INTRODUCCION

Dentro de una organizacin son muchos los pasos que se deben seguir
para lograr la excelencia, dentro de los cuales est la integracin corporativa, la
estructura, los recursos fsicos y humanos y todas aquellas caractersticas que
permiten que la empresa se pueda desarrollar dentro de la sociedad.
Las empresas estn estructuradas bajo parmetros organizativos en donde
se conjugan el recurso humano y la ejecucin de las actividades por parte de las
partes que la integran es necesario que dentro de una organizacin se deben
establecer planes de accin estratgicos caracterizados por el manejo de polticas
adecuadas para el control y la toma de decisiones dentro de una organizacin.
Toda organizacin bien sea pblica como privada tiene como objetivo
fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso
adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable el
establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de
determinar la situacin real de la empresa, en funcin de plantear una efectiva
toma de decisiones.
El IUTIRLA es un instituto universitario que persigue activamente la
excelencia acadmica para dar satisfaccin a sus estudiantes, profesores,
representantes, empleados y comunidad mediante diversas actividades de corte
investigativo, administrativo de desarrollo, bienestar estudiantil y de servicios en
general , la administracin de una empresa es la que define su xito o fracaso, es
por eso que se debe aprovechar al mximo las instrucciones que se dan en la
carrera como estudiantes para que a la hora de ejercer como profesionales tengan
un ptimo desempeo.
El Departamento de Administracin del IUTIRLA es el encargado de la
realizacin de todos los pagos que como institucin presente, como el pago a
servicios (agua, luz, telfono), compra de materiales (artculos de oficina,
repuestos), pago a los empleados por medio de nminas las cuales se realizan
quincenal y mensualmente en caso del pago de personal administrativo y docente,
adems de las nominas de personal contratado, y de seminarios.
Ahora bien, en el desarrollo de las pasantas se realizaron diversas
actividades como lo son: liquidaciones, pagos de nominas, clculos de bono
nocturno, BANAVIH, el cierre de puntos de venta, administracin de caja chica, el
control de caja de ahorro, cotizaciones, oficios entre otras actividades
competentes al rea de administracin de el IUTIRLA.
Partiendo de lo anteriormente descrito, se ha decidido realizar este informe
con la finalidad de analizar los procedimientos administrativos aplicados en el
Departamento de Administracin del Instituto de Tecnologa Industrial Rodolfo
Loero de Arismendi (IUTIRLA), en la ciudad de Maturn estado Monagas.
El informe consta de las siguientes partes:
- Identificacin de la Organizacin: Abarca el nombre, ubicacin y resea
histrica de la organizacin; Actividad e importancia en el contexto
econmico-social: misin, visin de la organizacin, entre otros.
- Materia de la pasanta: Comprende el planteamiento del problema, el
objetivo general, especficos; limitaciones; actividades desarrolladas y
los aportes realizados a la empresa.
- Conclusiones, Recomendaciones, Glosario de trminos, referencias
bibliogrficas y anexos.













IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACIN.

El Instituto Universitario de Tecnologa Industrial Rodolfo Loero Arismendi
(IUTIRLA), est ubicada en la calle Bermdez Edif. IUTIRLA. Maturn, Edo,
Monagas.

