TAREAS DIARIAS

Ambito de
Trabajo
OBJETIVOS ACTIVIDADES CUANDO HORA
CON QUIEN
SE
CORDINA
COMO SE
COMUNICA EL
RESULTADO
MATERIALES
Contabili
dad
Registrar y clasificar al
da las entradas y
salidas del efectivo e
informar sobre el estado
de saldos conocidos.
- Registrar en el libro de caja las
transacciones
- Clasificar por rubros.
- Preparar informes de estado de las
cuentas x rubro
-Delegar los gastos con VALE previa
autorizacin de la gerencia y exigir su
rendicin.
Martes y
Viernes
- cuando
exista las
transacciones
.
AM Jefe de
Administraci
n.
Encargados
de compras
Libro de caja
disponible en lugar
preciso.
- VALEs guardados
en caja.
Computadora
Libro de caja
Maquina
calculadora
Puntabola.
Contabili
dad
Manejo de la caja chica
para evitar redundancia
de registros.
- Registro de caja chica para gastos
menores de Bs. 15.
Todos los
das
Cuando
sea
necesario.
Jefe de
Administraci
n.
Informe de gastos
para su rembolso
Formulario de
caja chica. (con
un monto de Bs.
75,00)
Venta Realizar las ventas en la
planta
- Venta de productos en planta a las
visitas. (Toda venta se realiza con nota
de venta)
- Recibir pedidos por fax y por telfono,
de LP y del interior en la ausencia del
responsable.
Todos los
das
Cuando
sea
necesario.
Encargados
de
produccin.
Camara de
frio.
Con notas de Venta
en Planta.
Obs: Dejar caja
con 50 bs de
cambio y notas de
ventas al lado del
telefono.
Recepci
n de leche
Contar con un registro
confiable de la
recepcin de la leche
- Transcripcin de datos del registro de
recepcin de leche.
- Prepareacin de informes de recepcin
de leche
Todos los
das
9:30 AM Encargados
de recepcin
de Leche.
Hoja electronica
llenada.
Hoja de registro.
MisDoc/2006/Pro
duccin/Leche
Orden de
producci
n
Tener registrado el
destino de leche
recibido
Transcripcion del orden de produccin
semanal.
Todos los
das
13:00 Enc Prod. Hoja electronica
llenada.
Hoja de registro.
MisDoc/2006/Pro
duccin
CARGO: SECRETARIA - AUXILIAR CONTABLE
DEPENDENCIA: ENCARGADO DE ADMINISTRACION
OBJETIVO: Apoyo a las tareas administrativas, manejo de la caja Bs. Y $us.
Registros Fomentar el autocontrol
del correcto llenado de
registros de produccin
en terminos de tiempo y
calidad.
- Verificar el correcto llenado de los
registros de produccin semanales.
- Idem de los registros de ritmos lentos.
Trimestr/Anuales)
- Idem de los registros de embalaje:
madurados y frescos.
Todos los
das
14:30 -
15:30
Enc Prod y
responsables
del registro.
Que las hojas estan
llenadas
correctamente
Secretaria
do
Mejorar la
comunicacin exterior
con la empresa y sus
miembros
-Contestar las llamadas telefnicas, y
registrar en el cuaderno.
- Recepcin y envio de faxes
- Registro de las llamadas salientes a
celulares al dia.
- Comunicar sobre las llamadas a la
Gerencia y a quien corresponda.
Todos los
das
Cuando
sea
necesario.
Con quien
corresponda.
Cuaderno de llamadas
telfonicas.
Telefono
Cuaderno
Secretaria
do
Recepcionar, ordenar, y
archivar los documentos
de su resposnabilidad
- Recepcionar, ordenar y archivar los
documentos que estn a su cargo.
-Inf de asuntos pendientes a la gerencia
Todos los
das
Cuando
sea
necesario.
Jueves
AM.
Gerencia Con documentos
ordenados.
Archivadores.
Apoyo a
cocina
Apoyar el correcto
funcionamiento de la
cocina.
- Registrar compras de cocina en
formulario a parte.
-Informarse e informar a la cocinera
sobre n de comensales.
Todos los
das
15:00 -
15:30
Cocinera Informe de gastos
Comunicacin verbal.
Cuaderno de
registro de gastos
de cocina.
Apoyo
Mantener limpia la
oficina
- Desempolvar los equipos y enseres de
la oficina.
- Barrer el piso y mantener una orden
general.
Todos los das 8:00 - 8:30 Visual Escoba, etc.
MANUAL DE FUNCIONES: SEMANALES
Ambito de
Trabajo
OBJETIVOS ACTIVIDAD CUANDO HORA CON QUIEN
SE
CORDINA
COMO SE
COMUNICA EL
RESULTADO
MATERIALES
- Actualizar la cuenta caja de ahorro,
Banco mercantil y aclaracion de la
dudas sobre los depsitos.
