1

para la presentacin
de la Cuenta Pblica Municipal
al Congreso del Estado




2010


















El contenido intelectual de esta Gua es propiedad del rgano de Fiscalizacin Superior del Estado de
Guanajuato, La reproduccin total o parcial de la misma; as como, del resto de la documentacin
administrativa de control, est prohibida si no es con la autorizacin expresa del Auditor General.

nicamente el Director de rea puede autorizar copias no controladas.


2




PRESENTACIN




El Congreso del Estado, a travs del rgano de Fiscalizacin Superior, presenta el documento
denominado Gua para la Presentacin de la Cuenta Pblica Municipal al Congreso del
Estado.

Este es el sexto ao consecutivo en el cual se dan a conocer y cuyo objetivo primordial es
proporcionar el marco jurdico referencial y los elementos tcnicos mnimos, que permitan
cumplir, dentro del contexto constitucional y legal, con la presentacin de la cuenta pblica.

La Gua para la Presentacin de la Cuenta Pblica Municipal al Congreso del Estado
constituye un vnculo de comunicacin permanente con las administraciones municipales, que
permite el pleno y oportuno ejercicio de facultades entre ambas instancias.
































3
I. DEFINICIN Y MARCO JURDICO DE LA PRESENTACIN
DE LA CUENTA PBLICA AL CONGRESO DEL ESTADO


Definicin

Cuenta Pblica: Instrumento que contiene la informacin contable, financiera, presupuestal,
programtica, econmica y dems vinculada o conexa de los sujetos de fiscalizacin, que
presentan al Congreso del Estado. (Art. 6 fracc. IV LFS).

Marco Jurdico

1. Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato;
2. Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Guanajuato;
3. Ley Orgnica Municipal para el Estado de Guanajuato;
4. Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos del Estado de
Guanajuato y sus Municipios, y

1. Constitucin Poltica para el Estado de Guanajuato.

El ARTCULO 66 estipula que el rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado
tendr autonoma tcnica, de gestin y presupuestaria en el cumplimiento de sus
atribuciones. En el ejercicio de esta funcin, la objetividad, imparcialidad, independencia,
transparencia, legalidad y profesionalismo sern los principios rectores.

Son sujetos de fiscalizacin, las entidades sealadas en las fracciones XVIII y XIX del Artculo
63 de esta Constitucin, as como el Poder Legislativo. La funcin fiscalizadora tambin
comprende los recursos pblicos otorgados a personas fsicas o morales.

Los organismos autnomos presentarn al Congreso del Estado su cuenta pblica
trimestralmente y su concentrado anual, en la forma y trminos que establezca la Ley.

Los sujetos de fiscalizacin estn obligados a suministrar al Congreso del Estado, por
conducto de su rgano de apoyo, los datos, documentos, antecedentes o cualquier otra
informacin que ste les solicite, relacionados con el ejercicio de la funcin fiscalizadora.

El rgano de Fiscalizacin Superior tendr las siguientes atribuciones:

I.- Analizar, evaluar y comprobar las cuentas pblicas, de conformidad con los programas que
para el efecto se aprueben por el rgano. Si del examen que se realice aparecieran
discrepancias entre los ingresos o los egresos, con relacin a los conceptos y las partidas
respectivas o no existiera exactitud o justificacin en los ingresos obtenidos o en los gastos
realizados, se determinarn las responsabilidades de acuerdo con la Ley

Por otro lado el ARTCULO 63 seala dentro de las facultades del Congreso del Estado:

XIX.- Fiscalizar las cuentas pblicas municipales incluyendo la de las entidades y organismos
de la administracin pblica paramunicipal. Para tal efecto, el Congreso se apoyar en el
rgano de Fiscalizacin (Fraccin reformada, P.O. 15 de abril de 2003)



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2. Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Guanajuato.

Esta Ley tiene por objeto reglamentar la funcin de fiscalizacin a que se refieren los
artculos 63 fracciones XVIII, XIX y XXVIII y 66 de la Constitucin Poltica para el Estado de
Guanajuato... (Art. 1)

El ARTCULO 5 establece que son sujetos de fiscalizacin los Poderes Legislativo, Ejecutivo y
Judicial del Estado, los ayuntamientos, las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Estatal y Municipal y los Organismos Autnomos.

La funcin de fiscalizacin tambin comprende los recursos pblicos otorgados a particulares.

En el ARTCULO 6 se definen algunos conceptos; entre ellos, el relativo a Cuenta Pblica,
mencionado con antelacin.

El ARTCULO 20 estipula que la cuenta pblica que los sujetos de fiscalizacin remitan al
Congreso del Estado, deber contener lo siguiente:

I. Estado analtico presupuestario de ingresos y egresos;

II. Estado de situacin financiera;

III. Estado del gasto presupuestal programtico;

IV. Estado de situacin de la deuda pblica y su costo financiero;

V. Estado de resultados;

VI. Estado de origen y aplicacin de recursos;

VII. Informe de avance fsico-financiero de la obra pblica;

VIII. Informe del registro y movimientos del padrn inmobiliario, y

IX. La dems informacin que requiera el rgano de Fiscalizacin Superior para el
cumplimiento de sus atribuciones constitucionales y legales.

ARTCULO 21. La cuenta pblica del Poder Ejecutivo del Estado y de los Municipios, deber
comprender a las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal y Municipal,
respectivamente.

ARTCULO 22. Las cuentas pblicas de los Municipios debern ser presentadas por
periodos mensuales y a ms tardar dentro de los treinta das naturales siguientes a la fecha
en que concluya el periodo de referencia.

Cuando las cuentas pblicas no se presenten dentro de los plazos sealados en los prrafos
anteriores, el Congreso del Estado requerir al sujeto de fiscalizacin de que se trate, para
que las presente en un plazo improrrogable de cinco das hbiles, contados a partir de la
fecha de notificacin del requerimiento; en caso contrario, el Congreso instruir al rgano de
Fiscalizacin Superior para que proceda a promover el fincamiento de las responsabilidades a
que haya lugar. Lo anterior constituir una observacin que deber ser solventada por el
sujeto de fiscalizacin en el momento procesal oportuno.
5
Es importante mencionar la estructura del rgano de Fiscalizacin Superior, tal y como lo
establecen los RTICULOS 53 y 63 de la Ley de Fiscalizacin Superior:


































3. Ley Orgnica Municipal para el Estado de Guanajuato

Esta Ley establece en su ARTCULO 71 atribuciones de los sndicos, dentro de las cuales
encontramos las siguientes:

VI. Vigilar que la cuenta pblica municipal, se integre en la forma y trminos previstos en las
disposiciones aplicables y se remita en tiempo al Congreso del Estado;

X. Solicitar y obtener de los dems titulares de las dependencias y entidades de la
administracin pblica municipal, la informacin necesaria para el cumplimiento de sus
funciones;

AUDITOR GENERAL
Direccin General de Auditora y
Revisin de Cuenta Pblica
Direccin General de Planeacin,
Programacin, Control y Seguimiento
Direccin General de Asuntos
Jurdicos
Direccin General de Administracin
6
El ARTCULO 110 seala que para el estudio y despacho de los diversos ramos de la
administracin pblica municipal, el Ayuntamiento establecer las siguientes dependencias:

I. Secretara del Ayuntamiento;

II. Tesorera Municipal;

III. Contralora Municipal;

IV. Obra Pblica;

V. Servicios Municipales;

VI. Desarrollo Social;

VII. Seguridad Pblica;

VIII. Oficiala Mayor; y

IX. Las dems que el Ayuntamiento determine, considerando las condiciones territoriales,
socioeconmicas, capacidad administrativa y financiera del municipio, as como el ramo o
servicio que se pretenda atender, en los trminos de la presente ley y otras disposiciones
legales aplicables.

En el ARTCULO 110 A establece la obligacin de los titulares de las dependencias sealadas
en el artculo anterior, de proporcionar a los integrantes del Ayuntamiento, la informacin
que les soliciten y sea necesaria para el ejercicio de su funcin.

