUX POINTS ; + FLCHE DROITE ; + FLCHE

Dire la colonne prcdente : Touche reprsentant le logo Windows GAUCHE.

Selon la configuration du niveau de verbosit de JAWS pour Windows, les enttes sont annoncs ou non. JAWS pour Windows annonce galement si la combinaison de touches est entre la premire ou la dernire range du tableau.

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5.4 Exemples
Cette section suppose davoir tlcharg au pralable les exemples de ce gu ide (Cf. section Organisation du guide ). Les exemples proposs pour cette thmatique sont situs dans le dossier 5. Utiliser les tableaux bon escient, situ la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip. Dans un premier temps, nous vous proposons douvrir le document Tableau_complexe.docx qui contient deux tableaux, chacun tant identifi par le terme Illustration x : 1. Lillustration 1 contient un premier tableau complexe non uniforme qui n'inclut aucune option de structure. Ce dernier prsente plusieurs types d'informations dans une mme cellule et possde des titres sur plusieurs colonnes. Si vous disposez dune version complte ou dune version dvaluation du logic iel de lecture dcran JAWS pour Windows (Cf. section Freedom Scientific JAWS pour Windows version 8.0.2173 ), vous pouvez vous rendre compte du rendu en lisant la premire ligne du tableau jusqu linformation 1989 (qui est la quatrime ligne ! compte tenu des cellules fusionnes/imbrique). Utilisez la combinaison de touches Touche reprsentant le logo Windows + ; (point virgule) pour lire la ligne du tableau. 2. Lillustration 2 propose quant elle, une tentative de rparation du premier tableau : chaque cellule, ainsi que son contenu sont mieux dfinis ; une seule information est donne dans chaque cellule. Un logiciel de lecture dcran est alors mme de restituer pour chaque cellule lue lentte de colonne. Ceci montre la ncessit de rflchir une adaptation du tableau pour qu'il soit correctement lu par une personne ne voyant pas l'cran. Pour reprendre notre fil conducteur des thmatiques, nous vous proposons prsent douvrir le document Extrait teleph_01_01 Tableaux.docx. Ce fichier propose trois illustrations ou clairages : 1. Lillustration 1 contient un tableau qui rpte manuellement son entte. Comme le texte est amput, un second entte apparat au milieu du tableau au lieu dtre en haut dune page. Sur la base des procdures proposes dans cette thmatique, vous pouvez vous essayer corriger ce tableau. 2. Lillustration 2 intgre un tableau noffre pas forcment un dcoupage trs clair entre les types dtude et les domaines (cancer vs. non-cancer). 3. Enfin, lillustration 3 propose un tableau clair.

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6 Crer des aides la navigation


6.1 Conseils
Un document structur, comme l'explique le chapitre Bien structurer un document , facilite la lecture et la navigation, puisqu'il permet de se dplacer rapidement l'intrieur du document. Il sagit notamment de : Tirer parti de la sparation du contenu et de sa mise en forme pour se dplacer plus rapidement dans le document et ce, pour lensemble des utilisateurs; Gnrer automatiquement la table des matires du document partir de sa structure. Si dautres lments sont dcrits lors de la conception du document en tirant ainsi profit des fonctionnalits de Word 2007, dautres bnfices en termes de navigation sont offerts comme : Faire rfrence une ressource dans le document ou une ressource externe ; Permettre daller une rfrence et de revenir dans le texte (historique de navigation) ; Gnrer automatiquement la table des illustrations prsentes au sein du document sur la base des lgendes (figure) spcifies ; Gnrer automatiquement la table des tableaux prsents au sein du document sur la base des lgendes (tableau) spcifies ; Gnrer automatiquement une bibliographie en fonction des citations prsentes au sein du document. Dans le contexte plus prcis de laccessibilit, il convient enfin de noter que tous lments de navigation qui viennent complter la structure du document sont : Identifis par les aides techniques, Exports lorsque le document est publi dans dautres formats (Cf. chapitre Publier le document Word dans dautres formats ).

6.1.1 Signets
Un signet peut tre utilis pour identifier un emplacement ou une slection de texte que vous comptez nommer et identifier des fins ultrieures. Par exemple, vous pouvez utiliser un signet pour identifier du texte rviser ultrieurement. Au lieu de faire dfiler le document pour retrouver le texte, vous pouvez y accder directement l'aide de la bote de dialogue Signet. Il est galement possible dajouter des renvois de catgorie Signet aux signets. Par exemple, aprs avoir insr un signet dans un document, vous pouvez y faire rfrence partir d'autres endroits dans le texte en crant des renvois au signet. Cette fonctionnalit permet la navigation entre ces lments.

6.1.2 Citations
Une citation permet de rfrencer dans le document une source spcifique, et de prciser les informations associes. Les styles de bibliographie permettent de citer les sources de manire cohrente dans le document Word 2007 fournit alors le format appropri la citation considre. Les citations permettent la constitution automatique dune bibliogr aphie.

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6.1.3 Lgendes
Comme dcrit prcdemment, les lgendes permettent de complter une alternative textuelle dans le cas dune illustration ou de donner une description gnrale dans le cas dune formule mathmatique ou dun tableau. Au-del de cette premire fonction, les lgendes reprsentent des rfrences au sein dun document au mme titre quun signet abord ci-dessus ou quune note de bas de page ou de fin abord prcdemment dans le cadre de la bonne structuration dun document. Il est alors possible dajouter des renvois de catgorie figure dans le cas dune illustration, de catgorie quation dans le cas dune formule mathmatique, et de catgorie tableau dans le cas dun tableau. Par ailleurs, la prsence de lgendes pour des illustrations et des tableaux autorise la gnration de table(s) des illustrations.

6.1.4 Liens
Bien qu'un document cr avec Microsoft Office Word 2007 ne soit pas destin tre lu avec un navigateur Web, il peut comporter des liens navigables. Ces liens sont attachs des mots ou fragments du texte et permettent d'aller vers d'autres parties du document, ou mme de sortir du document, lorsque ce sont des liens Web de type http://www.siteweb.org. L'utilisation de liens permet de crer des fonctionnalits intressantes pour la circulation au sein du document. la lecture du document, sous Microsoft Office Word 2007, l'URL du lien est signale lorsque la souris passe sur le texte correspondant.

Figure . Lien hypertexte dans un texte

Si le document contient des liens, ceux ci doivent tre clairs et concis. En d'autres termes, le texte auquel ils sont attachs doit clairement indiquer la destination de ces liens. Il est recommand que la longueur du texte utilis pour crer un lien n'excde pas 80 caractres.

6.1.5 Renvois
Comme mentionn ci-dessus, les renvois permettent de faire rfrence partir dautres endroits dans le texte des titres, des notes de bas de page, des notes de fin, des signets, et des lgendes. Cette fonctionnalit permet la navigation entre le renvoi et la rfrence considre.

6.2 Procdures
6.2.1 Naviguer dans un document structur
Si la structure hirarchique du document est spare de son contenu, le lecteur d'un document Word peut naviguer rapidement dans la liste de ses titres grce diverses fonctionnalits de l'diteur de texte. La fonction Explorateur de documents fournit une aide essentielle pour naviguer dans le document. Elle permet en effet de visualiser sur le mme cran la structure et le contenu du document. Cette fonction est accessible via la case cocher ponyme depuis le groupe Afficher/Masquer de longlet Affichage. Une fois activ, un volet Office souvre gauche.

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Figure . Navigation dans un document structur

Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur N pour Affichage puis V et M pour Explorateur de documents. Un clic sur l'un des titres affichs au sein de la structure/hirarchie du document dans le volet Office gauche de l'cran permet d'aller directement au contenu du paragraphe suivant ce titre. Cette fonctionnalit peut tre pour visualiser si le document est structur correctement mme si on lui prfrera pour cela le mode Plan. Comme abord prcdemment, le passage en mode Plan permet de vrifier rapidement la structure et la cohrence (Cf. section valuation ). Le mode Plan permet galement la navigation dans le document. Au-del des fonctions de navigation prcdentes, il est important de dterminer en premier lieu comment se prsente le document, sa (bonne) structuration en constituant la pierre angulaire. Si le logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows est utilis, il convient de noter que, dans la version 8.0.2173, les combinaisons de touches suivantes peuvent tre utilises pour : Prciser la position (ligne et colonne) du curseur : touches INSER + SUPPR ; Lire la barre dtat : touches INSER + PAGE SUIVANTE ; Dcrire le document : touches INSER + F1 (fermeture par la touche ECHAP) ; Dcrire le style courant : touches INSER + F ; Prciser la couleur de la police et du fond : touches INSER + 5 ;

6.2.2 Crer un signet


Pour insrer un signet dans un document Word, procder de la faon suivante : 1. Slectionner le texte qui doit contenir le signet,

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2. Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Liens, cliquer sur la fonction Signet qui donne accs la bote de dialogue Signet, 3. Saisir le nom du signet et valider grce au bouton Ajouter. Si les liens sont crs de cette faon, ils seront conservs lors de l'enregistrement dans un format (Cf. chapitre Publier le document Word dans dautres formats ). Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur S pour slectionner longlet Insertion puis sur les touches S et T pour ouvrir la bote de dialogue Signet. 3. Saisir le nom du signet. 4. Appuyer sur ENTRE pour valider.

6.2.3 Crer une citation


Pour insrer une citation dans un document Word, procder de la faon suivante : 1. Cliquer l'endroit o la citation doit tre insre. 2. Sous l'onglet Rfrences, dans le groupe Citations et bibliographie, cliquer sur Insrer une citation.

Figure . Commandes du groupe Citations et bibliographie de l'onglet Rfrences

3.

Effectuer l'une des oprations suivantes : a. Si la citation fait rfrence une source qui n'est pas encore prsente dans la liste de sources, cliquer sur Ajouter une nouvelle source et taper les informations de la source dans la bote de dialogue Crer une source. La nouvelle source est ajoute la liste principale et la liste de sources actuelle, puis la citation est insre dans le document. -oub. Si la citation fait rfrence une source qui se trouve dj dans la liste de sources dj active, cliquer simplement sur la source.

4. Pour prciser une information complmentaire comme le numro de page vis--vis de la citation, slectionner la citation, cliquer avec le bouton droit sur la slection et cliquer sur Modifier la citation. Prciser le ou les numros de page pour la citation considre et cliquer sur OK.

Figure . Ajout d'un numro de page pour la citation

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Si vous ne disposez pas de toutes les informations sur une source ncessaires pour crer une citation complte, vous pouvez utiliser une citation d'espace rserv et complter les informations sur cette source ultrieurement. Les citations d'espace rserv n'apparaissent pas dans la bibliographie (Cf. section Insrer une bibliographie ). La cration dune citation d'espace rserv suppose de slectionner ltape 3 prcdente Ajouter un nouvel espace rserv Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Cliquer l'endroit o la citation doit tre insre. 2. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 3. Appuyer sur pour slectionner longlet Rfrences, puis sur la touche S pour insrer une citation. 4. Effectuer l'une des oprations suivantes : a. Si la citation fait rfrence une source qui n'est pas encore prsente dans la liste de sources, appuyer sur la touche S pour Ajouter une nouvelle source et taper les informations de la source dans la bote de dialogue Crer une source. Appuyer sur ENTRE pour valider. La nouvelle source est ajoute la liste principale et la liste de sources actuelle, puis la citation est insre dans le document. -oub. Si la citation fait rfrence une source qui se trouve dj dans la liste de sources dj active, slectionner laide des touches FLCHE HAUT et FLCHE BAS la source et appuyer sur ENTRE pour valider. 5. Pour prciser une information complmentaire comme le numro de page vis--vis de la citation, slectionner la citation, appuyer avec la touche MENU CONTEXTUEL situe la droite de la barre d'espace puis sur F et ENTRE. Prciser le ou les numros de page pour la citation considre et appuyer sur ENTRE pour valider.

6.2.4 Crer une lgende


Comme abord prcdemment, une lgende peut accompagner des lments non textuels et des tableaux. La procdure suivre pour crer une lgende a t dcrite dans ce cadre : Cf. sections Complter lalternative textuelle par une lgende et Insrer une lgende de tableau .

6.2.5 Crer un lien explicite


Pour insrer un lien dans un document, procder de la faon suivante : 1. Slectionner le texte qui doit tre en lien. 2. Cliquer droit et slectionner la fonction Lien hypertexte. Cette fonction est galement accessible depuis l'onglet Insertion du ruban Word, dans le groupe Liens, via licne Lien hypertexte.

Figure . Commandes du groupe Liens de l'onglet Insertion

3. Saisir l'adresse du lien (URL). 4. Cliquer sur le bouton OK. De faon ce que ladresse du lien soit consultable dans le cas dun document imprim, nous conseillons linsertion dune note de bas de page reprenant le texte du lien accompagn de ladresse du lien (Cf. section Insrer des notes de bas de page et des notes de fin ). Word

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2007 propose par dfaut des liens hypertextes automatiques lorsquune URL est prcise (lien cliquable). Dans le cas de linsertion de cette note, il est prfrable de dsactiver ce lien en tapant la squence de touches CTRL + Z immdiatement aprs avoir tap l'adresse. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Slectionner le texte qui doit tre en lien. 2. Appuyer sur la touche MENU CONTEXTUEL, puis sur la touche L pour insrer un lien. On peut aussi utiliser la squence de touches CTRL + K en lieu et place. 3. Saisir l'adresse du lien (URL). 4. Appuyer sur ENTRE pour valider.

6.2.6 Crer un renvoi


Pour insrer un renvoi dans un document, procder de la faon suivante : 1. Positionner le curseur l'endroit o le lien doit tre insr. 2. Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Liens, cliquer sur Renvoi.

