Power Pivot Excel

1 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en
Excel 2010 para crear Tablas Dinmicas PowerPivot Microsoft

l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds

16-2-2011

PowerPivot es una marca registrada por Microsoft | Autor Luis Muiz
COMO UTILIZAR EL NUEVO
COMPONENTE POWERPIVOT
EN EXCEL 2010 PARA CREAR
TABLAS DINMICAS


Autor Luis Muiz
l.muniz@sistemacontrolgestion.com
www.sistemacontrolgestion.com
Nota del Autor
Este documento tiene como objetivo dar a conocer el contenido del
complemento PowePivot a los usuarios dicho software se integra en Excel
2010 y est basado en la informacin que proporciona Microsoft en la
ayuda del producto que por supuesto pueden consultar los usuarios y es
mucho ms amplia, y en los datos de los diferentes apartados de la web de
Microsoft. Agradezco desde aqu la informacin que nos proporciona la web
de www.powerpivot.com, en la que podemos encontrar ejemplos e imgenes
del producto. Adicionalmente la experiencia del autor en la utilizacin de las
tablas dinmicas como autor de libros en Excel 2007 y Excel 2010 permite
aadir un valor aadido en este documento, adicionalmente disponen de ms
informacin en www.sistemacontrolgestion.com/tds
Bibliografa utilizada : ayuda de PowerPivot
y la web: www.powerpivot.com

Como utilizar el nuevo
componente PowerPivot en Excel
2010 para crear Tablas Dinmicas


ndice

Pg.
Introduccin

5
1 Introduccin a PowerPivot con Excel 2010

6
1.1 Que es PowerPivot para Excel 2010 6
1.2 Como instalar el complemento de PowePivot 8
2 Mens de PowerPivot

10
2.1 Ventana de PowerPivot 10
2.2 Pgina Principal

Portapapeles
Obtener Datos Externos
Informes
Formato
Ordenar y Filtrar
Ver

11
2.3 Diseo

Columnas
Clculos
Conexiones
Relaciones
Propiedades
Editar

77
2.4 Tablas Vinculadas

96

3. Ventana PowerPivot
98
3.1 Medidas

98
3.2 Informe de tabla dinmica

104
3.3 Datos de Excel

108
3.4 Opciones de Configuracin

109
3.5 Mostrar u ocultar la lista de campos

111
3.6 Relaciones entre tablas 116


Pg.
4. Ventajas de la utilizacin de PowerPivot

122
5. Ejemplo de PowerPivot

126
5.1 Datos iniciales del ejemplo prctico 126
5.2 Desarrollo 129

ANEXOS: Informacin sobre el libro Dominar las Tablas
Dinmicas en Excel 2007-2010 Aplicadas a la Gestin
Empresarial

Artculo: Las nuevas Tablas Dinmicas de Excel como
sistema de informacin de los ERP y CRM

Entrevista publicada en It-Spain.net sobre el libro
Dominar las tablas dinmicas en Excel 2007-2010

Otros libros del autor


Introduccin

Desde que sali al mercado el Excel 2010 ha incorporado de forma
gratuita un complemento que se llama PowerPivot y que nos permite
gestionar diferentes bases de datos desde Excel para crear con ellas las
tablas dinmicas, indicadores y grficos interactivos, es por ello que he
intentado confeccionar un documento de libre distribucin para que los
usuarios puedan utilizar esta herramienta de una forma gil y
prctica, para ello en la web: www.powerpivot.com pueden analizar
el funcionamiento y descargar este complemento de forma
gratuita, slo hay que tener instalado el Excel 2010.

Esta publicacin complementa el libro Dominar las Tablas Dinmicas
para mejorar la gestin empresarial, PowerPivot tiene una ayuda
muy completa que puede dar respuesta a las necesidades de cada
usuario en todo momento, pero este documento le ayudar sin duda a
conocer el funcionamiento global de esta excelente herramienta para
gestionar las diferentes fuentes de informacin.

Mens de PowerPivot


1. Introduccin a PowerPivot con
Excel 2010
1.1 Que es PowerPivot para Excel
2010
PowerPivot para Excel 2010 es una herramienta de anlisis de datos que
proporciona un potencial de clculo de tiempo inigualable directamente desde
el software que los usuarios ya conocen y aprecian: Microsoft Excel.
Con este complemento de Excel, puede transformar enormes cantidades de
datos en informacin significativa a una velocidad considerable para obtener
las respuestas que necesita.
Puede compartir fcilmente sus conclusiones con otras personas. PowerPivot
puede incluso ayudar a su departamento de TI a mejorar la eficacia operativa
a travs de herramientas de administracin basadas en SharePoint tambin.
PowerPivot para Excel 2010, es un complemento de Microsoft Excel 2010 que
permite crear eficaces anlisis mediante una rpida manipulacin de millones
de filas de datos dentro de un libro de trabajo de Excel y utilizar Microsoft
Office 2010 para compartir y colaborar en tus ideas con otras personas.
Se puede combinar la funcionalidad nativa de Excel 2010 con PowerPivot en el
motor de memoria para permitir a los usuarios explorar interactivamente y
realizar clculos en grandes conjuntos de datos. Adems, es fcil racionalizar
el proceso de integracin de datos de mltiples fuentes, incluyendo bases de
datos corporativas, hojas de clculo, informes y alimentacin de datos.
Compartir y colaborar con la confianza de fcilmente poder publicar su anlisis
a SharePoint 2010 y otros usuarios poder disfrutar las capacidades de la
misma corta y rpida consulta cuando trabaja con su Servicio de informes con
Excel.
PowerPivot para Excel es un complemento que puede usar para realizar
eficaces anlisis de datos en Excel 2010, al tiempo que lleva la inteligencia
empresarial de autoservicio a su escritorio. PowerPivot para Excel incluye una
ventana para agregar y preparar datos, y una ficha de PowerPivot en la cinta
de opciones de Excel que puede usar para tratar los datos de una hoja de
clculo de Excel.


PowerPivot para Excel tambin incluye un asistente que puede utilizar para
importar los datos de orgenes diferentes, desde grandes bases de datos
corporativas de la intranet, a fuentes de distribucin de datos pblicas u hojas
de clculo y archivos de texto de un equipo. Los datos se importan en
PowerPivot para Excel como tablas. Estas tablas se muestran como hojas
independientes en la ventana de PowerPivot, de forma similar a las hojas de
clculo de un libro de Excel. Pero PowerPivot para Excel proporciona una
funcionalidad significativamente diferente de la que est disponible en una
hoja de clculo de Excel.
Los datos con los que opera en la ventana de PowerPivot estn almacenados
en una base de datos de anlisis dentro del libro de Excel y un eficaz motor
local carga, consulta y actualiza los datos de dicha base de datos. Los datos
de PowerPivot se pueden mejorar todava ms creando relaciones entre tablas
en la ventana de PowerPivot. Y dado que los datos de PowerPivot estn
en Excel, estn inmediatamente disponibles para las tablas dinmicas,
grficos dinmicos y otras caractersticas de Excel que se utilizan para
agregar datos e interactuar con ellos. Excel 2010 proporciona todas las
capacidades de presentacin e interactividad de datos; por otra parte, los
datos de PowerPivot y los objetos de presentacin de Excel se encuentran en
mismo archivo de libro (.xlsx, .xlsb o .xlsm). PowerPivot admite archivos de
hasta 2 GB en tamao y le permite trabajar con hasta 4 GB de datos en
memoria.
Adems de las herramientas grficas que le ayudan a analizar los datos,
PowerPivot incluye DAX (Expresiones de anlisis de datos). El lenguaje DAX
(Expresiones de anlisis de datos) es un nuevo lenguaje de frmulas que
ampla las capacidades de tratamiento de datos de Excel para habilitar
agrupaciones, clculos y anlisis ms sofisticados y complejos. La sintaxis de
las frmulas de DAX es muy parecida a la de las frmulas de Excel con una
combinacin de funciones, operadores y valores.
PowerPivot permitir a Office Excel 2010 la posibilidad de analizar grandes
cantidades de datos desde orgenes diversos como puedan ser los servicios de
anlisis o de reportes de Microsoft SQL Server


1.2 Como instalar el complemento de
PowePivot
En primer lugar segn la versin se puede proceder a descargar el
complemento desde la siguiente url:
http://www.microsoft.com/downloads/es-es:
Instrucciones:

PowerPivot para Excel 2010 (32 bit):
http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=168583&clcid=0xC0A
PowerPivot para Excel 2010 (64 bit):
http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=168584&clcid=0xC0A
Importante:

1) Tenga en cuenta que PowerPivot para Microsoft Excel solo funciona con
la versin ms reciente de Microsoft Office 2010. Tenga en cuenta que
PowerPivot para Microsoft Excel solo funciona con la versin ms reciente de
Microsoft Office 2010.

2) Esta es la copia de los trminos de licencia Microsoft SQL Server 2008
R2 - PowerPivot para Microsoft Excel 2010 - RTM para que los revise.


Requisitos del sistema
Sistemas operativos compatibles: Windows 7
Windows Server 2008 R2 (64 bits),
Windows XP con SP3 (32 bits),
Windows Vista con SP2 (32 o 64 bits)*,
Windows Server 2008 con SP2 (32 o 64 bits)*,
Windows Server 2003 R2 (32 o 64 bits) con MSXML 6.0 instalado+,
Se admite Terminal Server y Windows en Windows (WOW) (que le permite la
instalacin de versiones de 32 bits de Office 2010 en sistemas operativos de 64
bits).

* Tambin se requiere la Actualizacin de plataforma para Windows
Vista/Windows Server 2008.
+ Solo se admite MicrosoftOffice 2010/PowerPivot para Microsoft Excel
2010 de 32 bits en Windows Server 2003 R2 de 64 bits.
Procesador de 32 o 64 bits a 500 MHz o superior
1 GB de RAM como mnimo (se recomienda 2 GB o ms).
3,5 MB de espacio disponible en disco duro.
Acceso a Internet
Instrucciones

Para instalar PowerPivot para Microsoft Excel 2010, complete los pasos
siguientes por este orden:
1. Si ejecuta un sistema operativo que no sea Microsoft Windows 7 o
Microsoft Windows Server 2008 R2, instale .NET Framework 3.5 SP1.
2. Si est ejecutando Windows Vista o Windows Server 2008, instale la
Actualizacin de plataforma
3. Instale Microsoft Office 2010.
Importante: si desea realizar una instalacin personalizada de la versin beta
de Microsoft Office 2010, debe instalar Excel 2010 y las caractersticas
compartidas de Office para usar PowerPivot para Excel.

4. Instale PowerPivot para Microsoft Excel
Importante: si instala la versin de 32 bits de Excel, use la versin de 32 bits
de PowerPivot. Si instala la versin de 64 bits de Excel, use la versin de 64
bits de PowerPivot.
Despus de instalar PowerPivot para Microsoft Excel, tendr acceso a la
documentacin desde la ventana de PowerPivot con un clic en el botn Ayuda
o presionando F1. Le recomendamos que use la versin ms reciente de la
documentacin, que est disponible desde la Ayuda en pantalla de PowerPivot
para Microsoft Excel. Puede obtener acceso a otros artculos, blogs y
contenidos de la comunidad desde la pgina PowerPivot TechNet.
Nota:
1. Al iniciar Microsoft Office 2010 Excel por primera vez, se le pedir
permiso- PowerPivot para Microsoft Excel 2010.


2. Mens de PowePivot
2.1 Ventana de PowerPivot

Esta seccin proporciona ayuda sobre la ficha y cuadros de dilogo de
PowerPivot que se usan en la ventana de Excel cuando se instala PowerPivot
para Excel. Para obtener informacin general de la interfaz de usuario. La
ficha PowerPivot de Excel proporciona herramientas para trabajar con tablas
dinmicas, medidas y tablas vinculadas, y para abrir la ventana de
PowerPivot.

Ventana de PowerPivot

Pulsando el botn anterior acceder a los mens de trabajo de PowerPivot
que son los siguientes:

Pgina Principal:

Para entrar en
PowePivot pulsar
sobre esta botn


Diseo:

Si utilizamos tablas vinculadas surge este men:

2.2 Pgina Principal

En esta seccin se proporciona ayuda en la ficha Pgina Principal de la
ventana de PowerPivot, incluidos los cuadros de dilogo que estn disponibles
desde esta ficha. Para obtener informacin general acerca de la interfaz de
usuario e instrucciones para abrir la ventana de PowerPivot.


La ficha Pgina Principal le permite agregar nuevos datos, copiar y pegar
datos de Excel y otras aplicaciones, aplicar formato y ordenar y filtrar datos.

Nota:
En Windows Vista y Windows 7, las caractersticas de la ventana de
PowerPivot estn disponibles en una cinta de opciones, que se explica en
esta seccin. En Windows XP, las caractersticas estn disponibles de un
conjunto de mens. Si usa Windows XP y desea ver cmo se relacionan los
comandos de men con los comandos de la cinta de opciones, vea Interfaz
de usuario de PowerPivot en Windows XP.

Opciones de la Pgina Principal

Permite Guardar, publicar o cerrar el PowerPivot.


Las opciones de la ficha Pgina Principal se organizan en grupos.

Portapapeles

Este grupo permite copiar y pegar los datos en el libro de PowerPivot actual.

Pegar. Pega datos desde el Portapapeles en una nueva tabla de la
ventana de PowerPivot.

Pegar y anexar. Pega datos desde el Portapapeles al final de una tabla
existente en la ventana de PowerPivot.

Pegar y reemplazar. Usa los datos del Portapapeles para reemplazar
datos de una tabla existente del libro de PowerPivot.

Copiar. Copia datos seleccionados del libro en el Portapapeles.
Puede copiar datos en forma de tabla de aplicaciones externas y pegarlos en
un libro de PowerPivot. Los datos que pega del Portapapeles deben estar en
formato HTML, como los datos que se copian de Excel o Word. Para obtener
ms informacin.


Copiar y pegar datos

Puede copiar los datos como en las tablas de las aplicaciones externas y
pegarlos en la ventana de PowerPivot. Los datos que pega del Portapapeles
deben estar en formato HTML, como los datos que se copian de Excel o Word.
Tambin se puede copiar y pegar una tabla entera o un intervalo en
PowerPivot. PowerPivot detectar automticamente los tipos de datos y los
aplicar a los datos pegados. Sin embargo, tambin puede modificar el tipo de
datos o formato para mostrar de una columna de forma manual. Para obtener
ms informacin,
Hay algunas restricciones al pegar los datos:

Al usar Pegar datos anexados o Pegar datos reemplazados, los
nuevos datos deben contener exactamente el mismo nmero de
columnas que los antiguos. Si es posible, las columnas de datos que se
pegan o anexan tambin deberan ser de los mismos tipos de datos que
los de la tabla de destino, o ser de un tipo de datos compatible. En
algunos casos puede utilizar un tipo de datos diferente, pero
normalmente se mostrar un error No coinciden los tipos.

Las opciones Pegar y anexar y Pegar y reemplazar solo estn
disponibles al trabajar con una tabla que se cre inicialmente pegando
datos en el Portapapeles. No se puede usar Pegar datos anexados ni
Pegar datos reemplazados al agregar datos a una tabla vinculada o
a una tabla de datos importados.

Para pegar datos en la ventana de PowerPivot:
En la ventana de PowerPivot, haga clic en la ficha Inicio y en el grupo
Portapapeles haga clic en uno de los siguientes botones:

Haga clic en Pegar para pegar el contenido del Portapapeles en una
tabla PowerPivot nueva.

Haga clic en Pegar datos anexados para pegar el contenido del
Portapapeles como filas adicionales en la tabla seleccionada. Las
nuevas filas se agregarn al final de la tabla.

Haga clic en Pegar datos reemplazados para reemplazar la tabla
seleccionada con el contenido del Portapapeles. Todos los nombres
de encabezado de columna existentes permanecern en la tabla y las
relaciones se conservarn de modo que no tenga que copiar los
encabezados de columna del origen original.


Obtener datos externos

Este grupo le permite conectarse a orgenes de datos externos e importar
datos de esos orgenes. Para obtener informacin acerca de los orgenes de
datos admitidos.

Orgenes de datos admitidos en libros de PowerPivot:

PowerPivot para Excel puede importar datos desde gran variedad de orgenes.
En este tema se describen los tipos de orgenes de datos que se pueden
utilizar, as como informacin orientativa para identificar los que funcionan
mejor en un libro de PowerPivot.

-Orgenes de datos compatibles

Puede importar datos de los orgenes de datos de la siguiente tabla.
PowerPivot para Excel no instala los proveedores enumerados para cada
origen de datos. Algunos proveedores ya podran estar instalados con otras
aplicaciones en el equipo; en otros casos tendr que descargar e instalar el
proveedor.
Tambin puede vincular a tablas en Excel y copiar y pegar los datos desde
aplicaciones, como Excel y Word, que usan un formato HTML para el
Portapapeles. Para obtener ms informacin,


Origen Versiones Tipo de
archivo
Proveedores
1

Bases de datos de
Access
Microsoft Access
2003, 2007,
2010.
.accdb o
.mdb
Proveedor OLE DB
de ACE 14
Bases de datos
relacionales de SQL
Server
Bases de datos de
Microsoft SQL
Server2005,
2008, 2008 R2;
Microsoft SQL
Azure
2

(no
aplicable)
Proveedor OLE DB
para SQL Server
Proveedor OLE DB
de SQL Server
Native Client
Proveedor OLE DB
de SQL Server
Native Client 10.0
Proveedor de
datos de .NET
Framework para
SQL Client
Almacenamiento de
datos paralelo de
SQL Server (PDW)
3

2008 R2 (no
aplicable)
Proveedor OLE DB
para SQL Server
PDW
Bases de datos
relacionales de
Oracle
Oracle 9i, 10g,
11g.
(no
aplicable)
Proveedor OLE DB
de Oracle
Proveedor de
datos de .NET
Framework para
cliente de Oracle
Proveedor de
datos de .NET
Framework para
SQL Server
Proveedor
MSDAORA OLE DB
4

OraOLEDB
MSDASQL
Bases de datos
relacionales de
Teradata
Teradata V2R6,
V12
(no
aplicable)
Proveedor OLE DB
TDOLEDB
Proveedor de
datos .NET para
Teradata

Bases de datos
relacionales de
Informix
(no
aplicable)
Proveedor OLE DB
de Informix


Bases de datos
relacionales de IBM
DB2
8.1 (no
aplicable)
DB2OLEDB
Bases de datos
relacionales de
Sybase
(no
aplicable)
Proveedor OLE DB
de Sybase
Otras bases de
datos relacionales
(no aplicable) (no
aplicable)
Proveedor OLE DB
o controlador
ODBC
Archivos de texto (no aplicable) .txt, .tab,
.csv
Proveedor OLE DB
ACE 14 para
Microsoft Access
Archivos de
Microsoft Excel
Excel 97-2003,
2007, 2010
.xlsx, xlsm,
.xlsb, .xltx,
.xltm
Proveedor OLE DB
de ACE 14
Libro de PowerPivot Microsoft SQL
Server 2008 R2
Analysis Services
.xlsx, xlsm,
.xlsb, .xltx,
.xltm
ASOLEDB 10.5
(solo se usa con
libros de
PowerPivot que se
publican en
granjas de
servidores de
SharePoint que
tienen instalado
PowerPivot para
SharePoint)
Cubo de Analysis
Services
Microsoft SQL
Server 2005,
2008, 2008 R2
Analysis Services
(no
aplicable)
ASOLEDB 10
Fuentes de
distribucin de datos
(se usa para
importar datos de
informes de
Reporting Services,
documentos de
servicio de Atom y
fuente de
nica)
Formato Atom 1.0
Cualquier base de
datos que se
exponga como un
servicio ADO.Net
Data Services
Framework, como
un informe de
Microsoft SQL
Server 2005,
2008, 2008, 2008
R2 Reporting
Services
.atomsvc
para un
documento
de servicio
que define
una o ms
fuentes
.atom para
un
documento
de fuente
web de Atom
Proveedor de
fuentes de
distribucin de
datos de Microsoft
para PowerPivot
Proveedor de
datos de fuentes
de distribucin de
datos de .NET
Framework para
PowerPivot


Archivos de Office
Database
Connection
.odc
1
Tambin puede utilizar el Proveedor OLE DB para ODBC.
2
para obtener ms informacin sobre SQL Azure, vea del sitio web SQL
Azure.
3
Para obtener ms informacin acerca de SQL Server PDW, vea el sitio web
sobre el almacn de datos paralelo de SQL Server 2008 R2.
4
En algunos casos, el uso del proveedor OLE DB MSDAORA puede producir
errores de conexin, particularmente con versiones ms recientes de Oracle.
Si encuentra cualquier error, le recomendamos que utilice otro de los
proveedores enumerados para Oracle.

-Orgenes no compatibles

El siguiente origen de datos no se admite actualmente:

Los documentos de servidor publicados, como bases de datos de Access
que ya se han publicado en SharePoint, no se pueden importar.
Sugerencias para elegir los orgenes de datos
1.

La importacin de tablas desde bases de datos relacionales ahorra
trabajo porque durante la importacin se usan relaciones de clave
externa para crear relaciones entre las hojas de clculo de PowerPivot.
2.

La importacin de varias tablas y la eliminacin posterior de las que no
necesite tambin ahorra trabajo. Si importa tablas de una en una, an
ser necesario crear manualmente las relaciones entre las tablas.
3.

Las columnas que contienen datos similares en orgenes de datos
diferentes son la base de la creacin de relaciones dentro de la ventana
de PowerPivot. Cuando use orgenes de datos heterogneos, elija tablas
con columnas que se puedan asignar a tablas de otros orgenes de
datos que contengan datos idnticos o similares.
4.

Para admitir la actualizacin de datos para un libro que se publique en
SharePoint, elija orgenes de datos accesibles tanto para las estaciones
de trabajo como para los servidores. Despus de publicar el libro,
puede configurar una programacin de actualizacin de datos para
actualizar automticamente la informacin en el libro.


La utilizacin de orgenes de datos que estn disponibles en servidores
de red posibilita la actualizacin de datos. Para obtener ms
informacin.
5.

En ocasiones, los proveedores OLE DB pueden proporcionar un
rendimiento ms rpido para datos de mayor escala. Cuando deba
elegir entre diferentes proveedores para el mismo origen de datos,
pruebe en primer lugar el proveedor OLE DB.

Importar datos Desde una base de datos
Conctese con SQL Server, Microsoft Access y cubos de SQL Server Analysis
Services, as como libros de PowerPivot publicados en SharePoint. Para
obtener ms informacin, vea Importar datos de una base de datos y
Importar datos de Analysis Services o PowerPivot. Conctese con otros
orgenes relacionales haciendo clic en De otros orgenes.

Importar datos de una base de datos
En PowerPivot para Excel, puede importar los datos de diversas bases
de datos relacionales y orgenes multidimensionales usando el Asistente
para la importacin de tablas. El Asistente para importacin de tablas
est disponible en la ventana de PowerPivot, en la ficha Inicio, en el
grupo Obtener datos externos. Para conectarse a un origen de datos,
debe tener instalado en el equipo el proveedor adecuado. Para obtener
ms informacin acerca de los orgenes de datos y los proveedores
admitidos, vea Orgenes de datos admitidos en libros de PowerPivot.
Nota:
este tema. En Windows XP, las caractersticas estn disponibles de un
La siguiente tabla describe, para cada tipo de base de datos, cmo tener
acceso al Asistente para la importacin de tablas en el grupo Obtener datos
externos. Complete los pasos del asistente para conectar con una base de
datos e importar datos. En la pgina Elegir cmo importar los datos, puede


seleccionar desde una lista de tablas o vistas o escribir una consulta que
especifique los datos que importar.
Origen de datos
Acceso al Asistente para la importacin
de tablas
Base de datos de Microsoft
SQL Server
Haga clic en Desde base de datos y, a
continuacin, haga clic Desde SQL Server.
Bases de datos de Microsoft
Access
continuacin, haga clic en Desde Access.
Cubo de Microsoft SQL
Server Analysis Services
continuacin, haga clic en De Analysis
Services y PowerPivot. Para obtener ms
informacin, vea Importar datos de Analysis
Services o PowerPivot.
Cubo de Microsoft
PowerPivot (hospedado en
SharePoint)
continuacin, haga clic en De Analysis
Services y PowerPivot. Para obtener ms
informacin, vea Importar datos de Analysis
Services o PowerPivot.
Microsoft SQL Azure
Almacenamiento de datos
paralelo de Microsoft SQL
Server 2008 R2
Oracle
Teradata
Sybase
Informix
IBM DB2
OLE DB/ODBC

Importar datos de Analysis Services o PowerPivot

En PowerPivot para Excel, puede utilizar una base de datos de Analysis
Services como un origen de datos para un libro PowerPivot. Esa base de datos
puede ser un cubo tradicional, compilado usando SQL Server Analysis
Services u otro libro de PowerPivot publicado en un servidor de SharePoint.

