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SUBSECRETARA DE TECNOLOGAS DE GESTIN

DOCUMENTO INICIAL
MANUAL DE DIGITALIZACIN
v.1.0





Subsecretara de
Tecnologas de Gestin



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ndice
Introduccin ................................................................................................................................................ 4
Captulo 1 - Consideraciones previas al proceso de digitalizacin ....................................................... -
Sistema de Gestin Documental nico ..................................................................................................... -
Fundamentos de su importancia ............................................................................................................ -
Tramitacin digital con papelizacin al final del proceso ....................................................................... -
Expediente electrnico (produccin, gestin, conservacin y acceso en entorno digital) .................... -
Procesos archivsticos previos ................................................................................................................... -
Confeccin del Cuadro de clasificacin de series documentales que se implicarn en el proyecto de
digitalizacin (requisito mnimo) ............................................................................................................. -
Identificacin de las series documentales que se implicarn en el proyecto de digitalizacin
(requisito mnimo) .................................................................................................................................. -
Descripcin normalizada de las series documentales que se implicarn en el proyecto de
digitalizacin (requisito mnimo que debe incluir los datos necesarios para armar el nombre del
fichero digital) ......................................................................................................................................... -
Establecer los plazos de conservacin .................................................................................................. -
Establecer los protocolos de ejecucin de la disposicin final para todos los soportes ....................... -
Aplicar las resoluciones de disposicin final con anterioridad al proceso de digitalizacin .................. -
Establecer niveles de acceso y plazos de accesibilidad para todos los soportes ................................. -
Captulo 2 - Metadatos ................................................................................................................................. -
Qu son los metadatos .............................................................................................................................. -
Cules son los usos posibles? ................................................................................................................ -
Tipos y funciones de los metadatos ........................................................................................................... -
Estndares definidos segn el objeto de aplicacin .................................................................................. -
Conjunto Mnimo de Metadatos para Digitalizacin (CMMD) .................................................................... -
Captulo 3 - Proceso tcnico de Digitalizacin ......................................................................................... -
Definicin.................................................................................................................................................... -
Requisitos de la imagen electrnica. ......................................................................................................... -
Garanta de imagen fiel .......................................................................................................................... -
Formatos admitidos para imgenes electrnicas. ................................................................................. -
Factores de la digitalizacin que afectan la calidad de la imagen. ........................................................ -
Nivel de resolucin. ................................................................................................................................ -
Profundidad de bits o resolucin cromtica. .......................................................................................... -
Rango dinmico. .................................................................................................................................... -
Tamao del archivo. ............................................................................................................................... -
Descripcin del proceso de digitalizacin - Workflow. ............................................................................... -
Preparacin de la documentacin.......................................................................................................... -
Escaneo ................................................................................................................................................. -
Control de calidad .................................................................................................................................. -
Asignacin de Metadatos ....................................................................................................................... -
Postprocesamiento con OCR ................................................................................................................. -
Firma de la imagen electrnica. ............................................................................................................. -
Postpreparacin de la documentacin ................................................................................................... -
Almacenamiento de las imgenes ......................................................................................................... -
Consideraciones complementarias al proceso de digitalizacin. .......................................................... -


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Aplicacin de las consideraciones de seguridad. .................................................................................. -
Captulo 4 - Tecnologas de referencia ...................................................................................................... -
Scanners .................................................................................................................................................... -
Caractersticas evaluables de un scanner ............................................................................................. -
Almacenamiento ........................................................................................................................................ -
Descripcin y actualizacin de la ETAP ................................................................................................ -
Almacenamiento en la nube: legislacin argentina al respecto. ............................................................ -
Firma digital ................................................................................................................................................ -
Captulo 5 - Software de gestin de documentos..................................................................................... -
Paquete tecnolgico de la SsTG: descripcin y uso. ................................................................................ -
Otras aplicaciones de gestin documental. ............................................................................................... -
Aseguramiento de la disponibilidad y consulta de los documentos. ......................................................... -
Captulo 6 - Marco legal ............................................................................................................................... -
Definiciones y acrnimos. .......................................................................................................................... -
Referencias. ............................................................................................................................................... -
Legislacin y normativa aplicable. ............................................................................................................ 8
Documentos de trabajo y referencias. ....................................................................................................... -
Seguridad de la informacin ...................................................................................................................... -
Anexo 1 ......................................................................................................................................................... -
Tablas y cuadros de valores de resoluciones y formatos. ......................................................................... -
Formatos de archivo de imgenes comunes. ............................................................................................ -
Atributos de las tcnicas de compresin comunes. ................................................................................... -
Peso relativo de los archivos digitalizados. ............................................................................................... -
ndice de calidad para representacin del trazo. ....................................................................................... -
Anexo 2 ......................................................................................................................................................... -
Modelos de pliegos de digitalizacin ......................................................................................................... -
Convenios de confidencialidad .................................................................................................................. -
Acuerdos de Niveles de Servicio (SLA) ..................................................................................................... -
Anexo 3 ......................................................................................................................................................... -
Registro de proveedores pblicos de digitalizacin ................................................................................... -














