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PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO


SEMINARIO DE GESTION DE
PROYECTOS
SEGEPRO

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y ENFOQUE MULTIFASE: La tabla que damos a continuacin
nos detalla el ciclo de vida del proyecto as como los enfoques usados en esto.
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO ENFOQUES MULTIFASE
FASE DEL PROYECTO
(2 NIVEL DEL WBS)
ENTREGABLE PRINCIPAL
DE LA FASE
CONSIDERACIONES PARA
LA INICIACIN DE ESTA
FASE
CONSIDERACIONES
PARA EL CIERRE DE
ESTA FASE
1. Gestin del Proyecto. - El Project Charter
- La Declaracin de
Alcance WBS
- Diccionario WBS
- Programar el
Presupuesto del
proyecto.
Como inicio debemos
considerar todo lo
concerniente al Acta de
constitucin del
Proyecto as como el
diccionario WBS como
apoyo
Debemos ver si se
ha desarrollado con
xito esta parte de
Gestin del
Proyecto y ver qu
medidas tomar
para mejorar

2. Contratos Contratos con las
diferentes empresas
Se debe ver el mximo
de contratos que se
pueda hacer.
Verificar que
contratos nos
dieron provecho y
cules no.

3. Curso de Gestin de
Proyectos.
Informar acerca de las
sesiones dadas acerca
de gestin de Proyectos
Dar una buena
iniciativa capacitando a
los intervinientes.
Sacar el mximo
provecho y
aprendizaje del
curso y ponerlo en
prctica.

4. Curso de Gestin de
Proyectos usando MS
Project 2010.
Informar acerca de las
clases de MS Project
2010
Capacitar bien a
nuestro personal en el
uso de MS Project
2010, para un buen
desempeo.
Poder estar
satisfechos de
poder usar bien el
software para
proyectos.

5. Informes. Informe Final. El Informe Final slo
podr ser elaborado al
trmino del desarrollo
de los cursos de:
Gestin de Proyectos y
el uso de MS Project
2010.
Concluida la
elaboracin del
informe final se podr
iniciar el cierre del
proyecto.

PROCESOS DE GESTIN DE PROYECTOS: Vamos a detallar los procesos seleccionados para nuestro
proyecto
PROCESO NIVEL DE IMPLANTACIN ENTRADAS MODO DE TRABAJO SALIDAS HERRAMIENTAS Y
TCNICAS
Desarrollar el
Acta de
Constitucin del
Proyecto.
Una sola vez, al inicio
del proyecto.
- Contrato
- Enunciado de
trabajo del proyecto.
Mediante reuniones
entre todos los
jefes de reas
asignadas.
- Acta de
Constitucin del
Proyecto.
Metodologa
La Gestin
Proyectos
Para
de
Desarrollar el
Enunciado del
Alcance del
Proyecto
(Preliminar).
Una sola vez, al inicio
del proyecto.
- Acta de
Constitucin del
Proyecto. -
Enunciado de trabajo
del proyecto.
Mediante
reuniones entre
todos los jefes de
reas asignadas.
- Enunciado del
Alcance del
Proyecto
Preliminar.
Metodologa
La Gestin
Proyectos
Para
de




2

Desarrollar el Plan
de Gestin del
Proyecto.
Al inicio del proyecto,
pudindose actualizar en
su desarrollo, una sola
vez
- Enunciado del
Alcance del Proyecto
Preliminar.
Reuniones del
equipo del
proyecto.
- Plan de Gestin
del Proyecto.
Metodologa
La Gestin
Proyectos
par
a de
Contacto: kjestradaa@unc.edu.pe, Pgina Web: www.unc.edu.pe


Planificacin del
Alcance.
Al inicio del proyecto
y definir todo lo que
se va a hacer en lo
referido a alcance, se
hace una sola vez
- Acta de
Constitucin del
Proyecto.
- Enunciado del
Alcance del
Proyecto
Preliminar.
- Plan de Gestin
del Proyecto.
Reuniones del
equipo del proyecto
(principalmente con
los encargados de
reas)
- Plan de Gestin del
Alcance del Proyecto.
Plantillas
Formularios y
entregables
necesarios

