PERANCANGAN SISTEM INVENTORY BARANG PADA TOKO

BANGUNAN ENGGAL JAYA DI WINDUSARI KABUPATEN MAGELANG

Naskah Publikasi
diajukan oleh
Ferry Agung Nugroho
08.12.2883
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012

THE CREATING INVENTORY SISTEM MATERIAL BUILDINGSTORE ENGGAL J AYA AT
WINDUSARI MAGELANG REGENCY
PERANCANGAN SISTEM INVENTORY BARANG PADA TOKO BANGUNAN ENGGAL
JAYA DI WINDUSARI KABUPATEN MAGELANG
Ferry Agung Nugroho
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Building Enggal Jaya store is a company engaged in the sale of building materials.
To provide optimum service and rational needed a good system. Includes data processing of
goods which includes demand for goods, expenditures, returns, order goods and receipt of
goods as well as recording and reporting of data items.
But the shop building with all its limitations Enggal Jaya often there are several
constraints, among others, the process pencatatandata goods still using manual systems,
thus slowing down the work process and lead the processes associated with data processing
of goods in the Toko Jaya Iron Enggal not running optimally.
With the computerized system is expected to provide ease in monitoring the
processing of data that will improve the validation and accuracy of data.
Keywords: Systems, Data, Validation and Accuracy.
1. PENDAHULUAN
Komputer pada masa sekarang ini bukan merupakan suatu yang baru. Tekhnologi
komputer sangat berperan penting dalam kehidupan sehari-hari. Penggunaan komputer
kini tidak hanya digunakan di kantor-kantor atau perusahaan. Melainkan juga di rumah,
di sekolahan bahkan di tempat-tempat keramaian. Dengan media komputer ini kita juga
dapat memperoleh informasi dengan sangat mudah dan cepat. Selain itu berbagai
macam tekhnik informasi hadir untuk menjawab tantangan zaman saat ini, dimana
dituntut keefisienan dan ketepatan dalam penyajian informasi.
Toko Bangunan Enggal Jaya merupakan suatu bidang usaha yang melayani
penjualan barang bahan bangunan. Dan dalam menjalankan usahanya ini banyak
melakukan transaksi penjualan. Dimana dalam melayani penjualan bahan bangunan
dapat dilakukan dengan datang langsung. Sampai saat ini sistem inventory bahan
bangunan yang digunakan oleh TB. Enggal Jaya masih menggunakan sistem manual
atau paper based system, yaitu dengan menggunakan sistem pengarsipan atau
penyimpanan ke dalam buku persediaan bahan bangunan.
2. LANDASAN TEORI
2.1. Definisi Sistem
Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan
komponen. Pendekatan system yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan
system sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang
mempunyai tujuan tertentu. Pendekatan system yang menekankan pada komponen
mendefinisikan system sebagai berikut. : Sistem adalah kumpulan dari komponenkomponen
yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu
kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.
2.2. Definisi Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2.2.1. Siklus Informasi
Informasi tidak lahir dengan sendirinya, tetapi lahir dari sebuah siklus. Di dalam
siklus tersebut, terdapat suatu model pengolah data yang pada akhirnya
melahirkan informasi.
2.2.2. Kualitas Informasi
Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu:
1. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan
dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas
mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya (timeliness), berarti informasi yang datang pada
penerima tidak boleh terlambat.
3. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk
pemakainya. Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua
hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan
bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya.
2.3. Definisi Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan
keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga
dengan processing system. Sebuah sistem informasi informasi merupakan kumpulan dari
perangkat keras dan perangkat lunak komputer, serta perangkat manusia yang akan
mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut.
Ditinjau dari aplikasinya dan penggunaan dalam berbagai bidang, sisem informasi
dapat dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:
1. Routine Proccesing System (RPS)
Routine Proccesing System digunakan untuk melayani berbagai kebutuhan yang
telah terdefinisi dan terjadwal secara rutin.
2. Decision Support System (DSS)
Decision Support System digunakan untu melayani kebutuhan yang tidak dapat
didefinisikan dengan baik dan biasanya terjadi pada saat perancangan.
3. Classical Management Information System (CMIS)
Classical Management Information System digunakan untuk melayani kebutuhan
pembuatan laporan kegiatan yang telah terjadwal dan terdefinisi dengan baik.
4. Real Time Information System (RTIS)
Real Time Information System digunakan untuk melayani kegiatan yang mempunyai
sifat harus direspon dengan cepat.
5. Distributed Data Processing System (DDPS)
Distributed Data Processing System digunakan untuk melayani kebutuhan yang
telah tersebar secara geografis dengan sumber daya yang tersebar.
