DESARROLLO TURSTICO BAHIA ESCONDIDA

POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS

Departamento: Reservaciones
Fecha de emisin: Noviembre del 201100
Elaborado por: Lic. Marisol Hext



1. OBJETIVO.-

Ofrecer un servicio eficiente de atencin al cliente, cumpliendo con el estndar de calidad
de reservacin y confirmacin de habitaciones, cajones y cabaas del Baha-Camping.

2. POLITICAS.-

2.1. El horario de servicio del departamento de reservaciones en oficinas las oficinas de Bahia
Escondida es Monterrey es de Lunes a ViernesSabado de 89:30 a 19:3000 hrs. , Sbados de
9:00 a 13:30 hrs. y en la Recepcin del hotel todos los das de 7:00 a 23:00 hrs.

2.2. DEFINICION DE HUESPEDES
Husped socio, hotelero, prospecto y grupo ( seminarios y convenciones)

2.2.1 HUESPED SOCIO.-

A) RESERVACION Y CONFIRMACION:
Para otorgar el servicio de hospedaje, el socio deber identificarse como tal, y adeudar
como mximo 03 meses en sus pagos de mantenimiento del deportivo y/o estar vigente
como socio del plan vacacional con un vencimiento del pago de su membresa no
mayor de 60 das, de lo contrario si desea hospedarse se le aplicar la tarifa hotelera de
husped.

TARIFA HUESPED SOCIO POR NOCHE Y/O PAQUETES PROMOCIONALES O
CORTESIAS
Los paquetes promocionales y/o tarifa hotelera por noche son exclusivos para el Titular
de la membresa y sus usuarios y no son transferibles. Exclusivamente una habitacin
por membresa en la misma fecha.

Para reservaciones garantizadas de paquetes promocionales a socios y/o tarifa
hotelera socio por noche, se requiere efectuar el pago al momento de hacer la
reservacin. inmediato.
En caso de certificados de cortesa se deber recoger el original al momento de la
reservacin, en caso contrario, entregarse al momento de hacer su check in y se
deber garantizar con tarjeta de crdito la reservacin, de no presentar el
certificado el socio deber de pagar a tarifa socio la reservacin, de lo contrario
queda sujeto a disponibilidad de espacio al momento de su llegada..
El Director General es el nico autorizado para expedir cortesas de hospedaje.

Las cortesas de hospedaje por dos noches, no se debern fraccionar, deber ser
contino su disfrute, excepto el de socio nuevo. ( estas se adquieren al comprar
una membresa












SEMANA VACACIONAL

Para que el socio-vacacional pueda utilizar su semana de hospedaje deber pagar la
cuota de mantenimiento vigente por noche de acuerdo a capacidad y temporalidad
requerida.

El socio vacacional: Puede utilizar sus noches de semana vacacional contratadas hasta
el total de las noches otorgadas en la promocin de la compra de su membresa, sujeto
a disponibilidad de espacio en la temporada requerida pagando por noche al momento
de reservarlas, en temporada alta solamente una habitacin por membresa pagando
anticipadamente las 7 noches contratadas. Sujeto a disponibilidad de espacio, ya que se
les da preferencia a los que adquirieron temporada alta. (revisar este punto)


Las reservaciones de socios-vacacionales debern ser mnimo con 60 das de
anticipacin de la fecha solicitada y garantizadas con 30 das de anticipacin. De lo
contrario quedar a disponibilidad del hotel.
En caso de requerir por noche el socio vacacional deber presentar los bonos de
hospedaje con 30 das de anticipacin de la fecha solicitada y confirmar con su pago
inmediato. Las noches fraccionadas no aplican con RCI, Semana Santa, Pascua, Julio y
Agosto, y estn sujetas a disponibilidad de espacio
A partir del nmero de membresa 6550 los socios vacacionales tienen bonos de
hospedaje, los cuales debern presentar cada vez que soliciten noches de cuota de
mantenimiento de semana vacacional, de lo contrario no se les podr otorgar tarifa
diaria de cuota de mantenimiento segn temporada y capacidad requerida.
Acumulacin de semanas: El socio vacacional que no disfruto sus semanas
convenidas podr pagarlas a tarifa vigente de mantenimiento.
Anticipacin de semanas: El socio vacacional podr anticipar mximo 3 aos de sus
semanas con RCI
Recuperacin de semanas pagadas: El socio vacacional podr recuperarla pagando
la diferencia de la tarifa actual de mantenimiento.

