Unidad 11.

Gestin de los Riesgos en los Proyectos

1. Objetivos de la leccin o 1.1 Qu se incluye en esta rea de conocimiento? 2. Lista de palabras clave 3. Identificacin de procesos del rea de conoci!iento o 3.1. Lista de Procesos

3.2. Relacin entre procesos y reas de conocimiento

3.3. Relacin entre procesos y grupos de procesos

3.4. ntradas!"erramientas y #cnicas!$alidas de cada proceso

". #efinicin detallada de procesos o 4.1. Proceso 1% Plani&icacin de la gestin de riesgos 'omunicaciones (Ris) *anagement Planning+

4.2. Proceso 2% ,denti&icacin de riesgos (Risk Identification+

4.3. Proceso 3% -nlisis cualitati.o de riesgos ( Qualitative risks analysis+

4.4. Proceso 4% -nlisis cuantitati.o de riesgos ( Quantitative risks analysis+

4./. Proceso /% Plani&icacin de respuesta a riesgos (Risks response planning+

4.0. Proceso 0% 'ontrol y monitori1acin de riesgos (Risks monitoring and control+

$. #iccionario Palabras clave %espa&ol'ingl(s)

1. O*+,-I.O/ #, L0 L,11I23

l o23eti.o principal de la gestin de riesgos en los proyectos es incre!entar la probabilidad e i!pacto de los e.entos o situaciones positi.as ( positive events+4 as5 como decrementar la pro2a2ilidad e impacto de los e.entos negati.os ( adverse events+. l 6ito del 7irector de Proyecto se alcan1ar si logra con.ertir la incertidum2re en oportunidades4 ale3ando las amena1as. 4ig5ra 16 823eti.o del director de proyecto% #rans&ormar incertidum2re en oportunidades

4ig5ra 26 l rol del 7irector de proyecto &rente a los riesgos La tarea de la gestin es6

1.
2.

9n director de proyecto se de2e centrar en prevenir los pro2lemas( proacti.idad+4 en .e1 de esperar y resol.erlos (reacti.idad+. s el responsable de la gestin del riesgo%

1.1. 78U9 /, I31LU:, ,3 ,/-0 ;R,0 #, 1O3O1I<I,3-O

La :estin de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con la planificacin de la gestin de riesgos4 la identificacin y el anlisis de los riesgos4 las respuestas a los riesgos4 y el seguimiento y control de riesgos de un proyecto.

9n riesgo en un proyecto (project risk+ es un evento o condicin incierta ;ue4 si ocurre4 tiene un e&ecto positi.o < oport5nidad < o negati.o < a!ena=a < so2re4 al menos4 un o23eti.o o .aria2le del proyecto (alcance4 tiempo4 coste4 calidad4 etc.+ 7ic=o e.ento o condicin puede .enir pro.ocado por una o ms ca5sas. -dems4 en el caso de dispararse el e.ento o condicin puede lle.ar asociado uno o ms i!pactos so2re el proyecto.

4ig5ra 36 7e&inicin de riesgo #efinicin de 5n Riesgo %P<*O>? "@ ,dicin) Riesgo% =ec=o o e.ento incierto o condicin ;ue si se produce4 tiene un e&ecto positi.o o negati.o en los o23eti.os del proyecto.

4ig5ra "6 7i&erencia entre incertidum2re y riesgo

'omo se =a indicado en el prra&o anterior4 para el P*,> los riesgos pueden ser positi.os (oportunidades+ o negati.os (amena1as+. La semntica generalmente asociada a los riesgos es el relacionarlo con aspectos negati.os.

4ig5ra $6 ?aria2les asociadas a los riesgos Probablilidad Posi2ilidad de ;ue ocurra un riesgo (una amena1a o una oportunidad+. I!pacto &ecto (amena1a u oportunidad+4 ;ue tendr so2re el proyecto si el e.ento tiene lugar.

-ie!po de oc5rrencia 'uando puede ocurrir el riesgo (amena1a u oportunidad+4 durante el ciclo de .ida del proyecto.

4rec5encia 'uantas .eces puede ocurrir el riesgo (amena1a u oportunidad+.

La incertidum2re est presente en todos los proyectos. Por tanto4 de dic=a incertidum2re se deri.arn riesgos ;ue el 7irector de Proyecto de2e sa2es gestionar adecuadamente.

4ig5ra A6 l riesgo es algo impl5cito en los proyectos

1. Los riesgos se p5eden clasificar atendiendo a diferentes criterios. 9no

de ellos es la posi2ilidad de conocer los mismos. s decir4 los riesgos pueden ser conocidos o desconocidos. Riesgos conocidos (Known risks+ son a;uellos ;ue =an sido identi&icados y anali1ados y4 por tanto4 se puede preparar un plan de respuesta para el caso de ;ue ocurran. Riesgos desconocidos (Unknown risks+ son a;uellos ;ue no

conocemos a priori y4 por tanto4 no se pueden gestionar de manera proacti.a. -nte este tipo de riesgos4 una posi2le actuacin pre.enti.a ser5a destinar unas reser.as de contingencia (tanto para tiempo como para costes+. #am2in se pueden destinar reser.as de contingencia para riesgos ;ue sean conocidos pero ;ue no sea renta2les desarrollar respuestas proacti.as. 2. Las personas y? por eBtensin? las organi=aciones? tiene actit5des frente a los riesgos C5e afectan a la for!a en C5e se afrontan los riesgos.

,rrores co!5nes en la gestin de riesgos

'ompletar la etapa de identi&icacin de riesgos sin tener su&icientemente detallado el alcance del proyecto.

@o detallar los riesgos. s decir4 identi&icar riesgos generales en lugar de espec5&icos para el proyecto.

'onsiderar riesgo algo cierto (donde no e6iste incertidum2re+.

@o tener en cuenta todas las categor5as de riesgos (culturales4 tcnicos4 de mercado4 etc.+.

9sar un Anico mtodo para identi&icar riesgos.

@o prestar la su&iciente atencin a la gestin de riesgos durante todo el proyecto.

l 7irector de proyecto no proporciona su&iciente in&ormacin al e;uipo de proyecto en relacin a la gestin de riesgos ;ue se .a a lle.ar a ca2o.

Birmar contratos so2re proyectos antes de =a2er reali1ado una identi&icacin preliminar de los riesgos del mismo.

2. LI/-0 #, P0L0*R0/ 1L0.,

Riesgo

1a5sa

#isparador

/5ceso

&ecto

-mena1a

8portunidad

,ncertidum2re

-ccin Pre.enti.a

-ccin 'orrecti.a

Reser.as

Presupuesto

Pro2a2ilidad

,mpacto

*?

Registro de Riesgos

#cnicas identi&icacin riesgos

#ipos de riesgos

'ategor5as de riesgos

RC$

Plan de 'ontingencia

Dor)around

Ball2ac) Plan

Riesgo $ecundario

Riesgo Residual

Propietario del riesgo

-ctitud &rente al Riesgo

9m2ral de tolerancia al riesgo

*atri1 Pro2a2ilidad E ,mpacto

Precisin y rrores de las stimaciones

-nlisis de *onte 'arlo

strategias de respuesta al riesgo

3. I#,3-I4I101I23 #, PRO1,/O/ #,L ;R,0 #, 1O3O1I<I,3-O

n esta rea de conocimiento se incluyen 0 procesos.

3.1. LI/-0 #, PRO1,/O/

3o!bre del proceso

Gr5po de procesos al C5e pertenece

Plani&icacin de la gestin de riesgos (Risk Management Planning+

Plani&icacin (Planning+

,denti&icacin de riesgos (Risks identification)

Plani&icacin (Planning+

-nlisis cualitati.o de riesgos (Risks qualitative analysis)

Plani&icacin (Planning+

-nlisis cuantitati.o de riesgos (Risk quantitative analysis+

Plani&icacin (Planning+

Plani&icacin de respuesta a riesgos (Risks response planning+

Plani&icacin (Planning+

'ontrol y monitori1acin de riesgos (Risk Monitoring and ontrol+

*onitori1acin y control (Monitoring and ontrolling)

4ig5ra D6 7escripcin 2re.e de cada uno de los procesos

3.2. R,L01I23 ,3-R, PRO1,/O/ : ;R,0/ #, 1O3O1I<I,3-O

4ig5ra E6 Relacin entre procesos y reas de conociemineto

3.3. R,L01I23 ,3-R, PRO1,/O/ : GRUPO/ #, PRO1,/O/

4ig5ra F6 Relacin entre procesos y grupos de procesos

3.". ,3-R0#0GH,RR0<I,3-0/ PRO1,/O

-913I10/G/0LI#0/

#,

10#0

4ig5ra 1I6 ntradas4 $alidas y "erramientas

". #,4I3I1I23 #,-0LL0#0 #, PRO1,/O

".1. PRO1,/O 16 PL03I4I101I23 #, L0 G,/-I23 #, RI,/GO/ % RISK MANAGEMENT PLANNING)

JPlanningK

Objetivo
7ecidir ;u estrategias utili1ar para en&rentarse a los riesgos y plani&icar las acti.idades de gestin del riesgo del proyecto ste proceso se de2er5a lle.ar a ca2o lo antes posi2le4 puesto ;ue es &undamental para la e3ecucin e6itosa de otros procesos posteriores. La e3ecucin de este proceso nos permitir cerciorarnos de ;ue el ni.el4 tipo y .isi2ilidad de la gestin de riesgos es acorde al ni.el de incertidum2re e6istente en el proyecto y a la

importancia del mismo para la organi1acin. 7e esta &orma4 se =ace un uso e&iciente de los recursos y tiempo destinados a las acti.idades relacionadas con la gestin de riesgos.

l conocer el grado de tolerancia (ni.el de riesgo acepta2le+ a riesgos de los di&erentes sta)e=olders del proyecto es &undamental para poder predecir las reacciones de los mismos ante situaciones relacionadas con riesgos. sta in&ormacin se usar para poder asociar un ni.el de riesgo a cada pa;uete de tra2a3o o acti.idad.

