Deprev Proceso 13-1-105784 01002027 8709635

R-SJ-001 Agosto de 2013
ESTUDIO TCNICO Y ECONMICO

1. OBJETO A CONTRATAR:

a. Objeto.

Adquirir una herramienta de software que maneje y administre integralmente bajo una
sola plataforma, el Sistema de Gestin Documental SGD, junto con la migracin de
la informacin de los sistemas existentes, en concordancia con la normatividad vigente
aplicable.

b. Alcance del Objeto.

La implementacin y puesta en marcha del Sistema de Gestin Documental SGD,
basado en software libre, tendr en cuenta las funcionalidades que actualmente
existen en TRANSMILENIO S.A. El producto esperado de la ingeniera del SGD, debe
proveer el siguiente alcance, incluyendo sus servicios conexos:

Instalacin de todos los mdulos y funcionalidades del SGD, en su ltima versin
disponible en el mercado, que permitan la efectiva gestin, trazabilidad y ciclo de
vida de cada documento que se tramita en TRANSMILENIO S.A., conforme a las
especificaciones tcnicas establecidas en el ttulo (3), literal (h), numerales (1 y 2),
del presente documento.

Acceso ilimitado de usuarios para el uso del SGD.

Parametrizacin del SGD conforme a la estructura organizacional y tablas de
retencin documental de TRANSMILENIO S.A., y otros factores de acuerdo a los
lineamientos del Archivo General de la Nacin.

Migracin de los datos existentes en CORDIS y Royal al SGD.

Entrenamiento en el SGD para cuatrocientos (400) funcionarios de
TRANSMILENIO S.A.

Suministro del soporte tcnico, mantenimiento y mejoras del SGD, durante la
vigencia del contrato, contados a partir de la implementacin y puesta en marcha
del SGD, conforme a las especificaciones tcnicas establecidas en el ttulo (3),
literal (h), numeral (4), del presente documento.

Suministro de infraestructura tecnolgica computacional, conforme a las
especificaciones tcnicas establecidas en el ttulo (3), literal (h), numeral (9), del
presente documento.

Suministro y configuracin de un Appliance, conforme a las especificaciones
tcnicas establecidas en el ttulo (3), literal (h), numeral (9), del presente
documento.

Suministro e implementacin de treinta (30) Tockens para firmas digitales.


Prestacin del servicio de mesa de ayuda y digitalizacin, durante doce (12)
meses como mnimo, contados a partir de la implementacin y puesta en marcha
del SGD; la cual estar conformada por el siguiente equipo de trabajo: un (1)
Ingeniero de Desarrollo, un (1) Profesional en Archivstica, tres (3) Auxiliares de
Digitalizacin y cuatro (4) Tecnlogos para la Mesa de Ayuda.

Disposicin de un (1) Coordinador de Proyecto, durante el plazo de ejecucin del
proyecto.

Bolsa de mnimo 200 horas Ingeniero para Desarrollo y Mantenimiento del SGD.

2. DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER:

a. Causa del contrato.

Actualmente TRANSMILENIO S.A., cuenta con un sistema de gestin de
correspondencia (CORDIS) que fue adquirido mediante el convenio interadministrativo
No. 02 de 2004, de transferencia de tecnolgica, celebrado entre la Secretara de
Hacienda de Bogot D.C., y TRANSMILENIO S.A., sin que a la fecha se haya
realizado actualizaciones del mismo a sus nuevas versiones; y un sistema de gestin
electrnica de documentos (ROYAL/ERDMS), el cual, fue implementado bajo el
contrato No. 213 de 2007 por la firma Royal Technologies S.A., con la cual se han
seguido contratando cada ao los servicios de digitalizacin, en este sistema, de la
documentacin generada en la empresa, con el fin de ser administrada y clasificada
bajo la tablas de retencin documental garantizando un archivo electrnico alineado
con el archivo fsico. As mismo, el sistema CORDIS se encuentra integrado
nativamente en una sola va que le permite ver los documentos digitalizados
relacionados con un radicado, a travs una interfaz del sistema ROYAL/ERDMS.

Pero stos sistemas antes sealados, en conjunto, no permiten asegurar la gestin
documental durante todo su ciclo de vida, ni cumplir con las funcionalidades mnimas
que debe reunir un Sistema de Gestin Documental SGD segn la norma ISO
15489, el Modelo de Requisitos para Sistemas de Gestin de Documentos
Electrnicos de Archivo (Moreq2) y la Circular 004 de 2010 del COINFO (Tabla 1).

Funcionalidad mnima requerida segn normatividad vigente
SGD Actual
(CORDIS-
ROYAL)
Radicacin ventanilla nica SI
Radicacin automtica va fax NO
Radicacin automtica va e-mail NO
Radicacin masiva de documentos NO
Peticiones, quejas y reclamos PQR NO
Intercambio virtual de correspondencia entre entidades NO
Distribucin virtual de los documentos NO
Seguimiento en tiempo real el manejo de los documentos
NO
Gestin del documento con alarmas de trmites por vencer o vencidos NO

Funcionalidad mnima requerida segn normatividad vigente
SGD Actual
(CORDIS-
ROYAL)
Trazabilidad total del flujo documental NO
Archivo e integracin con los procesos de correspondencia SI
Administracin del archivo fsico y virtual SI
Conservacin documentos SI
Prstamo de documentos SI
Inter operatividad con aplicativos de la entidad SI
Estadsticas de gestin documental NO
Localizacin y bsqueda precisa de documentos SI
Bsqueda textual por cualquier palabra escrita dentro del texto (OCR)
NO
Administracin de TRD asociadas a los documentos y procesos SI
Firma digital de documentos NO
Roles y perfiles SI
Esquemas de autenticacin SI
Acceso concurrente de usuarios - Escalable Limitado por
# licencias
Manejo de logs que permitan la auditoria del SGD
NO
Fcil adecuacin del SGD a las particularidades de la Empresa
NO
Cumple poltica "Cero Papel" directiva presidencial 04 de 2012
NO
Cumple poltica "Eficiencia Administrativa" directiva presidencial 04 de 2012
NO
Tabla 1. Estndares mnimos de un SGD.

Ante esta situacin, se requiere contar con un servicio nico integrado en un Sistema
de Gestin Documental SGD, que garantice adems de las funcionalidades antes
relacionadas, asegurar el acceso a los documentos y la interoperabilidad con los
sistemas de informacin existentes y futuros de la empresa, tal como lo exige la
normatividad nacional vigente y los estndares internacionales como fundamento legal
de la modernizacin de la gestin documental a partir de la aplicacin de las nuevas
tecnologas de la informacin, con el fin de incrementar la eficiencia administrativa y
preservar en el tiempo los documentos digitales producidos o recibidos por las
diferentes entidades del Estado, y en particular la memoria institucional de
TRANSMILENIO S.A.

b. Objetivo de la contratacin.

Cambiar el actual proceso de administracin de correspondencia y manejo de
documentos de TRANSMILENIO S.A., por un modelo centralizado de gestin
documental SGD, de tal forma que permita gestionar adecuadamente los procesos y
procedimientos de la empresa y la lgica de negocio en sus documentos, agilizando y
unificando las tareas de recepcin, clasificacin y registro de la documentacin, en
cumplimiento con la normatividad vigente tanto del orden Nacional, como Distrital y los
estndares internacionales que determinan los requisitos bsicos para adquirir e
implementar herramientas tecnolgicas de gestin documental.

c. Justificacin de la necesidad.

El sistema de gestin de correspondencia (CORDIS) utilizado hasta el momento en
TRANSMILENIO S.A., es carente de actualizaciones y difcilmente adaptable a los
estndares y lineamientos que exige la normatividad vigente que en materia de
gestin documental rige para las entidades del Estado.

Por una parte, no cumple con lo dispuesto en la Directiva Presidencial 04 de 2012,
numerales 3, 4 y 5, donde fija los plazos para implementar la poltica de Eficiencia
Administrativa y Cero Papel:

3. Se debe implementar, a ms tardar en los doce (12) meses siguientes a la
expedicin de la presente Directiva, la sustitucin de los memorandos y
comunicaciones internas en papel, por soportes electrnicos

4. Se deben implementar mecanismos que permitan el intercambio de
correspondencia entre las entidades por medios electrnicos, a ms tardar doce
(12) meses siguientes a la publicacin de la presente Directiva

5. En lo que respecta a los trmites externos, el Plan de Eficiencia a cargo de la
entidades destinatarias de esta Directiva deber indicar las actividades que
permitan garantizar a sus usuarios el derecho de actuar ante las autoridades
utilizando medios electrnicos

Por otra, los sistemas CORDIS y ROYAL/ERDMS, en conjunto, no permiten asegurar
la gestin documental durante todo su ciclo de vida, ni cumplir con las funcionalidades
mnimas que debe reunir un Sistema de Gestin Documental SGD segn la norma
ISO 15489, el Modelo de Requisitos para Sistemas de Gestin de Documentos
Electrnicos de Archivo (Moreq2) y la Circular 004 de 2010 del COINFO.

stas entre otras razones, determinan la obsolescencia de los sistemas CORDIS y
ROYAL/ERDMS, factor predominante para que TRANSMILENIO S.A., requiera de una
nueva herramienta que maneje y administre integralmente bajo una sola plataforma el
Sistema de Gestin Documental SGD, adaptable a las particularidades de la
Empresa y acorde con la normatividad aplicable vigente. Adems, la herramienta SGD
debe ser desarrollada en Software Libre bajo licencia GNU/GPL, en cumplimiento con
la Directiva del Alcalde Mayor No. 011 de 2012, en la que insta a las entidades del
orden Distrital en dar prioridad a la adquisicin de soluciones de Software Libre:

4. Con el objeto de generar la racionalizacin del gasto en materia tecnolgica, las
entidades deben dar cumplimiento al numeral 4.5 del Anexo 18 de la Resolucin
N 305 de 2008, que formula las "Polticas sobre la disposicin de orientaciones
tendientes a que en los estudios de mercado, que soportan los procesos de
contratacin del Distrito, se incluya la valoracin y evaluacin de herramientas
tecnolgicas basadas en software libre, en los casos pertinentes; en
consecuencia, las entidades deben darle prioridad a la adquisicin de
soluciones de software libre y adquirir software privativo solo para los casos en
que sea plenamente justificado. (subrayado y negrilla fuera del texto).


