Plan

PLAN DE CALIDAD Hoja 1 de 47
DIRECCIN RED MATRIZ ACUEDUCTO

GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO

Versin: 1

ELABORO:

CLAUDIA VARGAS ESPINOSA
FABIN SANTA LPEZ

REVISO:

FABIN SANTA LPEZ
Representante del SGC
APROBO:

MAURICIO JIMNEZ ALDANA
Gerente del SGC
Fecha: 13 de Octubre de 2005

Formato: 3MC050504-01


TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIN Pg. 4

2. OBJETO 4

3. ALCANCE 4

4. DESCRIPCIN 4

5. REQUISITOS DE LOS INDICADORES 5

6. RESPONSABLES DEL SISTEMA DE GESTIN 5

7. FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DEL SISTEMA DE CALIDAD 6
7.1 FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA GERENCIA 6
7.2 FUNCIONES DEL COORDINADOR DE CALIDAD 6
7.3 FUNCIONES GENERALES DEL RESPONSABLE DE LA BODEGA 7

8. CAMBIOS EN EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD 8
8.1 ACTUALIZACIN DOCUMENTACIN ORIGEN INTERNO 8
8.2 ACTUALIZACIN DOCUMENTACIN ORIGEN EXTERNO 8

9. CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO 8

10. MANEJO DE LA INFORMACIN EN LA DIRECCIN RED MATRIZ ACUEDUCTO 10
10.1 CODIFICACIN DE LA INFORMACIN 10
10.1.1 Acuerdos, Estudios, Documentos Tcnicos, Informes, manuales, Planes y Protocolos 10
10.1.2 Esquemas y Planos 13
10.1.3 Codificacin de las Esquinas de la Red 14
10.1.4 Actas, cartillas, Contratos, Correspondencia, Instructivos, Procedimientos y registros 14
10.1.5 Codificacin de las Carpetas 15
10.1.6 Correos Internos va Lotus Notes 15
10.2 ARCHIVO DE LA INFORMACIN FSICA Y MAGNTICA 15
10.2.1 Archivo Activo 16
10.2.2 Archivo Central CAU 16
10.2.3 Archivo Permanente Histrico 17
10.2.4 Archivo Tcnico de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot 17
10.2.5 SETECSA 17
10.2.6 Biblioteca de la Direccin Red Matriz Acueducto 18
10.2.7 Planotecas de la Direccin 19
10.2.8 Biblioteca de Esquinas de la Red 19


10.3 ARCHIVOS MAGNTICOS Pg. 19
10.3.1 Intranet de la Empresa 20
10.3.2 Archivos Magnticos de Calidad 21
10.3.3 Registros de Calidad en Medio Magntico 21
10.3.4 Copias de Seguridad 22
10.4 PROTECCIN Y RECUPERACIN 23
10.4.1 Informacin en Medio Fsico 23
10.4.2 Informacin en el Sistema 23
10.4.3 Condiciones de Almacenamiento Previstas en el Contrato de SETECSA 24
10.5 PRSTAMO Y DEVOLUCIN DE LA INFORMACIN 24

11. CONSERVACIN DE LA INFORMACIN 24

12. ESPECIFICACIONES TCNICAS CON LOS CLIENTES 26
12.1 OBJETO DE LOS ACUERDOS INDUSTRIALES 26
12.2. ALCANCE DE LOS ACUERDOS INDUSTRIALES 26
12.3 PUNTOS DE ENTREGA, RECURSOS Y CAPACIDAD 26
12.4 CANTIDAD DE AGUA A ENTREGAR 28
12.5 CONTINUIDAD 28
12.6 CALIDAD FISICOQUMICA Y MICROBIOLGICA 31
12.7 PRESIN DEL AGUA 31
12.8 RESPONSABILIDADES DE LAS PARTES 32
12.8.1 Direccin Red Matriz Acueducto 32
12.8.2 Gerencias de Zona 33
12.9 MEDICIN 33
12.10 TRANSFERENCIA DEL PRECIO 34
12.11 SEGUIMIENTO Y CONCERTACIN 34
12.12 AUTONOMA DE OPERACIN 34
12.13 ATENCIN DE EMERGENCIAS 35
12.14 RECLAMOS Y SOLUCIN DE CONFLICTOS 35
12.15 MBITO DE APLICACIN 35
12.16 VIGENCIA Y MODIFICACIONES 35

13. TRMITE DE SOLICITUDES DE LOS ACUERDOS DE SERVICIOS COMPARTIDOS 36

ANEXOS


1. INTRODUCCIN

Se presenta el Plan de Calidad del Sistema de Gestin de Calidad para el proceso de Conduccin y
Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices, el cual es liderado por la Direccin Red Matriz
Acueducto de la Gerencia Corporativa de Sistema Maestro.

Est plan se realiz con base en los procesos de las Operaciones del Negocio, Planeacin y
Control de la Gestin, y Gestin de Recursos aprobados por el Comit de Calidad de la Direccin
Red Matriz Acueducto y los procesos corporativos definidos para la Gestin de la Mejora continua,
Gestin de Recursos y Planeacin y Control de la Gestin.

2. OBJETO

Este Plan de Calidad tiene como objeto establecer la responsabilidad, la secuencia e interaccin de
los procesos del Sistema de Gestin de Calidad del proceso de Conduccin y Distribucin de Agua
Potable en Redes Matrices, as como las caracterizaciones que se deben aplicar, con el fin de
cumplir los requisitos legales, contractuales y los objetivos del Sistema de Gestin, as como los
establecidos en la norma NTCISO 9001: 2000 - Sistemas de Gestin de Calidad.

Los objetivos de calidad se incluyen en el Manual de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto.

3. ALCANCE

El alcance del Sistema de Gestin de Calidad y de ste documento es para ser aplicado por la
Direccin Red Matriz Acueducto, siendo esta rea, la responsable a nivel de la Empresa de
Acueducto y Alcantarillado de gestionar el proceso de Conduccin y Distribucin de Agua Potable
en Redes Matrices.

4. DESCRIPCIN

En el Mapa de Procesos, se describe la interaccin de los procesos de CONDUCCIN Y
DISTRIBUCIN DE AGUA POTABLE EN REDES MATRICES, con los responsables y
cumplimiento de requisitos NTC ISO 9001:2000. Ver Anexo 1.

Segn lo establecido en la estructura del mapa de procesos corporativo de la Empresa de
Acueducto, los niveles de desagregacin de los procesos a nivel empresa se dividen en las
siguientes categoras:

Procesos Nivel 0 Operaciones del Negocio Corporativo
Macroproceso Servicio Acueducto


Proceso Conduccin y Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices
Subprocesos Planeacin y Control de la Gestin, Gestin de Infraestructura, Distribucin y
Control, Mantenimiento, Gestin de Recursos y Gestin de la Mejora Continua.
Procedimientos. Los procedimientos asociados a las actividades de mantenimiento hacen
parte del Macroproceso Gestin de Activos Fijos.

Dicha estructura se establece de la misma manera en el Sistema de Gestin de Calidad del
Proceso Corporativo de Conduccin y Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices. En la cual
se desagrega un nivel adicional de Instructivos asociados a los procedimientos.

En el Cuadro 1, se describen las caracterizaciones, los procedimientos, responsables, perodos de
ejecucin y el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC ISO 9001: 2000 SISTEMAS DE
GESTIN DE CALIDAD. Ver Anexo 1.

5. REQUISITOS DE LOS INDICADORES

En el Anexo 2 se relacionan los Indicadores para el Sistema de Gestin de Calidad del Proceso de
Conduccin y Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices. Los indicadores fueron clasificados
en indicadores de Gestin, de Actividad Sistemticos y Contractuales.

La entrega mensual de indicadores para el Sistema de Gestin de Calidad de Conduccin y
Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices, ser realizada entre los quince primeros das de
cada mes de acuerdo con la periodicidad de evaluacin y clculo de cada indicador, fecha en la
cual se consolidar el Informe de Indicadores, para ser revisado por el Director con las diferentes
reas en reuniones programadas mensualmente para tal fin, los cuales se asemejan a una Revisin
Gerencial extraordinaria.

En los formatos de cada indicador, se encuentra una tabla disponible para el Anlisis del resultado
de cada indicador. El diligenciamiento de est informacin ser responsabilidad de cada uno de los
dueos de proceso y podr diligenciarse o no, segn sea determinado para cada indicador. En el
caso de tenerse indicadores con resultados positivos, ser opcional la descripcin del anlisis de
los resultados.

Se debern documentar las Oportunidades de Mejora que se realicen con base en los resultados
de los indicadores, tomando como base los indicadores que presenten resultados deficientes por
un tiempo prolongado.

6. RESPONSABLES DEL SISTEMA DE GESTIN

El Gerente General de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot E.S.P. ha delegado en
el cargo de Director Red Matriz Acueducto las funciones de Gerente del Sistema de Gestin de
Calidad del proceso antes mencionado. Actualmente, asume las responsabilidades el Ingeniero
Mauricio Jimnez Aldana.


Como Representante del Sistema y Coordinador de Calidad, la Direccin Red Matriz Acueducto a
nombrado al Ingeniero Fabin Santa Lpez, Profesional Especializado del Grupo de Apoyo
Tcnico.

7. FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DEL SISTEMA DE CALIDAD

7.1 FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA GERENCIA

Las funciones del Representante de la Gerencia, son las siguientes:

Velar por el ptimo funcionamiento del Sistema de Gestin de Calidad

Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para
el Sistema de Gestin de Calidad.

Informar a la alta direccin sobre el desempeo del sistema de gestin y de cualquier
necesidad de mejora , y

Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la organizacin.

Estar en permanente contacto con la Direccin de Calidad y procesos de la Empresa con el
fin de tomar en conjunto decisiones que permitan el mejoramiento continuo del Sistema de
Gestin de Calidad.

7.2 FUNCIONES DEL COORDINADOR DE CALIDAD

Las funciones del Coordinador de Calidad son:

Apoyar en las actividades de mantenimiento del SGC al Gerente del Sistema.

Conocer los documentos del sistema de calidad para servir de apoyo en la Gerencia.

Asegurarse que la Poltica de Calidad sea entendida y difundida a todos los funcionarios de
la Direccin Red Matriz Acueducto

Elaborar el Plan de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto.

Tener una cartelera de calidad actualizada para informar a todo el personal sobre todo lo
correspondiente a calidad, en la cual se podr incluir informacin sobre Poltica de calidad,


certificados de calidad, listado de formatos con las versiones actuales, cambios del sistema.
Igualmente se podr apoyar en otro tipo de herramientas como la INTRANET, archivos
magnticos y material impreso para difundir el Sistema.

