Facilidad para Efectuar presentaciones

Mercantiles
Objetivos del tema
Este tema contiene informacin relevante sobre la forma de:
Preparar una presentacin eficaz personalizada para su audiencia y el entorno
Hacer una presentacin eficaz que genere accin
Abordar las preguntas y mantener a las personas concentradas durante la
presentacin
Resumen de la Presentacin
El objetivo de las presentaciones
Una presentacin puede ser una manera poderosa de comunicar su mensaje a un grupo y de
involucrarse en un dilogo bilateral. Los ejecutivos utilizan las presentaciones con el
objetivo de:
Persuadir a los asistentes para que tomen un determinado curso de accin
Transmitir informacin
Adaptar la informacin para cumplir con las necesidades de determinado pblico
Ofrecer un foro para la discusin de ideas controversiales o retadoras
Descubrir cmo reaccionan las personas ante una situacin o idea
Lograr un compromiso o alineamiento
Involucrar a las personas en la solucin de problemas
Tipos de presentaciones
Con nuestras palabras gobernamos el mundo.
Napolen Bonaparte
Existen muchos tipos de presentaciones, cada uno diseado para satisfacer necesidades
especficas. Algunos ejemplos son:
Ventas: Seala los beneficios y las caractersticas de un producto o servicio; da al
pblico una razn para comprar
Persuasin: Proporciona razones para apoyar una idea o camino
Informe de avance: Detalla el avance de un proyecto, un grupo de trabajo o ventas
de productos.
Demostracin de un producto: Muestra cmo funciona un producto
Plan o estrategia de negocios: Bosqueja el prximo plan de una organizacin o
articula las metas de la empresa
No utilice una presentacin para bombardear al pblico con un cmulo de informacin
detallada. Las personas recuerdan pocos detalles. Puede usar una presentacin para
informar al pblico sobre un cambio o una iniciativa de envergadura, pero recurra a la
comunicacin escrita al entregar los detalles. De esta manera, su propsito determina el tipo
de presentacin que elija.
Sentar las Bases para su Presentacin
Defina su objetivo
Idea Clave
El objetivo de su presentacin es el resultado que quiere obtener: deliberar, convencer, dar
feedback, persuadir o vender. El objetivo debe guiar el desarrollo de la presentacin.
Comience por plantearse las siguientes preguntas: "Cul es el propsito de esta
presentacin?". "Qu quiero que mi pblico haga como resultado?"
Ms especficamente, pregntese lo siguiente:
Quiero informar, persuadir o vender?
Quiero que el pblico entienda, aprenda o acte? Observe la diferencia entre
presentar un presupuesto para que el pblico lo entienda y hacerlo para que la
audiencia se pronuncie mediante un voto
Quiero que la audiencia se comprometa?
Incluya ejemplos y detalles que le ayudarn a lograr su objetivo. Todo lo que sea superfluo,
distraiga o interfiera debe omitirse.
Su objetivo tambin le ayuda a determinar lo siguiente:
Si hacer o no la presentacin
Si hacerla o no a este determinado pblico y en estas circunstancias particulares
Qu va a decir y cmo
Cul debe ser el seguimiento
Posibles objeciones
Conozca a su audiencia
Idea Clave
Una presentacin es un dilogo interactivo entre usted y su pblico. Mientras ms
comprenda a su audiencia le ser ms fcil personalizar su presentacin. Asegrese de que
pueda responder las siguientes preguntas:
El tema es polmico, conocido o nuevo (o una combinacin) para su audiencia?
Quines constituyen la audiencia y cmo se relacionan con su tema?
Cun informados estn sobre el tema? Qu necesitan saber al respecto?
Qu esperan del evento? De su presentacin?
Estn acostumbrados a cierto tipo de presentaciones?
Qu saben de usted? Qu ms necesitan saber? Qu opinan de usted?
Por qu asisten? Vienen por decisin propia o por obligacin?
Es posible que se entusiasmen? Que sean corteses? Apticos? Hostiles?
Hay otros obstculos, historia pasada o expectativas que usted necesite tomar en
