UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

CURSO :
MODELAMIENTO DE DATOS (ST-203W)
PROFESOR :
MEDIANERO ACOSTA, JORGE
INTEGRANTES :
CHIRINOS QUILCARO, ROLANDO ELVIS
ALVARADO NIO, DANIEL ALEJANDRO
BRAVO JUAREZ, JHON FRANK


CICLO : 2011-1


Sbado, 21 de Mayo de 2011
Lima Per
SISTEMA DE PAGO DEMATRCULA Y PENSIONES
I.E.P Heraldos del Saber
INTRODUCCIN


El presente trabajo trata acerca del estudio del proceso existente acerca del
sistema de pago de matrcula y pensiones en una institucin educativa privada, en
este caso, el Colegio HERALDOS DEL SABER del distrito de Independencia.

Comenzaremos viendo una pequea descripcin de la institucin educativa en
estudio, luego pasamos a ver sus procesos, poniendo mayor nfasis en el proceso
de matrcula y el pago de pensiones identificando as los problemas existentes y
escogiendo de esto, dos problemas que consideramos las msimportantes y
como grupo propiendo las soluciones respectivas.

Tambin presentamos los diagramas de casos de uso con sus respectivas
narrativas de caso de uso en el presente trabajo.


1. Presentacin y Descripcin del Sistema

1.1. Descripcin de la Empresa

I.E.P Heraldos del Saber es una empresa privada con casi 08 aos de existencia
en el rubro Educativo, que cuenta con personal docente altamente capacitado
para brindar a sus estudiantes del nivel primario y secundario un servicio de
enseanza con satisfaccin garantizada por niveles BASICO-INTERMEDIO y
AVANZADO.


1.2 Sede

Algunos datos de la sede son:

Sede : Jr. 12 de Julio N190 Distrito de Independencia
Telfono : 6953109
Horario de Atencin: Lunes a viernes de 8:00a.m. a 15:30p.m.
Persona de contacto: Lic. Julio Bravo Camaca (Director de la I.E.)


1.3 Distribucin de la Infraestructura.


El Centro Educativo est ubicado en el distrito de Independencia cuenta con una
rea de casi 250m2. En la parte superior est ubicada la Direccin y en la parte
inferior existen aulas de Educacin Primaria, Secundaria y el laboratorio de
cmputo

Piso 1: Administrativa Primaria (1-2)
Piso 2: Alumnado (Primaria 3-4) Secundaria (Bsico) Laboratorio Computo
(10 Pcs P4)
Piso 3: Alumnado (Resto Primaria) Secundaria (Intermedio y Avanzado)


1.4 Misin

Contribuir a que los alumnos y alumnas desarrollen sus capacidades y actitudes
que le garanticen desempeos satisfactorios en su vida teniendo como principal
actor del conocimiento el personal Docente altamente Calificado.

1.5 Visin

Ser reconocidos como un colegio lder en el Cono Norte, a travs de una
formacin integral del alumnado mediante su sistema de enseanza.

La IEP Heraldos del Saber funciona desde el ao 2003 y actualmente el colegio
tiene aproximadamente 200 alumnos en total entre primaria y secundaria; y 15
profesores, 2 trabajadores administrativos y 1 de apoyo.


2. Documentacin y Formatos de Registro

Los documentos de los alumnos son archivados en Files nicos por alumno. Los
Registros que se utilizan dentro del Colegio son tipiados a mano por la secretaria
que trabaja en el rea de recepcin, la cual se vale de los documentos para
elaborarlos en Cuadernos, Word y Excel y tener un Registro Interno de cada uno
de los alumnos.

Los documentos que se utilizan son documentos como La Ficha nica de
Matrcula y el certificado de estudios que es elaborada y visada por la UGEL y
rellenada por el Colegio en cuestin, tambin se presenta en esos FILES, la
Boleta de Notas, que es llenada por el Colegio a fin de ao, el DNI del alumno, el
certificado de conducta y las fotos actualizadas de cada alumno.

En la parte de los flujos presentaremos los documentos que son necesarios para
los Sistemas de Pago de Matrcula y Pensiones, as como tambin se presentan
los registros internos que se utilizan dentro del Colegio.


