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VICEPRESIDENCIA DE REFINACIN Y

PETROQUMICA
Coordinacin de Planeacin y Logstica -
GRP
VRP-DPY-I-008
INSTRUCTIVO DE ASEGURAMIENTO Y
CONTROL DE CALIDAD DE CONTRATOS EN
EJECUCIN
Fecha aprobacin:
09/12/2008
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01
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ECP-DTI-F-004/V3




RELACIN DE VERSIONES



VERSIN


DESCRIPCIN

FECHA

01

Emisin del documento


09/12/2008

ELABOR


REVIS

APROB







CESAR HERNANDO SALINAS
CH.
Profesional de Gestin
Calidad GRP











GUSTAVO ADOLFO LOPEZ
Lder de Proyectos Tipo B de
la GRP










JOSE DAVID MARTINEZ
Jefe Departamento Proyectos
GRP















Este documento es propiedad de ECOPETROL S.A. no debe ser copiado, reproducido y/o circulado sin su autorizacin

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TABLA DE CONTENIDO
Pgina
1. OBJETIVO ........................................................................................................... 3
2. ALCANCE ............................................................................................................. 3
3. GLOSARIO .......................................................................................................... 3
4. DOCUMENTOS DEROGADOS ................................................................................ 5
5. REFERENCIA NORMATIVAS ................................................................................. 5
6. CONDICIONES GENERALES ................................................................................. 7
7. PLAN DE ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD .......................................... 8
7.1 PRIMER ETAPA: PLANEACIN DEL CONTRATO .................................................. 9
7.2 SEGUNDA ETAPA: EJECUCIN DEL CONTRATO ................................................ 11
7.2.1 SEGUIMIENTO AL PLAN DE CALIDAD ........................................................... 11
7.2.2 AUDITORIAS DE CALIDAD POR ECOPETROL S.A. Y/O INTERVENTORIA ....... 12
7.3 TERCERA ETAPA: CIERRE DEL CONTRATO ....................................................... 12
7.3.1 INFORME FINAL DE ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD .................. 12
8. REGISTROS ....................................................................................................... 13
9. CONTINGENCIAS .............................................................................................. 14
10. BIBLIOGRAFA ............................................................................................... 14
11. ANEXOS .......................................................................................................... 14







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1. OBJETIVO

Estandarizar los requerimientos de aseguramiento y control de calidad que deben
ser tenidos en cuenta para todos los contratos de los proyectos, ejecutados por la
Gerencia de Proyectos de Refinacin y Petroqumica.


2. ALCANCE

El documento aplica para los contratos de reposicin de equipos, montaje de
plantas, mantenimiento de software, ampliaciones, entre otros, con el fin de
garantizar la calidad de los trabajos y establecer la confiabilidad e integridad previo
y durante el comisionamiento de los equipos, que hacen parte de los contratos que
se desarrollan en la Gerencia de Proyectos de Refinacin y Petroqumica (de aqu
en adelante GRP), de ECOPETROL S.A.


3. GLOSARIO

Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situacin indeseable.

Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no
conformidad potencial u otra situacin potencialmente no deseada.

Aseguramiento de la Calidad: Realizacin de actividades planeadas y
sistemticas relativas a la calidad, para asegurar que el proyecto emplee
todos los procesos necesarios para cumplir los requerimientos.

Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado para
obtener evidencias de un contrato y evaluarlo de manera objetiva.

Control de la Calidad: Seguimiento a resultados especficos del proyecto
para determinar si cumplen con los estndares de calidad relevantes, e
identificacin de formas de eliminar las causas de resultados
insatisfactorios.


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Control de Calificacin de Procedimientos de Soldadura y
Soldadores: Formato para registro de Variables durante la calificacin del
WPS y WPQ.

EC: Empresa CONTRATISTA.

Especificacin: Documento que establece requisitos.