cuenta?
Comprender el contexto de la presentacin
Ninguna presentacin sucede en el vaco. El contexto de su presentacin jugar un papel
importante respecto a cmo ser recibida, de modo que debe estar atento a lo siguiente:
Es la situacin formal o informal?
Al dar la presentacin, los asistentes habrn recin terminado de comer, beber,
trabajar, descansar o de hacer alguna actividad? Estarn cansados o alertas?
Cundo fue el ltimo descanso?
Quin hablar antes que usted? Quin viene despus de usted? Cmo podra esto
afectar la reaccin de la audiencia?
Es usted el primer o el ltimo expositor del programa? Del da? De la maana o
de la tarde?
Se espera que responda preguntas o que deje copias de su presentacin?
Cunto tiempo tendr para hacer su presentacin? Puede entregar su mensaje en
ese lapso?
Requerir el entorno fsico de la sala que usted adapte su presentacin de alguna
forma?
Qu control tendr usted sobre el entorno fsico?
Preparacin a fondo
Perspectiva Personal
Estaba particularmente encantada con la invitacin para realizar una presentacin a un
grupo de CEO Asiticos en Bangkok, Tailandia.
Mir el programa y pens: "Tengo un lugar privilegiado ". El orador de apertura iba a ser el
Primer Ministro de Malasia. Qu maravilloso! Sigo a un primer ministro. Esto es un
verdadero halago. Prepar mi material habitual. Se me pidi que hablara sobre la
competitividad global y qu cosas hacan que las empresas fueran de clase mundial. Yo
estaba lista.
Mientras escuchaba el discurso del Primer Ministro, su mensaje se torn cada vez ms
candente y anti-occidental. En ese momento el Primer Ministro estaba recogiendo votos
polticos contrastando los valores asiticos con los valores occidentales. Yo
simplemente no me d cuenta del efecto que estaba teniendo en el pblico. Cuando
comenc mi presentacin no tom en cuenta seriamente los puntos que tena en mi contra.
S, yo era mujer, no obstante estaba bien calificada, pero tambin era norteamericana y no
me haba percatado de la desventaja que eso significaba para m en ese momento. Dado que
la mayora de mis experiencias e historias eran estadounidenses, trat de desviar la atencin
de ese hecho al comenzar mi presentacin con una broma acerca de que ellos eran expertos
sobre Asia y yo una experta en empresas estadounidenses. Pero nadie se ri, y deb haber
comprendido mi situacin en ese entonces. Fue el peor discurso de mi vida. Yo nunca haba
tenido una mala recepcin de un pblico y me encontraba muy nerviosa y preocupada por
mi presentacin. De esa experiencia he aprendido algunas lecciones que ahora dirigen todo
lo que hago: es mejor conocer al pblico, saber quines ms van a presentar y conocer el
contexto de las otras presentaciones. Si usted no conoce el contexto y acaba de entrar a una
reunin preparado para hacer lo que mejor sabe hacer, an as puede fallar, incluso si lo
suyo es muy, muy bueno y usualmente bien recibido. Yo no haba pasado suficiente tiempo
pensando en el contexto. Bueno, cranme, ahora lo hago. Soy inexorable cuando se trata de
preparacin y de pensar acerca de quin ser la audiencia. Ahora quiero saber quines son y
cules son sus puntos de vista. Tambin quiero saber quin ms estar presentando y cul
es el objetivo de la presentacin. Estoy hablando de una minuciosa preparacin. Siempre he
sido una persona muy preparada y no quiero sonar casual, pero ahora me fijo ms en el
contexto. Ese discurso fue hace casi diez aos y ahorame aseguro de estar mejor preparada.
La preparacin detallada y la investigacin son fundamentales para dar un discurso exitoso.
Es fundamental tomarse el tiempo para investigar a la audiencia, a los otros oradores del
evento y el contexto del evento de antemano, porque la falta de preparacin podra costarle
muy caro a su llegada.
Rosabeth Moss Kanter
Decida qu va a decir
Etapas de Preparacin


