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Aula N 4 Procedimentos e
Registros de Constituio - Livros
e Plano de Contas
Objetivos da aula:
Toda empresa necessita das mais variadas informaes sobre as suas
atividades, para o controle da administrao, para acompanhamento dos
scios, para obter crdito com fornecedores ou instituies nanceiras, ou
ainda para o governo que est interessado em saber se suas operaes foram
devidamente registradas, gerando os tributos dentro dos procedimentos
legais.
O objetivo desta aula estudar os livros scais da empresa e seus objetivos,
iniciando, no nal da aula, um estudo sobre o plano de contas da empresa
comercial, uma vez que, por meio desse plano, as operaes sero
registradas de forma organizada para se transformarem em informaes
relevantes dos usurios da Contabilidade.
Tenha uma tima aula.
1. Introduo
Como todos sabemos, nosso pas tem uma das maiores cargas tributrias
do mundo. O empresrio se v em uma situao muito difcil quando se
trata da tributao sobre sua atividade comercial, procurando, em alguns
casos, maneiras ilcitas de diminuir sua carga tributria, pois, licitamente,
este no o consegue. O Estado passa, ento, a assumir importante gura
nesse processo. O interesse da populao est acima do interesse do
empresrio e o Estado, por meio do sco, tenta combater as fraudes,
dispondo de vrias ferramentas como a obrigatoriedade de alguns livros
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scais, como veremos a seguir.
2. AUDITORIA FISCAL
Por intermdio da auditoria scal, os registros e demonstraes contbeis
so conrmados por exames dos documentos, livros e registros. Seu
objetivo vericar o correto cumprimento das obrigaes tributrias
estipuladas pela legislao.
O executor dessa atividade o scal, que tem, como prerrogativas,
examinar e at reter ou apreender todos os livros contbeis e scais,
mercadorias, arquivos, inclusive os magnticos, papis e documentos de
efeitos comerciais e scais. Alm disso, pode o scal realizar diligncias ou
solicitar informaes a pessoas jurdicas ou fsicas sobre as atividades da
empresa que est sendo auditada.
3. LIVROS FISCAIS
Livros scais so os que armazenam todos os fatos relacionados com as
atividades da empresa que geram obrigaes scais. Por meio desses
livros, obtm-se as informaes necessrias pelos usurios.
Como j dissemos, o Estado instituiu os livros scais, pois ele um dos
grandes usurios de suas informaes, exercendo, assim, sua atividade
de scalizao do grande volume de recursos gerados pelas empresas,
acompanhando, no dia-a-dia, todas as transaes realizadas pelas
empresas.
Desse modo, as secretarias de nanas das prefeituras, as secretarias da
fazenda dos estados e a secretaria da receita federal auditam todas as
transaes das empresas e conferem todos os seus registros, validando-
os ou autuando as empresas que sonegaram informaes ou prestaram
informaes erradas.
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3.1. Alguns dos livros fiscais so:
3.1.1. Registro de Entradas
Neste livro, a empresa registra as aquisies realizadas, todas as mercadorias
e, principalmente, as em regime de Substituio Tributria.
As principais irregularidades encontradas neste livro so as referentes aos
clculos dos impostos:
se houve aproveitamento intempestivo do crdito scal;
duplicidade de lanamentos de entradas;
aproveitamento de crditos scais sem o documento original (quando
contm apenas a fotocpia);
falta de registro de documento scal etc.
3.1.2. Registro de Sa das
Neste livro, temos os lanamentos que se originam das operaes de
vendas realizadas pela empresa. Por meio dos registros de sadas, em
contrapartida com os registros de entradas, so apurados os dbitos e
crditos scais, resultando no montante de impostos que a empresa vai
recolher ou recuperar.
As irregularidades encontradas neste livro so as mesmas referentes ao
livro de entrada.
3.1.3. Registro de Utili zao de Documentos Fiscais e Termos de
Ocorrncia
Um dos livros mais importantes para a scalizao ou auditoria de uma
empresa, pois, nele que cam registrados:
os resultados da ltima scalizao (quais as contas vericadas, os
livros examinados, tipos de infraes cometidas pelo contribuinte
etc.);
as informaes correspondentes ltima scalizao;
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informaes sobre o regime especial concedido ou exigido pela
repartio fazendria.
3.1.4. Registro de Inventrio
Neste livro, a empresa realiza o lanamento dos saldos das mercadorias
e materiais no comercializados ou consumidos durante o exerccio
comercial.
O sco toma alguns cuidados na vericao deste livro, entre eles:
Verica os clculos etc.;
Verica a autenticao do livro no rgo competente;
Verica se os registros das mercadorias de entrada foram todos
realizados.