3. DESCRIPCIN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES:

a. Plazo

El plazo de ejecucin del contrato ser de dieciocho (18) meses o ms, conforme a los
meses adicionales que ofrezca el oferente por el servicio de Mesa de Ayuda y
Digitalizacin, dispuestos como criterio de evaluacin en el ttulo (8), literal (d), numeral
(1) del presente documento, sin costo adicional para TRANSMILENIO S.A., contados a
partir de la fecha del acta de inicio, distribuidos de la siguiente manera: Seis meses (6),
para la implementacin, entrenamiento y puesta en produccin del SGD; y doce (12)
meses o ms, por el soporte tcnico y mantenimiento, la prestacin del servicio Mesa
de Ayuda, la digitalizacin y la migracin de series documentales existentes en otras
aplicaciones.

b. Valor

Ochocientos Cuarenta y Nueve Millones Doscientos Cincuenta y Un Mil Quinientos
Cincuenta y Ocho Pesos Moneda Legal Colombiana ($849.251.558), incluidos todos
los gastos, impuestos, deducciones y retenciones a que legalmente haya lugar.

c. Forma de Pago

TRANSMILENIO S.A., cancelar el 30% del contrato, en cinco (5) pagos iguales, una
vez se entregue lo siguiente: (a) Actas y anlisis inicial con su cronograma de trabajo;
(b) Actas, entrega de la versin del SGD acorde al anlisis realizado y cronograma de
capacitacin; (c) Actas y entrega del esquema de migracin series documentales con
su respectivo cronograma; (d) Actas de recibo a satisfaccin por entrenamiento
realizado a los funcionarios junto con las listas de asistencia de cada taller.

El 10% del contrato, en un (1) pago, una vez se entregue lo siguiente: (e) Acta de
recibo a satisfaccin de la puesta en produccin del SGD.

El 60% del contrato, en doce (12) pagos iguales o ms, una vez se entregue lo
siguiente en cada pago: (f) Informe de actividades por el mantenimiento y mejoras del
SGD, reportes incidencias y soluciones de la mesa de ayuda e informe de actividades
por la prestacin del servicio de digitalizacin.

Cada pago se efectuar dentro de los treinta (30) das calendario posterior a la
recepcin de la factura junto con los siguientes documentos adicionales a los
solicitados en cada pago: (g) Certificacin de cumplimiento de los pagos de que trata el
artculo 50 de la Ley 789 de 2002; y (h) Certificacin de recibo a satisfaccin suscrita
por el supervisor del contrato.

d. Rubro Presupuestal: Meta y Componente de Costo.

Rubro: Fortalecimiento Institucional
Cdigo de rubro: 341140331722500
Meta: Mantener actualizada la infraestructura tecnolgica Soporte
para los procesos operativos y administrativos de
TRANSMILENIO S.A.
Componente de Costo: Planta fsica e infraestructura tecnolgica


e. Tipologa del contrato a suscribir.

COMPRAVENTA

f. Interventor o supervisor del Contrato

La supervisin y control de la debida ejecucin del objeto contractual ser ejercida por
el Director de TICs o a quien designe el Ordenador del Gasto.

g. Obligaciones de Contratista

Adems de las derivadas de la esencia y naturaleza del contrato que se celebre, y de
la ley, el contratista se obligar a:

Realizar un diagnstico inicial donde se analicen: 1) Los modelos de datos
entregados por la entidad para realizar la migracin de las series documentales. 2)
El organigrama de la entidad acorde con las TRD de la entidad.

Presentar un cronograma de trabajo una vez se efectu el diagnstico inicial.

Presentar un cronograma de Entrenamiento una vez se efectu el diagnstico
inicial.

Presentar un cronograma de migracin de la informacin existente, una vez se
efectu el diagnstico inicial.

Entregar los cdigos fuente del aplicativo una vez estn probados y aprobados por
la entidad, de acuerdo a las especificaciones tcnicas descritas en el literal (h) del
presente documento.

El proveedor debe presentar un esquema de backup y alta disponibilidad sugeridos
para el SGD, de forma tal se puedan garantizar los acuerdos de nivel de servicio
(SLAs) previamente establecidos para tal fin.

Proveer el recurso humano especializado, con la experiencia requerida y durante el
tiempo necesario, para el acompaamiento la asesora en el buen uso y apropiacin
del SGD.

Entregar los manuales tcnicos y de usuario conforme a las especificaciones
tcnicas establecidas en el literal (h), numeral (8) del presente documento,
asumiendo dentro de la vigencia del contrato las actualizaciones a que se tenga
lugar.

Conocer el ambiente computacional y operativo de TRANSMILENIO S.A., para que
los objetivos y actividades del proyecto se encuentren alineados a su naturaleza y
polticas corporativas.

El contratista se compromete a realizar el soporte tcnico, mantenimiento y mejoras
del SGD para beneficio y disponibilidad total de TRANSMILENIO S.A., establecidos

en el literal (h), numeral (4) del presente documento, durante el plazo de ejecucin
del contrato.

El contratista se compromete a realizar los desarrollos, implementaciones,
mantenimientos y/o actualizaciones requeridos de acuerdo a especificaciones
tcnicas establecidas en el literal (h), numerales (4) y (5) del presente documento,
durante el plazo de ejecucin.

El contratista se compromete a que todas las herramientas tecnolgicas a
implementar sean compatibles con la plataforma existente del SGD, adems de su
modelo estructural, modelo funcional, servicios, procesos automticos, Web Service,
bases de datos, aplicacin, servidores web, protocolos de seguridad.

El contratista se compromete a realizar como mnimo las siguientes actividades o
cumplir las siguientes etapas, para la puesta en funcionamiento del SGD a
implementar:

- Levantamiento de informacin.
- Anlisis de la informacin.
- Diseo tcnico y funcional
- Desarrollo, Integracin y parametrizacin de las herramientas.
- Pruebas y ajustes.
- Transferencia de conocimiento y Entrenamiento.
- Implantacin y entrega las herramientas tecnolgicas
- Migracin de Informacin.
- Soporte y mantenimiento.

Durante los cinco (5) primeros das despus de perfeccionado el contrato, el
contratista se compromete a entregar un cronograma detallado de las actividades
anteriormente mencionadas, el cual ser enviado al supervisor del contrato para su
revisin, hasta lograr la aprobacin entre las partes.

Durante los cinco (5) primeros das despus de perfeccionado el contrato, el
oferente adjudicatario se compromete a entregar los formatos y documentos
exigidos para realizar el estudio de seguridad del personal asignado al proyecto.

Durante la ejecucin del contrato, el contratista conjuntamente con el supervisor,
deber efectuar mnimo dos (2) reuniones mensuales para evaluar el avance del
desarrollo del proyecto, de las cuales se deber registrar en actas.

Los procesos de desarrollo, integracin, pruebas y puesta en funcionamiento de las
herramientas tecnolgicas, debern ser coordinadas y aprobadas por el supervisor
del contrato, para lo cual se llevar el respectivo registro mediante actas.

El contratista deber ser responsable del avance y realizar seguimiento en tiempo y
en avance de tareas, de acuerdo al cronograma de actividades definido al inicio del
contrato para lo cual cualquiera de las partes podr convocar a reuniones no
programadas o de carcter urgente con el fin de solucionar inconvenientes que
impidan la normal ejecucin del contrato, lo anterior se deber registrar en actas de
seguimiento.

El contratista deber incluir la actividad, presentacin tcnica del proyecto, en el
cronograma de trabajo una vez se haya implementado satisfactoriamente, con el fin
de realizar una explicacin tcnica del cdigo fuente, modelo de la estructura,
arquitectura, configuracin e instalacin del SGD y sus componentes. Dicha
presentacin deber realizarse como mnimo en tres (3) horas al personal de la
Direccin de TICs y de la Direccin Administrativa de TRANSMILENIO S.A.

El contratista se compromete a realizar la entrega completa del SGD objeto del
contrato en plena operacin y correcto funcionamiento previo recibo a satisfaccin
de la Direccin de TICs de TRANSMILENIO S.A., y de los administradores
funcionales correspondientes, adems de la documentacin, entregables y
capacitacin solicitada y definida en las especificaciones tcnicas, ttulo (3), literal
(h), del presente documento.

El contratista deber realizar una vez finalizado el contrato, dentro de un periodo no
inferior a 30 das, el respectivo empalme con el proveedor, que haya sido favorecido
contractualmente para continuar con el servicio de mesa de ayuda, digitalizacin,
soporte y mantenimiento del SGD.

Firmar los acuerdos de confidencialidad en el uso y divulgacin de informacin, que
sean requeridos por TRANSMILENIO S.A., conforme a lo establecido en las
especificaciones tcnicas, ttulo (3), literal (h), numeral (14) del presente documento.

Apoyar a TRANSMILENIO S.A. en la elaboracin y seguimiento a los tickets
generados por incidentes con el SGD.

El proponente deber encargarse de la mesa de ayuda del SGD y de la
digitalizacin de los documentos e indexacin de los mismos en el SGD, que genere
TRANSMILENIO S.A., durante la vigencia del contrato.

Realizar la migracin de las series documentales, actualmente utilizadas por
TRANSMILENIO S.A., de acuerdo a las especificaciones tcnicas establecidas en el
ttulo (3), literal (h), numeral (3) del presente documento.

Se deber ofrecer y configurar una Appliance, conforme a las especificaciones
tcnicas establecidas en el ttulo (3), literal (h), numeral (9) del presente documento.

El contratista deber proveer a su costo la infraestructura tecnolgica computacional
necesaria, con sus insumos correspondientes, para dar cumplimiento al objeto del
contrato, conforme a las especificaciones tcnicas establecidas en el ttulo (3), literal
(h), numeral (9) del presente documento.

