Normas y Procedimientos

Asunto Cdigo

Recepcin, Almacenamiento y Despacho de Almina Primaria

07.03-12

INDICE

I. OBJETIVO............................................................................................................................................2 II. FUNCIONES.......................................................................................................................................2 II. UNIDADES RESPONSABLES..........................................................................................................2 IV. NORMAS...........................................................................................................................................2 V. PASOS A SEGUIR..............................................................................................................................6 VI. ANEXOS............................................................................................................................................10

Conforme Gerente General de Planta Rafael Primera

Presidente Carlos E. Acosta Prez

Aprobado Junta Directiva Resolucin N

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I. OBJETIVO:

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Regular el proceso de recepcin de almina, velando por el cumplimiento de los requisitos de calidad y cantidad exigidos en el Pedido o Contrato, as como garantizar las condiciones almacenamiento, conservacin y despacho al rea de Reduccin.
II. FUNCIONES:

Programar la Recepcin de Almina. Recepcin de la Almina y Verificacin de las especificaciones de calidad establecidas en el Pedido o Contrato. Distribucin y Almacenamiento de la Almina. Actualizar la informacin en el sistema Sap. Seguimiento y Control de la Recepcin de Almina.
III. UNIDADES RESPONSABLES:

Superintendencia Planificacin y Control de Operaciones Gerencia Suministros Industriales Superintendencia Manejo de Materiales Departamento Materias Primas Departamento Mantenimiento Muelle y Transportadora Gerencia Control de Calidad y Procesos Superintendencia Normalizacin Control Calidad en Recepcin Departamento Control Calidad en Recepcin Superintendencia Procesos y Certificacin Calidad Reduccin Superintendencia Laboratorio Gerencia Reduccin Superintendencia Reduccin III Departamento Sistema Flakt Fase Densa Reduccin III Superintendencia Servicios a Reduccin Departamento Servicios a Celdas Gerencia Mantenimiento Industrial Superintendencia Instrumentacin y Medicin
IV. NORMAS:

1. La Superintendencia Planificacin y Control de Operaciones es responsable de elaborar mensualmente el Programa de Recepcin de Almina, en concordancia con el Plan Anual de Requerimientos de Materias Primas y el Pedido/Contrato suscrito y consensuarlo en el Comit de Almina.