Resea Histrica.
El 26 de octubre de 1943 el presidente Isaas Medina Angarita, inaugura
oficialmente la Escuela de Qumica Industrial de Caracas. El entonces Arzobispo
de Caracas, Monseor Felipe Rincn Gonzlez bendijo la nueva sede.
Al frente de esta poderosa y exigente empresa se coloc al Dr. Rodolfo
Loero Arismendi, connotado educador y cientfico, con la decidida y valiosa
colaboracin de la Cmara de Industriales de Caracas. Por lo tanto, su
estructuracin y plan de estudios se bas en las normas que regan en tres de las
ms destacadas instituciones de los EE UU en Ingeniera Qumica: la Universidad
de Columbia, el Pratt Institute de Brooklyn y el Instituto Tecnolgico de
Massachussets. La tarea y finalidad no era ensear por ensear.
Era una escuela sui generis, nica en su tipo en ese momento, ya que para
ingresar se requera ser bachiller en ciencias; los estudios se hacan en cuatro
aos, egresando con el ttulo de Qumico Industrial, es decir, el egresado no era ni
licenciado, ni tcnico, pero su nivel acadmico era reconocido por instituciones de
educacin superior para hacer postgrados, como en efecto hicieron muchos
profesionales formados en ella.
Tambin, el plan de becas Gran Mariscal de Ayacucho, estableca como
prioridad los estudios de Qumica Industrial en el pas para continuar la
especializacin en el exterior.
Adems, es importante sealar que durante los primeros quince aos de
gestin educativa, esta escuela fue completamente gratuita, auspiciada y
financiada por los Ministerios de Educacin y Fomento, las empresas petroleras
Shell de Venezuela, Creole Petroleum Co. y BP Mobil.
El 12 de diciembre de 1978, mediante Decreto Presidencial No. 2971, fue
creado el Instituto Universitario de Tecnologa Industrial "Rodolfo Loero
Arismendi", IUTIRLA; sustituyendo a la antigua Escuela de
Qumica Industrial, que en sus comienzos funcion en la esquina de Mijares y
luego, por varios aos, en la Av. Bogot de Los Caobos.
La ampliacin de planes de estudio y la creacin de nuevas carreras, exigi
instalaciones ms modernas y adecuadas, acordes con los avances de la
enseanza.
Con el correr de los aos, el instituto estableci, adems de su sede
principal en la Av. Caurimare, Colinas de Bello Monte, cuatro sedes en Caracas y
Extensiones en las principales ciudades del pas.
Hoy, a travs del tiempo, el IUTIRLA contina en el primer lugar como
institucin educativa, ofreciendo carreras tcnicas que responden a las exigencias
inmediatas del mercado laboral, formando los recursos humanos que se requieren
en las reas prioritarias para el avance y desarrollo del pas.

Actividad e importancia en el contexto econmico-social.
El Instituto Universitario de Tecnologa Industrial "Rodolfo Loero Arismendi",
IUTIRLA; es una institucin privada al servicio de la educacin superior de
Venezuela, especializada en formar Tcnicos Superiores Universitarios en
diversas carreras. El IUTIRLA tuvo su origen en 1943 como la Escuela de Qumica
Industrial y al pasar del tiempo se ha convertido en una organizacin moderna y
actualizada, con la finalidad de dotar al pas de profesionales capaces de enfrentar
exitosamente las exigencias del mercado laboral, apoyndose para ello, en
recursos de nuevas tecnologas, desarrolladas a nivel mundial.
El IUTIRLA le brinda la posibilidad de estudio a un gran nmero de
personas preocupadas en superarse y mejorar su calidad de vida, ya que se
encuentra distribuido por todo el territorio nacional y adems ofrece el costo de
una matrcula al alcance del poder adquisitivo de la poblacin.


Visin
Superar con excelencia acadmica y vocacin de servicio, las expectativas
de nuestros estudiantes, representantes, empleados y comunidad en las prximas
dcadas.

Misin.
El Instituto Universitario de Tecnologa Industrial "Rodolfo Loero Arismendi",
persigue activamente la excelencia acadmica para la formacin de Tcnicos
Superiores Universitarios que satisfagan los requerimientos del mercado laboral.
Sustentndose en la calidad de sus recursos humanos, en la estrategia de bajos
costos de matrcula, as como la mayor calidad de sus servicios.
Adems de ofrecer soluciones a las expectativas de los estudiantes,
profesores, representantes, empleados y comunidad. Ello mediante la actividad
acadmica, de extensin, de investigacin, administrativa, y de desarrollo y
bienestar estudiantil.

Estructura Organizativa.



DIRECTOR



Control de estudio Coordinacin. Coordinacin Coordinacin Coordinacin
De especialidades Administrativa de Pasanta de Extensin


Laboratorios

INFORMATICA
QUIMICA
Fuente: Suministrado por el IUTIRLA-Maturn, Ao 2012
Departamento del Departamento de Administracin.
El departamento de Administracin est compuesto por, el Administrador,
el Asistente Administrativo y el Departamento de Recursos Humanos.
Entre las funciones realizadas por el departamento de Administracin
encontramos: La elaboracin de nominas; control de la salida y entrada del dinero
por medio del cierre de puntos de venta y el control de la caja chica; los pagos por
medio de cheques y envo de remesas son parte de las asignaciones del asistente
administrativo, y el pago de Banavih y todo los requisitos a pagar que dicta la ley
son tareas del departamento de Recursos Humanos.

