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MINISTERE DE LA SANTE DE LA POPULATION ET DE

LA REFORME HOSPITALIERE
DIRECTION DE LA PREVENTION
COMITE DE COORDINATION NATIONAL ALGERIE
(CCM ALGERIE)
Appui du Fonds Mondial linitiative algrienne
pour la mise en uvre du Plan dAction de lutte
contre les IST/VIH/SIDA
MANUEL DE PROCEDURES
NOVEMBRE 2004
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INTRODUCTION
Aprs validation de la proposition qui lui a t soumise par lAlgrie, le
Fonds Mondial de Lutte contre le VIH/SIDA, le Paludisme et le Malaria vient
daccorder une subvention destine appuyer linitiative algrienne de lutte
contre les IST/VIH/SIDA. Cet appui vient dtre matrialis par la signature de
laccord de subvention nDZA-304-G01-H en date du 30 octobre 2004.
Pour la mise en uvre de cet accord et de son suivi sur terrain, il a t utile
dlaborer un manuel de procdures dont lobjectif est la description et la
dfinition des outils et mthodes de gestion devant permettre son excution.
Ce manuel vise aussi clarifier toutes les relations fonctionnelles du cadre
institutionnel cre cet effet et devant permettre lapplication du programme
arrt. Lorganisation institutionnelle fait intervenir de nombreux partenaires
dont il est utile de spcifier toutes leurs relations fonctionnelles.
Enfin, il constitue un document de rfrence pour tous les oprateurs
(institutions gouvernementales, ONG, organisations onusiennes) appels
intervenir dans le projet densemble.
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I / CADRE INSTITUTIONNEL - ROLES ET RESPONSABILITES DES
PARTENAIRES
Dans le cadre de sa stratgie de lutte contre les IST/VIH/SIDA, lAlgrie a
difi un cadre institutionnel de concertation constitu de partenaires divers et
regroups au sein dun Comit de Coordination National (CCM).
1.1. CCM ALGERIE
La Commission de Coordination de lAlgrie a t cre par arrt ministriel
n20/MSPRH du 30 juillet 2002. Elle est prsid par le Ministre de lducation
nationale depuis la signature du contrat avec le Global Fund en remplacement
du Ministre de la Sant , de la population et de la rforme Hospitalire qui en
avait assur la prsidence jusque l. Elle comprend :
- le prsident du Comit National de Lutte contre les IST/VIH/SIDA
(CNLS),
- les Directions centrales du Ministre de la Sant, de la population et de la
rforme hospitalire et les organismes sous tutelle (INSP , IPA , PCH
,ANS )
- les reprsentants des dpartements ministriels concerns par le
phnomne du VIH/SIDA (Jeunesse et Sports, Education nationale,
Enseignement Suprieur, Affaires Religieuses, Travail et Scurit Sociale,
Intrieur, Dfense Nationale, Emploi et Solidarit, Justice ,
communication),
- les membres reprsentant la socit civile travers les ONG activant dans
le domaine,
- les reprsentants des institutions et agences onusiennes (PNUD,
ONUSIDA, OMS, UNICEF, FNUAP)
- le reprsentant de lambassade de France en Algrie
Cette CCM est charge de la supervision et la coordination des
interventions de multiples partenaires intervenant dans la proposition de lutte
contre les IST/VIH/SIDA en Algrie.
Cette CCM, prside par Monsieur le Ministre de la Sant, de la Population
et de la Rforme Hospitalire jusqu la signature du contrat de subvention
par le Global Fund est prside par Monsieur le Ministre de lducation
Nationale.
Cette CCM a pour principales missions :
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- la formulation de toute proposition de linitiative algrienne concernant le
programme national de lutte contre les IST/ VIH/SIDA,
- se prononce sur toutes les propositions et validera toutes les dcisions qui
seront prises dans ce cadre,
- la coordination de llaboration de la proposition nationale,
- la coordination de llaboration du plan de travail et la rpartition des
activits entre les diffrents partenaires,
- le suivi de la mise en uvre du programme dans tous ses aspects
techniques et financiers,
- le suivi de ltat davancement du programme,
- la mise en place du Comit technique de Pilotage,
- la coordination du processus du suivi-valuation du programme en troite
collaboration avec le PNLS, les ONG, les institutions nationales et
internationales partenaires du projet,
- la recherche et limplication dautres partenaires publics et privs pour
renforcer les capacits et moyens du programme,
- participer llaboration des rapports techniques et financiers
priodiques.
2. MECANISMES DE COORDINATION
2.1. Runions et correspondance
La CCM se runit une fois tous les 3 mois en session ordinaire et, si besoin en
est, en session extraordinaire aprs convocation par son prsident ou des 2/3 de
ses membres. Pour chaque runion, il est tabli pralablement un ordre du jour
par lunit de gestion qui sera notifi tous les membres au moins 7 jours avant
la date fixe.
Ces runions sont destines faire le point sur ltat davancement du
programme, de traiter toute affaire ou dossier ncessitant la concertation et de
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prendre les dcisions qui simposent pour assurer la conduite efficace de
lexcution du programme.