Mantener informado a todo el personal cada vez que se realicen cambios al Sistema de
Gestin de Calidad (sensibilizaciones, correo electrnico, INTRANET o cartelera).

Estar pendientes de que todos los profesionales trabajen con los proceso, procedimientos y
formatos adecuados y en las versiones actuales.

Solicitar mensualmente al personal de cada Divisin los informes que correspondan para
alimentar los Informes de Indicadores o de Contratos.

Realizar los informes de gestin e indicadores mensuales y presentarlos al Director Red
Matriz Acueducto para la toma de decisiones y mejora continua.

Participar con la Direccin de Gestin de Calidad y Procesos en la realizacin de Ciclos de
Auditoras Internas.

Abrir, hacer seguimiento y cerrar oportunidades de mejora en la Direccin Red Matriz
Acueducto.

Definir con el Director Red Matriz Acueducto el Plan de Capacitacin de la Direccin y velar
porque se aplique.

Velar porque cada vez que se realice capacitacin en el rea se diligencie el formato de
asistencia de personal.

Velar porque el manejo documental de registros, informacin del sistema o tcnica se
realice de acuerdo con la directriz establecida.

Estar pendientes que las aplicaciones de Calidad, Correspondencia y archivo se utilicen,
que sean estndares y estn en las versiones actuales.

Mantener actualizado el Organigrama de la Direccin.

7.3 FUNCIONES GENERALES DEL RESPONSABLE DE LA BODEGA

El rol de Responsable de la Bodega ser ejecutado por un Aforador Nivel 32, cuya funcin principal
ser responder por la correcta realizacin de los trabajos de: aforos de distritos y de sectores
tpicos, localizacin de vlvulas y otros accesorios del sistema matriz que se encuentren perdidos,
pruebas de cierre, ubicacin de pitomtros, puntos de medicin, responsabilidad por la adecuada
instalacin y funcionamiento de los puntos de medicin garantizando continuidad y precisin en los
registros efectuar pruebas de prdida de carga e investigaciones de daos con gefonos,


correladores, equipos electrnicos; y por la correcta operacin de apertura y cierre de vlvulas,
hidrantes y registros segn instrucciones impartidas por el Jefe de divisin Distribucin y Control y/o
Ingeniero de Macromedicin.

En dado caso que el Responsable de la Bodega deba ausentarse para realizar actividades fuera de
ella, el Auxiliar Operativo de la Divisin Operacin y Control, podr asumir las funciones del rol de
Responsable de la Bodega.

8. CAMBIOS EN EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

8.1 ACTUALIZACIN DOCUMENTACIN DE ORIGEN INTERNO

Cada vez que se requiera por actualizacin o mejora de los procesos del Sistema de Gestin de
Calidad, el Coordinador de Calidad debe realizar los cambios en la documentacin requerida,
manteniendo actualizado el formato Listado Maestro de Documentos y actualizar la INTRANET de
la Empresa con las ltimas versiones de los documentos.

8.2 ACTUALIZACIN DOCUMENTACIN DE ORIGEN EXTERNO

La documentacin de origen externo que aplica al proceso de Conduccin y Distribucin de Agua
Potable en Redes Matrices, se actualiza de la siguiente manera:

Normas y Especificaciones Tcnicas Direccin de Ingeniera Especializada (Intranet)
Manual de Interventora Direccin de Calidad y Procesos (Intranet)
Manual de Contratacin Gerencia Jurdica (Intranet)
Reglamento Tcnico para el Sector de Agua Potable y Saneamiento Bsico, RAS -
Direccin de Ingeniera Especializada (Intranet)
Leyes y Decretos de Orden Nacional - Gerencia Jurdica (Intranet)
Plan de Ordenamiento Territorial POT Gerencia de Planeamiento
Plan de Desarrollo del Distrito - Gerencia de Planeamiento
Procesos Corporativos que hacen parte de este Sistema de Gestin de Calidad - Direccin
de Calidad y Procesos (Intranet)
Cdigo Colombiano de Construcciones Sismo Resistentes - Direccin de Ingeniera
Especializada (Intranet)

9. CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO

La Direccin Red Matriz Acueducto ha establecido, para el presente ao, ejecutar las
capacitaciones y entrenamientos que se describen en el Plan de Capacitacin. Ver Anexo 3.


Estos programas o cursos de entrenamiento sern revisados y aprobados por la Direccin de Red
Matriz Acueducto y segn los requerimientos se realizarn las respectivas modificaciones,
eliminando, incluyendo o excluyendo temas, segn la disponibilidad de los recursos, con lo cual el
Plan de Capacitacin podr ser actualizado a travs del ao.

La evaluacin de eficacia de las capacitaciones realizadas a travs del Programa Gente de Mostrar,
se realizarn en las fechas establecidas por la Direccin Mejoramiento Calidad de Vida. Los cursos
y capacitaciones tcnicas definidas por la Direccin Red matriz Acueducto, sern realizadas por el
Representante del sistema de Calidad.

Cada vez que se realice la evaluacin de eficacia de una o varias capacitaciones se analizarn los
resultados con el Director Red Matriz Acueducto en las reuniones de revisin mensual de
indicadores o en las Revisiones Gerenciales. Las evaluaciones de eficacia de las capacitaciones
pueden ser realizadas en el transcurso de tres (3) meses despus de finalizar el curso a ser
evaluado.


10. MANEJO DE LA INFORMACIN EN LA DIRECCIN RED MATRIZ ACUEDUCTO

La Direccin Red Matriz teniendo en cuenta los lineamientos corporativos para el manejo de la
informacin en medio fsico y en medio magntico ha definido controlar la informacin que genera y
maneja tal y como se describe en el presente documento.

La Direccin Red Matriz Acueducto en la Gestin de sus procesos maneja los siguientes tipos
documentales:

Cuadro No. 1 - TIPOS DE DOCUMENTOS

TIPO DE DOCUMENTOS CDIGO TIPO DE DOCUMENTOS CDIGO
Actas 01 Legislacin 15
Acuerdos 02 Libros 16
Cartillas de Cierres 03 Manuales 17
Catlogos Folletos 04 Normas 18
Contratos* 05 Planes 19
Correos Electrnicos 06 Planos 20
Correspondencia* 07 Procedimientos 21
Especificaciones Tcnicas 08 Protocolos 22
Esquemas 09 Videos 23
Esquinas 10 Registros 24
Estudios 11 Soportes de Gestin 25
Registro Fotogrfico 12 CD 26
Informes 13 Bases de Datos 27
Instructivos 14

10.1 CODIFICACIN DE LA INFORMACIN

Los documentos generados en los procesos, son indexados en orden cronolgico y la codificacin
depende de los principios de procedencia y orden original. Estos lineamientos se basan en los
parmetros establecidos en el procedimiento corporativo de Manejo de Registros, Cdigo
1GD1095, versin vigente, y la informacin establecida en el Anexo 1 de dicho procedimiento.

Con el nimo de controlar la informacin que genera la Direccin Red Matriz Acueducto, se debe
crear un cdigo para cada uno de los documentos de la siguiente manera:

10.1.1 Acuerdos, Bases de Datos, Estudios, Documentos Tcnicos, Informes, Manuales,
Planes y Protocolos

Para los documentos en medio fsico o digital como son acuerdo, Bases de Datos, Estudios
realizados internamente, Documentos Tcnicos e Informes producidos por alguna de las reas que


componen la Direccin Red Matriz Acueducto, Manuales, Planes y Protocolos, debern ser
identificados con la siguiente codificacin.

0730 13 2005 0001 01

Documento El documento Ao de Consecutivo Versin
generado por es un informe creacin asignado
la Direccin

Cuadro No. 2 Esquema de Codificacin Acuerdos, Estudios, Documentos Tcnicos,
Informes, Manuales, Planes y Protocolos

Centro de Costo

Tipo de Documento Ao de Creacin
del documento
Consecutivo Versin
0730 Direccin Este campo es
asignado teniendo en
cuenta la Tabla de
Tipos de
Documentos
Este campo es
asignado de
acuerdo al ao en
curso
Consta de
cuatro campos
es asignado
por el
Coordinador de
Calidad
Consta de
dos
campos
0731 Distribucin y
Control
0732 Mantenimiento
0733 Apoyo Tcnico
0734 Calidad

Todos los documentos anteriormente descritos deben llevar al inicio, la hoja de CONTROL DE
CAMBIOS que se muestra a continuacin, donde se incluye el Cdigo del documento, la Lista de
Distribucin del mismo, los responsables de la preparacin, revisin y aprobacin del documento,
as como la ubicacin en medio magntico para las bases de datos o informacin que se mantenga
en medio digital.


Nombre del Documento: Cdigo:

LISTA DE DISTRIBUCIN

REA O DEPENDENCIA No. DE COPIAS

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DESCRIPCIN DEL CAMBIO VERSIN OBSERVACIONES

Preparado por: Revisado por: Aprobado por:
Firma

Firma

Firma

Nombre
Cargo
Nombre
Cargo
Nombre
Cargo

Ubicacin Magntica:


10.1.2 Esquemas y Planos

Los Planos y los Esquemas existentes y generados por la Direccin Red Matriz Acueducto, deben
ser codificados con el siguiente rotulo:

Figura No. 2 - Rtulo de Codificacin Esquemas y Planos

Para los planos y esquemas que se elaboren en la Direccin Red Matriz Acueducto, se utilizar el
formato 3GD050504-01. Ver Anexo No. 4. Los planos escala 1:5000 del Sistema Acueducto son
generados por la Direccin de Informacin Tcnica y Geogrfica, a quien se les solicita copia
heliogrfica para generar las respectivas Copias Controladas y No Controladas de los planos de
trabajo en oficina y de las Comisiones de Terreno.

0730 20 2005 0001

Documento El documento Ao de Consecutivo
generado por es un plano creacin asignado
la Direccin

Cuadro No. 3 Esquema de Codificacin para Esquemas y Planos

Centro de Costo

Tipo de Documento Ao de Creacin del
documento
Consecutivo
cuenta la Tabla de
Tipos de
Documentos
Este campo es
asignado de acuerdo al
ao en curso
Consta de tres
campos es
asignado por la
Secretaria de la
Direccin
0731 Distribucin y Control
0732 Mantenimiento
0733 Apoyo Tcnico
0734 Calidad


Plano Maestro Plano de Trabajo

Copia Controlada SI NO

0730 20 2005 0013 01


10.1.3 Codificacin de Esquinas de la Red

Las esquinas de la red son documentos de apoyo que se emplean para la ubicacin detallada de
redes y accesorios e incluyen la referenciacin de cada uno de los elementos del Sistema
Acueducto, tanto de redes matrices como de redes menores. Estos documentos son generados a
nivel corporativo por la Direccin de Informacin Tcnica y geogrfica y pueden ser actualizadas
como producto de los contratos de obra, donde se materializan los cambios en los accesorios y las
nuevas intervenciones sobre la red.