Presentar las cuentas de cobro o facturas con el cumplimiento, de todos los
requisitos y entregables acordados en el contrato y durante la ejecucin del
proyecto.

El contratista deber acreditar que se encuentra al da en el pago de sus
obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales.

Cumplir con las dems especificaciones tcnicas relacionadas en el ttulo (3), literal
(h) del presente documento, y las caractersticas particulares ofertadas y aceptadas
por TRANSMILENIO S.A. durante el proceso de contratacin.

h. Especificaciones tcnicas o norma tcnica del bien o servicio.

1. Requerimientos Funcionales del SGD.

El sistema debe tener como mnimo las siguientes funcionalidades:

Mdulo de PQRS: 1) Recibir por medio del portal de la entidad las Peticiones,
Quejas, Reclamos y sugerencias. 2) Realizar la asignacin automtica de cada
trmite al rea en cargada.

Mdulo de Fax: 1) Recibir de forma centralizada el 100% de esta informacin,
Esto de forma digital. 2) Garantizar su registro en el sistema adems de su
asignacin al rea encargada.

InterOperabilidad con otros aplicativos WebServices: El SGD debe contar
con los servicios de radicacin y consulta.

Expedientes Virtuales: Para la visualizacin de los documentos segn su
conformacin nica.

Mdulo de Archivo: 1) Debe permitir la parametrizacin de sus reas de
archivo. 2) El SGD debe proveer la funcionalidad de ubicacin topogrfica de
cada uno de los documentos. Basado en el modelo de archivo centralizado.

Mdulo para el Prstamo de Documentos: La herramienta debe controlar la
solicitud, el prstamo y la devolucin del documento.

Mdulo de Alertas: Partiendo de una parametrizacin inicial se deben emitir
notificaciones al correo institucional.

Mdulo de Estadsticas y Reportes: Debe garantizar la generacin de
estadsticas y/o reportes de los procesos documentales que se realicen basado
en los tiempos establecidos para cada uno.

Consulta en lnea: 1) Se debe permitir la consulta del estado de los trmites
que se configuren como visibles al pblico, esto desde el portal institucional. 2)
Se deben establecer parmetros de seguridad, para garantizar la identidad de
quien consulta.

Mdulo de OCR de consulta extendida: que basada en el reconocimiento de
texto OCR sobre los documentos almacenados (doc, docx, pdf, pdf/a, tiff,etc.),
brinde consultas sobre los mismos, siempre y cuando esto se realice de forma
segura acorde con el rol de la persona y su nivel de acceso a los documentos.

Mdulo de Administracin va Web: mediante el cual se pueden crear y
parametrizar los diferentes perfiles de usuario y reas o grupos de trabajo o
dependencias, incluyendo la configuracin de niveles de seguridad, repositorios

de contactos, tablas de datos de modelo de datos bsico, modos de envo de
correspondencia, canales de distribucin, etc.

Tener en cuenta, los lineamientos consignados en la Circular 004 de COINFO
del 06 de agosto de 2010, que establece los Estndares mnimos en procesos
de administracin de archivos y gestin de documentos electrnicos, y los
requerimientos funcionales base para proyectos de automatizacin de gestin
de documentos y archivos electrnicos, establecidos en el Anexo No. 1 de la
circular en mencin.

El SGD deber asegurar la gestin de los documentos durante todo su ciclo de
vida, las condiciones de seguridad de la informacin, la preservacin y acceso a
los documentos y la interoperabilidad con los sistemas existentes y futuros,
basado en los estndares definidos en las normas NTC ISO 15489, NTC ISO
15489-2 y el Modelo Internacional de Requisitos para Sistemas de Gestin de
Documentos Electrnicos de Archivo (Moreq), as como las directrices del
Consejo Internacional de Archivos.

El SGD debe disponer de una funcionalidad que le permita generar
electrnicamente los memorandos, comunicaciones internas y el intercambio de
correspondencia entre entidades, en cumplimiento con lo establecido en los
numerales 3 y 4 de la Directiva Presidencial No. 04 del 03 de abril de 2012.

El formato de salida del proceso de digitalizacin debe ser pdf de acuerdo a las
directrices impartidas por Gobierno en lnea y la Comisin Distrital de sistemas.
(CDS).

La calidad de grabacin de las imgenes digitalizadas debe ser mnimo de 300
DPI.

El SGD debe incorporar en sus funcionalidades controles para brindar seguridad
a la informacin, dando cumplimiento a tramites electrnicos bajo normativas
vigentes, en virtud a lo cual deber permitir firmar digitalmente los documentos:
1) Este proceso debe garantizar Identidad y capacidad de las partes que tratan
entre s, bajo el criterio de no repudio (emisor y receptor del mensaje). 2) Se
debe promover la Integridad de la transaccin (garantizar que la informacin no
sea manipulada).

El SGD debe permitir el manejo de firma digital.

El SGD debe generar una trazabilidad total del flujo documental, ejercido sobre
cada documento.

El SGD debe permitir la parametrizacin y modificacin de las tablas de
retencin documental de la entidad.

2. Requerimientos No Funcionales del SGD.

El SGD debe ser diseado para funcionar en un ambiente web, mltiples
navegadores: FireFox versin 4.0 y siguientes, Chrome, IceCat, Safari y MS-
Explorer.

El SGD debe permitir hacer consultas a la metadata y al contenido de la
documentacin. Esta debe responder a tiempos mximos de 3 segundos.

Las herramientas tecnolgicas a implementar en el SGD, mantendrn la misma
arquitectura en cuanto a la compatibilidad y estandarizacin de los archivos
fuente actual (estructura de bases de datos, clases, mtodos, etc.), manteniendo
el mismo concepto de modelo a 3 capas, conservando los mismos lineamientos
en cuanto a diseo de base de datos y de la estructura base del administrador.

Disponible en mltiples servidores WEB, como Apache 2.2 y IIS 7.0, donde
compile PHP.

Soportado sobre servidores altamente confiables como GNU/Linux.

El SGD debe ser compatible con Oracle 11G y Postgres (no genera costos de
licenciamiento).

El SGD debe estar desarrollado con Software Libre.

El SGD debe estar licenciado bajo licencia GNU/GPL.

En caso de manejar componentes privativos estos deben estar licenciados a
perpetuidad.

El SGD debe ser parametrizable, administrable por roles y perfiles, de acuerdo
a la necesidad y previa solicitud realizada por cada una de las reas de la
empresa.

El SGD debe permitir almacenar en mltiples formatos la informacin y debe
contar con un visualizador propio integrado que permita su visualizacin desde
el navegador sin necesidad descargar el documento en el equipo de consulta.
Lo anterior debe ser parametrizable a nivel de rol, perfil para descargas y/o
impresiones colocando una marca de agua que permita establecer su origen.

El SGD debe permitir la fcil integracin con otros sistemas de apoyo a la
gestin por procesos, que se encuentren disponibles en el mercado, mediante
software Open Source o software libre.

Que cumpla con la normatividad Distrital y en especial con la Resolucin 035 de
2008 de la Comisin Distrital de Sistemas, en particular lo dispuesto en el
Captulo Tercero Sobre la poltica para promocionar el uso del software libre en
las entidades del Distrito Capital.

Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 o Ley General de
Archivos, Ley 527 de 1999, Ley 594 de 2000, Acuerdo 05 de 2013 del AGN, Ley
1437 de 2011 y las normas que las regulen o modifiquen.

3. Migracin de informacin.

Se deben migrar las series documentales gestionadas por las siguientes
herramientas informticas disponibles en TRANSMILENIO S.A.:

CORDIS: Migracin total de los registros de correspondencia.

ROYAL: Se debe migrar en su totalidad la informacin correspondiente al ao 2012
y lo transcurrido del 2013, hasta la salida en produccin del proyecto, para las
siguientes series documentales:

Contratos
Consecutivos de correspondencia (Imgenes)
Historias laborales
Actas de recaudo
rdenes de Pago
Resoluciones
Acuerdos
Estatutos
Estudios de Planeacin
Actas de asamblea general
Actas de junta directiva
Circulares

4. Soporte Tcnico, Mantenimiento y mejoras.

Se define como soporte tcnico todas aquellas tareas de apoyo en mantenimiento
preventivo y/o correctivo que el contratista realiza como soporte para el correcto
funcionamiento del SGD, dicho soporte es a nivel de bases de datos, aplicacin,
componentes o servicios cumpliendo tareas como instalacin configuracin,
parametrizacin, afinamiento, soporte en servidor, integridad con sistema operativo
y seguridad informtica. El contratista definir formalmente los procedimientos de
backup/restauracin para el SGD, que a su vez estarn a cargo del personal tcnico
de TRANSMILENIO S.A. Dentro de este contexto, se debe cumplir con lo siguiente:

Durante el tiempo que dure la ejecucin del contrato, el contratista deber
garantizar el buen funcionamiento del SGD, en caso de requerirse una nueva
instalacin (backup aplicacin) bien sea en servidores fsicos o virtualizados
asignados por TRANSMILENIO S.A., el contratista deber contribuir con dicha
instalacin y el conocimiento ser transferido al personal encargado de liderar la
actividad por parte de TRANSMILENIO S.A.

El contratista deber realizar un mantenimiento preventivo trimestral por un
tiempo no superior a cuatro (4) horas a los servidores de bases de datos o
aplicacin de la plataforma que soporta del SGD. Dichos mantenimientos deben
quedar registrados mediante actas y previa aprobacin de la Direccin de TICs
de TRANSMILENIO S.A.

El contratista debe asesorar y recomendar las mejoras prcticas para
administracin de la plataforma tecnolgica aplicando seguridad informtica y
dems servicios como soporte tcnico para el SGD.

El oferente deber efectuar una visita mensual preventiva durante el tiempo de
garanta despus de recibo a satisfaccin, donde se verifique (trfico, seguridad,
accesos, polticas de backup, administracin de espacio y funcionamiento del
SGD, emitiendo un informe detallado que incluya soluciones y
recomendaciones. En caso de ser necesario efectuar ajustes al sistema, estos
sern realizados por el oferente sin costo adicional.