Figure . Commandes du groupe Liens de l'onglet Insertion

3. Dans la bote de dialogue Renvoi, slectionner la catgorie de renvoi, la rfrence souhaite et le type de renvoi insrer vis--vis de la rfrence considre. 4. Cliquer sur le bouton Insrer. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Positionner le curseur l'endroit o le lien doit tre insr. 2. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 3. Appuyer sur S pour slectionner longlet Insertion, puis sur la touche V pour insrer un renvoi. 4. Prciser les paramtres du renvoi. 5. Appuyer sur ENTRE pour valider.

6.2.7 Insrer une table des matires


Pour crer une table des matires partir des styles dfinis dans le document, procder de la faon suivante : 1. Positionner le curseur l'endroit o la table des matires doit tre insre, gnralement en dbut de document. 2. Sous l'onglet Rfrences, dans le groupe Table des matires, cliquer sur Table des matires, puis cliquer sur Insrer une table des matires... (ou cliquer sur lun des styles prdfinis).

Figure . Commandes du groupe Table des matires de l'onglet Rfrences

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La bote de dialogue Table des matires souvre. Cette dernire permet de personnaliser l'affichage des numros, leur position, les caractres de suite constituant l'aspect gnral de la table des matires.

Figure . Insertion d'une table des matires

1. Prciser dans la liste Afficher les niveaux les niveaux de titres qui seront affichs dans la table des matires. Par dfaut, le niveau de titres est fix 3, mais ce nombre peut tre modifi en saisissant le niveau souhait. 2. Confirmer les choix par OK. Microsoft Office Word 2007 insre alors une table des matires rcapitulant les parties et paragraphes qui ont t dfinis dans des styles avec des liens vers ces parties et leurs numros de page. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Positionner le curseur l'endroit o la table des matires doit tre insre, gnralement en dbut de document. 2. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 3. Appuyer sur puis sur et enfin sur la touche I (ou slectionner lun des styles prdfinis). La bote de dialogue Table des matires souvre. 4. Appuyer sur ALT + V pour placer le focus au niveau de la liste Afficher les niveaux et appuyer sur FLCHE HAUT et FLCHE BAS pour prciser les niveaux de titres qui seront affichs dans la table des matires. 5. Appuyer sur ENTRE pour insrer la table ainsi dfinie. Si des modifications doivent tre faites dans le document, ne pas oublier de mettre jour l'ensemble de la table des matires. Pour cela : 1. Se positionner sur l'une des entres de la table des matires. 2. Effectuer un clic droit et choisir Mettre jour les champs. 3. Dans la bote de dialogue Mettre jour la table des matires, slectionner Mettre jour toute la table. Sinon, les numros de page risquent de ne pas tre actualiss. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Se positionner sur l'une des entres de la table des matires.

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2. Appuyer sur F9. 3. Appuyer sur ALT + T puis ENTRE.

6.2.8 Insrer une table des illustrations


Pour crer une table des illustrations sur la base des lgendes ajoutes en regard des illustrations (Cf. section Complter lalternative textuelle par une lgende ), procder de la faon suivante : 1. Positionner le curseur l'endroit o la table des illustrations doit tre insre, gnralement la fin du document. 2. Sous l'onglet Rfrences, dans le groupe Lgendes, cliquer sur Insrer une table des illustrations. La bote de dialogue Table des illustrations souvre. Cette dernire permet de personnaliser l'affichage des numros, leur position, les caractres de suite constituant l'aspect gnral de la table des matires.

Figure . Insertion d'une table des illustrations

3. Prciser les paramtres de la table et notamment dans la liste Lgende : Figure pour insrer une table de lensemble des illustrations (photos, diagrammes, cartes, graphiques (SmartArt), dessins, etc.), Equation pour insrer une table de lensemble des formules mathmatiques, Tableau pour insrer une table de lensemble des tableaux. 4. Confirmer les choix par OK. Microsoft Office Word 2007 insre alors une table des illustrations rcapitulant les lments souhaits. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur puis sur G. La bote de dialogue Table des illustrations souvre. 3. Prciser les paramtres de la table.

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4. Appuyer sur ENTRE pour insrer la table ainsi dfinie. La mise jour dune table des illustrations est similaire celle dune table des matires (Cf. section prcdente).

6.2.9 Insrer une bibliographie


Une bibliographie peut tre cre tout moment aprs avoir insr une ou plusieurs sources dans un document. Word 2007 fournit le style de bibliographie associ lors de linsertion dune bibliographie partir des sources cites. Pour insrer une bibliographie, procder de la faon suivante : 1. Positionner le curseur l'emplacement o insrer une bibliographie, gnralement la fin du document. 2. Sous l'onglet Rfrences, dans le groupe Citations et bibliographie, cliquer sur Bibliographie.

Figure . Commandes du groupe Citations et bibliographie de l'onglet Rfrences

3. Slectionner un format prdfini de bibliographie pour insrer la bibliographie dans le document. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur puis sur P. La bote de dialogue Table des illustrations souvre. 3. Slectionner avec les touches FLCHE HAUT et FLCHE BAS un format prdfini de bibliographie pour insrer la bibliographie dans le document. 4. Appuyer sur ENTRE pour valider.

6.3 valuation
Vrifier la cohrence de la table des matires est une faon de vrifier la structure du document. Il sagit dun aperu visuel synthtique (en fonction du niveau de titre choisi) d e la structure du document. Il convient de vrifier ventuellement sa fonctionnalit avec les aides techniques. Diverses mthodes peuvent tre utilises pour valuer les liens : Microsoft Office Word 2007 propose un style par dfaut pour signaler la prsence de liens textuels (en gnral bleu et soulign49). Il est donc facile d'en vrifier la pertinence et fonctionnalit, visuellement avec l'aide de la souris, par exemple. Dans le cas de liens internes, on vrifiera la cohrence des possibilits de naviguer dans le document. On peut aussi effectuer ces vrifications fonctionnelles avec un logiciel de lecture d'cran comme le logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows (Cf. section Principaux logiciels illustrs dans ce guide ). Avec le logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows , afficher la liste des liens en appuyant simultanment sur la squence de touches TOUCHE JAWS + F7. Ceci tant dit, pour valuer la navigation dune faon gnrale, une approche peut consister cliquer sur les liens et renvois de faon naviguer vers les lments rfrencs, et utiliser ensuite ALT et les touches FLCHE GAUCHE et FLCHE DROITE pour se dplacer dans lhistorique de navigation.
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Fonction du jeu de styles.

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6.4 Exemples
Cette section suppose davoir tlcharg au pralable les exemples de ce guide (Cf. section Organisation du guide ). Les exemples proposs pour cette thmatique sont situs dans le dossier 6. Crer des aides la navigation la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip. De faon continuer avec notre rapport fil conducteur, nous vous proposons de r-ouvrir le document Extrait teleph_01_01 - Titres et paragraphes aprs.docx. Vous pouvez cliquer sur la section III Analyse du rapport NRPB : Exposure to radio waves near mobile phone base stations NRPB-R 321 dans le sommaire de faon naviguer vers la section III dans le corps du texte. De faon mettre en pratique les procdures prcdentes, nous vous proposons de raliser les oprations suivantes : 1. Insrer au dbut de la section III.1 un renvoi vers la section II Radiofrquences et sant : lments de physique et de biologie avec linformation ci-dessus . 2. Cliquer sur le renvoi et utiliser les fonctions dhistorique de navigation via les touches ALT + FLECHE GAUCHE pour revenir la section III.1. 3. A prsent, dplacer la section II la fin du document. 4. Revenir au renvoi et mettre jour les champs via les touches F11 (dplacement de champ champ du renvoi) et F9 (mise jour dun champ). Nous vous invitons maintenant ouvrir le document Extrait teleph_01_01 - Citations et bibliographie.docx. Ce document intgre des rfrences bibliographiques ainsi quune table de synthse de ces rfrences construite manuellement. Sur la base des procdures proposes dans cette thmatique, vous pouvez vous essayer remplacer les rfrences CE 1996 (confrence) et MUIRHEAD 1989 (ouvrage) avec des citations/sources et insrer une bibliographie sur cette base. Intgrer un renvoi sur la bibliographie. Vous disposez dune version corrige avec le fichier intitul Extrait_teleph_01_01 Citations et bibliographie aprs.docx.

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7 Crer des formulaires accessibles


7.1 Conseils
Pour qu'un formulaire soit accessible, plusieurs rgles doivent tre respectes : Les champs du formulaire doivent tre ditables ; Les champs du formulaire doivent avoir une description pour que l'utilisateur d'un logiciel de lecture dcran puisse savoir quoi correspond chaque champ ; Un ordre de tabulation doit tre prdfini pour que l'utilisateur puisse naviguer d'un champ l'autre dans un ordre logique ; Les regroupements logiques des champs dans un formulaire doivent tre signals clairement. Un formulaire accessible permet non seulement un accs au formulaire pour la lecture et lcriture pour une personne ayant un handicap mais donne surtout la possibilit tous de remplir ledit formulaire sans trop de manipulations.

7.2 Procdures
Microsoft Office Word 2007 offre une nouvelle approche de la constitution de formulaires au travers de lutilisation des contrles de contenu. Cette approche permet une intgration pousse avec le systme informatique dune entreprise. Les contrles de contenu sont des contrles individuels (texte enrichi, texte, liste droulante, zone de liste droulante, etc.) destination des formulaires ainsi qu tout autre type de document. Ces contrles offrent trois types de vue/prsentation distinctes : 1. Visualisation lorsque le contrle nest pas slectionn, 2. Slection lorsque le contrle a le focus, 3. Edition lorsque le contrle a le focus et quune action est entreprise vis--vis de celui-ci. et permettent un mappage et une maintenance bidirectionnelle des donnes personnalises stockes au format XML au sein mme du document Word (*.docx). Un utilitaire comme le Word 2007 Content Control Toolkit50 permet la configuration de ce mappage sur la base de schmas XML personnaliss. Ainsi, les contrles de contenu permettent la fois de mettre jour les donnes et d'afficher des donnes actualises. Le document offrant une sparation stricte entre la prsentation (affichage des donnes) et les donnes, ces donnes peuvent tre ds lors injectes dans le document ou extraites du document de faon globale, le document Word devenant un frontal d'utilisation de donnes au travers du formulaire affich. Ceci permet une intgration aise avec des processus mtier. Une telle utilisation des possibilits introduites par ces contrles sort du cadre du prsent guide. Ce dernier se limite aux considrations propres laccessibilit. Lapproche propose par Word 2007 au travers de la notion de formulaires hrits pour des formulaires en mode compatibilit Word 2003 est galement aborde.

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Word 2007 Content Control Toolkit : http://www.codeplex.com/dbe

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7.2.1 Configurer Word pour crer des formulaires


Pour crer un formulaire accessible, il est tout d'abord ncessaire de disposer de longlet Dveloppeur. Si cet onglet nest pas prsent dans le ruban, il doit tre activ de la faon suivante : 1. Cliquer sur le bouton Microsoft Office , cliquer sur le bouton Options Word

. La bote de dialogue Options Word. 2. Slectionner Standard dans la liste des types doptions. 3. Dans le panneau Modifier les options les plus courantes de Word, cocher la case Afficher longlet Dveloppeur dans le ruban dans la rubrique Options courantes utiliser avec Word. 4. Cliquer sur le bouton OK. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur F pour cliquer le bouton Microsoft Office puis sur la touche I pour cliquer le bouton Options Word. La bote de dialogue Options Word souvre. 3. Appuyer sur la squence de touches ALT + D pour cocher la case Afficher longlet Dveloppeur dans le ruban. 4. Appuyer sur ENTRE pour valider.

7.2.2 Activer le mode cration


Sous l'onglet Dveloppeur, dans le groupe Contrles, cliquer sur Mode Cration.

Figure . Commandes du groupe Contrles de l'onglet Dveloppeur

Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur C pour slectionner longlet Dveloppeur puis sur les touches D et M pour activer le Mode Cration.

7.2.3 Crer un formulaire avec les contrles de contenu


Pour constituer le formulaire et avant de le rendre, proprement parler, accessible, il convient de commencer par en esquisser une prsentation : crire et mettre en forme tout le texte se rattachant au formulaire : titre du formulaire, questions, explications. Il sera alors possible dy ajouter des contrles de contenu, d'autres lments graphiques (Cf. chapitre Donner une alternative aux lments non textuels ) et des tableaux (Cf. chapitre Utiliser les tableaux bon escient ).

7.2.3.1 Ajouter des contrles de contenu au formulaire


Les contrles de contenu sont des contrles individuels (texte enrichi, texte, liste droulante, zone de liste droulante, etc.) destination des formulaires. Par exemple, de nombreux formulaires en ligne sont conus avec une liste droulante proposant l'utilisateur un jeu restreint de choix. Les contrles de contenu peuvent offrir des instructions l'utilisateur et peuvent tre configurs de telle sorte qu'ils disparaissent lorsque l'utilisateur y tape son propre texte.

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Positionner le curseur lemplacement o un contrle doit tre plac et effectuer lune des oprations suivantes. Insrer un contrle de texte Pour crer une zone d'dition dans laquelle l'utilisateur peut saisir un texte, sous l'onglet Dveloppeur, dans le groupe Contrles, cliquer sur le contrle Texte enrichi ou Texte . Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur C pour slectionner longlet Dveloppeur puis sur la touche N pour le contrle Texte enrichi ou sur la touche E pour le contrle Texte . 3. Une zone d'dition apparat lendroit o tait positionn le curseur. Insrer une liste droulante Pour qu'une liste droulante soit accessible, procder de la faon suivante : 1. Sous l'onglet Dveloppeur, dans le groupe Contrles, cliquer sur le contrle Liste droulante . 2. Slectionner le contrle de contenu et dans l'onglet Dveloppeur, dans le groupe Contrles, cliquer sur Proprits. 3. Pour crer une liste de choix, sous Proprits de la liste droulante, cliquer sur Ajouter.