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Introduccin
La normalizacin de las polticas y los procedimientos de la gestin de documentos asegura la
adecuada atencin y proteccin de los mismos, y permite que la evidencia y la informacin que
contienen puedan ser recuperadas de un modo ms eficiente y ms eficaz usando prcticas y
procedimientos normalizados.
Este Manual de Digitalizacin se est desarrollando en respuesta a las mltiples necesidades
expresadas por los organismos pblicos en cuanto a la generacin de un marco, tanto
normativo como tcnico, sobre la temtica de la gestin digital y en particular, las tcnicas de
digitalizacin.
Contiene adems un digesto normativo, que recopila la legislacin vigente al respecto.
Problemtica actual
Actualmente muchos organismos de la APN han realizado o se encuentran realizando procesos
de digitalizacin de archivos para la eliminacin del papel y/o microfilms, cada uno de ellos bajo
diversos criterios en respuesta a las necesidades de su organizacin en particular y a su buen
saber y entender sobre la problemtica en cuestin.
Por esta razn y para capitalizar el aprendizaje de los proyectos realizados, consideramos,
resulta conveniente ofrecer un criterio uniforme para toda la administracin con el fin de orientar
en la mejora de los proyectos existentes, asegurar la unificacin de criterios y facilitar la puesta
en prctica de nuevos proyectos evitando que los organismos caigan en errores o problemas
conocidos.
Es de destacar que la uniformidad de criterios de digitalizacin e informatizacin en el mbito
de la APN es un requisito indispensable para alcanzar los objetivos de Ventanilla nica, la
Oficina sin Papeles y las polticas de Gobierno Abierto que son propsitos fundamentales de
esta Administracin.
Objeto y campo de aplicacin
Las presentes recomendaciones estn destinadas a la Administracin Pblica Nacional segn
el alcance establecido por el Decreto 21/2007 - MODIFICACIN DEL DECRETO N 357/2002
Y SUS MODIFICATORIOS, A FIN DE REORDENAR LAS RESPONSABILIDADES DE
DISTINTAS REAS DEL PODER EJECUTIVO NACIONAL de fecha 10 de diciembre de 2007
Artculos 1 y 3. El Manual est destinado a su uso por directivos, profesionales de la gestin
de documentos, de la informacin y de sus tecnologas; empleados de los organismos y
cualquier persona que tenga la responsabilidad de crear y mantener documentos.


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Se recomienda la aplicacin de todos los conceptos expuestos en este Manual para garantizar
que la organizacin cree, incorpore y gestione los documentos que necesita. En captulos
posteriores se har referencia a los metadatos, al proceso de digitalizacin, a las tecnologas
de referencia, etc.
Los conceptos y definiciones expresados:
- se aplican a la gestin de documentos, en todos los formatos o soportes, creados o recibidos
por cualquier organizacin pblica en el ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo
responsable de crear y mantener documentos;
- proporcionan la asignacin de las responsabilidades de las organizaciones respecto a los
documentos y las polticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos
documentos;
Beneficios de la gestin de documentos
La gestin de documentos regula las prcticas efectuadas tanto por los responsables de su
gestin como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus
actividades.
La gestin de documentos en una organizacin incluye:
a) el establecimiento de polticas y normas;
b) la asignacin de responsabilidades y competencias;
c) el establecimiento y promulgacin de procedimientos;
d) la prestacin de una serie de servicios relacionados con su gestin y uso;
e) el diseo, la implementacin y la administracin de sistemas especializados de gestin de
documentos; y
f) la integracin de la gestin de documentos en los sistemas y los procesos de la organizacin.
Beneficios de la digitalizacin
Aunque ms adelante se especificarn las distintas finalidades de la digitalizacin, resulta
evidente que la primera de ellas responde a la necesidad de realizar copias de los documentos
que se conservan en un archivo. Las fotocopias en papel y en microfilm han dado paso al
formato digital que, si bien an tiene como asignatura pendiente demostrar su perdurabilidad en
el tiempo (a largo plazo), presenta ventajas lo suficientemente significativas como para que


