Vous êtes sur la page 1sur 22

DOCUMENTOS DE USO COMERCIAL

FACTURA
La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que
refleja toda la informacin de una operacin de compraventa. La informacin
fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o
la provisin de un servicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar la
cantidad a pagar en relacin a existencias, bienes posedos por una empresa para
su venta en eso ordinario de la explotacin, o bien para su transformacin o
incorporacin al proceso productivo.
Las facturas tienen 3 copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y
legalmente segn el SII son de color amarillo, celeste y rosado.
Adems, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el
detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios
totales, los descuentos y los impuestos.

















FACTURA PEQUEO CONTRIBUYENTE
Esta distincin servir para que los contribuyentes que estn en el rgimen
general del IVA no las incluyan en su declaracin de IVA mensual como parte de
los Crditos por IVA, en cambio slo podrn incluirla entre sus costos como parte
del insumo o mercadera adquirida. Les servir para deducir ISR toda vez se
hayan acogido al rgimen optativo del ISR. (Pagos a Cuenta).





















FACTURA ESPECIAL
Es una factura extendida por el contribuyente cuando compra bienes o adquieres
servicios de personas individuales, que por la naturaleza de sus actividades o por
cualquier otra circunstancia, no extienda o no le entreguen la factura
correspondiente. El valor de la factura especial es ilimitado y debe incluir la
retencin realizada a vendedor del Impuesto al Valor Agregado, el cual se pagar
a la SAT.




















NOTA DE DEBITO
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de
la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por
mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del
saldo de una cuenta. Es el documento que enva un comerciante a su cliente, en
la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o
valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda,
ya sea por un error en la facturacin, inters por pago fuera de trmino, etc.


















NOTA DE CREDITO
Es aquel documento comercial emitido por el vendedor en el cual se detallan
conceptos por los que un comprador dispone de crdito a su favor en su cuenta
comercial. Es un documento registrable y siempre genera un saldo positivo para el
cliente.
Casos en los que se emite
Errores de facturacin: Se factur un importe superior y luego se lo corrige
con NC.
Aplicacin de bonificaciones y/o descuentos
Devoluciones
Casos de roturas de mercadera














RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se
ha pagado por un servicio o producto. Hay de diversos tipos segn el formato, si
queda registrado, y otras caractersticas.
Los recibos por lo general, se extienden por duplicado: El original se entrega a
quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe.
Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una
persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este
cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo
descrito, fecha de recibido, descripcin de las facturas (nmeros que se pagan),
los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar
constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realiz con la
emisin de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a
voucher cuando tiene copias al carbn, como el caso de los vouchers de las
tarjetas de crdito que tiene varias copias segn el uso de los interesados.

















DOCUMENTOS DE CREDITO
VALE
Un vale es un documento comercial, para pagar un producto, ya
sea bien o servicio. Puede representar el pago total o parcial (descuento inmediato
en el momento de la compra por la cantidad que aparece en el vale). Lo ms
habitual es que los establecimientos comerciales proporcionen vales a
sus clientes para fidelizarlos.
Tambin sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofrecindoles un artculo
ms barato o gratuito. En otros casos forma parte del proceso de devolucin, el
comercio extiende un vale que permite cambiar un producto adquirido por otro en
un tiempo futuro.
Por ltimo, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o
empresa. Cuando un empleado toma dinero para comprar algn material o
artculos que no haya en existencia en la empresa, o porque desea un adelanto
sobre su salario, se llena un vale de caja. Este vale contiene:

Fecha
Cantidad (en nmero y letra)
Especificacin clara sobre el concepto
Rbrica de autorizacin
Firma de la persona que recibe el dinero













PAGAR
Un pagar es un documento que contiene la promesa incondicional de una
persona (denominada suscriptora), de que pagar a una segunda persona
(llamada beneficiaria o tenedora), una suma determinada de dinero en un
determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la
declaracin de obligaciones: "debo y pagar". La diferencia entre la letra y el
pagar es que el pagar es emitido por el mismo que contrae el prstamo. El
pagar aparece como una forma exclusiva del contrato de cambio que se contiene
en la cambial y como medio de eludir la prohibicin de estipular, que la Iglesia
repudiaba. Como originalmente el ttulo de cambio era expresin del contrato de
cambio trayectorio y el derecho cannico prohbe del pacto de intereses, se ide la
emisin de un ttulo anlogo al cambiario en el cual la obligacin de pagar los
intereses se ocultara bajo la apariencia de una deuda comercial o un prstamo, sin
que, de otro lado, tuviese que emitirse el ttulo para pagar en una plaza diferente a
la orden de tercera persona.















LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es un ttulo de crdito o de valor formal y completo que
contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al
tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando
solidariamente a todos los que en ella intervienen.
1
La letra de cambio nace a
finales de la Edad Media, con la necesidad del comercio monetario y su
acumulacin ilimitada en contra de la renta feudal.
Es una orden escrita de una persona (girador) a otra (girado) para que pague una
determinada cantidad de dinero en un tiempo futuro (determinado o determinable)
a un tercero (beneficiario). Las personas que intervienen son:
El girador: da la orden de pago y elabora el documento.
El girado: acepta la orden de pago firmando el documento comprometindose
a pagar. Por lo tanto responsabilizndose, indicando en el mismo, el lugar o
domicilio de pago para que el acreedor haga efectivo su cobro.
El beneficiario o tomador: recibe la suma de dinero en el tiempo sealado.













FACTURA CAMBIARIA
Es un ttulo de crdito que incorpora la obligacin de pagar una suma cierta de
dinero dentro de un plazo determinado; a la vez que describe las mercaderas que
se han vendido como objeto del contrato que le da nacimiento al ttulo.
Sujetos.Librador-beneficiario. Es el vendedor de la mercadera o sea quien crea
la factura.Librado-aceptante. Es el comprador de la mercadera, y quien por
mandato legal est obligado a aceptar la factura que le libre el vendedor.

Funcin. Si un comerciante vendedor se decide por usar la factura cambiaria, la
operatividad del ttulo sera la siguiente: El vendedor libra la factura cambiaria
como consecuencia de una compraventa en la que las mercaderas han sido
entregadas real o simblicamente. La factura es enviada al comprador,
directamente, por intermedio de un banco o tercera persona. El intermediario,
segn las instrucciones recibidas, la presentar para que se le acepte y luego la
devolver; y podr retenerla si tiene facultades para cobrarla. De acuerdo con lo
que ya estudiamos, ello se har mediante un endoso en procuracin. La ley
tambin contempla el envo por correo certificado u otros medios no especificados
por la ley.El comprador devuelve la factura, debidamente aceptada: dentro de
cinco das de su recibo si es para la misma plaza; y dentro de quince, si es
diferente. La no devolucin se presume como negativa de la aceptacin.











CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en
el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por
ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una
determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento,
prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
El cheque es un ttulo de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del
cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institucin de
crdito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una
tercera persona llamada beneficiario.


















CHEQUE CRUZADO
El cheque es un documento mediante el cual se da a un banco la orden de pagar
cierta cantidad de dinero a quien lo presente en la ventanilla. El cheque cruzado
es aqul en el que quien lo expide, o quien lo tiene en su poder , traza en su cara
principal dos rayas paralelas en diagonal que atraviesan el documento en toda
su extensin vertical.








CHEQUE PARA ABONO EN CUENTA
El cheque para abono en cuenta es aquel que lleva la clusula para abono en
cuenta, para acreditar en cuenta, para ser depositado en cuenta de u otra
equivalente, y que pueda ser colocada por el girador o cualquier tenedor en el
anverso del ttulo valor, puesto que si se colocar en el reverso, no surtira el
efecto deseado. Asimismo, cabe agregar que no es necesario que la citada
clusula o mencin se coloque entre barras paralelas ni que se firme.






CHEQUE CERTIFICADO
En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmente
seguro de que este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado
por el banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez requerir al banco
certifique la existencia de estos fondos. Esto significa que el banco retira el
importe sealado en el cheque de la cuenta de la persona que lo expide,
sellndolo y firmndolo como prueba de garanta de que el documento contar con
los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo
establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el
pago del documento an cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin
fondos, ya que el titular de la misma no podr disponer de ese dinero.



















CHEQUE CON PROVISIN GARANTIZADA
El cheque con provisin de fondos garantizada, es un tipo de cheque que contiene
la garanta, prestada por el banco, de la existencia de fondos suficientes para
abonarlo. La finalidad de esta modalidad es aumentar la aceptacin del cheque,
especialmente por el comercio, mediante el arbitrio de la "garanta" prestada por el
banco librado. Los eventuales tomadores recibirn en pago estos documentos,
con mayor confianza que un cheque simple.
Los cheques con provisin de fondos garantizada, se proporcionan en libretas de
cheque distintas a las de los cheques comunes. Las frmulas impresas en los
cuales se deben extender han de ser proporcionadas por los bancos al igual que
los formularios de cheques.


















CHEQUE DE CAJA
El cheque es un documento mediante el cual se solicita a un banco el pago
de cierta cantidad de dinero. El cheque de caja es una orden de pago que el
banco realiza para que sea cobrada ah mismo, o en su caso, para que su
importe sea depositado en la cuenta bancaria que el beneficiario tenga en esa
institucin.





















CHEQUE VIAJERO

Es aquel que expide una institucin bancaria, u otras agencias autorizadas (Visa,
MasterCard, Amex), para que sea pagado por su establecimiento principal y por
sus sucursales o corresponsales que tenga en la Repblica Mexicana o en el
extranjero.