3.1.5. Registro de Apurao de ICMS
Este o livro encarregado da conta corrente do ICMS. Por meio dos
registros de crditos e dbitos, podemos apurar o saldo, vericando se
devedor (a empresa ter que recolher impostos) ou credor (a empresa ter
saldo a transferir para o prximo perodo).
O sco deve fazer algumas vericaes, como:
conferir os valores a serem recolhidos e as guias de recolhimento dos
respectivos impostos;
a autenticao obrigatria pela autoridade competente;
se os transportes dos livros de registro de entrada e sada esto
corretos, bem como seus saldos.
3.1.6. LMC - Li vro de Movimentao de Combust vel
O objetivo deste livro o registro dirio, pelo posto revendedor de
combustveis lquidos e gasosos, dos estoques e de movimentao de
compra e venda de gasolina, leo diesel, querosene iluminante, lcool
etlico hidratado carburante, mistura metanol/etanol/gasolina e gs
automotivo.
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3.1.7. CIAP - Li vro de Controle de Crdi to do Ati vo Permanente
Este livro tem por objetivo o controle do crdito do ICMS relativo aquisio
de bem destinado ao ativo permanente.
Todos os livros podem ser manuscritos por meio de modelos encontrados
nas papelarias, ou a empresa pode utilizar o Sistema Eletrnico de
Processamento de Dados (SEPD) para sua escriturao.
3.2. Formalidades e obrigaes acessrias inerentes aos Livros
Fiscais
De acordo com artigo 119 do Regulamento do Imposto Sobre Operaes
Relativas Circulao de Mercadorias e Sobre Prestaes de Servios de
Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicao RICMS ,
em relao s obrigaes acessrias relativas confeco e manuseio dos
livros scais, so obrigaes do contribuinte:
I - inscrever-se na repartio scal antes do incio de suas atividades, na
forma estabelecida nos artigos 120 a 122;
II - solicitar autorizao da repartio scal competente, para imprimir ou
mandar imprimir documento scal;
III - solicitar repartio scal competente a autenticao de livros e
documentos scais, antes de sua utilizao;
IV - manter em seu poder, devidamente registrados na repartio scal do
seu domiclio, os livros e documentos scais at que ocorra a decadncia
dos crditos tributrios decorrentes das operaes a que se reram,
observado o seguinte:
a) em se tratando de livros, o prazo contar a partir do ltimo
lanamento nele consignado, quando obedecido o prazo legal de
escriturao;
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b) em se tratando de documento scal, o prazo ocorrer a partir da
data de sua emisso;
V - exibir ou entregar ao Fisco, quando exigido ou solicitado, os livros e/ou
documentos scais, assim como outros elementos auxiliares relacionados
com sua condio de contribuinte;
VI - remeter repartio scal de seu domiclio, quando de incio e todas
as vezes que houver substituio, comunicao contendo dados do
responsvel pela sua escrita contbil;
VII - comunicar repartio fazendria as alteraes contratuais e
estatutrias, bem como as mudanas de domiclio scal, venda, fuso,
ciso, transformao, incorporao, sucesso motivada pela morte do
titular, transferncia de estabelecimento, encerramento ou suspenso de
atividade, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas aps a ocorrncia do
fato, observado o disposto no art. 123;
VIII - escriturar os livros e emitir documentos scais, observadas as
disposies constantes dos Captulos prprios deste Regulamento;
XI - exibir a outro contribuinte a FIC, nas operaes que com ele realizar;
XIII comunicar, imediatamente, repartio scal de seu domiclio
o extravio ou perecimento de livros e documentos scais, bem como o
roubo ou inutilizao do equipamento ECF, observado o disposto nos
1 e 2 deste artigo;
XV - cumprir todas as exigncias scais previstas na legislao tributria;
Art. 268. Os livros scais, que sero impressos e de folhas numeradas
tipogracamente, em ordem crescente, s sero usados depois de visados
pela repartio do domiclio scal do contribuinte.
1 Os livros scais tero suas folhas encadernadas, de forma a impedir
sua substituio.
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2 O visto ser gratuito e aposto em seguida ao termo de abertura
lavrado pelo contribuinte, juntamente com a apresentao do
livro anterior a ser encerrado, desde que no se trate de incio de
atividade.
3 Para os efeitos do pargrafo anterior, os livros a serem encerrados
sero exibidos repartio competente do Fisco dentro de 05
(cinco) dias, contados da data do ltimo lanamento.