La CCM peut inviter dautres membres (dpartements ministriels, ONG,
experts, reprsentants agences onusiennes) ces runions gnrales pour
lassister pour avis dexperts.
Lunit de gestion a la charge dassurer le secrtariat et de rdiger le procs
verbal (PV). Ce PV sera transmis tous les membres de la CCM ainsi quau
Global Fund et au LFA.
Lordre du jour des runions de la CCM ainsi que les PV de runion seront
rendus publics sur le site internet du Ministre de la Sant, de la Population
et de la Rforme Hospitalire.
Lunit de gestion doit aussi dvelopper des relations fonctionnelles denvoi de
rapports et autres documents par tout moyen de communication (attachs de-
mail, Fax, voie postale)
2.2. Comit technique de Pilotage
Dans un souci de facilitation de lexcution du programme, il a t cr un
Comit technique de Pilotage prsid par la Directrice de la Prvention du
Ministre de la Sant, de la Population et de la Rforme Hospitalire. Les autres
membres de ce comit sont issus de la CCM. Il a pour principales attributions :
- la dfinition des grandes orientations politiques et stratgiques du
programme algrien de lutte contre les IST/VIH/SIDA,
- la concertation et la coordination sur toutes les questions techniques du
programme
- le contrle permanent de lexcution des activits du programme,
- le suivi et lvaluation des activits du programme,
2.3. Commissions techniques
Pour accrotre lefficacit de lexcution du programme et en superviser les
aspects plus spcifiques , la CCM a cre des groupes de travail organiss en
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commissions spcialises , constitus dexperts issus de la CCM et renforcs
par dautres intervenants. Ces groupes coiffent les domaines suivants :
- Commission Epidmiologie et prvention : Ce groupe de travail a pour
principal rle de coordonner les diffrentes tudes, enqutes, et dvaluer
le systme de surveillance prvues dans les plans daction.
- Commission clinique, thrapeutique et formation : Ce groupe de travail a
pour rle le suivi permanent des oprations dacquisition et de distribution
des mdicaments (ARV et autres), de sassurer de leur disponibilit en
tout lieu et en tout moment et dapporter toute lexpertise de ses membres
dans la discussion et lenrichissement des protocoles de prise en charge
des malades ainsi que la formation des personnels de sant.
- Commission laboratoire, dpistage et formation : Ce groupe de travail a
pour rle de coordonner toutes les activits relatives aux tests et
counselling prvus dans le programme, de soutenir la cration des Centres
de Dpistage Anonymes et Gratuits, de sassurer de la disponibilit des
ractifs et autres moyens de dpistage, de suivre les indicateurs y affrents
et assurer la formation des personnels de sant.
- Commission information, ducation, communication (IEC) : Ce groupe de
travail a pour rle la validation de lensemble des supports audio-visuels,
affiches, messages, brochures et autres supports ducatifs et de
sensibilisation prvus dans le programme et assiste les intervenants
partenaires leur diffusion massive. Il apporte aussi toute son assistance
la mise en uvre efficace de toute campagne nationale, rgionale ou
locale de communication sociale.
- Commission de prise en charge psychosociale coordonnant et supervisant
les actions daccompagnement des personnes infectes et de leurs
familles ainsi que la formation des personnels dans ce domaine.
2.3. Le Bnficiaire Principal (PR)
Le PR du programme Algrien est le Ministre de la Sant, de la Population et
de la Rforme Hospitalire, dcision valide lunanimit par la CCM Algrie.
Le signataire du contrat est le DAG. La Direction de la Prvention est charge
en ce qui la concerne de la programmation ,du suivi et de lvaluation des plans
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daction en coordination avec les autres secteurs .Une unit de Gestion est mise
en place pour la mise en uvre du plan daction .
Un compte bancaire spcifique a t ouvert au niveau du CPA ,agence Val
dHydra intitul :
LA PHARMACIE CENTRALE DES HOPITAUX
(GLOBAL FUND Plan IST /VIH /SIDA) .
Les signataires sont : le DAG du MSPRH ,le DG de la PCH et le coordinateur
technique principal .Deux signatures seront exiges sur chaque chque mis
dont obligatoirement celle du coordinateur technique.
2.4. Lunit de gestion (UGP)
Lunit de gestion du programme a t cre par arrt ministriel du MSPRH.