Viernes y
cuando hay
retiros.
17:30 Jefe de
Administraci
n.
- Conciliacin de
cuentas.
Libreta de Bco.
Mercantil y
- Regularizar los cobro en efectivo de
los clientes con respecto a cobros a
clientes.
Lunes 15:00 -
16:00
Resp. De
ventas y
cobros
- Conciliacin de
cuentas por cobrar.
Hojas de pedido,
Facturas, notas de
entrega, notas de
devolucin
- Solicitar fondos para los gastos
semanales, con una anticipacin de 48
horas.
Cuando se
requiere,
normalmente
fin de semana
Gerencia - Comprobante de
ingreso
- Comprobantes
de ingreso
Ventas
Tener estadsticas de
venta en planta
- Registrar notas de venta en planta, en
odisea.
Martes y
Vernes
10:00 - 12:00
segn sea
necesario.
Jefe de
Administraci
n.
Informe mensual de
ventas
Notas de venta,
archivos
Personal
Ejercer un control de
asistencia del personal
- Colocar la lista de asistencia, recoger
y archivar.
Lunes 8:00 -
8:30
Gerencia,
Maritza
- Llenado de planillas
de asistencia e
informe de revisin
Planillas de
asistencia
Registros Apoyar el manejo de
stanos
- Registro de entradas y salidas de
productos madurados y florecidos.
Martes y
Vernes
8:00 -
8:30
Patricia,
Norma y
Valentina
Registro electronico
llenado
Hojas de registro
Hojas de
fabricacin.
Registros Sistematizar el proceso
de la produccin, por
producto
- Registro de sistematizacin del
proceso de produccin madurados.
Miercoles 14:30 -
17:00
Patricia,
Norma y
Valentina
Tener hoja llenada de
la sistematizacin
Hojas de
produccin
Apoyar la realizacin de
los balances sencillos
Contabilidad
Registros
Tener disponibilidad de
los formularios siempre!
- Revisar la disponibilidad de los
formularios
- Fotocopiar los formularios faltantes
Lunes 15:30 Resp. De
Adm.
Tener lista de
formularios faltantes
a fotocopiar.
Formularios
Secretariado
Tener un archivo
ordenado fcil de
consultar
- Administracin de talonarios nuevos
y utilizados, registrar ademas.
Viernes 9:00 Resp de
Adm.
Gerencia
Lista o detalle de los
talonarios archivados.
Talonarios
nuevos y
utilizados.
Ventas
Tener registrado la
venta a lecheros.
- Venta de productos a lecheros
(afrecho y sales minereales y otros)
Miercoles 10:00 Con
productores
Lista de venta de
insumos a lecheros.
Hoja de venta a
lecheros.
Apoyo
Mantener limpia la
oficina
- Limpieza general de la oficina. Sbado 9:00 Visualmente limpio Escoba, trapos
TAREAS MENSUALES
Ambito de
Trabajo
OBJETIVOS ACTIVIDAD CUANDO SE
ENTREGA
HORA CON QUIEN
SE
CORDINA
COMO SE
COMUNICA EL
RESULTADO
MATERIALES
Contabilidad
Tener reportes para
pago de impuestos
- Reporte de libro de compras y ventas
para el pago de impuesto (casa matriz y
sucursal 1)
Hasta 15 de
cada mes
Respo de
admin.
Tener libro de
compras y ventas
llenadas
Libro de compras
y ventas (0 y 1)
Contabilidad
Tener los estados de
cuentas para el balance
sencillo
- Exigir la actualizacin de la libreta de
caja de ahorro a cada fin de mes.
Hasta 3 de
cada mes
Respo de
admin.
Dudas aclaradas y
actualizada caja de
banco Mercantil
Libreta de ahorro
Libro de caja
Banco
Contabilidad
Tener informes claros
contables para gerencia
- Elaborar el balance sencillo y
entregar a la gerencia.
Hasta 5 de
cada mes
Gerencia y
Admin.
Balance sencillo
elaborado
Libro de caja
electronica
Personal
Tener un adecuado
manejo de pago de
sueldos al personal
- Elaboracin de informes de adelantos,
permisos y otros.
Hasta 5 de
cada mes
Con
Gerencia
Informe elaborado y
detallado
Comprobante de
Egreso, vale.
Recepcin de leche
Tener un adecuado
control de pago a los
proveedores de leche
-Elaboracin mensual de la cantidad y
calidad (analisis de la leche).
- Preparar formulario de pago a los
lecheros
- Pagar a los lecheros.
- Registro de evolucin de leche por mes,
por proveedor.
Apoyo
Mantener limpia la
oficina
- Limpieza y encerado del piso de la
oficina.