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Pourquoi le chef de projet est
comme un chef dorchestre

Jeff BALL
Spcialiste du management de projets :
En tant que Chef de Projet, Jeff a gr de bout en bout des projets IT
dans des environnements multiculturels ambitieux et stimulant. En tant
que Manager de Programmes, Jeff a mis en place une solution fast-
track Y2K pour NEC Computers. En tant que PMO, Jeff a mis en place et
travaill au sein de diffrents types de Bureaux de Projets, Programmes
et Portefeuilles pour NEC Computers et pour Fortis Bank Benelux. Jeff
est un formateur accrdit et certifi PRINCE2 & Agile Project
Management - Management de Projets, MSP - Management de
Programmes, MoP - Gestion de Portefeuille- P3O - Gestion de PMOs
pour QRP International.
Voici une question incroyablement facile laquelle
beaucoup de personnes ne russissent pas rpondre.
- Question : Qu'est-ce qu'un chef de projet ?
- Rponse : Quelqu'un qui gre un projet.
Beaucoup de projets et beaucoup d'entreprises se
trompent sur cette question. Ils ne comprennent pas le
rle du chef de projet. Ils pensent que le chef de projet
livre le projet. Ils pensent que le chef de projet est un
excutant et non un manager.
Ils engagent des spcialistes techniques comme chefs
de projet et leur demandent de s'impliquer dans le
travail technique.

Soyons clair : Le rle du chef de projet est de GRER le
projet. Il ou elle est principalement un manager.
L'expertise technique est utile mais secondaire.

PRINCE2 est clair sur ce point. PRINCE2 a une
organisation de projet bien dfinie, sur des niveaux
multiples :
1. Au premier niveau on trouve l'excutif du projet
(quelquefois appel le sponsor de projet ou
Propritaire de Projet) et le comit de pilotage de
projet. Ceci est le niveau qui prend des dcisions et
assume les responsabilits.
2. Au milieu se trouve le chef de projet, qui gre au
jour le jour le projet et coordonne le travail des
spcialistes.
3. Au troisime niveau se trouve les quipes de projet
qui effectuent le travail spcialiste et a besoin de
l'expertise technique.
Pour PRINCE2, le chef de projet est comme un chef
d'orchestre.
Le chef d'orchestre ne fait pas la musique ; il ou
elle coordonne les musiciens.
Le chef de projet ne livre pas le travail du projet; il
ou elle organise le travail.
Pour PRINCE2, une tche cle du chef de projet est de
crer les Lots de travaux et de les donner aux quipes.
C'est comme une poigne de main. Nous avons besoin
de l'accord entre le chef de projet et le chef d'quipe
sur le travail qui doit tre accompli.
Le chef de projet propose un Lot de Travaux
Les chefs d'quipe proposent un Plan d'Equipe
pour la livraison du Lot de Travaux

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Une fois qu'ils se sont mis d'accord, le travail peut
commencer. Et une fois que le travail commence, le
chef de projet doit en suivre l'avancement. Le chef de
projet doit GRER l'avancement sans trop mettre la
main la pte ni tre trop distant.
=> Si le chef de projet est trop pratique, il ou elle va
gaspiller son temps (et souvent se retrouver excuter
le travail au lieu de le grer) ;
=> Si le chef de projet est trop distant, il ou elle peut
perdre le contrle (et donc ne rien grer).
Pour grer correctement, le chef de projet devrait
rexaminer rgulirement le statut du Lot de travaux
aux points de contrle priodiques. Un point de
contrle n'est pas une runion hebdomadaire longue
et ennuyeuse de l'tat du lot de travaux. PRINCE2 vite
le management par runion qui consomme du temps
et savre inefficace.
Un point de contrle est un vnement rgulier,
typiquement hebdomadaire :
un rapport d'tat crit ;
une runion (facultative) ;
un suivi.
Un point de contrle devrait toujours commencer avec
un rapport crit. C'est important que le rapport soit
crit, et que le chef de projet l'obtienne avant la
runion. Ceci permet la runion d'tre courte et
tranchante - le chef de projet peut se fixer sur
quelques points cls du rapport crit. C'est le
management par exception, qui permet de gagner du
temps et garantit que le chef de projet reste focalis et
efficace.
Le rapport d'avancement du chef d'quipe est
structur en :
ce que l'quipe a fait dans la semaine coule ;
les incidences ;
ce que l'quipe compte faire la semaine
prochaine.
Prenons un exemple. Un chef d'quipe envoie un
rapport d'avancement tous les jeudis au chef de projet.
Le vendredi, le chef de projet pourrait discuter avec
son chef d'quipe (en face face, par tlphone, par
message instantan) de :
deux tches qui n'ont pas t finies temps ;
une incidence qui l'inquite ;
une tche qui doit tre planifie pour la semaine
prochaine.
Le chef de projet se fixe sur quelques points
exceptionnels plutt que sur l'tat gnral. C'est a le
management par exception. Le chef de projet est un
manager, et n'a pas besoin de tout contrler dans le
dtail. Dans certains projets, le chef de projet peut
avoir besoin d'une forte expertise technique pour
dfinir les lots de travaux et peut mme grer
directement une ou plusieurs quipes. Mais la tche
cle pour le chef de projet est de grer.
Maintenant nous avons la bonne rponse la question
qu'est-ce qu'un chef de projet. Avec PRINCE2, la
rponse est simple: Le chef de projet est un manager.

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