Elle a t mise en place pour assister le PR dans la mise en uvre du plan
algrien de lutte contre les IST/VIH/SIDA. Elle a pour mission de :
1. Assurer la gestion programmatique, financire et administrative du
programme en troite collaboration avec le comit technique de pilotage
2. Elaborer, en concertation avec le programme national de lutte contre le VIH-
Sida et les principaux acteurs du secteur, le programme de travail des
activits relevant de sa responsabilit et sassurer que les projets mens par
les sous-bnficiaires sont en adquation avec les objectifs globaux de la
composante et excuts selon les plans et budgets tablis ;
3. Assurer le suivi de lexcution du plan dactivit de lutte contre le VIH-Sida
en regard des rsultats et des indicateurs dfinis dans laccord de subvention ;
4. coordonner avec le LFA toutes les missions daudit et dvaluation du
programme sous tous les aspects techniques et financiers,
5. Mettre en place un systme de suivi-valuation permettant llaboration des
rapports trimestriels davancement et le rapport annuel et assurer la formation
des sous-bnficiaires;
6. Initier et coordonner les valuations des actions entreprises, en tirer les
leons en vue de lamlioration des rsultats de la composante ; Fournir un
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appui-conseil aux diffrents partenaires sur les stratgies de mise en uvre
permettant latteinte des objectifs et des rsultats escompts ;
7. Procder lanalyse technique de tout document relatif aux activits
planifies manant des diffrentes structures sous-bnficiaires ;
8. Identifier les besoins en assistance technique et laborer les termes de
rfrence des consultations et de toutes autres tudes nationales requises dans
le cadre du programme ;
9. Suivre en relation avec les experts du programme en finance-audit et
approvisionnements, llaboration et le suivi de lexcution du budget
consolid et la ralisation des dpenses ainsi que lapplication des procdures
dappel doffres pour lacquisition des biens et services au profit du
Programme, conformment aux procdures du Ministre de la Sant, de la
population et de la Rforme Hospitalire et aux activits prvues dans le plan
de travail ;
10. Travailler en troite collaboration et avec lappui de lexpert transversal de
suivi-valuation du programme ;
11. Maintenir des relations troites avec lAgent Local du Fonds Mondial (LFA)
et lui fournir lassistance et les services requis pour faciliter lexamen et la
rsolution des problmes ventuels ;
12. Prparer les rapports programmatiques et financiers consolids du
programme et la Direction de la Prvention pour les transmettre au LFA et
au CCM ;
13. Dvelopper et animer dans lharmonie un rseau oprationnel de partenaires
nationaux et intervenant dans le domaine du VIH-Sida - Appuyer et
dvelopper des relations harmonieuses entre lUGP, le Ministre de la Sant
,de la population et de la Rforme Hospitalire et ses principaux
interlocuteurs ;
14. prparer et assurer le secrtariat des runions trimestrielles et extraordinaires
de la CCM et autres runions lies au programme.
15.tablir et transmettre en toute urgence tout rapport li un fait pouvant
contrarier la bonne excution du programme.
2.4. Les Sous Bnficiaires (SPR)
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Les SPR du programme sont ceux dfinis dans la convention de subvention
conclue entre le Ministre de la Sant, de la Population et de la Rforme
Hospitalire et le Fonds Mondial.
Aprs laboration et validation de leurs plans daction et aprs signature de la
convention type avec le PR, il sera accord des moyens financiers ces SPR qui
seront suivis et contrls par des Socits dExpertise Comptable qui seront
dsignes cet effet.
Les responsabilits des SPR sont :
- laborer des plans daction budgtiss, des plans dachats, et des plans de
suivi valuation
- prparer et soumettre les demandes de versement au PR conformment au
plan de travail tabli,
- mettre en uvre les activits planifies et consignes dans leur plan
daction conformment au plan de travail et aux dispositions de la
convention qui les lie au PR,
- assurer le suivi valuation des activits programmes sur le terrain
- laborer et mettre disposition du PR et du LFA de toutes les donnes
techniques et financires ncessaires la supervision du programme,
- cooprer avec le LFA et lui faciliter les visites dvaluation et dtude des
registres et comptes rendus du programme,
- laborer et transmettre les rapports dactivits trimestriels et annuels et
tout autre document facilitant le suivi-valuation de lexcution des
activits programmes et pouvant tre demands par le PR et le LFA,
- tenir jour les livres et les registres comptables et financiers prvus par la
convention,
- mettre disposition des auditeurs internes et externes de tous les
documents ncessaires aux missions daudit programmes ou non
programmes,
- participer aux runions de la CCM.
2.5. Le Fonds Mondial (FM)
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Le Fonds Mondial est le bailleur de fonds du programme portant appui
linitiative algrienne de lutte contre les IST/VIH/SIDA. Sa fonction se rsume
comme suit :
- orientation stratgique du programme en troite coordination avec le
MSPRH et la CCM,
- suivi de la planification, de lexcution et de lvaluation du programme,
- coordination sur tous les aspects relatifs au financement et lexcution
du programme,
- collaboration avec le MSPRH dans llaboration des plans de travail
annuels et lapprobation de leur financement,
- supervision en collaboration avec le MSPRH et le LFA,
- validation et approbation des attestations de dons afin dobtenir
lexonration des droits de douane et de la TVA.
