Identifcao, classifcao

e controle de materiais
e bens pat r i moni ai s
Introduo
Para bem administrar os materiais necessrio que eles estejam correta-
mente caracterizados atravs de um sistema que possibilite identifcar, sem
equvocos, cada um dos materiais que devem ser administrados. Isso signi-
fca possuir uma metodologia que objetive simplifcar e organizar todos os
processos da administrao de materiais.
Para que isso ocorra, a administrao de materiais deve defnir formal-
mente um padro, atravs do qual todos os materiais devem ser identifca-
dos de maneira precisa, atravs de uma caracterizao que siga critrios e
padres que evitem duplicidades de materiais pela falta de uniformidade.
Uma vez que os materiais tenham sido identifcados, eles podem ser
classifcados, tambm, a partir de algum padro, o que permitir um melhor
controle e, consequentemente, gerenciamento.
Identifcao de materiais
Assim como as pessoas precisam ser identifcadas, os materiais tambm
devem apresentar um carter nico dentro de uma organizao. Assim, ne-
cessrio estabelecer uma forma de identifcar os materiais que so utilizados
nas organizaes para que eles no sejam confundidos em termos de sua
utilizao, caractersticas individuais ou quaisquer outros critrios de geren-
ciamento teis organizao.
Geralmente, uma forma de se identifcar os materiais pela sua caracte-
rizao em termos do uso: matria-prima, materiais em processo e materiais
acabados. O objetivo apresentar descries padronizadas, em termos de
abreviaturas e unidades de medidas utilizadas para cada um dos materiais.
Por exemplo, centmetro = cm, metro = m, quilograma = kg. Ou uma identi-
72
Administrao de Material e Patrimnio
fcao que envolva o tipo de embalagem: tambor = tb., litro = lt., caixa = cx.
e assim sucessivamente.
Um exemplo de como seria possvel identifcar os materiais poderia ser:
Tipo de material Unidade
Abreviatura da
unidade
Embalagem Fornecedor
Matria-prima Quilograma kg Sacos Empresa ABC
Matria-prima Metro m Fardos Empresa GHI
Matria-prima Litro lt Tambor Empresa DEF
Material em
processo
Metro m Individual -
Material acabado Litro lt Caixa com 12 -
A partir de uma identifcao simples como a apresentada acima poss-
vel comear um processo de identifcao padronizada dos materiais. Porm,
importante considerar que nem todos os materiais precisaram ser identi-
fcados, uma vez que isso implica custos e tempo de trabalho para realizar o
processo.
Isso signifca que necessrio categorizar os materiais, como por exem-
plo: materiais no cadastrados e materiais cadastrados. Dentro dos materiais
cadastrados existiro aqueles que sero de cadastro permanente (porque
so comprados / utilizados continuamente na organizao) e outros de ca-
dastro transitrio ou no permanente, uma vez que podem ser adquiridos /
utilizados uma nica vez ou muito esporadicamente dentro da organizao.
Dos materiais de cadastro permanente possvel dividi-los em mate-
riais estocveis ou no estocveis (em virtude do tempo que levam para
serem consumidos / utilizados na organizao). Daqueles estocveis, ainda
possvel dividi-los em materiais controlados ou no controlados pela
contabilidade.
Os materiais que sero cadastrados permanentemente so aqueles que
so importantes para a organizao e exigem planejamento e gerenciamen-
to das compras e administrao de materiais. Esses so os materiais de res-
ponsabilidade integral e direta da administrao de materiais.
A identifcao de materiais realizada atravs de uma padronizao. Tal
padronizao conhecida como Padro de Descrio de Materiais (PDM), que
possui descries inequvocas para os materiais. Trata-se de um recurso que
visa enriquecer a descrio dos materiais mantidos no cadastro da organiza-
Identifcao, classifcao e controle de materiais e bens patrimoniais
73
o com o objetivo de eliminar a multiplicidade dos itens e, com isso, conferin-
do maior rapidez, qualidade e otimizando a administrao de materiais.
Geralmente, o PDM possibilita que se adote um nmero ilimitado de ca-
ractersticas para cada tipo de material e, alm de otimizar os processos de
gesto, importante para um funcionamento adequado dos sistemas lo-
gsticos, ao permitir processar grandes volumes de materiais com agilidade,
velocidade, produtividade e fexibilidade, ao se racionalizar outros recursos
organizacionais (equipamentos, humanos e fnanceiros).
Um PDM um conjunto de dados padronizados que permitem a identif-
cao de um material. Deve seguir uma estruturao, evitando-se identifcar
os materiais conforme a vontade do administrador ou do usurio. Tal rigor
necessrio para evitar que sejam cadastrados materiais em duplicidade ou a
inexistncia de um padro em um processo de ordenamento de itens.