Crear EDT Al inicio para ver
cmo podemos
dividirnos las tareas,
se hace una sola vez
- Plan de Gestin
del Alcance del
Proyecto.
Reuniones del
equipo del proyecto
Redactar el
Diccionario EDT.
- EDT
- Diccionario EDT

Plantillas de EDT
Descomposicin.
Desarrollo del
Cronograma.
Despus de haber
planificado el alcance
y los objetivos del
proyecto.
- Enunciado del
Alcance del
Proyecto.
- Plan de Gestin
del Proyecto.
Reunin del equipo
del proyecto.
Estimacin de
duracin de
actividades.
- Cronograma
del Proyecto.
- Plan de
Gestin del Proyecto.
(actualizaciones) -
Calendario del
Proyecto.
Red del
cronograma
para la Gestin
de Proyectos.
Calendarios
Ajuste de
adelantos y
retrasos. Modelos
de cronogramas
anteriores.
Preparacin del
Presupuesto de
Costes.
Se hace una sola una
sola vez, aunque
esto puede verse
segn las
necesidades o vaya
desarrollndose el
proyecto.
- Enunciado del
Alcance del
Proyecto.
- EDT
- Diccionario EDT. -
Plan de Gestin
de Costes.
Reuniones del
equipo de finanzas
para ver sobre los
gastos generales de
todo el proyecto
- Lnea Base de Coste.
Plan de Gestin de
Costes
Suma de costes
Anlisis de
Reserva.

Planificacin de
Calidad.
La implantacin para
esta parte va a ser
constante viendo
siempre que se
desarrolle de manera
adecuada y optima el
desarrollo del
proyecto.
- Factores
ambientales de la
empresa. -
Enunciado del
Alcance del
Proyecto.
- Plan de Gestin
del Proyecto.
Establecimiento de
objetivos de
calidad.
- Plan de Gestin de
Calidad. - Mtrica de
Calidad.

Estudios
comparativos.

Planificacin de
los Recursos
Humanos.
Se hace al inicio y
su implantacin de
acuerdo a la
necesidad de
personal que se
requiera.
- Factores
ambientales de la
empresa.
- Plan de Gestin
del Proyecto.
Reuniones de
coordinacin con el
equipo del
proyecto.
Asignacin de roles
y responsabilidades.
- Roles y
Responsabilidades. -
Organigrama del
Proyecto.
- Plan de Gestin
del Personal.
Organigramas y
descripciones de
cargos.
Planificacin de
las
Comunicaciones.
Luego de la
planificacin del
alcance, de los
RR.HH, y
presupuesto y se
hace una vez.
- Factores
ambientales de la
empresa.
- Enunciado del
Alcance del
Proyecto.
- Plan de Gestin
del Proyecto.
Reuniones
formales e
informales con el
equipo.
Distribucin de
documentacin y
acuerdos.

- Plan de Gestin de las
comunicaciones.
Anlisis de
requisitos de
comunicaciones.
Tecnologa de las
comunicaciones.




3

Planificacin de la
Gestin de
Riesgos.
Al inicio para ver
que riesgos se tiene
y se hace una sola
vez.
- Factores
ambientales de la
empresa. - Enunciado
del alcance del
proyecto. - Plan de
Gestin del Proyecto.
Identificar riesgos.
Planificar plan de
respuesta a
riesgos.
- Plan de Gestin de
Riesgos.
Reuniones de
planificacin y
anlisis.
Planificar Compras
y adquisiciones.
Durante la
implementacin del
proyecto segn las
necesidades.
- Enunciado del
Alcance del
Proyecto.
- EDT.
- Diccionario EDT. -
Plan de Gestin
del Proyecto.
Planificar
adquisiciones.
Solicitar
presupuestos.
Negociar
cotizaciones.
Firmar contrato.
- Plan de Gestin de las
Adquisiciones.