2.6. LAgent Local de Fonds (LFA)
Le LFA est le reprsentant du Fonds Mondial. Il a pour missions de :
- assurer la coordination avec le PR et la CCM pour la mise en uvre du
programme,
- superviser en troite collaboration avec lUGP la gestion financire des
fonds du programme,
- conduire des missions de supervision et de revue et laborer des rapports
de mission,
- coordonner les aspects relatifs lvaluation du programme,
- valider les rapports techniques et financiers trimestriels et les transmettre
au Fonds Mondial,
- transmettre la demande de versement de fonds au Fonds Mondial et
assurer les dboursements au BP,
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- assurer le reporting priodique au Fonds Mondial sur les ralisations du
programme,
II- MISE EN UVRE ET EVALUATION DU PROGRAMME
La proposition algrienne a fait lobjet dun plan daction tal sur 2 ans et
couvrant 5 domaines dactivit. Ce plan daction est mis en place sous forme
dun plan de travail comportant les projets et les activits raliser par le PR et
les SPR. Le suivi de ce plan de travail seffectue par le biais de llaboration de
rapports priodiques semestriels pour la premire anne et ventuellement
trimestriels pour la seconde anne, et annuels sous leur forme synthtique.
Ces rapports ont pour objet de faire ressortir toutes les avances relles
effectues et identifier les contraintes majeures ventuelles pour leur trouver les
solutions adquates de rglement.
Le plan de suivi et valuation permettra en outre de mesurer le niveau atteint
pour tous les indicateurs identifis dans ce plan quils soient quantitatifs ou
qualitatifs. Ce plan permettra aussi dvaluer le processus de mise en uvre du
plan de travail, les rsultats atteints et les impacts du programme.
En plus des missions priodiques, le suivi revt un caractre continu ds lors
quil seffectue en permanence travers des revues internes externes et des
tudes et enqutes empiriques.
1- Plan de travail
Le PR a labor un plan de travail budgtis sur 2 annes . Ce plan de travail
consolid a t soumis pour validation au CCM et approuv par des experts
dsigns par le Fonds Mondial.
Les SPR en collaboration avec lunit de gestion doivent soumettre dans un
dlai ne dpassant pas deux mois partir de la date du premier dboursement
par le Fonds un plan de travail couvrant les deux annes du programme.
Le plan de travail comprend :
- les activits des projets des diffrents intervenants,
- les chanciers trimestriels de mise en uvre,
- leurs budgets respectifs,
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- les rsultats et indicateurs prvus.
En collaboration avec lunit de gestion les membres du Comit de Pilotage, les
experts, les SPR et les Sous-Comits Techniques (groupes de travail) seront
nommment identifis pour agir ensemble dans la mise en uvre des activits
programmes. Cette mise en uvre obira un calendrier pralablement
dtermin.
2- Rapports priodiques
Le PR est tenu de fournir des rapports priodiques au Fonds Mondial sur
lutilisation des fonds et ltat davancement des activits finances par la
subvention du Fonds Mondial. Par ailleurs, les SPR sengageront eux aussi
fournir des rapports similaires au PR qui assurera la consolidation et la
transmission au Fonds.
Tous les rapports et documents relatifs au programme doivent obligatoirement
comporter le logo du MSPRH et du Fonds Mondial et les rfrences de la
convention
(NDZA- 304 - G01-H et date de signature :30 Septembre 2004 ).
Les rapports exigs sont :
2.1- Rapports semestriels pour la premire anne et trimestriels pour la
seconde anne: Au cours des 15 jours qui suivent la fin de chaque
semestre/trimestre de mise en uvre, les SPR doivent fournir un rapport dtape
sur les activits du programme. Ce rapport doit comporter des indications sur :
- les donnes financires du semestre concern cumules depuis le dbut
du programme,
- les progrs raliss mesurables quantitativement et qualitativement selon
lchancier et la programmation tablis dans le plan de travail, avec la
prcision que tout cart par rapport la prvision doit tre relat et des
explications doivent tre fournies sur les contre performances apparues,
- un rapport consolid des rapports des SPR doit tre envoy au LFA au
cours des 45 jours qui suivent chaque fin de semestre/trimestre selon le
format et le contenu demands par le Fonds Mondial.
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2.2- Rapports annuels : Au cours des 15 jours qui suivent la fin de chaque
anne du programme, les SPR doivent laborer et transmettre au PR un rapport
annuel financier et technique devant comporter toutes les indications financires
et de rsultats atteints selon le format et le contenu demands par le Fonds
Mondial.
Le PR et aprs consolidation des donnes, est tenu de transmettre au LFA au
cours des 45 jours qui suivent la fin de chaque anne fiscale un rapport annuel
selon le format et le contenu demands par le Fonds Mondial.
2.3- Rapports dvaluation intermdiaires : Avant les 75 jours qui prcdent la
fin des deux annes du programme, les SPRdoivent transmettre au PR un
rapport dvaluation intermdiaire sur les activits ralises la date du rapport
selon le format et le contenu demands par le Fonds Mondial.
Les SPR doivent collaborer amplement aux valuations de fin de programme qui
seront engages par le PR et le Fonds Mondial. Ce rapport constituera un
lment dterminant dans lapprobation du fonds de la poursuite du programme
pour la troisime anne et ventuellement toute autre nouvelle proposition
algrienne.