A descrio padronizada de materiais apresenta a seguinte estrutura:
Nome padronizado + caractersticas complementares
Onde:
Nome padronizado: nome bsico + nome modifcador
Caractersticas complementares: caractersticas tcnicas + caractersticas
adicionais.
O nome bsico a denominao mais elementar que um material pode
receber (por exemplo, parafuso, arruela, porca, rolamento ou fusvel). O
nome bsico no deve conter abreviaturas e deve seguir terminologia tc-
nica. O nome modifcador um complemento que se usa para diferenciar
os materiais que possuam um mesmo nome bsico. Por exemplo: parafuso
(nome bsico), rosca fna ou rosca grossa (nome modifcador). Geralmente o
modifcador escolhido dentro das seguintes variedades, preferencialmente
na sequncia sugerida:
material;
tipo;
formato;
aplicao.
74
Administrao de Material e Patrimnio
Como caractersticas complementares entendem-se o conjunto de atribu-
tos referentes a aspectos mecnicos, qumicos, eltricos, de desempenho e/
ou de forma de apresentao que visam individualizar o nome padronizado.
Assim, as caractersticas tcnicas que identifcam os materiais podem ser:
material;
tipo;
formato;
aplicaes;
dimenses;
segurana.
Em relao s caractersticas adicionais, subdividem-se em: caracters-
ticas prprias, outras ou referncias. As caractersticas prprias podem ser
propriedades qumicas, composies, cor ou outras caractersticas aplicveis
exclusivamente quele material que se est identifcando.
Outro aspecto importante em termos de identifcao dos materiais diz
respeito forma como se abreviam seus nomes. As abreviaturas tambm
devem ser padronizadas e utilizadas com o objetivo de se diminuir o tama-
nho da descrio padronizada, uma vez que isso reduz custos de processa-
mento de dados. Tais abreviaturas devem ser defnidas de forma a no pre-
judicar a preciso e clareza da descrio, uniformizando e padronizando a
descrio dos materiais.
Como as abreviaturas sero utilizadas por cada organizao em particular,
necessrio que se crie um glossrio prprio da organizao para consulta
de todas as abreviaturas utilizadas no PDM. No mesmo glossrio, neces-
srio incluir tambm as unidades de medida padronizadas na organizao.
As unidades de medidas so cdigos que indicam a unidade de medida das
quantidades adotadas pela rea de materiais e que deve ser nica para toda
a organizao.
Uma boa identifcao garante que o material a ser administrado atende
s especifcaes da organizao conforme a necessidade de cada rea, com
a qualidade desejada. Portanto, quando o material est descrito da forma
mais clara e detalhada possvel, facilita as atividades da funo compras, eco-
nomizando tempo e garantindo satisfao do cliente/usurio do material.
Pode-se afrmar que uma correta identifcao de materiais permite:
Identifcao, classifcao e controle de materiais e bens patrimoniais
75
Quadro 1 Vantagens da identifcao de materiais
Padronizao de materiais e equipamentos utilizados na organizao.
Maior ganho de escala nas compras e reduo de custos.
Aumento da agilidade dos processos de compras.
Otimizao da gesto dos estoques, reduo de falhas (materiais ativos
e inativos).
A identifcao necessria para que se estabelea uma forma clara de se
caracterizar os materiais dentro da organizao, de maneira lgica, atravs
de uma diviso e subdiviso em estruturas, classes, grupos e subgrupos de
materiais.
A descrio padronizada deve ser organizada a partir de normas brasilei-
ras ou internacionais ou, na inexistncia de normas, em terminologia utiliza-
da pelo mercado fornecedor. Alm disso, no se devem utilizar palavras que
representem marcas comerciais ou com sentido genrico. Ou seja, no se
deve usar, por exemplo, a palavra Omo, uma vez que o correto seria sabo
em p. Nem tampouco se deve usar a palavra veculo quando se deseja iden-
tifcar uma camioneta; ou a expresso calado quando se deseja identifcar
uma bota de borracha.
Uma vez que se tomaram todas as providncias necessrias identifca-
o dos materiais, necessrio defnir os procedimentos necessrios ao seu
cadastramento, de forma a disciplinar as incluses, alteraes e excluses do
cadastro.
possvel perceber que a identifcao de materiais um importante ins-
trumento que servir de base para uma correta administrao de materiais.
Porm, a identifcao parte de um procedimento mais amplo includo na
classifcao de materiais.
Classifcao de materiais
O termo classifcao de materiais genrico e abrangente, caracterizan-
do a atividade responsvel por identifcar, codifcar e catalogar os materiais
de uma organizao. Em virtude do elevado nmero de itens que existem
76
Administrao de Material e Patrimnio
em qualquer organizao, independente do seu porte, necessrio encon-
trar alguma forma de organizar os materiais sua disposio. Portanto, a
classifcao dos materiais um passo fundamental para uma boa adminis-
trao de materiais.