Cesin de Semana: El socio-vacacional podr ceder el derecho de uso de su semana,
otorgando una autorizacin por escrito con el nombre de su invitado y/o incluir en la
confirmacin a quin le cede el derecho de uso firmando de conformidad, el cual
nicamente se expedir a mayores de 21 aos, hacindose el socio-vacacional
responsable del comportamiento de sus invitados. Los certificados de disfrute de
semana adicional se sujetan a esta misma poltica.

B) CANCELACION:
SOCIO VACACIONAL.-
Las semanas o noches fraccionadas, confirmadas y pagadas no podrn ser canceladas,
sin embargo podrn ser cambiadas para otra fecha, si se pide con 15 das antes de la
fecha de entrada, despus de esta fecha tendrn un cargo sobre la cuota de
mantenimiento: 1) 25% si el cambio se pide 14 das antes, 2) 50% si lo pide 7 das
antes 3) 100% si lo pide 3 das antes
Las cancelaciones en hospedaje hotelero de socio y paquetes pagados tendrn un cargo
equivalente al 25% de la tarifa si se cancela 3 das antes de la fecha de entrada, un cargo
del 50% si lo hace 2 das antes y un 100% si lo hace despus. Sin embargo podrn ser
cambiada de fecha si se requiere 4 das hbiles antes de la fecha de entrada.









C) TARIFAS:

Las tarifas hoteleras las establece la Direccin General a travs del formato
establecido, no podrn ser modificadas sin previa autorizacin.

CUOTA DE MANTENIMIENTO VACACIONAL: Las cuotas de las semanas
vacacionales se aplican de acuerdo a la capacidad y temporalidad requerida por el socio
vacacional.
A los socios que tienen semana en propiedad se les otrorga la tarifa en la cual tienen en
propiedad, si el cliente quiere hacer cambio de temporada se le cobrara

TARIFA HOTELERA POR NOCHE: Se aplica segn temporada
Temporada alta ( roja: semana santa, pascua, Mayo a Agosto) lo establecido
Temporada media ( blanca: Marzo, Abril, Septiembre y Octubre) lo establecido
Temporada baja ( azul: Enero, Febrero, Noviembre y Diciembre) lo establecido

HUESPED SOCIO: Tarifa hotelera socio por noche es del 50% de la tarifa del husped
hotelero ( no- socio)

PAQUETE SOCIO: Los paquetes que se realicen segn temporada con desayunos
incluidos, se aplicarn con un 20% de descuento de la tarifa vigente autorizada de socio por
noche. ( alimentos solamente el 10%)

HUESPED HOTELERO: Para la elaboracin del paquete con alimentos para husped
hotelero, se deber aplicar un 10% de descuento adicional en la tarifa autorizada,
incluyendo alimentos. Este paquete no se aplica a grupos.
Se autoriza un 20% de descuento de la tarifa vigente de husped hotelero por noche a las
Empresas que soliciten hospedaje en ocupacin doble para sus ejecutivos. ( no aplica en
grupos y/o agencias de viajes)

PAQUETES ESCOLARES PARA AGENCIAS DE VIAJES O COLEGIOS:
Para la elaboracin del paquete se deber tomar como base la tarifa de husped hotelero,
aplicando un 10% de descuento por el consumo mnimo de dos alimentos diarios e
incluyendo un 10% de comisin para la agencia de viajes.
Si el paquete se elaborar `para los meses de Marzo, Abril, Mayo, Septiembre, Octubre,
Noviembre y Diciembre se aplicar un 5% adicional de la tarifa autorizada segn
temporada.

AGENCIA DE VIAJES:
Se ofrecer el mismo paquete de husped hotelero vigente segn temporada e incluye
comisin de agencia de viajes y debern ser atendidos directamente por la agencia.

