Expediente Tcnico Unitario

de Obra Pblica y Servicios

Expediente Tcnico Unitario
de Obra Pblica y Servicios
CONTENIDO
PRESENTACIN
OBJETIVO
MARCO JURDICO
ESTRUCTURA
MATRIZ DE DOCUMENTACIN

LOGROS Y BENEFICIOS
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
I. PRESENTACIN
Una de las premisas de la Administra-
cin Pblica Federal, Estatal y/o Munici-
pal, es la de contar con una Administra-
cin eficiente en su desempeo y eficaz
en la respuesta a las demandas de la
sociedad y honrada en el desempeo
de las funciones de cada Dependencia
o Entidad.
Como parte de las acciones para la mo-
dernizacin administrativa y de mejora,
se presenta una gua para la integra-
cin de expedientes tcnicos unitarios
de obra pblica en sus diferentes moda-
lidades de adjudicacin y contratacin,
con el fin de definir polticas y procedi-
mientos de operacin que faciliten la
integracin, seguimiento y control del
expediente tcnico unitario de obra.
El documento en cuestin, se deber
normar conforme al marco legal aplica-
ble, estableciendo acciones para la
optimizacin de recursos, a fin de dar
cumplimiento a los criterios de econo-
ma, eficiencia, imparcialidad y honra-
dez en los procesos de adjudicacin,
contratacin seguimiento y control de
las obras.
1
II. OBJETIVO
Definir los procesos, polticas y procedimientos de operacin, que faciliten al perso-
nal responsable, la integracin, seguimiento y control de expedientes tcnicos unita-
rios de obra pblica, en los distintos supuestos legales de adjudicacin y contrata-
cin; a fin de que el expediente refleje el estado real y los avances fsicos financieros
de las obras ejecutadas.
2
III. MARCO JURDICO
Asimismo se hace mencin del marco
legal aplicable, a los procesos de inte-
gracin del expediente tcnico unitario;
de acuerdo al tipo de adjudicacin, con-
tratacin o conclusin de la obra pblica
y/o servicios, con el fin de apegarse a lo
sealado en las leyes federales, estatales
y/o municipales con que cuente cada
Dependencia o Entidad Federal, Estatal
y/o Municipal.
3
Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionadas
Con las Mismas.
Reglamento de Obras Pblicas y Servicios Rela-
cionados con las Mismas.
Ley Federal de Responsabilidades Administrati-
vas de los Servidores Pblicos.
Lineamientos Generales de Operacin para la
Solicitud y Entrega de Recursos Federales.
Reglas de Operacin de Programas Federales.
Federal
Ley de Obras Pblicas del Estado.
Reglamento de Obras Pblicas del Estado.
Ley de Responsabilidades de los Servidores
Pblicos del Estado.
Estatales
Reglamento de Obra Pblica
Municipales
III. MARCO JURDICO
IV. ESTRUCTURA
Proceso de manera ejemplificada, por el cual deber estar conformada la integra-
cin del expediente tcnico unitario de obras, tal y como se seala a continuacin:
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Ejecutora Procesos Resultados
INTEGRACIN DEL EXPEDIENTE TCNICO
UNITARIO DE OBRA PBLICA
Generacin de
Documentos
(rea designada
por la Depen-
dencia o Enti-
dad)
reas Adminis-
trativas
(encargadas de
enviar y recibir
la informacin)
rea encargada
de la recopila-
cin e integra-
cin de la Infor-
macin
rea encargada de
la planeacin,
programacin,
adjudicacin, contra-
tacin, ejecucin y
terminacin de la
obra pblica de la
Administracin
Federal, Estatal y/o
Municipal
Elaboracin
de documen-
tacin que
seale que
debe de
contener el
expediente
tcnico
unitario de
obra
Documenta-
cin y envo
de la infor-
macin a
diversas
reas
(autorizacin
y validacin)
Recepcin de
la documen-
tacin de
cada una de
las obras
ejecutadas
Integracin de la docu-
mentacin en el expedien-
te tcnico unitario de
obra pblica
(documentacin generada
desde su planeacin,
licitacin, ejecucin y
entrega recepcin de la
obra)
Recopilacin e
Integracin de la
documentacin
generada durante el
proceso de la obra
para la conformacin
del expediente
tcnico unitario de
obra pblica
V. MATRIZ DOCUMENTACIN
Para la conformacin de un expediente tcnico unitario, en cualquiera de los
supuestos legales de adjudicacin y contratacin, se enuncia la documentacin
mnima requerida para su correcta integracin:
5
Adjudicacin Invitacin Licitacin
Directa Restringida Pblica
DESCRIPCIN
No.
1
2
3
4
Expediente
Tcnico
Proyecto
Ejecutivo
Presupuesto
Base
Oficio de
autorizacin de
recursos
Documento que se integra en caso
de que los recursos sean de origen
federal o estatal, anexando cdula
de registro de obra, metas, beneficia-
rios, comit comunitario, presupues-
to, croquis de macro y micro localiza-
cin, proyecto ejecutivo.
