DESCRIPCIÓN DE PROCESOS DE SALUDVIDA EPS

PROYECTO

Presentado por:

MIGUEL ALVARADO ALFONSO

CODIGO: 2061062

NORMA LUQUE AMAYA

CODIGO: 2061016

LIZETH RODRIGUEZ TORRES

CODIGO: 2061044

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
AREA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
2009
 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS DE SALUDVIDA EPS
PROYECTO

Presentado por:

MIGUEL ALVARADO ALFONSO

CODIGO: 2061062

NORMA LUQUE AMAYA

CODIGO: 2061016

LIZETH RODRIGUEZ TORRES

CODIGO: 2061044

PRESENTADO AL DOCENTE:
JOSUE GUILLERMO CUCAITA MURCIA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
AREA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
2009
 INTRODUCCIÓN

El presente informe se realiza para la materia de sistemas de información

gerencial, dirigida por el docente Josué Guillermo Cucaita Murcia

SALUDVIDA EPS es una organización que está habilitada y certificada en

ISO 9001-2000 en el régimen subsidiado y contributivo que garantiza la
prestación de servicios de salud a afiliados bajo un modelo preferente de
atención preventivo asistencial con enfoque comunitario que vela por una
población sana. Su alcance es la contratación con entes territoriales,
mercadeo, afiliación, actualización, citas médicas, compra de servicios de
salud, autorizaciones, auditoria médica y cuentas médicas que aseguran
el acceso y la prestación de los servicios de salud incluidos en el POS
para el régimen subsidiado y contributivo a nivel nacional.
Hemos centrado la atención en estos procesos después de haber
realizado una investigación previa que nos permitió conocer el
funcionamiento de la EPS, su proyección, su cobertura, los procesos de
servicio y atención al cliente.
La realización de este proyecto permitirá que las áreas gerencial,
comercial y operacional de SALUDVIDA EPS Villavicencio se comuniquen
a través de una aplicación independiente de la base de datos principal y
donde los usuarios tendrán la facilidad de hacer consultas, hacer
seguimientos y control de los documentos además de obtener
estadísticas de la información procesada, para poder darles a la EPS un
soporte a la toma de decisiones dentro de la empresa
En SALUDVIDA EPS Villavicencio se presentan dificultades en la
afiliación de un usuario a la EPS, en la actualización de documentos o
datos y en el tramite para solicitar una cita, esto debido a que el área
comercial, de donde llegan los datos y el área operacional que los
ingresa a la base de datos y genera la información no poseen un sistema
de información que controle la llegada, el tramite y el resultado de estos
documentos. Estas tareas se ejecutan manualmente y generan confusión
y retrasos entre los encargados que deben verificar dos y tres veces la
misma información para estar seguros del trámite. La comunicación entre
estas áreas es verbal y de referencia, hecho que retrasa el cumplimiento
de los objetivos propuestos en los estándares de calidad que conciernen
a la atención del usuario.
Esto genera que se presente en la entidad una falta de comunicación
entre dependencias en el manejo de los documentos físicos que circulan
a diario.
1- DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

1.1- Quienes somos?

Somos una sociedad anónima de naturaleza abierta, con personería

jurídica, aprobada por la superintendencia Nacional de Salud mediante la
resolución 1231 del 20 de junio de 2001, para administrar los regimenes
contributivo y subsidiado del SGSSS a nivel nacional.

En SALUDVIDA EPS nos hemos convertido en innovadores, ya que

nuestro actual Modelo de Salud, diferente al resto de modelos del
mercado se fundamenta en lo preventivo (PYP Promoción y Prevención)
para evitar la presencia de las enfermedades. Este modelo nos hace la
administradora de salud en Colombia que valora al usuario como la mas
importante, como su centro, su principio y su fin.
1.2- Nuestra visión

En el 2011 seremos una Entidad Administradora de Planes de Beneficios

(EAPB) habilitada, certificada y acreditada, sólida financieramente,
competitiva a nivel nacional e internacional, con una red de servicios
habilitada, y con el mayor impacto en la calidad de vida de sus afiliados,
medido a través de óptimos indicadores de salud.
1.3- Nuestra misión