3.3. Prazo para escriturao
a) Os lanamentos nos livros scais no podem atrasar mais que 5 dias,
exceo feita ao livro Registro de Inventrio, que tem prazo de 60 dias do
fechamento do Balano Contbil ou do ltimo dia do ano civil, quando a
empresa no realizar escriturao contbil.
3.4. Perda, extravio ou inutilizao de livros fiscais
Em caso de perda, extravio ou inutilizao dos livros scais, o contribuinte
deve:
a) Efetuar a imediata publicao da ocorrncia em jornal de circulao em
todo o Estado.
b)Comunicar por escrito repartio scal de sua circunscrio
em 15 dias, a contar da ocorrncia, da seguinte forma:
mencionar a espcie, o nmero de ordem e demais caractersticas do
livro;
informar o perodo a que se referir a escriturao do livro;
declarar, expressamente, a possibilidade ou no de se refazer a
escriturao em 45 dias;
informar a existncia ou no de dbito de imposto, qual o perodo e o
valor (se existir);
anexar as publicaes no jornal e no Dirio Ocial.
O contribuinte ca obrigado, no prazo de 45 dias contados da ocorrncia,
a comprovar os valores das operaes a que se referir ao livro. A no
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comprovao ou insucincia ou inidoneidade das provas, implicar o
arbitramento do ICMS.
3.5. Livros escriturados por Sistema Eletrnico de Processamento
de Dados (SEPD)
Para utilizar o SEPD - Sistema de Processamento de Dados - na escriturao
de livros scais, necessrio solicitar autorizao, devendo-se tomar os
seguintes cuidados:
A seqncia numrica dos livros dever ser continuada, observando-
se o ltimo Livro Fiscal manual utilizado.
Os livros scais escriturados por SEPD devem ser enfeixados ou
encadernados, respeitando-se as regras:
- Os formulrios (folhas) de cada livro so numerados pelo sistema,
em ordem consecutiva de 1 a 999.999, reiniciada a numerao
quando atingido o limite.
- Cada livro deve ser enfeixado por exerccio de apurao, em grupo
de, no mximo, 500 (quinhentas) folhas.
- h a prerrogativa de se enfeixar ou encadernar, mensalmente, e
reiniciar a numerao mensal ou anualmente.
- Cada livro possuir seu prprio Termo de Abertura e
Encerramento.
- Dois ou mais livros diferentes de um mesmo exerccio podem ser
enfeixados ou encadernados juntos, em um nico volume, de
no mximo 500 folhas, desde que separados por contracapas
com identicao do tipo de livros scal e expressamente
relacionados na capa da encadernao.
3.6. Prazo para escriturao para Sistema Eletrnico de
Processamento de Dados (SEPD)
O contribuinte tem o prazo de 10 dias teis, contados do encerramento do
perodo de apurao, para manter disponvel, em seu estabelecimento, as
respectivas folhas dos livros scais.
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4. DOCUMENTOS FISCAIS
So documentos que se destinam a comprovar os lanamentos sujeitos
scalizao. A empresa deve manter um Arquivo Fiscal, exclusivamente
destinado a reunir a documentao objeto de scalizao.
4.1. A Nota Fiscal
A legitimidade deste documento conferida por meio de autorizao de
impresso, feita em 3 vias, uma da repartio, outra do contribuinte e outra
da grca impressora. Sua utilizao depende de autenticao da repartio
scal responsvel.
o documento mais importante do campo tributrio exigido pela legislao,
fazendo parte das obrigaes acessrias, que, na maioria das vezes, gera
obrigao principal, em se tratando de operao tributvel.
4.1.1. Nota Fiscal Modelo 1 ou 1
emitida por empresas comerciais ou industriais, servindo para as entradas
ou sadas de mercadorias. Seu formulrio padronizado,apresentando
campos que identicam informaes referentes circulao das
mercadorias sujeitas ao IPI e ICMS.
4.1.2. Nota Fiscal Modelo 2
Emitida, exclusivamente, para consumidor nal, gerando apenas dbito
scal.
4.1.3. Nota Fiscal Modelo nico
Serve para substituir as sries acima citadas, gerando crdito scal quando
destinada a um outro comerciante.
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4.1.4. Mquina Registradora Cupom ou Ticket
Este documento substituiu a nota scal Modelo 2, sua liberao depende
de autorizao especial de rgo da Secretaria da Fazenda a empresas
que vendam, exclusivamente, a consumidores e que apresentem um valor
considervel de vendas, exigindo um processo rpido de atendimento.
4.1.5. Nota Fiscal Avulsa
utilizada, exclusivamente, pelo sco nas operaes sem documento scal
e produtos primrios, quando o contribuinte no inscrito no cadastro do
Estado.
