0757 - Folha de clculo - funcionalidades

avanadas
Contedo
Contedo................................................................................................................................................ 1
Detalhe da UFCD................................................................................................................................... 2
Introduo ao Excel................................................................................................................................ 3
Barras e Menus...................................................................................................................................... 4
Conceitos Bsicos do Excel................................................................................................................... !
For"atao da #lanilha........................................................................................................................ 1$
F%r"ulas.............................................................................................................................................. 13
&e'er(ncias Fixas e &elati)as.............................................................................................................. 1*
Fun+es................................................................................................................................................ 1*
Fun+es de Data e ,ora....................................................................................................................... 21
Fun+es -%.icas.................................................................................................................................. 2/
0&1FIC23........................................................................................................................................... 31
I"4resso............................................................................................................................................. 33
Exerc5cio de &e)iso............................................................................................................................ 3!
16 7uando o "%dulo 'i8er 4arte de u" curso identi'icar o curso9 se"4re :ue o "%dulo esti)er codi'icado iniciar a desi.nao 4elo c%di.o
M.#F.14.$1
FORMADOR (A): Filipa Joaui!
0757 - Folha de clculo - funcionalidades
avanadas
Detalhe da UFCD
0757 - Folha de clculo - funcionalidades avanadas
Carga Horria: 25 horas
Objectivos
Executar ligaes entre mltiplas folhas de clculo.
Efetuar a anlise de dados.
Automatizar aes atravs da utilizao de macros.
Contedos
Mltiplas folhas de clculo
o Mltiplas folhas
o Reunio de folhas de clculo
o Ligao entre folhas
Resumo de dados
o Insero de subtotais
o Destaques
o Relatrios
o Anlise de dados
o Anlise de dados em tabelas e listas
o - Criao, ordenao e filtragem de dados
o - Formulrios
o Criao e formatao de uma tabela dinmica
o Utilizao de totais e subtotais
o Frmulas em tabelas dinmicas
o Elaborao de grficos
Macros
o Macros pr-definidas
o Macros de personalizao das barras de ferramentas
o Criao e gravao de uma macro
o Atribuio de uma macro a um boto
o Execuo de uma macro
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Introduo ao Excel
O Excel considerado um software de planilha eletrnica ou de clculos. Com o Excel se pode fazer
desde simples clculos, at clculos mais avanados como financeiros, matemticos, lgicos, estatsticos, etc.
Pode-se fazer desde controle de gastos da sua casa, at controle de estoque ou fluxo de caixa de uma
empresa.
Este material apresenta opes bsicas e avanadas, lembrando esta apostila servir como referncia
para a maioria dos comandos e opes do Excel, portanto use-a e cuide bem, pois ir auxili-lo por um bom
caminho.
A Tela do Excel
Barra de Acesso Rpido Barra de Ttulo
Barra de Menu
Barra de Frmulas
Clula Ativa
Planilhas
Barra de Status Barra de Zoom
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Barras e Menus
Barra de Menu esta barra exibe os nomes dos menus de aplicaes permitindo utilizar os vrios recursos
que o Excel:
Barra de Ferramentas Padro um conjunto de botes que permite agilizar as operaes mais utilizadas
do Excel (Esta barra aparecia at a verso 2003)
, na verso 2007 estas opes so acessadas atravs do cone
A Barra de Ferramentas Formatao que aparecia at a verso 2003, agora esta no menu INICIO
Barra de Frmulas usada para inserir ou editar dados em clulas de planilhas ou em grficos.
" Para incluir dados, selecione uma clula, digite os dados e selecione com o mouse a caixa de
entrada da barra de frmula () ou pressione ENTER.
" Para editar dados, selecione a barra de frmula com o mouse ou pressione F2. Em seguida, digite as
alteraes e selecione com o mouse a caixa de entrada, ou pressione ENTER.
" Para cancelar as alteraes, pressione o boto do mouse sobre a caixa de cancelamento da barra
de frmula (X) ou pressione ESC.
A seguir so mostradas a Caixa de Nomes e a Barra de Frmulas com seus respectivos botes para que
se possa conhecer o ponto em deve ser clicado o mouse para a devida operao desejada.:
Barra de Frmulas
Barra de Status esta barra est localizada na parte inferior da tela do Excel onde so exibidas as
informaes sobre o comando atualmente selecionado e o estado atual da rea de trabalho. O lado direito da
barra de status mostra a barra de Zoom :
Para definir o que ser apresentado na Barra de Status, basta clicar com o boto da direita do mouse
nesta barra e marcar os itens que deseja apresentar.
