DOCUMENTO MAESTRO EN WORD

APRENDIZ

HENRRY DUVANNIS MENDOZA WILCHES




INSTRUCTOR

JADER GUTIERRES DE ARMAS




COMPETENCIA: APLICAR TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
TENIENDO ENCUENTA LAS NECESIDADES DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA






TECNOLOGO EN GESTIONADMINISTRATIVA








CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIO SENA
REGIONAL- BOLIVAR





MAYO 04 DE 2014



Qu es un documento maestro?

Es un documento que contiene un conjunto de documentos relacionados. Los
documentos maestros permiten organizar y modificar textos extensos
dividindolos en subdocumentos ms pequeos y fciles de controlar.

Trabajar con subdocumentos.

En un subdocumento se puede trabajar como en cualquier otro documento de
Word: agregar, quitar y modificar textos y grficos; comprobar la ortografa;
imprimir parte del documento etc. Para trabajar con el contenido de un
subdocumento, brelo desde el documento maestro, cada uno aparece como
hipervnculo. Al hacer clic en el hipervnculo, Word muestra el subdocumento
en una ventana de documentos diferente.

Crear un documento maestro para trabajar individualmente

1. Crea un nuevo documento desde una plantilla o un asistente de Word.

2. Ejecuta cada uno de los pasos que se indican a continuacin, o los dos,
para agregar subdocumentos.

Crear un esquema de un documento maestro

1. En la vista de esquema, escribe los ttulos del documento y de cada
uno de los subdocumentos. Presiona la tecla entrar despus de
escribir cada ttulo. Word aplica a los ttulos el estila de ttulo
integrado ttulo 1.

2. Asigna un estilo de ttulo a cada ttulo (por ejemplo, utiliza ttulo 1 para
el ttulo del documento maestro y ttulo 2 para los subdocumentos).
Para ello, arrastra los smbolos de esquema o del ttulo:

Para disminuir el ttulo a un nivel inferior, arrastra el smbolo de esquema
hacia la derecha.

Para aumentar el ttulo a un nivel superior, arrastra el smbolo de
esquema a la izquierda.

Crear un subdocumento a partir de un ttulo del esquema

Para poder crear un subdocumento a partir de un ttulo de esquema,
debes tener un esquema del documento maestro.

1. En el documento maestro, selecciona los ttulos y el texto que desees
separar en subdocumentos. Asegrate de que el primer ttulo de la
seleccin tenga el estilo de ttulo o el nivel de esquema que desees
usar para el principio de cada subdocumento, Por ejemplo, si la
seleccin empieza con el ttulo 2, Word creara un nuevo subdocumento
cada vez que aparezca el estilo ttulo 2 en el texto seleccionado.

2. En la barra de herramientas Esquema, haz clic en Crear
subdocumento

Nota: si no est disponible el botn crear subdocumento, en primer lugar
debers hacer clic en Expandir subdocumentos.

Convierte un documento existente en un subdocumento.
Inserta un documento existente de Word en un documento maestro.

3. Aplica formato al documento maestro y a los subdocumentos.

Dar formato a un documento maestro y a los subdocumentos.

4. Agrega una tabla de contenido, un ndice o referencias cruzadas.

5. Guarda el documento maestro.

Nombre de un subdocumento

1. Muestra el documento maestro en la Vista esquema
2. Contraiga los documentos
3. haz clic en el hipervnculo del subdocumento cuyo nombre desees
cambiar.
4. En el men archivo, haz clic en Guardar como
5. Escribe un nombre de archivo nuevo o una ubicacin para el
subdocumento y haz clic en guardar.
6. Para cerrar el subdocumento y regresar al documento maestro, haz clic
en cerrar en el men archivo.
7. Guarda el documento maestro y cirralo.

Nota: Cuando cambia el nombre de un subdocumento. La versin anterior del
archivo del subdocumento permanece en su ubicacin original. Si lo deseas,
puedes eliminarlo.

