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ngela Lpez R.
Semana 02 al 06 de Junio de 2008 Slide 2
INDICE
? CONCEPTOS DE AUDITORIA
? METODOLOGIA DE LAS AUDITORIAS
? ROL DEL AUDITOR
? COMUNICACIN DURANTE LA AUDITORIA
? CONCLUSION
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CONCEPTOS DE LA AUDITORIA
Capitulo 1.
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AUDITORIA
PROCESO
SISTEMTICO,
INEPENIENTE ! OC"MENT#O P#R#
O$TENER E%IENCI#S E L# #"ITOR&# !
E%#L"#RL#S E M#NER# O$'ETI%# CON EL (IN
E ETERMIN#R L# E)TENSI*N EN +"E SE
C"MPLEN LOS CRITERIOS E #"ITOR&#,
(ISO 9000/2000)
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AUDITOR: PERSON# CON
L#
COMPETENCI# P#R# LLE%#R # C#$O "N#
#"ITOR&#.
AUDITOR LDER : PERSON# C#LI(IC## P#R#
IRI-IR ! ES#RROLL#R "N# #"ITOR&#.
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2009
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CLIENTE: PERSON# " OR-#NI.#CI*N
+"E SOLICIT# L# #"ITOR&#.
#"I T #O: PERSON# " OR-#NI.#CI*N
SOMETI# # "N# #"ITOR&#.
Gerente General
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TERMINOLO-I#
E%IENCI# O$'ETI%#: #TOS +"E RESP#L#N L#
E)ISTENCI# O %ER#CI# E #L-O.
NO CON(ORMI#: NO C"MPLIMIENTO E "N RE+"ISITO
ESPECI(IC#O, !# SE# EN "N# ESPECI(IC#CION TECNIC#,
EN "N CONTR#TO O COMO "N RE+"ISITO +"E #"N+"E NO
ESTE ESCRITO, SE# #CEPT#O COMO "N# $"EN# PR#CTIC#.
#CCI*N INMEI #T #: #//in 0 in1e2iata 3 4ue 5e a2opta para
2etener, re1o6er o re5ol6er una No Con7or1i2a2 o pro8le1a 4ue 5e
9a:a 2ete/ta2o.
#CCI*N CORRECTI%#: #CCI*N TOM## P#R#
ELIMIN#R L# C#"S# E "N# NO CON(ORMI# ETECT##
" OTR# SIT"#CI*N INESE#$LE.
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"N $"EN #"ITOR E$E:
Conocer los objetivos de la Empresa y de la auditoria.
Conocer el Sistema Integrado de la Empresa.
Conocer el procedimiento de Auditorias internas (P SIG 00!.
Contar con un programa interno de las auditorias a reali"ar y cumplirlo.
Plani#icar sus auditorias.
Conocer los registros $ue debe solicitar.
Ser apropiado y oportuno.
Entregar valor a la auditoria.
In#ormar los resultados de la auditoria.
%omar acciones de los resultados y &acer seguimiento.
'irigir las cr(ticas a los &ec&os) nunca a las personas.
'E*+S%,A, C+-.IA-/A E- S0 *ISI1- 2 A*P3I%0' 'E C,I%E,I+.
Apoyar en el cierre de las -o con#ormidades para $ue estas sean adecuadas
y e#ectivas.
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O$'ETI%O E L#
#"ITORI#
Pro6eer ele1ento5 a la ge5tin 2e la e1pre5a para apo:ar al pro/e5o 2e an;li5i5 /r<ti/o por la geren/ia.
ar /on7ianza al /liente 0e=terno o interno3 a5eguran2o la /ali2a2.
ar /on7ianza al au2ita2o en la 8uena /on2u//in 2e 5u tarea : en 5u /apa/i2a2 2e 5ati57a/er al /liente.
%eri7i/ar 5i la5 regla5, e5t;n apli/a2a5 : 5i >5ta5 5on pertinente5 a lo5 o8?eti6o5 plani7i/a2o5 o propue5to5.
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Auditoras de Conformidad:
Determinar i el itema do!umentado et"
im#lementado $ i e a#li!ado #or el #eronal%
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?Auditoras de Sistema:
Evalua!i&n del 'rado de im#lementa!i&n $ o#era!i&n del itema de 'eti&n de la !alidad etable!ido%
?Auditoras de Proceso:
(eri)i!a!i&n del !um#limiento de intru!!ione $ #ro!edimiento o#era!ionale% *" !om+nmente utili,ada
en #ro!eo de #rodu!!i&n e in#e!!i&n%
?Auditoras de Producto:
-tili,ada #ara veri)i!ar !on)ormidad del #rodu!t
o
!on
u
e#e!i)i!a!ione. evaluando la e)i!a!ia de lo !ontrole
etable!ido% /uede er utili,ada en varia eta#a de la
%
#rodu!!i&n. iendo m" !om+n #ara el #rodu!to )inal%
%
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@P#R# +"E E(ECT"#R "N# #"ITOR&#A
? Para i2enti7i/ar 9e/9o5 4ue per1itan to1ar 2e/i5ione5 en el ;rea : la organiza/in.