Caractersticas particulares
La persona que aparezca como beneficiario puede presentarlo para su pago
en cualquiera de las sucursales incluidas en la lista que le proporcionar el
banco que los emiti, as como en los comercios alrededor del mundo.
Cuando se compran estos cheques, la institucin solicitar al beneficiario que
escriba su nombre en cada uno de los documentos y que estampe su firma en
el primer espacio; ya que estos documentos se firman dos veces, la primera
cuando se adquieren y la segunda cuando se presentan para su cobro o para
pagar con ellos en algn establecimiento en su caso.
Cuando se presenten para su cobro, se debe exhibir una identificacin oficial
que acredite a la persona como el beneficiario sealado en los documentos.
La falta de pago inmediato de estos cheques cuando son presentados para su
cobro, da el derecho a exigir a la institucin que los expidi la devolucin del
importe del cheque mas el pago de daos y perjuicios, que nunca podrn ser
inferiores al 20% del valor del cheque no pagado.










CHEQUE CON TALN PARA RECIBO
Los cheques con taln para recibo llevarn adherido un taln separable que
deber ser firmado por el titular al recibir el cheque y que servir de comprobante
del pago hecho.











CHEQUES CAUSALES
Los cheques causales debern expresar el motivo del cheque y servirn de
comprobante de pago hecho, cuando lleven el endoso del titular del titular original.








DOCUMENTOS BANCARIOS
CUENTA DE AHORRO
Una cuenta de ahorro es un depsito ordinario a la vista (producto pasivo), en la
que los fondos depositados por la cuenta habiente tienen disponibilidad inmediata
y generan cierta rentabilidad o intereses durante un periodo determinado segn el
monto ahorrado.
Las condiciones de remuneracin varan en funcin del producto concreto. As,
pueden existir cuentas de ahorro que abonen los intereses por ejemplo mensual,
trimestral o anualmente. Igualmente, la remuneracin puede ser lineal (mismo
inters para cualquier saldo), por tramos de saldo o incluso en especie.
Este tipo de cuentas tambin pueden estar sujetas al pago de comisiones, aunque
desde la popularizacin de la banca online la tendencia es a suprimir el pago de
comisiones en los productos de ahorro.













CUENTAS DE MONETARIOS
Son las cuentas creadas para realizar transacciones comerciales, el
cuentahabiente debe aperturar su cuenta de monetarios con una cierta cantidad
de dinero, normalmente es un monto de Q.1,000.00 o ms a diferencia de las
cuentas de ahorro que no tienen un monto mnimo para aperturarse. Para retirar
dinero de la cuenta, se utilizan los cheques que pueden ser emitidos al propio
librador, al portador o a un tercero.




















DOCUMENTOS INTERNOS

ORDEN DE COMPRA
La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir
mercaderas al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago,
entre otras cosas.
El original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.
El duplicado es para el comprador y es una constancia de mercaderas o servicios
encargados.

REQUISITOS
Lugar y fecha de emisin.
Nombre y nmero de orden del comprobante.
Nombre y domicilio.
Datos de la empresa que imprime el documento, habilitacin
municipal, fecha de impresin y numeracin de los documentos
impresos.
Debe aclararse que es un documento no vlido como factura y
colocar la letra "X".













NOTA DE ENVIO
Es un documento con el que se constata el envo de algn tipo de informacin o
mercanca, es muy utilizado en mercadotecnia, en contabilidad, administracin y
en cualquier envo que requiere una comprobacin del mismo. Este documento da
una descripcin de lo que se enva, si hay un costo, el costo, cuenta con
informacin sobre la embarcacin, embalaje o trato relacionado y la circunstancia
en que se encuentra al momento de ser empacado




















TARJETA KARDEX
La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de control, el cual incluye datos
generales del bien o producto, existen muchos tipos de kartex pero como
hablamos de inventarios hablaremos de la tarjetaKardex de inventario la cual, es
una herramienta que le permite tener reportes con informacin resumida acerca de
las transacciones de inventario de la compaa.

Puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de los
costos de mercancas en los almacenes. Estos costos se calculan de acuerdo a la
compaa.

Lo verdaderamente importante de la tarjeta Kardex en los inventarios es que
proporcionan informacin y ayudan al control de los mismos, pero para ello se
debe tener un claro concepto de lo que son los inventarios y una buena
clasificacin de los mismos, por tal motivo los principales tipos de inventarios son:

Inventarios de Materias Primas.
Inventarios de Productos en Proceso.
Inventarios de Productos Terminados
Inventarios de Mercancas no Fabricadas por la Empresa.
Inventarios de Materiales, Repuestos y Accesorios
Inventarios de Envases y Empaques.
Inventarios en Trnsito.