Requisitos previos:

Los cubos de Analysis Services deben ser de la versin SQL Server 2005, SQL
Server 2008 o SQL Server 2008 R2.


Los libros de PowerPivot que usa como orgenes de datos se deben publicar en
un sitio de SharePoint 2010. El sitio de SharePoint se debe estar ejecutando
en un equipo diferente del que emplea para importar datos.
Debe tener permisos Ver en el sitio de SharePoint para importar datos de los
libros de PowerPivot.

Elegir un mtodo de importacin

Puede usar cualquiera de los siguientes mtodos para trabajar con Analysis
Services o datos de PowerPivot en un libro de Excel.
Aplicacin Mtodo Vnculo
PowerPivot
para Excel
Haga clic en De Analysis Services o
PowerPivot para importar datos de un cubo de
Analysis Services.
Cmo
PowerPivot
para Excel
Haga clic en De Analysis Services o
PowerPivot para importar los datos de un libro
de PowerPivot publicado en un servidor de
SharePoint.
Cmo
Excel Haga clic en De otros orgenes en el grupo
Obtener datos externos para establecer una
conexin con un libro de PowerPivot publicado en
un servidor de SharePoint.
Cmo

-Importar datos desde un cubo

Cualquier dato contenido en una base de datos de SQL Server Analysis
Services se puede importar en un libro PowerPivot. Puede extraer todo
el contenido o parte de una dimensin, u obtener segmentaciones y
agregados del cubo, como la suma de ventas, mes por mes, durante el
ao actual. Sin embargo, debera tener presente las siguientes
restricciones:

Todos los datos que importa de un cubo u otro libro de PowerPivot se
reducen. Por consiguiente, si define una consulta que recupera medidas
a lo largo de varias dimensiones, los datos se importarn con cada
dimensin en una columna independiente.

Los datos son estticos una vez importados. No se actualizan desde el
servidor de Analysis Services a peticin. Si desea actualizar un libro
para captar los cambios en la base de datos de Analysis Services, debe
crear una programacin de la actualizacin de datos una vez publicado


el libro en SharePoint. Alternativamente, puede actualizar manualmente
los datos en PowerPivot para Excel. Para obtener ms informacin.

El siguiente procedimiento muestra cmo obtener un subconjunto de
datos de un cubo tradicional en una instancia de Analysis Services. Este
procedimiento utiliza la base de datos de ejemplo de
AdventureWorksDW2008R2 para explicar cmo importar un
subconjunto de un cubo. Si tiene acceso a un servidor de Analysis
Services que tiene la base de datos de ejemplo
AdventureWorksDW2008R2, puede seguir estos pasos para aprender a
importar datos de Analysis Services.
1.

En la ventana de PowerPivot, en el grupo Obtener datos externos,
haga clic en Desde base de datos y seleccione De Analysis Services
o PowerPivot.

Se inicia el Asistente para la importacin de tablas.
2.

En la pgina Conectarse con Microsoft SQL Server Analysis
Services, en Nombre descriptivo de la conexin, escriba un
nombre descriptivo para la conexin de datos.
3.

En Nombre de servidor o archivo, escriba el nombre del equipo que
hospeda la instancia y el nombre de instancia, por ejemplo,
Contoso-
srv\CONTOSO
.
4.

Opcionalmente, haga clic en Opciones avanzadas para abrir un
cuadro de dilogo donde puede configurar las propiedades que son
especficas del proveedor. Haga clic en Aceptar.
5.

Haga clic en la flecha abajo a la derecha de la lista Nombre de la base
de datos y seleccione una base de datos de Analysis Services en la
lista.
6.

Haga clic en Probar conexin para comprobar que el servidor de
Analysis Services est disponible.
7.

Haga clic en Siguiente.
8.

En la pgina Especificar una consulta MDX, haga clic en Diseo
para abrir un generador de consultas MDX.


En este paso, arrastre en el rea de diseo de consulta grande todas
las medidas, atributos de dimensin, jerarquas y miembros calculados
que desea importar en el libro de PowerPivot.
Si tiene una instruccin de MDX que desea usar, pguela en el cuadro
de texto y haga clic en Validar para asegurarse de que la instruccin
funcionar. Para obtener ms informacin acerca de cmo generar
consultas MDX, vea Diseador de consultas MDX de Analysis Services
(PowerPivot).
Haga clic en Aceptar y revise la consulta MDX que se cre con el
diseador de consultas.
9.

Escriba un nombre descriptivo para el conjunto de datos. Este nombre
se usar como nombre de tabla en el libro. Si no asigna un nuevo
nombre, de forma predeterminada los resultados de la consulta se
guardan en una nueva tabla denominada Query.
10.Haga clic en Finalizar.
11.Cuando los datos han terminado de cargarse, haga clic en Cerrar.
Despus de importar los datos en la ventana de PowerPivot, puede comprobar
el tipo de datos seleccionando cada columna y viendo Tipo de datos en el
grupo Formato en la cinta de opciones. Asegrese de comprobar el tipo de
datos de las columnas que contienen datos numricos o financieros.
PowerPivot a veces cambiar el tipo de datos a texto si encuentra valores
vacos. Puede utilizar la opcin Tipo de datos para corregir el tipo de datos si
los datos numricos o financieros tienen asignado un tipo equivocado.
Importar datos desde un libro de PowerPivot
1.

En la ventana de PowerPivot, en el grupo Obtener datos externos,
haga clic en Desde base de datos y seleccione De Analysis Services
o PowerPivot.
Se inicia el Asistente para la importacin de tablas.
2.

En Conectarse con Microsoft SQL Server Analysis Services, en
Nombre descriptivo de la conexin, escriba un nombre descriptivo
para la conexin de datos. Usar nombres descriptivos para la conexin
puede ayudarle a recordar cmo se usa la conexin.
3.

En Nombre de servidor o archivo:, escriba la direccin URL del
archivo .xlsx publicado. Por ejemplo, http://Contoso-srv/Shared
Documents/ContosoSales.xlsx.


Nota:
No puede usar un libro de PowerPivot local como un origen de datos; el
libro de PowerPivot se debe publicar en un sitio de SharePoint.
4.

Opcionalmente, haga clic en Opciones avanzadas para abrir un
cuadro de dilogo donde puede configurar las propiedades que son
especficas del proveedor. Haga clic en Aceptar.
5.

Haga clic en Probar conexin para comprobar que el libro de
PowerPivot est disponible.
6.

7.

Haga clic en Diseo.
8.

Compile la consulta arrastrando medidas, atributos de dimensin o
jerarquas hacia el rea de diseo grande. Opcionalmente, use el panel
de filtro en la esquina superior derecha para seleccionar un subconjunto
de datos para la importacin. Consulte los pasos de la seccin anterior
para obtener un ejemplo de cmo compilar la consulta.
9.

Haga clic en Aceptar.
10.Haga clic en Validar.
11.Haga clic en Finalizar.

Los datos de PowerPivot se copian en el libro y de almacenan en un formato
comprimido, separado del libro original. Una vez importados los datos, se
cierra la conexin con el libro. Para volver a consultar los datos originales,
puede actualizar el libro. Para obtener ms informacin,

Conectar con un libro de PowerPivot como un origen de datos externo

Puede utilizar los datos de PowerPivot como un origen de datos externo en
Excel sin incrustar los datos en el libro. No necesita PowerPivot para Excel
para este escenario, pero debe tener la versin correcta del proveedor OLE DB
de Analysis Services. Para obtener la ltima versin del proveedor, descargue
e instale Microsoft SQL Server 2008 R2 Analysis Services OLE DB Provider en
la pgina SQL Server 2008 Feature Pack en el sitio web de Microsoft.
1.

En la pestaa Datos de Excel, en el grupo Obtener datos externos, haga
clic en De otros orgenes.
2.

Haga clic en De Analysis Services.


3.

En el cuadro Nombre del servidor, escriba la direccin del libro de
PowerPivot. La direccin debe incluir el archivo .xlsx que contiene los
datos (por ejemplo, http://constoso-srv/team site/shared
documents/contoso-quarterly-sales.xlsx).
Nota:
Si obtiene "error de anlisis XML en lnea 1, columna 1", probablemente no
tiene la versin correcta del proveedor OLE DB de Analysis Services. Puede
instalar PowerPivot para Excel o descargar e instalar el proveedor OLE DB
de Analysis Services de R2 de Microsoft SQL Server 2008 en la pgina SQL
Server 2008 Feature Pack en el sitio web de Microsoft.
4.

5.

En Seleccionar base de datos y tabla, haga clic en Finalizar.
6.

En Importar datos, especifique cmo desea que aparezcan los datos
(por ejemplo, elija informe de tabla dinmica).
7.

Haga clic en Propiedades y a continuacin, abra la ficha Definicin
para comprobar que la cadena de conexin especifica
Provider=MSOLAP .4. Este paso comprueba que tiene el proveedor OLE
DB correcto.
8.

Haga clic en Aceptar y, a continuacin, haga clic en Finalizar para
preparar la conexin.
Una lista de campos de tablas dinmicas aparece en el rea de trabajo que
contiene campos del libro PowerPivot.
Interaccin de PowerPivot con cubos de Analysis Services

Cuando usa el asistente para conectarse con un origen de datos de Analysis
Services, el motor VertiPaq de PowerPivot crea una consulta MDX para la base
de datos Analysis Services y, a continuacin, descarga los datos en el libro.
Los datos no se pueden actualizar y no se actualizan automticamente cuando
los datos del cubo cambian.
Los datos que importa a un libro de PowerPivot son autnomos tras la fase de
importacin. En lugar de considerar un libro de PowerPivot como una
superficie de exploracin para un cubo existente, debera considerarlo como
un rea de trabajo donde puede obtener subconjuntos de datos del cubo
tiles y derivar de ah nuevos anlisis que son independientes del cubo y de
otros orgenes de datos.


Si desea ver las sentencias MDX que genera el libro PowerPivot durante
importacin, puede crear un archivo de seguimiento. Para obtener
informacin acerca de cmo crear un archivo de seguimiento.
Si est acostumbrado a trabajar con cubos de Analysis Services en Excel,
debera saber que algunas caractersticas de Excel no se pueden usar con
libros de PowerPivot. Al conectarse a un cubo de PowerPivot, no se admiten
las caractersticas de Excel siguientes:

Cubos sin conexin

Agrupacin en tablas dinmicas

Comando de obtencin de detalles

Importar datos de informe.
Conctese a una fuente de distribucin de datos que un informe de
Reporting Services ponga a su disposicin. Para obtener ms
informacin.


De fuentes de datos.
Conctese a fuentes de distribucin de datos generadas desde orgenes
de datos en lnea. Para obtener ms informacin.

Importar datos de una fuente de distribucin de datos
Las fuentes de distribucin de datos son uno o varios flujos de datos XML que
se generan a partir de un origen de datos en lnea y se transmiten a un
documento o aplicacin de destino. En PowerPivot para Excel, puede importar
una fuente de distribucin de datos en el libro de PowerPivot mediante el
Asistente para importacin de tablas. Despus de importar una fuente de
distribucin de datos en un libro, puede utilizarlo posteriormente en cualquier
operacin de actualizacin de datos que programe.

Importar datos de una fuente de texto


Importar datos de una fuente de otros orgenes


Actualizar

Actualice uno o varios orgenes de datos usados en el libro actual.
Observe que en PowerPivot para Excel hay dos operaciones similares
aunque distintas: La actualizacin de datos significa la obtencin de
datos actualizados de los orgenes de datos externos

-Actualizar o cambiar los datos importados

Al importar los datos de un origen de datos externo en un libro, puede
decidir mantener los datos tal cual, capturar un momento dado para
realizar un anlisis ms extenso o actualizar los datos del origen
siempre que lo decida.
La ltima opcin es prctica si va a obtener los datos de las bases de
datos relacionales que contiene la informacin de ventas actuales, o
fuentes de distribucin de datos que se actualizan varias veces al da.
Hay dos tipos de actualizaciones de datos:
-Actualizacin manual. Puede actualizar los datos del libro
manualmente en cualquier momento. Se pueden actualizar todos los
datos, que es el valor predeterminado, o elegir manualmente las tablas
y columnas que se van a actualizar en orgenes de datos individuales.
-Actualizacin automtica o programada. Si ha publicado un libro
en una Galera de PowerPivot o en un sitio de Sharepoint que admita
PowerPivot, usted o el administrador de Sharepoint pueden crear una
programacin para actualizar los datos del libro automticamente.
Adems de obtener los datos actualizados de un origen existente,
tendr que actualizar los datos del libro cada vez que efecte cambios
en el esquema del origen de datos. Por ejemplo, uno de estos cambios
puede ser agregar columnas o tablas, o cambiar las filas que se
importan.


Nota:
Tenga en cuenta que la suma de datos, modificacin de datos o
edicin de filtros activa siempre el recalculo de cualquier columna o
frmula que dependan de ese origen de datos. Estas operaciones
pueden llevar bastante tiempo. Para obtener ms informacin, vea
Recalcular las frmulas.

-Actualizar manualmente un origen de datos existente:

Si necesita actualizar metadatos de columnas u obtener datos recientes
para disear nuevas frmulas, puede actualizar los datos manualmente
en cualquier momento. En los siguientes temas se dan instrucciones
para actualizar un origen de datos manualmente y editar sus
propiedades.
-Programar actualizaciones de datos mediante Sharepoint

Puede programar la actualizacin de datos para que se produzca a
intervalos peridicos cuando guarde un libro PowerPivot en un sitio de
SharePoint. Si se usa informacin de conexin en el libro o en la
programacin, el servidor se conectar a los orgenes de datos y
recuperar los datos actualizados en su nombre.
-Cambiar un origen de datos
Si tiene que cambiar los datos asociados a un libro, puede usar las
herramientas del complemento de PowerPivot para modificar la
informacin de conexin o actualizar la definicin de las tablas y
columnas que se utilizan en los datos de PowerPivot.
Los cambios que puede hacer en los orgenes de datos existentes son
los siguientes:
Conexiones Tablas Columnas
Editar el nombre del
servidor o de la base
de datos
Cambiar el nombre del
archivo de texto, hoja
Agregar o quitar
un filtro en los
datos
Cambiar los
criterios de filtro
Cambiar los
nombres de
columna
Agregar
nuevas


de clculo o fuente de
de origen
Cambiar la ubicacin
del origen de datos
En el caso de los
orgenes de datos
relacionales, cambiar
el catlogo
predeterminado o el
catlogo inicial
Cambiar el mtodo de
autenticacin o las
credenciales utilizadas
para tener acceso a
los datos
Editar las propiedades
avanzadas del origen
de datos
Agregar o quitar
tablas
Cambiar los
nombres de tabla
Modificar las
asignaciones
entre las tablas
del origen y las
tablas del libro
Seleccionar otras
columnas del
origen
columnas
Eliminar
columnas del
libro (no
afecta al
origen de
datos)

Para realizar modificaciones, siga estos pasos en la ventana de
PowerPivot:

En la ficha Diseo, haga clic en el grupo Conexiones, haga clic
en el botn Conexiones existentes, elija una conexin y use los
editores que se proporcionan. Para obtener ms informacin, vea
Editar las propiedades de un origen de datos existente.


Haga clic en la ficha que contiene la tabla que desea modificar y,
a continuacin, en la ficha Diseo, en el grupo Propiedades,
haga clic en el botn Propiedades de tabla.

Seleccione la columna que desea modificar, para ello, haga clic en
su encabezado y, a continuacin, en la ficha Inicio, use los
controles del grupo Formato para modificar las propiedades de la
columna.

Cambiar las filas que se importan

Al importar un origen de datos, puede definir los filtros para restringir
el nmero total de filas que se importan. Puede resultar til al empezar
a desarrollar un conjunto de datos para su anlisis y se desea trabajar
solo con un subconjunto de los datos para mejorar el rendimiento.
Tambin se pueden crear libros diferentes para regiones diferentes: por
ejemplo, se podra usar el mismo origen de datos, pero filtrar por una
regin determinada.
Si posteriormente se decide agregar ms datos, no es necesario volver
a crear el modelo con otro filtro; en lugar de ello, no hay ms que
editar los filtros que se aplican al origen de datos para obtener ms o
menos datos.
El recalculo significa actualizar las columnas y tablas de un libro que contienen
frmulas.

Recalcular las frmulas

Al trabajar con los datos de un libro de PowerPivot para Excel, de vez en
cuando podra tener que actualizar los datos del origen, recalcular las
frmulas que ha creado en columnas calculadas o asegurarse de que los datos
que se presentan en una tabla dinmica estn actualizados.
En este tema se explica la diferencia entre actualizar los datos y recalcular
los datos, se proporciona informacin general acerca de qu hacer para
recalcular los datos y se describen opciones para ello.

PowerPivot usa tanto la actualizacin como el reclculo de datos:
Actualizacin de datos significa obtener datos actualizados de los orgenes
de datos externos. PowerPivot no detecta automticamente los cambios en
orgenes de datos externos, pero los datos pueden actualizarse manualmente


desde el libro de PowerPivot o automticamente si el libro se comparte en
SharePoint. Para obtener ms informacin
Reclculo significa actualizar todas las columnas, tablas, grficos y tablas
dinmicas del libro que contienen frmulas. Puesto que el reclculo de una
frmula incurre en un mayor rendimiento, es importante comprender las
dependencias asociadas a cada clculo.

Importante:
Nunca debera guardar o publicar el libro hasta que las frmulas que
contiene se hayan actualizado.

Reclculo manual y automtico

De forma predeterminada, PowerPivot recalcula automticamente segn sea
necesario y optimiza el tiempo de procesamiento requerido. Aunque el
recalculo puede tardar tiempo, es una tarea importante porque mientras se
realiza, se comprueban las dependencias de las columnas y se le notificar si
una columna ha cambiado, si los datos no son vlidos o si ha aparecido un
error en una frmula que funcionaba. Sin embargo, puede decidir prescindir
de la validacin y nicamente actualizar los clculos manualmente, sobre todo
si trabaja con frmulas complejas o con conjuntos de datos muy grandes, y
desea controlar el tiempo de las actualizaciones.

Ambos modos, el manual y el automtico, tienen ventajas; sin embargo,
recomendamos encarecidamente que utilice el modo de recalculo automtico.
Este modo mantiene los metadatos de PowerPivot sincronizados y evita los
problemas que ocasiona la eliminacin de datos, los cambios en los nombres o
los tipos de datos, o las dependencias perdidas.

-Usar el reclculo automtico

Al usar el modo automtico de reclculo, cualquier cambio realizado en el libro
que provocara la modificacin del resultado de alguna frmula desencadenar
el reclculo de la columna completa que contenga una frmula. Los siguientes
cambios siempre requieren el reclculo de las frmulas:

Los valores de un origen de datos externo se han actualizado.

La definicin de la frmula ha cambiado.

Han cambiado los nombres de las tablas o columnas a las que se hace
referencia en una frmula.


Las relaciones entre las tablas se han agregado, modificado o
eliminado.

Se han agregado nuevas medidas o columnas calculadas.

Se han realizado cambios en otras frmulas dentro del libro de
PowerPivot, de modo que las columnas o los clculos que dependen de
ese clculo deberan actualizarse.

Se han insertado o eliminado filas.

Ha aplicado un filtro que requiere la ejecucin de una consulta para
actualizar el conjunto de datos. El filtro se aplic a una frmula o como
parte de un tabla dinmica o grfico dinmico.

-Usar el reclculo manual

Puede usar el reclculo manual para evitar incurrir en el costo de calcular los
resultados de las frmulas hasta que sea conveniente. El modo manual es
especialmente til en estas situaciones:

Va a disear una frmula mediante una plantilla y desea cambiar los
nombres de las columnas y tablas utilizadas en la frmula antes de
validarla.

Sabe que algunos datos del libro han cambiado pero trabaja con una
columna que no ha cambiado, por lo que desea posponer un reclculo.

Est trabajando en un libro que tiene muchas dependencias y desea
posponer el reclculo hasta estar seguro de que se han realizado todas
las modificaciones necesarias.
Tenga en cuenta que, siempre que el libro est establecido en el modo de
clculo manual, PowerPivot para Excel no realiza ninguna validacin o
comprobacin de frmulas, con las siguientes consecuencias:

Cualquier nueva frmula que agregue al libro se marcar como una
frmula que contiene un error.

No aparecer ningn resultado en las nuevas columnas calculadas.


Informes

El botn Tabla dinmica le permite insertar en el libro de Excel una o varias
tablas dinmicas que estn basadas en los datos de la ventana de PowerPivot.

Crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico

Al trabajar en un libro de Excel que tiene PowerPivot para Excel, puede crear
tablas dinmicas y grficos dinmico en dos lugares diferentes: en la ventana
de PowerPivot de la pestaa Inicio y en la ventana de Excel de la pestaa
PowerPivot. Si desea usar los datos de la ventana de PowerPivot para generar
una tabla dinmica o un grfico, debe usar una de estas opciones.

El botn de tabla dinmica que est en la pestaa de insercin de la ventana
de Excel tambin puede crear tablas dinmicas y grficos dinmicos pero esas
tablas y grficos no pueden usar datos de PowerPivot, solo datos que estn
almacenados en hojas de clculo de un libro de Excel.
En este tema se supone que ya sabe cmo usar tablas dinmicas y grficos
dinmicos. Si no es as, consulte los siguientes temas en Microsoft Office
Online para obtener una introduccin:
Al crear tablas dinmicas que incluyen datos de PowerPivot, tambin tiene
acceso a las siguientes caractersticas:

El uso de un lenguaje de frmulas, Expresiones de anlisis de datos
(DAX), que proporciona caractersticas de inteligencia y otras funciones.
Para obtener ms informacin,


La capacidad de crear relaciones entre las tablas, buscar datos
relacionados y filtrar mediante relaciones. Para obtener ms
informacin,

La capacidad de aplicar filtros dinmicamente en funcin del contexto
actual, o de aplicar filtros en varias tablas relacionadas. Para obtener
ms informacin,

El uso de segmentaciones de datos mejoradas. Puede agregar
rpidamente varios informes de tablas dinmicas y grficos dinmicos
al mismo tiempo. Al usar la lista de campos de PowerPivot para agregar
segmentaciones de datos, dichas segmentaciones filtrarn
automticamente todos los objetos del informe. Para obtener ms
informacin,

Para crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico

1.

Haga clic en la flecha abajo del botn Tabla dinmica en uno de los
siguientes lugares.

En la ventana de PowerPivot, en la pestaa Inicio, en el grupo
Informes.
O bien

En la ventana de Excel, en la pestaa PowerPivot, en el grupo
Ver.
2.

Seleccione en la lista de opciones. Si lo desea, puede agregar informes
de tabla dinmica y de grfico dinmico vinculados al mismo tiempo.