PROSPECTO: Segn promocin autorizada por Direccin General y Direccin de Ventas
de Membresas.

GRUPO:
La tarifa de grupo es en ocupacin sencilla, doble o triple, segn tipo de habitacin.
Se aplicar un 10% de descuento en la tarifa autorizada para la elaboracin del paquete con
alimentos ( mnimo 2 alimentos) por noche rentada.

PERSONA EXTRA EN HABITACION:
Se aceptan mximo dos personas extras por habitacin, pagan cuota mayores de 5 aos.

BAHIA CAMPING: (modificar y/o ampliar este punto)
Son socios de BAHIA CAMPING aquellos que pagan cuota mensual de mantenimiento
deportivo con AQUABAHIA incluido en su membresa, los no socios pagan la cuota de
invitado ms el derecho de uso del cajn.





2.2.2

TARIFA HOTELERA


HUESPED HOTELERO: ( se incluye husped de agencias de viajes)

A) RESERVACION:
* Se otorgar reservacin a aquella persona que no sea socio del desarrollo, aplicndole la
tarifa autorizada de husped hotelero por noche.

B) CONFIRMACION:
* Para su confirmacin se requiere pago inmediato o garantizar con tarjeta de crdito, de lo
contrario queda sujeto a disponibilidad de espacio en su momento de llegada.

C) CANCELACION:
* Las cancelaciones en hospedaje hotelero y paquetes pagados tendrn un cargo
equivalente al 25% de la tarifa si se cancela 3 das antes de la fecha de entrada, un cargo
del 50% si lo hace 2 das antes y un 100% si lo hace despus. Sin embargo podrn ser
cambiadas de fecha si se requiere antes de 4 das hbiles de la fecha de entrada.


2.2.3 HUESPED PROSPECTO.-

A) RESERVACION:
Son canalizados por el departamento de ventas de membresas al departamento de
reservaciones, previamente autorizados por la Direccin de Ventas de Membresas para
poder aplicar la promocin vigente, autorizada por la Direccin General.


B) CONFIRMACION:

* Para dar por confirmada la reservacin se requiere el pago inmediato, de lo contrario
queda sujeto a disponibilidad de espacio en su momento de llegada, y deber solicitarse el
certificado de promocin para anexar a contabilidad y justificar la promocin.

C) CANCELACION:

* Se aplica la misma poltica de cancelacin de tarifa hotelera socio por noche y/o cuota de
mantenimiento de semana vacacional.

2.2.4 HUESPED GRUPO.-

A) RESERVACION:

* Las reservaciones para grupos de seminarios y convenciones se aceptarn con un mnimo
de 10 das hbiles de anticipacin ( Definiendo das hbiles de lunes a viernes. Menor a
este tiempo debe ser confirmacin con un 50% de anticipo antes de la fecha solicitada

* No se podrn efectuar reservaciones del 15 de Julio al 15 de Agosto para el uso grupos
de seminarios, convenciones o paquetes escolares, de lo contrario deber ser con previa
autorizacin de Direccin de Operaciones.

* Cuando el nmero de habitaciones sea mayor de 40 en fin de semana, das festivos, Julio
y Agosto, deben estar previamente autorizadas por la Direccin de Operaciones y/o
Direccin General.

B) CONFIRMACION:

Para dar por confirmada la reservacin, se deber solicitar el pago al departamento de
ventas hoteleras del 50% de anticipo, 10 das antes de la fecha de entrada del grupo.



C) CANCELACIONES:

* 10 das hbiles antes del evento, se aceptan cancelaciones sin ningn cargo.

* 03 das hbiles antes del evento, se aceptarn cancelaciones hasta el 50% de lo contratado
sin cargo, el excedente del 50% se aplicar un cargo de una noche por habitacin.

* Se aceptarn cancelaciones 24 horas antes del registro de entrada hasta un 10% de las
habitaciones contratadas sin ningn cargo.