4.1.6. Nota Fiscal Jogos Sol tos
So as notas scais datilografadas ou informatizadas, impressas, so
autenticadas pela repartio scal e tambm esto sujeitas s mesmas
exigncias legais.
4.2. Credibilidade dos Documentos Fiscais
O sco destina uma ateno especial para a credibilidade do documento
scal. Assim que agentes scais se deparam com uma nota scal, so
induzidos, quase que intuitivamente, anlise do documento. Para
certicarem-se da credibilidade do documento scal, os agentes scais
observam suas caractersticas intrnsecas e extrnsecas como:
razo social do emitente;
inscrio do emitente;
tipo de nota scal;
quantidade de notas confeccionadas;
data da confeco;
empresa destinatria;
inscrio da destinatria;
localizao da destinatria;
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tipo de mercadoria;
quantidade fsica e monetria da mercadoria;
ICMS destacado;
carimbos axados durante o trnsito da mercadoria etc.
Muitos detalhes devem ser averiguados para certicar a autenticidade do
documento scal, pois a nota scal o meio pelo qual o contribuinte d
evidncia de suas atividades, registra suas operaes comerciais.
4.2.1. A Nota Fiscal Fria
Notas scais frias so emitidas com o objetivo de fraudar o sco. Sua
falsidade est ligada diretamente ao emitente que j no existe para o
Estado, no tendo recolhido os talonrios quando do encerramento de
suas atividade repartio scal, conservando-os para oferecer crdito
scal para outras empresas, envolvendo uma transao ilcita.
A primeira fraude conhecida a venda do direito do crdito scal, que,
conseqentemente, dar condies de a empresa que adquiriu a nota
pagar menos impostos.
A segunda fraude esquentar mercadorias sem nota scal, fazer com
que mercadorias roubadas, desviadas, contrabandeadas passem a ser
mercadorias com notas scais e livres para a comercializao.
4.2.2. Nota Fiscal Sem Valor Legal
a nota scal revestida de todas as caractersticas exigidas pela legislao,
mas no respaldam determinadas transaes comerciais. Por exemplo:
nota scal em nome de outra empresa, gerando crdito para a empresa
portadora; endereo da nota scal diferente do endereo em que est
sendo entregue a mercadoria etc.
4.2.3. Nota Fiscal Calada
O emitente coloca um calo entre a primeira e a segunda via, preenchendo
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as vias com valores diferentes. A segunda via, que ca xada no talonrio,
preenchida com um valor menor, com a nalidade de diminuir os impostos
a serem recolhidos.
Este procedimento caracteriza sonegao scal, cando a empresa autora
sujeita a pesadas multas, alm de implicaes penais.
4.2.4. Nota Fiscal Desdobrada
o desdobramento do jogo de nota scal, pondo um calo entre a 1 e a
2 vias, dividindo o jogo de notas em duas, a m de ensejar condies de
atender a duas operaes comerciais: a primeira para um destinatrio; e a
segunda para um outro.
Na primeira operao, o contribuinte preenche as 1, 3 e 4 vias, que so
as que sero destacas e enviadas junto com a mercadoria.
Na segunda operao, o contribuinte preenche a 2 via para outro
adquirente, que a via que car xada no talo e pela qual ele far o
recolhimento do imposto devido, cando, assim, a primeira obrigao
totalmente fora do recolhimento do imposto.
Essa prtica tambm caracteriza a sonegao scal e expe o emitente a
multas e implicaes penais.
4.2.5. Nota Fiscal Paralela ou Duplicada
Trata-se da impresso de alguns jogos de notas scais, ou at mesmo de
um talo inteiro, de forma duplicada, cando o contribuinte com dois
tales scais com a mesma numerao de notas.
uma fraude que envolve a empresa emitente e a grca responsvel pela
impresso dos talonrios scais.
4.2.6. Notas Fiscais Canceladas
Ocorre quando o contribuinte emite a nota scal, entrega a mercadoria,
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a nota scal no passa pelo sco e volta para o talo de notas, sendo
cancelada, como se a venda estivesse cancelada e, conseqentemente,
ca desobrigado de fazer o recolhimento do imposto daquela nota
especca.
Por esse motivo, um grande nmero de notas scais canceladas nos
tales chama ateno do agente scal, havendo indcios de operaes
irregulares.
4.3. Documentos Suspeitos de Idoneidade
Considera-se inidneo o documento scal:
I - extraviado, adulterado ou inutilizado;
II - no enquadrado nas hipteses dos tpicos anteriores e com
informaes que no correspondam real operao;
III - que for assim considerado em Resoluo do Secretrio de Estado
de Fazenda.