Para uma boa classifcao de materiais necessrio considerar alguns
princpios gerais vlidos para qualquer tipo de organizao, quais sejam:
Quadro 2 Vantagens da classifcao de materiais
Uniformizar a linguagem na rea da administrao de suprimentos.
Eliminar a possibilidade de duplicidade de itens em estoque.
Considerar a possibilidade de intercmbio entre os materiais a serem
gerenciados.
Tornar a padronizao efetiva, simplifcando procedimentos.
Facilitar a troca de servios e cooperao entre as diferentes reas da
organizao.
Facilitar processos de integrao entre diferentes elos da cadeia de su-
primentos.
Considerar, simultaneamente, necessidades totais de aquisio e/ou
utilizao (produo, inspeo, controle de qualidade, controle de in-
ventrios etc.).
Ao se estruturar um sistema de classifcao de materiais necessrio
pensar nas vantagens resultantes para que ele possa apresentar os benef-
cios esperados e, como consequncia, auxiliar a administrao de materiais
para atingir as metas propostas pela direo da organizao.
Existem diferentes maneiras de se classifcar os materiais dentro das orga-
nizaes. Cada organizao dever adotar seu critrio prprio para atender
s suas necessidades de classifcar os materiais. Porm, alguns dos critrios
para tal classifcao podem ser assim relacionados:
Pela periculosidade do material essa forma de classifcao obje-
tiva determinar o grau de perigo que o material pode apresentar s
pessoas, ao patrimnio da organizao, a outros materiais (por incom-
Identifcao, classifcao e controle de materiais e bens patrimoniais
77
patibilidade), e qual o risco que apresenta. Como desvantagem, essa
classifcao no fornece a importncia do material.
Pela difculdade de aquisio uma forma que considera a dif-
culdade ou facilidade de se adquirir (comprar) o material, agilizando a
reposio dos estoques.
Pelo valor do consumo considera o montante de dinheiro necess-
rio para a aquisio dos materiais, identifcando principalmente aque-
les que representam maiores investimentos em estoques. Porm, essa
forma de classifcao no considera a importncia operacional dos
materiais em estoque.
Pela importncia operacional a forma de classifcao que leva
em considerao a importncia (necessidade) do material para o
funcionamento da organizao. Identifca aqueles materiais que so
essenciais para o funcionamento dos sistemas organizacionais. Sua
desvantagem consiste no fato de que no apresenta uma anlise eco-
nmica dos materiais, sugerindo que sua utilizao deve ser em con-
junto com a classifcao pelo valor de consumo.
Pela perecibilidade do material uma classifcao que identifca
se o material perecvel ou no, quanto tempo o mesmo pode fcar
armazenado, quais as exigncias para sua armazenagem etc. Identifca
os materiais que exigem cuidados para armazenagem, movimentao
e transporte.
Pelo mercado fornecedor uma forma de classifcao que busca
identifcar a origem dos materiais em termos dos seus fornecedores,
se so locais, estaduais, nacionais ou estrangeiros ou, ainda, simples-
mente se so materiais nacionais ou importados. Essa forma de classi-
fcao complementar para os procedimentos de aquisio, uma vez
que auxiliar na elaborao de programas de importao e, ainda, em
programas de substituio de importaes.
Pela possibilidade de fazer ou comprar uma forma de classifca-
o que leva em considerao a capacidade da empresa em produzir
o material que necessita, se pode ser recondicionado ou comprado de
terceiros. uma forma de classifcao que complementa os procedi-
mentos de aquisio, ao facilitar a organizao da programao e do
planejamento de compras.
78
Administrao de Material e Patrimnio
Como se percebe, as formas de classifcar os materiais so variadas e cabe
a cada organizao defnir qual a melhor forma de estruturar seus sistemas
de classifcao de materiais. Porm, qualquer que seja o sistema adotado
pela organizao, possvel perceber que nenhum deles sozinho ser suf-
ciente para agilizar os processos operacionais da rea de administrao de
materiais, exigindo sempre a adoo de sistemas de classifcao mistos,
considerando os diferentes critrios de classifcao.
Outro aspecto importante da identifcao e classifcao dos materiais
a necessidade de controle, uma vez que os objetivos de reduo de custos
e melhoria do nvel de servio aos clientes devem ser sempre perseguidos
pela administrao de materiais.
Controle de materiais
A atividade de controlar os materiais existentes em uma organizao
das mais relevantes, uma vez que objetiva assegurar que os materiais certos
estejam disponveis no lugar e na hora certa, ao menor custo possvel. Existe
uma mxima gerencial extremamente importante: no se consegue geren-
ciar o que no se consegue controlar.