La codificacin de dichos esquemas ha sido establecida a nivel corporativo como la interseccin de
las vas con la prioridad de las Carreras en el primer nivel y luego las Calles en orden consecutivo.
Para este caso, las Transversales se toman como Carreras, por lo cual definen la codificacin en el
primer nivel.

Para los casos de las Avenidas se conserva en el primer nivel el nombre de la Avenida (sea calle,
diagonal, transversal o carrera) y posteriormente en orden consecutivos las carreras o calles segn
la aplicacin.

10.1.4 Actas de Liquidacin, Contratos, Correspondencia, Instructivos,
Procedimientos y Registros

Este tipo de documentos son controlados de acuerdo con las disposiciones descritas en el
procedimiento corporativo de Manejo de Registros, Cdigo 1GD1095, versin vigente, y la
informacin establecida en el Anexo 1 de dicho procedimiento.

10.1.5 Codificacin de las Carpetas

Las carpetas para el archivo activo, deben ser codificadas, por la Secretaria de acuerdo con el
siguiente cuadro, y ser rotulado con base en la figura de la siguiente manera:

Cuadro No. 4 Esquema de Codificacin de las Carpetas

Raz Centro de
Costo
rea Tipo de Documento Consecutivo
50912
cuenta la Tabla 1.
Tipos de Documentos
Consta de tres campos
es asignado de acuerdo
con el Inventario de
Carpetas.
0731 Distribucin y Control
0732 Mantenimiento
0733 Apoyo Tcnico
0734 Calidad

Ejemplo:

Carpeta para archivar los Acuerdos de Servicio : 509120730012005001
Carpeta para archivar Planilla Cierres en Redes Matrices : 509120731252005001


Figura No. 3 - Rtulo de Codificacin Carpetas

10.1.6 Correos Internos va LOTUS NOTES

La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot, tiene implementada la plataforma de
comunicacin interna con la herramienta informtica LOTUS NOTES, para el envo, intercambio, y
solicitud de informacin entre los funcionarios de la Empresa ubicados en la Central de
Operaciones y en algunos puntos de operacin y funcionamiento alternos.

La informacin y comunicaciones va correo electrnico, comnmente llamada Lotus, son vlidas
como registros de actividades, acciones y solicitudes para el desarrollo de actividades del proceso
Conduccin y Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices.

Al ser informacin digital, no sern codificada, siendo la fecha y funcionario que origine el correo, el
mecanismo que permita realizar la indexacin y trazabilidad de la informacin all contenida.

10.2 ARCHIVO DE LA INFORMACIN FSICA

Se describen a continuacin las disposiciones que se deben seguir para la conservacin de la
informacin, en medio fsico o en medio magntico grabada en discos de almacenamiento, que
genera la Direccin Red Matriz Acueducto. Estas disposiciones estn alineadas con los esquemas
corporativos de conservacin de la informacin.

Los materiales y equipos utilizados para el archivo de la informacin fsica y magntica de la
Direccin Red matriz Acueducto son:

Mobiliarios
Carpetas
Legajos
Cajas
Rtulos
Equipos de Computo
CD-ROM

DIVISIN DISTRIBUCIN Y CONTROL

ACUERDOS DE SERVICIOS COMPARTIDOS

5091 2 0730 01 2005 001


La Direccin Red Matriz Acueducto, teniendo en cuenta la reglamentacin para el manejo de
archivos y las directrices corporativas, establecidas para el manejo documental, ha determinado
que los archivos sean gestionados de la siguiente manera:

10.2.1 Archivo Activo

La funcin de este archivo es conservar la informacin que an se encuentra en trmite, que es
consultada permanentemente que corresponde al ao en vigencia. La conservacin de los
documentos y registros en este archivo es de tres (3) aos.

En la Direccin Red Matriz Acueducto el Archivos Activo est conformados por las siguientes
divisiones, para facilitar el archivo y conservacin de la informacin y los registros.

Archivo Activo de la Direccin
Archivo Activo de la Divisin de Distribucin y Control
Archivo Activo de la Divisin de Mantenimiento
Archivo Activo de Apoyo Tcnico
Archivo Activo de Calidad

Cada archivo se encuentra identificado y cuenta con el inventario de las carpetas que contiene, este
Inventario es registrado en el Formato INVENTARIO DE INFORMACIN.

10.2.2 Archivo Central - CAU

La funcin de este archivo es conservar la informacin que ya cumpli su trmite pero que por
razones legales, fiscales o administrativas an sigue vigente, es informacin consultada con
menor frecuencia.

En la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot cada una de las Gerencias Corporativas
cuenta con un Archivo de Gestin, el cual es administrado por el Gestionador Documental, estos
archivos se conocen con el nombre de CAU. La Direccin Red Matriz Acueducto archiva la
informacin correspondiente a Correspondencia enviada y recibida y la documentacin generada
por cada uno de los Contratos.

El archivo Central de la Gerencia Corporativa del Sistema Maestro se encuentra ubicado en el
Segundo Piso de Edificio Central de la Empresa.

Anualmente el Archivo Central debe ser revisado por el Gestionador Documental con el fin de
determinar qu registros deben permanecer en el archivo, cules deben ir al archivo permanente o
histrico y cules se pueden eliminar. Esta informacin se debe clasificar con base en las Tablas de
Retencin Documental, Corporativas, definidas por la Direccin de Gestin Documental.


10.2.3 Archivo Permanente o Histrico

La funcin de este archivo es conservar los registros vitales para la Empresa los cuales no deben
ser eliminados. Al Archivo permanente de la Empresa, ubicado en las instalaciones del Colegio
Ramn B. Jimeno, se enva la informacin de los Contratos y la Correspondencia una vez termina
el periodo de retencin en el Centro de Archivo nico, CAU, de la Gerencia Corporativa del Sistema
Maestro.

Las disposiciones de conservacin, retencin y manejo son de carecer corporativo y se establecen
de acuerdo con las disposiciones fijadas en el procedimiento Manejo de Registros, Cdigo
1GD1095.

10.2.4 Archivo Tcnico de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot

El Archivo Tcnico de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot, est ubicado en el
Mezanine del Edificio Comercial de la central de Operaciones, bajo la administracin de la Direccin
de Informacin Tcnica y Geogrfica.

En el archivo tcnico reposan los estudios, planos y resultados de las consultoras e investigaciones
realizadas por las diferentes dependencias de la Empresa que por su carcter son de consulta
abierta tanto para personal interno como para cualquier usuario o ciudadano.

La Direccin Red Matriz Acueducto enva resultados de Estudios tales como Poblacin y Demanda,
estudios de expansin y rehabilitacin entre otros.

10.2.5 SETECSA

Actualmente la Direccin Red Matriz Acueducto tiene implementado el servicio de Prestacin de
Servicio Integral de Organizacin, Administracin, Almacenamiento, Custodia y Administracin de la
Informacin Tcnica Vital del Acueducto de Bogot, Contrato 2-05-25400-440-2004, con la firma
Servicios tcnicos S.A. SETECSA, que realiza el mantenimiento y organizacin de la informacin y
registros tcnicos de la Direccin Red Matriz Acueducto que por su valor tcnico y operacional
deben custodiarse fuera de las instalaciones de la Empresa con el objeto de asegurar su
conservacin y minimizar los riesgos de prdida y destruccin por eventos externos que pongan en
riesgo la informacin.

La documentacin es archivada de acuerdo al rea o divisin que emite el documento, tal como se
indica en el Cuadro No. 4. Igualmente, se realiza un control por medio de un cdigo de barras el
cual se le asigna a cada documento consecutivamente en orden cronolgico de solicitud de archivo.

Este cdigo, permite realizar trazabilidad de la documentacin cuando es remitida al Archivo


Central de Guarda y Custodia de SETECSA, para lo cual se lleva un listado que relaciona el cdigo
de barras con el Cdigo del Documento definido por el Sistema de Gestin de Calidad.

Con est actividad se garantiza el manejo especial de la informacin con altos estndares de
seguridad de la informacin que constituye un patrimonio de la Empresa, tal como informacin de
sectorizacin y planos operativos del sistema.

Para el suministro, entrega y transporte de la informacin se seguirn los procedimientos
establecidos por SETECSA S.A. para asegurar que la informacin se encuentre identificada,
clasificada, codificada, cuantificada y disponible para los requerimientos de informacin de la
Direccin Red Matriz Acueducto.

De igual manera, SETECSA tiene la responsabilidad de manejar y conservar la informacin
depositada en la Biblioteca, el Archivo Activo, Planoteca y la Biblioteca de Esquinas de la Direccin
Red Matriz Acueducto.

10.2.6 Biblioteca de la Direccin Red Matriz Acueducto

Teniendo en cuenta que la Direccin Red Matriz Acueducto maneja informacin de tipo tcnico, la
cual es consultada permanentemente, se ha establecido una Biblioteca donde se encuentran los
siguientes tipos documentales:

TIPO DE DOCUMENTOS
Catlogos Folletos
Especificaciones Tcnicas
Esquemas
Esquinas
Estudios
Registro Fotogrfico
Informes
Legislacin
Libros
Manuales
Normas
Planes
Planos
Procedimientos
Protocolos
Videos
CD

Las actividades de manejo de los documentos est a cargo de funcionarios de SETECSA quienes
apoyan las tareas de almacenamiento, codificacin y prstamo de la informacin. Los documentos
sern codificados y archivados de acuerdo a las disposiciones establecidas en los numerales 10.1 y
10.2 de este documento.


10.2.7 Planotecas de la Direccin

La Direccin Red Matriz Acueducto cuenta con una PLANOTECA para el archivo de planos record
de obra de las redes matrices en servicio, estructuras de control y cmaras y accesorios del
sistema acueducto, las cuales deben estar disponibles para la consulta en todo momento por los
Ingenieros de la Direccin y los Ingenieros del centro de Control para el desarrollo de actividades
operativas, mantenimiento y de atencin de daos. La planoteca est ubicada en el Sptimo Piso
del edificio central de Operaciones.

La consulta de Planos, este tipo de documentos es codificado y controlado para su archivo por
personal de SETECSA en horario diurno. Si se requiere la consulta o utilizacin de dicha
informacin en horario nocturno o fin de semana ser responsabilidad de los Ingenieros del Centro
de Control.

Igualmente, en la Direccin Red Matriz Acueducto existe una PLANOTECA DE TRABAJO, ubicada
en el Quinto Piso, que aloja copia controlada de los planos 1:5000 del Sistema de Acueducto de
Bogot, los cuales incluyen redes menores, matrices, y accesorios. Estos planos son de consulta
permanente para el desarrollo de las actividades de operacin, control, mantenimiento y gestin de
la infraestructura.