Figure . Dfinition des proprits du contrle de contenu

4. Taper un choix dans la zone Nom complet comme Oui, Non ou Peut-tre, et prciser le cas chant une valeur comme 2, 1 ou 0. Cliquer sur OK pour valider llment de la liste. 5. Rpter cette tape jusqu' ce que tous les choix figurent dans la liste droulante. 6. Cliquer sur OK pour valider. Avec le clavier, procder de la faon suivante :

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1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur C pour slectionner longlet Dveloppeur puis sur la touche O pour slectionner le contrle Liste droulante . 3. Une zone d'dition apparat lendroit o tait positionn le curseur. 4. Appuyer sur ALT ou F10, puis C pour slectionner longlet Dveloppeur puis sur la touche pour afficher les Proprits. 5. Appuyer sur ALT + A. 6. Taper un choix dans la zone Nom complet comme Oui, Non ou Peut-tre, et prciser le cas chant une valeur comme 2, 1 ou 0. Appuyer sur ENTRE pour valider. 7. Rpter cette tape jusqu' ce que tous les choix figurent dans la liste droulante 8. Appuyer sur ENTRE pour valider.

7.2.3.2 Rendre accessibles les contrles de contenu du formulaire


Le fait de rendre accessibles les contrles de contenu insrs dans le formulaire suppose de prciser un titre et un texte dinstructions de l'espace rserv adapts pour les contrles de contenu. Ces lments facilitent lapprhension et l'utilisation du formulaire. Pour chaque contrle, procder de la faon suivante : 1. Cliquer sur le contrle de texte dont vous voulez modifier le texte d'instructions de l'espace rserv. 2. Modifier le texte d'instructions de l'espace rserv et le mettre en forme comme souhait. 3. Cliquer avec le bouton droit sur le contrle de contenu. 4. Cliquer sur Proprits. 5. Prciser un titre dans le champ Titre. 6. Dans le cas dun contrle de texte, activer la case cocher Supprimer le contrle du contenu lorsque les contenus sont modifis de faon ce que les instructions seffacent lorsqu'un utilisateur tape son propre texte dans un contrle de texte ou de texte enrichi. 7. Cliquer sur OK pour valider. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Placer le curseur sur le contrle de texte dont vous voulez modifier le texte d'instructions de l'espace rserv. 2. Modifier le texte d'instructions de l'espace rserv et le mettre en forme comme souhait. 3. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 4. Appuyer sur C pour slectionner longlet Dveloppeur puis sur la touche pour les Proprits. 5. Appuyer sur ALT + T pour prciser un titre. 6. Dans le cas dun contrle de texte, appuyer sur ALT + U pour activer la case coche r Supprimer le contrle du contenu lorsque les contenus sont modifis de faon ce que les instructions seffacent lorsqu'un utilisateur effectue une slection dans la liste. 7. Appuyer sur ENTRE pour valider.

7.2.4 Crer un formulaire en mode compatibilit Word 2003


Comme prcdemment, pour constituer le formulaire et avant de le rendre, proprement parler, accessible, il convient de commencer par en esquisser une prsentation : crire et mettre en forme tout le texte se rattachant au formulaire : titre du formulaire, questions, explications.

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Il sera alors possible dy ajouter des contrles, d'autres lments graphiques (Cf. chapitre Donner une alternative aux lments non textuels ) et des tableaux (Cf. chapitre Utiliser les tableaux bon escient ).

7.2.4.1 Ajouter des champs au formulaire


Les champs sont des contrles individuels (zone ddition, case cocher, liste droulante, etc.) destination des formulaires. Par exemple, de nombreux formulaires en ligne sont conus avec une liste droulante proposant l'utilisateur un jeu restreint de choix. Positionner le curseur lemplacement o un champ doit tre plac et effectuer lune des oprations suivantes. Insrer une zone ddition Pour crer une zone ddition, procder de la faon suivante : 1. Sous l'onglet Dveloppeur, dans le groupe Contrles, cliquer sur Outils hrits 2. Sous Formulaires hrits, cliquer sur le champ Zone ddition apparat l'endroit o tait positionn le curseur. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur C pour slectionner longlet Dveloppeur puis sur la touche U pour slectionner Outils hrits et enfin sur ENTRE pour valider le champ Zone ddition qui a le focus. Une zone d'dition apparat lendroit o tait positionn le curseur. Insrer une case cocher Pour crer une case cocher par l'utilisateur, procder de la faon suivante : 1. Sous l'onglet Dveloppeur, dans le groupe Contrles, cliquer sur Outils hrits 2. Sous Formulaires hrits, cliquer sur le champ Case cocher . . .

. Une zone ddition

3. Si la case cocher comporte un arrire-plan gris, cliquer sur Outils hrits dans le groupe Contrles, puis cliquer sur Trame de fond pour supprimer la trame grise. 4. Une case cocher apparat l'endroit o tait positionn le curseur. Taper le texte de cette case cocher. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur C pour slectionner longlet Dveloppeur puis sur la touche U pour slectionner Outils hrits et enfin sur la touche H pour le champ Case cocher . 3. Une case cocher apparat l'endroit o tait positionn le curseur. Taper le texte de cette case cocher. Insrer une liste droulante Pour crer une liste droulante, procder de la faon suivante : 1. Sous l'onglet Dveloppeur, dans le groupe Contrles, cliquer sur Outils hrits 2. Sous Formulaires hrits, cliquer sur le champ Liste droulante apparat l'endroit o tait positionn le curseur. .

. Une liste droulante

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Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur C pour slectionner longlet Dveloppeur puis sur la touche U pour slectionner Outils hrits et puis sur Z pour le champ Liste droulante et enfin sur ENTRE pour valider la slection. Une liste droulante apparat l'endroit o tait positionn le curseur.

7.2.4.2 Rendre accessibles les contrles hrits du formulaire


Pour chaque champ du formulaire, procder de la faon suivante : 1. Cliquer avec le bouton droit sur le champ et slectionner Proprits. La bote de dialogue Options du champ souvre. 2. Cliquer sur le bouton Texte daide La bote de dialogue Texte daide des champs de formulaire saffiche.

Figure . Dfinition d'une aide pour le champ de formulaire

3. Dans longlet Barre dtat, slectionner Crez votre propre texte et prciser le texte d'aide qui sera lu par une aide technique comme le logiciel de lectur e dcran JAWS pour Windows. Nous recommandons de prciser le nom du champ d'dition considr du formulaire et, si besoin, tout dtail indispensable, tel que 5 caractres maximum par exemple. Le texte d'aide est limit une longueur maximum de 138 caractres. 4. Slectionner longlet Touche Aide (F1). 5. Slectionner Crez votre propre texte et prciser le mme texte d'aide que prcdemment. Ce texte est affich lorsque l'utilisateur appuie sur la touche F1. Le texte d'aide est limit une longueur maximum de 138 caractres. 6. Cliquer sur OK pour valider le texte d'aide. 7. Cliquer sur OK pour enregistrer toutes les proprits du champ. Dans le cas dune zone ddition, le champ Texte par dfaut permet de prciser un texte par dfaut insrer dans la zone ddition. Il n'est pas ncessaire de remplir ce champ, car cela obligerait l'utilisateur effacer le contenu du champ pour entrer sa saisie.

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Figure . Dfinition des options d'une zone d'dition

Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur la touche MENU CONTEXTUEL puis P pour Proprits et enfin ENTRE pour valider. La bote de dialogue Options du champ souvre. 2. Appuyer sur ALT + A. La bote de dialogue Texte daide des champs de formulaire saffiche. 3. Appuyer sur ALT + B pour slectionner longlet Barre dtat. 4. Appuyer sur ALT + C pour slectionner Crez votre propre texte et prciser le texte d'aide. 5. Appuyer sur ALT + T pour slectionner longlet Touche Aide (F1). 6. Appuyer sur ALT + C pour slectionner Crez votre propre texte et prciser le texte d'aide. 7. Appuyer sur TAB pour placer le focus sur le bouton OK. 8. Appuyer sur ENTRE pour valider le texte d'aide. 9. Appuyer sur ENTRE pour enregistrer toutes les proprits du champ.

7.2.5 Dsactiver le mode cration


Le mode cration est une bascule. Il suffit deffectuer la mme opration que celle dcrite la section Activer le mode cration pour teindre ce mode.

7.2.6 Enregistrer le formulaire


Une fois que le formulaire a t cr, il est possible de le protger pour viter que la personne qui remplira ce formulaire modifie les textes explicatifs.

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Pour protger par exemple lensemble du formulaire, procder de la faon suivante : 1. Sous l'onglet Dveloppeur, dans le groupe Protger, cliquer sur Protger le document, puis sur Restreindre la mise en forme et la modification. 2. Dans le volet Office Protection du document, dans Restrictions de modifications, activer la case cocher Autoriser uniquement ce type de modifications dans le document. 3. Dans la liste de restrictions de modification, slectionner Remplissage de formulaires. 4. Dans Activation de la protection, cliquer sur Activer la protection. Si le formulaire, l'un de ses champs ou un texte explicatif doit tre modifi, il est possible de supprimer la protection du formulaire en cliquant de nouveau sur le bouton Protger le document.

7.3 valuation
Deux approches dvaluation sont possibles : 1. Pour chaque champ de formulaire, si un texte d'instructions ou un texte daide est disponible, il est alors possible de dterminer si ce texte est explicite ou non dans le contexte : a. Pour un formulaire (Word 2007) avec des contrles de contenus, un texte dinstructions est prcis en lieu et place du contrle. Lorsquun utilisateur tape son propre texte dans un contrle de texte ou de texte enrichi, ou slectionne un lment dans la liste propose pour un contrle de type liste droulante, les instructions seffacent et laissent la place la valeur spcifie. b. Pour un formulaire en mode compatibilit Word 2003, le texte daide apparat dans la barre d'tat. Si le texte d'aide a aussi t assign la touche F1, il apparat lorsque l'on appuie sur cette touche. Il suffit d'appuyer sur la touche ENTRE pour revenir sur le champ de saisie ou tout autre lment du formulaire. 2. Parcourir le formulaire avec la touche de tabulation en se servant d'un logiciel de lecture dcran. Vrifier si les textes d'aide sont indiqus par le logiciel de lecture dcran. Pour une meilleure lisibilit du formulaire, il faut veiller ce que le mode d'affichage du formulaire soit impression ou normal . Il convient galement de sassurer de ne plus tre en mode cration lorsqu'on lit ce formulaire avec un logiciel de lecture dcran.

7.4 Exemples
Cette section suppose davoir tlcharg au pralable les exemples de ce guide (Cf. section Organisation du guide ). Les exemples proposs pour cette thmatique sont situs dans le dossier 7. Crer des formulaires accessibles la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip. Le document Formulaire_non_access.docx prsente un formulaire peu accessible. Si vous disposez dune version complte ou dune version dvaluation du logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows (Cf. section Freedom Scientific JAWS pour Windows version 8.0.2173 ), vous pouvez vous rendre compte du rendu : Il nest pas possible d'identifier les champs du formulaire et leur fonction. Le document Formulaire_accessible.docx prsente le mme formulaire rendu accessible en appliquant les procdures prcdentes. Il est dsormais possible de naviguer d'un champ de formulaire l'autre via la touche TAB et couter ou lire sur la barre d'tat les explications sur chaque champ. De plus, il est possible d'appuyer sur la touche F1 pour lire ce mme texte d'aide.

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Enfin, le document Questionnaire satisfaction.docx correspond au formulaire dvaluation accessible ralis pour le sminaire gratuit propos par lAssociation Braille Net et Microsoft France en complment du guide.

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8 Donner des informations supplmentaires


8.1 Conseils
Les proprits de document, galement appeles mtadonnes51, sont des informations relatives un fichier qui le dcrivent ou l'identifient. Elles comprennent des informations comme le titre, le nom de l'auteur, l'objet et les mots cls identifiant les rubriques ou le contenu du document. En remplissant les champs des proprits de document de manire pertinente, vous facilitez le classement et l'identification ultrieurs de vos documents. Vous pouvez galement rechercher vos documents partir de leurs proprits. Le format Open XML des documents Word 2007 supporte l'ensemble des lments de mtadonnes Dublin Core52 (norme internationale 15836:2003) qui traitent de la description de ressources informatiques. Les proprits de document sont galement conserves (voire exploites) lorsque le document est publi dans un autre format (Cf. chapitre Publier le document Word dans dautres formats ). Ainsi, par exemple, lors de la publication du document Word au format HTML, des renseignements essentiels pour la page HTML produite comme le titre, l'auteur, ou les mots-clefs, etc. sont alors dfinis automatiquement sur la base des proprits corolaires du document. Par ailleurs, certaines informations sont ncessaires pour qu'un texte soit lu correctement par une synthse vocale, ou l'aide d'un afficheur braille. En particulier, il faut que la langue utilise soit connue. Il convient de noter que Microsoft Office Word 2007 insre automatiquement lors de la frappe du texte la langue du texte approprie. L'indication de la langue d'un document et de tout changement de langue dans ce mme document permet Word 2007 d'effectuer les corrections orthographiques et grammaticales du texte dans la langue approprie. Enfin, lors de la conversion du document dans d'autres formats, ces informations sur les changements de langue peuvent tre exportes. Les informations de langues sont galement conserves lors de la publication du document dans dautres formats.