Para a administrao de materiais isso essencial, uma vez que tem a
obrigao de controlar todos os materiais existentes dentro da organiza-
o. Ou seja, necessrio controlar absolutamente todos os materiais que
entram na organizao (matrias-primas), o que utilizado nos processos
produtivos (produtos em processo) e, por fm, aquilo que sai em direo aos
clientes (produtos acabados).
No quadro 2, verifcamos que uma das vantagens de se identifcar e clas-
sifcar os materiais que se pode considerar, ao mesmo tempo, as necessida-
des totais de compras e/ou utilizao. Isso pode ocorrer tanto para a produ-
o, quanto para o controle de qualidade, o controle dos inventrios e outros
controles que se faam necessrios.
Os principais controles de materiais dizem respeito ao (1) controle da pro-
duo, para acompanhar os estoques de materiais em processo; (2) controle
de estoques de matrias-primas, para planejar e realizar as compras da orga-
nizao; (3) controle de materiais acabados, para garantir o abastecimento
adequado aos clientes; (4) controle da movimentao dos materiais, inter-
namente organizao; (5) controle dos materiais em transporte, seja nos
Identifcao, classifcao e controle de materiais e bens patrimoniais
79
processos de aquisio ou nos de distribuio, com vistas garantia do cum-
primento de prazos.
De todas as formas ou necessidades de controle, a mais importante o con-
trole dos estoques da organizao, uma vez que os mesmos representam o
consumo de grandes volumes de recursos fnanceiros. necessrio gerenciar
e controlar todo o fuxo de informaes e de materiais ao longo dos processos
produtivos. Isso implica atividades, desde a colocao de pedidos de aquisio,
at a entrega dos materiais (produtos acabados) aos clientes da organizao,
incluindo o planejamento da produo, compras, produo e distribuio. Isso
implica que, em alguns casos, o controle envolve atividades de projeto dos pro-
dutos e/ou outras atividades decorrentes das demandas do mercado.
Controle realizado nos almoxarifados
Os controles de estoques so um dos principais tipos de controle reali-
zados pela administrao de materiais. Na sequncia, abordam-se diversos
tipos de controle realizados nas organizaes pelos almoxarifados. Claro
que, dependendo das polticas organizacionais e do porte da organizao,
alguns dos controles no so mais efetuados pelo almoxarifado, sobretudo
em organizaes que contam com elevado grau de informatizao de seus
sistemas. Porm, o importante a compreenso dos mecanismos e dos ob-
jetivos de tais controles, o que relevante para a compreenso da funo
exercida pela administrao de materiais.
O controle uma das principais razes para a efcincia e a importncia
da administrao de materiais e sua realizao possibilita que se obtenham
as seguintes informaes principais:
Quadro 3 Principais informaes proporcionadas pelo controle
Dados cadastrais do fornecedor.
Preo mdio do item controlado.
Quantidades de materiais em estoques, na data do levantamento.
Data da ltima aquisio e preo pago.
Quantidades mximas e mnimas a serem consideradas com relao
aos estoques disponveis.
80
Administrao de Material e Patrimnio
Clculo sobre as possibilidades do estoque em relao ao consumo mdio.
Dados estatsticos de consumo por rea da organizao e/ou dados
globais.
reas da organizao (departamento, diviso, setor, seo etc.) que uti-
lizam o material, datas de fornecimentos, quantidades, custos e outras
informaes relevantes sobre o material requisitado.
Tipo de acondicionamento do material, embalagem de apresentao,
de comercializao e de movimentao, unidade (caixa, cento, dzia,
metro etc.) e observaes gerais sobre a apresentao, aspecto, conser-
vao etc.
Observaes gerais sobre o comportamento do material no estoque e/
ou na linha de produo, conforme ocorram devolues ou outras situ-
aes registradas pela rea de materiais.
Como se pode perceber, todos os dados podem ser controlados com o
uso da tecnologia da informao (computadores e sistemas) ou com aux-
lio de livros ou fchas especifcamente adaptados para tal fnalidade. Alm
disso, possvel perceber que so vrios os tipos de controle necessrios
rea da administrao de materiais.
Alguns dos recursos utilizados (em grande parte das organizaes) para o
exerccio efetivo do controle podem ser assim relacionados:
Ficha de prateleira um documento que se destina ao controle do
material no prprio local onde est armazenado (fsicamente). Sendo
corretamente preenchida, sua utilizao evita a necessidade da con-
tagem rotineira para checagem da quantidade real disponvel fsica-
mente no estoque. Fica permanentemente junto ao material e so rea-
lizadas as anotaes cada vez que o material retirado do estoque ou,
caso contrrio, sempre que se registram novas entradas.