El ARTCULO 114 seala que son atribuciones del tesorero municipal:

XI. Glosar oportunamente las cuentas de la administracin pblica municipal;

XII. Remitir al Congreso del Estado, la cuenta pblica municipal, as como rendir los informes
contables y financieros mensuales, dentro del mes siguiente, y atender las observaciones que
se formulen sobre los mismos. Los informes contables y financieros, debern ser firmados,
adems, por el presidente municipal;
(Fraccin reformada. P.O. 1 de agosto de 2006)

ARTCULO 117 A. Es obligacin de los titulares de las dependencias y entidades de la
administracin pblica municipal, participar con el tesorero y el presidente municipal en la
solventacin de las observaciones que formule el rgano de Fiscalizacin Superior del
Congreso del Estado.
(Reformado. P.O. 1 de agosto de 2006)

ARTCULO 185. Los ayuntamientos debern de integrar a su padrn inmobiliario, los datos de
identificacin y el estado que guardan los bienes inmuebles de su propiedad.
(Prrafo reformado. P.O. 17 de julio de 2001)

El tesorero municipal deber integrar a la cuenta pblica que remita al Congreso del Estado,
la relacin de los actos de dominio celebrados sobre su patrimonio inmobiliario.
(Prrafo adicionado. P.O. 17 de julio de 2001)

7
4. Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos del Estado de
Guanajuato y sus Municipios.

El ARTCULO 11 de esta Ley establece las obligaciones de los servidores pblicos. A
continuacin, se mencionan algunas de ellas:

I. Cumplir diligentemente y con probidad las funciones y trabajos propios del cargo, as como
aqullas que les sean encomendadas por sus superiores en ejercicio de sus facultades;

II. Formular y ejecutar, en su caso, los planes, programas y presupuestos correspondientes a
su competencia;

V. Custodiar la documentacin e informacin que conserve o a la que tenga acceso, por razn
de su empleo, cargo o comisin, as como evitar e impedir el uso, sustraccin, destruccin u
ocultamiento indebidos de aqulla;

IX. Conducirse con veracidad en el otorgamiento de toda clase de informacin;

XI. Guardar reserva de la informacin a que tenga acceso por su funcin, la que
exclusivamente deber ser usada para los fines a que est afecta;

XVI. Facilitar y proporcionar oportunamente toda la informacin y documentacin necesaria
que los rganos de control interno requieran para el cumplimiento de sus atribuciones, en
cualquier etapa del desarrollo de los procedimientos administrativos respectivos;

XVII. Cumplir con diligencia las observaciones, requerimientos y resoluciones que reciba de los
rganos de control interno, conforme a la competencia de stos, as como dar respuesta a las
recomendaciones que se emitan;

En el ARTCULO 13 se configura como falta administrativa de los servidores pblicos, el
incumplimiento de las obligaciones o cuando incurran en las conductas prohibidas sealadas
en esta ley.

Las sanciones por la comisin de faltas administrativas consistirn en:

I. Amonestacin;
II. Multa;
III. Suspensin;
IV. Destitucin, e
V. Inhabilitacin.

Cualquiera de las Leyes mencionadas con antelacin, se encuentran disponibles en la siguiente
direccin de Internet:
http://www.congresogto.gob.mx/legislacion/legislacionv.html








8
II. FORMA DE ENVO DE LA CUENTA PBLICA















La cuenta pblica deber remitirse al Congreso del Estado, de manera impresa de forma
organizada y sealando claramente la informacin mensual, circunstancial, semestral o anual
y en medio magntico (organizada en cinco carpetas), como se muestra a continuacin:





























Municipio
Cuenta
Pblica
Congreso del
Estado
O.F.S.
Impreso
Cuenta Pblica
Magntico
Un Legajo

Mensual
Contable
Anual
Circunstancial
Semestral
al
9
La documentacin impresa, se enviar en un solo legajo de acuerdo a lo siguiente:

Consecutivo Contenido Ubicacin
Mensual
A.1
Uno o dos discos compactos con las carpetas:
Contable, Anual, Circunstancial y
Mensual.

A.2
Oficio del municipio con el que se remite la cuenta
pblica.
Apndice 2: Anexo 2
A.3 Anexo nico del oficio de envo, firmado. Apndice 2: Anexo 1
A.4 Oficio de certificacin de saldos contables. Apndice 2: Anexo 3
A.5
Estado Analtico Presupuestario de Ingresos y
Egresos, firmado.
Apndice 1: Formato A
A.6 Estado de Situacin Financiera, firmado. Apndice 1: Formato B
A.7
Estado del Gasto Presupuestal Programtico,
firmado.
Apndice 1: Formato C
A.8
Estado de Situacin de la Deuda Pblica y su Costo
Financiero, firmado.
Apndice 1: Formato D
A.9 Estado de Resultados, firmado. Apndice 1: Formato E
A.10
Estado de Origen y Aplicacin de recursos,
firmado.

A.11
Informe de Avance Fsico-Financiero de la Obra
Pblica, firmado.
Apndice 1: Formato F
A.12 Actas de Ayuntamiento (copia fotosttica).

Consecutivo Contenido Ubicacin
Anual
B.1
Pronstico de ingresos y presupuesto de egresos
certificado y desglosado.
Apndice 2: Anexo 6
B.2 Programa anual de obra pblica, autorizado. Apndice 2: Anexo 7
B.3 Plantilla de personal autorizada. Apndice 2: Anexo 9
B.4
Plan de Gobierno Municipal, publicado en el
peridico oficial.

B.5
Relacin firmada de entidades paramunicipales,
indicando: direccin, telfono, fax, R.F.C., nombre
de los titulares, correo electrnico de cada uno y
acuerdo de creacin de cada entidad.

B.6
Relacin de juicios en que el municipio sea parte, a
detalle.
Apndice 2: Anexo 15
B.7
Copia del acta de Ayuntamiento firmada y
certificada, en la que se autoriza el Pronstico de
Ingresos y Presupuesto de Egresos.

B.8
Copia del acta de Ayuntamiento firmada y
certificada, por la autorizacin del Programa anual
de Obra Pblica.

B.9
Copia del acta de Ayuntamiento firmada y
certificada, por la autorizacin de la Plantilla de
personal.




10

Consecutivo Contenido Ubicacin
Circunstancial
B.10
Autorizacin de la Deuda Pblica (expediente de
deuda pblica).

B.11
Modificaciones al pronstico de ingresos y
presupuesto de egresos, certificado y desglosado.
Apndice 2: Anexo 6
B.12
Modificaciones al programa anual de obra
pblica.
Apndice 2: Anexo 8
B.13
Modificaciones a la plantilla de personal
autorizada.
Apndice 2: Anexo 10
B.14 Relacin de juicios en que el municipio sea parte. Apndice 2: Anexo 16
B.15
Copia del acta de Ayuntamiento firmada y
certificada, de modificaciones al pronstico de
ingresos y presupuesto de egresos.

B.16
Copia del acta de Ayuntamiento firmada y
certificada, de modificaciones al programa anual
de obra pblica.

B.17
Copia del acta de Ayuntamiento firmada y
certificada, de modificaciones a la plantilla de
personal autorizada.




