OHSAS 18001.

Sistemas de gestin de la seguridad y

salud en el trabajo: implantacin (II)
Notas Tcnicas de Prevencin
Redactores:
Manuel Bestratn Bellov
Ingeniero Industrial
CENTRO NACIONAL DE CONDICIONES
DE TRABAJO
Agustn Snchez-Toledo Ledesma
Ingeniero Tcnico Industrial
Esther Villa Martnez
Licenciada en Ciencias Biolgicas
Este documento sobre el estndar OHSAS 18001 aporta
una serie de refexiones y orientaciones de carcter gene-
ral para su correcta y efcaz implantacin. Complementa
lo refejado en OHSAS 18002:2008, Directrices para la
implementacin de OHSAS 18001:2007, de necesaria lec-
tura, y se basa fundamentalmente en la experiencia de los
redactores del documento.
OHSAS 18001: Standard implementation
OHSAS 18001: Implantation du standard
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1. ASPECTOS GENERALES PARA LA
IMPLANTACIN DE OHSAS
Establecer, implementar y evaluar un sistema de gestin
basado en OHSAS 18001 es una declaracin general
sobre el establecimiento y mantenimiento de un siste-
ma determinado de gestin de la SST dentro de una
organizacin.
No existe un modelo nico para desarrollar e implan-
tar un sistema de gestin de la SST en base a OHSAS
18001. Cada organizacin debe personalizar el suyo pro-
pio y hay que tener en cuenta que no existen soluciones
estndar, solo pautas que pueden ser comunes. Por ello,
en esta NTP se incluyen consideraciones generales y
tambin algunas de especfcas para desarrollar e im-
plantar sistemas de SST, requirindose de un proceso
cuidadosamente planifcado y controlado para avanzar
con xito. Generar cambios en la organizacin, muchos
de ellos relevantes -lo que depender de cual fuere el
punto de partida- para generar y consolidar cultura pre-
ventiva, no es tarea fcil y se requiere de una buena
dosis de compromiso de los mximos responsables de
la organizacin, un proceso de actuacin bien disea-
do y gestionado con un programa de concienciacin y
formacin que lo materialice, y una potenciacin de los
diferentes cauces de participacin para lograr la impli-
cacin de todos los miembros de la organizacin. El
estndar no debera ser visto como objetivo empresarial
en si mismo, sino como un instrumento para mejorar de
manera estable y continuada la efciencia, en coheren-
cia con los valores asumidos y objetivos estratgicos
de la organizacin.
Para que una organizacin asuma satisfactoriamente
el estndar deber tener en cuenta algunos aspectos
relevantes como son: lo que realmente importa es la or-
ganizacin, la implantacin del Sistema de Gestin de
SST, deber repercutir siempre en ella; la certifcacin
conforme OSHAS 18001 no debe representar un objetivo
en s para la empresa, sino un elemento facilitador y de
medicin; la implantacin de OHSAS 18001 no debe sig-
nifcar un aumento de la burocracia, sino todo lo contrario,
desarrollando para ello herramientas que faciliten la ges-
tin; la organizacin deber marcar los plazos adecuados
para la implantacin del Sistema de acuerdo a sus nece-
sidades y teniendo en cuenta los medios disponibles; y
fnalmente, no hay un antes y un despus, representa un
camino de progresivos benefcios esperables.
Establecer implica un nivel de permanencia, y el
sistema no debera considerarse establecido hasta que
todos sus elementos se hayan implementado de forma
evidenciable. Cabe afrmar que una actividad est de-
bidamente implantada cuando se aplica correctamente
de manera sistemtica por sus usuarios, generando los
benefcios esperados, tanto a nivel de resultados deri-
vados de la propia actividad, como de satisfaccin de
sus usuarios y dems personal implicado. Por ejemplo,
un procedimiento de investigacin de incidentes estara
debidamente implantado, cuando adems de estar contri-
buyendo a la reduccin de los ndices de siniestralidad de
la organizacin, est logrando que los accidentes tpicos
generados no se repitan, al haberse extrado un buen
aprendizaje de los mismos, y adems, los miembros de
la organizacin, hayan sufrido o no accidentes, confen
en los benefcios derivados de investigarlos todos cuando
ocurran.
Mantener implica que una vez establecido el sistema
ste sigue funcionando correctamente. Esto requiere de
un esfuerzo activo por parte de la organizacin. Pense-
mos que para que todo funcione con un nivel ptimo de
respuesta, se requiere de un programa de mantenimiento,
y ms, cuando se trata de comportamientos y actitudes,
como es el caso.
