MDULO 3:

ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS

1. DEFINICIN DE EVENTO DEPORTIVO


Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera
espordica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se
organizan: Turstica, de Infraestructuras, Econmicas, Sociales, Deportivas,
Polticas, etc.

QU ES UN EVENTO DEPORTIVO?

Actividad que por su:

-Trascendencia social

-Pblico asistente

-Nmero de participantes

-Complejidad de medios e infraestructuras

-Dificultad organizativa

Necesita de unos requerimientos especiales para su desarrollo:

-Estructura de Recursos humanos

-Trmites administrativos

-Apoyo econmico

-Planes alojamiento y transporte

-Infraestructuras especiales

-Actos de protocolo

-Plan de difusin y Promocin

-Sistemas de acreditaciones

-Control accesos, seguridad, etc.

2. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIN DE UN
EVENTO DEPORTIVO

Ante todo deberamos hacernos las siguientes preguntas:

-Qu es lo que quiero organizar?

-Para qu lo quiero organizar, con qu intencin?

-Cmo es?

-Cundo es?

-Cunto nos va a costar?

Una vez que hemos adoptado la decisin de llevarlo a cabo, debemos
confeccionar una memoria descriptiva que contenga:

1. Una breve introduccin que refleje las caractersticas generales del evento.

2.Los organismos que de alguna manera se van a ver implicados (instituciones
pblicas, asociaciones, federaciones y otras).

3. Determinar si existe algn tipo de condicionante que pueda afectar a la
organizacin del evento (normativa, reglamentacin).

4. Caractersticas tcnicas del evento.

5. Necesidades en cuanto a infraestructuras.

6. Dato sobre patrocinio y colaboradores para confeccionar el presupuesto.

7.- Necesidades en cuanto personal.


ACCIONES

- Si el evento es de relevancia lo primero ser constituir los Comits de Honor:

* Comit Organizador.

* Comit Ejecutivo.

-Establecer el organigrama sobre los recursos humanos necesarios.

-Concretar el Comit de Seguridad (Polica, Proteccin Civil, Cruz Roja,
Protocolo).

-rea Tcnica.

-rea Administrativa.

-rea de Informacin, Comunicacin e Imagen.

-rea de Protocolo.

-rea de Alojamiento, Restauracin y Transporte.
-
rea de Infraestructura.


3. BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO DEPORTIVO

Los beneficios que puede reportar la organizacin de un evento
deportivo pueden ser importantes y variados, de ah la trascendencia de los
mismos.

Los principales beneficios que pueden derivarse de la organizacin de
un evento deportivo podemos sintetizarlos en los siguientes:

- ECONMICO.

- SOCIAL.

-IMAGEN EXTERIOR.

-TURSTICO.

-DEPORTIVOS.

-INFRAESTRUCTURAS.

-OTROS.


4. ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS

En la organizacin de un evento deportivo la palabra clave es
PLANIFICACIN, pues slo mediante una adecuada planificacin
conseguiremos los tres grandes objetivos de todo evento:

a) CALIDAD.

b) EFICACIA.

c) EFICIENCIA.

En este sentido, los tres primeros pasos que debemos llevar a cabo en la fase
de organizacin son:

- Ordenar recursos humanos y recursos materiales.

-Identificar y distribuir responsabilidades, funciones, competencias y
actividades.

-Establecer nivel de descentralizacin, coordinacin y comunicacin.






SISTEMAS DE ORGANIZACIN.


Bsicamente podemos diferenciar tres sistemas organizativos:

1) FUNCIONAL


- Divisin del trabajo en tareas integradas.

- Estructura en secciones, departamentos, etc.

- Intervienen diferentes partes pero slo una estructura organizativa.

- Direccin nica.

- (Ejemplo: un peridico, donde encontramos la seccin de deportes, sucesos,
ocio, noticias nacionales, internacionales y locales, etc. . . )


2) DIVISIONAL

-Estructura configurada por divisiones.

-Divisiones con estructura organizativa propia.

-Cada divisin con direccin propia.

-Actividades muy diferentes entre s.