Deber proveerse una lnea telefnica directa en donde se reporten los
problemas presentados en el SGD y dar soporte al personal tcnico y operativo
de TRANSMILENIO S.A., en la resolucin de los problemas que se presenten.

En los casos en que se requiera soporte especializado para hardware o software
(bases de datos, servidores, sistemas operativos), el contratista deber
garantizar la prestacin de estos servicios por parte de personal idneamente
calificado.

Niveles de Atencin para soporte tcnico: Cuando se solicite soporte tcnico, el
tiempo de respuesta al requerimiento no podr exceder las 24 horas para ser
atendido y en caso de que se requiera el soporte en forma presencial, se debe
garantizar la presencia del personal designado en las instalaciones de
TRANSMILENIO S.A., para atender el requerimiento de acuerdo al nivel de
criticidad del problema as:

- Nivel 1: Se presenta cuando el sistema este abajo presente fallas que
afecten el funcionamiento total del sistema y no est disponible para los
usuarios, razn por la cual debe ser resuelto de manera inmediata. En tal
situacin el proveedor cuenta con un tiempo de respuesta de mximo tres
(3) horas. Se debe ofrecer una disponibilidad del servicio de 7X24.

- Nivel 2: Se presenta cuando el sistema presenta fallas parciales bien sea
de base de datos y/o aplicacin que no afectan el funcionamiento total del
sistema, el proveedor debe atender el requerimiento personalmente o va
telefnica en un tiempo no mayor a veinticuatro (24) horas, o atencin
remota antes de las dos (2) horas de puesto el ticket va correo y
confirmada la posibilidad de acceso, con disponibilidad de 5x8.

Se define como mantenimiento y mejoras todas aquellas tareas de desarrollo y
actualizacin de nuevas funcionalidades, mejoras, aplicaciones, mdulos,
herramientas y/o servicios que requiera el sistema de gestin documental, para el
fortalecimiento, gestin, uso y disponibilidad del SGD que apoya a diferentes reas
de TRANSMILENIO S.A. Dentro de este contexto, se debe cumplir con lo siguiente:

Realizar los diferentes desarrollos y mejoras que solicite TRANSMILENIO S.A.,
previo acuerdo de las partes, para dar cumplimiento al objeto del contrato. As
como tambin la correccin de errores en el funcionamiento del SGD por
defectos de programacin, arreglo de funcionalidades que no operen

adecuadamente, incluyendo la utilizacin y modificacin de programas fuente
cuando se requiera.

Creacin de un procedimiento que se ejecute a travs de la Base de Datos, para
que reinicie la numeracin cada vez que se cambie de ao.

Afinamiento de la aplicacin para mejorar los tiempos de respuesta.

Mejora e instruccin del mdulo de Tablas de Retencin Documental para su
respectiva actualizacin y transferencia de conocimiento al personal funcional de
este mdulo.

Parametrizar el mdulo de Archivo virtual con el fsico.

Cifrado de documentos que se almacenan en la bodega.

Afinar la bsqueda de dependencias por diferentes criterios.

Convertir los documentos que actualmente se encuentran escaneados en escala
de grises a blanco y negro para disminuir el tamao de almacenamiento en
bodega.

Reducir la cantidad de enlaces para la bsqueda de una entidad, funcionario o
empresa a la que va dirigido un oficio.

Desarrollar la opcin en el mdulo de reasignar y/o informar los documentos, la
opcin de chequear el usuario dentro de un rbol de jerarquas a todo el
personal a quien requiere enviar el documento (Reasignacin mltiple),
seleccionando un grupo de personas de la misma dependencia sin escoger uno
a uno.

Se requiere hacer la implementacin de un software de certificacin interna de
firmas digitales para enlazar e implementar dentro del sistema de gestin
documental, para que le sea autenticada la firma dentro a todos los usuarios de
TMSA.

Establecer un solo formato para imgenes y un programa para la lectura de las
mismas, debe hacerse desde la instalacin del cliente del sistema de gestin
documental.

Se requiere la depuracin de la base de datos dejando definido un solo formato
para las nombres de las dependencias, usuarios, tablas de retencin
documental entre otros. Lo anterior se debe realizar lo ms transparente posible
para los usuarios finales.

Implementar un reporteador para el sistema de gestin documental, el cual
pueda ser visualizado en diferentes formatos como pdf, Word, Excel, entre otros.

Los reportes generados por la aplicacin sern de acuerdo a los solicitados por
TRANSMILENIO S.A.


5. Bolsa de horas en desarrollo.

El contratista se compromete a brindar una bolsa de mnimo 200 horas para
desarrollo y mantenimiento de nuevos servicios, mejoras, desarrollos,
funcionalidades, ajustes, modificaciones y capacitacin en cualquier
requerimiento tecnolgico que no haya sido contemplado en el momento de
definir estas especificaciones tcnicas y/o que se generen o requieren durante la
ejecucin de este contrato.

Para cualquier requerimiento tecnolgico de desarrollo y mantenimiento que se
requiera con base a la bolsa de horas, se deber realizar el respectivo anlisis
tcnico y funcional para determinar su viabilidad en coordinacin con la direccin
de TICs de TRANSMILENIO S.A. Una vez aprobado el requerimiento, el
contratista realizar la tarea correspondiente afectando la bolsa de horas para
desarrollo y mantenimiento.

El tiempo utilizado en dichos desarrollos ser restado del tiempo total disponible
en la bolsa de horas y se realizar el control de las horas por medio de un
formato especfico de consumo de horas. Adicionalmente, la bolsa de horas se
consumir en su totalidad dentro de la ejecucin del contrato.

6. Polticas de seguridad informtica.

El contratista deber asesorar y/o aplicar las siguientes polticas y parmetros en los
que se tenga responsabilidad de acuerdo al soporte y mantenimiento al SGD los
cuales son de obligatoria aplicacin de acuerdo a las polticas de Seguridad
Informtica aplicadas en TRANSMILENIO S.A.:

Aseguramiento de los parmetros de configuracin del lenguaje en el que se
desarrolle las Herramientas Tecnolgicas.

Aseguramiento del servidor de tal forma que evite indexacin de carpetas,
generar errores por defecto para evitar escaneo de carpetas y/o usuarios.

Ocultar banners de informacin tanto del lenguaje, servidor y Sistema Operativo.

Deshabilitar mtodos trace en los servidores para evitar ataques de Cross Site
Scripting (XSS).

El portal debe realizar limpieza de todos los parmetros GET, POST, Cookies,
etc con el fin de evitar ataques SQL Injectin, etc.

Configurar un manager de logs para anlisis y revisin de logs en el servidor.

Como medida complementaria, pero no nica, validar a nivel de Browser
caracteres ingresados en los formularios.

Si son utilizados cookies, validar que pertenezcan a una nica IP para evitar
robo o alteracin de sesiones.


A nivel de Firewall tener habilitados estrictamente los puertos necesarios.

El contratista debe garantizar que el sistema de gestin documental pueda
hacer uso del servicio FTP para las transacciones especficas y requeridas con
el servidor (Actualizacin de plantillas, envo de oficios a la bodega de datos
entre otros).

Utilizar SSH para transacciones con el servidor, restringiendo acceso por IP y
que no pueda acceder directamente el usuario super-administrador/Webmaster.

Tener configurado e instalado protocolo de seguridad SSL para transacciones
que Involucren informacin sensible como contraseas.

En el evento de interactuar con los sistemas o aplicaciones internas de la
entidad debe ser a travs de protocolo seguro SSL.

El contratista se compromete a realizar y entregar informes mensuales a la
Direccin de TICs de TRANSMILENIO S.A., en donde se registre las
novedades, incidentes, procedimientos, soluciones dadas y tiempos reales que
se hayan presentado durante ese lapso en el aspecto de Seguridad Informtica
afectando al SGD.

7. Procesos de seguridad electrnicos internos.

El contratista deber implementar el componente (API) para administracin de
firmas digitales en el SGD institucional para avanzar en el tema de cero papel
adems de la integracin completa con la mencionada herramienta.

El contratista deber adquirir a nombre de TRANSMILENIO S.A., un paquete de
Treinta (30) firmas - token (dispositivo fsico - firma electrnica) para uso de los
Jefes de Jefaturas y Unidades Areas con los cuales se dar el primer alcance a
dicha integracin de Firmas Digitales en el sistema de gestin documental.

Dicho paquete de treinta (30) firmas-token deber ser tramitado ante una
entidad certificadora valida, dichos tokens, documentacin y software
correspondiente deber ser entregado a la Direccin de TICs de
TRANSMILENIO S.A.

El contratista deber presentar el diseo funcional, tcnico y de integracin de
las firmas digitales para el sistema de gestin documental, con el fin de ser
aprobado por la direccin de TICs de TRANSMILENIO S.A., adems de
generar el plan de trabajo para integracin, implementacin, pruebas y puesta
en produccin total.

8. Entregables y documentacin

Todos los programas fuentes, ejecutables, libreras, scripts de bases de datos,
bases de datos, Web Service, recursos y/o archivos de usuario y dems
componentes que se desarrollen en cumplimiento del objeto contractual son
productos entregables y de propiedad de TRANSMILENIO S.A. No podrn ser

comercializados ni distribuidos sin la autorizacin expresa de TRANSMILENIO
S.A.

Se entiende que componentes de dominio pblico o software tipo Open Source
no sern de propiedad de TRANSMILENIO S.A., por su naturaleza pero debern
ser entregados para el ptimo funcionamiento de las Herramientas Tecnolgicas
desarrolladas adems de ser nombrados y registrados en la documentacin
tcnica. Adicionalmente, el contratista har la respectiva aclaracin en la
certificacin de propiedad intelectual.

As mismo, los programas fuente, libreras, ejecutables, scripts de bases de
datos, Web Service, componentes, etc., que garantizan que la instalacin y
configuracin del SGD este correctamente funcionando en la plataforma
tecnolgica asignada por TRANSMILENIO S.A., debern entregarse, a la
Direccin de TICs, en medio magntico (CD ROM o DVD) con una relacin del
checksum
1
que ser sobre el cual se har el soporte bsico.