Vigencia Actualizada Observaciones
VLIDA Complementa a las NTP 898 y 900
2
Notas Tcnicas de Prevencin
El proceso de desarrollo, implementacin, evaluacin
y accin de mejora, habra de estar basado igualmente
en el ciclo PHCA, tal como el propio estndar asume, por
ser ste un mtodo de probada efcacia y rentabilidad
(ver fg.1). Este proceso tiene por objetivo la defnicin
e implantacin en condiciones controladas de un plan
de implementacin-integracin, desarrollado especfca-
mente en funcin de los objetivos, contexto y nivel de
madurez de la organizacin. La primera fase, P (Plani-
fcar) es la de desarrollo del Plan de implementacin-
integracin, corresponde a la fase de anlisis y diseo,
tanto estratgico como operativo; la segunda, H (Hacer),
es la de implantacin del plan propiamente dicho, con
una serie de consideraciones a tener en cuenta en cada
uno de los requisitos del estndar y que se expondrn
en el siguiente apartado; la tercera, C (Controlar), es la
de revisin, medicin y seguimiento de lo ejecutado, y
fnalmente, la cuarta, A (Actuar) es la de aplicar las co-
rrespondientes mejoras en funcin de los resultados de
la anterior fase de control; y as, sucesivamente. De la
misma manera que la legislacin obliga a elaborar un
Plan de Prevencin para lograr con xito el proceso de
integracin de la PRL, se debera disponer tambin de
un plan para la implementacin-integracin de la PRL
segn OHSAS 18001, a fn de optimizar los benefcios
del mismo. Ambos planes podran incluso coincidir en un
solo documento. Veamos a continuacin algunos rasgos
esenciales de este proceso planteado en la fgura 1.
2. FASE DE PLANIFICACIN. DESARROLLO DEL
PLAN DE IMPLEMENTACIN-INTEGRACIN
Cuando una organizacin decide implantar su Sistema de
Gestin de SST se pregunta si debe hacerlo de acuerdo a
OHSAS y qu benefcios cabe esperar si as lo decidiese.
En la mayora de los casos, las empresas toman su de-
cisin en base a criterios no sufcientemente analizados.
Aunque nos podamos equivocar y ya se rectifcar, la
decisin inicial debera ser objetiva, fruto de una profunda
refexin y de un debate consensuado. Por tanto, la etapa
de anlisis resulta esencial. Podemos utilizar algunos ins-
trumentos, como el mtodo DAFO, que permite analizar
desde un punto de vista interno de la organizacin las
fortalezas y debilidades en materia de SST, y desde un
punto de vista externo, las oportunidades y amenazas a
las que estamos expuestos de no actuar debidamente,
y por otra parte, lo que puede comportar de benefcioso
el hacerlo. Tengamos en cuenta que las empresas han
de estar abiertas a su entorno social, en redes de coo-
peracin con sus proveedores y clientes, para proyectar
buena reputacin y generar confanza.
Sobre todo, habra que identifcar las debilidades de
nuestra organizacin y las amenazas externas y analizar
en qu medida la implantacin del estndar ayudara a
la correccin de las mismas. En cuanto a las fortalezas
de nuestra organizacin y las oportunidades externas, el
anlisis ira orientado al refuerzo de las mismas, allanan-
do el camino y ayudndonos a enfrentarnos a las debili-
dades y amenazas.
Tambin podra recurrirse a la aplicacin de alguna
metodologa simplifcada que permitiese adentrarse en
el conocimiento de la cultura empresarial existente para
detectar aquellas carencias que estn condicionando que
no se ponga la atencin necesaria sobre la SST y no sea
contemplada como un verdadero valor. El modelo de Ex-
celencia empresarial, EFQM, puede resultar de gran ayu-
da al permitir objetivar ciertas carencias relevantes. No
obstante, el propio estndar OHSAS exige como punto
de partida, una vez tomada la decisin de implantarlo, el
verifcar la situacin de la organizacin respecto al mismo.
En todo caso, ha de quedar claro que el diagnstico ini-
cial basado en principios de objetividad, es indispensable.
Una vez tomada la decisin de adoptar el estndar ha-
br que planifcar su implantacin, plantendose una serie
de cuestiones: Cul es el momento oportuno para iniciar
el proceso?, qu plazo, aunque sea orientativo, puede
representar el proceso?, puedo hacerlo con medios pro-
pios o se debera recurrir a medios externos?, me interesa
certifcarlo? y quin lo habra de liderar? Pero para dar
respuesta precisa a ello, veamos algunos aspectos remar-
cables en esta primera fase de planifcacin.