Kardex um sistema de arquivo que apresenta a vantagem de fa-
cilitar o manuseio das fchas. Substitui, com vantagens, as fchas de
prateleira, uma vez que contm todos os dados relacionados com o
material e, conforme a sistemtica adotada, alm dos lanamentos de
entrada e sadas de materiais, permite informaes sobre o fornece-
dor, preos etc.
Identifcao, classifcao e controle de materiais e bens patrimoniais
81
Requisio de Materiais (RM) um documento utilizado pelos usu-
rios para requisitar os materiais de que necessitam, no almoxarifado.
As requisies de materiais devem ser claras e objetivas, apresentando
ao almoxarifado, ao usurio e contabilidade todas as informaes ne-
cessrias para o controle dos materiais e dos gastos da resultantes.
Guia (ou folha) de transferncia o documento utilizado para re-
gistrar a transferncia de produtos em processo (semiacabados) da
produo para o almoxarifado.
Requisio de compras trata-se do formulrio utilizado pelo almo-
xarifado para solicitar rea de compras a reposio dos materiais por
ele controlados.
Nota de recebimento um documento que transcreve os dados da
nota fscal para facilitar seu fuxo dentro da organizao. A nota fscal,
por ser documento legal, deve ser sempre encaminhada contabili-
dade. Assim, a nota de recebimento reproduz os dados da nota fscal
para que os usurios tenham informaes precisas sobre a chegada
dos materiais requisitados.
Pode-se perceber a importncia dos documentos acima relacionados ao
adequado controle dos materiais e, assim, todos devem receber ateno es-
pecial tanto para sua emisso quanto para a distribuio. Isso exige preciso
nas informaes, uma vez que tais documentos sero mantidos em arquivos,
tanto para a realizao de acertos internos quanto para atender a eventuais
auditorias (internas ou externas).
Mesmo que a organizao conte com sistemas informatizados (e geral-
mente conta), necessria a utilizao de alguns dos documentos acima
relacionados, se no todos. Alm disso, existem ainda situaes em que se
realiza o chamado duplo controle de material (ou controle duplo); isso nada
mais do que utilizar simultaneamente dois tipos de fchas. Geralmente,
para a realizao do controle duplo, utiliza-se a fcha de prateleira e uma
fcha de controle geral, onde so registrados os estoques mximos e mni-
mos, a identifcao padronizada do material, as datas de movimentaes,
os documentos que as originam, saldos em estoques etc.
Independente do sistema ou dos modelos adotados, preciso considerar
que esses devero atender completamente s necessidades organizacionais.
82
Administrao de Material e Patrimnio
O recebimento de materiais
e a inspeo como ferramenta de controle
Outra importante atividade de controle o recebimento de materiais que
tem por objetivo garantir que o material entregue pelos fornecedores esteja
de acordo (em conformidade) com as especifcaes constantes no pedido
de compra (ou ordem de fornecimento).
Geralmente, o controle no recebimento ocorre a partir da Nota Fiscal (NF)
emitida pelo fornecedor, quando feita a conferncia da quantidade de
material entregue, confrontando-se com a ordem de fornecimento (ou de
compra). Outra forma de realizar o controle, segundo Francischini e Gurgel
(2002), gerar uma via/guia cega (um documento que uma cpia da Nota
Fiscal sem as quantidades) para que o recebedor faa a conferncia de todos
os materiais entregues sem contar com a informao antecipada das quan-
tidades. Esse procedimento visa garantir que realmente se realizar a confe-
rncia do material e, ainda, possibilita confrontar a via cega com a Nota Fiscal
e a NF com o pedido de compra, ou vice-versa.
A inspeo no recebimento, como controle, pode ser realizada imediata-
mente no ato do recebimento ou a posteriori, retirando-se amostras para en-
saios ou testes de laboratrio (se necessrios, quando cabveis). Importante
lembrar que, na maioria das organizaes, fornecedores certifcados, com a
qualifcao necessria, so dispensados de inspees no recebimento.
A NBR ISO 8403:1994 defne inspeo de recebimento como o
[...] conjunto de atividades de medio, exame, ensaio, verifcao etc., de uma ou mais
caractersticas do produto recebido e a comparao dos resultados com requisitos especi-
fcados, a fm de determinar se h conformidade para cada uma dessas caractersticas.
O objetivo da NBR garantir que os produtos recebidos somente sejam
utilizados se estiverem em conformidade com os requisitos especifcados e
tenham efetivamente sido inspecionados.
Geralmente, os materiais recebidos podem receber trs identifcaes
possveis:
Material aprovado aquele que atende a todos os requisitos estabe-
lecidos na ordem de fornecimento e pode ser utilizado imediatamente
pela produo.
Identifcao, classifcao e controle de materiais e bens patrimoniais
83
Material aguardando inspeo quando amostras do material rece-
bido foram encaminhadas para anlises e seus resultados ainda no
esto disponveis.