Abrir un subdocumento desde un documento maestro

Si un documento est bloqueado (aparece un icono con forma de
candado junto al nombre del subdocumento), debers desbloquearlo primero
para poder abrirlo y realizar los cambios. Muestra el documento maestro en la
vista esquema.

1. Si los subdocumentos estn contrados, haz clic en el hipervnculo del
subdocumento que desees abrir.

Si estn expandidos, haz doble clic en el icono del subdocumento que
deseas abrir. (Si no se muestra el icono, haz clic en vista documento maestro
en la barra de herramientas esquema).

Notas:

Cuando hayas acabado de trabajar con el subdocumento, gurdalo, para
cerrar el subdocumento y volver al documento maestro, haz clic en
cerrar en el men archivo.
Si comparte el documento maestro con un grupo de trabajo, deja
contrados los subdocumentos, de forma que otros usuarios puedan
tener acceso a los mismos.

Quitar un subdocumento de un documento maestro

1. muestra el documento maestro en la vista esquema
2. expanda los subdocumentos
3. Si los subdocumentos que deseas quitar estn bloqueados, debers
desbloquearlos.
4. haz clic en el icono del subdocumento que desees quitar. (Si no se
muestra el icono, haz clic en vista de documento maestro en la barra de
herramientas esquema).
5. Presionad la tecla SUPR.

Nota: al eliminar un subdocumento del documento mesero, el archivo del
subdocumento permanece en su ubicacin original. Si lo deseas, puedes
eliminarlo.
Imprimir un documento maestro

Si deseas imprimir todo el documento maestro, expanda los subdocumentos,
pasa a la vista normal y despus imprima de forma habitual. Para especificar
los detalles que desees imprimir, dique el siguiente procedimiento.

1. Muestra el documento maestro en la vista esquema
2. Expande los subdocumentos
3. Expande o contrae los ttulos para mostrar la parte del documento que
desees imprimir
4. En el men archivo, haz clic en imprimir.
5. Establece las opciones de impresin que desees




Reorganizar subdocumentos dentro de un documento maestro

1. Muestra el documento maestro en la vista esquema.
2. Expande los subdocumentos
3. Si los subdocumentos que deseas reorganizar estn bloqueados,
desbloqualos
4. para seleccionar el subdocumento que desees mover, haz clic en su
icono. Para seleccionar varios subdocumentos contiguos, haz clic en el
primer icono y mantn presionada la tecla MAYUS hasta que hagas clic
en el ltimo icono del grupo. (Si no se muestra el icono del
subdocumento, haz clic en la vista documento maestro en la barra de
herramientas esquema).
5. Arrastra el icono del subdocumento hasta la nueva ubicacin

Sugerencia: tambin puedes mover el texto o grficos entre
subdocumentos. En primer lugar, expande los subdocumentos, pasa a la
vista normal o a la vista esquema y a continuacin, mueve el elemento
de la forma habitual.


Marcar cambios en un documento Word

En muchas situaciones podra suceder que desees que un compaero de
trabajo revise un documento Word que hayas creado, para corregir, modificar o
agregar contenido. En estos casos es buena idea marcar cules fueron los
cambios que se realizaron y llevar as un control o registro de estas
modificaciones. Para ello puedes usar las marcas de cambio de Word.

1. Para visualizar los cambios que se realizaron, abre el documento, y haz clic en la
pestaa Revisar.


2. Haz clic en Control de cambios.


3. Podrs ver las modificaciones como texto agregado en otro color, y el texto borrado
aparecer tachado.



Nota: para que las marcas de cambio se guarden, quien realice los cambios deber
hacerlos con la opcin Control de cambios activada. De lo contrario stos no se
guardarn