Opcin Descripcin
Tabla dinmica
nica
Crea una tabla dinmica en blanco en una nueva
hoja de clculo o en la hoja de clculo que
seleccione.
Grfico dinmico
nico
Crea un grfico dinmico en blanco en una nueva
seleccione.
Grfico y tabla
(horizontal)
Crea una tabla dinmica y un grfico dinmico en
blanco en una nueva hoja de clculo que elija y los
coloca uno al lado del otro.
Los datos del grfico y de la tabla son
independientes. Con todo, las segmentaciones de
datos se aplican a los dos.
Grfico y tabla
(vertical)
Crea un grfico dinmico y una tabla dinmica en
blanco en una nueva hoja de clculo o en la hoja de
clculo que seleccione, y los coloca con el grfico
por encima de la tabla. Las posiciones se pueden
cambiar posteriormente.
Dos grficos
(horizontal)
Crea dos grficos dinmicos en blanco en una
nueva hoja de clculo o en la hoja de clculo que
seleccione, y los coloca uno al lado del otro.
Los grficos son independientes. Con todo, las
segmentaciones de datos se aplican a los dos.
Dos grficos
(vertical)
Crea dos grficos dinmicos en blanco en una
seleccione, y los coloca con un grfico por encima
del otro. Las posiciones se pueden cambiar
posteriormente.
Cuatro grficos Crea cuatro grficos dinmicos en blanco en una
seleccione.
Los grficos son independientes. Sin embargo, las
segmentaciones de datos se aplican a los cuatro.

Tabla dinmica sin
informacin de
estructura
jerrquica: plana
Crea una tabla dinmica en blanco. En lugar de
organizar algunos valores de datos como
encabezados de columna y otros como
encabezados de fila, una nueva columna se agrega


para cada campo que agrega y una fila de Totales
se inserta despus de cada grupo.

3.

Para especificar una ubicacin, elija entre:

Si desea colocarlo en una nueva hoja de clculo a partir de la
celda A1, haga clic en Nueva hoja de clculo.

Para colocarlo en una hoja de clculo existente, seleccione Hoja
de clculo existente y, a continuacin, especifique la primera
celda del rango de celdas donde desee colocarlo.
4.

Excel agrega el informe seleccionado en la ubicacin seleccionada y
muestra la Lista de campos de PowerPivot, para que pueda agregar
campos y personalizarlo.

Crear una tabla dinmica a partir de los datos de PowerPivot

Una vez agregados los datos a un libro de PowerPivot, las tablas dinmicas le
ayudan a analizar eficazmente los datos en detalle. Puede realizar
comparaciones, detectar patrones y relaciones, as como detectar tendencias.

Para crear esta tabla dinmica, tiene que haber completado las tareas
anteriores de este tutorial.

Agregar una tabla dinmica al anlisis

Seguir utilizando el libro de PowerPivot que cre en la tarea anterior. Ya
tiene importados los datos y creadas las relaciones. Ahora agregar una tabla
dinmica.
Agregar una tabla dinmica al anlisis

1.

En la ventana de PowerPivot, en la cinta de opciones de Inicio de
PowerPivot, haga clic en Tabla dinmica.

Asegrese de crear la tabla dinmica en la ventana de PowerPivot.


Hay tambin un botn de tabla dinmica en la cinta de opciones de
Excel, pero las tablas dinmicas de Excel no pueden tener acceso a los
datos de PowerPivot.
2.

Seleccione Tabla dinmica nica.

3.

Seleccione Nueva hoja de clculo.
Excel agrega una tabla dinmica vaca a la ubicacin que especific y
muestra la lista de campos de PowerPivot. La lista de campos muestra
dos secciones: una de campos en la parte superior para agregarlos y
quitarlos, y otra en la parte inferior para reorganizarlos y cambiar su
posicin.
4.

Seleccione la tabla dinmica vaca.
Si obtiene un mensaje de error que le indica que la lista de datos ya no
es vlida, haga clic con el botn secundario en la tabla y seleccione
Actualizar datos.


Eliminar una tabla dinmica

Conserve la tabla dinmica en el libro para el paso final del tutorial, pero si
desea eliminarla en algn momento, siga estos pasos.
1.

Haga clic dentro de la tabla dinmica.
2.

En la ficha Herramientas de tabla dinmica, seleccione Opciones.
3.

En el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar.
4.

Seleccione Toda la tabla dinmica y, a continuacin, haga clic en
Eliminar en la cinta de opciones de Inicio.

Crear un grfico dinmico a partir de los datos de PowerPivot

Una vez que ha agregado los datos a un libro de PowerPivot, los grficos
dinmicos le ayudan a resumir, analizar, explorar y presentar los datos
eficazmente. Los grficos dinmicos proporcionan una representacin grfica
interactiva de los datos en las tablas dinmicas y le ayudan a ver
comparaciones, modelos y tendencias. Los cambios que efecte en el diseo y
los datos de la tabla dinmica asociada se reflejarn inmediatamente en el
diseo y los datos del informe de grfico dinmico.
Requisitos previos
Para crear este grfico dinmico, tiene que haber completado las lecciones
anteriores de este tutorial.

Agregar un grfico dinmico al anlisis

Seguir utilizando el libro de PowerPivot que cre en el paso anterior.
Ya tiene los datos importados, las relaciones creadas y una tabla
dinmica agregada. Ahora agregar un grfico dinmico.

Agregar un grfico dinmico al anlisis

En la cinta de opciones de Inicio de PowerPivot, haga clic en la flecha debajo
de Tabla dinmica y seleccione Grfico dinmico.


Asegrese de crear el grfico dinmico desde la cinta de PowerPivot. Tambin
hay un botn Tabla dinmica en la cinta de Excel, pero los grficos dinmicos
de Excel no pueden tener acceso a los datos de PowerPivot.
1.

Seleccione Hoja de clculo existente y haga clic en Aceptar.
Eliminar un grfico dinmico

Puede mantener el grfico dinmico en el libro, pero si desea eliminarlo en
algn momento, siga estos pasos.

Eliminar un grfico dinmico

1.

Para eliminar un grfico dinmico, haga clic dentro de l.
2.

Haga clic con el botn secundario y seleccione Cortar.
Al eliminar el grfico dinmico, no se elimina ninguno de los informes
de tabla dinmica asociados.

Mover o copiar hojas de clculo de Excel

Excel 2010 incluye una nueva caracterstica que le permite mover o
copiar una hoja de clculo a un nuevo libro o a una ubicacin
diferente dentro del libro existente. PowerPivot admite totalmente el
traslado y copia dentro de un libro existente. Sin embargo, el traslado
y copia a un nuevo libro no se admite para las hojas de clculo que
contienen tablas dinmicas o grficos dinmicos que estn basados
en datos de PowerPivot. Si requiere datos en un nuevo libro,
recomendamos guardar una copia del libro original y usarla como
punto de partida para el nuevo libro. Si ya no requiere los datos del
libro original, puede eliminarlos.


Formato

Este grupo permite dar formato a datos de columnas y trabajar con tipos de
datos.

Tipo de datos. Muestra el tipo de datos actual de la columna
seleccionada. Haga clic en la flecha de lista desplegable para ver una
lista de tipos de datos y cambiar el tipo de datos. Si el tipo de datos
que elige es incompatible con el contenido de la columna, se muestra
un error.

Formato. Muestra el tipo de datos de la columna actualmente
seleccionada. Si hay disponibles otras opciones de formato, haga clic en
la flecha desplegable para seleccionar un nuevo formato.


Aplicar formato de moneda. Haga clic en el cuadro de dilogo
Formato de moneda y especifique el formato y el smbolo de moneda.

Aplicar formato de porcentaje. Haga clic para que todos los nmeros
de la columna actualmente seleccionada se muestren como
porcentajes.

Separador de miles. Haga clic para mostrar un separador de miles en
todos los nmeros de la columna actualmente seleccionada. Para
deshacer la accin, presione Ctrl-Z.

Aumentar decimales y Disminuir decimales. Haga clic para
aumentar o disminuir el nmero de posiciones decimales que se
muestran para un nmero. Estas opciones no cambian el valor ni
aumentan su precisin, solo afectan al formato de presentacin.

Establecer el tipo de datos de una columna

Al pegar o vincular los datos, PowerPivot detectar automticamente los tipos
de datos y los aplicar. Despus de haber agregado los datos al libro, puede
modificar manualmente el tipo de datos de una columna para cambiar el
modo en que se almacenan los datos. Sin embargo, si se cambia el tipo de
datos podra afectar a la precisin de los datos o resultar en la prdida de los
mismos. Si solo desea cambiar el formato de visualizacin de los datos sin
cambiar la forma de almacenarlos, puede hacer eso en su lugar.

Para cambiar el tipo de datos o formato de presentacin de una columna
1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la columna para la que
desea cambiar el tipo de datos o formato de presentacin.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Formato, lleve a cabo uno de los
procedimientos siguientes:
Seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.
O bien
Seleccione un formato de presentacin en la lista Formato.


Consideraciones sobre la modificacin de los tipos de datos

En ocasiones, al intentar cambiar el tipo de datos de una columna o
seleccionar una conversin de datos, se podran producir uno de los siguientes
errores:

Error al cambiar el tipo de datos

Error al cambiar el tipo de datos de la columna
Estos errores se podran producir aun cuando el tipo de datos est disponible
como una opcin en la lista desplegable Tipo de datos. En esta seccin se
explica la causa de estos errores y cmo pueden corregirse.
Descripcin del tipo de datos actual

Al agregar los datos a un libro de PowerPivot, PowerPivot para Excel
comprueba las columnas de datos para ver qu tipos de datos contiene cada
columna. Si los datos en esa columna son coherentes, se asigna a la columna
el tipo de datos ms preciso.
Sin embargo, si agrega datos de Excel o de otro origen que no aplica el uso
de un tipo de datos nico dentro de cada columna, PowerPivot asignar un
tipo de datos que d cabida a todos los valores dentro de la columna. Por
consiguiente, si una columna contiene nmeros de tipos diferentes, como
enteros, nmeros de tipo long y monedas, PowerPivot utilizar un tipo de
datos decimal. De forma alternativa, si una columna mezcla nmeros y texto,
PowerPivot utilizar el tipo de datos de texto. PowerPivot no proporciona un
tipo de datos similar al tipo de datos General disponible en Excel.
Por consiguiente, si una columna contiene valores numricos y de texto, no
podr convertirla en un tipo de datos numrico.
Los tipos de datos siguientes estn disponibles en los libros de PowerPivot:
Tipos de datos de PowerPivot
Text
Decimal Number
Whole Number
Currency
TRUE/FALSE
Date


Si encuentra que sus datos tienen un tipo de datos equivocado, o al menos
diferente al que deseaba, tiene varias opciones:

Puede reimportar los datos. Para ello, abra la conexin existente con el
origen de datos y vuelva a importar la columna. En funcin del tipo de
origen de datos, puede aplicar un filtro durante la importacin para
quitar los valores problemticos.

Puede crear una frmula de DAX en una columna calculada para crear
un nuevo valor del tipo de datos deseado. Por ejemplo, la funcin
TRUNC se puede utilizar para convertir un nmero decimal en un
nmero entero, o puede combinar funciones de informacin y funciones
lgicas para probar y convertir los valores.

Conversin de datos

Si se produce un error al seleccionar una opcin de conversin de datos,
podra ser que el tipo de datos actual de la columna no admitiera la
conversin seleccionada. No todas las conversiones se permiten con todos los
tipos de datos. Por ejemplo, solo puede cambiar una columna a un tipo de
datos Boolean si el tipo de datos actual de la misma es un nmero (entero o
decimal) o texto. Por consiguiente, debe elegir un tipo de datos adecuado
para los datos de la columna.
Despus de elegir un tipo de datos adecuado, PowerPivot generar una
advertencia sobre los posibles cambios en los datos, como por ejemplo,
prdida de precisin o truncamiento. Haga clic en Aceptar para aceptar y
cambiar los datos al nuevo tipo de datos.
Si se admite el tipo de datos, pero PowerPivot detecta valores que no se
admiten en el nuevo tipo de datos, obtendr otro error y deber corregir los
valores de datos antes de continuar.
Para obtener informacin detallada sobre los tipos de datos que se usan en los
libros de PowerPivot, cmo se convierten implcitamente y cmo se utilizan los
diferentes tipos de datos en las frmulas,


Tipos de datos admitidos en libros PowerPivot

En esta seccin se describen los tipos de datos que se pueden usar en
PowerPivot para Excel, as como la conversin implcita de los tipos de datos
cuando los datos se calculan o se usan en una frmula DAX (Expresiones de
anlisis de datos).

Los siguientes tipos de datos se admiten para su uso en PowerPivot. Cuando
importa datos o usa un valor en una frmula, incluso si el origen de datos
contiene un tipo de datos distinto, los datos se convierten a uno de los
siguientes tipos de datos. Los datos que se producen como resultado de las
frmulas tambin usan estos tipos de datos.
En general, estos tipos de datos se implementan para habilitar clculos
precisos en columnas calculadas y, para mantener la coherencia, se aplican
las mismas restricciones al resto de los datos en PowerPivot.
Los formatos usados para nmeros, moneda, fechas y horas deben seguir el
formato de la configuracin regional especificada en el equipo que abre el
libro. Se pueden usar las opciones de formato de la hoja de clculo para
controlar la forma en que se muestra el valor.
Tipo de datos
en la interfaz
de usuario de
PowerPivot
Tipo de
datos en
DAX
Descripcin
Whole Number Valor
entero de
64 bits
(ocho
bytes)
1, 2

Nmeros que no tienen posiciones
decimales. Los enteros pueden ser nmeros
positivos o negativos, pero deben ser
nmeros enteros comprendidos entre -
9.223.372.036.854.775.808 (-2^63) y
9.223.372.036.854.775.807 (2^63-1).
Decimal
Number
Nmero
real de 64
bits (ocho
bytes)
1, 2

Los nmeros reales son aquellos que
pueden tener posiciones decimales.
Abarcan un amplio intervalo de valores:
Valores negativos desde -1,79E +308 hasta
-2,23E -308
Cero
Valores positivos desde 2,23E -308 hasta
1,79E + 308
Sin embargo, el nmero de dgitos
significativos se limita a 17 dgitos
decimales.
TRUE/FALSE Boolean Valor True o False.

Texto String Cadena de datos de carcter Unicode.


Pueden ser cadenas, nmeros o fechas
representados en un formato de texto.
Date Fecha y
hora
Fechas y horas en una representacin de
fecha y hora aceptada.
Las fechas vlidas son todas las fechas
posteriores al 1 de marzo de 1900.
Currency Currency El tipo de datos de moneda permite los
valores comprendidos entre -
922.337.203.685.477,5808 y
922.337.203.685.477,5807 con cuatro
dgitos decimales de precisin fija.
N/D En blanco Un tipo en blanco es un tipo de datos de
DAX que representa y reemplaza los
valores NULL de SQL. Un valor en blanco se
puede crear con la funcin BLANK y se
puede comprobar si es tal con la funcin
lgica ISBLANK.
1
Las frmulas DAX no admiten tipos de datos que sean menores que los
enumerados en la tabla.
2
Si intenta importar datos con valores numricos muy elevados, es posible
que la importacin no se realice correctamente con el error siguiente:
Error de la base de datos en memoria: La columna '<nombre de columna>'
de la tabla '<nombre de la tabla>' contiene un valor,
'1.7976931348623157e+308' que no se admite. La operacin se ha
cancelado.
Este error se produce porque PowerPivot utiliza ese valor para representar los
valores NULL. Los valores de la siguiente lista son sinnimos del valor NULL
mencionado anteriormente:
Valor
9223372036854775807
-9223372036854775808
1.7976931348623158e+308
2.2250738585072014e-308
Debera quitar de nuevo el valor de los datos e intentar volver a importarlo.


Tipo de datos de tabla

Adems, DAX usa un tipo de datos de tabla. DAX usa este tipo de datos en
muchas funciones, como agregaciones y clculos de inteligencia de tiempo.
Algunas funciones requieren una referencia a una tabla y otras devuelven una
tabla que se puede usar como entrada para otras funciones. En algunas
funciones que requieren una tabla como entrada, puede especificar una
expresin que se evala como una tabla; para otras funciones, se requiere
una referencia a una tabla base. Para obtener informacin acerca de los
requisitos de funciones concretas, vea Referencia de funciones (DAX).
Conversiones implcitas y explcitas de tipos de datos en frmulas de DAX
Cada funcin DAX tiene requisitos concretos acerca de los tipos de datos que
se usan como entradas y salidas. Por ejemplo, algunas funciones requieren
enteros para algunos argumentos y fechas para otros; otras funciones
requieren texto o tablas.
Si los datos de la columna que especifique como argumento son incompatibles
con el tipo de datos requerido por la funcin, en muchos casos DAX devolver
un error. No obstante, siempre que sea posible DAX intentar convertir
implcitamente los datos al tipo requerido. Por ejemplo:

Una fecha se puede escribir como una cadena y DAX la analizar, e
intentar convertirla a uno de los formatos de fecha y hora de
Windows.

Se pueden sumar TRUE + 1 y obtener el resultado 2, ya que TRUE se
convierte implcitamente al nmero 1 y se realiza la operacin 1+1.

Si suma los valores de dos columnas y uno est representado como
texto ("12") y el otro como nmero (12), DAX convierte implcitamente
la cadena a un nmero y, a continuacin, realiza la suma para obtener
un resultado numrico. La expresin siguiente devuelve 44: = "22" +
22

Si intenta concatenar dos nmeros, el complemento de PowerPivot los
presentar como cadenas y, a continuacin, los concatenar. La
expresin siguiente devuelve "1234": = 12 & 34
En la tabla siguiente se resumen las conversiones implcitas de tipo de datos
que se realizan en las frmulas. En general, PowerPivot se comporta como
Microsoft Excel y, siempre que sea posible, realiza conversiones implcitas
cuando lo requiere la operacin especificada.


Tabla de conversiones de datos implcitas

El tipo de conversin que se realiza est determinada por el operador, que
convierte los valores que requiere antes de realizar la operacin solicitada. En
estas tablas se enumeran los operadores y se indica la conversin que se lleva
a cabo en cada tipo de datos de la columna cuando se empareja con el tipo de
datos de la fila de interseccin.
Nota:
Los tipos de datos de texto no se incluyen en estas tablas. Cuando un
nmero se representa en formato de texto, en algunos casos PowerPivot
intentar determinar el tipo de nmero y representarlo como un nmero.
Suma (+)
Operador (+) INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora
INTEGER INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora
CURRENCY CURRENCY CURRENCY REAL Fecha y hora
REAL REAL REAL REAL Fecha y hora
Fecha y hora Fecha y hora Fecha y hora Fecha y hora Fecha y hora
Por ejemplo, si se usa un nmero real en una operacin de suma en
combinacin con datos de moneda, ambos valores se convierten en REAL y el
resultado se devuelve como REAL.
Resta (-)
En la siguiente tabla el encabezado de fila es el minuendo (el lado de la
izquierda) y el encabezado de columna es el substraendo (el lado de la
derecha).
Operador (-) INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora
INTEGER INTEGER CURRENCY REAL REAL
CURRENCY CURRENCY CURRENCY REAL REAL
REAL REAL REAL REAL REAL
Fecha y hora Fecha y hora Fecha y hora Fecha y hora Fecha y hora
Por ejemplo, si se usa una fecha en una operacin de resta con otro tipo de
datos, ambos valores se convierten en fechas y el valor devuelto tambin es
una fecha.


Nota:
PowerPivot tambin admite el operador unario - (negativo), pero este
operador no cambia el tipo de datos del operando.
Multiplicacin (*)
Operador (*) INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora
INTEGER INTEGER CURRENCY REAL INTEGER
CURRENCY CURRENCY REAL CURRENCY CURRENCY
REAL REAL CURRENCY REAL REAL
Por ejemplo, si un entero se combina con un nmero real en una operacin de
multiplicacin, ambos nmeros se convierten a nmeros reales y el valor
devuelto tambin es REAL.
Divisin (/)
En la siguiente tabla, el encabezado de fila es el numerador y el encabezado
de columna es el denominador.
Operador (/)
(Fila/Columna)
INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora
INTEGER REAL CURRENCY REAL REAL
CURRENCY CURRENCY REAL CURRENCY REAL
Fecha y hora REAL REAL REAL REAL
Por ejemplo, si un entero se combina con un valor de moneda en una
operacin de divisin, ambos valores se convierten a nmeros reales y el
resultado tambin es un nmero real.
Operadores de comparacin
En las expresiones de comparacin, los valores booleanos se consideran
mayores que los valores de cadena y los valores de cadena se consideran
mayores que los valores numricos o de fecha u hora; se considera que los
nmeros y valores de fecha u hora tienen el mismo rango. No se realiza
ninguna conversin implcita para los valores booleanos o de cadena; BLANK o
un valor en blanco se convierte en 0/""/false, segn el tipo de datos del otro
valor comparado.
Las siguientes expresiones de DAX muestran este comportamiento:
=IF(FALSE()>"true","Expression is true", "Expression is false")
,
devuelve
"Expression is true"

=IF("12">12,"Expression is true", "Expression is false")
, devuelve
"Expression is true"


=IF("12"=12,"Expression is true", "Expression is false")
, devuelve
"Expression is false"

Las conversiones se realizan implcitamente para los tipos numricos o de
fecha y hora, tal y como se describe en la siguiente tabla:
Operador de comparacin INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora
INTEGER INTEGER CURRENCY REAL REAL
CURRENCY CURRENCY CURRENCY REAL REAL
Fecha y hora REAL REAL REAL Fecha y hora
Controlar valores en blanco, cadenas vacas y valores cero

La forma en que DAX trata los valores cero, los valores NULL y las cadenas
vacas es distinta a como lo hacen Microsoft Excel y SQL Server. En esta
seccin se describen las diferencias y cmo se tratan estos tipos de datos.
Lo importante es recordar que en PowerPivot un valor en blanco, una celda
vaca o la ausencia de un valor se representan por el nuevo tipo de valor:
BLANK. Depende de cada funcin el modo en que se tratan en las
operaciones, como suma o concatenacin. Tambin se pueden generar
valores en blanco con la funcin BLANK o comprobar los valores en blanco con
la funcin ISBLANK. Los valores NULL de base de datos no se admiten en un
libro de PowerPivot y se convierten implcitamente a valores en blanco si en
una frmula DAX se hace referencia a una columna que contiene un valor
NULL.
Definir valores en blanco, valores NULL y cadenas vacas
En la tabla siguiente se resumen las diferencias entre DAX y Microsoft Excel
con respecto al modo en que se tratan los valores en blanco.
Expresin DAX Excel
BLANK + BLANK BLANK 0 (cero)
BLANK +5 5 5
BLANK * 5 BLANK 0 (cero)
5/BLANK Infinito Error
0/BLANK NaN Error
BLANK/BLANK BLANK Error
FALSE OR BLANK FALSE FALSE
FALSE AND BLANK FALSE FALSE


TRUE OR BLANK TRUE TRUE
TRUE AND BLANK FALSE TRUE
BLANK OR BLANK BLANK Error
BLANK AND BLANK BLANK Error

Ordenar y filtrar

El grupo le permite elegir los valores que se muestran en una tabla aplicando
filtros y ordenando.

Ordenar de menor a mayor y Ordenar de A a Z. Haga clic para
ordenar de menor a mayor. Si est ordenando nmeros, se ordenarn
de menor a mayor. Si est ordenando texto, se ordenar de la A a la Z.

Ordenar de mayor a menor y Ordenar de Z a A. Haga clic para
ordenar de mayor a menor. Si est ordenando nmeros, se ordenarn
de mayor a menor. Si est ordenando texto, se ordenar de la Z a la A.

Borrar orden. Haga clic para cancelar el orden y mostrar la columna
en su orden natural; es decir, el orden en el que se importaron los
datos.

Borrar todos los filtros. Haga clic para quitar los filtros y ver todas
las filas de la tabla. Esta opcin solo est disponible cuando se han
aplicado filtros a una columna como mnimo.
Nota:
Al hacer clic en este botn, se quitan todos los filtros. Para borrar solo los
filtros deseados, haga clic con el botn secundario en el encabezado de la
columna que tiene el filtro, seleccione Filtro y, a continuacin, seleccione
Borrar filtro de <nombre de columna>.