-Ejemplo: Ayuntamiento, con diferentes concejalas y cada una de ellos con un
concejal al frente de cada departamento especfico.


3) MATRICIAL

- Utilizado en grandes empresas con localizaciones geogrficas diferentes.

- Cada sede con autonoma propia.

-Todas las sedes tienen matriz nica.

-Ejemplo: Multinacionales.


4) ADHOCRTICO

-Se crea con una duracin limitada.

- Se utiliza para actividades singulares.

- Requiere de expertos.

- Ejemplo: J.J.O.O.



4.- PROCESO DE ORGANIZACIN DE ACTIVIDADES DEPORTIVAS

INTRODUCCIN


El Proceso de Organizacin de una Actividad deportiva contempla una
serie de Fases coordinadas entre s.

Siempre que vayamos a realizar cualquier accin debemos analizar la
situacin de nuestra propia Organizacin (club, federacin, etc...) y de nuestro
entorno, para realizar un diagnstico que nos posibilite actuar en consecuencia
y tomar las decisiones de gestin y organizacin ms adecuadas.

Las Fases del Proceso de organizacin de una Actividad deportiva, son
las siguientes:

1.- PROYECTO

2.-CANDIDATURA

3.- PLANIFICACIN ESTRATGICA

4.- ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

5.- PLANIFICACIN OPERATIVA

6.-PROGRAMA

7.- DIFUSIN

8.- EJECUCIN

9.- EVALUACIN

10.- MEMORIA



1. FASE DE PROYECTO


Dentro de la fase de proyecto es necesario llevar a cabo las actuaciones
que a continuacin se relacionan:


1.1. ESTUDIO DE NECESIDADES.


Una vez que tenemos la IDEA debemos realizar un estudio de las necesidades
ms importantes que conlleva hacer el Proyecto realidad:

- Necesidades de instalaciones

-Necesidades de equipamientos

-Necesidades de alojamientos

-Necesidades de transportes

-Necesidades de profesorado

-Necesidades de monitores

-Necesidades deportivas

-Necesidades organizativas

-Necesidades logsticas

-Necesidad de voluntarios.

En definitiva tenemos que estudiar qu tenemos, qu necesitamos y qu
nos falta para conseguirlo.

Una vez que tenemos el Diagnstico decidimos seguir adelante o no con
el proyecto.



1.2. ESTUDIO DE VIABILIDAD

Tambin tenemos que ratificar si existe demanda ciudadana, conocer las
dificultades que tiene su ejecucin, la inversin que necesitamos realizar, su
rentabilidad deportiva, econmica y social y, qu tenemos previsto para el da
despus? Cules son nuestras alternativas de adaptacin?


1.3. PRESUPUESTOS Y VAS DE FINANCIACIN


A la hora de elaborar el presupuesto de un evento deportivo debemos
contemplar dos partes claramente diferenciadas:


Presupuesto de Gastos.
Presupuesto de Ingresos.






PRESUPUESTOS DE GASTOS:


El presupuesto de gasto se elaborar atendiendo a las partidas que a
continuacin se relacionan:


- Recursos Humanos

-Recursos Materiales

- Instalaciones

- Equipamientos

- Transportes

-Arbitrajes

- Alojamientos

- Manutencin

- Seguros

- Difusin

- Gastos financieros

- Partida de Imprevistos





PRESUPUESTOS DE INGRESOS:


El presupuesto de ingresos se elaborar atendiendo a las partidas que a
continuacin se relacionan:

-Taquillaje.

-Subvenciones o ayudas de la Unin Europea.

- Subvenciones o ayudas del Estado.

- Subvenciones o ayudas de la Comunidad Autnoma.

- Subvenciones o ayudas de la Diputacin Provincial.

- Subvenciones o ayudas del Ayuntamiento.
- Patrocinador

- Publicidad

- Merchandising

- Otros ingresos varios



1.4. APOYOS ORGANIZATIVOS


En la Fase de Proyecto debemos buscar apoyos organizativos de diferentes
colectivos que podemos estructurarlos en 3 grandes grupos:

a) Institucionales.

b) Sociedad Civil.

c) Mediticos.