CMO INSERTAR FRMULAS EN TABLAS DE WORD
Microsoft Excel no es la nica aplicacin de MS Office que permite usar
frmulas, con Microsoft Word tambin podrs realizar clculos y usar frmulas
(antes de que lo preguntes, a da de hoy Power Point no lo permite).
Las frmulas de Word puedes insertarlas cuando necesites realizar un clculo
o sumar celdas en una tabla de Word, son mucho ms limitadas que las
frmulas de Excel, pero pueden ser de gran utilidad como veremos a
continuacin.
CMO INSERTAR UN CLCULO EN WORD
En Word podemos insertar un clculo en cualquier lugar de nuestro documento.
Para ello nos serviremos de la funcionalidad que tienen los campos de Word.
Los campos permiten realizar multitud de funciones: combinar datos, mostrar
informacin del sistema, referencias, frmulas. en nuestro caso slo vamos a
tratar la opcin de generar frmulas que nos permitan almacenar un clculo.
Por ejemplo algo tan sencillo como insertar el nmero de segundos al ao =
365*24*60*60:
Clic donde desees que Word imprima la informacin.
Presiona CTRL + F9 para insertar un par de caracteres de campo ({ }).
Inserta la frmula entre las llaves, {=365*24*60*60}
Pulsa F9.
Tambin podemos realizar los mismos pasos a travs de la opcin para
insertar un campo del men de Word.



CMO INSERTAR UNA FRMULA EN UNA TABLA DE WORD
Algo bastante comn es tener que insertar tablas con nmeros y clculos de
totales, medias etc. La opcin ms comn es incrustar una hoja de Excel
dentro del propio documento Word, sin duda es la mejor opcin si tienes que
realizar clculos complejos. Sin embargo si slo quieres crear una pequea
tabla con algunos nmeros, puede que sea ms rpido realizarlo directamente
en Word. Por ejemplo:

Para insertar una nueva frmula en la tabla debes realizar los siguientes pasos:
Sitate dentro de la celda en la cual deseas incluir la frmula
En el men de Word, dentro del submen Tabla, selecciona
Frmula.

Aparecer una ventana y Word automticamente rellenar la frmula en
funcin de los nmeros que haya en la tabla. Sino es correcta podemos
cambiarla.

Nos permite tambin dar formato al nmero, es una opcin interesante
para que el resultado final sea an mejor.
Pulsa el botn aceptar y la formula se insertar en la tabla.
NOTA: Son especialmente interesantes las funciones LEFT o ABOVE. Por
ejemplo, LEFT dentro de una frmula de SUMA (o similar) sumar todas las
celdas que estn a su izquierda, si dentro de unos das aadimos columnas a
nuestra tabla la frmula seguir funcionando.

ACTUALIZACIN DE LAS FRMULAS
Para actualizar una frmula o un campo en Word, slo tienes que situarse
dentro del campo/frmula y pulsar F9. Tambin puedes hacer clic con el
botn derecho y pulsar actualizar campos.

Si slo tienes una frmula esto es sencillo, pero si tienes varias, puede ser muy
tedioso e incluso ocasionar errores en los clculos al tener que actualizar una a
una todas frmulas.
ACTUALIZACIN DE TODAS LAS FRMULAS
Para actualizar todas las frmulas al mismo tiempo slo tienes que seguir los
siguientes dos pasos:
Selecciona todo pulsando la combinacin de teclas CTRL + E.
Pulsa F9. Automticamente se actualizarn todas las frmulas
seleccionadas.
ACTUALIZACIN AUTOMTICA DE LAS FRMULAS
Puede que haya veces que se nos olvide actualizar todas las frmulas con el
mtodo anterior o simplemente sea demasiado tedioso. Para estos casos, hay
mtodos para obligar a que Word actualice de forma automtica todas las
frmulas.
La solucin es una Macro asociada a un evento de Word. Por evento
entendemos acciones de abrir, cerrar el documento, actualizar el documento
(no recomendable por que ira todo muy lento)etc. Por ejemplo, con la
siguiente Macro se actualizaran todas las frmulas al abrir el documento Word.
1: Sub Auto Open()
2: Dim rango As Range
3: Dim campo As Field
4: For Each rango In ActiveDocument.StoryRanges
5: For Each campo In rango.Fields
6: campo.Update
7: Next campo
8: Next rango
9: End Sub