? Para e6aluar gra2o 2e /u1pli1iento 2e lo5 pro/e5o5, : e6aluar /a18io5 para la
opti1iza/in.
? Para e6aluar el re5ulta2o 2e lo5 /a18io5 realiza2o5.
? Para e6aluar el 2e5arrollo 2e nue6a5 te/nolog<a5 : e5trategia5.
? O8tener in7or1a/in para preparar progra1a5 2e 1e?ora1iento.
? Para 1e?orar la /o1uni/a/in : la 1oti6a/in.
? Para le6antar ne/e5i2a2e5 2e /apa/ita/in : entrena1iento 2el per5onal 2e la e1pre5a.
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@+"E ES "N SISTEM# E #"ITOR&#SA
ISPOSICIONES TENIENTES # OR-#NI.#R E M#NER# SISTEMTIC# ! PL#NI(IC## L#
IMPLEMENT#CI*N ! E'EC"CI*N E L#S
#"ITOR&
#S
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COSTOS EL SISTEM# E
#"ITORI#S
Las decisiones estratgicas de las empresas se basan en la relacin Costo/Beneficio: La
realizacin de las auditoras inolucran personas ! por lo tanto representan un costo para la
compa"a# Por otro lado una auditora permite detectar oportunidades de me$oramiento %ue
rentabilizan el negocio#
Ser& importante reconocer cuales son los par&metros a ealuar para llegar a determinar los
costos ! beneficios de la auditora ! en base a esto' generar el Sistema de Auditoras#
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METODOLOGIA LA AUDITORIA
Capitulo B.
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/0S1S DE 20 0-DI314I0
1. PLANIFICACIN (F SIG 018, PLAN DE AUDITORIA)
2. EJECUCIN (F SIG 002 LISTA DE VERIFICACION DE AUDITORIA)
3. ELAORACIN ! AN"LISIS DEL INFOR#E DE AUDITORA (F SIG
003 INFOR#E DE AUDITORIA)
$. E#ISION DE NC, ACCIONES CORRECTIVAS !/O PREVENTIVAS (F
SIG 00$ NC, AC % AP)
&. SEGUI#IENTO (FOLLO' UP) (F SIG 009 CONTROL DE NC, AC % AP)
(. AN"LISIS CRTICO DE LA EFECTIVIDAD (AUDITORIA DE SEGUI#IENTO)
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1. Plani7i/a/in 2e la
au2itoria
(l Auditor debe preparar el Plan de Auditoria )*S+G*,-.' indicando /orarios' actiidades ! &reas a
auditar# (ste Plan debe ser reisado por el 0efe de Gestin de Calidad para erificar %ue este
consistente con los ob$etios del S+G#
(ste Plan debe ser eniado con - semana de anticipacin al responsable del &rea u obra a auditar#
Para su acuse de recibo ! autorizar la auditoria#
Se deben preparar las preguntas para erificar cada uno de las actiidades a auditar#
1urante la preparacin de la auditoria el Auditor debe recabar la
informacin necesaria sobre el proceso ! los procedimientos auditables#
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B. E?e/u/in 2e la au2itoria
(l Auditor debe realizar la 2eunin inicial para indicar el 3b$etio ! Alcance de la auditoria a
los auditados# 1e$ando registro en la 4inuta de reunin )*S+G*,56#
(l auditor se dirige al &rea a auditar solicitando eidencia ob$etia de los procesos 7registros'
protocolos' contratos' informes etc#8# 9 obsera las condiciones del &rea# (sto debe %uedar
registrado en la lista de :erificacin de auditoria ) S+G ,,5#
Se erifican si los procesos ! procedimientos son los adecuados' si /an sido aplicados
correctamente ' si los re%uisitos de las actiidades son conocidos' transmitidos ! aplicados
adecuadamente#
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C. Ela8ora/in 2e In7or1e 2e au2itoria
(l Auditor analiza toda la informacin recopilada' discute ! analiza las ;C detectadas para
asegurar su alidez# Si no e<iste acuerdo' es el Auditor Lder %uien decide la accin a seguir#
