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FIABILISATION ET CERTIFICATION DES COMPTES DES ETABLISSEMENTS PUBLICS DE SANTE

Contrle interne comptable et financier (Ordonnateur et comptable)


Cartographie type du cycle des achats d'exploitation
Versionnovembre2011
Directiongnraledesfinancespubliques Directiongnraledel'offredesoins
3. Cycle achats d'exploitation
Arrt
des
comptes
annuels
Gnral Commande
Rception
des
marchandise
s
Rception
des
factures
Ordre
de
Payer
Prise
en
charge
Cas
particulier
achats
stocks
Cas
particulier
achats
defluides
Intrts
Moratoires
Cas
particulier
des
produits
desant
Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 2/12
Cas
particulier
achats
stocks
Cas
particulier
achats
defluides
Cas
particulier
des
produits
desant
Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 2/12
Haut bilan Bas bilan Rsultat
3.1. Achats
d'exploitation
Ensemble ORD/CL
Absence de rgles et de procdures
formalises
Non respect des rgles et des
procdures
Dtermination de rgles et de procdures
formalises et communication de celles-ci
tous les acteurs concerns
Dfinition des responsabilits (circuit de
validation et identification du processus
de supervision)
Ensemble ORD/CL
Absence de sparation des tches
entre les fonctions d'expression des
besoins, de passation des
commandes (dans le cadre ou non de
marchs) et d'autorisation des
commandes, de rception,
d'enregistrement comptable, de
contrle des factures et de
rglements des fournisseurs
Non respect des dlgations
Dtermination de rgles et de procdures
formalises et communication de celles-ci
tous les acteurs concerns
Ralisation d'organigrammes sparant les
tches, dfaut que celles-ci soient
ralises par des individus diffrents
Gestion des habilitations (gestion
informatiques, dlgations de signatures)
Ensemble ORD/CL
Non respect des rgles comptables
en matire d'achats stocks
Identification des achats avec ou sans
gestion de stocks
Identification des moyens de contrle
interne par rapport aux commandes
Exemple de mesure de matrise du
risque
Impact
financier
Probabilit Taches Procdures
3. Cycle achats d'exploitation
Cycles / Processus
et observations
Principaux comptes
Acteurs
Gnral (achats
stocks et non
stocks)
Risques
Objectifs de
qualit
comptable
ORD
Commande d'un bien non-conforme
au besoin exprim
directes passes sur les sites internet des
fournisseurs
Politique de rfrencement des
fournisseurs et des produits: dispositif de
veille technique, juridique,
environnemental et social des entreprises
mise en place d'un rfrentiel
Traitement rapide des oprations
ORD
Commande "hors procdure" sans
engagement
Rgularit Faible Moyen
Identification des exceptions possibles
l'application de la procdure : liste des
oprations concernes et des seuils de
signification correspondants ; matrise de
l'tendue de la liste ; rgularisation a
posteriori de l'engagement
ORD
Litiges et contentieux dus au dfaut
de respect du code des marchs
publics (mise en concurrence,
procdure d'attribution, seuil des
marchs, etc)
Rgularit Moyen
Moyen
Matrise des rgles de la commande
publique
Dispositif de veille technique, juridique,
environnemental et social des entreprises
Elaboration et mise jour d'un rfrentiel
fournisseur
Publication au recueil des actes
administratifs
Commande
Engagement comptable
Engagement juridique
Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 3 / 12
Haut bilan Bas bilan Rsultat
Exemple de mesure de matrise du
risque
Impact
financier
Probabilit Taches Procdures
Cycles / Processus
et observations
Principaux comptes
Acteurs Risques
Objectifs de
qualit
comptable
ORD Absence d'adresse de facturation Rgularit Faible Faible Respect des procdures formalises
ORD
Absence de suivi de l'application des
conditions d'achats ngocies et des
ventuelles remises de fin d'anne
(plate forme d'achats)
Exactitude Faible Moyen
Connaissance tout moment des tats de
commandes (passes, honores ou non)
ORD
Collusion entre le service acheteur et
le fournisseur - Fraude
Rgularit Faible Faible