A) APOYOS ORGANIZATIVOS INSTITUCIONALES.-

Cuando hablamos de apoyos organizativos institucionales,
comenzaremos la bsqueda atendiendo a criterios de proximidad y en funcin
de la envergadura del evento, tanto desde el punto de las infraestructuras
necesarias como del volumen econmico del mismo. As, ese apoyo
organizativo institucional debemos buscarlo en:


- Ayuntamiento

- Diputacin

- Comunidad Autnoma

- Estado


B) APOYOS ORGANIZATIVOS DE LA SOCIEDAD CIVIL

Cuando hablamos de apoyo organizativo de la sociedad civil nos
referimos a aquel que facilitan entidades no gubernamentales, propiamente
dichas, o sea entidades no administrativas, con independencia de su mayor o
menor vinculacin a las mismas.

As, los principales apoyos organizativos de la sociedad civil los
encontraremos en:

- Federaciones

- Otros Clubes

- Empresas

- Entidades o instituciones financieras

- Voluntarios (en este grupo tambin se incluye Proteccin Civil, Cruz Roja, etc)





C) APOYOS ORGANIZATIVOS MEDITICOS


Los apoyos organizativos mediticos girarn en torno a los 4 grandes de
la comunicacin, establecindose como orden el criterio de su mayor
capacidad de colaboracin:

- Televisin

- Prensa

- Radio

- Internet




1.5. ANLISIS DE LAS POSIBILIDADES ORGANIZATIVAS



En la fase de Proyecto, debemos analizar tambin cules son nuestras
verdaderas posibilidades organizativas:


-Fortalezas: Debemos analizar si somos realmente fuertes en reas de gran
importancia, como es:


- Experiencia organizativa de otras actividades

- Si contamos con un nmero importante de voluntarios, a ser posible
cualificados.

- Apoyos organizativos

- Comprobar si realmente concurre el fenmeno importante de la Ilusin
colectiva

- Financiacin suficiente


Ahora bien, al igual que resulta importante medir nuestra fortaleza de
cara a afrontar un proyecto de esta envergadura, no menos importante, de cara
es conocer nuestras debilidades a efectos de poder tener una visin real sobre
nuestra capacidad organizativa, as como para determinar si ste es el
momento oportuno para ello.

Debilidades: Algunas circunstancias que pueden influir de cara a debilitar
nuestra posicin ante la organizacin de un evento son:



- Poca experiencia organizativa

- Existencia de otras candidaturas

- Pocas infraestructuras

- Pocos medios tcnicos

- Poca financiacin

Una vez comprobado que estamos en las condiciones ptimas para
hacer el proyecto realidad, decidimos presentar Candidatura en caso de un
Evento, o presentar el proyecto a quin corresponda aprobarlo en caso de otro
tipo de actividad.


Debemos madurar muy bien cualquier proyecto de actividad que
tengamos, estudiando qu necesitamos, si es viable econmicamente y en
otros aspectos, cul es el presupuesto, cmo lo financiamos, con que apoyos
contamos y si nuestra organizacin deportiva est suficientemente preparada
para llevarla a cabo o debemos traer a alguien de fuera y/ o realizar Formacin
para nuestro capital intelectual.

No debemos precipitarnos y pasar a la siguiente Fase del Proceso de
Organizacin slo si estamos convencidos de que lo haremos con eficacia,
eficiencia y calidad. Que sabemos qu hacer el da despus de finalizar la
Actividad, y que la realizacin de la misma no hipotecar nuestra organizacin
y por tanto no repercutira negativamente en nuestro Sistema deportivo.



2. FASE DE CANDIDATURA




La Fase de Candidatura tiene 3 tareas fundamentales que realizar:

PREPARACIN

El dossier de candidatura debe contemplar, al menos, lo siguiente:


1) Anlisis internos y externo: fortalezas y debilidades y oportunidades y
amenazas, respectivamente.

2) Diagnstico de la situacin, consecuencia del anlisis.

3) Infraestructuras deportivas con las que contamos, las que necesitamos y las
que tenemos que construir y cuando estarn finalizadas

4) Infraestructuras no deportivas que tenemos y las que vamos a construir si
nos conceden el evento.