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tanto las administraciones como el sector privado hayan depositado en el entorno digital todas
sus expectativas.
Como primera de las ventajas de este formato se puede sealar una mayor rapidez en la
recuperacin de la copia digital deseada, recuperacin que depender en todo momento de los
metadatos que se asocien a dicha imagen. Existen, adems, sistemas de Reconocimiento
ptico de Caracteres (OCR) mediante los que se pueden extraer caracteres de la imagen
digital y, sobre ellos, realizar bsquedas a texto completo. No obstante estos sistemas no sern
vlidos para gran parte de la documentacin histrica, que se conserva en otros tipos de
escritura anteriores a la humanstica actual.
Por otro lado, la importancia que el entorno digital ha adquirido en los ltimos aos, impulsado
por la legislacin desarrollada en torno a l (Ley 25.506 de Firma Digital Consideraciones
generales. Certificados digitales. Certificador licenciado. Titular de un certificado digital.
Organizacin institucional. Autoridad de aplicacin. Sistema de auditora. Comisin Asesora
para la Infraestructura de Firma Digital. Responsabilidad. Sanciones. Disposiciones
Complementarias), proporciona a los documentos digitales unas garantas bsicas de
supervivencia, mantenimiento tecnolgico e innovacin.
Otra de las ventajas que ofrecen estos formatos es la posibilidad de que la copia digital sea
firmada electrnicamente, originndose as la autenticacin de dicha copia y siendo
susceptible, en tal caso, de entrar a formar parte de la produccin documental derivada de la
administracin electrnica.
Finalmente, la necesaria migracin a otros soportes o cambios de formato es mucho ms
sencilla y rpida cuando nos movemos en el entorno digital que con el antiguo microfilm.
En definitiva, el salto al futuro y la incorporacin de las Tecnologas de la Informacin y la
Comunicacin en los archivos del Sistema puede aportar mejoras importantes para ellos,
abriendo un amplio abanico de oportunidades y propiciando adems una mayor visibilidad de
nuestros organismos en la sociedad.
Consideraciones previas
Las Recomendaciones Tcnicas para la APN sobre la Digitalizacin de Documentos a las que
da soporte este manual no deben entenderse como:
Un procedimiento formal de digitalizacin, dado que slo incluyen las principales reglas
para la digitalizacin de documentos en soporte papel, u otros soportes susceptibles de
digitalizacin, sin atender a la definicin del procedimiento concreto particular que ser
desarrollado e implantado por cada organizacin.


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Consideraciones para el tratamiento de imgenes electrnicas aportadas por los
ciudadanos en sus relaciones con las administraciones.
Un procedimiento para el tratamiento de documentos que hayan sido digitalizados con
anterioridad a la publicacin de estas recomendaciones. Cada organizacin habr de
tratar los documentos ya existentes de acuerdo con sus necesidades de fidelidad e
integridad y de conformidad segn lo establecido en la legislacin vigente.
Un instrumento para la homologacin de aplicaciones o dispositivos de digitalizacin.
Una referencia completa de consideraciones relativas a la seguridad de documentos
electrnicos fruto de una digitalizacin.
Asimismo, no se plantea este documento con el propsito de incitar a la realizacin de
proyectos de digitalizacin masivos en todos los organismos de la APN, sino que, a travs de
su difusin, se aspira a producir los consensos necesarios a fin de converger en una
normalizacin de los procedimientos de digitalizacin que ya se estn llevando a cabo en los
centros gestionados por sta administracin.
Lgicamente, un Plan de Digitalizacin entendido como tal slo podr ser abordado por
aquellos organismos que cuenten con las infraestructuras y/o medios tecnolgicos y recursos
humanos necesarios, tanto para la digitalizacin como para su mantenimiento en el largo plazo.
Tampoco se aborda en estas Recomendaciones la posibilidad de digitalizar para eliminar
originales en papel en forma discriminada, puesto que, por ejemplo, en el mbito de los
archivos histricos la digitalizacin se concibe slo con una finalidad de conservacin y difusin
del patrimonio documental que albergan.
As pues, este documento, que pretende ser una herramienta til de trabajo para todos los
organismos de la APN, se plantea con la finalidad de unificar criterios a la hora de afrontar la
digitalizacin de documentos, ya sea a pequea o a gran escala.