La responsabilidad del manejo y conservacin de los planos 1:5000 del sistema de Acueducto es
de cada usuario y debern permanecer una vez utilizados en el mismo lugar. Los planos contienen
informacin adicional como sectorizacin, limites de zona y vlvulas de cierre permanente que
pueden ser actualizados permanentemente.

10.2.8 Biblioteca de Esquinas de la Red

En la Biblioteca de Esquinas de la Red, se realiza el almacenamiento de los Esquemas de
Esquinas del sistema Acueducto. La consulta y archivo de las Esquinas es por personal de
SETECSA en horario diurno. Si se requiere la consulta o utilizacin de dicha informacin en
horario nocturno o fin de semana ser responsabilidad de los Ingenieros del Centro de Control.

10.3 ARCHIVOS MAGNTICOS

Se describen a continuacin las disposiciones que se deben seguir para la conservacin de la
informacin, en medio magntico, copias de seguridad grabadas en discos de almacenamiento, que
genera la Direccin Red Matriz Acueducto. Estas disposiciones estn alineadas con los esquemas
corporativos de conservacin de la informacin.

Los materiales y equipos utilizados para el mantenimiento de la informacin magntica de la
Direccin Red matriz Acueducto son:

Equipos de Computo


CD-ROM

La Direccin Red Matriz Acueducto, teniendo en cuenta la reglamentacin para el manejo de
archivos y las directrices corporativas, establecidas para el manejo documental, ha determinado
que los archivos sean gestionados de la siguiente manera:

10.3.1 INTRANET de la Empresa

La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot tiene implementado como herramienta para el
manejo y divulgacin de la informacin la intranet corporativa la cual est a cargo en el
mantenimiento de la plataforma informtica la Direccin de Informtica, en la actualizacin de
informacin diaria y comunicaciones la Direccin de Imagen corporativa y Comunicaciones, la
informacin tcnica a cargo de la Direccin de Informacin Tcnica y Geogrfica, y la informacin
correspondiente a los Sistemas de Gestin de Calidad a cargo de la Direccin de Calidad y
Procesos.

La informacin de mapa de procesos, manual de calidad, caracterizaciones de procesos,
procedimientos, flujogramas, formatos, e instructivos se encuentra disponible en la intranet de la
empresa como respaldo de la informacin en medio fsico almacenada en el Archivo Activo y a su
vez permite asegurar que se disponga de informacin actualizada y la ltima versin de los
documentos y formatos.

Para acceder a la informacin de la INTRANET se deben seguir los siguientes pasos:

- Ingresar al Explorer, en el icono del computador
- Dirigirse a la siguiente direccin: http://87.0.0.25/
- Ubicar en el men izquierdo Secciones la opcin Sistema de Calidad y dar clic
- Dar clic en el recuadro de SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD CONDUCCIN Y
DISTRIBUCIN DE AGUA POTABLE EN REDES MATRICES
- Al dar clic en el recuadro mencionado encontrar el Mapa de Procesos del Sistema con los
hipervnculos de cada uno de los Procesos del SGC.

Igualmente, para acceder a la informacin y formatos del sistema de Gestin de Calidad de
Interventora que se interrelacionan con las actividades de los procesos a cargo de la Direccin red
matriz, se debe seguir un procedimiento similar al anterior mente descrito, as

- Ingresar al Explorer, en el icono del computador
- Dirigirse a la siguiente direccin: http://87.0.0.25/
- Ubicar en el men izquierdo Secciones la opcin Sistema de Calidad y dar clic
- Dar clic en el recuadro de SISTEMA DE CALIDAD GESTIN DE INTERVENTORA
- Al dar clic en el recuadro mencionado encontrar el Mapa de Procesos del Sistema con los
hipervnculos de cada uno de los Procesos del SGC.


10.3.2 Archivos Magnticos de Calidad

Con el objeto de asegurar que las copias magnticas de los registros y documentos del Sistema se
ubiquen en los equipos de cada uno de los funcionarios de una manera ordenada y a su vez se
disponga de la ltima versin de la documentacin, se define el esquema de distribucin de las
carpetas a ser ubicadas en el Disco Duro C:/ o D:/, segn sea la disponibilidad de cada uno de los
equipos.

/C: SGC-CONDUCCIN Y DISTRIBUCIN DE AGUA POTABLE
BASES DE DATOS-DRMA
CARACTERIZACIONES
FORMATOS
INDICADORES
MANUAL DE CALIDAD
PLAN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTOS
REGISTROS DE MIS PROCESOS

El Sistema de Gestin de Calidad velar por la adecuacin de esta recomendacin, hasta el primer
nivel de carpetas. Cada una de las sub-carpetas podr ser incluida segn las necesidades y
organizacin de cada funcionario. De requerirse implementar una nueva carpeta, el Coordinador de
Calidad informar va Lotus los cambios a ser incorporados.

Si se considera que una Carpeta es de utilidad para todo el personal de la Direccin se podr
sugerir e implementar con la correspondiente informacin para toda la Direccin Red matriz
Acueducto.

La informacin tcnica contenida en cada uno de los equipos del personal de la Direccin Red
Matriz Acueducto, es controlada a travs del envo de las carpetas a los Tanques de
Almacenamiento a travs de la generacin de copias de seguridad en disquetes o cd-rom.

10.3.3 Registros de Calidad en Medio Magntico

Los siguientes registros de calidad son manejados en medio magntico, con el objeto de proteger y
conservar esta informacin se genera una copia de seguridad mensualmente, esta copia es
conservada en el archivo activo de la Direccin Red Matriz Acueducto.

Cuadro No. 5 REGISTROS DE CALIDAD EN MEDIO MAGNTICO

NOMBRE DEL REGISTRO CDIGO/VERSIN MEDIO DE REGISTRO
Control diario de operacin 3SA2015050501 Magntico


Datos Comportamiento de Embalses 3SA2015050503 Magntico
Cierres en la Red Matriz 3SA2015050504 Magntico
Bombeo mensual de Plantas Perimetrales 3SA2015050508 Magntico
Control de Cierres en Lneas de 12" o ms
y VRP
3SA2015052501 Magntico
Seguimiento al Presupuesto 3SA2020050502 Magntico
Resumen de Seguimiento al Presupuesto
de Inversiones Cuentas por Pagar
Resumen de Seguimiento al Presupuesto
de Funcionamiento Cuentas por Pagar

10.3.4 Copias de Seguridad

Cada funcionario es responsable de realizar las copias de seguridad de la informacin de los
registros a su cargo siempre y cuando estos se lleven en medio magntico as:

NOMBRE DEL DOCUMENTO FRECUENCIA COPIA
SEGURIDAD
MEDIO DE LA COPIA
DE SEGURIDAD
UBICACIN
Base de Datos control equipos de
Medicin
Semanal Disquette o CD Rom Biblioteca
DRMA
Bases de Datos de la Direccin
Red Matriz
Cada vez que se
actualice
Disquette o CD Rom Biblioteca
DRMA
Documentos del Sistema de
Gestin de Calidad
Cada vez que se
actualice
Disquette o CD Rom Biblioteca
DRMA
Registros llevados en Medio
Magntico (Cuadro No. 5)
Mensual CD Rom Biblioteca
DRMA

La periodicidad de la realizacin de las copias de seguridad depender de la frecuencia de
actualizacin o modificacin


10.4 PROTECCIN Y RECUPERACIN

Los lugares donde se encuentran los archivos deben tener las siguientes caractersticas:

Estar alejados de ventanas y baos
Estar alejados de los rayos del sol
Poca ventilacin

10.4.1 Informacin en Medio Fsico

La informacin que se encuentra en medio fsico debe estar archivada en legajos, carpetas o cajas,
debidamente rotuladas, se deben seguir las siguientes recomendaciones:

La ubicacin de las carpetas, debe quedar ajustada para evitar deformaciones
Se debe colocar al inicio y al final de las carpetas, una hoja en blanco debido a que los
documentos ubicados en estas posiciones son los que mayor deterioro presentan con el
tiempo
No se deben doblar los documentos. Si se tienen que doblar, se debe tratar de hacer la
menor cantidad de pliegues
Para el archivo de fax, es conveniente que sea la fotocopia la que se archive, pues el papel
de fax conserva la informacin por muy poco tiempo

10.4.2 Informacin en el Sistema

Para la proteccin y recuperacin de la informacin que se encuentra en cada uno de los
computadores de trabajo, la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot, ha establecido un
espacio para la generacin de Copias de Seguridad: TANQUES y ha dispuesto Antivirus
actualizados a travs de la Red.

Se debe generar una copia de seguridad (CDs) a la informacin que no pueda ser almacenada en
los tanques.

Para la proteccin y recuperacin de CDs, se definen las siguientes disposiciones:

Identificarlos
Evitar rayones, huellas dactilares, partculas de polvo y manchas
Evitar tocar el lado grabable
Limpiar con bayetillas, sin usar disolventes
Para su almacenamiento no se deben exponer al sol, a altas temperaturas, a la humedad,
al polvo o a la suciedad
No se deben doblar, ni escribir sobre ellos
No se debe colocar peso sobre ellos


En general las copias de seguridad deben conservarse, preferiblemente en cajas plsticas y en
sitios seguros ya que son recursos valiosos, en caso de que se pierda la informacin en medio
fsica o en el sistema.

10.4.3 Condiciones de Almacenamiento previstas en el Contrato SETECSA

Segn lo establecidos en el Contrato con la firma SETECSA, los parmetros definidos para el
almacenamiento de los documentos en las instalaciones externas a la Empresa son Control de
Temperatura y Humedad, Sistema de ventilacin, Sistema Automtico de Extincin de Incendios,
Aislantes Antiestticos, Sistemas de Deteccin de Incendios, Sensores de Inundacin, Extintores,
Planta Elctrica de emergencia y Sistemas de Seguridad Fsica de las Instalaciones.

10.5 PRSTAMO Y DEVOLUCIN DE LA INFORMACIN

Cada vez que una persona desee consultar informacin que se encuentre en el Archivo Activo,
Biblioteca, Biblioteca de Esquinas y Planoteca de la Direccin Red Matriz Acueducto, debe
solicitarla a la Secretaria o al funcionario de SETECSA, quien debe diligenciar el formato Prstamo
de Registros, Cdigo 3GD059501 versin vigente, el cual es un formato establecido
corporativamente para el control de prstamo y devolucin de la informacin.

Para la remisin de informacin al CAU o a SETECSA se debe de diligenciar por parte de la
Secretaria Red Matriz el formato de Control de Remisin de Registros, Cdigo 3GD059501, el cual
es entregado al Gestionador Documental correspondiente del CAU o SETECSA para su control y
archivo de la informacin adjunta.