5) Avales de apoyo a la candidatura.

6) Proteccin medioambiental del entorno

7) Seguridad

8) Alojamientos. Ubicacin de la Organizacin.

9) Transportes

10) Programa cultural

11) Contenidos de la Inauguracin y la Clausura

12) Programa deportivo

13) Experiencia organizativa

14) Recursos humanos

15) Patrocinadores privados

16) Presupuestos

17) Financiacin pblica

18) Compromiso para organizar Eventos Test.

19) Aspectos mdicos. Sistema sanitario.

20) Sistema de telecomunicaciones. Retransmisiones televisivas

21) Otros.


PROMOCIN


Una vez que tenemos preparada nuestra Candidatura debemos
promocionarla en nuestra propia ciudad, pas y, sobretodo, ante la
Organizacin y las personas representantes de la misma que tienen la
competencia para tomar la decisin de conceder la organizacin de la
Actividad.

Debemos realizar un Plan de Marketing que posibilite el xito de nuestra
candidatura.


PRESENTACIN


Normalmente, hay que defender la candidatura ante los responsables de la
organizacin que tienen la capacidad de concederla.



3. FASE DE PLANIFICACIN ESTRATGICA


INTRODUCCIN

Se realiza slo para Eventos importantes, entendiendo PLANIFICAR
como un proceso encaminado a la consecucin de unos resultados
determinados con anterioridad, partiendo de unas necesidades y ajustndose a
los medios disponibles.

La Planificacin Estratgica se fundamenta en el anlisis continuo,
interno y externo, de:

Dnde estamos!

Qu tenemos!

A dnde queremos llegar!
Qu necesitamos para conseguirlo!


Las fases de la planificacin estratgica podemos sintetizarlas en las
siguientes:


3.1. DETERMINAR LA MISIN.

Se trata del compromiso que adquirimos, normalmente a largo plazo,
todos los miembros de la organizacin.

La Misin es lo que queremos conseguir y la Visin es lo que queremos
ser. La misin no debe ser esttica sino avanzar con la sociedad y con el
entorno. Debe ser conocida por todos los miembros de la organizacin, estar
escrita y redactada en trminos amplios que aseguren la perdurabilidad,
estabilidad y validez, debiendo ser recordada frecuentemente.


3.2. OBJETIVOS GENERALES


Los objetivos deben definirse a corto y medio plazo.

Suelen ser muy variados, destacndose por aspectos muy amplios como
la participacin, los resultados a conseguir, las infraestructuras a construir, las
inversiones a realizar, etc.

Los objetivos deben estar reflejados por escrito y se clasifican en:

* Estratgicos-a largo plazo-

* Funcionales- a medio plazo-

* Operativos a corto plazo-

3.3. ESTRATEGIAS

Son los caminos, las soluciones posibles para conseguir la misin y los
objetivos generales. Son las acciones que tenemos que realizar para conseguir
un buen resultado, una buena organizacin de la actividad.


3.4. DESIGNAR LA DIRECCIN EJECUTIVA.

Se designa a la persona que va a liderar la parte ejecutiva del Proceso
de organizacin de la Actividad.

La Planificacin Estratgica la realiza la Direccin, debiendo contar con
la Direccin Ejecutiva para todo el proceso.


4. FASE DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.


4.1 IDENTIFICACIN DE CARACTERSTICAS Y DIMENSIONES DEL
EVENTO.

Antes de identificar las responsabilidades que tenemos que realizar para
la organizacin de la Actividad, debemos conocer sus caractersticas y
dimensiones. As, debemos conocer con carcter previo:


1.- Nmero de participantes.
2.- Duracin de la actividad.
3.- Espacios deportivos necesarios.
4.- Modalidades y especialidades deportivas (en nuestro caso el ftbol)
5.- Gnero (Masculino / Femenino)
6.- Categoras.
7.- Sistema de competicin.




1. NMERO DE PARTICIPANTES


Este es un dato fundamental que tenemos que conocer para la reserva
de alojamientos, transportes, etc.