=na ez finalizada la auditoria' se informa a los auditados el resultado ! la fec/a del eno del
+nforme# (l +nforme de Auditoria debe ser reisado por el Auditor lder antes de ser eniado al
responsable del &rea auditada#
(L +;)324( 1( A=1+>32+A 1(B( S(2 C3;C+S3' P2(C+S3 9 3B0(>+:3#
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D. EMISION E "N# NC, #C : #P
(L 3B0(>+:3 P2+;C+PAL 1( L(:A;>A2 =;A ;3 C3;)324+1A1 7;C8 (S (L+4+;A2 =;A
CA=SA' ?=( G(;(23 =;A 1(S:+AC+3; A =; 2(?=+S+>3 (S>ABL(C+13' G(;(2A;13 :AL32
AG2(GA13 A LA 32GA;+@AC+A;#
La ;C debe ser bien emitida ! con causa $ustificada para lograr %ue se elimine la causa ! se
corri$a el proceso#
-na NC im#li!a una 5!ontribu!i&n6 a 5 N 16 al!an,ar lo ob7etivo del #ro$e!to 8 $ #rovo!ar
ma$or !oto. ma$or #la,o. in!um#limiento le'al. et!%9% Cuando etamo )rente a una No
Con)ormidad: Cuando a)e!te a al'una de la a!tividade ;ue ten'an rela!i&n al #unto anterior%
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E. SE-"IMIENTO
0(OLLOF "P3
=;A :(@ (4+>+13 (L +;)324( 1( A=1+>32+A 9 (4+>+1AS LAS ;C 9 3BS(2:AC+3;(S' S(
P23C(1( A C(22A2 C3; =;A ACC+3; C322(C>+:A 3 P2(:(;>+:A#
(S>AS ;C' 3BS' AC ! AP deben ser controladas para lograr su implementacin ! efectiidad# 7) S+G
,,B Control de ;C' AC ! AP8
Cada Je)e de <rea e re#onable del !ierre de la NC $ de la im#lementa!i&n
de la 0C $ 0/% 0dem" de:
? =enerar o oli!itar la re#ueta e!rita al in)orme de la auditor>a? evaluar la re#ueta?
? Evaluar i la NC e re#ite en otra a!tividade%
? (eri)i!ar i la a!!ione !orre!tiva )ueron reali,ada !on)orme lo #ro'ramado%
? Evaluar i la NC e re#ite en otra a!tividade%
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G. #"ITORI# E
M#NTENCION
S( 2(AL+@A; =;A :(@ AL AC3' C3; (L 3B0(>+:3 1( :(2+)+CA2
C=4PL+4+(;>3 1( P23C(S3S' +;1+CA132(S' 4(032AS 1(L A2(A#
(; (S>A A=1+>32+A S( :(2+)+CA; LAS ACC+3;(S >34A1AS LA (4P2(SA A PA2>+2 1( L3S
P23BL(4AS 1(>(C>A13S 1=2A;>( (L AC3 A;>(2+32' 9 4(1+2 LA ()+CAC+A 1( LAS
ACC+3;(S >34A1AS#
(S>A 4(1+C+3; S( +;)324A A >2A:(S 1( LA 2(:+S+3; P32 LA
G(2(;C+A A;=AL#
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ROL DE AUDITOR
Capitulo C.
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C#R#CTERISTIC# E "N
#"ITOR:
? /eriten!ia%
? Ca#a!idad de !omuni!a!i&n 8oral $ e!rita9%
? Ca#a!idad de de!ii&n 8ele!!i&n de la alternativa m" ade!uada9%
? @abilidad #ara !riti!ar !ontru!tivamente%
? Coo#era!i&n #ara an"lii de lo #roblema e identi)i!a!i&n de la
olu!ione%
? Coniten!ia #ara reolver #roblema no eA!ediendo en la !reatividad e ima'ina!i&n%
? Curioidad 8mantener la duda #ermanente $ de!ubrir $ no im#lemente u#oner9%
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C#R#CTERISTIC# E "N
#"ITOR:
? Sentido !om+n%
? 2idera,'o 8i e auditor l>der9%
? @abilidad #ara inveti'ar a travB de
#re'unta !riterioa $ #ertinente%
? @onetidad%
? Inde#enden!ia de idea%
? @abilidad de #lani)i!a!i&n #ara minimi,ar inter)eren!ia en el
"reaC)un!i&n auditada%
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COMUNICACIN DURANTE LA
AUDITORIA
Capitulo D.
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LA COMUNICACIN
VERBAL
Es la modalidad bsica del flujo de informacin durane una audior!a
"CMO ME#ORAR LA COMUNICACIN$
E) *+,-./0 ,121, 3+-,*,/4*516.1 % 3)*0*516.1, .0*645-.-0 )*4 7/05+)*3-/614 ,1 8019+6.*4.
E) *+,-./0 ,121 3+-,*,/4*516.1 /-0 )*4 0148+14.*4.