11. CONSERVACIN DE LA INFORMACIN

Actualmente, se encuentra en desarrollo un contrato de consultora en el cual se definirn las
Tablas de Retencin Documental, las cuales buscan alinear las polticas de la Empresa con la
normatividad legal vigente para tal fin, contemplada en la Ley 594 de 2000.

En el cuadro No. 6, se presenta la ubicacin y el tiempo de retencin de los documentos
establecidos para la gestin de la Direccin Red Matriz Acueducto, mientras se definen los
parmetros a nivel corporativo.

Una vez se implementen las Tablas de Retencin Corporativas, que en la actualidad la Empresa
est definiendo, la Direccin Red Matriz Acueducto aplicar la nueva normatividad.


Cuadro No. 6 TIEMPOS DE RETENCIN DE DOCUMENTOS

CDIGO TIPO DE DOCUMENTOS UBICACIN TIEMPO DE
RETENCIN (**)
01 Actas CAU Archivo Activo Tres (3) Aos
02 Acuerdos CAU Archivo Activo Tres (3 ) aos
03 Cartillas de Cierres Biblioteca Tres (3 ) aos
04 Catlogos Folletos Biblioteca Hasta que sea vigente
05 Contratos (*) CAU Tres (3 ) aos despus de
terminado el Contrato
06 Correos Electrnicos Archivo Activo Tres (3 ) aos
07 Correspondencia (*) CAU Tres (3 ) aos despus de
terminado el Contrato
08 Especificaciones Tcnicas SISTEC INTRANET
Biblioteca
El establecido por la
Direccin de Ingeniera
Especializada
09 Esquemas Biblioteca Hasta que sea vigente
10 Esquinas Biblioteca Permanente o hasta que lo
defina el Director Red Matriz
Acueducto
11 Estudios Biblioteca Hasta que lo defina el
Director Red Matriz
Acueducto
12 Registro Fotogrfico Biblioteca Hasta que sea vigente
13 Informes Archivo Activo - SETECSA Tres (3 ) aos
14 Instructivos Biblioteca Hasta que sea vigente
15 Legislacin Biblioteca Hasta que sea vigente
16 Libros Biblioteca Hasta que sea vigente
17 Manuales Biblioteca Hasta que sea vigente
18 Normas Biblioteca Hasta que sea vigente
19 Planes Biblioteca Archivo Activo Hasta que sea vigente
20 Planos Planotecas Hasta que sea vigente
21 Procedimientos Biblioteca Hasta que sea vigente
22 Protocolos Biblioteca Hasta que sea vigente
23 Videos Biblioteca Hasta que sea vigente
24 Registros Archivo Activo Tres (3 ) aos
25 Soportes de Gestin Archivo Activo Tres (3 ) aos
26 CD Biblioteca Hasta que sea vigente
27 Bases de Datos Computadores - Archivo
Activo
Hasta que sea vigente

Notas:
(*) La informacin relacionada con la gestin de Contratos se mantendr siguiendo los requisitos establecidos
en el Sistema de Gestin de Calidad de Interventora y las directrices particulares definidas por la Direccin
de Contratacin y Compras y la Gerencia Jurdica.
(**) Una vez se complete el tiempo definido de retencin en el Archivo Activo o en la Biblioteca, la
documentacin y registros pueden ser enviados para su custodia a SETECSA.


12. ESPECIFICACIONES TCNICAS CON LOS CLIENTES

Las especificaciones tcnicas del servicio con los clientes del proceso de Conduccin y Distribucin
de Agua Potable en Redes Matrices, como son las Gerencias de Zona y la Unidad de Apoyo
Comercial de la Gerencia Corporativa de Servicio al Cliente se especifican en las Minutas de
Acuerdos Industriales. A continuacin se presentan los aspectos tcnicos ms relevantes

12.1 OBJETO DE LOS ACUERDOS INDUSTRIALES

Suministro de agua potable para satisfacer las necesidades de prestacin del servicio de acueducto
a las Zonas entregada y medida en los sitios determinados por el Programa de Macromedicin de
la Red de Acueducto que hace parte del Manual de Macromedicin, Documento No 0730-17-
2005-0012-01.

12.2 ALCANCE DE LOS ACUERDOS INDUSTRIALES

Dentro del Modelo de Modernizacin de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP
se establece la realizacin de Acuerdos Industriales entre reas ejecutoras que llevan a cabo las
actividades relacionadas directamente al ciclo industrial y comercial del agua: Abastecimiento,
Tratamiento, Distribucin y Recoleccin.

El Acuerdo Industrial es una herramienta para establecer metas de las reas ejecutoras y permite
hacer un control medible por parte del Comit Corporativo sobre la ejecucin de estas metas
operativas y de gestin plasmadas en el Plan Estratgico de las reas.

La realizacin de los Acuerdos Industriales busca incentivar la operacin ptima global en trminos
de costos y calidad mediante el seguimiento a la rentabilidad real en cada unidad de negocios.

El Acuerdo es resultado del proceso de planeacin anual que debe tener en cuenta adems de las
condiciones cambiantes de la infraestructura (por proyectos terminados) y de la demanda por
servicios (por el desarrollo de la ciudad), los resultados de ejercicios anteriores para buscar mejorar
el servicio progresivamente.

12.3 PUNTOS DE ENTREGA, RECURSOS Y CAPACIDAD

La Direccin Red Matriz Acueducto es responsable del suministro de agua potable en los puntos de
entrega y en los trminos de presin, cantidad, continuidad y calidad que se indican mas adelante,
cumpliendo con lo establecido en la Norma SISTEC NS-067 de Calidad de Agua Potable y en el
Decreto 475/98 del Ministerio de Salud y Desarrollo.


La entrega se efectuar en los puntos de entrada a los sectores hidrulicos, en salidas derivadas de
la Red Matriz o de Puntos Perimetrales de Operacin.

La medicin se realizar en los sitios determinados por el Programa de Macromedicin, que forma
parte del Manual de Macromedicin, de la red de acueducto, en donde fueron instalados
macromedidores para medir el caudal entregado a cada uno de los sectores hidrulicos que la
componen. El detalle de los sitios y caractersticas de los equipos se encuentra en el documento
Manual de Macromedicin, que forma parte de este acuerdo. El Manual de Macromedicin es el
documento No 0730-17-2005-0012-01 del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin Red
Matriz Acueducto.

La Direccin Red Matriz Acueducto har entrega mensual, dentro de los primeros siete das hbiles
siguientes al mes considerado, de la informacin extrada de los macromedidores procesada y
consolidada de cada Zona. Adems de la informacin procesada Red Matriz entregar a cada
Zona la informacin de los archivos fuente.

Es responsabilidad de la Direccin Red Matriz Acueducto garantizar la verificacin metrolgica de
los Macromedidores de acuerdo con lo establecido en el Manual de Macromedicin.

La Direccin Red Matriz Acueducto cuenta con la siguiente infraestructura fsica:

Tanques de almacenamiento de agua potable
Tuberas de Redes matrices (Mayores a 12")
Redes Menores a 12 que son conducciones expresas
Estaciones de Bombeo
Estructuras de Control
Estaciones Controladoras de Presin
Vlvulas de Cierre Permanente ( VCPs)
Macromedidores de Caudal
Centro de Control (En construccin)
Central Uno de Operacin

Los puntos perimetrales de operacin y las redes matrices son propiedad de la Direccin Red
Matriz Acueducto, por lo cual esta se hace responsable de su administracin, operacin y
mantenimiento, para garantizar a cada Gerencia de Zona el suministro de agua potable en las
condiciones descritas en las normas sobre calidad de agua y teniendo en cuenta lo pactado en el
Acuerdo Industrial entre las direcciones de Abastecimiento y Red Matriz Acueducto.

La operacin, mantenimiento y revisin de las vlvulas de cierre permanente (VCPs) de Zonas y
Sectores Hidrulicos son responsabilidad de la Direccin Red Matriz Acueducto y su operacin se
ajustar a lo establecido en el Protocolo para Operacin de Vlvulas, que forma parte del manual
de comunicaciones, documento No 0730-17-2005-0007-01 del Sistema de Gestin de Calidad de la
Direccin Red Matriz Acueducto.

La delimitacin fsica que genera responsabilidades para la operacin y el mantenimiento es
el dimetro doce (12) pulgadas, por encima de ste la responsabilidad es de la Direccin


Red Matriz Acueducto. Incluye las lneas de bombeo que aunque pueden ser de menor
dimetro son expresas y se consideran matrices.

La operacin y mantenimiento de las lneas iguales o menores a 12 pulgadas, con las excepciones
explcitamente consignadas, es responsabilidad de cada Gerencia de Zona.

Las salidas directas de las Redes Matrices son accesorios de esta y por lo tanto la responsabilidad
de operacin y mantenimiento es de la Direccin Red Matriz Acueducto, la frontera fsica se
establece hasta los elementos alojados dentro de la cmara y la cmara propiamente dicha, por
fuera de esta, segn el dimetro, se considera red de distribucin y la operacin y mantenimiento
estar a cargo de cada Zona.

Las Zonas deben evitar la manipulacin propia o de terceros de los accesorios delimitados como
responsabilidad de la Direccin Red Matriz Acueducto.

Cada Zona deber ejecutar el protocolo de comunicaciones acordado con la Direccin Red Matriz
Acueducto para la operacin de dichas vlvulas y las de dimetro igual a 12 pulgadas que estn en
las redes de distribucin con el fin de no causar traumatismos en la operacin del sistema matriz.

12.4 CANTIDAD DE AGUA A ENTREGAR

La Direccin Red Matriz Acueducto y cada Zona definirn anualmente, con revisiones semestrales
y de manera conjunta los volmenes de agua tratada a entregar en trminos de mnimo requerido y
mximo suministro posible bajo la premisa de que, independientemente del caudal, se debe
satisfacer la demanda siempre que est dentro de los parmetros de capacidad tanto de
Abastecimiento de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP como de las redes de
distribucin. Se debe garantizar coherencia entre demanda y capacidad. El Documento a suscribir
se denomina Planeacin del suministro anual de agua para las Zonas, Documento No 0730-
19-2005-0010-01 del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto y forma
parte integral de este acuerdo. Los caudales promedios presentados en la planeacin del
suministro pueden tener un rango de flexibilidad en operacin de 3%.

La Direccin Red Matriz Acueducto debe garantizar que el volumen suministrado a la Zona absorba
las oscilaciones normales de demanda que se presenten dentro de la operacin normal. Cada Zona
deber informar con por lo menos 15 das de anticipacin a la Direccin Red Matriz Acueducto los
requerimientos permanentes adicionales de caudal que superen los 50 LPS. Si la capacidad
disponible del sistema matriz y de abastecimiento lo permite se dar respuesta positiva a la
solicitud.