Debemos saber si son de distintos pases, comunidades autnomas,
provincias, municipios, clubes, federaciones, etc.

Siempre debemos tener en cuenta, adems de los deportistas, a los
jueces y rbitros, tcnicos, directivos, acompaantes, conductores, etc.



2. DURACIN DE LA ACTIVIDAD

Otro dato importante es la duracin de la Actividad para la reserva de
alojamientos, instalaciones, transportes, sistema de competicin, etc.


3.- ESPACIOS DEPORTIVOS NECERARIOS.

Cuando hablamos de espacios deportivos no slo lo integran los
terrenos de juego o estadios necesarios sino tambin las instalaciones para
entrenamiento, alojamiento, bao y masaje, etc. . .

4. MODALIDADES Y ESPECIALIDADES DEPORTIVAS.

Cada modalidad o especialidad deportiva tiene su propia idiosincrasia,
de ah que sea este un dato necesario para garantizar el xito organizativo.

5. GNERO.

De igual modo si la competicin es masculina o femenina, nos
encontraremos con particularidades que es necesario preveer.

6. CATEGORAS.

Necesitamos saber las categoras deportivas y las edades de los
participantes a quienes va dirigida la Actividad, esto es si son nios, jvenes,
adultos, mayores ya que las caractersticas son diferentes segn las edades.

7. SISTEMA DE COMPETICIN

Es frecuente ver como se organizan campeonatos de ftbol ( ejemplo
Ftbol-7 Brunete) donde las reglas de juego, no son coincidentes en su
totalidad a los reglamentos federativos, de ah que tendremos que discernir si
estamos ante una actividad oficial, en cuyo caso el funcionamiento vendr
impuesto por el sistema de competicin reglamentariamente establecido, o, en
caso contrario, seremos los organizadores quienes tendremos que establecer
el sistema de participacin en la misma.




4.2. IDENTIFICAR LAS RESPONSABILIDADES



En una Actividad hay dos grandes responsabilidades:


-RESPONSABILIDAD DEPORTIVA.-

- LA RESPONSABILIDAD ORGANIZATIVA.-


En muchas ocasiones hemos escuchado algo as como que : el campeonato
tiene un buen nivel deportivo pero organizativamente es un desastre. O est bien
organizado pero el nivel de juego est siendo muy pobre.

Adems de las dos grandes responsabilidades mencionadas tendremos
responsabilidades en los siguientes mbitos:

Econmico-administrativo.

Tecnolgico.

En materia de alojamientos, de transportes, de alimentacin;

En el mbito de gestin de cara a solicitar permisos, autorizaciones y
subvenciones.

Tambin tendremos responsabilidades de protocolo, medios de
comunicacin, seguridad, asistencia mdica, limpieza, seguros, etc.




4.3. DESCENTRALIZAR LAS TOMAS DE DECISIONES


Tomar las decisiones es lo ms complicado. Se debe establecer un
acuerdo al respecto para concretar qu decisiones toma cada miembro del
Equipo que conforman la Estructura, cules de manera individual y cules de
forma colectiva, sin perder el control en ningn caso, dependiendo del grado de
autoridad, y por tanto de responsabilidad, que los integrantes de la estructura
tengan. Normalmente, en la organizacin de una Actividad hay, entre otras,
cuatro tipo de decisiones que son necesario tomar:

-Organizativas.

-Deportivas.

-Econmicas.

-Disciplinarias.


4.4. COMUNICACIN Y COORDINACIN


Hay que establecer los mecanismos de Comunicacin y Coordinacin
entre los miembros de la estructura organizativa, entre estos y los participantes
y entre aquellos y el entorno.

Los eventos deportivos suelen contar con un Comit de Honor, Comit
Organizativo y Comit Ejecutivo que tienen que comunicarse entre ellos y con
los dems.



5. FASE DE PLANIFICACIN OPERATIVA


INTRODUCCIN

La Planificacin operativa consiste en determinar las tareas que
debemos realizar, establecer los recursos humanos y materiales que
necesitamos para ejecutar las tareas que habamos identificado y establecer el
cronograma, es decir, fechar cada tarea para saber cuando tenemos que
llevarla a cabo.