Objetivos e importancia del departamento
El objetivo primordial del departamento de Administracin del Instituto
Universitario de Tecnologa Industrial Rodolfo Loero Arismendi IUTIRLA, es
coordinar de manera adecuada la situacin financiera dentro de la institucin,
ejecutando medidas administrativas, que les permita lograr con xito sus
actividades.
Es importante destacar que este departamento, se encarga del control de
entrada y salida de dinero, supervisando as los puntos de venta y depsitos que
realizan los estudiantes, adems de efectuar los pagos por medio de cheques de
todas las deudas que tenga la institucin, como servicios pblicos, y compra de
material, adems de realizar las nominas de los empleados del IUTIRLA las cuales
se enviaran al Departamento de Administracin Nacional el cual depositar la
cantidad de dinero necesaria para efectuar los pagos.








Estructura Organizativa del Departamento de Administracin.

Coordinacin
Administrativa



Recursos Asistente
Humanos Administrativo


Fuente: Suministrado por el IUTIRLA-Maturn, Ao 2012














MATERIA DE LA PASANTIA.

Planteamiento del Problema.
Los procedimientos administrativos y contables son la base fundamental
para la eficiencia y efectividad de las actividades comerciales de cualquier
organizacin, para funcionar de forma competitiva y alcanzar los objetivos
deseados con satisfaccin. Siempre y cuando, el personal con que cuenta la
empresa logre entenderlos y aplicarlos de la manera que estos exigen ser
utilizados.
La tarea actual de la administracin es interpretar los objetivos propuestos
por la organizacin y transformarlo en accin organizacional a travs de la
planeacin, la organizacin, la direccin y el control de todas las actividades
realizadas en las reas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales
objetivos de la manera ms adecuada a la situacin. La administracin comprende
diversos elementos para su ejecucin es necesario establecer procedimientos
mediante los cuales se puedan generar soluciones claras a problemas
determinados, dentro de todo proceso los patrones establecidos siguen una serie
de normativas y controles que permiten regular sus acciones.
La mayora de este tipo de organizaciones como es el IUTIRLA estn
constituidas por varios departamentos, entre ellos el departamento de
administracin, encargado de la administracin de la nmina, pago de servicios
pblicos, manejo de caja chica, elaboracin de comprobantes de pagos, entre
otros; los cuales cumple una fase indiscutiblemente importante debido a su
incidencia en el buen funcionamiento de la empresa.
Es por ello que se pretende analizar los procedimiento administrativos que
se practican dentro del Departamento de Administracin del IUTIRLA, extensin
Maturn, con el fin de conocer en qu estado se encuentran los equipos, si el
personal que labora dentro de la misma est conforme con su rea de trabajo y si
los sistemas utilizados para el manejo de informacin son los adecuados.
Objetivos.
General.
Analizar los procedimientos administrativos aplicados en el Departamento
de Administracin del Instituto de Tecnologa Industrial Rodolfo Loero de
Arismendi (IUTIRLA). Maturn, Edo, Monagas. Ao 2012.

Especficos.
Conocer como est formada el Departamento de Administracin.
Analizar el estado de los equipos del rea de trabajo
Describir los problemas que persisten en los equipos usados en el
Departamento.
Conocer los sistemas con los que trabaja el Departamento de Administracin.
Desarrollar las Actividades en el Departamento de Administracin.

Limitaciones.
Existe un limitante muy importante como los equipos obsoletos que se
utilizan dentro del Departamento, porque esto no permite que se agilicen los
procesos diarios que se aplican en los mismos; los sistemas que se utilizan no son
los adecuados para ingresar los datos que desean almacenar y manejar. Adems,
el espacio de trabajo es muy limitado para el personal que labora en el
Departamento.








ACTIVIDADES DESARROLLADAS.
ACTIVIDADES
REALIZADAS
SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Proceso
de Induccin

Realizacin
de Nominas

Descuento de
Caja de Ahorro






















Clculo de
Prestaciones
























Cierre de
Punto de Venta
























Relacin de
Caja Chica
























Actualizacin
De Datos
























Conclusiones y
recomendaciones


Elaboracin de nminas:
Los pagos en el departamento de administracin se realizan por medio de
nominas, las cuales se realizan por medio de los siguientes pasos:
1) Se recopila la informacin necesaria para la elaboracin de la
nomina estos son, los crditos y cuotas acordadas a pagar en los
prestamos adquiridos a la caja de ahorro por parte de los docentes y
personal administrativo, los clculos de bono nocturno, la cantidad
de horas trabajadas, inasistencias, etc.
2) Entrar en el sistema de Saint administrativo utilizado para la
elaboracin de dicha nomina.
3) Introducir todos los datos necesarios en sistema, como las horas
trabajadas, el valor hora a pagar, descuentos para la caja de ahorro,
etc.
4) Revisin de los montos de la nomina en sistema, para detectar
cualquier irregularidad para luego imprimir dicha nomina.


