Concepto de costos de la calidad

Se entiende por Costos de Calidad al dinero destinado para obtener la

Calidad requerida. La calidad requerida no se consigue por casualidad ni
accidentalmente, sino que todo debe ser planeado en actividades,
medido y garantizado.
Esas actividades planificadas cuestan dinero y abarcan la mayora de las
reas tales como marketing, proyectos, diseo, compras, produccin y
asistencia tcnica.
El objetivo fundamental de un sistema de Costos de Calidad, es
garantizar que la fabricacin de un producto dado, cumpla
satisfactoriamente con los requisitos preestablecidos del cliente y la
sociedad, con el mnimo costo, contribuyendo as a maximizar los
beneficios de una empresa.
El sistema de Costos de Calidad proporciona los criterios para obtener
informacin que pueda ser utilizada por la Direccin de la Empresa para
analizar el impacto econmico que tiene la Calidad o la ausencia de sta
en los resultados de la organizacin y verificar el progreso obtenido como
consecuencia de las acciones dirigidas a la mejora continua.
Beneficios de los costos de calidad
Los principales son:
Reduccin de costos de fabricacin.
Mejora de la gestin administrativa.
Disminucin de scraps.
Mejora en el planeamiento y la programacin de actividades.
Mejora de la productividad.
Aumento de la utilidad o beneficio.
Satisfaccin de hacer bien el trabajo desde el principio.
Todos los sectores de la empresa directa o indirectamente contribuyen
para alcanzar, mantener y mejorar la calidad de los productos, los
procesos y los servicios. El sistema debe tener una evaluacin mensual.
Es conveniente adems que las gerencias analicen semanalmente los
costos ocasionados por prdidas internas a fin de tomar acciones
correctivas y preventivas.
Por lo general ser el rea de Calidad la responsable por que la
informacin sobre el costo de la calidad este disponible, pero debe ser
responsabilidad de todas las reas proveer la informacin que permita
elaborar los informes. Es conveniente tambin que se designe un
Coordinador del Costo de la Calidad, que ser el encargado de obtener y
compilar la informacin y generar los informes, planillas y grficos.
Promover el anlisis y la toma de acciones correctivas y preventivas
necesarias. Hacer los ajustes necesarios para la mejor utilizacin del
sistema.
El sistema de gestin del costo de la calidad
En el marco del desarrollo e implementacin del Sistema de Gestin de
una empresa o en la necesidad de reducir costos, se hace imprescindible
medir y cuantificar los esfuerzos por evitar ineficiencias, problemas y las
prdidas que se ocasionan al fabricar los productos y cuando stos
llegan en condiciones no satisfactorias al cliente.
Para lograr este cometido podemos poner en marcha un Sistema de
Gestin del Costo de la Calidad articulado en subsistemas de
planificacin, ejecucin, informe y evaluacin.
En la planificacin, incluimos aquellas actividades de recoleccin de
datos, clasificacin y determinacin de indicadores histricos. Para llevar
adelante el sistema en la ejecucin, es conveniente que el Coordinador
del Costo de la Calidad, quin recibiendo informacin de personal y
reclamos externos, conjuntamente con los datos provenientes de los
informes operacionales de produccin confeccione los informes
respectivos para cada concepto del costo.
Finalmente, un resumen se transforma en Evaluacin Gerencial, donde
se puede obtener una imagen de la situacin del costo de la calidad para
ese mes, respecto al mes anterior y acumulado en el ao. Eso nos indica
tendencias y efectos de las acciones
Definiciones:
Para este trabajo se entiende por costo de calidad, al costo de personal,
material y herramientas, equipos e instalaciones empleados por todos los
grupos de la empresa en relacin a las actividades vinculadas con la
calidad.
El costo de la calidad tiene la siguiente estructura:
Costo de prevencin
Costo de evaluacin o costos propios
Prdidas internas
Prdidas externas
Los costos de prevencin y evaluacin son en realidad inversiones pues
generan beneficio.
Costo de prevencin: Es el costo de todas las actividades y medidas
tendientes a prevenir fallas o problemas.