Especificacin para Realizar el Plan de Calidad: Directriz ajustada a la
norma NTC-ISO 9001:2000 y segn NTC-ISO 10005, que presenta los
requerimientos mnimos que un CONTRATISTA debe presentar al cliente
para dar cumplimiento a los hitos del proyecto.

Gestin de la Calidad: Actividades de la organizacin ejecutora que
determinan las polticas, objetivos y responsabilidades de calidad para
asegurar que el proyecto satisfar las necesidades para las cuales se
emprendi.

GRB: Gerencia Refinera Barrancabermeja.

GRP: Gerencia de Proyectos de Refinacin y Petroqumica.

Inspeccin: Evaluacin de la conformidad por medio de observacin y
dictamen, acompaadas cuando sea apropiado por medicin, ensayo /
prueba o comparacin con patrones.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Gestin QAQC: Actividades conducentes al cumplimiento del
aseguramiento y control de calidad en la ejecucin del proceso.

Plan de Calidad: Es la descripcin de la secuencia de actividades a ser
desarrolladas por el CONTRATISTA de la obra, estableciendo directrices de
seleccin y utilizacin de los recursos necesarios, para llegar al
cumplimiento de los requisitos de calidad.

Planificacin de la Calidad: Identificacin de los estndares de calidad
relevantes para el proyecto y determinacin de la forma de satisfacerlos.

Plan del Plan de Aseguramiento y Control de Calidad: Es un
documento que contiene un listado de entregables que el CONTRATISTA,

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debe de presentar previo y durante la ejecucin del proyecto. En este
documento se relacionan las fechas de entrega de la documentacin.

Producto No Conforme: Es un producto que no cumple con las
caractersticas implcitas o definidas, por tanto debe ser identificado y
controlado para su uso o entrega.

Proyecto: Proceso nico consistente en un conjunto de actividades
coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalizacin, llevada a
cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos, especficos,
incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

PQR: Registros de calificacin del procedimiento de soldadura.

RCSA: Refinera de Cartagena S.A.

Reproceso: Accin tomada sobre un producto no conforme para qu se
cumplan con los requisitos.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u
obligatoria.

WPQ: Calificacin de la habilidad del soldador para realizar el
procedimiento.

WPS: Especificacin del procedimiento de soldadura.


4. DOCUMENTOS DEROGADOS

No Aplica.


5. REFERENCIA NORMATIVAS

Para el desarrollo del plan de aseguramiento y control de calidad de los contratos,
se debern tener en cuenta las siguientes normas, entre otras:

AGMA American Gear Manufacturers Association.

AISI American Iron and Steel Institute.

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AISC American Institute of Steel Construction.

AMCA Air Movement and Control Association.

ANSI American National Standards Institute.

API American Petroleum Institute.

ASME American Society of Mechanical Engineers.

ASTM American Society for Testing and Materials.

AWS American Welding Society.

CICIND Comit International des Chemines Industrielles.

CMAA Crane Manufacturers Association of America.

DEP Design and Engineering Practice (Shell Global Solution).

DIN Deutch Industrie Normen.

EJMA Expansion Joint Manufacturers Association.

FM Factory Mutual Research Corporation.

ICEA Insulated Cable Engineers Association.

ICONTEC Instituto Colombiano de Normas Tcnicas.

IEC International Electrotechnical Comission.

IEEE Institute of Electrical and Electronic Engineering.

ISA Instrument Society of America.

ISO International Standard Organization.

LRFD Load and Resistance Factor Design.


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NACE National Association of Corrosion Engineers.

NEC National Electric Code.

NEMA National Electrical Manufacturers Association.

NFPA National Fire Protection Association.

NSR Normas Colombianas de Diseo y Construccin Sismo Resistente.

OSHA Occupational Safety & Health Administration.

TEMA Tubular Exchanger Manufacturers Association.

UL Underwriters Laboratories.

VRP-DPY-I-004 Instructivo de Control de Documentos de la GRP.


6. CONDICIONES GENERALES

El aseguramiento y control de calidad de los contratos, ser realizado por la
Empresa CONTRATISTA (de aqu en adelante EC).