Consecutivo Contenido Ubicacin
Semestral
31-A Confirmacin de saldos bancarios. Formatos G y H




A los archivos con informacin magntica se les asignarn los siguientes nombres:

Consecutivo
en la Gua
Informacin Nombre del Archivo Ubicacin
01
Estado Analtico
Presupuestario de Ingresos
y Egresos
01_EAPIE_Mpio_mes_ao
Apndice 1:
Formato A
02
Estado de Situacin
Financiera
02_ESF_Mpio_mes_ao
Apndice 1:
Formato B
03
Estado del Gasto
Presupuestal Programtico
03_EGPP_Mpio_mes_ao
Apndice 1:
Formato C
04
Estado de Situacin de la
Deuda Pblica y su Costo
Financiero
04_ESDP_Mpio_mes_ao
Apndice 1:
Formato D
05 Estado de Resultados 05_ER_Mpio_mes_ao
Apndice 1:
Formato E
06
Estado de Origen y
Aplicacin de Recursos
06_EOAR_Mpio_mes_ao
07
Informe de Avance Fsico-
Financiero de la Obra
07_IAFFOP_Mpio_mes_ao
Apndice 1:
Formato F
11




Pblica
08
Informe del Registro y
Movimientos al Padrn
Inmobiliario
08_IRMPI_Mpio_mes_ao
Apndice 2:
Anexo 4

Consecutivo
en la Gua
Informacin Nombre del Archivo Ubicacin
09
Reporte de altas y bajas
del inventario de
inmuebles del municipio
09_ABBI_Mpio_semestre_ao
Apndice 2:
Anexo 5
10
Pronstico de Ingresos y
Presupuesto de Egresos
10_PIPE_Mpio_mes_ao
Apndice 2:
Anexo 6
10
Modificaciones al
Presupuesto Autorizado
10_MPA_Mpio_mes_ao
Apndice 2:
Anexo 6
11
Programa Anual de Obra
Pblica autorizado
11_PAOP_Mpio_mes_ao
Apndice 2:
Anexo 7
11
Modificaciones al
Programa Anual de Obra
Pblica autorizado
11_MPOP_Mpio_mes_ao
Apndice 2:
Anexo 8
12
Plantilla de personal
autorizada
12_PPA_Mpio_mes_ao
Apndice 2:
Anexo 9
12
Modificaciones a la
Plantilla de personal
autorizada
12_MPPA_Mpio_mes_ao
Apndice 2:
Anexo 10
13
Inventario de bienes
muebles, maquinaria y
parque vehicular
13_IBMMPV_Mpio_mes_ao
Apndice 2:
Anexo 11
14
Reporte de altas y bajas
de los inventarios de
muebles, maquinaria y
parque vehicular
14_ABBM_Mpio_semestre_ao
Apndice 2:
Anexo 12
15
Expediente de
autorizacin de la Deuda
Pblica
No Aplica No Aplica
16
Padrn municipal de
contratistas
(actualizado)
16_PMC_Mpio_mes_ao
Apndice 2:
Anexo 13
17
Movimiento de altas y
bajas del padrn de
contratistas
17_MABC_Mpio_ semestre_ao
Apndice 2:
Anexo 14
18 Gua de contabilizacin 18_GC_Mpio_mes_ao
19
Catlogo de cuentas
contables
19_CCC_Mpio_mes_ao
19
Modificaciones al
catlogo de cuentas
contables
19_MCCC_Mpio_mes_ao
12


Para asignar los nombres de los archivos, se tomarn en cuenta los siguientes criterios:


Abreviatura de
mes
Mes
Abreviatura de
mes
Mes
ene enero jul julio
feb febrero ago agosto
mar marzo sep septiembre
20
Plan de Gobierno
Municipal
20_PGM_Mpio_mes_ao
21
Relacin de entidades
Paramunicipales
No Aplica No Aplica
22
Informe de Gobierno
Municipal
22_IGM_Mpio_mes_ao
23
Relacin de juicios en
que el municipio sea
parte
23_RJ_Mpio_mes_ao
Apndice 2:
Anexo 15
24
Normatividad,
reglamentos, polticas,
manuales y disposiciones
administrativas
24_NRPMD_Mpio_mes_ao
25
Base de datos del
sistema de ingresos
25_BDI_Mpio_mes_ao


26
Relacin de particulares
y entidades a los que se
le han entregado
recursos pblicos por
parte del municipio
26_RP_Mpio_semestre_ao

Apndice 2:
Anexo 17
27
Relacin de contratos y
convenios celebrados
27_RCC_Mpio_semestre_ao
Apndice 2:
Anexo 18
28
Nmina de personal
ejercida en el perodo
28_NPE_Mpio_mes_ao
Apndice 2:
Anexo 19
29
Movimientos de altas,
bajas y cambios de
personal efectuados
durante el perodo
29_MABP_Mpio_mes_ao
Apndice 2:
Anexo 20
30
Balanza de
comprobacin
30_BC_Mpio_mes_ao
Apndice 2:
Anexo 21
31 Auxiliares de bancos 31_AB_Mpio_semestre_ao
Apndice 2:
Anexo 22
32
Base de datos con todos
los movimientos
contables (formato txt)
32_BDMC_Mpio_semestre_ao
33
Relacin de licitaciones
y concursos realizados
por el comit o
subcomit de
adquisiciones
33_RLC_Mpio_semestre_ao

Apndice 2:
Anexo 23
34 Actas de ayuntamiento 34_AA_Mpio_mes_ao
13
abr abril oct octubre
may mayo nov noviembre
jun junio dic diciembre


Semestre Abreviatura
enero-junio 01
julio-diciembre 02

01 Abasolo

24 Pursima del Rincn
02 Acmbaro

25 Romita
03 Apaseo el Alto

26 Salamanca
04 Apaseo el Grande

27 Salvatierra
05 Atarjea

28 San Diego de la Unin
06 Celaya

29 San Felipe
07 Comonfort

30 San Francisco del Rincn
08 Coroneo

31 San Jos Iturbide
09 Cortazar

32 San Luis de la Paz
10 Cuermaro

33 San Miguel de Allende
11 Doctor Mora

34 Santa Catarina
12 Dolores Hidalgo

35 Santa Cruz de Juventino Rosas
13 Guanajuato

36 Santiago Maravato
14 Huanmaro

37 Silao
15 Irapuato

38 Tarandacuao
16 Jaral del Progreso

39 Tarimoro
17 Jercuaro

40 Tierra Blanca
18 Len

41 Uriangato
19 Manuel Doblado

42 Valle de Santiago
20 Morolen

43 Victoria
21 Ocampo

44 Villagrn
22 Pnjamo

45 Xich
23 Pueblo Nuevo

46 Yuriria

14

Algunos ejemplos de cmo nombrar los archivos, se muestran a continuacin:

EJEMPLO 1: Asignacin de nombre al archivo del Estado de Situacin Financiera de
Apaseo el Alto del mes de enero.



En el caso de entidades paramunicipales debern agregar enseguida del nmero del
municipio, la nomenclatura correspondiente al paramunicipal, de la siguiente manera:







Iniciales del Estado del Gasto Presupuestal Programtico
Nmero de municipio (dos dgitos)
Ao a dos dgitos
Nomenclatura del organismo asignado en la gua (DIF Municipal)
03 EGPP 18
DIF
feb
Nmero asignado en la gua al Estado del
Gasto Presupuestal Programtico con dos
dgitos
09
Abreviatura del mes
Iniciales del Estado de Situacin Financiera
Nmero de municipio (dos dgitos)
Ao a dos dgitos
Abreviatura del mes
02 ESF
03
feb
09
Nmero asignado en la gua al Estado de
Situacin Financiera con dos dgitos
15
Entidad Paramunicipal Nomenclatura
DIF Municipal DIF
Agua Potable AP
Cultura Cult
Deporte Dep
Acceso a la Informacin Inf
Vivienda Viv
FIDER FIDER
Planeacin y Estadstica PyE
Feria y Fiestas Feria
FIDOC FIDOC
Parque Xochipilli Xochip
Explora Explora
Zoolgico Zoo
Preparatoria Plan Guanajuato PPG
Ecologa Eco
FIDAPIM FIDAPIM
Instituto de la Mujer IMU
Museo de la Ciudad Museo
Agroeduca Agro
Parque Metropolitano PMet
Promocin Juvenil PromJ
Bomberos Bomb
rgano de Turismo Tur
Agua Santa Ana Pacueco APSAP



RECOMENDACIONES GENERALES:

Algunas recomendaciones, para apegarse en lo posible a las indicaciones de la gua, en cuanto
a tipos de archivos, carpetas, formatos para Estados Financieros, anexos e instrucciones de
envo, son las siguientes:

La informacin Circunstancial se deber de enviar nicamente en el mes en que
existan modificaciones. En caso de no existir modificacin alguna enviar el archivo con
el formato propuesto sin contenido, nicamente con el texto NQM (NADA QUE
MANIFESTAR) al inicio del contenido del documento.

Asignar a cada contrato de Obra Pblica una cuenta contable de gasto especfica, en la
cual se registrar el pago de las estimaciones, as como, una cuenta contable de
balance para registrar los anticipos y sus amortizaciones.