$i 2ien el proceso de plani&icacin de la gestin de riesgos ser dirigido por el 7irector de proyecto4 en el mismo cola2orarn di&erentes roles% Patrocinador4 cliente4 e;uipo de tra2a3o4 e6pertos en riesgos4 otros sta)e=olders4 etc. 4ig5ra 116 -ctitudes &rente al riesgo La actitud &rente al riesgo no depende de nuestro esp5ritu de a.entura sino ;ue tam2in puede estar su3eto al anlisis 0versin al riesgo% solo toma los riesgos &a.ora2les (*-F*,@+ 3e5tral al riesgo% slo est in&luenciado por el impacto esperado -o!ador de riesgo% -sume el pago de un e6tra para participar en situaciones de riesgo y de oportunidades (*-F*-F+ U!brales de riesgo% @i.el de riesgo ;ue es adapta2le sen la organi1acin. #am2in se utili1a el trmino !uncin de utilidad del riesgo

,ntradas
1. 4actores del entorno e!presarial Las actitudes respecto al riesgo y la tolerancia del riesgo de las organi1aciones y las personas in.olucradas en el proyecto in&luirn en el plan de gestin de los riesgos. 2. PolLticas y procedi!ientos de la organi=acin La organi1acin puede tener de&inidos dentro de sus procedimientos aspectos como% 'ategor5as de riesgo4 de&iniciones comunes de conceptos y trminos4 plantillas4 roles y responsa2ilidades4 y ni.eles de autoridad para la toma de decisiones. 3. #efinicin detallada del alcance ". Plan de gestin del proyecto

Herra!ientas y t(cnicas
1. 0n lisis y re5niones de planificacin l e;uipo de proyecto cele2rar reuniones para desarrollar el plan de gestin de riesgos (risk anage ent plan). - dic=as reuniones podr5an asistir di&erentes sta)e=olders4 aun;ue normalmente suele asistir el director de proyecto4 algunos miem2ros del e;uipo del proyecto y miem2ros de la organi1acin con responsa2ilidad so2re acti.idades relacionadas con riesgos. n estas reuniones% $e de&inen los planes 2sicos para lle.ar a ca2o las acti.idades de gestin de riesgos. $e tratarn las reser.as de coste y tiempo. $e de&inirn las acti.idades necesarias de gestin de riesgos para incluirlas en el presupuesto y en el cronograma. o o $e asignarn las responsa2ilidades relacionadas con gestin de riesgos. $e adaptarn para el proyecto% Las plantillas de estructuracin o desglose de riesgos por categor5as Las de&iniciones de ni.eles de riesgo4 pro2a2ilidad por tipo de riesgo4 impacto por tipo de o23eti.o o La matri1 de pro2a2ilidad E impacto.

Los resultados de la e3ecucin de estas reuniones se recogern en el plan de gestin de riesgos. 4ig5ra 126 Principales riesgos de un proyecto

/alidas
1. Plan de gestin de riesgos %Risk Manage ent Plan) ste plan descri2e cmo se lle.ar a ca2o la gestin de riesgos en el proyecto%

l plan de gestin de riesgos es un su2Eplan de plan de gestin del proyecto.

Puesto ;ue en el plan de gestin de riesgos se tratan aspectos de tiempo y coste4 ser.ir de entrada a los procesos relacionados con las estimaciones de coste y tiempo4 as5 como los de ela2oracin del cronograma y presupuesto del proyecto. -dems4 sir.e de GinputH a otros procesos tales como los relacionados con las contrataciones y ad;uisiciones. l plan de gestin de riesgos suele incluir% <etodologLa% 7e&ine la estrategia4 =erramientas y &uentes de in&ormacin ;ue se usarn para reali1ar la gestin de riesgos Roles y responsabilidades% 7e&ine ;u roles reali1arn cada una de las acti.idades y tareas relacionadas con la gestin de riesgos4 as5 como el grado de responsa2ilidad de cada uno de ellos. Preparacin del pres5p5esto% $e preEasignan los recursos necesarios y se estiman los costes en los ;ue =a2r ;ue incurrir para reali1ar las tareas de gestin de riesgos. stos costes de2en &ormar parte de la l5nea 2ase del proyecto ( cost baseline+. o Periodicidad% 7e&ine cundo y con ;u &recuencia se e3ecutarn4 a lo largo del ciclo de .ida del proyecto4 los procesos relacionados con la gestin de riesgos. o cronograma sta2lece las acti.idades de gestin de riesgos ;ue se incluirn en el

Las acti.idades relacionadas con la gestin de riesgos de2er5an comen1ar tan pronto como &uera posi2le (actitud pre.enti.a y preacti.a+ 1ategorLas de riesgo% Proporciona una estructura para =acer4 de manera

sistemtica4 el proceso de identi&icacin de riesgos. 9na estructura de descomposicin de riesgos (R!S+ es uno de los mtodos para proporcionar dic=a estructura4 pero tam2in se puede utili1ar un listado de los di&erentes aspectos o reas del proyecto. sta descomposicin en categor5as ser re.isada durante el proceso de ,denti&icacin de riesgos.

'omo entrada para la ela2oracin del RC$ podr5amos utili1ar in&ormacin =istrica de proyectos anteriores. n el caso de ;ue la organi1acin disponga de o&icina de proyectos (P*8+4 ser sta la ;ue proporcione la categori1acin de los riesgos. 6isten mAltiples &ormas de clasi&icar los riesgos. 9na clasi&icacin podr5a ser% ,Bternos% Relacionados con el entorno4 el *ercado4 la regulacin .igente4 etc. Internos% Relacionados con las .aria2les del proyecto (tiempo4 coste4 cam2ios al alcance4 po2re uso de Gpro3ect managementH4 etc.+ -(cnicos% 'am2ios en la tecnolog5a o en las .ersiones de los productos. I!predecibles %Un"oreseea#le)% $lo una pe;ueIa porcin de los riesgos de un proyecto se pueden catalogar como impredeci2les. /egMn la f5ente del riesgo% Riesgos asociados a la plani&icacin4 riesgos asociados al coste4 riesgos asociados a los RR""4 etc. 4ig5ra 136 Posi2les clasi&icaciones de los riesgos o 1J clasi&icacin% Los riesgos de negocio% Riesgos ;ue si se producen podemos perder o ganar. o Los riesgos p5ros% Riesgos ;ue si se producen slo perderemos o #am2in podemos clasi&icarlos como% Riesgos conocidos% -;uellos ;ue =an sido identi&icados y anali1ados4 y es posi2le plani&icarlos o Riesgos desconocidos% @o pueden gestionarse de &orma proacti.a 4ig5ra 1"6 Posi2les &uentes de riesgo

#efiniciones de probabilidad e i!pacto de los riesgos % La calidad y credi2ilidad del -nlisis 'ualitati.o ;ue ser reali1ado posteriormente4 re;uiere de&inir claramente los di&erentes ni.eles de pro2a2ilidad e impacto de los riesgos. Por e3emplo4 para representar los di&erentes grados de pro2a2ilidad podemos usar ni.eles cali&icati.os% muy impro2a2le4 poco pro2a2le4 pro2a2le4 etcK4 o in&ormacin numrica% L.14 L.2/4 L./LM4 etc. ,gualmente4 se proceder5a para de&inir los di&erentes grados de impacto so2re los o23eti.os del proyecto. Por e3emplo4 podr5amos utili1ar escalas del tipo% *uy 2a3o4 2a3o4 medio4 etcK.4 o escalas de tipo numrico% L.1L4 L.2/4 L./L4 etc. Los .alores numricos podr5an seguir escalas lineales o no.

<atri= probabilidad'i!pacto% $ir.e para priori1ar los riesgos en &uncin de la relacin pro2a2ilidad de ocurrencia < impacto so2re los o23eti.os del proyecto. 7e esta &orma4 se podrn diseIar4 de manera prematura4 planes de respuesta a riesgos.

-olerancia a riesgos de los staNeOolders % $e re.isar el grado de tolerancia inicialmente preesta2lecido para cada uno de los sta)e=olders.