Descuentos de caja de ahorro:
La caja de ahorro es un beneficio de crditos que la institucin brinda a sus
trabajadores, el control de estos crditos est a cargo del CAPSODEAO el cual
enva una planilla en donde se registran los empleados que han adquirido crditos
y las cuotas a pagar. Los pasos para su descuento son los siguientes:
1) Pedir al CAPSODEAO la informacin sobre todos los prstamos
adquiridos por parte del personal de la institucin y las cuotas
acordadas a pagar.
2) Entrar al sistema de Saint administrativa para realizar el descuento.
3) Una vez en sistema seleccionar el tipo de nomina donde haremos el
descuento (Administrativa, Docente) luego iremos a la opcin de
integrantes para insertar el crdito obtenido y las cuotas acordadas a
pagar para hacer el descuento mensual.
4) Confirmar los cambios efectuados en sistema, esto lo hacemos para
que en el momento de abrir nomina para imprimirla ya estn todos
los descuentos y no se pierda la informacin.


Clculo de Prestaciones:
Las prestaciones sociales se realizan con el fin de llevar un control de los
sueldos que gano un empleado en su tiempo laborando en la institucin, este
clculo se realiza al momento en que un empleado renuncia, o solicita un anticipo
de sus prestaciones sociales, actualmente este clculo se realiza de forma
sistematizada por medio de un programa Saint. Los pasos a seguir son los
siguientes:

1) Entrar al sistema de Saint administrativo.
2) Buscar el integrante (Docente o Administrativo) al que haremos el
clculo de prestaciones.
3) Verificar Cualquier anomala en sistema como sueldos de aos
anteriores, y en los acumulados generales. Adems de verificar que
las formulas de clculo estn correctas.
4) Proceder a la impresin de el clculo del integrante


Cierre de Puntos de Venta:
Dentro del departamento de Administracin se encuentran unos puntos de
venta en los cuales el alumnado de la institucin puede realizar sus pagos
directamente en la institucin, al finalizar la jornada laboral se realiza el cierre de
puntos de venta de acuerdo a estos pasos:
1) Recopilar todos los cierres de punto en el rea de canjeo.
2) Organizar los Recibos por fecha y lote.
3) Llenar el formato en EXCEL para el cierre de punto, colocando la
fecha del recibo, el lote y la cantidad.
4) Imprimir 3 hojas de cada pgina del formato.

Relacin de Caja Chica:
La caja chica con la que cuenta el departamento de Administracin es de
un mximo de50 bs diarios y 500 bs Mensuales, una vez efectuado un pago por
medio de caja chica se debe exigir la factura que le de validez para mensualmente
elaborar la relacin de caja chica para ello debemos:
1) Recopilar todas las facturas diarias de los meses en los que se
realizara el control.
2) Organizar las facturas por fecha y mes.
3) Sumar cada lote de Facturas por mes.
4) Anexar los totales de las facturas en los egresos del mes
correspondiente.


Actualizacin de Datos:
Mensualmente debemos actualizar la base de datos del Saint administrativo
con el cual trabaja el departamento de Administracin, entre esos datos tomamos
en cuenta, nmeros telefnicos, direcciones, y la revisin de sus sueldos d cada
mes en los aos trabajados. Para ello debemos:
1) Entrar al sistema de Saint administrativo utilizado en la institucin.
2) Ir a la opcin de integrantes.
3) Actualizar la informacin de cada integrante como nmeros de
telfono y direcciones.
4) Confirmar los cambios efectuados y cerrar el sistema.

APORTES REALIZADOS A LA EMPRESA.
La estudiante demostr en el rea de pasantas los conocimientos
adquiridos dentro del Instituto, ayudando en las labores diarias al personal
administrativo, con el fin de agilizar el trabajo pendiente y los atrasados por algn
tiempo.