Benefcios esperados
Qu benefcios podemos obtener de la implemen-
tacin de OHSAS en la organizacin (Siniestralidad
respecto al sector, percepcin interna de la preven-
cin y cultura preventiva existente, nivel de cumpli-
miento de la normativa y sanciones habidas, imagen
externa de la empresa, relacin con la representacin
sindical, )?
Figura 1. Cuatro etapas esenciales para la implantacin de OHSAS 18.001
P
DESARROLLO DEL PLAN
DE IMPLEMENTACIN
Benefcios esperados
Anlisis del contexto
Seleccin del nivel de
implementacin
Elaboracin del plan de
integracin
Apoyo de la alta direccin
H
IMPLANTACIN DEL PLAN
A
ACCIN DE MEJORA DEL
SISTEMA IMPLEMENTADO
DE GESTIN DE LA SST
C
MEDICIN Y CONTROL
A
C
P
H
Evaluacin de la efcacia
del plan
Seguimiento y mejora del
Sistema implantado
3
Notas Tcnicas de Prevencin
Qu difcultades y barreras previsibles se presentarn
en el proceso de implementacin a nivel personal y a
nivel organizacional?
Anlisis del contexto

Cules son los peligros y riesgos laborales ms sig-
nifcativos? Qu gravedad y trascendencia pueden
tener?
Qu modalidad preventiva tiene la organizacin?
Cul ha sido su contribucin efectiva a los logros al-
canzados? Cules han sido sus principales carencias?
Qu grado de integracin de la prevencin existe en
la organizacin?, qu nivel de compromiso preventivo
asumen los mandos?
Ante qu valores se fundamenta la organizacin?,
qu contravalores condicionan?
Qu tipo de liderazgo impera en la organizacin?
Cul es la consideracin humana y profesional de los
trabajadores como activo empresarial?
Qu nivel de implicacin tienen los trabajadores con
la organizacin y con el proyecto empresarial? Se
conoce el nivel de satisfaccin de los trabajadores en
su trabajo? En qu base objetiva ello se fundamenta,
si es que se cree conocerlo?
Seleccin del nivel de implementacin
Este apartado establece las directrices para contestar
a la siguiente pregunta: qu estrategia y qu mtodo
de implementacin puedo aplicar a mi organizacin, so-
bre todo, en funcin del nivel de integracin de la accin
preventiva?
La implementacin de un sistema de gestin segn
OHSAS 18001 conlleva cambios organizativos (organi-
grama, responsabilidades, etc.) derivados de la necesi-
dad de dotar a los propietarios de procesos de la res-
ponsabilidad, autoridad y capacidad necesaria para su
gestin, as como para la gestin de los requisitos de
OHSAS con otros sistemas de la organizacin.
Asimismo, la implementacin se puede aplicar pau-
latinamente limitando su aplicacin a ciertos procesos,
reas, o aplicarla a la totalidad de procesos de la orga-
nizacin. En todo caso, es necesario que el proceso de
implantacin sea gradual y se vaya auto alimentando de
los logros que se vayan consiguiendo. La celeridad del
proceso depende en gran medida del nivel de cultura
preventiva existente y de la propia capacidad de la orga-
nizacin para digerirlo. No obstante, implantar un sistema
que est bien diseado y que cuente con el apoyo de la
direccin, se sita en torno a los dos aos.
Hay que tener en cuenta que el proceso comportar
una serie de acciones para su debida planifcacin en los
momentos oportunos, tales como:
Defnir la poltica de SST asociada a la visin em-
presarial, en cooperacin con todas las partes
interesadas
Establecer pautas para la integracin de todos sis-
temas de gestin en vistas a su racionalizacin y
simplifcacin
Desarrollar un manual del sistema de gestin donde
se establezcan los objetivos y las directrices generales
de actuacin
Defnir las responsabilidades y funciones de todo el
personal en plena coherencia con los otros sistemas
de gestin
Formalizar las vas de dilogo y participacin
Establecer el plan de concienciacin y formacin con-
tinuada e integral del personal
Identifcar los requisitos legales exigibles
Defnir los procesos productivos, identifcando en es-
pecial los crticos, contemplando factores tales como:
defnicin de propietarios, objetivos, indicadores, ele-
mentos de entrada y salida de los procesos, instruc-
ciones preventivas que se aplican en los mismos y las
adicionales que serian necesarias, etc.