4.3.1. Recurso
Declarada a falsidade ou a inidoneidade de documento scal, qualquer
contribuinte interessado poder recorrer dos fundamentos do ato
administrativo, no prazo de 10 (dez) dias, contados da publicao do ato
declaratrio, apresentando:
I - petio dirigida autoridade que o expediu; e
II - prova inequvoca da inexistncia dos pressupostos para sua
publicao.
Reconhecida a procedncia das alegaes, a autoridade competente
reticar ou cancelar o ato, nos termos de resoluo que disciplina a
matria.
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4.3.2. Prova
Os documentos falsos ou inidneos fazem prova apenas a favor do Fisco.
Constatada a falsidade ou a inidoneidade de documento scal, nos termos
dos tpicos anteriores, a ao scal independe de ato declaratrio prvio
que o tenha considerado falso ou inidneo.
5. Plano de Contas
o conjunto de contas, previamente estabelecido, para orientar a execuo
da contabilidade de uma empresa.
O Plano de Contas estruturado de forma ordenada e leva em considerao
algumas caractersticas fundamentais, tais como: tamanho da empresa,
ramo de atividade que a empresa opera, sistema contbil (equipamentos
contbeis), interesses dos usurios etc.
Ser analisada cada caracterstica individualmente para, a seguir, tratar-
se da codicao e estruturao de um Plano de Contas para empresa
comercial.
5.1. Ramo de Atividade
O plano de contas ser elaborado de acordo com o objetivo e da forma
de operar de cada empresa, as caractersticas do seu ramo ou setor de
atividade.
Algumas contas so especcas a cada ramo de atividade, por exemplo a
conta Estoque de Mercadorias especca da empresa que comercializa
mercadorias (empresa comercial), enquanto a conta Estoque de Produtos
em Elaborao especca da empresa que processa matrias-primas
(indstria). Ou ainda a conta Imposto sobre Servios especca de uma
empresa prestadora de servios.
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5.2. Caractersticas Operacionais
Para produzir informaes adequadas, o plano de contas deve ser
estreitamente adequado s caractersticas operacionais da empresa. Para
uma empresa comercial que s venda vista, no necessria a conta
Duplicatas a Receber. Uma empresa que comercialize suas mercadorias
em seu prprio Estado, com outros Estados e ainda exporte para diversos
pases, na sua conta de Receita Bruta dever fazer constar trs itens: Vendas
no Estado, Vendas Interestaduais e Vendas no Mercado Externo.
No que tange a impostos, no plano de contas de uma indstria sero includas
as contas ICMS a Recolher (haver comercializao de mercadorias), IPI
a Recolher (pela industrializao) e, se houver prestao de servios de
assistncia tcnica, incluir, ainda ISS a Recolher.
5.3. Interesse dos Usurios
No momento da planicao das contas, devem-se considerar os interesses
dos seus usurios: administradores, proprietrios, governo, instituies
nanceiras etc.
Desses usurios, o governo o que leva mais vantagem, pois exige das
empresas prestarem certas informaes, obrigando os contadores a dar
maior ateno na hora da preparao do plano de contas. No entanto, deve
o contador vericar, tambm, os interesses dos outros usurios, fazendo da
contabilidade e seus demonstrativos, instrumentos teis para a tomada de
decises da empresa.
Um proprietrio de uma microempresa comercial poderia reivindicar da
sua contabilidade, para melhor tomada de deciso, os estoques a valores
de reposio (o quanto custaria para repor seu estoque), enquanto uma
instituio nanceira que concede crdito empresa poderia desejar saber
o estoque a valores de custo.
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Sntese
Nesta aula, estudamos os livros e documentos scais necessrios para o
bom funcionamento de uma empresa comercial, o papel do agente scal
na preservao das receitas dos estados e a importncia de um plano de
contas estruturado para registrar corretamente as operaes e obter dos
demonstrativos produzidos pela contabilidade, informaes teis para
seus usurios (proprietrios, governo, instituies nanceiras etc.).
Na prxima aula, veremos Impostos e taxas sobre vendas.
No perca!
Referncias
IUDCIBUS, Srgio de; MARION, Jos Carlos. Contabilidade Comercial. 4.
ed. So Paulo: Atlas, 2000.
JACINTHO, Roque. Contabilidade Comercial. 2. ed. So Paulo: tica,
1987.
MARION, Jos Carlos. Contabilidade Empresarial. 10. ed. So Paulo: Atlas,
2003.