2.3 El encargado de reservaciones no deber negar disponibilidad de espacio al cliente, si no
tiene espacio para le fecha que este desea disfrutar, le deber ofrecer otra, tratando siempre
del que el cliente no se vaya sin reservacin y/o proponerle una reservacin de lista de
espera para que sea asignado en su primera oportunidad.

2.4 Es responsabilidad del encargado del departamento el de mantener en buen estado de
limpieza, mantenimiento del equipo y mobiliario que est bajo su custodia.

2.5 El personal de este departamento deber proporcionar la informacin que el cliente
solicite, mostrando una actitud amable y cordial..

2.6 PERSONA EXTRA EN HABITACION:

* El cargo de persona extra en habitacin se realiza cuando el nmero de personas rebasa
de la capacidad contratada, este cargo es vlido durante la estancia del husped,
adquiriendo el derecho de uso de permanecer en las instalaciones del desarrollo segn el
plan, se aceptan mximo 02 personas extras por habitacin contratada.






























3. PROCEDIMIENTOS.-

3.1. SISTEMA DE RESERVACIONES DEL HOTEL

3.1.1. SOCIO-VACACIONAL:

3.1.1.1. Socio-vacacional es aquella persona que compr el derecho de uso de una semana o ms
en BAHIA ESCONDIDA de acuerdo al plan vacacional que adquiri, as como el disfrute
de las reas deportivas y acuticas durante su estancia, ya sea con el PLAN CAMPESTRE
Y/O PLAN TOTAL.

PLAN CAMPESTRE: Es cuando el husped - socio solamente puede disfrutar las
instalaciones deportivas y acuticas del deportivo campestre, el cual no incluye
AQUABAHIA.
PLAN TOTAL Y MEMBRESIA DORADA: Es cuando el huesped-socio puede disfrutar
de todas las instalaciones del desarrollo, incluyendo AQUABAHIA ( alberca de olas,
techada y
camping.)
membresa dorada no incluye semana, pero puede rentar tarifa preferencial de socio por
noche o paquetes.
MDVI ( Membresa de Derecho Vacacional Internacional): Es cuando el husped socio
adquiri el derecho de disfrutar de 140 a 210 noches vacacionales segn vigencia de su
membresa y con acceso a las instalaciones acuticas y deportivas


3.1.1.2

El encargado de reservaciones al reservar una semana deber solicitar credencial de socio
y/o identificacin personal para verificar en la computadora el nmero de membresa,
semana correspondiente, tipo, nmero de unidad y temporada del cual el usuario es
propietario.

3.1.1.3 El socio vacacional puede cambiar la capacidad y temporalidad de sus noches vacacionales,
pagando la cuota de mantenimiento de semana vacacional vigente segn solicitud.

3.1.1.4 Las semanas fraccionadas son para el uso exclusivo en el desarrollo turstico, no son
aplicables con RCI.

3.1.1.5 Cuando el socio-vacacional presente certificado de cuota de mantenimiento incluido en su
membresa, el encargado de reservaciones deber solicitar el original al socio, y expedir
una carta de confirmacin con fecha de entrada y salida. El formato de esta carta es
diferente al que se expide cuando el socio paga directamente su cuota, y el folio debe estar
controlado por el departamento de contabilidad. Esta confirmacin consta de original (
cliente), copia rosa (contabilidad), copia amarilla ( recepcin -hotel) y copia celeste (
reservaciones) A la copia rosa se le deber anexar el certificado original de cuota de
mantenimiento.
3.1.1.6 El certificado de cuota de mantenimiento de semana vacacional se aplica tambin para
disfrute de semana fraccionada.

3.1.1.7 Los perodos de las semanas vacacionales son de acuerdo a la siguiente clasificacin de
temporadas: TEMPORADA: ALTA (ROJA) SEMANA 19 a la 35, MEDIA ( BLANCA)
SEMANA 10 a 18 y 36 a 44, excluyendo semana santa y pascua, ya que estas se consideran
como temporada alta, y la BAJA (AZUL) SEMANA 01 a 09 y 45 a 52.