6. Transaction Processig System(TPS)
Transaction Processig System digunakan untuk melayani kegiatan yang bersifat
transaksional yaitu membawa perubahan terhadap kondisi sistem yang ada.
2.4. Definisi Inventory
Inventory meliputi semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu,
dengan tujuan untuk dijual kembali atau dikomsumsikan dalam siklus operasi normal
perusahaan sebagai barang yang dimiliki untuk dijual atau diasumsikan untuk dimasa
yang akan datang, semua barang yang berwujud dapat disebut sebagai inventory,
tergantung dari sifat dan jenis usaha perusahaan.
2.5. Analisis Sistem
Definisi analisis sistem adalah Penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan
yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto HM, 1998,h.129).
2.6. Konsep Pemodelan Sistem
2.6.1. Flowchart
Flowchart adalah bagian yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara
keseluruhan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem
serta menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam sistem.
2.6.2. DFD
Data Flow Diagram termasuk dalam rancangan model logika, yang mempunyai
maksud untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi
secara logis akan berjalan. DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem
informasi, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana sistem itu berada.
2.7. Definisi Basis Data
Database merupakan suatu kumpulan file-file yang saling berelasi sehingga
membentuk suatu bangunan data. Relasi tersebut ditunjukkan dengan key kunci dari tiap
file yang ada. Dalam suatu fie terdapat record-record sejenis, besar dan bentuk
merupakan kumpulan entity yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling
berhubungan untuk menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang
lengkap dan direkam dalam satu record. Isi field merupakan judul dari kelompok entity
tersebut.
Basis data mempunyai tujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan,
ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Menurut Kusrini(2007, h.141).
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1. Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah adalah suatu langkah pertama yang dilakukan dalam tahapan
analisis sistem. Sedangkan definisi dari masalah itu sendiri adalah suatu kendala atau
persoalan yang harus dipecahkan agar tercapai tujuan dengan hasil yang maksimal.
Mengidentifikasi masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subjeksubjek
permasalahan yang telah diutarakan.
3.2. Analisis Kebutuhan Sistem
Meliputi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional.
a. Kebutuhan fungsional yaitu kebutuhan yang kebutuhan user bisa mengakses
system apa saja yang ada di sana.
b. Kebutuhan non fungsional yaitu kebutuhan minimal system yang akan
digunakan.
3.3. Analisis Kelayakan Sistem
Studi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan
apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Fase ini
merupakan fase yang cukup penting, dimana akan dilakukan studi kelayakan terhadap
sistem yang akan dibuat. Studi kelayakan akan menilai dari berbagai sisi apakah sistem
layak untuk diimplementasikan atau tidak.
3.4. Perancangan Sistem
3.4.1. Flowchart Sistem
Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan.
3.4.2. DFD
Data Flow Diagram sebagai perancangan alur data pengembangan sistem
informasi inventory yang terstruktur dan jelas.
3.5. Perancangan Basis Data
Perancangan basis data adalah tahap untuk menemukan struktur komponen
database yang paling tepat untuk sistem yang sedang dibangun. Tahapan dalam
perancangan basis data dimulai dari tahapan normalisasi, hingga relasi tabel berikut tipe
datanya.
3.6. Perancangan Antar Muka
Perancangan antar muka sistem dilakukan dengan membuat sketsa tampilan antar
muka sistem yang berfungsi sebagai alat komunikasi antar pengguna dengan system
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Implementasi merupakan tahapan dimana sistem siap untuk dioperasikan, pada tahap ini
sistem sudah harus dianalisa dan didesain secara rinci serta penggunaan teknologi telah
dilakukan seleksi.
4.1. Rencana Implementasi Sistem
Rencana implementasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus
dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk
memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat
penjadwalan jam yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi.
4.2. Pelaksanaan Proses Implementasi
Implementasi sistem merupakan tahap penggunaan sistem yang diusulkan agar
dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dan tujuan dari kegiatan ini, yaitu untuk
menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan. Kegiatan implementasi
dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan. Adapun kegiatan tersebut
adalah:
4.2.1. Pemilihan dan Pelatihan Personil
1. Pemilihan Personil
Personil yang dipilih adalah karyawan dari Toko Bangunan Enggal Jaya, dalam
hal ini adalah juru gudang perusahaan tersebut, dengan pertimbangan bahwa
karyawan tersebut sudah memahami sistem keluar masuk barang, sehingga
hanya diperlukan penyesuaian terhadap sistem yang baru.