EL profesional de Calidad de ECOPETROL S.A. o la INTERVENTORA realizar el
control de la documentacin entregada por la EC, la verificacin mediante
inspecciones en campo y de la realizacin de auditoras peridicas durante la etapa
de ejecucin.

Algunos puntos de control y verificacin durante las inspecciones en campo son los
siguientes:

Seguimiento del plan de calidad implementado para el contrato.

El control de calidad de actividades criticas.
El control de la informacin, incluye los procedimientos.

El control en el recurso humano.


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Control de equipos de medicin, el cual asegura la ptima utilizacin de
herramientas adecuadas para la labor contratada.

Para garantizar la calidad de las labores contratadas, las EC presentarn la
documentacin relacionada en el capitulo 7, segn sea la especialidad y el alcance
del contrato. Si se omite algn punto de control por mnimo que este sea, o si
resulta alguna gestin de calidad adicional durante la ejecucin de la obra, la EC
ser responsable del aseguramiento y control de calidad de la actividad, bajo la
respectiva verificacin de ECOPETROL S.A. y la INTERVENTORIA.


7. PLAN DE ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD

El QAQC de la EC deber concertar y realizar en la primera semana de actividades,
con el Profesional de Calidad de ECOPETROL S.A. o la INTERVENTORA, el plan del
plan de aseguramiento y control de la calidad del contrato (VRP-DPY-F-004).

Durante la reunin se relacionarn los procedimientos especficos requeridos para
el buen desarrollo del contrato, que debern ser entregados a ECOPETROL S.A. o la
INTERVENTORA, previo a la realizacin de las actividades por parte de la EC.

El plan de trabajo de aseguramiento y control de calidad de los contratos, se
llevara a cabo por etapas, las cuales incluyen Planeacin, Ejecucin y Cierre (Ver
Figura 1. Actividades de Gestin de Calidad por Etapas del Contrato). La
documentacin solicitada por ECOPETROL S.A. o la INTERVENTORA deber ser
entregada dentro del tiempo estipulado para cada fase del contrato, como requisito
para dar inicio a la siguiente fase del mismo.















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Figura 1. Actividades de Gestin de Calidad por Etapas del Contrato

7.1 PRIMER ETAPA: PLANEACIN DEL CONTRATO

La EC deber presentar para aprobacin de ECOPETROL S.A. o la INTERVENTORA,
la siguiente informacin:

Manual de calidad y copia de la certificacin del sistema de calidad de la EC.

Plan de calidad, que debe presentar concordancia con la norma NTC-ISO
9001y NTC-ISO 10005, si es requerido.

Matriz de responsabilidades de la organizacin (EC).

Los procedimientos o instructivos (copia magntica y dura), acordes con la
especialidad y alcance del contrato.

WPS y PQR (si es requerido).

Descripcin de normas aplicables al trabajo a desarrollar.

Formato de control de no conformidades.

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Formato de acciones correctivas y preventivas.

Procedimiento de compras: para este documento se debe tener en cuenta
el listado de marcas aceptadas definido por ECOPETROL S.A y se debe
anexar los formatos de entrega y recibo.

Procedimiento de recepcin, inspeccin, almacenamiento de materiales.

Registro de calificacin de soldadores WPQ (si es requerido).

Plan radiogrfico o de inspeccin por ultrasonido y plan de alivios trmicos
(si es requerido).

Cuadros de control y seguimiento de actividades del contrato.

Protocolos y formatos para registro de actividades, donde se incluye
formatos de pruebas funcionales y de lazo, formatos de pruebas de
verificacin y formatos de calibracin (estos documentos deben estar
actualizados segn la matriz de responsabilidades del contrato).

Registro de calificacin y certificacin de mano de obra calificada (pintores,
refractoristas y todo el personal cuya labor tenga un impacto importante
sobre la calidad del producto).

Certificados de calibracin y patronamiento de instrumentos de medicin.