3.1.1.8 Si el socio es propietario de una membresa con derecho de uso del deportivo deber estar
al corriente en sus pagos mensuales de mantenimiento, lo cual deber checarse a travs
de la lista de cartera vencida del socio ( sistema), al socio de plan vacacional se verificar
que este como socio activo del desarrollo.






3.1.1.9




El encargado de reservaciones para dar el servicio podr aceptar un atraso mximo de tres
meses, si el adeudo es de cuatro meses en adelante se le recomendar actualizarse en el
departamento de cobranza para pago de cuota mensual del deportivo, cuando el socio tiene
plan vacacional sin pago de deportivo, deber no tener un vencimiento no mayor de 60
das, de lo contrario en ambos casos se aplicar tarifa husped hotelero ( no socio)

3.1.1.10 El encargado de reservaciones para dar por confirmada una habitacin es necesario que el
usuario cubra la cuota de mantenimiento de la semana vacacional, la cual deber realizarse
con 30 das de anticipacin, otorgndole la confirmacin mediante la carta de
confirmacin. (Las facturas se expiden en la Recepcin del Hotel al registrar salida el
husped)

La carta de confirmacin que expide el Departamento de Reservaciones, consta de
original y 03 copias .
ORIGINAL (cliente)
COPIA ROSA (control de ingresos)
COPIA AMARILLA (control de recepcin)
COPIA CELESTE (control de reservaciones)

Y rene la siguiente informacin:
* nmero de folio
* nmero de socio y/o clasificacin del husped
* nombre del titular de la semana
* semana, tipo y nmero de unidad del cual es propietario
* semana, tipo de unidad que se le est confirmando
* descripcin (cuota de mantenimiento, cuota de mantenimiento de semana fraccionada,
tarifa hotelera, paquetes promocionales de socio, prospecto y/o agencias de viajes, cortesa)
* fecha de entrada y salida
* capacidad mxima de ocupacin
* horario de entrada y salida
* total a pagar, sin desglosar el IVA
* uso
* se le agrega en la parte inferior *SE REQUIERE TARJETA DE CREDITO AL
MOMENTO DE REGISTRARSE *

3.1.1.11. Al socio de nuevo ingreso se le aceptar depsito de semana cuando el enganche de su
membresa est cubierto al 35% deber cubrir la cuota de mantenimiento correspondiente,
sin tomar en consideracin los certificados de cuota de mantenimiento, los cuales tienen
una fecha de disfrute para el siguiente ao de la fecha de adquisicin de la membresa. La
finalidad es proteger el costo administrativo de ventas y de divisin cuartos, por si llega el
socio a cancelar su membresa.

3.1.1.12 CESION DE SEMANA VACACIONAL
Es cuando el titular de la semana cede el derecho de uso de la confirmacin (carta de
acceso) a un miembro de su familia y/o amistad.
3.1.1.13 El encargado de reservaciones deber solicitar al titular de la semana una autorizacin de
cesin de derecho de uso a otra persona, y/o presentarse directamente a este departamento a
efectuar su cesin, especificando el nombre del titular y el del invitado ( mayor de 18 aos)
en la carta confirmacin, la cual debe estar autorizada por el socio.
En la parte inferior de la confirmacin se mencionar: CESION DE DERECHO DE USO
A INVITADO









3.1.2 DEPOSITO DE SEMANA DEL USUARIO CON INTERCAMBIO VACACIONAL
(RCI)

3.1.2.1 Es cuando el socio paga la cuota de mantenimiento de semana de Baha Escondida para
ceder los derechos de uso al RCI para su utilizacin, con la finalidad de intercambio entre
otros desarrollos afiliados al RCI.

3.1.2.2 El encargado de reservaciones, deber llevar el mismo procedimiento 3.1.1.11. , Para
expedir carta de acceso confirmada especificando RCI para que identificar que este socio
vacacional solicito su semana para intercambio vacacional

3.1.2.3 El encargado de reservaciones, deber entregar al socio la carta de acceso original, solicitud
de intercambio si es requerida por el usuario, las reservaciones con RCI el socio las realiza
directamente por va telefnica.

