Funciones de autorrelleno en Excel

Elegir de una lista

Comienza a introducir datos en una columna y podrs comprobar cmo, a
medida que lo vas haciendo, Excel va creando una lista con los datos que vas
introduciendo. Cuando son pocos los datos no resulta difcil recordarlos, pero
cuando es una lista larga esta tcnica te permite seleccionar en la lista sin tener
que recordar como vemos en los pasos siguientes:
1. Sita el cursor sobre una celda en la que vas a introducir datos. Si en la
columna de esa celda no hay datos saldr una lista vaca.
2. Haz clic con el botn derecho y selecciona la opcin Elegirde una lista
desplegable y aparecer una lista ordenada alfabticamente con todos los
elementos de la columna (figura 8.3).
3. Selecciona en la lista el elemento que te interesa haciendo clic sobre l
y se introducir en la celda correspondiente.

Figura 8.3. Lista de elementos para elegir
Autocompletar
Esta es una funcin muy til que trata de imaginar lo que deseas introducir,
aunque realmente lo que hace es ver los datos que hay en una columna y tratar de
identificar el que vas a introducir; as, tras escribir la primera letra, muestra ya el
contenido completo. Si hay varios datos que comienzan por la misma letra no
mostrar nada inicialmente, slo lo har al escribir la segunda letra si esta es
diferente y as con las dems letras.
Una vez que te muestra el autocompletado slo tiene que pulsar la
tecla Introahorrndote tener que teclearlo nuevamente.
Autollenado
Esta funcin te proporciona facilidades en dos vertientes diferentes, segn
el trabajo que quieras realizar en cada momento:
Por un lado puedes utilizarla para copiar un dato en otras celdas y para
ello basta con que escribas el dato (texto o nmero) en una celda y despus
colocas el puntero sobre el botn de autorrelleno (figura 8.4) y arrastras. Vers
que el recuadro de seleccin slo te permite desplazarte en la misma fila o en la
misma columna de la celda que contiene el dato que se va a copiar. Al soltar el
botn del ratn todas las celdas seleccionadas se rellenan con el dato de la celda
origen.
Por otro lado puedes utilizar esta funcin para realizar una serie numrica
o de cualquier otro tipo. Si introduces un dato que puede pertenecer a una serie
como un da de la semana, un ao, una hora, una fecha, un mes, etc., Excel la
identifica como tal y, cuando arrastras por el botn de autollenado, te indica la
serie que va a realizar. Si quieres realizar una serie con nmeros, tienes que
introducir al menos los dos primeros nmeros de la serie; despus seleccionas
esas celdas y arrastras por el botn de autorrelleno, aunque tambin puedes
utilizar una sola celda si delante del nmero colocas cualquier texto (una palabra
por ejemplo).

Figura 8.4. Botn de autollenado
Celdas, filas y columnas
El trabajo con celdas, filas y columnas no acaba en la mera seleccin de
las mismas o en la introduccin de datos; con estos tres elementos puedes
realizar muchas ms tareas como insertar nuevas celdas, filas o columnas,
eliminarlas, cambiar el ancho de las columnas o el alto de las filas.
Insertar filas: para realizar esta accin activa una celda de la fila delante
de la cual quieres insertar otra y ejecuta en la ficha Inicio, en el grupo Celdas,
haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, despus, en Insertar filas de
hoja y la nueva fila aparecer. Si deseas insertar varias, selecciona primero tantas
filas como quieras insertar y ejecuta el mismo comando. Las filas aparecern
delante de la primera seleccionada.
Insertar columnas: esta accin se realiza del mismo modo que con las
filas pero teniendo en cuenta que la columna o columnas que se inserten lo harn
delante de la seleccionada.
Eliminar filas o columnas: selecciona previamente las filas o columnas
que deseas eliminar y ejecuta en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, Eliminar y,
despus el comando segn quieras eliminar. Debes tener en cuenta que se
eliminar tambin todo el contenido de las mismas. Si mientras estn
seleccionadas las filas o columnas pulsas la teclaSupr slo desaparecer el
contenido de las mismas.
Insertar celdas: ya sabes cmo insertar filas o columnas, pero en
algunas ocasiones slo te interesa insertar una o varias celdas. Para eso
selecciona la celda o celdas (se insertarn tantas celdas como selecciones) y
ejecuta el comando Insertar celdas. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar
celdas, que puedes ver en la figura 8.5. Selecciona una de las opciones del
cuadro segn el resultado que quieras que produzca el programa y haz clic en el
botn Aceptar.
Eliminar celdas: para realizar esta accin selecciona la celda o celdas
que deseas eliminar y ejecuta el comando Eliminar de la cinta de opciones.
Aparecer un cuadro de dilogo para que elijas la opcin que ms te interese;
hazlo y por ltimo pulsa el botnAceptar.

Figura 8.5. Cuadro de dilogo Insertar celdas
Cambiar el ancho de las columnas
Ya has podido comprobar que inicialmente las columnas de una hoja tienen
un ancho predeterminado y que este ancho, en muchas ocasiones, no es
suficiente para los datos que quieres introducir.
Para cambiar el ancho de una o varias columnas:
1. Selecciona la o las columnas cuyo ancho deseas cambiar.
Tambin puedes seleccionar algunas celdas de esas columnas.
2. Ejecuta el comando Formato, del grupo Celdas, en la ficha Inicio de la
cinta de opciones.
3. En el submen que aparece selecciona Ancho de columna.
4. Surgir un cuadro de dilogo donde escribir el ancho que deseas aplicar
a la columna o columnas seleccionadas y haz clic en Aceptar. Las columnas
tienen ahora otro ancho diferente.
Tambin puedes cambiar el ancho de una columna colocando el ratn en la
lnea derecha que separa la letra de cada una de las columnas (figura 8.6). Al
situar el ratn en esta posicin, vers que se transforma en una doble flecha que
puedes arrastrar hacia la derecha para ampliar el tamao o hacia la izquierda para
reducirlo.

Figura 8.6. Cursor de cambio de ancho de columnas
Nota
Si quieres que el ancho de la columna se ajuste automticamente a los
datos que aparecen en ella, haz doble clic sobre la lnea de separacin entre las
letras de las columnas y el ancho se ajustar al ancho de la celda cuyos datos
ocupen ms.
Cambiar el alto de las filas
El alto de las filas se establece inicialmente de manera automtica y
tambin cambia automticamente si aumentas el tamao de las fuentes que hay
en una celda.
Tambin puedes cambiar manualmente este alto para adaptarlo a tus
necesidades. Puedes hacerlo con el ratn del mismo modo que en las columnas,
situando el puntero en la lnea de separacin entre los nmeros de las filas y
arrastrando o seleccionando una fila y ejecutando el comando Formato, Alto de
fila del grupo Celdas, en la ficha Inicio de la cinta de opciones. Tras esta accin
aparece el cuadro de dilogo Alto de fila para que escribas el alto que quieres
aplicar a la fila o filas seleccionadas.