CONCLUSIONES


El Departamento de Administracin del IUTIRLA, Extensin Maturn, genera
mucha importancia dentro del instituto, por ser el motor que impulsa a los dems
departamentos a realizar sus funciones correctamente. De all parte que todos los
procesos esenciales se realicen de forma apta y cabal.
Este departamento est integrado por su Coordinador Administrativo, el
Jefe de Recursos humanos y su asistente administrativo, quienes tienen la
responsabilidad de manejar adecuadamente los recursos financieros y humanos
de manera exitosa.
Sin embargo, los equipos utilizados dentro de este departamento son
demasiado lentos y antiguos para la informacin que se maneja dentro del mismo.
La garanta de los equipos muestra que debieron ser utilizados por cierto tiempo.
No cuentan con fotocopiadoras, ni escner, maquinas que son indispensables a la
hora de manejar documentos.
Existe inconformidad por el uso de estos equipos, porque los programas
utilizados no dejan que se realice el trabajo adecuadamente. Aparte, para agilizar
el fotocopiado de documentos y archivos antiguos, no se cuenta con las
herramientas necesarias.
El sistema que se utiliza para ingresar las compras y las ventas del instituto
es el Saint Administrativo.
Pero, a pesar de las escasas herramientas de trabajo, se hizo la tarea
importante de aplicar los conocimientos, de ayudar al personal que labora en sus
actividades, para as crear un ambiente de trabajo armonioso y eficiente.






RECOMENDACIONES


De lo anteriormente descrito, se hacen las siguientes recomendaciones:

- Actualizar los procedimientos administrativos, para la buena aplicacin
de las leyes y beneficios correspondientes a los trabajadores, adems
deben ser avanzados en tecnologa para estar a la vanguardia con
respecto a otras instituciones.

- Renovar el sistema operativo de la computadora en la que se realizan
las nminas, ms reciente como por ejemplo Windows 7, y renovar el
Saint administrativo para ser utilizado con ese sistema operativo.

- Mejorar los canales telefnicos, para tener mejor comunicacin entre los
estudiantes y la administracin, y la administracin con los jefes
superiores.










GLOSARIO DE TRMINOS

Banavih:
Es una Institucin con autonoma funcional y financiera, con personalidad
jurdica, adscrita al Ministerio de Vivienda y Hbitat, con una estructura
especializada, apoyada en una gestin de recursos humanos y tecnolgicos con
altos estndares de calidad y tica profesional.
(http://190.9.129.22/institucion/quienes_somos.php)

Caja chica:
Es un fondo que la empresa emplea, para los gastos menores de la
empresa que no se debita cada vez que entra dinero a la caja chica.
(http://contabilidaddmary.blogspot.com/2008/05/la-caja-chica.html).

Caja de ahorros:
Es una entidad de crdito similar a un banco. Slo se diferencian por su
carcter legislativo. Los bancos son sociedades annimas, mientras que las cajas
de ahorro se rigen por la ley de sociedades limitadas de carcter fundacional,
motivo por el que deben destinar, una parte de sus dividendos a fines sociales o
tienen representacin gubernamental en su seno, aunque no por ello dejan de ser
privadas. (http://es.wikipedia.org/wiki/Caja_de_ahorros)

Factura:
Se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de
un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado
tributario receptor (el comprador). La factura correctamente cumplimentada es el
nico justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deduccin del impuesto
(IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o
tickets. (http://es.wikipedia.org/wiki/Factura)


Liquidacin:
De las prestaciones sociales es aquella indemnizacin que debe cancelarse
a un trabajador como compensacin por sus aos de servicio al trmino de la
relacin laboral, esta compensacin es en realidad la acumulacin a travs del
tiempo de ciertos beneficios econmicos establecidos en la ley tales como la
antigedad, las vacaciones, los bonos y el preaviso.
(http://www.venelogia.com/archivos/3072/).


Nmina:
La preparacin de cheques de nmina constituye una funcin
generalmente, actualizando los registros que muestran el salario, cargo, tiempo de
trabajo, deducciones y devengados, adiciones de nmina y datos relacionados con
el personal. (http://es.wikipedia.org/wiki/Nmina).

Punto de Venta:
Es un sistema compuesto por software y hardware, creado especialmente
para agilizar los procesos relacionados con ventas y atencin al pblico.
(http://www.mbcestore.com.mx/punto-de-venta/)








REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

AGUIRRE, A. (1.992) Fundamentos de economa y administracin de empresas.
Ed. Pirmide, Madrid-Espaa.

DOLAN, S. y Otros. (1.999). La Gestin de los Recursos Humanos. ED.: Mc-Graw.
Madrid - Espaa.

KAST, F. y ROSENZWEIG, J. (1988). Administracin en las Organizaciones. ED.:
McGraw-Hill Interamericana, S.A. Mxico DF-Mxico.

NEUMER, J.(1.993).Contabilidad de Costos, Ed. Histoamerican, Mxico.

POLIMENI, R.(1.995) Contabilidad de Costos, Ed. McGraw-Hill, Espaa.

STONER, J. (1.984). Administracin. Quinta Edicin, ED. Prentice Hall
Hispanoamericana S.A. Naucalpan de Jurez Mxico.