3.1.2.4 El encargado de reservaciones deber informar al socio de Baha Escondida, los requisitos
que debe presentar al RCI.
a) Afiliacin con RCI, la cual puede ser por 1, 3 y 5 aos. Esta se tramita enviando a RCI
de Mxico de la siguiente papelera:
* Copia de contrato de Baha Escondida
* Carta de afiliacin. Anexo 3
* Cuota de suscripcin
b) Depsito de semana a RCI, el cual es realizado directamente por el departamento de
reservaciones por escrito a travs del formato establecido y por va telefax, mencionando el
nombre del socio, semana, unidad que s esta depositando y se deber especificar si es del
bulk banking.
c) El socio deber llenar solicitud de intercambio vacacional y/o llamar directamente al
RCI.

Al solicitar el intercambio el socio deber pagar directamente su cuota de intercambio
nacional y/o internacional mediante va telefnica con cargo automtico a tarjeta de crdito
y/o enviando solicitud por correo y el pago correspondiente.
d) El socio al tramitar los pagos anteriores recibir su confirmacin de intercambio por
parte del RCI, notificndole su destino vacacional en la fecha solicitada.

3.1.2.5 DEPOSITO DE SEMANA PARA USO DE BULK BANKING:
El bulk-banking consiste en el depsito en bloque en forma anual de las semanas que se
estiman sern utilizadas para intercambio por los compradores del desarrollo.
3.1.2.6 Este programa, as mismo, puede ser aplicado para obtener semanas de intercambio del
banco de espacios de RCI, o para utilizarse como semanas bono a clientes potenciales del
desarrollo.
Para disponer semanas de bulk.banking, RCI nos enva anualmente la propuesta de los
depsitos al departamento de reservaciones, ya que el encargado lo haya supervisado en
coordinacin con la Gerencia de divisin cuartos y Gerencia de Ventas Hoteleras debern
solicitar autorizacin a la Direccin General para enviar respuesta a RCI.


Este proceso se realiza cuando el socio de Baha Escondida pago su semana de
mantenimiento y la unidad que le corresponde se encuentre en *pre-venta y/o pierde su
semana, y es cuando se puede utilizar el bulk-banking.

. * Pre-venta es el estado en que se encuentra el departamento cuando an no esta disponible
para su uso vacacional debido a su construccin.

Cuando el socio desea intercambiar su semana, el encargado de reservaciones deber
informar al RCI, que este pertenece al bulk-banking para as poder transferir al socio la
unidad.
Se realiza el mismo procedimiento de depsito de semana con intercambio vacacional
(RCI).

3.2.1 PAQUETES PROMOCIONALES Y/O TARIFAS HOTELERAS SOCIO POR
NOCHE

3.2.1.1 Los paquetes promocionales son exclusivos a socios, no son transferibles y corresponden a
tres das y dos noches de estancia y/o dos das y una noche e incluye desayuno por persona
de acuerdo a la capacidad de habitacin contratada.

3.2.1.2 Tarifa hotelera socio por noche es cuando el socio renta por una noche el hospedaje y esta
vara de acuerdo a la temporada y capacidad de la habitacin solicitada. Es exclusivo a
socios y no son transferibles.
Con derecho mximo a una habitacin por noche, para uso exclusivo de los usuarios de su
membresa.


3.2.1.3 El encargado de reservaciones al confirmar paquete promocional y/o tarifa hotelera socio
por noche deber checar lo siguiente:
a) credencial de socio y/o identificacin personal
b) estar al corriente en sus pagos mensuales de mantenimiento del deportivo, si el socio es
forneo se deber checar que este vigente como socio del desarrollo.
c) el socio deber pagar su estancia para as poder otorgarle la confirmacin


3.3 INTERCAMBIO CON OPERADORA SANTIAGO,S A. DE C.V., CON TELEVIDA
Y ORGANIZACIN ESTRELLAS DE ORO.

3.3.1 Es un convenio formalizado entre Operadora Santiago,.S.A., y Televida y/o Organizacin
Estrellas de Oro, autorizado por la Direccin General. El acuerdo existente es intercambiar
noches de hospedaje con la tarifa hotelera por noche y/o cuota de mantenimiento de
semana vacacional con ordenes de publicidad en radio, prensa y/o televisin, utilizando el
saldo disponible para intercambio.
3.3.1.1 Las tarifas acordadas no aparecen en la lista de tarifas hoteleras, ya que se establecen en un
convenio adicional, ya que son exclusivas para ellos, y deben estar previamente autorizadas
por la Direccin General.