Costo de evaluacin: Es el costo de los ensayos, inspecciones o auditoras
para evaluar si la calidad especificada es lograda y mantenida.
Prdidas internas: Son los costos resultantes de ineficiencias o de un
producto que no logra cumplir con los requisitos de calidad, previo a su
entrega al cliente.
Prdidas externas: Son los costos resultantes de un producto o servicio
que logra cumplir con los requisitos decalidad, luego de ser adquirido por el
cliente.
Cmo se pueden medir estos costos en la empresa
Costo de prevencin: Es la suma de los costos originados por los
siguientes conceptos:
10% de la mano de obra del laboratorio de Control de Calidad.
80% del presupuesto de PCP (Planeamiento y Control de la Produccin).
100% del costo de capacitacin en calidad.
100% de gastos de visitas a proveedores para evaluacin.
100% del presupuesto de orden y limpieza.
90% del presupuesto de desarrollo de procesos.
100% del mantenimiento programado de los equipos productivos crticos y
el lucro cesante correspondiente.
Costo de evaluacin: Es la suma de los costos originados por los
siguientes conceptos: 90% de la mano de obra del laboratorio de Control
de Calidad.
20% del presupuesto de PCP (Planeamiento y Control de la Produccin).
10% del presupuesto de desarrollo de procesos.
100% de recepcin de almacenes.
Cuenta de materiales del presupuesto de laboratorio.
Resto del presupuesto de laboratorio.
Costo de equipos de control, controles tercerizados, etc.
Prdidas internas: Es la suma de los costos originados por los
siguientes conceptos:
Variabilidad de la produccin medida por desviacin estndar y descentrado
del proceso.
Ineficiencias de: tiempo (tiempos de marcha con relacin al tiempo
disponible), velocidad (produccin a velocidad real referida a la produccin a
velocidad estndar) y de produccin (produccin neta a la salida de un
proceso respecto el volumen bruto al ingreso del mismo) en todos los
equipos crticos de produccin.
Horas extras totales.
Prdidas externas. Es la suma de los siguientes conceptos.
100% del departamento de Atencin al Cliente
Gastos de visitas a clientes por reclamos.
Costos de reclamos.
Cada uno de estos conceptos estar abierto, segn corresponda, en sus
componentes de materiales, mano de obra y mquinas, equipos e
instalaciones.
Indicadores
Para una mejor interpretacin de las cifras del costo de calidad, se llevan
dos indicadores de gestin para cada concepto:
% del costo sobre facturacin
Costo por unidad ingresada a depsito
Cada uno de estos indicadores se deber graficar por componente y por
el total de costo de calidad.
Cmo afrectan el punto de equilibrio
Es importante comprender que estos costos aunque no se los mida
igualmente estn presentes.
Una estrategia razonable consiste en aumentar los costos de prevencin
y evaluacin en la esperanza de que harn disminuir los de perdidas
internas y externas. Esto es as en la mayora de los casos. Sin embargo
no conocemos el impacto que significan las perdidas internas (que son
costos variables) sobre el punto de equilibrio de la compaa.
A continuacin describimos un anlisis que demuestra tal situacin.
PE = CF / CM
Donde
PE = Punto de equilibrio
CF = Costos fijos del mes
CM = contribucin marginal promedio por unidad
CM = P Cv
Donde
P = Precio promedio de venta unitario
Cv = Costos variables unitarios
Cv = Cvc + Cvpi
Donde
Cvc = Costos variables contables
Cvpi = costos variables por perdidas interna
Reemplazando en la expresin del punto de equilibrio
queda:
PE = CF / ( P Cvc Cvpi )

De aqu se pueden obtener diversas expresiones:
P = ( CF / PE ) + Cvc + Cvpi
Cvpi = P Cvc ( CF / PE )
CF = PE * ( P Cvc Cvpi )
Jugando un poco con ellas se puede verificar la influencia de las perdidas
internas para cada concepto y as medir el impacto de las ineficiencias.
