LA AGRUPACIN DE UNIDADES

Mediante el proceso de Agrupacin de unidades, se establece

el sistema de autoridad formal y se construye la jerarqua de la organizacin. Al
combinar ste proceso con los descritos en los tres parmetros anteriores,
podemos definir el diseo de la organizacin del modo siguiente:
Conociendo las necesidades globales de la organizacin, el diseador perfila
todas las tareas que debern realizarse. Se trata de
un procedimiento descendente que pasa de las necesidades generales a las
tareas concretas.
Consistira en construir una superestructura determinando primero el tipo y
nmero de puestos que deben agruparse en las unidades de primer orden, y luego
el tipo y nmero de unidades que debern agruparse en unidades, cada vez
mayores hasta completarse la jerarqua. sta ltima etapa es ascendente,
avanzando desde las tareas concretas hasta englobar toda la jerarqua. A medida
que van cambiando los objetivos y las visiones, el rediseo estructural se inicia en
sentido descendente.
Y a medida que cambian el sistema tcnico del ncleo de relaciones, se procede
en sentido ascendente.

REPERCUSIONES DE LA AGRUPACIN

La agrupacin no solo sirve para crear un organigrama, la agrupacin constituye
un medio fundamental para la coordinacin del trabajo en la organizacin.
La agrupacin establece un sistema de supervisin comn entre puestos y
unidades, se asigna una unidad a cada directivo, responsabilizndose de todas
las acciones de su unidad. Podramos decir, que la agrupacin de unidades
incorpora la supervisin directa.
La agrupacin suele precisar que los puestos y las unidades
compartan recursos comunes, los miembros de una unidad comparten como
mnimo un presupuesto comn. Y a la vez tambin instalaciones y equipos. Por
tanto, la agrupacin estimula la adaptacin mutua.
La agrupacin suele crear medidas comunes de rendimiento, al compartir los
miembros recursos comunes, puede medirse conjuntamente el coste de sus
actividades. Por otra parte, al contribuir a la produccin de los
mismos productos o servicios, tambin puede medirse conjuntamente
su producto .Entonces la agrupacin sienta las bases para un tercer mecanismo al
proporcionar medidas comunes del rendimiento, y sera la Normalizacin de
resultados o tambin llamada aqu Normalizacin de productos.

BASES PARA LA AGRUPACIN EN UNIDADES

Agrupacin segn los conocimientos y las habilidades: Los puestos pueden
agruparse de acuerdo con los conocimientos y las habilidades especializadas que
aporten al puesto los trabajadores. Los hospitales, pongamos por caso, agrupan a
los cirujanos en un departamento, a los anestesistas en otro y a los psiquiatras en
otros.
La agrupacin puede basarse tambin en el nivel de habilidades o conocimientos,
crendose, por ejemplo, distintas unidades para artesanos, oficiales y aprendices,
o simplemente para trabajadores calificados y no calificados.
Agrupacin segn los procesos de trabajo y la funcin: Las unidades pueden
basarse en el proceso o la actividad desempeada por el trabajador. Por ejemplo,
una empresa de fabricacin puede distinguir entre los talleres de
fundicin, soldadura y acabado.
El trabajo puede tambin agruparse segn su funcin bsica en la organizacin
(comprar suministros, reunir capital, generar investigaciones, producir comida en
la cantina, etc.). Puede que el ejemplo ms conocido sea la agrupacin por
Funcin Empresarial: fabricacin, marketing, ingeniera, finanzas, etc.
A agrupacin segn el tiempo: Los grupos pueden formarse tambin segn el
momento en que se realice el trabajo. Las distintas unidades llevan a cabo el
mismo trabajo del mismo modo , pero en momentos distintos , como podra ser en
losa diferentes turnos de una fabrica
Agrupacin segn el producto: En este caso las unidades se forman de acuerdo
con los productos que fabrican o los servicios que realizan. Una gran empresa de
fabricacin puede tener una divisin distinta para cada lnea de productos: por
ejemplo, una para vajillas y otra para moto niveladoras. Un restaurante puede
separar, tanto organizativamente como espacialmente, el bar del comedor.
Agrupacin por cliente: Los grupos pueden formarse tambin para el trato
con clientes de distinto tipo. Una compaa de seguros puede tener distintos
departamentos de ventas para las plizas individuales y de grupo, los hospitales,
por su parte, tienen en algunos pases salas distintas para los pacientes pblicos y
privados. El dpto. de industria del gobierno Canadiense se estableci en un
principio con diez ramos (alimentacin, maquinaria, vehculos, productos qumicos,
etc.) concibindose cada uno de ellos para mantener contacto con su propio
sector de la industria.
Agrupacin por zona geogrfica: A veces se forman grupos de acuerdo con las
regiones geogrficas en las que funcionan la organizacin. En mayo de 1942, el
departamento de guerra de los EE.UU. se organiz sobre la base de seis
escenarios: Norteamrica, frica, Europa, Asia, El Pacfico y Amrica Latina.
A una escala mas reducida, una panadera puede disponer de las mismas
instalaciones en 20 zonas distintas para garantizar la entrega diaria de los
productos frescos.
Todas las bases de agrupacin comentadas hasta ahora pueden formarse en dos
categoras esenciales: Agrupacin segn el mercado, que comprende las bases
de producto, de cliente y de lugar, y la Agrupacin funcional, que comprende las
bases correspondientes a conocimientos, habilidades, procesos de trabajo
y funciones. (La agrupacin segn el momento puede considerarse como
perteneciente a cualquiera de las dos categoras.)En realidad, nos encontramos
ante la distincin fundamental entre la agrupacin de actividades segn sus fines,
segn las caractersticas de los mercados a los que acaba sirviendo la
organizacin (los productos y servicios que comercializan, a los clientes a los que
atienden y los lugares donde atienden a dichos clientes) o bien segn el medio o
las funciones (incluidos los procesos de trabajo, las habilidades y los
conocimientos) que utilizan para genera sus productos o servicios.