Tipos de
contrato, Anlisis
de fabricacin
propia compra.
Dirigir y gestionar
la ejecucin del
proyecto.
Al inicio y durante la
implementacin y
desarrollo del
proyecto.
- Plan de Gestin
del Proyecto.
- Acciones
correctivas
aprobadas.
- Solicitudes de
- Cambio
aprobadas.
Reuniones de
coordinacin.
Reuniones de
informacin del
estado proyecto.


- Productos
entregables. -
Solicitudes de
Cambio
implementadas.
- Acciones
- Correctivas
implementadas. -
Informe sobre el
rendimiento del
trabajo.
Metodologa
para
La Gestin de
Proyectos


Supervisar y
Controlar el
Trabajo del
Proyecto.
Durante todo el
desarrollo del
proyecto.
- Plan de Gestin
del Proyecto.
- Informacin
sobre el
rendimiento del
trabajo.
Reuniones de
coordinacin.
Reuniones de
informacin del
estado proyecto.

- - Acciones
correctivas
recomendadas.

Metodologa de
Gestin de
Proyectos.

Informar el
Rendimiento.
A partir de la
ejecucin del
proyecto.
- Informacin
sobre el
rendimiento del
trabajo.
- Mediciones de
Rendimiento.
- Plan de Gestin
del Proyecto.
- Solicitudes de
- Cambio
aprobadas.
Informe de
performance del
proyecto.
- Informes de
Rendimiento.
- Acciones
correctivas
recomendadas.
Herramientas de
presentacin de
informacin.
Recogida la
informacin de
rendimiento
Reuniones de
revisin del estado
de la situacin.

ENFOQUE DE TRABAJO: DESCRIPCIN DETALLADA DEL MODO EN QUE SE REALIZAR EL TRABAJO
DEL PROYECTO PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO.
Estos son los pasos a seguir para realizar el proyecto de manera adecuada y lograr sus objetivo

1. Definir los procesos necesarios para garantizar que el proyecto se lleve a cabo con xito.
2. Documentar todas las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los
planes subsidiarios en el plan de gestin del proyecto para el buen desarrollo de este.
3. Poder repartirse responsabilidades y los roles de cada integrante del equipo, adems informar
acerca de las fechas de entrega de los entregables del proyecto
4. Establecer reuniones semanales para informar el avance del proyecto, sus necesidades y costos
adicionales que puedan haber.
5. Verificar la entrega de los entregables a un 100% y hacer la documentacin final del proyecto.

PLAN DE GESTIN DE CAMBIOS:

ROLES DE LA GESTIN DE CAMBIOS: ROLES QUE SE NECESITAN PARA OPERAR LA GESTIN DE
CAMBIOS
NOMBRE
DEL ROL
GRUPO
ASIGNADO
RESPONSABILIDADES NIVELES DE AUTORIDAD




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Logstica Grupo A Dirimir en decisiones todo
acerca de los procesos
dados y las actividades a
llevarse a cabo coordinar
y evaluar todo el proyecto.
Total sobre todo el proyecto en acuerdo
con el resto de reas
Marketing Grupo B Decidir acerca de la
publicidad y dar a conocer
el evento programado