Planos que sealan la descripcin,
desarrollo y procesos constructivos
de la obra, as como la ubicacin
donde se ejecutarn los trabajos, los
cuales constan de planos arquitect-
nicos, estructurales, de detalle, topo-
grficos, y dems especificaciones.
Documento generado por el rea de
costos, indica el costo total de la
obra, sealando las partidas y
conceptos de los trabajos a ejecutar.
Documento que soporta la disponibi-
lidad de recursos para la ejecucin,
revalidacin, refrendos o convenios
de la obra, para as dar inicio al
proceso de adjudicacin y contrata-
cin.
Expediente
Tcnico
Proyecto
Ejecutivo
Presupuesto
Base
Oficio de
autorizacin de
recursos
Expediente
Tcnico
Proyecto
Ejecutivo
Presupuesto
Base
Oficio de
autorizacin de
recursos
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5
6
7
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10
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12
Publicacin en el Diario Oficial de
la Federacin o Peridico Oficial
del Estado, donde se dan a cono-
cer los datos bsicos del concurso
y monto total de la obra.
Convocatoria
Pblica
Compra y
recibo del pago
de las bases de
licitacin.
Recibo del pago por la compra de
las bases para participar en la
licitacin correspondiente.
Oficio emitido por la Dependencia
o Entidad, donde se invita al
contratista a participar en el
concurso de obra.
Invitacin a
personas fsicas
o morales
Oficio emitido por la Dependencia
o Entidad a ejecutar la obra
mediante adjudicacin directa.
Invitacin a la
persona fsica o
Documento mediante el cual se da
a conocer el alcance, producto
esperado, tiempo de ejecucin, as
como los requisitos que deben de
cumplir los participantes interesa-
dos en ejecutar la obra.
Bases del
concurso y
trminos de
referencia
Bases del
concurso y
trminos de
referencia
Oficio enviado por la contratista a
la Dependencia o Entidad donde
acepta participar en el proceso.
Escrito de las
personas fsicas
o morales
Escrito de la
persona fsica o
moral
Oficio enviado por el contratista a
la Dependencia o Entidad, donde
acepta ejecutar la obra por adjudi-
cacin directa.
Recepcin y
apertura de las
propuestas
tcnicas y
econmicas
Recepcin y
apertura de las
propuestas
tcnicas y
econmicas
Documento que hace constar la
recepcin y apertura de las
propuestas recibidas, donde se
cita los hechos suscitados durante
el acto.
Adjudicacin Invitacin Licitacin
Directa Restringida Pblica
DESCRIPCIN
No.
7
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19
Adjudicacin Invitacin Licitacin
Directa Restringida Pblica
DESCRIPCIN
No.
Paquete de documentos que
integran la propuesta tcnico
econmica para la ejecucin de la
obra, as como la documentacin
comprobatoria correspondiente.
Propuesta
aceptada con
toda la docu-
mentacin
solicitada
Evaluacin y
dictamen de la
evaluacin de
las propuestas
tcnico econ-
micas
Documento que contiene la evalua-
cin de las propuestas y identifican-
do a los contratistas que continan
en la siguiente etapa del concurso.
Evaluacin y
dictamen de la
evaluacin de
las propuestas
tcnico econ-
micas
Dictamen de
Excepcin
Documento que fundamento legal-
mente y justifica la realizacin de
la adjudicacin directa.
Fallo
Dictamen que indica el resultado
del concurso, (contratista al que se
le adjudicar la obra).
Fallo
Oficio de comu-
nicacin de
fallo
Oficio que emite la Dependencia o
Entidad comunicando al contratista
que es el ganadora del concurso.
Oficio de comu-
nicacin de
fallo
Es el paquete de documentos que
present la empresa ganadora en
sus propuestas tcnica y econmi-
ca, conforme a las bases y trmi-
nos de referencia.
Propuestas
ganadoras con
toda la docu-
mentacin
presentada
Documentos expedidos por una
institucin financiera autorizada
para garantizar el correcto uso del
anticipo y el cumplimiento del
contrato.
Garantas de
anticipo y
cumplimiento
Propuestas
ganadoras con
toda la docu-
mentacin
presentada
Garantas de
anticipo y
cumplimiento
Garantas de
anticipo y
cumplimiento
8
Adjudicacin Invitacin Licitacin
Directa Restringida Pblica
DESCRIPCIN
No.
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21
22
23
24
Documento que se genera para
formalizar los acuerdos y obliga-
ciones por parte del Contratante y
Contratista, sealando objeto del
contrato, costo total de la obra,
periodo de ejecucin, fianzas,
penas y sanciones y dems aplica-
bles conforme al marco legal apli-
cable.