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Menu do Excel 2007
Conceitos Bsicos do Excel
Componentes do Excel
Pasta : denominada PASTA todo arquivo que for criado neste software Excel. Tudo que for criado e
posteriormente ser um arquivo, porm considerado uma PASTA.
Planilha: Uma planilha considerada a parte onde ser executado todo o trabalho por isso esta
fundamental, se no temos planilha no podemos criar qualquer calculo que seja ento nos dar o entender
que em uma pasta contem planilhas e, que cada planilha possui no total de 16.777.216 clulas.
Podemos localizar uma planilha atravs dos nomes que elas receberam inicialmente PLAN1, PLAN2...
Na parte inferior da rea de Trabalho, que recebe o nome de guia de planilhas.
OBS: Dentro de uma planilha esto contidas as colunas, linhas e clulas.
Coluna: o espaamento entre dois traos na vertical. As colunas do Excel so representadas em letras de
acordo coma a ordem alfabtica crescente sendo que a ordem vai de A at IV, e tem no total de 256
colunas em cada planilha.
Linha: o espaamento entre dois traos na horizontal. As linhas de uma planilha so representadas em
nmeros, formam um total de 65.536 linhas e esto localizadas na parte vertical esquerda da planilha.
Clula: As clulas so formadas atravs da interseco cruzamento de uma coluna com uma linha e, cada
clula tem um endereo nome que mostrado na caixa de nomes que se encontra na Barra de Frmulas.
Multiplicando as colunas pelas linhas vamos obter o total de clulas que 16.777.216.
Clula Ativa
a clula exibida com uma borda em negrito indicando que a ela est selecionada e onde os prximos dados
digitados sero inseridos ou o prximo comando escolhido ser aplicado. Se for selecionada mais de uma
clula ao mesmo tempo, a primeira ser a clula ativa e as outras sero destacadas na cor escura. Observe
a figura :
Clula
Ativa
Assim, o Excel constitudo de colunas (na vertical) e linhas (na horizontal). As colunas so
identificadas por letras e iniciam pela letra A, seguindo alfabeticamente at Z, a partir da inicia-se uma
combinao de coluna com linha para definir o endereo da clula.
A coluna final a IV, o que constitui um total de 256 colunas. E as linhas, so identificadas por nmeros
e iniciam pelo nmero 1, seguindo de forma crescente at 65.536.
O ponto de encontro (interseo) entre uma linha e uma coluna forma a chamada clula (a caixa). A
interseo entre a coluna C e a Linha 4 forma a clula C4, como mostra o exemplo abaixo :
Uma clula pode conter nmeros, texto ou frmulas. A possibilidade de usar frmulas o que diferencia
um programa de planilha de uma calculadora. Quando colocamos uma frmula em uma clula, dizemos que o
contedo dessa clula deve ser calculado em funo dos valores contidos em outras clulas.
Quando abrimos o Excel, j aparece um desenho bsico de planilha na tela. Precisamos, ento,
organizar as informaes em linhas e colunas e determinar uma regio para cada tipo de informao. No layout,
apenas definimos onde cada informao ser colocada, mas ainda no a digitamos.
Exemplo:
Intervalo de Clulas
Quando se trabalha com uma planilha, muitas vezes depara-se com a necessidade de tratar um trecho ou uma
determinada regio de maneira diferente do restante da planilha. Um intervalo de clulas uma regio da
planilha selecionada a fim de permitir que se trabalhe, edite, formate e modifique mais de uma clula ao mesmo
tempo. O intervalo de clulas reconhecido como o conjunto de clulas que fica entre a clula do canto
superior esquerdo e a do canto inferior direito. Observe a figura:
Formas do Ponteiro do Mouse
Quando o ponteiro do mouse movimentado ao longo da janela do Excel 2000, este se transforma a fim de indicar o
que acontecer se for dado um clique com o mouse naquela rea da janela. Enquanto o ponteiro do mouse estiver
sobre a planilha na janela do documento, ele ser apresentado como um sinal de mais (+). Dentro da barra de
frmulas, o ponteiro do mouse ter a forma de uma viga ( I ), criada para posicionar um ponto de insero com
preciso entre dois caracteres. Dentro da barra de ferramentas e da barra de menu, a forma do ponteiro um seta. A
tabela a seguir ilustra os perfis do ponteiro que, muito provavelmente, sero encontrados.