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2. La Superintendencia Manejo de Materiales, a travs del Departamento Materias Primas, es responsable de garantizar las condiciones de cantidad, conservacin y resguardo de la almina primaria adquirida por la empresa, y a tales efectos debe: 2.1 Controlar el proceso de recepcin de la almina, as como su distribucin desde la sala de control de CVG Venalum hasta los silos de recepcin y/o consumo, de acuerdo a lo establecido en la Prctica de Trabajo MP-O-003 Recepcin, Almacenamiento y Distribucin de Almina Primaria. 2.2 Llevar control diario del inventario de almina recibida y almacenada en cada silo, a fin de mantenerlos en los niveles requeridos. 2.3 Mantener actualizado en el sistema SAP, la cantidad de almina recepcionada. 2.4 Realizar seguimiento al proceso de recepcin, almacenamiento y distribucin de almina, a fin de verificar el cumplimiento del programa establecido y en caso de ser necesario, canalizar la reprogramacin de la recepcin. 3. La Superintendencia Normalizacin Control Calidad en Recepcin, a travs del Departamento Control Calidad en Recepcin es responsable de canalizar, ante el Laboratorio de la empresa, los ensayos de las muestras de almina, a fin de verificar que los valores se encuentre dentro de los parmetros exigidos en el Pedido/Contrato y registrar los resultados de los ensayos en el sistema Sap. 4. La Superintendencia Manejo de Materiales, a travs del Departamento Mantenimiento Muelle y Transportadora, a fin de garantizar la disponibilidad de los sistemas de transporte o transferencia de almina, es responsable de ejecutar el mantenimiento, segn los planes y programas establecidos, en concordancia con las Normas y Procedimientos 10.01-02 Planificacin Mantenimiento Equipos Industriales y 10.01-03 Ejecucin Mantenimiento Equipos Industriales. 5. La Superintendencia Instrumentacin y Medicin es responsable de garantizar la disponibilidad y confiabilidad de las balanzas utilizadas en el proceso de recepcin de almina, de acuerdo a lo establecido en la Norma y Procedimiento 10.01-04 Control de los Equipos de Medicin. De la Recepcin y Almacenamiento de la Almina 6. Departamento Materias Primas, a los fines de garantizar la recepcin y almacenamiento debe: 6.1 Activar diariamente la Cinta Transportadora, de acuerdo al programa de recepcin establecido, a fin de permitir la transferencia de almina, y desconectarla una vez finalizada la misma. 6.2 Realizar la toma de las muestras de la almina cada 200 50 toneladas, para realizar el anlisis granulomtrico y entregar al Departamento Control Calidad en Recepcin las muestras correspondientes para que canalice los ensayos fsico-qumicos. 6.3 Identificar la almina para el control y anlisis de las muestras, segn la fecha de recepcin. 7. De la Conciliacin de Almina Recibida: 7.1 El Supervisor Materias Primas debe conciliar, semanalmente, con el representante autorizado por CVG-Bauxilum, la cantidad de almina recibida, dicha conciliacin se realiza a travs de los ticket de peso de las balanzas y el Seguimiento Transferencia de Almina.
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7.2 La conciliacin debe ser registrada en el formulario Validacin Envo de Almina y conformado por el Jefe Departamento Materias Primas. 7.3 El Cierre Oficial mensual de la Recepcin de Almina, se realizar con la presencia de un representante de CVG Bauxilum, CVG Alcasa y Superintendencia Manejo de Materiales CVG Venalum, basado en la Validacin Envo de Almina, generado en las conciliaciones semanales. El cierre Oficial debe ser aprobado por el Gerente Suministros Industriales. 7.4 La recepcin de almina ser soportada con el Certificado de Calidad de Almina recibidos de CVG Bauxilum debidamente conformado por CVG Venalum, el formulario Validacin Envo de Almina y el Cierre Oficial. 8. De las Discrepancias presentadas en la Almina recibida 8.1 El Departamento Materias Primas, cuando los resultados del anlisis granulomtrico de las muestras no estn conformes con los requisitos exigidos, debe informar inmediatamente a CVG Bauxilum, para detener la transferencia de almina hasta corregir la situacin y repetir nuevamente el anlisis, una vez restablecida la transferencia, a fin de verificar la correccin de la desviacin detectada. 8.2 La Superintendencia Normalizacin Control Calidad en Recepcin, en caso de desviacin en la composicin fsico-qumica de la almina, debe solicitar a CVG Bauxilum el envo de los anlisis qumicos correspondientes, evaluar la situacin, determinar las acciones a seguir e informar a la Gerencia Reduccin, Gerencia Suministros Industriales y Gerencia Control de Calidad. Las desviaciones de calidad sern canalizadas por la Superintendencia Normalizacin y Control Calidad en Recepcin, dentro de los treinta (30) das consecutivos al recibo de los resultados. La Superintendencia Manejo de Materiales o Superintendencia Normalizacin Control Calidad en Recepcin, debe informar a la Superintendencia Procesos y Certificacin Calidad Reduccin, Superintendencia Servicios a Reduccin y Superintendecia Reduccin I, II y III, las desviaciones de calidad presentes en la almina. Cuando se requiera utilizar el material, an estando fuera de las especificaciones de calidad exigidas, la Superintendencia Procesos y Certificacin Calidad Reduccin, Superintendencia Servicios a Reduccin y Superintendecia Reduccin I, II y III determinaran las acciones a ejecutar para compensar el efecto negativo potencial de la almina en el proceso y notificar dicha situacin a la Gerencia Reduccin, Gerencia Control Calidad y Gerencia Suministros Industriales. Las diferencias en cuanto a cantidades se tramitarn en las reuniones de conciliacin y cierre oficial; a fin de tomar los correctivos que correspondan, exigindose, si es necesario, la participacin de la Superintendencia Instrumentacin y los Certificados de Calibracin de las balanzas involucradas en las diferencias detectadas. En caso de discrepancias donde no se logre acuerdos entre CVG Bauxilum y CVG Venalum, sern tratados en el Comit de Almina, a fin de evaluar las desviaciones y tomar las acciones pertinentes.
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9. Las unidades involucradas en el presente procedimiento son responsables de resguardar, custodiar y mantener los registros generados, segn lo establecido en el procedimiento 09.03-25 Control de los Registros: Superintendencia Planificacin y Control de Operaciones: SU-151 Programa Mensual Recepcin de Almina. Departamento Materias Primas: SU-016 Recepcin/Transferencia de Almina; SU-114 Reporte de Granulometra de la Almina. Departamento Control Calidad en Recepcin: IG-288 Informe de Calidad Materias Primas e Insumos. 10. Las desviaciones detectadas durante la Recepcin, almacenamiento y despacho de la almina deben ser analizadas para determinar las causas de su origen e implantar las acciones que correspondan, de acuerdo a la norma y procedimiento 09.03-22 Acciones Correctivas y Preventivas. 11. De las Condiciones de Seguridad y Preservacin del Ambiente Es responsabilidad de las unidades involucradas en el presente procedimiento, garantizar y velar por la seguridad de los trabajadores, la preservacin de las instalaciones y el control de la contaminacin ambiental, y a tales efectos deben: 11.1 Prevenir situaciones de riesgo que puedan afectar la salud e integridad fsica del trabajador y/o causar daos a las instalaciones, equipos y/o sistemas de la empresa, mediante el cumplimiento de lo establecido en la norma y procedimiento 08.02-18 Normas Generales de Higiene y Seguridad Ocupacional; de igual manera evaluar y controlar las condiciones sub-estndares presentes en el rea de acuerdo a lo establecido en la Norma y Procedimiento 08.02-17 Deteccin y Control de Condiciones SubEstndares. 11.2 Conocer los aspectos ambientales significativos identificados en su rea y cumplir los objetivos, metas y programas ambientales establecidos para su control, as como tambin conocer las regulaciones ambientales vigentes y otros requisitos aplicables a la empresa en materia ambiental, de acuerdo con lo estipulado en las Normas y Procedimientos 08.02-04 Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales y 08.02-05 Identificacin de Requisitos Legales y Otros Requisitos en Materia Ambiental. 11.3 Mantener control sobre los aspectos ambientales significativos identificados en su rea, cumpliendo segn sea el caso, con lo establecido en las siguientes normas y procedimientos: 10.00-02 Manejo Integral de Residuos, Materiales Peligrosos Recuperables y Desechos 08.02-07 Normativa para el Manejo de los Aceites, Solventes y Desengrasantes Usados 08.02-26 Control de Emisiones Atmosfricas 08.02-27 Control de Efluentes Lquidos. 11.4 Informar al Departamento Control de Emergencias y/o a la Divisin Ambiente, cualquier situacin imprevista, o de emergencia que ocasione o pueda ocasionar daos al ambiente, segn lo establecido en la Norma y Procedimiento 08.02-06 Normativa para la Administracin del Plan de Emergencias.
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V.