3. Descripcin de la Problemtica

3.1 Problemticas

El colegio Heraldos del Saber es relativamente nuevo, tiene 8 aos funcionando, y
la cantidad de alumnos es mediana pero est en crecimiento paulatinamente, lo
cual generar a su vez que existan ms registros por cada alumno inscrito.

Por lo que se puede ver que requieren una herramienta que pueda manejar todos
estos registros para sus operaciones del da a da. No slo de Matrcula y Pagos,
sino tambin para llevar otras operaciones, como el Control de Asistencias o de
Notas.

Los alumnos en s no tienen un cdigo para ser identificados dentro del colegio, el
cdigo que se usa en sus Files de documentos internos es el Cdigo de la UGEL.

Existe una demora en el plazo de entrega de documentos por parte de los padres
de familia para sus hijos que vienen de otro colegio en funcin a que no entregan
sus FICHA UNICA DE MATRICULA y CERTIFICADO DE ESTUDIOS por parte
de la UGEL y el COLEGIO DE PROCEDENCIA, esto genera un retraso en los
registro de cada alumno ya que el colegio tiene que estar llevando uno por uno los
registros ante la UGEL y este institucin solo recibe los registros hasta Abril y
luego reapertura en Octubre pero rezagados pero ya con un costo econmico de
por medio.

El colegio, en la actualidad, cuenta con equipos informticos obsoletos que no
ayudan en la automatizacin de sus procesos de pago de pensiones y de
matrcula.

De estos problemas hemos escogido dos de los cuales nosotros consideramos
importantes y ver las posibles soluciones.

3.1.1 Problema I:

La empresa no cuenta con un sistema de base de datos para registrar las
matrculas y el pago de pensiones, sino que esto se realiza manualmente
mediante un registro interno organizado por fechas en las que se realizaron las
matrculas y el pago de pensiones. Un problema que esto ocasiona es el tiempo
que se pierde al transcribir los datos de la matrcula y del alumno al registro
interno del colegio.Generalmente las pensiones son registradas en recibos
(Boletas internas del colegio) y adicionalmente en cuadernos contables para que
el Contador externo del colegio puedo registrarlos, ordenarlos y luego declararlos
ante la SUNAT.


3.1.2. Problema II:

Existe una prdida de tiempo en el registro de la FICHA UNICA DE MATRICULA y
el REGISTRO DE NOTAS del alumno ante la UGEL ya que algunos casos de
alumno nuevo o alumnos de traslado existe una demora en la entrega del
documento por parte de la institucin que procede y esto genera una prdida
econmica y administrativa por parte de la institucin ya que tienen que esperar
hasta Octubre del ao Escolar para entregar estos documento para que sean
revisados y visados por la UGEL.

4. Planteamiento de la Solucin


4.1. Solucin I:

Disear e implementar sistema informatizado compuesto por una base de datos y
una INTERFAZ (aplicacin personalizada), con la finalidad de que este pueda
almacenar la informacin del proceso de matrcula y de pensiones de manera
inmediata. Mediante esta aplicacin se podrn generar reportes de pensiones y
movimientos, adems tendr opciones para actualizar datos y controlar morosos
y/o corregir alguna eventualidad.

Este sistema solucionar el problema de la prdida de tiempo en el registro de
almacenamiento y bsqueda de informacin del alumno, as como se tendr un
reporte mensual de todos los alumnos del colegio para que esto ayude a la
direccin a tener una informacin precisa para una adecuada toma de decisiones.

La conexin de la base de datos con la interfaz es decir la aplicacin software que
contar el colegio permitir tener diferentes opciones de bsquedas e ingreso de
documentos (FICHAS) por registro de cada alumno y el registro de sus pagos
mensuales adems el sistema contar con la capacidad de poder generar reportes
con la informacin almacenada.

4.2. Solucin II:

Este sistema se desarrollara siguiendo la metodologa UML para el modelado del
sistema, ya que esto permitir comprende mejor funcionalmente el sistema
mediante el uso de herramientas como CASO DE USO y sus RESPECTIVAS
NARRATIVAS, utilizando estas dos herramientas se va poder comprender mejor
los procesos que implica cada operacin que realiza la institucin y as poder ver
donde existen problemas de demora en la ejecucin normal de sus operaciones
del da a da.