Si se expresa la perdida interna como porcentaje sobre facturacin, se
puede hacer otro anlisis para determinar la variacin de la facturacin
respecto de cada variable.
Medir, cuantificar, y luego qu
De nada nos va a servir tener un sistema de costos de calidad si no lo
empleamos para prevenir, corregir y distribuir mejor los recursos. Es
importante que cada empresa busque su propio equilibrio de costos de
calidad a fin de perfeccionar el sistema de control y elaborar as un
conjunto de indicadores que le permitan visualizar y medir la mejora
continua. No se concibe calidad sin resultados, calidad sin
resultados no es calidad, es otra cosa.
El procedimiento ms adecuado de llevar un control y hacer un
seguimiento se basa en la administracin de los recursos en torno a la
problemtica de hacer calidad y medir el esfuerzo invertido en ello.
La etapa que sigue es la de evaluar la gestin integral mediante los
informes que proporciona el sistema. Uno puede preguntarse cmo se
hace esta evaluacin. Sin embargo la estructura del sistema (si esta
correctamente diseado) es la que aporta todos los elementos esenciales
para tal fin.
Para implementar con xito un Programa de Costos de
Calidad "eficiente", es indispensable lograr el apoyo pleno y la
sustentacin de la alta direccin de la empresa, para que el mismo pueda
ser aceptado por todos los niveles de organizacin.
Por consiguiente, ser oportuno respetar las siguientes condiciones:
Adecuarse al lenguaje econmico oficial de la empresa, al cual se referir al
Costo de Calidad.
Disponer de un instrumento (informe) cuyos detalles puedan ser efectivos y
de gran utilidad a los usuarios.
Integrar las evaluaciones econmicas en informes a las gerencias
superiores, permitiendo as una verificacin con la contabilidad en el
ejercicio general.
Como los Costos de Calidad conforman un ndice importante (por ej.: el
7% de las ventas en una industria metalrgica mediana, 18 % de la
facturacin en una papelera grande) con un mejoramiento significativo
del Costo de Calidad, se consigue elevar el lucro o beneficio de la
empresa.
Esa influencia es bastante significativa para que la direccin, se
convenza de que manejar muy bien los Costos de Calidad, significa
utilizar una herramienta gerencial moderna ya que en esencia representa
un verdadero tablero de comando de la gestin operativa
Plan de implementacin
Los pasos que se sugieren para la implementacin de un Plan de Costo
de Calidad son:
Presentar los conceptos de Sistema de Costo de Calidad a las gerencias,
jefaturas y dems interesados.
Explicar los objetivos, categoras y elementos de Costos de Calidad.
Demostrar resultados obtenidos en otras empresas.
Procurar atraer el inters de todos los niveles de la organizacin hablando el
lenguaje del dinero (directivos, gerentes, jefes, supervisores y hasta
operarios (sistemas de premio)).
Seleccionar y definir los elementos de Costos de Calidad.
Los elementos debern ser adecuados a la empresa y al ramo de actividad.
Intercambiar ideas con todos los sectores afectados.
Aceptar sugerencias. Establecer las fuentes de datos.
Adoptar al mximo posible los datos de contabilidad. Cuando esos datos no
estn disponibles, utilizar impresos propios.
Confeccionar impresos para adquisicin de datos, de la forma ms simple
de llenado, para facilitar su posterior evaluacin.
Consultar con los otros sectores con respecto al diseo de los impresos.
Explicar a las personas interesadas como completar las planillas.
Obtener datos por un periodo (por ej.: un mes) y revisarlo con cada sector
afectado.
Despejar las dudas que puedan surgir.
Certificar que los datos de contabilidad contengan todas las informaciones
acordadas.
Definir medidas relativas para Costos de Calidad. Mantener nuevamente
contacto con todos los sectores para establecer las medidas relativas que
posibilitarn los programa de Costos de Calidad.
Emitir el primer informe. Los nmeros son los resultados ms importantes.
Mantener reuniones con los involucrados.

Se puede iniciar haciendo un resumen sobre los objetivos, categoras y
elementos de Costos de Calidad.