4or!atos de infor!e %reporting)% $e especi&icar el contenido y &ormato del registro de riesgos y de cual;uier in&orme de riesgos re;uerido. ,gualmente4 se de&inirn cmo se documentar y comunicar los resultados de los procesos relacionados con la gestin de riesgos.

/eg5i!iento %tracking)% $e documentar como se lle.ar a ca2o el registro de in&ormacin relacionada con las acti.idades de gestin de riesgos a e3ecutar4 de &orma ;ue sir.an de GinputH para &uturos proyectos y por tanto4 ;ueden recogidas en las lecciones

aprendidas del proyecto. Binalmente4 tam2in se documentar el =ec=o de si los procesos de gestin de riesgos sern auditados y cmo se lle.ar a ca2o esta auditoria.

".2. PRO1,/O 26 I#,3-I4I101I23 #, RI,/GO/ %RISK I$ENTI%I&ATI'N)

JPlanning K

Objetivo
7eterminar ;u riesgos pueden a&ectar al proyecto y documenta sus caracter5sticas n la etapa de identi&icacin de riesgos pueden participar mAltiples sta)e=olders% 7irector de proyecto e6iste+ 6pertos en riesgos (;ue no *iem2ros del e;uipo de proyecto ;uipo de gestin de riesgos (si

pertenecen al e;uipo del proyecto+ 'lientes 9suarios 8tros directores de proyecto 8&icina de proyectos (PM"+

Puesto ;ue durante la etapa de plani&icacin del proyecto ya se reali1an tareas de gestin de riesgos y en dic=a etapa aAn no e6isten in&ormes de seguimiento (Pro#ect status reports+ del proyecto4 no siempre tal documento es un GinputH a los procesos de gestin de riesgos.

l proceso de identi&icacin de riesgos es iterati.o4 puesto ;ue a lo largo del ciclo de .ida del proyecto pueden surgir nue.os riesgos4 puede cam2iar el grado de pro2a2ilidad y!o impacto de los riesgos ya identi&icados4 etc.

s importante ;ue el e;uipo de proyecto est muy concienciado y moti.ado con las acti.idades relacionadas con la gestin de riesgos (aspecto cla.e en todo proyecto+ Lgicamente4 la etapa de identi&icacin de riesgos no puede &inali1ar antes de ;ue se =ayan completado la de&inicin detallada del alcance y el DC$.

l patrocinador puede ;ue =aya proporcionado una lista preliminar de riesgos durante la de&inicin preliminar del alcance (preliminary pro#ect scope statement)$

n la mayor5a de las ocasiones4 al proceso de ,denti&icacin de riesgos le sucede el de anlisis cualitati.o de riesgos. @o o2stante4 en algunos casos se puede pasar directamente a e3ecutar el anlisis cuantitati.o de riesgos (so2re todo cuando la persona ;ue dirige los procesos de gestin de riesgos es muy e6perimentada+. #am2in =ay ;ue tener en cuenta ;ue4 en algunos casos4 durante la identi&icacin del riesgo se puede deducir la respuesta ms idnea para =acer &rente al mismo. 7ic=a respuesta preliminar de2e ser documentada y re.isada posteriormente en el proceso de plani&icacin de respuestas a riesgos (Risk Response Planning process(. 4ig5ra 1$6 ,denti&icacin de disparados de riesgos.

,ntradas
1. 4actores del entorno e!presarial 'omo entradas a este proceso4 podemos usar in&ormacin pu2licada en%

CC77 de riesgos. studios uni.ersitarios. Resultados de procesos de 2enc=mar)ing 8tros estudios del sector o industria en la ;ue .ayamos a reali1ar el proyecto. 2. Procedi!ientos y polLticas de la organi=acin La in&ormacin de anteriores proyectos recogida en las lecciones aprendidas puede ser una entrada de muc=a utilidad para este proceso. 3. #efinicin detallada del alcance. La incertidum2re de las asunciones o =iptesis del proyecto de2e e.aluarse como una posi2le causa de riesgo del proyecto. ". Plan de gestin de riesgos Proporciona GinputsH tales como asignaciones de roles y responsa2ilidades4 la contemplacin de acti.idades de gestin de riesgos en el presupuesto y el cronograma4 las categor5as de riesgo4etc. $. Plan de gestin del proyecto l proceso de identi&icacin de los riesgos re;uiere una compresin de%

Plan de gestin del cronograma (%c&edule management plan+ Plan de gestin de costes ( ost management plan+ Plan de gestin de la calidad (Quality management plan+ ...

Herra!ientas y t(cnicas
1. Revisiones de doc5!entacin. 9na =erramienta &undamental para identi&icar riesgos del proyecto es la re.isin de la documentacin generada por el proyecto% Planes y su2planes -cta de proyecto 7e&inicin preliminar del alcance.

Lecciones aprendidas 8tros documentos y &ic=eros del proyecto. 7e la e.aluacin de la calidad4 consistencia y co=erencia entre los di&erentes documentos del proyecto se pueden desprender di&erentes riesgos. 2. -(cnicas de recopilacin de infor!acin

*rainstor!ing) -(cnica #elpOi$ 'onsiste en 2uscar el consenso entre di&erentes e6pertos. n

principio4 todos los e6pertos participan en el proceso de manera annima. 9n coordinador solicita4 a los e6pertos4 la cumplimentacin de di&erentes cuestionarios. Las respuestas de los e6pertos son clasi&icadas y ordenadas. l resultado se .uel.e a en.iar a los di&erentes e6pertos4 para proceder de igual &orma ;ue antes. -s54 despus de .arias ciclos4 se alcan1a el consenso entre los e6pertos. ,ntrevistas a eBpertos Identificacin de la ca5sa principal (Root cause+$ $e in.estiga la causa u origen de los riesgos. 7e esta &orma4 se podrn agrupar los riesgos segAn sus causas y diseIar planes de respuesta ms e&icientes. Para determinar las causas de un riesgos se pueden utili1ar diagramas de ,s=i)aNa. 0n lisis #04O$ -nlisis de las 7e2ilidades4 -mena1as4 &ortale1as y oportunidades. 3. 0n lisis !ediante listas de control %&*ecklist) $e pueden reali1ar 2asndose en in&ormacin =istrica y en el conocimiento acumulado de proyectos anteriores similares. l ni.el ms 2a3o de la RC$ tam2in puede utili1arse como lista de control de riesgos. $i 2ien una lista de control puede ser rpida y sencilla4 es imposi2le ela2orar una ;ue sea e6=austi.a. ". 0n lisis de as5nciones e Oiptesis. $e re.isa la .alide1 de las asunciones e =iptesis reali1adas. ste anlisis nos permitir identi&icar los riesgos del proyecto de2idos al carcter ine6acto4 inconsistente o incompleto de las asunciones. $. -(cnicas de diagra!acin6 #iagra!as ca5sa'efecto. 4ig5ra 1A6 9so de diagramas ,s=i)aNa para identi&icar Groot causesH

#iagra!as de fl5jos. 4ig5ra 1D6 9so de diagramas de &lu3o para .er interrelacin entre elementos

Un !apa C5e !5estra la sec5encia de actividades y decisiones en 5n proceso 9sado para% o o o *ostrar el &lu3o de entradas y salidas entre las acti.idades ,denti&icar &untes de recogida de datos ,denti&icar puntos de control de procesos $5m2olos 2sicos usados% o o o proceso Rect ng5lo% paso del proceso Ro!bo% decisin en el proceso 4lecOa% &lu3o de entrada!salida entre las acti.idades y las decisiones del

#iagra!as de infl5encia %In"l+ence diagra s). *uestra relaciones4 ya sean temporales o de otro orden4 entre di&erentes .aria2les y elementos del proyecto.

/alidas
1. Registro de riesgos %Risk Register). La salida de este proceso se recoge en un documento llamado Registro de Riesgos.

l registro de riesgos &orma parte del plan de gestin del proyecto.

l registro de riesgos contendr toda la in&ormacin relacionada con los di&erentes riesgos identi&icados en el proyecto. ste documento ser.ir de entrada y ser actuali1ada y completado a la &inali1acin de muc=os procesos de gestin. -lgunos tipos de in&ormacin ;ue se suelen recoger en el registro de riesgos son% Lista de riesgos identi&icados 'ondiciones de disparo ('rigger conditions+ de cada riesgo. Lista de respuestas preliminares a cada uno de los riesgos% sta identi&icacin

preliminar de las respuestas para a&rontar cada riesgo ser re.isada y me3orada durante la e3ecucin del proceso de plani&icacin de respuestas a riesgos ( Risk Response Planning process)$ 'ausas principales (root causes+ de cada uno de los riesgos. Lista actuali1ada de categor5as de riesgos% 7urante la identi&icacin de riesgos se pueden deri.ar nue.as categor5as de riesgos4 me3orar o actuali1ar las ya e6istentes4 etc.

l registro de riesgos es la l5nea 2ase para la gestin de riesgos (baseline risk+

4ig5ra 1E6 3emplo de registro de riesgos

Por cada riesgo identi&icati.o tendremos ;ue reca2ar la siguiente in&ormacin%

Ite!