PASOS A SEGUIR:

A. Programar Recepcin de la Almina Superintendencia Planificacin y Control de Operaciones 1. Recibe de la Gerencia Suministros Industriales copia del Plan Anual de Requerimientos de Materias Primas y Plan Anual de Adquisicin de Materias Primas, revisa y mantiene para su consideracin en la elaboracin del programa de recepcin. 2. Participa en reunin del Comit de Almina, elabora propuesta del Programa de Recepcin considerando Plan Anual de Requerimientos de Materias Primas, Despacho Programado de Almina Va Martima, intervencin de equipos de mantenimiento, calibraciones, acciones correctivas que apliquen y dems variables que puedan afectar la recepcin referida. 3. Acuerda fechas, cantidades y realiza los ajustes correspondientes, registra programacin en el formulario SU-151 Programa Recepcin de Almina y obtiene conformacin de Superintendente Manejo de Materiales, representante de CVG Bauxilum, y CVG Alcasa. 4. Obtiene copias del Programa Recepcin de Almina y distribuye a: CVG Bauxilum, CVG Alcasa, Departamento Materias Primas y archiva original para informacin y control. 5. Mantiene seguimiento al programa, conjuntamente con el Departamento Materias Primas, en caso de ser necesario realizar ajustes o reprogramacin, notifica al Comit de Almina. Repite acciones desde paso 2. Superintendencia Manejo de Materiales Departamento Materias Primas 6. Recibe de la Gerencia Suministros Industriales el SU-123 Plan Anual Requerimiento de Materia Prima y del Departamento Adquisicin Materias Primas el Contrato Pedido, segn lo establecido en la Norma y Procedimiento Planificacin y Compra de Materias Primas, revisa informacin y archiva para su control y seguimiento. 7. Al principio de cada mes, recibe el formulario SU-151 Programa Recepcin de Almina revisa, prepara logstica para recepcin y distribucin. Archiva programa para control y seguimiento. Contina etapa B.