Documentacin tcnica: Procesos de instalacin; Diagrama de modelo lgico y
fsico de instalacin; Descripcin general de la base de datos; Modelo Entidad
Relacin; Diccionario de Datos; Diseos tcnicos y funcionales; Manual de
aspectos crticos del sistema; Descripcin del cdigo fuente y conectividad de
Herramientas Tecnolgicas desarrolladas; Descripcin de los esquemas de
clases, objetos y elementos de la arquitectura de Herramientas Tecnolgicas
desarrolladas.

Documentacin del usuario: Manual de usuario del SGD implementado
incluyendo las nuevas funcionalidades adaptadas a TRANSMILENIO S.A.

La documentacin tcnica y de usuario es de obligatorio cumplimiento y se debe
entregar en medio magntico (CD ROM DVD) a la Direccin de TICs de
TRANSMILENIO S.A., asumiendo dentro de la vigencia del contrato las
actualizaciones a que se tenga lugar.

9. Infraestructura Tecnolgica Computacional

El proponente deber proveer a TRANSMILENIO S.A., de la infraestructura
tecnolgica computacional necesaria para garantizar la correcta implementacin y
funcionamiento del SGD, para los siguientes servicios:

Servicio de mesa de ayuda y digitalizacin.

Equipo Cantidad Caractersticas Tcnicas Bsicas
Scanner de Alta Gama 3 - Volumen diario Hasta 6.000 pginas al
da.

- Velocidad de produccin (orientacin
vertical, tamao carta) Blanco y

1
El checksum permite tener una huella del software entregado e instalado, de manera tal que
cualquier cambio en el checksum supondr una alteracin del software entregado y se deber
contratar paquetes de horas para revisar cualquier situacin anmala que se haya producido sobre
la instalacin soportada por el contratista.

negro/escala de grises: hasta 70
ppm/140 ipm a 200 y 300 dpi; Color:
hasta 60 ppm/120 ipm a 200 dpi; hasta
40 ppm/80 ipm a 300 dpi (las
velocidades de produccin pueden
variar en funcin del tipo de
controlador, el software de la
aplicacin, el sistema operativo y el
equipo utilizados).

- Tecnologa de digitalizacin CCD
doble; la profundidad de bit de salida
en escala de grises es de 256 niveles
(8 bits); la profundidad de bit de
captura a color es de 48 bits (16 x 3), la
profundidad de bit de salida a color es
de 24 bits (8 x 3).

- Panel de control de operador Pantalla
grfica de cristal lquido.

- Resolucin ptica: 600 ppp.

- Iluminacin: LED indirecto doble.

- Resolucin de salida: 100, 150, 200,
240, 250, 300, 400, 600 y 1200 dpi.

- Mx./Mn. Tamao del documento 216
mm x 863 mm (8,5 x 34 pulgadas)/50
mm x 63,5 mm (2 pulgadas x 2,5
pulgadas)Modo para documentos
largos: 216 mm x 4,064 mm (8,5
pulgadas x 160 pulgadas).

- Grosor y peso del papel: Papel de 34-
413 g/m2 (9-110 lb); grosor de las
tarjetas de identificacin: hasta 1,25
mm (0,05 pulgadas).

- Alimentador Hasta 100 hojas de papel
de 80 g/m (20 lb). Es compatible con
documentos de tamao pequeo,
como tarjetas de identificacin, tarjetas
con relieve o tarjetas de seguro.

- Formato de archivos de salida
multiTIFF de una o varias pginas
JPEG, RTF, BMP, PDF, PDF con
capacidad de bsqueda.

Impresora Sticker 2 - Mtodos de impresin Trmica, Directa
o Transferencia Trmica.

- Lenguajes de Programacin EPL y ZPL
como estndar.

- Construccin Estructura de doble
pared.

- Sustitucin de cabezal y soporte de
impresin, sin herramientas.

- OpenACCES para la carga fcil del
material.

- Carga de bobina, rpida y fcil.

- Calibracin automtica del material.

- Procesador RISC de 32 bits o
equivalente.

- Odmetro.

- Unicode.
Lector de Cdigo de
Barras
3 - Alto rendimiento.

- Soporte y base de mesa ajustable.

- Conexin por usb.

- Fuente de luz lser 650nm.

- Lectura automtica y tambin a gatillo.

- Velocidad de 100 lecturas por
segundo.

- Distancia de lectura 35cm.
- Ancho de lectura de cdigos de barras
de 3cm a 8cms.

Computador Porttil: Un
computador para cada
una de las personas que
integran la mesa de
ayuda, los digitalizadores,
el director del proyecto, el
ingeniero de sistemas y el
profesional de archivo
10 - Las caractersticas ptimas vigentes en
el mercado requeridas para garantizar
la prestacin del servicio en el tiempo,
para el equipo de trabajo conformado
por: la mesa de ayuda, la ventanilla
nica de radicacin y el Director de
proyecto.


Servicio de Appliance.

Servidor 2 - Tipo Rack

- Hasta 2 U con Procesador Intel
Xeon 2.00GHz.

- 15 MB Cach.

- 6 Core.

- 32GB RAM.

- Con 4 Discos Duros de 500GB a 7.2K
RPM tipo SATA 3.5

- Adaptador Gigabit Ethernet Integrado
de doble puerto.

- El Appliance ser configurado para alta
disponibilidad, con SO Debian, Base
de Datos PostGres, Apache, PhP.

TRANSMILENIO S.A., dispondr de 4U en Rack para la instalacin del Appliance. Si
se desea conectar el servidor a una solucin SAN, TRANSMILENIO S.A., deber
realizar las conexiones y adquirir los respectivos HBAs compatible con el Appliance
provisto por el contratista.

Servicio de firma digital.

Tocken 30 Dispositivo fsico - firma electrnica

La infraestructura tecnolgica computacional requerida, deber estar cubierta por
una garanta de servicio de mantenimiento preventivo y correctivo incluido partes y
mano de obra con servicio en sitio, como mnimo durante la vigencia del contrato.

Por otra parte, TRANSMILENIO S.A., dispondr de los sitios de trabajo con
conexiones de energa y acceso a Internet, en donde se instalarn los equipos antes
relacionados.

Una vez finalizado el contrato, el contratista deber hacer entrega a
TRANSMILENIO S.A., de los servidores, porttiles, impresoras, lectores y scanners
utilizados para la logstica de diseo, implementacin y puesta en marcha del SGD.

10. Entrenamiento y Transferencia de conocimiento

Se debe realizar el entrenamiento completo del SGD a 400 funcionarios de
TRANSMILENIO S.A., en los aspectos tcnico y funcional, para los siguientes

perfiles: Usuario final, usuarios especiales, archivo y gestin fsica de
documentos, usuarios gerenciales.

El contratista deber realizar la transferencia del conocimiento del SGD como
mnimo a: tres (3) funcionarios del rea Funcional (gestin de archivo) para
administracin del SGD; tres (3) funcionarios de la Direccin de TICs para la
instalacin, configuracin, parametrizacin y soporte del SGD, sin costo
adicional para TRANSMILENIO S.A.

Las capacitaciones y transferencia de conocimiento en lo posible debern
realizarse en las instalaciones de TRANSMILENIO S.A., previa coordinacin con
la Direccin de TICs.

11. Idoneidad y Experiencia.

Para cumplir a cabalidad las obligaciones derivadas para esta contratacin, se
requiere una persona natural o jurdica con los siguientes requisitos:

a) Experiencia: Debe presentar certificaciones de contratos cuyo objeto est
directamente relacionado con servicios de implementacin e Instalacin de SGD
basados en Software Libre, que sumen al menos el 100% del presupuesto de la
presente contratacin por este concepto. Solo se aceptarn certificaciones de
contratos que hayan sido terminados y recibidos a satisfaccin en los ltimos
cinco (5) aos. Aquellos contratados que incluyen compra de equipo y/o otros
servicios conexos, debern tener discriminados y separados stos valores de la
implementacin e instalacin y solo se tendr en cuenta para efectos de la
certificacin lo relacionado con los servicios de Instalacin e Implementacin del
SGD.

b) Grupo de trabajo: El proponente deber garantizar, la permanencia en jornada
laboral de 7:00 AM a 4:30 PM, del recurso humano necesario y suficiente para
llevar a cabo las actividades que den cumplimiento al objeto del contrato durante
su vigencia y en concordancia con la etapa de desarrollo en que se encuentre el
proyecto (Instalacin y puesta en marcha, soporte, migracin, mesa de ayuda y
digitalizacin).

El grupo de trabajo estar conformado por profesionales cuyos cargos estarn
alineados con los siguientes perfiles:

Cant Cargo Formacin Acadmica Experiencia Dedicacin
1 Director de
proyecto
Ttulo profesional en
alguna de las siguientes
disciplinas:

Ingeniera de sistemas,
Ingeniera Electrnica

Con ttulo de
especializacin o
maestra en sistemas de
informacin, informtica,
teleinformtica, gestin de
informacin, ciencias de
Experiencia General de al
menos 10 aos contados a
partir de la terminacin
aprobacin del pensum
acadmico. Experiencia
especifica de al menos (5)
aos en la coordinacin o
gerencia de proyectos de
desarrollo de software
aplicados a sistemas de
gestin documental.
Parcial

Cant Cargo Formacin Acadmica Experiencia Dedicacin
la informacin o
ingeniera de software.

Con Certificacin
Funcional y de Instalacin
del SGD, expedida por
una Fundacin que
promueva el desarrollo
del Software Libre en
Colombia.
1 Ingeniero de
desarrollo
alguna de las siguientes
disciplinas: Ingeniera de
sistemas, Elctrica o
Ingeniera Electrnica

Con ttulo de
especializacin o
maestra en sistemas de
informacin, informtica,
teleinformtica, gestin de
informacin, ciencias de
la informacin o
ingeniera de software.