Material reprovado quando o material inspecionado no atende s
caractersticas especifcadas (parcial ou totalmente), no podendo ser
utilizado pela produo e devendo ser devolvido ao fornecedor.
Ainda segundo Francischini e Gurgel (2002), a inspeo de recebimento
uma atividade obrigatria; mas no necessariamente igual para todos os
tipos de materiais recebidos. Assim, os tipos de inspeo recebem classifca-
es e podem ser relacionados da seguinte forma:
Quanto ao volume a inspeo pode ser 100%, quando todos os
materiais recebidos so inspecionados; ou, inspeo por amostragem,
quando se retiram aleatoriamente amostras do material recebido e
se inspecionam somente tais amostras. Quando se realiza inspeo
amostral, o procedimento para um determinado tamanho da amostra
(n) deve indicar: o Nvel de Qualidade Aceitvel (NQA); o tamanho da
amostra; o plano de amostragem utilizado; o nvel de inspeo; o grau
de severidade da inspeo (atenuado, normal ou severo); o ndice de
aceitao (qual a base para se aceitar ou rejeitar o lote).
Quanto ao tipo de ensaio na inspeo os ensaios podem ser destru-
tivos ou no destrutivos. Os ensaios destrutivos so aqueles que inu-
tilizam o material inspecionado, enquanto que os no destrutivos so
aqueles que no provocam alteraes signifcativas nas caractersticas
dos materiais inspecionados.
Quanto natureza a inspeo, nesse caso, pode ser quantitativa ou
qualitativa. A inspeo quantitativa implica a utilizao de medidas
dimensionais, como pesagem, contagem ou outras tcnicas quanti-
tativas. A inspeo qualitativa implica a verifcao da conformidade
do material recebido, a partir do exame de atributos, como inspeo
visual, admitindo-se alguns erros grosseiros de avaliao, riscos super-
fciais, limpeza, rugosidade, cores etc.
Como se pode perceber, a inspeo tem a fnalidade de assegurar medidas
corretivas em materiais ou fornecedores que no atendam aos requisitos espe-
cifcados para o fornecimento, de tal forma que os erros cometidos no voltem
a acontecer, garantindo o bom desempenho no recebimento dos materiais.
84
Administrao de Material e Patrimnio
Avaliao de desempenho
como ferramenta de controle
Outra ferramenta importante para o controle, que mais importante a
cada dia que passa, a avaliao de desempenho. Avaliar desempenho signi-
fca adotar medidas de controle que permitam verifcar eventuais distores
em relao ao que se planejou e, ento, agir, visando eliminar ou corrigir os
desvios verifcados, pois, segundo Martins e Alt (2000, p. 47), uma medida
de desempenho uma maneira de medir o desempenho em determinada
rea, e de agir sobre os desvios em relao aos objetivos traados.
Avaliar ou medir o desempenho signifca mesurar, medir e comparar em
relao a padres ou objetivos preestabelecidos (RAZZOLINI FILHO, 2000, p.
27). Com isso, percebemos que um processo de avaliao de desempenho
deve permitir comparaes, mensuraes, medies em relao a objetivos
(que devem ser defnidos pela rea de materiais) ou padres (como normas
ou padres industriais). Ou seja, necessrio dispor de fontes de informaes
confveis para que o processo de avaliao seja consistente.
Segundo Robbins (2000, p. 142), as fontes de informao mais utilizadas
para medir o desempenho so a observao pessoal, relatrios estatsticos,
informes verbais, relatrios escritos e bancos de dados acessados por com-
putador. E as informaes so a essncia do processo decisrio. Portanto,
quando se contam com informaes confveis sobre o desempenho da
administrao de materiais, possvel gerenciar com mais qualidade, apre-
sentando resultados concretos que melhoram o desempenho da rea e, por
extenso, da organizao como um todo.
Ainda segundo Razzolini Filho (2000, p. 27-31), para que uma medida de
desempenho apresente efccia, precisa satisfazer algumas exigncias:
dados coletados a partir de fontes confveis, para garantir que sejam
precisos e completos;
informaes relevantes, oferecendo utilidade, no sendo apenas mais
um nmero ou um relatrio que no ser utilizado;
ser de fcil compreenso para todos os seus usurios; e
ser direta e especfca, clara e objetiva.
Por fm, um sistema de medio de desempenho, para apresentar a efc-
cia desejada, deve responder a cinco perguntas bsicas:
Identifcao, classifcao e controle de materiais e bens patrimoniais
85
Por que avaliar? qualquer sistema de avaliao de desempenho
deve ser desenvolvido a partir de necessidades especfcas, motivo
pelo qual a organizao organiza e estrutura um sistema de medio.
necessrio o sistema estar alinhado com a estratgia da organizao,
pois as medidas utilizadas devem alinhar-se com a estratgia adotada,
de forma que os resultados obtidos expressem a efetividade que se
espera do sistema. Por exemplo: se a organizao adota uma estrat-
gia de competio com nfase nos custos, no ser possvel adotar-se
medies focadas na qualidade do servio oferecido aos clientes.