8.2 Procdures
8.2.1 Renseigner les proprits du document
Pour renseigner les proprits standards, comme l'auteur, le titre, l'objet et les mots-cls : 1. Cliquer sur le bouton Microsoft Office , puis pointer Prparer, puis sur Proprits. Le panneau Informations sur le document souvre. 2. Renseigner les proprits du document. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur F pour cliquer le bouton Microsoft Office puis sur pour pointer sur Prparer et sur P pour Proprits. Le panneau Informations sur le document souvre. 3. Renseigner les proprits du document.
51

Donnes dcrivant d'autres donnes. Par exemple, les mots d'un document sont des donnes et le nombre de mots est un exemple de mtadonnes.
52

Site Dublin Core : http://dublincore.org

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8.2.2 Activer de multiples langues ddition


En gnral, le meilleur moyen de grer la liste des langues actives consiste activer ou dsactiver les dispositions de clavier dans Windows, plutt que d'utiliser l'onglet Langues d'dition de la bote de dialogue Paramtres de langues de Microsoft Office 2007.

Figure . Dfinition des paramtres de langues de Word 2007

Chaque fois quune disposition de clavier est active ou dsactive, ce changement est immdiatement rpercut dans la liste Langues d'dition actives. Word prend ainsi en charge automatiquement la cration et la modification de texte dans toute langue accepte et active dans Microsoft Windows. Il active automatiquement toutes les fonctionnalits spciales disponibles pour la langue concerne. Pour plus d'informations sur l'activation et la dsactivation des dispositions de clavier, nous invitons ce dernier consulter larticle ACTIVER DANS W INDOWS LA PRISE EN CHARGE DE LA FRAPPE DE TEXTE DANS UNE AUTRE LANGUE53 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online. Pour vrifier si Word est activ pour travailler sur du texte dans une autre langue : 1. Cliquer sur le bouton Microsoft Office , puis cliquer sur le bouton Options Word

. La bote de dialogue Options Word. 2. Slectionner Standard dans la liste des types doptions. 3. Dans le panneau Modifier les options les plus courantes de Word, cliquer sur le bouton Paramtres linguistiques dans la rubrique Personnaliser votre copie de Microsoft Office. La bote de dialogue Paramtres de langues de Microsoft Office 2007 souvre. 4. Cliquer sur l'onglet Langues d'dition. Il convient alors de sassurer que toutes les langues ncessaires sont rpertories dans la liste Langues d'dition actives. 5. Cliquer sur le bouton OK pour fermer la bote de dialogue Paramtres de langues de Microsoft Office 2007. 6. Cliquer nouveau sur OK pour fermer la bote de dialogue Options Word.
53

Article ACTIVER DANS WINDOWS LA PRISE EN CHARGE DE LA FRAPPE DE TEXTE DANS UNE AUTRE LANGUE : http://office.microsoft.com/fr-fr/help/HP100295481036.aspx

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53

Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur F pour cliquer le bouton Microsoft Office puis sur la touche I pour cliquer le bouton Options Word. La bote de dialogue Options Word souvre. 3. Appuyer sur la squence de touches ALT + P pour ouvrir la bote de dialogue Paramtres de langues de Microsoft Office 2007. 4. Appuyer sur ALT + L pour slectionner longlet Langues d'dition. 5. Appuyer sur ENTRE pour fermer la bote de dialogue Paramtres de langues de Microsoft Office 2007. 6. Appuyer sur TAB puis ENTRE pour fermer la bote de dialogue Options Word.

8.2.3 Dfinir la langue principale ddition d'un document


En gnral, la langue d'un nouveau document Word est la langue par dfaut, moins que l'utilisateur ne spcifie une autre langue. Si le logiciel Microsoft Office Word 2007 est en franais, ds qu'un nouveau document sera cr, la langue du document sera le franais. Si le document rdig doit tre en anglais, procder de la faon suivante pour en attribuer la langue principale ddition : 1. Cliquer sur le bouton Microsoft Office , puis cliquer sur le bouton Options Word

. La bote de dialogue Options Word. 2. Slectionner Standard dans la liste des types doptions. 3. Dans le panneau Modifier les options les plus courantes de Word, cliquer sur le bouton Paramtres linguistiques dans la rubrique Personnaliser votre copie de Microsoft Office. La bote de dialogue Paramtres de langues de Microsoft Office 2007 souvre. 4. Cliquer sur l'onglet Langues d'dition. 5. Slectionner, par exemple Anglais (Etats Unis) dans la liste droulante Dfinissez votre langue ddition par dfaut. 6. Cliquer sur le bouton OK pour fermer la bote de dialogue Paramtres de langues de Microsoft Office 2007. 7. Cliquer nouveau sur OK pour fermer la bote de dialogue Options Word. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur F pour cliquer le bouton Microsoft Office puis sur la touche I pour cliquer le bouton Options Word. La bote de dialogue Options Word souvre. 3. Appuyer sur la squence de touches ALT + P pour ouvrir la bote de dialogue Paramtres de langues de Microsoft Office 2007. 4. Appuyer sur ALT + L pour slectionner longlet Langues d'dition. 5. Appuyer sur ALT + I pour slectionner la liste droulante Dfinissez votre langue ddition par dfaut. 6. Appuyer sur FLCHE HAUT ou FLCHE BAS pour prciser la langue, par exemple Anglais (Etats Unis) . 7. Appuyer sur ENTRE pour fermer la bote de dialogue Paramtres de langues de Microsoft Office 2007. 8. Appuyer sur TAB puis ENTRE pour fermer la bote de dialogue Options Word.

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8.2.4 Dfinir la langue pour une section du texte


Si la langue ddition correspondante est active, Word est mme de dtecter automatiquement la langue pour une section du texte donne. Pour attribuer manuellement une langue une section du texte, procder de la faon suivante : 1. Slectionner le texte correspondant. 2. Sous l'onglet Rvision, dans le groupe Vrification, cliquer sur Dfinir la langue. La bote de dialogue Langues souvre.

Figure . Dfinition de la langue d'un texte

3. Slectionner la langue puis cliquer sur le bouton OK pour valider. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Slectionner le texte correspondant. 2. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 3. Appuyer sur R et D. La bote de dialogue Langues souvre. 4. Appuyer sur FLCHE HAUT ou FLCHE BAS pour prciser la langue 5. Appuyer sur ENTRE pour fermer la bote de dialogue. Note : Pour que les corrections de l'orthographe et de la grammaire puissent se faire, il est ncessaire que les composants des dictionnaires dans les langues utilises soient installs. Se reporter au manuel d'utilisation de Microsoft Office Word 2007 pour plus de dtails.

8.3 valuation
Les proprits de document peuvent tre consultes une fois le document ouvert mais galement vrifies une fois celui-ci ferm depuis lExplorateur de Windows. Pour ce qui est de la langue associe ( des portions de texte) du document, deux mthodes permettent de lvaluer : 1. La langue du document s'affiche dans la barre d'tat de Microsoft Office Word 2007.

Ds que le curseur est positionn sur un paragraphe crit dans une autre langue, et si la langue est active, la barre d'tat affiche la langue du paragraphe. 2. Lutilisation dun logiciel de lecture dcran permet de vrifier que la langue du document et les changements de langue sont bien prononcs.

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Avec le logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows (Cf. section Principaux logiciels illustrs dans ce guide ), par exemple, les changements de langue sont identifis depuis la version 5. Il convient dutiliser la fonction de lecture l'aide des touches TOUCHE JAWS + FLCHE BAS pour lire l'ensemble du document. Si des changements de langue sont signals, la synthse vocale changera automatiquement de langue. Note : Le logiciel de lecture dcran ne peut changer de langue que si un logiciel de synthse vocale multilingue comme loquence est install. Il convient de s'assurer, au pralable, que JAWS pour Windows est configur pour dtecter automatiquement les changements de langue. Ce paramtre se rgle dans les options de verbosit du logiciel de lecture dcran en ouvrant la bote de dialogue de verbosit logiciel de lecture dcran avec les touches TOUCHE JAWS + V : descendre avec les FLCHES pour trouver la dtection des langues et l'activer avec la barre d'espacement.

8.4 Exemples
Cette section suppose davoir tlcharg au pralable les exemples de ce guide (Cf. section Organisation du guide ). Les exemples proposs pour cette thmatique sont situs dans le dossier 8. Donner des informations supplmentaires la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip. Le document Multilingue.docx ne prend pas en compte la notion de langue. Dans la version corrige, en loccurrence le document Multilingue aprs.docx, les informations de langues diffrent cette fois selon les paragraphes. Comme prcdemment, si vous disposez dune version complte ou dune version dvaluation du logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows (Cf. section Freedom Scientific JAWS pour Windows version 8.0.2173 ), vous pouvez vous rendre compte de la diffrence de rendu en lisant les contenus correspondants. Il convient de veiller ce que la dtection des langues par JAWS soit active ; ceci suppose dans le mme temps que vous disposiez dune synthse vocale multilingue. De faon mettre en pratique les procdures prcdentes, nous vous proposons de raliser les oprations suivantes : 1. Crer un nouveau document. 2. crire un premier paragraphe en franais puis un second paragraphe en anglais. 3. Visualiser la barre d'tat pour contrler que les diverses langues du document sont bien signales.

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9 Utiliser une prsentation approprie


9.1 Conseils
Il est important davoir lesprit les quelques points suivants : Utiliser des polices lisibles et clairement dessines, qui faciliteront la lecture de tous (mme les voyants vous en seront reconnaissants) ; Utiliser des couleurs bien contrastes ; viter l'utilisation de la couleur seule pour donner ou faire ressortir une information ; Ne pas utiliser la mise en majuscule pour souligner un passage, en particulier pour formater les titres de chapitres ou de sections. Vis--vis de ce dernier point, il convient, par exemple, dutiliser des aides supplmentaires, telles que des annotations textuelles, pour complter l'utilisation des couleurs. Les utilisateurs peuvent se servir dun jeu de couleurs limit, tre daltoniens, disposer dun ordinateur portable avec un cran monochrome, ou avoir recours des utilitaires de consultation d'cran qui transmettent rarement des informations reprsentes uniquement par des couleurs. En complment, nous vous invitons vous reporter : quelques sites web traitant de typographie et d'ergonomie et notamment larticle LISIBILITE ET TYPOGRAPHIE WEB54 du site Ergologique Conseils en conception centre utilisateur , Ou encore aux documents fournis par le site du RNIB55 (site en anglais). Ces recommandations peuvent tre mises en uvre au travers de la personnalisation de styles, d e la dfinition et/ou de lapplication dun jeu de styles, ou encore de faon connexe de la dfinition et de lapplication dun thme particuliers.

9.1.1 Styles
Comme abord dans le chapitre Bien structurer un document , il existe deux types de styles : style de paragraphe vs. style de caractres. Les styles de paragraphe sont utiliss pour dfinir et formater des blocs de texte regroups entre des retours chariot. Les styles de caractres mettent en forme, le cas chant, des mots ou des groupes de mots. Lutilisation des styles garantit que la structure est correctement conserve. Un style de paragraphe permet de contrler aussi bien la couleur et la police (type, taille, soulignement, effets, espacement) que lalignement, la justification, linterligne, lespacement entre paragraphes, etc.

9.1.2 Jeux de styles


Un jeu de styles est un ensemble de styles rapides (personnaliss) enregistr sous un nom donn. Ceci permet de les appliquer de nouveaux documents ou de pouvoir en changer facilement.

9.1.3 Thmes
Avec Microsoft Office Word 2007, les couleurs et polices sont dfinies et appliques de faon prfrentielle travers un thme de document.
54 55

Article LISIBILITE ET TYPOGRAPHIE WEB : http://www.ergologique.com/conseils/conseils.php?id_tip=739

Documents fournis par le site du RNIB : http://www.rnib.org.uk/xpedio/groups/public/documents/publicwebsite/public_printdesign.hcsp

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Un thme de document est un ensemble de choix de mise en forme qui inclut un ensemble de couleurs de thme, un ensemble de polices de thme (y compris de polices d'en-tte et de corps de texte) et un ensemble d'effets de thme (y compris des lignes et des effets de remplissage) que les styles rapides peuvent rfrencer. Si plusieurs thmes prdfinis sont proposs avec Word, il est bien videmment possible den crer en personnalisant un thme de document existant, puis en l'enregistrant en tant que thme personnalis. Les thmes de document sont partags par les programmes Office de sorte que tous les documents Office aient le mme aspect.

9.1.4 Colonnes
Les colonnes permettent dadapter, le cas chant, la mise en forme du document son contenu. Si le texte du document doit tre dispos sur plusieurs colonnes, il faut utiliser la fonction approprie de Word et surtout viter de construire ces colonnes avec la touche tabulation, ou par l'artifice d'un tableau. Microsoft Office Word 2007 permet dutiliser des colonnes vis --vis dune partie du texte du document ou, au contraire, pour lensemble du document.

9.1.5 Ordre de lecture


Microsoft Office Word 2007 est un logiciel de traitement de texte (et ce, mme si cette version se voit dote dun certain nombre de fonctions propres l'dition graphique). Il permet donc principalement la cration de documents dont la structure est essentiellement linaire, que l'on pourrait parcourir du dbut la fin l'aide d'une seule touche ou combinaison de touches comme FLCHE DROITE, FLCHE BAS ou cran suivant. Sur de tels documents, les aides techniques ne devraient pas rencontrer de problme majeur. Cependant, il faut prendre quelques prcautions pour que la lecture du document par une aide technique soit correcte: Ne pas utiliser l'artifice des tableaux pour mettre le texte en forme ; Ne pas utiliser l'artifice des touches de tabulation, pour crer une apparence de colonnes ; Ne pas utiliser de zone de texte ditable pour crer un encadr, elle risque d'tre ignore par les aides techniques. Au contraire crer un style encadr cet effet. Le cas chant, faire prcder le texte de l'encadr de la mention encadr et terminer par fin de l'encadr . Ces mentions pourront tre allges visuellement ; Insrer l'encadr de sorte qu'il ne coupe pas la logique d'un paragraphe.