1oncepto

@umero identi&icacin del riesgo

,denti&icarlo de &orma ine;u5.oca

7escripti.o del riesgo @om2re del riesgo 'ausa del riesgo .ento desencadenante &ecto del riego #ipo de &uente de riesgo 3emplo% speci&icacin de re;uisitos4 &inancieros4 etc. 7escripcin Lista de consecuencias

7isparadores o tiggers

7escripcin

Riesgo identi&icado por%

Persona ;ue reconoci al riesgo

'ategori1acin

Base4 elemento del 7# o del RC$ en ;ue se identi&ic

:estor o propietario del riesgo

Persona responsa2le del riesgo

:ra.edad del impacto (e&ecto+

'i&ra

Pro2a2ilidad de ;ue suceda

Porcenta3e

Periodo pre.isto de aparicin Brecuencia Ondice ,nicial de 'riticidad (,,'+ Ondice -ctual de 'riticidad (,-'+

Bec=a!s Periodo de tiempo ?aloracin y &ec=a ?aloracin y &ec=a

".3. PRO1,/O 36 03;LI/I/ 1U0LI-0-I.O #, RI,/GO/ % ,UALITATI-E RISKS ANAL.SIS)

JPlanningK

Objetivo
Priori=ar los riesgos para anlisis o acciones posteriores (anlisis cuantitati.o4 planes de respuesta4 etc.+4 e.aluando la com2inacin pro2a2ilidadEimpacto. La e&iciencia del proyecto se incrementar si ponemos nuestro &oco de atencin en los riesgos considerados de alta prioridad. La prioridad de cada riesgo ser calculada en 2ase a di&erentes .aria2les% pro2a2ilidad de ocurrencia4 impacto so2re los o23eti.os del proyecto4 &recuencia de ocurrencia4 tolerancia de los sta)e=olders ante ese tipo de riesgo4 etc. #ras e3ecutar este proceso podemos proseguir con un anlisis cuantitati.o de riesgos o pasar directamente a diseIar unos planes de respuesta a riesgos.

l anlisis cualitati.o es un mtodo s5bjetivo de priori1ar los riesgos de un proyecto.

,ntradas
1. PolLticas y procedi!ientos de la organi=acin. $e utili1arn como GinputH de este proceso los datos de riesgos de anteriores proyectos y lecciones aprendidas. 2. #efinicin detallada del alcance Los proyectos ;ue =acen uso de tecnolog5as muy recientes o poco pro2adas conducen a un mayor grado de incertidum2re y4 por tanto4 mayor e6istencia de riesgos. Para determinar las caracter5sticas del proyecto =aremos uso de la de&inicin detallada del alcance. 3. Plan de gestin de riesgos -lgunos elementos4 recogidos en el plan de gestin de riesgos4 ;ue son cla.es para la e3ecucin de este proceso son% Roles y responsa2ilidades para reali1ar acti.idades relacionadas con gestin de riesgos. Presupuesto y plani&icacin de las acti.idades relacionadas con gestin de riesgos.

'ategor5as de riesgos(RC$+ 7e&inicin de pro2a2ilidad e impacto *atri1 de pro2a2ilidad e impacto #olerancia a riesgos de los sta)e=olders. $i algunos de los elementos cla.es indicados no &ueron incluidos en el plan de gestin de riesgos4 se desarrollarn durante este proceso. ". Registro de riesgos

Herra!ientas y t(cnicas
1. ,val5acin de la probabilidad e i!pacto de los riesgos. Para cada riesgo identi&icado y recogido en el registro de riesgos se e.alAan su pro2a2ilidad de ocurrencia y el impacto o e&ecto (ya sea positi.o o negati.o+ so2re los di&erentes o23eti.os (alcance4 tiempo4 coste4 calidad4 etc. so2re el proyecto. Para reali1ar esta e.aluacin cualitati.a de pro2a2ilidad e impacto se pueden esta2lecer entre.istas o reuniones donde participen miem2ros del e;uipo de tra2a3o4 e6pertos en riegos y cual;uier otro miem2ro de la organi1acin ;ue pueda aportar algo en esta la2or. -dems de asignar un ni.el de pro2a2ilidad e impacto a cada riesgo4 se documentan las =iptesis o asunciones 2a3o las ;ue se =a reali1ado dic=a e.aluacin. Los .alores asignados de pro2a2ilidad e impacto se a3ustarn a las escalas y de&iniciones esta2lecidas en el plan de gestin de riesgos.

- .eces4 algunos riesgos ;ue4 sa2emos de antemano4 tienen una muy 2a3a pro2a2ilidad de ocurrencia e impacto no son anali1ados en pro&undidad sino ;ue son recogidos en una lista de Gtemas a .igilarH (watc*list+. sta lista =a2r ;ue ir re.isndola peridicamente para asegurarnos ;ue la pro2a2ilidad e impacto de los riesgos sigue siendo m5nima.

2. <atri= de probabilidad ' i!pacto :racias a la matri1 de pro2a2ilidad < impacto podremos priori1ar los riesgos de &orma ;ue anlisis posteriores (anlisis cuantitati.o+ solo se realicen so2re a;uellos riesgos considerados de alto ni.el. Los riesgos se clasi&icarn como de 2a3a4 moderada o alta prioridad.

La consideracin de riesgo de ni.el alto4 medio o 2a3o depender de la tolerancia de los sta)e=olders as5 como de la organi1acin. -dems4 los riesgos se pueden ordenar4 asignar un ni.el o clasi&icar para cada uno de los o23eti.os (alcance4 tiempo4 coste4 etc.+ del proyecto. Por lo tanto4 puede ;ue necesitemos mane3ar .arias matrices pro2a2ilidadEimpacto.

Para mayor detalle4 .ase el tema G:estin de riesgosH el curso de Pro#ect Management.

3. ,val5acin de la calidad de los datos relacionados con riesgos. $e e6aminar el grado de entendimiento del riesgo4 y la e6actitud4 calidad4 &ia2ilidad e integridad de los datos so2re el riesgo. ste e6amen del ni.el de calidad de la in&ormacin se de2e reali1ar antes de proseguir con el anlisis cualitati.o de los riesgos.

:eneralmente4 la recopilacin de in&ormacin relacionada con la gestin de riesgos es una tarea muy di&5cil y ;ue consume gran cantidad de recursos.

". 1ategori=acin de riesgos Los riesgos del proyecto pueden categori1arse por% &uentes o causas de riesgo (RC$+ rea del proyecto a&ectada (usando el DC$+ &ase del proyecto en ;ue pueden producirse otros criterios. para determinar las reas del proyecto ;ue estn ms e6puestas a los e&ectos de la incertidum2re. l agrupar los riesgos por &uente o causa ( co on root ca+ses+ o por otros criterios nos conducir a desarrollar planes de respuesta a riesgo ms e&ecti.as. $. ,val5acin de la 5rgencia de los riesgos Los riesgos ;ue re;uieren respuestas a corto pla1o pueden ser considerados como ms urgentes. ntre los indicadores de prioridad pueden incluirse el tiempo para dar una respuesta a los riesgos4 los s5ntomas y seIales de ad.ertencia4 y la cali&icacin del riesgo. Los riesgos considerados urgentes nos de2en lle.ar a e3ecutar directamente el proceso de plani&icacin de respuesta a riesgos

/alidas
1. Registro de riesgos J0ct5ali=acinK -lgunas de las actuali1aciones so2re el registro de riesgo ;ue se reali1arn como consecuencia de la e3ecucin de este proceso son% 3ivel de riesgo del proyecto co!parado con otros6 La e3ecucin de un anlisis cualitati.o de los riesgos del proyecto nos pueden conducir a o2tener un ni.el de riesgo glo2al a todo el proyecto. (e3% ste proyecto tiene un ni.el de riesgo de P42+. 7e esta &orma4 una .e1 e3ecutados los planes de respuesta a riesgos podemos recalcular4 de @ue.o4 el ni.el de riesgo glo2al y compro2ar ;ue dic=o .alor =a decrecido. Lista priori=ada de riesgos j5nto con s5s niveles de probabilidad e i!pacto % l

director de proyecto usar la lista priori1ada de riesgos para centrar su tencin so2re a;uellos riesgos considerados de ni.el alto. 0gr5pacin de riesgos por categorLas6 @os permite incrementar la e&icacia de los planes de respuesta a riesgos. Lista de riesgos C5e reC5ieran 5na resp5esta a corto pla=o%5rgente)6 La lista de riesgos se clasi&ica en urgentes y no urgentes. Lista de riesgos C5e reC5ieren an lisis adicionales6 $o2re tales riesgos se reali1arn anlisis cuantitati.os. Riesgos de !5y baja prioridad %/atc*lists)% peridicamente. -endencias %trends) de los riesgos6 'omo resultado de la e3ecucin repetiti.a de anlisis podamos o2tener una tendencia para cada riesgo. 7e esta &orma4 puede ;ue tengamos ;ue tomar medidas urgentes so2re algunos riesgos. Por lo tanto4 el 7irector de proyecto4 como consecuencia de la e3ecucin de los anlisis en di&erentes momentos del proyecto4 puede determinar si el ni.el de prioridad de cada riesgo aumenta4 se mantiene o decrece. sta lista de2er ser re.isada