2. Pelatihan Personil
Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang
belum mereka pahami. Metode yang biasa ditempuh untuk melakukan pelatihan
personil, yaitu:
1) Pelatihan Prosedur
2) Pelatihan Tutorial
3) Pelatihan Praktek Kerja
4.2.2. Instalasi Perangkat Lunak
1. Instalasi SQL Server 2000.
2. Instalasi aplikasi.
4.2.3. Pengetesan Program
Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan program yang
dilakukan meliputi pengetesan input dan edit data, hapus data, pencarian data,
simpan data dan media output/keluaran.
1. Pengetesan terhadap input dan edit data
2. Pengetesan terhadap item pencarian data
3. Pengetesan terhadap item simpan data
4. Pengetesan terhadap media output
4.2.4. Pengetesan Sistem
Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa hubungan antara komponen
sistem yang diimplimentasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah
untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai
dengan yang diharapkan.
4.2.5. Konversi Sistem
Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan program dan sistem
selesai dengan baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem
merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan,
diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama.
Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu dua minggu. Data-data yang
ada pada sistem Inventory ini dikonversi ke dalam sistem baru. Pelaksanaan
konversi ini dilakukan dengan konversi pararel dengan pertimbangan bahwa apabila
sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan maka masih
ada data-data pada sistem yang lama, sehingga kegiatan pengolahan data akan
tetap berjalan lancar.
4.3. Manual Program
Digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan program aplikasi.
Berikut petunjuk menjalankan aplikasi Sistem Inventory Toko Bangunan Enggal Jaya.
4.3.1 Form Menu Utama
Gambar 4.1 Form Menu Utama
Pada form ini menampilkan menu-menu yang dapat digunakan dalam sistem ini.
Terdapat beberapa sub menu yaitu:
1) File : Keluar
2) Master Data : Data Barang , Data Jenis Barang, Data Pemasok,
3) Proses : Barang masuk, barang keluar, retur
4) Pengaturan : Edit data user, tambah user, edit user, ganti password.
5) Laporan : Laporan barang, Laporan pemasok, Laporan barang masuk,
Laporan barang keluar, Laporan Stok menipis
6) Bantuan : Tentang program, manual program
7) Keluar.
4.3.2 Form Jenis
Gambar 4.2 Form Jenis Barang
Untuk menginputkan data jenis barang diawali dengan menekan tombol tambah
4.3.3 Form Tambah User
Gambar 4.3 Form Tambah User
Untuk menambahkan data user yang dapat mengakses aplikasi ini, menggunakan
form tambah user yang ada pada pilihan pengaturan. Form ini hanya dapat diakses
oleh admin.
4.3.4 Form Ganti Password User
Gambar 4.4 Ganti Password User
Form ini digunakan untuk mengganti password user. Form ini hanya dapat diakses
oleh admin.
4.3.5 Form Barang
Gambar 4.5 Form Barang
Untuk menginputkan data barang diawali dengan menekan tombol tambah, maka
kode barang akan muncul secara otomatis untuk menghindari penulisan duplikat kode
barang.
4.3.6 Form Pemasok
Gambar 4.6 Form Pemasok
Untuk menginputkan data pemasok diawali dengan menekan tombol tambah, maka
kode pemasok akan muncul secara otomatis untuk menghindari penulisan duplikat kode
pemasok. Tombol simpan untuk menyimpan data setelah selesai menginputkan data.
Tombol ubah untuk mengawali proses pengubahan data.Tombol hapus untuk menghapus
data pemasok. Tombol batal untuk membatalkan input data. Semua data pamasok akan
ditampilkan pada datagrid data pemasok. Disediakan juga menu pencarian data pemasok,
disini user dapat memilih menu pencarian berdasar kode dan nama pemasok.
4.3.7 Form Barang Masuk
Gambar 4.7 Form Barang Masuk
Untuk mengawali input data pada proses barang masuk ini diawali dengan menekan
tombol baru yang secara otomatis akan menampilkan nomer beli. Data barang tidak perlu
dimasukkan secara manual, user dapat menggunakan tombol pencarian barang yang akan
menampilkan form pop up barang atau dengan memilih barang pada combobox nama
barang. Di dalam form pop up, user dapat melakukan pencarian data barang dengan
mengetikkan kode, nama, jenis dan harga barang yang dicari. Tiap selesai melakukan input
per item, data disimpan dengan tombol pilih. Kemudian data barang tersebut akan
ditampilkan di text box kode barang, label harga, satuan dan stok di gudang pada form
barang masuk..
Gambar 4.8 Form Pop Up Barang Masuk
Setelah proses penginputan semua data barang selesai , disimpan dengan
menggunakan tombol simpan yang setelah itu akan otomatis menjumlahkan jumlah item,
quantity dan total bayar.
