ASESORES DE NNTT GESTIN DOCUMENTAL CON MyDMS

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Esta es la pantalla inicial del gestor con todas las opciones de men de gestin que se dividen en dos
zonas:
Men superior:
o Carpetas
o Mi cuenta (My account)
o Herramientas administrativas (Admin tools): slo administradores
Men inferior: nos permite interactuar sobre las carpetas y archivos

Imagen 1
MEN PRINCIPAL
My Account (Mi cuenta)

Imagen 2
Nos presenta la pantalla para poder modificar y actualizar los datos personales con la opcin de pulsar
en Editar cambiamos lo que proceda, incluso podemos aadir una
imagen.
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Imagen 3
Es conveniente que la direccin de correo sea la que consultamos habitualmente y recibir las
comunicaciones del gestor (sobre todo el administrador).
En la misma pantalla tenemos acceso al men en el que podemos acceder a las opciones sobre las
funciones que desempea en el sistema.

Imagen 4
Mis documentos: todos los archivos de los que es propietari o o que requieran revisin o
aprobacin por parte del usuario (bien todos los documentos o bien los que se encuentran en
proceso segn el men en la parte superior).

Imagen 5
Revisar resumen: los documentos en revisin (todos o en proceso)
Resumen de aprobacin: documentos a aprobar (todos o en proceso)
Lista de notificacin: avisos del sistema sobre los documentos
Mi cuenta: volvemos a los datos de cuenta para editar
Herramientas de administracin
En este apartado se encuentran las opciones para la gestin y configuracin de MyDMS en el que
como se aprecia en la imagen son cuatro que se encuentran tanto en la lista como en el men
superior.

Imagen 6
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Imagen 7

Vista de directorios y documentos

Imagen 8
Usuarios

Imagen 9
Tenemos la opcin de aadir un nuevo usuario o de editar alguno existente.
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Grupos: interfaz para aadir grupos o editar los existentes

Imagen 10
Palabras claves globales: sirve para crear categora de palabras

Imagen 11

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MEN DIRECTORIO
Es el men que encuentra en la zona azul del interfaz.

Imagen 12
Aadir subdirectorio: todos los directorios cuelgan del raz (Root Folder) y a partir de este
cuelgan el resto de las carpetas.

Imagen 13
Al pulsar sobre Aadir subdirectorio creamos la carpeta correspondiente.
Aadir documento: interfaz para aadir un documento

Imagen 14
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Si pulsamos sobre Utilizar palabras claves por defecto nos aparece esta pantalla donde
podremos haber definido anteriormente las que vamos a asignar en cada carpeta, contenido,
nivel, segn determinemos. En todo caso siempre las podremos definir en el momento.

Imagen 15
Si activamos las casillas de Assigns Reviewers y Assigns Approvers se mostrarn los
usuarios y grupos disponibles para cada una de las opciones.

Imagen 16
En el momento que el documento se aade aparece el siguiente interfaz

Imagen 17
Al pulsar sobre la carpeta donde se encuentra el documento vemos lo siguiente:
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Imagen 18
Lista de notificacin: visualizamos los usuarios y grupos a los que podemos aadir las
notificaciones correspondientes al documento. Los elegidos las recibirn ante las
modificaciones y actualizaciones del mismo.

Imagen 19
Mover directorio: una vez creada una carpeta tenemos la posibilidad de moverla y pulsando
sobre el botn open nos aparece la estructura de rbol para poder elegir la nueva ubicacin

Imagen 20

Imagen 21
Eliminar directorio: opcin de borrado
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Editar directorio: desde aqu podemos cambiar el propietario de del directorio siempre que
tengamos permiso (administrador o propietario actual) y establecer los permisos de acceso.
En este caso podemos:
o Copiar lista de acceso heredado: da los permisos de la carpeta que lo contiene
o Empezar con una lista de acceso vaca: se adjudican permisos desde cero

Imagen 22
Una vez elegida la opcin tendremos posibilidad de ajustar o modificar los permisos segn el
siguiente interfaz:

Imagen 23
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Imagen 24
En el momento que hay un usuario con acceso sobre el directorio nos aparece la opcin de
cambiar el tipo de permiso para l y adems siempre existe la opcin de aadir ms usuarios o
grupos (despus podremos determinar el tipo de acceso de cada uno de ellos).
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PERMISOS EN MYDMS
PROPIETARIO DEL ARCHIVO (TODOS LOS PERMISOS Color azul:
PERMISOS DE LECTURA-ESCRITURA (Color verde)
PERMISOS DE LECTURA (Color Amarillo)
SIN PERMISOS (Color rojo)
No aparece la carpeta ni su contenido.

Imagen 25

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MEN ARCHIVO
Son todas las opciones que podemos ejecutar cuando hemos hecho clic para la visualizacin del
archivo. El men cambia al siguiente y muestra este interfaz.

Imagen 26

Imagen 27
En el documento actual nos da la siguiente informacin:
El propietario del documento es el administrador
Es una archivo de registro sobre la instalacin de Centos
La fecha de creacin
Podemos utilizar Centos o instalacin como palabras clave para buscarlo
Archivo tipo text/log
El estado es pendiente de revisin (indica quines deben revisarlo)
No est aprobado (indica quines deben aprobarlo)
Si existen versiones previas o archivos vinculados
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Adems del men de archivo podemos interactuar con las opciones representadas en color
naranja de la pantalla. Estas opciones sern distintas si el usuario es el propietario del
documento o administrador.
Change Status: para cambiar el estado del documento (publicado o no, borrador, revisin,..)
Change Assignaments: actualizar la lista de revisores y aprobadores
Enviar revisin/aprobacin: enviar el documento revisado o aprobarlo en funcin del
estado

Imagen 28
Las distintas opciones sobre el documento que nos presenta el men son las siguientes:
Actualizar: enviar una actualizacin del documento. Se asignan revisores y aprobadores (no
es obligatorio).

Imagen 29
Bloquear/Desbloquear: evita que el documento pueda ser modificado. Si el documento est
bloqueado aparecer Desbloquear y si no al revs.
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Editar documento: para modificar los datos que figuran en la imagen 29.

Imagen 30
Caduca: fecha en la que el documento ya no estar disponible a los usuarios (excepto al
propietario)
Lista de notificacin: usuarios a los que se les comunicarn los cambios sobre el estado del
documento.

Imagen 31
Mover documento: cambiar el documento de directorio
Eliminar documento: slo puede borrar el documento el administrador, el propietario o el
usuario que tiene asignado como permiso de acceso Todo
Editar acceso: podemos decidir qu usuarios tendrn acceso y en qu condiciones.
Este manual simplemente informa de las opciones de los distintos mens con los que nos encontramos
en la gestin documental. Realmente la dificultad es generar la estructura que se adapte a las
necesidades demandadas y establecer los usuarios y grupos con los permisos correspondientes.
Al ser una herramienta que permite asignar permisos por usuarios (adems de por grupos), lo lgico es
crearlos primero a todos y despus crear los grupos en funcin de los criterios de permisos que
pretendamos asignar a las carpetas. De esta forma se evi ta dar acceso a cada usuario individualmente
(aunque haya que hacerlo con alguno).
Por eso, es necesario planificar previamente la estructura de carpetas as como los usuarios, grupos y
permisos de acceso a cada uno de los directorios.


PNTE, marzo de 2009