3- Plan de suivi-valuation
Pour permettre la CCM et autres partenaires de suivre les performances
ralises dans lexcution du programme et de mesurer lefficacit des actions
engages, le PR a labor un plan de sui-valuation qui constitue un outil de
gestion du programme.
Le plan de suivi-valuation dj formul sera suivi par le Comit technique de
pilotage. Son enrichissement et son renseignement notamment au niveau des
indicateurs de mesure quantitatifs et qualitatifs est assur par le Comit assist
par des personnes ressources et par les membres du PNLS.
La supervision du plan de suivi-valuation est mise sous la responsabilit du
PNLS assist par lunit de gestion et notamment lpidmiologiste charg du
systme dinformation.
Au niveau rgional, les activits de suivi-valuation seront assures par les
organes dsigns cet effet.
3.1- Suivi du programme
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Le suivi programmatique permettra de mesurer les avances et les performances
ralises dans la mise en uvre du programme en tenant compte des lments
suivants :
- le plan de travail
- les rapports dactivit semestriels/trimestriels et annuels,
- les indicateurs prvus pour chaque type dactivit,
- les missions et revues priodiques effectues sur terrain selon le planning
pr-tabli,
- les runions de coordinations ordinaires, les runions de la CCM et autres
runions thmatiques en rapport avec les activits du programme.
3.2- Evaluation du programme
Lvaluation du programme portera la fois sur le processus de conduite du
programme, les rsultats atteints et limpact. Elle se fera travers plusieurs
mesures :
- les revues internes : une premire revue sera organise au cours de lanne
2005 et servira de base pour lvaluation intermdiaire du programme,
- la revue externe : Une revue externe sera organise au cours de lanne
2006 et sera ralise par un expert international et des experts nationaux,
- les tudes et les enqutes : Dj programmes dans le plan daction ,elles
portront sur le comportement, la sro-surveillance, les groupes risque
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Organigramme de la proposition au Global Fund
dans le cadre de la lutte contre les IST/VIH/SIDA
MSPRH CCM Runion
tous les 6 mois
CCM restreint
Runion
tous les 15 jours
Comit de coordination
PCH D.Prvention
Gestion financire Programmation,
Gestion des achats et des stocks Suivi, valuation
Livraison, distribution
DSP
Programmation
Comit intersectoriel Evaluation
de lutte contre les IST/VIH/SIDA mensuelle
(experts) et trimestrielle
Secteurs Sanitaires
SEMEP
Programmation
Evaluation
mensuelle
et trimestrielle
ONG (audits, inspections)
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III- GESTION FINANCIERE ET AUDIT
1- Responsabilit financire
Le PR recevra les subventions accordes par le Fonds Mondial selon les
demandes de financement qui seront transmises au LFA sur un compte
bancaire spcifique ouvert par la PCH mais exclusivement rserv au
financement des oprations identifies dans le plan daction de lutte contre
les IST/VIH/SIDA au niveau du CPA .Ce compte sera libell PCH-Global
Fund -Plan IST/VIH/SIDA
Le coordinateur technique principal de la cellule de gestion engagera les
dpenses conformment au plan dachat, au plan daction bi-annuel et au
plan de travail. Trois spcimens de signatures sont retenus sur le compte
ouvert auprs du CPA sous le libell Pharmacie centrale des Hpitaux -
Global Fund - Plan IST/VIH/SIDA Deux signatures sont exiges sur
chaque chque mis sur ce compte avec obligatoirement la signature du
coordinateur technique principal.
Le PR effectuera des versements sur des comptes CPA individualiss et
rservs exclusivement la gestion de leur plan daction contre les
IST/VIH/SIDA par tranches trimestrielles aux SPR retenus conformment
leur demande de fonds tablie et signe, leur plan de travail, dachat et
daction valids par la CCM et le Comit de Pilotage.
Conformment aux dispositions de la convention signe entre le MSPRH et
le Fonds Mondial, les subventions seront exclusivement dpenses pour les
activits du programme algrien de lutte contre les IST/VIH/SIDA et ce
durant toute la priode dexcution du programme soit les annes 2005 et
2006.
Le PR mettra en place un systme de gestion qui sera agre par le LFA et
destin valuer les comptences des SPR et les assister dans la gestion des
subventions quils recevront.
Conformment aux dispositions de la convention, le PR et les SPR doivent
tenir jour des livres de comptabilit, des registres, des documents
comptables et autres pices et documents conformes aux rglements
comptables et financiers en vigueur en Algrie et adapts aux modles du
Fonds Mondial.
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Ces pices et documents doivent attester et justifier en tout moment et en tout
lieu de lensemble des dpenses engages dans lexcution du programme. Il
est fait obligation aux SPR dtre soutenu dans leur gestion financire par un
cabinet dexpertise agr par ltat et retenu par le PR.