3.3.1.2 La encargada de reservaciones mientras este vigente el convenio establecido con Televida
y Organizacin Estrellas de Oro, deber bloquear durante todo el ao las habitaciones:
2501 TELEVIDA/ 2507 ORGANIZACION ESTRELLAS DE ORO

3.3.1.3 La encargada de reservaciones al confirmar la estancia de cualquiera de las dos empresas,
deber requerir lo siguiente:
a) La empresa deber presentar carta autorizada por sus directivos, especificando fecha y
nombre del usuario.

b) La encargada de reservaciones enviara copia de la carta de intercambio a la Recepcin
del Hotel, notificando fecha de llegada y salida del husped.


3.4 HUESPED HOTELERO ( no-socio)

3.4.1 Son aquellas personas que NO son miembros del desarrollo y debern cubrir la tarifa
hotelera del husped por noche, y esta varia de acuerdo a la temporada y capacidad de la
habitacin solicitada.
3.4.1.1
El encargado de reservaciones al confirmar tarifa hotelera de husped, deber solicitar el
pago de la tarifa correspondiente segn fecha y capacidad solicitada, expedir carta de
confirmacin de acuerdo al proceso 3.1.1.11








3.5 AGENCIA DE VIAJES

3.5.1 Son aquellas personas que adquirieron un paquete de hospedaje a travs de una Agencia de
viajes, estos paquetes no son aplicables a grupos de seminarios y convenciones.
Y es promocionado por la Gerencia de Ventas Hoteleras, y deber estar autorizado por la
Gerencia General con el Vo. Bo. de Direccin General

3.5.1.1
1. La encargada de Reservaciones es la responsable de mantener el contacto
directo con la Agencia de Viajes al momento que esta solicita informacin de
paquetes comisionables para ellas.

2. Se autoriza un 10% de comisin para agencia de viajes, la cual se debe de
identificar previamente como tal por va fax para realizar expediente y no este
enviando a cada momento su identificacin.

3. Al momento de registrar el pago la Agencia de Viajes a travs del
departamento de reservaciones se le debe descontar el 10% del valor del
paquete vigente.

La agencia de viajes es quien le expide el recibo de confirmacin a su cliente
con el valor del Paquete, este recibo es el que el cliente de la agencia de viajes
debe presentar en la Recepcin del Hotel al momento de registrar entrada.

4. La encargada de reservaciones al momento de realizar carta confirmacin
para la Agencia de Viajes debe especificar el nombre de la agencia de viajes
para que contabilidad tenga entendido que es comisionable y por tal razn se
ingreso con un 10% menos del valor total del Paquete.

5. El recepcionista del Hotel no debe facturar a nombre del husped, debe ser a
nombre de la Agencia de Viajes con el RFC de esta, si el husped solicita
factura se la debe requerir a su Agencia de Viajes.

La carta de acceso se realiza de acuerdo al procedimiento 3.1.1.11



3.6 GRUPOS DE SEMINARIOS Y CONVENCIONES

3.6.1 Son aquellas personas que contrataron hospedaje con la Gerencia de Ventas Hoteleras para
llevar a cabo una reunin de trabajo.