O que avaliar? preciso considerar os pontos de medio no sis-
tema e quais os indicadores sero considerados, os critrios conside-
rados sero os custos das operaes / processos? Ou contemplaro o
nvel de servio? Por exemplo: ser medido o nmero de caixas rece-
bidas no armazm por hora, ou ser medido o nmero de acertos na
operao? So diferentes medidas com focos distintos, que podem
apresentar dados diferentes para o processo decisrio.
Como avaliar? nos sistemas de avaliao de desempenho existem
diferentes opes para mensurar o desempenho do sistema. Pode-se
avaliar o desempenho como um todo (por exemplo, toda a rea de
materiais), de subsistemas dentro do mesmo (como a rea de recebi-
mento de materiais), as interfaces do sistema (por exemplo, a interface
com a produo ou com o marketing), possvel avaliar o desempenho
dos fornecedores, dos transportadores, armazenadores ou qualquer
outro ponto. A resposta a essa questo implica indicar quais os pontos
em que se estabelecero os mecanismos de controle (mensurao) e
quais indicadores sero utilizados.
Quando avaliar? ao se defnir um processo de avaliao de desem-
penho, necessrio considerar que medir desempenho representa
custos e, ainda, demanda tempo. Portanto, preciso estabelecer uma
periodicidade para os processos de avaliao, ou seja, de quanto em
quanto tempo sero realizadas as medies para que os indicadores
obtidos possam ser utilizados nos processos gerenciais.
O que fazer com os resultados da avaliao? no se pode esquecer
da afrmao: no se pode gerenciar o que no se consegue controlar.
Ou seja, implantar um sistema de avaliao de desempenho apenas
como mais uma ferramenta que fornecer dados para controle estats-
tico no a melhor alternativa. Todo e qualquer processo de medio
86
Administrao de Material e Patrimnio
de desempenho deve servir para os gerentes tomarem decises em
relao a eventuais desvios do que foi planejado para o funcionamen-
to do sistema ao qual se avalia.
Caso a organizao no possua um sistema formal de avaliao de desem-
penho, a rea da administrao de materiais dever ocupar-se em desenvolver
um conjunto de indicadores que facilitem o processo de gerenciamento. Para
Martins e Alt (2000, p. 276-277), preciso defnir quais as necessidades /expec-
tativas dos clientes, que nvel de servio ser oferecido a eles e como o servio
da organizao pode ser comparado com os concorrentes (atravs de bench-
marking) ou com outras empresas, mesmo que de outras reas de atuao.
Alm disso, necessrio que os objetivos (alvos a serem atingidos) sejam
exequveis, uma vez que objetivos no alcanveis so desmotivantes e atra-
palham os processos.
Ampliando seus conhecimentos
Automao da identifcao e comunicao
(BANZATO, 2002)
Quando abordamos automao utilizando tecnologia da informao, a ex-
pectativa que se tem a de grandes investimentos em software que proces-
sem dados a uma incrvel velocidade, facilitando sobremaneira as operaes
burocrticas e aumentando a produtividade.
Porm, muitas vezes subestima-se a forma como a informao ser inseri-
da (input) no sistema para processamento, bem como sua transmisso atra-
vs dos diversos meios pela cadeia de abastecimento.
Investimentos em solues de tecnologia de automao so viabilizados
devido a dois grandes benefcios: melhoria na qualidade e aumento da velo-
cidade da informao.
Os software desenvolvidos para processamento de informaes logsticas
proporcionam mais velocidade e qualidade da informao, porm no traba-
lham isolados das demais atividades e elementos de uma cadeia de abaste-
cimento. Para que essas solues possam funcionar com a mxima efccia,
necessrio que a informao tambm seja recebida e transferida de maneira
Identifcao, classifcao e controle de materiais e bens patrimoniais
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rpida e com qualidade. neste ponto que visualizamos claramente a impor-
tncia dos sistemas de automao na identifcao e comunicao de dados.
Automao da identifcao e comunicao
Considere, por exemplo, uma empresa que est adquirindo uma soluo
para programao com capacidade fnita, com possibilidade de simulao para
responder rapidamente s suas necessidades de reprogramao da produo.
Aps a implementao da soluo, a diretoria espanta-se com os resulta-
dos alcanados:
perda de vendas;
dispensa de pedidos;
atrasos no atendimento das necessidades dos clientes;
demora na tomada de decises, entre outros problemas.