CRITERIOS DE AGRUPACIN

Podemos aislar cuatro criterios bsicos que utilizan las organizaciones para
seleccionar las bases de agrupacin de puestos y unidades: interdependencia en
el flujo de trabajo, en el proceso de trabajo, de escala y en las relaciones sociales.
Interdependencias del flujo de trabajo: Varios de los estudios que
han observado las relaciones entre determinadas tareas de operaciones subrayan
una misma conclusin. La agrupacin de las tareas, debe reflejar las
interdependencias naturales en el flujo de trabajo. Y la agrupacin en base
al mercado los miembros de una unidad tienen un sentido de integridad territorial
.Controlan un proceso organizativo, claramente definido, la mayora de
los problemas que surgen en el trabajo, pueden solucionarse fcilmente mediante
la adaptacin mutua y gran parte de los dems que tienen que ser transmitidos a
niveles jerrquicos superiores, pueden ser tratados dentro de la unidad por un
nico directivo encargado del flujo de trabajo .En cambio, cuando se dividen en
distintas unidades los flujos de trabajo claramente definidos , la coordinacin
resulta mucho ms complicada. Se ven obligados a colaborar trabajadores y
directivos con lealtades distintas, y los problemas son transmitidos hacia niveles
jerrquicos superiores, hasta llegar a manos de directivos apartados del flujo de
trabajo.
Interdependencia de los procesos: La segunda categora importante de
interdependencias, sta relacionada con los procesos en el flujo de trabajo. En
realidad, estas interdependencias estn relacionadas con la especializacin y
estimula la agrupacin funcional .A veces, los puestos tienen que agruparse para
estimular las interacciones correspondientes al proceso, incluso si es a expensas
de cierta coordinacin del flujo de trabajo.
Como ejemplo, un operario del torno puede verse obligado a hacerle una consulta
a otro que trabaja en otra lnea de productos (es decir, perteneciente a otro flujo de
trabajo) respecto a que herramienta es la mejor para un trabajo determinado.
Interdependencia de escala: El tercer criterio de agrupacin, corresponde a las
economas de escala, puede ser necesaria la formacin de grupos a fin de
alcanzar la envergadura necesaria para poder funcionar
con eficiencia. Economa de escala a medida que aumenta la produccin, la
unidad media de produccin es ms barata, se abarata el coste.
Aqu MIMBERT pone dos ejemplos:
Una fbrica con el departamento de mantenimiento, en una fbrica existen varios
departamentos, agrupndolos se tiene cierto ahorro de costes, para desempear
la funcin de mantenimiento.
Una base de datos, para toda la empresa, en vez de que existan muchos
departamentos perifricos, tenerlo todo centralizado en un ordenador. El tema de
concentracin o dispersin de servicios, surge en muchos contextos dentro de la
organizacin.
Interdependencias sociales: El cuarto criterio de agrupacin, no corresponde al
trabajo realizado, sino a las relaciones sociales circundantes. Ej.: la gente decide
agruparse con los que se lleva bien.
Los miembros de la organizacin tienden a formar grupos para facilitar el apoyo
mutuo en un entorno peligroso o desconocido, o simplemente aburrido.
Las personalidades entran tambin en juego a menudo, como factor de suma
importancia en el diseo de la organizacin. La gente prefiere ser agrupada con
aquellos con quienes se llevan bien.
SINTESIS GRFICA