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EL ACTA DE ENTREGA: PRIMERA PARTE

ACTAS DE ENTREGA DE LOS RGANOS DE LA ADMINISTRACIN


PBLICA Y DE SUS RESPECTIVAS OFICINAS O DEPENDENCIAS
Lcda. Gloria Rondn
Septiembre 2011

1. BASAMENTO LEGAL

Constitucin de Repblica Bolivariana VenezuelaGORBV N 5.908 del 19/02/2009) (Art. 141
Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal. Publicada en Gaceta Oficial N 6.013 Ext. De 23/12/2010. (Artculos
51, 52 y 53 )
Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de Repblica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal.(GORBV N 39.240 del 12/08/2009) (Art. 83)
Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre
el Sistema Presupuestario. (GORBV N 5.781 del 12/08/2005) (Art. 53 y 54)
Normas para Regular la Entrega de los rganos de la Administracin Pblica y de sus
Respectivas Oficinas o Dependencias. (GORBV N 39.229 del 28/07/2009)
.
2. CONCEPTO

Es un instrumento administrativo mediante el cual el servidor pblico que se separa de su empleo,
cargo o funcin, deja constancia del estado en que se encuentran los asuntos, bienes y recursos
asignados y en resguardo de la limitacin de responsabilidades del servidor pblico que recibe
como del que hace entrega.

3. DEBER DE HACER ENTREGA:

Todo servidor pblico que administre, maneje o custodie recursos o bienes pblicos, al cesar en
su empleo, cargo o funcin, deber entregar formalmente el rgano, entidad, oficina o
dependencia de la cual sea responsable.

4. OBJETIVO DEL ACTA

Que el servidor pblico cuando se retira, proporcione a quien lo sustituya en el cargo, los
elementos necesarios que le permitan cumplir con las tareas y compromisos inherentes al
desempeo del cargo.
Permite constatar el resultado de la gestin y de los objetivos propuestos.
Delimitacin de responsabilidades.

5. MATERIALIZACIN DE LA ENTREGA

La entrega se efecta en la fecha en que el servidor pblico que lo sustituya en sus funciones
tome posesin del cargo, o en un plazo que no exceder de tres (03) das hbiles contados a partir
de la toma de posesin.
Entrega al funcionario pblico que la mxima autoridad jerrquica del respectivo ente u
organismo designe para tal efecto.
6. MBITO SUBJETIVO DE APLICACIN:
Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico Nacional.
Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico Estadal.
Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico en los distritos y
distritos metropolitanos.
Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico Municipal.
Los rganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Pblico en los territorios
federales y dependencias federales.
Los institutos autnomos nacionales, estadales, distritales y municipales.
El Banco Central de Venezuela.
Las Universidades Pblicas.
Las dems personas de Derecho Pblico nacionales, estadales, distritales y municipales.
Las sociedades de cualquier naturaleza en las cuales las personas a que se refieren los
numerales anteriores tengan participacin en su capital social, as como las que se constituyan con
la participacin de aquellas.
Las fundaciones y asociaciones civiles y dems instituciones creadas con fondos pblicos, o
que sean dirigidas por las personas a que se refieren los numerales anteriores (...)

7. AUTORIDADES RESPONSABLES DE LA ENTREGA:
Los Presidentes de Juntas Directivas, Junta Administradora, Consejo Directivo u rgano
similar.
Los Gerentes o Directores. Jefes Autoridades administrativas de cada departamento, seccin
o cuadro organizativo especfico.
Servidor pblico saliente, elabora, presenta y suscribe la respectiva acta de entrega

8. OMISIN DE LA ENTREGA FORMAL (ART.9 NRE)

Servidor pblico entrante o la persona designada por la mxima autoridad jerrquica, levanta acta
detallada, con asistencia de dos testigos, y del auditor interno del organismo entidad, dejar
constancia del estado en que encuentre los asuntos, bienes y recursos asignados, y se
especificaran errores, deficiencias u omisiones que se advirtieren, u
otra situacin que sea necesario sealar