12.5 CONTINUIDAD

Se define como la no interrupcin del caudal demandado para un punto de entrega.


La Direccin Red Matriz Acueducto entregar el suministro a cada Zona con una continuidad mayor
al 99%, Indicador definido y calculado de acuerdo a la metodologa de la CRA, que forma parte del
Sistema de Gestin de Calidad, en lo referente al Sistema Matriz.

Con el fin de minimizar cualquier efecto sobre la continuidad del servicio las suspensiones
programadas sern comunicadas tanto a la ciudadana como a la Zona de acuerdo con el
Procedimiento Coordinacin de Cierres Programados en Redes Matrices, documento
SA20150515 del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto.

Cuadro No. 7 - TIEMPO PROMEDIO DE ATENCIN (HORAS) PARA DAOS PRESENTADOS
EN TUBERAS DE RED MATRIZ ACUEDUCTO

Dimetro Tubera (pulgadas) Tiempo promedio de atencin (horas)
12 24
12-24 48
24-48 60
48-78 78
Nota: Incluye la atencin de redes de dimetros menores pero que por definiciones hechas se consideran matrices. El
tiempo para los daos que se programan cuenta a partir del inicio de la suspensin.

Las interrupciones requeridas para atencin de daos imprevistos sern calificadas de acuerdo con
el tiempo promedio de atencin establecido en el Proceso Mantenimiento Correctivo, documento
AF101015 del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin red Matriz Acueducto, establecido
para la atencin de suspensiones imprevistas, segn verificacin y diagnstico del dao,
suspensin del servicio, desage, reparacin y restablecida una vez se toma la decisin de la
intervencin.

Cuadro No. 8 - CALIFICACIN DEL TIEMPO PROMEDIO DE ATENCIN (HORAS) PARA
ATENCIN DE DAOS PRESENTADOS EN TUBERAS DE RED MATRIZ

Dimetro Tubera
(pulgadas)
Tiempo
promedio
de
respuesta
(horas)
Calificacin
100%
Calificacin
80%
Calificacin
50%
12 24 24 24-36 36-48
12-24 48 48 48-60 60-72
24-48 60 60 60-72 72-96
48-78 78 72 72-96 96-108
Nota: Incluye la atencin de redes de dimetros menores pero que por definiciones hechas se consideran matrices. El
tiempo para los daos que se programan cuenta a partir de inicio de la suspensin.


En cualquier caso la Direccin Red Matriz Acueducto informar a cada Zona y a su Central de
Operaciones a travs del Centro de Control y al Contact Center cindose a lo establecido en el
Manual de Comunicaciones de la Direccin Red Matriz Acueducto, Documento 0730-17-2005-
0007-01 del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto.

Los programas de suministro a travs de carrotanques por causas de cierres en la red matriz sern
responsabilidad de la Direccin Red Matriz Acueducto.

Las interrupciones por causas diferentes a daos en redes, (vg servicio energa elctrica para la
operacin de las bombas) si son programadas y previamente avisadas se tratarn como
suspensin programada y se dar aviso a la Zona con la misma anticipacin con que se reciba la
informacin. Si son imprevistas se tratarn segn lo establecido en el Manual de comunicaciones
del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin red matriz Acueducto Manual de
Comunicaciones.

La Direccin Red Matriz Acueducto se compromete a mantener informada a la Zona sobre
cualquier modificacin en la operacin del Sistema Matriz que afecte de alguna manera la
prestacin del servicio. Para esto seguir lo establecido en el Manual de comunicaciones del
Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto Manual de
Comunicaciones.

La Zona se compromete a informar, va radiotelfono a la central uno de operaciones, con
anterioridad las operaciones que vaya a efectuar, tanto de suspensin como de restablecida, en
lneas de dimetro doce (12) pulgadas o menores en dimetros que afecten la continuidad del
servicio a un crcamo de succin de un bombeo salidas de tanques de almacenamiento y/o de
redes menores. Para llevar un control al respecto una vez informada la operacin la central uno
dar un nmero consecutivo al que se referir el personal de la Zona cuando informe la
restablecida, segn lo establecido en el Manual de Comunicaciones, Protocolo para cierres y
restablecidas en redes de doce (12) pulgadas VRPS y otras especficas.

Cuando las suspensiones cualquiera que sea su naturaleza duren mas de 72 horas la Direccin
Red Matriz Acueducto propondr a la Zona una alternativa de suministro, la decisin de su
implementacin se tomar de comn acuerdo definiendo previamente los aspectos relacionados
con la macromedicin. En cualquier caso la Direccin Red Matriz Acueducto podr implementar
alternativas de suministro siempre y cuando estas no afecten el esquema de macromedicin
establecido. Lo anterior segn lo establecido en el Procedimiento Modificaciones Temporales a
la Sectorizacin, Documento SA20151515 del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin Red
Matriz Acueducto.

A partir del 1 de Diciembre de 2005 al volumen generado por daos en redes matrices, incluido en
los consumos tcnicos, se le adicionar el caudal desperdiciado desde el momento que se presenta
el dao hasta el momento en que se ejecuta la suspensin, para tal efecto se tendr en cuenta la
fecha y hora de recepcin de la informacin del dao, la fecha y hora del cierre, la velocidad media
del flujo en el conducto y el rea del orificio, ste ltimo dato se determinar durante la reparacin
de la tubera. El detalle del calculo se reportara en el informe mensual de macromedicin que se
entrega a la zona.


12.6 CALIDAD FISICOQUMICA Y MICROBIOLGICA

El agua suministrada por la Direccin Red Matriz Acueducto ser potable y cumplir con los
parmetros de calidad exigidos por el Decreto 475 de 1998 del Ministerio del Medio Ambiente y la
Norma SISTEC NS-067 de Calidad de Agua Potable, a excepcin de los valores por encima del
lmite inferior y superior, establecidos en el Decreto, de los parmetros de conductividad y cloro
residual. Esto debido a que por el origen del agua cruda, en el primer caso y la configuracin de la
red, conducciones largas en donde se debe garantizar un valor de cloro residual por encima del
mnimo requerido a los puntos extremos, en el segundo caso no es posible cumplirlos. Se fijan
como mnimo para conductividad el valor de 10 S/cm y mximo 1.5 mg/l para cloro residual.

En caso de presentarse algn incumplimiento de los parmetros de calidad de agua potable
establecidos, la Direccin Red Matriz Acueducto no podr realizar el cobro del caudal
correspondiente, hasta que no se haya definido a cargo de quin est la responsabilidad.

En caso de que la responsabilidad est a cargo de la Direccin Red Matriz Acueducto, sta no
podr transferir el costo de los caudales de agua correspondientes. As mismo deber evaluarse el
impacto por contaminacin sobre el agua potable almacenada o en circulacin en las Redes a
efecto de realizar la compensacin correspondiente a favor de la Zona.

Si la responsabilidad viene desde la Direccin de Abastecimiento, dicha rea no har transferencia
de costo a la Direccin Red Matriz Acueducto y a su vez sta, no transferir el costo a la Zona.
Igualmente el impacto por alteracin sobre la calidad del agua potable almacenada o en circulacin
en las redes deber ser reconocido por dicha Direccin, si la alteracin es de su responsabilidad.

Con el fin de garantizar la calidad del agua suministrada la Direccin Red Matriz Acueducto
implementar un programa de instalacin de puntos de muestreo y se acordarn ciclos de anlisis
con la Direccin de Servicios Tcnicos de la Gerencia de Tecnologa. En la misma va la Direccin
Red Matriz Acueducto efecta un programa anual de lavado de tanques de almacenamiento y
acord con la relacionada Direccin de Servicios Tcnicos ciclos de anlisis. La informacin de
estos aspectos esta disponible para consulta. La instalacin de los Puntos de Muestreo se ceir al
Procedimiento Monitoreo de Parmetros, Documento SA20151005, del Sistema de Gestin de
Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto y a lo establecido en la Resolucin 475 del
Minambiente y la Norma SISTEC NS-067 de Calidad de Agua Potable.

Cualquier deterioro en la calidad del agua que se produzca despus del punto de entrega, por
cualquier razn, en especial por el dao, falta de mantenimiento y/o limpieza de las redes de
distribucin o por la mezcla que se realice con aguas provenientes de otras fuentes, ser
responsabilidad exclusiva de cada Zona.

12.7 PRESIN DEL AGUA

El agua ser entregada en los puntos de derivacin de la red matriz con una presin comprendida
entre los 18 y 50 mca (metros columna de agua), siempre que la presin sea controlable, de lo


contrario estar dada por la ubicacin topogrfica de las Plantas y Tanques de almacenamiento.
Para los sitios aledaos a los tanques en donde no se cuente con la diferencia topogrfica
requerida no se evaluar esta condicin. La Direccin Red Matriz Acueducto evaluar e informar
mensualmente a la Zona el cumplimiento de este requisito a travs del Indicador de Cumplimiento
de Presiones, definido en el Sistema de Calidad. Se exceptan del cumplimiento de valores
mnimos las situaciones de emergencia.

Para corroborarlo se utilizarn los sitios de registro de presin que tiene instalados la Direccin
Red Matriz Acueducto y que apliquen a la Zona, definido en el soporte del indicador.

Es responsabilidad de la Gerencia de Zona la adecuacin de sus redes de distribucin a travs de
mecanismos que garanticen el cumplimiento del rango de presin de suministro establecido en el
contrato de condiciones uniformes, firmado con sus suscriptores.

12.8 RESPONSABILIDADES DE LAS PARTES

La Direccin de Red Matriz Acueducto como proveedor y las Zonas como clientes internos directos
son responsables por la naturaleza de sus funciones de la siguiente manera:

12.8.1 Direccin Red Matriz Acueducto

Como responsable del control y mantenimiento del sistema de transporte y distribucin del agua
potable debe ejercer custodia sobre la Red y protegerla de conexiones o derivaciones clandestinas
no autorizadas por la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP por parte de terceros,
las que necesariamente alteran tanto la proyeccin de caudales pactada como el IANC de la
Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP.

Ajustarse a los caudales pactados y justificar debidamente y con las anticipaciones previstas
cualquier cambio en la programacin.

Responder por la instalacin y adecuado mantenimiento de los macromedidores ubicados
en los puntos de entrega.

Asegurar el funcionamiento correcto de los macromedidores mediante actividades de
mantenimiento y aseguramiento del fluido elctrico a los mismos.