Mostrar las fuentes de datos y dar explicaciones sobre los resultados y las
variaciones ms importantes.

Aprovechar para esclarecer nuevas dudas.
Efectuar una revisin final.
Implementar un sistema con auditorias peridicas para verificar si el sistema
continua adecuado o si funciona como est proyectado
Exitos tecnolgicos recientes han trado revisiones del modelo clsico de
costos de calidad ptimos. Anteriormente, los Costos de Prevencin y de
Evaluacin se representaban elevndose asintticamente conforme se
alcanzaban niveles sin defectos. Hay cada vez ms evidencias de que
los procesos de mejora y prevencin de nuevas prdidas estn, en si
mismos, sometidos a una eficacia de costo cada vez mayor.
La nueva tecnologa ha reducido los ndices de fallas intrnsecas de
materiales y productos, mientras que la robtica y otras formas de
automatizacin han reducidos los errores humanos durante la
produccin. Los Sistemas de Gestin de la Calidad, el Control Estadstico
de los Procesos, la inspeccin y ensayos automticos han hecho posible
lograr casi la perfeccin (1ppm parte por milln defectuosa) con costos
finitos.
El objetivo prctico de cualquier sistema de costos de calidad, por tanto,
consiste en facilitar los recursos para mejorar la calidad que conduzcan a
oportunidades de reduccin del costo operativo.
La estrategia para utilizar los costos de calidad es bastante sencilla:
Atacar directamente los Costos de Fallas en un intento de llevarlos a cero.
Invertir en las actividades de prevencin "adecuadas" para mejorar.
Reducir los Costos de Evaluacin conforme a los resultados obtenidos.
Evaluar continuamente y reorientar los esfuerzos de prevencin para
conseguir ms mejoras.
Esta estrategia se basa en la premisa de que:
Para cada falla hay una causa bsica.
Las causas son evitables.
La prevencin siempre es ms barata.
En la prctica, se pueden medir los costos reales de la calidad y luego
reducirlos por medio del anlisis adecuado de causa y efecto (diagrama
de Ishikawa). Cuando se manifiestan las fallas por medios de las
actividades de evaluacin o los reclamos de los clientes, se examinan
sus causas bsicas y se eliminan por medio de la accin correctiva. La
eliminacin de las causas bsicas significa estar erradicando el problema
permanentemente
Cuanto ms avanzado dentro del proceso operativo se descubra una
falla, cuanto ms cerca del uso del producto o del servicio del cliente,
ms caro es corregirlo. Usualmente, conforme se reducen los Costos de
Fallas, los esfuerzos de evaluacin tambin se pueden reducir de una
forma estadstica slida. Los conocimientos adquiridos con esta mejora
se pueden aplicar luego, por medio de las actividades o disciplinas de
prevencin, a todo nuevo trabajo.
Por claro que parezca este enfoque, no puede funcionar a menos que
primero haya un sistema bsico de medida de la calidad que identifique
claramente los elementos corregibles de las fallas de comportamiento
que representen el mejor potencial para mejorar el costo. Tal sistema
debe estar diseado para utilizar los datos procedentes de las
inspecciones, ensayos, medidas o evaluaciones del control del proceso,
y reclamos de clientes como medida de comportamiento de la compaa
y fuentes para determinar los proyectos de reduccin de costos. Esta
medida es una parte bsica e importante de la gestin de calidad. El
potencial de mejora se puede determinar con un sistema de medida y
anlisis exacto y confiable del costo de la calidad.
Ya vimos al analizar el punto de equilibrio, que cada dlar ahorrado en
los costos de la calidad tiene un efecto positivo sobre los beneficios,
debera ser obvio el valor que tiene identificar claramente y utilizar los
costos de la calidad para gestionar.
La fubncin de perdida de Taguchi( F. P. C.)
El Dr. Genichi Taguchi desarroll los mtodos de Taguchi (mtodos
combinados de ingeniera y estadstica que consiguen unas mejoras
rpidas en el costo y en la calidad al optimizar el diseo del producto y
los procesos de fabricacin).