O que aconteceu? No primeiro momento, analisando superfcialmente, a
tentativa de responsabilizar o sistema ou a empresa responsvel por sua im-
plementao. Se isso ocorrer, a soluo do problema passa a ser uma tomada
de deciso: abortar o projeto.
Uma anlise mais adequada, abrangente e sistmica do processo de logs-
tica e de implementao do sistema pode mostrar que a causa de todos esses
efeitos indesejveis no est diretamente relacionada com a soluo adquiri-
da, mas sim com as informaes que a mesma est utilizando.
O que foi diagnosticado:
A acuracidade de informaes que entravam no sistema era inadequa-
da e, portanto, gerava-se sadas inadequadas (antes da existncia do
software, o pessoal responsvel, mesmo com perda de produtividade,
ajustava a programao realidade existente).
Alteraes nas efcincias de equipamentos em funo de paradas no
programadas no estavam sendo consideradas pelo sistema, pois esta-
vam sendo atualizadas mensalmente (mdias) e no em tempo real.
Aps o processamento dos dados, as informaes de sada demoravam
a serem recebidas pela produo. O sistema de gesto visual (kanban)
estava sendo mais rpido que os resultados obtidos pelo software.
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Administrao de Material e Patrimnio
Resumindo: a qualidade e velocidade das informaes que entram e saem
do software so decisivas para a efccia da logstica. Portanto, o software con-
tinuava sendo uma ferramenta com alto potencial de melhoria para o neg-
cio e fundamental para que a empresa se tornasse mais competitiva. O que
faltou, neste caso especfco, foi considerar a importncia da automao na
identifcao e comunicao de dados.
Tecnologia de identifcao
Consideram-se como solues de tecnologia de identifcao, as ferramen-
tas que so utilizadas para se estabelecer a identidade de um elemento da
cadeia de abastecimento
1
.
As solues utilizadas para identifcao muitas vezes so integradas com
as solues para comunicao de dados. Dentre as principais tecnologias de
identifcao, podemos citar:
etiquetas de cdigos de barras;
sistemas de endereamento;
transponder (RFID - Radio Frequency Identifcation, identifcao via ra-
diofrequncia);
identifcao visual;
OCR (reconhecimento ptico de caracteres);
sistemas de escaneamento para identifcao volumtrica;
GPS ( Global Positioning System, posicionamento via satlite), entre outros.
Tecnologia de comunicao
Consideram-se como solues de tecnologia de comunicao aquelas res-
ponsveis pela transmisso de uma informao entre os elementos da cadeia
de abastecimento.
Neste caso, entre as solues utilizadas para comunicao de dados, pode-
se citar:
radiofrequncia (RFDC, Radio Frequency Data Collection);
comunicao via infravermelho;
1
Elementos da cadeia de abastecimento - todo componente da cadeia de abastecimento, seja uma informao, recurso operacional (equi-
pamento, espao, veculos etc.), fnanceiro, material ou humano.
Identifcao, classifcao e controle de materiais e bens patrimoniais
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EDI ( Electronic Data Interchange, intercmbio eletrnico de dados);
internet;
XML ( Extended Markup Language, protocolo de comunicao);
comunicao baseada na voz (reconhecimento de voz);
comunicao baseada na luz (exemplo, sistema pick-to-light);
sistemas de linhas privativas (LP) / frame relay;
WAP/SMS ( Short Mensaging System) etc.
Concluso
Antes de investir na automao de parte das atividades de sua cadeia de
abastecimento, utilizando software de supply chain, deve-se considerar a ne-
cessidade de integrao dessas solues com os sistemas de automao de
identifcao e comunicao de dados, de forma que as tecnologias sejam in-
tegradas e os benefcios sejam efetivamente capitalizados.
Atividades de aplicao
1. Pesquise o que um padro e, depois, relacione trs exemplos de pa-
dres conhecidos.
2. O que uma guia/via cega? Qual sua fnalidade?
3. Numere a segunda coluna de acordo com a primeira.
1. Coluna Descrio Documento 2. Coluna
01 Documento que se destina ao controle do material no pr-
prio local onde o mesmo est armazenado (fsicamente).
Requisio
de materiais
02 Documento que registra a transferncia de produtos em
processo da produo para o almoxarifado.
Nota de re-
cebimento
03 Documento utilizado pelo almoxarifado para solicitar rea
de compras a reposio dos materiais por ele controlados.
Kardex
04 Documento utilizado pelos usurios para requisitar os
materiais de que necessitam, no almoxarifado.
Ficha de
prateleira
05 Sistema de arquivo que, conforme a sistemtica adotada,
alm dos lanamentos de entrada e sadas de materiais,
permite informaes sobre o fornecedor, preos etc.
Requisio
de compras
06 Documento que transcreve os dados da nota fscal para
facilitar seu fuxo dentro da organizao.
Guia de
transferncia
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Administrao de Material e Patrimnio