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Legislacin y Normativa aplicable
Ley N 25.506 (Firma Digital). Fue sancionada el 14 de noviembre de 2001 y promulgada de
hecho el 11 de diciembre del mismo ao. Reconoce el empleo de la firma electrnica y de la
firma digital y su eficacia jurdica en las condiciones que establece la ley.
Decreto N 2628/02. Este decreto fue aprobado el 19 de diciembre de 2002 y reglamenta la
Ley N 25.506 regulando el empleo de la firma electrnica y de la firma digital y su eficacia
jurdica.
Decreto N 378/05. Fue sancionado el 27 de abril de 2005. Aprueba los Lineamientos
Estratgicos del Plan Nacional de Gobierno Electrnico y los Planes Sectoriales de Gobierno
Electrnico de los organismos de la Administracin Pblica Nacional, impulsando el uso
intensivo de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TICs) por parte del
Estado Nacional para mejorar la relacin del gobierno con los habitantes y ciudadanos,
aumentar la eficacia y eficiencia de la gestin y los servicios pblicos e incrementar la
transparencia y la participacin, para una mayor integracin y desarrollo de la sociedad.
Ley N 24.624 (Aprobacin del Presupuesto General de la Administracin Nacional para el
ejercicio 1996). Fue sancionada el 28 de diciembre de 1995 y promulgada parcialmente el 29
de diciembre de 1995.
Esta ley, anterior a la de Firma Digital, estableci que la documentacin financiera, la de
personal y la de control de la Administracin Pblica Nacional, como tambin la administrativa y
comercial que se incorpore a sus Archivos, podrn ser archivados y conservados en soporte
electrnico u ptico indeleble, cualquiera sea el soporte primario en que estn redactados y
construidos, utilizando medios de memorizacin de datos, cuya tecnologa conlleve la
modificacin irreversible de su estado fsico y garantice su estabilidad, perdurabilidad,
inmutabilidad e inalterabilidad, asegurando la fidelidad, uniformidad e integridad de la
informacin que constituye la base de la registracin.
Decisin Administrativa N 43/96, fue dictada el 30 de abril de 1996 y aprob la
reglamentacin al artculo 30 de la Ley N 24.624, a su vez sustitutivo del artculo 49 de su
similar N 11.672, Complementaria Permanente de Presupuesto (t.o. 1995).