Perfil Posio
Sobre as clulas da planilha
Dentro da barra de frmula e dentro da caixa de texto na extremidade esquerda da barra de
ferramentas
Sobre a barra de ttulos, botes na barra de ferramentas, barra de menu e barras de rolagem,
do lado esquerdo da barra de frmulas e sobre as bordas das clulas da planilha
No limite de um cabealho de coluna ou de linha (para redimensionamento)
Sobre a ala de preenchimento no canto inferior direito da clula ativa
Formatao da Planilha
A barra de formatao concentra os principais elementos de formatao. Seus botes e
caixas de seleo dividem-se em grupos lgicos.
Alterao de Fontes e Alin!amento de Texto
Altera a fonte do Texto
Altera o tamanho do Texto
Altera a cor de fundo da clula Diminuir o nmero
Formato Moeda
de casa decimais
Altera a cor do Texto
Formato Percentual
Aumentar o nmero
de casa decimais
Separador de Milhares
Envolvendo Clulas com uma Moldura
O EXCEL permite envolver uma ou mais clulas selecionadas com 11 tipos diferentes de bordas ou
molduras. A aplicao da moldura ou borda bastante simples e consiste em selecionar as clulas
e pressionar o boto Tipos de moldura para aplicar a moldura previamente selecionada ou a seta ao
seu lado para escolher um dos tipos disponveis.
A guia Alinhamento, possui vrias opes de alinhamento nos sentidos horizontal e vertical.
Frmulas
Uma Frmula uma seqncia de valores, operadores, referncias a clulas e funes pr-definidas. Esta
seqncia est contida numa clula e produz um valor.
Exemplo
=B3 + C3
EXERCCIO
Parte Todo
Diferena
Percentual
20 100 4
50 400 7
Selecionar o intervalo de C3 at D7 e formatar como moeda
Salvar com o nome Exerccio 01
EXERCCIO
Selecionar o intervalo de C3 at D7 e formatar com estilo de moeda
Salvar com o nome Exerccio 02
Sinais Operacionais
Sinal de + = Adio Sinal
de = Subtrao Sinal de
^ = Potenciao
Sinal de * = Multiplicao
Sinal de / = Diviso
Sinal de % = Porcentagem
Copiando F"rmulas
Calcular o primeiro item e depois copiar a frmula para os demais. Para isto, posicione o cursor no canto
inferior direito (ala de preenchimento) da clula a ser copiada, neste caso a clula F2, que o cursor ficar como o
formato apresentado na figura acima, e arrast-la para baixo at a ltima clula da nota final do ltimo aluno.
DICA : Em vez de arrastar a ala de preenchimento, d clique duplo, o Excel ir preencher as demais
linhas automaticamente.
Intervalo de Clulas
Ao definir um intervalo de clulas, importante verificar a diferena de usar ; e :
B2:E4 Indica que esta buscando valores (selecionando
valores) no intervalo de B2 at E4 .
Inclusive B2 e E4.
Observe o exemplo ao lado
B2;E4 Indica que esta buscando os valores de B2 e E4
.
No incluindo os valores entre B2 e E4
Observe o exemplo ao lado
!e"er#ncias Fixas e !elativas
Como padro, o EXCEL copia as frmulas ajustando-as relativamente sua posio de origem. Prem, em
muitos casos, necessrio realizar a cpia de frmulas que faam referncias a clulas especficas e que no
podem ter suas referncias ajustadas pois causaro erros nas frmulas.
Essa situao relativamente comum e exige do usurio um certo planejamento das frmulas durante sua
criao, visto que a cpia das clulas sempre ser feita da mesma forma. O Excel permite "travar" as
referncias a uma determinada clula de forma que, mesmo sendo copiada para outras localidades, a frmula
sempre far meno clula original. Em situaes como essa, onde uma clula deve ter sua referncia fixada
dentro de uma frmula, o usurio deve acrescentar um smbolo especial a ela para avisar o EXCEL de que
aquela clula no deve ter sua referncia alterada.
FIXANDO REFERNCIAS EM FRMULAS
O endereo de uma clula uma referncia sua localizao dentro da planilha. Como padro, as referncias
a clulas que so criadas com o formato letra+nmero so consideradas referncias relativas.
Alm de uma referncia do tipo relativa, que permite a sua alterao durante a cpia, o Excel permite criar
referncias absolutas (fixas) ou mistas. Uma referncia absoluta no muda nem a linha nem a coluna da clula
especificada. Uma referncia mista pode fixar apenas a linha ou coluna da clula permitindo o seu ajuste
parcial.