5. Formatos de Anlisis de Requisitos

Autor GRUPO
Fecha Lima 14, Mayo 2011
Descripcin: Matrcula de Alumnos y Pago de Pensiones
Actores: Director del Colegio, Secretaria y Alumnos
Precondiciones: La matrcula es abierta en Diciembre del ao anterior, y el pago
de pensiones se realiza los 5 primeros das del mes presente.

Flujo Normal:
Matrcula
- Secretara recepciona los documentos y el pago por concepto de
matrcula del padre o apoderado del alumno y pregunta si es alumno
nuevo o antiguo, en cualquiera de los 2 casos:
- Nuevo alumno:Copia DNI, 6 fotos carn, certificado de estudio,
ficha nica de matrcula, libreta de notas (opcional), dinero
(indispensable) , certificado de conducta, Dinero Matricula
(indispensable)
- Alumno Antiguo: Documentos anteriores que ya se encuentran
en el colegio (Actualizan los registros), Dinero Matricula
(indispensable)
- En el caso que fuese alumno de secundaria se necesita un prueba
del COEFICIENTE INTELECTUAL ya que esto permitir ver en
qu estado se encuentra el alumno, dicho sea de paso el colegio
para alumnos de secundaria cuenta con 3 niveles de enseanza
(Bsico-Intermedio y Avanzado), este test es interno generado y
revisado por el colegio.
- Secretara revisa que se cumplan los requisitos del alumno.
- Requisitos: Notas aprobatorias(Certificado de Estudios),
Conducta aprobatoria, Coeficiente Intelectual (Alumnos de
Secundaria), Edad Adecuada (Alumnos de Primaria).
- Una vez matriculado el alumno, los documentos de ste son enviados a
la direccin en modo de Ficha documentaria, previo registro interno por
parte de la secretaria en formatos Excel que maneja la institucin.
- La Direccin emite una resolucin directoral a la UGEL con las actas de
matrcula de los alumnos. UGEL los recepciona y visa estos
documentos.

Pensiones
- Secretara recepciona documentos y dinero y emite dos recibos de
pago uno para contabilidad (Registro interno) y otro para el
alumno(Comprobante de pago)
- Documentos: Cuaderno de control (indispensable) necesario para
el pago de la pensin.
- Secretara registra el pago de pensiones y los digitaliza en formatos
hechos en Excel para el control interno.
- Secretara emite una relacin de los alumnos que han pagado la
pensin mediante un formato hecho en Excel.
- Contabilidad registra en un cuaderno de caja el historial de pago de los
alumnos.






Flujo Alternativo:
Matrcula
Promocin 1:Familiares Directos, si traes a tus hermanos, cada uno pagara
el 80% del costo de la matrcula.

Pensiones
- Familiares Directos, si traes a tus hermanos, cada uno pagara el 80%
de costo de la pensin.
- El pago podra atrasarse de la fecha, pero se firma un compromiso de
pago en el que se compromete a pagar lo restante durante el mes.
- En caso de que un alumno con buen rendimiento no pueda seguir en el
colegio por problemas econmicos, el colegio evala hacerle
descuentos en los pagos.
- Existen medias becas para aquel alumno que este en el primer puesto
en cada uno de los 3 niveles de enseanza del colegio.

Post-Condiciones:
- (no encontradas)



Especificacin de Casos de Uso del Negocio


Casos de Uso del Negocio

Introduccin

Propsito

El propsito es describir y optimizar el funcionamiento de proceso de matrcula y
pago de pensiones de los estudiantes.

Alcance

En estos casos de usos se describen la interaccin entre el director, secretaria,
contador, con los diferentes procesos de matrcula, procesos de pago de
pensiones.

Visin general

En este documento presentamos la especificacin de los Casos de Uso del
negocio describiendo sus respectivas narrativas

Diagrama de los Casos de uso del Negocio

ACTORES:

Son aquellos que van a interactuar con el sistema que se est desarrollando.

1. Director
2. Secretaria
3. Contador


CASOS DE USO

En estos vamos a describir un patrn de comportamiento que muestra nuestro
sistema de matrcula y pensiones.

1. Secretaria:
y Recepcin Documentos de Matricula.
y Recepcin Documentosde Pensin.
y Emite un reporte del alumno al da.



2. Contador:
y Realiza cuaderno de caja

3. Director:
y Crea Ficha documentaria.
y Realiza actas de matrcula.