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1. Coordina con CVG Bauxilum la transferencia de almina, segn Programa de Recepcin e inicia proceso aplicando lo establecido en la Prctica de Trabajo MP-O-003 Recepcin, Almacenamiento y Distribucin de Almina. 2. Mantiene seguimiento al proceso, realiza toma de muestras para anlisis granulomtrico y ensayos qumicos y acta segn el caso: 2.1 2.2 En caso de las muestras para ensayo qumico, acumula muestras para entregar el da siguiente al Departamento Control Calidad en Recepcin. Contina paso 9. En caso de muestras para anlisis granulomtrico, contina accin siguiente.

3. Realiza anlisis granulomtrico, segn lo establecido en la Prctica de Trabajo MP-O-003 Recepcin, Almacenamiento y Distribucin de Almina, para evaluar el % de fino, registra resultados en el formulario SU-114 Reporte de Granulometra de la Almina, retiene formulario y acta segn el caso: 3.1 Si no cumple con los parmetros de granulometra (10 % fino), suspende la recepcin de almina y comunica al Representante de CVG Bauxilum, la condicin granulomtrica de la almina para la toma de las acciones correspondientes. Una vez establecidos los parmetros, acciona el sistema transportador nuevamente y repite anlisis regresa al paso 3. Si cumple parmetros de granulometra, contina el proceso de recepcin de almina para su distribucin a los silos de recepcin silos de consumo.

3.2

4. Verifica a travs del Panel de Control, la necesidad de cada silo de consumo dando prioridad a los silos de menor nivel y procede a la transferencia de almina a los silos de consumo, aplicando lo establecido en la Prctica de Trabajo MP-O-003 Recepcin, Almacenamiento y Distribucin de Almina. 5. Registra, en cada turno de trabajo, la cantidad de almina recibida y transferida, en el formulario SU-016 Recepcin/Transferencia de Almina. 6. Al final del da, totaliza la cantidad de almina recibida y transferida en el formulario SU-016 Recepcin/Transferencia de Almina, registra informacin en la Hoja de clculo Distribucin de Almina Silos de Consumo y Seguimiento Transferencia de Almina, verifica cantidades recibidas vs. programadas, en caso de desviaciones, informa a las unidades involucradas para tomar las acciones correspondientes. 7. Enva (va electrnica) Seguimiento Transferencia de Almina a Superintendencias: Manejo de Materiales, Planificacin y Control de Operaciones, Reduccin I, II, III, Servicios a Reduccin, Normalizacin Control Calidad en Recepcin y Gerencia Suministros Industriales para su informacin y control y la tabla Distribucin de Almina Silos de Consumo a la Superintendencia Reduccin III, Servicios a Reduccin, Departamento Servicios a Celdas y Departamento Sistema Flakt Fase Densa Reduccin III.
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8. Ingresa al Sistema Sap y registra la cantidad de almina recibida. Archiva formularios Recepcin/Transferencia de Almina y Reporte de Granulometra de la Almina para su control. Superintendencia Normalizacin Control Calidad en Recepcin Departamento Control Calidad en Recepcin 9. Recibe, diariamente la muestra de almina y Seguimiento Transferencia de Almina (electrnico), revisa informacin y canaliza ensayo de la muestra ante la Superintendencia Laboratorio, segn procedimiento 09.04-06 Control de los Servicios de Ensayo de Laboratorio. 10. Posteriormente, recibe de la Superintendencia Laboratorio, los resultados (va electrnico), analiza, en caso de desviaciones informa a CVG Bauxilum y acuerdan acciones para corregir desviacin e informa a las unidades involucradas. 11. Enva (va electrnico) a la Superintendencia Manejo de Materiales, Superintendencia Procesos y Certificacin Calidad Reduccin, Gerencia Reduccin, Superintendencia Reduccin I, II, III, Superintendencia Servicios a Reduccin, Gerencia General de Planta, Gerencia Control de Calidad y Procesos para su informacin y control, al Departamento Servicios a Celdas, y Departamento Sistema Flakt Fase Densa Reduccin III y Departamento Materias Primas. Superintendencia Reduccin III, Superintendencia Servicios a Reduccin Departamento al Departamento Servicios a Celdas /Departamento Sistema Flakt Fase Densa Reduccin III 12. Recibe diariamente (va electrnico) Distribucin de Almina Silos de Consumo y resultados de ensayo de la almina recibida, revisa y toma en consideracin para el proceso Control Depuracin de Gases y Tratamiento de Almina. Superintendencia Manejo de Materiales Departamento Materias Primas 13. Recibe (va electrnica) resultados de ensayos, revisa, en caso de desviaciones informa a las unidades involucradas y determinan acciones a seguir. 14. Semanalmente imprime la tabla Seguimiento Transferencia de Almina, retira en CVG Bauxilum los Ticket de Peso y realiza conciliacin de la cantidad de almina recibida, con el representante de CVG Bauxilum. 15. Recibe formulario Validacin Envo de Almina con los datos de la conciliacin, revisa, firma, retiene copia del formulario, anexa soportes (Seguimiento Transferencia de Almina y Ticket de Peso) y archiva para su consideracin en el cierre mensual. 16. Contina proceso de recepcin, almacenamiento y distribucin de almina, segn Prctica de Trabajo MP-O-003 Recepcin, Almacenamiento y Distribucin de Almina y mantiene monitoreo permanente.

