Benemrita Universidad Autnoma de Puebla

Reporte de Servicio Social

Prestador
Jos Eduardo Carren Tula
Matricula: 200831949

Asesora
Yal Galicia Hernndez

Nombre del Programa
Apoyo a las Secretaria Acadmica y Direccin de la
facultad de Ciencias de la computacin BUAP (15395)

2013







Introduccin
El siguiente documento trata de los aspectos del servicio social hecho para la
secretaria acadmica de la facultad de ciencias de la computacin de la
benemrita universidad autnoma de puebla, en relacin a la creacin de un
sistema web para la actualizacin y administracin de los protocolos (tesis).
Para su elaboracin se utiliz el administrador de sitios Joomla asi como
extensiones para la correcta adecuacin a las necesidades de la secretaria.
Por ltimo se explican los logros alcanzados as como los puntos futuros a
considerar.















Descripcin del Servicio
Antecedentes
La facultad de ciencias de la computacin ha llevado hasta la fecha, toda la
documentacin relacionada con las tesis (protocolos) de manera manual y
fsica, siendo este proceso, laborioso, tardado y sujeto tanto a perdidas como
a errores de toda clase.
Para ello, se llena un formato con un nmero fijado de campos que se
descarga de la pgina de secretaria acadmica, el cual, cubre a grandes
rasgos los datos generales, tanto del alumnado como de los asesores
responsables, sin embargo, algunos datos tales como telfono o direccin
bien podan omitirse en el caso de no tenerlos al momento siendo estos
prcticamente omitidos durante todo el ciclo de vida de un protocolo.
Por las mismas limitaciones fsicas, el hecho de buscar protocolos que fueron
expedidos ya sea por el mismo asesor, o por ao, o por duplicidad de
nombres, se convierte en una tarea titnica cuya dificultad aumenta a
medida que el tiempo pasa, tambin, el espacio fsico ocupado aumenta
considerablemente ya que debe llevarse un registro detallado de los
protocolos hasta donde sea posible.
Como ltimo comentario, el cambio de administracin, as como las nuevas
carreras que se anexan a la facultad, con sus diferentes formas de titularse
(tesis o tesina) modifican los formatos convencionales dificultando ms la
tarea de bsqueda, recepcin y seguimiento.
Requerimientos
Analizando las necesidades y peticiones de la secretaria acadmica, se busca
crear un sistema que pueda dar solucin a sus necesidades, resumiendo los
puntos principales de la siguiente forma:
El sistema ser implementado en una plataforma web, facilitando de
esta manera su acceso, tanto a los alumnos (usuarios) como a la
secretara misma (Administradores).

Desde el sistema los alumnos podrn registrar sus protocolos y de la
misma forma, la secretara acadmica tendr la facilidad de verificar
sus datos.
El sitio web que tendr el sistema, ser alojado en los servidores de la
facultad, eliminando de esta manera la intromisin de terceros y de
cuotas mensuales/anuales.
El sitio tendr conexin con una base de datos, lo cual ayudar y
facilitar el registro de protocolos, hacer consultas, y llevar un
seguimiento.
Al sitio tambin tendrn acceso los asesores de los protocolos, para
que estos puedan estar informados del proceso de sus asesorados.
De manera particular, el sitio permitir mostrar datos generales de los
protocolos (como asesores, temas, etc.) con un fin meramente
informativo.
Los administradores tendrn mayor facilidad para actualizar los
estados de los protocolos (Aprobado, rechazado, cancelado, en
revisin, etc.).
Con la base de datos, el sistema podr encontrar duplicados, llevar un
registro exacto de fechas, estados, alumnos, asesores y ttulos, de cada
uno de los protocolos.
Para evitar intrusos, el sistema requerir de un correo electrnico por
parte de los alumnos para poder confirmar su registro al sistema.