".". PRO1,/O "6 03;LI/I/ 1U03-I-0-I.O #, RI,/GO/ % ,UANTITATI-E RISKS ANAL.SIS)

JPlanningK

Objetivo

Reali1ar unanlisis numrico de los e&ectos4 so2re los o23eti.os del proyecto4 de los riesgos identi&icados en el proyecto l anlisis cuantitati.o se reali1a so2re a;uellos riesgos ;ue =an sido catalogados como prioritarios durante la etapa de anlisis cualitati.o. ste proceso asignar un valor n5!(rico a cada uno de los riesgos prioritarios. ste proceso4 generalmente4 sucede al anlisis cualitati.o de riesgos. @o o2stante4 los gestores e6perimentados4 suelen pasar del proceso de identi&icacin al proceso de anlisis cuantitati.o. l proceso de anlisis cuantitati.o de riesgos se de2er5a .ol.er a e3ecutar tras la e3ecucin del proceso de plani&icacin de respuesta a riesgos (Risk Response Planning+ o la de monitori1acin y control de riesgos (Risk Monitoring and ontrol+ para .eri&icar si el ni.el de riesgo glo2al del proyecto =a decrecido.

1. ,l proceso de an lisis c5antitativo de riesgos 5sar diferentes t(cnicas %si!5lacin? etc.) para deter!inar6 @i.el de riesgo glo2al del proyecto Posi2les salidas 3unto con sus pro2a2ilidades. Pro2a2ilidad de alcan1ar los o23eti.os espec5&icos del proyecto. l tipo de distri2ucin de pro2a2ilidad ;ue usaremos para reali1ar nuestros estudios y estimaciones (triangular4 normal4 2eta4 uni&orme4 etc.+ 9nas estimaciones realistas del coste4 duracin y alcance del proyecto4 teniendo en cuenta los riesgos identi&icados. Las reser.as de coste y tiempo.

2. ,n alg5nos casos? p5ede C5e no sea necesario reali=ar 5n an lisis c5antitativo para dise&ar 5na resp5esta efectiva a los riesgos.

,ntradas
1. PolLticas y procedi!ientos de la organi=acin.

Para e3ecutar este proceso podremos utili1ar como entrada in&ormacin so2re riesgos de proyectos anteriores4 estudios reali1ados por especialistas en riesgos so2re proyectos anteriores y similares al nuestro4 CC77 de riesgos potenciales segAn el sector u organi1acin4 etc. 2. #efinicin detallada del alcance Lo utili1aremos para4 entre otras cosas4 cuanti&icar la incertidum2re asociada a cada una de las =iptesis o asunciones reali1adas. 3. Plan de gestin de riesgos -lgunos elementos cla.e del plan de gestin de riesgos ;ue utili1aremos durante es proceso son% Roles y responsa2ilidades para reali1ar tareas de gestin de riesgos. Presupuestos 0ctividades planificadas para reali=ar la gestin de riesgos. RC$ #olerancia de los sta)e=olders ". Registro de riesgos -lgunos elementos cla.e del registro de riesgos ;ue utili1aremos durante la e3ecucin de este proceso son% Lista de riesgos identi&icados. Prioridad asignada a cada uno de los riesgos. RC$. $. Plan de gestin del proyecto Puesto ;ue el plan de gestin del proyecto incluye4 entre otros4 los planes de gestin del cronograma y gestin de costes4 ser.irn como GinputH para la cuanti&icacin de riesgos.

Herra!ientas y t(cnicas
1. -(cnicas de recopilacin y representacin de la infor!acin. ,ntrevistas% Las utili1aremos para c5antificar la pro2a2ilidad e impacto de cada riesgo. La in&ormacin ;ue de2emos o2tener de estas entre.istas depender del tipo de distri2ucin de pro2a2ilidad ;ue usemos (e3% n algunos casos tendremos ;ue o2tener las estimaciones optimistas4 pesimistas y ms pro2a2les y en otros necesitaremos o2tener la media y des.iacin t5pica.

4ig5ra 1F6 3emplo de recopilacin de in&ormacin a tra.s de entre.istas $on usadas para cuali&icar la pro.a.ilidad y las consecuencias del riesgo en los o23eti.os del proyecto. Por e3emplo4 para algunas distri2uciones comunmente usadas4 la in&ormacin se pod5a recopilar agrupndla en escenarios opti!istas (2a3o+4 pesi!istas (alto+ y ! s probables4 y en media y des.iacin estandar para las otras distri2uciones. #oc5!entar el f5nda!ento de los rangos de riesgo es un componente inportante de la entre.isa de riesgos. Rango de esti!aciones del proyecto

,le!ento de la ,#-

*aja

< s probable

0lta

#ise&ar

1L

1onstr5ir

10

2L

3/

Probar

11

1/

23

Proyecto total

41

La entre.ista de riesgos determina las estimaciones por tres .alores correspondientes a cada elemento de la 7# para distri2uciones triangulares u otras distri2uciones asimtricas. n este e3emplo4 la pro2a2ilidad de completar el proyecto con la estimacin tradicional de Q41 o por de2a3o de sta es relati.amente 2a3a4 como se muestra en los resultados de la simulacin. o #istrib5ciones de probabilidad% #istrib5ciones contin5as% Representan la incertidum2re de las

estimaciones reali1adas (e3% duracin o coste asociado a una acti.idad+ $ 4ig5ra 2I6 7etalles de distri2uciones continuas de pro2a2ilidad Las distri2uciones continuas de pro2a2ilidad representan la incertidum2re de .alores tales como% Las duraciones de las acti.idades del cronograma Los costes de los componentes el proyecto

# P %O Q < Q P)G3 %#istrib5cin -riangilar) R2 S T(P E 8+2 U (m E 8+(m E p+V !1W # P %O Q "< Q P) GA %#istrib5cin *eta) R2 S T(P E 8+ !0V2 Las distri2uciones 2eta y triangular se usan &recuentemente en el anlisis cuantitati.o de riesgos. Los datos ;ue se muestran ;u5 son un e3emplo de una &amilis de dic=as distri2uciones determinada por dos Xparmetros &ormaX. 8tras distri2uciones comunmente usadas incluyen la uni&orme4 la normal y la lognormal. n estos diagramas4 los e3es =ori1ontales (6+ representan los .alores posi2les de tiempo y coste y los e3es .erticales (y+ representan la pro2a2ilidad relati.a o #istrib5ciones discretas% $e pueden usar para representar la

incertidum2re asociada a los e.entos (e3% posi2les salidas en un r2ol de decisin+. o #istrib5ciones 5nifor!es% $e usarn si desconocemos ;ue un posi2le .alor pueda ser ms pro2a2le ;ue otro. 4ig5ra 216 ,n&ormacin adicional so2re distri2uciones de pro2a2ilidad ,/-I<01IO3,/6 1P<? P,R #istrib5cin *eta 7istri2ucin continua 'ircunscrita en un inter.alo &inito de posi2les .alores Puede ser simtrica4 girada a la derec=a o a la i1;uierda $u media se apro6ima con la &rmula% *edia S a Q "! Q b GA #onde6 a S .alor e6tremo in&erior4 como p.e. tiempo optimista de &inali1acinde una acti.idad ! S .alor ms posi2le4 como p.e. el tiempo ms posi2le de terminacin de una acti.idad b S .alor e6tremo superior4 como p.e. el tiempo ms pesimista de terminacin de una acti.idad La .arian1a se apro6ima con la &rmula% ?arian1a S %b ' a GA)2 Y su des.iacin estndar con la &rmula% b ' a GA #istrib5cin Unifor!e6 #odos los resultados posi2les tienen la misma posi2ilidad R2 P J%P ' O) GAK2 P,R-

Pro2a2ilidad es lo )ismo ;ue cual;uier su2inter.alo de un inter.alo espec5&ico4 y cero en cual;uier otro sitio #istrib5cin -riang5lar6 #res posi2les resultados Los posi2les resultados tienen la misma pro2a2ilidad *edia de la distri2ucin triangular% *edia S a Q ! Q b G3 ?arian1a (la 7es.iacin estandar ser la ra51 cuadrada+ R2 P J%P ' O)2 Q %! ' O)%! ' p)K G1E o +5icio eBperto %E0pert j+dg ent)% 6pertos en anlisis cuantitati.o de 1<P

riesgos4 tanto internos (de la propia organi1acin+ como e6ternos. 2. -(cnica #elpOi 3. -(cnicas de !odelado y an lisis c5antitativo de riesgos 0n lisis de sensibilidad%@os ayuda a determinar ;u riesgos tienen un mayor grado potencial de impacto. -s54 .amos .ariando di&erentes e.entos o circunstancias del proyecto mientras ;ue se mantienen &i3os otras .aria2les o e.entos. Para representar los anlisis de sensi2ilidad se suelen utili1ar los diagramas de tornado ( tornado diagra ). 4ig5ra 226 3emplo de diagrama de tornado.