9.2 Procdures
De faon, intgrer ces points au sein de documents types, nous vous conseillons dutiliser et/ou de dfinir des modles de documents appropris. Un modle est un type de document dans lequel se trouve dj du contenu ; il peut s'agir de texte, de styles et d'lments de mise en forme, d'lments de mise en page tels que marges et interligne, ou encore d'lments de conception comme des couleurs, des bordures et des accents spciaux caractristiques d'un thme Word. Il est important de considrer les modles comme un point de dpart dun document (mme sil est possible dattacher un document existant un autre modle) . Pour modifier un document existant, nous vous conseillons dappliquer des thmes, des couleurs de thmes et des polices de thmes en consquence.

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9.2.1 Crer un document partir dun modle de document


Pour utiliser un modle de document comme point de dpart, procder de la faon suivante : 1. Cliquer sur le bouton Microsoft Office , puis cliquer sur Nouveau.

2. Sous Modles, effectuer l'une des oprations suivantes : 3. Cliquer sur Modles installs pour slectionner un modle install sur lordinateur ou sur l'un des liens situs sous Microsoft Office Online. Dans ce second cas, il convient dtre connect Internet. 4. Double-cliquer sur le modle souhait. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur F, puis sur N. 3. Se dplacer avec FLCHE BAS sur Modles installs pour slectionner un modle install sur lordinateur ou sur l'un des liens situs sous Microsoft Office Online. 4. Appuyer sur TAB pour accder la liste des modles pour la rubrique considre. 5. Se dplacer avec les FLCHES de direction pour slectionner le modle souhait et appuyer sur ENTRE pour valider.

9.2.2 Adapter les styles ncessaires


Dans la plupart des cas, il ny a pas besoin de modifier les styles de ces jeux. Les styles se compltent les uns les autres et il est plus simple d'utiliser un autre jeu de styles rapides. Dans certaines circonstances toutefois, il est possible dtre amen modifier les attributs d'un style dans un jeu de styles rapides. Aprs avoir modifi diffrents styles au sein dun jeu de styles rapides, il est possible denregistrer le nouveau jeu de styles rapides dans la liste de jeux de styles. Pour modifier un style, la bonne mthode consiste ouvrir la bote Modifier le style. Cette opration peut tre ralise par exemple en cliquant droit sur le style modifier dans le bloc Style de longlet Accueil. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur CTRL + MAJ + S pour ouvrir le volet Office Appliquer les styles. 2. Appuyer sur F6 pour slectionner ce volet Office si celui-ci na pas le focus. 3. Sous Nom de style, taper le nom du style modifier. La liste affiche uniquement les styles utiliss dans le document, mais il est possible de taper le nom de tout autre style dfini pour ce document. 4. Appuyer sur la touche TAB jusqu atteindre le bouton Modifier et appuyer sur ENTRE. La bote de dialogue affiche les options de mise en forme courantes pour le style slectionn et permet doprer directement des modifications mineures.

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Figure . Modification d'un style

Le niveau hirarchique peut tre modifi tout en gardant son nom (Titre 1, Titre 2, etc.). Il est possible de slectionner tous les niveaux hirarchiques dans cette mme bote Styles et mise en forme et de leur appliquer directement la modification. Les options avances sont accessibles via le bouton Format qui permet laffichage dun menu avec lensemble des options qui peut tre modifi par ce biais.

Figure . Options avances de formatage

Cette bote de dialogue prsente une option Mettre jour automatiquement qui permet Word de mettre jour automatiquement la dfinition du style chaque fois que les options de mise en forme relatives ce style voluent dans le document. Un style peut galement tre modifi de la faon suivante : 1. Slectionner le texte mis en forme avec les attributs de style modifier. 2. Appliquer au texte slectionn les nouveaux attributs. 3. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Styles, cliquer avec le bouton droit sur le style modifier. 4. Cliquer sur Mettre jour pour correspondre la slection. Tous les textes utilisant ce style refltent alors automatiquement la modification des options de mise en forme.

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9.2.3 Crer un nouveau style


Il est possible d'enrichir les styles rapides prdfinis avec la dfinition de styles personnaliss et de leur donner un nom de son choix, pour des besoins particuliers, tels que des encadrs. En gnral, les aides techniques signalent ces changements de style l'utilisateur lorsquelles sont paramtres pour lindiquer. Pour crer un nouveau style comme un style Encadr : 1. Slectionner le texte que vous souhaitez crer comme nouveau style. 2. Cliquer avec le bouton droit sur la slection, pointer sur Styles, puis cliquer sur Enregistrer la slection en tant que nouveau style rapide. 3. Dans la bote de dialogue Crer un style partir de la mise en forme, attribuer un nom au style puis cliquer sur OK. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT + CTRL + MAJ + S pour ouvrir le volet Office Styles. 2. Appuyer sur F6 pour slectionner ce volet Office si celui-ci na pas le focus. 3. Appuyer sur la touche TAB jusqu atteindre le bouton Nouveau style .

4. Dans la bote de dialogue Crer un style partir de la mise en forme, attribuer un nom au style et effectuer les adaptations ncessaires en termes doptions de mise en forme 5. Appuyer sur la touche TAB jusqu atteindre le bouton OK et appuyer sur ENTRE. Il convient de sassurer que le nouveau style soit bien bas soit sur un titre soit sur un paragraphe de faon ce quil soit inclus dans la structure (logique) du document.

9.2.4 Voir la dfinition dun style


Pour afficher les attributs d'un style en particulier, il convient de cliquer sur le Lanceur de bote de dialogue du bloc Style de longlet Accueil pour afficher le volet Office Styles puis de placer le pointeur au-dessus du style dans la liste. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT + CTRL + MAJ + S pour afficher le volet Styles. 2. Appuyer sur F6 pour slectionner ce volet Office si celui-ci na pas le focus. 3. Se dplacer avec la touche FLCHE HAUT ou FLCHE BAS pour slectionner le style.

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Figure . Visualisation des attributs d'un style

Si les styles ont t modifis dans un document et si ces styles ne se mettent pas jour comme souhait, placer le curseur dans le paragraphe souhait puis cliquer sur le lanceur de bote de dialogue Styles, puis sur Inspecteur de style pour dterminer si le texte a t mis en forme manuellement et non par l'application de styles. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur L pour slectionner longlet Accueil puis sur Y pour ouvrir le volet Office Styles. 3. Appuyer sur FLCHE GAUCHE puis sur ENTRE pour valider. Le volet Office Inspecteur de style souvre.

9.2.5 Appliquer un thme du document


Le thme de document appliqu par dfaut dans Word 2007 peut tre modifi en slectionnant un autre thme de document prdfini ou personnalis. Les thmes de document appliqus affectent immdiatement les styles utilisables dans le document si tant est que le style repose dans ses caractristiques sur des lments du thme ; un style tant une combinaison de caractristiques de mise en forme, telles que la police, la taille de police, la couleur de la police et la mise en retrait. Ainsi, par exemple, il est vraisemblablement prfrable que la police dun style de type Titre corresponde la polices d'en-tte du thme plutt quune police donne de faon statique, que celle dun style de paragraphe corresponde la police corps de texte du thme. Il suffira alors de modifier le jeu de polices du thme pour que lensemble des styles voluent dynamiquement en consquence pour reflter le thme (Cf. section Personnaliser les polices du thme ). Le mme propos peut tre tenu pour les couleurs. Pour mmoire, lorsquun style est appliqu, toutes les instructions de mise en forme de ce style, au-del des (ventuelles) considrations directement lies la structure du document (Cf. section Hirarchiser le texte laide des titres

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La dfinition de la structure logique dun document suppose la hirarchisation du texte laide de titres et de sous-titres. Une telle dfinition suppose dappliquer, pour les titres et sous-titres, un style de niveau hirarchique. Pour cela, la cration d'un document, avec le modle par dfaut Word propose, pour un jeu de style rapide donn, des styles de niveau hirarchique, Titre, Titre 1, Titre 2, etc. prts l'emploi pour les titres qu'il est possible d'utiliser pour dfinir la structure d'un texte. Lapplication dun style pour formater les titres et les s ous-titres est en tout point similaire la procdure dcrite pour les paragraphes la section prcdente. Lapplication dun style pour les titres appelle les deux remarques suivantes : 4. Il ne faut jamais utiliser les styles de titres des fins de mise en forme uniquement ; 5. La structure logique du document doit primer et tre hirarchique : un titre de niveau 2 doit tre prcd d'un titre de niveau 1, un titre de niveau 3 d'un titre de niveau 2, et ainsi de suite. Il est impratif de ne pas passer dun titre de niveau 2 un titre niveau 4 sous prtexte que le style du titre de niveau 4 vous parait plus appropri cet endroit. En rsum, lapplication dun style pour les titres doit respecter la hirarchie sans sauter de niveau de titre. La combinaison CTRL + MAJ + <niveau> (1, 2, 3) permet de raliser la mme opration avec le clavier. Pour rester dans le domaine des raccourcis, la combinaison ALT + MAJ + FLCHE GAUCHE permet de hausser le niveau de titre (c'est--dire de passer dun titre 2 un titre 1) alors que la combinaison ALT + MAJ + FLCHE DROITE permet inversement dabaisser le niveau du titre (c'est--dire de passer dun titre 1 un titre 2). ), s'appliquent en une fois. Pour appliquer un thme de document, procder de la faon suivante : 1. Dans le groupe Thmes de l'onglet Mise en page, cliquer sur Thmes.

Figure . Commandes du groupe Thmes de l'onglet Mise en page

2. Slectionner un thme prdfini ou cliquer sur Autres thmes sur Microsoft Office Online... pour tlcharger un autre thme56. Dans ce second cas, il convient dtre connect Internet. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur M, pour cliquer sur longlet Mise en page puis sur pour afficher le groupe Thmes. 3. Slectionner un thme prdfini avec les touches FLCHE HAUT ou FLCHE BAS ou appuyer sur O pour tlcharger un thme depuis Microsoft Office Online.

9.2.6 Personnaliser les couleurs du thme


Les couleurs de thme contiennent quatre couleurs de texte et de fond, six couleurs d'accentuation et deux couleurs de lien hypertexte. Pour modifier les couleurs du thme, procder de la faon suivante : 1. Dans le groupe Thmes de l'onglet Mise en page, cliquer sur le bouton Couleurs Les couleurs en regard reprsentent les couleurs de texte et d'arrire-plan actives. .

56

Autres thmes disponibles : http://office.microsoft.com/fr-fr/templates/CT101043291036.aspx

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2. Slectionner un jeu de couleurs de thme prdfini dans la liste propose. -ou3. Crer un nouveau jeu de couleurs de thme personnalis : a. Cliquer sur Nouvelles couleurs de thme... La bote de dialogue Crer de nouvelles couleurs de thme souvre. L'ensemble de couleurs reprsente les couleurs d'accentuation et de lien hypertexte de ce thme. b. Sous Couleurs de thme, cliquer sur le bouton de l'lment de couleur de thme modifier et slectionner la couleur utiliser. c. Rpter cette tape pour chaque lment de couleur de thme modifier. d. Dans la zone Nom, taper un nom appropri pour les nouvelles couleurs de thme. e. Cliquer sur Enregistrer pour valider. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur M, puis sur C. 3. Appuyer sur FLCHE HAUT ou FLCHE BAS pour slectionner un jeu de couleurs de thme prdfini dans la liste propose -ou4. Appuyer sur N pour crer un nouveau jeu de couleurs de thme personnalis. La bote de dialogue Crer de nouvelles couleurs de thme souvre. a. Appuyer sur FLCHE HAUT ou FLCHE BAS pour slectionner l'lment de couleur de thme modifier puis appuyer sur ENTRE pour le modifier. b. Utiliser les FLCHES de direction pour slectionner la couleur utiliser. c. Rpter cette tape pour chaque lment de couleur de thme modifier. d. Appuyer sur ALT + N puis taper un nom appropri pour les nouvelles couleurs de thme. e. Appuyer sur ALT + E puis ENTRE pour valider.

9.2.7 Personnaliser les polices du thme


Les polices de thme contiennent une police de titre et une police de corps de texte. Pour modifier les polices du thme de faon crer un jeu de polices de thme personnalis, procder de la faon suivante : 1. Dans le groupe Thmes de l'onglet Mise en page, cliquer sur le bouton Polices 2. Slectionner un jeu de polices de thme prdfini dans la liste propose -ou3. Crer un nouveau jeu de polices de thme personnalis : a. Cliquer sur Nouvelles polices de thme... La bote de dialogue Crer de nouvelles polices de thme souvre. b. Dans la zone Police du titre, slectionner la police utiliser. c. Dans la zone Police du corps du texte, slectionner la police utiliser. d. Dans la zone Nom, taper un nom appropri pour les nouvelles polices de thme. e. Cliquer sur Enregistrer pour valider. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. .

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2. Appuyer sur M, puis sur W. 3. Appuyer sur FLCHE HAUT ou FLCHE BAS pour slectionner un jeu de polices de thme prdfini dans la liste propose -ou4. Appuyer sur N pour crer un nouveau jeu de polices de thme personnalis. La bote de dialogue Crer de nouvelles polices de thme souvre. a. Appuyer sur ALT + T puis slectionner avec FLCHE HAUT ou FLCHE BAS puis ECHAP la police approprie pour le titre. b. Appuyer sur ALT + C puis slectionner avec FLCHE HAUT ou FLCHE BAS puis ECHAP la police approprie pour le corps du texte. c. Appuyer sur ALT + N puis taper un nom appropri pour les nouvelles couleurs de thme.

d. Appuyer sur ALT + E puis ENTRE pour valider.