Muchos de nosotros hemos experimentado el bloqueo de que sabemos qu decir, pero no
sabemos cmo ponerlo en palabras. Por lo general, la forma ms fcil de proceder es dividir
el trabajo en etapas
Etapa 1: Defina el mensaje clave. Qu quiere que las personas recuerden y qu
accin quiere que realicen? Este mensaje fluye directamente de su objetivo. Puede
presentar diversos argumentos, ideas y datos que lo sustenten, pero slo un mensaje
clave.
Etapa 2: Luego, identifique los argumentos que respaldan su mensaje. Evite el
exceso de detalle pero asegrese de hablar sobre algo ms que slo de datos. Es
importante identificar y referirse a los fundamentos emocionales de su mensaje.
Por qu motivo debera interesarse el pblico?
Etapa 3: Finalmente, identifique cundo es importante conseguir la participacin,
las reacciones, el acuerdo o el convencimiento del pblico.
Revise y afine sus ideas
Todo cambia un poco en cuanto es expresado en voz alta.
Hermann Hesse
Despus de generar un conjunto inicial de ideas sobre qu decir, usted est listo para
revisarlas y refinarlas. Considere lo siguiente:
El mensaje clave que seleccion realmente es el ms importante? Apoya los
objetivos de la presentacin?
Los argumentos que usted reuni son comprensibles para todos los niveles de su
audiencia?
Su contenido convencer a su audiencia a estar de acuerdo con usted?
Son explcitas las conexiones lgicas?
Qu argumentos es necesario desarrollar?
Qu argumentos contrarios necesitar usted neutralizar?

Luego, pregntese qu otra cosa puede hacer o decir que logre persuadir a su pblico.
Quienes persuaden con eficacia utilizan argumentos que combinan la lgica y la emocin.
Su capacidad de persuasin es en gran medida producto de su entusiasmo, credibilidad y
conviccin personal en el tema.
Recuerde: Debe incluir slo aquellos detalles que persuadan. Los detalles superfluos
distraern a los oyentes de lo que usted quiere que escuchen, procesen y recuerden. Si no
est seguro del impacto que puede tener una idea, omtala.
Sea simple
Perspectiva Personal
En una organizacin internacional grande y diversa, la comunicacin dentro de la misma
debe basarse en declaraciones muy breves y sencillas. Si una organizacin tiene gente
trabajando en la oficina de mensajera en Mosc, en terreno en Beijing o en el medio oeste
de Estados Unidos, entonces esas personas tienen que ser capaces de entender qu es lo que
la organizacin est tratando de lograr.
La forma en que normalmente se manifiesta esto, es a travs de una declaracin de la
misin corporativa o una declaracin de objetivos. He visto declaraciones de misin de
hasta doscientas palabras y cuando me involucr con KPMG, tratamos de averiguar lo que
podramos decir a la gente que les permitiera identificarse con la organizacin. Que no slo
lo vieran como un lugar para venir a trabajar y recoger su sueldo al final del mes, sino
como un lugar donde ellos, como individuos pertenecientes a la organizacin, tenan algo
que aportar.
As que convertimos la declaracin de la misin en una muy simple, diciendo que KPMG
es la firma mundial de contabilidad que convierte el conocimiento en valor para beneficio
de nuestra gente, nuestros clientes y la sociedad en que vivimos. As de simple.
Tambin las mismas palabras pueden significar cosas diferentes para distintas personas y
mientras ms palabras se usen, ms probabilidad hay de que existan malentendidos. Me
tom mucho tiempo comprender que, aunque usted puede tener una organizacin que habla
y entiende muy bien lo que dice, algunas personas dentro de la misma pueden interpretar
las palabras de manera diferente. As que mientras ms simple y conciso sea su mensaje,
ser mejor para usted. .
La simplicidad en la comunicacin es clave, sobre todo en las grandes organizaciones.
Tenga en cuenta que las personas pueden interpretar las mismas palabras de manera
diferente, as que es importante mantener la comunicacin concisa para evitar la posibilidad
de un malentendido.
Organice su presentacin
Introduccin