La informacin magntica debe ser enviada en CD no regrabable, con etiqueta de
identificacin del municipio, mes de la cuenta pblica y empaque sellado.

Asignar a los archivos el nombre que presenta cada concepto en esta gua.

Cerciorarse que toda la informacin est completa antes del envo y en el caso de la
informacin en CD, verificar que los discos se puedan consultar.

16
Enviar la informacin impresa en el orden sealado en la gua, colocando separadores
con pestaa que indiquen el nombre del documento.

Enviar un oficio, cuando existan cambios de Presidente, Tesorero, Contralor y
Secretario de Ayuntamiento, con los nombres de los nuevos titulares, incluyendo a
los titulares de paramunicipales.

Utilizar las 5 carpetas (tanto para la administracin central y entidades
paramunicipales) detalladas a continuacin, con los archivos magnticos siguientes,
para su rpida localizacin:


1. CARPETA CONTABLE con los siguientes archivos:

1.- Estado Analtico Presupuestario de Ingresos y Egresos 01_EAPIE_Mpio_mes_ao
2.- Estado de Situacin Financiera 02_ESF_Mpio_mes_ao
3.- Estado del Gasto Presupuestal Programtico 03_EGPP_Mpio_mes_ao
4.-
Estado de Situacin de la Deuda Pblica y su Costo
Financiero
04_ESDP_Mpio_mes_ao
5.- Estado de Resultados 05_ER_Mpio_mes_ao
6.- Estado de Origen y Aplicacin de Recursos 06_EOAR_Mpio_mes_ao
7.-
Informe de Avance Fsico-Financiero de la Obra
Pblica
07_IAFFOP_Mpio_mes_ao





2. CARPETA ANUAL con los siguientes archivos:

8.-
Informe del registro y movimientos al padrn
inmobiliario (inventario de inmuebles)
08_IRMPI_Mpio_mes_ao
10.- Pronstico de ingresos y presupuesto de egresos 10_PIPE_Mpio_mes_ao
11.- Programa anual de obra pblica 11_PAOP_Mpio_mes_ao
12.- Plantilla de personal autorizada 12_PPA_Mpio_mes_ao
13.-
Inventario de bienes muebles, maquinaria y parque
vehicular
13_IBMMPV_Mpio_mes_ao
16.- Padrn municipal de contratistas (actualizado) 16_PMC_Mpio_mes_ao
18.- Gua de contabilizacin 18_GC_Mpio_mes_ao
19.- Catlogo de cuentas contable 19_CCC_Mpio_mes_ao
20.- Plan de gobierno municipal 20_PGM_Mpio_mes_ao
22.- Informe de gobierno municipal 22_IGM_Mpio_mes_ao
23.- Relacin de juicios en que el municipio sea parte 23_RJ_Mpio_mes_ao
24.-
Normatividad, reglamentos, polticas, manuales y
disposiciones administrativas
24_NRPMD_Mpio_mes_ao





17
3. CARPETA CIRCUNSTANCIAL con los siguientes archivos:

10.-
Modificaciones al presupuesto anual (pronstico de
ingresos y presupuesto de egresos)
10_MPA_Mpio_mes_ao
11.-
Modificaciones al programa de obra pblica
autorizado
11_MPOP_Mpio_mes_ao
12.- Modificaciones a la plantilla de personal autorizada 12_MPPA_Mpio_mes_ao
19.- Modificaciones al catlogo de cuentas contable 19_MCCC_Mpio_mes_ao
23.-
Modificaciones en la relacin de juicios en que el
municipio sea parte
23_MRJ_Mpio_mes_ao

4. CARPETA MENSUAL con los archivos detallados a continuacin:

25.- Base de datos del sistema de ingresos 25_BDI_Mpio_mes_ao
28.- Nmina de personal ejercida en el perodo 28_NPE_Mpio_mes_ao
29.-
Movimientos de altas, bajas y cambios de personal
efectuados durante el perodo
29_MABP_Mpio_mes_ao
30.- Balanza de comprobacin 30_BC_Mpio_mes_ao
34.- Actas de ayuntamiento 34_AA_Mpio_mes_ao

5. CARPETA SEMESTRAL con los siguientes archivos:

9.-
Reporte de altas y bajas del inventario de inmuebles
del municipio
09_ABBI_Mpio_semestre_ao
14.-
Reporte de altas y bajas de los inventarios de
muebles, maquinaria y parque vehicular
14_ABBM_Mpio_semestre_ao
17.- Altas y bajas del padrn de contratistas 17_MABC_Mpio_semestre_ao
26.-
Relacin de particulares y entidades a los que se le
han entregado recursos pblicos por parte del
municipio
26_RP_Mpio_semestre_ao
27.- Relacin de contratos y convenios celebrados 27_RCC_Mpio_semestre_ao
31.- Auxiliares de bancos 31_AB_Mpio_semestre_ao
32.- Base de datos con todos los movimientos contables 32_BDMC_Mpio_semestre_ao
33.-
Relacin de licitaciones y concursos realizados por el
comit o subcomit de adquisiciones
33_RLC_Mpio_semestre_ao

Cabe mencionar, que el nmero sealado en la primera columna de la informacin magntica
que se menciona en las pginas 12,13 y 14, se refiere al consecutivo en la Gua y de acuerdo a
ste, describiremos cada uno de los archivos o documentacin solicitada.



01. Estado Analtico Presupuestario de Ingresos y Egresos.

Definicin: Expresa de manera detallada la situacin que guardan los ingresos y egresos,
conforme a la Ley de Ingresos respectiva y el Presupuesto de Egresos legalmente aprobado,
tomando en cuenta las ltimas modificaciones.

18
Presentacin: Se elaborar relacionando los ingresos por concepto y los gastos realizados
detallados por partida, de acuerdo al Formato A ubicado en el Apndice 1; y se entregar
mensualmente en forma impresa con las firmas correspondientes y en forma magntica en CD,
en un archivo con formato de hoja de clculo.

Objetivo: Vigilar el cumplimiento de los artculos 201 de la Ley Orgnica Municipal para el
Estado de Guanajuato y 57 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para
el Estado y los Municipios de Guanajuato, que establece: Ningn gasto podr efectuarse sin
que exista partida expresa del presupuesto de egresos...

Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo
Magntico: Carpeta contable
Nombre de Archivo: 01_EAPIE_Mpio_mes_ao



02. Estado de Situacin Financiera.

Definicin: Documento que refleja la situacin financiera a una fecha determinada y permite
efectuar un anlisis comparativo de la misma; incluye el activo, el pasivo y el patrimonio. Se
formula de acuerdo con un formato y un criterio estndar para que la informacin bsica del
ente sea uniforme y comprensible.

Consideraciones especiales: La Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para
el Estado y los Municipios de Guanajuato, establece lo siguiente:

Artculo 103.- La contabilidad gubernamental comprende la captacin y registro de todas las
operaciones, de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, as como las asignaciones y
ejercicios correspondientes a los programas y partidas del presupuesto de egresos que
realicen los sujetos de la Ley.
Artculo 104, prrafo segundo.- Los sistemas de contabilidad debern disearse y operarse
en forma tal que faciliten la fiscalizacin de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos y
avances de la ejecucin de programas y en general de manera que permitan medir la eficacia
y eficiencia del gasto pblico estatal o municipal, segn corresponda.

Por esta razn el Estado de Situacin Financiera deber contener el valor de los bienes que
integran el patrimonio.


Presentacin: Mensualmente, en forma impresa con las firmas correspondientes y en forma
magntica en CD, en un archivo con formato de hoja de clculo. Se propone el Formato B
ubicado en el Apndice 1. Es importante, destacar que este estado financiero debe reflejar los
activos fijos y desglosar el importe de la deuda pblica dentro del pasivo, de tal manera, que
pueda ser identificada.

Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo
Magntico: Carpeta contable
Nombre de Archivo: 02_ESF_Mpio_mes_ao


19


03. Estado del Gasto Presupuestal Programtico.

Definicin: Documento que contiene de manera detallada, la situacin que guarda la
aplicacin de los recursos pblicos en congruencia con los programas, objetivos y metas
contenidos en el presupuesto de egresos de los sujetos de fiscalizacin, que permite evaluar y
revisar su correcto apego programtico y avance de cada uno de los programas y metas, as
como la observancia a la normatividad aplicable.

Consideraciones especiales: La Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Pblicos para
el Estado y los Municipios de Guanajuato, en el artculo 25, establece que el presupuesto de
egresos tendr una estructura de integracin programtica y una sustentacin lo
suficientemente amplia, que abarque todas las responsabilidades de los Municipios.

Presentacin: Mensualmente, en forma impresa con las firmas correspondientes, y en forma
magntica en CD, en archivo con formato de hoja de clculo. Se anexa el Formato C en el
Apndice 1.

Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo
Magntico: Carpeta contable
Nombre de Archivo: 03_EGPP_Mpio_mes_ao



04. Estado de Situacin de la Deuda Pblica y su Costo Financiero.

Definicin: Informacin que contiene de manera detallada y puntual, la situacin que guarda
la deuda pblica de los sujetos de fiscalizacin, en un lapso especfico, derivada de
emprstitos o de cualquier otra fuente o instrumento jurdico, en los trminos de la ley de la
materia, la presupuestacin del servicio de la deuda pblica y su costo, as como, cualquier
incidencia o modificacin relacionada con la deuda pblica, que permita evaluar y revisar el
cumplimiento de la ley y de la normatividad aplicable.

Presentacin: Mensualmente en el Formato D (ubicado en el Apndice 1), impreso y
debidamente firmado. En forma magntica en CD, en archivo con formato de hoja de clculo.
Se solicita desglosar la deuda pblica por contrato e indicar si se trata de un contrato
nuevo, de un contrato existente de alguna reestructuracin, en la columna de
observaciones.

Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo
Magntico: Carpeta contable
Nombre de Archivo: 04_ESDP_Mpio_mes_ao

En caso de no contar con deuda, enviar un oficio donde se aclare dicha situacin,
debidamente firmado por los signantes del oficio de envo de la cuenta pblica y, generar el
archivo en formato de hoja de clculo, sealando en la primera celda la leyenda nada que
manifestar.


20


05. Estado de Resultados.

Definicin: Documento que muestra el resultado de las operaciones del sujeto de fiscalizacin
en un periodo determinado, considerando la Ley de Ingresos respectiva, el pronstico de
ingresos y los presupuestos de egresos correspondientes, que permiten evaluar y revisar la
gestin financiera, su comportamiento y resultados.

Presentacin: Mensualmente en forma impresa con las firmas correspondientes, y en CD, en
archivo con formato de hoja de clculo. Se sugiere enviarlo indicando el resultado mensual y
el acumulado como se ejemplifica en el Formato E, ubicado en el Apndice 1. De no ser
posible, remitirlo como lo establece el Boletn B-3 de las Normas de Informacin Financiera,
reflejando nicamente el resultado del perodo.

Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo
Magntico: Carpeta contable
Nombre de Archivo: 05_ER_Mpio_mes_ao



06. Estado de Origen y Aplicacin de Recursos.

Definicin: Documento que contiene de manera puntual, detallada, condensada y
comprensible, el manejo y aplicacin de los recursos pblicos, por parte de los sujetos de
fiscalizacin y en un lapso determinado, contrastando sus ingresos o recaudacin con el
presupuesto de egresos aprobado, que permite evaluar y revisar, gestin y comportamiento.
Se considera que hay origen u obtencin de recursos cuando disminuye una cuenta de activo o
aumenta una cuenta de pasivo y hay aplicacin de recursos cuando aumenta una cuenta de
activo o disminuye una cuenta de pasivo.

Presentacin: Mensualmente en forma impresa con las firmas correspondientes, y en CD, en
formato de hoja de clculo.

Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo
Magntico: Carpeta contable
Nombre de Archivo: 06_EOAR_Mpio_mes_ao



07. Informe de Avance Fsico-Financiero de la Obra Pblica.

Definicin: Informacin que contiene de manera clara y detallada, el presupuesto y programa
de la obra pblica a realizar por el sujeto de fiscalizacin, conforme a los presupuestos
aprobados y en un lapso determinado, as como los procesos de adjudicacin o licitacin,
contratos, incidencias, modificaciones, avances y aplicacin de recursos, as como del
comprometido, para evaluar y revisar el apego a la Ley y a la normatividad aplicable.

21
Presentacin: Mensual en forma impresa con las firmas correspondientes y en CD en forma
magntica, en archivo con formato de hoja de clculo, de acuerdo al Formato F ubicado en el
Apndice 1.


Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo
Magntico: Carpeta contable
Nombre de Archivo: 07_IAFFOP_Mpio_mes_ao



Los Estados Financieros enunciados en los puntos mencionados con
anterioridad, sern firmados por el Tesorero y Presidente Municipal
conforme a lo establecido en el artculo 114 fraccin XII de la Ley
Orgnica Municipal para el Estado de Guanajuato; correspondiendo al
Sndico vigilar que la cuenta pblica se integre y se remita en tiempo al
Congreso del Estado, segn artculo 71 fraccin VI de la citada Ley.

Asimismo, se debe considerar lo establecido en:
-El postulado bsico de Consistencia contenido en la NIF A-2;
-Las caractersticas cualitativas de Confiabilidad, Comprensibilidad y
Comparabilidad de los estados financieros (NIF A-4), y
-Lo sealado en la NIF A-7 relativo a la Presentacin y Revelacin de
la informacin financiera contenida en los estados financieros y sus
notas.



08. Informe del Registro y Movimientos del Padrn Inmobiliario.

Este punto se refiere al inventario de bienes inmuebles propiedad del municipio, Anexo 4
(Apndice 2).

Presentacin: Anualmente en CD en forma magntica, en archivo con formato de hoja de
clculo.

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta anual
Nombre de Archivo: 08_IRMPI_Mpio_mes_ao



09. Reporte de altas y bajas del inventario de inmuebles del municipio.

Presentacin: Se elaborar de acuerdo al Anexo 5 del Apndice 2, que se enviar
semestralmente, en CD en forma magntica, en archivo con formato de hoja de clculo.

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta semestral
Nombre de Archivo: 09_ABBI_Mpio_semestre_ao

22
10. Pronstico de Ingresos y del Presupuesto de Egresos autorizados por el Ayuntamiento.

Presentacin: Se deber enviar cada inicio de ejercicio: copia del Pronstico de Ingresos y
Presupuesto de Egresos y, copia del acta de ayuntamiento, firmada por cada uno de los
integrantes del mismo y certificada por el Secretario. Asimismo, deber remitirse un archivo
en formato de hoja de clculo que contenga el primer documento mencionado. El Pronstico
de Ingresos y Presupuesto de Egresos deber contemplar los siguientes recursos:
-De Ramo XXXIII: FAEB (Fondo de Aportacin Bsica y Normal), FASSA (Fondo de Aportacin
para los Servicios de Salud), FAIS (Fondo de Aportacin para la Infraestructura Social),
FORTAMUN (Fondo de Aportacin para el Fortalecimiento de los Municipios y las
demarcaciones territoriales del DF), FAM (Fondo de Aportaciones Mltiples), FASP (Fondo de
Aportaciones para la Seguridad Pblica de los Estados y el DF), FAETA (Fondo de Aportacin
para la Educacin Tecnolgica y de Adultos), FAFEF (Fondo de Apoyos para el Fortalecimiento
de las Entidades Federativas), FEIEF (Fondo de Estabilizacin de los Ingresos de las Entidades
Federativas)
1
y
-Gasto Corriente.

Estructura: Programtica, como lo marca el artculo 25 de la Ley para el Ejercicio y Control
de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Ver anexo 6

Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo
Magntico: Carpeta anual
Nombre de Archivo: 10_PIPE_Mpio_mes_ao

En caso de realizar alguna modificacin, se deber proporcionar en archivo con formato de
hoja de clculo y en medio impreso; as como copia del acta firmada por cada uno de los
integrantes del ayuntamiento y certificada por el Secretario, donde se aprob dicha
modificacin.
Se remitirn con la cuenta pblica correspondiente al mes en que se autoriz y en caso de no
existir modificaciones, indicar en el archivo correspondiente la leyenda nada que
manifestar, as como en el Anexo 1. Cabe mencionar, que las modificaciones, deben ser
realizadas en el ejercicio correspondiente.