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Ley N 15.930 fue sancionada el 5 de octubre de 1961 y promulgada el 10 de noviembre del
mismo ao.
Establece que el Archivo General de la Nacin, dependiente del Ministerio del Interior, es un
organismo que tiene por finalidad reunir, ordenar y conservar la documentacin que la ley le
confa, para difundir el conocimiento de las fuentes de la historia Argentina.
Decreto N 232/79 de fecha 29 de enero de 1979 establece que los Ministerios y Secretaras
de Estado (administracin centralizada y descentralizada, empresas y sociedades del Estado,
servicios de cuentas especiales y obras sociales), debern someter previo a todo trmite, a la
consideracin de la Secretara General de la Presidencia de la Nacin ( entonces
Subsecretara de la Funcin Pblica) todo proyecto de medidas a proponer o dictar segn el
caso- sobre sus respectivos archivos y que se relaciones con el descarte de documentos, su
microfilmacin, conservacin y/o traslado.
Decreto N 1571/81 fue sancionado el 9 de octubre de 1981 y aprueba la "Tabla de Plazos
Mnimos de Conservacin de los Documentos de Personal y de Control" que son de aplicacin
obligatoria en todo el mbito de la Administracin Pblica Nacional (Ministerios y Secretaras de
la Presidencia de la Nacin, Organismos Descentralizados, Servicios de Cuentas Especiales y
Obras Sociales, Empresas y Sociedades del Estado).
La Ley N 19.549, llamada LEY DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO, fue dictada el 3 de
abril de 1972 aprob el procedimiento que se aplica ante la Administracin Pblica Nacional
centralizada y descentralizada, inclusive entes autrquicos, con excepcin de los organismos
militares y de defensa y seguridad.
Decreto N 1759 de fecha 3 de abril de 1972 reglament la Ley N 19.549.
Ley N 25.326, fue sancionada el 4 de octubre de 2000 y promulgad parcialmente el 30 de
octubre del mismo ao. Es llamada Ley de Proteccin de Datos. Tiene por objeto la proteccin
integral de los datos personales asentados en archivos, registros, bancos de datos, u otros
medios tcnicos de tratamiento de datos, sean stos pblicos, o privados destinados a dar
informes, para garantizar el derecho al honor y a la intimidad de las personas, as como
tambin el acceso a la informacin que sobre las mismas se registre, de conformidad a lo


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establecido en el artculo 43, prrafo tercero de la Constitucin Nacional. Las disposiciones de
esta ley tambin sern aplicables, en cuanto resulte pertinente, a los datos relativos a personas
de existencia ideal.
Definiciones
Firma Digital: Se entiende por firma digital al resultado de aplicar a un documento digital un
procedimiento matemtico que requiere informacin de exclusivo conocimiento del firmante,
encontrndose sta bajo su absoluto control. La firma digital debe ser susceptible de
verificacin por terceras partes, tal que dicha verificacin simultneamente permita identificar al
firmante y detectar cualquier alteracin del documento digital posterior a su firma. (Conf.
artculo 6 Ley N 25.506).
Firma electrnica: Se entiende por firma electrnica al conjunto de datos electrnicos
integrados, ligados o asociados de manera lgica a otros datos electrnicos, utilizado por el
signatario como su medio de identificacin, que carezca de alguno de los requisitos legales
para ser considerada firma digital. En caso de ser desconocida la firma electrnica corresponde
a quien la invoca acreditar su validez. (Conf. artculo 5 Ley N 25.506).
Documento digital: Se entiende por documento digital a la representacin digital de actos o
hechos, con independencia del soporte utilizado para su fijacin, almacenamiento o archivo. Un
documento digital tambin satisface el requerimiento de escritura. (Conf. artculo 6 Ley N
25.506).
Original: Los documentos electrnicos firmados digitalmente y los reproducidos en formato
digital firmados digitalmente a partir de originales de primera generacin en cualquier otro
soporte, tambin sern considerados originales y poseen, como consecuencia de ello, valor
probatorio como tales, segn los procedimientos que determine la reglamentacin. (Conf.
artculo 11 Ley N 25.506).
Conservacin: La exigencia legal de conservar documentos, registros o datos, tambin queda
satisfecha con la conservacin de los correspondientes documentos digitales firmados
digitalmente, segn los procedimientos que determine la reglamentacin, siempre que sean


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accesibles para su posterior consulta y permitan determinar fehacientemente el origen, destino,
fecha y hora de su generacin, envo y/o recepcin. (Conf. artculo 12 Ley N 25.506).
Certificado digital: Se entiende por certificado digital al documento digital firmado digitalmente
por un certificador, que vincula los datos de verificacin de firma a su titular. (Conf. artculo 13
Ley N 25.506).
Documentos de personal: son todos aquellos relativos a los agentes pblicos, producidos o
recibidos por un organismo pblico donde el empleado ocupa un cargo. Esta clasificacin
incluye: expedientes, legajos de los agentes, fichas de control de asistencia, planillas de control
de asistencia, formularios, etc. (Conf. Anexo I Decreto N 1571/81).
Documentos de control: son aquellos que sirven de prueba de los trmites o actos realizados.
Abarcan planillas de control de giro de documentacin, comprobantes de la correspondencia
certificada, formularios completos de remitos de documentacin, fichas de trmite de
expedientes o actuaciones. (Conf. Anexo I Decreto N 1571/81).