Autorizar lo relacionado a la promocin
del evento.
Administrador
del Proyecto
Jefes de cada
rea
designada en
el proyecto
Evaluar impactos de
las Solicitudes de cambio
y hacer recomendaciones.
Aprobar Solicitudes de
Cambio.
Hacer recomendaciones sobre los
cambios que se puedan dar.
Finanzas Grupo C Poder ver la parte
econmica y financiera
del Proyecto
Emitir solicitudes de cambio para el rea
financiera
Acadmica Grupo D
Stakeholders Todo el
equipo del
Proyecto
Solicitar cambios cuando
lo crea conveniente y
oportuno, este tambin
forma el equipo
encargado del control de
Cambios.
Solicitar cambios si se requiere
TIPOS DE CAMBIOS: DESCRIBIR LOS TIPOS DE CAMBIOS Y LAS DIFERENCIAS PARA TRATAR
CADA UNO DE ELLOS.
1. ACCIN CORRECTIVA Y PREVENTIVA:
Estos dos tipos de cambio no pasan por el Proceso General de Gestin de Cambios, en su lugar
el Administrador del Proyecto tiene la autoridad para aprobarlos y coordinar su ejecucin.

2. REPARACION DE DEFECTO:
Este tipo de cambio no pasa por el Proceso General de Gestin de Cambios, en su lugar el
Inspector de Calidad tiene la autoridad para aprobarlo y coordinar su ejecucin.

3. CAMBIO AL PLAN DE PROYECTO:
Este tipo de cambio pasa obligatoriamente por el Proceso General de Gestin de Cambios, el
cual se describe en la seccin siguiente.
PROCESO GENERAL DE GESTIN DE CAMBIOS: Describir En Detalle Los Procesos De La Gestin
De Cambios, Especificando Qu, Quin, Cmo, Cundo Y Dnde
SOLICITUD DE CAMBIOS:
Captar las solicitudes y preparar
el documento en forma adecuada
y precisa.

El Asistente de Gestin de Proyectos se contacta con el
Stakeholder cada vez que capta una iniciativa de cambio.
Entrevista al Stakeholder y levanta informacin detallada
sobre lo que desea.
Formaliza la iniciativa de cambio elaborando la Solicitud de
Cambio. Presenta la Solicitud de Cambio al Administrador del
proyecto




5

VERIFICAR SOLICITUD DE
CAMBIOS:
Asegurar que se ha provisto toda
la informacin necesaria para
hacer la evaluacin.

El Administrador del proyecto debe analizar a profundidad la
Solicitud de cambio con el fin de entender lo que se solicita y
las razones por las cuales se origin la iniciativa de cambio.
Verifica que en la Solicitud de Cambios aparezca toda la
informacin que se necesita para hacer una evaluacin de
impacto integral y exhaustivo.
Completa la Solicitud de Cambio si es necesario.
Registra la solicitud en el Log de Control de Solicitudes de
Cambio.
EVALUAR IMPACTOS:
Evala los impactos integrales de
los cambios.

El Administrador del proyecto evala los impactos integrales
del cambio en todas las lneas base del proyecto, en las reas
de conocimiento subsidiarias, en otros proyectos y reas de la
empresa, y en entidades externas a la empresa.
Describe en la Solicitud de Cambio los resultados de los
impactos que ha calculado.
Efecta su recomendacin con respecto a la Solicitud de
Cambio que ha analizado.
Registra el estado de la solicitud en el Log de Control de
Solicitudes de Cambio
TOMAR DECISIN Y
REPLANIFICAR:
Se toma la decisin a la luz de los
impactos, (dependiendo de los
niveles de autoridad), se
replanifica segn sea necesario.

El equipo encargado de los Cambios evala los impactos
calculados por el Administrador del proyecto y toma una
decisin sobre la Solicitud de Cambio: aprobarla, rechazarla, o
diferirla, total o parcialmente.
En caso de no poder llegar a un acuerdo el Sponsor o
encargado del proyecto tiene el voto dirimente.
Comunica su decisin al Administrador del Proyecto, quin
actualiza el estado de la solicitud en el Log de Control de
Solicitudes de Cambio.
IMPLANTAR EL CAMBIO:
Se realiza el cambio, se
monitorea el progreso, y se
reporta el estado del cambio.