2- Audit
- Les SPR : Les SPR doivent tenir jour et pour une dure dau moins vingt ans
partir de la date de fin du programme les livres, registres et autres documents
comptables ayant servi lexcution de la subvention accorde par le Fonds,
- Audit des SPR : Les dpenses effectues pendant la dure de la convention par
les SPR sont soumises des audits financiers annuels. Ces derniers sont raliss
conformment aux pratiques internationales en matire de vrification des
comptes par un cabinet daudit indpendant retenu aprs appel doffres par le PR
en coordination avec le LFA. Le rapport daudit est remis aux SPR qui feront
leurs commentaires et le remettront aux PR dans un dlai de deux mois aprs la
fin de la priode de laudit.
- Suivi des recommandations de laudit : Les SPR sont tenus dappliquer des
recommandations issues de laudit. Le PR veillera particulirement
lapplication par les SPR des recommandations du rapport daudit. Le LFA sera
destinataire des rapports daudit et des lettres de management quil analysera et
discutera les rsultats et les recommandations avec le PR et dans le cas
ncessaire adressera les mesures de redressement au fonds Mondial.
- Audit du Fonds Mondial : Le Fonds Mondial se rserve le droit de raliser lui
mme ou par un tiers les audits requis dans la convention, de mener tout type
danalyse financire ou dassumer la responsabilit financire des fonds de la
subvention.
- Missions dinspection : Les SPR doivent faciliter et permettre toute inspection
durant les jours ouvrables et mettre disposition les livres, registres et autres
documents que demanderont les membres de linspection.
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IV- FORMATION ET SUPERVISION
1- Formations locales (En Algrie)
Pour les actions de formation, dorganisation de sminaires, dateliers et de toute
autre rencontre technique et scientifique, il y a lieu de respecter les procdures
dfinies dans cette partie.
Pour toute action de ce genre, il doit tre labor :
- une fiche technique dfinissant :
intitul de lopration en prcisant la nature :sminaire, runion
scientifique, cours
les objectifs,
le nombre de participants, leur nom, leur qualit, leur profession,
leur provenance
le lieu et la dure de lopration,
nombre et qualit des animateurs,
le responsable de lopration (institution et personne),
le cot (budget)de lopration dtaill (hbergement, restauration,
impression, papier, documents, rmunration des animateurs),
Le budget de rfrence pour la facturation des prestations de formation sera
tabli sur la base dun cot moyen comprenant la prise en charge de
lhbergement et la restauration, le cot dencadrement, le cot du personnel
dappui et de pause caf ainsi que la documentation qui sera remise aux
participants. Les taux appliquer sont les suivants :
- Hbergement, restauration par participant (1$ = 72 DA):
- 950 DA/repas midi
- 950 DA/ repas du soir
- 150 DA / petit djeuner
- 1500 DA/nuite dhbergement
- 50 DA/ pause caf.
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-Rmunration des encadreurs (animateurs, facilitateurs, confrenciers) et
personnel de soutien (secrtariat, chauffeur, tirage de documents)
- 2000 DA/Heure dintervention encadreurs de niveau universitaire,
- 1000 DA/Heure dintervention de niveau secondaire,
- 700 DA/Heure dintervention de niveau infrieur au secondaire,
- 600 DA/Heure dintervention personnel de soutien (secrtariat,
chauffeur, tirage documents .).
-Frais de transport :
- la souche du billet davion atteste du cot du transport
- 10 DA/KM parcouru dans le cas dusage dun vhicule personnel
- le prix en vigueur du billet de train, de bus ou de taxi selon la provenance.
-Salle ou local de laction de formation avec moyens de sonorisation et de vido
projection
- 5000 DA/jour
Il est recommand aux responsables des programmes de formation dengager
des ngociations pour avoir des prix comptitifs avec les institutions, htels et
autres lieux o se drouleront ces formations. En tout tat de cause, ces tarifs
reprsentent les niveaux maximum quil ny a pas lieu de dpasser.
2- Justifications des dpenses
Toutes les dpenses engages dans ce cadre seront justifies conformment aux
usages en vigueur dans les tablissements de formation en Algrie. Il sera
prcis pour chaque activit de formation tous les dtails ncessaires concernant
les participants, les animateurs et les organisateurs.
Il sera exig aux organisateurs de prsenter toutes les pices comptables
(factures, bons de paiement, souches de billet).
3- Missions de supervision et suivi-valuation
Dans le cadre des missions de services, supervision, visite, suivi et valuation,
un forfait maximum de dplacement est fix comme suit :
- Hbergement et restauration : 5.000 DA/jour
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Frais de transport (billet davion ou 10 DA/Km dans le cas dusage dun
4-
4.1- Personnel
Pour tout recrutement justifi pour lexcution des activits du programme, il est
:
- slection parmi 3 propositions (CV + entretien),
- PV du comit de slection,
- Contrat de recrutement prcisant les termes de rfrence,
- Dossier administratif individuel contenant les pices, documents et
diplmes exigs.
4.2.1- Consultants nationaux
Le PR et en coordination avec lunit de gestion doit crer un fichier de
consultants complt par un appel par voie de presse.
Pour chaque besoin et en fonction de la spcialit, le comit de slection doit
oprer sur les CV et les entretiens quil aura mener avec les candidats.
