Gestionar la Participacin de los Interesados

Es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus

necesidades/expectativas, fomentando la participacin adecuada de los interesados
en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo.
Este proceso permite trabajar de la mano con los interesados, conocer sus
expectativas y necesidades y solucionar los inconvenientes que se presenten.
El beneficio clave de este proceso es que permite al director del proyecto incrementar
el apoyo y minimizar la resistencia por parte de los interesados, aumentando
significativamente las posibilidades de lograr el xito del proyecto.
Gestionar la articipacin de los !nteresados implica realizar actividades tales como"
# !nvolucrar a los interesados en las etapas adecuadas del proyecto para obtener
o confirmar su compromiso continuo con el xito del mismo$
# Gestionar las expectativas de los interesados mediante negociacin y
comunicacin para asegurar que se alcancen los objetivos del proyecto$
# %bordar posibles inquietudes que a&n no representan incidentes y anticipar
futuros problemas que puedan plantear los interesados$ dic'as inquietudes
deben identificarse y analizarse tan pronto sea posible para evaluar los riesgos
asociados al proyecto,
# %clarar y resolver los incidentes que 'an sido identificados.
Gestionar la articipacin de los !nteresados ayudar(a a aumentar la probabilidad de
xito del proyecto al asegurar que los interesados comprenden claramente las metas,
objetivos, beneficios y riesgos del mismo.
)
El director del proyecto es responsable de involucrar y gestionar a los diferentes
interesados de un proyecto y puede recurrir a la ayuda del patrocinador del proyecto
seg&n sea necesario. *a gestin activa de la participacin de los interesados
disminuye el riesgo de que el proyecto no cumpla sus metas y objetivos.
E+,-%.%/"
0. Plan de Gestin de los Interesados: El plan de gestin de los interesados
proporciona una gu(a sobre la mejor manera de involucrar a los diferentes
interesados en el proyecto. El plan de gestin de los interesados describe los
mtodos y tecnolog(as utilizados para la comunicacin con los interesados.
1. Plan de Gestin de las Comunicaciones: El plan de gestin de las
comunicaciones proporciona orientacin e informacin sobre la gestin de las
expectativas de los interesados.
Entre la informacin utilizada se cuenta"
*os requisitos de comunicacin de los interesados$
*a informacin que debe ser comunicada, incluidos el lenguaje, formato,
contenido y nivel de detalle.
el motivo de distribucin de la informacin$
la persona o los grupos que recibir2n la informacin, y
el proceso de escalado.
3. Registro de Cambios: 4n registro de cambios se utiliza para documentar los
cambios que ocurren durante el proyecto. .ic'os cambios, as( como su
impacto en el proyecto en trminos de tiempo, costos y riesgos, son
comunicados a los interesados adecuados.
5. Activos de los Procesos de la Organizacin: Entre los activos de los
procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso gestionar la
articipacin de los !nteresados se cuentan"
*os requisitos de comunicacin de la organizacin,
*os procedimientos para la gestin de incidentes,
*os procedimientos de control de cambios y
*a informacin 'istrica relativa a proyectos anteriores.
HERRAMIE!A" # !ECICA":
0. M$todos de Comunicacin" *os mtodos de comunicacin identificados para
cada interesado en el plan de gestin de las comunicaciones se utilizan
durante la gestin de la participacin de los interesados. En funcin de los
requisitos de comunicacin de los interesados, el director del proyecto decide
cmo, cu2ndo y cu2les de estos mtodos de comunicacin se utilizar2n en el
proyecto.
Existen varios mtodos de comunicacin que se emplean para compartir la
informacin entre los interesados del proyecto.
Comunicacin interactiva. Entre dos o m2s partes que realizan un
intercambio de informacin de tipo multidireccional. -esulta la manera
m2s eficiente de asegurar una comprensin com&n entre todos los
participantes sobre temas espec(ficos, e incluye reuniones, llamadas
telefnicas, mensajer(a instant2nea, videoconferencias, etc.
Comunicacin de tipo pus% &empu'ar() Enviada a receptores
espec(ficos que necesitan recibir la informacin. Esto asegura la
distribucin de la informacin, pero no garantiza que efectivamente
'aya llegado ni sea comprendida por la audiencia prevista. Este tipo de
comunicacin incluye cartas, memorandos, informes, correos
electrnicos, faxes, correos de voz, blogs, comunicados de prensa, etc.