El Administrador del proyecto replanifica el proyecto para
implantar el cambio aprobado.
Comunica los resultados de la replanificacin a los Stakeholder
involucrados en todo el proceso de implementacin.
Coordina con el Equipo de Proyecto la ejecucin de la nueva
versin de Plan de Proyecto acordado.
Monitorea el progreso de las acciones de cambio que se van a
dar en la implementacin del sistemas de informacin.
Reporta a todos los integrantes del equipo el estado de las
acciones y resultados de cambio.
CONCLUSIN O CIERRE DEL
PROCESO DE CAMBIO:
Asegura que todo el proceso haya
sido seguido correctamente, se
actualizan los registros.

El Administrador del proyecto verifica que todo el proceso de
cambio se haya seguido correctamente.
Actualiza todos los documentos, registros, y archivos
histricos correspondientes.
Genera las Lecciones Aprendidas que sean adecuadas. Genera
los Activos de Procesos de la Organizacin que sean
convenientes.
Actualiza el estado de la solicitud en el Log de Control de
Solicitudes de Cambio.

HERRAMIENTAS NECESARIAS: DESCRIBIR CON QUE HERRAMIENTAS SE CUENTA PARA INICIAR EL
PROYECTO.

SOFTWARE y
HADWARE

Un software para el registro, 4 computadoras registradoras, PROYECTOR, equipo
de sonido, etc





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PROCEDIMIENTOS




FORMATOS

Diapositivas en resumen de los ponentes, separatas, trpticos para informacin,
formatos para publicidad en redes sociales, etc.

OTROS

tiles de escritorio(cuadernos, lapiceros, archivadores, etc.), algunos imprevistos
y sueldo de movilidad del equipo del proyecto y ponentes invitados, etc.

Contacto: kjestrada@unc.edu.pe


PLAN DE GESTIN DE LA CONFIGURACIN

ROLES DE LA GESTIN DE LA CONFIGURACIN: ROLES QUE SE NECESITAN PARA OPERAR LA
GESTIN DE LA
CONFIGURACIN
NOMBRE
DEL ROL
ENTE
ASIGNADO
RESPONSABILIDADES NIVELES DE AUTORIDAD
Administrador
del Proyecto
Todos los
jefes de las
reas
Supervisar el
funcionamiento de la
Gestin de la
Configuracin.
Toda autoridad sobre el proyecto y sus
funciones.
Gestor de
Configuracin
rea de
Logstica
Ejecutar todas las tareas
de Gestin de la
Configuracin.
Autoridad para operar las funciones de
Gestin de la Configuracin.
Inspector de
Aseguramiento
de Calidad
Marketing y
Publicidad
Auditar y difundir a todo
el equipo la Gestin de la
Configuracin.
Difundir la Gestin de la configuracin
segn indique el Administrador del
proyecto.
Miembros del
Equipo de
Proyecto
Todos los
integrantes
en el
proyecto
Consultar la informacin
de Gestin de la
Configuracin segn sus
niveles de autoridad.
Depende de cada miembro, se
especifica para cada artefacto y cada
CI (prueba de Configuracin)
CONTABILIDAD DE ESTADO Y MTRICAS DE CONFIGURACIN: ESPECIFICAR EL REPOSITORIO DE
INFORMACIN, EL REPORTE DE ESTADO Y MTRICAS A USAR

Los Artculos de Configuracin(AC)
El Repositorio de Informacin de los documentos del proyecto ser una carpeta con la estructura
del WBS para la organizacin interna de sus sub-carpetas.
El Repositorio de Informacin para los AC ser el Diccionario WBS que residir en la carpeta antes
mencionada.
En cualquier momento se podr mostrar una cabecera con la historia de versiones de los
documentos y artefactos del proyecto, as como se podr consultar todas las versiones de los AC.
No se llevarn mtricas del movimiento y la historia de los documentos, artefactos, y AC para este
proyecto.