Les allocations de consultation pour les experts nationaux sont fixs un taux
maximum comme suit :
- 6.000 DA/jour comme indemnit de travail,
- 5.000 DA/ jour comme frais dhbergement et de restauration en cas de
dplacement,
- billet davion selon la destination.
Pour toute consultation, il est prvu la fourniture dun rapport dans les 15 jours
qui suivent la fin de mission ; ce rapport sera soumis pour approbation au
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Comit technique de Pilotage. Le paiement sera effectu en deux tranches : une
avance de 50% au dmarrage de lintervention et le reste (50%) lapprobation
du rapport final.
Le consultant peut tre appel prsenter les rsultats de sa mission devant la
CCM ou auprs des ou dun Sous Comit Technique (groupe de travail). Il
demeure tenu par la confidentialit des rsultats.
4.2.2- Consultants inter nationaux
Le Fonds doit informer le MSPRH et lunit de gestion de la dsignation et de
larrive dexperts internationaux dsigns par lui mme en communiquant les
termes de rfrence et la priode de consultation.
Le PR, les SPR et lunit de gestion doivent faciliter les supports logistiques et
administratifs des missions de ces experts.
Ils doivent fournir un rapport dans les 15 jours qui suivent la fin de leur mission.
Tout consultant doit faire une runion de briefing et de dbriefing avec le
PR ou la CCM.
5- Achats
Tout achat sera conforme au plan dachat, plan de travail, plan daction et sera
exclusivement rserv aux activits du programme.
Tous les achats se feront en respect de la rglementation algrienne en vigueur.
6- Responsabilits
Les responsabilits des diffrents intervenants sont dcrites comme suit :
6.1- PR (MSPRH) :Unit de Gestion du Programme (UGP)
Dans le cadre du programme, lUGP (PR) est responsable de :
- lvaluation des besoins en quipements, mdicaments etc
- la prparation des listes et des spcifications des produits acheter,en
assurant une coordination avec les diffrents partenaires PR, SPR,
22
en quipements requis dans le cadre de lexcution du programme afin
dactualiser les listes des quipements et autres biens acheter localement
-
-
-
partenaires concerns.
- maintenir un inventaire permanent et dtaill des quipements achets
dans le cadre du programme en coordination avec les diffrents
SPR et effectuer un inventaire physique priodique de tous les
quipements achets dans le cadre du programme.
La responsabilit du Fonds est de :
fournir les attestations de don pour les procdures de ddouanement,
approuver les achats ne figurant pas dans le plan de travail,
octroyer des drogations en cas de besoin.
7- Procdures dachat
Tous les achats, les fournitures, les prestations de services et travaux se feront
conformment aux dispositions du code des marchs publics en vigueur en
Algrie. La commission dachat de la wilaya se prononcera sur le choix des
fournisseurs selon les critres techniques et financiers habituellement en usage
en Algrie.
Pour lexcution du programme, toutes les procdures en vigueur en Algrie
seront respectes (bon de commande, ordre de service, service fait etc)
23
Un registre dinventaire sera tenu en permanence.
Tous les documents et contrats relatifs au programme porteront les logos du
MSPRH et du Fonds mondial et seront obligatoirement archiv auprs du
MSPRH pour une dure de 20 annes au moins.
8- Exonration de la TVA
Une demande officielle sera transmise au Ministre des Finances pour
lexonration des droits de douane et de la TVA pour tous les achats et les
prestations effectus dans le cadre du programme algrien de lutte contre les
IST/VIH/SIDA soutenu par la subvention du Fonds mondial.
24
ANNEXE 1 : DEMANDE DE FONDS
SOUS-BENEFICIAIRE :.
Fonds Mondial de lutte contre les IST/VIH/SIDA
RAPPORT TRIMESTRIEL ET DEMANDE DE VERSEMENT
A Nde la subvention ALG
B Priode de couverture
C N squentiel de demande de versement de fonds
Devise
: RESUME FINANCIER
Versement de Principal bnficiaire pour 2 ans
1 Montant de subvention pour 2ans
2 Cumul des fonds reus au dbut de la priode couverte
3 Fonds reus pendant la priode couverte
4 Cumul des fonds reus la fin de la priode couverte
(ligne 6- ligne 4)
5 Balance de la subvention non verse
(ligne 4- ligne 8)
Dpenses du Sous bnficiaire
6 Dpenses cumules au dbut de la priode
(ligne 8 du rapport de la prcdente priode)
7 Dpenses de la priode
8 Dpenses cumules la fin de la priode
(ligne 6- ligne 7)
9 Balance des Fonds reus la fin de la priode
(ligne 4- ligne 8)
PARTIE 1I : DEMANDE DE FONDS ET INFORMATIONS BANCAIRES
10 Montant des Fonds demands pour les 2 prochaines priodes
11 Intitul du compte
12 N du compte
13 Nom et adresse de la banque
14 Code bancaire ou n routage
PARTIE 1II : AUTORISATION
10 Nom du signataire autoris
11 Titre du signataire autoris
12 Signature autoris
13 Nom et adresse de la banque
14 Date
25
ANNEXE 2 : RELEVE ET RESUME DES DEPENSES
Bnficiaire principal
Ou sous-bnficiaire
TITRE DU PROJET :
N DU PROJET :
PERIODE COUVERTE : Du Au.