3.6.1.1 Para la reservacin de habitaciones para grupos, el ejecutivo de ventas debe elaborar
requisicin de habitaciones, pre-foliada en original y copia, autorizado por el Gerente de
Ventas Hoteleras, especificando la cantidad de habitaciones y nmero de personas por
habitacin.
Especifando la siguiente informacin:
a) Por escrito la cantidad de habitaciones, especificando capacidad de personas.

b) Cuando el nmero de habitaciones sea mayor de 25 en cualquier temporada debe estar
previamente autorizada por la Gerencia General.

c) El encargado de reservaciones al recibir la requisicin de habitaciones procede a dar de
alta en el sistema para bloquear las habitaciones solicitadas y le entregar al Gerente y/o
ejecutivos de ventas la relacin original con el nmero de habitaciones requeridas y copia
para el control del departamento, enviando copia a la recepcin del Hotel.

d) Para dar por confirmada la reservacin, el ejecutivo de ventas deber otorgar el 50% de
anticipo de las habitaciones contratadas por el grupo, y se proceder a confirmar a travs de
la carta de confirmacin de acuerdo al procedimiento 3.1.1.11., y en descripcin se
especificar: ANTICIPO SEMINARIOS Y CONVENCIONES.
Lo anterior es para que el departamento de contabilidad lo aplique en reservaciones
garantizadas.

e) El ejecutivo de ventas deber otorgar a su cliente el original de la carta de confirmacin
para cuando el grupo registre su salida del Hotel, se le entregue la factura por el total del
consumo de hospedaje, alimentos, bebidas y varios. Para lo cual, el departamento de
ingresos deber solicitar el original del anticipo para justificar la expedicin de la factura
para el ingreso total.














3.7













SISTEMA DE CANCELACIONES

SOCIO-VACACIONAL, PAQUETES PROMOCIONALES, AGENCIA DE VIAJES,
PROSPECTOS, TARIFA HOTELERA POR NOCHE Y GRUPOS DE SEMINARIOS.

3.7.1 SOCIO-VACACIONAL

Las semanas vacacionales confirmadas y pagadas no podrn ser canceladas, sin embargo
podrn ser cambiadas por otro perodo vacacional, si se pide antes de 15 das de la fecha de
entrada. Despus de esta fecha tendrn un cargo equivalente sobre la cuota de
mantenimiento:

a) 25% si se pide con 14 das antes de la fecha de entrada
b) 50% si el cambio se pide 7 das antes de la fecha de entrada
c) 100% si lo pide 3 das antes



Si el socio acepto un cambio de fecha es necesario recoger su confirmacin original para
suplir de carta de acceso, por otra con la nueva fecha de uso.

Despus que se le entrego la carta de acceso original al socio, el encargado de
reservaciones deber anexar el original anterior a la copia amarilla ( recepcin del hotel)

Cuando la semana del socio vacacional fue depositada con RCI no se aceptan
cancelaciones, al momento de depositarla con RCI el control es de ellos y el socio
vacacional deber negociar directamente con RCI de Mxico.

3.7.2 PAQUETES PROMOCIONALES, AGENCIAS DE VIAJES, TARIFAS HOTELERAS
POR NOCHE, PROSPECTO.

3.7.2.1 Los paquetes promocionales, agencias de viajes y/o tarifas hoteleras confirmadas y pagadas
no podrn ser cambiadas por otro perodo vacacional, si se solicita antes de 8 das de la
fecha de entrada. Despus de esta fecha tendrn un cargo equivalente sobre la tarifa
correspondiente:


a) Si cancela 72 horas antes de la fecha de entrada tendrn un cargo del 25% del valor.
b) Si cancela 48 horas antes tendr un cargo del 50% del valor.
c) Si lo hace el mismo da de la fecha de entrada y/o despus tendr un cargo del 100% del
valor.

Si el cliente acepta un cambio de fecha es necesario recoger su confirmacin original para
suplir carta de acceso con la nueva fecha de uso.
Despus que se le entrego la carta de acceso original al socio, el encargado de
reservaciones deber anexar el original anterior a la copia amarilla (recepcin del hotel.)

3.8 GRUPOS DE SEMINARIOS Y CONVENCIONES

* 10 das hbiles antes del evento, se aceptan cancelaciones sin ningn cargo.

* 03 das hbiles antes del evento, se aceptarn cancelaciones hasta el 50% de lo contratado
sin cargo, el excedente del 50% se aplicar un cargo de una noche por habitacin.

* Se aceptarn cancelaciones 24 horas antes del registro de entrada hasta un 10% de las
habitaciones contratadas sin ningn cargo.