De acuerdo al artculo 38 de la LECRP se establece que, cualquier modificacin al
presupuesto de egresos municipal, se deber realizar con las mismas formalidades que
para su aprobacin, remitiendo copia certificada al Congreso del Estado, para los efectos
de su competencia.

Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo
Magntico: Carpeta circunstancial
Nombre de Archivo: 10_MPA_ Mpio_mes_ao

Al enviar el pronstico de ingresos y el presupuesto de egresos, as como, cualquier
modificacin, se sugiere remitir adicional a todo el contenido del pronstico y del
presupuesto, un resumen, de acuerdo al Anexo 6-A del Apndice 2.

Es importante, considerar lo establecido en los artculos 4to de la Ley para el Ejercicio y
Control de los Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato y el 197

1
Fondos de Ramo XXXIII vigente de acuerdo a la ltima reforma publicada en el DOF el 21 de diciembre 2007.
23
fraccin I de la Ley Orgnica Municipal para el Estado de Guanajuato, que al efecto,
mencionan lo siguiente:

ARTCULO 4 (LECRP). En el proceso de presupuestacin, los sujetos de la Ley guardarn el
equilibrio entre los ingresos pronosticados y los egresos que deban realizar.

ARTCULO 197 (LOM). La presupuestacin del gasto pblico municipal, atender los objetivos
y prioridades que seale el plan de gobierno municipal y los programas derivados de ste,
atendiendo a los principios de racionalidad, austeridad y disciplina del gasto pblico,
procurando observar los siguientes criterios:
(Prrafo reformado. P.O. 22 de diciembre de 2000)
I. El equilibrio entre el ingreso y el egreso



11. Programa Anual de Obra Pblica.

Presentacin: Entregar copia fotosttica del programa anual de obra detallado, o
accin pblica aprobada; as como, copia del acta firmada por cada uno de los
integrantes del ayuntamiento y certificada por el Secretario. Asimismo, deber
remitirse cada inicio del ejercicio, un archivo en formato de hoja de clculo que
contenga el primer documento mencionado, de acuerdo al Anexo 7 del Apndice 2 y
de ser posible, el Programa de Obra Pblica que se emite mediante el SISCOM.

Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo
Magntico: Carpeta anual
Nombre de Archivo: 11_PAOP_Mpio_mes_ao

En caso de realizar alguna modificacin al Programa Anual de Obra Pblica, se deber
proporcionar copia certificada de sta y del acta de Ayuntamiento donde se aprob.
Asimismo, dicha modificacin, se remitir en archivo con formato de hoja de clculo, de
acuerdo al Anexo 8 (Apndice 2).

Se remitirn con la cuenta pblica correspondiente al mes en que se autoriz; de lo contrario,
indicar en el Anexo 1 y en el archivo la leyenda: nada que manifestar.

Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo
Magntico: Carpeta circunstancial
Nombre de Archivo: 11_MPOP_Mpio_mes_ao



12. Plantilla de personal autorizada.

Definicin: Instrumento de informacin que contiene la relacin de los trabajadores que
laboran en una unidad administrativa, sealando el puesto que ocupan y sueldo que perciben.
Es necesario sealar en la misma: el puesto, categora, sueldo diario, rea o departamento,
percepciones, nmero de plazas, etc.


24
Presentacin: Cada inicio de ejercicio en forma impresa y en CD en forma magntica, en
archivo con formato de hoja de clculo, de acuerdo al Anexo 9 (Apndice 2). Asimismo,
deber remitirse copia certificada del acta de Ayuntamiento en la que conste su aprobacin.

Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo
Magntico: Carpeta anual
Nombre de Archivo: 12_PPA_Mpio_mes_ao

En caso de realizar alguna modificacin a la plantilla autorizada, se deber proporcionar
copia certificada de sta y copia del acta firmada por cada uno de los integrantes del
ayuntamiento y certificada por el Secretario. Asimismo, dicha modificacin, se remitir en
archivo con formato de hoja de clculo, de acuerdo al Anexo 10 (Apndice 2). Las copias y el
archivo, mencionados con antelacin, se remitirn con la cuenta pblica correspondiente al
mes en que se autoriz la modificacin. De lo contrario, indicar en el Anexo 1 y en el archivo
la leyenda: nada que manifestar.

Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo
Magntico: Carpeta circunstancial
Nombre de Archivo: 12_MPPA_Mpio_mes_ao



13. Inventario de bienes muebles, maquinaria y parque vehicular.

Presentacin: Enviar anualmente los inventarios actualizados de los bienes sealados, en CD
en forma magntica, en archivo con formato de hoja de clculo, de acuerdo al Anexo 11 del
Apndice 2.

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta anual
Nombre de Archivo: 13_IBMMPV_Mpio_mes_ao

Es importante sealar que este inventario, debe comprender el total de bienes muebles,
maquinaria y parque vehicular, y no nicamente los adquiridos por la Administracin
Municipal en funcin.



14. Reporte de altas y bajas de los inventarios de bienes muebles, maquinaria y parque
vehicular.

Presentacin: Adems del inventario anual, semestralmente y en CD, en archivo con formato
de hoja de clculo, se proporcionarn las altas y bajas de muebles, maquinaria y parque
vehicular, de acuerdo al Anexo 12 (Apndice 2). En caso de no presentarse algn movimiento
en el semestre, se sealar NQM en el Anexo 1 y la leyenda nada que manifestar, en el
archivo mencionado.

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta semestral
Nombre de Archivo: 14_ABBM_Mpio_semestre_ao
25

15. Autorizacin de deuda pblica.
De acuerdo al artculo 43, de la Ley de Deuda Pblica para el Estado y los Municipios de
Guanajuato, el Congreso del Estado por conducto del OFS, llevar un registro de todas las
operaciones de deuda pblica estatal o municipal; debindose asentar en el mismo los datos
que para el registro estatal se establecen en dicha Ley.

Por tal motivo, en nuevos emprstitos, los acreditados tendrn la obligacin de enviar la
documentacin soporte al OFS, en el momento de contratar deuda pblica, y que ser la
siguiente:
Copia fotosttica de la autorizacin por parte del Congreso del Estado de Guanajuato.
Copia de la cartula de inscripcin en el Registro Estatal de Deuda Pblica ante la
Secretara de Finanzas y Administracin (SFA).
Copia del contrato o convenio con la institucin financiera.
Copia de acta de ayuntamiento y/o consejo donde se autoriz el endeudamiento por
parte del ente acreditado.
Copia del programa financiero anual.
En caso de contar con calidad crediticia, avalada por una calificadora, debern turnar
copia del documento que ampare la calificacin obtenida por el ente acreditado.

Aspectos tcnicos:
La documentacin mencionada con antelacin, en caso de nuevos emprstitos, deber
remitirse en el legajo de la cuenta pblica correspondiente, de acuerdo a la fecha de
contratacin de la deuda.

De no contar con nuevos contratos de deuda pblica, sealar en el anexo 1 (apndice 2),
la leyenda: nada que manifestar.



16. Padrn municipal de contratistas (actualizado).

Presentacin: Esta informacin se enviar anualmente en CD en forma magntica, en archivo
con formato de hoja de clculo, con los datos sealados en el anexo 13 del apndice 2.

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta anual
Nombre de archivo: 16_PMC_Mpio_mes_ao



17. Movimientos de altas y bajas del padrn de contratistas.

En caso de realizar alguna modificacin al padrn, se deber informar en su oportunidad, en
CD, en archivo con formato de hoja de clculo, de acuerdo a lo sealado en el anexo 14
(apndice 2). De no existir modificaciones, se sealar NQM en el anexo 1 y la leyenda
nada que manifestar, en el archivo mencionado.