RELEVE DES DEPENSES
LIGNES BUDGETAIRE
(LB)
DESCRIPTION DE LA
DEPENSE
REFERENCE DES
PIECES
JUSTIFICATIVES
DATE DE
PAIMENT
DEPENSES DE
LA PERIODE
DEPENSES
CUMULEES
BUDGET
ALLOUE
LB1
TOTAL LB1
LB2
TOTAL LB2
LB3
TOTAL LB3
LB4
TOTAL LB4
TOTAL
Nom du Coordinateur du projet : Signature : Date :
26
ANNEXE 3 : TENUE DE COMPTE
BENFICIAIRE PRINCIPAL OU SOUS-BENEFICIAIRE
N DU PROJET :
FONDS MONDIAL DE LUTTE CONTRE LE SIDA
FICHE DE TENUE DE COMPTE EN DA
BANQUE :
N DE COMPTE :
TOTAL
MOUVEMENT :
SOLDE :
Nom du Coordinateur du projet : Signature :
Date :
27
ANNEXE 4 : RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Bnficiaire principal
ou sous-bnficiaire
N DU PROJET :
BANQUE :
N DE COMPTE :
CHEZ LE SOUS-BENEFICIAIRE CHEZ LA BANQUE
DATE LIBELLE
DEBIT CREDIT DEBIT CREDIT
TAUTAUX
SOLDE
Nom du Coordinateur du Projet : Signature : Date :
28
ANNEXE 4 : RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Bnficiaire principal ou sous-bnficiaire
TITRE DU PROJET :
N DU PROJET :
PERIODE COUVERTE : Du Au.
RELEVE DES DEPENSES (EN D.A)
00
00
00
TOTAL MOUVEMENT :
00 00 00
SOLDE AU :
Nom du Coordinateur du Projet : Signature : Date :
29
SOUS BENEFICIAIRE
PIECE DE CAISSE
BENEFICIAIRE : CAISSE SOUS-BENEFICIAIRE
NATURE : ALIMENTATION DE LA CAISSE
RECU PAR :
MONTANT TOTAL
FOURNISSEUR N DE FACTURE LIBELLE MONTANT DA
Date :
Observation
SOUS BENEFICIAIRE
PIECE DE CAISSE
BENEFICIAIRE :
NATURE :
RECU PAR :
MONTANT TOTAL
FOURNISSEUR N DE FACTURE LIBELLE MONTANT DA
Date :
Observation
30
ANNEXE 5 : TENUE DE CAISSE
Bnficiaire principal ou sous-bnficiaire
N DU PROJET :
FICHE DE TENUE DE CAISSE (EN D.A)
Mois :
Solde de dpart :
00
00
00
TOTAL MOUVEMENT : 00 00 00
SOLDE AU :
Nom du Coordinateur du projet : Signature :
Date :
31
ANNEXE 6 : ETAT DES PAIMENTS DES PARTICIPANTS ET ENCADRANTS
SOUS BENEFICIAIRE
Projet du
Activit :
Date :
ETAT DE PAIMENT DES PARTICIPANTS
NOM & PRENOM N CIN NBRE DE
JOUR
TAUX /JOUR MONTANT
TOTAL
EMARGEMENT
TOTAL
L prsent tat est arrt la somme de :
32
ANNEXE 7 : LISTE DES PARTICIPANTS
SOUS BENEFICIAIRE
Projet du
Activit :
Date :
LISTE DES PARTICIPANTS
NOM & PRENOM INSTITUTION N CIN EMARGEMENT
33
RESUME DES DEPENSES EN (DA)
TITRE DU PROJET :
N DU PROJET :
PERIODE COUVERTE : Du Au.
SOUS COMPOSANTE :
DESCRIPTION DE
LACTIVITE /ELEMENT
DE DEPENSE
BUDGET
ALLOUE (1)
DEPENSES
CUMULEES AU
DEBUT DE LA
PERIODE (2)
DEPENSES DE
LA PERIODE (3)
DEPENSES
CUMULES A LA
FIN DE LA
PERIODE (2) +
(3)
BALANCE DE LA FIN
DE LA PERIODE (1) -
(4)
SOUS TOTAL LB1
SOUS TOTAL LB2
SOUS TOTAL LB3
SOUS TOTAL LB4
TOTAL
Nom du Coordinateur du projet : Signature :
Date :
34
ANNEXE 9 : REGISTRE DES IMMOBILISATIONS
BENFICIAIRE PRINCIPAL
OU SOUS-BENEFICIAIRE
N DU PROJET :
Date
dAcquisition
Description Quantit Numro
de srie
Numro
dinventaire
Cot
en DA
Lieu
daffectation