Custodiar el sitio donde se encuentran instalados los macromedidores para evitar cualquier
perturbacin por parte de terceros.
Responsable de la operacin y mantenimiento de las VCPs divisorias de Zonas y sectores.
(La operacin de las vlvulas se regir por lo establecido en el procedimiento
Sostenimiento de la sectorizacin documento No SA20151510 del Sistema de Gestin de
Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto )


Realizar dentro del plazo convenido y con ajuste al procedimiento establecido en este
Acuerdo la transferencia del costo de los volmenes de agua suministrada a la Zona.

12.8.2 Gerencias de Zona

Cada Gerencia de Zona es responsable del control y mantenimiento del sistema de redes menores
de agua potable y de ejercer custodia sobre las mismas y protegerlas de conexiones o derivaciones
clandestinas no autorizadas, las que necesariamente alteran tanto la proyeccin de caudales
pactada como el IANC de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP.

El mantenimiento y control de sus redes de distribucin a travs de mecanismos que garanticen el
cumplimiento del rango de presin de suministro establecido en el contrato de condiciones
uniformes, firmado con sus suscriptores.

Las Gerencias de Zona son responsable de la operacin y el mantenimiento de las VCPs de los
subsectores (Protocolo de Operacin de las vlvulas).

Cada Zona ser responsable de que los desarrollos de nuevas redes no unan divisorias de sectores
hidrulicos. Cualquier modificacin requerida deber cumplir con lo establecido en el Manual de
Macromedicin.

12.9 MEDICIN

El caudal suministrado se determinar con base en la lectura de los macromedidores instalados en
los puntos establecidos en el Manual de Macromedicin. A las desviaciones que se presenten se
les dar el tratamiento establecido en el manual mencionado.

Cuando se identifiquen volmenes no catastrados originalmente en la zona, que generen una
optimizacin operacional de macromedicin por parte de la Gerencia de Zona, la Direccin Red
Matriz Acueducto analizar la propuesta de medicin presentada y, luego de los ajustes
correspondientes a que haya lugar, recibir los equipos si estn instalados en redes que definan
sectorizacin a nivel de sector y cumplen las normas tcnicas establecidas para tal efecto y
modificar los balances inicialmente establecidos, dejando constancia mediante Acta de
Conformidad con la Gerencia y el Gestor de Zona.

La Direccin Red Matriz Acueducto, a travs del Proyecto Centro de Control, est implementando
un programa de optimizacin del sistema de medicin de caudal, mediante la instalacin de equipos
de medicin a la salida de los tanques de almacenamiento de las cadenas de bombeo principales
del sistema matriz de acueducto. El plazo contractual de finalizacin del proyecto es Diciembre de
2006.


12.10 TRANSFERENCIA DEL PRECIO

El dcimo da hbil de cada mes se liquidarn las cantidades entregadas con base en las
cantidades reportadas por la lectura de los macromedidores, correspondiente a los volmenes
entregados en el mes inmediatamente anterior. El reporte ser revisado y aceptado por la ARS
como prerrequisito a que se realice la afectacin contable. En caso de no llegarse a un acuerdo se
proceder de acuerdo con lo establecido en el numeral Reclamos y Resolucin de Conflictos.

Para la liquidacin de los costos asignados por zona se utilizara el caudal total de suministro a la
ciudad medido en los macromedidores instalados a la salida de las plantas de tratamiento como
valor de cierre de los suministrados a las zonas en los medidores instalados en el programa de
macromedicin. La diferencia se ajustar proporcionalmente al medido por los ltimos.

12.11 SEGUIMIENTO Y CONCERTACIN

La Direccin Red Matriz Acueducto y cada Zona de manera conjunta, revisarn mensualmente los
aspectos relacionados con los caudales pactados con el fin de anticipar acciones de contingencia y
ajustar parmetros en caso de requerirse.

Igualmente se considerarn dentro de esta definicin soluciones concertadas a situaciones de:

Escasez de agua con origen en racionamientos o como consecuencia del crecimiento y
distribucin espacial de la demanda en Bogot.
Excesos de demanda (superiores a la Capacidad Existente en el Sistema ocasionados por
el crecimiento del rea de prestacin de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de
Bogot ESP).
Reparaciones tcnicas, mantenimientos peridicos de las plantas o tuberas de conduccin.
En general por las causas constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito.

12.12 AUTONOMA DE OPERACIN

La Direccin Red Matriz Acueducto ejecutar las actividades definidas en el Acuerdo Industrial con
total autonoma tcnica, administrativa y financiera con respecto a la Zona en lo que tiene que ver
con el suministro del agua potable en los puntos de entrega establecidos y total responsabilidad
sobre las condiciones del producto puesto en estos puntos y aplicando lo correspondiente a la
Responsabilidad de las Partes.


12.13 ATENCIN DE EMERGENCIAS

En situaciones de emergencia, en cualquiera de los dos sistemas se podrn hacer modificaciones a
lo pactado, para lo cual se establecer comunicacin directa entre los Directores o quienes ellos
deleguen para el efecto.

Se levantar Acta sobre las acciones tomadas y sobre las modificaciones coyunturales o
permanentes a lo establecido en este Acuerdo.

12.14 RECLAMOS Y SOLUCIN DE CONFLICTOS

Toda controversia o diferencia relativa al Acuerdo Industrial, su ejecucin o interpretacin deber
ser resuelta directamente entre el Gerente de Zona y los Directores de las reas responsables de
los procesos y como ltima instancia, el caso ser presentado ante la Direccin de Planeamiento y
Control de Rentabilidad, Gastos y Costos. Agotadas estas instancias y si no se ha solucionado el
conflicto la consulta se elevar al Gerente de Planeamiento y Control, quien dirimir el caso o lo
presentar a consideracin del Comit Tcnico Operativo de la Empresa de Acueducto y
Alcantarillado de Bogot ESP para dirimirlo.

12.15 MBITO DE APLICACIN

Los Acuerdos industriales con las Gerencias de Zona y la Unidad de Apoyo Comercial se
constituyen en el marco de accin y referencia entre las partes, es de carcter estrictamente interno
para la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP y su afectacin recae sobre la
contabilidad de costos como elemento de la Contabilidad Administrativa de la Empresa de
Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP.

12.16 VIGENCIA Y MODIFICACIONES

Una vez firmados los Acuerdo Industriales, estos tendrn una vigencia de dos aos a partir de la
fecha de su firma.

Los Acuerdos Industriales, una vez estn en vigencia podrn ser modificados total o parcialmente
mediante solicitud de cualquiera de las partes y de comn acuerdo entre las partes mediante otros.

Al finalizar cada semestre de la vigencia del Acuerdo, se realizar una revisin al mismo con el fin
de establecer desviaciones en la planeacin y la ejecucin del acuerdo y determinar si se hace
necesario realizar modificaciones en cuanto a calidad o volmenes pactados del servicio. Sin
embargo, si las partes lo consideran conveniente, se efectuar un comit trimestral para efectuar
seguimiento al acuerdo industrial para aclaracin de compromisos.


13. TRMITE DE SOLICITUDES DE LOS ACUERDOS DE SERVICIOS
COMPARTIDOS

Los acuerdos de servicios compartidos estn suscritos por la Direccin Red Matriz Acueducto con
las diferentes reas Prestadoras de Servicio (APS), en los cuales las APS se convierten en
proveedores de productos y servicios del proceso de conduccin y Distribucin de Agua Potable en
Redes Matrices, diferentes al proveedor principal que es la Direccin de Abastecimiento de la
Gerencia Corporativa del Sistema Maestro.

La evaluacin de los proveedores lo realiza la Direccin Red Matriz Acueducto con base en las
solicitudes ocasionales o puntuales realizadas a las APS. La evaluacin de los Acuerdos
Permanentes de las APS con las diferentes reas industriales o reas Receptoras de Servicio
(ARS) la efecta la Direccin de Planeacin y Control de Rentabilidad Gastos y Costos.

Cuadro No. 9 REAS PRESTADORAS DE SERVICIOS COMPARTIDOS

NOMBRE DE LA A.P.S. MEDIO DE SOLICITUD POR LA
D.M.R.A.
MEDIO DE TRAMITE POR LA
A.P.S.
Direccin de Ingeniera
Especializada
Aviso Ocasional Orden SAP Mdulo SM
Servicios Tcnicos Aviso Ocasional
Acuerdo Permanente
Lote de Inspeccin
Orden SAP Mdulo QM
Direccin Electromecnica Aviso Ocasional
Acuerdo Permanente
Orden SAP Mdulo PM
Plan de Mantenimiento, SAP
Mdulo PM
Direccin de Informacin Tcnica y
Geogrfica
Aviso Ocasional Orden SAP
Direccin SIE Aviso Ocasional Orden SAP
Direccin de Informtica Aviso Ocasional Orden SAP
Asesora Legal Aviso Ocasional Orden SAP
Representacin Judicial y
Actuacin Administrativa
Orden SAP (**)
Direccin de Seguros Aviso Ocasional
Acuerdo Permanente
Orden SAP
Subreparto (*)
Direccin de Contratacin y
Compras
Aviso Ocasional
Solicitud de Pedido
Orden SAP
Pedido
Planeacin y Desarrollo Humano Aviso Ocasional
Acuerdo Permanente
Orden SAP
Subreparto (*)
Servicios Generales Aviso Ocasional
Acuerdo Permanente
Orden SAP
Subreparto (*)
Direccin Bienes Races Aviso Ocasional Orden SAP
Gestin de Compensacin y
Beneficios
Acuerdo Permanente Subreparto (*)
Seguridad Fsica Aviso Ocasional
Acuerdo Permanente
Orden SAP
Orden SAP


ANEXO No. 1

MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD PARA
EL PROCESO - CONDUCCIN Y DISTRIBUCIN DE AGUA POTABLE EN
REDES MATRICES

CUADRO DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE LA NORMA Y EL
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD


ANEXO No. 2

TABLERO DE INDICADORES DE LA DIRECCIN RED MATRIZ
ACUEDUCTO


ANEXO No. 3

PROGRAMA DE CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO


ANEXO No. 4

FORMATO DE PLANOS Y ESQUEMAS DE LA DIRECCIN RED MATRIZ
ACUEDUCTO

PLANEACIN Y CONTROL DE LA GESTIN

GESTIN DE RECURSOS
Gestin de la
Informacin
Capacitacin y
Entrenamiento
Gestin de Acuerdos
de Servicios Compartidos
GESTIN DE LA MEJ ORA CONTINUA
Auditoras
Internas
Acciones de
Mejora
Tratamiento de
No Conformes
Gestin de Atencin y
Satisfaccin del Cliente
Medicin de
Sistemas de Gestin
Gestin de Acuerdos
Industriales
OPERACIONES DEL NEGOCIO
Planeacin Estratgica
Elaboracin de Planes y
Polticas Internas
Gestin del
Documento
Gestin Administrativa y
Financiera
Control de Equipos
de Medicin
Planificacin de Sistemas
de Gestin
Planeacin de Inversiones Planeacin de la Operacin y el Mantenimiento
Gestin de la Construccin
Gestin de la Mitigacin
de la Vulnerabilidad
Gestin Institucional
Gestin del Diseo
Gestin de Estudios de Factibilidad
Control
Gestin de la
Sectorizacin
Operacin del Sistema
Mantenimiento Preventivo
de Redes
Mantenimiento
Correctivo
Mantenimiento Preventivo a
Tanques,
Est. de Bombeo y Est. de Control
GESTIN DE
INFRAESTRUCTURA
DISTRIBUCIN Y
CONTROL
MANTENIMIENTO
MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PARA LA CONDUCCIN Y DISTRIBUCIN DE AGUA POTABLE EN REDES MATRICES