0n lisis del valor !onetario esperado % l anlisis de .alor monetario esperado (,<.+ es un concepto estad5stico ;ue calcula la salida ms pro2a2le ante escenarios ;ue poseen incertidum2re.

l ?* para oportunidades (riesgos positi.os+ generalmente es e6presado por un nAmero positi.o. -nlogamente4 cuando es una amena1ada suele ser e6presado por un nAmero negati.o. l ?* se calcula como suma de los productos Gresultado posi2le 6 pro2a2ilidad de ocurrencia de dic=o resultadoH La tcnica anal1sis+. ?* se utili1a comAnmente en el anlisis mediante r2ol de decisiones ( tree

4ig5ra 236 7etalles de la tcnica ?*. ,<. P Probabilidad B I!pacto o o o o o 'oncepto estadistico ;ue calcual el resulatdo promedio cuando el &uturo incluye escenarios ;ue puede ocurrir o no l .alor monetario esperado de las oportunidades generalmente son .alores positi.os4 mientras ;ue el de las amena1as ser negati.o $e calcula multiplicando el .alor de cada posi2le resultado por su pro2a2ilidad de ocurrencia y sumndolos $e usa comAnmente en el anlisis mediante r2ol de decisiones $e recomienda el uso de modelado y la simulacin para el anlisis de los riesgos de costes y del cronograma4 por;ue son ms e&ecti.os y estn menos su3etos a errores de aplicacin ;ue el anlisis del .alor monetario esperado 3emplo de uso%

Riesgo

Probabilidad del riesgo

I!pacto en coste

Reserva de contingencia para el riesgo

L.W

1L.LLLZ

W.LLLZ

L.3

3L.LLLZ

P.LLLZ

'

L./

W.LLLZ

4.LLLZ

L.1L

4L.LLLZ

4.LLLZ

L.3

2L.LLLZ

0.LLLZ

L.2/

1L.LLLZ

2./LLZ

-otal

11E.IIIZ

33.$IIZ

Para mayor detalle4 .ase el tema G:estin de riesgosH el curso de Pro#ect Management.

0n lisis con rboles de decisin% n anlisis de toma de decisiones4 los r2oles de decisin son unas =erramientas .isuales de soporte a la toma de decisiones dnde se calcula el .alor esperado de cada una de las alternati.as o escenarios posi2les. Para cada rama o alternati.a se especi&ica el coste de tomar dic=a opcin4 la pro2a2ilidad de ocurrencia de dic=o escenario y la recompensa ;ue podemos o2tener al tomar esa alternati.a4 escenario o rama del r2ol. l anlisis proyecto. *? y el anlisis de *onte 'arlo se usan para cuanti&icar el riesgo glo2al del

Los r2oles de decisin se suelen usar para tomar decisiones en relacin a riesgos indi.iduales. 4ig5ra 2"6 3emplo de r2ol de decisin s un diagrama ;ue descri2e una decisin al elegir una u otra de las alternati.as disponi2les. ,ncorpora pro2a2ilidades de riesgos y los costos o 2ene&icios de cada camino. La resolucin del r2ol de decisin permite .er cul alternati.a produce el mayor .alor esperado.

.alor !onetario esperado ,<. del res5ltado S Resultado 6 Pro2a2ilidad de ;ue ocurra ese resultado. .alor !onetario esperado de 5na decisin S suma de los resultantes de esa decisin. *? de todos los resultados

$e Xpre&iereX el programa agresi.o4 ;ue =a pre.isto un .alor monetario de 4. LLLQ4 &rente al programa conser.ador4 ;ue =a pre.isto un .alor monetario de 1.LLLQ. 4ig5ra 2$6 9tili1acin de un r2ol de decisin para la seleccin de un proyecto

/i!5lacin y !odelado% Para reali1ar simulaciones se suele usar generalmente la t(cnica de <onte 1arlo. l mtodo de *onte 'arlo es un mtodo no determin5stico o estad5stico numrico usado para apro6imar e6presiones matemticas comple3as y costosas de e.aluar con e6actitud.

n una simulacin4 el modelo del proyecto se e3ecuta muc=as .eces para .alores di&erentes de las entradas (e3% coste o duracin de una acti.idad+ pertenecientes a una &uncin de distri2ucin de pro2a2ilidad. -s54 se o2tiene una &uncin de distri2ucin de pro2a2ilidad (e3% coste total o duracin total del proyecto+ Por tanto4 podremos usar el mtodo de *onte 'arlo para estimar el impacto en la duracin o coste &inal del proyecto de posi2les .ariaciones so2re las estimaciones pre.iamente reali1adas. #am2in lo podemos usar para estimar la pro2a2ilidad de completar el proyecto antes de una determinada &ec=a4 etc.

Para mayor detalle4 .ase el tema G:estin de riesgosH el curso de Pro#ect Management.

/alidas
1. Registro de riesgos J0ct5ali=acinK. #ras la e3ecucin de este proceso actuali1aremos algunos de los apartados del registro de riesgos% 0n lisis probabilLstico del proyecto %c lc5lo de la fecOa? realistas y alcan=ables? de finali=acin del proyecto y coste esti!ado con 5n deter!inado nivel de confian=a) % l resultado se suele representar como una &uncin de distri2ucin y4 teniendo en cuenta la tolerancia a riesgos de los sta)e=olders4 nos pueden ayudar a estimar de una manerams precisa las reservas de contingencia para tie!po y costes. (e3% #enemos un W/[ de pro2a2ilidad de &inali1ar el proyecto antes del 31!L/!2L1L y con un coste de 1*Z+. Probabilidad de alcan=ar los objetivos de pla=o y coste inicial!ente establecidos%#eniendo en cuenta los riesgos identi&icados4 se puede estimar (usando anlisis cuantitati.o de riesgos+ la pro2a2ilidad de alcan1ar los o23eti.os del proyecto para duracin y coste teniendo en cuenta la plani&icacin ( 3% "ay un 0L[ de pro2a2ilidad de completar el proyecto dentro de los 1W meses pre.istos y tenemos un \L[ de pro2a2ilidad de completar el proyecto dentro del presupuesto esta2lecido+ Lista priori=ada de riesgos c5antificados %@os permitir conocer los riesgos ;ue representa una amena1a ms importante para el proyecto y a;uellos ;ue se presentan como una gran oportunidad. 'antidad de reser.a de contingencia de tiempo y coste estimada. -endencia en los res5ltados de los an lisis c5antitativos de riesgos %$i los anlisis cuantitati.os se repiten a lo largo del tiempo4 podremos determinar la tendencia ;ue

.an mostrando los di&erentes riesgos identi&icados. l conocer esta tendencia nos permitir diseIar unos planes de respuesta a riesgos ms e&icientes.

".$. PRO1,/O $6 PL03I4I101I23 #, R,/PU,/-0 0 RI,/GO/ % RISKS RESP'NSE PLANNING)

JPlanningK

Objetivo
7esarrollar opciones y acciones para me3orar las oportunidades y reducir4 o eliminar completamente4 las amena1as a los o23eti.os del proyecto ste proceso sucede al anlisis cualitati.o de riesgos y!o al anlisis cuantitati.o. 7urante este proceso4 identi&icaremos a los responsa2les de dar las respuestas a los riesgos ( risk response owner+ y sus responsa2ilidades asociadas.

La plani&icacin de respuesta a riesgos se reali1ar4 en primer lugar4 so2re los riesgos ms prioritarios (top risks+. ste proceso modi&icar las plani&icaciones reali1adas puesto ;ue sern necesarios recursos4 acti.idades4 etc. para lle.ar a ca2o los planes. :eneralmente4 e6isten .arias opciones o alternati.as para =acer &rente a un riesgo. -s54 ser necesario seleccionar a;uella opcin ;ue consideremos ptima segAn las circunstancias y entorno del proyecto.

,ntradas
1. Plan de gestin de riesgos lementos importantes del plan de gestin de riesgos ;ue utili1aremos como GinputH para desarrollar los planes de respuesta a riesgos son% Roles y responsa2ilidades so2re riesgos 7e&iniciones asociadas a riesgos 9m2rales de riesgos asociados a cada uno de las prioridades (alta4 media4 2a3a+ de&inidas.

Recursos4 plani&icacin y presupuesto asignados para reali1ar las tareas de plani&icacin de respuesta a riesgos. 2. Registro de riesgos Los elementos principales del registro de riesgos a los ;ue =aremos re&erencia en este proceso son%

Lista de riesgos identi&icados -grupacin de riesgos por categor5as 'ausas de riesgos (Root causes+ Priori1acin de los riesgos identi&icados Lista de riesgos ;ue re;uieren respuesta a corto pla1o. Lista de riesgos ;ue re;uieren anlisis adicionales y plani&icaciones de respuestas ms detalladas. Propietarios de los riesgos (Risk owners+ Listas de riesgos de 2a3a prioridad (watc*list+ #endencias o2ser.adas en los di&erentes anlisis reali1ados.