Se considera que:
Cuando un protocolo llega para su registro, adquiere el estado de En
evaluacin el cual, es el tiempo que se requiere para obtener el
dictamen.
El estado En revisin se debe asignar un Revisor
Cuando el protocolo consigue la fecha para el examen profesional se
considera que su estado est Concluido
Se requieren conocer estadsticas (% de alumnos que se titularon
mediante protocolo en el ao; cuantos abandonaron, etc.)
Se busca facilitar la publicacin de Actualizaciones as como de
publicaciones de inters.
Se requiere integrar un apartado de preguntas frecuentes.
Tambin se requiere tomar medidas en caso de que el usuario olvide
su contrasea.
Propuesta
Se propone lo siguiente:
Crear un sitio web, auxilindonos del gestor de Joomla!, esto facilitar
en parte el diseo y el mantenimiento del sitio, ya que cuenta con las
herramientas y el soporte suficiente para brindar gestores de artculos,
categoras de artculos, publicacin de artculos, inicios de sesin, tipos
de usuario, permisos de usuarios y envo de correo masivo.
Crear una base de datos en MySql, considerando los formularios de
registro que se usan para dar de alta los protocolos, para identificar las
tablas y sus campos. Tambin ser de ayuda para mantener el control
de los estados de los protocolos, de las personas que participan en la
revisin y aprobacin de los protocolos; Ayudar en el registro de los
visitantes a la pgina; Contar con el historial de los antiguos
protocolos aceptados hasta el momento.
Para la base de datos se consideran las siguientes tablas:
Protocolos
Alumnos
Beca
Institucin
Proyecto - Origen
Asesor
Crear los formularios necesarios para mostrar adecuadamente las
consultas, las estadsticas, los informes, as como los datos requeridos
por los administradores que puedan ser de inters y utilidad para los
protocolos.
Tras recabar los requisitos, dialogar, afinar detalles y llegar a acuerdos, se
procede a crear el sistema, acudiendo poco a poco con los avances a
secretara academia y mostrando los resultados obtenidos.
Conclusiones
El sitio se entreg funcional, tras haber pasado por una temporada de
pruebas y correcciones, gracias al gestor de Joomla el trabajo pesado pudo
facilitarse y con ayuda de las extensiones pudo resolverse de manera eficaz y
sencilla las peculiaridades del mismo.
El sitio se encuentra alojado en la direccin:
http://www.cs.buap.mx/~protocolos
Se procede con Joomla, se utiliza la versin 2.5, sobre l se construye el sitio
web adaptando los mdulos necesarios para armar el esqueleto del sitio,
esto es: una pestaa para Inicio, Avisos, formatos, registrar protocolos,
consultas (de administradores), actualizar protocolos (de administradores),
Contacto y preguntas frecuentes.

Vista del sitio del lado del cliente, mostrando en la parte superior las pestaas
que nos darn acceso a la mayora de las funcionalidades del sitio.
Inicio de Sesin
Joomla implementa un mdulo de inicio de sesin por defecto con una
aplicacin para dicho fin (Modulo de acceso > Formulario de Acceso).
En el apartado de inicio de sesin, Joomla permite dar de alta nuevos
usuarios, iniciar sesin con un usuario existente y recuperar la contrasea
olvidada.
En el caso de que se registre un nuevo usuario, el sistema manda un correo
electrnico de verificacin para comprobar la cuenta, cuando el usuario
confirma su mail, el sistema registra su correo y le da acceso completo al
sitio.
Si el usuario olvido su contrasea, el sistema manda la contrasea al correo
registrado.

Vista del inicio de sesin de Joomla (del lado del usuario) con las opciones
bsicas por defecto.

Artculos
Los artculos son las entradas o Documentos que publicamos en el sitio
(Noticias, avisos, formatos, etc.), estos se generan del lado del administrador
o con un usuario con permisos para publicar en el sitio, lo primero que
debe hacerse para publicar un artculo es crearlo.

Vista de la creacin de un nuevo artculo (del lado del administrador)

Joomla permite especificar varias opciones, entre ellas: el nombre del autor,
fecha, personas que pueden ver el artculo, personas que pueden editarlo,
imgenes, categora, enlaces a sitios web, imgenes, pueden mostrar solo
una parte del contenido, etc.
Una vez creado el artculo, podemos manipularlo mediante el gestor de
artculos.
El Gestor de artculos nos permite crear nuevas categoras o bien, eliminar
artculos, modificarlos, etc.
Todos los artculos creados pueden verse accediendo a la pestaa Avisos
del sitio.




Pestaa: Avisos

Vista del apartado avisos
Desde la pestaa de Avisos se puede acceder a los Artculos publicados
por los administradores y, en caso de ser un usuario con permisos especiales,
es posible modificar o crear ms artculos.
Sistema
La parte ms importante del sitio es el sistema de administracin, dentro del
cual, se pueden registrar los protocolos nuevos, las tesis, las tesinas,
seleccionar los asesores, verificar el estatus del protocolo (aceptado,
rechazado, etc.) Otra parte importante es el sistema de consultas del lado de
los administradores, en el, pueden verificarse los estados de los protocolos
de manera masiva, ver los profesores encargados, verificar las fechas de los
protocolos, y llevar el seguimiento correcto y adecuado de los mismo,
adems se pueden clasificar y consultar por ao, por nombre, por estado,
etc. Tambin el sistema proporciona una verificacin de datos de ingreso que
ayudara para agilizar el registro de los protocolos, por si fuera poco, el
registro y alta de los usuarios est controlado por una confirmacin del
correo electrnico ingresado, eliminando los posibles ataques robots que
puedan surgir.

Conclusiones
El sistema qued funcional y se atendieron las necesidades urgentes de
secretaria acadmica, instruyndole de la mejor manera posible sobre el uso
adecuado del mismo, adems, el sistema puede crecer mucho ms, ya que
est basado en cdigo html y php, pudiendo aadirle nuevos mdulos mucho
ms complejos, como es el caso de la exportacin de las consultas generadas,
impresiones, y una seccin mucho mas detallada de consultas.
Fue un trabajo arduo, pero estamos satisfechos con los resultados obtenidos.





















Prestador de Servicio Social
Jos Eduardo Carren Tula

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Asesora del Servicio Social
M.C. Yal Galicia Hernndez

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Coordinadora Del Servicio social de la FCC
M.C. Nelva Betzabel Espinoza Hernndez.

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