Cuadro 1. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NTC ISO 9001: 2000 SISTEMAS DE GESTIN DE CALIDAD

Macro
proceso
Proceso Cdigo Procedimiento Requisito ISO Responsable
Periodo de
Ejecucin
PLANEACION
Y CONTROL
DE LA
GESTION
Planeacin
Estratgica
PG0505 Formulacin del Plan Estratgico
4.1, 5.1, 5.2, 5.3,
5.4,
5.5, 5.6, 6.1, 6.4,
8.5.1
Direccin de Planeamiento
Corporativo
Segn necesidad
Elaboracin de
Planeas y Polticas
Internas
PG1005 Elaboracin de Planes y Polticas Internas
4.1, 5.1, 5.2, 5.3,
5.4,
5.5, 5.6, 6.1, 6.4,
8.5.1
Direccin de Planeamiento
Corporativo
Segn necesidad
PG1020 Gestin del Plan de Accin Detallado
4.1, , 5.1, 5.2, 5.3,
5.4,
5.5, 5.6, 6.1, 6.4,
8.5.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Anual
Planificacin de
Sistemas de
Gestin
MC0505 Planificacin de Sistemas de Gestin
4.1, 5.1, 5.2, 5.3,
5.4,
5.5, 5.6, 6.1, 6.4,
8.5.1
Direccin de Gestin de
Calidad
Segn necesidad
Planeacin de
Inversiones
SA20050505 Planeacin de la Expansin 7.1, 7.2.1, 7.2.2
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
SA20050510 Gestin de Nuevos Negocios 7.2.1, 7.2.2
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
SA20050510 Planeacin de la Rehabilitacin 7.2.1, 7.2.2
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
Planeacin de la
Operacin y el
Mantenimiento
SA20051010 Planeamiento de la Operacin 7.1, 7.2.1, 7.2.2
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
SA20051015 Planeamiento del Mantenimiento 7.1, 7.2.1.
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
PROCESOS
DEL
NEGOCIO
Gestin de
Acuerdos
Industriales
AS1010 Atencin de Inconsistencias del Servicio 7.2.3
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
Gestin de
Estudios de
Factibilidad
SA20100505 Estudios de Factibilidad 7.1, 7.2.1, 7.5.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
SA20100510 Formulacin de Proyectos
7.1, 7.2.1, 7.2.2,
7.5.1.
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad

Continuacin

Macro
proceso
Periodo de
Ejecucin
PROCESOS
DEL
NEGOCIOS
Gestin del Diseo 7.3
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
Gestin de la
Construccin
6.3
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
Gestin de la
Vulnerabilidad
SA20102005
Vulnerabilidad de la Infraestructura por Eventos
Ssmicos
7.1, 7.2.1, 7.2.2,
7.5.1,6.3
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
SA20102010
Vulnerabilidad de la Operacin y Apoyo a Emergencias
del Distrito
7.1, 7.2.1, 7.2.2,
7.5.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
Gestin
Institucional
SA20102505 Suministro de Informacin Tcnica 7.2.1, 7.2.2
Direccin Red Matriz
Acueducto
Permanente
SA20102510 Elaboracin de Conceptos Tcnicos 7.2.1, 7.2.2
Direccin Red Matriz
Acueducto
Permanente
SA20102515 Coordinacin de Obras 7.2.1, 7.2.2
Direccin Red Matriz
Acueducto
Permanente
SA20102515
Valoracin, Cobro o Traslado de Costos por daos o
servicios en redes matrices
7.2.1, 7.2.2
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
Operacin del
Sistema
SA20150505 Coordinacin del Sistema 7.1, 7.5.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Permanentemente
SA20150510 Simulacin Hidrulica Operativa 7.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
SA20150515
Coordinacin de Cierres Programados en Redes
Matrices
7.1, 7.2.1, 7.2.2,
7.5.1 y 7.5.2
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
SA20150520
Coordinacin de Cierres Imprevistos en Redes
Matrices
7.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
SA20150525 Ejecucin de Cierres, Desages y Restablecidas 7.5.1, 7.5.5
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
SA20150530 Atencin de Contingencias 7.1, 7.5.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad

Continuacin
Macro
proceso
Periodo de
Ejecucin
PROCESOS
DEL
NEGOCIOS
Control
SA20151005 Monitoreo de Parmetros 7.2.1, 7.2.2
Direccin Red Matriz
Acueducto
Permanentemente
SA20151010 Investigaciones Especiales 7.5.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
SA20151015 Gestin de Agua No Contabilizada 7.2.2, 7.5.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
Gestin de la
Sectorizacin
SA20151505 Macromedicin Comercial
7.2.1, 7.2.2, 7.5.1,
7.5.5
Direccin Red Matriz
Acueducto
Permanentemente
SA20151510 Sostenimiento de la Sectorizacin 7.5.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Permanentemente
SA20151515 Modificaciones Temporales a la Sectorizacin 7.5.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
SA20151520 Modificaciones Permanentes a la Sectorizacin 7.5.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
Mantenimiento
Preventivo de
Tanques,
Estaciones de
Bombeo y
Estructuras de
Control
AF10100505
Mantenimiento Electromecnico de Tanques,
Estaciones de Bombeo y Estructuras de Control
7.1, 7.5.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Permanentemente
AF10100510 Adecuaciones Locativas 6.3
Direccin Red Matriz
Acueducto
Permanentemente
AF10100515 Lavado de Tanques 7.1, 7.5.1, 7.5.5
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn
Programacin
AF10100520
Rehabilitacin Estructural de Tanques, Estaciones de
Bombeo y Estructuras de Control
7.1, 7.5.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
Mantenimiento
Preventivo de
Redes Matrices
AF10101005 Recorrido de Redes Matrices 7.1, 7.5.1, 7.5.5
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn
Programacin
AF10101010
Rehabilitacin Estructural o Hidrulico de Redes y
Accesorios
7.1, 7.5.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
Mantenimiento
Correctivo
AF10101505
Reparaciones de Redes Matrices, Accesorios y
Cmaras
7.1, 7.5.1, 7.5.5
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
AF10101510
Reparaciones de Tanques, Estaciones de Bombeo y
Estructuras de Control
7.1, 7.5.1, 7.5.5
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad

Continuacin
Macro
proceso
Periodo de
Ejecucin
OPERACIONES
DEL NEGOCIIO
Atencin al
Cliente
CM3505 Atencin al cliente
8.1, 7.5.3, 8.2.1, 8.4,
8.5
Gerencia de Servicio al
Cliente y Funcionarios que
apliquen el sistema
Segn necesidad
GESTIN DE
RECURSOS
Gestin de
Acuerdos de
Servicios
Compartidos
AS0505 Gestin de Acuerdos de Servicios Compartidos 6.1, 6.2, 6.3, 6.4
Direccin de Rentabilidad,
Gastos y Costos
Segn necesidad
Capacitacin y
Entrenamiento
TH1505 6.1, 6.2
Gerencia de Gestin
Humana y Funcionarios
que apliquen el sistema
Segn necesidad
Gestin de la
Informacin
GD0505

Documentacin de procesos
4.2.2, 4.2.3, 4.2.4,
7.5.3
rea de Gestin
Documental y Direccin de
Gestin de Calidad
Segn necesidad Asignacin No. de Proyecto
Asignacin No. de Obra
Gestin del
Documento
GD1050 Manejo de Registros
4.2.2, 4.2.3, 4.2.4,
7.5.3
rea de Gestin
Documental
Segn
necesidad
GD1055
Recepcin y Distribucin de Correspondencia Externa
Flujo Normal
GD1060
Recepcin y Distribucin de Correspondencia Externa
Flujo Comercial
Control de
Equipos de
Medicin
AC10
Control de Equipos de Medicin de Red Matriz
Acueducto
7.5.1., 7.5.3, 7.6
Topgrafos, Direccin
Tcnica y Geogrfica y
Calidad
Segn
Programacin
Seleccin de Equipos de Medicin
Gestin
Administrativa y
Financiera
SA20200505 Gestin Presupuestal para Inversiones 6.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn
programacin
SA20200510 Gestin Presupuestal para Funcionamiento 6.1
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn
Programacin

Macro
proceso
Periodo de
Ejecucin
GESTIN DE
RECURSOS
Gestin
Administrativa y
Financiera
SA20200515 Elaboracin de Trminos de Referencia 7.4
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn
Programacin
SA20200520 Trmite, Ejecucin y Control de Contratos 7.4
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn
Programacin
SA20200525 Gestin del Talento Humano 6.2
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
SA20200530 Suministro de Informacin Administrativa y Financiera 7.2.3
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
SA20200535 Seguimiento a reas Prestadoras de Servicios 7.4
Direccin Red Matriz
Acueducto
Mensualmente
SA20200540 Manejo de Correspondencia 4.2
Direccin Red Matriz
Acueducto
Segn necesidad
GESTIN DE LA
MEJORA
CONTINUA
Gestin de
Satisfaccin del
Cliente
MC1535
Satisfaccin del Cliente
8.1, 7.5.3, 8.2.1, 8.4,
8.5
Todos los funcionarios que
aplican el sistema
Segn necesidad
Atencin al Cliente
Tratamiento de
No Conforme
MC1530 Tratamiento de No Conforme 7.5.3, 8.3, 8.4, 8.5
Calidad
Segn necesidad
Medicin de
sistemas de
gestin
MC1525 Medicin de sistemas de gestin 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5
Coordinador rea ejecutora
y Direccin de Gestin de
Calidad
Mensual
Auditorias
internas
MC1520 Auditorias interna 8.2.2, 8.4, 8.5
Calidad
Segn
Programacin
Acciones de
Mejora
MC1515 Acciones de Mejora 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
Calidad
Segn necesidad

Nombre: Elabor:
Cdigo: Escala: Revis:
Ubicacin Magntica: Versin: Aprob:

CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Descripcin de Cambios Versin Observaciones

3GD050504-01

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