9.2.8 Rpartir le texte sur plusieurs colonnes


Microsoft Office Word 2007 permet de disposer le texte du document sur plusieurs colonnes. Pour disposer le texte en colonnes, procder de la faon suivante : 1. Slectionner le texte scinder en deux colonnes ou plus. 2. Sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquer sur Colonnes.

Figure . Commandes du groupe Mise en page de l'onglet ponyme

3. Cliquer ensuite sur licne reprsentant le nombre de colonnes (deux vs. trois) qui correspond la modification de la mise en forme apporter. Le texte est alors scind selon cette mise en forme. La fonction Autres colonnes permet de personnaliser la modification de mise en page en termes de colonage. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur M puis sur (MAJ+) 8. 3. Se dplacer avec la touche FLCHE BAS pour slectionner le nombre de colonnes appropri (deux vs. trois). 4. (Appuyer sur C pour accder la fonction Autres colonnes).

9.3 valuation
Pour vrifier lordre de lecture, une bonne approche consiste exporter la totalit du docu ment par copier-coller (CTRL + A > CTRL + C > CTRL + V) dans le Bloc-notes de lenvironnement Windows de faon en vrifier simplement la robustesse et d'en tester le caractre squentiel. Au-del de cet aspect, et bien que l'valuation soit subjective, le bon sens pourra aider.

9.4 Exemples
Cette section suppose davoir tlcharg au pralable les exemples de ce guide (Cf. section Organisation du guide ).

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Le fichier exemple Extrait teleph_01_01 - Styles et thmes.docx propos pour cette thmatique est situ dans le dossier 9. Utiliser une prsentation approprie la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip. De faon mettre en pratique les procdures prcdentes, nous vous proposons de raliser les oprations suivantes : 1. Ouvrir le document. 2. Appliquer diffrents jeux de styles qui permettent doffrir rapidement une prsentation approprie. 3. Crer une nouvelle police de thme (association police en-ttes/police corps) et la slectionner. Comme vous pouvez le constater, lorsque lensemble des styles sappuient sur les polices de thme, il devient facile de changer la police utilise dans un document. 4. Personnaliser la prsentation des tableaux prsents dans le document. 5. Crer une nouvelle association de couleurs de thme et lappliquer aux tableaux.

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10 Publier le document Word dans dautres formats


Ce chapitre sintresse la publication dun document Word (*.docx) sous diffrents formats. Comme mentionn en introduction, le traitement de texte est le premier outil de cration de documents lectroniques : cest le premier outil dans la chane ditoriale. Si un document produit par le traitement de texte Microsoft Office Word 2007 est accessible, il pourra tre non seulement lu par des personnes handicapes avec un afficheur braille ou l'aide d'une synthse vocale par exemple mais galement plus facilement publi sous dautres formats .

Format HTML

Format PDF Format Open XML Microsoft Office 2007

Adobe Acrobat

Format XPS Open Office, Star Office, Word Perfect

Format ODF

Format DAISY XML

Pipeline DAISY

Figure . Office Open XML, un format pivot

En effet, le contenu dun mme document lectronique sert de multiples usages ; les plateformes de consultation tant aujourdhui de plus en plus diverses. Les limites de la conversion sont, par contre, naturellement contraintes par les caractristiques des diffrents formats cibles. Il convient de souligner que, dune faon gnrale, des documents bien structurs permettent une meilleure conversion dans dautres formats, et ce, mme si nanmoins quelques limites et ajustements sont ncessaires. Dans le contexte prcis de ce guide et de laccessibilit numrique, la publication est aborde sous langle de format plutt fixes (ou non rvisables) ( lexception du prem ier) et donc vis--vis des formats et standards suivants, les recommandations relatives chacun de ces formats tant prcises dans une section distincte : Format HTML (Hypertext Markup Language) ; Format PDF (Portable Document Format) ; Format Document XPS (XML Paper Specification) ; Format DAISY (Digital Access Information SYstem). La publication vers cette liste de formats reprend le postulat initial du traitement de texte comme premier lment de la chane ditoriale ; ce dernier tant illustr au travers des fonctionnalits proposes par Microsoft Office Word 2007 pour gnrer des documents structurs. Dans ces conditions, nous nabordons pas, dans le cadre de ce guide, la publication vers le format ODF (Open Document Format). Un traducteur vers/depuis le format ODF est, par exemple,

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disponible pour lensemble des utilisateurs en tlchargement gratuit sur la forge SourceForge57. Cette mme fonctionnalit est galement rendu disponible par la socit Sun Microsystems au travers de son plug-in SUN ODF 1.2 PLUGIN FOR MICROSOFT OFFICE58 ; ce dernier ncessite le Service Pack 1 (SP1) de Microsoft Office 2007. Comme annonc dans le communiqu de presse du 21 mai 200859, le Service Pack 2 (SP2) de Microsoft Office 2007 permettra doffrir de faon native une publication au format ODF 11 et ne ncessitera pas linstallation dun module additionnel pour cela.

10.1 Publier au format HTML


Word 2007 permet nativement de publier un document au format HTML (HyperText Markup Language) du consortium W3C.

10.1.1 Conseils
Lorsque les conseils dcrits dans les chapitres prcdents de ce guide sont respects, les conditions sont optimales pour que le document soit publi au format HTML, sans perte de structure ni d'information, et qu'il conserve la plupart de ses proprits pour un lecteur handicap visuel.

10.1.2 Procdures
Depuis Microsoft Office Word 2007, procder de la faon suivante : 1. Cliquer sur le bouton Microsoft Office , slectionner le sous-menu Enregistrer sous, puis slectionner loption Autres formats pour publier une version du document de travail sous la forme dun fichier HTML. La bote de dialogue Enregistrer sous saffiche. 2. Dans la liste Nom du fichier, entrer ou slectionner un nom pour le document. 3. Dans la liste Type, slectionner Page Web, filtre (*.htm ;*.html). 4. En effet, lorsque Word enregistre un document au format HTML, il insre divers codes qui alourdissent le poids de la page. En choisissant l'option page Web filtre, on pourra limiter le poids de la page. 5. Cliquer sur Enregistrer pour valider. 6. Une bote de message Microsoft Office Word informe que certaines fonctionnalits dOffice ne seront pas disponibles si la page est r -ouverte ultrieurement depuis Word 2007. Appuyer sur OK pour continuer. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur F, puis sur R et enfin sur A. La bote de dialogue Enregistrer sous saffiche. 3. Appuyer sur ALT + T et appuyer sur FLCHE HAUT ou FLCHE BAS pour slectionner Page Web, filtre (*.htm ;*.html). 4. Appuyer sur ENTRE pour valider les options denregistrement. 5. Une bote de message Microsoft Office Word informe que certaines fonctionnalits dOffice ne seront pas disponibles si la page est r -ouverte ultrieurement depuis Word 2007. appuyer sur ENTRE pour continuer.

57 58 59

Projet OPEN XML/ODF TRANSLATOR ADD-IN FOR OFFICE sur SourceForge.net : http://sourceforge.net/projects/odf-converter Plug-in SUN ODF 1.2 PLUGIN FOR MICROSOFT OFFICE : http://www.sun.com/software/star/odf_plugin/index.jsp

Communiqu de presse MICROSOFT EXPANDS LIST OF FORMATS SUPPORTED IN MICROSOFT OFFICE: http://www.microsoft.com/Presspass/press/2008/may08/05-21ExpandedFormatsPR.mspx

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La touche F12 en lieu et place de la squence de touches prcdente permet dafficher directement la bote de dialogue Enregistrer sous. Lors de l'enregistrement d'une page au format HTML, les images auront toujours leur alternative. Les liens auront un intitul explicite si celui-ci a t dfini dans le document source. Les changements de langue seront spcifis. La transformation des tableaux s'avre tre plus dlicate. Il sera ncessaire potentiellement de rajouter certaines balises la main.

10.1.3 valuation
Il convient douvrir le document dans un butineur comme Microsoft Internet Explorer ou Mozilla Firefox. Il convient alors de se reporter aux outils de test HTML pour tester l'accessibilit de la page HTML ainsi publie : La structuration de la page par l'intermdiaire de balise H ; La linarisation de la page ; La prsence ou non d'alternatives textuelles associes des lments graphiques ; La visualisation des informations relatives aux liens (intitul, adresse, contenu de l'attribut TITLE, etc.) ; Etc. En premire approche, vous pouvez vous appuyer sur des barres doutils comme la barre doutils Dveloppeur Internet Explorer60 ou la barre AccessiWeb61 pour confirmer la prsence et le type appropri d'lments HTML. Nous vous invitons consulter le site AccessiWeb et notamment la page OUTILS ET TECHNOLOGIES62. En termes de critres, dapproches et de mthodes dvaluation, nous vous invitons galement consulter le document GUIDE DE CONCEPTION ET DE REALISATION DE SITES ACCESSIBLES AVEC LES SOLUTIONS MICROSOFT63 et en particulier le chapitre 2 Considration relatives la mise en ligne de contenus Web accessibles .

10.1.4 Exemple
Cette section suppose davoir tlcharg au pralable les exemples de ce guide (Cf. section Organisation du guide ). Le document Coupon d'invitation Sminaire Word 2007.docx ralis pour le sminaire gratuit propos par lAssociation BrailleNet et Microsoft France en complment de ce guide est utilis comme exemple. Ce document est situ dans le dossier 10. Publier le document Word dans d'autres formats la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip. De faon mettre en pratique la procdure prcdente, nous vous proposons de publier ce document au format HTML et den valuer laccessibilit. A lissue de la publication, vous devez obtenir un rsultat similaire au fichier Coupon d'invitation Sminaire Word 2007.htm situ dans le sous-rpertoire intitul HTML.

60

Barre doutils DEVELOPPEUR INTERNET EXPLORER : http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=e59c3964672d-4511-bb3e-2d5e1db91038


61 62 63

Barre AccessiWeb : http://www.accessiweb.org/fr/barre_accessiweb/index.html Page OUTILS ET TECHNOLOGIES : http://www.accessiweb.org/fr/portail_accessibilite_du_web/outils_et_technologies

Document GUIDE DE CONCEPTION ET DE REALISATION DE SITES ACCESSIBLES AVEC LES SOLUTIONS MICROSOFT : http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=fr&FamilyID=35487EF8-8E92-4F3B-96BF-2DFD7F4602D2

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10.2 Publier au format PDF


Le format PDF (Portable Document Format) est un format mis au point par la socit Adobe Systems. Ce format permet de prserver la mise en forme (polices, images, objets graphiques, etc.) telle que dfinie par son auteur, et ce quelles que soient l'application et la plateforme utilises pour lire ledit fichier au format PDF. Le format PDF est li au logiciel Adobe Acrobat : il existe ainsi huit versions de PDF, savoir 1.0 (1993), 1.1 (1994), 1.2 (1996), 1.3 (1999), 1.4 (2001), 1.5 (2003), 1.6 (2005), et 1.7 (2006) qui correspondent respectivement aux versions 1.0 8.0 du logiciel Adobe Acrobat. Deux sous-ensembles du format PDF ont t normaliss par l'ISO, il s'agit des formats : PDF/A (PDF for Archive) pour la conservation des documents non structurs et semistructurs et rfrenc par la norme ISO 19005-1 ; Et PDF/X (PDF for eXchange) pour lchange de donnes numriques de pr-impression et rfrenc par la norme ISO 15930. Trois autres sous-ensembles sont actuellement en cours de dfinition : PDF/E (PDF for Engineering), PDF/H (PDF for Healthcare), et PDF/UA (PDF for Universal Access). Le format PDF/A bas sur la version 1.4 (correspondant au logiciel Adobe Acrobat 5.0) optimise lindpendance matrielle et logicielle ainsi que lauto-documentation. Ce format est aujourdhui largement utilis dans les sphres publique et prive pour garantir la scurit et la fiabilit de la diffusion et des changes de documents lectroniques. Cest galement la premire version qui introduit la notion de balises PDF pour la dfinition et la restitution (notamment avec des aides techniques) de la structure du document. Pour ces raisons, nous nous intressons ici spcifiquement la conversion dans le format PDF/A. Une version ultrieure du prsent document abordera le format PDF/UA une fois sa dfinition finalise.

10.2.1 Conseils
Un document au format PDF/A intgre 3 vues distinctes, savoir (i) la vue physique, (ii) larbre des balises PDF, et (iii) la vue de contenu. La vue physique est celle qui est affiche (par exemple par le logiciel Acrobat Reader) et imprime (et que la plupart des personnes considrent comme intrinsquement un document PDF). Larbre des balises PDF comprend les lments smantiques et structurels qui facilitent linterprtation de la structure du document. Il correspond ce sur quoi les aides techniques sappuient : il sagit de ce que les logiciels de lecture d'cran lisent (utile pour des personnes avec une dficience visuelle). Enfin, la vue de contenu est celle qui est affiche quand le document est retrait dans le logiciel Adobe Acrobat pour en affiner la conversion. Pour qu'un document PDF soit accessible, les trois vues doivent tre cohrentes les unes avec les autres. Selon la faon dont le document PDF a t cr, elles peuvent tre contradictoires les unes avec les autres. Lorsque les conseils dcrits dans les diffrents chapitres prcdents de ce guide sont respects, les conditions sont optimales pour que le document soit converti au format PDF, sans perte de structure ni d'information, et qu'il conserve la plupart de ses proprits pour un lecteur handicap visuel.