Filtrar y ordenar datos

Cuando trabaje con tablas de datos en PowerPivot para Excel, puede filtrar u
ordenar los datos utilizando los controles de filtro de la ventana de PowerPivot
o aplicando segmentaciones en una tabla dinmica o grfico dinmico en la
ventana de Excel. Puede incluso crear filtros dentro de los clculos, para
controlar los datos que se usan de una columna o tabla de datos. Cada tipo de
filtro solo funciona en su ventana respectiva. Por ejemplo, las segmentaciones
no tienen ningn efecto en los datos de la ventana de PowerPivot.

Ordenar datos en una tabla

Puede ordenar los datos por texto (de A a Z o de Z a A) y los nmeros (de
menor a mayor o viceversa) en una o varias columnas.


Para ordenar los datos en una tabla segn una columna de texto:

1.

En la ventana de PowerPivot, seleccione una columna de datos
alfanumricos, un rango de celdas o asegrese de que la celda activa
est en una columna de la tabla que contenga datos alfanumricos.

2.

En la pestaa Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, lleve a cabo uno
de los siguientes procedimientos:

Para clasificar en orden alfanumrico ascendente, haga clic en
Ordenar de A a Z.

Para clasificar en orden alfanumrico descendente, haga clic en
Ordenar de Z a A.
Nota:
En algunos casos, los datos importados de otra aplicacin podran tener
espacios iniciales insertados antes de los datos. Debe quitar los espacios
iniciales para ordenar los datos correctamente.


Para ordenar los datos en una tabla segn una columna numrica

1.

En la ventana de PowerPivot, seleccione una columna de datos
numricos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa
est en una columna de la tabla que contenga datos numricos.

2.

En la pestaa Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, lleve a cabo uno
de los siguientes procedimientos:

Para ordenar de los nmeros bajos a los nmeros altos, haga clic
en Ordenar de menor a mayor.

Para ordenar de los nmeros altos a los nmeros bajos, haga clic
en Ordenar de mayor a menor.


Nota:
Si los resultados no son los que esperaba, la columna podra contener
nmeros almacenados como texto y no como nmeros. Por ejemplo, los
nmeros negativos importados de algunos sistemas contables o un nmero
escrito con un smbolo ' inicial (apstrofo) se almacenan en forma de texto.

Filtrar los datos de una tabla

Puede aplicar los filtros al importar datos para controlar las filas que se cargan
en una tabla de PowerPivot. Para obtener ms informacin sobre cmo
realizar filtrados durante la importacin, vea Cambiar las filas que se importan
desde un origen de datos. Despus de haber importado los datos, no podr
eliminar las filas individuales. Sin embargo, puede aplicar filtros
personalizados para controlar la manera en que se muestran las filas. Las filas
que no cumplen los criterios de filtrado se ocultan. Puede filtrar por una o ms
columnas. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se
basa en el actual y reduce an ms el subconjunto de datos.
Nota:
este tema. En Windows XP, las caractersticas estn disponibles de un

Para filtrar datos segn los valores de las columnas

1.

En la ventana de PowerPivot, seleccione una tabla y, a continuacin,
haga clic en la flecha del encabezado de la columna que desea utilizar
para el filtrado.
2.

En el men Autofiltro, siga uno de estos procedimientos:

En la lista de valores de columna, active o desactive uno o varios
valores para filtrar y haga clic en Aceptar.


Si el nmero de valores es sumamente grande, algunos
elementos individuales podran no mostrarse en la lista. En su
lugar, ver un mensaje similar a "Demasiados elementos para
mostrar".

Haga clic en Nmero y filtros o Filtros de texto (en funcin
del tipo de columna) y, a continuacin, haga clic en uno de los
comandos de operador de comparacin (como Es igual a) o
haga clic en Filtro personalizado. En el cuadro de dilogo
Filtro personalizado, cree el filtro y, a continuacin, haga clic
en Aceptar.


Para borrar un filtro para una columna

1.

Haga clic en la flecha del encabezado de la columna en la que desea
borrar un filtro.
2.

Haga clic en Borrar filtro de <nombre de la columna>.

Para borrar todos los filtros de una tabla

1.

En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla en la que desea
borrar los filtros.
2.

En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar
todos los filtros.


Filtrar datos con segmentaciones

Las segmentaciones de datos son controles de filtrado que funcionan con un
clic y reducen los datos que se muestran en las tablas dinmicas y en los
grficos dinmicos. Las segmentaciones se pueden usar de forma interactiva
para mostrar los cambios de los datos al aplicar filtros. Por ejemplo, se puede
crear un informe de tabla dinmica o un grfico que muestre las ventas por
ao y, a continuacin, agregar una segmentacin que represente las ofertas.
La segmentacin se agrega como un control adicional a la tabla dinmica o al
grfico, y le permite seleccionar rpidamente criterios y mostrar los cambios
al instante. Tambin se podra incrustar el anlisis detallado por oferta en el
propio informe, incluyendo el campo en el encabezado de la fila o la columna,
pero las segmentaciones no agregan filas adicionales a la tabla, solo
proporcionan una vista interactiva de los datos.


Para agregar y usar una segmentacin de datos

1.

En la ventana de Excel, haga clic en cualquier parte en una tabla
dinmica para mostrar la Lista de campos de PowerPivot.
2.

En la Lista de campos de PowerPivot, arrastre el campo que desea
filtrar hasta el rea Segmentaciones de datos verticales o
Segmentaciones de datos horizontales.
La segmentacin de datos aparece en el libro con los elementos de
segmentacin mostrados. De forma predeterminada, cuando se agrega
una nueva segmentacin de datos, se seleccionan todos los elementos
de segmentacin.
3.

Haga clic en un elemento de segmentacin de para aplicar un filtro a
los datos que se muestran en la tabla dinmica.
Puede seleccionar varios elementos dentro de la segmentacin de datos
para mostrarlos en la tabla dinmica si mantiene presionada la tecla
CTRL mientras hace clic en cada uno de ellos. Para borrar la
segmentacin y mostrar todos los datos, haga clic en el botn Borrar
en la esquina superior derecha de la segmentacin de datos.
Nota:
Alternativamente, puede agregar una segmentacin de datos usando la
cinta de opciones de la ventana de Excel. En Herramientas de tabla, en
la ficha Opciones, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Insertar
segmentacin de datos, active las casillas situadas al lado de los campos
por los que desea filtrar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Si usa
este mtodo, no se aprovecha del diseo automtico.

PowerPivot organiza el diseo de las segmentaciones automticamente. Al
agregar una segmentacin de datos al rea Segmentaciones de datos
horizontales de la Lista de campos de PowerPivot, la segmentacin se
coloca en la zona horizontal junto a la tabla dinmica. Al agregar una
segmentacin de datos al reaSegmentaciones de datos verticales, se
coloca en la zona vertical. La posicin de la segmentacin responde a motivos
de comodidad y no afecta a la seleccin de los datos. Estas zonas solo
contienen las segmentaciones de datos que PowerPivot para Excel administra.


Si arrastra una segmentacin de datos completamente fuera de la zona,
PowerPivot detendr la administracin de esa segmentacin de datos y ser
como si se hubiera insertado utilizando el botn Insertar segmentacin de
datos de la cinta de opciones de Excel. Por el contrario, si arrastra una
segmentacin de datos, que agreg mediante el botn Insertar
segmentacin de datos en una de las zonas de PowerPivot, PowerPivot
comenzar a administrarla.
Para reorganizar el orden de las segmentaciones de datos en un libro

En la Lista de campos de PowerPivot, haga clic con el botn
secundario en el nombre del campo del rea Segmentaciones de
datos verticales o Segmentaciones de datos horizontales y
seleccione Subir, Bajar, Mover al principioo Mover al final para
cambiar el orden.
Para cambiar el tamao y la posicin de las segmentaciones de datos

1.

En la ventana de Excel, haga clic en cualquier parte en una tabla
dinmica para mostrar la Lista de campos de PowerPivot.
Si alguna segmentacin de datos se ha agregado usando PowerPivot,
un borde gris aparecer alrededor de las zonas de segmentacin de
datos al lado de la tabla dinmica.
2.

Haga clic y arrastre el borde gris alrededor de una zona de
segmentacin de datos para cambiar su tamao o posicin.
La mayora de las modificaciones que desee realizar en una
segmentacin de datos individual se pueden efectuar ajustando el
borde. Si desea que las segmentaciones de datos estn una al lado de
la otra, arrstrelas hasta unirlas y encajarn dentro del borde gris.
Para quitar una segmentacin de datos

En la Lista de campos de PowerPivot, haga clic con el botn
secundario en la segmentacin de datos en el rea Segmentaciones
de datos verticales o Segmentaciones de datos horizontales y
hace clic en Quitar campo.


Ver

Este grupo le permite cambiar el modo en que las columnas se muestran en
una tabla. El grupo Columnas de la ficha Diseo tiene opciones adicionales.

Inmovilizar. Seleccione una o varias columnas y, a continuacin, haga clic
en Inmovilizar para mover las columnas seleccionadas al lado izquierdo de la
tabla y bloquearlas en esa posicin. Al desplazarse por la tabla o agregar una
nueva columna, las columnas inmovilizadas siguen estando visibles. Haga clic
en Liberar para liberar columnas que estaban inmovilizadas.

Si hay columnas que no desea mostrar en una tabla, puede ocultarlas
temporalmente. Si oculta una columna, dispone de ms espacio en la pantalla
para agregar columnas nuevas o para trabajar solo con las columnas de datos
pertinentes. Puede ocultar y mostrar las columnas de la cinta de opciones en
la ventana PowerPivot y en el men de clic con el botn secundario disponible
en cada encabezado de columna. Para mantener visible una rea de una hoja
de clculo mientras se desplaza a otra rea de la hoja de clculo, puede
inmovilizar las columnas especficas en un rea para bloquearlas.
Importante:
La capacidad de ocultar columnas no est destinada a usarse para la
seguridad de los datos, solo pretende simplificar y acortar la lista de
columnas visibles de la lista de campos de la tabla dinmica y de la
Al ocultar una columna, tiene la opcin de ocultarla solo mientras est
trabajando en la ventana de PowerPivot, o tambin puede ocultar las
columnas de cualquier tabla dinmica asociada. Si oculta todas las columnas,
la tabla aparece vaca en su totalidad en la ventana de PowerPivot.


Si oculta todas las columnas de una tabla que se utiliza en una tabla
dinmica, puede recibir un mensaje que indica que es necesario actualizar los
datos.

Para ocultar una columna individual

1.

En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga la
columna que desee ocultar.
2.

Haga clic con el botn secundario en la columna, haga clic en Ocultar
columnas y, a continuacin, haga clic en De PowerPivot y De tabla
dinmica, De tabla dinmica o De PowerPivot.

Para ocultar varias columnas

1.

En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga las
columnas que desee ocultar.
2.

En la ficha Diseo, en el grupo Columnas, haga clic en Ocultar y
mostrar.
3.

En el cuadro de dilogo Ocultar y mostrar columnas, busque cada
columna que desee ocultar y, a continuacin, anule la seleccin de una
de las opciones En PowerPivot y En tabla dinmica, o ambas.


4.


Para inmovilizar columnas

1.

columnas que desee inmovilizar.
2.

Seleccione una o ms columnas a inmovilizar.
3.

En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Inmovilizar.

Ancho de columna. Haga clic para mostrar el cuadro de dilogo Ancho
de columna y especificar el ancho de las columnas seleccionadas.

Cuadros de dilogo y Asistente para la importacin de tablas


Otras funcionalidades:

Men que nos sale al pulsar sobre botn derecho:

Por ejemplo seleccionamos una columna de datos y nos sale el siguiente
men:


Si se marca sobre una pestaa de datos se abre un men
que nos permite
De la tabla seleccionada


En los apartados se proporciona Ayuda para los cuadros de
dilogo y el asistente que estn disponibles en la pantalla de
Pgina Principal

Men Autofiltro

El Autofiltro men le permite ordenar y filtrar datos en la ventana de
PowerPivot. Para obtener acceso a este men, en el encabezado de la
columna que desea filtrar u ordenar, haga clic en la flecha abajo.
Para filtrar por una o ms columnas: seleccione las columnas concretas en
una lista de campos o especifique criterios en el Cuadro de dilogo Filtro
personalizado. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional
se basa en el actual y reduce an ms el subconjunto de datos.
En la lista siguiente se describen opciones de las columnas de texto.
Trmino Definicin
Ordenar de A a Z Haga clic aqu para clasificar en orden
alfanumrico ascendente.
Ordenar de Z a A Haga clic aqu para clasificar en orden
alfanumrico descendente.
Borrar orden de
'[FieldName]'
Borre cualquier orden que est basado en la
columna seleccionada. Si no hay columnas
ordenadas, los datos se muestran en el mismo
orden en el que se importaron.
Borrar filtro de
'[FieldName]'
Borre los filtros que estn basados en la
columna seleccionada. Si no se han filtrado
columnas, se muestran todas las filas de datos.
Filtros de texto Haga clic en Filtros de texto y, a continuacin,
haga clic en uno de los comandos de operador
de comparacin (como Es igual a) o haga clic
en Filtro personalizado. En el cuadro de
dilogo Filtro personalizado, cree el filtro y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
Lista de campos En la lista de valores de columna, active o
desactive uno o varios valores para filtrar y
haga clic en Aceptar.
Si el nmero de valores es sumamente grande,
algunos elementos individuales podran no
mostrarse en la lista. En su lugar, ver un
mensaje similar a "Demasiados elementos para
mostrar".


En la lista siguiente se describen opciones de las columnas numricas.
Trmino Definicin
Ordenar de
menor a mayor
Haga clic aqu para ordenar los nmeros en orden
ascendente.
Ordenar de
mayor a menor
Haga clic aqu para ordenar los nmeros en orden
descendente.
Borrar orden de
'[FieldName]'
Borre cualquier orden que est basado en la columna
seleccionada. Si no hay columnas ordenadas, los datos
se muestran en el mismo orden en el que se
importaron.
Borrar filtro de
'[FieldName]'
Borre los filtros que estn basados en la columna
seleccionada. Si no se han filtrado columnas, se
muestran todas las filas de datos.
Nmero y
filtros
Haga clic en Nmero y filtros y, a continuacin, haga
clic en uno de los comandos de operador de
comparacin (como Es igual a) o haga clic en Filtro
personalizado. En el cuadro de dilogo Filtro
personalizado, cree el filtro y, a continuacin, haga
clic en Aceptar.
Lista de campos En la lista de valores de columna, active o desactive
uno o varios valores para filtrar y haga clic en
Aceptar.
Si el nmero de valores es sumamente grande, algunos
elementos individuales podran no mostrarse en la
lista. En su lugar, ver un mensaje similar a
"Demasiados elementos para mostrar".


Cuadro de dilogo Ancho de columna

El cuadro de dilogo Ancho de columna le permite especificar el ancho de
una columna en la ventana de PowerPivot. Para obtener acceso a este cuadro
de dilogo, en la pestaa Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Ancho de
columna. Tambin puede hacer que la columna se ajuste automticamente al
tamao del contenido de la columna, haciendo doble clic en la lnea de
cuadrcula en el borde derecho de la columna.
Ancho de columna

Escriba el nmero de pxeles para el ancho de columna.


Cuadro de dilogo Formato de moneda

El cuadro de dilogo Formato de moneda le permite controlar cmo se
presentan los valores numricos en una columna de la ventana de PowerPivot.
Para obtener acceso a este cuadro de dilogo, en la pestaa Inicio, en el
grupo Formato, haga clic en el botn de divisa.
Hay muchas opciones para elegir los formatos especficos de la configuracin
regional y de moneda. Tambin puede controlar el nmero de dgitos que se
muestran en la cantidad monetaria estableciendo el nmero de posiciones
decimales.

Ejemplo
Muestra el modo en que los nmeros de la columna aparecern cuando
se hayan aplicado los formatos de moneda seleccionados.
Decimales
Haga clic en la flecha arriba para aumentar el nmero de lugares
despus del separador decimal. El nmero mximo de lugares
decimales es de 15.
Haga clic en la flecha abajo para reducir el nmero de posiciones
decimales. El valor mnimo es 0.

Smbolo
Haga clic en la lista desplegable para seleccionar un smbolo de moneda
y configuracin regional en la lista.
Por ejemplo, hay varios signos de dlar, pero el de cada configuracin
regional se muestra de forma distinta en funcin de los requisitos
internacionales.


Cuadro de dilogo Progreso de actualizacin de datos

El cuadro de dilogo Progreso de actualizacin de datos le permite
supervisar la actualizacin de datos que ha importado en la ventana de
PowerPivot de un origen externo. Para obtener acceso a este cuadro de
dilogo, en la ficha Inicio, en el grupo Obtener datos externos, haga clic
en Actualizar o en Actualizar todo.

Estado
Indica si la operacin de actualizacin fue correcta o no.
Detalles
Proporciona una lista de las tablas y vistas que se importaron, y el
nmero de filas que se importaron; proporciona un vnculo a un informe
los problemas que se hayan producido.
Detener actualizacin
Haga clic aqu para detener la operacin de actualizacin. Esta opcin
resulta til si la operacin de actualizacin tarda demasiado o hay
demasiados errores.


Cuadro de dilogo Ir a

El cuadro de dilogo Ir a le permite trasladarse a una columna concreta de
una tabla de PowerPivot. Para tener acceso a este cuadro de dilogo, presione
F5 en la ventana de PowerPivot.

Cuadro de dilogo Mover tabla

El cuadro de dilogo Mover tabla le permite cambiar el orden en el que las
tablas aparecen en la ventana de PowerPivot. Para tener acceso a este cuadro
de dilogo, haga clic con el botn secundario en la pestaa de la parte inferior
de la tabla que desea mover y, a continuacin, seleccione Mover.
Mover la tabla seleccionada antes de otra tabla
La tabla que desea mover se mover delante de la tabla que elija en
esta lista. Si desea mover una tabla al final del conjunto de tablas, elija
(mover hasta el final).


Cuadro de dilogo Vista previa de pegado

El cuadro de dilogo Vista previa de pegado le permite ver una vista previa
de los datos que se copian en la ventana de PowerPivot y asegurarse de que
se copian correctamente. Para obtener acceso a este cuadro de dilogo, copie
datos basados en tabla en formato HTML en el Portapapeles y, a continuacin,
en la pestaa Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, Pegar
y anexar o Pegar y reemplazar. Las opciones Pegar y anexar y Pegar y
reemplazar solo estn disponibles al agregar o reemplazar datos en una
tabla creada copiando y pegando mediante el Portapapeles. No se puede usar
Pegar y anexar ni Pegar y reemplazar al agregar datos a una tabla
vinculada o a una tabla de datos importados.

Las opciones de este cuadro de dilogo son diferentes en funcin de que los
datos se peguen en una tabla completamente nueva, en una tabla existente y
reemplacen a los datos existentes, o se agreguen al final de una tabla
existente.

-Pegar en una nueva tabla

Nombre de tabla
Especifique el nombre de la tabla que se crear en la ventana de
PowerPivot.
Datos que se van a pegar
Muestra un ejemplo del contenido del Portapapeles que se agregar a la
tabla de destino.
Usar primera fila como encabezados de columna
Seleccione esta opcin si la primera fila de datos contiene valores que
desea usar como encabezados de columna.
Si no especifica que la primera fila contiene encabezados, PowerPivot
para Excel genera los encabezados predeterminados Columna1,
Columna2, etc.
-Pegar datos anexados

Muestra un ejemplo del contenido del Portapapeles que se agregar a la
tabla de destino. Las nuevas filas se agregarn al final de la tabla.
Excluir primera fila de datos copiados
Seleccione esta opcin si desea que la primera fila de datos del
Portapapeles se considere como encabezados de columna en lugar de
como valores de datos.


Si activa esta casilla, PowerPivot para Excel trata la primera fila como
un encabezado y no la anexar a la tabla de destino.

-Pegar datos reemplazados

Datos existentes en la tabla
Muestra un ejemplo de los datos existentes en la tabla para que pueda
comprobar las columnas, tipos de datos, etc.
Muestra un ejemplo del contenido del Portapapeles. Se eliminarn los
datos existentes en la tabla de destino y se insertarn las nuevas filas
en la tabla.
Excluir primera fila de datos copiados
Seleccione esta opcin si desea que la primera fila de datos del
Portapapeles se considere como encabezados de columna en lugar de
como valores de datos.
Si activa esta casilla, PowerPivot para Excel trata la primera fila como
un encabezado y no la anexar a la tabla de destino.

Asistente para la importacin de tablas

En esta seccin se proporciona ayuda acerca del Asistente para la
importacin de tablas. Este asistente le permite importar datos de diversos
orgenes de datos. Para obtener acceso a este asistente en la ventana de
PowerPivot, en la pestaa Inicio, en el grupo Obtener datos externos,
haga clic en el botn que corresponde al tipo de datos que desea importar
(como datos de una base de datos).

En esta seccin
Trmino Definicin
Configuracin avanzada Especifique la codificacin y la configuracin
regional del archivo plano al que va a
conectarse.
Diseador de consultas
MDX de Analysis Services
(PowerPivot)
Cree una consulta que especifique los datos
que se importarn de un origen de datos de
Microsoft SQL Server Analysis Services.
Elegir cmo importar los
datos
Especifique cmo importar los datos del
origen de datos seleccionado.


Conectarse a un informe o
a una fuente de
Conctese a una fuente de distribucin de
datos desde un documento de servicio de
Atom o a las fuentes de distribucin de datos
desde un informe de SQL Server Reporting
Services.
Conectarse a un origen de
datos
Cree una nueva conexin a un origen de
datos, a diversos orgenes de datos como
bases de datos relacionales, fuentes de
distribucin de datos y archivos.
Conectarse a una base de
datos de DB2
Conctese a una base de datos DB2.
Conectar con archivo plano Conctese a un archivo plano (.txt), archivo
separado por tabulaciones (.tab) o archivo
separado por comas (.csv).
datos de Microsoft Access
Conctese a una base de datos de Microsoft
Access.
Conectar con un archivo de
Microsoft Excel
Conctese a un archivo de Microsoft Excel.
datos de Microsoft SQL
Azure
SQL Azure.
datos de Microsoft SQL
Server
SQL Server.
Conectarse a un
almacenamiento de datos
paralelos de Microsoft SQL
Server
Conctese a un almacenamiento de datos
paralelos de Microsoft SQL Server.
Conectarse a Microsoft
SQL Server Analysis
Services
Especifique los valores para importar los
datos de un cubo de Microsoft SQL Server
Analysis Services o un libro de PowerPivot que
se hospeda en SharePoint.
datos de Informix
Conctese a una base de datos de Informix.
datos de Oracle
Conctese a una base de datos de Oracle.
datos de Sybase

Conctese a una base de datos de Sybase.


datos de Teradata
Conctese a una base de datos de Teradata.
Credenciales de origen de
datos
Especifique el nombre de usuario y la
contrasea de la conexin del origen de datos
existente que seleccion.
Detalles Vea informacin acerca de una operacin de
importacin de datos en la que se produjo un
error.
Detalles del filtro Vea el filtro para la importacin de datos.
Resumen de importacin Vea las opciones que ha seleccionado para la
importacin de datos.
Importar Vea el progreso de la operacin de
importacin de datos.
Obtener una vista previa
de la tabla seleccionada
Obtenga una vista previa de los datos en la
tabla seleccionada, seleccione las columnas
para incluir en los datos, importe y filtre los
datos de las columnas seleccionadas.
Diseador de consultas
relacionales (PowerPivot)
Cree una consulta que especifique los datos
que importar desde una base de datos
relacional.
Seleccionar una conexin
existente
Elija una conexin de origen de datos
existente para utilizarla.
Seleccionar tablas y vistas Seleccione las tablas y vistas de las que desea
importar los datos.
Seleccionar tablas y vistas
(fuentes de distribucin de
datos)
Seleccione las tablas y vistas de las que desea
importar los datos para una fuente de
distribucin de datos.
Establecer propiedades
avanzadas
Especifique la configuracin de propiedades
adicionales para una conexin a un origen de
datos.
Especificar una cadena de
conexin
Conctese a un origen de datos OLE DB u
ODBC.
Especificar una consulta
SQL o MDX
Importe los datos utilizando una consulta
SQL.