Elaborar los necesarios procedimientos documenta-
les con sus registros para las diferentes actividades
preventivas (control de riesgos, gestin de cambios,
incluidos los contratistas, etc)
Elaboracin del plan de integracin
Como resultado de las actuaciones descritas en los
apartados anteriores, se debera elaborar un plan de
implementacin-integracin que sirviera para ejecutar
efcazmente y de forma controlada lo planifcado. El plan
debera ya dar respuesta clara en trminos generales a
preguntas esenciales, algunas seran:
Qu objetivos persigue realmente la organizacin y
qu benefcios me va a aportar implementar el sistema
y cundo?, qu objetivos persigue la implementacin?
Qu inversin y rentabilidad esperada tiene el
proyecto?
Cales son las principales difcultades a superar?,
qu estrategia sera recomendable para sortearlas?
En qu consiste realmente el plan de implementa-
cin? y cundo habra que ir completando etapas?
Qu voy realmente a implementar de manera prio-
rizada y cundo: procedimientos, instrucciones, etc.?
Cmo lo voy a implementar?
Qu plan de comunicacin se va a llevar a cabo?
Quin es el responsable y coordinador del proyecto
de implementacin?
Qu actividades hay que planifcar para su ejecucin
(programa que indique el qu, quin y cundo)
Para la implementacin del sistema de gestin es nece-
sario siempre partir de una buena identifcacin de pe-
ligros y evaluacin de riesgos, que es lo que determina
las necesidades de actuacin para su control, y de la
atencin debida a las necesidades de las personas y de
la organizacin.
Apoyo de la alta direccin
Dada la extensin de las actividades, los cambios que
pueden provocar y las funciones afectadas en un proyec-
to de implementacin, se precisa de una buena coordina-
cin, por lo que es muy difcil avanzar si no se consigue
el apoyo de la alta direccin.
El apoyo de la alta direccin se debe plasmar en el
aporte de los recursos necesarios para llevar a cabo el
plan aprobado, apoyar las acciones previstas y realizar el
oportuno seguimiento al proyecto, y sobre todo, dar ejem-
plo. Para la implementacin de un sistema de gestin de
la SST segn OHSAS, son factores crticos: el apoyo,
compromiso e implicacin de los altos directivos, adems
de un enfoque participativo. Habr que realizar todos los
esfuerzos necesarios para que la direccin tome concien-
cia grupalmente (comit de direccin si existe o el colec-
tivo de directivos reunidos) de la necesidad de implantar
un sistema efcaz que responda a su poltica de empresa.
Los seminarios de directivos y expertos en la materia, a
tal efecto, pueden ser de gran ayuda.
4
Notas Tcnicas de Prevencin
Es importante que la alta direccin designe un res-
ponsable del proyecto o coordinador (normalmente el
representante de la direccin) con autoridad y visin
global de la empresa y conocedor de las actividades re-
lacionadas con la SST. Es recomendable presentar un
informe a la alta direccin que describa el proyecto de
implementacin que se desea llevar a cabo y facilite la
toma de decisiones.
3. FASE DE EJECUCIN. LA IMPLANTACIN
DEL PLAN
Es importante tener en cuenta algunas consideraciones
esenciales como las que se apuntan a continuacin,
como punto de partida para la implantacin del plan:
Hay que tratar la implantacin como una inversin
importante.
Partir siempre de un diagnstico. Dnde estoy? qu
distancia me separa del objetivo al que pretendo llegar?
Asegurar que la direccin va a demostrar un compro-
miso visible por lo acordado. Su involucracin y lide-
razgo es fundamental.
Implicar a la organizacin. La participacin es el ca-
mino inexcusable.
Formar, informar e involucrar a todo el personal relacio-
nado con el proyecto y con el futuro Sistema.
Concebir la prevencin en un marco de desarrollo de
competencias de las personas, que sean evaluables
a travs del desempeo. Ello habra de formar parte
de la carrera profesional que las empresas deberan
facilitar por propio inters de la organizacin y de los
trabajadores.
Los especialistas en prevencin no disean el sistema,
ayudan a darle forma.
Leer, analizar y comprender cada punto del estndar
hasta comprender el por qu.
No implantar un requisito del estndar sin entender
totalmente su objetivo.
No escribir, sin antes haberlo pensado todo bien.
Planifcar todas las actividades relevantes a realizar.
No dar un paso adelante sin consolidar el anterior. Es
necesario alimentarse de los pequeos xitos del pro-
pio proceso. Considerar un desarrollo por etapas.
El sistema es la herramienta, no el fn
Establecer indicadores del proceso, generados en un
marco de dilogo y consenso.