Con Certificacin en
implementacin y
desarrollo del SGD,
expedida por una
Fundacin que promueva
el desarrollo del Software
Libre en Colombia.
Experiencia General de al
menos 5 aos contados a
partir de la terminacin y
aprobacin del pensum
acadmico. Experiencia
especifica de al menos (2)
aos en desarrollo de
software aplicados a
sistemas de gestin
documental.
Completa
1 Profesional
en
archivstica
alguna disciplina
relacionada con el tema
de archivstica.

Experiencia mnima de tres
(3) aos como lder
temtico de la
implementacin para
sistemas de gestin
documental.
Completa
4 Tecnlogo Ttulo de Tecnlogo o
siete (7) semestres
aprobados en alguna de
las siguientes disciplinas:
Sistemas, Informtica,
electrnica,
telecomunicaciones,
elctrica, mecnica.
Experiencia Certificada
mnima de dos (2) aos en
la implementacin,
administracin y
funcionamiento del SGD a
implementar.
Completa
3 Auxiliar de
Digitalizacin
Bachiller o estudiante
Universitario con
conocimientos bsicos en
informtica
Experiencia mnima de un
(1) ao en procesos de
digitalizacin e indexacin
en el SGD a implementar.
Completa

La experiencia del personal requerido se debe acreditar mediante la presentacin de
la hoja de vida con sus correspondientes certificaciones que contengan de forma
clara y expresa los aos de experiencia y la formacin acadmica.

El contratista se compromete a garantizar el personal suficiente, idneo y necesario
para la completa ejecucin del cumplimiento del contrato, sin que esto genere costo
adicional para TRANSMILENIO S.A.

El contratista acepta que TRANSMILENIO S.A., evale y verifique el desempeo
profesional de la(s) persona(s) asignada(s) al proyecto durante cualquiera de las
etapas del proceso contractual, y estar en facultad de solicitar su reemplazo por
otra en caso que dichos funcionarios no cumplan con las expectativas de la
Direccin de TICs de TMSA. En caso de solicitud de cambio del personal asignado,
el contratista deber asignar un nuevo funcionario en un tiempo mximo de cinco (5)
das calendario.

12. Servicio de Digitalizacin.

La digitalizacin e indexacin en el SGD a implementar se debe realizar a toda la
documentacin recibida y generada diariamente por la entidad, segn las series
contenidas en las Tablas de Retencin Documental TRD y los tipos documentales
que se manejan en el Archivo de TRANSMILENIO S.A. As mismo, la calidad de las
imgenes digitalizadas deber tener las siguientes caractersticas mnimas:

Resolucin de 300 DPI.
Archivos almacenados con extensin TIFF.
El tamao del papel es desde A8 hasta doble carta y oficio.
Orientacin correcta del documento.
Tamao de papel escogido en el proceso consistente con el del documento.
Completitud de los folios escaneados versus los folios del documento.
Nitidez y claridad del documento correctas.
Consistencia en todos los ndices digitados en el documento con la informacin
del mismo.

De otra parte, el servicio de digitalizacin deber cubrir las siguientes actividades:

Recepcin de documentos: Recibir de TRANSMILENIO S.A., en el sitio
asignado para la ejecucin del proyecto, la documentacin que ser objeto de
escaneo.

Alistamiento: Comprende la preparacin de los documentos para su
digitalizacin (desgrape, arreglo del fsico, organizacin, deslegajado, etc.).

Digitalizacin: Es la fase durante la cual se llevan los documentos al escner y
se obtienen las imgenes.

Indexado y Clasificacin: Las imgenes sern indexadas segn el nmero de
radicacin y clasificadas en la rama de correspondencia del SGD o si el
documento digitalizado no es objeto de radicacin, se clasificar en el respectivo
rbol segn la Tabla de Retencin Documental de TRANSMILENIO S.A.

Control de Calidad: Antes de proceder a entregar las imgenes a consulta se
har un control de calidad sobre las imgenes analizando su correcta
visualizacin y asignacin de ndices.

Devolucin de Documentos: El contratista realizar la devolucin de los
documentos en el orden en que fueron entregados para el proceso, para que
TRANSMILENIO S.A., efecte el respectivo reparto al usuario final.

Para cubrir las necesidades del servicio, se debe disponer del personal de
digitalizacin en los siguientes horarios:

Lunes a Viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m., dos (2) Auxiliares, y
Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., un (1) Auxiliar.

13. Servicios Profesionales para la Implementacin y Gerencia del Proyecto.

El proponente deber disponer del recurso humano tcnicamente capacitado y con
la experiencia necesaria para el logro de los objetivos del proyecto en los tiempos y
con los recursos destinados para ello. As mismo, deber disponer de las
metodologas y herramientas que estime convenientes, de tal forma que pueda
satisfacer completamente cada una de las siguientes actividades:

Gerencia del proyecto: Es el responsable de la planeacin, definicin,
ejecucin e implementacin y cierre del proyecto de tal forma que se
administren de manera oportuna las actividades de control, la administracin de
los recursos, los costos, el alcance, y los riesgos asociados al proyecto.

El director del proyecto, responsable de la gerencia del mismo, deber tener
dedicacin mnima de ocho (8) horas semanales en las instalaciones de
TRANSMILENIO S.A., para realizar las tareas de seguimiento a su equipo de
trabajo y asistir a las reuniones que sean requeridas por la interventora o
supervisin del proyecto.

Desarrollos y mejoras de funcionalidades del SGD: El proponente deber
garantizar que independientemente de la metodologa de desarrollo de software
utilizada, se surtan las actividades que permitan: elaborar y aprobar los
requerimientos funcionales y tcnicos para la solucin a implementar; disear y
aprobar globalmente y de forma detallada la solucin del SGD en lo
concerniente con interfaz, arquitectura, bases de datos, procedimiento, etc.;
codificacin (incluida interfaces) y pruebas tcnicas; integracin con el ERP de
TRANSMILENIO S.A.; soporte en produccin y mantenimiento de las
aplicaciones de SGD implementadas.

Integracin con aplicaciones en produccin de TRANSMILENIO S.A.: El
proponente debe incluir en el SGD los esquemas y herramientas de software
del tipo XML, APIs o Web Services, para que el ERP de TRANSMILENIO S.A.,
pueda invocar algunas funcionalidades del SGD.


14. Garanta.

El contratista se compromete a dar garanta de calidad por doce (12) meses
sobre el buen funcionamiento de las aplicaciones web institucionales
implementadas contados a partir de la fecha del recibo a satisfaccin.

El contratista durante los cinco (5) primeros das despus de perfeccionado el
contrato, presentar el mecanismo que ser utilizado para la recepcin de los
requerimientos por garanta llegado el momento que se presenten.

Cuando se solicite garanta por mal funcionamiento, el tiempo de solucin al
requerimiento debe estar entre los niveles de atencin de soporte tcnico
establecidos en el literal g, numeral 4, de este documento.

15. Confidencialidad.

El contratista deber garantizar la confidencialidad de la informacin,
documentacin, personas y lugares que conozca durante la ejecucin del
contrato.

Se aclara que la responsabilidad de la administracin de la informacin es
exclusivamente de TRANSMILENIO S.A.

El contratista deber garantizar la confidencialidad del personal asignado para lo
cual deber diligenciar el formato establecido para Acuerdo de Confidencialidad
a nombre de la empresa del contratista. Lo anterior, se deber realizar mximo
dentro de los (10) diez das hbiles siguientes al perfeccionado el contrato.

El contratista se obliga a mantener absoluta confidencialidad sobre los temas,
documentos e informacin que conozca con ocasin de la ejecucin del
contrato, por el trmino de ejecucin del mismo y durante cinco (5) aos ms.

16. Oferta Econmica.

Para efectos de validar la experiencia del proponente en cuanto a la instalacin e
implementacin del SGD, conforme lo establece el ttulo (3), literal (h), numeral (11)
del presente documento; el proponente deber discriminar en la oferta econmica,
cada uno de los tems de servicios, objeto de este contrato, de la siguiente forma:

tem Bienes y Servicios
1
Cantidad Unidad Valor IVA
Valor
Total
(1) (2) (3)

(4) (5)
(6)=(5)
*IVA
(7)=(5)
+(6)
1
Instalacin, Implementacin y
Parametrizacin del SGD
4 Semanas
2
Migracin de datos de
CORDIS y Royal al SGD
20 Semanas
3
Entrenamiento para 400
funcionarios
40 Talleres
4
Soporte tcnico,
Mantenimiento y mejoras,
12 o ms Meses

tem Bienes y Servicios
1
Cantidad Unidad Valor IVA
Valor
Total
(1) (2) (3)

(4) (5)
(6)=(5)
*IVA
(7)=(5)
+(6)
Segundo Nivel 7*24
5
Suministro de Infraestructura
Tecnolgica computacional:
(3) scanner, (2) impresoras
sticker, (3) lectores de cdigos
de barras, (10) porttiles, (2)
Servidores configurados con el
Appliance.
21 Equipos
6
Firmas digitales: 30 Tockens e
implementacin
30 Tockens
7 Director de Proyecto 18 o ms Meses
8
Personal Requerido Mesa de
ayuda (soporte de Primer
Nivel) y Digitalizacin: (1)
Ingeniero de Desarrollo, (1)
Profesional en Archivstica, (4)
Tecnlogos Mesa de Ayuda,
(3) Auxiliares de Digitalizacin.
12 o ms Meses
Total
1
El nmero de meses incrementa, conforme a los meses adicionales ofertados a los inicialmente
establecidos en los pliegos, es decir si el oferente oferta 2 meses adicionales se le debe agregar a la
propuesta econmica 2 meses ms en los tems 4, 7 y 8.

As mismo, el proponente debe desagregar los costos del personal de la mesa de
ayuda, digitalizacin y del director del proyecto, de la siguiente forma:

Cargo Cantidad
1
Valor
Mensual
2
No.
Meses
Valor Total IVA
Valor Total
ms IVA
(1) (2) (3) (4) (5)=(3)*(2)*(4) (6)=(5)*IVA (7)=(5)+(6)
Director de Proyecto 1 18
Ingeniero de
desarrollo
1

18

Profesional en
archivstica
1

12

Tecnlogo 4 12
Auxiliar de
Digitalizacin
3

12

TOTAL 10
1
El valor mensual debe contemplar el costo total por mes, que TRANSMILENIO S.A., pagar por
cada cargo, el cual debe incluir el salario base, las prestaciones sociales y los otros costos en que se
incurre por la prestacin del servicio del cargo.

