Versin: 01

Fecha: 23/10/2013
Cdigo: P010-GFPI
Responsables:
Direccin de Formacin Profesional Integral
Coordinador Grupo Aseguramiento de la Calidad
Director Regional
Subdirector del Centro de Formacin
1. Es requisito para dar inicio al proceso de solicitud de registro calificado que el programa de formacin se encuentre en estado de
"Aprobado " en el aplicativo dispuesto por la entidad, segn el procedimiento de diseo curricular establecido.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO REGISTRO CALIFICADO
PROCESO: GESTIN DE LA FORMACION PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO: REGISTRO CALIFICADO
Objetivo: Establecer las actividades requeridas para solicitar ante el Ministerio de Educacin Nacional el registro calificado de programas de
formacin de Educacin superior, as como su ampliacin, modificacin y/o renovacin.
Alcance: Este procedimiento , Inicia con la identificacin de la necesidad
de ofertar programas, contina con la asignacin de responsable y la
recopilacion de informacin para elaborar la documentacin requerida y
termina con las acciones que de acuerdo con el acto administrativo
expedido por el MEN deban tomarse. Este procedimiento aplica en
Direccin General-Direccin Formacin Profesional, Direcciones
Regionales y Centros de Formacin
Definiciones y Trminos
Registro calificado: Es el registro que otorga el Ministerio de Educacin Nacional a programas acadmicos de educacin superior que
cumplen con unas condiciones mnimas de calidad y es exigido como requisito previo para su oferta y desarrollo. Para este procedimiento se
entiende que el Registro calificado contempla cualquiera de los siguientes trmites: Otorgamiento, Ampliacin, Modificacin y Renovacin.
Ampliacin: La ampliacin de un registro calificado permite ofertar y desarrollar el programa acadmico en un lugar distinto a aquel para el
cual fue autorizado.
Modificacin: Ser necesaria la modificacin de un registro calificado cuando se realice un cambio a la estructura de un programa que afecte
una o ms condiciones de calidad.
Renovacin: La vigencia del registro calificado es de siete (7) aos contados a partir de la fecha de su otorgamiento, su renovacin debe ser
solicitada con no menos de diez (10) meses de anticipacin a la fecha de vencimiento.
Otorgamiento: Se refiere a la solicitud de Registro calificado que se hace para un programa nuevo y es el requisito previo para que se pueda
ofertar.
SACES: Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educacin Superior del Ministerio de Educacin Nacional MEN, Plataforma en la cual se
cargan los documentos de registro calificado
Generalidades
2. La Red de conocimiento respectiva definir, de acuerdo con los requerimientos del programa de formacin, los Centros que cumplen con
las condiciones mnimas de calidad y, convocar al equipo responsable de documentar las condiciones para el Otorgamiento, Ampliacin,
Modificacin, Renovacin segun corresponda.
3. Para la documentacin de las quince condiciones de calidad establecidas en el decreto 1295 de 2010, los responsables tendrn como
referencia el documento "G001-P010-GFPI Gua de condiciones de calidad"
4. Cada Centro de formacin ser responsable de la informacin suministrada y del cumplimiento de las condiciones de calidad de acuerdo
con la normatividad vigente.
5. Toda solicitud de Registro calificado, as como su ampliacin o modificacin, requiere el aval del Director Regional y de la Red de
Conocimiento, quienes finalmente sern los responsables de la veracidad de la informacin.
Versin: 01
Fecha: 23/10/2013
Cdigo: P010-GFPI
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO REGISTRO CALIFICADO
PROCESO: GESTIN DE LA FORMACION PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO: REGISTRO CALIFICADO
8. Para solicitud de Registro Calificado y previo a la visita de los pares acadmicos del Ministerio de Educacin Nacional, el Coordinador del
Grupo de Aseguramiento de Calidad de la Direccin General definir el tipo de acompaamiento que se le har al Centro que recibe la visita:
envo y revisin de documentacin, acompaamiento previo y/o durante la visita, apoyo a documentacin requerida por los pares, apoyo
actividades posteriores relacionadas con la visita.