2.3 Diseo

Ventana de PowerPivot: ficha Diseo

En esta seccin se proporciona ayuda de la ficha Diseo de la ventana de
PowerPivot, incluidos los cuadros de dilogo que estn disponibles en esta
ficha. Para obtener informacin general acerca de la interfaz de usuario e
instrucciones para abrir la ventana de PowerPivot. La ficha Diseo es donde
puede cambiar las propiedades de las tablas, crear y administrar las
relaciones, y modificar las conexiones con orgenes de datos existentes.
Tambin puede agregar columnas y cambiar cundo se calculan los valores de
columna.


Opciones de la ficha Diseo

Las opciones de la ficha Diseo estn organizadas en grupos.

Columnas

El grupo Columnas permite crear nuevas columnas y cambiar la manera en
que las columnas se muestran. El grupo Ver de la ficha Inicio tiene opciones
adicionales..

Ocultar y mostrar. Haga clic para mostrar el Cuadro de dilogo
Ocultar y mostrar columnas, que le permite controlar qu columnas se
ocultan y especificar si las columnas se ocultan solo en la ventana de
PowerPivot o tambin en las tablas dinmicas asociadas con la tabla.
El cuadro de dilogo Ocultar y mostrar columnas proporciona una manera
cmoda para ocultar y mostrar las columnas en la ventana de
PowerPivot. Para tener acceso a este cuadro de dilogo, en la ficha Diseo,
en el grupo Columnas, haga clic en Ocultar y mostrar.
Podra ocultar las columnas si desea trabajar con un subconjunto de los datos
en la ventana PowerPivot, pero podra necesitar mostrarlas cuando desplace el
foco de su anlisis. Por ejemplo, suponga que el libro contiene muchas tablas
con columnas ocultas. En lugar de recorrer las tablas una por una para
mostrar columnas, puede hacer clic en Seleccionar todo y, a continuacin,
activar la casilla de las columnas En PowerPivot y En tabla dinmica para
que todas las columnas estn visibles en todos los lugares


Nota:
Esta caracterstica no est destinada a usarse para la seguridad de los
datos, solo pretende simplificar y acortar la lista de columnas de la lista de
campos de la tabla dinmica y la ventana de PowerPivot.

Columna
Seleccione la columna que desea ocultar o mostrar.
Haga clic en Seleccionar todo, en la primera fila de la columna, para
aplicar sus selecciones a todas las columnas de la lista.
Sugerencia: para ocultar una columna concreta, tambin puede hacer
clic con el botn secundario en la columna directamente en la ventana
PowerPivot y especificar una de las siguientes opciones: De
PowerPivot y tabla dinmica, De tabla dinmica o De
PowerPivot.
En PowerPivot
Active la casilla si desea que la columna est visible al trabajar con
tablas y columnas en la ventana de PowerPivot.
En tabla dinmica
Active la casilla si desea que la columna est visible en todas las tablas
dinmicas del libro.

Ocultar o inmovilizar columnas

Si hay columnas que no desea mostrar en una tabla, puede ocultarlas
temporalmente. Si oculta una columna, dispone de ms espacio en la pantalla
para agregar columnas nuevas o para trabajar solo con las columnas de datos
pertinentes. Puede ocultar y mostrar las columnas de la cinta de opciones en
la ventana PowerPivot y en el men de clic con el botn secundario disponible
en cada encabezado de columna. Para mantener visible una rea de una hoja
de clculo mientras se desplaza a otra rea de la hoja de clculo, puede
inmovilizar las columnas especficas en un rea para bloquearlas.
Importante:
La capacidad de ocultar columnas no est destinada a usarse para la
seguridad de los datos, solo pretende simplificar y acortar la lista de
columnas visibles de la lista de campos de la tabla dinmica y de la


Al ocultar una columna, tiene la opcin de ocultarla solo mientras est
trabajando en la ventana de PowerPivot, o tambin puede ocultar las
columnas de cualquier tabla dinmica asociada. Si oculta todas las columnas,
la tabla aparece vaca en su totalidad en la ventana de PowerPivot. Si oculta
todas las columnas de una tabla que se utiliza en una tabla dinmica, puede
recibir un mensaje que indica que es necesario actualizar los datos.

Para ocultar una columna individual

1.

En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga la
columna que desee ocultar.
2.

Haga clic con el botn secundario en la columna, haga clic en Ocultar
columnas y, a continuacin, haga clic en De PowerPivot y De tabla
dinmica, De tabla dinmica o De PowerPivot.
Para ocultar varias columnas

1.

columnas que desee ocultar.
2.

En la ficha Diseo, en el grupo Columnas, haga clic en Ocultar y
mostrar.
3.

En el cuadro de dilogo Ocultar y mostrar columnas, busque cada
columna que desee ocultar y, a continuacin, anule la seleccin de una
de las opciones En PowerPivot y En tabla dinmica, o ambas.
4.

Para inmovilizar columnas

1.

columnas que desee inmovilizar.
2.

Seleccione una o ms columnas a inmovilizar.
3.

En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Inmovilizar.


Agregar. Haga clic para agregar una nueva columna en el lado derecho
de la tabla actual. Para obtener ms informacin, vea Crear una
columna calculada.

Crear una columna calculada

En este tema se muestra cmo crear una columna calculada

.
Descripcin de las columnas calculadas

Una columna calculada es una columna que se agrega a una tabla de
PowerPivot existente. En lugar de pegar o importar los valores de la columna,
se crea una frmula de DAX que los define. La columna calculada se puede
utilizar en una tabla dinmica o un grfico dinmico como cualquier otra
columna de datos.
Las frmulas de columnas calculadas son muy similares a las frmulas
creadas en Excel. A diferencia de Excel,sin embargo, no se puede crear
frmulas diferentes para las diferentes filas de una tabla; la frmula de DAX
se aplica automticamente a toda la columna.
Cuando una columna contiene una frmula, el valor se calcula para cada fila.
Los resultados se calculan para la columna en cuanto crea la frmula. A
continuacin, los valores de columna se actualizan segn convenga, por
ejemplo cuando los datos subyacentes se actualizan.
Puede crear columnas calculadas que estn basadas en las medidas y en otras
columnas calculadas. Por ejemplo, se podra crear una columna calculada para
extraer un nmero de una cadena de texto y, a continuacin, utilizar ese
nmero en otra columna calculada


Crear una columna calculada
Una columna calculada se basa en los datos que se han agregado en una
tabla existente. Por ejemplo, podra decidir concatenar los valores, realizar la
suma, extraer las subcadenas o comparar los valores de otros campos. Para
agregar una columna calculada, debe haber agregado al menos una tabla de
datos al libro de PowerPivot.

Cambiar el nombre de una columna calculada

De forma predeterminada, las nuevas columnas calculadas se agregan a la
derecha de otras columnas en una hoja de clculo y automticamente se
asigna a la columna el nombre predeterminado CalculatedColumn1,
CalculatedColumn2, etc. Puede reorganizar y cambiar el nombre de las
columnas una vez creadas. Tenga en cuenta las siguientes restricciones
respecto a los cambios en columnas calculadas:

Cada nombre de columna deben ser nico en una tabla.

Al cambiar el nombre de una columna calculada, se deben actualizar las
frmulas que se basan en dicha columna. A menos que est en modo
de actualizacin manual, la actualizacin de los resultados de las
frmulas tiene lugar automticamente. Sin embargo, esta operacin
podra tardar algn tiempo.

Algunos caracteres no se pueden utilizar en los nombres de columnas o
de otros objetos de un libro de PowerPivot.

Para cambiar el nombre de una columna calculada existente o editarla
1. En la ventana de PowerPivot, haga clic con el botn secundario en
el encabezado de la columna calculada cuyo nombre desea cambiar y
haga clic en Cambiar nombre de columna.
2. Escriba un nombre nuevo y, a continuacin, presione ENTRAR para
aceptarlo.


Descripcin del rendimiento de las columnas calculadas

La frmula para una columna calculada puede consumir ms recursos que la
frmula para una medida. Uno de los motivos para ello es que el resultado de
una columna calculada siempre se calcula para cada fila de una tabla,
mientras que una medida solo se calcula para las celdas que se usan en la
tabla dinmica o el grfico dinmico.
Por ejemplo, una tabla con un milln de filas siempre tendr una columna
calculada con un milln de resultados y un efecto correspondiente en el
rendimiento. Sin embargo, una tabla dinmica generalmente filtra los datos
aplicando encabezados de columnas y de filas; por consiguiente, la medida
solo se calcula para el subconjunto de datos en cada celda de la tabla
dinmica.
Una frmula depende de los objetos a los que se hacen referencia en la
frmula, como otras columnas o expresiones que evalan valores. Por
ejemplo, una columna calculada que est basada en otra columna o un clculo
que contiene una expresin con una referencia de columna no se puede
evaluar hasta que se evale la otra columna. De forma predeterminada, la
actualizacin automtica est habilitada en los libros; por consiguiente, tales
dependencias pueden afectar a rendimiento mientras los valores y las
frmulas se actualizan.
Para evitar tener problemas con el rendimiento al crear columnas calculadas,
siga estas directrices:

En lugar de crear una nica frmula que contenga muchas
dependencias complejas, cree las frmulas en pasos y guarde los
resultados en las columnas, de modo que pueda validarlos y evaluar el
rendimiento.

Con frecuencia, la modificacin de datos requiere que se actualicen las
columnas calculadas. Puede evitarlo estableciendo el modo de reclculo
en manual; no obstante, si cualquiera de los valores de la columna
calculada es incorrecto, aparecer atenuada hasta que se actualicen y
recalculen los datos.

Si cambia o elimina las relaciones entre las tablas, las frmulas que
usan las columnas de esas tablas dejarn de ser vlidas.

Si crea una frmula que contenga una referencia circular o que se haga
referencia a s misma, se producir un error.

Eliminar. Haga clic para eliminar las columnas actualmente
seleccionadas. No se pueden seleccionar varias columnas mediante
Ctrl+clic, pero se pueden seleccionar haciendo clic y arrastrando.


Clculos

Haga clic en el botn Opciones de clculo para controlar la manera en que
el libro realiza los re clculos de las frmulas.

Calcular ahora. Cuando el libro est establecido en el modo de clculo
manual, haga clic para realizar un recalculo del libro completo.

Modo de clculo automtico. El valor predeterminado habilita el
recalculo automtico de las frmulas. Cualquier cambio realizado en los
datos del libro que provocara la modificacin del resultado de cualquier
frmula desencadenar el recalculo de toda la columna que contiene
una frmula.

Modo de clculo manual. Desactiva el recalculo automtico. Haga clic
en Calcular ahora para recalcular las frmulas. Se recomienda
actualizar y validar el libro antes de guardarlo.

Observe que en PowerPivot para Excel hay dos operaciones similares aunque
distintas:

La actualizacin de datos significa la obtencin de datos actualizados de
los orgenes de datos externos.

El reclcalo significa actualizar las columnas y tablas de un libro que
contienen frmulas.


Conexiones

Haga clic en el botn Conexiones existentes para mostrar una lista de
conexiones existentes que se usan en este libro. El cuadro de dilogo
Seleccionar una conexin existente le permite modificar las propiedades de
conexin, actualizar los datos u obtener ms datos. Para obtener ms
informacin, vea Editar las propiedades de un origen de datos existente.


Seleccionar una conexin existente

Esta pgina del Asistente para la importacin de tablas le permite elegir
una conexin de origen de datos existente para usarla. Para tener acceso al
asistente en la ventana de PowerPivot, en la ficha Inicio, en el grupo
Obtener datos externos, haga clic en el tipo de origen de datos del que
desea importar las tablas. Para obtener ms informacin acerca de los
orgenes de datos y proveedores admitidos, vea Orgenes de datos admitidos
en libros de PowerPivot.
Mostrar
Seleccione uno de los siguientes valores para mostrar una categora de
conexiones con orgenes de datos en el cuadro Seleccionar una
conexin de origen de datos.
Valor Descripcin
Conexiones de
PowerPivot
Conexiones del libro de PowerPivot.
Conexiones locales Archivos de conexin de datos de Office (.odc)
almacenados en el equipo local.
Conexiones de
libro
Archivos de conexin de datos de Office (.odc)
almacenados en el libro de PowerPivot.

Seleccionar una conexin

Seleccione la conexin de origen de datos que usar.
Buscar ms
Seleccione un archivo .odc almacenado en el equipo local

Editar las propiedades de un origen de datos existente

Despus de crear una conexin a un origen de datos externo, puede modificar
esa conexin posteriormente de estas maneras:

Puede cambiar la informacin de conexin, incluido el archivo, fuente o
base de datos utilizados como origen, sus propiedades u otras opciones
de conexin especficas del proveedor.

Puede cambiar las asignaciones de tabla y de columna, as como quitar
las referencias a las columnas que ya no se utilizan.


Puede cambiar las tablas, vistas o columnas que obtiene del origen de datos
externo.

Modificar una conexin

El primer procedimiento muestra cmo modificar una conexin de datos. Dado
que las opciones para trabajar con orgenes de datos difieren en funcin del
tipo de origen de datos, este procedimiento utiliza una base de datos de
Access simple.

Para cambiar el origen de datos externo utilizado por una conexin actual

1.

En la ventana de PowerPivot, haga clic en la ficha Inicio y, en el
grupo Conexiones, haga clic en Conexiones existentes.
2.

Seleccione la conexin actual a la base de datos y haga clic en Editar.
Para este ejemplo, el Asistente para la importacin de tablas se
abre en la pgina de configuracin de una base de datos de Access. Sin
embargo, en funcin del tipo de origen de datos que se vaya a cambiar,
el proveedor podra ser otro, lo mismo que las propiedades que estn
disponibles.
3.

En el cuadro de dilogo Editar conexin, haga clic en Examinar para
buscar otra base de datos del mismo tipo pero con un nombre o
ubicacin diferente.
En cuanto cambia el archivo de base de datos, un mensaje aparece
indicando que tiene que guardar y actualizar las tablas para ver los
nuevos datos.
4.

Haga clic en Guardar y, a continuacin, en Cerrar.
5.

En la ficha Inicio, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en
Actualizar y, a continuacin, haga clic en Actualizar todo.
Las tablas se actualizan utilizando el nuevo origen de datos, pero con
las selecciones de datos originales.


Nota:
Si el nuevo origen de datos contiene alguna tabla adicional que no se
encontraba en el origen de datos original, debe volver a abrir la conexin
cambiada y agregar las tablas, tal y como se describe en Cambiar las filas
que se importan desde un origen de datos.

Editar las asignaciones de columna y de tabla (enlaces)

Este procedimiento describe cmo editar las asignaciones una vez ha
cambiado un origen de datos.
Para editar la asignacin de columnas cuando se cambia un origen de datos

1.

En la ventana de PowerPivot, haga clic en la ficha Diseo y, en el
grupo Propiedades, haga clic en Propiedades de tabla.
El nombre de la tabla del libro actual se muestra en el cuadro Nombre
de la tabla. El cuadro Nombre de origen contiene el nombre de la
tabla en el origen de datos externo. Si las columnas se denominan de
manera diferente en el origen y en el libro, puede alternar entre los dos
conjuntos de nombres de columnas seleccionando las opciones Origen
o Datos PowerPivot (libro).
2.

Para cambiar la tabla que se utiliza como origen de datos, en Nombre
de origen, seleccione una tabla diferente de la actual.
3.

Cambie la asignacin de columnas si es necesario:
a.

Para agregar columnas que se encuentran en el origen pero no
en el libro, active la casilla situada al lado del nombre de
columna.
Los datos reales se cargarn en el libro la prxima vez que
actualice.
b.

Si algunas columnas en el libro ya no estn disponibles en el
origen de datos actual, un mensaje aparece en el rea de
notificacin que enumera las columnas no vlidas. No es
necesario hacer nada ms.


4.

Haga clic en Guardar para aplicar los cambios en el libro.
Cuando guarde el conjunto actual de propiedades de la tabla,
automticamente se quitar cualquier columna no vlida y se
agregarn las columnas nuevas. Un mensaje aparece e indica que tiene
que actualizar las tablas. Haga clic en Actualizar para cargar los datos
actualizados en el libro.

Relaciones

El grupo Relaciones le permite crear y administrar las relaciones entre las
tablas del libro de PowerPivot.

Crear relaciones entre tablas

Una relacin es una conexin que se crea entre dos tablas de datos. La
relacin establece cmo se deben relacionar los datos de las dos tablas. Por
ejemplo, una tabla de clientes y una tabla de pedidos se pueden relacionar
para mostrar el nombre del cliente que est asociado a cada pedido. Despus
de definir una relacin entre las tablas en la ventana de PowerPivot, podr
filtrar los datos utilizando columnas relacionadas, buscar con facilidad valores
en las tablas relacionadas e integrar columnas de varias tablas en una tabla
dinmica.


Crear relacin. Haga clic para abrir el Cuadro de dilogo Crear
relacin, que le permite crear una relacin entre tablas de datos. La
relacin establece cmo se deben relacionar los datos de las dos tablas.

El cuadro de dilogo Crear relacin le permite crear relaciones entre tablas
del libro de PowerPivot o modificar las relaciones existentes. Para obtener
acceso a este cuadro de dilogo, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones,
haga clic en Crear relacin.
.
Tabla
Seleccione la primera tabla de la relacin. Debe ser el lado de "varios"
de una relacin de varios a uno. Por ejemplo, si la relacin es entre una
tabla de clientes y una tabla de pedidos, la tabla de pedidos se debera
especificar como Tabla y la tabla de clientes se debera especificar
como Tabla de bsqueda relacionada. Un cliente puede tener varios
pedidos, pero cada pedido es para un solo cliente.

Nota:
Cada tabla puede tener solo una relacin con otra tabla. Por consiguiente,
si ya ha usado una tabla en una relacin con la tabla seleccionada
actualmente, la otra tabla no estar disponible en la lista desplegable
Tabla de bsqueda relacionada.

Columna
Seleccione la columna de origen que se usar en la relacin.


Tabla de bsqueda relacionada
Seleccione la segunda tabla que formar parte de la relacin. Esta tabla
debe estar en el lado de uno de una relacin de varios a uno.
Columna de bsqueda relacionada
Seleccione la columna de la segunda tabla que se relaciona con la
primera columna. Para cada fila de la Tabla de bsqueda
relacionada, esta columna debe tener un valor nico.

Valores duplicados y otros errores

Si elige una columna que no se puede usar en la relacin, aparece una X roja
al lado de la columna. Puede pausar el cursor sobre el icono de error para ver
un mensaje con ms informacin sobre el problema. Entre los problemas que
pueden impedir crear una relacin entre las columnas seleccionadas estn:
Problema o mensaje Solucin
No se puede crear la
relacin porque las dos
columnas seleccionadas
contienen valores
duplicados.
Para crear una relacin vlida, al menos una
de las columnas del par seleccionado debe
contener solo valores nicos.
Puede modificar las columnas para quitar los
valores duplicados o revertir el orden de las
columnas de manera que la columna que
contiene valores nicos se use como
columna de bsqueda relacionada.

La columna contiene un
valor nulo o vaco.
Las columnas de datos no se pueden unir
entre s por un valor nulo. Para cada fila,
debe haber un valor en las dos columnas que
se usan en una relacin.

Administrar relaciones. Haga clic para abrir el Cuadro de dilogo
Administrar relaciones, que le permite ver, modificar o eliminar
relaciones existentes.

Cuadro de dilogo Administrar relaciones

El cuadro de dilogo Administrar relaciones le permite ver o modificar las
relaciones de los datos de PowerPivot, eliminar una o varias relaciones, o


crear una nueva relacin. Para obtener acceso a este cuadro de dilogo, en la
ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Administrar relaciones.

Nota:
Al agregar, modificar o eliminar una relacin entre tablas, es posible que
haya que recalcular el libro. Si las frmulas del libro usaban columnas que
dependan de la relacin, las frmulas pueden devolver un error una vez
que se cambia la relacin. Para obtener ms informacin acerca del
reclculo, vea Recalcular las frmulas.

Nueva relacin
Haga clic para abrir el Cuadro de dilogo Crear relacin.
Editar relacin
Seleccione una relacin en la lista de relaciones y, a continuacin, haga
clic en Editar relacin para cambiar la relacin seleccionada.
Puede cambiar las tablas y columnas utilizadas en la relacin.
Eliminar relacin
Seleccione una relacin de la lista de relaciones y, a continuacin, haga
clic en Eliminar relacin para eliminarla.


Propiedades

Haga clic en el botn Propiedades de tabla para abrir el Cuadro de dilogo
Editar propiedades de tabla, que le permite ver y modificar propiedades de
tablas. Esto solo se aplica a las tablas que se importaron y no a las que se
pegaron directamente en la ventana de PowerPivot.

Cuadro de dilogo Editar propiedades de tabla

El cuadro de dilogo Editar propiedades de tabla le permite ver y modificar
las propiedades de tablas que se importan en la ventana de PowerPivot
usando el Asistente para la importacin de tablas. Para obtener acceso a este
cuadro de dilogo, seleccione una tabla de datos que haya importado y en la
ficha Diseo, en el grupo Propiedades, haga clic en Propiedades de tabla.
Las opciones de este cuadro de dilogo son diferentes, dependiendo de si
import los datos originalmente seleccionando las tablas en una lista o usando
una consulta SQL.


Modo de vista previa de tabla

Nombre de tabla
Muestra el nombre de la tabla de datos del libro de PowerPivot.
Nota:
No puede modificar el nombre aqu. Si embargo, puede cambiar el
nombre de la tabla haciendo clic con el botn secundario en la ficha de la
tabla en la parte inferior de la ventana de PowerPivot.

Nombre de conexin
Muestra el nombre de la conexin que se usa actualmente. Para
obtener ms informacin para cambiar las propiedades de la conexin,
vea Editar las propiedades de un origen de datos existente.
Nombre de origen
Se usa para mostrar o cambiar la tabla de la que se obtienen los datos.
Si se cambia el origen a una tabla que tiene columnas distintas que la
tabla actual, aparece un mensaje que advierte que las columnas son
distintas. En ese caso, debe seleccionar las columnas que desea poner
en la tabla actual y hacer clic en Guardar. Puede reemplazar toda la
tabla activando la casilla de la izquierda de la tabla.
Nota:
Al cambiar el origen de datos de una tabla, lo que se hace es reemplazar el
contenido de la tabla actual con el contenido de la nueva tabla de origen.

Nombres de columna de
Source Seleccione esta opcin para reemplazar los nombres de
columna actuales por los nombres de columna de la
tabla de origen seleccionada.
Datos de
PowerPivot
Seleccione esta opcin para usar los nombres de
columna actuales y omitir los nombres de la tabla de
origen seleccionada.
Actualizar vista previa
Haga clic en esta opcin para ver las columnas de datos de la tabla de
origen actualmente seleccionada.


Cambiar a
Vista previa
de tabla
Seleccione esta opcin de la lista para obtener una vista
previa de la tabla seleccionada y unas pocas filas de datos.
Editor de
consultas
Seleccione esta opcin de la lista para ver la consulta en el
origen de datos seleccionado. Esta opcin no est
disponible para todos los orgenes de datos.
Casilla en el encabezado de columna
Active la casilla para incluir la columna en la importacin de datos.
Desactive la casilla para quitar la columna de la importacin de datos.
Botn de flecha abajo en el encabezado de columna
Filtre los datos de la columna.
Borrar filtros de fila
Haga clic en esta opcin para quitar los filtros que se hayan aplicado.
Guardar
Haga clic en esta opcin para aplicar todos los cambios, incluso el
reemplazo de columnas.
Modo de diseo de consulta

Nombre de tabla
Muestra el nombre de la tabla de datos del libro de PowerPivot.
Nota:
Aqu no se puede modificar el nombre. El nombre de la tabla se puede
cambiar haciendo clic con el botn secundario en la ficha de la tabla de la
parte inferior de la ventana de PowerPivot.

