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Los ERPs: Sistemas I ntegradores
por Brunette Romero Ledezma
En la actualidad, las empresas se desarrollan en mercados globalizados y altamente competitivos. El desarrollo
de nuevas tecnologas ha proporcionado a la inmensa mayora de las empresas mayor productividad, menores
desperdicios, reduccin de tiempos de manufactura, optimizacin de recursos diversos, entre otros. Parte de las
nuevas herramientas que permiten mejorar a las empresas y brindarles competitividad son los programas de
software de Planeacin de Recursos Empresariales o ERP's por sus siglas en ingls (Enterprise Resource
Planning). En la actualidad, los ERP's son utilizados por cerca de 13,000 empresas en todo el mundo, por lo que
no es un concepto totalmente nuevo ni experimental.
Los ERP's son software que sirven como herramientas que se utilizan para la toma de decisiones, ya que
permiten llegar a una meta mediante la integracin de la informacin de la empresa en un servidor al que todos
los departamentos tienen acceso y pueden modificar de acuerdo a sus privilegios. Algunos de los mdulos que
este tipo de software incluyen generalmente son: finanzas, inventario, nminas, manufactura, recursos
humanos, entre otros. Entre las ventajas que proporcionan el uso de este tipo de softwares segn la experiencia
de los usuarios son:
l Integracin de los sistemas de informacin lo que genera un mejor flujo en toda la empresa e integra a
los diferentes departamentos, ya que todos pueden accesar en cualquier momento la base de datos para
obtener informacin o modificar su informacin til para la toma de decisiones de los dems
departamentos. Como resultado de esta integracin, el sistema conformado por la empresa se vuelve
ms eficiente.
l Ayuda a disminuir los costos operativos de las empresas, ya que la toma de decisiones se facilita y
acelera, eliminando datos y operaciones que estn de mas.
l Permite que las cadenas de abastecimiento puedan hacerse por medio de internet de forma
semiautomtica.
l Como los procesos se vuelven ms eficientes debido a la integracin, ahora las empresas pueden prestar
ms atencin y concentrar sus esfuerzos en una de las claves para el xito como empresa: el servicio a
clientes.
l La informacin proporcionada por el software es precisa, confiable y oportuna para la toma de decisiones.
Sin embargo, la implementacin de un ERP no es solamente la instalacin del software en la compaa. Las
desventajas se reducen a solo un concepto: alto costo. Los diferentes software disponibles en el mercado son
increblemente caros, adems, se debe de tomar en cuenta los costos de capacitacin del personal, adquisicin
de un servidor y redes adecuadas al ERP y la cantidad de informacin, bases de datos, prdidas en
productividad durante la implementacin, adquisicin de equipo de cmputo adecuado, prdidas por
reestructuracin, etc. Estos costos pueden llegar a alcanzar hasta un milln de dlares, e incluso no funcionar en
la empresa y convertirse en una prdida total.
Existen varios puntos que se deben de tomar en cuenta cuando se piensa implementar un ERP dentro de una
empresa para poder evitar el fracaso de esto. Algunos de los puntos que se sugieren son:
l Planteamiento de una meta en la organizacin que pueda ser llevada a cabo por medio del ERP. En otras
palabras, tener en claro las expectativas de la implementacin y no slo implementarlo por moda o
tendencia.
l Identificar las necesidades de la organizacin y con base en estas identificar el software ms conveniente
por precio y mdulos para la empresa. De preferencia adquirir un software estandarizado.
l Adems de los altos costos obvios del ERP, considerar los costos ocultos como adquisicin de
hardware o software complementario al ERP que pueden aumentar el costo total de manera significativa.
l Tomar en cuenta que el factor clave de xito esta en las personas, que debern ser capacitadas para
poder manejar el ERP y adems se les deber informar acerca de las ventajas que el uso de este les
proporcionar a ellos y a la empresa. En otras palabras, buscar el cambio en la cultura corporativa de la
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organizacin.
l Desarrollar una estrategia en la cual se plantee paso a paso el proceso que la empresa seguir para la
implementacin gradual del ERP.
l Tomar en cuenta el horizonte de tiempo en el que se instalar el nuevo sistema integral, ya que puede
tomar de 1 ao hasta 4 dependiendo del tamao de la organizacin y de su estado actual.
Tambin existen riesgos al momento de implementar un ERP dentro de una organizacin, ya que se pueden
perder clientes en caso de que el sistema no funcione de manera correcta por errores o virus, tambin de no
utilizarse de manera adecuada puede dificultar la comunicacin entre proveedor y cliente debido a que es
impersonal, puede fracasar debido a que es complicado convertir la informacin que se tiene en la organizacin
a los estndares de un ERP, puede incrementarse la inversin de manera significativa al no tener metas de
tiempo realistas o puede simplemente no aceptarse dentro de la empresa.
Uno de tantos casos de xitos en la implementacin de un ERP es el de la compaa Cisco. En este caso, se
apoyo del grupo de consultora de KPMG y form un equipo de trabajo junto con cierto personal seleccionado de
su empresa. En este caso se recalc que la clave que permiti la implementacin exitosa del ERP en esta
compaa fueron las personas. Adems, otro factor que siempre esta presente es la necesidad del ERP, Cisco lo
necesitaba porque estaba en una etapa crtica que incluso los llev a cerrar durante dos das y es por eso que
funcion en la empresa. Tambin Cisco identific sus necesidades y empez a comparar los precios y
caractersticas de los llamados seis Grandes (SAP, Baan, Oracle, PeopleSoft, JD Edwards y Siebel). Previo a la
implementacin de este software, se hicieron demos, que permitieron probar el funcionamiento y las
caractersticas funcionales de su sistema integral de informacin. Con esto, se logr una implementacin gradual
que no cre tanto caos en el sistema. Cisco tuvo suerte, ya que Oracle prcticamente le regal su software (en
total el proyecto cost $15 millones de dlares) lo que disminuy los costos de manera significativa adems se
justific su compra debido a que era el mejor software para su manufactura y Oracle se comprometi como
empresa a seguir desarrollando nuevos aditamentos para el ERP. Otras empresas que han tenido xito en la
implementacin de ERP's son Procter&Gamble, Glaxo Wellcome, Burger King, BMW y muchas ms.
Por desgracia, tambin existen casos de fracaso como el de la empresa Hershey's. Esta empresa tena
problemas con el procesamiento de rdenes y es por esto que decidi adquirir un ERP. El problema principal que
llev al fracaso a este proyecto fue el no dedicar suficiente tiempo para poder establecerlo, ya que lo que estaba
pensado para llevarse a cabo en 4 aos de manera gradual se apresur para completarse en tan slo 30 meses.
Por desgracia, se les presentaron muchos problemas como restrasos en la entrega de rdenes o la entrega de
rdenes incompletas. La compaa tuvo que cerar dos das para poder comprender su nuevo sistema, ya que al
parecer la capacitacin no fue suficiente. An despus de esto, se generaron altos inventarios y poco
abastecimiento a los establecimientos para su venta. Este detalle le costo a Hershey's grandes prdidas para las
fiestas de Halloween y Navidad. Los problemas en general, no pudieron ser resueltos hasta que pas
aproximadamente un ao. Sin embargo, las prdidas no slo fueron en las ventas ya que el sistema inicial les
costo $112 millones de dlares. Los principales errores que Hershey cometi y se deben evitar son: falta de
pruebas antes de la instalacin definitiva del ERP, implementacin de demasiados mdulos de una sola vez,
cambio de sistema demasiado drstico, demasiados grupos de consultora sin buena comunicacin entre ellos y
apresurar demasiado el proceso en general.
En conclusin, los ERP's no son la solucin a todos los problemas de las empresas. El xito de un sistema
integral de informacin de este tipo en las organizaciones depende en gran parte del desarrollo de una buena
estrategia y planeacin respetando los tiempos necesarios para que las personas en la empresa puedan ser
capacitadas y aprendan a utilizar este tipo de programas y reconocer las ventajas. Adems, la empresa debe de
tomar en cuenta el tipo de inversin que se requiere ya que inicialmente tiene un costo alto y demandas de
tecnologa en cuanto a software y equipo computacional. Sin embargo, todo este esfuerzo tiene grandes
beneficios a mediano plazo: la optimizacin de los recursos de la empresa y la competitividad que le permitir
no slo mantenerse en el mercado, si no enfrentar a la competencia con las herramientas necesarias para
vencer.
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Artculo: http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=211
Autor: http://www.degerencia.com/bromero
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