Utilisation de bons de commande (BdC)
prnumrots
Validation et visa des BdC par une
personne autorise
ORD

Non rception ou rception
incomplte (partielle ou tardive) de la
commande
Exactitude
Exhaustivit Faible Moyen
Identification des responsabilits
notamment sur la conformit BDC/BDR
Dlais de rception : rception diligente
avec contrle immdiat (admission
/refus) - rception sursise avec contrle
diffr (admission/refus ultrieur aprs
Passif 401
6011/6021/
6022/6031
1/
6066/6071
616 sauf
616-7
616-8 626
ORD
Rception non-conforme la
commande
Exactitude Faible Moyen
ORD
Absence de suivi particulier sur les
produits (dont les mdicaments)
"gratuits"
Exactitude Faible Faible
ORD Cration d'un bon de rception fictif Rgularit Faible Faible
ORD
Mconnaissance par l'quipe
logistique de l'exhaustivit des
rceptions et des retours aux
fournisseurs
Exhaustivit
Exactitude
Faible Moyen
Livraison / Rception
des marchandises
Rception
Constatation du service fait
( / p
contrle)
Contrle et optimisation des modalits de
gestion des livraisons (privilgier les
livraisons au fil de l'eau aux livraisons
centralises sur un jour/une priode
donne) ==> (risque de vol/perte faible,
mise en magasin immdiate, inventaire
permanent jour, ...)
Formalisation de la rception (cration
d'un bon de rception, rapproch du bon
de livraison ou annotations structures
sur le bon de livraison)
J ustification par le responsable du
magasin de tout cart entre la commande
et la rception (Rfrences-Quantit)
Suivi par le systme de toutes les
rceptions (conformes ou pas) et de tous
les retours raliss
Pour tout retour, utilisation de bons de
retour prnumrots, viss et annots
par le responsable du magasin
Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 4 / 12
Haut bilan Bas bilan Rsultat
Exemple de mesure de matrise du
risque
Impact
financier
Probabilit Taches Procdures
Cycles / Processus
et observations
Principaux comptes
Acteurs Risques
Objectifs de
qualit
comptable
ORD
Non rception ou rception tardive de
la facture correspondant une
commmande honore par le
fournisseur
Exactitude
Exhaustivit
Faible Faible
Mise en place d'un systme permettant la
connaissance rapide de toutes les
factures reues ou recevoir
Rapprochement du bon de commande,
du bon de livraison et de la facture
(Rfrences produits, quantits, prix,
conditions de paiement)
ORD
Dfaut d'enregistrement de la date
d'arrive de la facture
Exactitude Faible Moyen
Mise en place d'un systme permettant la
connaissance rapide de toutes les
factures reues ou recevoir
ORD
Absence de prise en compte d'une
facture affrente une commande
rceptionne
Exhaustivit Moyen Moyen
Mise en place d'un systme permettant la
connaissance rapide de toutes les
factures reues ou recevoir
ORD
Absence de liquidation des intrts
moratoires
Exhaustivit
Rgularit
Faible Moyen
Mise en place d'un systme permettant la
connaissance rapide de toutes les
factures reues ou recevoir
ORD
Prise en compte d'une facture relative
un bien non command ou
command non reu (en tout ou
i )
Exactitude Faible Faible
Mise en place d'un systme permettant la
connaissance rapide de toutes les
factures reues ou recevoir
Rception des factures Liquidation
partie)
factures reues ou recevoir
ORD
Facture errone ou incomplte
(rfrence au march errone; erreur
sur les prix, les quantits, la TVA, etc)
Exactitude
Exhaustivit
Faible Moyen
Mise en place d'un systme formel de
suivi des anomalies et dfinition des
procdures internes lies aux litiges
(carts prix, carts quantits, etc)
ORD Double rglement d'une facture Exhaustivit
Rgularit
Moyen Faible
Identification des exemplaires de la
facture utiliss dans le circuit
d'approbation. Destruction des
exemplaires inutiles
ORD
Avoir non reu du fournisseur en cas
de retour de marchandise
Exactitude Faible Faible
Mise en place d'un systme permettant la
connaissance rapide des avoirs reus ou
recevoir
Utilisation de demandes d'avoirs
numrotes - Approbation des demandes
d'avoirs et suivi de la rception des avoirs
ORD

Non comptabilisation d'une facture
Rgularit