9. CONTENIDO DEL ACTA:

Lugar y fecha de la suscripcin del Acta
Identificacin del rgano, entidad, oficina o dependencia que se entrega.
Identificacin de quien entrega y de quien recibe.
Motivo de la entrega y su fundamentacin legal.
Relacin de los anexos que acompaan al acta y que se mencionan en los Artculos 11 al 17
de las presentes Normas, segn sea el caso, con mencin expresa de que forman parte integrante
del acta.
Suscripcin del acta por parte de quien entrega y de quien recibe

1. ANEXOS DEL ACTA

Estado de las cuentas que refleje la situacin presupuestaria, financiera y patrimonial,
cuando sea aplicable.
Mencin del nmero de cargos existentes (empleados, obreros, fijos, contratados, jubilados
y pensionados)
Inventario de bienes muebles e inmuebles
Situacin de la ejecucin del plan operativo de conformidad con los objetivos propuestos y
las metas fijadas en el presupuesto.
ndice general del archivo
Cualquier otra informacin o documentacin necesaria.

1. OTROS ANEXOS DEL ACTA:
Unidades Administradoras (Art. 53 Reglamento N 1 de LOAFSP):
o Monto de los fondos de bienes asignados a la respectiva unidad administradora.
o Saldo en efectivo de dichos fondos a la fecha de entrega de la gestin
o Estados bancarios actualizados y conciliados.
o Lista de comprobantes de gastos.
o Cheques emitidos pendiente de cobro.


rganos o entidades que manejan ramos especficos (Art. 13 NRE)
o Detalle de lo liquidado y recaudado por los rubros respectivos, y de los derechos pendientes de
recaudacin de aos anteriores.
rganos de control fiscal (Art. 14 NRE)
o Relacin de los expedientes abiertos con ocasin del ejercicio de la potestad de investigacin.
o Procedimientos administrativos para la determinacin de responsabilidades, con indicacin del
estado en que se encuentran

Gobernaciones, oficinas o dependencias de hacienda estadal (Art. 16 NRE)
o Situacin del Tesoro Estadal.
o Informacin de la ejecucin del presupuesto estadal de ingresos y egresos del ejercicio
presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudacin de aos anteriores.
o Situacin de las cuentas del respectivo estado

Alcaldas, direccin de hacienda distrital o municipal (Art. 17 NRE)
o Situacin del Tesoro Distrital o Municipal.
o Informacin de la Ejecucin del presupuesto distrital o municipal de ingresos y egresos del
ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudacin de aos anteriores.
o Situacin de las cuentas distritales o municipales.
o Inventario detallado de los terrenos ejidos y de los terrenos propios distritales o municipales.
o Relacin de ingresos producto de las ventas de terrenos ejidos o terrenos propios distritales o
municipales.

1. DATOS E INFORMACIN QUE DEBE INCLUIRSE EN EL ACTA

Los anexos del acta de entrega debern incluir datos e informacin, con fecha de corte al
momento del cese del servidor pblico que entrega.
Es responsabilidad de quien entrega, la exactitud del acta y sus anexos tanto cualitativa como
cuantitativamente. (Art. 18 NRE)
En caso de no existir informacin o los documentos requeridos para el acta y sus anexos, se dejar
constancia de tal condicin y de los motivos que impidieron su entrega. (Art. 19 NRE)
Especificar los errores, deficiencias u omisiones que se advirtieren en el levantamiento de la
misma, as como cualquier otra situacin que sea necesario sealar. (Art. 20 NRE)

... ORIGINAL Y COPIAS DEL ACTA Y SUS ANEXOS:

o El acta de entrega y sus anexos se elaborarn en original y tres copias certificadas. (Art. 21
NRE)
o Original se archiva en el despacho de la mxima autoridad jerrquica, o en la oficina o
dependencia que se entrega.
o Una (1) copia certificada se entregar al servidor pblico que recibe.
o Una (1) copia certificada se entregar al servidor pblico que entrega.
o Una (1) copia certificada se entregar a la Unidad de Auditora Interna del rgano o entidad,
dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes de la fecha de suscripcin del acta.

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