Nombre de conexin
Muestra el nombre de la conexin que se usa actualmente. Para obtener ms
informacin para cambiar las propiedades de la conexin.

Vista previa
de tabla
Seleccione esta opcin de la lista para obtener una vista
previa de la tabla seleccionada y unas pocas filas de
datos.
Editor de
consultas
Seleccione esta opcin de la lista para ver la consulta que
se emitir para el origen de datos seleccionado.
Instruccin SQL
Muestra la instruccin SQL que se emite al origen de datos actual para
recuperar filas. De forma predeterminada, se recuperan todas las filas,
pero se puede recuperar un subconjunto de filas diseando un filtro o
editando la instruccin SQL manualmente.


Validar
Haga clic en esta opcin para comprobar si la instruccin es
sintcticamente correcta para el origen de datos y el proveedor
seleccionados.
Diseo
Haga clic en esta opcin para abrir un diseador de consultas visual y
generar una instruccin de consulta. Para obtener informacin acerca
de cmo utilizar el diseador, presione F1 desde el diseador.
Guardar
Haga clic en esta opcin para aplicar todos los cambios, incluso el
reemplazo de columnas.

Editar

Haga clic en Deshacer o en Rehacer segn convenga. Si una accin no se
puede deshacer o rehacer, no estar disponible.


2.4 Tablas vinculadas

Ventana de PowerPivot: ficha Tablas vinculadas

En esta seccin se proporciona ayuda de la ficha Tablas vinculadas en la
ventana de PowerPivot, incluidos los cuadros de dilogo que estn disponibles
en esta ficha. Para obtener informacin general acerca de la interfaz de
usuario e instrucciones para abrir la ventana de PowerPivot.
La ficha Tablas vinculadas est disponible en la cinta de opciones de
PowerPivot en Herramientas de tabla si selecciona una tabla de PowerPivot
que est vinculada a una tabla de Excel. Para obtener ms informacin acerca
de las tablas vinculadas y cmo usarlas para precisar los datos.


Opciones de la ficha Tablas vinculadas

La ficha Tablas vinculadas contiene las siguientes opciones.

Actualizar todo. Haga clic para actualizar todas las tablas de
PowerPivot vinculadas a tablas de Excel.

Actualizar datos seleccionados. Haga clic para actualizar solo la
tabla de PowerPivot seleccionada actualmente. Tenga en cuenta que la
tabla debe estar vinculada a una tabla de Excel para que se pueda
actualizar; estas opciones no se aplican a las tablas de otros orgenes.

Tabla de Excel. Muestra los nombres de todas las tablas disponibles
en el libro de Excel. Se puede escribir un nombre para ir a una tabla, si
el nombre es de una tabla vlida dentro del libro de Excel actual.

Ir a la tabla de Excel. Haga clic para cambiar al libro de Excel y ver la
tabla.

Modo de actualizacin. Haga clic para establecer el modo de
actualizacin para las tablas vinculadas en Automtico o Manual. Esto
afecta al modo en que los cambios en una tabla de Excel afectan a la
tabla vinculada en la ventana de PowerPivot.


3. Ventana de PowerPivot

Opciones iniciales una vez hemos trabajado con la Ventana de
PowerPivot:

3.1 Medidas

Medidas

Los botones en el grupo Medida le permiten crear, ver, modificar y eliminar
medidas. Una medida es una frmula que define y guarda como parte de los
datos de PowerPivot. Puede asociar la medida con una tabla dinmica o
grfico dinmico para realizar clculos dinmicos.

100 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot
en Excel 2010 para crear Tablas Dinmicas PowerPivot Microsoft

Cuadro de dilogo Configuracin de medida (agregacin estndar)

El cuadro de dilogo Configuracin de medida permite que cree o cambie
una medida que usa una agregacin estndar. Para obtener acceso a este
cuadro de dilogo, en la ventana de Excel, en la Lista de campos de
PowerPivot, en el panel Valores, haga clic con el botn secundario y luego
haga clic en Editar medida.
Una medida es un clculo personalizado y dinmico que puede crear y
almacenar junto con los datos. Cualquier usuario del libro de PowerPivot
puede ver la medida y usarla en los clculos. Para obtener ms informacin
acerca de las medidas. Las agregaciones estndar son las basadas en SUM,
COUNT, MIN, MAX y AVERAGE, que son las que se pueden crear en una tabla
dinmica estndar de Excel.
Nota:
Tambin puede definir agregaciones personalizadas usando el lenguaje de
frmulas Expresiones de anlisis de datos (DAX), pero no puede disear
frmulas personalizadas mediante este cuadro de dilogo. Para obtener
ms informacin, vea Crear una medida en una tabla dinmica o grfico
dinmico.
Nombre de tabla
Muestra el nombre de la tabla donde se almacenar la definicin del
campo.
Nombre de origen
Muestra el nombre de la columna que contiene los valores que se van a
agregar.
Nombre personalizado
Escriba un nombre para mostrar que puede usar para la agregacin. El
nombre para mostrar solo se usa en la tabla dinmica o grfico
dinmico.
Elija cmo desea que se agregue el campo seleccionado
Elija el tipo de clculo que desea utilizar. Los valores del campo se
calculan y se colocan en la tabla dinmica o grfico dinmico.
Agregaciones estndar:
Sum
Count
Min
Max
AVG


La medida utilizar esta frmula

Muestra la frmula de DAX generada por las selecciones.

Cuadro de dilogo Configuracin de medida (Personalizar agregacin)

El cuadro de dilogo Configuracin de medida le permite o cambiar una
medida que usa una agregacin personalizada escribiendo una frmula en el
lenguaje de frmulas Expresiones de anlisis de datos (DAX). Para obtener
acceso a este cuadro de dilogo, en la ventana de Excel, en la pestaa
PowerPivot, en el grupo Medidas, haga clic en Nueva medida o
Configuracin de medida.
Una medida es un clculo personalizado y dinmico que puede crear y
almacenar junto con los datos. Cualquier usuario del libro de PowerPivot
puede ver la medida y usarla en los clculos. Para obtener ms informacin
acerca de las medidas. Las agregaciones personalizadas son las que no estn
basadas en las agregaciones que puede crear en una tabla dinmica estndar
de Excel.
Nombre de tabla
Escriba el nombre de la tabla donde se debe almacenar la definicin de
la medida.
Nota:
Si posteriormente elimina la tabla, tambin se eliminar la medida.
Nombre de medida (todas las tablas dinmicas)
Escriba el nombre que se va a usar de la medida.
Este nombre de medida define el nombre de almacenamiento de la
medida que debe ser nico en el libro. Cualquier referencia a esta
medida desde otras frmulas debe usar este nombre, mientras que el
nombre personalizado es solo para mostrar.
Nombre personalizado (esta tabla dinmica)
Escriba un nombre para mostrar de la medida.
Este nombre de medida define el nombre que se usa en la medida para
mostrarse en la tabla dinmica actual.
Fx
Haga clic aqu para abrir el cuadro de dilogo Insertar funcin y
generar una frmula.
Tambin puede escribir directamente la frmula en el cuadro de texto.
Comprobar frmula
Haga clic aqu para comprobar que la frmula no tiene ningn error
sintctico o semntico. Para obtener ms informacin sobre cmo
resolver errores que se producen en una frmula de DAX.


Cuadro de texto Frmula
Muestra la frmula de DAX que define la medida o los valores de
campo.
Puede modificar la frmula directamente en este cuadro de texto, pero
el cuadro de texto no realiza ninguna validacin.
Cuadro de texto de mensaje y advertencia
Muestra mensajes sobre el estado de la frmula. Si la frmula tiene un
error, en este cuadro se muestra informacin sobre el problema.
La parte resaltada de la frmula es la que probablemente hay que
cambiar para solucionar el problema.

Crear una medida

En este tema se muestra cmo crear una medida basada en los datos del libro
de ejemplos de DAX. Este libro incluye los datos relacionados con bicicletas de
la base de datos de AdventureWorks. Para obtener ms informacin acerca de
dnde obtener el libro de ejemplo, vea Obtener datos de muestra para
PowerPivot. Para obtener ms informacin acerca de las frmulas, vea
Generar frmulas para columnas calculadas y medidas.
Descripcin de las medidas
Una medida es una frmula que se crea especficamente para su uso en una
tabla dinmica (o grfico dinmico) que use datos PowerPivot. Las medidas
pueden estar basadas en funciones de agregacin estndar, como COUNT o
SUM, o puede definir su propia frmula utilizando DAX. Una medida se utiliza
en el rea Valores de una tabla dinmica. Si desea colocar los resultados
calculados en un rea diferente de una tabla dinmica, utilice en su lugar una
columna calculada (Crear una columna calculada).
Al crear una medida, la asocia a una tabla del libro; la definicin de la medida
se guarda con esta tabla. Aparece en la Lista de campos de PowerPivot y est
disponible para todos los usuarios del libro.
Crear y modificar las medidas
Antes de crear una medida, debe agregar primero una tabla dinmica o un
grfico dinmico al libro PowerPivot. Al agregar la medida, la frmula se
evala para cada celda del rea Valores de la tabla dinmica. Puesto que se
crea un resultado para cada combinacin de encabezados de fila y columna, el
resultado para la medida puede ser diferente en cada celda de la tabla
dinmica.
Despus de agregar una tabla dinmica o un grfico dinmico a un libro de
PowerPivot, use el cuadro de dilogo Configuracin de medida para agregar
una medida que contiene una frmula. La frmula define una suma, un
promedio u otro clculo con las columnas y las tablas de la ventana de
PowerPivot. Las agregaciones estndar se crean de la misma forma que en
Excel: arrastrando campos hasta el rea de campo Valores y, a continuacin,
eligiendo uno de los mtodos de agregacin estndar: COUNT, SUM,


AVERAGE, MIN o MAX. Las agregaciones personalizadas se explican en la
seccin siguiente.
La medida que cree se puede utilizar en ms de una tabla dinmica o grfico
dinmico. El nombre de la medida debe ser nico dentro de un libro y no
puede utilizar el mismo nombre que se use para alguna de sus columnas.

Modificar una medida existente

Para ver la definicin de una medida existente, use el Lista de campos de
PowerPivot. La Lista de campos de PowerPivot contiene una lista de todas
tablas de la ventana de PowerPivot actual, incluidas las columnas de datos sin
formato, las columnas calculadas y cualquier medida que haya definido. Puede
hacer clic con el botn secundario en la definicin de cualquier medida y
seleccionar Editar frmula para abrir un cuadro de dilogo donde podr ver
y modificar la definicin de la medida.
Para ver y cambiar una medida existente

1.

En la ventana de Excel, haga clic en cualquier parte del rea de la tabla
dinmica o del grfico dinmico para mostrar la Lista de campos de
PowerPivot.
2.

En la Lista de campos de PowerPivot, busque la tabla que contenga
la medida que cre.
Cada tabla puede contener columnas base, columnas calculadas y
medidas. Las medidas se indican mediante un icono de calculadora
pequeo situado a la derecha del nombre de la medida.
En este ejemplo, haga clic con el botn secundario en
SumAmtByReseller y haga clic en Editar frmula.
3.

En el cuadro de dilogo Configuracin de medida, modifique la
frmula.
Tambin puede cambiar el nombre de la medida o el nombre
personalizado y la tabla asociada.


3.2 Informe de tabla dinmica

Al trabajar en un libro de Excel que tiene PowerPivot para Excel, puede crear
tablas dinmicas y grficos dinmico en dos lugares diferentes: en la ventana
de PowerPivot de la pestaa Inicio y en la ventana de Excel de la pestaa
PowerPivot. Si desea usar los datos de la ventana de PowerPivot para generar
una tabla dinmica o un grfico, debe usar una de estas opciones. El botn de
tabla dinmica que est en la pestaa de insercin de la ventana de Excel
tambin puede crear tablas dinmicas y grficos dinmicos pero esas tablas y
grficos no pueden usar datos de PowerPivot, solo datos que estn
almacenados en hojas de clculo de un libro de Excel.

Al crear tablas dinmicas que incluyen datos de PowerPivot, tambin tiene
acceso a las siguientes caractersticas:

El uso de un lenguaje de frmulas, Expresiones de anlisis de datos
(DAX), que proporciona caractersticas de inteligencia y otras funciones.
Para obtener ms informacin, vea Introduccin a DAX (Expresiones de
anlisis de datos).


La capacidad de crear relaciones entre las tablas, buscar datos
relacionados y filtrar mediante relaciones. Para obtener ms
informacin, vea Descripcin del uso de relaciones y bsquedas en las
frmulas.

La capacidad de aplicar filtros dinmicamente en funcin del contexto
actual, o de aplicar filtros en varias tablas relacionadas. Para obtener
ms informacin, vea Filtrar los datos de una tabla.

El uso de segmentaciones de datos mejoradas. Puede agregar
rpidamente varios informes de tablas dinmicas y grficos dinmicos
al mismo tiempo. Al usar la lista de campos de PowerPivot para agregar
segmentaciones de datos, dichas segmentaciones filtrarn
automticamente todos los objetos del informe. Para obtener ms
informacin, vea Filtrar datos con segmentaciones.

Para crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico

1.

Haga clic en la flecha abajo del botn Tabla dinmica en uno de los
siguientes lugares.

En la ventana de PowerPivot, en la pestaa Inicio, en el grupo
Informes.
O bien

En la ventana de Excel, en la pestaa PowerPivot, en el grupo
Ver.
2.

Seleccione en la lista de opciones. Si lo desea, puede agregar informes
de tabla dinmica y de grfico dinmico vinculados al mismo tiempo.
Opcin Descripcin
Tabla dinmica
nica
Crea una tabla dinmica en blanco en una nueva
seleccione.
Grfico dinmico
nico
Crea un grfico dinmico en blanco en una nueva
seleccione.


Grfico y tabla
(horizontal)
Crea una tabla dinmica y un grfico dinmico en
blanco en una nueva hoja de clculo que elija y los
coloca uno al lado del otro.
Grfico y tabla
(vertical)
Crea un grfico dinmico y una tabla dinmica en
blanco en una nueva hoja de clculo o en la hoja de
clculo que seleccione, y los coloca con el grfico
por encima de la tabla. Las posiciones se pueden
cambiar posteriormente.
Dos grficos
(horizontal)
Crea dos grficos dinmicos en blanco en una nueva
seleccione, y los coloca uno al lado del otro.
Dos grficos
(vertical)
Crea dos grficos dinmicos en blanco en una nueva
seleccione, y los coloca con un grfico por encima
del otro. Las posiciones se pueden cambiar
posteriormente.
Cuatro grficos Crea cuatro grficos dinmicos en blanco en una
seleccione.
Los grficos son independientes. Sin embargo, las
segmentaciones de datos se aplican a los cuatro.
Tabla dinmica
sin informacin de
estructura
jerrquica
Crea una tabla dinmica en blanco. En lugar de
organizar algunos valores de datos como
encabezados de columna y otros como encabezados
de fila, una nueva columna se agrega para cada
campo que agrega y una fila de Totales se inserta
despus de cada grupo.
3.

Para especificar una ubicacin, elija entre:

Si desea colocarlo en una nueva hoja de clculo a partir de la
celda A1, haga clic en Nueva hoja de clculo.

Para colocarlo en una hoja de clculo existente, seleccione Hoja
de clculo existente y, a continuacin, especifique la primera
celda del rango de celdas donde desee colocarlo.


4.

Excel agrega el informe seleccionado en la ubicacin seleccionada y
muestra la Lista de campos de PowerPivot, para que pueda agregar
campos y personalizarlo.
Para obtener ms informacin sobre cmo agregar campos y medidas a
un informe, vea los siguientes temas:
Crear una tabla dinmica a partir de los datos de PowerPivot
Crear un grfico dinmico a partir de los datos de PowerPivot
Crear una medida
Nota:
Si crea un grfico dinmico, se crea una tabla dinmica asociada en una
nueva hoja de clculo. Si elimina esta tabla dinmica, el grfico dinmico
se vuelve un grfico estndar que ya no puede cambiar.

Mover o copiar hojas de clculo de Excel

Excel 2010 incluye una nueva caracterstica que le permite mover o copiar
una hoja de clculo a un nuevo libro o a una ubicacin diferente dentro del
libro existente. PowerPivot admite totalmente el traslado y copia dentro de un
libro existente. Sin embargo, el traslado y copia a un nuevo libro no se admite
para las hojas de clculo que contienen tablas dinmicas o grficos dinmicos
que estn basados en datos de PowerPivot. Si requiere datos en un nuevo
libro, recomendamos guardar una copia del libro original y usarla como punto
de partida para el nuevo libro. Si ya no requiere los datos del libro original,
puede eliminarlos.


3.3 Datos de Excel

Crea una tabla de excel vinculaa a una tabla que est en un archivo de
excel.
El cuadro de dilogo Crear tabla se abre si hace clic en Crear tabla
vinculada en la ventana de Excel pero no tiene una tabla seleccionada en
una hoja de clculo de Excel. Despus de hacer clic en Aceptar en este
cuadro de dilogo, se da formato a su seleccin como una tabla y la tabla
vinculada se muestra en la ventana de PowerPivot. Para obtener ms
informacin acerca de las tablas vinculadas, vea Agregar datos utilizando
tablas vinculadas de Excel.
Mi tabla tiene encabezados
Desactive esta casilla si los datos seleccionados no incluyen encabezados
para la tabla.

Dnde estn los datos de la tabla?
Escriba en un intervalo de celdas de la tabla o haga clic en el icono para
abrir el cuadro de dilogo Seleccin de intervalo.


3.4 Opciones de Configuracin

El cuadro de dilogo Opciones y diagnstico de PowerPivot proporciona
opciones para crear un seguimiento que se puede usar para soporte tcnico;
para cambiar el idioma que se usa en los mens, cuadros de dilogo y
mensajes de la ventana de PowerPivot; y para proporcionar comentarios que
se pueden usar para mejorar el producto. Para obtener acceso a este cuadro
de dilogo, en la ventana de Excel, en la ficha PowerPivot, en el grupo
Opciones, haga clic en Configuracin.


Ficha Soporte tcnico y diagnsticos

Modo de ejecucin de PowerPivot
Muestra el nivel de seguridad de la conexin y usuario actuales. Esta
informacin se puede utilizar para solucionar los problemas de la
conexin o la actualizacin de los orgenes de datos.
Habilitar el seguimiento de PowerPivot
Active la casilla para habilitar la creacin de un archivo de seguimiento
en el que se registran las interacciones del libro de PowerPivot con el
servidor y con Microsoft Excel. Este archivo de seguimiento puede
ayudar al personal de soporte tcnico a diagnosticar los problemas.
El archivo de seguimiento se crea al hacer clic en Tomar instantnea
y el seguimiento est activo siempre que el libro actual est abierto.
Por consiguiente, si desea deshabilitar el seguimiento, debe cerrar la
ventana de PowerPivot y el libro de Excel, y volver a abrir el libro.
Ubicacin del archivo de seguimiento
Muestra la ubicacin del archivo de seguimiento, si se ha habilitado el
seguimiento.
Los archivos de seguimiento estn almacenados de forma
predeterminada en esta ubicacin:
<unidad>:\Usuarios\<nombre de usuario>\Escritorio\Trace<id>.trc
Nota:
El archivo est en un formato cifrado pensado para el soporte tcnico y no
puede modificarse. Sin embargo, el archivo se puede abrir utilizando SQL
Server Profiler.
Despus de habilitar el seguimiento en el cliente, el nombre de la
opcin cambia a El seguimiento de cliente est habilitado.
Tomar instantnea
Haga clic para crear un archivo de seguimiento que muestre el estado
actual del libro de PowerPivot.
La ventana de PowerPivot debe estar abierta para crear una
instantnea. Por consiguiente, si el botn Tomar instantnea no est
disponible, cierre el cuadro de dilogo Opciones y diagnsticos, abra
la ventana de PowerPivot y, a continuacin, haga clic de nuevo en
Opciones y diagnsticos.


Ficha Experiencia del usuario

Opciones de participacin
Haga clic para abrir un nuevo cuadro de dilogo y especificar si desea
proporcionar comentarios a Microsoft acerca de su experiencia con este
producto.
Leer ms acerca del Programa para la mejora de la experiencia del
usuario
Haga clic en el vnculo para abrir un sitio web donde se describe el
Programa para la mejora de la experiencia del usuario de Microsoft.

Ficha Idioma

Opciones de idioma
Seleccione una opcin para cambiar el idioma que se utiliza en los
mens, cuadros de dilogo y mensajes de la ventana de PowerPivot.
Puede coincidir con la configuracin de idioma que utiliza Excel o elegir
un idioma en la lista desplegable.
Si cambia el idioma actual, debe cerrar el libro actual y reiniciar Excel.
Idioma actual
Muestra el idioma que se utiliza actualmente para los mens, cuadros
de dilogo y mensajes de la ventana de PowerPivot.
Intercalacin


Muestra la intercalacin, o forma de ordenacin, que se utiliza
actualmente para los datos de PowerPivot.
Si no se muestra ninguna intercalacin, se utiliza la intercalacin
predeterminada para el idioma actual
.
3.5 Mostrar u ocultar

La Lista de campos de PowerPivot contiene caractersticas que ayudan a
disear una tabla dinmica, generar clculos personalizados y trabajar con
relaciones. La lista de campos se vuelve visible cuando est trabajando con
una tabla dinmica o grfico dinmico basado en datos de PowerPivot.


Despus de crear una tabla dinmica, puede alternar la visibilidad de la lista
de campos si hace clic en Lista de campos en la ficha PowerPivot. La lista
de campos es similar al panel de tareas de un libro de Excel estndar, pero
ofrece algunas nuevas caractersticas para admitir segmentaciones de datos y
clculos personalizados.
reas de un informe
de tabla dinmica
Descripcin
rea de mensajes En ella se muestra informacin y advertencias sobre
cambios en la tabla dinmica o los datos que
requieren alguna accin. Haga clic en la accin
adecuada.
Mensaje Haga clic aqu Descripcin
La relacin puede ser necesaria Crear Haga clic
para iniciar un asistente que detecta y sugiere
relaciones automticamente.
Se modificaron los datos PowerPivot
Actualizar Haga clic para sincronizar los metadatos
del modelo y actualizar todos los datos.
rea de bsqueda Escriba una parte del nombre de un campo y haga
clic en el icono de bsqueda que hay a la derecha
del cuadro de texto. De forma predeterminada, la
bsqueda utiliza caracteres comodn antes y
despus del texto que se escribe.
Si hay varios campos que contienen la cadena de
bsqueda, haga clic en las flechas izquierda y
derecha para avanzar o retroceder por la lista de
resultados de bsqueda.
Segmentaciones
de datos verticales
Arrastre un campo hasta esta rea para filtrar los
datos por los valores de ese campo.
Al agregar un campo a esta rea, el control
Segmentaciones de datos se coloca a lo largo del
lado superior de la tabla dinmica. La posicin de la
segmentacin no afecta a la seleccin de los datos.
Para obtener ms informacin, vea Filtrar datos con
segmentaciones.
Segmentaciones
de datos
horizontales
Arrastre un campo hasta esta rea para filtrar los
datos por los valores de ese campo.
Al agregar un campo a esta rea, el control
Segmentaciones de datos se coloca a lo largo del
borde superior de la tabla dinmica. La posicin de
la segmentacin no afecta a la seleccin de los
datos. Para obtener ms informacin, vea Filtrar
datos con segmentaciones.
Filtro de informe Utilice esta opcin para filtrar el informe completo
segn el elemento seleccionado en el filtro de


informe. La lista desplegable de control de filtro
aparece inmediatamente por encima de la tabla
dinmica o grfico dinmico.
Por ejemplo, si tiene un informe que muestra las
ventas para todos los productos, podra agregar el
campo Promociones en el rea Filtro del informe
para habilitar el filtrado por promocin.
Etiquetas de
columna
Utilice esta opcin para mostrar los campos como
columnas en la parte superior del informe. La
columna con la posicin inferior se anida dentro de
otra que est inmediatamente sobre ella. Puede
hacer clic con el botn secundario en el campo para
moverlo a otra rea del informe.
Etiquetas de fila Utilice esta opcin para mostrar los campos como
filas en el informe. La fila con la posicin inferior se
anida dentro de otra que est inmediatamente
sobre ella. Puede hacer clic con el botn secundario
en el campo para moverlo hacia arriba o abajo, o al
principio o el final de la lista de etiquetas de fila.
Valores Utilice esta opcin para mostrar datos de resumen.
Normalmente, los campos numricos se agregan
aqu. Los campos pueden incluir columnas
calculadas y medidas.