Exhaustivit
Exactitude
Moyen Faible
ORD Double comptabilisation d'une facture Exactitude Moyen Faible
Revue formalise des pices justificatives
et des contrles effectus
Recensement des factures fournisseurs
entrant dans l'tablissement
Dfinition des procdures assurance la
traabilit des factures fournisseurs
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Haut bilan Bas bilan Rsultat
Exemple de mesure de matrise du
risque
Impact
financier
Probabilit Taches Procdures
Cycles / Processus
et observations
Principaux comptes
Acteurs Risques
Objectifs de
qualit
comptable
ORD Comptabilisation d'une facture indue Rgularit Moyen Faible
Rapprochement bon de commande / bon
de livraison / facture
ORD
Imputation ou comptabilisation
errone d'une facture (y compris
TVA)
Imputation Faible Faible
Contrle de l'enregistrement et de
l'imputation comptable
ORD
Retard de mandatement entranant
des pnalits et intrts moratoires
Exactitude Moyen Moyen
Traitement diligent des liquidations
conformment aux procdures crites
Procdure d'enregistrement de la date
d'arrive des factures
ORD Erreur de liquidation Exactitude Faible Faible Contrle informatique
ORD E l i R l it F ibl M C t l i f ti d i
Ordre de payer
Mandatement
ORD Erreur sur le crancier Rgularit Faible Moyen Contrle informatique du crancier
Traitement des suspensions de
paiement
ORD
Suspensions de paiement reues du
comptable non traites.
Mandats non rgulariss
Exactitude
Rattachement
au bon
exercice
Moyen Faible
Mise en place d'un suivi des suspensions
de paiement
ORD
Absence de mandatement relatif
une charge prleve
Exhaustivit
Rattachement
au bon
exercice
Moyen Moyen
Suivi et apurement rgulier des dpenses
rgulariser en liaison avec le comptable
ORD Risque de prlvement erron
exactitude
Exhaustivit
Rgularit
imputation
Moyen Moyen
Rapprochement avec la facture initiale
Mise en place d'un contrle a posteriori
Prise en charge CL
Erreur de liquidation
Exactitude Faible Faible
CL Erreur d'imputation comptable Imputation Faible Faible
Contrle hirarchis en fonction des
risques et des enjeux : scurisation pour
l'exacte imputation dela commande, du
service fait, de la qualit du crancier,
des pices justificatives
Suivi des comptes fournisseurs Contrle
Cas particulier mandatement ralis
aprs rglement
Visa
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Haut bilan Bas bilan Rsultat
Exemple de mesure de matrise du
risque
Impact
financier
Probabilit Taches Procdures
Cycles / Processus
et observations
Principaux comptes
Acteurs Risques
Objectifs de
qualit
comptable
CL Erreur d'enregistrement
Exactitude
Imputation
Faible Faible
CL
Non respect du code des marchs
publics
Rgularit Moyen Moyen
Matrise de la rglementation de la
commande publique
Contrle de conformit la
rglementation et de l'acte d'engagement
CL Erreur de calcul Exactitude Faible Faible
Suivi de l'excution des marchs et de la
rcupration de l'avance
Traitement des oppositions CL
Non prise en compte d'une opposition
ou d'une cession de crances
Rgularit
Exactitude
Faible Faible
Notification de l'opposition au comptable
(fiscale, IS, TVA)
Modalits d'enregistrement et de suivi
adaptes
Retenue de garantie CL
Non comptabilisation de la retenue de
garantie
Exactitude Moyen Moyen
Contrle des conditions d'appliccation de
la retenue de garantie
Libration des garanties CL
Suivi des retenues de garantie : non
transmission l'ordonnateur de l'tat
rcapitulatif des retenues de garantie
Rgularit
Exhaustivit
faible Fort
Le comptable doit adresser
rgulirement, a minima une fois pas ans,
un tat de solde du compte de suivi des
RG, l'ordonnateur pour que ce dernier
Suivi des comptes fournisseurs Contrle
de l'imputation
Rcupration des avances
en solde
G, o do ateu pou que ce de e
vrifie l'anciennet des retenues non
ORD
Non transmission par l'ordonnateur
du certificat de libration de la
retenue de garantie
Rgularit
Exhaustivit
faible moyen
A rception de l'tat l'ordonnateur vrifie
les retenues au regard des marchs
excuts et des reserves mises sur les
prestations.