Anexo Modelo de Autoevaluacin SENA.
Normatividad Vigente
Decreto 1295 de 2010 "Por el cual se reglamenta el registro calificado de que trata la Ley 1188 de 2008 y la oferta y desarrollo de
programas acadmicos de educacin superior"
Ley 1188 de 2008 "Por la cual se regula el Registro Calificado de programas de Eduacin Superior y se dictan otrsas Disposiciones"
Documentos asociados
G001-P010-GFPI Gua condiciones de calidad SENA
P001-GFPI Procedimiento de Diseo curricular
9. Ser responsabilidad del Coordinador del Grupo de Aseguramiento de Calidad de la Direccin General, informar y comunicar cambios y/o
requerimientos que haga el Ministerio de Educacin Nacional a cualquiera de los trmites antes descritos.
10. De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1295 de 2010, la renovacin de un registro calificado requiere la realizacin de mnimo dos
procesos de Autoevaluacin, con intervalo de dos aos entre ellos, durante los siete aos de vigencia del registro calificado que cuenta a
partir de la fecha ejecutoria del correspondiente acto administrativo.
Acuerdo de voluntades MEN-SENA
7. La solicitud del Registro calificado para un programa exige la documentacin de las quince condiciones de calidad con sus anexos. Las
ampliaciones modificaciones solo requieren la documentacin de cinco condiciones: Justificacin, Personal acadmico, Infraestructura,
Medios educativos y Recursos Financieros.
6. El Par Interno Evaluador de Aseguramiento de la Calidad del Centro y el Grupo de aseguramiento de la calidad de la Direccin General,
sern los responsables de verificar que la documentacin de las condiciones cumplan con los requisitos exigidos por la normatividad, en
cuanto forma y contenido, antes de cualquier aval.
Versin: 01
Fecha: 23/10/2013
Cdigo: P010-GFPI
ACTIVIDADES DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
A partir del anlisis de pertinencia regional y local, las necesidades del sector
productivo y la disponibilidad de infraestructura y recursos y, luego de verificar el
cumplimiento de todas las condiciones de calidad referidas en el diseo curricular
del programa de formacin, se determinan y aprueban los programas de
formacin a ofertar que requieren registro calificado.
Subdirector de Centro
Equipo pedaggico de
centro
Red de Conocimiento
Acta de comit de
Centro
El centro enva a la Direccin Regional el requerimiento para solicitar el registro
calificado (Otorgamiento, Ampliacin, Modificacin o Renovacin), para uno o
varios programas de formacin debidamente justificados. Posteriormente el
Subdirector de Centro sustenta en el Comit Regional la viabilidad del
otorgamiento del registro calificado en trminos del cumplimiento de las
condiciones de calidad. Finalmente, el Director Regional dar o no, el visto bueno
dependiendo del cumplimiento de las condiciones de calidad, pertinencia,
oportunidad y cobertura.
Director Regional
Subdirector de Centro
Acta comit Regional
Una vez obtenido el aval, el Subdirector de Centro, delega en el Coordinador
Acadmico la asignacin de los responsables de la documentacin de las
condiciones de calidad y seguimiento al trmite.
Subdirector de Centro Correo electrnico
Teniendo en cuenta el cronograma de solicitud de registro calificado enviado y
socializado por el Grupo de Aseguramiento de la Calidad, y una vez avaladas las
solicitudes por la Regional, el Coordinador Acadmico deber identificar su Asesor
y Gestor de red y centros adscritos a la misma, y comunicarle a cules programas
de formacin se les solicitar registro calificado (otorgamiento, ampliacin,
modificacin o renovacin).
Coordinador del Grupo
de aseguramimento de
la calidad
Coordinador Acadmico
Videoconferencia
nacional
Correo electrnico
Los responsables designados por el (los) Centro (s) de formacin, documentan en
la plantilla correspondiente al tipo de programa de formacin que suministra el
asesor del grupo de Aseguramiento de la calidad, las condiciones de calidad
requeridas segn el trmite especificado en el tem No. 3 de Generalidades, con la
asesora y compaamiento del Gestor y Asesor de red, y del Par Interno Evaluador.