4.3.8 Form Barang Keluar
Gambar 4.9 Form Barang Keluar
Untuk mengawali input data pada proses barang keluar ini diawali dengan menekan
tombol baru yang secara otomatis akan menampilkan nomer jual.
Gambar 4.10 Form Pop Up Barang Keluar
Setelah proses penginputan semua data barang selesai , disimpan dengan
menggunakan tombol simpan yang setelah itu akan otomatis menjumlahkan jumlah item
,quantity dan menampilkan bukti transaksi.
Gambar 4.11 Bukti Transaksi Barang Keluar
4.3.9 Form Retur Pembelian
Gambar 4.12 Retur Pembelian
Untuk mengawali input data pada proses barang keluar ini diawali dengan menekan
tombol baru yang secara otomatis akan menampilkan nomer retur.
Gambar 4.13 Form Pop Up Cari Barang Pada Retur
Tiap selesai melakukan input per item, data disimpan dengan tombol pilih. Setelah
proses penginputan semua data barang selesai , disimpan dengan menggunakan tombol
simpan yang setelah itu akan otomatis menjumlahkan jumlah item,quantity dan bukti
transaksi.
Gambar 4.14 Bukti Transaksi Retur
4.3.10 Laporan Data Pemasok
Gambar 4.15 Laporan Data Pemasok
4.3.11 Laporan Data Barang
Gambar 4.16 Laporan Data Barang
4.3.12 Form Cetak Laporan Barang Masuk
Gambar 4.17 Form Cetak Laporan Barang Masuk
Form ini merupakan form menu pilihan untuk mencetak laporan penarikan sesuai
dengan inputan user. Disediakan 2 menu pilihan yaitu laporan per periode ( harian, bulanan,
tahunan ) dan laporan keseluruhan.
4.3.13 Form Cetak Laporan Barang Keluar
Gambar 4.18 Form Cetak Laporan Barang Keluar
Form ini merupakan form menu pilihan untuk mencetak laporan penarikan sesuai
dengan inputan user. Disediakan 2 menu pilihan yaitu laporan per periode ( harian, bulanan,
tahunan ) dan laporan keseluruhan.
4.3.14 Form Cetak Laporan Retur
Gambar 4.19 Form Cetak Laporan Retur
Form ini merupakan form menu pilihan untuk mencetak laporan penarikan sesuai
dengan inputan user. Disediakan 2 menu pilihan yaitu laporan per periode ( harian, bulanan,
tahunan ) dan laporan keseluruhan.
5. KESIMPULAN
Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab
sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan PERANCANGAN SISTEM INVENTORY
BARANG PADA TOKO BANGUNAN ENGGAL JAYA DI WINDUSARI KABUPATEN
MAGELANG maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa :
a. Pencatatan dan pengolahan data barang keluar masuk masih belum
terkomputerisasi sehingga menyebabkan informasi yang tidak akurat. Belum adanya
program khusus untuk mengolah data mengakibatkan pelayanan informasi mengenai
data barang keluar dan masuk masih kurang memuaskan. Dengan adanya sistem ini
maka data tidak perlu disimpan dalam bentuk berkas lagi karena semua data sudah
tersimpan di dalam database dan user hanya tinggal mencetak data-data tersebut
pada saat diperlukan.
b. Penyimpanan data dan bukti transaksi pada TB Enggal Jaya ini masih disimpan
berupa berkas dan dibukukan secara manual sehingga memperbesar kemungkinan
kehilangan data. Dengan adanya sistem ini maka data tidak perlu disimpan dalam
bentuk berkas lagi karena semua data sudah tersimpan di dalam database dan
petugas hanya tinggal mencetak data-data tersebut pada saat diperlukan.
Program yang kami buat masih terlalu sederhana dan masih terdapat beberapa
kekurangan yang masih dapat dikembangkan lagi, seperti tampilan program, output program
dan masih banyak kesalahan dan kekurangan lainnya, tentunya kami berharap dapat
menyempurnakan lagi sehingga menjadi lebih sempurna untuk user. Demikian kesimpulan
dan saran yang dapat menyusun sampaikan. Penyusun berharap sistem yang diusulkan ini
dapat membantu dalam proses pencatatan data, pencarian data dan pengolahan data serta
pembuatan laporan stock barang. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan
akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi Toko Bangunan Enggal Jaya di
Windusari Kabupaten Magelang.
DAFTAR PUSTAKA
Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta: Penerbit ANDI
Gordon B. Davis, 1995. Sistem Informasi Manajemen, Jakarta : Penerbit GRAMEDIA
Jogiyanto, HM. 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit ANDI
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit ANDI
Koher, Eric L.A. 2006. Produksi dan Bahan Baku, Jakarta : Penerbit GRAMEDIA