Somos una empresa promotora de salud, habilitada, certificada en ISO

9001-2000 en el régimen subsidiado y contributivo, que garantiza la
prestación de los servicios de salud a nuestros afiliados, bajo un modelo
preferente de atención preventivo asistencial con enfoque comunitario,
que propende por una población colombiana sana.
2- LOCALIZACIÓN

SALUDVIDAEPS VILLAVICENCIO está ubicada en la Calle 33A No. 27-

45 Barrio BARZAL media cuadra arriba de urgencias de la clínica Meta.

3- SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES

Para cada una de las zonales y de las sedes la organización dispone de

una infraestructura física adecuada, con las herramientas tecnológicas
idóneas y los equipos necesarios para el desarrollo de toda la operación
(Hardware, Software, Equipos de Oficina y Periféricos);
Dentro del Macro-Proceso de Informática están consignados los procesos
para desarrollo de software, soporte técnico, administración de las bases
de Datos y Administración del servidor.
El sistema actual para el control de documentos utiliza métodos
rudimentarios como el manejo de tableros para llevar el reporte de
formularios devueltos, aprobados o en proceso; hojas pegadas a la pared
en la oficina que contiene los códigos de motivo de devolución; un salón
de archivo donde se almacenan con un orden especifico los documentos
procesados.
4. ANALISIS

SALUDVIDA EPS cuenta con MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y

PROCESOS en estos se contiene los siguientes Macro-procesos:

• GERENCIAL que establece las directrices generales del sistema

de Gestión de Calidad.

• REGIMEN SUBSIDIADO encargado del mercadeo y la

contratación, la constitución y Administración de la Base de Datos y
el recaudo.
SALUD controla y establece la compra de servicios de salud,
autorizaciones con la IPS auditorias y cuentas médicas.
CONTRIBUTIVO que direcciona y relaciona el área comercial, el sistema
de afiliaciones y el sistema de compensaciones.
APOYO establece los procedimientos a nivel Administrativo, financiero, de
informática, jurídico, de contabilidad y de imagen corporativa.
 5- PROCESOS DE LA EMPRESA SALUD VIDA EPS.

El sistema que le vamos a implementar a la empresa SALUDVIDA EPS,

es un sistema de información automatizado que controle la llegada, el
trámite y el resultado de todos los documentos de los usuarios. Como está
la afiliación de un usuario a la EPS, la actualización de documentos o
datos y el tramite para solicitar una cita,

1) AFILIACIÓN DE UN USUARIO A LA EPS

Esta persona llega donde un asesor. Este asesor le solicita toda clase de
documentos y datos. (Nombre, Apellido, ID. Beneficiario, Teléfono,
Dirección, fecha de nacimiento, dirección, fecha de la afiliación). La EPS
verifica, si toda la información suministrada es verdadera. Si la
información es verdadera y el usuario no se encuentra inscrito en otra
EPS, la empresa aprueba y autorizan a entregar el formulario al usuario.
Aquella persona diligencia el formato, lo lleva a la EPS al asesor que lo
atendió. Y allí junto con el gerente le dan el visto bueno. Después la
empresa envía a la ciudad de Bogotá donde se encuentra la principal de
Salud Vida EPS, toda la información y documentos pertinentes.
Todos los empleados de la empresa a través del computador asignado
manejarán el programa, cualquier dato que se ingrese a este sistema,
quedará programado para todos los computadores de la organización
DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO

- Afiliación de un usuario a la EPS

SOLICITUD DE
AFILIACION

SE SOLICITA (NOMBRE,
APELLIDO, ID,
TELÉFONO, DIRECCIÓN,
FECHA DE NACIMIENTO,
DIRECCIÓN,
ASESOR

VERIFICAR DATOS
USUARIO Inf. Verdad

SE APRUEBA
INFORMACIÓN ACTOR Nº 1
USUARIO

SE AUTORIZA DAR
FORMULARIO AL
USUARIO

GERENTE
EPS
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE SALUD VIDA EPS