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta semestral
Nombre de archivo: 17_MABC_Mpio_semestre_ao
26
18. Gua de contabilizacin.

Definicin: Documento en el que se establecen los preceptos e instrucciones necesarias para
el correcto registro y control de las operaciones en los libros de la entidad.

Presentacin: Esta informacin se enviar anualmente en CD en forma magntica.

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta anual
Nombre de archivo: 18_GC_Mpio_mes_ao



19. Catlogo de cuentas contable.

Definicin: Lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable de
una entidad con el fin de identificar sus nombres y/o nmeros correspondientes.
Regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de una empresa.

Presentacin: Anualmente se deber enviar en CD en forma magntica, en archivo con
formato de hoja de clculo, el catlogo de cuentas vigente. ste debe reflejar las cuentas
que son ACUMULATIVAS y AFECTABLES.

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta anual
Nombre de archivo: 19_CCC_Mpio_mes_ao

En caso de realizar alguna modificacin creacin de cuenta: sombrear con color dicho
cambio y, remitir en su oportunidad, en CD, en archivo de hoja de clculo, el catlogo
modificado.

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta circunstancial
Nombre de archivo: 19_MCCC_Mpio_mes_ao


20. Plan de Gobierno Municipal.

Definicin: Es el documento que contiene los objetivos, metas y estrategias que sirven de
base a las actividades de la administracin pblica municipal, de forma que aseguren el
cumplimiento del plan municipal de desarrollo; segn lo establece el artculo 92 de la Ley
Orgnica Municipal para el Estado de Guanajuato.

Presentacin: Proporcionar esta informacin actualizada anualmente en forma magntica,
slo en caso de existir modificaciones; de lo contrario, sealarlo en el anexo 1 (apndice 2)
como NQM. Se remitir en CD, en archivo con formato de hoja de texto y, copia de la
publicacin del mismo, en el peridico oficial.

Segn ARTCULO 92, prrafo segundo (LOM), el Plan de Gobierno Municipal
tendr una vigencia de tres aos y deber ser actualizado anualmente.


27

Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo
Magntico: Carpeta anual
Nombre del archivo: 20_PGM_Mpio_mes_ao

21. Relacin de entidades paramunicipales, indicando: direccin, telfono, fax, R.F.C.,
nombre de los titulares, correo electrnico de cada uno y acuerdo de creacin de cada
entidad.

Presentacin: Proporcionar anualmente esta informacin, en forma impresa y firmada, para
mantener actualizado el archivo permanente.

Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo



22. Informe de Gobierno Municipal.

Presentacin: Proporcionar cada ao esta informacin, en la cuenta pblica de septiembre,
en archivo con formato de hoja de texto.

Aspectos Tcnicos:
Magntico: Carpeta anual
Nombre del archivo: 22_IGM_Mpio_mes_ao



23. Relacin de juicios en que el municipio sea parte, a detalle.

Presentacin: Proporcionar anualmente esta informacin a detalle, en forma impresa y
firmada, de acuerdo al anexo 15 (apndice 2). Asimismo, deber remitirse en medio
magntico, en archivo con formato de hoja de clculo. Lo anterior, para dar seguimiento a los
procedimientos.

Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo
Magntico: Carpeta anual
Nombre de archivo: 23_RJ_Mpio_mes_ao

En caso de que la relacin de juicios, sufra modificaciones, se deber proporcionar en forma
impresa y firmada, de acuerdo al anexo 16 (apndice 2) y, en medio magntico, en archivo
con formato de hoja de clculo. Se remitirn con la cuenta pblica correspondiente al mes. De
lo contrario, indicar en el anexo 1 y en el archivo la leyenda: nada que manifestar.

Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo
Magntico: Carpeta circunstancial
Nombre de archivo: 23_MRJ_Mpio_mes_ao


28
24. Normatividad, reglamentos, polticas, manuales y disposiciones administrativas.

Presentacin: Proporcionar los manuales, reglamentos, polticas y dems disposiciones
administrativas (de austeridad y disciplina presupuestal), en disco compacto. En caso de
modificaciones, enviarlos en la cuenta pblica del mes siguiente a su actualizacin.
Fundamento legal: Artculos 70 fracciones V y VI, y 192 de la Ley Orgnica Municipal para el
Estado de Guanajuato; as como, algunos artculos de Ley para el Ejercicio y Control de los
Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Los ltimos en mencin, se
encuentran detallados en el apndice 3.

ARTCULO 70 (LOM). El presidente municipal tendr las siguientes atribuciones:

V. Presentar al Ayuntamiento iniciativas de reglamentos, bandos y dems disposiciones
administrativas de observancia general o de reformas y adiciones en su caso.

VI. Promulgar y ordenar la publicacin en el Peridico Oficial del Gobierno del Estado, de los
reglamentos, bandos de polica y buen gobierno, acuerdos y dems disposiciones
administrativas de observancia general, aprobados por el Ayuntamiento.

ARTCULO 192 (LOM). Para el desempeo de las funciones de la administracin pblica
municipal, el Ayuntamiento aprobar las disposiciones administrativas relativas a las
adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos y contratacin de servicios relacionados con
bienes muebles e inmuebles del Municipio.

En el apndice 3 se muestra una lista de aqullas disposiciones administrativas, lineamientos
generales y otras disposiciones que de acuerdo a la Ley para el Ejercicio y Control de los
Recursos Pblicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato que debern emitir los
Ayuntamientos.

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta anual
Nombre de archivo: 24_NRPMD_Mpio_mes_ao



25. Base de datos del sistema de ingresos.

Presentacin: Se entregar mensualmente en CD, en archivo con formato de hoja de clculo y
con los campos que contenga la base del sistema; complementando la informacin con los
datos siguientes: folio de control interno, importe, clave de registro contable, descripcin
de la clave y fecha de movimiento.

La base de datos debe reflejar la totalidad de los ingresos obtenidos en el mes; los
cuales, deben coincidir con los importes de los Estados Financieros. En caso contrario, se
solicita enviar aclaracin.

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta mensual
Nombre de archivo: 25_BDI_Mpio_mes_ao



29
26. Relacin de particulares y entidades a los que se le han entregado recursos pblicos
por parte del municipio.

Erogaciones realizadas a favor de personas fsicas o morales (incluyendo descentralizados) por
concepto de subsidios, apoyos, becas y similares; exclusivamente en los casos en que se
elaboraron contratos o convenios, y que contengan los datos mencionados en el anexo 17
(apndice 2).

Presentacin: Semestralmente en CD, en archivo con formato de hoja de clculo. De no
existir algn caso, se sealar NQM en el anexo 1 y la leyenda nada que manifestar, en el
archivo mencionado.

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta semestral
Nombre de archivo: 26_RP_Mpio_semestre_ao

27. Relacin de contratos y convenios celebrados.

Presentacin: Archivo en CD, con formato de hoja de clculo, donde se relacionen
semestralmente todos los contratos y convenios en los que participa el municipio, tales como:
honorarios asimilados a salarios, arrendamiento, prestacin de servicios, asesora,
participacin, compra-venta, deuda pblica, concesiones, obra pblica, fideicomisos,
donaciones, etc. Lo anterior de acuerdo al anexo 18 (apndice 2).

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta semestral
Nombre de archivo: 27_RCC_Mpio_ semestre _ao



28. Nmina de personal ejercida en el perodo.

Presentacin: Se enviarn mensualmente las nminas en CD, en archivo con formato de hoja
de clculo, indicando si el personal es de base o de confianza, nombre completo, R.F.C.,
departamento o rea, perodo, puesto, sueldo y prestaciones, etc.

La nmina remitida debe comprender un perodo mensual (periodo de 28, 29, 30 31 das,
dependiendo de los das del mes). Excepto, en aqullos casos, que por altas o bajas de
personal, no hubiere laborado el periodo mensual, se indicar el nmero de das laborados.

El formato en que deber remitirse se encuentra en el anexo 19 (apndice 2).