5.1. DETERMINAR LAS TAREAS Y EL CRONOGRAMA




CRONOGRAMA

PREVISTO

EJECUTADO

PREPARACIN DEL PROYECTO


APROBACIN DEL PROYECTO DE
ACTIVIDAD

AUTORIZACIONES. LEY 13/ 99, de 15 del 12,
DE ESPECTCULOS PBLICOS Y
ACTIVIDADES RECREATIVAS DE ANDALUCA


RESERVAR/ CONTRATAR LAS
INSTALACIONES


RESERVAR/ CONTRATAR LOS
ALOJAMIENTOS


RESERVAR/ CONTRATAR LOS
TRANSPORTES


SOLICITAR LOS PERMISOS


CONTRATAR LOS SEGUROS


SOLICITAR LAS SUBVENCIONES


BUSCAR PATROCINADORES Y ELABORAR
EL PRESUPUESTO

CONFECCIONAR EL PROGRAMA

DIFUSIN DE LA ACTIVIDAD


COMUNICAR MEDIOS DE COMUNICACIN


CONTRATAR LAS AMBULANCIAS


GUARDIA CIVIL


POLICA NACIONAL


CRUZ ROJA


PROTECCIN CIVIL


POLICA LOCAL


SERVICIO MDICO


CONTROL ANTIDOPING


UBICACIN DE LA ORGANIZACIN


UBICACIN DE LA SALA DE PRENSA
CONTRATAR REPORTAJE DE FOTOS Y
VDEOS


SOLICITUD Y GESTIN RBITROS


SELECCIONAR VOLUNTARIOS


FORMACIN DE VOLUNTARIOS


ENCARGAR TROFEOS
SOLICITAR RECUERDOS Y REGALOS


ACTUACIN PARA LA INAUGURACIN Y
CLAUSURA


PREVISIN DE LA CLAUSURA


CONTRATAR AZAFATAS


CAFETERA VIPS


CATERING


CONTRATAR PUBLICIDAD


SERVICIO DE SEGURIDAD Y LIMPIEZA


ORGANIZAR REA DE APARCAMIENTOS


ACREDITACIONES


RECEPCIN


DIFUSIN DE RESULTADOS


VEHCULOS OFICIALES


CONTROL DE ALMACN


COMPROBAR ALOJAMIENTOS


COMPROBAR ALIMENTACIN


COMPROBAR INSTALACIONES


COMPROBAR MATERIAL DEPORTIVO


COMPROBAR RECURSOS MATERIALES


MERCHANDISING


PRESENTACIN DE LA ACTIVIDAD


PREPARAR PALCO DE AUTORIDADES


BANDERAS


HIMNOS


EQUIPO DE MEGAFONA


SALA DE REUNIONES


EVALUACIN DE LA ACTIVIDAD


AGRADECIMIENTOS


JUSTIFICACIONES


INVENTARIAR LOS RECURSOS MATERIALES


DEVOLVER LOS RECURSOS PRESTADOS




5.2. ESTABLECER LOS RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES

A) RECURSOS HUMANOS PARA ORGANIZACIN DE ACTIVIDADES
DEPORTIVAS


Los Recursos Humanos que participan en la organizacin de una Actividad
deportiva suelen ser:

- Director/ a

-Coordinador/ a

- Monitores

- Voluntarios

- Mdicos

- Azafatas

- Policas, Guardias Civiles

- Auxiliares Administrativos

- Tcnicos

- Otros que se consideren necesarios


B) RECURSOS MATERIALES PARA ORGANIZACIN DE
ACTIVIDADES DEPORTIVAS


En cuanto a los Recursos Materiales, relacionamos a continuacin los ms
comunes:

CRONOGRAMA PREVISTO REALIZADO
PANCARTAS


DISPLAY


CINTA VALIZADORA


CARPAS


MEGAFONA


TELFONOS FIJOS Y / O MVILES
ORDENADORES


MATERIAL DE INFORMTICA


MATERIAL DE OFICINA


VALLAS


FOTOCOPIADORA


ALARGADORES DE LUZ


WALKI TALKIS


CMARA DE FOTOS


CMARA DE VDEO


RETROPROYECTOR


PROYECTOR DE DIAPOSITIVAS


CAN PARA POWER POINT


CINTA MTRICA


PIZARRAS/ROTULADORES/BOLGRAFOS


CRONMETROS


DORSALES


PETOS
BANDERINES Y TABLA CAMBIOS
SILBATOS


LINTERNAS


PILAS


HIELO
MESAS/SILLAS/MAMPARAS/MOSTRADORES


MARCADORES


PROGRAMA DE MANO
DESFIBRILADORES SEMIAUTOMTICOS
(R.C.P.)




6. FASE DE ELABORACIN PROGRAMA DEFINITIVO


Hasta aqu digamos que hemos trabajado internamente aunque,
obviamente, en contacto con nuestro entorno. Hemos solicitado permisos,
instalaciones, hemos contratado hoteles, etc. Cuando realicemos el programa
definitivo de la Actividad y, sobretodo, cuando comience la Fase de Difusin
nuestro producto ya estar en la calle y no podremos modificarlo o debemos
modificarlo lo menos posible.


EL PRESUPUESTO.-


6.1. PRESUPUESTO GENERAL.-


A) PRESUPUESTO DE GASTOS


Antes de realizar el Programa de la Actividad, debemos de ajustar el
Presupuesto de gastos que hicimos en la Fase de Proyecto.

En el Presupuesto de gastos debemos tener en cuenta todos los
conceptos y/ o gastos que normalmente necesitamos realizar para la
organizacin de la actividad:

- Recursos Humanos: todos los gastos que se produzcan en cuanto a personal
se refiere. Para ser ms exactos en cuanto al costo de la Actividad, deberamos
repercutir en este concepto la parte proporcional del personal que trabaja en
las instituciones/ entidades que organizan/ colaboran en la Actividad.

-Recursos Materiales: todos los gastos que se produzcan en cuanto a recursos
materiales se refiere. Igualmente, si las instituciones/ entidades organizadoras/
colaboradoras de la Actividad aportan recursos materiales debemos repercutir
en los gastos, el costo que conllevara si lo hubisemos comprado/ alquilado/
trasladado, a precio de mercado.

-Instalaciones y Equipamientos: si son de alguna/ s de las instituciones/
entidades organizadoras/ colaboradoras de la actividad, se repercutir de la
misma manera, lo que nos hubiera costado su utilizacin segn las tasas/
precios establecidos por la/ s misma/ s.

El resto de los conceptos: desplazamientos, arbitrajes, alojamientos,
manutencin, seguros, difusin, gastos financieros e imprevistos, debemos
presupuestarlos igualmente lo ms exacto posible al coste real de los mismos.

B) PRESUPUESTO DE INGRESOS


El presupuesto de ingresos debe equilibrar los gastos.

Si hubieran o hubiesen ms ingresos que gastos, las instalaciones/
entidades organizadoras/ colaboradoras realizaran menos aportacin.

Es muy importante saber los ingresos que tenemos de las aportaciones
de las instituciones y entidades colaboradores para establecer el precio de
inscripcin en la Actividad que, obviamente, estar ms o menos
subvencionado dependiendo de la poltica deportiva de la institucin
organizadora de la misma.

6.2. DISEO DEL PROGRAMA.-

El diseo del programa debe ser atractivo, de tal forma que su difusin
sea fcil y su repercusin positiva, posibilitando que los ciudadanos/ as se
informen de la realizacin de la Actividad y participen en ella si lo estiman
conveniente.

6.3. IMAGEN CORPORATIVA.-

No olvidar los logotipos de todos los colaboradores pblicos y privados.
Cuidar la imagen corporativa de todos los implicados.