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10.2.2 Procdures
Plusieurs outils sont disponibles pour raliser cette opration, notamment au travers des solutions proposes par la socit Adobe Systems. Pour des informations sur ces solutions, nous vous invitons consulter le site de la socit Adobe Systems et, plus particulirement, le Centre de ressources sur laccessibilit 64. Dans le cadre du prsent guide, nous nous intressons plus spcifiquement au support du format PDF que Microsoft Office Word 2007 rend disponible avec le complment ENREGISTREMENT EN PDF DANS MICROSOFT65 tlchargeable sur le site Microsoft. Comme annonc dans le communiqu de presse du 21 mai 200866, le Service Pack 2 (SP2) de Microsoft Office 2007 permettra doffrir de faon native une publication au format PDF(/A) et ne ncessitera plus linstallation de ce complment gratuit. Avant de convertir un document au format PDF/A, il est ncessaire de paramtrer les options de conversion du document dans le complment ENREGISTREMENT EN PDF DANS MICROSOFT. Depuis Microsoft Office Word 2007, procder de la faon suivante : 1. Cliquer sur le bouton Microsoft Office , slectionner le sous-menu Enregistrer sous, puis slectionner loption PDF ou XPS pour publier une version du document de travail sous la forme dun fichier PDF. La bote de dialogue Publier comme PDF ou XPS saffiche. 2. Dans la liste Type, slectionner PDF (*.pdf). 3. Dans la liste Nom du fichier, entrer ou slectionner un nom pour le document. 4. En regard de Optimiser pour, cliquer sur Standard (publication en ligne et impression). 5. Cliquer sur le bouton Options pour prciser les options de conversion. La bote de dialogue Options souvre.

64 65

Centre de ressources Adobe sur laccessibilit : http://www.adobe.com/fr/accessibility/

Complment de Microsoft Office 2007 ENREGISTREMENT EN PDF DANS MICROSOFT : http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=fr&FamilyID=f1fc413c-6d89-4f15-991b-63b07ba5f2e5


66

Communiqu de presse MICROSOFT EXPANDS LIST OF FORMATS SUPPORTED IN MICROSOFT OFFICE: http://www.microsoft.com/Presspass/press/2008/may08/05-21ExpandedFormatsPR.mspx

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Figure . Dfinition des options pour la publication au format PDF

Cocher Crer des signets laide de et vrifier que loption Titres est slectionne. Vrifier que la case Balises de structure de document pour laccessibilit est bien coche et cocher dans les options PDF la case Compatible ISO 19005-1 (PDF/A). 6. Cliquer sur le bouton OK. 7. Prciser le nom du fichier dans le champ Nom de fichier et cliquer sur le bouton Publier. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur F, puis sur R et enfin sur X. La bote de dialogue Publier comme PDF ou XPS saffiche. 3. Appuyer sur ALT + T et appuyer sur FLCHE HAUT ou FLCHE BAS pour slectionner PDF (*.pdf). 4. Appuyer sur ALT + N et entrer un nom pour le document. 5. Appuyer deux fois sur ALT + O. La bote de dialogue Options souvre. 6. Vrifier que la case Balises de structure de document pour laccessibilit est bien coche et appuyer deux fois sur ALT + O pour cocher la case Compatible ISO 19005-1 (PDF/A). 7. Appuyer sur ENTRE pour fermer la bote de dialogue Options. 8. Appuyer sur ENTRE pour valider les options denregistrement. Le logiciel Adobe Acrobat dans sa version professionnelle est potentiellement ncessaire pour affiner la conversion. Pour de plus amples informations, nous vous invitons consulter l'aide du logiciel Adobe Acrobat ainsi que le site Web Adobe et en particulier le document CREATING ACCESSIBLE PDF DOCUMENTS WITH ADOBE ACROBAT 7.0 A GUIDE FOR PUBLISHING PDF DOCUMENTS FOR USE BY PEOPLE WITH DISABILITIES67.

67

Document CREATING ACCESSIBLE PDF DOCUMENTS WITH ADOBE ACROBAT 7.0 A GUIDE FOR PUBLISHING PDF DOCUMENTS FOR USE BY PEOPLE WITH DISABILITIES : http://www.adobe.com/enterprise/accessibility/pdfs/acro7_pg_ue.pdf

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10.2.3 valuation
Lvaluation de l'accessibilit du document PDF rsultant suppose lutilisation dun logiciel de lecture dcran. Pour valuer si l'ordre de lecture a t respect, enregistr er le document en TXT et comparer. Un logiciel de lecture dcran comme JAWS pour Windows (Cf. section Principaux logiciels illustrs dans ce guide ) permettra aussi de savoir, dans le cas o le fichier PDF est scuris, si ce fichier peut tre lu par une synthse vocale. En effet, si la case permettant de lire le document par un logiciel de lecture dcran a t dcoche par erreur, le logiciel de synthse vocale indiquera, l'ouverture du document, que celui-ci est protg.

10.2.4 Exemple
Cette section suppose davoir tlcharg au pralable les exemples de ce guide (Cf. section Organisation du guide ). Le document Coupon d'invitation Sminaire Word 2007.docx ralis pour le sminaire gratuit propos par lAssociation BrailleNet et Microsoft France en complment de ce guide est utilis comme exemple. Ce document est situ dans le dossier 10. Publier le document Word dans d'autres formats la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip. De faon mettre en pratique la procdure prcdente, nous vous proposons de publier ce document au format PDF et den valuer laccessibilit. A lissue de la publication, vous devez obtenir un rsultat similaire au fichier Coupon d'invitation Sminaire Word 2007.pdf situ dans le sous-rpertoire intitul PDF. Vous pouvez visualiser, dans le fichier .pdf, les proprits du document et ainsi vrifier que cellesci ont t conserves, ou encore naviguer laide des signets qui reprennent la structuration dfinie avec les titres.

10.3 Publier au format Document XPS


10.3.1 Prsentation
Le format Document XPS (XML Paper Specification) est un format de papier lectronique disposition fixe et archivable destination de nimporte quelle application sur nimporte quelle plateforme. Ceci signifie que la disposition du document est fixe indpendamment des variables environnementales, juste tel quil serait s'il tait imprim sur une feuille de papier. En consquence, le document est prsent l'utilisateur exactement de la mme manire s'il est regard dans une fentre (de nimporte quelle application sur nimporte quelle plateforme) ou sur une feuille de papier. Le format Document XPS reprsente simultanment trois chemins vers la haute fidlit : 1. En premier lieu, il sagit, comme son nom lindique, dun nouveau format de document ou plus exactement de papier lectronique reposant sur un langage entirement fond sur XML (Extensible Markup Language). Un document fond sur ce format : Contient lensemble de linformation contenue sous une forme directement exploitable, les donnes graphiques de formatage et de prsentation, les ressources, images, polices de caractres et autres donnes ; Supporte la compression dans un conteneur performant ; Des scanneurs, mme de produire en sortie lors de la numrisation de documents papier des documents XPS parfaitement fidles, commencent faire leur apparition sur le march. 2. Le format Document XPS constitue dans le mme temps un format de spool ;

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3. Enfin, il sagit galement dun langage de description de page-imprimante (Page Description Language ou PDL). La disponibilit dun tel format permet de dfinir de nouveaux chemins dimpression sans conversion de formats. Ainsi, lors dune impression, un format de donnes est utilis pour communiquer les donnes travers le sous-systme dimpression et les spooler en dfinitive vers le priphrique dimpression. Tout ceci rend disponible une solution de bout-en-bout et va bien au-del de ce quadresse le format PDF/X (Cf. section Publier au format PDF ). En effet, le format Documents XPS ne dtruit pas linformation contenue et permet ainsi daller galement bien au-del de sa simple restitution graphique. Ainsi, par exemple, dans le cadre de lchange de documents dmatrialiss, ceci permet denvisager des workflows documentaires sinitiant la conception, numrisation ou visualisation du document et continuant travers limpression et/ou le stockage et archivage du document. Ces derniers sont mme daccder lensemble de linformation contenue pour tout type doprations. Ceci permet, par exemple, dapposer une signature sur certaines rgions du document (en fonction demplacements ( spot ) de signature prdfinis) ou sur le document dans son ensemble. Le format Document XPS est en cours de standardisation au niveau de lEcma International dans le cadre des travaux du comit technique TC 4668. Les spcifications (draft) de ce format XPS (et des schmas associs)69 sont tlchargeables sur le site Web de lEcma International. Microsoft Office Word 2007 rend disponible le support du format Document XPS avec le complment ENREGISTREMENT EN XPS DANS MICROSOFT70 tlchargeable sur le site Microsoft. Comme annonc dans le communiqu de presse du 21 mai 200871, le Service Pack 2 (SP2) de Microsoft Office 2007 permettra doffrir de faon native une publication au format Document XPS et ne ncessitera plus linstallation de ce complment gratuit.

10.3.2 Conseils
Lorsque les conseils dcrits dans les diffrents chapitres prcdents de ce guide sont respects, les conditions sont optimales pour que le document soit converti au format Document XPS (*.xps), sans perte de structure ni d'information, et qu'il conserve la plupart de ses proprits pour un lecteur handicap visuel.

10.3.3 Procdures
Depuis Microsoft Office Word 2007, procder de la faon suivante : 1. Cliquer sur le bouton Microsoft Office , cliquer sur la flche du sous-menu Enregistrer sous, puis slectionner loption PDF ou XPS pour publier une version du document de travail sous la forme dun fichier XPS. La bote de dialogue Publier comme PDF ou XPS saffiche. 2. Dans la liste Nom du fichier, entrer ou slectionner un nom pour le document. 3. Dans la liste Type, slectionner Document XPS (*.xps). 4. En regard de Optimiser pour, cliquer sur Standard (publication en ligne et impression).

68 69

Comit technique TC 46 : http://www.ecma-international.org/memento/TC46.htm

Spcifications (draft) XPS (et des schmas associs) : http://www.ecmainternational.org/news/TC46_current_work/TC46_available_docs.htm


70

Complment ENREGISTREMENT EN XPS DANS MICROSOFT : http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=fr&FamilyID=bce8f991-f0a4-47a0-866b-2fd84a329e02


71

Communiqu de presse MICROSOFT EXPANDS LIST OF FORMATS SUPPORTED IN MICROSOFT OFFICE: http://www.microsoft.com/Presspass/press/2008/may08/05-21ExpandedFormatsPR.mspx

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Crer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007

5. Cliquer sur le bouton Options pour prciser les options de conversion. La bote de dialogue Options souvre.

Figure . Dfinition des options pour la publication au format XPS

Cocher Crer des signets laide de et vrifier que loption Titres est slectionne. Vrifier que la case Balises de structure de document pour laccessibilit soit bien coche. 6. Cliquer sur le bouton OK. 7. Prciser le nom du fichier dans le champ Nom de fichier et cliquer sur le bouton Publier. Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur F, puis sur R et enfin sur X. La bote de dialogue Publier comme PDF ou XPS saffiche. 3. Appuyer sur ALT + T et appuyer sur FLCHE HAUT ou FLCHE BAS pour slectionner Document XPS (*.xps). 4. Appuyer sur ALT + N et entrer un nom pour le document. 5. Appuyer deux fois sur ALT + O. La bote de dialogue Options souvre. 6. Vrifier que la case Balises de structure de document pour laccessibilit est bien coche et appuyer sur ENTRE pour fermer la bote de dialogue Options. 7. Appuyer sur ENTRE pour valider les options denregistrement.

10.3.4 Exemple
Cette section suppose davoir tlcharg au pralable les exemples de ce guide (Cf. section Organisation du guide ). Le document Coupon d'invitation Sminaire Word 2007.docx ralis pour le sminaire gratuit propos par lAssociation BrailleNet et Microsoft France en complment de ce guide est utilis comme exemple. Ce document situ dans le dossier 10. Publier le document Word dans d'autres formats la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip. De faon mettre en pratique la procdure prcdente, nous vous proposons de publier ce document au format Document XPS.

Crer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007

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A lissue de la publication, vous devez obtenir un rsultat similaire au fichier Coupon d'invitation Sminaire Word 2007.xps situ dans le sous-rpertoire intitul XPS. Pour visualiser le rsultat, vous devez disposer du MICROSOFT XPS VIEWER ou du complment MICROSOFT XPS ESSENTIALS PACK qui sont tous deux tlchargeables gratuitement depuis le site Microsoft72. Une fois lun de ces lments tlchargs, vous pouvez visualiser le fichier .xps.

10.4 Publier au format DAISY XML


Le format DAISY (Digital Access Information SYstem) XML est issu du consortium DAISY73 qui regroupe 70 associations (notamment lAssociation BrailleNet, coditeur de ce guide) dont le but est, depuis 1996, de rendre tous les documents publis accessibles aux personnes souffrant de dficiences visuelles, de dyslexie, ou encore de la maladie de Parkinson. Autant de handicaps qui rendent difficiles la lecture, la saisie sur un clavier et mme la simple manipulation d'un livre. Le format Daisy XML est la base fondatrice du standard DAISY/NISO (ANSI/NISO Z39.86 Specifications for the Digital Talking Book)74, utilis dans le monde entier pour lire et publier des contenus multimdias et constituer des livres numriques audio. En effet, ce format peut ensuite tre converti au format DAISY DTB (Digital Talking Book) notamment avec le Pipeline DAISY75, une suite gratuite propose par le consortium DAISY.

Format Open XML

Microsoft Office Word 2007

Format DAISY XML

Braille pour impression Pipeline DAISY ...