Cuando ya dispone del material bsico para su presentacin, necesita organizarlo. Una
presentacin bien organizada har que el esfuerzo de atencin de la audiencia disminuya al
mnimo, aumentando la probabilidad de que usted cumpla con su objetivo.
Durante la introduccin, recurra a un anzueloun comentario, una pregunta, una historia
relevante, una declaracin o un ejemplopara conseguir el inters y la atencin de su
pblico.
La introduccin tambin le sirve para hacer lo siguiente:
Definir el propsito de la presentacin.
Establecer su credibilidad. Pregntese: cules de mis calificaciones impresionar
a este pblico en particular? y resltelas. O, si es apropiado, haga que otra persona
con autoridad y credibilidad anuncie su presentacin.
Describir la importancia del tema para el pblico: de qu les sirve?
Sealar de antemano y en forma muy breve los puntos principales que abordar.
Actividad: Capte la atencin de su pblico
Usted est dando un discurso sobre innovacin a una muestra representativa de ejecutivos
de su organizacin. Cul de las siguientes frases de introduccin sera la mejor para captar
la atencin de sus oyentes al comienzo de su presentacin?

Qu tienen en comn las notas Post-it y el Silly Putty (plstico flexible con consistencia de
masa)? Son innovaciones que originalmente fueron vistas como un fracaso rotundo por los
ejecutivos.
Opcin correcta. Estos ejemplos especficos, interesantes y muy conocidos, as como los
hechos sorprendentes acerca de ellos, inmediatamente captarn el inters de su audiencia.


Hoy vamos a hablar de creatividad e innovacin para todo tipo de organizaciones.
No es la mejor opcin. Esta introduccin es demasiado amplia para captar la atencin la
atencin de su audiencia.


Cualquier empresa que espera tener xito en esta poca tan competitiva, tiene que tener la
capacidad de innovar.
No es la mejor opcin. Aunque esta introduccin deja entrever el tema de su discurso, no
es la mejor porque utiliza un lenguaje seco y por lo tanto no capta la atencin de su
audiencia.

Exposicin de una necesidad o un problema
La segunda parte de su presentacin es la exposicin de una necesidad o un problema. Aqu
usted debera hacer lo siguiente:
Dejar en claro a su audiencia por qu debera interesarse en su mensaje
Desarrollar una necesidad o un problema especfico que usted y la audiencia
resolvern juntos.
Incorporar argumentos pertinentes, ejemplos y una variedad de materiales de apoyo
para mantener el inters sin desviar la atencin del tema.
Involucrar a los miembros del pblico pidindoles sugerencias y abordando sus
necesidades y problemas.
Evaluar la aceptacin pidiendo feedback, si es apropiado.
La solucin
La tercera parte de su presentacin, la solucin, deja en claro a la audiencia cmo piensa
usted que se debe resolver el problema o responder a la necesidad. Aqu har lo siguiente:
Ayudar a la audiencia a visualizar los beneficios de la solucin
Involucrar a la audiencia en el desarrollo de un camino para avanzar
Expresar su solucin en trminos de las necesidades de la audiencia
Se cerciorar de que la urgencia de su solucin coincide con la necesidad
Llamado a la accin
Idea Clave
Para concluir, usted necesita hacer un fuerte llamado a la accin. Aqu debera hacer lo
siguiente:
Reiterar el mensaje clave de la presentacin
Integrar los puntos presentados en la introduccin con los comentarios de cierre
Recomendar la accin
Sugerir un acuerdo
Obtener un compromiso o la aceptacin
Entregar una conclusin final
Duracin
Cunto debe durar una presentacin? Muchas veces, usted debe ajustar su presentacin a
un horario que han programado otros.
Por ejemplo, tal vez le otorguen treinta minutos para dar una presentacin de ventas a un
comprador. En otras situaciones, usted controla el tiempo y puede determinar la duracin
ptima de su presentacin.
Las pautas a continuacin son tiles para ambas situaciones:
Haga que su presentacin dure el tiempo necesario para transmitir su mensaje clave
en forma clara y completa.
Haga que dure slo lo suficiente para que sea clara y est completa en el tiempo
asignado.
Es mejor presentar menos puntos y presentarlos bien. La mayora de los adultos
recuerdan alrededor de cinco puntos, generalmente no menos de tres y no ms de
siete.
Si no dispone del tiempo necesario para conseguir que el pblico comprenda o
acepte una idea, resrvela para otra presentacin.
Terminar la charla antes de tiempo es mejor que no terminarla o que terminarla a la
carrera.
Piense en qu puede eliminar si le recortan su tiempo.
Deje tiempo para preguntas al final como una gentileza bsica.
El uso de apoyos visuales
El poder de los apoyos visuales