Mensaje de error: "Comando cancelado."

Este mensaje de error se muestra en las siguientes situaciones:

Al intentar agregar una tabla dinmica o una segmentacin de datos
que se superpondra a otra tabla dinmica que ya existe en la hoja de
clculo.

Al intentar agregar un campo que contiene ms que 1 milln de filas,
que es el nmero mximo de filas que admite Excel en una tabla
dinmica.

Al cancelar manualmente una operacin que implica una accin de la
lista de campos que habra producido un error, como los dos ejemplos
anteriores.

Mensaje de error: "El campo [FieldName] no se pudo agregar a la
tabla dinmica."


Este mensaje de error se muestra al cancelar una consulta de tabla dinmica
con la tecla ESC mientras se agrega un campo a la tabla dinmica.
Crear y cambiar el diseo de los campos en un informe de tablas dinmicas o
grficos dinmicos

Despus de crear un informe de tablas dinmicas o grficos dinmicos, use la
Lista de campos de PowerPivot para agregar los campos. Si desea cambiar
un informe de tablas dinmicas o grficos dinmicos, use la lista de campos
para reorganizar y quitar campos. De forma predeterminada, la Lista de
campos de PowerPivot muestra dos secciones: una de campos en la parte
superior para agregarlos y quitarlos, y otra en la parte inferior para
reorganizarlos y cambiar su posicin.
La Lista de campos de PowerPivot se abre con una lista de todas las tablas
del libro actualmente mostrado. Puede navegar hasta el campo que desee
examinando las tablas o, si conoce el nombre del campo, puede usar el
cuadro de texto Buscar para elegir campos y agregarlos al informe. Puede
arrastrar un campo hacia las distintas reas del informe de tabla dinmica:

Segmentaciones de datos verticales y Segmentaciones de datos
horizontales. Para obtener ms informacin.

Filtro de informe

Etiquetas de columna

Etiquetas de fila

Values
Para agregar campos a un informe

Para agregar campos a un informe, active la casilla junto a cada
nombre de campo en la lista de campos. El campo se coloca en un rea
predeterminada de la seccin de diseo, pero puede reorganizar los
campos si lo desea. De forma predeterminada, los campos no
numricos se agregan al rea Etiquetas de fila y los campos
numricos se agregan al rea Valores.

Para reorganizar los campos en un informe

Para reorganizar los campos en un informe: haga clic y arrastre un
campo o haga clic con el botn secundario en un nombre de campo en
la seccin de diseo, haga clic en Mover y, a continuacin, haga clic en
una de las opciones de movimiento.


Para quitar campos de un informe

Para quitar un campo, haga clic con el botn secundario en su nombre
en una de las reas de diseo y, a continuacin, haga clic en Quitar
campo.

Para quitar todas las apariciones de un campo de la seccin de diseo,
desactive la casilla situada al lado de su nombre en la lista de campos.
Acerca de las segmentaciones de datos

Las segmentaciones de datos son controles de filtrado que funcionan con un
clic y reducen la parte de un conjunto de datos que se muestra en las tablas
dinmicas y en los grficos dinmicos. Las segmentaciones de datos se
pueden utilizar en libros de Microsoft Excel y en libros de PowerPivot, para
filtrar y analizar los datos de forma interactiva. En los libros de PowerPivot, al
agregar una segmentacin de datos usando el rea Segmentaciones de
datos horizontales de la Lista de campos de PowerPivot, se coloca
automticamente una segmentacin en la zona de segmentacin de datos
horizontales al lado de la tabla dinmica. Al agregar una segmentacin de
datos utilizando el rea Segmentaciones de datos verticales, se coloca en
la zona de segmentacin de datos verticales.


3.6 Relaciones entre tablas

Descripcin de relaciones

En este tema se presentan las relaciones que puede definir entre las tablas en
PowerPivot para Excel. Se incluyen las secciones siguientes:

Qu es una relacin?

Requisitos para las relaciones

Deteccin automtica e inferencia de las relaciones
Despus de leer este tema, debera entender lo que es una relacin, cules
son los requisitos para definir una y cmo puede PowerPivot para Excel
detectar automticamente las relaciones. Adems, obtendr informacin
sobre parte de la terminologa que los profesionales de bases de datos utilizan
para describir las relaciones.

Qu es una relacin?

Una relacin es una conexin entre dos tablas de datos, basada en una o ms
columnas de cada tabla (exactamente una columna de cada tabla para
PowerPivot). Para ver por qu son tiles las relaciones, imagine que realiza el
seguimiento de los datos de los pedidos de los clientes de su negocio.


Este enfoque puede funcionar, pero implica almacenar muchos datos
redundantes, como la direccin de correo electrnico del cliente para cada
pedido. El almacenamiento es barato, pero tiene que asegurarse de que
actualiza cada fila para ese cliente si la direccin de correo electrnico cambia.
Una solucin a este problema es dividir los datos en varias tablas y definir
relaciones entre esas tablas. Este es el enfoque utilizado en las bases de datos
relacionales como SQL Server. Por ejemplo, una base de datos que importe en
PowerPivot para Excel podra representar los datos de los pedidos utilizando
tres tablas relacionadas:

Si importa estas tablas de la misma base de datos, PowerPivot puede detectar
las relaciones entre las tablas en funcin de las columnas que estn entre
[parntesis] y puede reproducirlas en la ventana de PowerPivot. Para obtener
ms informacin, vea Deteccin automtica e inferencia de relaciones en este
tema. Si importa las tablas de varios orgenes, puede crear las relaciones
manualmente segn se describe en Crear una relacin entre dos tablas.

Claves y columnas

Las relaciones se basan en las columnas de cada tabla que contienen los
mismos datos. Por ejemplo, las tablas Customer y Orders se pueden estar
relacionadas entre s porque ambas contienen una columna que
almacena un identificador de cliente. En el ejemplo, los nombres de
columna son los mismos, pero no es obligatorio. Uno podra ser CustomerID y
otro CustomerNumber, siempre que todas las filas de la tabla Orders
contengan un identificador que tambin est almacenado en la tabla
Customers.

En una base de datos relacional, hay varios tipos de claves, que normalmente
son solo columnas con propiedades especiales. Los siguientes cuatro tipos de
claves son los ms interesantes para nuestros propsitos:

Clave principal: identifica de forma nica una fila en una tabla, como
CustomerID en la tabla Customers.

Clave alternativa (o clave candidata): una columna distinta de la clave
principal que es nica. Por ejemplo, una tabla Employees podra
almacenar un identificador de empleado y un nmero de la seguridad
social, ambos nmeros nicos.

Clave externa: una columna que hace referencia a una columna nica
de otra tabla, como CustomerID en la tabla Orders, que hace referencia
a CustomerID en la tabla Customers.


Clave compuesta: una clave compuesta de ms de una columna. Las
claves compuestas no se admiten en PowerPivot para Excel .

En PowerPivot para Excel, la clave principal o la tecla alternativa se conocen
como la columna de bsqueda relacionada, o simplemente columna de
bsqueda. Si una tabla tiene una clave principal y una clave alternativa,
puede usar cualquiera de ellas como columna de bsqueda. La clave externa
se conoce como la columna de origen o simplemente columna.
En nuestro ejemplo, una relacin se definira entre CustomerID en la tabla
Orders (la columna) y CustomerID (la columna de bsqueda) en la tabla
Customers. Si importa los datos de una base de datos relacional, de forma
predeterminada PowerPivot para Excel elige la clave externa de una tabla y la
clave principal correspondiente de la otra. Sin embargo, puede utilizar
cualquier columna que tenga valores nicos para la columna de bsqu
Tipos de relaciones

La relacin entre Customers y Orders es una relacin de uno a varios. Cada
cliente puede tener varios pedidos, pero un pedido no puede tener varios
clientes. Los otros tipos de relaciones son de uno a uno y de muchos a
muchos.
La tabla CustomerDiscounts, que define una tarifa reducida nica para cada
cliente, tiene una relacin de uno a uno con la tabla Customers. Un ejemplo
de relacin de varios a varios es una relacin directa entre Products y
Customers, en la que un cliente puede comprar muchos productos y el mismo
producto puede ser comprado por muchos clientes. PowerPivot para Excel
no admite las relaciones de varios a varios en la interfaz de
usuario. Para obtener ms informacin, vea "Relaciones de varios a varios"
en este tema.
En la siguiente tabla se muestran las relaciones entre las tres tablas:

Relaciones y rendimiento

Una vez creada una relacin, la base de datos de PowerPivot para Excel
normalmente debe recalcular las frmulas en que se usen columnas de las
tablas de la relacin recin creada. El proceso puede tardar algn tiempo, en
funcin de la cantidad de datos y la complejidad de las relaciones.


Requisitos para las relaciones

PowerPivot para Excel tiene varios requisitos que se deben seguir al crear
relaciones:
-Relacin nica entre tablas

Varias relaciones podran producir dependencias ambiguas entre las tablas.
Para crear clculos precisos, se necesita una nica ruta de una tabla a la tabla
siguiente. Por lo tanto, puede haber solo una relacin entre cada par de tablas
Si intenta importar determinadas tablas, la primera relacin se crear
correctamente, pero recibir el error siguiente en las relaciones sucesivas en
las que participe la misma columna:
* Relacin: tabla[columna 1] -> tabla[columna 2] - Estado: error - Motivo: no
se puede crear una relacin entre las tablas <tabla 1> y <tabla 2>. Entre dos
tablas solo puede existir una relacin directa o indirecta.
Si tiene dos tablas y varias relaciones entre ellas, entonces deber importar
varias copias de la tabla que contenga la columna de bsqueda y crear una
relacin entre cada par de tablas.
-Una relacin para cada columna de origen

Una columna de origen no puede participar en varias relaciones. Si ya ha
usado una columna como columna de origen en una relacin, pero desea usar
esa columna para conectar con otra columna de bsqueda relacionada en una
tabla diferente, puede crear una copia de la columna y emplearla para la
nueva relacin.
Es fcil crear una copia de una columna que tiene los mismos valores exactos
usando una frmula de DAX en una columna calculada.

-Identificador nico para cada tabla

Cada tabla debe tener una nica columna que identifique de forma nica cada
fila de esa tabla. A menudo se hace referencia a esta columna como la clave
principal.
-Columnas de bsqueda nica

Los valores de datos de la columna de bsqueda deben ser nicos. En otras
palabras, la columna no puede contener duplicados. En PowerPivot para Excel,
las cadenas nulas y vacas equivalen a un valor en blanco, que es un valor de
datos distinto. Esto significa que no puede tener varios valores nulos en la
columna de bsqueda.


-Tipos de datos compatibles

Los tipos de datos de la columna de origen y de la columna de bsqueda
deben ser compatibles. Para obtener ms informacin acerca de los tipos de
datos, vea Tipos de datos admitidos en libros PowerPivot.

Claves compuestas y columnas de bsqueda

Las claves compuestas no se pueden utilizar en un libro de
PowerPivot; siempre debe tener exactamente una columna que identifique
de forma nica cada fila de la tabla. Si intenta importar tablas que tienen una
relacin existente basada en una clave compuesta, el Asistente para la
importacin de tablas omitir esa relacin porque no se puede crear
en PowerPivot.
Si desea crear una relacin entre dos tablas en PowerPivot, y hay varias
columnas que definen las claves principales y las claves externas, debe
combinar los valores para crear una columna de clave nica antes de crear la
relacin. Puede hacerlo antes de importar los datos, o hacerlo en PowerPivot
creando una columna calculada.
Relaciones varios a varios

PowerPivot para Excel no admite relaciones de varios a varios y no
puede agregar simplemente tablas de unin en PowerPivot. Sin
embargo, puede usar funciones de DAX para modelar las relaciones de varios
a varios.
Autocombinaciones y bucles

Las autocombinaciones no se permiten en las tablas de PowerPivot. Una
autocombinacin es una relacin recursiva entre una tabla y ella misma. Las
autocombinaciones se usan a menudo para definir las jerarquas de elementos
primarios y secundarios. Por ejemplo, podra unir una tabla de empleados a s
misma para generar una jerarqua que muestre la cadena de direccin en un
negocio.
PowerPivot para Excel no permite crear bucles entre relaciones en un libro. En
otras palabras, se prohbe el conjunto siguiente de relaciones.
Tabla 1, columna a a Tabla 2, columna f
Tabla 2, columna f a Tabla 3, columna n
Tabla 3, columna n a Tabla 1, columna a
Si intenta crear una relacin que creara un bucle, se generar un error.


Deteccin automtica e inferencia de las relaciones

Al importar los datos en la ventana de PowerPivot, el Asistente para la
importacin de tablas detecta automticamente las relaciones existentes entre
las tablas. Adems, al crear una tabla dinmica, PowerPivot para Excel analiza
los datos de las tablas. Detecta posibles relaciones que no se han definido y
sugiere columnas adecuadas para incluirlas en esas relaciones.
El algoritmo de deteccin usa datos estadsticos de los valores y metadatos de
las columnas para deducir la probabilidad de las relaciones.

Los nombres de las columnas deben ser parecidos entre s, pero no es
necesario que sean exactamente iguales. Por ejemplo, en las empresas,
suele haber variaciones de los nombres de columnas que contienen
prcticamente los mismos datos: Emp ID, EmployeeID, Employee ID,
EMP_ID, etc. El algoritmo detecta los nombres parecidos y asignar una
probabilidad ms alta a las columnas con nombres parecidos o
exactamente iguales. Por consiguiente, para mejorar la exactitud de la
deteccin, se puede cambiar el nombre de las columnas de los datos
que se importen por nombres parecidos a los de las columnas de las
tablas existentes.

Los tipos de datos de todas las columnas relacionadas deberan ser
compatibles. Para la deteccin automtica, solo se admiten los tipos de
datos de texto y nmeros enteros..
Esta informacin podra ayudar a entender por qu no se detectan todas las
relaciones, o cmo los cambios realizados en los metadatos (por ejemplo, el
nombre de campo y los tipos de datos) podran mejorar los resultados de la
deteccin automtica de relaciones.
Deteccin automtica para los conjuntos con nombre

Las relaciones no se detectan automticamente entre los campos relacionados
y conjuntos con nombre en una tabla dinmica. Puede crear estas relaciones
manualmente. Si desea usar la deteccin automtica de relaciones, quite cada
conjunto con nombre y agregue directamente los campos individuales del
conjunto con nombre a la tabla dinmica.
Inferencia de relaciones

En algunos casos, las relaciones entre las tablas se encadenan
automticamente. Por ejemplo, si crea una relacin entre los dos primeros
conjuntos de tablas del ejemplo siguiente, se deduce que existe una relacin
entre las otras dos tablas y se establece una relacin automticamente.
Productos y categoras: creadas manualmente


Categora y subcategora: creadas manualmente
Productos y subcategora: se deduce la relacin
Para que las relaciones se encadenen automticamente, las relaciones deben
ir en una direccin, como se mostr antes. Si las relaciones iniciales fueran
entre, por ejemplo, ventas y productos, y ventas y clientes, no se deducira
una relacin. Esto se debe a que la relacin entre los productos y los clientes
es una relacin de varios a varios.

4. Ventajas de la utilizacin
de PowerPivot

Microsoft PowerPivot para Microsoft Excel 2010 es una herramienta de
anlisis de datos que ofrece una eficacia sin igual directamente dentro del
software que los usuarios ya conocen: Microsoft Excel. Puede
transformar cantidades masivas de datos con una velocidad increble en
informacin significativa para conseguir las respuestas que precisa en
cuestin de segundos.
Entre las principales ventajas que posee PowerPivot

Procesar grandes conjuntos de datos (en ocasiones millones de
filas) con prcticamente el mismo rendimiento que cientos
aprovechando el motor en memoria de PowerPivot. Disfrute de
clculos y anlisis rpidos de grandes volmenes de datos. Use el
complemento de PowerPivot para Excel 2010 a fin de obtener
anlisis ms rpidos de grandes conjuntos de datos en el escritorio.
PowerPivot, con su motor en memoria y sus algoritmos de
compresin eficiente, puede procesar enormes conjuntos de datos
con un rendimiento extremadamente rpido. Puede procesar
millones de filas con prcticamente el mismo rendimiento que
tendra al procesar unos cientos de ellas.

Procese millones de filas con casi el mismo rendimiento que mil
filas y saque el mximo partido de los procesadores de varios
ncleos y los gigabytes de memoria para obtener un procesamiento
de clculos ms rpido a travs del motor de inteligencia
empresarial en memoria.

Aproveche las caractersticas familiares de Excel que los usuarios
ya conocen, como la interfaz de usuario de Office Fluent, las tablas
y grficos dinmicos y las segmentaciones de datos


Utilizar PowerPivot para obtener acceso directamente a datos de
confianza de dominio premium y pblico desde la seccin
DataMarket de Windows Azure Marketplace

Integrar datos de multitud de orgenes, como son bases de datos
corporativas, hojas de clculo, informes, archivos de texto y
fuentes de datos de Internet. PowerPivot puede determinar las
relaciones de datos de forma automtica y crear un modelo
personalizable de tablas de hechos y dimensiones para obtener un
anlisis en memoria rpido.

Ir ms all de las expresiones estndar de Excel y usar el lenguaje
de expresiones de anlisis de datos (DAX) de PowerPivot para
realizar eficaces operaciones con los datos. Seguir las relaciones
entre las tablas como en una base de datos y definir sofisticados
clculos mediante expresiones conocidas e intuitivas.

Rebase los lmites de las funciones de expresin de Excel y use
Data Analysis Expressions (DAX) para manipular datos con eficacia.
Siga las relaciones entre tablas como en una base de datos, defina
columnas y medidas calculadas y agregue ms de mil millones de
filas.

Explore, analice y cree anlisis de forma interactiva sin que tenga
que poseer conocimientos de experto y o adquirir aprendizaje
especial mediante las funciones nativas de Excel 2010 como tablas
dinmicas, segmentaciones de datos y otras caractersticas de
anlisis conocidas.

Importe datos en constante cambio con la misma facilidad y
simplicidad que una fuente RSS mediante el formato Atom estndar
y mantenga esos datos actualizados automticamente.

Facilite a los usuarios la mejor herramienta disponible de anlisis de
datos. Se basa en la familiaridad con Excel para acelerar la
adopcin del usuario. Ampliar las capacidades existentes con la
compresin basada en columnas y en la memoria del motor BI,
fuentes de datos prcticamente ilimitadas, y las nuevas expresiones
de anlisis de datos en una familiar formula de Sintaxis.

Facilita el compartimiento de conocimientos y colaboracin
generados por los usuarios de BI. Implementar Sharepoint para
proveer la base de colaboracin con todas las capacidades
esenciales incluyendo seguridad, flujo de trabajo, control de versin
y servicios de Excel. Instalar SQL Server 2008 R2 para habilitar el
soporte de aplicaciones BI en Sharepoint, incluyendo la
actualizacin de datos automtica, el procesamiento de datos con el
mismo rendimiento que en Excel y el tablero de manejo de Power
Pivot.


Sus usuarios pueden acceder a los libros de trabajo en el
navegador, sin tener que descargar los libros de trabajo y los datos
para cada estacin de trabajo.

Aumenta la eficiencia de la Gestin de BI. Al utilizar la interfaz de
Gestin Power Pivot para gestionar el rendimiento, la disponibilidad
y calidad del servicio. Descubra las aplicaciones de clave y
asegrese que se asignan los recursos adecuados.

Proporcionar el acceso seguro a los datos de confianza. Aprovecha
la alimentacin de datos de SQL Server Reporting Services para
encapsular los sistemas de la empresa y reusar los libros
compartidos como fuentes de datos en nuevos anlisis.

Aproveche las expresiones de anlisis de datos. DAX: Disfrute de la
familiaridad de las expresiones de Excel al usar expresiones de
anlisis de datos (DAX) para generar avanzadas aplicaciones de
anlisis. Realice manipulaciones verstiles, superiores a las
capacidades estndar de Excel, realice un seguimiento de las
relaciones entre las tablas, como en una base de datos, y defina
clculos sofisticados con expresiones familiares e intuitivas. Use las
verstiles capacidades relacionales para crear aplicaciones
analticas avanzadas con expresiones como SamePeriodLastYear(),
ClosingBalances(), PreviousDay(), etc.

Explore en profundidad los datos clave relevantes rpidamente:
aproveche la funcionalidad intuitiva de segmentacin de Excel para
concentrarse en los datos relevantes rpidamente. Use la
Segmentacin de datos para ver los datos desde diferentes
perspectivas, filtre los datos para mostrar solamente los que
necesita y disfrute de las nuevas capacidades de bsqueda que
permiten reducir el tiempo de bsqueda en cantidades masivas de
datos y aumentar los tiempos de anlisis.

Trabaje sin problemas con el explorador web: publique su anlisis
en SharePoint y obtenga acceso a sus aplicaciones compartidas
directamente en el explorador, sin tener que descargar los libros
con todos sus datos en cada estacin de trabajo. Disfrute de una
atractiva interfaz de usuario en SharePoint y explore a su mxima
capacidad, con el mismo rendimiento y las mismas caractersticas
que el cliente de Excel.

Comparta y colabore en anlisis de otras personas: convierta los
libros en aplicaciones compartidas accesibles de forma virtual, en
cualquier momento y desde prcticamente cualquier ubicacin,
para incrementar la productividad de su equipo con PowerPivot
para Excel 2010.


Benefciese de todas las caractersticas disponibles de SharePoint,
como la seguridad basada en roles, flujos de trabajo y control de
versiones.

Actualice las aplicaciones compartidas de forma automtica:
Asegrese de que su equipo tome decisiones basadas en los datos
ms recientes al configurar de forma conveniente el ciclo de
actualizacin de las aplicaciones de su libro en la interfaz de usuario
de SharePoint. SharePoint puede actualizar automticamente los
datos desde cualquier origen.

Vuelva a usar las aplicaciones compartidas como orgenes de datos en
nuevos anlisis para buscar de forma ms profunda y rpida, y
comprimir los ciclos de decisiones. Confe en SharePoint como una
plataforma de colaboracin segura de acceso centralizado a
aplicaciones compartidas, examine los sitios para los que tiene permiso
de acceso e integre cualquier aplicacin compartida disponible en sus
investigaciones y anlisis actuales.

Realice un seguimiento y supervise las aplicaciones de anlisis desde
un panel central: permita que sus administradores de TI controlen sus
aplicaciones compartidas para asegurarse de que sus soluciones estn
continuamente disponibles. En un entorno de SharePoint, los
administradores de TI pueden hacer un seguimiento a lo largo del
tiempo de los patrones de uso, explorar en profundidad para obtener
ms detalles, descubrir soluciones que se vuelvan fundamentales
mediante el crecimiento orgnico y asegurarse de que haya disponibles
recursos adecuados del servidor.