2
El nmero de meses incrementa, conforme a los meses adicionales ofertados a los inicialmente
establecidos en los pliegos, es decir si el oferente oferta 2 meses adicionales se le debe agregar a la
propuesta econmica 2 meses ms a cada cargo.

El valor de la oferta deber expresarse en PESOS COLOMBIANOS y mantenerse
en firme a partir de la presentacin de la propuesta y durante el plazo de la
adjudicacin.

4. ANLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO:

4.1. INFORMACIN DE LA CONSULTA
Persona natural o
jurdica consultada
Telfono Da y Hora Valor Cotizado Observacin
Infomtrika 3415001 $849.251.558
Ingenian Software SAS 3376636 $1.038.780.000

5. CUADRO COMPARATIVO DE CADA UNO DE LOS BIENES O SERVICIOS.

Bien o Servicio Infomtrika
Ingenian
Software SAS
Menor
Precio
Software que maneje y administre
integralmente bajo una sola
plataforma, el Sistema de Gestin
Documental SGD, junto con la
migracin de la informacin de los
sistemas existentes y sus servicios
conexos.
$849.251.558 $1.038.780.000 $849.251.558

6. ANLISIS DEL SECTOR.

6.1. Anlisis del sector en materia legal:

No Definicin Marcar con una x
1. Precio regulado por el gobierno
2. Precio no regulado por el gobierno X

6.2. Anlisis comercial del sector.

6.2.1. El sector formal del bien o el servicio requerido es el siguiente:

No Sector
Marcar con una
x
1 Manufacturero
2 Industrial
3 Materia prima
4 Elctrico
5 Electrnico
6 Servicio individual
7 Servicio colectivo
8 Servicios comunes
8 Servicios especializados X
10 Intermediacin
11 Comercializacin

No Sector
Marcar con una
x
12 Otro

6.2.3. El bien o servicio requerido tuvo referencia de precio en el sector movilidad en los
seis ltimos meses as:

No Sector Movilidad
Se adquiri el bien
o servicio
requerido en los
ltimos seis meses
(marcar con una x)
El precio
por valor
unitario
sin IVA
El IVA
del valor
unitario
Valor
total
SI NO
1
Secretaria
Distrital de
Movilidad

X

2
Unidad de
Mantenimiento
Vial

X

3
Instituto de
Desarrolla
Urbano IDU

X

4
Terminal de
Transporte

X

Nota 1: La verificacin del sector debe ser realizada a travs de la pgina del SECOP,
de Contratacin a la Vista o cualquier medio idneo que disponga el rea tcnica que
la requiera.

Nota 2: El estudio tcnico y econmico debe ser acompaado de la prueba fsica del
anlisis del sector.

Anlisis referencia de precio en el sector movilidad: Se consult el portal de
Contratacin a la Vista, para determinar que entidades del sector, adquirieron el bien y
servicios objeto de este contrato, en los ltimos 6 meses, solamente se encontr el
proceso IDU-LP-SGGC-013-2013 de licitacin pblica vigente del IDU, con el objeto
contractual Prestacin de servicios de gestin documental para el procesamiento
tcnico documental, la digitalizacin de documentos en el Sistema de Gestin
Documental de la entidad, por un valor de $ 2.468.899.835. Como se observa en la
verificacin, el objeto contractual evidenciado no tiene concordancia alguna con el
objeto contractual motivo de ste anlisis.

6.3. Anlisis tcnico del sector.

No Definicin
Marcar con una x
SI NO
1.
El bien o servicio es de caractersticas
tcnicas uniformes y comn utilizacin
X
2.
El bien o servicio se encuentra en la
ciudad de Bogot
X
3. La prestacin es peridica X

No Definicin
Marcar con una x
SI NO
4.
Si la adquisicin es de un bien, el
mismo requiere de un servicio
adicional (garantas tcnicas, servicios
de post venta, capacitaciones, etc.)
X
5.
Si la adquisicin es de un servicio, el
mismo requiere bienes o servicios
adicionales (suministro de bienes,
capacitaciones, servicios de post
venta, etc.)
X
6.
El bien o servicio puede ser
suministrado por un extranjero.
X
7
El bien o servicio puede ser
suministrado por etapas
X
8.
Tanto el plazo como la forma de pago
inciden en el valor comercial del bien o
servicio
X
9.
El lugar del suministro del bien o
servicio es las instalaciones de
TRANSMILENIO S.A.
X
10.
Las especificaciones tcnicas del bien
o servicio fueron creadas en forma
exclusiva por TRANSMILENIO S.A.
X
11. Otros Especificar la razn:

6.4. Definicin del Sector en torno a acuerdos marco.

No Definicin
Marcar con una x
SI NO
1.
El bien o servicio a adquirir est
definido en torno a un acuerdo
marco de precio (Segn Colombia
Compra Eficiente)
X

El Acuerdo Marco de Precio seala que el valor del bien o servicio requerido es
__________________________pesos M/CTE ($ ____________,oo) Incluidos todos las
gastos, impuestos, deducciones y retenciones a que legalmente haya lugar.

En el evento que el precio del bien o servicio pretendido est definido bajo un Acuerdo
Marco de Precio segn Colombia Compra Eficiente, el estructurador de este estudio NO
PUEDE ESTABLECER EL PRESUPUESTO OFICIAL CON UN PRECIO SUPERIOR AL
DEFINIDO EN EL ACUERDO CORRESPONDIENTE.

Nota: En el evento que as proceda, al presente anlisis tcnico y econmico se debe
anexar copia del acuerdo marco de precio.

7. INFORMACIN DEL VALOR PRECIO DEL MERCADO.

a) Menor valor de acuerdo con las cotizaciones efectuadas: Ochocientos Cuarenta
y Nueve Millones Doscientos Cincuenta y Un Mil Quinientos Cincuenta y Ocho Pesos
Moneda Legal Colombiana ($849.251.558).

b) Valor del bien o servicio regulado por el Estado: NO APLICA

c) Variables tenidas en cuenta para calcular el costo: Se toma el menor valor de las
cotizaciones recibidas, sobre el valor total de la oferta, incluido IVA.

d) Razn tcnica por la cual no se puede tener en cuenta para la estructuracin
del presupuesto la cotizacin con menor precio. NO APLICA

e) (Cuando aplique) El Acuerdo Marco de Precio seala que el valor del bien o
servicio requerido es __________________________pesos M/CTE ($
____________,oo). NO APLICA

f) Valor Presupuesto Oficial: Ochocientos Cuarenta y Nueve Millones Doscientos
Cincuenta y Un Mil Quinientos Cincuenta y Ocho Pesos Moneda Legal Colombiana
($849.251.558).

8. JUSTIFICACIN DE LOS FACTORES DE SELECCIN (Criterios de evaluacin):

a) Requisitos de cumplimiento habilitantes (taxativos No 1ro del art 5 de la ley
1150 de 2007):

1. Capacidad Jurdica. DOCUMENTOS LEGALES QUE SE ESTABLECEN
EN LOS PLIEGOS DE CONDICIONES POR LA SUBGERENCIA
JURIDICA.

2. Condiciones de experiencia del proponente.

El proponente deber acreditar al menos o como mnimo dos (2)
certificaciones de contratos ejecutados dentro de los cinco (5) aos
anteriores a la fecha de cierre del presente proceso, cuyo objeto est
directamente relacionado con el servicio de implementacin e Instalacin
de SGD basados en Software Libre, que sumen al menos el 100% del
presupuesto de la presente contratacin por este servicio. Aquellos
contratados que incluyen compra de equipo o licencias debern tener
discriminados y separados los valores de implementacin e instalacin y solo
se tendr en cuenta para efectos de la certificacin lo relacionado con el
servicio de Instalacin e Implementacin del SGD.

3. Capacidad Financiera y de organizacin del proponente.

TRANSMILENIO S.A., realizar la verificacin de la capacidad financiera de
los proponentes personas naturales y jurdicas colombianas, personas
jurdicas extranjeras con sucursal en Colombia y personas naturales

extranjeras con domicilio en Colombia, con fundamento en la informacin
financiera contenida en el Registro nico de Proponentes - RUP.

Para tal efecto, todos los proponentes que demuestren inters en participar
en el presente proceso de contratacin, debern estar inscritos en el RUP de
conformidad con lo establecido en el artculo 6 de la Ley 1150 de 2007
modificado por el artculo 221 del Decreto Ley 019 de 2012; el Captulo V y el
Artculo 162 del Decreto 1510 de 2013.