CL
Erreur de liquidation
Exactitude Faible faible Contrle de la rgularit de la libration
des garanties
CL Erreur d'enregistrement Imputation Faible Faible
Anlayse priodique des comptes
fournisseurs et critures correctives
ventuelles
CL
Erreur de crancier en cas de cession
de crance
Exactitude Faible Faible
Suivi des oppositions - Mises jour des
fiches de cessions-opposition
CL
Retard de rglement entranant des
intrts moratoires
Rgularit
Exhaustivit
Moyen Moyen
Traitement des mandats dans le respect
du dlai global de paiement
Mise en paiement
515
401
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Haut bilan Bas bilan Rsultat
Exemple de mesure de matrise du
risque
Impact
financier
Probabilit Taches Procdures
Cycles / Processus
et observations
Principaux comptes
Acteurs Risques
Objectifs de
qualit
comptable
Cas particulier des dpenses
prleves
CL
Absence de mandat correspondant
la charge prleve

Exhaustivit
Rattachement
au bon
exercice
Moyen Moyen
Suivi et apurement rgulier des dpenses
rgulariser
Remboursement DMI &
MO
Remboursement des mdicaments
en sus des GHS au vu de la
dispensiation nominative
Dclaration tutelle
ORD
Dclaration sous-estime des
mdicaments achets (erreur
volume/valeur)
Dclaration sur-estime
Exactitude
Rgularit
Exhaustivit
Fort Moyen
Etat de suivi mensuels des DMI & MO
Analyse de gestion adapte
Suivi des remboursements raliss
ORD
Non mandatement des intrts
moratoires
Rgularit Moyen Moyen
Enregistrement de la date de rception
de facture dans le SI
ORD Calcul erron Exactitude Faible Faible
Contrle du paramtrage du SI
Rapprochement par sondage entre la
date de rception sur la facture et la date
enregistre dans le SI
Mandatement
Intrts moratoires
CL Erreur de liquidation Exactitude Faible Faible
Rapprochement par sondage entre la
date de rception sur la facture et la date
enregistre dans le SI
CL Erreur d'imputation Imputation Faible Faible
Contrle de la bonne imputation
comptable
ORD
Oprations en cours au sein de l'EPS
non comptabilises
Rgularit
Exhaustivit Moyen Moyen
Procdures de recensement des
oprations en cours devant tre
rattaches (mise en uvre du cut-off
achats de fin de priode)
Procdures d'valuation des DENM -
impact sur les comptes de stocks
ORD Oprations rattaches non justifies
Rgularit
Exactitude
Moyen Moyen
J ustification des rattachements
(constitution d'un dossier de clture)
ORD
Absence d'enregistrement
Exhaustivit
Rattachement
au bon
exercice
Moyen Moyen
Contrle de la comptabilit des charges
rattacher
Recensement des charges
rattacher l'exercice
Arrt des comptes
annuels
Visa
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Haut bilan Bas bilan Rsultat
Exemple de mesure de matrise du
risque
Impact
financier
Probabilit Taches Procdures
Cycles / Processus
et observations
Principaux comptes
Acteurs Risques
Objectifs de
qualit
comptable
CL
Absence de comptabilisation des
charges rattacher l'exercice
Rgularit
Exhaustivit
Rattachement
au bon
exercice
Moyen Moyen
Contrle et suivi des comptes de
rgularisation
CL
Absence de justification des
rattachements
Exactitude
Moyen
Moyen
J ustification des rattachements
(constitution d'un dossier de clture)
CL Erreur d'imputation Imputation Faible Faible
Contrle de la bonne imputation
comptable
Actif 321 /
322 / 39
60321
60322
6091
ORD
Entres en stock non enregistres
entranant un inventaire permanent
erron
Rgularit
Exactitude