Herra!ientas y t(cnicas
-lgunas =erramientas usadas en los procesos de anlisis cualitati.o y cuantitati.o de riesgos4 como por e3emplo los r2oles de decisin4 se pueden usar en este proceso para4 por e3emplo4 seleccionar la respuesta ms apropiada de entre un con3unto de opciones disponi2les. Las estrategias de respuesta a riesgos (risk response strategies) 4 a .eces llamadas estrategias de mitigacin de riesgos ( risk itigation strategies+ se pueden desarrollar para cada causa u origen de riesgos4 ms ;ue para cada riesgo4 de &orma ;ue se puedan eliminar o mitigar muc=os riesgos atacando su causa origen. Puede darse el caso de ;ue algunas estrategias para dar respuesta a riesgos conlle.en el cam2iar la plani&icacin o las decisiones tomadas anteriormente para el proyecto. 8tras estrategias4 ms reacti.as4 implican4 simplemente4 dar una respuesta de contingencia si el riesgo ocurre (contingenc1 responses+.

9n plan de Gmarc=a atrsH (fallback plan+ es un plan ;ue se de&ine e

implementa para ser puesto en marc=a si la estrategia seleccionada para atacar al riesgo no es e&ecti.a o si4 por el contrario4 un riesgo ;ue es aceptado se dispara.

1. ,strategias para riesgos negativos o a!ena=as %T*reats) ,vitar %Avoid)6 'am2iar el plan de gestin del proyecto para eliminar la amena1a ;ue representa un riesgo ad.erso. -ransferir %Trans"er2 Allocate2 $e"lect)% #rasladar el impacto negati.o de una amena1a4 3unto con la propiedad de la respuesta4 a un tercero. <itigar %Mitigate)% Reducir la pro2a2ilidad y ! o el impacto de un e.ento de riesgo ad.erso a un um2ral acepta2le.

Para mayor detalle4 .ase el tema G:estin de riesgosH el curso de Pro#ect Management.

2. ,strategias para riesgos positivos 5 oport5nidades6 ,Bplotar %E0ploit)%Cusca eliminar la incertidum2re asociada con un riesgo positi.o =aciendo ;ue la oportunidad de&initi.amente se concrete. 1o!partir %S*are)% -signar la propiedad a un tercero ;ue est me3or capacitado para capturar la oportunidad en 2ene&icio del proyecto. <ejorar %En*ance)% *odi&ica el GtamaIoH de una oportunidad4 aumentando la pro2a2ilidad y ! o los impactos positi.os.

Para mayor detalle4 .ase el tema G:estin de riesgosH el curso de Pro#ect Management.

3. ,strategias v lidas para a!ena=as y oport5nidades 0ceptar 3Acceptance)% $e adopta de2ido a ;ue rara .e1 es posi2le eliminar todo el riesgo de un proyecto. Puede ser pasi.a (no re;uiere accin+ o acti.a (esta2lecer una reser.a para contingencias (contingenc1 reserve+.

Para mayor detalle4 .ase el tema G:estin de riesgosH el curso de Pro#ect Management.

". ,strategia de Resp5esta para 1ontingencias -lgunas respuestas estn diseIadas para ser usadas Anicamente si tienen lugar determinados e.entos% el plan de respuesta. Los e.entos ;ue disparan la respuesta para contingencias de2en ser de&inidos y seguidos. 4ig5ra 2A6 strategias para a&rontar los riesgos Para cada riesgo4de2er5a ser selecionada la estrategia con mayor pro2a2ilidad de 6ito. Luego para desarrollar acciones espec5&icas para implementar dic=a estrategia.Pueden ser seleccionadas estrategias primarias y de respaldo

cero.

,vitar% limimnar el peligro eliminando la causa. La pro2a2ilidad o el impacto se =ace

<itigacin o control% 7isminuir el daIo actuando so2re la po2a2ilidad o el .alor del suceso. 0ceptacin% @o acer nada para e.itar ;ue ocurra y si ocurre usar palnes de contingencia. -ransferencia% #rans&erir el pro2lema a otro con3untamente con la responsa2ilidad de la respuesta. ,je!plo 7eterminar el nom2re de la estrategia adoptada en cada uno de los casos

#escripcin de la accin a to!ar

3o!bre de la

estrategia

liminar una acti.idad o pa;uete de tra2a3o del proyecto

-.oid

-signar un miem2ro del e;uipo a tareas de re.isin y consultar5a de nue.os productos aportados por los pro.eedores.

*itigate (el impacto+

'am2iar la &ec=a de inicio de un pa;uete de tra2a3o a un d5a en el ;ue el recurso e6perto en esa materia est disponi2le.

6ploit

$u2contratar un pa;uete de tra2a3o a una empresa especiali1ada

$=are

@oti&icar a la 7ireccin ;ue puede =a2er un incremento de costes en el proyecto si ciertas circunstancias se dan de2ido a ;ue no se estn tomando medidas pre.enti.as.

-ccept

'am2iar de proyecto a un miem2ro con&licti.o del e;uipo

-.oid

Bormar al e;uipo acerca de las estrategias para resol.er pro2lemas.

*itigate (el impacto+

/alidas
1. Registro de riesgos J0ct5ali=acinK n este proceso4 se seleccionan las respuestas ms adecuadas para cada riesgo y se documenta en el registro de riesgos. :eneralmente4 para los riesgos ms prioritarios4 se reali1a una descripcin muc=o ms detallada del propio riesgo y del plan de respuesta asociado. -lgunos de los componentes del registro de riesgos ;ue se actuali1an durante este proceso son% 7escripcin de los riesgos identi&icados. Propietarios de los riesgos %Risk owners)6 'ada riesgo tienen un GpropietarioH y es este ;uin4 entre otras cosas4 ayuda a desarrollar la respuesta al riesgo. -dems4 el ser el encargado de poner en marc=a la respuesta si el riesgo se produce. Lista priori1ada de riesgos.

 strategias consensuadas para cada riesgo y acciones espec5&icas a implementar para cada estrategia adoptada. $5ntomas %S1 pto s) y seIales de a.iso %warning signs) de ocurrencia de riesgos. Presupuesto y acti.idades a reali1ar para implementar cada una de las respuestas a riesgos elegidas. Riesgos residuales %Resid+al risks)% $on a;uellos riesgos ;ue permanecern latentes4 incluso despus de =a2er e3ecutado los planes de respuesta a riesgos. #am2in sern riesgos residuales a;uellos ;ue =an sido deli.eradamente aceptados (para los cuales se desarrollan los planes de contingencia y los planes de .uelta atrs ( contingenc1 plans and "all#ack plans). stos riesgos de2er5an ser re.isados a lo largo de todo el proyecto para determinar si su prioridad =a cam2iado. Planes de contingencia (&ontingenc1 plans+y condiciones ;ue disparan su e3ecucin. Planes de G.uelta atrsH(%all#ack plans)( $e e3ecutarn si los planes de contingencia no &uncionan. Riesgos secundarios(Secondar1 risks) ;ue se identi&ican como resultado de la e3ecucin de una respuesta a riesgos (La respuesta a un riesgo puede pro.ocar la aparicin de nue.os riesgos+. Reser.as 3Reserves+ de tiempo y coste diseIadas para dar co2ertura a la tolerancia a riesgos de los sta)e=olders. "ay dos tipos de reser.es% o Reservas de contingencia %&ontingenc1 reserves)% 9tili1ada para riesgos conocidosE desconocidos (known +nknowns+. $e relacionan con riesgos ;ue =an sido identi&icados durante los procesos anteriores. stas reser.es cu2ren los riesgos residuales del proyecto. l coste asociado a estas reser.as es incluido en la l5nea de costes.. stas reser.as son gestionadas directamente por el 7irector de proyecto. o Reservas de gestin 3Manage ent reserves)%9tili1ada para riesgos desconocidosEdesconocidos (+nknown +nknowns+. $e asocian a riesgos no identi&icados anteriormente. l coste asociado se incluye en el presupuesto del proyecto pero no en la l5nea 2ase de costes. s necesario la apro2acin de la 7ireccin ( Senior Manage ent2 Manage ent( para =acer uso de tales reser.as.

1ontratos. l director de proyecto de2er5a estar asignado al proyecto antes de ;ue el contrato se &irme. l director de proyecto de2er incluir las clusulas y trminos ;ue considere oportunos para mitigar las amena1as y ma6imi1ar las oportunidades. 2. Plan de gestin del proyecto J0ct5ali=acinK $e actuali1a a medida ;ue se aIaden acti.idades de respuesta despus de la re.isin y disposicin a tra.s del proceso 'ontrol ,ntegrado de 'am2ios 3. 0c5erdos contract5ales relacionados con riesgos. $e pueden preparar acuerdos contractuales4 como acuerdos con empresas de seguros4 ser.icios y otros temas4 segAn corresponda4 para especi&icar la responsa2ilidad de cada parte en cuanto a los riesgos espec5&icos4 en caso de ;ue ocurran.