Para fixar uma linha ou coluna de uma referncia de clula, deve ser especificado o smbolo cifro
imediatamente antes da letra, se o usurio desejar fixar a referncia coluna, ou antes do nmero, se quiser
fixar a linha. Veja os exemplos possveis de combinaes.
$D$4 Fixa a linha e a coluna
$D4 Fixa apenas a coluna, permitindo a variao da linha
D$4 Fixa apenas a linha, permitindo a variao da coluna
D4 No fixa linha nem coluna
Exemplo
Fun$es
So comandos mais compactos e rpidos para se executar frmulas. Com elas possvel fazer
operaes complexas com uma nica frmula. As funes so agrupadas em categorias, para ficar mais fcil a
sua localizao. As funes tambm facilitam o trabalho com planilhas especializadas.
Um engenheiro pode utilizar funes matemticas para calcular a resistncia de um material. Um
contador usar funes financeiras para elaborar o balano de uma empresa.
Algumas categorias de funes
" Funes financeiras: calcula juros, rendimento de aplicaes, depreciao de ativos etc.
" Funes matemticas e trigonomtricas: calcula raiz quadrada, fatorial, seno, tangente etc.
" Funes estatsticas: calcula a mdia de valores, valores mximos e mnimos de uma lista, desvio padro,
distribuies etc.
" Funes lgicas: compara clulas e apresentar valores que no podem ser calculados com frmulas
tradicionais.
Fun#es Matem$ticas
Funo %oma
Esta uma funo matemtica que soma todos os nmeros em um intervalo de
clulas. Exemplo:
1. Selecione as clulas C3 at C8
2. Clique no cone AutoSoma . Assim aparecer a soma dos valores na clula C9
Exerccio
1. Apresentar a SOMA dos valores na clula C7
- Clicar na clula C7 e clicar no cone AutoSoma
- Selecionar o intervalo com os valores que devem ser somados (selecionar de B3 at D5) e ENTER
2. Observe a sintaxe da funo na clula C7 : = SOMA(B3:D5)
Exerccio
Observe que:
- Os dados das colunas B, C, D e E esto
centralizados.
- Os dados esto na fonte Comics Sans
MS. - As clulas B2 e C2 esto com a cor
de preenchimento verde claro.
- As clulas B7, C10, D9 e E8 esto com a cor
de preenchimento amarelo claro.
Apresentar a SOMA de cada coluna
- Clicar na clula B7 e clicar no cone AutoSoma . Verificar se a soma apresentada o intervalo de B4 a B6
- Clicar na clula C10 e clicar no cone AutoSoma . Verificar se a soma do intervalo de C4 at C9
- Clicar na clula D9 e clicar no cone AutoSoma . Verificar se a soma do intervalo de D4 at .
- Clicar na clula E8 clicar no cone AutoSoma . Verificar se a soma apresentada do intervalo de E4 at
E7
Apresentar na clula C2 a soma TOTAL de todas as somatrias parciais.
- Selecionar a clula C2 e clicar no cone da
- Com auxilio da teclar CTRL, selecionar as clulas que devem ser somadas: B7, C10, D9 e E8 e ENTER
-
Funo Mult
-
- Esta uma funo matemtica que multiplica todos os nmeros dados como
argumentos. Exemplo:
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Funo !ai&
-
- Esta uma funo matemtica que retorna a raiz quadrada de um nmero.
-
Funo Int
-
- Esta uma funo matemtica que arredonda um nmero.
-
- Exemplo:
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Funo '(s
-
- Esta uma funo matemtica que retorna o valor absoluto de um nmero.
-
- Exemplo:
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Fun$es de Data e )ora
Excel possui funes que permite trabalhar clculo com datas.
HOJE( ) : retorna a data atual do sistema.
AGORA ( ) : retorna a data e a hora do sistema.
DIA.DA.SEMANA (argumento 1) : retorna o dia que representa o dia da semana
( 1= domingo; 2= segunda... )
EXEMPLO:
Exerccio
1. Criar a planilha abaixo e salvar o arquivo como Exerccio 04 dentro da pasta CURSO.
= HOJE ( )
= C7 * E7
=F14 = SOMA ( F7 : F13 )
=C17 / C15
2. Resultado final
Altura da linha de 20
Altura da linha de 30
Exerccio
1. Criar a planilha abaixo e salvar o arquivo como Exerccio 05 dentro da pasta CURSO.
= $C$4 * C7
2. Resultado Final
Exerccio
3. Criar a planilha abaixo e salvar o arquivo como Exerccio 06 dentro da pasta CURSO.
= HOJE ( )
= D9 * F9
= $C$6 * E13
= SOMA ( G9 : G19 )
4. Resultado final
Fun#es de Texto
Funo Concatenar
Esta funo permite agrupar caracteres de um texto, ou seja, agrupa vrios itens de texto num nico item de
texto. O operador "&" pode ser usado no lugar de CONCATENAR.