Oficios emitidos por la Dependen-
cia o Entidad y por la Contratista,
donde sealan el personal encar-
gado de la ejecucin y supervisin
de la obra.
Asignacin de
Residente y
Supervisor de
obra
Aviso de inicio
de obra
Aviso de inicio
de obra
Oficio emitido por la contratista
donde notifica a la Dependencia o
Entidad el inicio de los trabajos.
Bitcora de
obra
Estimaciones
Contrato Contrato Contrato
Asignacin de
Residente y
Supervisor de
obra
Asignacin de
Residente y
Supervisor de
obra
Aviso de inicio
de obra
Bitcora de
obra
Bitcora de
obra
Instrumento legal para sealar el
registro y control de los hechos rele-
vantes de la obra, vigente desde el
inicio hasta su conclusin, el cual
funciona como medio de comuni-
cacin y acuerdo entre la contratis-
ta y la Dependencia o Entidad.
Estimaciones Estimaciones Documentos que indican los avan-
ces de la obra, que deben generar-
se con un periodo no mayor a 30
das, que incluyen la factura, nme-
ros generadores, reporte fotogrfi-
co, reporte de laboratorios, progra-
ma de avances y croquis de locali-
zacin de los trabajos.
Son el sustento de los cobros por
parte de la contratista, que corres-
ponden al porcentaje de la obra
ejecutada durante el periodo que
comprenden.
9
Adjudicacin Invitacin Licitacin
Directa Restringida Pblica
DESCRIPCIN
No.
25
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27
28
Reportes de
Control de
Calidad
Reportes de
Control de
Calidad
Reporte fotogr-
fico
Oficio de termi-
nacin de obra
Oficio de termi-
nacin de obra
Planos definiti-
vos actualiza-
dos
Planos definiti-
vos actualiza-
dos
Reportes de
Control de
Calidad
Documentos generados por el
Supervisor de la obra para sealar
la calidad de la obra y de los mate-
riales utilizados durante el proceso
de ejecucin.
Integracin de fotografas que
muestran el proceso de la obra, en
orden cronolgico, especificando
el trabajo ejecutado .
Reporte fotogr-
fico
Reporte fotogr-
fico
Oficio de termi-
nacin de obra
Oficio que emite la contratista a la
Dependencia y/o Entidad, notifi-
cando el trmino de la obra, para
proceder a su revisin fsica y
poder realizar el acta entrega
recepcin correspondiente.
Son los planos actualizados y auto-
rizados de forma definitiva, cuando
la obra o proyecto haya sufrido
alguna modificacin durante su
ejecucin.
Planos definiti-
vos actualiza-
dos
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30
Fianza de vicios
ocultos
Acta entrega
recepcin
Fianza que emite el contratista
antes de la entrega recepcin para
garantizar cualquier vicio oculto o
defecto que presente la obra, con
vigencia de un ao.
Documento mediante el cual se
realiza la entrega recepcin de la
obra, para su operacin; la cual
incluir una descripcin pormenori-
zada de los trabajos entregados.
Fianza de vicios
ocultos
Acta entrega
recepcin
Fianza de vicios
ocultos
Acta entrega
recepcin
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VI. LOGROS Y BENEFICIOS
1.Proporcionar informacin bsica para
la planeacin e instrumentacin de me-
didas de modernizacin administrativa.
2.Realizar la integracin del expediente
nico de obra pblica en orden cronol-
gico, atendiendo a la secuencia en que
los documentos sean generados.
3.Precisar las funciones encomendadas
a cada unidad administrativa que parti-
cipe en el proceso; lo que permitir
evitar duplicidad, detectar omisiones y
deslindar responsabilidades.
4.Ejecutar correctamente las actividades
encomendadas al personal y proporcio-
nar uniformidad en la integracin de los
expedientes unitarios.
5.Permitir el ahorro de tiempo y esfuer-
zos en la ejecucin de las funciones,
evitando la repeticin de instrucciones y
directrices.
6.Contar con el registro y control de
cada uno de los expedientes unitarios
por obra y/o servicio.
7.Identificar a las reas responsables
del seguimiento.
8.Coordinar funciones entre las reas
involucradas.
9.Contar con de la totalidad de docu-
mentacin generada durante todo el
proceso, para concentrarla en los expe-
dientes unitarios.
10.Evitar actos u omisiones que puedan
constituir responsabilidades administra-
tivas, patrimoniales y/o penales.

Independientemente de ser un requisito establecido por el marco legal aplicable a la
ejecucin de obra pblica, la adecuada conformacin de expedientes tcnicos unita-
rios produce otros beneficios:
REFERENCIAS
Ley de Obra Pblica y Servicios Relacionados con las Mismas
Reglamento de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
Ley de Obra Pblica y Servicios Relacionados con la Misma
Manual Operativo para la Integracin del Expediente nico de Obra Pblica y Servicios Relacionados
con la Misma en sus Diferentes Modalidades