Registros de calidad y certificacin de materiales necesarios para la
obtencin de un producto, ejemplo: diseos de mezcla de concretos,
prueba de proctor modificado, certificados de calidad de pinturas,
recubrimientos, certificados con nmero de colada legible de tuberas, y
todos los registros necesarios para asegurar la calidad del producto o
servicio, (si es requerido).

Registro de gestin al taller de alistamiento o induccin QA/QC de la EC:
este taller consiste en la divulgacin del plan de calidad y los
procedimientos implementados para el contrato.

Incluir el programa de auditoras internas al plan de aseguramiento y
control de calidad, indicando su frecuencia (mnimo 1 por semestre o
durante el plazo de ejecucin del Contrato), duracin, alcance y los
responsables por la realizacin de cada una de las mismas.

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Los certificados de los instrumentos de medicin deben ser expedidos por una
entidad reconocida a nivel nacional o internacional. Los certificados no deben de
exceder de un ao de vigencia desde el da de la expedicin.


7.2 SEGUNDA ETAPA: EJECUCIN DEL CONTRATO

Para dar inicio a esta etapa del contrato, ser necesario que toda la documentacin
requerida de la etapa previa sea entregada y aprobada por ECOPETROL S.A. o la
INTERVENTORA. Para la realizacin al control de calidad se dar especial nfasis a
las siguientes recomendaciones, durante la ejecucin de las obras:

7.2.1 Seguimiento al Plan de Calidad

Durante la etapa de ejecucin la EC deber informar semanalmente sobre los
resultados alcanzados con la implementacin del plan de calidad. Estos informes
deben incluir como mnimo lo siguiente:

Estado del diligenciamiento de los registros y protocolos, actualizado con
las actividades realizadas en obra.

Los registros de las acciones tomadas resultantes de las auditorias que se
realicen por parte de la EC, debern ser enviados a ECOPETROL S.A. o
INTERVENTORA, indicando especficamente las acciones correctivas y las
fechas para el cierre de las no conformidades detectadas.

Si la INTERVENTORA lo requiere se debe incluir una copia de los registros
de las siguientes pruebas y ensayos:

Curvas de alivio trmico (si es requerido).

Registros de realizacin de ensayos no destructivos (END) (si es requerido).

Registro de ruptura de cilindros de concreto (si es requerido).

Pruebas de continuidad y aislamiento de sistemas elctricos (si es
requerido).

Se solicitarn los todos los registros que se consideren relevantes para
asegurar la calidad del producto o servicio.

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Registros de seguimiento e identificacin (trazabilidad), de materiales
comprados por la EC, (incluir sus certificados de calidad).

El CONTRATISTA deber presentar a ECOPETROL S.A. y/o INTERVENTORA
cuando ellos lo requieran los cuadros de control y seguimiento actualizados.

7.2.2 Auditoras de Calidad por ECOPETROL S.A. o INTERVENTORIA

Durante el desarrollo del contrato, ECOPETROL S.A. o la INTERVENTORA, previo
aviso mediante comunicacin informal o formal, podr realizar auditorias de calidad
e inspecciones a la EC, tomando como base las especificaciones del contrato, el
plan de calidad acordado y los documentos relacionados en este documento. La
auditora ser realizada segn la norma NTC-ISO 19011.

Copia de las auditoras realizadas por ECOPETROL S.A. o la INTERVENTORIA sern
entregadas al ente certificador de la Empresa CONTRATISTA, si se presenta un
reiterado incumplimiento en la toma de acciones a los hallazgos encontrados en la
auditoria.

7.3 TERCERA ETAPA: CIERRE DEL CONTRATO

7.3.1 Informe final de Aseguramiento y Control de Calidad

El informe final debe contener los siguientes puntos:

Plan de calidad del contrato.

Relacionar el personal que afect directamente la calidad de los trabajos
ejecutados: Se debe anexar un cuadro de resumen de sus hojas de vida,
donde se especifique la experiencia general y especfica de la actividad
realizada.

Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los
trabajos ejecutados cumplen con los requisitos de calidad: apilar en forma
ordenada los registros, protocolos diligenciados durante la obra, registros
de verificacin, validacin, seguimiento, inspeccin y registros de ensayos o
pruebas especficas.


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Estadsticas de no conformidades y el tratamiento de no conformidades
detectadas durante la obra. Presentar copia de las acciones correctivas y
preventivas realizados en el contrato con visto bueno de liberacin y
seguimiento por parte de ECOPETROL S.A. o la INTERVENTORA.

Estadsticas de reprocesos y costos de no calidad de productos.

Registro de manejo de propiedad del cliente: Corresponde a la evidencia de
la forma en que la EC cuido y preservo los materiales y equipos mientras
estuvieron bajo su custodia.

Registros de identificacin y seguimiento de materiales realizadas en obra,
incluir la totalidad de los certificados de calidad.

Reporte de equipos intervenidos: Relacionar las actividades realizadas para
el mantenimiento, reposicin o montaje realizado a cada equipo, para esto
se debe presentar un formato que incluya las caractersticas del equipo
intervenido, materiales utilizados con sus respectivos cdigos, los trabajos
adicionales realizados producto de la inspeccin y los controles de calidad
ejercidos en cada una de las actividades.

La EC deber adjuntar esta documentacin en el Informe Final o dossier del
contrato.

Por ltimo, ECOPETROL S.A. no reconocer valores adicionales por la elaboracin
del plan de calidad, auditorias de calidad y en general por la implementacin y/o
desarrollo del sistema de gestin de calidad para el contrato. Esta aclaracin se
realiza debido a que los costos se consideran inherentes a la calidad de la ejecucin
de los trabajos o producto final que debe entregar la EC.


8. REGISTROS

VRP-DPY-F-004 Plan del Plan Aseguramiento y Control Calidad.

VRP-DPY-F-005 Especificaciones para realizar el Plan de Calidad.

VRP-DPY-F-007 Control de Calificacin de Procedimientos de Soldadura.

VRP-DPY-F-044 Control de Entregables Mnimos para el Aseguramiento de
Calidad de Contratos en Ejecucin de la GRP.

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VRP-DPY-F-092 Plantilla de Informe de Auditora.

VRP-DPY-F-095 Solicitud de Accin Correctiva.

VRP-DPY-F-096 Seguimiento de No Conformidad y PNC de EC.


9. CONTINGENCIAS

Las no conformidades evidenciadas en las auditorias o inspecciones sern
registradas por ECOPETROL S.A. y/o la INTERVENTORIA, se adjuntaran a la
evaluacin de desempeo y a la vez sern reportadas al ente certificador del
sistema de gestin de calidad de la EC, cuando se incumpla en la toma de acciones
pertinentes, para el cierre de la inconformidad.


10. BIBLIOGRAFA

Quality Management, 08PMP-M07 QUALITY-2006-08-27, Curso de
Preparacin para el examen de certificacin internacional PMP.

Norma para Sistemas de Gestin de Calidad NTC-ISO 9000.

Norma para Planes de Calidad NTC-ISO 10005.

Norma para Auditoria NTC-ISO 19011.
11. ANEXOS

No. Ttulo

1 Plan del Plan Aseguramiento y Control Calidad.

2 Especificacin para Realizar el Plan de Calidad.

3 Control Calificacin de Procedimientos de Soldadura.

4 Control de Entregables Mnimos para el Aseguramiento de Calidad de Contratos

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en Ejecucin de la GRP.

5 Plantilla de Informe de Auditora.

6 Solicitud de Accin Correctiva.

7 Seguimiento de No Conformidad y Producto No Conforme.



Para mayor informacin sobre este documento dirigirse a quien lo elabor, en nombre de
la dependencia responsable:

CESAR HERNANDO SALINAS CH.
Profesional de Gestin de Calidad GRP
Ext.: 49636