6.4. CONTENIDOS DEL PROGRAMA.-

Hay que tener en cuenta que todo lo que establezcamos en el Programa
lo tenemos que cumplir. Por tanto seamos muy escrupulosos con los horarios,
fases posteriores, profesores previstos, normativas, reglamentos, inscripciones,
etc

7. FASE DE DIFUSIN



La Fase de difusin de una Actividad es fundamental por varios motivos:

a) Para que se enteren y puedan participar en las mismas, si lo desean.

b) Porque las Actividades hay que hacerlas y que se sepan que se
hacen.

c) Tenemos que utilizar nuestras Actividades para promocionar tambin
nuestra organizacin.

La fase de difusin del evento deportivo, normalmente, se realiza a
travs de:

- MEDIOS DE COMUNICACIN:

* Televisin
* Prensa
* Radio
*Internet

- CARTELERA EN PUNTOS DE INTERS .

- COMUNICACIONES INTERNAS A SOCIOS DEL CLUB.



8. FASE DE EJECUCIN DE LA ACTIVIDAD


En la fase de ejecucin de la actividad vamos a encontrarnos con varios
momentos:


8.1. PRESENTACIN


Algunas Actividades se presentan a los medios de comunicacin social,
dependiendo de su importancia, una semana o quince das antes del comienzo
de la misma.

Las muy importantes se presentan con mucho ms tiempo y en varios
sitios.

De alguna manera, la presentacin de la Actividad marca el tiempo final
de la planificacin, de la preparacin, de estudiar para el examen, y, comienza
el de la ejecucin, el del examen.

Suele haber nervios, tareas de ltima hora, no obstante, es vital
convencer a los medios, a nuestro Equipo de colaboradores y a nuestros
superiores de que el examen est bien preparado y que saldr bien.


8.2. RECEPCIN DE LOS PARTICIPANTES

Con carcter general, los participantes procedern de fuera del lugar
donde se realiza, debiendo entenderse por participantes no slo a los
protagonistas del juego sino a todas aquellas personas que de una u otra forma
van a participar y estar presente en el evento (personalidades, periodistas, etc.
. . ).

La recepcin es un momento fundamental de la actividad.

Debe estar muy bien estudiada y organizada porque es la primera impresin
que los participantes tienen de la organizacin.

8.3. INAUGURACIN


Tambin depender de cada Actividad, pero de alguna forma, todas se
inauguran en el sentido de que toda actividad tiene un momento para
comenzar.

Si es un momento agradable, relajante, motivante, mejor.


8.4. CELEBRACIN

Cuntas veces hemos dicho que cuando empieza el primer partido del
campeonato ya quedamos tranquilos porque lo peor ya ha pasado.

Aunque tiene parte de verdad, nunca debemos relajarnos.


8.5. CLAUSURA


La clausura debe ser agradable; rpida pero sin prisas, pensando en los
participantes, recrendonos en la finalizacin, con posibilidades de despedida,
de compaerismo, de finalizacin de algo que queramos que no finalizara tan
pronto. Para los participantes seguramente es lo ms importante que tienen
que hacer en ese momento: recibir su trofeo, su reconocimiento, su premio



9.- FASE DE EVALUACIN


Una vez finalizado el evento deportivo, nos encontramos ante una fase
muy importante como es la de evaluacin de lo realizado; evaluacin que se
realizar desde un doble mbito:

9.1. INTERNO

Es la que realizamos nosotros mismos, siendo conveniente y
recomendable el uso de un nivel de autocrtica elevado, pues es la mejor y ms
eficaz forma de aprender y corregir los defectos, que los habr y muchos.

9.2. EXTERNO

Es la que se encargarn de realizar los agentes externos que han
seguido o participado en el evento. Fundamentalmente los estamentos
federativos y los medios de comunicacin.

9. FASE DE MEMORIA


De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que
dejemos un documento escrito, fotogrfico, audiovisual, etc, que nos pueda
servir para corregir errores y para mejorar la organizacin de otras Actividades.

Normalmente, el momento de la memoria se aprovecha para realizar,
entre otras, las siguientes acciones:



- INVENTARIO Y DISTRIBUCIN DE MATERIAL.

- DEVOLUCIN DEL MATERIAL PRSTAMO.

- LIMPIEZA DE CIRCUITOS, INSTALACIONES, SALAS ETC

- JUSTIFICACIONES

- AGRADECIMIENTOS