Las verificaciones y auditoras de la integridad de la configuracin sern rutinarias y bisemanales,
realizadas por el Inspector de Aseguramiento de Calidad y donde se comprobar:




7

Integridad de la informacin de los AC.
Exactitud y reproducibilidad de la historia de los AC.
GESTIN DE LNEAS BASE: DESCRIPCIN DE LA FORMA EN QUE SE MANTENDR LA INTEGRIDAD, Y SE
USARN LAS LNEAS BASE DE MEDICIN DE PERFORMANCE DEL PROYECTO, INCLUYENDO EL QU,
QUIN, CMO, CUNDO, DNDE.
El informe de performance del proyecto es un documento que se presentar
semanalmente en la reunin de coordinacin del equipo de proyecto, y debe presentar la
siguiente informacin:
- Estado Actual del Proyecto:
1. Situacin del Alcance: Avance Real y Avance Planificado.
2. Eficiencia del Cronograma: SV y SPI.
3. Eficiencia del Costo: CV y CPI.
4. Cumplimiento de objetivos de calidad.
- Reporte de Progreso:
1. Alcance del Periodo: % de avance planificado y % real del periodo.
2. Valor Ganado del Periodo: Valor Ganado Planificado y Valor Ganado Real.
3. Costo del Periodo: Costo Planificado y Costo Real.
4. Eficiencia del Cronograma en el Periodo: SV del periodo y SPI del periodo.
5. Eficiencia del Costo en el Periodo: CV del periodo y CPI del periodo.
- Pronsticos:
1. Pronstico del Costo: EAC, ETC y VAC
2. Pronstico del Tiempo: EAC, ETC, VAC, fecha de trmino planificada y fecha
de trmino pronosticada.


COMUNICACIN ENTRE STAKEHOLDERS: DESCRIPCIN DETALLADA DE LAS NECESIDADES Y
TCNICAS DE COMUNICACIN ENTRE LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO.
NECESIDADES DE COMUNICACIN DE LOS
STAKEHOLDERS

TCNICAS DE COMUNICACIN A UTILIZAR
- Documentacin de la Gestin del
Proyecto.
-
-
Reuniones del equipo del proyecto para definir el alcance del mismo.
Distribucin de los documentos de Gestin del proyecto a todos los
miembros del equipo de proyecto mediante una versin impresa y
por correo electrnico.
- Reuniones de coordinacin de
actividades del proyecto.
- Reuniones del equipo del proyecto que son convocadas por el Project
Manager segn se crean pertinentes (dependiendo de la necesidad o
urgencia de los entregables del proyecto) donde se definirn cules son
las actividades que se realizarn.

- Todos los acuerdos tomados por el equipo del proyecto debern ser
registrados en el Acta de Reunin de Coordinacin, la cual ser
distribuida por correo electrnico al equipo del proyecto.
- Reuniones de informacin del
estado del proyecto.
- Reuniones semanales del equipo del proyecto donde el Project
Manager deber informar al Sponsor y dems involucrados, cual es
el avance real del proyecto en el periodo respectivo.
- Informe de Performance del
Proyecto.
- Documento que ser distribuido al equipo de proyecto en la reunin
de coordinacin semanal, y enviado por correo electrnico.
- Informe de Performance del
Trabajo.
- Documento que ser distribuido al equipo de proyecto en la reunin
de coordinacin semanal, y enviado por correo electrnico.






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Recopilar Requisitos

Vamos a definir y documentar las necesidades requeridas para este fin con el
propsito de cumplir con los objetivos del proyecto. Entradas y salidas requeridas
as como las herramientas y tcnicas usadas.

ENTRADAS HERRAMIENTAS Y
TCNICAS
SALIDAS
Acta de Constitucin del
Proyecto
Entrevistas Documentacin de
Requisitos
Registro de Interesados Grupos de Opinin Plan de Gestin de
Requisitos
Talleres Facilitados Matriz de Rastreabilidad de
Requisitos
Tcnicas Grupales de
Creatividad

Tcnicas Grupales de
Toma de Decisiones

Cuestionarios y
Encuestas

Observaciones