BrailleStar/ Duxbury

Format HTML Conforme WCAG

eLivre / IRIS

Figure . Production d'un format DAISY DTB sur la base d'un document Word 2007

Les fichiers rsultants sont ensuite non seulement lus par des synthtiseurs vocaux pour crer une forme de braille lectronique mais, grce au standard DAISY, les utilisateurs peuvent naviguer rapidement par en-tte ou numro de page, utiliser des index et rfrences, le tout avec des enregistrements audio et du texte classs et synchroniss. Pour de plus amples informations, nous vous invitons visionner/couter le film DAISY REND LA LECTURE PLUS FACILE76. Microsoft, Sonata Software Ltd., et le consortium DAISY ont collabor un projet en Open Source de dveloppement conjoint dun traducteur Open Source DAISY TRANSLATOR FOR OPEN XML77.
72

MICROSOFT XPS VIEWER et complment MICROSOFT XPS ESSENTIALS PACK : http://www.microsoft.com/whdc/xps/viewxps.mspx


73 74 75 76

Consortium DAISY : http://www.daisy.org Standard DAISY/NISO : http://www.daizy.org/z3986 DAISY Pipeline : http://www.daisy.org/projects/pipeline

Film DAISY REND LA LECTURE PLUS FACILE : http://www.microsoft.com/france/accessibilite/video/20080513-daisy-makesreading-easier.asx


77

Projet DAISY TRANSLATOR FOR OPEN XML : http://sourceforge.net/projects/openxml-daisy

76

Crer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007

Rsultat de ce projet annonc la fin de lanne 2007, un complment (Add-in) SAVE AS DAISY permettant denregistrer les documents de Microsoft Office Word 2007 (mais galement dOffice XP, et 2003 avec le pack de compatibilit pour Microsoft Office 2000, Office XP ou Office 200378) directement au format DAISY XML est disponible pour lensemble des utilisateurs en tlchargement gratuit sous licence BSD (Berkeley Software Distribution) sur la forge SourceForge79, le site DAISY.org80 ainsi que sur le site OpenXMLCommunity.org81. En termes dapplication pour ldition adapte, ceci doit faciliter par exemple la production de documents et livres lectroniques accessibles dans le Serveur Hlne82 (mis en place en 2001 par l'association BrailleNet pour rpondre aux besoins des transcripteurs-producteurs d'ouvrages adapts aux personnes dficientes visuelles et la Bibliothque Hlne83 qui repose sur ce serveur pour offrir un service demprunt de livres numriques destination de tout lecteur aveugle ou malvoyant en suivant une procdure en ligne, dont la plupart sont fournis par les diteurs dans le cadre de contrats spcifiques avec l'association BrailleNet. Les livres numriques peuvent tre lus par diffrents lecteurs quil sagisse dun lo giciel comme le GH PLAYER 2.284 ou dun priphrique comme le lecteur de CD Victor Vibe.

Figure . Lecture d'un livre numrique

Le site du consortium DAISY propose une liste de lecteurs85. Ce traducteur complte les solutions daccessibilit proposes par Microsoft86 en permettant un accs plus simple des documents Word de structure complexe pour les personnes souffrant de dficiences visuelles, et il tait videmment trs attendu par le monde de lducation, qui nest pas ncessairement le mieux quip en matire de solutions de lecture et dapprentissage adaptes. ce titre, il semble important de citer Penny Hartin, directrice gnrale de lUnion Mondiale des Aveugles (UMA), dont la raction lannonce de ce projet se passe de tout commentaire : Il est essentiel de rendre accessible sur les postes de travail du monde un contenu trs fonctionnel. Ce convertisseur Open XML vers DAISY XML pour Microsoft Office Word est une avance remarquable en ce sens . Des organisations comme la World Health Organization ou la World Blind Union estiment que plus de 160 millions de personnes sont aveugles ou ont des problmes de vue significatifs. Nous pouvons aussi ajouter ce nombre les millions de gens ayant des troubles physiques, du dveloppement ou de lapprentissage, et qui vont pouvoir bnficier des applications de DAISY.

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Pack de compatibilit pour Microsoft Office 2000, Office XP ou Office 2003 : http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=fr&FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466
79 80 81 82 83 84 85 86

Add-in SAVE AS DAISY sur SourceForge.net : http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=208610 Add-in SAVE AS DAISY sur Daisy.org : http://www.daisy.org/projects/save-as-daisy-microsoft Add-in SAVE AS DAISY sur OpenXMLCommunity.org : http://www.openxmlcommunity.org/daisy Serveur Hlne : http://www.serveur-helene.org Bibliothque Hlne : http://www.bibliotheque-helene.org Lecteur logiciel GH PLAYER 2.2: http://www.gh-accessibility.com/download2.php Liste de lecteurs sur le site du consortium DAISY : http://www.daisy.org/tools/tools.shtml?Cat=playback Solutions daccessibilit proposes par Microsoft : http://www.microsoft.com/france/accessibilite

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On peut estimer aujourdhui, seulement 5% le contenu disponible ayant t converti en formats accessibles. Avec le nombre dutilisateurs de Word aujourdhui et la quantit de contenu quils gnrent, la disponibilit de contenus accessibles va augmenter de faon considrable. Sans la disponibilit dun tel traducteur, la cration de fichiers DAISY peut tre le rsultat dun processus quelque peu complexe. Grce une intgration directe dans Word, la cration devient familire, simple et peu coteuse. A ce titre, il sagit nos yeux dun exemple rel du vritable objectif des standards : Eliminer les barrires dusage quelle que soit leur origine, Faciliter linteroprabilit entre les standards.

10.4.1 Conseils
Lorsque les conseils dcrits dans les diffrents chapitres prcdents de ce guide sont respects, les conditions sont optimales pour que le document soit converti au format Daisy XML, sans perte de structure ni d'information, et qu'il conserve la plupart de ses proprits pour un lecteur handicap visuel.

10.4.2 Procdures
Le traducteur DAISY XML prcdent comprend le complment (Add-in) Save as DAISY dont nous illustrons lusage ci-aprs mais galement un convertisseur sous forme de traitement par lot qui permet de raliser des publications au format DAISY XML en masse. Depuis Microsoft Office Word 2007, procder de la faon suivante, pour sauvegarder au format DAISY XML : 1. Enregistrer pralablement le document au format .docx par dfaut de Microsoft Office Word 2007. 2. Cliquer sur le bouton Microsoft Office , et cliquer loption Save as DAISY pour publier une version du document de travail au format DAISY XML. La bote de dialogue DAISY Translator saffiche.

Figure . Dfinition des options pour la publication au format DAISY XML

Comme illustr ci-dessus, les proprits du document (Cf. chapitre Donner des informations supplmentaires) sont reprises automatiquement lexception de lUid qui est gnr dynamiquement.

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3. Aprs avoir prcis la destination, cliquer sur le bouton Translate. La conversion est alors initie. Un rapport de conversion est publi la fin de lopration, prcisant le statut de succs ou dchec, les limites ou problmes rencontrs . Avec le clavier, procder de la faon suivante : 1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs. 2. Appuyer sur F, puis sur Y et enfin sur ENTRE pour valider. La bote de dialogue DAISY Translator saffiche. 3. Prciser la destination. 4. Appuyer sur ENTRE pour valider les options denregistrement.

10.4.3 Exemple
Dans un premier temps, et de faon complter les informations relatives au format DAISY XML, nous vous proposons de visionner/couter le film DAISY REND LA LECTURE PLUS FACILE87. La suite de cette section suppose davoir tlcharg au pralable les exemples de ce guide (Cf. section Organisation du guide ). Le document Coupon d'invitation Sminaire Word 2007.docx ralis pour le sminaire gratuit propos par lAssociation BrailleNet et Microsoft France en complment de ce guide est utilis comme exemple. Ce document est situ dans le dossier 10. Publier le document Word dans d'autres formats la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip. De faon mettre en pratique la procdure prcdente, nous vous proposons de publier ce document au format DAISY XML. A lissue de la publication, vous devez obtenir les fic hiers prsents dans le sous-rpertoire intitul DAISY et en particulier le fichier Coupon d'invitation Sminaire Word 2007.xml. Pour illustrer la dmarche dans son ensemble, nous vous proposons de tlcharger et dinstaller le Pipeline DAISY88. Une fois ceci effectu, nous vous proposons de raliser les oprations suivantes : 1. Lancer lapplication DAISY pipeline. 2. Crer une nouvelle tche, en loccurrence un nouveau Pipeline Job depuis loption New du menu File. 3. Dans lassistant New Job Wizard, slectionner alors Creation / Simple / Narrator.

87

Film DAISY REND LA LECTURE PLUS FACILE : http://www.microsoft.com/france/accessibilite/video/20080513-daisy-makesreading-easier.asx


88

DAISY Pipeline : http://www.daisy.org/projects/pipeline

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Figure . Cration d'une nouvelle tche

4. Cliquer sur Next. 5. Dans la seconde page de lassistant, prciser alors le fichier DAISY XML prcdent et ainsi que le rpertoire cible. Par simplicit, nous spcifions ici le sous-rpertoire DAISY qui contient le fichier DAISY XML.

Figure . Dfinition des paramtres de la tche

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6. Cliquer prsent sur Finish pour crer la tche de conversion. 7. De faon excuter immdiatement la tche, appuyer sur les touches CTRL + MAJ + F1.

Figure . Conversion du format

Une fois la tche de conversion effectue, vous devez disposer de trois sousrpertoires (daisy202, z3986, et z3986-mp3) avec trois types de format de sortie. De faon vous faire une ide du rsultat, nous vous proposons dinstaller un lecteur. Le site du consortium DAISY propose une liste de lecteurs89. Pour les besoins de lillustration, vous pouvez par exemple installer le lecteur logiciel GH PLAYER 2.290 qui dispose dune version dvaluation de 30 jours. Vous pouvez prsent lancer ce lecteur et ouvrir le fichier ncc.html prsent dans le rpertoire daisy202 via loption Open Book du menu File. Vous pouvez alors naviguer dans le coupon sur la base de la structure qui a t prcise lors de sa conception.

89 90

Liste de lecteurs sur le site du consortium DAISY : http://www.daisy.org/tools/tools.shtml?Cat=playback Lecteur logiciel GH PLAYER 2.2: http://www.gh-accessibility.com/download2.php

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11 Remarques en guise de conclusion


Ce document introduit les quelques principes cls observer pour rendre accessible au plus grand nombre un document produit avec Microsoft Office Word 2007. Ce guide nous a permis de dmontrer qu'en respectant un certain nombre de rgles, ds la conception d'un document Word, il est possible de le rendre accessible et lisible par des utilisateurs ayant un handicap visuel. Pour reprendre le fil conducteur de la grande majorit des exemples de ce guide (Cf. section Exemples ), vous pouvez constater que le document Extrait teleph_01_01 - Version revue.docx91 est dsormais mieux rendu tout en conservant son visuel initial. Si l'on spare la mise en forme du contenu, les lecteurs du document pourront l'afficher selon leurs prfrences : Choisir leur propre mode d'affichage ; Utiliser un modle de document appropri leurs besoins : texte blanc sur fond noir, ou inversement, utilisation ou non de couleurs, agrandir la taille de la police, changer la police. Si le document est structur selon des styles prdfinis, il sera possible au lecteur ou son aide technique, de naviguer plus rapidement d'un titre de paragraphe un autre, d'identifier le rle de chaque paragraphe par rapport aux autres blocs de texte du document ou de crer une table des matires du document. Si le document doit tre converti dans d'autres formats, sa structure pourra tre conserve. Un commentaire alternatif chaque lment non textuel du document amliorera l'accs l'information contenue dans ces graphiques pour tout lecteur ne voyant pas ou interprtant mal ces graphiques. Notons nanmoins que pour certains graphiques complexes, il sera ventuellement ncessaire d'adapter le commentaire ou d'en raliser une description simplifie. Si les tableaux sont utiliss afin d'organiser des donnes sur des lignes et des colonnes, et si les recommandations de ce guide sont respectes, ce mode d'affichage des donnes sera plus facile apprhender pour le lecteur ayant un handicap visuel et la prsentation sera plus facile comprendre par tous les lecteurs. Dans le cas de formulaires, des textes d'aides associs chaque champ du formulaire amlioreront l'accs ce formulaire pour tous les utilisateurs. Si le document doit tre converti dans d'autres formats, tels que les formats HTML, PDF, XPS ou DAISY XML abords dans ce guide, des liens explicites, des rfrences, des notes et une table des matires faciliteront la comprhension du document. Le but de ce guide n'a pas t de donner une liste exhaustive de tout ce qu'il faut prendre en compte pour qu'un document Word soit accessible tous. Son objectif a t de sensibiliser les personnes souhaitant crer un document avec le logiciel Microsoft Office Word 2007 des concepts de base permettant au plus grand nombre de lire et d'exploiter ces documents. Si les conseils prodigus par ce guide sont suivis, les documents raliss seront non seulement beaucoup plus accessibles aux lecteurs aveugles et malvoyants mais ils seront aussi beaucoup plus clairs pour tous.

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Ce document est situ dans le dossier 11. Remarques en guise de conclusion la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip.

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12 Pour aller plus loin


Pour des informations gnrales sur lAssociation BrailleNet, nous vous invitons consulter le site de lAssociation ladresse Internet http://www.braillenet.org. Pour des informations gnrales sur les solutions daccessibilit de Microsoft, nous vous invitons consulter le site ddi ladresse Internet http://www.microsoft.com/france/accessibilite. Pour des informations gnrales sur Microsoft Office System 2007, nous vous invitons consulter ladresse Internet http://www.microsoft.com/france/office/2007/default.mspx.

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