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Superintendencia Normalizacin Control Calidad en Recepcin Departamento Control Calidad en Recepcin 17. Semanal y mensualmente prepara una muestra representativa del lote transferido durante la semana y el mes, canaliza ensayo de la muestra ante la Superintendencia Laboratorio, de acuerdo al procedimiento 09.04-06 Control del Servicio Anlisis de Laboratorio, repite pasos 10 y 11. 18. Recibe, semanalmente de CVG Bauxilum Certificado de Calidad de la almina recibida, revisa informacin, y retiene Certificado para su control. 19. A final de mes, con los resultados obtenidos, ingresa al Sistema SAP y registra resultados, elabora Informe de Calidad de Materias Primas e Insumos, segn Prctica de Trabajo CCR-A-002 Informes de Calidad de Materias Primas e Insumos y anexa Certificado de Calidad. 20. Distribuye copias del Informe de Calidad de Materias Primas e Insumos a la Gerencia Suministros Industriales, Gerencia Reduccin, Superintendencia Procesos y Certificacin Calidad Reduccin, y archiva original para su informacin y control. Superintendencia Manejo de Materiales Departamento Materias Primas 21. Al final del mes, realiza cierre oficial de la cantidad de almina recibida, con el representante de CVG Bauxilum y CVG Alcasa, considerando la tabla Seguimiento Transferencia de Almina y los registros de conciliacin semanal (Validacin Envo de Almina). Recibe de CVG Bauxilum Validacin Envo de Almina (Resumen del mes) con la cantidad conciliada, firma y retiene copia. 22. Actualiza cantidad en la Hoja de Clculo Seguimiento Transferencia de Almina, verifica cumplimiento del Programa de Recepcin, registra observaciones correspondientes, imprime informacin y enva a la Gerencia Suministros Industriales para aprobacin y emisin de comunicacin de Cierre. 23. Ingresa al sistema Sap, registra la cifra oficial de almina recibida. Prepara Informe Mensual, obtiene firma de la Superintendencia Manejo de Materiales, enva original del Informe Mensual, a la Gerencia Suministros Industriales y archiva copia del Informe, Validacin Envo de Almina y Seguimiento Transferencia de Almina para su informacin y control. Gerencia Suministros Industriales 24. Recibe informacin de Cierre, revisa informacin emite comunicacin a C.V.G Bauxilum con informacin del Cierre Oficial para que inicie el proceso de facturacin, segn lo establecido en la Norma y Procedimiento 06.03-02 Recepcin y Pago de Factura. 25. Recibe Informe Mensual, revisa informacin, toma en consideracin para elaborar el Informe de Gestin, verifica cumplimiento del Plan Anual de Requerimientos de Materias Primas y Plan Anual de Adquisicin de Materias Primas, toma acciones correspondientes. Archiva Informe para informacin y control.
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VI. ANEXOS

Glosario (No aplica) Formularios e Instructivos SU- 151 Programa Recepcin de Almina. SU- 016 Recepcin /Transferencia de Almina. SU- 114 Reporte de Granulometra de Almina. IG- 288 Informe de Calidad de Materias Primas e Insumos. Flujograma

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