Cada persona tiene un estilo preferido para aprender, pero la mayora responde mejor a los
apoyos visuales que slo a la palabra hablada. Tome en cuenta los siguientes hallazgos de
investigaciones realizadas:
Las personas adquieren 75 por ciento de lo que saben por la vista, 13 por ciento a
travs del odo y 12 por ciento a travs del olfato.
Una imagen es tres veces ms eficaz para transmitir informacin que las palabras
por s solas.
Las palabras y las imagines juntas son seis veces ms eficaces que las palabras
solas.
Use apoyos visuales para ayudar a su pblico a:
Mantenerse atento
Recordar los datos
Comprender ideas, relaciones o entornos fsicos
Sealar que usted est cambiando de tema
Elija los medios apropiados
Hay muchos medios visuales, tales como las transparencias, las diapositivas digitales, los
rotafolios y el material impreso. Al seleccionar alguno de estos medios, usted debe tomar
en cuenta la flexibilidad, el costo y cun apropiado es para su presentacin.
Ventajas y Desventajas de los medios
Medio Ventajas Desventajas
Diapositivas Fciles de crear, actualizar
y transportar

No siempre se proyectan
con claridad
La tecnologa puede fallar;
debe tener un conjunto de
transparencias de respaldo
Material impreso
para entregar
tiles para presentaciones
breves e informales
Proporciona espacio para
tomar apuntes y puede
conservarse para consultas
posteriores
Puede contener
antecedentes
complementarios
Puede convertirse en el
punto focal de la audiencia,
desviando su atencin de la
presentacin
Puede distraer si se
distribuye durante la
presentacin.

Rotafolios Flexibles
Fciles de crear
Estimulan la interaccin
No son eficaces para grupos
grandes
Difciles de transportar
Transparencias Flexibles
Fciles de crear
Permiten luz en la sala para
mantener el contacto visual
Adecuadas tanto para
situaciones formales como
informales
Puede ser incmodo poner y
sacar las transparencias
Tecnologa antigua
Apoyos visuales eficaces

Hoja de trabajo Logstica

Hoja de trabajo Objeciones

Artculos en lnea
Nick Morgan. "Cmo convertirse en un orador autntico." Harvard Business Review,
Diciembre 2008.
Al igual que con los planes ms preparados, los discursos mejor ensayados suelen fracasar.
Por mucha preparacin que exista detrs de un discurso, es imposible contrarrestar la
percepcin de una audiencia de que el orador no es sincero. Por qu a tantos ejecutivos les
cuesta transmitir autenticidad a su pblico? Morgan, coach de comunicaciones durante ms
de dos dcadas, ofrece consejos para superar esta dificultad.
Una conversacin con el guionista Robert McKee. Bronwyn Fryer. "Contar historias que
mueven y conmueven." Harvard Business Review, Junio 2003.
A los ejecutivos a veces les cuesta persuadir. Pueden tener todos los datos, las mejores
razones y presentaciones PowerPoint muy completas. Pero aun as no obtienen lo que
buscan. El aclamado profesor de escritura de guiones, Robert McKee, dice que esto se debe
a que se usa todo el potencial de las historias, las que satisfacen la profundidad humana de
que la vida tenga un propsito y un patrn.
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