5. Ejemplo de PowerPivot

5.1 Datos iniciales del ejemplo
prctico
A continuacin se presentan las siguientes tablas de datos que las
podemos tener en un Excel por ejemplo:

TABLA

RELACIN ENTRE VENDEDORES CLIENTES

Id Vendedor Vendedor Id Cliente Cliente
1_JA JAIME 1 1 cliente
2_JO JOS 2 2 cliente
3_AN ANTONIO 3 3 cliente
3_ANT ANTONIO 3 3 cliente
4_JAV JAVIER 4 4 cliente
5_LAU LAURA 5 5 cliente
6_CAR CARMEN 6 6 cliente
7_AND ANDRS 7 7 cliente
8_SEG SEGIO 8 8 cliente
9_ANA ANA 9 9 cliente
10_FRA FRANCISCO 10 10 cliente otros

TABLA

RELACIN ZONAS VENDEDORES

Id zona Zona Id Vendedor Vendedor
1_E Este 1_JA JAIME
1_E Este 2_JO JOS
1_E Este 4_JAV JAVIER
2_N Norte 3_AN ANTONIO
2_N Norte 3_ANT ANTONIO
2_N Norte 7_AND ANDRS
2_N Norte 9_ANA ANA
3_O Oeste 5_LAU LAURA
3_O Oeste 8_SEG SEGIO


4_S Sur 6_CAR CARMEN
4_S Sur 10_FRA FRANCISCO
TABLS: VENTAS CLIENTES
PRODUCTOS

Id Cliente Cliente ID_Productos Productos Ventas Reales
1 1 cliente 1_MOL Moldes 73.133,73
1 1 cliente 2_MAT Matrices 99.468,03
1 1 cliente 3_MAN Mantenimientos 24.450,10
1 1 cliente 4_REP Reparaciones 51.244,72
10 10 cliente otros 1_MOL Moldes 76.560,02
10 10 cliente otros 2_MAT Matrices 99.800,12


10 10 cliente otros 3_MAN Mantenimientos 25.595,57
10 10 cliente otros 4_REP Reparaciones 53.645,52
Total general

2.038.930,15

RELACIONES ENTRE TABLAS

Las anteriores tablas estn relacionadas entre s por determinados
campos como veremos en nuestro ejemplo, pero ahora se nos
pide adems que agrupemos los datos anteriores mediante esta
nueva relacin o tabla:
Productos Tipo productos
Moldes Productos
Matrices Productos
Mantenimientos Servicios
Reparaciones Servicios

Es decir queremos agrupar los productos por un nuevo campo
de agrupacin: Tipo productos y adems relacionar las cuatro
tablas.


5.2 Solucin del ejemplo con
PowerPivot

Creacin de tablas en PowerPivot

Importamos las cuatro tablas en el Excel de PowerPivot:


Creamos las relaciones entre tablas para poder
realizar el anlisis


Obtener la tabla dinmica



0
100000
200000
300000
400000
500000
600000
700000
800000
900000
Mantenimientos Matrices Moldes Reparaciones
Ventas productos
Total


Segmentaciones



Explicacin de la lista de campos de PowerPivot

Ms informacin sobre los ejemplos y sobre los excels
correspondientes en:
http://www.sistemacontrolgestion.com/TablasDinmicas/PowerPiv
otTablasDinmicas.aspx

COMO PUEDE OBSERVARSE
LAS CUATRO TABLAS
IMPORTADAS Y
RELACIONADAS FORMAN LA
LISTA DE CAMPOS DEL
POWERPIVOT


Anexo: Informacin sobre el
libro

Dominar las
Tablas Dinmicas en
Excel 2007-2010
Aplicadas a la Gestin
Empresarial


Presentacin del libro:
Dominar las Tablas Dinmicas en Excel 2007-2010 aplicadas a la Gestin Empresarial
Este libro le permitir dominar de
una forma prctica, sencilla y
eficaz una de las herramientas
ms potentes que tiene Excel: las
tablas dinmicas, los ejemplos y
casos prcticos le ayudarn a
conseguir automatizar tareas de
una forma increblemente rpida y
lo mejor poder analizar
informacin desde diferentes
ngulos para tomar las mejores
decisiones.

La posibilidad de aprender desde
lo ms simple a lo ms completo
es quizs el mayor valor aadido
de este libro y la experiencia del
autor le permitirn conseguir ser
un especialista en la herramienta
Excel Tablas Dinmicas.
Este libro es muy til para todas aquellas personas que utilizan Excel de
forma habitual, para gestionar y analizar los diferentes tipos de datos de
todos los departamentos y reas de la empresa de una forma rpida,
segura y eficaz.

Las Tablas Dinmicas proporcionan la informacin en diferentes formatos
y tienen una gran capacidad para dar respuesta a las diferentes
situaciones o necesidades de anlisis de datos. Son una herramienta de
Excel muy avanzada y potente, y permite analizar, mostrar y tratar los
dos de diferentes formas: ms resumidos o ms ampliados.

Este libro le ayuda a entender, crear y practicar con ellas, y comprobar as
lo fcil que es crear diferentes tipos de informes, indicadores y grficos
de anlisis interactivos.
Es una obra innovadora y muy
prctica ya que se puede utilizar
con Excel 2007 y contiene las
mejoras y novedades de la
versin de Excel 2010
relacionadas con las tablas
dinmicas.


CONTENIDO:

Parte 1: Introduccin prctica a las Tablas Dinmicas
1. El funcionamiento de los Sistemas de Informacin
2. Funcionamiento y contenido de las Tablas Dinmicas
3. Contenido y funcionamiento del men de Opciones de una Tabla
Dinmica
4. Contenido y funcionamiento del men Diseo de las Tablas
Dinmicas
Parte 2: Herramientas de Reporting y Business Intelligence con Tablas
Dinmicas
5. La creacin de indicadores mediante el Formato Condicional
6. La utilizacin de Minigrficos en las Tablas Dinmicas
7. Utilizar la Segmentacin para filtrar datos en las Tablas Dinmicas
8. La creacin de Grficos con Tablas Dinmicas
Parte 3: Ejemplos y casos prcticos con Tablas Dinmicas
9. Caso prctico global sobre el funcionamiento de las tablas dinmicas
10. Cmo aprender a utilizar las tablas dinmicas en doce pasos
11. Ejemplos y casos prcticos para utilizar las tablas dinmicas
Para obtener ms informacin puede ir a la web del autor en dnde
encontrar ejemplos y artculos sobre el tema:

www.sistemacontrolgestion/tds
Si desea realizar alguna pregunta al autor:
info@sistemacontrolgestion.com


Artculo:

Las nuevas Tablas Dinmicas de Excel
como sistema de informacin de los
ERP y CRM

Desde hace muchos aos hemos observado como los diferentes
sistemas de software de gestin sean ERP y CRM por ejemplo han ido
utilizando diferentes tipos de herramientas internas para poder
consultar y explotar la informacin por ejemplo pantallas de consulta
interactivas con potentes buscadores que acaban facilitndola de
diferentes formas: pantalla, archivo pdf, listado en papel o envos a
Excel, todo esto a pesar de que los diferentes tipos de software lo han
ido actualizando y sofisticando en cierta medida, estn muy lejos de lo
que puede ser una herramienta de que ayude a analizar la informacin
similar a los sistemas de Business Intelligence que todos conocemos,
pues bien esa herramienta ya ha llegado de una forma casi definitiva,
siempre que tengamos los datos accesibles bien porque podemos llegar
a consultar las bases de datos o bien porque los ERP o CRM nos
proporcionan los datos ya filtrados que queremos y en forma de tabla,
as surgen las Tablas Dinmicas de Excel que en su versin 2007 ya
eran muy potentes y que en la nueva versin 2010 son decisivas a la
hora de tratar cantidades enormes de datos con seguridad y rapidez,
pero que son las tablas dinmicas? la respuesta es muy sencilla
son una herramienta que permite tratar/consultar los datos de origen
siempre en forma de tabla para ser analizados de una forma flexible y
dinmica, es decir podemos tener una visin de los datos desde
diferentes perspectivas: temporal, cualidades y cantidades. Esta
herramienta nos proporciona un complemento perfecto a la hora de
explotar los datos desde un ERP o CRM ya que en estos momentos
posee una serie de caractersticas que la hacen ser ya y por mritos
conseguidos una herramienta de Business Intelligence.
Pero veamos algunas de sus caractersticas:

Permite realizar cuadros de anlisis tipo ABC, en porcentajes y en
valores absolutos.
Permite poner indicadores en los datos integrados desde la hoja de
clculo al as tablas dinmicas y viceversa.
Ayuda a crear todo tipos de grficos con enormes posibilidades de
filtros y presentaciones
Presenta los datos con minigrficos de tendencias y opciones para
crear cuadros de mando de segmentacin de datos


Facilita con la opcin PowerPivot la posibilidad de unir datos de tablas
de diferentes orgenes desde el propio Excel y sin restricciones de
cantidad de datos.
Artculo:

Las tablas Dinmicas como
herramienta de Reporting y Business
Intelligence

Las tablas dinmicas son una herramienta de Excel muy avanzada y
potente, con ellas se pueden analizar, mostrar y manipular los datos de
diferentes formas, ms ampliados o ms resumidos segn se precise.
Las tablas de datos pueden poseer muchas filas y columnas que
contengan diferentes tipos de datos, las tablas dinmicas nos ayudarn
a analizar estos datos de una forma sencilla, resumida y rpida. Una de
las principales caractersticas que poseen las tablas dinmicas es la
facilidad que tienen para analizar los datos desde una forma resumida a
los ms amplios y desde diferentes ngulos o perspectivas. As las
tablas dinmicas desde sus diferentes opciones o vistas facilitarn la
informacin de diferente forma y nos sorprender gratamente la
capacidad que tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o
necesidades, dado que la informacin que necesitamos en un momento
del tiempo no es la que necesitamos en otro momento del tiempo ya
que el entorno de la empresa y su organizacin interna son cambiantes.


Dominar las tablas dinmicas

Por ltimo necesitamos una manera de conocer el funcionamiento de
esta herramienta, una referencia inmediata es el libro Dominar las
Tablas Dinmicas en Excel 2007-2010 aplicadas a la Gestin
Empresarial, siendo el segundo libro publicado del autor sobre
el tema y en dnde podemos encontrar:

El libro incluye desde una Introduccin prctica a las Tablas
Dinmicas (funcionamiento de los sistemas de informacin, y la
explicacin del contenido de los mens de opciones y diseo); cmo
utilizar las Herramientas de Reporting y Business Intelligence
con Tablas Dinmicas (creacin de indicadores mediante el formato
condicional, la utilizacin de minigrficos y la segmentacin para filtrar
datos y la creacin de grficos con Tablas Dinmicas); finalmente
incluye Ejemplos para cada captulo y Casos Prcticos que le
permiten adquirir un conocimiento muy completo de la herramienta.
Este libro le permitir dominar de una forma prctica, sencilla y eficaz
una de las herramientas ms potentes que tiene Excel, los ejemplos y
casos prcticos le ayudarn a conseguir automatizar tareas de una
forma increblemente rpida y lo mejor poder analizar informacin
desde diferentes ngulos para tomar las mejores decisiones y lo que es
mejor optimizar su n ERP o CRM como origen de datos.

Luis Muiz
Experto en Sistema de Informacin y Reporting
l.muniz@sistemacontrolgestion.com
www.sistemacontrolgestion.com/tds


24-2-2011

Le presentamos esta entrevista con Luis Muiz, autor del libro
"Dominar las Tablas Dinmicas en Excel 2007-2010 aplicadas a la
Gestin Empresarial", en la que explica cmo ahorrar costes y tomar
decisiones de una forma ms rpida y eficaz con las tablas dinmicas.
Adems, da pormenores de su segundo libro y una web sobre el
mismo tema.

DOMINAR LAS TABLAS DINMICAS

145 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en Excel
2010 para crear Tablas Dinmicas PowerPivot Microsoft

Cmo define usted un sistema de
informacin?
Los Sistemas de Informacin son un conjunto de herramientas que
combinan las tecnologas de la informacin (hardware + software) con
procedimientos que permitan suministrar informacin a los diferentes tipos
usuarios de una organizacin para que puedan tomar las decisiones ms
adecuadas. Estos sistemas se componen de tres funciones: la recopilacin
de datos, el almacenamiento y procesamiento de la informacin; y la
transmisin de informacin a los diferentes tipos de usuarios interesados.
Los Sistemas de Informacin son un recurso importante para la consecucin
de los objetivos de cualquier organizacin.
En definitiva un Sistema de informacin es: Lo
referente a conseguir la informacin adecuada, en la
forma correcta, para la persona indicada, al costo
adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar
apropiado, para la toma de decisin correcta. Lynda
Woodman

Cules son sus caractersticas principales?
El diseo bsico de la arquitectura de un sistema de informacin
muestra como cualquier organizacin integra sus sistemas de proceso
de datos debera tener las siguientes caractersticas:
-Estar lo suficiente personalizado y adaptado para el usuario final.
-Se tendran que poder extraer, filtrar, consolidar y visualizar siempre los
datos ms necesarios en cada momento.
-Permitir su acceso en tiempo real o con suficiente antelacin a las variables
clave que definen el estado de la organizacin.
-Poder visualizar tendencias y suministrar informes de novedades y
modificaciones.
-Servir de mecanismo de alarma, para atraer la atencin del usuario, ante
desviaciones importantes de las variables crticas.

-Facilitar la presentacin de t oda la informacin que incorpora,
simultneamente, grficos, tablas, textos y sonidos.


Qu dificultades se encuentran
habitualmente en las empresas para obtener
toda la informacin necesaria?
Desde mi punto de vista y basado en mi experiencia despus de haber
diseado muchos sistemas de reporting con diferentes y variados tipos
de software creo que son tres las principales dificultades:
La primera la dificulta ad en obtener la informacin en el formato y
calidad adecuada de sus sistemas de software de gestin sean ERPs o
CRM por ejemplo, en n muchas ocasiones nos encontramos que si
podemos tener esa informacin pe ero no est en los formatos
adecuados

Otra gran dificultad es que el mundo cambiante de la empresa o su
entorno hace que la informacin que se e necesita hoy de una
determinada forma en el futuro sea diferente esto con los s sistemas
tradicionales y actuales no es tan fcil de conseguir en un tiempo y
con recursos razonables.

La existencia por un lado de diferentes tipos de software con sus dato
os que en ocasiones tienen cosa as en comn y en otras no dificulta
tener una informacin completa e integrada, por lo que tenemos
muchos datos y poca informacin.
Otro factor decisivo y que se produce tambin como un efecto
colateral, es que la calidad de la informacin es muy baja bien porque
faltan datos, porque son errneos o bien porque estn repetidos.

Por ltimo el acceso a la informacin no siempre es la mejor opcin
para el usuario, con lo cual ante nuevas necesidades o cambios no
podemos fcilmente te acceder a la informacin que necesitamos
en cada momento porque se depende d de un tercero para
conseguirlo.


Desde hace aos las empre esas y organizaciones sin que se hayan dado o
cuenta han ido implementado su sistema de informacin con las
herramientas de Office muchas veces conscientemente y otros no, , es
cierto que hoy existen excelentes producto os en el mercado para realizar
un anlisis de la a informacin, pero tambin ha y que reconocer que
muchos de ellos acaban siempre en un Excel por ejemplo, actualmente los
productos de Office y sus complementos permiten de sobras con seguridad,
capacidad de proceso y almacenamiento disear un sistema de informacin,
en concreto las herramientas que incorpora el Excel 2010 permiten procesar
y guardar en su versin de 64 bytes, cantidades de datos n nunca vistas
hasta la fecha. Quizs en este caso o si queremos disear un sistema de
informacin con Office la imaginacin y conocimientos de los usuarios es lo
ms importante.

Cules son las caractersticas principales de
las tablas dinmicas como soporte del SI?
Las tablas dinmicas son una herramienta de Excel muy avanzada y
potente, se pueden analizar, mostrar y manipular r los datos de diferentes
formas, ms ampliados o ms resumidos segn se precise. Las tablas
dinmicas son un tipo de informes generados m mediante Excel en
diferentes formatos, a partir de una base de datos en forma de tabla
siempre


As las tablas dinmicas desde sus distintas opciones o vistas facilitarn la a
informacin de diferente forma y nos sorprender gratamente la capacidad
que tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades,
dado que la informacin que necesitamos en un momento del tiempo no es
la que necesitamos en otro momento, ya que el entorno de la empresa y su
organizacin interna son cambiantes.

Qu peculiaridades debera tener un SI ara
tomar decisiones rpidas y seguras?
Un sistema de informacin debera cumplir las siguientes caractersticas
-Flexibilidad a la hora de extraer datos, de manera que el usuario tiene que
tener los informes ya predefinidos que se necesiten en cada momento.

-Corto tiempo de respuesta en el acceso y consulta de los datos, para ello
el d diseo y la tecnologa utilizada, es fundamental.
-No debera el sistema de informacin interferir en la gestin de una
organizacin, el funcionamiento del sistema p puede degradarse hasta
afectar y paralizar a todo os los usuarios conectados sino est bien
planteado.
-Una adecuada y profunda Integracin de todos los datos lo cual implica
enlazar y relacionar todos los datos de que se dispone y tengan relacin
entre ellos.
-Una adecuada calidad de los datos para garantizar la fiabilidad de la
informacin obtenida.
-Debe de adecuarse la informacin obtenida a las necesidades del usuario,
cada usuario debe tener acceso a la informacin n que necesita para que su
trabajo sea lo ms eficiente posible.


-Existencia de informacin histrica suficiente y necesaria, los datos
almacenados en los sistemas de informacin debe en estar diseados para
contrastar la situacin actual con una situacin retrospectiva de aos
anteriores.

Se pueden configurar las tablas dinmicas
como herramienta central del SI?
En la actualidad las bases de d datos y los diferentes tipos de software
permiten n acceder a toda la informacin que est en formatos de tablas y
accesible a los usuarios, las diferentes formas de acceder a los distintos
orgenes de los datos desde las tablas dinmicas es ya muy elevada su
capacidad en Excel 2010 pe ero s aadimos el complemento gratuito de
PowerPivot que se puede obtener desde la web de Microsoft podemos decir
que si pueden ser el eje central y herramienta estratgica para proveer de
informacin a los usuarios sin problemas.

Una vez hemos conocido las ventajas del Excel 2007 y las del 2010
podemos decir que el usuario tiene una serie de mejoras que le
pueden ayudar mucho en su trabajo diario:
Una interfaz ms orientada al usuario, ms efectiva e intuitiva.
Ms capacidad de procesar datos en tiempo y cantidad.
Nuevos estilos y formatos condicionales que permiten realizar
mayores indicadores


Ms y nuevas funciones Olap para conectar las BBDD.
Mejores consultas de filtros de datos en consulta y seleccin, ahora
son interactivas
Podemos seguir trabajando mientras se actualizan los datos
Nueva herramienta PowePivot que permite unir diferentes tablas y
hacer tablas
dinmicas
Posibilidad de hacer previsiones con los datos y extrapolaciones.
Nuevo sistema de confeccin de grficos ms prctico e intuitivo,
Nuevas opciones de Minigrficos y segmentacin de datos para
Reporting
Mejores conexiones externas y nuevos formatos de archivos entre
otros.
Y otras mejoras que permiten utilizar las tablas dinmicas como una
herramienta de Reporting que con su integracin en Excel se puede hacer
casi cualquier cosa.

Por qu cre y cules son las caractersticas
de la nueva web "Dominar Tablas Dinmicas
en Excel 2007-2010"?
Con la experiencia del libro realizado en Excel 2007, me di cuenta que tena
que hacer un nuevo libro ms orientado al Business Intelligence y Reporting
que adems estuviera mucho ms adaptado a todo tipo de usuarios por
niveles, y faltaba algo ms que le diera la posicin y valor en el mercado, y
que fuera diferente a otras webs existentes de Excel, la idea es que la web
vaya dando ejemplos y una nueva seccin de noticias vaya informando de
mis actividades y otras que se vayan produciendo en el mercado.
Pero sobretodo que sea una plataforma de conocimiento del libro a nivel
mundial ya que aunque parezca raro esta herramienta an no es utilizada
por todos los usuarios de Excel sino una minora y esto debe cambiar.


A quin va dirigida?
Va dirigida a todas aquellas personas que necesitan analizar y manipular la
informacin cmo una materia prima y otras que son quienes reciben los
outputs, es decir el resultado en forma de informe o reporting para tomar
decisiones, la web conserva y mantiene el espritu del libro y como
sucedneo de ella sale www.sistemacontrolgestion.com/tallertds, que es
otra web exclusiva para formar a los usuarios incompany es decir en sus
empresas para compartir el conocimiento entre ellos y nosotros.

Cuntenos de su libro, cul es su utilidad y
qu le incit a escribir sobre este tema?
La historia del libro viene del ao 2006, debido a mi actividad de disear e
implantar sistemas de reporting con las tablas dinmicas, los clientes no
tenan ningn manual accesible que les explicase realmente como era a la
herramienta en ese momento surgi Excel 20 007: Iniciacin a las tablas
dinmicas, yo nunca a haba escrito un libro de este tipo muy cerca de e
manual de informtica clsica, en cambio o poseo ms experiencia en los
libros de gestin, , y lleg la versin del Excel 2010 cuyas novedad des y
potencia han hecho que surja una nueva necesidad, escribir un libro mucho
ms cercano a al Reporting y el Business Intelligence y sobretodo aplicado a
la gestin empresarial. Entonces he hecho un libro que se adapta por un
lado a l los usuarios menos exigentes y por otro a los que quieren conocer
todas las prestaciones de la herramienta, tanto que me lleva a escribir el
captulo 10.


Cmo aprender a utilizar las tablas dinmicas en doce pasos. En
resumen este libro le permitir dominar de una forma prctica, sencilla y
eficaz una de las herramientas ms potentes que tiene Excel: las tablas
dinmicas, los ejemplos y casos prcticos s le ayudarn a conseguir
automatizar tareas de una forma increblemente rpida y lo mejor poder
analizar informacin desde diferentes ngulos para tomar las mejores
decisiones. . Y tiene el usuario de la posibilidad de aprender desde lo ms
simple a lo ms completo es q quizs el mayor valor aadido de este libro y
la experiencia del autor le permitirn conseguir ser un especialista en la
herramienta Excel Tablas Dinmicas.

Creo que hay dos factores como he dicho antes existen en el mercado
excelente software de BI, que tienen sus propias herramientas y que se
compatibilizan tambin con Excel por tanto las tablas dinmicas tienes dos
posibilidades siempre pensando en la mejor opcin para el usuario y sin
entrar en tecnicismos, por un saldo podemos encontrar como las tablas
dinmicas complementan y ayudan a otros productos de BI dando a-un ms
potencial a la herramienta y por otros lado suplen las carencias de algunas
herramientas que no siempre tienen ni las prestaciones de explotacin ni de
presentacin que nos pueden ofrecer las tablas dinmicas unidas a la
potencia del Excel.

Muchos fabricantes de BI y gente dentro de las
empresas tienen un estigma con Excel, por qu
trabajar las TDs en Excel?
El Excel como toda herramienta tiene ventajas e inconvenientes, as como
defensores y detractores a veces es segn en qu situacin te encuentras
profesionalmente, yo creo que la gran ventaja que tiene en cuanto a
combinar la utilizacin de las prestaciones del Excel como hoja de clculo
con las tablas dinmicas, esta posibilidad da unos resultados muy elevados
en cuanto a realizar reports e indicadores interactivos, por el contrario hay
que conocer muy bien la herramienta de tablas dinmicas para ello ya
tienen los usuarios es una alternativa real ya que el libro editado contiene
todos los ejemplos y casos prcticos para poder aprender a dominar las
tablas dinmicas y si no se dispone de mucho tiempo el captulo 10 . Cmo
aprender a utilizar las tablas dinmicas en doce pasos nos permite en dos
horas o menos obtener un conocimiento muy elevado de la herramienta.


Algo ms que dese agregar con respecto a la
importancia de las TDs o su libro y web?
Por ltimo comentar que el primer libro y este segundo sobre tablas
dinmicas es fruto de la experiencia empresarial del autor, es por
Causalidad que despus de realizar innumerables implantaciones de ERPs,
CRM y Reporting con tablas dinmicas en todo tipos de empresas y en todas
las reas, y adems he publicado el primer libro en Excel para hacer Planes
de negocio y Estudios de Viabilidad, tenga el lector que adquiera el libro una
herramienta que le puede dar una serie de ventajas en su trabajo muy
importantes agilizando todos los procesos y optimizando los resultados.


---Otros libros del Autor----------------


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