Los mtodos Taguchi son una filosofa y una coleccin de herramientas
usadas para aplicar esa filosofa.
La filosofa de Taguchi se puede resumir con las siguientes afirmaciones:
No podemos reducir el costo sin afectar la calidad.
Podemos mejorar la calidad sin incrementar el costo.
Podemos reducir el costo mejorando la calidad.
Podemos reducir el costo reduciendo la variacin. Cuando as lo hacemos,
el comportamiento y la calidad mejoran automticamente.
Taguchi no est de acuerdo con enfocar la calidad como "conformidad
con lmites de la especificacin". La diferencia entre un producto que est
justo dentro de los lmites de la especificacin y un producto que est
justo por fuera de los lmites de la especificacin es pequea, sin
embargo uno se considera "bueno" y otro "malo". Ms bien, los mtodos
Taguchi procuran que haya una variacin mnima alrededor de los
valores nominales sin aadir costo.
Taguchi define la calidad como: "...la prdida ocasionada a la sociedad
desde el momento en que se expide el producto". Este concepto de
prdida es fundamental en su enfoque de la ingeniera de calidad.
Cuando pensamos en prdidas para la sociedad, las cosas que nos
vienen al pensamiento incluyen la contaminacin del aire, agua, suelo o
el ruido excesivo que produce un coche que tiene el silenciador
defectuoso. Taguchi ve la prdida para la sociedad a una escala ms
amplia. Asocia la prdida a todo producto que llega a manos del
consumidor. Esta prdida incluye, entre otras cosas, la insatisfaccin del
cliente, ms costos de garanta para el productor y las prdidas debidas
a que su compaa tiene una mala reputacin, lo que conduce a una
subsiguiente prdida de la participacin en el mercado.
La idea de minimizar las prdidas para la sociedad es bastante abstracta
y, por lo tanto, difcil de considerarla como objetivo de una compaa. Sin
embargo, cuando pensamos que la prdida para la sociedad es una
prdida a largo plazo para nuestra compaa (y las dos son
equivalentes), puede que la definicin tenga ms sentido para nosotros.
Como sabemos, los costos de calidad se cuantifican normalmente en
funcin de desechos y reprocesos, garanta u otros costos tangibles. Sin
embargo, stos slo constituyen la "punta del iceberg", de los costos de
la calidad.
Comentario final
No pretendemos ms que generar la inquietud para aplicar un sistema de
gestin del costo de la calidad. Las nuevas revisiones de las normas ISO
9000 traen con ellas los conceptos de mejora continua y medicin de la
mejora. La aplicacin de esta Norma es, sin lugar a dudas, una decisin
estratgica y por lo tanto requiere de un compromiso poltico del ms alto
nivel para su aplicacin. Consideramos que un Sistema de Gestin de
Costos de Calidad puede ser un complemento estratgico muy poderoso
para atender en parte a los requisitos de la norma y fundamentalmente,
para mejorar la gestin empresaria por el impacto que tienen los costos
de calidad sobre los costos totales de un producto o servicio.
Es importante remarcar que se pueden combinar los conceptos y utilizar
este Sistema de Gestin del Costo de la Calidad para organizar y disear
un sistema de remuneracin variable o desarrollar una poltica de
incentivos. Adems sera un buen componente para incorporar en un
Cuadro de Mando Integral CMI (Balanced Scorecard). Se pueden
localizar fcilmente las reas de oportunidad con mayores potenciales y
planificar las correcciones en una idea compartida de mejora.
Todos los elementos bsicos descriptos son de aplicacin concreta
y real en la empresa. Es singularmente valioso el empleo del
sistema de gestin del costo de calidad como herramienta de
diagnstico y prevencin para quienes an no poseen un Sistema
de Gestin de la Calidad formalmente implementado. Y es tambin
una excelente oportunidad de mejora sin requerir inversiones
significativas, alineada con las tcticas ms efectivas para fortalecer
la Gestin de la Calidad.
Esperamos que se animen a sacarle provecho. Ya que para mejorar
hay que medir, medir y verificar y luego an seguir midiendo.
ING. NELSON H. PAGELLA