".A. PRO1,/O A6 1O3-ROL : <O3I-ORIS01I23 #, RI,/GO/ % RISKS M'NIT'RING AN$ &'NTR'L)

JMonitoring and &ontrollingK

Objetivo
Reali1ar el seguimiento de los riesgos identi&icados4 super.isar los riesgos residuales4 identi&icar nue.os riesgos4 e3ecutar planes de respuesta a riesgos y e.aluar su e&ecti.idad durante todo el ciclo de .ida del proyecto. 7urante este proceso se reali1an4 entre otras4 las siguientes tareas% ,denti&icar4 anali1ar nue.os riesgos ;ue aparecen (newl1 arising risks( *onitori1ar los riesgos identi&icados y re.isar los riesgos incluidos en la lista de 2a3a prioridad ()atc&list+ Re.isar identi&icados. *onitori1ar las condiciones de disparo de los riesgos y los planes de contingencia. *onitori1ar los riesgos residuales. Re.isar la e&ecti.idad de los planes de respuesta a riesgos. la prioridad de los riesgos

,ntradas
1. Plan de gestin de riesgos 2. Registro de riesgo -lgunos de los elementos del registro de riesgos a usar durante este proceso son% propietarios de los riesgos respuestas a riesgos acordadas los s5ntomas y las seIales de ad.ertencia de riesgos riesgos residuales y secundarios4 lista de super.isin de los riesgos de 2a3a prioridad reser.as para contingencias de tiempo y coste. 3. /olicit5des de ca!bio aprobadas Los cam2ios en el proyecto pueden generar riesgos o cam2iar las caracter5sticas de riesgos pre.iamente identi&icados. ". Infor!acin de la evol5cin de los trabajos %/ork Per"or ance In"or ation) $e anali1a aspectos como el estado de los entrega2les del proyecto $. Infor!es de rendi!iento del proyecto %Per"or ance Reports) riesgos identi&icados

Herra!ientas y t(cnicas
1. Reeval5acin de los Riesgos %Risk Reassess ent). - menudo se re;uiere la identi&icacin de nue.os riesgos y la ree.aluacin de los ya identi&icados. Las ree.aluaciones de2en ser programadas con regularidad. La re.isin de los riesgos del proyecto de2er5a ser un punto a tratar en todas las reuniones de seguimiento del proyecto. 2. 05ditorias de los Riesgos %Risk A+dits) $e e6aminan y documentan la e&ecti.idad de las respuestas a los riesgos para tratar los riesgos identi&icados y sus causas4 as5 como la e&ecti.idad del proceso de gestin de riesgos. 3. 0n lisis de -endencias y variaciones % -ariance and Trend anal1sis)

$e emplean para reali1ar el seguimiento del rendimiento general del proyecto. $us resultados pueden predecir la des.iacin posi2le del proyecto a su conclusin con respecto a las metas del cronograma y de coste. La des.iacin respecto a la l5nea 2ase puede indicar el impacto posi2le de las amena1as o las oportunidades. ". <edida del rendi!iento t(cnico del proyecto %Tec*nical Per"or ance Meas+re ent) $e compara la e.olucin tcnica del proyecto respecto a los o23eti.os plani&icados. 7es.iaciones4 tales como e6istencia de ms o menos &uncionalidad llegado un =ito concreto de la plani&icacin4 pueden ayudar a predecir las posi2ilidad de 6ito de alcan1ar los o23eti.os relacionados con el alcance del proyecto. $. 0n lisis de reservas %Reserve Anal1sis) - lo largo de la e3ecucin del proyecto4 es posi2le ;ue tengan lugar algunos riesgos4 con impactos positi.os o negati.os so2re las reser.as para contingencias del presupuesto o del cronograma. ste anlisis compara la cantidad de reser.as para contingencias restantes con la cantidad de riesgo restante en cual;uier momento del proyecto4 a e&ectos de determinar si la reser.a restante es su&iciente. s &recuente4 aun;ue no correcto4 ;ue se usen las reser.as de gestin para reali1ar cam2ios. $er responsa2ilidad del 7irector de proyecto el administrar adecuadamente las reser.as del proyecto. A. Re5niones de seg5i!iento %Stat+s Meetings) D. /ol5ciones alternativas %/orkaro+nds) *ientras ;ue los planes de contingencia se desarrollan como una medida pre.enti.a4 los GNor)aroundsH son respuestas no plani&icadas;ue se desarrollan para a&rontar riesgos ;ue se =an producido. s decir4 sir.e para a&rontar riesgos ;ue se =an producido pero ;ue no esta2an identi&icados. E. 1ierre de riesgos C5e ya no aplican %&losing o" Risks T*at Are No Longer Applica#le) "ay riesgos ;ue pueden producirse durante una etapa o &ase concreta del proyecto. Binali1ado dic=o espacio de tiempo4 se podr5an dar por cerrados tales riesgos de &orma ;ue el e;uipo se pueda centrar en a;uellos ;ue realmente se pueden producir.

/alidas
1. Registro de riesgos J0ct5ali=acinK

'omo resultado de la ree.aluacin de riesgos4 de las auditorias4 etc.4 puede ;ue sea necesario reali1ar actuali1aciones de aspectos como% Pro2a2ilidad ,mpacto Prioridad Planes de respuesta Propietarios de los riesgos liminacin o cierre de riesgo ;ue ya no aplican. ... Los resultados reales de los riesgos del proyecto4 y de las respuestas a los riesgos4 pueden ayudar a los directores de proyecto en la plani&icacin de riesgos para toda la organi1acin4 as5 como en proyectos &uturos. 2. /olicit5des de ca!bio La e3ecucin de los planes de contingencia y soluciones alternati.as (workaro+nds) &recuentemente conducen a la necesidad de modi&icar el plan de gestin del proyecto. 3. 0cciones correctivas reco!endadas ,ncluyen los planes para contingencias y los planes de soluciones alternati.as (workaro+nd+. stos Altimos son respuestas no plani&icadas inicialmente4 pero ;ue son necesarias para tratar los riesgos emergentes no identi&icados pre.iamente o aceptados de &orma pasi.a. ". 0cciones preventivas reco!endadas Para =acer ;ue el proyecto cumpla con el plan de gestin del proyecto. $. Procedi!ientos y polLticas de la organi=acin J0ct5ali=acinK Los seis procesos de :estin de los Riesgos del Proyecto producen in&ormacin ;ue puede ser usada para proyectos &uturos4 y de2e re&le3arse en los acti.os de los procesos de la organi1acin. Las lecciones aprendidas de anteriores proyectos contri2uyen a ampliar la Case de datos de conocimiento de lecciones aprendidas ( lessons learned knowledge data#ase( de la organi1acin. A. Plan de gestin del proyecto J0ct5ali=acinK

$i las solicitudes de cam2io apro2adas tiene algAn e&ecto so2re los procesos de gestin de riesgos4 desencadena ;ue los correspondientes apartados o documentos del plan de gestin del proyecto necesite ser re.isado y actuali1ado para re&le3ar tales cam2ios.

$. #I11IO30RIO #, P0L0*R0/ 1L0., %,/P0TOL ' I3GL9/)

:estin de Riesgosd del proyecto

Pro3ect Ris) *anagement

Plani&icacin de la gestin de riesgos

Plan Ris) *anagement

,denti&icar riesgos

,denti&y Ris)s

-nlisis 'uanlitati.o de Riesgos

Qualitati.e Ris) -nalysis

-nlisis 'uantitati.o de Riesgos

Quatitati.e Ris) -nalysis

Plani&icar respuestas a los Riesgos

Plan Ris) Responses

*otori1ar y 'ontrolar los Riesgos

*onitor and 'ontrol Ris)s

Reuniones de plani&icacin y anlisis

Planning *eetings and -nalysis

Plan de gestin de Riesgo

Ris) *anagenent Plan

'ategor5as de Riesgo

Ris) categories

*atri1 de pro2a2ilidad e impacto

Pro2a2ility and impact matri6

-nlisis 7-B8

$D8# -nalysis

Registro de Riesgos

Ris) Registrer

-nlisis de -sunciones

-ssumptions -nalysis

7istri2ucin de pro.a2ilidad

Pro2a2ility distri2ution

-nlisis de sensi2ilidad

$ensiti.ity -nalisys

?alor *onetario sperado

6pect *onetary ?alue

-nlisis por r2ol de decisiones

7ecision tree analysis

*itigar4 .itar4 #rans&erir4 -ceptar

*itigate4 -.oid4 #rans&er4 -cceptance

*e3orar4 'ompartir4 6plorar4 -ceptar

n=ance4 $=are4 6ploit4 -cceptance

Ree.aluacin de Riesgos

Ris) reassessment

-uditor5as de riesgos

Ris) -udits

-nlisis de .ariacin y de tendencias

?ariance and trend -nalysis

-nlisis de reser.as

Reser.e analysis

-cciones correcti.as

'orrecti.e actions

-ciones pre.enti.as

Pre.enti.e actions

Riesgos secundarios

$econdary Ris)s

Plan de contingencia

'ontingence pPlan

Propietario del riesgo

Ris) oNner

#olerancia del riesgo

Ris)s tolerance