- Afiliación de un usuario a la EPS

INICIO

EDAD, V_INF

EDAD >=18

DOCUMENTACION = V_INF

““CLIENTE AFILIADO”

FIN
 2) PEDIR UNA CITA

Esta persona pide la cita de manera tradicional, acudiendo personalmente

al servicio de atención al usuario de la EPS. Al solicitar la cita medica se
debe dictar el Nº de la cedula o entregar el carnet que lo acredita como
miembro activo de la EPS Salud y Vida. Ellos a su vez comprueban en el
sistema si esta en regla la documentación y pago oportuno. Para así ser
aprobada la solicitud. Una vez comprobado se entrega en una ficha, el
día, la hora, y el nombre de la persona que lo va atender en la cita
medica.

DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO

- Pedir una Cita

SOLICITAR CITA
MEDICA

ENTREGAR CARNET QUE

LO ACREDITA COMO
MIEMBRO ACTIVO DE LA
EPS SALUD VIDA
USUARIO

SE COMPRUEBA EN
EL SISTEMA

APRUEBA LA
SOLICITUD SERVICIO
ATENCIÓN
AL USUARIO
SE ENTREGA FICHA
CON HORA Y DIA DE
LA CITA
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE SALUD VIDA EPS

- Pedir una Cita

INICIO

USUARIO= CEDULA

DISPONIBILIDAD=
HORA

N_CEDULA,
HORA_Cita

NO
N_CEDULA =
USUARIO

SI

HORA_Cita
HORA_Cita ==
DISPONIBILIDAD
DISPONIBILIDAD

“CITA ASIGNADA ”,SI

“CITA ASIGNADA ”,
“HORA DE LA CITA ”,
“HORA DE LA CITA ”,
HORA_CITAHORA_Cita
HORA_CITAHORA_Cita

FIN

3) ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS O DATOS.

Tener sus datos actualizados es supremamente importante para la correcta y
oportuna prestación de los servicios de salud a los que usted y sus afiliados
tienen derecho. Los procesos que se llevan a cabo en la actualización de los
datos en la EPS Salud Vida son:

- El usuario se dirige a Salud Vida EPS, donde solicita el oficio para poder
actualizar los datos personales.
- Se debe presentar los documentos que acreditan las condiciones legales de
todos los miembros de el núcleo familiar, así:

PARENTEZCO / DOCUMENTO FRECUENCIA DE

ESTADO ACTUALIZACIÓN

Cónyuge Registro de matrimonio

Declaración Una vez y cuando
juramentada en la que cambie el estado
Compañero se manifieste que la
permanente convivencia es igual o
superior a dos años
Hijos, padres o Registros civiles donde Una vez
parientes hasta tercer conste el parentesco
grado de
consanguinidad
Certificación del Semestral
establecimiento
educativo, donde
conste edad,
Estudiante escolaridad, período y
dedicación académica.
Incapacidad Certificación expedida Semestral
permanente de los por un médico
hijos mayores de 18 autorizado por la EPS
años

- Se deben llenar los datos para la actualización

*
Identificación

Datos Básicos Personales

* Primer Segundo
Nombre Nombre
* Primer Segundo
Apellido Apellido
Correo
Electrónico
Celular

Datos de la Residencia
*
Departamento
* Ciudad
* Barrio
* Dirección
* Teléfono

Datos de la Oficina
Departamento
Ciudad
Barrio
Dirección
Teléfono Extensión
* Teléfono
Contacto
- Este oficio debe ser entregado o llevado de nuevo a la EPS

DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO

- Actualización de documentos o datos

SOLICITA OFICIO

PRESENTA DOCUMENTOS
LAS CONDICIONES LEGALES
DE TODOS LOS MIEMBROS
DEL NÚCLEO FAMILIAR
USUARIO

REGISTRO DATOS
PARA ACTUALIZAR

OFICIO ENTREGADO
A LA EPS. SERVICIO
ATENCIÓN EPS