Comunicacin de tipo pull &tirar() 4tilizada para grandes vol&menes
de informacin o para audiencias muy grandes, y requiere que los
receptores accedan al contenido de la comunicacin seg&n su propio
criterio. Entre estos mtodos se incluyen los sitios intranet, el
aprendizaje virtual 6e#learning7, las bases de datos de lecciones
aprendidas, los repositorios de conocimiento, etc
1. Habilidades interpersonales: *as 'abilidades interpersonales del director de
proyectos facilitan la gestin de las expectativas de los interesados. Ejemplo"
Generar confianza, -esolucin de conflictos, Escuc'a activa, *a superacin de la
resistencia al cambio
3. Habilidades de gestin: El director de proyecto debe trabajar en el desarrollo
de las siguientes 'abilidades"
8acilitar el consenso 'acia los objetivos del proyecto,
Ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el
proyecto,
+egociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto
y 9odificar el comportamiento de la organizacin para aceptar
los resultados del proyecto.
.esarrollar :abilidades de" presentacin, negociacin, redaccin
y oratoria
"A*I+A":
,) Registro de Incidentes
*a gestin de la participacin de los interesados puede dar lugar al desarrollo
de un registro de incidentes. Este registro se actualiza a medida que se
identifican nuevos incidentes y se resuelven los incidentes actuales.
-) "olicitudes de cambio
*a gestin de la participacin de los interesados puede generar una solicitud de
cambio al producto o al proyecto. ,ambin puede incluir acciones correctivas o
preventivas aplicables al propio proyecto o a la interaccin con los interesados
afectados, seg&n corresponda.
.) Actualizaciones al Plan para la +ireccin del Pro/ecto
Entre los elementos del plan para la direccin del proyecto susceptibles de
actualizacin se incluye, entre otros, el plan de gestin de los interesados. Este
plan se actualiza cuando se identifican nuevos requisitos o modificaciones de
los requisitos de los interesados. or ejemplo, determinadas comunicaciones
pueden dejar de ser necesarias, un mtodo de comunicacin ineficaz puede
ser reemplazado por otro mtodo o puede identificarse un nuevo requisito de
comunicacin. ,ambin se actualiza como resultado de la atencin de
inquietudes y la resolucin de incidentes. or ejemplo, puede establecerse que
un interesado tiene necesidades de informacin adicionales..
0) Actualizaciones a los +ocumentos del Pro/ecto
*os documentos que se pueden actualizar son"
Estrategia de gestin de los interesados
-egistro de interesados, se actualiza cuando la informacin sobre los
interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados o en el caso
de que los originalmente registrados ya no participen en el proyecto o no
reciban su impacto, o cuando se requieren otras actualizaciones para
interesados espec(ficos.
-egistro de incidentes
1) Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin
Entre los activos de los procesos de la organizacin que pueden ser actualizados, se
cuentan"
oti2icaciones a los interesados) /e puede proporcionar informacin a los
interesados sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general
del proyecto.
In2ormes del pro/ecto) *os informes del proyecto, formales e informales,
describen el estado del proyecto e incluyen lecciones aprendidas, registros de
incidentes, informes de cierre del proyecto y las salidas de otras ;reas de
<onocimiento.
Presentaciones del pro/ecto) !nformacin proporcionada de manera formal o
informal por el equipo del proyecto a cualquiera o a todos los interesados del
proyecto.
Registros del pro/ecto. *os registros del proyecto incluyen correspondencia,
memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el
proyecto.
Retroalimentacin de los interesados. *a informacin recibida de los
interesados relativa a las operaciones del proyecto se puede distribuir y utilizar
para modificar o mejorar el desempe=o futuro del proyecto.
+ocumentacin sobre lecciones aprendidas) *a documentacin incluye el
an2lisis de causa ra(z de los incidentes enfrentados, el razonamiento
subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas
sobre la gestin de los interesados. *as lecciones aprendidas se documentan y
distribuyen, y pasan a formar parte de la base de datos 'istrica, tanto del
proyecto como de la organizacin ejecutora.