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta mensual
Nombre de archivo: 28_NPE_Mpio_mes_ao



29. Movimientos de altas, bajas y cambios de personal, efectuados durante el perodo.

Presentacin: Relacin en CD, en archivo con formato de hoja de clculo, de los movimientos
del personal (altas, bajas y cambios de adscripcin), que se remitir mensualmente de
30
acuerdo al anexo 20 (apndice 2). De no existir algn caso, se sealar NQM en el anexo 1
y la leyenda nada que manifestar, en el archivo mencionado.

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta Circunstancial
Nombre de archivo: 29_MABP_Mpio_mes_ao


30. Balanza de comprobacin.

Definicin: Informe contable auxiliar o secundario que se elabora peridicamente, por lo
general cada mes, para tener la certeza de que se conserva el principio de la partida doble.
Incluye el nmero y nombre de todas las cuentas del catlogo afectadas en el periodo; as
como, el importe total de los movimientos deudores y acreedores. El total de los cargos, debe
ser igual al total de los abonos.

Algunas sugerencias, para remitir la balanza, se detallan a continuacin:
Enviarla de acuerdo al formato contenido en el anexo 21 (apndice 2).
Detallar los diferentes ramos y remanentes.
Desglosar el importe de la deuda pblica dentro del pasivo (no incluirla, en el importe
de ste), de tal manera que pueda ser identificada.
Verificar que las cuentas de naturaleza acreedora, no muestren signos negativos, como
ocurre con algunos sistemas contables.
Reflejar el resultado del ejercicio (acumulado) y los resultados de ejercicios
anteriores.
Sombrear con color, las modificaciones o las cuentas de nueva creacin.

Presentacin: Esta informacin ser proporcionada en CD, en archivo con formato de hoja de
clculo, de acuerdo al anexo 21 (apndice 2); mostrando todas las cuentas, incluyendo las de
mayor.

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta mensual
Nombre de archivo: 30_BC_Mpio_mes_ao



31. Auxiliares de bancos.

Definicin: Relacin de movimientos emitidos en el semestre (incluyendo depsitos);
indicando cuenta bancaria y/o contable, tipo de pliza, nmero de pliza, cheque, fecha de
emisin, beneficiario e importe.

Como nica ocasin (en la cuenta pblica del mes de enero), se solicita enviar una
relacin del total de cuentas bancarias a nombre del ente fiscalizado.

Presentacin: Semestralmente. En CD, en archivo con formato de hoja de clculo, como se
detalla en el anexo 22 (apndice 2).

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta semestral
Nombre de archivo: 31_AB_Mpio_semestre_ao
31

31-A Confirmacin de saldos bancarios

Semestralmente debern enviar la confirmacin de saldos bancarios de cada una de las
cuentas existentes en la relacin presentada al OFS.

Presentacin: Semestralmente. En forma impresa y sellados por la institucin bancaria. De
acuerdo al formato G y H .


Aspectos tcnicos:
Impreso: Legajo


32. Base de datos con todos los movimientos contables.

Presentacin: Proporcionar semestralmente la base de datos donde se encuentran todos los
movimientos contables del sistema; indicando fecha, nmero de pliza, tipo de pliza,
concepto, importe del cargo e importe del abono. Se remitir en CD, en archivo con formato
de hoja de clculo en formato de TXT si se exporta directamente del sistema al Bloc de
Notas (no hacer la conversin).

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta semestral
Nombre de archivo: 32_BDMC_Mpio_ semestre_ao



33. Relacin de licitaciones y concursos realizados por el comit o subcomit de
adquisiciones.

Presentacin: Semestralmente, elaborar relacin en CD, en archivo con formato de hoja de
clculo; que contenga el nmero de concurso, fecha de las actas de apertura y fallo, nombres
de los proveedores participantes indicando el monto de su propuesta; as como, el proveedor
ganador. Dicha relacin, se elaborar de acuerdo al anexo 23 (apndice 2).
De no existir algn caso, se sealar NQM en el anexo 1 y la leyenda nada que
manifestar, en el archivo mencionado.

Aspectos tcnicos:
Magntico: Carpeta semestral
Nombre de archivo: 33_RLC_Mpio_ semestre_ao



34. Actas de ayuntamiento.

Presentacin: Enviar mensualmente las actas de las sesiones celebradas por el Ayuntamiento
en el perodo. En CD, en archivo con formato de texto. En caso de no contar con las actas en
medio electrnico, remitir copia fotosttica. Se sugiere remitir sntesis de las actas, cuando
el ente fiscalizado las realice.


32
Aspectos tcnicos:
Impreso: Primer legajo
Magntico: Carpeta mensual
Nombre de archivo: 34_AA_Mpio_mes_ao



33

ENTIDADES PARAMUNICIPALES


Durante el ejercicio 2008, se obtuvo una respuesta aceptable a los requerimientos de
informacin de las entidades paramunicipales. Aun as, no se cumpli la expectativa al 100 %.
Por lo cual para este ejercicio 2009, se invita a las Entidades a rendir su cuenta pblica junto
con la cuenta pblica municipal, a fin de dar cumplimiento a los artculos 5 y 21 de la Ley de
Fiscalizacin Superior del Estado de Guanajuato y artculo 129 de la Ley Orgnica Municipal
para el Estado de Guanajuato.

Es importante resaltar que para efectos del ndice de Rendicin de Cuentas, que emite el
rgano de Fiscalizacin Superior, trimestralmente; se considerar la informacin de estas
entidades, al formar parte de la cuenta pblica del municipio.

Las entidades paramunicipales (DIF, Casa de la Cultura, Sistemas de Agua, etc.) debern
cubrir las primeras 8 fracciones del artculo 20, de la Ley de Fiscalizacin Superior del Estado
de Guanajuato, conjuntamente con la documentacin e informacin complementaria sealada
a continuacin, que se integrarn de la forma siguiente:


INTEGRACIN DEL LEGAJO DE ENTIDADES PARAMUNICIPALES

IMPRESA:

Acuerdo de creacin de las entidades paramunicipales, por nica ocasin en caso de
no haberla enviado.
Copia de presupuesto y autorizacin de subsidio por parte del Ayuntamiento, anual
Estado Analtico Presupuestario de Ingresos y Egresos firmado, mensual.
Estado de Situacin Financiera firmado, mensual.
Estado del Gasto Presupuestal Programtico firmado, mensual.
Estado de Situacin de la Deuda Pblica firmado, mensual. (En caso de que aplique)
Estado de Resultados firmado, mensual.
Estado de Origen y Aplicacin de Recursos firmado, mensual.
Informe del avance Fsico-Financiero de la Obra Pblica, mensual. (En caso de que
aplique)

EN MEDIO MAGNTICO:

Inventario de bienes inmuebles en CD en forma magntica, en archivo con formato de
hoja de clculo, anual.
Inventarios de bienes muebles, maquinara y parque vehicular en CD en forma
magntica, en archivo con formato de hoja de clculo, anual.
Presupuesto y autorizacin de subsidio por parte del Ayuntamiento en CD en forma
magntica, en archivo con formato de hoja de clculo, anual.
Estado Analtico Presupuestario de Ingresos y Egresos, mensual.
Estado de Situacin Financiera, mensual.
Estado del Gasto Presupuestal Programtico, mensual.
Estado de Situacin de la Deuda Pblica, mensual. (En caso de que aplique)
Estado de Resultados, mensual.
Estado de Origen y Aplicacin de Recursos, mensual.
34
Informe del avance Fsico-Financiero de la Obra Pblica, mensual. (En caso de que
aplique)
Balanza de comprobacin en CD en forma magntica, en archivo con formato de hoja
de clculo, mensual.
Nmina del perodo, en CD en forma magntica, en archivo con formato de hoja de
clculo, mensual.
Altas y bajas del personal en CD en forma magntica, en archivo con formato de hoja
de clculo, mensual.
Movimientos de altas y bajas del inventario de inmuebles, en CD en forma magntica,
en archivo con formato de hoja de clculo, semestral.
Movimientos de altas y bajas del inventario de muebles, maquinaria y parque
vehicular en CD en forma magntica, en archivo con formato de hoja de clculo,
semestral.
Auxiliar de bancos, en CD en forma magntica, en archivo con formato de hoja de
clculo, semestral.