LEN-"#'E %ER$#L
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? La informacin debe ser retransmitida del auditor para el
auditado de modo de indicar como la respuesta fue
interpretada 7feedbacD8#
? (n caso %ue el auditor no concuerde con la respuesta
retransmitida' el ciclo anterior debe ser repetido /asta
aclarar la pregunta inicial#
P(23' ;3 S(
P3;GA
;(2:+3S3
S(C32
A=1+>A13
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LEN-"#'E (ISICO
LA% AC&I&U'E% RE(RE%EN&AN
UNA
%I)NI*ICA&IVA *UEN&E 'E IN*ORMACIN+ ,UE E%
*RECUEN&EMEN&E OLVI'A'A-
E*EC&IVI'A' 'E LA COMUNICACIN
? .E de la comunicacin erbal 7parte e<plcita8
? FGE de la comunicacin e<tra erbal 7parte
implcita8
? HHE de la comunicacin no erbal o e<presin fsica
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(RE)UN&A% ABIER&A% .LA% %IE&E
AMI)A% 'EL AU'I&OR/
? "CMO$ .'E ,UE MO'O/
? ",U0$ .EL 1EC1O/
? "CUAN'O$ .EL &IEM(O/
? "'N'E$ .EL LU)AR/
? ",UI0N$ .LA.%/ (ER%ONA%/
? "(OR ,U0$ .MO&IVO.%//
? "MUE%&REME$ .LA EVI'ENCIA OB#E&IVA/
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OBLI)ACIONE% 'EL AU'I&OR
? E%&AR (RE(ARA'O A *ON'O (ARA E#ECU&AR LA AU'I&OR2A-
? EVI&AR (RE%EN&AR %OR(RE%A% AL AU'I&A'O-
? BU%CAR OB#E&IVI'A' 3 OB&ENER 'A&O% REALE%-
? NE)OCIAR LO% L2MI&E% 'E IN&ER*ERENCIA E IN'A)ACIN-
? O(INAR EN BA%E% 0&ICA% 3 'E CON*IAN4A-
? MO&IVAR A LA% (ER%ONA% 'E LA% 5REA% AU'I&A'A% (ARA LA ME#OR2A-
? (ER%UA'IR+ NO IM(ONER-
COM(OR&AMIEN&O 'URAN&E LA CON'UCCION 'E LA AU'I&ORIA
? Adoptar una actitud e imprimir un ritmo a la auditora' de acuerdo a la capacidad ! responsabilidad del auditado#
? (l auditor no debe tener ideas u opiniones preconcebidas' no debe /acer comparaciones#
Los /ec/os deben prealecer frente a sus opiniones#
? (l auditor no debe' de modo alguno' entrar en discusin con los auditados' ! muc/o menos interferir en la
e$ecucin de las actiidades#
? (l auditor no debe relacionar personas con no conformidades o deficiencias#
? (l auditor debe mostrar respeto por el profesional %ue esta siendo auditado#
? (l auditor no debe mostrarse impaciente o aburrido a lo largo de una auditora' no importando cu&n
pesada sea la auditora#
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? (l auditor debe mantener el orden ! seguir la metodologa establecida' a cuestionario' por e$emplo# 7) S+G ,,5
Lista de erificacin8#
COM(OR&AMIEN&O 'URAN&E LA CONCLU%ION 'E LA AU'I&ORIA
? Agradecer la asistencia ! /ospitalidad recibida en el sector#
? (<plicar %ue la ealuacin fue efectuada en base a muestras significatias de las actiidades e$ecutadas
en el sector#
? (<plicar %ue solamente las discrepancias obseradas ! testificadas por los funcionarios del sector
ser&n informadas ! %ue el informe llegara en bree#
? (<plicar %ue el nfasis puesto en los aspectos negatios' no significa %ue no fueron identificados aspectos
positios#
? (ntregar un resumen de las obseraciones en forma impersonal' precisa ! directa#
? Permitir el beneficio de la duda#
? 1iscutir ! acordar acciones apropiadas para el seguimiento 7folloI up8#
? Presentar el informe con las obseraciones en lengua$e impersonal' directo' claro ! preciso' sin
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sorpresas#
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COM(OR&AMIEN&O 'EL AU'I&A'O
? Colaborar para el buen desarrollo de la e$ecucin de la auditora#
? 4antenerse e<ento de discriminacin o recelos indebidos#
? 1ar las e<plicaciones %ue le fueran solicitadas#
? ;o forzar una presentacin de actiidades o documentos reserados de
su organizacin' o no relacionados a la auditora#
? Saber escuc/ar' no adelantarseJ estar seguro %ue entendi lo %ue el
auditor solicit#
? (n el caso de cual%uier duda en relacin a la auditora' solicitar las e<plicaciones o aclaraciones
necesarias#
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RES"ME
N
? *etodolo'>a de la auditoria%
? 4ol del auditor
? Comuni!a!i&n%
? Duda $ !onulta%
? Su'eren!ia%
? Entre'a del /lan de auditoria%