Exhaustivit
Moyen Moyen
Interface (ou intgration) informatique
entre rception et entre en stock
Inventaires tournants avec procdure
formalise d'explication des carts
Dfinition d'une politique concernant
l'entre en stocks des mdicaments livrs
"gratuits" (traabilit)
3.2. Cas particulier
des achats stocks
Intgration comptable
481
486
gratuits (traabilit)
Suivi rgulier de l'inventaire permanent
ORD Erreur sur code produit Exactitude Faible Faible
Interface (ou intgration) informatique
entre rception et entre en stock
Sorties de stock
ORD
Sorties de stocks non enregistres
entranant un inventaire permanent
erron
Exactitude
Exhaustivit Moyen Moyen
Procdures de demande des services et
de traitement formalises
Procdure de livraison au sein des units,
dsignation de rfrents par unit
Procdure de contrle quantit
demande / quantit rceptionne /
quantit impute
Procdures de dispensiation nominative
Suivi rgulier de l'investaire permanent
Inventaires tournants avec procdure
fo malise d'e plication des ca ts
Mouvements de stocks
Entres en stock
Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 9 / 12
Haut bilan Bas bilan Rsultat
Exemple de mesure de matrise du
risque
Impact
financier
Probabilit Taches Procdures
Cycles / Processus
et observations
Principaux comptes
Acteurs Risques
Objectifs de
qualit
comptable
Retours en stock
ORD
Retours en stocks non enregistrs
Inventaire permanent erron
Exactitude
Exhaustivit Moyen Moyen
Procdures de retour formalises
Suivi rgulier de l'inventaire permanent
Inventaires tournants avec procdure
formalise d'explication des carts
Gestion des retours en stock de produits
gratuits
Gestion des cessions de m/ss et des prts
interhpitaux
ORD Procdures d'inventaire physique non
matrises
Exactitude
Exhaustivit Moyen Moyen
Stock erron
Exactitude
Exhaustivit Moyen Moyen
Inventaires physiques rguliers et
exhaustifs des lieux de stockage :
- en fin d'anne si pas d'inventaire
permanent ou si CIC jug insuffisant
- inventaires tournants si il y en a et si le
CIC sur les mouvements est jug Stock erron Exhaustivit Moyen Moyen
ORD
Consommations de l'exercice
errones
Exactitude
Exhaustivit Moyen Moyen
ORD
Absence d'inventaire des stocks
tampons dans les services
Exactitude
Exhaustivit Moyen Moyen
ORD
Absence de provision pour
dprciation des stocks (produits
obsoltes ou abms)
Exactitude
Exhaustivit Moyen Moyen
ORD
Absence de comptabilit des stocks
Absence de suivi des stocks
Exactitude
Exhaustivit Fort Moyen
Dfinition des procdures lies la
gestion des stocks des budgets annexes
Ann lation d stock initial
CIC sur les mouvements est jug
suffisant
Protection d'accs physique aux produits
et fournitures
Dfinition et communication des
procdures d'inventaire physique
(responsable IP, acteurs concerns,
primtre - Marchandises et lieux de
stockage, modalits de comptage - en
aveugle, pastilles, double comptage,
gestion des stocks prims ou
dfectueux, modalits de gestion des
carts, valorisation, provision pour
dprciation des stocks)
Reconnaissance
Valorisation
Inventaire physique
Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 10 / 12
Haut bilan Bas bilan Rsultat
Exemple de mesure de matrise du
risque
Impact
financier
Probabilit Taches Procdures
Cycles / Processus
et observations
Principaux comptes
Acteurs Risques
Objectifs de
qualit
comptable
CL
Absence d'enregistrement comptable