Utilizar y familiarizarse con un lenguaje sencillo y com-
prensible a toda la organizacin
El sistema se disea para la organizacin, no para el
auditor
Procurar no copiar y en ltimo extremo, hacerlo bien,
solo en aquello que sea posibilista
La tarea del coordinador puede verse facilitada enor-
memente si se forma un comit o equipo de imple-
mentacin con los responsables de los distintos de-
partamentos y se planifcan reuniones peridicas de
seguimiento
EVALUACIN
FASE I
ELABORACIN
DE LA
DOCUMENTACIN
FASE II
FORMACIN
FASE III
IMPLANTACION
FASE IV
AUDITORA
INTERNA
FASE V
F
A
S
E
S
A
C
T
I
V
I
D
A
D
E
S
R
E
S
U
L
T
A
D
O
S
Anlisis de situa-
cin actual (visitas
e informacin)
Anlisis de la infor-
macin existente.
Identifcacin del
grado de cumpli-
miento de los re-
quisitos legales de
prevencin.
Identifcacin de
otros elementos de
gestin que cubran
requisitos de
OHSAS 18001
Edicin de Manual,
Procedimientos e
Instrucciones.
Revisin y aproba-
cin de la nueva
documentacin.
Imparticin de cur-
sos formativos a la
direccin, personal
tcnico y/o con
responsabilidades
en el Sistema
de Gestin de
Prevencin
Imparticin de
cursos de sensi-
bilizacin para el
personal laboral de
la empresa.
Defnicin del
programa general
de implantacin.
Apoyo en la
implantacin
de la nueva
documentacin.
Visitas de apoyo y
verifcacin.
Correccin de
la documenta-
cin cuando sea
necesaria.
Auditora del Sis-
tema de Gestin
de Prevencin
implantado.
Resolucin de
desviaciones.
Informe de
evaluacin
Direccin y perso-
nal responsable
formado
Informe de Audi-
toria interna
Documentacin
del Sistema
elaborada
Sistema de gestin
de prevencin
implantado
Planifcacin
detallada
Personal laboral
sensibilizado y
formado
Sistema revisado
y listo para su po-
sible certifcacin
Figura 2. Fases en la implantacin del estndar OHSAS 18001
5
Notas Tcnicas de Prevencin
Seguimiento del plan de
implementacin-integracin
La organizacin debera programar el seguimiento
del plan de implementacin con una frecuencia que
permita valorar el cumplimiento de los objetivos pre-
vistos y prever los cambios que ayuden al xito de la
implementacin.
Los cambios conllevan normalmente la actualizacin del
plan. Los informes de la revisin deberan distribuirse
a todas las partes implicadas en el proceso de imple-
mentacin y tratarse en un marco de transparencia y
de dilogo.
4. FASE DE CONTROL. REVISIN Y MEJORA
DEL SISTEMA IMPLEMENTADO
Una vez implementado el sistema de gestin se reco-
mienda incorporar su revisin peridica en la revisin
por la direccin de acuerdo con los requisitos de OHSAS
18001. Por ello, los resultados de las revisiones del plan
de implementacin deberan ser considerados en la revi-
sin general del sistema por la alta direccin.
En la fgura 2 se muestra un esquema de las fases
que suele comportar la implantacin de un sistema de
gestin de la SST en base a OHSAS, con las actividades
y resultados esperados.
BIBLIOGRAFA
(1) Ley 31/1995 y Ley 54/2003 de Prevencin de Riesgos Laborales
(2) Real Decreto 39/1997 y RD 604/2006, Reglamento de los Servicios de Prevencin
(3) INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
Gua Tcnica de integracin de la Prevencin en el Sistema General de Gestin de las empresas
(4) AENOR
OHSAS 18001:2007 Sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo
(5) AENOR
OHSAS 18002:2008 Directrices para la implementacin de OHSAS 18001:2007

(6) OIT
2001 Directrices sobre sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo
(7) AENOR
ISO 9001:2008
(8) AENOR
ISO 14001:2004
(9) AENOR
UNE 66177:2005 Gua para la integracin de los sistemas de gestin
(10) AENOR
UNE-EN ISO/IEC 17021 Requisitos para los organismos que realizan la auditoria y la certifcacin de siste-
mas de gestin.
(11) AENOR
Gua para la auditora de los sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo segn OHSAS 18001
(12) INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
Coleccin de Notas Tcnicas de Prevencin:
NTP 576 Integracin de sistemas: Calidad, Prevencin y Medio Ambiente
NTP 829 Nueva Cultura de Empresa y condiciones de trabajo. Factores de xito del cambio
NTP 830 Integracin de la prevencin y desarrollo de competencias
NTP 848-850 Empresas de nueva creacin y condiciones de trabajo
NTP 870 Excelencia empresarial y condiciones de trabajo
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Notas Tcnicas de Prevencin
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