Parmetros solicitados:
- So os textos que deseja unir
-
Funo *um+Caract
Esta funo retorna o nmero de caracteres de uma cadeia de texto
Parmetros solicitados: solicitado apenas o texto
Funo Es,uerda e Direita
A funo ESQUERDA retorna os caracteres mais esquerda de um valor de texto.
A funo DIREITA retorna os caracteres mais direita de um valor de texto.
Parmetros solicitados:
Funo DIREITA
- Selecionar o Texto
- Definir o nmero de caracteres que
deseja extrair.
Fun$es -.icas
Funo %e
Esta funo verifica se uma funo foi satisfeita e retorna um valor se for VERDADEIRO e retorna um
outro valor se for FALSO.
Parmetros solicitados:
- Teste Lgico: um valor ou expresso que ser avaliada como VERDADEIRO ou FALSO
- Valor se verdadeiro: o valor retornado caso o TESTE LGICO for VERDADEIRO
- Valor se falso: o valor retornado caso o TESTE LGICO for FALSO
Exemplo
Classificar a altura como ALTA para altura maior que 1,70 e BAIXA para altura menor ou igual a 1,70.
OU
Exerccio 1
TOTAL = soma dos alunos de jan + fev + mar + mai
AVALIAO = quantidade BAIXA para TOTAL menor ou igual a 50 =
quantidade BOA para TOTAL maior que 50
!eviso / Funo -.ica
0!1FIC2%
Expressar nmeros em forma de grficos uma das caractersticas mais atraentes das planilhas eletrnicas.
Em muitos casos, um grfico pode sintetizar todo um conceito ou dar uma idia precisa e instantnea sobre
um determinado assunto que possivelmente exigiria a leitura atenta de muitas linhas e colunas de nmeros da
planilha.
O EXCEL possui uma grande variedade de tipos de grficos que podem representar os dados por meio de
dezenas de formatos em duas e trs dimenses.
O EXCEL possibilita editar o Grfico, atravs de caixas de dilogo. Dessa forma, basta dar um clique no boto
da direita do mouse para abrir um menu e escolher a opo que deve ser modificada. Veja o exemplo a seguir:
Im3resso
Para obter uma impresso perfeita da planilha necessrio algumas
definies. Primeiramente necessrio definir a rea de impresso.
Para isto basta selecionar rea da planilha que deseja imprimir e atravs do Menu Na
verso 2003
Menu Arquivo rea de Impresso
Definir rea de Impresso.
interessante que antes de imprimir verifique a Configurao da pgina.
Nesta caixa de Dilogo possvel configurar
- Tamanho da pgina
- Tamanho das Margens,
Na verso 2003
Esta configurao feita atravs do Menu Arquivo
Configurao de Pgina
Exerc4cio de !eviso
Reviso 01
- Renomear a planilha como DESPESAS
- Preencher todos os TOTAIS utilizando uma frmula
- % em Relao a Despesa Total para calcular o percentual do total de cada despesa no
quadrimestre em relao ao total GERAL. Formatar esta coluna para apresentar formato
de porcentual com duas casas decimais.
- Na clula H2 digitar uma funo para colocar uma data e hora sendo sempre alterado
pelo computador. Exemplo : funo AGORA()
- Criar grficos dentro da MESMA planilha para demonstrar os gastos
Reviso 02
Renomear a planilha para PEDIDO e criar a estrutura abaixo:
= D7 * E7
= F7 + F7 * $C$4
Reviso 03
Renomear a planilha para Veculos e criar a estrutura abaixo:
Obs: apresentar os valores em moeda.
Altura da linha de 30
= D4 * 10%
= D4 E4
Total do preo a vista
Mdia do preo a vista
Salvar o Arquivo como Reviso 01
- Usar formatao Condicional de Barras na Coluna Entrada e na Coluna Restante
Reviso 04
Renomear a planilha para Tabela de Preos criar a estrutura abaixo: