Manual de Inventario

Inventarios
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Inventarios
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CAPITULO 1 ACCESO AL SISTEMA

1.1 Ingreso al sistema:

En el escritorio de Windows en cada estacin se ha creado un
icono Datcorp. Se accede al sistema haciendo doble click con
el Mouse.

Enseguida se muestra la siguiente pantalla en donde debe
ingresar el Usuario y el Password Use indistintamente
Maysculas o minsculas. Como usuario inicial el
predeterminado es CCH y como Password CCH hasta que se
creen los usuarios. Luego Presionamos el botn aceptar.

Cuando el sistema detecta que la informacin es la correcta
entonces puede ingresar al sistema de lo contrario le mostrar
el siguiente mensaje.

ERROR DE INICIO DE SESION DE USUARIO
Nota:
Cada vez que se ingresa al sistema ste verificar si existen
cambios con respecto a la ltima vez que s acceso. Los
cambios que el sistema verifica y actualiza se refieren a
archivos ejecutables (exes), reportes (rpt) o archivos de
librera (dll).

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El sistema muestra una ventana en donde se indica los
nuevos cambios. Esta ventana es de carcter informativo.

1.2 Acceso a la empresa:

o Se muestra la pgina principal del sistema Datcorporate.

o Para ingresar a la empresa deber ingresar el cdigo de
la compaa (tal como se muestra en la figura)

1.3 Seleccionamos la fecha:

o Indicar la fecha en la que vamos a registrar las
operaciones.

o La fecha es importante para determinar a que mes
corresponden las operaciones que vamos a registrar.

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o El sistema predetermina la fecha basndose en la fecha
de la PC terminal. Esta fecha puede ser modificada segn
necesidad del usuario.

o En esta figura se muestra que el ingreso al sistema se
realiz con fecha 25/02/2005. luego se ingres al mdulo
de inventarios.

1.4 Seleccionamos el mdulo de inventarios:

REGISTRANDO INFORMACIN EN EL MDULO DE
INVENTARIOS

Al ingresar se pueden observar en la parte superior las
opciones del mdulo: Tablas, Transacciones, Procesos,
Informes, Consultas, etc.

En la parte inferior se muestra lo siguiente:

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Se muestra el nombre del sistema: Datcorporate.

Se muestra el nombre de la empresa a la cual se
acceso: DEM CIA Demostracin S.A.A.

Se muestra el cdigo del usuario: CCH.

Se muestra la fecha con la cual se ingres al
men principal: 26/01/2004.

Se muestra el perodo al cual pertenece esa fecha:
EJ0401

Importancia de la fecha

o Se ingres al men principal con fecha:

o Por tanto cada vez que registremos una nueva operacin
(Ingresos, egresos, transferencias) el sistema mostrar por
defecto la fecha 26/01/2004 tal como se muestra en la
figura:

Si la operacin que desea registrar pertenece a otro perodo al
que se indic en el men principal del sistema el sistema le
mostrar le siguiente mensaje:

Para el ejemplo, el sistema esta validando que la fecha de
registro de un comprobante pertenezca al perodo con el cual
se ingreso al men principal. En este caso se ingreso al Men
principal con fecha 26/01/2004 y estamos tratando de registrar
una operacin con fecha 01/03/2005.

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Recordemos que en el mdulo de Contabilidad se determinan
los perodos fiscales y dentro de ello los perodos mensuales
que le corresponden. Para el ejemplo el periodo EJ0001
pertenece al ejercicio 2004 del mes de enero

Usted no podr cambiar de fecha, tendr que volver al men
principal del sistema DATCORPORATE y cambiar la fecha.

1.5 Estructura del modulo de inventarios:

Al ingresar al Mdulo de inventarios, observamos el men
disponible, el cual contiene una serie de opciones, permitiendo
as poder ingresar a cualquiera de ellos de acuerdo a los
requerimientos o necesidades al momento de trabajar.

El men se muestra bajo la siguiente estructura:

Tablas
Transacciones
Procesos
Informes
Consultas

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CAPTULO 2: TABLAS BSICAS:

Nos permite efectuar el mantenimiento y consulta de las tablas
bsicas del mdulo de inventarios. Estos datos generalmente
son informacin relativamente fija en el sistema; Es decir,
sufren modificaciones muy rara vez.

Entre los procesos que se permiten realizar en este men son:
el de mantenimiento (Creacin, modificacin, eliminacin,
consulta) y listado de los datos contenidos en estas tablas.

Las opciones definidas en el men de TABLAS son las
siguientes:

2.1 Entorno de almacn.
2.2 Configuracin de cdigo.
2.3 Lneas.
2.4 Sub. Lneas.
2.5 Unidades de medida.
2.6 Catalogo de artculos.
2.7 Almacenes.
2.8 Operacin de almacenes.
2.9 Numerador de documentos.
2.10 Tabla de contabilizacin.
2.11 Reportes de tablas.
2.12 Tablas comunes.
2.13 Impresin de cdigo de barras.

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2.1 Entorno de almacn:

Objetivo: Esta opcin nos permite poder cerrar los meses en
que se trabajaron, cuando se cierra un mes el usuario no podr
ingresar ningn tipo de dato.

DATOS GENERALES:

Bajo esta pantalla se seleccionan los ejercicios contables
disponibles para registrar informacin. Adems tiene por
funcin controlar los meses de dichos ejercicios que
permanecern abiertos y aquellos que estarn cerrados.

Al dar un clic sobre la pestaa Datos Generales, se mostrar
la ventana que a continuacin se presenta:

Cuando en esta pantalla muestre el mes con un check
significara que el periodo esta cerrado.

Ejercicio Fiscal: Se debe seleccionar el ejercicio que se
habilitar para registrar la informacin de almacenes. Esta
informacin se crea en la tabla de Ejercicios Fiscales del
mdulo de Contabilidad.

Meses: Se muestra el nombre del mes tal como fue creado en
la tabla de periodos mensuales del mdulo de Contabilidad.

Cuando el mes se encuentre con una marca tal como se
muestra en la figura: indicar que el periodo est
cerrado. Esto implica que no se podr registrar ninguna

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transaccin adicional en este mdulo. Est marca puede ser
borrada de manera manual cada vez que se requiera.

CONFIGURACIN DE ENTORNO:

El mdulo de inventarios cuenta con un configurador que
permite activar determinados procedimientos por cada
empresa.

Actualmente se puede configurar lo siguiente:

001 tipo de contabilizacin:

Necesariamente se debe elegir una de estas formas de
contabilizar. De acuerdo a la opcin elegida cambia la forma de
presentacin de la tabla de contabilizacin.

(Figura 1)

0001 Almacn T operacin:

En el caso que los asientos tipo se determinen bajo esta forma
entonces se tiene que configurar un asiento tipo por cada
almacn y tipo de operacin.

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(Figura 1)

0002 Almacn Lnea :

Bajo esta forma los asientos tipo se determinan por cada
operacin, almacn y lnea diferente. En la figura 2 se muestra
el efecto en la pantalla. (Ntese el cambio con respecto a la
figura 1).

(Figura 2)

0003 Almacn Lnea / Sublinea:

Bajo esta forma los asientos tipo se determinan por cada
operacin, almacn, lnea, sublinea diferente, en la figura 3 se
muestra el efecto en la pantalla el cambio con especto a la
figura 1

(Figura 3)

002 Otros parmetros:

0001 Cdigo libre para articulo:

En trminos generales el cdigo del artculo se genera
concatenando:

Lnea + Sublinea + Otras sub. clasificaciones

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Sin embargo el sistema permite crear cdigos de artculo sin
depender de la lnea y sublnea.

Ejemplo:

Lnea

Sublinea

identificador
Cdigo
del
artculo
Nombre
del
Artculo
10 Agujas 01 Rectilneas

02 Circulares

03 Piezas para
tejido de punto
001

002

003
1001001

1002002

1003003
Agujas
Rectilneas
Agujas
Circulares
Agujas
para tejido
de punto
20 Maquina
Confeccin
01 Cabezales
02 Motores
03 Muebles
001
002
003
2001001
2002002
2003003
Cabezales
Motores
Muebles

Ntese que el cdigo de los artculos de la tabla ser el sgte:

1001001 Agujas Rectilneas.
1002002 Agujas Circulares.
1003003 Agujas para tejido de punto.

2001001 Cabezales.
2002002 Motores.
2003003 Muebles.

0002 Imprimir remisin en salidas. :

Al activar esta opcin, el sistema le permitir imprimir gua de
remisin (Bajo formato Sunat) de cada salida de almacn.

0003 Respeta fechas de vencimiento de lotes:

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El mdulo de almacn puede trabajar con lotes para cada
artculo. Si activamos esta opcin restringimos para que en
cada salida el sistema priorice las salidas en funcin a la fecha
de vencimiento de cada lote.

0004 Bsqueda de ingresos para el trasladar a
las salidas:

Al activar esta opcin, el usuario seleccionara un ingreso (le
mostrara el listado de todos los artculos que se ingresaron en
ese informe) para poder hacer la salida correspondiente, sin
tener la necesidad de estar digitando articulo por articulo.

003 Requerimientos de material:

El mdulo cuenta con una opcin para que los usuarios
realicen requerimientos al almacn, que luego el usuario del
almacn los seleccionara para realizar los despachos
correspondientes.

00003 Realizar Aprobacin:

Los requerimientos del almacn pueden ser atendidos
directamente por el almacenero, sin embargo si se requiere
que los requerimientos sean aprobados por un usuario
supervisor como paso previo para que el almacenero los
atienda entonces se debe activar esta opcin del modo SI

004 Parmetros de unidad medida:

Necesariamente se debe elegir si se usar diferentes formas
de ingresar las unidades de medida por cada artculo. De
acuerdo a la opcin elegida cambia la forma de presentacin
de la tabla de catalogo de artculos.

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(Figura 1)

0001 nica unidad medida (s/presenta):

Bajo esta forma slo se ingresara una sola unidad de medida,
en la figura 2 se muestra el efecto en la pantalla el cambio con
especto a la figura 1.

(Figura 2)

005 Parmetros con almacn:

Esta opcin cuenta con un configurador que permite activar en
este modulo 1 determinado almacn o varios almacenes que
posee la empresa.

0001 Permite movimientos Varios Almacenes:

Al seleccionar SI en esta opcin, se podrn seleccionar 1 o
mas almacn cuando se ingrese una orden de ingreso.

2.2 Configuracin de cdigo:

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La estructura de la codificacin del cdigo del artculo podr
ser definida por el usuario libremente, es decir el usuario podr
seleccionar la extensin de los componentes del artculo

Cual es la estructura del cdigo del artculo?

Habamos indicado que un cdigo de artculo es la
concatenacin de:

Lnea Sublnea Identificador1 Identificador2 Identificador3

Para ello el sistema le solicita indique cual es la longitud para
cada uno de estos componentes. (El lmite mximo por cada
elemento es de 5 campos. Considere que es un dato
alfanumrico)

Extensin del cdigo de lnea:

o Es la longitud de dgitos para identificar la seccin de
las clases de artculo.

Extensin del cdigo de sublnea:

las sublineas de los artculos.

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Extensin del identificador 1:

los identificadores.

Descripcin del identificador 1:

o Es la descripcin del identificador en s.

2.3 Lneas.

En est opcin se registran las lneas de los artculos que
posteriormente se utilizaran para la creacin de los cdigos de
cada uno de los artculos.

El usuario ingresar los cdigos de las clases de lneas que se
usan de acuerdo a la estructura establecida.

DATOS GENERALES:

Cdigo lnea:

Es un dato alfanumrico que debe de
ingresar el usuario para el respectivo control.
Descripcin: Es el nombre que se le da al cdigo
ingresado.
Estado: Activo, inactivo

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LISTA:

o Es la relacin de todas las divisiones generadas en el
anterior tem siguiendo los pasos ya mostrados.

2.4 Sublineas.

Son los cdigos que el usuario usa de acuerdo a la estructura
ya prevista dependiendo de los parmetros que se ingresaron
anteriormente en la opcin de lneas.

o Para poder ingresar una sublnea deber de hacer un
clic en este icono (nuevo) y se visualiza la
siguiente pantalla donde el usuario deber de ingresar
las nuevas Sublineas:

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Cdigo de lnea:

o En esta opcin el usuario deber de ingresar el cdigo
del articulo o si no deber de hacer un clic en este
icono de bsqueda le mostrar la siguiente
pantalla de bsqueda:

o La cual esta vaca si el usuario desease ver toda la
lista de lneas que ya estn inscritas solamente deber
de hacer un clic en este icono y se visualizara la
siguiente lista:

o Pero si el usuario necesita buscar un solo articulo o si
la lista de las lneas es muy larga deber de elegir un
tipo de criterio (cdigo de lnea, descripcin) como le
muestra la siguiente pantalla:

o Luego deber de escribir el cdigo o descripcin de la
lnea despus hacer un clic en actualizar .

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Ejemplo: El usuario digita el valor 28, luego se actualiza y el
sistema visualizara el siguiente listado:

Cdigo:

o Se deber de ingresar el cdigo y la descripcin de la
sublnea que se desea integrar, para luego hacer un
clic en este icono y este automticamente
agregara el tem en la pantalla:

o Si el usuario necesita eliminar la lnea que ingreso solo
deber de hacer un clic en este icono para as
poder eliminarlo y volver a ingresar una nueva sub.
lnea luego de haber ingresado solo quedara hacer un
clic en guardar

Estado:

o Puede ser activo o inactivo.

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2.5 Unidades de medida:

Son los cdigos que el usuario usara de acuerdo a las
diferentes unidades de medida de los artculos que se ingresen
al almacn.

Cdigo Es el cdigo que deber de ingresar el usuario
dependiendo de la unidad de medida.
Descripcin Es el nombre de la unidad de medida que se
ingresara al sistema.
Smbolo Es el smbolo de la unidad de medida.
Estado Activo, inactivo.

2.6 Catalogo de artculos.

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En este formulario se registran todos los cdigos de los
artculos que se utilizaran en los Almacenes. Puede registrar
diversos tipos de artculos, por ejemplo materias primas,
insumos y repuestos, materiales y empaques o productos
terminados (que se venden directamente).

En caso disponga del sistema de Facturacin tambin deber
indicar en esta opcin los precios tanto en Moneda Nacional
como Moneda Extranjera y los descuentos que se usaran en la
Facturacin. Si no dispone de este sistema no es necesario
registrara estos datos.

En esta opcin se puede ingresar los diversos artculos en
orden correlativo.

DATOS GENERALES:

Lnea:

o Se ingresa el cdigo de la lnea o ir a la opcin de
ayuda (como ya se le mostr en las paginas
anteriores)

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Sub. Lnea:

o Se ingresa el cdigo de la lnea o ir a la opcin de
ayuda (como ya se le mostr en las paginas
anteriores).

Tipo de producto:

o Es el tipo de tem que estamos registrando. ste es un
dato referencial existencia del artculo. Pueden ser:
insumo, materias. Puede ser productos terminados,
productos en proceso.

Estado:

o Activo, inactivo.

Cdigo fabricante:

o Ingresar el cdigo que le asign el fabricante, en caso
sea necesario.
Descripcin:

o Es el nombre del artculo que estamos creando. Con
este dato se muestra en las ayudas, consultas y
reportes.

Descripcin larga:

o Es la caracterstica ms detallada del producto. Esta
informacin es slo referencial. No se muestra en los
reportes.

Unidad medida de compra (Unid. Med. Com.):

o Es la unidad de compra con la cual se registrar en el
mdulo de compras al momento de emitir las rdenes
de Compras correspondientes.

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Unidad de media almacenada (Unid. Med. Alm.):

o Es la unidad de almacenamiento con la cual se
controlar en el almacn.

Unidad de medida de Venta ID. Med. Va):

o Es la unidad de medida de va con la cual se registrar
en el mdulo de compras al momento de emitir las
rdenes de Compras correspondientes.

Unidad de medida
de compra
Unidad de medida
de venta
Unidad de medida
de almacenamiento
Docenas Cajas de 6
unidades
Unidades.

CARACTERSTICAS DEL PRODUCTO:

Peso:

o Indicar el peso del articulo que se esta ingresando.

Marca:

o Indicar la marca del artculo.

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Activar manejo de series / lotes:

o Al hacer un clic en esta opcin, el sistema activara las
siguientes opciones: manejo de series y manejo de
lotes, seleccionar cual de los 2 tipos de manejo
necesita.

Volumen:

o Indicar el volumen del artculo ingresado.

Modelo:

o Indicar que tipo de modelo es el articulo que se esta
registrando.

Garanta:

o Indicar que tiempo de garanta tiene el artculo.

Color:

o Indicar el color del artculo ingresado.

Afecto a impuesto:

o Al hacer un clic en esta opcin significara que el
articulo esta afecto a impuesto. Esto se usa al
momento de generar una Orden de Compra o emitir un
documento de facturacin.

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Tipo de impuesto:

o Indicar que tipo de impuesto esta afecto este articulo,
hacer un clic en la ayuda o presionando la tecla F2.

Stock mnimo:

o Indicar la cantidad mnima bajo la cual se considerar
stock mnimo. El sistema cuenta con una consulta que
indica todos los tems que estn debajo de este nivel.

Stock mximo:

o Indicar la cantidad mxima que estar por encima del
stock mnimo.

ESTADSTICAS:

Fecha ltima Compra:

o El sistema alimenta automticamente este dato cada
vez que registramos un ingreso al almacn

Fecha ltima Venta:

o El sistema alimenta automticamente este dato cada
vez que registramos un ingreso al almacn

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Punto de Reordenamiento:

o Indicar el punto de reordenamiento del artculo.

Ubicacin:

o indicar la ubicacin fsica dentro del almacn fsico.

Ejemplo:

Ubicacin Seccin
Sector 1 tiles de oficina lpices
Sector 1 tiles de oficina borradores
Sector 2 servicio de limpieza desinfectante

Costo ltimo Compra MN:
o El sistema alimenta automticamente el costo de la
ltima compra cada vez que registramos un ingreso al
almacn en moneda nacional.

Costo Promedio Cierre MN:
o El sistema alimenta automticamente el costo
promedio cada vez que registramos un ingreso al
almacn

Costo ltimo Compra ME:
ltima compra cada vez que registramos un ingreso al
almacn en moneda extranjera.

Costo Promedio Cierre ME:
almacn

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Costo ltima Venta MN:
ultima venta cada vez que registramos un ingreso al
almacn en moneda nacional..

Costo ltima Venta ME:
ltima venta cada vez que registramos un ingreso al

Costo Promedio Cierre MN:

Costo Estndar MN:
o El sistema alimenta automticamente el costo estndar
cada vez que registramos un ingreso al almacn en
moneda nacional.

Costo Estndar ME:
o El sistema alimenta automticamente el costo estndar
cada vez que registramos un ingreso al almacn en
moneda extranjera.

Costo Recepcin MN:
o El sistema alimenta automticamente el costo de
recepcin cada vez que registramos un ingreso al

Costo Recepcin ME:
o El sistema alimenta automticamente el costo de
recepcin cada vez que registramos un ingreso al

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DATOS DE LA IMPORTACIN:

Proveedor 1:
o Indicar el cdigo del proveedor 1 (ver listado de
proveedores por medio del buscador).

Proveedor 2:
o Indicar el cdigo del proveedor 2 (ver listado de
proveedores por medio del buscador).

% Comisin:
o Indicar el porcentaje de la comisin del articulo que se
esta registrando

% ISC:
o Indicar el porcentaje del ISC del articulo que se est
registrando

% Sobre tasa:
o Indicar el porcentaje de la sobre tasa del articulo que
se esta registrando

% Arancel:
o Indicar el porcentaje del arancel del articulo que se
esta registrando.

% Flete:
o Indicar el porcentaje del flete del articulo que se esta
registrando

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Partida:
o Indicar el nmero de la partida arancelaria del articulo
que se esta registrando
% Seguro:
o Indicar el porcentaje del seguro del articulo que se esta
registrando

Flete importe:
o Indicar el egreso gastado del flete del articulo que se
esta registrando.

2.7 Almacenes:

En este formulario deben registrarse los Almacenes con que va
a trabajar la Organizacin. En esta opcin se realizan las
adiciones, modificaciones, consultas y eliminacin de
almacenes.

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Cdigo Es el cdigo que ingresara el usuario a
su tipo de almacn.
Descripcin Es el nombre que se le designara al
almacn.
Almacn venta Si el almacn es de venta de productos
Direccin La direccin en donde se encuentra el
almacn.
Ubicacin Es la ubicacin fsica del almacn.
Telfono l numero de telfono que tenga el
almacn.
Cdigo postal Es el cdigo postal de donde se
encuentra ubicada el almacn
Casilla postal Es el nmero de la casilla postal.
Fax l numero del fax que posea el almacn.

AUTORIZACIONES:

Asignar operacin logstica:

o Solo tendrn acceso los usuarios autorizados para
acceder a los diversos almacenes

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2.8 Operacin de almacenes:

El sistema permite una libre definicin de cada uno de estos
tipos adecundose exactamente a los requisitos de su
organizacin. Por cada tipo de movimiento definido se deben
establecer parmetros que indican como actuara este tipo de
movimiento sobre los saldos.

En esta pantalla establecemos los parmetros de la operacin
lgica, definimos el tipo de movimiento, el estado y la manera
de mostrar la informacin definida.

En este formulario deben registrarse los tipos de movimientos
que se van a realizar en almacenes. Normalmente en los
almacenes existen dos clases de Movimientos: Los ingresos y
las Salidas. Sin embargo en cada almacn existen diversos
tipos de ingresos y diversos tipos de salidas. En esta tabla
deben definirse todos los tipos que se manejaran en los
almacenes de la empresa.

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Cdigo Es la identificacin de la operacin
Descripcin Es la descripcin de la operacin
Tipo de movimiento Si es ingreso o salidas.
Tipo de informe El usuario deber de hacer un clic en el
botn desplegable y le mostrara una
lista, el usuario deber de elegir el tipo
de informe que necesita:
-unidades e importes
-unidades.
-importes.
Valorizar unidades Solo se activa cuando el tipo de
informe es unidades e importes
Operacin
automtica-
transferencias
Son las operaciones que se trasladan
al modulo contable

2.9 Numerador de documentos:

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En este formularios se debe registrar los diferentes
numeradores que se van a ser utilizados para el control de los
ingresos y salidas de los Almacenes. Se pueden definir
ilimitados nmeros de serie (talonarios) para registrara los
documentos de sustento de las operaciones.

Es la manera de llevar el control del movimiento de almacn
sea este en forma mensual o anual.

DATOS GENERALES:

Cdigo ejercicio:

o El sistema por naturaleza siempre mostrara el periodo
en cual se ha ingresado desde un comienzo, pero el
usuario deber de elegir el periodo del ejercicio fiscal
Serie:

o Es el cdigo correlativo del ejercicio.

Tipo de movimiento:

o Son los tipos de movimientos existentes en el almacn
como Salidas e Ingresos.

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Descripcin numerador:

o Es el concepto que esta vinculado con el tipo de
movimiento.

Tipo de numerador:

o Existen 2 tipos de numeradores: mensuales y anuales.

Estado:

o Activo, inactivo

DATOS DE LAS SALIDAS DE VENTAS

Numerador de movimientos de salida de venta:

o Seleccionar esta opcin cuando la operacin
corresponda a operaciones de salida por venta.

Numerador de movimientos de devoluciones De venta:

o Hacer un clic en esta opcin cuando el almacn
elegido es para ventas, el sistema le mostrara los
movimientos de devoluciones que se harn en el
almacn.

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2.10 Tabla de contabilizacin:

Es necesario seleccionar en la tabla ENTORNO DE
ALMACEN que tipo de configuracin se le dar la tabla de
contabilizacin por operaciones De acuerdo a la opcin elegida
cambia la forma de presentacin de la tabla de contabilizacin:
Operacin, Almacn, Lnea, Sublinea.
Hacer clic en el botn nuevo o presionar las teclas
(CTRL+N)

(Figura 1)

Ejemplo:

La empresa XXX tiene configurado en el mdulo de almacenes
los siguientes datos:

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Tabla de almacenes:

Cdigo de
almacn
Nombre del
almacn
1 Almacn Central
T1 Almacn tienda 2
T2 Almacn tienda 3

Tabla de Operaciones:

Cdigo de Operacin Descripcin
ICM
Ingreso Compra de
Mercadera
SVT Salida de Venta

Tabla de Lneas:

Cdigo de
Lneas
Desde Lneas
A00 Pantalones
A02 Camisas

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Tabla de Sublineas:

Cdigo de
Sublineas
Descripcin de
Sublineas
Descripcin
de Lneas
A00 01 Jeans A00
Pantalones
A00 02 Drill A00
Pantalones
A00 03 De tela A00
Pantalones
A02 01 Jeans A02 Camisas
A02 02 Drill A02 Camisas
A02 03 De Tela A02 Camisas

En base a esta informacin el contador de la empresa esta
formulando la forma como se va a mostrar en los balances de
la empresa. Para ello esta formulando tres casos que implican
contabilizacin a diferentes niveles:

Caso 1: Contabilizar a una sola cuenta contable para las
existencias.
Caso 2: Contabilizar usando una cuenta contable de
existencias por cada lnea de artculos.
Caso 3: Contabilizar usando un nivel a ms detalle generando
una cuenta contable por cada Sublinea de artculo.

Caso 1: Caso Contabilizacin por Tipo de Operacin:

En este caso usar una cuenta genrica para controlar sus
existencias. Por tanto el plan de cuentas que est creando se
muestra de la siguiente manera:

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Cuenta Descripcin
20 Mercaderas
201 Mercaderas
28 Existencias
281 Existencias por recibir - Cta.
Puente
60 Compras
601 * Compra de mercaderas
609 * Gastos vinculados con compras
61 Variacin de Existencias
69 Costo de Venta
691 Costo de Venta de Mercadera

* Estas cuentas tienen como destino:
281 Existencias por recibir Cuenta puente
611 Variacin de existencias

En este caso lo idneo es elegir el tipo de contabilizacin por
tipo de operacin (Ver entorno de almacn)

(Figura 1)

Por tanto la matriz para la contabilizacin sera la siguiente:

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Tipo de Operacin: le muestra la siguiente tabla:

Operacin Almacn Cuenta Debe Cuenta Haber
ICM 1 20101 28101
SVT 1 69101 20101

Para el caso de ingreso por compra ntese que estamos
abonando una cuenta puente (28101) esto es debido que
cuando registramos las facturas por pagar en el modulo de
cuentas por pagar el usuario digita la cuenta 60101 y que tiene
como destino la cuenta 28101

Cuenta por pagar: este asiento se refleja en la contabilidad en
el modulo de cuenta por pagar.

Cuenta Descripcin Cargo Abono
60101 Compras 100
40101 IGV 19
42101 Factura por pagar 119

Existencias: Asiento contable generado por el modulo de
almacenes por tipo de operacin ICM.

20101 Mercaderas 100
28101 Existencias 100

Cuenta Destino:

61101 Variacin de
Existencias
100

Inventarios
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Caso 2: Caso Contabilizacin por Tipo de Operacin y
Lnea:


Cuenta Descripcin
20 Mercaderas
201 Mercaderas
20101 Pantalones
20102 Camisas
28 Mercaderas
281 Existencias
28101 Pantalones
28102 Camisas
60 Compras
601 Mercaderas
60101 Pantalones
60102 Camisas
609 Gasto de venta
60901 Gastos vinculados con las
compras
69 Costo de Venta
69101 Pantalones
69102 Camisas

Inventarios
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tipo de operacin y Lnea (Ver entorno de almacn, tal como
muestra la figura 2 se muestra una opcin adicional donde se
ingresa la lnea)

(Figura 2)


Tipo de Operacin y Lnea: le muestra la siguiente tabla:

abonando una cuenta puente (28101-28102) esto es debido
que cuando registramos las facturas por pagar en el modulo de
cuentas por pagar el usuario digita la cuenta 60101-61102 y
que tiene como destino la cuenta 28101-28102

Operacin Almacn Lnea Cuenta Debe Cuenta
Haber
ICM T2 Pantalones 20101 28101
ICM T3 Camisas 20102 28102
SVT T2 Pantalones 69101 20101
SVT T3 Camisas 69102 20102

Inventarios
41

60101 Compras 100
40101 IGV 19
42101 Factura por
pagar
119

almacenes por tipo de operacin ICM y Lnea.

201 Mercaderas 100
20101 Pantalones
20102 Camisas
28101 Pantalones
28102 Camisas

Cuenta Destino:

281 Existencias 100
28101 Pantalones
28102 Camisas
61101 Variacin de Existencias 100
61101 Pantalones
61102 Camisas

Inventarios
42
Caso 3: Caso Contabilizacin por Tipo de Operacin, Lnea
y Sublinea:


Cuenta Descripcin
20 Mercaderas
201 Mercaderas
20101 Pantalones
2010101 Pantaln Jean
2010102 Pantaln Drill
2010103 Pantaln de Tela
20102 Camisas
2010201 Camisa Jeans
2010202 Camisa Drill
2010203 Camisa de Tela
28 Existencias
281 Existencias
28101 Pantalones
28102 Camisas
60 Compras
601 Mercaderas
60101 Pantalones

Inventarios
43
60102 Camisas
609 Gasto de venta
60901 Gastos vinculados con las compras
69 Costo de Venta
69101 Pantalones
69102 Camisas


tipo de operacin, Lnea y Sublinea (Ver entorno de almacn,
tal como muestra la figura 3 se muestran 2 opcin adicionales
Lnea y Sublinea)

(Figura 3)

Inventarios
44

Tipo de Operacin, Lnea y Sublinea: le muestra la siguiente
tabla:

Operacin Almacn Lnea Sublnea
Cuenta
Debe
Cuenta
Haber
ICM T2 Pantalones Jeans 2010101 2810101
ICM T2 Pantalones Drill 2010102 2810102
ICM T2 Pantalones Tela 2010203 2810103
ICM T3 Camisas Jeans 2010201 2810201
ICM T3 Camisas Drill 2010202 2810202
ICM T3 Camisas Tela 2010203 2810203
SVT T2 Pantalones Jeans 6910101 2010101
SVT T2 Pantalones Drill 6910102 2010102
SVT T2 Pantalones Tela 6910103 2010103
SVT T3 Camisas Jeans 6910201 2010201
SVT T3 Camisas Drill 6910202 2010202
SVT T3 Camisas Tela 6910203 2010203

abonando una cuenta puente (2810101-2810102-2810103-
2810201-2810202-2810203) esto es debido que cuando
registramos las facturas por pagar en el modulo de cuentas por
pagar el usuario digita la cuenta 6010101-6010102-6010103-
6010201-6010202-6010203 y que tiene como destino la cuenta
2810101-2810102-2810103-2810201-2810202-2810203

Inventarios
45

60101 Compras 100
40101 IGV 19
42101 Factura por
pagar
119

almacenes por Tipo de Operacin, Lnea y Sublinea.

201 Mercaderas 100
20101 Pantalones
2010101 Pantaln Jeans
20102 Camisas
281 Existencias 100
28101 Pantalones
28102 Camisas

Inventarios
46
Cuenta Destino:

28101 Pantalones
28102 Camisas
611 Variacin de existencia 100
61101 Pantalones
61102 Camisas

Operacin:

o Seleccione el tipo de operacin.

Agregar por centro de costo:

o Hacer un clic en esta opcin cuando necesitamos que
el asiento a generar se agrupe adicionalmente por
centro de costo.

Almacn:

o Seleccionar el almacn al cual pertenece el asiento
tipo.

Inventarios
47
Lnea:

o Seleccionar la lnea que corresponda. Recuerde que
ste campo se activa cuando en el entorno de almacn
haya sido configurado a ese nivel.

Sublinea:

o Indicar la sublinea, cuando se haya elegido este nivel
de contabilizacin.

Sub. Diario y File:

o Al hacer clic en la ayuda nos muestra todos los
subdiarios y file creados. Slo se mostrar los
subdiarios y files matriculados en la opcin
NUMERADORES DE CONTABILIDAD y que sean
del tipo Automtico (Del modulo de contabilidad)

o Indicar el subdiario y file que se le asignar al
momento de generarse el asiento contable como parte
del proceso de centralizacin.

Cuenta debe - Haber:

o Matricular la cuenta que corresponda

Estado:

o El estado que muestra el sistema al momento de
registrar una informacin es I Inactivo. Si la grabacin
se realiza satisfactoriamente el estado cambiar al
valor A Activo

Finalmente guardar el documento haciendo un click en este
icono

Inventarios
48
2.11 Tablas Comunes:

Existen 6 clases de tablas comunes:

2.11.1 Numerador de guas.
2.11.2 Cdigos auxiliares.
2.11.3 Centro de costos.
2.11.4 Tipos de cambios.
2.11.5 reas.
2.11.6 Catalogo de servicios.

2.11.1 Numerador de guas:

En este formularios se debe registrar los diferentes
numeradores que se van a ser utilizados para el control de los
ingresos y salidas de los Almacenes. Se pueden definir
ilimitados nmeros de serie (talonarios) para registrara los
documentos de sustento de las operaciones.

Inventarios
49

Tipo de numerador:

o El usuario hace un clic en el botn desplegable y le
muestra una lista de tipos de numeradores: individual y
comn.

Tipo de documento:

o El usuario ingresa el cdigo del tipo de documento o
hacer un clic en este icono o presionar la tecla
F2 y se visualiza el siguiente buscador :

Descripcin:

o Indique el nombre del documento.

Inventarios
50
Estado:

o El estado que muestra el sistema al momento de
registrar una informacin es I Inactivo. Si la grabacin
se realiza satisfactoriamente el estado cambiar al
valor A Activo.

Serie del numerador:

o Es el nmero de la serie del documento ingresado.

Correlativo del numerador:

o Es el correlativo del documento ingresado.

Zona de venta:

o El usuario ingresa el cdigo de la zona de venta o
hacer un clic en este icono o presionar la tecla
F2.

2.11.2 Cdigos Auxiliares:

Hacer un clic en este icono (nuevo) o presionar
(CTRL+N), luego se visualizara la siguiente pantalla:

Inventarios
51
Se ingresaran todas las personas naturales o jurdicas que
tiene enlace o un tipo de transaccin con la empresa en si.

Campo Descripcin
Cdigo
Cdigo que Identifica al cdigo auxiliar: proveedor,
otros (Ejemplo trabajadores, socios). Este es de
libre definicin lo recomendable es que sea el RUC.
Documento
Indicar el documento en el caso que no tenga RUC.
Por ejemplo DNI, Carnet de extranjera, etc.
Tipo de
Documento
Seleccione el tipo de documento. Es una lista
interna preparada de acuerdo a lo normado por
SUNAT para los PDT
RUC
Se activa siempre y cuando hayamos elegido el
documento RUC.
Fecha de
nacimiento
Indique la fecha de creacin del cdigo auxiliar. El
sistema predetermina la fecha con la cual se
ingres al sistema.
Estado activo: el sistema por defecto asume que
la cuenta esta activa por lo tanto le permitir hacer
todo tipo de operaciones y reportes respecto a ese
integrante de la agenda.
Estado
Estado inactivo: si inactiva al integrante de la
agenda, el sistema no le permitir hacer ningn tipo
de operacin ni reportes respecto a este integrante
de la agenda.
Clasificacin Seleccione el tipo de cdigo auxiliar: P proveedor,
O Otros

Inventarios
52
Tipo de
Persona
Indique el tipo de persona
Apellidos y
Nombres
Cuando el tipo de persona es de tipo NATURAL se
activan estos campos
Cuando la persona es de tipo NATURAL el sistema
asigna la descripcin como la concatenacin del
Apellido Paterno, Materno y Nombres.
Descripcin
Cuando la persona es de tipo JURIDICA O NO
DOMICILIADA este campo se activa para registrar
la denominacin del cdigo Auxiliar
Direccin
Direccin o domicilio fiscal de la entidad, mximo
40 caracteres.

Datos Adicionales:

Campo Descripcin
Direccin Direccin o domicilio fiscal de la entidad
Telfono Nmero telefnico

Inventarios
53
Datos de clientes 1:
Campo Descripcin
Contacto
Indicar la persona que es el contacto con el
proveedor. Este dato se imprime al generar una
Orden de Compra.
Cargo
Indique el cargo del contacto
Giros de
negocio
Indique cual es el giro de negocio del proveedor.
Esta tabla tiene que ser creada previamente en el
mdulo de Contabilidad- Tabla de Giros de negocio.
Agente
retenedor
Estas opciones se activan solo cuando la empresa
ha sido configurada como agente retenedora del IGV
(Entorno de Tesorera). Estos parmetros se deben
registrar por cada proveedor. Sin embargo el sistema
cuenta con un programa que se encarga de realizar
esta revisin de manera automtica leyendo la
informacin que proporciona la Sunat.
Estado
Indicar la condicin de agente retenedor del
proveedor.
Motivo
Exoneracin.
Si es agente retenedor entonces indicar el motivo de
la exoneracin
Fecha inicio
exoneracin
Se indica la fecha desde la cual el proveedor esta
exonerado de la retencin.
N
Resolucin
Indicar el nmero de resolucin Sunat que sustenta
la exoneracin

1. El usuario tendr que ingresar el cdigo de la lista de
giros de negocio (ya previamente creada) o hacer un
clic en la tecla de ayuda o F2.

Inventarios
54
Ejemplo:
10000001 Restaurante.
10000002 Agencia de viajes.
10000003 Constructoras.
10000004 tiles de oficina.
10000005 Agencia de aduana.
10000006 Consultora. Etc.

Nota:
Estos datos son de prueba el nuevo usuario deber ingresar la
tabla de la lista de los giros de negocio.

2.11.3 Centro de costos:

Objetivo: Actualizacin y Mantenimiento de la tabla de Centros
de Costo que se emplearn en las transacciones contables,
para facilitar su identificacin y contabilizacin. En esta Tabla
deben contener las descripciones de las reas orgnicas o
funcionales a los que se destinan los ingresos, gastos o costos
de la empresa. Gracias a esta tabla se controla la utilidad
operativa por cada rea orgnica o funcional.

Inventarios
55
DATOS GENERALES:

En este formulario se debe registrar los cdigos centros de
costos con que trabaja la organizacin. Esta tabla es comn
con el sistema de Contabilidad. En el caso del sistema de
Almacenes los centros de costos se usaran principalmente
para asignar a los consumos de materiales. Esta facilidad
permite conocer en cualquier momento los consumos por cada
centro de costo tanto en unidades como importes.

Centro de utilidad:
Cdigo:

o El usuario har un clic el botn desplegable, se vera el
listado de cdigos existentes.

Datos principales del centro de costo
Cdigo:

o Ingresar un nmero correlativo referente al documento
de ingreso.

Inventarios
56
Descripcin:

o Ingresar la descripcin del documento de ingreso.

Abreviatura:

o Ingresar la abreviatura de la descripcin del
documento de ingreso.

Estado:

o Hay 2 tipos de estado:

activo
inactivo.

Configuracin 1:

Unidad de gasto:

o Seleccionar si este centro de costo exige o no unidad
de gasto.

Afecto a impuesto:

o Seleccionar si este centro de costo esta afecto o
inafecto a impuestos.

Inventarios
57
2.11.4 Tipos de cambios:

Hacer un clic en botn nuevo o presionar las teclas (ctrl.+
N.)

Moneda:

o El usuario ingresa el cdigo de la lista de moneda
(previamente creada) o hacer un clic en la tecla de
ayuda o F2.

Ejemplo:
01 soles.
02 dlares.

Nota:
Estos datos son de prueba el nuevo usuario deber ingresar la
lista de moneda.

Inventarios
58
Fecha:

o Indicar la fecha a la cual pertenece la operacin que se
registra.

o Si necesitamos cambiar el da de este comprobante o
registrar un da de emisin diferente a la que muestra
el sistema sta se puede modificar. El sistema validar
que esa fecha corresponde al mes que estamos
trabajando.

Tipo de cambio compra:

o Ingrese el tipo de compra de la moneda extranjera de
acuerdo a la fecha establecida.
Tipo de cambio venta:

o Ingrese el tipo de venta de la moneda extranjera de
acuerdo a la fecha establecida.

Estado:

o Clic en el botn desplegable y se muestran 2 tipos de
estado: Activo, inactivo.

2.11.5 reas:

Inventarios
59
Esta opcin permite inscribir y clasificar las diferentes
reas de la empresa que remitirn las solicitudes de
requerimientos. A continuacin se muestra todos los
campos a ser usados para la creacin de una nueva rea
de Compras.

Cdigo rea:

o Es el cdigo alfanumrico que ingresara el usuario
para su mayor control.

Descripcin:

o Es la descripcin del documento en s.

Tipo de rea:

o Se debe de ingresar el tipo de documento: Compras y
Ventas.

Estado:

o Activo, inactivo.

Inventarios
60
2.11.6 Catalogo de servicios:

Es la relacin de las diversas actividades anexas que guardan
relacin con la estructura de la empresa. Estas pueden ser de
apoyo o de actualizacin de los diversos.

En este formulario deben registrarse todos los cdigos de los
servicios que facture la empresa. Un servicio es aquel
concepto de facturacin que no afecta inventarios por ejemplo
reparacin de motor. No todas las empresas facturan
servicios por lo tanto esta opcin se usara solo si se aplica en
su negocio.

Cdigo:

o Es la identificacin del tipo de servicio que se va a
establecer.

Estado:

o Activo, inactivo.

Descripcin:

o Es el detalle del documento que se esta matriculando.

Descripcin larga :

o Es la descripcin del documento que se ingresa.

Inventarios
61

Lnea:

o Seleccionar el cdigo de la lnea.

Sublinea:

o El usuario seleccionara la sublinea.

Observaciones:

o Ingresar las anotaciones o indicativos

Afecto a impuesto:

o Se indica que tipo de impuesto esta afecto.

Inventarios
62
CAPITULO 3: TRANSACCIONES

Las opciones definidas en el men de transacciones son las
siguientes:

3.1 Requerimientos de materiales:
3.2 Ingresos al almacn.
3.3 Salidas del almacn.
3.4 Transformaciones.
3.5 Reporte de resumen de movimientos.
3.6 Reporte detallado de movimientos.
3.7 Consulta de transacciones.

3.1 Requerimientos de materiales:

Son las solicitudes que se originan en las diversas reas de la
empresa. Este requerimiento se solicita sobre la base de una
lista de artculos y tiene que se aprobado por el jefe de rea
respectivo.

Inventarios
63
3.1.1 Registro de requerimiento:

Es el orden en el cual posteriormente se van a distribuir las
solicitudes de las diferentes reas.

En esta opcin se podr ingresar todos los requerimientos de
los artculos que el usuario necesitara de acuerdo a sus
necesidades.

El paso siguiente ser la aprobacin del requerimiento.

Datos del documento:
Doc:

o Esta formado por las reas establecidas de acuerdo a
la empresa en si. (origen)

Fecha emisin:

o Es la Fecha que indica de acuerdo al ingreso del
usuario al sistema.

Reg. Para:

o El usuario deber de ingresar la fecha del
requerimiento.

Inventarios
64
rea:

o Esta formado por las reas establecidas de acuerdo a
la empresa en si.

Centro de costo:

o Seleccionar el centro de costo de donde se esta
generando el requerimiento.

Glosa:

o El usuario deber de ingresar la descripcin del pedido
en si.

Detalle del documento:

El usuario ingresar los requerimientos haciendo un click en
este icono y se visualiza la siguiente pantalla:

Inventarios
65

Cdigo:

o El usuario ingresa el cdigo del artculo o presiona la
tecla de ayuda o F2 y se visualizara el buscador.

Requerimiento para:

o Es la fecha mxima que le da el usuario al encargado
de aprobar el requerimiento.

Cantidad:

o Es la cantidad del articulo que se esta requiriendo.

Si el usuario desea modificar el documento
ingresado solo har un clic en este icono
(modificar).

Inventarios
66
Si el usuario desease eliminar el tem que
ingreso solo deber de hacer un clic en este
icono (eliminar).

Luego de haber seguido con todos los pasos
anteriores el usuario deber de hacer un clic
en el icono (guardar), para que as el
sistema automticamente guarde el
documento.

3.1.2 Aprobacin de requerimiento:

Esta aprobacin tiene que ser directamente realizada por el
jefe de rea para ser distribuido a las diferentes reas
dependiendo de los requerimientos.

Al hacer un clic en esta opcin se visualiza la siguiente pantalla
donde muestran todos los requerimientos:

Inventarios
67

o Si el usuario desease ver el detalle del requerimiento,
tendr que seleccionar el documento haciendo un click
en esta opcin .
o Luego hacer un click en este icono el cual le
muestra el siguiente detalle del requerimiento.

o Para aprobar un documento se tendr que hacer un
clic en este icono (aprobar).

o El sistema le muestra un aviso, el usuario hace un click
en aceptar para que el sistema automticamente
guarde el requerimiento.

3.1.3 Cancelacin de requerimiento:

Se procede en caso de alguna irregularidad o inconsistencia
que el jefe de rea observe.

Inventarios
68

o El usuario puede marcar todos los requerimientos
para cancelarlos solo har un clic en este icono
o este icono para desmarcarlos .

o clic en este icono (como ya se mostr en paginas
anteriores) y le saldr la siguiente pantalla:

Centro de costo:

o Es el centro de origen del almacn la empresa.

Inventarios
69
Cdigo:

o Es el cdigo del artculo a ingresar.

Cantidad:

o Es la cantidad de los artculos a ingresar al almacn.

Costo unitario:

o Es el precio del artculo ingresado.

Luego de haber ingresado los datos en la ultima pantalla los
datos que se requiere solo quedara hacer un clic en aceptar y
el sistema en si cargara cada tipo de articulo ingresado de
acuerdo a los pasos anteriores.

3.2 Ingresos Al Almacn:

En esta opcin se ingresan los artculos al almacn especfico.

Almacn:
o Es el tipo de almacn que posee la empresa en s.

Inventarios
70
Fecha de emisin:
o Es la fecha con la cual el sistema registra la operacin.

Operacin:
o Es el destino que l articulo se designa.

Fecha referencia:
o Es la fecha de la solicitud del ingreso.

Serie:
o Es l nmero de serie que se designa en el informe del
ingreso al almacn.

Moneda:
o Es el tipo de moneda en la cual la empresa ingresa:
nacional, extranjera.

Tipo de cambio:
o Es la fluctuacin de la moneda del pas con respecto a
una extranjera.

Referencia:
o Es la descripcin de la operacin.

Serie:
o Es l nmero que se designa dependiendo de la
referencia ingresada.

Inventarios
71
Centro de Costo:
o Seleccionar el centro de costo.

Cdigo:
o Seleccionar el cdigo del artculo ingresado.

Cantidad:
o Ingresar la cantidad de artculos que se ingresaran al
almacn.

Costo Unitario:
o Ingresar el precio unitario del artculo ingresado.

3.3 Salidas del almacn:

3.3.1 Salidas desde requerimientos:

En este formulario se deben registrar las salidas que se
producirn en el almacn seleccionado en el campo almacn.

Inventarios
72
Almacn:

Fecha de emisin:

Operacin:

Fecha referencia:

Moneda:

Tipo de cambio:
una extranjera.

Referencia:

Gua:

Al hacer un clic en este botn le muestra
un listado de todos los requerimientos pendientes:

Inventarios
73

o El usuario deber de seleccionar el requerimiento, para
luego hacer un clic en este icono as poder
procesar lo seleccionado.

3.3.2 Salidas directas del almacn:

Almacn:
o Es el tipo de almacn que posee la empresa.

Fecha de emisin:

Inventarios
74
Operacin:
o Es el destino en que l articulo se destina.

Fecha referencia:

Moneda:
o Es el tipo de moneda que el usuario seleccionar:

Tipo de cambio:
una extranjera.

Referencia:
o Es el dato de referencia de la operacin.

Gua:

3.3.3 Salidas Desde Transferencia:

Inventarios
75
Almacn Origen:

Fecha de emisin:

Operacin:

Fecha referencia:

Serie:
o Es l nmero de serie que se designa en el informe del
ingreso al almacn.

Almacn Destino:
o Seleccionar el almacn el cual se destinara los
artculos.

Moneda:

Tipo de cambio:
una extranjera.

Referencia:

Gua:

Inventarios
76

Centro de Costo:
o Seleccionar el centro de costo.

Cdigo:
o Seleccionar el cdigo del artculo ingresado.

Cantidad:
o Ingresar la cantidad de artculos que se ingresaran al
almacn de transferencia.

Costo Unitario:
o Ingresar el precio unitario del artculo transferido.

3.4 Transformaciones:

Inventarios
77
3.4.1 Catalogo de formulas:

Esta opcin le permite conformar un articulo en base a otros,
para lo cual se realiza una transaccin previamente definida, la
misma que ejecuta automticamente la salida de almacn de
los componentes y el ingreso a otro almacn (o al mismo) del
nuevo articulo. De esta manera se refleja fehacientemente el
stock actual de los productos reales as como permite la
facturacin adecuada de los artculos vendidos.

Cdigo:
o Ingresar el cdigo del artculo.

Glosa:
o Es la descripcin del documento en s.

Fecha de emisin:
o Es la fecha con la cual el usuario ingreso al sistema.

3.4.2 Transaccin:

Inventarios
78

DATOS DE LA TRANSACCIN:

Numero:
o Ingresar el nmero del documento.

Fecha emisin:
o Es la fecha en que se ingresara el documento.

Tipo de cambio:
una extranjera.

Moneda:

Glosa:
o Es la descripcin del documento.

DATOS PARA LAS SALIDAS:

Almacn:
o Es el tipo de almacn que posee la empresa.

Operacin:

Serie:
o Es el cdigo en s de las salidas del almacn.

Centro de costo:
o Es donde ser asignada la salida.

Inventarios
79
DATOS PARA EL INGRESO:

Almacn:

Operacin:

Serie:
o Es el cdigo en s de los ingresos del almacn.

Coa / proveedor:
o Es el cdigo o nombre del proveedor el cual ha sido
ingresado l articulo.

Gua:
o Es l nmero de referencia del documento.

Cantidad:
o Es numeracin de las cantidades de ingresos al
almacn.

3.5 Reporte de resumen de movimientos.

Para poder sacar un reporte de movimientos se tendr que
seguir 2 pasos:

Inventarios
80
Esta opcin permite obtener un resultado de los movimientos
realizados en almacenes (ingresos y salidas) por pantalla,
impresora, o un procesador de textos.

EL PRIMER PASO: CONFIGURACION

o En esta pantalla el usuario podr elegir como quieres
que salga el reporte por tipo de moneda, que sea un
ingreso o un reporte de salidas de almacn.

o Por defecto en este reporte saldr detallado.

En esta pantalla el usuario podr elegir que tipo de reporte
quiere visualizar:

MONEDA: El usuario podr seleccionar haciendo un
click en el botn desplegable, este mostrara una
pequea lista de monedas. (en este caso solo hay 2
tipos de monedas nacional y extranjera)

MOSTRAR: En esta opcin se podr elegir que tipo de
reporte desea ver. (todos o solo los errados)

Inventarios
81

INGRESOS: En esta opcin el usuario deber de
elegir si desea visualizar el reporte de ingresos o
salidas.

SALIDAS: al hacer un clic en el botn de salida y se
visualizara el reporte de todas las salidas del almacn.

Al hacer un clic en ingresos le mostrara la siguiente opcin:

ORIGEN: En esta opcin el usuario podr elegir que
tipo de ingreso desea visualizar, puede ser: Compras,
Almacn, Importacin o todos.

Inventarios
82
SEGUNDO PASO: PARMETROS:

Almacn:

o El usuario deber de ingresar el cdigo del almacn
que desea visualizar el reporte o hacer un click en el
botn de ayuda o presionar la tecla F2.

o El usuario deber de ingresar en las 2 opciones en
blanco (desde hasta)

Operacin logstica:

o El usuario deber de ingresar el cdigo de la operacin
que desea visualizar el reporte o hacer un clic en el
botn de ayuda o presionar la tecla F2.

o El usuario deber de ingresar en las 2 opciones en
blanco (desde hasta).

Inventarios
83

Para poder visualizar el reporte de todos los requerimientos,
luego de haber seguido los pasos deber de hacer un clic en
este icono (generar) y se abrir una ventana con el
reporte, ah el usuario podr revisar los movimientos,
imprimirlos de acuerdo a su necesidad:

Inventarios
84
CAPITULO 4: PROCESOS

Las opciones definidas en el men de procesos son las
siguientes:

4.1 Cierre mensual.
4.2 Desactualizacion de movimientos.
4.3 Movimientos pendientes.
4.4 Actualizacin de movimientos.

4.1 Cierre mensual:

En esta opcin se podr cerrar el mes en que se estuvo
trabajando.

En esta pantalla muestra claramente si el mes en que se
trabajo desea ser cerrado, haciendo un click en aceptar el
sistema automticamente cerrara el mes y pasara los saldos
de los artculos al siguiente mes para su respectivo proceso o
si no quiero cerrar el mes tendr que hacer un clic en salir.

Inventarios
85

4.2 Desactualizacion de movimientos:

En esta opcin el usuario deber de desactualizar los
movimientos del almacn para poder modificarlos y rehacer el
kardex de acuerdo a sus necesidades.

Al hacer un clic en desactualizar almacn le mostrara el
siguiente aviso para la seguridad respectiva:

Inventarios
86

El cual el usuario deber de hacer un clic en cualquiera de las
2 opciones dependiendo de s desea desactualizar el almacn
o no

Luego le mostrara le siguiente aviso para decirle que el
almacn a sido desactualizado solo deber de hacer un clic en
aceptar para que el sistema guarde los ltimos cambios.

El usuario vera que en la primera pantalla que sala en el
almacn actualizado ahora muestra otro que dice
desactualizado.

Inventarios
87
4.3 Actualizacin de movimientos:

Para poder actualizar los movimientos el almacn tiene que
estar desactualizado.

En esta pantalla el usuario deber de verificar los movimientos
que sern pasados al otro mes.

El usuario deber de hacer un click en este icono
el cual mostrar todos los movimientos
que se hicieron en el respectivo mes para luego pasarlos al
siguiente mes.

Inventarios
88

El usuario deber primero de seleccionar todos los
movimientos que desea pasar al siguiente mes, para poder
seleccionar todos los movimientos solo deber de hacer un clic
en este icono y el sistema marcara automticamente
todos los movimientos luego el usuario har un clic en y
pasara al recuadro que tiene al costado como le muestra la
siguiente pantalla:

o Hacer un clic en este icono
para que este pueda generar el nuevo kardex, al
generar le mostrara el siguiente aviso de seguridad el
cual deber de hacer un clic en s.

Inventarios
89

o El sistema empezara a procesar el nuevo kardex
donde estarn todos los movimientos que se
seleccionaron anteriormente, saldr l ultimo aviso el
cual dir que el proceso a terminado.

o Luego de haber seguido con todos los pasos que se
mostr anteriormente se visualizara el nuevo kardex.

Inventarios
90

CAPITULO 5: INFORMES

Las opciones definidas en el men de procesos son las
siguientes:

5.1 Movimientos.
5.2 Kardex de artculos.
5.3 Consumo por centro de costo.
5.4 Resumen de existencias.
5.5 Saldos de artculos.
5.1 Movimientos:

5.1.1 Movimientos de almacenes:

Esta opcin permite obtener un resultado de los movimientos
realizados en almacenes (ingresos, salidas) por pantalla,
impresora, o un procesador de textos.

Inventarios
91
CONFIGURACIN:

Por ejercicio y periodo:

Ejercicio fiscal:

o El usuario har un clic en el botn desplegable y
elegir el ao en que se desea trabajar, el sistema
siempre muestra el ao en que se ingreso al sistema.

Periodo mensual
De:
o El usuario deber de elegir a partir de que mes se
podr ver el reporte.

A:
o El usuario deber de elegir hasta que mes se podr
ver el reporte.

Por fecha de emisin:
Desde:

o El usuario deber de elegir desde que fecha se podr
ver el reporte.

Inventarios
92

Hasta:

o El usuario deber de elegir hasta que fecha se podr
ver el reporte.

Tipo de reporte:
Resumido:

o Al hacer un clic en esta opcin, eso significara que el
reporte saldr en forma resumida.

Detallado:

reporte saldr en forma detallada.

Reporte expresado en moneda:
Nacional:

reporte saldr los importes en tipo de moneda
nacional.

Extranjera:

extranjera.

Ordenamiento reporte:

o En este botn desplegable podr encontrara una
pequea lista en la cual deber de elegir como desea
que salga el reporte.

Inventarios
93

PARMETROS:

Por almacn:

o Al hacer un clic en esta opcin se activara los botones
de ayuda, se deber de digitar el cdigo del almacn o
hacer un clic en f2.

o El usuario deber de ingresar el cdigo desde donde
se vera el reporte hasta que tipo de almacn se
visualizara.

Por operacin:

de ayuda, se deber de digitar el cdigo de la
operacin o hacer un clic en f2.

desde y hasta donde se visualizara el reporte.

Inventarios
94
Luego hacer un clic en este icono para que se pueda
visualizar el reporte necesitado como muestra la siguiente
pantalla:

5.2 Kardex de artculos:

5.2.1 Kardex electrnico:

Esta opcin permite ver en pantalla por cada almacn y para
un artculo determinado todos los movimientos de ingresos y
salidas que tiene este tem en el mes de la fecha de
operaciones.

La informacin mostrada incluye cantidades y valorizaciones y
saldos por cada unos de los movimientos del artculo.

Inventarios
95
Configuracin:

Por ejercicio y periodo:

Ejercicio fiscal:


Periodo mensual
De:


A:

ver el reporte.
Tipo de Reporte:
Resumido:

reporte saldr en forma resumida.

Detallado:

Inventarios
96
reporte saldr en forma detallada.

Reporte Expresado en Moneda:
Nacional:

nacional.

Extranjera:

extranjera.


o En este caso hay solo un tipo de ordenamiento como
se muestra.

Parmetros:

Inventarios
97
Por almacn:

hacer un clic en F2.

Por artculo:

de ayuda, se deber de digitar el cdigo del articulo o

o El usuario deber de ingresar el cdigo del articulo
desde y hasta donde se visualizara el reporte.
Luego de hacer un clic en este icono se podr
visualizar el reporte.

5.3 Consumo por centro de costo:

Inventarios
98
CONFIGURACIN:

Por Ejercicio y Periodo
Ejercicio Fiscal:


Periodo Mensual
De:

A:
ver el reporte.

Tipo de Reporte:
Resumido:

o Al hacer un clic en esta opcin, el reporte saldr en
forma resumida.

Inventarios
99
Detallado:

o Al hacer un clic en esta opcin, el reporte se
visualizara en forma detallada.

Nacional:

visualizara con los importes en tipo de moneda
nacional.

Extranjera:

visualizara con los importes en tipo de moneda
extranjera.
.

o En este caso hay solo un tipo de ordenamiento como
se muestra.

Parmetros:

Inventarios
100
Por centro de costo:

de ayuda, se deber de digitar el cdigo del centro de
costo o hacer un clic en F2.

o El usuario deber de ingresar el cdigo del centro de
costos desde y hasta donde se visualizara el reporte.

Por operacin logstica:

de ayuda, se deber de digitar el cdigo del operacin
logstica o hacer un clic en F2.

logstica desde y hasta donde se visualizara el reporte.

Luego de hacer un clic en este icono y se visualiza el
reporte en una nueva pantalla:

5.4 Saldos de artculos:

Inventarios
101
CONFIGURACIN:

Ejercicio fiscal:

siempre muestra el ejercicio fiscal en que se ingreso al
sistema.

Periodo mensual:

o El usuario selecciona a partir de que mes se visualiza
el reporte.

Tipo de reporte:
Resumido:

o Al hacer un clic en esta opcin, el reporte se visualiza
de manera resumida.

Detallado:

o Al hacer un clic en esta opcin, el reporte se visualiza
de manera detallada.

Reporte expresado en
Importe:
o Seleccionar esta opcin cuando el usuario necesite
sacar un reporte de los saldos de los artculos que se
visualice solamente los importes.

Inventarios
102

Cant. E importe:

o Seleccionar esta opcin cuando el usuario necesite
sacar un reporte de los saldos de los artculos que se
visualicen los importes y las cantidades.

Nacional:

o Al hacer un clic en esta opcin, en el reporte se
visualizan los importes en tipo de moneda nacional.

Extranjera:

o Al hacer un clic en esta opcin, en el reporte se
visualizan los importes en tipo de moneda extranjera.


o Al hacer un clic en este botn desplegable le mostrar
una lista de los tipos de ordenamiento que se puedan
ver en el reporte.

PARMETROS:

Inventarios
103
Por almacn:


Por lnea:

de ayuda, se deber de digitar el cdigo de lnea o

o El usuario deber de ingresar el cdigo de lnea desde
y hasta donde se visualizara el reporte.

o Al ingresar en esta opcin se activara la siguiente
opcin de sublnea como muestra la siguiente pantalla
e igual que la anterior opcin se deber de ingresar el
cdigo.

Luego de hacer un clic en este icono y el sistema le
mostrara una nueva pantalla en donde se muestra el reporte
detallado.

Inventarios
104

5.5 Saldo de Articulo/Almacn:

Configuracin:

Ejercicio Fiscal:

o Seleccionar el ejercicio fiscal en que se visualiza el
reporte,.

Periodo Mensual:

o Seleccionar el mes en que se visualiza el reporte de
los saldos de los artculos.

Inventarios
105
Moneda de Impresin:

o Seleccionar la moneda en el cual se muestra el
importe: Nacional y Extranjera.

Parmetros:

Por Artculo:

o Seleccionar el articulo que se desea visualizar en el
reporte (desde-hasta)

Por Lnea:

o Seleccionar la lnea que se desea visualizar en el
reporte (desde-hasta), al ingresar la lnea, la opcin
siguiente se activara. (sublinea)

Por Sublinea:

o Seleccionar la sublinea que se desea visualizar en el
reporte (desde-hasta)

Luego de haber seleccionado las opciones anteriores, el
usuario har un click en el botn el cual genera el
reporte en una segunda pantalla.

Inventarios
106
CAPITULO 6: CONSULTAS

6.1 Kardex de Artculos:

Esta opcin permite obtener un reporte detallado de los saldos
de los artculos en el almacn determinado.

6.1.1 Kardex:

Parmetros:
En esta pantalla se ingresaran los datos opcionales, para tener
un mejor detalle del la consulta elegida:

Almacn:
o Seleccionar el almacn el cual se visualiza la consulta
de los saldos de los artculos.

Inventarios
107
Articulo:

o Seleccionar el artculo que se har la consulta de los
saldos.

Moneda:

o Seleccionar la moneda de la consulta el cual mostrara
los costos del saldo del artculo seleccionado.

Por Ejercicio Y periodo
Ejercicio Fiscal:

o Seleccionar el ejercicio fiscal en que se visualiza la
consulta de los saldos, por defecto el sistema muestra
el ao en que se ingreso al sistema.

Periodo Mensual:
De:

o Seleccionar el desde que mes se har la consulta de
los saldos, por defecto el sistema muestra el mes en
que se ingreso al sistema.

A:

o Seleccionar el hasta que mes se har la consulta de
los saldos, por defecto el sistema muestra el mes en
que se ingreso al sistema.

Luego de haber seleccionado las opciones que se mostraron
anteriormente, se tendr que hacer un click en el
botn (actualizar), le muestra esta pantalla:

Inventarios
108
Resultado de la Consulta:

En esta opcin se muestra el resulta de la seleccin que se
hizo anteriormente en la pantalla de parmetros.

Se muestra en color azul los ingresos al almacn y de color
negro las salidas correspondientes.

Para poder visualizar detalladamente los comprobantes de
ingresos y salidas de artculos se tendr que seleccionar uno
de los 2 botones:

Comprobante de Almacn:

Previamente (se deber de seleccionar la lnea o el artculo al
ver el detalle) se tendr que hacer un click en este
botn le muestra la siguiente ventana, en este caso se
selecciono un ingreso:

Inventarios
109

El sistema le muestra el Comprobante de ingreso, de la lnea
seleccionada.

Comprobante de Recepcin :

Previamente (se deber de seleccionar la lnea o el artculo al
ver el detalle) se tendr que hacer un click en este botn
le muestra la siguiente ventana, en este caso se selecciono
un ingreso.

Inventarios
110
El sistema le mostrara la recepcin de la orden de la orden de
compra de los artculos:

6.2 Saldos:

Esta opcin permite obtener un reporte detallado de los saldos
por almacn y lneas.

6.2.1 Saldos de artculos:

Esta opcin permite ver en pantalla por cada almacn los
saldos de los artculos disponibles.

La informacin mostrada incluye cantidades, valorizaciones y
saldos por cada uno de los movimientos del artculo.

PARMETROS DE CONSULTA:

Inventarios
111
Almacn:

o Ingresar el cdigo del almacn en el cual se desea ver
el kardex.

Articulo:

o Ingresar el cdigo del artculo que se visualizara el
saldo.

Moneda:

o Nacional, extranjera.

Luego de haber ingresado los datos en la pantalla se deber
de hacer un clic en este icono (actualizar)

RESULTADOS DE CONSULTA:

Ejemplo: El usuario digito el cdigo 01010002 del articulo
Archivador lomo ancho y luego hizo clic en actualizar y le
muestra esta pantalla donde se puede visualizar los ingresos,
las salidas y el saldo que tiene el articulo seleccionado.

Si el usuario quisiera ver mas detalladamente el ingreso y las
salidas del almacn tendrn que hacer un clic en este icono
el cual le mostrara la fecha en que se hizo el ingreso y la
salida correspondiente.

Inventarios
112
CAPITULO 7: RECOMENDACIONES Y
SUGERENCIAS

El sistema de Almacenes es muy verstil y le proporcionara
informacin sumamente importante sobre un aspecto crtico y
muy sensible en los controles de la organizacin como son sus
inventarios.

El sistema ha sido diseado para controlar y proporcionar
informacin en lnea sobre el estado e sus almacenes. Esto
solo podr ser logrado si se registran oportunamente (es decir
en el momento en que suceden) las operaciones de
movimientos de cada uno de los artculos. Si usted mantiene la
situacin precisa de sus saldos, tanto en cantidades como
importes.

En algunos casos el registro de los costos de la mercadera
ingresada puede no estar disponible en el mismo momento que
se registran los ingresos de las cantidades los artculos en los
Almacenes. Como habr observado DatCorp exige contar son
esta informacin para valorizar en lnea sus inventarios. En
estos casos nuestra experiencia nos permite sugerirle que
registre el costo de los ingresos a un costo estimado estndar.
Posteriormente cuando obtenga el costo real se proceder a
realizar los ajustes de costos que fueran necesarios.

El sistema le permite efectuar las correcciones necesarias
frente a cualquier error de registro. Sin embargo debido a la
actualizacin en lnea de saldos y valores cualquier error de
registro en las transacciones deber manejarse mediante
movimientos de ajustes en los inventarios. Por Ejemplo si se
registro errneamente un registro mayor se deber corregir
mediante un movimiento de regularizacin o ajuste que retire
las cantidades equivocadas. De manera semejante debern
corregir errores en el caso de salidas de almacenes. Recuerde
que en los almacenes controla sus bienes y materiales y
normalmente representan importantes niveles de inversin que
exigen un control muy detallado de sus movimientos.

Inventarios
113
El proceso de cierre de Almacenes es un procedimiento muy
importante por lo que le recomendamos tener en cuenta que
debe completar y verificar previamente todos los movimientos
del mes que cerrara, pues una vez efectuado el cierre no podr
volver a registrar movimientos en el mes cerrado y cualquier
ajuste deber hacerse en el mes siguiente. Revise
detenidamente el punto referente a los cierre.

Otro aspecto fundamental para la puesta en marcha del
sistema es el proceso de implantacin. Recuerde que la
implantacin de un sistema de informacin en una
organizacin no significa la puesta en marcha de un programa
de cmputo solamente.

El proceso de implantacin de los sistemas Datcorp debe
comenzar por la designacin de un ejecutivo responsable del
proyecto el cual debe comprometerse a implantar
completamente los sistemas.

En esta fase en los que se refiere a la estrategia a seguir entre
otros se debe evaluar la necesidad de realizar un inventario
fsico inicial (para asegurarse de los saldos de partida),
redefinicin de los cdigos de artculos, reasignacin de las
familias y subfamilias, definir la fecha de inicio mas adecuada
para el sistema, asignar las nuevas funciones para los
responsables de operar el sistema, etc.

En consecuencia es muy importante para poner en marcha los
sistemas DatCorp que la organizacin tenga completamente
definidas sus polticas, normas y procedimientos relacionados
con cada uno de los sistemas. Este es un requisito
indispensable para el xito de la implantacin.

En el caso del sistema de Almacenes deben definirse por
ejemplo el flujo de almacenes deben definirse por ejemplo el
flujo de procesos y documentos (indicando funciones y
responsabilidades) para los ingresos y salidas en cada uno de
los almacenes. Responsables del registro de artculos, niveles
de autorizacin, entre otros.

Inventarios
114
INDICE:

CAPITULO 1 ACCESO AL SISTEMA..............................................2

1.1 Ingreso al sistema:.............................................................................2
1.2 Acceso a la empresa: .........................................................................3
1.3 Seleccionamos la fecha:.....................................................................3
1.4 Seleccionamos el mdulo de inventarios: .........................................4
1.5 Estructura del modulo de inventarios:............................................6

CAPTULO 2: TABLAS BSICAS:.....................................................7

2.1 Entorno de almacn:.........................................................................8
2.2 Configuracin de cdigo:................................................................13
2.3 Lneas. ..............................................................................................15
2.4 Sublneas. ........................................................................................16
2.5 Unidades de medida:.......................................................................19
2.6 Catalogo de artculos. .....................................................................19
2.7 Almacenes:.......................................................................................28
2.8 Operacin de almacenes:................................................................30
2.9 Numerador de documentos: ...........................................................31
2.10 Tabla de contabilizacin:..............................................................34
2.11 Tablas Comunes:............................................................................48
2.11.1 Numerador de guas:..................................................................48
2.11.3 Centro de costos: ........................................................................54
2.11.4 Tipos de cambios:.......................................................................57
2.11.5 reas: ...........................................................................................58
2.11.6 Catalogo de servicios: ................................................................60

CAPITULO 3: TRANSACCIONES.....................................................62

3.1 Requerimientos de materiales:.......................................................62
3.1.1 Registro de requerimiento:..........................................................63
3.1.2 Aprobacin de requerimiento:...................................................66
3.1.3 Cancelacin de requerimiento: ..................................................67

Inventarios
115

3.2 Ingresos Al Almacn:......................................................................69
3.3 Salidas del almacn:.......................................................................71
3.3.1 Salidas desde requerimientos:....................................................71
3.3.2 Salidas directas del almacn: ......................................................73
3.3.3 Salidas Desde Transferencia: ......................................................74
3.4 Transformaciones: .........................................................................76
3.4.1 Catalogo de formulas:.................................................................77
3.4.2 Transaccin: ................................................................................77
3.5 Reporte de resumen de movimientos............................................79

CAPITULO 4: PROCESOS..................................................................84

4.1 Cierre mensual: ...............................................................................84
4.2 Desactualizacin de movimientos: ................................................85
4.3 Actualizacin de movimientos: ......................................................87

CAPITULO 5: INFORMES..................................................................90

5.1 Movimientos: ...................................................................................90
5.1.1 Movimientos de almacenes:.........................................................90
5.2 Kardex de artculos:........................................................................94
5.2.1 Kardex electrnico:......................................................................94
5.3 Consumo por centro de costo:.......................................................97
5.4 Saldos de artculos: ......................................................................100
5.5 Saldo de Articulo/Almacn: .........................................................104

CAPITULO 6: CONSULTAS.............................................................106

6.1 Kardex de Artculos:.....................................................................106
6.1.1 Kardex:.......................................................................................106
6.2 Saldos: ...........................................................................................110
6.2.1 Saldos de artculos: ....................................................................110

CAPITULO 7: RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS..........112

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