Los indicadores financieros habilitantes del presente proceso sern
establecidos en los pliegos de condiciones por la Subgerencia Econmica de
TRANSMILENIO S.A.

b) Requisitos de cumplimientos simple de naturaleza tcnica:

Para validar la experiencia tcnica en la instalacin e implementacin, desarrollo,
anlisis y procesos y usuario funcional del SGD; el contratista deber adjuntar las
Certificaciones correspondientes (Ing. Experto en Instalacin e Implantacin,
Experto Analista y de Procesos, Ing. Developer, Experto Funcional) expedidas
por una Fundacin que promueva el desarrollo del Software Libre en Colombia,
de las personas que lo requiera conforme a los requisitos establecidos en las
especificaciones tcnicas, ttulo (3), literal (h), numeral (11) del presente
documento.

c) Criterios de evaluacin:

1. Para Seleccin Abreviada por subasta inversa:

a. Margen Mnimo de mejora de lances para la subasta inversa.
b. Criterios de Desempate

2. Para Seleccin Abreviada de Menor Cuanta:

a. Ponderacin de elementos de calidad y precio soportados en puntajes
b. Relacin costo-beneficio

3. Para Concurso de Mritos:

a. Criterios de Calidad

4. Para Licitacin:

a. Ponderacin de elementos de calidad y precio soportados en puntajes
b. Relacin costo-beneficio

5. Para Mnima Cuanta:
a. Menor precio

d) Explicacin de cada uno de los criterios:

Los criterios de seleccin objetiva para comparar las propuestas obedecen
estrictamente a criterios de calidad tcnica y precio como criterios evaluables, de
conformidad con los siguientes puntajes:

No. CRITERIO PUNTAJE MXIMO
1 EVALUACION TECNICA 400
2 EVALUACION ECONOMICA 600
PUNTAJE MXIMO 1000

1. Evaluacin Tcnica (Mximo 400 Puntos)

En los criterios de ponderacin de los elementos de la evaluacin tcnica se
tendrn en cuenta condiciones tcnicas adicionales a los requerimientos
mnimos establecidos en las especificaciones tcnicas, ttulo (3), literal (h) del
presente documento, y que no impliquen incrementos en los precios de los
bienes y servicios ofrecidos en la propuesta, las cuales se presentan en el
siguiente cuadro:

No. ITEM
PUNTAJE
MXIMO
FRMULA ASIGNACION DE PUNTAJE
1
Mayor puntaje al
oferente que oferte
mayor nmero de horas
en la bolsa de desarrollo
y mantenimiento,
mnimo 200 horas.
200
puntos

P = (CHB / CRMO) * N

Donde,
P = Puntaje mayor Nmero de horas
CHB = Cantidad de horas ofrecidas por el
proponente evaluado
CHMO = Cantidad mayor de horas ofrecidas
entre los proponentes evaluados
N = Puntaje asignado al ITEM, en este
caso 200.
2
Mayor puntaje al
oferente que oferte
mayor nmero de
meses completos,
adicionales a los
inicialmente
establecidos (12 meses)
en las especificaciones
tcnicas, por la
prestacin del servicio
de mesa de ayuda,
digitalizacin y soporte
tcnico.
200
puntos

P = (CMM / CRMO) * N

Donde,
P = Puntaje mayor Nmero de meses
adicionales
CMM = Cantidad de meses adicionales
ofrecidas por el proponente evaluado
CMMO = Cantidad mayor de meses
adicionales ofrecidos entre los proponentes
evaluados
N = Puntaje asignado al ITEM, en este
caso 200.

2. Evaluacin Econmica (Mximo 600 Puntos)

Menor Valor de la Oferta 600 puntos
El valor de la propuesta tendr una asignacin de 600 puntos como mximo
los cuales sern asignados con base en el MENOR valor ofertado, de acuerdo
a la siguiente formula:

P = (VMO / VO) * N
Donde,
P = Puntaje por valor de la oferta
VO = Valor dado por el proponente evaluado
VMO = Valor mnimo ofrecido entre los proponentes evaluados
N = Puntaje asignado al ITEM, en este caso 600

Factor de desempate.

En caso de empate en el puntaje total de dos o ms ofertas, se tendr en
cuenta como factor de desempate los establecidos en el artculo 33 del
Decreto 1510 de 2013.

Si persiste el empate, la Entidad Estatal debe utilizar las siguientes reglas de
forma sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente favorecido,
respetando los compromisos adquiridos por Acuerdos Comerciales:

1. Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes
o ser-vicios extranjeros.

2. Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional.

3. Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unin Temporal o promesa
de sociedad futura siempre que: (a) est conformado por al menos una Mipyme
nacional que tenga una participacin de por lo menos el veinticinco por ciento
(25%); (b) la Mipyme aporte mnimo el veinticinco por ciento (25%) de la
experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas,
socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los
miembros del Consorcio, Unin Temporal o promesa de sociedad futura.

4. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las
condiciones esta-blecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%)
de su nmina est en condicin de discapacidad a la que se refiere la Ley 361
de 1997. Si la oferta es presentada por un Consorcio, Unin Temporal o
promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez
por ciento (10%) de su nmina est en condicin de discapacidad en los
trminos del presente numeral, debe tener una participacin de por lo menos el
veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unin Temporal o promesa de
sociedad futura y aportar mnimo el veinticinco por ciento (25%) de la
experiencia acreditada en la oferta.

5. Utilizar un mtodo aleatorio para seleccionar el oferente, mtodo que deber
haber sido previsto en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratacin.

9. MATRIZ DE RIESGOS:

TIPIFICACIN
ASIGNACIN ESTIMACIN
MITIGACIN
Entidad Contratista Probabilidad Impacto Cuantificacin
Tecnolgicos e
infraestructura
pblica
50% 50% Medio Alto Alto
Por parte de la entidad, garantizar que
la plataforma tecnolgica y de
telecomunicaciones est disponible y
conforme a los requerimientos del
sistema solicitado por el contratista para

TIPIFICACIN
ASIGNACIN ESTIMACIN
MITIGACIN
Entidad Contratista Probabilidad Impacto Cuantificacin
realizar la instalacin e implementacin
del SGD.

Por parte del contratista, debe
garantizar que la infraestructura
tecnolgica computacional que provea
debe ser disponible y mantenible en el
tiempo (se mitiga con la garanta de
bienes y servicios).
Relaciones
laborales
100% Baja Alto Bajo
Solicitar al contratista la certificacin de
encontrarse al da en pagos al sistema
de Seguridad Social Integral y Aportes
Parafiscales respecto de sus empleados.
Macroeconmicos 100% Baja Alto Bajo
El contratista debe mantener los precios
iniciales ofertados durante el proceso de
contratacin hasta su adjudicacin y
durante la ejecucin del contrato.
Actos culposos o
dolosos de terceros
100% Baja Alto Alto
El contratista deber constituir una
garanta que cubra la obligacin de
asumir la responsabilidad civil
extracontractual que le pueda
corresponder, con motivo de la
ejecucin del contrato; entendiendo que
dentro de dicho riesgo se encuentran
incluidas todas las consecuencias
derivadas de los actos, hechos y
omisiones del contratista y los de sus
dependientes o agentes, y el
cumplimiento de la obligacin de
mantener indemne a TRANSMILENIO
S.A. por las acciones, reclamaciones o
demandas de cualquier naturaleza,
derivadas de daos y/o perjuicios
causados a las propiedades o a la vida o
integridad personal de terceros con
ocasin directa o subsecuente de la
ejecucin del contrato.

Las frmulas que utilizar la entidad para la mitigacin de riegos sern las siguientes:

No Posibles frmulas de mitigacin
Marcar con
una x
SI NO
1. Previo anlisis de la entidad, ampliacin del plazo de ejecucin X
2. Previo anlisis de la entidad, ampliacin del presupuesto oficial X
3.
Previo anlisis de la entidad, modificacin a obligaciones especficas o
especificaciones tcnicas
X

4.
Previo proceso correspondiente, que la ejecucin la asuma la compaa
aseguradora que ampar el negocio.
X

5. Previo anlisis de la entidad, cesin de la ejecucin contractual X
6.
Previo procesos correspondiente, declaracin de incumplimiento, caducidad,
imposicin de multas, etc.
X

7
Previo anlisis de la entidad, modificar aspectos contractuales como forma de
pago, garantas tcnicas, etc.
X

8. Previo acuerdo de las partes, Introducir obligaciones contractuales nuevas. X
9. Dems frmulas de mitigacin
Especificar la
frmula:

10. ANALISIS DE GARANTIAS

10.1. Garanta de seriedad de los ofrecimientos:

No Definicin
Marcar con una x
SI NO
1. Se solicitar garanta de seriedad X

En el evento que se solicite garanta de seriedad de los ofrecimientos, esta ser como
mnimo del diez por ciento (10%) del presupuesto oficial y tendr una vigencia mnima de
cuatro meses contados a partir del cierre del proceso de seleccin correspondiente
(recepcin de ofertas).

10.2. Garanta nica de Cumplimiento y Garanta de Responsabilidad Civil
Extracontractual.

La entidad tiene que hacer una estimacin de las garantas que amparen los perjuicios
derivados del incumplimiento del contratista, como son:

AMPARO VIGENCIA %CUANTA
Cumplimiento de las
obligaciones del contrato
Duracin del contrato y
cuatro (4) meses ms
10% del valor total del
contrato
Calidad del bien y servicio
Duracin del contrato y
cuatro (4) meses ms
10% del valor total del
contrato
Salarios y Prestaciones
Sociales
Duracin del Contrato y 3
aos ms
5% del Valor Total del
contrato
Cumplimiento: Se requiere constituir el amparo de cumplimiento de las obligaciones
surgidas del contrato, incluyendo el pago de multas y clusula penal pecuniaria, con el fin
de cubrir a la entidad de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial
de las obligaciones nacidas del contrato, as como de su cumplimiento tardo o de su
cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista.
Calidad del servicio: Este amparo cubre a la entidad de los perjuicios imputables al
contratista que surjan con posterioridad a la terminacin del contrato y que se deriven de
la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el
contrato.

Calidad de los bienes: Este amparo cubre a la entidad de los perjuicios imputables al
contratista que surjan con posterioridad a la terminacin del contrato y que se deriven de
la mala calidad de los bienes suministrados, teniendo en cuenta las condiciones pactadas
en el contrato.

Salarios y Prestaciones Sociales: Esta garanta contiene el amparo al personal que
posea el contratista para ofrecer la capacitacin, mantenimiento y/o capacitacin
requerida por la entidad estatal contratante.

11. ACUERDO COMERCIAL.

No Definicin
Marcar con una x
SI NO
1.
El proceso de seleccin utilizado para la
adquisicin de los bienes o servicios
requeridos esta cobijado por un Acuerdo
Comercial Internacional.
X

12. DEPENDENCIA QUE ELABORA.
Funcionario que elabor el estudio:

Nombre: JAVIER CASTAEDA

Firma: ORIGINAL FIRMADO

Dependencia: DIRECCIN DE TICs
Vo. Bo. Jefe de la dependencia

Nombre: CARLOS ALIRIO GARCA ROMERO

Firma: ORIGINAL FIRMADO

Dependencia: DIRECCIN DE TICs

Fecha de elaboracin del estudio ():

Deprev Proceso 13-1-105784 01002027 8709635

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R-SJ-001 Agosto de 2013

ESTUDIO TCNICO Y ECONMICO

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