Par interno evaluador
del aseguramiento de la
calidad
Coordinador Acadmico
Responsables
designados
Documentacin
condiciones mnimas de
calidad y sus
evidencias
Una vez elaborados los documentos finales de las condiciones minimas de calidad
en la plantilla correspondiente con sus respectivos anexos, se deben cargar en el
espacio virtual asignado para tal fin: https://senaintro.blackboard.com.
Responsables
designados por el Centro
de Formacin
Documentos cargados
en el sitio asignado
De acuerdo con el cronograma enviado por el Grupo de Aseguramiento de la
Calidad, los Gestores y Asesores de red revisarn la documentacin para dar su
aprobacin o solicitar ajustes a los Centros.
Gestor de Red/Asesor
de Red
Documentos revisado
Correo electrnico
Revisados y/o ajustados los documentos respectivos, el Asesor o Gestor de Red
comunica al Grupo de Aseguramiento de la Calidad que dicho documento y sus
anexos se encuentran disponible en Http://senaintro.blackboard.com para
revisin final y aprobacin.
Gestor de Red/Asesor
de Red
Grupo de
Aseguramiento de la
Calidad
Documentos finales
Correo electrnico
Los documentos se cargan en el aplicativo SACES
(www.saces.mineducacion.gov.co), y se cierran segn el cronograma establecido
por el Grupo de Aseguramiento de la Calidad, para las solicitudes de registro
calificado (Otorgamiento, Ampliacin, Modificacin o Renovacin)
Grupo de
Aseguramiento de
calidad
Documentos cargados
en el aplicativo SACES.
Cuando se solicita un registro calificado (Otogamiento, Ampliacin, Modificacin o
Renovacin), el Ministerio de Educacin Nacional establece una visita de
verificacin en sitio, al centro de formacin que document, de las condiciones de
calidad y sus correspondientes evidencias. Para ello, asigna unos pares acadmicos
que al final de la visita deben emitir un concepto de cumplimiento a travs de un
informe. El Grupo de Aseguramiento de la Calidad se encarga de dar las directrices
para organizar el desarrollo de la visita de verificacin. En caso de ser solicitados
documentos adicionales, el Grupo de Aseguramiento de la Calidad con la
colaboracin del Centro de Formacin, se encargar de hacer la respectiva entrega.
Grupo de
Aseguramiento de
calidad
Coordinador Acadmico
Correo electrnico
Acta de visita
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO REGISTRO CALIFICADO
Inicio
1.
Identificar los programas a ofertar que
requieren Registros calificado
9.
Cargar en SACES la documentacin
2.
Avalar solicitudes de los Centros
5.
Recopilar informacin y elaborar
documentos
6.
Cargar la informacin
8.
Notificar al Grupo de Aseguramiento de
la Calidad que el documento y sus
7.
Revisar la informacin
4.
Notificar a la red
3.
Asignar responsables
NO
La informacin
cumple con los
requerimientos?
SI
10.
Recibir Visita pares acadmicos
La documentacin
cumple con los
requerimientos?
SI
NO
Act.
7
Versin: 01
Fecha: 23/10/2013
Cdigo: P010-GFPI
ACTIVIDADES DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO REGISTRO CALIFICADO
Cuando el programa cumple con las condiciones mnimas de calidad, el Ministerio
de Educacin Nacional otorga la resolucin de registro calificado. El Grupo de
Aseguramiento de la Calidad actualiza la base de datos de los Programas de
Formacin con Registro Calificado y sus lugares de ofrecimiento correspondientes.
El grupo de Aseguramiento de la calidad solicita la publicacin en Sofiaplus del
nmero de la resolucin en la informacin del programa correspondiente y enva la
resolucin a la oficina jurdica para el archivo y registro correspondiente.
Grupo Aseguramiento
de la calidad
Resolucin de resgistro
calificado
Base de datos
Programas con Registro
Calificado y sus
ampliaciones.
Fin
11.
Recibir el Acto administrativo de
registro calificado expedido por el MEN
El programa cumple
con las condiciones
mnimas?
SI
NO
Act.
1