Diffrence entre l'inventaire physique
et l'inventaire comptable
Exactitude
Exhaustivit Fort Moyen
Rapprochement du rsultat de l'iventaire
physique et du stock comptable
ORD
Difficult d'valuation de
l'engagement rendant impossible la
liquidation
Rgularit
Exactitude
Moyen Moyen
ORD
Non respect des rgles et procdures
d'engagement
Rgularit Moyen Moyen
ORD
Dfaut, absence de suivi des contrats
: non respect des contrats de
fournitures
Rgularit
Exactitude
Moyen Moyen
ORD Fraude Rgularit Faible Faible
Liquidation Suivi des consommations
ORD Difficult de suivi des fluides
consomms et des montants facturs
Exactitude
Rattachement
au bon
Moyen Moyen
J ustification des fluides consomms
(rapprochement des compteurs ventuels
avec les quantits sur les factures,
rapprochement des tarifs avec le contrat)
Engagement comptable
Engagement juridique
Souscription d'un
abonnement ou d'un
contrat
Annulation du stock initial,
constatation du stock final
Inventaire comptable
Analyse des contrats et des indicateurs
indispensables au suivi des
consommations et des tarifs
Procdures de suivi des contrats de
fournitures des fluides et notamment des
volutions tarifaires.
Communication des principales clauses du
contrat aux diffrents acteurs concerns.
401 6061
3.3. Cas particulier
des fluides
consomms et des montants facturs au bon
exercice
Comparaison avec les consommations
antrieures
Ordre de payer CF. achats d'exploitation
Prise en charge CF. Achats d'exploitation
ORD / CL
Oprations en cours au sein de l'EPS
non comptabilises
Rattachement
au bon
exercice
Exhaustivit
Sincrit
Moyen Moyen
ORD/CL Oprations rattaches non justifies
Rattachement
Rgularit
exhaustivit
Faible Faible
3.4. Cas particulier
des produits de sant
(tissus, Produits
sanguins labiles)
Commande
Engagement comptable
Engagement juridique
ORD
Commande hors procdure et sans
engagement
Commande non-conforme la
demande
Procdure spcifique d'engagement ex-
post (en urgence)
Validation des BdC par une personne
autorise.
Traitement rapide des oprations
Arrt des comptes
annuels
Procdure de recensements des
consommations en cours (arrt des
compteurs des dates proches de l'arrt
des comptes annuels) - Analyse des
carts entre les consommations annuelles
et les consommations des priodes
antrieures.
Recensement / intgration
comptable
401
515
Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 11 / 12
Haut bilan Bas bilan Rsultat
Exemple de mesure de matrise du
risque
Impact
financier
Probabilit Taches Procdures
Cycles / Processus
et observations
Principaux comptes
Acteurs Risques
Objectifs de
qualit
comptable
Rception Rception ORD
Non rception ou rception
incomplte (partielle ou tardive) de la
commande
Rception non-conforme la
commande
Mconnaissance par le service
dpense de l'exhaustivit des
rceptions et des retours aux
fournisseurs
Rgularit
Exhaustivit
Moyen Moyen
Formalisation de la rception (cration
d'un bon de rception, rapproch du bon
de livraison ou annotations structures
sur le bon de livraison)
Suivi par le systme de toutes les
rceptions (conformes ou pas) et de tous
les retours raliss
Communication aux personnes
concernes pour l'imputation sur le
dossier patient
Ordre de payer CF. Achats d'exploitation
Prise en charge CF. Achats d'exploitation
Arrt des comptes
annuels et inventaire
CF. Achats d'exploitation
607 401
Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 12 / 12